电算化会计范文

导语：如何才能写好一篇电算化会计，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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我国最早在1979年把计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。随后借鉴国外的提法，出现了“电算化会计”、“电脑会计”等概念。后来，人们把审计电算化和电算化审计也看成意义相同的两个概念。严格地说上述两组概念是有差别的，会计电算化和审计电算化并不考虑会计和审计的原理、程序、方法的变革，其内容没有变化，仅仅是处理手段的替换，指一种电算化工作过程。电算化会计和电算化审计强调的是将计算机技术与传统会计和审计相结合后诞生的一种新型会计和审计。它不仅包含了实现电算化的过程，而且特指一种新型交叉学科的产生。

现在，人们已认识到电算化会计对传统手工会计产生的多方面冲击，有人认为这种冲击是对传统会计的一次革命。人们也正在讨论电算化会计对传统手工会计的要素理论、基本假设及核算原则等会计理论所产生的冲击，为建立电算化会计的理论体系统准备。同样，电算化审计也造成了对传统手工审计的冲击和革新。电算化审计要面对新的审计环境、审计线索、安全控制的变化研究新的审计方法、程序和途径，形成一套不同于传统审计的新的理论、方法和程序体系。

二、存在问题

1．电算化会计软件不能完全满足电算化审计的要求。目前，电算化会计软件的功能由核算型向管理型转变，其功能越来越强，结构越来越复杂。但是，软件对如何满足电算化审计要求的考虑还不够，如不少系统没有考虑提供标准的数据接口或者对数据结构不开放，这为电子数据的自动转换带来困难。会计软件设计的数据库结构也存在不规范之处才同时，对数据的查询不能满足双向查询的要求，更谈不上二维查询了。另外，电算化会计软件在保留审计痕迹方面还存在不少缺陷，尤其没有考虑为电算化审计预留测试通道，这个问题需要通过制定法规和市场竞争来解决。

2．电算化审计法规建设滞后。财政部从1989年开始先后了《会计核算软件的几项规定》等多项法规，使我国电算化会计工作逐步走上规范化道路。这些法规中虽然提到了关于保留审计痕迹和不能有人工修改报表功能的规定与要求，但因上述法规主要是针对电算化会计工作而的，远远不能够满足电算化审计的要求。因此，有必要对电算化审计从定义、原则、方法、要求到评审都进行规定，使人们在开展电算化审计工作时有章可循。与此同时，还要对电算化会计法规进行修改和完善，使两类法规相互配套。

3．电算化审计研究与应用落后于电算化会计。电算化会计工作经过多年的发展，在电算化会计软件的研究与开发方面，已取得了较好成绩。会计软件的研究正在朝两个方向发展，横向是与企业管理相结合，研究开发面向企业各级管理部门的网络财务软件;纵向是研究为企业高层管理服务的财务决策支持系统。由于电算化审计起步晚及配套措施滞后，使得电算化审计的研究落后。目前绝大多数会计师事务所都购置了电脑，但是大多只用于打字和辅助计算，用于辅助审计的极少。电算化审计的应用还没有进人普及阶段。

三、特点比较

电算化会计和电算化审计是两个既有联系又有区别的新型交叉学科，两个学科既有共同点又有不同特征。两者主要特点如下：

1．将信息技术和计算机技术分别与会计或审计交叉融合。不管是电算化会计还是电算化审计都是将信息技术、计算机技术与会计和审计的原理、方法相结合并融为一体，对手工会计和审计的原理，程序及方法进行变革，形成一套新的电算化会计和电算化审计核算系统。新系统的原理、程序、方法、功能和结构与手工信息系统是不同的。

2．数据电子化和工作程序化。电算化会计和电算化审计的数据都必须是存人计算机中的电子化数据，可以通过计算机网络连接双方来实现网上处理。并且电算化会计或电算化审计的大部分处理过程是展于结构化的，可由计算机程序自动完成。非结构化问题可以借助人工智能技术辅助解决。

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内部控制起源于审计和管理的需要，管理的需要及保证资产安全和会计信息真实是内部控制发展的主要动力。内部控制经历了4个发展阶段：①内部牵制阶段，以查错防弊为目的；②内部控制制度阶段，将内部控制分为会计控制和管理控制；③内部控制结构阶段，将内部控制分为控制环境、会计系统、控制程序；④内部控制整体框架阶段，将内部控制分为控制环境、风险评估、控制活动、信息和交流、监督5个相互联系的部分。内部控制理论由简单的岗位内部牵制向结构化的内控机制发展，并进一步发展成将企业环境、业务过程和管理有机结合的综合控制系统，其演变过程可以说是各方利益集团共同作用的结果。

以按照美国权威审计机构COSO为代表的现代内部控制理论将内部控制定义为“由企业董事会、管理层和其他员工制定和实施的，旨在为经营的效果和效率、财务报告的可靠性以及相关法律法规的遵循性等目标提供合理保证的过程”，其整体框架由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五项要素构成。每个要素均承载三个目标：经营目标、财务报告目标、合规性目标。

企业管理人员、审计人员在经营管理实践中将现代内部控制理论运用于会计信息系统，已经形成了较为完善的自我监督和行为调整的会计内部控制框架。

2、电算化会计信息系统内部控制的特性

在电算化条件下，会计信息系统的内部控制问题异常严峻：

2.1基于计算机存储器的数据管理方式，使会计数据泄漏和损失的风险因计算机软硬件系统的脆弱性而成倍放大。计算机软硬件系统发生故障时，数据的完整性将取决于备份的时效；而地震、洪水、建筑物倒塌等自然灾害也将造成无法挽回的数据损失。甚至商业软件加密卡的丢失和损坏都会给系统造成灾难，同时给企业带来巨大经济损失。

2.2信息化常常使业务流程和财务流程整合在软件系统中，包含许多不成文规则的手工方式的权限控制就必须重新分配。如果电算化下的控制模式没有充分挖掘出手工方式下诸多的隐含规则，将造成电算化会计信息系统内部控制的漏洞。

2.3电算化条件下，技术人员尤其是系统管理人员的控制问题变得非常突出。极端情况下，系统管理人员可能造成极其毁坏或者全部系统崩溃的危险。

2.4操作权限划分和登陆密码保护尤其重要。各级操作权限的随意设定，密码的泄露以及忘记，都会造成损失。

由此可见，随着会计信息化的进程，手工会计系统原有的内部控制已不能适应电子数据处理的新特点，不能有效地降低电算化会计信息系统特有的风险，为了系统的安全可靠和系统处理与存贮的会计信息准确完整，必须研究建立电算化会计信息系统的内部控制框架。

3、电算化会计信息系统的内部控制框架

按照现代内部控制理论，电算化会计信息系统的内部控制框架由控制环境、风险评估、控制活动、信息和交流、监督5个相互联系的部分组成。

3.1控制环境

内部控制的环境是控制系统中其他要素的基础，控制环境是各种因素共同作用的结果，可以增加或减少具体控制政策和程序的实施效果。换言之，控制环境决定着组织的整体风格，左右着组织中各成员的控制意识。

控制环境具体包含以下因素：诚信的原则和道德价值观、雇员品质和能力保证、管理哲学和经营风格、组织结构、董事会和审计委员会、责任分配与授权、人力资源政策和程序。

现实中会计信息造假案此起彼伏，股市人气涣散，造成这类事件的原因很多，而内部控制环境的缺陷是每个事件的共性原因。会计信息化（电算化）带来了会计工作方式和业务处理流程的改变，也可能引起会计内部控制环境各因素的变化。因此，企业必须在开展会计信息化工作的同时重视内部控制环境建设，优化企业纪律与架构，塑造企业文化，提高企业职工的控制意识。

3.2风险评估

每个企业都面临着来自内部和外部的不同奉献，这些风险都必须加以评估。风险评估的先决条件是制定目标。风险评估就是一个确认、分析和管理企业实现目标过程中可能发生的风险的过程。会计信息系统的风险评估应该包括三个步骤：

第一，明确系统目标。电算化会计信息系统的目标服务于企业整体目标，包括营运目标—包括绩效和获利目标及资产保全目标；财务报告目标—防止报送不真实的财务报告；合规性目标—企业经营活动应遵循国家相关的法律法规。

第二，辨识和分析风险。电算化会计信息系统面临的风险，既有内部因素也有外部因素。管理层必须谨慎注意各种风险，并采取必要管理措施。辨识和分析风险的过程是一种持续并反复的过程。电算化会计信息系统的风险分析必须结合系统的外部环境以及系统内部要素（硬件、软件、人员、规程、数据）来进行。分析风险通常要考虑以下内容：系统面临的威胁和易受到的攻击；这些威胁对系统的影响程度；威胁发生的可能性；风险的性质。

第三，环境变化后的应对。系统外部经济、产业以及管理等控制环境随时都会发生变化，系统内部软件、硬件、人员等要素也后发生变化，当这些变化发生时，会计信息系统的活动应随之进行改变。因此，风险评估中最关键的步骤就是确认内部和外部变化的情况，并及时采取必要的行动。

3.3控制活动

控制活动是为了确保管理层的指令被执行而建立的政策和步骤。电算化会计信息系统中常见的控制活动包括：

职责分工：职责分工是防止某个员工在他的正常职责范围内产生（或隐瞒）错误或违规行为必要且有效的措施。职责分工的原则是将交易授权、交易记录和资产监管三种权限必须分配给不同的人或部门。

适当的文档和记录：在会计信息系统中应设计和使用适当的文档和记录，以确保交易和事件的适当记录。比如，文档或记录中的项目应当按次序实现编号，项目应能够被使用者方便地使用和理解，表格应提供特定的栏目以指明必要的授权和责任确认。

文档和记录作为存储信息的物质媒介，根据控制的需要有着各种不同的格式和内容，如销售订单、出库单、付款单、采购订单、入库单、验收单、收款单等等；其存储介质可能表现为传统的纸质文档，也可以是磁盘、光盘等用计算机读写的磁性或光学介质。电算化并不排斥纸质文档和记录。

适当的文档和记录，在种类、内容、格式、形式、副本量等方面的设计上都考虑了控制的要求和管理效率的兼顾，从而在实际应用中存储和传递数据的同时还以权利和责任的传递推进着经营的运作，以其标准化的格式和内容确保经营管理的规范化，最终提高系统的自动化水平。

限制接近资产：任何人只有在与所授权限一致的情况下才能接近资产。这就需要对接触和使用资产的行为以及针对这种行为的记录进行充分的实物上的控制和保卫。有很多实物控制的手段可选：现金登记簿、保险柜、锁、保险库、、保安人员、监控摄像设备、警报系统等。必须注意，实物控制的有效性在很大程度上依赖于保证它们正常使用的相关措施，而不仅仅是设备的存在。

会计责任检查和执行情况复查：由授权人（或由授权人委托的人）、记录人和资产监管人在适当的日期将资产的帐面记录与实物进行比较，对二者之间的差异进行调查与纠正。还要定期或不定期地对经营管理行为的记录和效果进行合法性与合理性评估。

3.4信息和交流

这里的信息是指员工能够获得的其工作中所需要的信息，包括用来确认、收集、分析、分类、记录和报告组织的交易以及为相关资产和负债进行会计处理的方法和记录。沟通是指信息向上的、向下的、横向的、在组织内外自由的流动。会计信息系统不仅处理组织内部所产生的信息，同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。所有员工必须从最高管理层清楚地获取控制责任的信息，而且必须有向上级部门沟通重要信息的方法和渠道，并与外界顾客、供应商、政府只管机关和股东等作有效的沟通。

信息的文档化为会计信息系统中高效率的信息交流提供了条件，因此，信息和交流是会计信息系统内部控制框架的重要组成部分。

3.5监督

内部控制的质量可能会在很多方面受到不利影响，包括缺乏遵从性、情况发生变化，甚至控制本身受到怀疑和误解。为了确保会计信息系统的内部控制被切实执行,产生良好效果,并能够随时适应新情况，内部控制本身必须被监督。

监督是由适当的人员，在适当及时的条件下，评估控制的设计和运作情况的过程。监督通过持续监督、个别评估或者二者的组合来确保会计信息系统的内部控制能够持续有效地运作。在内部控制的监督过程中,组织中有两项职能非常重要,即内部审计和控制自我监督。

内部审计。电算化会计信息系统完善、健全的内部控制框架中,必须有完善、严密的内部审计制度、独立有效的内部审计机构和高素质、高责任心的内部审计人员。它既是内部控制框架的重要组成部分,又是实现内部控制目标的重要手段。

控制自我评估。控制自我评估是组织的管理部门和职员共同进行定期或不定期对会计信息系统的内部控制进行评估,评估内部控制的有效性及其实施的效率效果,以期能更好地达成内部控制的目标。控制自我评估是为提高组织内部控制的自我意识所作的努力,这种活动经常以研讨会的形式进行。

企业应当重视内部控制的监督检查工作,建立和完善内部审计监督体系,并由专门机构或者指定专门人员具体负责内部控制执行情况的监督检查。同时,为确保内部审计监督作用的发挥,促进内部控制的严格执行,必须加强对内部审计机构和人员的管理,提高审计人员的素质,并赋予他们一定的独立权限,以确保审计的独立性、客观性。

4、结语

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一、会计电算化对会计控制的要求

自从50年代会计工作中开始应用计算机，直到70年代后数据库技术的普遍应用，传统的会计工作已经大部分被电子数据处理系统所代替，人们利用计算机的记忆功能、数值计算和逻辑运算功能，以及庞大而且先进的数据库，基本代替了会计的手工操作。由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面，因而大大提高了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，为会计人员参与管理提供了更大的空间。手工会计是通过原始凭证到记账凭证、到账簿、再到报表这样的流程来开展核算工作的，其中每一过程都需要专门人员从事收集、整理、记录、计算工作，尤其是记账过程避免不了许多重复转抄工作。而电算化会计仅需要将数据（原始凭证）一次录入，其他的过程均可由计算机进行且瞬间即可完成。这样，在手工会计中非常费时、费力和繁琐的工作，变成了电算化会计下一个简单的指令或动作。过去需要众多人员从事的填证、记账、编表等工作，现在只需要少量的录入人员进行操作就可以了。因此可以说，电算化会计不仅彻底解放了会计人员的双手，同时也为激活会计人员的头脑创造了条件，使他们有精力、有条件去关注履行会计原本就有的职能，即会计控制。另外，90年代以后，实践中不断开发出的许多先进适用的软件项目，使电算化会计可以完成大量在手工会计条件下难以完成的信息处理工作，如各种辅助核算和管理会计核算工作。而这些核算正是实施会计控制所必需的，或者说是会计控制的内容之一。例如，在进行费用控制时，人们甚至需要追踪到某个人的费用明细信息，这对于一个较大规模的企业来说，在手工会计条件下可以说是无法做到的。而在电算化会计下，只需在程序中设置某种辅助核算功能，就可以按照需要获取所需的会计数据和报告。

会计电算化不仅为实施会计控制提供了众多机遇，同时也对会计控制提出了严峻的挑战。一方面，是电算化会计的实施给会计控制带来了新的难题。实施电算化会计以后，为一些人利用计算机进行舞弊提供了条件。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难，加强电算化会计的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更为重要的，是要在电算化会计程序中增加会计控制功能，并按此思路来进行设计和开发，从而使会计反映和控制两大职能平衡发展。多年来，由于会计以反映为主，电算化会计的控制功能实际上处于“先天不足、后天失调”的境地。为此，需要大力开发会计控制的功能，扩展数据库，建立以多种数学方法和数学模型为主的方法库和数据库。在进行会计控制功能的开发时，会计人员应熟悉业务，对市场和国家政策了如指掌，清楚控制点，系统掌握以数学为主的管理会计方法。此外，还要与系统开发人员密切配合，集中精力研究控制什么、用什么会计方法控制和怎样控制等一系列问题。笔者认为，就企业会计而言，会计控制具有两方面的内容，一方面是对会计信息质量和会计工作本身的控制；另一方面是对企业生产过程的控制。

二、关于会计信息质量的控制

控制会计信息的输入、处理和输出使其符合会计准则和各种会计法规的要求，保证会计信息能真实、全面、及时、准确地反映企业经济活动，保障各方面利用会计信息所进行的判断和决策不被误导，即我们所说的“对会计工作本身的控制”。在实施这一控制时，所设计的控制方法、措施和程序，应具有防护和自动补偿。即会计信息在输入、处理、输出过程中，均有相应的事先控制予以检查。同时，一旦发现某一处理环节有误，就应有相应的补救措施予以纠正。

在电算化会计中，由于工具、载体、账务处理、会计组织等发生了根本的变化，会计控制也由人工控制变为人和计算机共同控制，使会计控制更为复杂，要求更加严密。但是操作简单，控制也更加有效。电算化会计信息控制除计算机本身的一般控制外，主要是指会计信息的输入、处理和输出控制。输入控制是指对数据采集和系统输入的控制，由于目前数据的采集和输入必须有人参与，而且数据输入的正确与否直接影响到处理和输出的结果，因而对电算化会计的输入控制显得尤为重要。为此，应制订标准化凭证格式，建立科目参照文件，设立科目代码校验位，有条件的可进行二次输入；每一位参与电算化会计的人员都应实施授权控制，通过设置操作员口令和上机日志等控制手段，防止差错和舞弊行为；还必须增设专人输入检查控制环节，未经检查，应无法进行下一步会计处理。会计信息处理和输出的控制，基本上是通过计算机程序自动进行的，主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力，系统设计应具有识别信息失误的能力。同时，要防止无关人员进入计算机程序操作。

由此可见，电算化会计控制的关键，一是研究会计控制的要求，即确定会计信息系统的控制点；二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络越发展，会计控制自动化的程度就会越高。可以想象，当全社会都用计算机网络连接起来以后，就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别，甚至完全可以采用电子数据网络传输，以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强

三、关于企业生产经营过程的控制

现代企业可以看作是各种职能、各种业务处理过程相互联系、相互作用的集合体，是一个具有特定功能和目标的系统。为保证系统的配合和协调、保证企业经营方针和系统最优化目标的实现，需要采用一系列会计方法，通过计划、预算、内部控制、分析、稽核、报告等手段，利用会计信息对企业生产经营过程进行控制。会计电算化为企业利用会计信息进行管理创造了条件，这种会计控制通常有以下特征：①充分利用电算化会计信息。借助计算机对会计数据进行重新分类和整理。通过系统接口或集成方式做到数据共享，一次输入，多次使用。②需要进行电算化会计信息系统的再开发或二次开发。增加辅助核算，把以运筹为主的数学方法和数学模型开发成方法库和模型库，并同会计信息系统有机结合，利用计算机先进快速的处理和计算优势实施会计控制。③会计人员可以专注地进行会计分析、制定控制标准和参与政策。④计算机自动报警和实时控制。即将控制标准事先输入会计系统作为“控制线”，执行中一旦出现差异就激活计算机自动报警，以及时调节或改正作业。一般对企业生产经营过程的控制，包括效益控制、资产控制和风险控制等。

1.效益控制。效益控制的目标是以最小的资金占用和耗费，最优的资金投入组合，获得最大的产出效益，简单的说就是使成本最小化而利润最大化。包括制定计划、编制预算等事前控制和跟踪计划实施，进行成本、费用指标分解，采用限额开支和责任会计等事中控制。利用计算机的辅助核算，生成适合管理和控制要求的企业内部效益控制报告，如成本费用报告、合同执行报告、责任中心报告等。会计人员应集中精力利用计算机的计算和处理结果进行会计分析，并应对影响企业效益的主要因素进行分析、研究。

2.资产控制。资产控制的目标是保持资产实物的安全、完整并使其保值、增值，以实现企业长远发展的战略目标。这种控制可以分为实物控制和价值控制两类。对资产实物的控制，主要包括不相容职务分离控制和授权审批控制，运用计算机进行实物资产管理，对资产的购买、保管、领用、处置应有完整记录并定期清查和核对，还应经常对内部控制程序和控制执行情况实施审计控制。资产的价值控制，主要包括按资产保值、增值的要求实施财产保全控制，根据需要采用多种折旧方法并足额提取固定资产折旧，及时进行固定资产大修理等，保证企业再生产顺利进行。

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一、电算化会计条件下的审计程序

按照《审计法》的规定,一般审计程序可分为四个阶段,即准备阶段、实施阶段、审计结论和执行阶段、异议和复审阶段。电算化会计审计也可分为这四个阶段,同时结合自身的特殊要求,运用本身特有的方法,对电算化会计系统进行评价。

(一)准备阶段。在此阶段主要是初步调查被审计单位会计电算化系统的基本状况,并拟定科学合理的计划。一般包括以下主要工作。

1.调查了解被审计单位电算化系统的基本情况,如电算化系统的硬件配置,系统软件的选用,应用软件的范围,网络结构,系统的管理结构和职能分工、文档资料等。2.与被审计单位签订审计业务约定书,明确彼此的责任、权利和义务。3.初步评价被审计单位的内部控制制度,以便确定符合性测试的范围和重点。4.确定审计重要性、确定审计范围。5.分析审计风险。6.制定审计计划。在审计计划中除了对时间、人员、工作步骤及任务分配等方面作出安排以外,还要合理确定符合性测试、实质性测试的时间和范围,以及测试时的审计方法和测试数据。

如果要安排利用计算机辅助审计,则还需列出所选用的通用软件或专用软件。对于复杂的电算化系统,也可聘请专家,但必须明确审计人员的责任。

(二)实施阶段。实施阶段是审计工作的核心,也是电算化审计的核心。主要工作是根据准备阶段确定的范围、要点、步骤、方法,进行取证、评价,综合审计证据,借以形成审计结论,发表审计意见。实施阶段的主要工作应包括以下两个方面的内容。

1.符合性测试。进行符合性测试应以系统安全可靠性的检查结果为前提。如果系统安全可靠性非常差,不值得审计人员信赖,则应当根据实际情况决定是否取消内控制度的符合性测试,而直接进行实质性测试并加大实质性测试的样本量。在会计电算化系统的符合性测试项目中,主要内容应该是确认输入资料是否正确完整,计算机处理过程是否符合要求。如果系统安全可靠性比较高,则应对该系统给予较高的信赖,在实质性测试时,就可以相应地减少实质性测试的样本量。由于我国的电算化审计刚起步,还没有相应的法律法规,相应的具体审计准则也没有出台,所以目前情况下,可暂时以财政部颁发的有关会计电算化的工作规范、条例、办法等作为参照,并以此作为符合性测试的主要内容。

2.实质性测试。实质性测试应该是对被审计单位会计电算化系统的程序、数据、文件进行测试,并根据测试结果进行评价和鉴定。进行实质性测试须依赖于符合性测试的结果,如果符合性测试结果得出的审计风险偏高,而且委托人有利用会计电算化系统进行舞弊的动机与可能,并且委托人又不能提供完整的会计文字资料,此时注册会计师应考虑对会计报表发表保留意见或拒绝表示意见的审计报告。进行实质性测试时,可考虑采用通过计算机和利用计算机进行审计的方法,具体包括:a.“测试数据法”,就是将测试数据或模拟数据分别由注册会计师进行手工核算和被审计单位电算化系统进行处理,比较处理结果,作出评价;b.“受控处理法”,就是选择被审计单位一定时期(最好是12月份)实际业务的数据分别由注册会计师和会计电算化系统同时处理,比较结果,作出评价。

3.利用辅助审计软件直接审查会计电算化系统的数据文件。注册会计师可利用通用或专用审计软件直接在会计电算化系统下进行数据转换,数据查询,抽样审计,查账,账务分析等测试,得出结论,作出评价。

(三)审计结论和执行阶段

注册会计师对会计电算化系统,进行符合性测试和实质性测试后,整理审计工作底稿,编制审计报告时,除对被审单位会计报表的合理性、公允性、一贯性发表意见,作出审计结论外,还要对被审单位的会计电算化系统的处理功能和内部控制进行评价,并提出改进意见。

审计报告完成后,先要征求被审单位的意见,并报送审计机关和有关部门。审计报告一经审定,所作的审计结论和决定需通知并监督被审单位执行。

(四)异议和复审阶段

被审单位对审计结论和决定若有异议,可提出复审要求,审计部门可组织复审并作出复审结论和决定。特别是被审单位会计电算化系统有了新的改进时,还需组织后续审计。

二、电算化会计条件下的审计内容

电算化会计系统与手工会计系统不同,它是由会计数据体系,计算机硬件和软件以及系统工作和维护人员组成,所以电算化会计的审计内容与手工会计系统也存在着较大的差别。电算化会计审计的内容主要包括以下内容:

(一)对会计电算化系统的内部控制的审计。一方面是企业的内部控制能在多大程度上确保会计电算化系统中会计记录的正确性和可靠性,如输入、输出的授权控制,业务处理的审核等。另一方面是内部控制的有效执行能在多大程度上保护资产的完整性,通过以上两方面的评价,可以判断企业内部控制系统能在何种程度上防止或发现会计报表中的错误及经营过程的舞弊。

(二)对会计电算化系统的处理和控制功能的审计,也可称为对会计电算化系统程序的审计。会计电算化系统的核心就是会计软件,会计软件程序质量的高低,直接决定了会计电算化系统整体水平的高低,在这部分里主要审计会计软件程序对数据进行处理和控制的及时性、正确性和可靠性,以及程序的纠错能力和容错能力。会计软件程序的审计可采用通过计算机审计的方法及利用计算机辅助审计中的数据转换功能的方法来完成。

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关键词：会计信息系统；电算化会计

在了解会计信息系统之前，我们首先要了解系统和信息两个概念。系统是由若干个相互联系、相互制约的部分组成，并具有特定目标和功能的有机整体。相互联系的若干部分称为系统的子系统(也称为模块)，它们是系统内能完成某种功能的单元。系统的结构包括五个基本要素，即输入、输出、处理、反馈和控制。信息是经过加工的、具有一定意义的、对管理者有价值的数据，是企业管理活动中最有价值的资源。信息系统的功能包括收集与输入、加工、存储、传递、输出；会计是一个以货币为计量单位，按照一定的原则和程序，采用一定的方法和手段，对特定的部门和单位的经济活动进行核算与监督的系统。

一、会计信息系统

会计信息系统是指从会计的整体性观点出发，运用系统的思想、方法、程序、组织和各种技术，将会计工作过程化，将工作方式系统化，旨在向会计信息的使用者提供经过加工的具有一定意义和价值的以财务信息为主的经济信息。

在一个会计期间，会计主体所发生的全部经济业务都要通过会计信息系统进行处理，将大量的经济业务数据转换为有价值的会计信息，提供给会计信息的使用者。这个过程从接受原始凭证、分析经济业务开始到编制会计报表,都是遵循着会计信息的输入、存储和输出周而复始地进行的，由此形成了会计循环。

会计信息处理按其所用的技术手段的不同可以分为手工会计处理技术和电算化会计处理技术两种。

会计手工处理技术，会计手工处理技术就是以人的感觉器官作为输入器，用纸相笔把观察到的经济事实予以记录，存储下来，以算盘、计算器作为计算工具，利用一些简单的机械，如收银机等，按照上述各种会计处理程序，在大脑的指探下，进行分类、记录、计算、分析、检查和编表等一系列数据处理工作。会计手工处理技术的速度受到人们阅读速度、记录速度和运算速度的制约，一般比较缓慢。实行会计电算化，将会大大地提高会计工作的质量。由于电子计算机有极快的运算速度，会计数据的任何处理都可以由电子计算机完成，而且还能够存储运算结果及运用数学公式，因此其核算工作效率是手工操作无法比拟的。在手工操作情况下，对各种会计数据的计算，每运算一次都要重复操作-次：例如，对于材料采购费用、制造费用等各种共同费用的分配，每次计算一次都要重复操作-次，工作量大、速度慢；在电算化会计下，可以将计算程序和计算公式存入计算机，只要输入原始数据，即可得到要求的数据这就提高了核算工作的效率，减少了核算工作量。

二、会计电算化

实行会计电算化，会计档案的保管、查阅也大大方便于手工操作。在电算化条件下，除了必要的原始凭证以外，各种记账凭证、账簿和会计报表都可以有磁带、磁盘等作为信息载体，一般企业一年的会计信息，只需1张光盘即可全部存储起来，其体积只占一张纸质账页的空间。在查阅会计档案时，盘片中外存的信息，可以迅速调入内存，立即能从计算机中查阅任何数据。

会计电算化处理技术，电算化会计处理技术就是以计算机作为工具，来进行会计数据处理。计算机是一种应用电子技术，它是通过设计一定的指令程序，按照人们的意图分析数据、处理数据，并得到预期结果的计算工具。计算机一般由输入、存储、算术及逻辑运算、控制和输出等五个部分组成。其特点是：速度快、精度高，具有记忆功能，能连续工作，具有选择、判断以及做出合理决定的逻辑功能，具有多功能的输入、输出设备。电算化会计是以计算机为核心，融系统论、会计学、计算机技术及信息技术为一体的综合学科。

电算化会计一般分为核算子系统、管理子系统以及会计决策支持子系统。针对以上内容，会计软件主要分为核算型财务软件、管理型财务软件和决策支持型财务软件。用友和金蝶是我国企业常用的财务软件。企业可以根据经营规模、经营性质、财力状况等因素，权衡利弊，选择适合企业的财务软件，如用友、金蝶或其他品牌的财务软件，或者自行开发。

从会计工作的主要内容和计算机工作的特点看，会计电算化的形式包括以下四个方面：账务处理电算化，这部分的电算化，主要是运用计算机完成记账凭证或原始凭证的输入、汇总、复核、校对，产生总账、各级明细账和各种汇总表，并处理银行对账、数量核算、外币核算等内容；核算工作电算化，这部分的电算化，主要是在各个单位已选择的会计政策的基础上，进行工资的核算、固定资产的核算、各种存货的核算、成本的核算、销售的核算等内容；报表处理电算化，这部分的电算化，主要是由计算机从已输入的数据和其他资料中自动生成；管理电算化，这部分的电算化，主要是由企业的会计人员或管理者运用计算机进行财务计划、财务预算、财务预测、财务分析、财务控制等工作。

三、会计软件的选择

近年来，我国会计软件市场已初具规模，出现群雄竞争的局面。迄今为止，通过各级财政部门评审的商品化会计软件已数百家，商品化会计软件产品品种、版本繁多，各具特点。在不同层次平台上都有一定数量的用户。当询问哪一种会计软件最好时，你不可能得到一个正确答案，因为没有哪种软件能够满足任何一个组织的需求，但是很可能有几种软件能够适应某--企事业单位的特定需求。购买单位在选择时往往感到无所适从，在选择时，应从以下几方面进行考查与选择：

商品化会计软件是否符合国家统一要求，具有合法性会计工作要遵循国家统一的会计制度和其他财经制度中的有关规定，对执行和完成会计工作的商品化会计软件也不例外。

商品化会计软件是否具有实用性和先进性在选择商品化会计软件时，还应考查商品化软件在本单位使用是否实用，与其他商品化会计软件相比是否先进。

软件厂家的技术实力、发展前景、信誉和售后服务。软件产品不同于其他产品，产品到达用户手中后只具备了解决共性问题的能力。

属于用户自身特殊要求的功能则需要再同软件开发商共同协商开发，而有些软件甚至还提供给用户二次开发的平台和接口，这些都需要开发商的技术支持选择商品化会计软件时，必须对软件制造与经销的厂家(或公司)进行考查，看他们的技术实力、发展前景、商誉与售后服务。

成本效益分析主要是确定商品化软件的购置费用是否在于系统整个费用中为商品化会计软件所作的预算。

在实际工作中，会计工作者应该与时俱进的随时更新自己的知识，优化自己的知识结构，以更好的适应社会的需求。

参考文献：

[1] 于敏. 会计电算化课程教学改革研究[J]. 成功(教育). 2010(05)

[2] 杨明辉,于学刚. 论会计电算化环境下审计实践教学的改革[J]. 佳木斯教育学院学报. 2009(01)

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关键词：电算化；会计档案；特点；管理

计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。

一、会计电算化下会计档案管理的特点

会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。电算化会计档案管理有如下特点：

现代化载体。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

系列化资料。这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。

计算机技能。电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。

二、电算化会计档案的管理内容

为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

1、档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2、档案的保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“ab备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。

3、档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

三、电算化会计档案管理的方法

（一）完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质；②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应对硬盘上的会计档案，采取相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。

（二）完善各项管理制度

（1）建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

（2）建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

（3）建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

（4）建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

（5）建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

（三）提高会计人员素质

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

（四）提高思想重视程度

实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献：

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[2]部莉君，赵伟。会计电算化时会计的相关影响[j].现代审计与会计，2001（12）。

[3]支华。会计电算化下的会计档案管理工作[j].财务与会计，2002（9）

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较之传统的手工会计工作模式，会计电算化不仅改变了传统的会计数据处理工具，更重要的是改变了会计数据处理的方式、流程等各个环节，在一定程度上为会计工作带来了积极地影响。为此，本文主要从会计电算化的特点出发，进一步探讨会计电算化对于会计工作的影响。

关键词：

会计电算化；会计工作；影响

所谓的会计电算化主要是指在实际的会计实务中应用到现代信息技术及电子技术，使得会计工作中的记账、算账及其编制报表等都能在电子计算的工作系统中直接完成。同时，利用电子化的方式来能够对会计信息数据进行一定的统计分析及判断。会计电算化的出现使得会计工作变得更加规范化和系统化，减轻了会计人员手工记账的工作负担，并有效的推动现代会计工作的改革发展，最终促进管理的信息化。因此，会计电算化会计工作产生的影响具有探究性意义。

一、会计电算化的特点

1.数据处理快。在实现会计电算化之后，会计工作通过计算机进行编码的方式来得以处理相关的会计数据和信息，该种处理方式不仅有利于会计数据处理更加便捷，更能够有效提高会计工作效率。同时，会计人员也只需录入会计分录，会计电算化便可自行处理工作。对于大量的重复性工作，计算机也能够根据相应的模式来自动生成凭证。在进行报表编制时，只需输入相应会计科目的数值，会计电算化系统便可自行计算出结果，使会计数据能够及时进行抽取，以此编制成会计报表，使会计电算化工作较为便捷高效。

2.内控程序化。会计数据主要是利用计算机进行处理，这就意味着会计信息系统的内控方式必须呈现程序化。此外，当前的数据系统内控方法已经逐步呈现程序化，这也使得会计电算化的系统变得愈发复杂，控制点也由初始的手工会计对人实施控制，继而转向对人机结合的控制，在其控制内容上也发生了一定的变化，更涉及到对计算机硬件及其软件的维护、职工职责所在以及会计信息保存管理等方面。

二、会计电算化对会计工作的影响

1.会计核算形式的转变。在传统的会计工作过程中，会计人员在进行会计核算工作时，其主要形式是将原始凭证的内容准确无误的记录到记账凭证中，再根据记录好的记账凭证来登记明细账和总账，这是一个相对复杂且人力资源要求较多的工序。而为了减少总账的登记量，科目汇总以及日记账单的会计核算形式便衍生出来了，虽然这些会计核算方式在一定程度上能够从不同的层面来反映出会计信息，然而却不可避免的使相关的会计人员产生转抄现象。而会计电算化的出现则能够有效地解决此问题。会计电算化能够避免会计人员出现重复记账的工作，因而也能够有效地减少因会计凭证而致使错误的产生。除此之外，运用会计电算化来对会计凭证进行处理，还能够进一步规范会计凭证，依据相关的会计制度在计算机系统中设置好所需的凭证要素，若是出现非法性的凭证内容，计算机业能够自行辨别，并拒绝会计凭证的输入保存，有效提高会计记账的准确性、规范性。

2.工作职能的转变。采用会计电算化，进一步强化了会计工作的本质。会计电算化的出现，使得会计工作的目标由初始的报账继而转向经营管理。尤其是在手工记账的基础上，会计人员更是将记账、报账等作为主要业务。而实施会计电算化之后，计算机能够自行处理和计算会计数据，使得会计工作人员繁冗的工作负担得以减轻，继而空出更多的精力和时间来专注于自身的本质工作，并有效的提升工作效率。此外，也间接地改变的传统的会计职能，传统的会计职能主要对外提供报表及其相应的财务报告状况等，而现今更是趋向于监管内在的工作情况。会计电算化的引入，使得会计信息数据更加趋向于系统完整，且具有时效性。会计人员也不再是低头苦干于记账当中，参与生产经营决策的可能性也有所提高。

3.会计工作方式的现代化。企业实行会计电算化之后，计算机将会自行担负起财务会计信息数据处理的工作。相关会计部门在完成基础的会计业务后，只需根据计算机相关工作能力扩展到其他的业务当中，即使是较为复杂的工作计算机也能够有效的完成。同时，随着通讯技术的不断发展，会计信息的互联网也逐步进入到企业当中，这就意味着即使远离企业的终端，也能够实现会计业务的沟通。尤其是近年来电子商务的迅猛发展，处理交易信息时，工作人员只需在计算机输入相关的数据信息，便能够被自行记录到计算机系统当中，而以往的交易单据或凭证也会随之取消，自动完成会计核算的整个过程。传统的纸质记账容易遭受外界的影响而出现数据缺失现象，而会计电算化能够以电子文件形式保存好会计信息，在实现人机控制的同时有效提高会计工作方式的现代化。

4.有效提高会计数据处理效率。传统的手工操作模式，需要多个会计人员进行反复的计算和复核原始数据，才能根据最终的数据编制出报表。而会计人员的日常工作也大都是不断的进行过账、算账，在月底时再集中起来进行报表汇总和最终的数据对账，如此反复性且又耗费大量人力的工作，工作效率自然而然的下降。会计电算化能够利用电子计算机系统来进行会计数据处理，只需将原始凭证的会计分录输入系统当中，电子系统便会根据其数据自行工作。所以，较之传统的手工操作模式，会计电算化的引入，能够使教务繁冗的会计核算工作变得相对简单，不仅准确性较高，更有效提高会计数据的处理效率。

三、结语

会计电算化的引入对于我国会计工作产生着极大的影响。不仅能够高效便捷的处理会计信息数据，还能够转变传统的会计工作职能，使会计工作逐步朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。所以说，会计电算化对于会计工效率的提高效果显著，对于企业的经营管理更是起着至关重要的作用。

作者：谢益民 单位：四川城市职业学院

参考文献：

[1]杨森，试论会计电算化对会计工作的影响[J].经营管理者，2014（6X）.

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【摘要】要想促进电算化会计档案利用服务工作合理化，应该健全电算化会计档案利用服务的制度体系，构建电算化会计档案利用服务的评价机制，更新电算化会计档案利用服务的思想观念，加强电算化会计档案利用服务的人才培训，完善电算化会计档案的安全保护。

关键词 电算化会计；会计档案；档案利用服务

随着科学技术的发展，社会由原来的手工会计阶段逐渐向电算化会计阶段转变，电算化会计档案资料随之出现，“电算化会计档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘上存储的会计数据。”这表明会计档案管理工作的管理对象发生了变化，手工会计档案的管理制度与方法已经不再适用，这对电算化会计档案的利用也提出了新的要求。因此，如何做好新环境下电算化会计档案的利用服务工作，是一个值得深入探讨与研究的问题。

一、加强电算化会计档案利用服务的意义

加强电算化会计档案的利用服务工作有利于企事业单位实现持续经营的目标，促进单位会计职能的实现和转变，检验本单位电算化会计档案的管理质量，维持单位正常经济秩序，以及推动单位管理现代化的进程。

（一）实现单位持续经营目标的重要途径。通过加强电算化会计档案的利用服务工作，能够迅速汇总、分析、传送大量准确又及时的经济信息。“从微观上看，可利用机读档案对某一企业进行历史经济资料的比较与分析，从而制定出本企业经营与决策方案；从宏观上看可得出某一行业过去、现在与将来的发展情况与趋势，使企业的决策者从市场经济的发展规律中制定出本企业当前的企业行为规范，回避风险，展望未来”。相关部门可以对电算化档案进行会计年度对比和趋势分析等，预测未来的经营发展趋势，为单位决策者作出正确的经营决策提供及时依据，实现自身持续经营的目标。

（二）促进单位会计职能实现和转变的重要措施。在电算化环境下，“方便快捷的查询功能可以减少财务人员翻阅纸质档案的劳累，提高工作效率，网上对账等功能的实现，降低了财务人员查询工作压力，减少了外出对账时旅途的劳累”同时，由于计算机的精确性和确定性，手工操作下可能会产生的误差也会大量减少，有利于提高单位工作效率，解放劳动生产力，有助于会计档案的相关管理人员能够融入到单位决策管理，为提高单位的现代化管理水平和经济效益服务，促进职能的转变。

（三） 检验单位电算化会计档案管理质量的重要尺度。实践是检验真理的唯一标准。通过开展会计档案信息的利用服务工作，有助于管理当局有针对性地安排工作计划，逐步改变现行会计档案管理制度和规范中不适应会计档案管理的部分，逐步完善单位制度。同样，要了解电算化会计档案的管理质量如何，存在哪些不足和需要改进的地方，就可以通过电算化会计档案信息的利用服务工作来进行检验。通过对电算化会计档案信息的利用服务实践，管理当局可以发现电算化会计档案管理质量中存在的问题，并予以解决。

（四）维护单位正常经济工作秩序的重要数据源。电算化会计档案为打击经济领域的各种不法现象提供了有力证据，可以在很大程度上保护单位财产不受侵犯。通过利用会计软件的多种功能，可以从不同角度、不同层次去考察单位的电算化会计档案数据信息，从而掌握许多重要的数据指标，客观评价单位已实现的各项经济业务是否合法，是否遵守单位财务纪律，有助于打击单位经济领域的违法犯罪行为，揪出隐藏的经济蛀虫，维护单位正常的经济工作秩序。

（五）推动单位管理现代化实现的重要方式。我国各企业单位如果要与国际接轨，紧跟时代潮流，就必须学会对会计电算化系统加以利用，使用现代化方法去管理单位财务工作，不断提高单位的整体效益。加强电算化会计档案的利用服务工作可以有效地完善单位会计电算化系统在利用过程中的不足，推动单位财务工作的现代化。

二、当前电算化会计档案的利用服务过程中存在的问题

作为一种新型的经济档案，在电算化会计档案的利用服务过程中还存在不少问题，具体来说主要包括以下几方面：

（一）制度体系不够健全。一方面，国家在会计档案信息资源尤其是电算化会计档案信息资源利用服务方面的相关制度体系尚不完善，对电算化会计档案信息的开发利用尚缺乏具体的可操作的法律制度依据。另一方面，企事业单位在电算化会计档案的利用与服务方面也缺少切实可行的管理制度。一是向信息需求者提供电算化会计档案信息利用服务的业务制度不完善。二是电算会计档案的归档和保管制度不健全。并且“没有制定相应的电算化会计档案保管人员职责、电算化会计档案管理任务以及电算化会计档案的库房管理要求，从而造成电算化会计档案人为和自然损坏”。三是用户反馈机制不完善。

（二）领导认识存在不足。许多单位虽然建立了会计档案的收集、整理等工作规范，但是这些单位的部分领导没有意识到电算化会计档案利用的重要性，片面地认为电算化会计档案只能够用来应付各种检查，这种片面的认识直接导致了单位管理者对电算会计档案利用事业的不重视。管理者的不重视，容易造成单位在拨付给电算会计档案利用方面的资金等方面不够重视。一旦资金等其他要求投入较少时，在一定程度上将直接导致电算会计档案信息资源利用事业的经费不足，严重地限制电算会计档案的充分利用。

（三）人员素质普遍不高。首先，工作人员业务能力偏低。很多单位会计档案管理人员“对电算化会计档案的组成内容不甚清楚，缺乏对电算化会计档案的管理经验，造成存有会计数据、会计软件的磁盘介质会计档案和其他会计文档资料不能及时归档”，导致单位不能够充分利用电算会计档案来为单位的发展服务。其次，工作人员综合素质不高。比如，很多会计档案管理人员对计算机操作的相关知识比较匮乏。再次，工作人员积极性较低。

（四）安全性能不尽完善。第一，数据内容的安全问题。一是在电算化环境下，不法分子可能利用计算机和网络来窃取、变造、伪造一些至关重要的数据，会计信息的安全性因此受到威胁。二是在拷贝过程中，多数单位很少有系统拷贝收回意识，加之拷贝用的软盘很可能携带计算机病毒，这也是威胁数据安全的一个重要因素。三是在软件升级过程中，很多单位没有把曾经使用过的会计软件系统完整保存，没有注意保持电算化会计文档与对应的会计软件的一致性，从而造成档案数据在某种形式下丢失。第二，数据载体的安全问题。目前一些单位条件受限制，没有按照国家规定的库房管理制度标准建立专门的电算化会计档案存储库房，磁介质只是随意堆放在普通库房里，没有专门保管存储载体，存在极大的安全隐患，使得会计信息存在毁坏的威胁。

三、促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措

当前电算化会计档案的利用服务过程中存在诸多问题，极大限制了会计档案的利用价值发挥，促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措，有利于改善电算化会计档案利用服务工作。

（一） 健全电算化会计档案利用服务的制度体系。第一，国家有关部门应当根据当前电算化会计事业发展的现状，逐步完善涉及电算化会计档案管理的法律法规，建立和完善与电算化会计档案资源利用服务有关的配套制度，增强已有法规制度的实际可操作性，建立起电算化会计档案信息利用服务在法规制度方面的保障。第二，各单位应当逐步建立起有关于电算会计档案利用的业务制度，比如建立严格的电算化会计档案使用权限制度和利用手续等。同时还应当建立起电算化会计档案的归档以及保管制度。比如明确规定电算化会计档案的归档内容、归档时间、归档要求、归档手续等，确认合法的会计档案内容，认真界定会计档案范围，并将归档工作落实到人，保证相关会计档案资料能够及时、完整、合理归档，同时明确规定保管人员的职责和保管任务，并明确磁性介质会计档案的保管要求，要求保管人员对打印输出的会计档案和磁介质档案按照相关规定进行分门别类的专业保管，并进行按期、按程序销毁。

（二）构建电算化会计档案利用服务的评价机制。电算化会计档案利用服务评价体系的构建主要包括三方面的内容。第一，工作人员的自我评价。这是工作人员认识自我、分析自我进而提高自我的促进自身发展的内在机制，档案工作人员应该充分认识到自己服务工作做得好与不好之处，不断发扬优点，改正缺点。第二，档案使用者使用反馈的评价。一是要健全利用服务制度，加强制度的可操作性。二是确保利用服务程序清晰明了，工作人员服务态度良好。三是确保利用服务途径充足，能充分满足需求。四是确保利用服务工作设备先进，成本合理，检索工具多样化、检索路径专业等。第三，有关评价的奖惩规则。应该将职工的自我评价和档案利用者的使用评价分值化，达到一定分值予以奖励，未达到规定最低分值则予以惩罚。

（三）更新电算化会计档案利用服务的思想观念。首先，单位管理者应当转变以往完全依赖于利用手工会计档案的作法，充分理解并推动电算化会计档案的科学化利用服务，积极推动单位相关制度的建立，加强财务人员的业务素质培训，着力解决电算化会计档案为单位利用服务过程中所遇到的问题，如资金问题、硬件软件配套问题、部门间的协调与合作问题等，促进本单位电算化会计档案管理事业的进一步发展。其次，单位各部门职员应充分明确档案用户在信息利用服务过程中的主体地位，档案工作人员应当树立起“服务”的理念，改变以往不正确的工作服务理念，树立起正确的服务价值观和良好的服务精神，以档案使用者为中心，以其需求为导向，围绕解决用户的实际问题来开展工作。

（四）加强电算化会计档案利用服务的人才培训。首先，要加强相关工作人员思想品德素质的培训。教育培训内容应该包括法制教育与职业道德教育，以培养他们依法管理电算化会计档案的观念和遵守国家经济法律的意识，督促相关工作人员忠于职守，爱岗敬业，遵纪守法，严守机密，博学求进，公正服务，依法行使自身的权力和履行相关的义务。其次，要加强相关工作人员的业务技能素质培训。应该要求电算化会计档案工作人员要熟练掌握会计、档案两门专业知识，同时还要对相关工作人员进行计算机基础的培训，促使他们掌握一些基础又实用的现代化技术，增强其在电算化会计系统环境下的适应能力，从而更好地对电算化会计信息以及最终形成的档案资源进行专业化处理，保证电算化会计档案的利用服务工作能够正常开展。最后，要加强工作人员的服务能力培训。这主要包括加强相关工作人员的咨询接待服务能力、业务服务能力、管理服务能力等能力，使其适应单位各部门对会计信息开发、利用的需求。

（五） 完善电算化会计档案的安全保护。首先，从载体的安全来说，为了保证新型载体的安全，单位应该根据国家《磁性载体档案管理与保护规范》的规定，提供温湿度均稳定适宜的专用会计档案存放仓库，存放地点要注意防止灰尘，保持库房和载体的清洁卫生，还应防止外来磁场的作用，防止机械磨损和强烈震动。另外，要注意防光和有害气体。在日常的管理维护中要注意将光盘磁盘等新型载体进行垂直放置，严防重物挤压和变形，还要定期对磁带进行倒带，避免磁带出现发霉现象，如果对盘片进行清洁，要用干净的药棉和高纯度酒精擦洗，不能随意擦拭，避免划伤盘片。其次，从信息内容的安全来说，保存在计算机和网络上的会计档案信息主要通过以下的方式来进行保护。一是建立信息安全规范；二是采用信息加密技术；三是采取信息认证技术；四是防治计算机病毒。

参考文献：

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二是电算化会计档案工作的完成。要做好电算化会计档案管理工作，必须充分利用电算化会计档案的优点，分别做好会计档案的收集、分类、管理与保存等方面的工作。电算化会计档案的收集。财务部门应将财务数据的备份文件保存好，以防计算机因病毒或其他原因造成硬件系统损坏后，能在最短的时间内和最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。同时还应收集计算机财务软件的销售与维护公司的信息，以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。电算化会计档案的分类。业务主管单位的电算化会计档案是由各下级单位层层上报组成，必须要对各单位上报的数据进行分类管理，分别存储入不同的科目，然后进行分类归档。电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性进行适当保存，对采用磁性介质保存的档案，应定期进行检查与复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失。在形成这些档案时应采用“双备份法”进行数据的备份，并且在每份财务数据上要注明形成档案的时间与操作员姓名，同时存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。因此，笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本。

三是电算化会计档案的调阅。随着软件系统的不断升级，所调阅的会计档案会存在以下两种情况：所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可；所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时也只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。不管采用哪种方法的调阅会计档案，都必须严格遵守会计档案管理的规定，不得违反规定，随意调阅会计档案。

四是电算化会计档案的利用价值。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，从而使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范；可利用会计电算化会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用；整理后的电算化会计档案是建立社会诚信系统的最基础资料，其记载的会计数据更具准确性、可靠性和诚实性，从而具有更高的利用价值。

中小企业会计电算化实施问题及途径

何艳玲　李咏新

一、中小企业实施会计电算化的问题

一是中小企业思想观念没有及时转变，会计电算化普及不平衡。随着计算机在各个领域中广泛应用，使其在会计方面的应用也逐步显示出优越性，并广泛应用于会计工作的各个环节。但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异，从而导致了我国会计电算化发展的不平衡，中小企业会计电算化普及有待提高。二是会计电算化安全机制有待加强。我国会计电算化应用、推广、发展迅速，取得了较为显著的成效。但随网络系统更进一步的发展，会计电算化在信息安全方面有较大隐患：在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等；在内部有软件本身的缺陷，计算机内部控制制度的不完善，将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效。三是软件功能单一，数据共享程度不高。我国基层单位使用的财务软件有自己开发和商业购买两类，其中又以商业购买的财务软件为主，但目前财务软件之间的不兼容性导致了一系列的问题的存在，特别在同一行业内部，由于未从行业的整体角度出发，各下属单位使用的财务软件品种多，各种财务软件的数据接口，使用方法不一致，导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便，从而不能真正满足企业管理信息系统对信息传输和处理的要求。四是硬件软件搭配不合理。我国大部分的中小企业都在开展会计电算化工作，但有些单位为盲目追求会计电算化的实施程度，从追求硬件的超前性着手，导致该单位的硬件购置与布局，严重不符合企业规模，未从成本效益原则出发，形成了资金的严重浪费。

二、中小企业实施会计电算化的途径

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关键词：电算化；会计信息系统；管理

随着电子计算机数据处理技术在会计领域的广泛应用，会计工作已经从原有的记账、算账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展；会计电算化的实施，一方面提高企业的运营管理效率，一方面也对企业的内部控制产生了深远的影响。同时，对提高会计信息的质量，推动我国经济的发展起到了十分重要的作用。但是，由于盲目追求最新技术、先进设备，忽视电算化会计信息系统的管理制度的健全完善，造成错误、虚假会计信息的产生，威胁着企事业单位的资产安全，扰乱了社会主义市场经济秩序。因此，仅仅拥有好的会计软件还远远不够，必须还要有健全的内部管理制度，才能充分发挥会计核算的管理效用，保证电算化会计信息系统的正常运行，为企事业单位的决策层领导提供及时、准确、全面、系统的决策依据。

1.硬件方面的管理

计算机及其相关设备等硬件是电算化会计信息系统的物质基础，硬件出现故障，会导致系统中断工作，所以各单位必须严格硬件设备控制管理。

1. 1建立健全机房制度

建立健全机房制度，保持良好的工作秩序，保证计算机及其相关设备的安全。机房内必须严禁烟火，必须安装消防和报警设备；严禁超载用电，以防短路引发火灾；保证电压稳定，避免计算机在工作中突然断电，或由于电压不稳造成电算化会计系统运行停止，从而造成会计数据丢失；保持机房及计算机设备卫生清洁，采取必要的防尘措施，以防设备被磨损或损坏；监测机房内的温度及湿度，避免温度及湿度过高或过低，导致电算化会计信息系统的非正常运行。此外，还应采取一定的安全措施，防止计算机及其相关设备被人为破坏或被盗等，以保证整个会计电算化系统的正常运行，完成会计核算任务。

1. 2建立计算机及其相关设备的定期检查制度

建立硬件设备的保养、维护制度，做好硬件设备的使用、故障、维护的记录及报告，发现问题及时解决；定期组织硬件管理人员及计算机操作人员学习相关的设备维护知识，经常利用设备的自检功能检查计算机及其相关设备的性能及运行状况，以防设备突然发生故障而中断电算化会计系统的运行。各单位不但要建立健全硬件管理制度，还应通过岗位责任制、奖惩制度等，激励和监督该制度的有效实施与执行，以便及时排除不安全的因素，为计算机信息系统的运行创造良好的运行环境。

2.软件方面的管理

会计应用软件是电算化会计信息系统的核心，整个电算化会计信息系统是在会计软件支持和控制下进行会计工作的，软件的安全程度决定了会计信息的风险程度。因此，必须加强会计软件的管理，以确保会计软件能安全、有效、正常地支持电算化会计信息系统的运行。

2. 1慎重选择软件

慎重选择会计软件，保证会计核算工作合法、安全、正常地进行。随着会计电算化的不断发展，选择商品化专业通用软件成为会计电算化发展的趋势。在选择会计应用软件时，应该选择已经通过财政部门测评的会计软件。财政部门对这类软件进行了较全面的功能测试，能够保证会计核算工作的合法性、准确性，以及会计信息的真实性、有效性，并且这类软件的开发公司具备较强大的技术支持，技术培训、软件维护、版本更新等售后服务较健全，保证会计软件具有实用性。

2 .2健全会计系统软件的维护制度，防范会计风险

为保证电算化会计信息系统的安全、高效运行，应建立健全会计软件维护的申请、审批、监督、验收制度。维护申请经单位领导审批后，方可在有关人员的监督下进行软件维护，并要做好维护记录，维护完毕必须经过会计部门测试方可验收，并提交验收报告；维护申请、维护记录、验收报告须存档保管，避免会计软件被非法修改、删除。另外，电算化会计信息系统的操作管理人员在对日常的软件使用过程中发现的问题需要及时解决，或及时联系软件公司的专职维护人员，尽早排除系统故障，保证会计工作的正常进行。

2. 3建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作

为防止无关人员非法进入系统进行非法拷贝、删除、修改、破坏程序，造成会计数据丢失、混乱、泄密，引发会计信息风险，会计电算化系统的操作人员必须要严格保守口令密码，并且要定期更换；操作人员操作完毕必须执行相应命令，完全退出系统，并做好上机记录。

2. 4加强技术和管理控制措施，防止计算机病毒侵入电算化会计信息系统

计算机病毒是我国电算化会计系统所面临的急需解决的一个重要问题，它可以对系统造成破坏和干扰，导致会计信的丢失和被破坏。当前有效的反病毒措施包括技术措施，如安装防病毒卡或防病毒软件，以及一定的管理措施，如制定磁盘拷贝权限制度，防止未经检测的磁盘介入系统。同时，禁止用财务专用的计算机上网或玩游戏，以防止病毒传人系统，威胁系统的安全运行。

3.网络方面的安全管理

由于计算机网络具有联接形式的多样性，终端分布不均匀和网络的开放性、互连性等特征，致使在网络上，计算机病毒不断出现和传播，计算机网络不断受到“黑客”的非法攻击，机密情报资料不断地被截取和窃取，所以网络安全显得尤为重要。在网络环境下，尤其要注意电算化会计信息系统程序维护人员接触程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性，对应用的程序要随时备份存档，以备系统损坏后重建安装之需。信息系统的使用单位须制定严格具体的防病毒措施，包括对所有来历小明的介质在使用前进行病毒检测，定期对系统进行病毒检测，使用网络防火墙防止日益猖獗的网络病毒侵入等。

财务信息在内部网络及外部网络传输中要注意安全性数据安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别、不可否认和完整性等，针对这些方面，可以采用数据加密技术，通过对数据的加解密，认证信息的加解密，数字签字，完整性来达到数据的保密性访问。控制技术的代表是防火墙技术，通过在防火墙规则中设定相应的安全规则，防止黑客非法攻击，防止资料丢失，达到安全管理。认证技术代表是网络用户认证系统技术，它解决了财务信息在网络中传输的安全问题。

4.操作方面的管理

企业在计算机替代手工记账后，应制定严格控制措施，为电算化会计信息系统的正常运行创造良好的环境。

企业应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。企业必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改操作人员的密码，应当严格保密，更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。

5.会计档案方面的管理

电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其它存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档及其它会计资料。传统的会计档案仅指保存在纸介质上的会计账表凭证，随着会计档案存储方式的改变，相应的会计档案管理制度也应随之改变。良好的会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障，是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据信息安全、完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用和为管理服务的保证。

在电算化会计中，根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，再由计算机打印输出在这种情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、复核的管理人员签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章，打印输出的记账凭证视同手工填制的记账凭证。根据《会计人员工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定，计算机替代手工记账后，企业会计账簿、会计报表均由计算机打印输出，并以书面形式保存，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。

存有会计信息的磁性介质及其它介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管井留有副本，要认真定期检查，做好防磁、防火、防潮、防尘工作。一般说来，为方便于利用计算机进行查询及在电算化会计信息系统出现故障时进行恢复，这些介质都视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。会计档案的保管实行权限分离制度，系统操作人员和程序开发人员不能兼任会计档案保管工作，查阅会计档案应办理审批登记手续。

在科技高速发展的今天，利用计算机替代手工记账己成为现实，会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时展的必然，是会计工作的发展方向。在发展过程中，只有认真按照财政部的《会计电算化工作规范》，结合企业实际情况对电算化会计信息系统进行管理，才能真正做好单位内部信息资源的共享，充分发挥网络环境下会计电算化的快捷、方便，更好地为企业经营决策、财务管理服务。

[参考文献]

[1]胡世强内部会计控制规范西南财经大学出版社，2003.