企业档案信息化范文

导语：如何才能写好一篇企业档案信息化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、研究背景

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，广东省企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。

从长远来看，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

二、企业档案信息化资源建设的成果形式

根据目前企业档案信息资源的主要内容，企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式：

（一）馆（室）藏档案目录（包括文件级和案卷级）数据库；

（二）数字化档案数据库；

（三）照片档案数据库；

（四）多媒体档案数据库；

（五）本企业的发明、专利档案数据库；

（六）本企业的资产、资质证照数据库；

（七）根据企业生产、经营、管理需要构建的专题知识库。

上述数据库、知识库，都属于对象数据库，是针对企业档案资源来建立的，是企业档案部门的主要管理对象，也是企业档案部门提供服务的资本和财富，因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。

三、企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持以下原则：

（一）整体规划，同步建设

企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（二）善用技术，注重管理

企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

（三）资源为本，服务为上

档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心，应该以“集成管理”为理念，以电子文件归档管理为首要任务和重点，以数字档案馆系统信息化建设为基础，以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设，必须坚持服务为上的原则，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

四、企业档案信息化资源建设的主要措施

企业档案的来源和存在形式不同，在进行企业档案信息化资源建设时，也应采取不同的措施和方法：

（一）电子文件的归档与管理

1.明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性、完整性、可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念，应具备比较完善的功能要求规范。

2.实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物，代表了一种方向和趋势，但是由于技术问题及电子文件本身的特性，目前电子文件的法律凭证性还未得到认可、安全及长期保存问题还没有得到根本性解决，在今后相当一个时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。

（二）数字档案馆系统信息化建设

数字档案馆系统项目，是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。“十二五”时期，既是企业发展的战略机遇期，更是企业档案事业发展的黄金发展期。

数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为“一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心”。

一个平台：一个档案管理信息化平台。

两个窗口：企业档案展示窗口、企业全员服务窗口。

三个核心体系：档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系。

四个中心：档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心。

（三）网络信息资源的采集

?W上信息都是已经数字化的信息，而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其他企业的网上信息，可以通过互联网或其他专用网络进行搜集。为发挥企业档案知识库的作用，还需要不定期地将互联网或其他网络中零散、无序但对企业工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来，如新闻、照片等，并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。由于网络信息资源内容庞杂，真实性、准确性、可靠性难以考证，这就要求企业档案部门在采集时要严格坚持相关性原则，进行仔细的甄选。尤其要注意的是，由于网上采集到的信息随意改动的机会比较大，采集时要将信息的版本、元数据及其相关的日志文件和背景信息都完整地记录下来，并且作为信息文件的组成部分一起采集过来。

五、对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程，需要各部门和档案人员树立一种“大档案”的观念，以科学发展为指导，建立既适应市场经济需要，又适应现代化要求的一体化管理模式。

（一）领导重视是组织保障

企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导，通过了解档案工作现状，明确档案信息化的建设目标，并为之提供人才、技术、资金保障，才能推动档案信息化建设的不断发展。

（二）档案管理人员的素质是关键

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。致力于建设一批德才兼备、精干高效、勇于高拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。

（三）建设独立的数字资源库是难点

目前电子文件存储随时间的推移，遇到许多问题，档案信息化建设的重点是数字档案资源库，目前，国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的，少量的电子文件原文，用一个ID随机码挂接在目录上，离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是基于独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体，通过一定规范将电子文件分层分包存储，并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图，档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理、迁移、保存。

（四）增强保密意识是构筑企业档案信息化的安全保障

档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与数字档案信息资源合法化确认标准等，加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件。

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（一）时代的要求

当前，我国市场竞争情况越来越激烈，在这种环境中，企业的生存和发展面临着严峻的挑战。而且随着信息化时代的来临，企业档案管理的工作量也日益增加，工作内容更加复杂，对工作人员的要求也提高。传统的工作方式显然已经无法适应这种工作情况，为了解决这些问题，利用信息化技术帮助工作，提高工作效率就成为了档案管理工作发展的必然趋势。

（二）降低工作难度

档案管理工作并不仅仅是档案的保存，这项工作的工作内容比较多，工作系统中包含了信息技术与管理技术。为了适应现代社会的工作需求，利用信息化来使档案管理工作从传统手工操作过渡到自动化，可以使很多工作的难度大大降低，节省人力资源，让企业人力资源得到更加高效的利用。利用信息化手段将业务内容进行固化，通过互联网平台进行处理，进行内部控制和自动检查，能够大大降低人工操作中不可避免的主观性错误，让档案管理工作更加容易进行，工作难度降低。

（三）档案管理利用需要

现代社会越爱越重视创新，企业想要提高综合实力，在市场竞争中取得一席之地就必须改变内部结构，不断的创新改革，提高企业的整体运营效率。在这种情况下，采用更先进的知识管理手段成为企业发展的重要工作，档案管理工作的根本目的是为企业服务，提高知识管理手段的重要一步就是提高档案管理工作的效率，这也是利用企业利用档案的需求所致。

二、企业档案管理信息化的实现方法

档案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鉴和使用的，按照目前的技术和管理水平来看，档案管理信息化主要可以通过以下几种方法实现。

（一）存储数字化

档案管理信息化的重要一步就是存储数字化，传统的纸质档案管理有占用空间大、录入和使用档案便捷度不高等缺点。档案存储数字化就是将档案内容录入到计算机中进行保存和管理，相关人员可以通过档案管理软件或者奇特工具快速进行档案搜索、修改、传递等工作。

（二）利用网络化

利用互联网建立信息网络能够加强企业内部的沟通和协作效率，传统的档案管理是以纸质文件的形式进行的，这也是由档案的文件形式决定的。互联网还未深度普及时，企业内部以及对外管理中使用的都是纸质档案，发展至今，企业文件都可以利用计算机制作，相关工作人员可以通过互联网进行档案管理，大大提高档案管理的便捷度，增加档案的资源共享程度，提高档案的实际使用价值。

三、企业档案管理信息化的策略

为了提高企业工作效率，在档案管理工作中应用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企业已经重视到这一点，加强了档案管理信息化建设。

（一）建设统一数据中心

档案管理工作分为很多个方面，不仅要进行档案的制作和存储，还有档案的使用和共享。在进行档案管理的信息化建设的时候，工作人员首先应该了解档案使用的实际情况，了解企业的实际需求以及传统工作中的不足和弊端，针对这些问题进行改进，开展信息化建设。在目前的档案管理信息化建设过程中，工作人员应该建立数据库，将各项数据录入数据库中保存，利用计算机进行数据的存储、运输、处理等工作，这样不仅能够提高信息的处理效率，也能保证信息的流通速度，保证信息能够及时的共享，方便更好的进行下一步工作处理。

（二）加强企业内部职能部门间的合作

在信息化建设过程中，不仅需要注重数据的处理和交流，各部门之间也应该注重沟通配合，保证企业内部各部门信息的高效利用。在档案管理传统的工作模式中，工作人员大多认为档案管理部门与其他部门之间的联系不大，在工作过程中与其他各部门之间的沟通合作比较少。进行信息化建设的过程中，要注重这一点，打破传统思维，让企业内部之间的联系更加紧密，这样也能减少人力、物力、财力资源浪费的情况。企业各部门的参与也可以使管理预期效果的目标更加明确，有利于制定更适合实际情况的管理方式。

（三）制定合理的信息体系

档案管理需要完善的制度和信息体系，在进行企业档案管理信息化建设的过程中，各项制度的制定要十分慎重，再投入实施之前，要对其进行科学合理的评估和预测，保证规划的合理性，避免后期出现大的问题导致企业档案管理的正常进行受到影响，进而影响到整个企业的运营，造成经济损失。

（四）保证档案信息安全

档案管理信息化是在互联网基础上建立信息库，利用信息技术提高档案工作的效率，但是在这种情况下，企业的很多重要信息都存储在硬盘或者是数据库中，若是操作不当或者被不法分子蓄意偷盗这些信息，将会对企业发展很恶劣的影响，因此数据库的保护就成为了一项非常重要的工作。相关人员应该重视数据库的承载能力、支撑功能和防护功能，保证数据的安全性。除了技术手段保护之外，企业还要制定相关的保护制度，加强档案信息工作人员的权限管理，防止不相关人员接触到企业档案。

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[关键词]企业档案管理 信息化 开发 提高 探索

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）04-0068-01

引言

由于社会的进步，人们逐步进入到信息化的年代。社会的各个阶层也逐步迈向了信息化的发展方向，信息技术的使用在生活中被广泛认可。信息技术在改变社会活动的方式中逐步改进。在当前这样的形势下，档案管理也要跟随社会的发展加以改变，让档案管理趋于信息化，不断进行新方法、新思路的探索，让档案管理的信息化发展更加迅速。只有不断顺应时展，才能将档案管理在企业中的作用发挥到极致。

一、企业档案管理的信息化意义

（一）更好地保护档案原件

企业档案管理的信息化意义在于可以运用信息化方式将档案原件扫描到电脑上，然后通过电子文件的形式进行分类、存档和保存。这样不仅可以避免档案原件的损坏，还降低了档案原件的丢失风险，更方便、可靠地保护了档案原件。

（二）对档案文件的归档更为便利

老式的档案管理方式，在步骤上过于麻烦，需要档案管理员以手工工作的形式完成档案和目录的制作。这样不但浪费了管理员的精力和时间，而且经常会造成错误的发生，一旦将信息进行改动，就会形成整串的反应，非常浪费时间。若是以信息化的管理方式进行就可以将这个问题避免，管理员只要通过电脑进行指令的操控便可完成。不但节约了时间，也提升了工作质量及工作效率。

（三）对档案整理及共享资源更为有利

很多职业的部门通过查阅档案来完成工作，这是需要非常繁琐的工序。要领导确认后才可以在档案部门进行档案查阅。查阅的过程往往需要很多次。如果采用信息化档案管理，我们可以通过局域网实现档案共享，提供给相关部门一定的查阅权利，就可以避免掉这样的事情发生。

（四）让档案的搜索更为简便

以前搜索档案，我们是通过档案管理员编制的目录进行查找，想要找到一个档案是非常吃力的。经过信息化管理档案之后，通过电脑里面的目录进行档案搜索，方法简便、不浪费时间。并且管理人员制作的目录都较利于搜索，在搜索过程里也会提升档案管理员的工作效率。

二、企业档案管理的信息化应当面对的问题

（一）企业档案管理的信息化没有受到充分的重视

想要对企业的管理制度进行改革，就要得到领导的同意。企业档案信息化管理的改革，需要大量的硬件设施。电子档案属于机读档案，要配套的软件给予支持，所以在管理员的选择上，我们要选择对技术和专业知识都相当熟悉的人才。档案管理的信息化过程是一项非常繁琐的过程，不可能是只靠档案管理部门就能完成。档案管理的信息化需要企业的所有部门将规范的电子文件及时归档，为档案的信息化管理打下一个非常好的基础。

（二）档案管理观念落后，无法顺应档案管理信息化的特点

电子档案同旧式的纸质档案从形成、流传、归档上都有很大的区别。电子档案更多依靠设备，所以电子档案的管理不同于旧式的管理模式。在工作当中，很多管理人员并没有树立这样的观念，而是通过电脑的简单操作取代旧式的手工操作。可现实并非如此，信息化管理档案是需要现代化设备为前提的新型模式。因此我们需要对档案管理人员进行定期的素质培养，让档案管理者可以处在一个比较高的专业水平上。

（三）安全问题的隐患

档案管理一定要确保其安全性，一旦企业的档案失去安全性，对企业的影响会很大。当前网络存在很多病毒和黑客，对电脑的攻击性很大，会造成文件的损坏或丢失，那么导致的后果是非常严重的。

三、强化企业档案管理信息化建设的意见

（一）获得领导支持，同其他部门进行良好沟通合作

档案部门要先完成自己的本职工作，为其他部门做到带头作用。再通过我们工作上的努力获取领导的信任及支持。通过不断的交流来达成领导认识企业档案管理信息化的益处。

（二）将档案制度制定完善

企业的档案信息化管理在进行过程中一定要具备规范的、程序的制度做保证，并且要可以适应电子档案的特征。这样的制度要保证电子文件所有过程的最初性、有效性及完备性的多方面内容。

（三）创建完善的安全保护方法，保证档案的安全性

档案的信息化管理工作在进行过程里，需要对数据及系统的安全性给予高度的重视，首先要重视信息的储存安全，运用各种方式确保信息的安全。比如给数据加密，用认证的方式访问等。其次，要保证网络安全。经过网络监控、防火墙等技术强化系统防护功能，避免系统因外界因素遭到破坏。

四、结束语

企业的档案管理在整个企业管理中的作用无法取代。企业的档案管理信息化发展是必经之路，也是将企业管理的方式加以改善的良好方式。同时，也需要我们通过科学的方式达成这个目标，只有这样才会让企业档案管理信息化发挥更好的作用。

【参考文献】

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关键词：企业；科技档案；信息化；建设

当今社会是信息化社会，信息化建设水平的高低已成了科学技术发展水平高低的一个重要标志。企业科技档案信息化建设有着自身的特点，在这一过程之中将面临着一系列的技术问题和规范问题，建设者要针对这些问题，充分的对科技档案信息资源进行整合和开发，为使用者提供最为便捷、高效、快速的服务。

1 企业科技档案信息化建设过程中存在的问题

1.1 科技档案信息化建设缺乏标准规范

从目前企业科技档案信息化建设的现状来看，我国诸多企业的科技档案信息化建设还处在起步阶段。首先，企业之间缺乏必要的联系，建设标准不统一，例如在计算机软件使用方面，不同的企业采用不同的软件系统，限制了信息的自由传输。其次，企业科技档案信息化建设中的基础设施落后，如电子存储设备老化、计算机软件、硬件满足不了信息数据库建设的需要等。

1.2 科技档案信息资源整合力度不够

在科技档案信息化建设的过程中，企业之间缺乏信息网络合作意识，不能有效的协调档案信息资源，长效沟通机制建设滞后。上述现象直接导致了档案信息资源难以有效的整合，限制了科技档案信息服务质量的提升，更间接影响到了科技成果档案服务于生产，应用于生产。一定意义上来讲，科技档案信息资源的整合缺失会造成很多低水平的档案信息进行重复性的开发，即浪费的资源又致使信息化建设成本升高。

1.3 科技档案信息的安全管理存在漏洞

在科技档案信息资源的开发和利用过程之中涉及到信息数据的传输、修改、存储等一系列的问题，而这些问题一旦被人为的非法利用，将会存在很大的安全隐患。从目前的情况看，科技档案信息的安全性主要受到以下现象的挑战：人为篡改或伪造档案数据信息、网络黑客的攻击、木马病毒的入侵、存储手段落后易造成数据丢失、安全保障技术更新速度慢等。

1.4 科技档案信息化建设的人才队伍有待加强

科技档案信息化建设在我国起步较晚，再加上受到总体工作条件和工作环境的限制，致使信息化建设中的人才队伍建设面临着严重的问题，其主要表现在以下两个方面：一是档案信息化建设人员的素养普遍较低。很多信息化建设人员没有经过系统的专业训练和高校教育，在基本技能操作和操作规范方面存在很大的不足。二是综合型人才的缺乏。信息化建设是一个系统的过程，需要建设者具备系统开发、信息导航、系统建设、软件开发设计、信息管理等多方面的职能，而我国企业信息化建设的综合型人才明显缺乏。

2 加强科技档案信息化建设的具体建议

2.1 强化科技档案管理系统的建设

科技档案管理系统是收集和整理档案信息、实现档案信息的传递、促使档案信息应用于生产生活实际的综合性平台。企业科技档案对企业的生产经营产生直接的影响，最大程度的发挥科技档案的作用，建立一个结构严谨、内容全面、功能强大的档案管理系统，是现代企业亟待解决的一个重要问题。具体的来讲，建立该系统要做好以下几个方面：一是完善数据存储功能。该系统应满足大容量的信息存储，同时支持不同格式或不同类型文件的存储。二是建立方便、快捷的信息网页浏览。建立网页浏览系统能够更好的为使用者提供信息服务，实现了信息到生产力的快速转化。三是设置系统管理权限。科技档案管理人员负责系统的维护、信息的存储等方面的工作。审核进入到管理系统的人员范围，对进入系统的人员进行记录。

2.2 科技档案信息资源建设

科技档案信息资源的建设包含两个方面的内容：一是原始馆藏资源的数字化转化工作。在计算机普遍使用之前，企业生生产经营过程中多采用纸质存储企业的科技档案信息资源。这些科技档案资源数量众多，并且很多具有极大的参考价值，如我国、十年建设时期的一些大型建设项目的科技档案。一些历史纸质档案由于年代久远已经发生破损的现象，再加上受到地域和时间的限制，为相关人员使用纸质档案时带来很大的不便，限制了其功能价值的发挥。将纸质科技档案转化为数字化文件，即延长了文件档案的使用年限，又能方便相关人员的使用。在实际的转化过程中，企业一般采用相关的扫描设备对纸质档案进行扫描，把其转化为图片文档的形式。但需要注意的是，在扫描过完成之后要对所扫描的信息进行仔细的核对，防止发生扫描遗漏或者扫描信息不对称的现象。二是要做好电子文件的收集工作。电子文件的收集包含了对已扫描过的纸质档案的收集和对新出现的科技档案信息的收集。在对纸质档案进行收集的过程中，可能要对部分纸质档案进行修改，需要收集人员在相应的电子文件上做出说明，而对新出现的科技档案进行收集时要注意规范电子文件的格式，注明收集的时间和相关信息。

2.3 强化科技档案信息的安全性建设

科技档案信息化建设中主要采用计算机、移动硬盘等存贮各类信息，为此做好科技档案信息化的安全工作的重点也就在于避免各种电子信息资源遭到丢失、更改和破坏。具体的来讲，提高电子档案信息的安全性要做到以下方面：一是增强档案管理人员的安全意识。要求档案管理人员对使用人员进行仔细的核实和登记，鉴别各类的档案信息，控制档案信息的使用范围；二是要制定严格的安全管理制度。就网络安全、检查监督、密码使用、系统开发、网络维护、责任归属等方面制定严格的管理措施，对违反管理规定的企业员工给予一定的处罚；三是要采用高科技的网络安全技术。利用防火墙技术、公共信息格力技术、安全扫描技术、病毒入侵报警技术等技术手段来保障电子档案信息的安全，尤其对一些企业科技的核心信息、私密信息，要做好重点的监控和保护。

2.4 强化技术培训，提高档案管理人员素质

随着科学技术的进一步发展和现代企业经营形式的快速变化，企业档案管理工作日益朝着快捷化、标准化、信息化等方向发展，相应的也对企业档案管理人员提出了更高的要求。建设一支管理能力过硬、综合素质较高的企业档案管理队伍，满足企业科技档案信息化建设的需要，是当前迫切需要解决的问题。作为企业一方面要注重人才的引进，尤其是那些既精通档案管理又具有娴熟的计算机操作能力的人才。另一方面也要通过实际的培训来提高现有科技档案管理人员的业务素养。

3 结语

现代科技的迅速发展一方面为企业科技档案管理带来了压力，另一方面也为完善企业科技档案管理工作提供了机遇。强化企业科技档案的信息化建设是档案管理工作发展的必然选择。企业和科技档案管理者要不断提高科技档案信息化的认识，采取行之有效的措施促进企业科技档案信息化建设的进程，进而实现我国档案事业的平稳、健康发展。

参考文献

[1]陈好，吴磊琦.浙江省科技档案信息化建设的实践与思考[J].科技档案.2011（09）

[2]李东辉.浅谈如何推进科技档案信息化建设[J].黑龙江档案.2013（10）

[3]曾雨.企业科技档案管理的改革与创新――基于前段控制的现代科技档案管理体系研究[M].档案事业改革与创新――2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.2013（10）

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摘要：本文论述了企业档案信息化建设的必要性，指出信息化建设过程存在的问题，提出当前实现企业档案信息化的有效途径。

关键词：企业；档案信息化

企业档案信息化就是利用信息技术和网络实现企业档案信息资源的存储、管理和利用，提高企业档案管理效率和信息的利用率，为企业发展提供方便、快捷的信息支撑，实现最大的经济效益。

一、 企业档案信息化的必要性

1. 企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。随着电子文件的出现和网络信息技术的发展，文档一体化已成为企业档案信息化发展方向，它使档案管理系统与企业生产管理、经营管理、文书处理等各项业务系统实现无缝衔接和高效管理，提高工作效率，降低企业成本。但是，我国企业档案信息化程度较低，档案工作在实现与企业生产管理、经营管理等各项业务系统衔接方面仍存在重重困难，因此，在企业文档一体化趋势不断加强的情况下，加快档案信息化建设将成为企业追求发展的重要选择。

2. 企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。信息时代的到来为企业带来机遇和挑战，每个企业都希望在第一时间了解和掌握重要的市场信息，以及自身的优势与劣势。市场信息的时效性、准确性、全面性要求企业具有强大的能够对外部相关信息进行收集、存储的数据库，了解自身相关的优势与劣势要求企业具有完善的档案管理系统，及时收集归档企业所有档案信息，并对所有信息进行全面分析、比较分析，从而在最短的时间内得出科学准确的结果，为企业决策提供充分的依据。因此，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。

二、 企业档案信息化存在的问题

1. 档案管理标准与规范不统一。多数大中型企业档案管理的标准与规范存在差异，企业系统内部各单位的档案管理标准与规范也未统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，就会造成数据错误、数据丢失。在信息化建设过程中，不仅需要对历史数据进行更改与迁移，也需要对正在形成的数据进行规范管理，因此，在短时间内实现档案管理标准与规范的统一成为档案数字化、信息化建设的内在要求。

2. 企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。目前，企业档案管理人员仍坚持仅提供档案查询利用服务，很少考虑积极为企业发展，为社会提供信息查询的问题，“多一事不如少一事”的思想束缚了企业档案管理工作的深入发展。档案信息化建设需要专业的档案人员，需要先进的档案管理系统，但处于企业管理边缘化的档案管理工作未能得到领导的重视，这让档案管理人员缺少积极服务，加快档案信息化建设的勇气与信心。

3. 企业管理流程未涉及档案管理流程成为档案信息化建设的主要障碍。很多企业的管理流程大多只是业务管理、经营管理流程，整个管理流程未涉及档案管理流程，因此，档案管理只能依靠档案室人员的努力，进行简单的字段信息著录，档案管理系统未能实现与整个企业管理系统的集成，成为企业档案信息化建设的主要障碍。

三、 企业档案信息化建设的有效途径

1. 制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。实现档案数据管理的标准化与规范化是实现档案信息化的基础，没有统一的标准，就无法实现档案数据的整合与共享，实现档案信息建设。因此，企业在开展档案信息化建设之初，就应制定档案信息化相关标准、规范等制度，从根本上解决档案数字化、信息化问题。依据档案信息化建设的相关制度，制定档案信息化建设方案。档案信息化建设方案的制定有利于企业从宏观与微观两个方面全面的考虑档案信息化建设的意义与措施，从企业发展的战略高度推动企业档案信息化建设。

2. 转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，要树立开放意识和服务意识，变被动服务为“面向社会，多方联系，围绕企业中心工作”的主动服务思想，只有这样，才能使档案工作不再局限于提供简单的档案查询利用服务方式，实现档案信息资源深层次挖掘。为此，企业档案部门应转变思想，充分认识到档案及其信息化的重要性，将档案信息化工作作为一项重要的战略工作，加大对档案信息化建设的投入，通过多种途径实现档案信息化，加快档案信息化建设，以更有效地利用档案资源为企业、社会提供多元化的信息服务。

3. 培养专业的档案人才。培养一支高素质的档案队伍是进行档案信息化建设的坚强支柱。档案信息系统的建设需要档案人员提出需求分析、模块设计等要求，档案信息化建设需要档案人员的专业领导，实现双方的有效沟通与合作，共同建设一个符合企业发展和档案管理的档案信息系统。

4. 提升企业管理。通过流程再造提升企业管理，是实现文档一体化的基础条件。面向信息化时代，企业应从自身的主要业务及相关业务出发，认真梳理企业各项流程，实现业务系统与档案管理系统衔接，使文件通过档案人员审核合格后，直接归档，为档案信息化建设奠定资源基础。某企业档案馆档案信息化建设实现了各业务部门形成的文件在办理结束之后，通过文件管理系统直接归入档案管理系统的整编库，档案管理人员通过对整编库的待归档档案进行审核，将各项信息填写合格的文件归入档案数据库，未合格的文件则返退给业务部门，再由业务部门进行修改。从而，实现了档案管理系统与业务管理系统的有效衔接，实现了文件的随办随归，能够及时的确保档案归档的准确性、完整性。

5. 实现资源整合。收集社会关于本企业、本行业的相关政策、制度、发展情况等信息，以丰富档案信息资源，实现资源整合，是更好地为企业发展服务的重要信息基础。某企业档案馆根据企业特点、行业特点收集了相关政策、制度，在档案管理系统中建立了政策制度模块，以供专业人士查询利用。同时，为丰富馆藏资源，除了管理本企业形成的所有档案外，还收集存储了国内外重大报刊、媒体对本企业的报道，为企业发展奠定了丰富的信息资源基础。（作者单位：国家电网公司档案馆）

参考文献

[1]瞿晓菁.议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（12）.

[2]高延红.试论企业开展档案数字化建设. 陕西档案，2009（1）.

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1．1缺乏健全的档案信息化管理制度

在日常运行过程中，档案信息化管理是企业不可忽视的一项关键性工作，而档案信息化管理工作的顺利开展离不开健全的档案信息化管理制度。但在实际工作中，由于受到多方面因素影响，加上档案信息化管理发展时间不长，档案信息系统还需要进一步完善。部分企业对档案信息化管理缺乏正确的认识，没有意识到其重要性，没有结合各方面情况，优化完善已构建的档案信息化管理制度，不符合新时期档案信息化管理客观要求，和自身发展目标、发展趋势等不吻合，导致档案信息化管理工作无法顺利开展，影响档案信息化管理水平的提高。

1．2档案信息网络安全性不高

在新形势下，信息技术飞速发展，网络大都处于不设置防护状态，具有鲜明的开放性特点，大幅度降低了档案信息网络安全性，日常运行过程中，极易出现各种漏洞，大幅度提高了网络运行风险系数。同时，广域性、共享性分别是网络分布、信息资源二者显著特征，导致网络运行中各类数据信息极易被“窃取、篡改”。针对这种情况，在日常管理中，企业并没有客观分析网络运行情况，采取合理化措施，加强网络防护管理，导致网络运行中频繁出现安全隐患问题，传输的信息数据准确率不高，不利于日常相关工作的顺利开展，阻碍了档案信息化建设。

1．3档案管理模式不合理，档案管理人员综合素质有待提高

在档案信息化建设中，纸质档案、电子档案并存是我国企业常采取的方式。从整体上说，大部分中小企业档案信息化建设水平不高，仍然采用传统单一化档案管理模式，比如，较大的收集工作量、较高的档案保管成本、较低的档案分类整理效率，不符合电子档案管理客观要求，电子档案利用率不高，急需要进一步优化完善。同时，在档案信息化建设中，企业没有定期对档案管理人员进行合理化培训，档案管理人员责任意识、服务意识等薄弱，缺乏较高的职业道德素养，缺乏扎实的档案信息化管理知识，档案信息化管理技能不高，无法有效处理档案信息化管理中一系列问题，经常违规操作，急需要进一步提高他们综合素质。

2企业档案信息化管理强化对策

2．1优化档案信息化管理制度

在日常运行过程中，企业要全方位正确认识档案信息化管理，将其作为日常一项关键性工作，围绕自身发展目标、发展方向、自身规模等，客观分析档案信息化管理情况，优化完善已构建的档案信息化管理制度，有效指导一系列档案信息化管理工作，最大化提高档案信息化管理水平，促使各类档案信息数据得到合理化管理，充分展现档案信息利用价值。

2．2注重档案信息网络安全防护，构建档案数据库

在档案信息化管理中，企业要结合各方面情况，构建“科学、合理”的档案信息化安全保障体系，加大档案信息网络安全防护，客观分析档案信息网络特点、性质，尤其是存在的问题，科学安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统，充分发挥其多样化作用，提高网络安全性。企业要优化利用先进的技术，构建合理化的档案信息管理系统，借助电子技术、数字技术，科学转变文本档案，使其成为电子档案，科学管理各类档案信息，围绕不同级别，加密处理档案数据信息，结合各方面情况，科学设置档案访问、管理权限，促使档案管理更加安全。此外，在档案信息化管理中，企业要从实际出发，优化利用先进的技术，借助信息化手段，构建具有自身特色的档案信息数据库，及时存储并动态管理重要的档案数据信息，最大化提高档案信息数据准确率，充分展现多样化价值。

2．3提高档案管理人员综合素质

从某种角度来说，企业档案信息化管理水平高低离不开“高素质、高水平”的档案管理人员。在档案信息化管理中，企业要将档案管理人员培训工作放在关键性位置，结合档案信息化管理客观要求以及存在的问题，制定科学的人才培训计划，定期对其针对性培训，不断强化他们的责任意识、服务意识等，使其具备较高的职业道德素养。企业要注重理论知识和实践相结合的培训模式，引导他们学习档案信息化管理知识，使其具备扎实的理论知识，多层次加强对档案管理人员的信息化技术培训，能够熟练操作档案信息化管理设备设施，不断提高他们的综合素质。在此过程中，企业要注重先进人才的引进，优化调整档案管理人才结构，不断发展壮大档案管理队伍。

3结语

总而言之，在社会经济发展的浪潮中，企业必须全面、客观认识档案信息化管理，优化档案信息化管理制度，注重档案信息网络安全防护，提高档案管理人员综合素质等。以此，最大化提高档案信息化管理水平，提高档案数据信息利用价值，在降低企业运行成本的基础上，实现最大化经济效益，促使企业走上健康稳定发展的道路，拥有更加广阔的发展前景。

作者:黄井明 单位:乳源县就业服务管理局

参考文献

［1］郭彩虹．企业档案管理信息化建设中出现的问题及对策［J］．科技创新与生产力，2015（10）：20－21，23．

［2］于雪莲．企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路［J］．办公室业务，2017（3）：53．

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一、影响企业档案信息化建设的现状及原因分析

1.标准多样化制约企业档案信息化建设。现有的企业档案管理标准有国家标准、行业标准和企业标准，由于各企业执行的标准不统一，既有执行国家标准、又有执行行业标准，还有执行企业标准，这在一定程度上制约了企业档案信息化建设的发展。档案管理标准化是档案信息资源集成和共享的前提条件，档案信息化建设需要统一规范的管理方法和技术手段。

2.信息多元化影响企业档案信息化建设。传统的企业档案主要是以纸质档案为载体模式，随着计算机的飞速发展和普及，企业档案管理发生了深刻的变化，主要表现：一是档案的载体形式呈现多样性，一般分为纸质、磁盘（带）、光盘、胶片；二是档案格式多样性，从一维空间发展到三维空间，从文字、图像到声音、三维模型；三是企业档案的内涵不断丰富，不再是单纯的科技、会计、文书等传统的种类；四是软硬件不断地升级换代，成为影响档案信息化的一个主要因素。

二、企业档案信息化建设的发展趋势

1.档案管理理念的改变。企业档案管理理念将由“前端管理、全程控制、协同运营和电子文档”取代“末端收集、分段管理、独立展开和纸介文档”管理理念。

2.档案业务流程的再造。企业档案管理将对档案资源进行整合和深度挖掘，通过统一的管理平台，及时有效地提供档案信息为企业服务，实现企业档案的收集整理、科学保管、开发利用、信息服务全过程的网络化管理。

3.档案人员素质的提升。企业档案管理需要具有档案学、管理学和数据库管理的综合型人才，高素质、专业化的档案管理人员队伍，能够在加快档案信息化建设的进程中起到决定性作用。4.档案管理模式的转变。企业档案管理实现传统的手工管理模式向计算机技术、网络技术的电子办公模式转变以及档案管理人员从保管服务型向提供利用型转变。

三、企业档案信息化建设的探索与实践

1.长远规划法。企业档案工作与企业的生产经营密切相关，如何确保企业档案系统、完整、准确和安全，更好地为企业生产经营、技术开发和科学研究服务，是开展企业档案信息化建设的重中之重。因此，我们从档案工作实际出发，制订企业档案工作长远发展规划，并列入企业信息化发展规划，按照档案信息化长远发展规化，推进档案信息化建设的实施。

2.定性分析法。根据企业档案信息化发展规划，我们坚持以企业生产经营为中心，通过对各类档案分析对比，找出企业中利用率最高、利用最广泛，利用需要最迫切的档案类型，本着急用先上的原则，率先实施档案数字化建设，为全面推进企业档案信息化建设迈出坚实步伐。

3.实践验证法。一是实现档案多全宗管理，除对母公司各类档案实现全面管理外，实现对子公司和异地档案的管理；二是实现档案效率的提升，档案人员可直接利用相关数据进行档案编目，节省了档案整理时间，提高了档案利用效率；三是实现档案资源的优化，节省档案存储空间，有利于档案的异地备份；四是实现网络化的借阅审批，最大化地为档案使用者提供最优质、最方便的服务；五是实现档案远程查询利用，各个部门根据相应的权限，可在任何地方进行档案的查借阅。

4.循序推进法。为了推进档案信息化建设，我们公司按照循序推进的原则，分阶段实施档案信息化建设。2011年，建立档案信息化管理平台，设立公司档案网站，填补公司档案信息化建设空白；2012年，开展产品底图数字化，提升产品底图利用效率，实现档案资源由保管服务型向主动提供利用型号转变；2013年，开展数字化档案馆基础数据一期建设，引进数字档案馆模型理念，提出238档案数字化工作法；2014年，实施数字化图书馆建设，提高科技图书期刊利用效率，实现为公司生产经营和技术研发提供方便、快捷和优质的服务；2015年，档案信息化管理平台优化与完善，适应企业生产、经营和管理工作的实际需要。

四、企业档案信息化建设取得的初步成效

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关键词：企业人事档案；信息化管理；挑战

人事档案管理是将企业所有职员的信息归类、整理的过程，它是一项精确度相对较高的工作，且需要专业水平较高的人员从事相关管理工作。为了保证工作的效率和准确性，通常采用信息化管理，而传统的管理方式由于管理水平低下、失误率高等特点逐渐被时代淘汰。随着科技的进步和社会的飞速发展，人们已经步入信息时代。信息时代主要以计算机为主要工具，通过互联网进行连接。作为企业管理的组成部分，人事档案管理也在逐渐向信息化管理过渡。在这一过程中，不免会出现各种各样的困难和挑战，但企业人事档案管理者应该采取积极的应对措施，以促进企业人事档案信息化的全面、深化管理。

1 企业人事档案信息化管理的重要意义

企业人事档案信息化管理对于企业人事管理行业来说至关重要。它不仅是时展的必然趋势，符合时展的潮流，也是企业人事档案管理的一个创造性的飞跃，对企业、社会以及自身都意义重大。它具有很多独特的优点，既能保证工作效率，又可以化繁为简。在企业人事档案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作质量和效率，它主要是减少了传统人事档案管理的工作量。由于以电子版信息代替打印版信息，工作内容也发生了相应的变化。人事档案信息化管理的重复使用率较高，传统的管理虽然建立档案相对容易，但不利于了解后期的人才情况。而信息化管理合理的解决了这一问题，它虽然录入信息的工作量大，但便于重复利用，可以对人才的综合信息进行掌握，这有利于合理配置人才资源，以使得人尽其用。信息化的档案管理是由互联网进行连接的，这扩大了人才的信息资源，使其在全国范围内进行交流和沟通，这一方面可以使得人才资源共享，另一方面，有利于增加就业率，实现企业的个性化和多元化发展。人事制度对于企业管理来说也是至关重要的部分，信息化档案管理可以在某种程度上完善人事制度，使企业更加合理化、人性化。人事档案的信息化管理可以长期进行保存，还可以进行备份防止丢失。相对于纸质版的档案，在某些特殊的情况下，不容易损坏。信息化管理给企业人事档案管理行业带来了福音，这有利于推动人事档案管理的发展、进步和完善。

2 企业人事档案信息化管理面临的挑战

2.1 工作量大，效率低

人事档案管理是一项特殊的工作，长期以来，企业人事档案管理的管理模式和方法相对滞后，一般以单一的管理方式进行信息库的建立和管理，这种落后的方式使得人力劳动增加、工作效率低下，且由于工作量较大和工作内容繁琐，经常存在或多或少的误差，这严重制约了企业人事档案管理的发展。在实际的管理过程中，也存在很多缺陷：人事档案一般需要进行封存，这制约了企业人事档案的流转和共享，且查阅起来相对困难，耗时耗力；另外，传统的档案管理使得人才的流失严重，不利于企业对于人才的配置，对于企业来说，人才得不到合理的利用，将会造成极大的损失。

2.2 管理人员的业务水平不足

管理人员的业务水平不足也限制了人事档案信息化管理。传统的人事档案管理者的业务水平都是由传统管理培训所得，对于他们来说，人事档案信息化管理是一个新的领域。由于信息技术水平有限，管理人员对于人事档案信息化管理的操作不熟练，这使得人事档案管理信息化进程面临着较大的挑战。管理人员是企业人事档案管理的核心，直接决定着信息化管理是否能够实行。

2.3 信息化落后

人事档案管理信息化是充分利用信息化的一种管理模式，在实际运行中，需要足够的信息化设备作为支撑。信息化设备主要包括软件设备和硬件设施，这是推行人事档案信息化管理的核心要素，也是实施人事档案信息化管理的基础。但是，企业大多缺乏管理软件和平台，设施设备不足，不能满足现代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的实行。信息化设备是实现人事档案信息化管理的物质基础，缺乏了物质条件，人事档案管理信息化的推进更加艰难。

2.4 人事管理与计算机操作不兼容

人事档案管理改变了传统的管理纸质版档案的方法，它主要以网络为载体，利用计算机将人事档案储存在网络数据库中。人事档案以信息文件的方式进行储存，可以提高它的重复利用率，也可以起到一定的保护作用。但它仍存在很多不足，传统的人事管理技术和工作内容与信息化管理相差甚远，且利用计算机进行操作以实现转变的难度系数较大，需要相当长的时间来实现。由于技术层面的问题，使得人事档案信息化管理的形式严峻。

2.5 缺乏规范

处于信息化时代，很多企业已经认识到了转变人事档案管理模式的重要性，也深知人事档案信息化管理的价值和意义，并进行了初步的尝试。在对人事档案管理进行改革的过程中，这些企业仍存在诸多问题。企业管理者并没有完全贯彻改革，也未制定相应的标准和规范，在推进人事档案信息化管理的过程中，落实力度不够，各种问题便随之出现。档案信息不完整、录入错误、信息的及时性、精准性等都存在问题，严重阻碍了企业的信息化建设。

3 应对企业人事档案信息化管理的策略

3.1 增强管理人员的技术水平

管理人员是推行人事档案信息化管理的关键。对于管理人员来说，首先必须具备较高的信息技术水平和业务管理水平，另外，还应该熟悉国家规定和相关法律。只有这样，才能达到较高的管理水平。对于只接受过传统管理培训的老员工来说，应该注重他们业务水平的提高，可以对他们进行信息化操作技术的培训，以使他们熟练掌握并操作现代化设备。此外，还应提高管理人员的素质，培养他们的责任意识和大局意识，以提高工作效率。

3.2 完善设施设备

现代化设施设备是实现人事档案管理信息化的先驱。对于一些落后的管理软件和平台，应视其情况进行更新、升级和淘汰，对于一些缺少的现代化设备，企业应该加大资金的投入，购入相应的硬件和软件设备，为人事档案信息化管理提供物质基础，并满足人事档案管理信息化的相关需求。

3.3 使管理体制趋于完善

企业从传统管理向信息化管理过渡的过程中，应该根据企业自身的发展特点制定独特的管理体制。在进行人事档案管理信息化的过程中，应该根据企业制定的规范严格执行，以确保人事档案信息的及时性、准确性。

3.4 规范管理技术标准和管理工序

在推行人事档案信息化管理的过程中，应该熟悉掌握其管理流程和要点，以原有技术标准为基点，进一步规范管理技术标准，完善管理工序，使人事档案信息化管理更加高效。在实际管理过程中，管理人员应根据相关标准严格落实，以确保管理工作的顺利实施。

4 总结

社会的现代化程度愈高，信息化的发展程度也就愈高，目前，我国各个领域的发展都离不开信息技术，信息技术一方面提高了工作效率、节省时间，另一方面也给人们带来了便利。由于人事档案管理是一项相对传统的行业，因此，在向信息化、现代化过渡的过程中，会存在各种各样的挑战。但挑战是一个不断完善、进步的过程，只要抓住问题的根本，对症下药，便能早日实现跨越。

参考文献

[1]孙小婷.浅谈企业人事档案信息化管理[J].办公室业务，2014，（7）：162.

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[关键词]企业档案；档案管理；信息化

加强信息化管理，已经成为企业档案管理的一个主要趋势和途径。档案信息化建设是时展的需要，是企业档案工作的主流，是企业档案管理改革的方向。

一、企业档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设的主要内容是通过运用终端设备的信息化采集（收集）工具，以数据中心的存储为载体，以数据库建立起来的档案信息库为系统核心，采用档案信息管理软件系统为应用管理的平台，进而实现信息化信息在终端与数据中心之间进行互联，以达到管理人员或一般用户对档案相关资源进行Internet/LAN的应用管理的目的，以实现信息化管理模式和辅助实体管理模式的最优结合。积极推进各类档案的数据库建设，加速局域网建设，将档案数据库作为重要信息。将传统的档案信息通过计算机、系统等软硬件的处理，转化为相对应的数字信息，并存储于档案馆数据信息中心，管理人员或者一般人员可以根据相应的权限在客户端对其进行信息的调用、借阅及处理等，使档案资源得到了最大功能的发挥。造就一支高素质的档案信息化人才队伍。人才是最宝贵的资源，是档案信息化建设成功与持续发展的关键。

二、企业档案信息化建设的重要性

随着互联网应用的广泛普及和深入，网络化工作模式已经渗入到当今社会各行各业，人们必须以网络的高效率来适应社会的发展需要。但是由于种种原因，我国的档案管理在信息化和信息化的进程中普遍处于相对滞后的阶段。随着我国企业各项管理工作向信息化发展，企业档案信息在企业日常管理中的地位越来越重要。为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥企业档案在企业管理工作中的作用，就必须实现档案管理的信息化来逐渐替代和优化传统的档案管理模式。这其中包括运用网络信息检索技术实现档案检索的自动化、运用缩微技术实现档案存贮的缩微化、运用现代通讯技术实现档案信息的网络化等。档案工作的信息化已经成为档案人员不得不面对的新课题，企业档案工作的信息化建设己成为企业档案的发展趋势。

三、企业档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案管理人员综合素质偏低

档案管理人员的素质是档案管理信息化的关键。合格的档案信息化管理工作者掌握计算机理论知识和运用技能，具备档案信息加工提炼能力，更重要的是把有价值档案信息快速有效地传递给档案利用者。这就要求档案管理人员具备较高的综合素质。而目前，档案管理人员的整体素质较低，知识结构不合理，熟练掌握计算机的人才匮乏，绝大多数人都不能运用现代化的技术和工具。缺乏信息开发应用的敏锐意识，特别是通晓档案管理专业知识、计算机技术、网络技术的复合型人才匮乏，影响了档案管理信息化建设的开展。

2.档案管理信息化缺乏安全的网络环境

档案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。档案信息化加强了档案部门与外部门间的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等造成的安全问题。这也是众多档案管理部门迟迟不愿意上网的重要原因。

3.对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

四、建立企业档案网络的方法

人才资源信息是一个国家、地区、行业经济高速发展的必要前提，是社会进步的必要条件。针对我国档案网络滞后，计算机管理档案不成熟，缺乏一支既熟悉档案工作又精通计算机业务的专业队伍，档案部门网络意识淡漠的现状，应采取如下方法：

1.网络建设，从实际出发。做好企业内部员工的培训工作。作为信息社会的主要工具，计算机必须普及到每一个部门，更广泛具体地使用于人事信息管理与利用工作，取代大量重复性的手工操作。现代信息网络的建设需要大量投资，需要专业的计算机人才来建设和做好网络的日常维护工作。网络建设要从实际出发，因地制宜，循序渐进，做到逐步扩大，逐步完善。

2.搞好建设，抓基础工作。档案整理、档号编制的规范化、档案数据库的建立，都是建网的条件。准备工作做得充分、细致、精湛，信息网的建设才能搞好。

3.必须实现档案标准化。在标准化方面要有各种严格的技术标准，要求做到各种数据库的设计一致或兼容，同时要求档案整理的标准化、著录的标准化、分类的标准化和档号编制的规范化。

4.搞好数据库的建设，实现网络化。数据在档案业务建设中是一项最费时、费工的工作。数据库的建立从一开始就要标准化。目前必须依照档案著录表、档案分类法、档案标引等标准来做。

5.加强队伍建设。现代人力资源信息网的建设需要有高素质、懂技术的人才来做，除档案学、计算机知识外，最起码应该懂得一些信息科学知识和信息经济学知识.不然的话，就会因为从业人员的素质不高而影响档案资源的有效利用。

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求，各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现企业档案的信息化建设。

参考文献：

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【关键词】档案信息化；电子档案；传统档案管理；人才；效率

企业档案是企业经济建设、工作查考、学术研究的重要资源，档案信息化是企业信息化工作中的重要环节，也是企业管理推进的一个重要目标。加强对档案信息化建设的力度，档案的信息资源的作用得以充分发挥，是档案管理的目标。加强档案管理现代化，一定要结合客观实际，汲取传统档案管理的有益经验，从本单位实际出发，适应本企业生产的需要，更好地为企业生产服务。

一、档案信息化建设的主要内容

1.档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。

2.档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。

二、档案信息化中的重要技术因素

档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。

应重视档案信息化的技术因素，但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的，可以实现所有的档案业务，各个环节都想利用计算机来实现，忽略了人的主观能动性，在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美，一步到位，不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术，加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程，因此档案信息化要从实际出发，根据企业自身的实际现况，采用最适合的技术，在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同，具有一定的风险性，而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。

三、加快档案信息化建设的两个关键

（1）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。（2）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。

四、对档案信息化管理发展方向的构思

以纸质档案为保障和基础，创新思路，接受新的事物，利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高效率。目前档案管理工作有两个大方面：一是收集整编各门类的档案；运用新技术提高工作量，以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅，创造快捷网络环境、工作环境，用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上，利用好先进的硬件和配套设施，使用最适合自己的各种软件，将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。

参 考 文 献