办公自动化范文
时间：2023-04-11 00:26:57
导语：如何才能写好一篇办公自动化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
一. 国内外办公自动化发展的趋势
1. 传统办公模式
传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递；无法实现单位﹑企业内部的协调；难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。
2. 办公自动化
办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automation，缩写为OA，办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。
3. 网络办公模式
网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂﹑低效的手工办公方式，实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。
4. 办公自动化的发展趋势
随着三大核心支柱技术：网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：
（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。
（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：
汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。
（3）多媒体化。包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。
（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。
办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。
二.目前企业办公自动化的现状及问题
1. 目前企业办公自动化的现状
近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、Modem等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼从9层减少成4层；美国第二大会计公司安达信公司，实施网络OA后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。
我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：
（1） 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。
（2） 已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
（3） 已经建立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
（4） 已经建立了自己的intranet网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
我厂的办公自动化系统经过几年的发展，已经属于第四类。
2.企业实现办公自动化面临的问题
我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入﹑问题处理﹑排版编辑﹑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（intranet），企业外部网(extranet)，已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前，在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意：
（1） 效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。
（2） 安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。
3. 企业实现办公自动化的要求
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：
(1) 第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。
(2) 对于第二﹑第三类企业，由于企业intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。
(3) 对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
三. 怎样实现办公自动化
1.实施办公自动化的原则
在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：
（1） 实用性原则
（2） 先进性及成熟性原则
（3） 可靠性原则
（4） 开放性及安全性原则
（5） 标准化原则
（6） 可扩充性原则
（7） 可维护性﹑可管理性原则
（8） 节约性原则
2.实施办公自动化的环境
人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。
现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：
(1) 具备计算机硬件、软件常识
(2) 熟练掌握一种汉字录入方法
(3) 了解计算机上的目录和文件的基本概念
(4) 网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器
(5) 了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念
(6) 其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。
技术设备﹑计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机﹑复印机﹑电话机﹑传真机﹑路由器﹑服务器﹑光盘机等等，这些设备也要维护﹑更新。
各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统﹑网络操作系统﹑文字处理软件﹑专项工作程序软件等等。
此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。
3.实施办公自动化的步骤
第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。
在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。
4. 我厂办公自动化的实施
我厂实施的rj-eflow全网络办公自动化系统基于internet/intranet技术开发，通过统一的信息共享与平台，实现传统OA的公文运转与企业内部管理信息的协调统一，达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代基于知识管理的办公自动化系统。它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为领导及时决策提供支持信息，同时，各职能部门实现信息共享。根据我厂办公及业务的特点将系统分为个人办公﹑部门办公﹑公文管理﹑机关事务以及公共信息等栏目。
四. 对企业办公自动化的几点思考
1. 什么样的企业适合使用办公自动化系统？
绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体体现在：
(1) 信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
(2) 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
(3) 缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
2. 办公自动化并不代表办公“无纸化”
有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事务中不再需要纸张，这种想法是错误的。“无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公﹑公文流转和管理过程电子化﹑信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的时候，纸张仍然是必不可少的，尤其在文件的存档系统不够完善，考虑到突发事件的发生，这时纸质文件的保存是必不可少的。一些重要合同文书﹑技术规范也需要纸质文件。
3. 实现办公自动化需要自上而下的推进
办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作任务完成。加强领导，强化配合，构筑合力。各部门﹑各车间要高度重视办公自动化建设工作，切实纳入重要议事日程，强化组织领导。主要领导要经常听取工作汇报，及时指导工作运行。分管领导要具体抓，要深入实际，及时掌握办公自动化建设情况，及时解决工作中遇到的问题。要加强督促检查，有计划﹑有力度地搞好工作推进。各部门要落实专人，全程抓好本部门的工作。要集中人力﹑物力﹑财力保障本部门网络﹑应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构，积极开展工作，确保全厂办公自动化建设协调发展，整体推进。
4.建立严格的使用权限和层次分明的管理制度
根据工厂对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发﹑查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草﹑传递及允许查阅数据库的权限，应该说NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色﹑权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。
5. 牢固树立信息安全意识
(1) 要牢固树立网络安全意识。要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机﹑设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各司其职，将工作落到实处。
(2) 要做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出﹑及时纠正，务必确保安全。建立安全事件报告制度，各单位一旦发现网络安全事件，必须在第一时间向信息化部门报告。
(3) 要加强网络设备的管理，凡安装﹑维护﹑连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换﹑改变其物理的位置﹑形态﹑性能，严禁改变其连接关系﹑运行状态和系统的设置。
6. 要加强对职能人员的培训
办公系统在初始启动时，大量的资料需要输入，许多表结构需要进行设置。在还没能驾驭电脑的时候，有一些畏难和办公习惯，一些障碍和惰性是可以理解的，信息化部门的工作人员要从用户的角度出发，帮助他们克服困难，推进项目的进展。目前，我厂已经对办公自动化的使用人员进行了多次系统培训，其中包括厂级领导﹑中层领导﹑工厂信息人员﹑信息人员﹑一般使用人员。通过系统的培训使他们能够熟练的操作办公自动化系统，保证了办公自动化系统的良性运行。
7. 勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中
篇2
关键词企业办公；0A自动化；审批流；协同办公
1国内外发展现状
自动化办公的概念由来已久，起初它只是出现在一些特殊领域并由转门的操作人员来完成，而这些操作人员一般都需要进行针对性的训练。例如80年代末90年代初人们对于传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。这种办公自动化只是为了实现个体工作的自动化而设计的。
现代的办公自动化则是通过计算机和网络技术将所有的员工联系起来，实现全员办公自动化。同时，0A系统通过对员工的访问权限的控制又将所有员工区分开来，不同的员工在0A系统中扮演不同角色。最先进的要数Web方式的办公自动化。办公人员只要会上网并且有一台装有IE功能的上网设备，就能加入到办公自动化的流程和使用中。现代企业和工作部门要想提高工作效率、增强竞争实力最终实现整体快速发展，就必须依赖切合自身实际需求的0A系统。随着移动设备的普及和各种社交软件的发展，移动端办公自动化已经不是空谈，0A系统最终将集成所有的这些优势推陈出新。
2明显特点
现代0A系统大致具备以下特点。
2.1知R管理原则
自动化办公和协同办公是一个0A系统最基本的功能，而市场上不同的0A产品的特点就在于它们所依据不同的知识管理原则。一个0A系统想要充分发挥其知识管理的功能就要切实迎合不同企业的实际情况进行设计开发。不同企业或同一企业不同层级的员工之间，对于知识的“积累、共享、交流”是不同的，所以0A系统不能脱离企业的实际情况而空谈知识管理。
2.2强大的数据处理功能
知识管理显得更加人性化，衍生成“计算机语言”就是数据处理。可想而知在一个现代化的企业当中一天要处理的数据量和数据类别是多么的庞大，这些数据通常包括Internet上的数据、各种文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是各种社交软件中的信息。面对如此庞大的数据量，0A系统不仅要实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业管理和决策提供科学依据。还要充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等来实现群体协同工作。例如利用这样的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、信息的传真功能以及以统一消息为基础的一些提醒功能，使得这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。最终协同在地理上分布很广，甚至在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的人员之间的工作进度。
2.3不断创新发展的科学体系
0A系统的发展大概经历了硬件配置阶段、数据处理自动化阶段、C/S架构下的工作流自动化阶段、无障碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化（流程管理）、协同发展型办公自动化（流程管理）、移动0A这几个阶段。0A办公系统兼具企业通信平台、行政办公平台、信息平台、协同工作平台、知识管理平台、激情管理平台、信息集成平台等功能。我们应该时刻关注市场上的办公自动化产品及技术发展的最新进展，用最新的开发平台、技术和观念为企业打造切合自己实际情况的0A产品，以达到最大化工作效率、最充分利用资源的目的。
3存在问题
1）审批流程繁琐：在未使用0A系统前只需几个工作日就能完成的企业事务文件申报，在使用0A系统后，审批申报常常会延至一周、甚至达15天左右之久，大大增加了审批时间，造成信息反馈不及时，影响企业办公计划的推进，致使工作效率大大降低。
2）审批不到位：审批的滞后往往导致工作事项先执行后审批，从而降低工作质量。
3）资源利用率低：现今市场上的0A办公系统比比皆是，看似繁荣的0A自动化办公行业却处于割裂状态，信息各自分裂，在外部不能很好地利用网络资源，在内部不能有效地将各个部门连接起来。而随着大数据时代的到来，各行业、各部门、所有的业务、所有的人员、所有的信息资源之间的纽带越来越紧。谁能够提高办公效率；减轻工作人员的负担；提高信息的可用性谁就能引导0A行业的发展。
4）安全隐患：随着因特网不断深入人们的日常工作和生活中，大量的信息存储和传播都由网络承担。基于原有的网络协议的限制网络安全隐患一直存在，这就导致很多敏感而机密的信息容易泄露。轻者导致硬件或软件的损坏，重者致使信息被窃取、数据被泄露或者篡改，这些都会造成极大的危害。
针对这些问题，需一款全新的0A办公系统来优化提升日常工作效率；减轻工作人员工作负担；节约办公经费。
4创新点
0A系统的设计目标首先要立足于一个强扩展性的、功能强大的、技术先进的电子化办公系统。良好的扩展性就需要能将如ERP、财务系统、CRM等其他信息系统通过信息传递手段联系起来整合区层数据孤岛。事务是企业中十分常见的形式而事务的信息其实是由时间、人员、协同、会议、计划、文档这几部分组成。办公自动化软件要为用户直接组织出以项目为中心的、各种信息围绕的表现形式，并不改变原来的信息分类的概念，推出关联项目的功能。
聚焦0A应用共性，专注于解决办公管理中的沟通、协同、跟踪及个人事物处理，系统简约高效。以事件和流程为基础，以“人”为节点的共享信息处理机制和图视化流程管理，符合传统办公思维习惯，发起跟踪、接收处理、归档查询三步协同工作。以邮件、协同为基础，以信息为数据，将内部数据和外部数据进行无缝隙链接，完成全面的内外数据流通。提供基于网络的协同工作平台和个人工具，提高组织沟通能力和工作效率。规范管理行为，流程、模板化管理非结构化信息。通过文档管理扩大信息共享能力，沉淀管理知识。增强对事物、事件的过程控制管理，提高团队执行能力，提高团队计划和时间管理能力。
系统功能模板的划分，要遵循松耦合、易扩展的原则，将每一个功能模块高度封装，模块与模块之间完全通过接口实现信息传递。通过现有模块接口可以轻松挂接新的功能模块，且可以达到“即插即用”的效果，即实现系统的易扩展性。
篇3
【关键词】办公自动化；设备；复印机；打印机；扫描仪；维护措施；分析
前言
科学技术的不断更新使得办公自动化设备越来越多，逐步改变了办公人员的工作方式，使得其工作效率更高，工作质量得到了较大的提升，且大幅度的降低了办公人员的工作强度。该转变也使得办公人员从耗费大量时间的琐碎事务中解脱出来，更好的开展管理工作及决策事务，办公室的运转更加灵活，质量更高，且管理成果也会更加显著。上述转变也是办公自动化设备功能机作用的集中表现。由于该类设备一般是高科技的硬件构成的，需要进行合理的维护与保养，才能保障其长期的正常使用，减少办公的设备成本消耗，因此对该方面进行深入的研究是十分有必要的。
1.办公自动化的主要设备
1.1复印机 复印机在现代办公室中的使用非常广泛，其主要功能是复印各种类型的文件、书刊等，还能够进行其他特殊工作，包括大幅面工程图纸的复印、显微胶片的放大复印等。新型的数码使得复印机的功能更加全面，且一般的复印机是独立操作的脱机型设备，数码复印机则是发展为联机型办公设备，其能够与其他的设备进行联机，使之功能更加全面，拓展了使用范围，且使用更加方便[1]。
1.2打印机 打印机一般与计算机配套使用，其属于计算机的主要输出设备，主要是将计算机处理结果打印于相应的介质上。其也是现代办公室较为普通的设备之一。科学技术的发展，使得该项设备也有了较大的进步，网络打印机即是集中体现。
1.3传真机 传真机属于传递信息普通工具之一，其主要功能为复印、发信、收信等，其特点在于信息传递极为方便、快捷，准确性高，且通讯费用较低，是现代办公自动化的必备通讯工具。
2.各项设备的维护措施
2.1复印机的维护 复印机使用环境中的灰尘、本身的漏粉等，会直接影响到其光路、电机等复印机的关键部分，需要对其进行正确的保养与维护，具体措施如下：①定期对充电部件进行清洁，保障其能够正常运行；②原稿台玻璃也需要及时进行彻底的清理，清除杂物、灰尘等，使得其复印效果更好；③机内会附着较多灰尘等，也需要对其进行相应的清理工作。一般复印机极易出现卡纸的问题，如果出现的次数较少，属于正常现象；如果出现的频率较高，则需要进行深入的检查，找出卡纸的原因，并及时修理。由于复印机的内部结构较为复杂，涉及到许多零部件，且具有一定的危险，因此修理时禁止擅自拆卸设备，而需要请厂家技术人员或者专业人员进行修理。复印机在运行的过程中，设备的内部会产生高压，因此应保障其机门及后盖处于关闭状态，避免产生安全隐患，另外其在运转时，还会形成大量的臭氧，对人体的呼吸道及咽喉有一定的刺激，因此需要工作环境保持通风透气[2]。
2.2打印机的维护措施 根据打印机的打印方式不同，可以将其分为各个不同的类型，包括喷墨打印机、针式打印机、激光打印机等，其维护方式也有较大的区别，具体措施如下：①喷墨打印机 由于喷墨打印机的墨水消耗量较大，成本较高，适用于一般打印量较小的家庭使用。其最为重要的部件是喷头，墨水需要以每秒近万次的频率，由喷嘴中喷至打印介质上，因此喷头出现堵塞也是十分频繁的。首先应保持喷墨打印机的工作环境良好，灰尘较少，且应经常使用。墨水的质量也会影响到打印机的使用，打印机使用的墨水应不会损伤喷头，不会在喷头位置结块，防水性能良好，不会在纸张表面产生扩散及渗透现象，且属于无毒、环保且不影响纸张的再利用，最好是使用给厂家指定型号的墨水。如果已经出现了喷头堵塞问题，应使用打印机的清洁功能处理，而避免擅自使用纸巾、棉签等进行清洁。②针式打印机 影响针式打印机正常使用的关键因素在于打印针的质量。其一般是可以更换打印针，出现问题后可以直接更换，配件价格较低，且色带更换也是十分方便；③激光打印机 激光打印机是现代较为新型的办公自动化设备，其主要的故障表现为卡纸，可以先将机盖打开，将卡住的纸张根据进纸的方向缓缓取出。如果卡纸较为频繁，则需要认真检查各个部件，包括进纸通道、取纸辊磨损程度、弹簧的松紧、盛纸盘安装情况及纸张的质量等。如果出现打印字迹较淡，或者出现竖立白条纹或单侧变黑等现场，一般是由于墨粉盒墨粉少或者失效造成的，需要先将墨粉盒取下，在晃动墨粉盒，使粉末的分布更加均匀，如果无法彻底解决上述问题，在而需要直接更换墨盒。如果打印效果不佳，出现脏迹的现场，一般是轧辊存在脏污或者受到损坏，需要进行检查，并及时进行清洗[3]。激光打印机的构成较为复杂，结构十分精密，出现较为复杂的问题后，应请专业的人员进行修理，禁止擅自拆装设备。
2.3传真机的维护 传真机的质量越来越高，一般不会出现故障，但是在使用过程中也需要注意许多问题，如保持环境良好，避免使其在高温、强磁、强腐蚀性气体的条件下使用，避免影响打印效果，传真机温度的变化，会造成其内部元件加速老化，减少其使用寿命，因此在使用的过程中应避免频繁开机关机。在天气恶劣时尽量避免使用传真机，如雷雨天气等，需要关掉电源或者直接拔掉插头，避免雷电等对传真机的电路及细小元件造成影响。由于传真机的原装电源线有接地线，因此一般不宜更换电源线。另外，记录纸应保持在阴凉，且紫外线较弱的环境中保存，避免其退色后影响打印效果[4]。
篇4
关键词：办公；建设；问题
1 办公自动化大体分为三个阶段
第一阶段以个人电脑和办公套件为主要特征,应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力,实现数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃,实现个体工作的自动化。第一阶段的特点是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS),它基于传统的关系型数据库,以结构化数据为主要处理和存储对象,只限于某单位内部数据的计算和统计。从信息的发展来看,基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足:
(1) PC的负担过重,且价格偏高；
(2)由于缺乏公共的基础通信平台,不仅通用性差、可再用性低,而且没有通信和协同工作的能力,不能建立统一的集成办公平台;
(3)系统自适应能力差,只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息;
(4)信息管理只限于单位内部,没有或缺少外部信息来源。
第二阶段办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任,建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制,建立协同工作的环境,为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到办公机构内,所有员工都可以通过办公自动化系统,根据自己的权限,了解自己需要完成的工作,包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息,也就是说,通过办公自动化系统,员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。它具有以下特点。
①以网络为中心,以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象：
②有利于在行业内部建立通信基础平台,不仅提高了办公的效率,减少了扯皮和内耗,还增强了系统的安全性。
第二阶段办公自动化比第一阶段前进一大步,但缺少的是对知识的管理,这与知识经济的发展不相适应。
第三阶段办公自动化是以知识管理为核心,它建立在行业Intranet平台之上,帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理,使每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。它具有如下特点:
①把知识管理融入业务流程重组,将知识创造与同行业的业务流程相结合,不仅可以节省大量开支,更重要的是能够产生巨大的价值,通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理,实现知识共享和再利用,从而提高业务水平和效率。
②建立学习型机制所谓学习型机制是指通过不断的学习来提高全员素质。这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班,而是强调全员学习、全程学习和团队学习。
第三阶段办公自动化体系底层是行业的基本信息支撑环境,它包括MIS系统的信息化支撑,以及对外部Internet的信息获取。通过设计和实现优秀的Internet信息获取工具,有效地利用外部的有用信息为行业内部的管理过程服务。存在于底层行业信息支撑环境中的信息资源是烦杂而海量的,需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下,发掘其中有价值的模式与知识,使信息的价值得以充分的实现。
从计算机应用到现在,可以说各个单位基本上完成了第一阶段办公自动化建设,但从第一阶段向第二阶段过渡,是个复杂的系统工程,它需要有专门的机构承担起此系统工程的策划、组织和实施,在建设过程中坚持统一领导、统一规划、统一标准、同步实施、重在实用的原则,并注意抓好办公自动化建设中的三个要点:首先是阶段性,即要有阶段性的目标、阶段性的内容、阶段性的成果。不同阶段的内容可以根据长远的计划,在各个不同的阶段里分别实现。其次是时效性,即必须按期完成阶段性目标。
2 可以从下面几个方面来实现办公自动化的过渡
（1）对办公自动化进行定位
对第二阶段的办公自动化体系应理解为是综合的服务，不能单一理解为只是高科技而只看中技术。所以应该首先知道其工作目标是什么，指导思想又是什么。办公自动化主要目的以及需要处理的问题和制约因素是什么，还有对对网络的要求标准以及应该具备什么要求，这些都是过渡当中所需要处理的问题。
（2）对信息资源进行合理规划
第二阶段所要强调的是处理流程与科学的工作方法，重点要放在协同的工作环境。先前的开发的策略行不通，主要是它是把结构数据库作为操作的对象。需要把握知道思想是以信息工程为基础，把数据作为设计和规划的重点，强调资源信息编码统一性以及标准性，还有处理方法以及数据方法的科学性。因此网络的工程规划以及资源的信息规划同等重要，有其在建设的过程当中。
（3）重视管理与技术的基础
第二阶段不仅要有雄厚的管理还需要有强力的技术支持。管理人员需要有管理的意识，还要有需求的欲望；制度需要完善，机构的管理需要合理与稳定，数据要科学以及完整。加入管理非常迷茫，那么就没法谈现代化的管理。影响办公自动化的开发与顺利进行，也无法正常进行。
（4）要对硬件以及软件的次序以及比例进行合理的调整
一般是先有硬件资源，然后才进行软件的开发，这是办公自动化建立中所经历的一般程序。由于软件开发设计因素众多，对一个事物的应用过程是需要时间的，还需要对其进行不断的研究与时间才能达到相关的标准。而且硬件的设备其使用周期一般只有4年到6年的周期，硬件建设相对简单，软件的开发在正常运行前需要1年到3年的时间。许多单位在确定设备标准时片面追求先进性,将10~20年以后可能的需求都考虑到了,而这种盲目追求先进的结果是导致系统建设经费开支过大,浪费过大,在硬件系统还没有真正发挥作用的时候就已经需要更新换代了。目前,国际上通常的做法是软硬件投入比例各占50%,而在中国,管理信息系统的软件费用一般都在10%~25%左右,比例明显偏低。从软、硬件经费投入的顺序来看,最好的方法是保持同步,如果能先做软件的设计与开发就更理想。
参考文献：
[1] 熊仕勇,周敏.办公自动化网的安全讨论[J]重庆师范学院学报, 2008.
篇5
关键词：办公自动化；实际工作；应用
【中图分类号】TP317.1
计算机技术是信息社会最主要的技术基础之一，随着计算机及网络技术的飞速发展，当今社会正快速向信息化社会前进。名级政府、企事业单位以高质量、高效率的办公自动化信息系统加快信息化建设的步伐，从而提高自身的效率、竞争力以及综合实力。会使用计算机已成为当代社会从业人员的必备条件，是现代生活不可缺少的重要手段，是解决工作中实际问题的有力保证。
一、从计算机产生看办公自动化的概念与发展
1946年第一台计算机ENIAC的问世迎来了一次信息化革命的热潮，计算机的应用领域已渗透到社会各行各业及家庭日常生活的方方面面，改变着现代人类社会的生产、生活及运作方式。
办公自动化这一术语首先由美国通用汽车公司D・S・M哈特于1936年提出。然而，正真意义上的办公自动化是近年随着计算科学发展而提出来的新概念，没有统一的定义。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备，从事办公业务，都属于办公自动化的领域。行政机关称其为电子政务，企事业单位以前叫无纸化办公，后来称为办公自动化，即OA（office Automation）。
办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管理。随着企业的介入，在企业管理和经营活动中逐渐得到推广及应用。然而，办公自动化系统要适应不断变化的办公需求，还有广阔的发展空间。
二、当前办公自动化的应用现状
目前办公自动化的应用远没有达到普及与深入的程度，大多数企事业单位仍以简单的计算机文字处理、数据处理、打印等基本应用为主。缺乏一套真正符合企业实际情况的办公软件，缺乏一个高效传递与共享信息的计算机网络，缺乏一批复合型的高素质专业人才。
1、认识不足
现实中许多企事业单位重视硬件建设，轻视软件开发。再则复杂的管理体制和急于求成的运作理念，致使许多单位或个人把办公自动化定义为一般的文档处理和日常印务工作等。
2、资金短缺
考虑办公自动化系统的建设工作，企业在购置硬件设备的同时，承担软件提供商收取的升级、维护和二次开发等费用，这对一个中小型企业来说，其信息化建设路程是曲折而漫长的。
3、人才匮乏
我国目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才。大多数企事业单位重视掌握单一学科知识的技术人员培养，甚至有些中小企业由于员工自身素质问题，常常不适应或排斥新型系统，造成办公自动化应用受阻、效率不高。
4、思想保守
信息化软件建设需要相关责任者不断学习新知识、新技能，并将各学科新知识有机地集成在一起。然而，多数企业和个人都有认定自己永远正确的做事习惯，不能根据用户提出的许多新需求和意见，勇于"否定"自己的劳动成果，往往思想保守，不能及时改进，当然也不能接近成功。
5、应用退缩
有时因为提供商的服务跟不上，系统本身滞缓，不断升级维护、二次开发以及后续附加费用等问题，不但使使用者没有感到其中的优势反而更加繁琐，故而不能坚持使用，存在中途弃用的现象。
三、办公自动化在实际工作中的作用及必要性
办公自动化作为群体技术开发的软件产品，结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出来，使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步，对我们的实际工作起着关键性作用。
首先，软件技术的发展使人一机之间的关系更为亲近，计算机更易于操作和使用，这为办公自动化的应用打下了基础；
其次，日常工作中的文字、表格、图形、图像、语音、电子邮件及决策等综合性高速有效地实时处理需求，为办公自动化的应用提供了前提；
再次，企事业单位尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量以求得良好的社会和经济效益，这为办公自动化的应用指明了目标。
四、提高办公自动化在实际工作中的应用效率
办公自动化作为一项综合性技术在信息化时代影响着人们的生活与工作方式，具有潜在的优势和功效。那么，如何发挥其优势指导我们的工作，解决在实际工作中应用存在的问题，提高应用效率。
1、改善办公自动化应用的软硬件条件
就硬件环境而言，最基本的应该具备图文数据处理和传递设备。就软件环境而言应该从基本软件层，办公室环境软件层和应用软件层三个层次上下功夫。日常工作中，首先应了解办公自动化应用所需的软硬件环境，再根据自己的工作实际尽可能的改善软硬件环境，合理有效的应用办公自动化解决工作中的实际问题。
2、提高应用人员的综合素质
从思想上认识到办公自动化应用在当今各项工作中的重要性和必要性，并能在自己的工作中不断学习坚持使用，提高应用人员的思想素质。信息时代针对综合性技术应该具备广阔的知识层面，具备不断吸吮新知识的思想，以满足工作需求，提高应用人员的知识素质。从计算机操作能力、常用软件的应用能力、网络应用能力、写作能力、办公事务处理能力等提高应用人员的能力素质。这也是一个复合型人才应该具备的基本条件、也只有复合型人才才是办公自动化应用实现高效的有力保证。
3、熟悉本职工作并与办公自动化有机结合
系统的了解办公自动化，归根结底要落到自己的工作实际中，应该清楚的知道自己的工作职责，了解哪些可撇开传统的办公方式，哪些要传统方式与人机方式相结合。起码不能回避、不能放弃办公自动化的应用。根据自己的工作实际，掌握自己工作所涉及的办公软件和硬件的具体使用，努力将本职工作与办公自动化有机结合，以提高工作效率。
总之，办公自动化自问世以来，迅速发展，现已应用到各行各业各个领域，直接影响着我们的工作方式，关系到我们的工作效率。所以，分析办公自动化目前应用存在的问题和它在实际工作中应用的必要性，探究解决措施。精诚所至、金石为开，相信办公自动化在实际工作中的应用效率会越来越高。
参考文献
[1]《办公自动化在政府工作中的应用》.何光存，超导网
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在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
实施原则：
实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则
实施步骤
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请 、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
第一部分 内部办公自动化系统的建设
功能需求：
一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
二、处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
三、包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
四、支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
五、应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他业务应用系统和Internet
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关键词：办公 自动化 系统 医院 信息化
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）03-0128-01
1 办公自动化系统
办公自动化系统（Office Automation System）即通过现代化技术，利用网络知识，实现公文、文件等电子化操作，可以提高企业员工的办事效率。
当前办公自动化系统的实现需要计算机系统以及网络技术，目前采用的两种结构为：B/S（Browse/Server）结构以及C/S（Client/Server）结构。这两种结构各有优劣，医院可以根据不同特点采用不同的结构，促进自身信息化健康发展。
1.1 B/S结构
（1）优势：相对于C/S结构来讲，最大优势在于维护方便，操作简便，利用浏览器就可以使用。（2）劣势：B/S对外网依赖性非常强，外界网络出现故障会直接导致企业内部网络瘫痪。
1.2 C/S结构
这种结构是软件系统体系结构的一种，基于企业内部网络的一种应用系统。这种结构的特点：（1）优势：相对于B/S来讲，最大的好处在于结构的顺利运行不依赖于企业外部的Internet网络，在企业内部就可以自主实现，即无论企业能否上网，都可以应用这种结构，这也可以确保企业的安全，防止外界网络的侵袭。并且这种结构处理速度非常快，很适合工作量大的场合。（2）劣势：需要安装特定软件，只适用于局域网络，即只能在企业内部使用，企业和企业之间无法进行沟通。
2 办公自动化系统在医院信息化建设中的重要性
（1）有利于医院各部门沟通以及信息共享：利用办公自动化系统，员工可以实现信息共享，及时查看最新消息，互发文件，通过邮件进行沟通。促进各个部门之间的沟通，共同合作，提升部门的整体质量。（2）有利于加强医院办公的规范性：自动化系统最有利的地方在于对文件、文档的管理工作，可以实现文件的电子化操作，便于整理。除此之外，可以及时的传送给内部员工，让员工及时掌握最新咨询以及医药最新规定，规章制度落实更加到位。因此，自动化系统利于办公的规范性。（3）提高员工的办事效率：文件以及文档操作是一件非常繁琐的事情，并且在操作的过程中，稍有不慎，容易出现失误，导致文件信息错误的发生。利用自动化系统，实现文件电子化之后，员工可以在电脑中实现文件操作，提高办事效率，促进医院信息化的建设发展。
3 OA系统在医院信息化建设中的具体应用
（1）会议管理：利用OA系统可以非常方便的实现会议事务管理内容，比如说会议的通知，会议消息的以及会议人员管理。医院内部工作人员可以通过OA系统查看即将进行的会议事务，查看会议安排具体详情信息。（2）办公业务：医院内部分属不同部门，办公业务平台可以建立不同部门子系统，这样，各个部门可以独立操作自己子系统，提高工作效率。比如说急救部门安排急救手术安排，药房管理部门对药物进行合理放置，住院部门对病房、病人建立信息表，便于管理，这样可以确保各部门良好有序的工作。（3）通讯平台：为了方便医院内部员工的沟通，考虑到防止互联网病毒侵袭，可以利用OA系统建立邮件平台。这样医院的内部人员可以实现实时通信，传送文件信息，极大的提高工作效率，加强内部员工的交流与合作。（4）公文：传统公文是在医院公告栏处贴纸质文件，员工有时没时间观看公告栏，公文无法及时传达。为了解决以前公文的弊端，可以利用OA系统建立公文平台，及时的将医院公文出去。同时各个部门利用OA系统也可以部门信息，供全院阅览。通过OA系统，可以及时的将公文信息出去，员工也可以及时的了解信息，执行相应措施。（5）文件管理：在医院办公室工作，接触最多是事情就是文件。因此，解决好文件管理问题，将会大大的提高办事效率。利用OA系统，可以做好文件管理工作，实现文件的接收和发送的电子化处理，对文件的批办、审核以及签发都可以实现电子化。对于医院特殊行业，病例文件的管理也将会得到很好的改善，实现电子化，利于医院信息化建设。（6）其他平台：1）日程安排：为员工日程安排提供向导，员工可以建立日程表，做好日程安排提醒等等。2）通讯录：建立通讯录平台，这样内部员工可以查询医院内部所有员工的联系方式，同时员工可以建立自己的通讯录，添加通讯录信息。3）工作信息：可以通过OA系统查询员工自己工作信息情况，比如薪酬发放，绩效考核结果，工作安排等等，这样医院员工工作效率会大幅度提升。
4 办公自动化系统进一步发展建议
（1）树立典型，加大推进力度：为了更好的改善医院治疗水平，提高办事效率，需要国家管理部门树立良好的典型，然后推进办公自动化力度。争取做到所有医院都能实现办公自动化，加快医院信息化建设。（2）加快人员技术培训：医院管理部门需要做好人员技术培训工作，让更多的员工认识到办公自动化带来的好处，对医院信息化建设的促进作用。只有这样，才能让医院的治疗、办公效率提升，更好的为人们服务。
5 结语
在医院中，推进办公自动化系统建设，有利于自动化实现文件的传输、信息的及时，各个部门可以互相沟通，加快信息交换，提高办事效率，这样可以使文件管理、会议管理都变得更加制度化、规范化。同时，内部员工可以利用自动化系统部署自己的任务，建立日程表，提高办事效率，减少失误的发生。因此，办公自动化系统的应用可以大力促进医院信息化的建设。
参考文献
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关键词：办公自动化；保密问题；网络安全
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2016）02-0101-02
企业办公自动化技术的多样化、成熟化，让企业的办公效率不断提升，各项行政事务的处理也变得更加便捷，但是对于因办公自动化而产生的企业信息安全和保密等问题，却并没有引起企业行政管理者的足够重视。尤其是在知识经济时代，很多企业的生产、经营与管理活动都面临着国内外两个市场的竞争压力，企业的很多关键信息一旦泄密，会让企业在市场竞争中处于十分不利的局面，轻则造成一定数量的经济损失，重则削弱企业的核心竞争力。因此，关于企业办公自动化中的保密问题，必须从意识、制度、技术、管理等多个角度进行完善，确保企业办公自动化的安全性。
一、企业办公自动化中的保密问题及其成因
针对企业办公自动化中的保密问题，虽然很多企业都会依托于互联网技术进行网络办公系统的安全防护，但这并不能从根本上消除计算机网络系统的安全隐患，这是因为办公自动化的保密问题，会受到设备、观念、技术、人才、管理制度等多方面因素的影响。
（一）计算机与存储设备管理不到位
在企业的办公自动化系统中，除了常用的计算机本机硬盘存储外，还会经常用到U盘、移动硬盘等存储介质和备份载体。但是，如果对这些存储设备管理不善，则很容易造成企业关键信息的外泄。例如U盘，不仅体积小、携带方便，而且具有信息存储量大等特点，是企业员工最常用的文件备份载体和存储载体，但是由于在企业内部存在大量U盘办公内网外网混用以及公私混用的情况，这就为办公自动化系统中的信息保密工作埋下了隐患。此外，有很多企业没有根据保密需要配备专用的用计算机及附属设备，企业的工作人员通常需要将计算机联网后才能进行信息资料的编辑、打印和传输等工作，这也就大大增加了企业保密信息外泄的可能性。
（二）企业保密意识不强，缺乏保密专业知识
对于企业的有些员工，由于受制于学历水平、专业知识以及企业培训投入等方面的影响，对企业信息的收集、传递、使用、存储和管理等环节并没有树立应有的保密意识，存在很多侥幸心理和使用不规范的情况，在企业内部对保密信息的控制与管理力度不够，很难保证办公自动化系统上信息的安全性。此外，有些员工对企业自动化保密工作的认识不够充分，如认为只要安装了杀毒软件和防火墙，或者使用了文件加密技术，企业的信息传递和存储就万无一失了，这显然都是不合理的，会给企业重要信息的泄密埋下安全隐患。
（三）办公自动化系统的网络架构存在安全隐患
通过调查发现，很多企业在构建办公自动化系统的网络架构时，并没有将关键部门的办公网络同互联网进行隔离，很多办公用的计算机既需要进行网上办公，有需要同互联网相连接，即便是采取了一定的网络防护措施和加密技术，但是仍然无法完全规避网络病毒、黑客等非法攻击，从而增加了企业办公自动化系统的安全隐患。
（四）办公自动化系统的软件技术相对落后
企业办公自动化系统的软件技术落后也是造成企业关键信息泄密的一个重要原因。一方面，有的企业办公自动化系统选用的操作系统和数据库管理系统没有同企业的工作性质相适应，安全控制能力相对薄弱，具体表现在：没有对企业信息的安全密集和使用人员的权限进行分级；企业数据库的访问没有设置高级别的密令；程序编译没有进行严格保密，他人可以避开程序轻松进入数据库等。另一方面，企业没有及时对杀毒软件、办公软件进行更新，没有及时对系统漏洞进行修补，从而为外界入侵提供了可能，对企业的关键信息造成了威胁。
（五）企业办公自动化的制度缺陷
企业办公自动化中保密问题的解决，不仅需要管理者拥有相应的保密意识，还需要建立完善的管理制度。这是因为在办公自动化环境下，企业关键信息的处理和文件的存储方式等都已经发生了很大的改变，传统以纸质文件为主的管理模式已经严重滞后，尤其是电子文档的大量出现，通常以电讯和磁介质为载体，从信息的搜集，到文件的建立、传递和存储，各个环节都对保密工作提出了新的挑战和要求，企业唯有建立起健全、完善的保密管理制度，才能有效约束各类人员的行为，增强信息传递和文件管理的规范性。例如，企业废弃的打印纸和用过的磁盘上，都有可能留有企业的秘密信息，如果随意丢弃都有可能被他人所利用，造成企业关键信息的泄密，这些行为都需要企业从制度的建设和完善上进行规避。
二、企业办公自动化中保密问题的加强策略
（一）加强保密教育，提高企业员工的综合素质
在办公自动化环境下，企业关键信息的泄漏，大多都与“人”有关，要么企业管理者的安全保密意识薄弱，要么工作人员保密措施不到为，所以要想解决办公自动化条件下的保密安全问题，必须首先从思想上提高企业全体职工的安全保密意识和素质。对此，企业要定期不定期的开展与安全保密相关的培训活动，通过系统的宣传教育、培训、专题讲座等活动，让企业全体员工都能够充分认识到企业保密工作的重要性，增强每个人在保密工作中的责任意识和主动意识，熟练掌握多样化的保密技术和管理措施，促进员工队伍在整体上综合素质的提升，从而更好的适应企业安全管理工作的现实需要。此外，在安全保密教育的基础上，企业要重视计算机管理和操作人员的选拔与培训工作，一定要选择那些德才兼备、责任意识和专业素质过硬的人员，积极开展相关的保密安全教育，让他们能够充分认识到办公自动化条件下安全保密工作的各项挑战和具体要求，增强办公自动化条件下安全保密工作的规范性、科学性。
（二）防范病毒的侵入和黑客的攻击
在办公自动化条件下，由于很多计算机都是在联网状态下运行的，所以容易遭到网络病毒的侵入以及网络黑客对企业信息的窃取、篡改和破坏等，这就需要企业在日常工作中要对网络病毒的防治工作。计算机病毒和网络黑客的防治应依赖于有效的应用软件和完善的操作系统安全机制。在网络环境下，病毒的传播速度较快，若单纯地依靠单一防杀病毒产品是难以达到清除病毒的最佳效果，所以应选用能够在广域网和局域网均适用的防杀病毒产品。防范病毒的具体方法包括：使用正版杀毒软件，启动相应的网络监控功能，要对计算机上的杀毒软件定期进行更新，及时更新病毒信息库；对于移动存储介质的使用，一定要在进行严格杀毒后才能连接电脑使用；对于来路不明的电子邮件，要在查明来历后进行查收；对于企业关键性的数据和电子文件，要定期进行备份，并进行重点监控，防治被他人窃取或篡改。
（三）完善企业的安全保密管理制度
为了有效堵塞可能导致企业关键信息泄密的各种漏洞，企业需要建立健全、完善的保密管理制度。一方面，企业要建立严格的机房管理制度，禁止无关人员随便进出机房。另一方面，要对企业数据和电子文件等关键信息的使用规定使用权限，具体可以根据计算机中心数据的重要性划分保密级别，然后分别采取相应的安全管理措施，企业的关键信息不能在公开联网的计算机上进行处理，对于使用者也要进行具体界定，合理划分相应的职责和权利。再者，在开发企业的办公自动化管理系统时，系统分析员、程序员、操作员应职责分离，降低日后程序破解和信息外泄的可能性。此外，对于秘密信息存储媒体的使用也要制定严格的管理制度，有效规范各类文件的复制、打印、借阅、存储和销毁等工作，保密文件和普通文件一定要进行分类管理。
（四）设置访问控制权限
实践证明，设置访问控制是办公自动化环境下保障网络安全的重要举措，主要包括操作权限控制和人员访问控制两方面的内容。一方面，要对计算机网络维护人员、管理人员和用户人员进行访问控制，企业的网络管理人员可以通过建立用户账户、提供访问口令等方式设置方位控制，当无关人员多次输入错误口令时，办公自动化系统应当及时发出警告信息。另一方面，在用户与用户之间，也应当设置不同的访问权限、修改权限、使用权限等，通过对访问控制权限的有效划分，可以对企业保密责任和权限进行明确划分，做到权责统一。
（五）加大安全保密技术的应用
随着网络技术的发展，企业办公自动化保密技术的发展也是日新月异，这无疑给企业提供了更多的选择，企业可以根据自身的保密需要进行灵活选择。首先，企业要尽量选择低辐射计算机，防止电磁干扰和电磁泄漏，同时要对新购入的计算机进行专业检查，防止有人提前做手脚。其次，企业要尽可能选择高级别的数据库管理系统、操作系统、杀毒软件和防火墙技术等要根据保密需要建立相应的报警、锁机、引爆程序、清除数据等防范措施。再次，对于企业关键部门的办公自动化系统，可以设计独立运行的安全监测程序，检测用户的活动，记录秘密文件的使用者、使用日期、使用方式、使用结果等。
三、结语
总之，在企业的办公自动化系统中，导致企业信息外泄的原因是多方面的，所以加强计算机保密的技术措施也是多种多样的，企业一方面要从上到下树立起应有的办公自动化安全保密意识，完善企业的办公自动化网络系统和保密管理制度，另一方面要积极引进和学习新的计算机保密技术，提高企业办公自动化系统的安全防护级别，这样才能对企业的核心信息进行有效的保护，保证企业办公自动化系统的安全性和高效性。
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随着办公自动化的不断普及，医院档案管理也向信息化、现代化方向转变。如何在办公自动化环境下进行医院档案管理，是每一个医院所需要思考的问题。本文以办公自动化环境下医院档案管理的重要性为切入点，针对医院档案管理工作中存在的问题进行分析，从而为办公自动化环境下进行医院档案管理提出可行的建议。
［关键词］
办公自动化；档案管理；安全规范；职业素养；改善措施
目前医院档案管理工作中还存在很多问题，如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看，现在的办公自动化还未完善，存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革，改变原有的档案管理手段，以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。
1目前医院档案管理存在的问题
目前医院档案管理工作并不完善，从管理人员来看，大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中，仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中，纸质性的档案占有极大的比例，而且量比较大，需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。同时，医院在档案管理意识上的薄弱，领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度，正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识，往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求，阻碍了医院档案管理的发展与进步，不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。
2办公自动化环境下进行档案管理的重要性
办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助，帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时展，办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措，该种手段促进了医院档案管理工作的发展，改变了传统的管理模式，节省了大量的人力、物力和财力，使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时，也减少了出错的概率，提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用，为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。
3办公自动化环境下进行档案管理的建议
3.1完善医院档案管理的人员配备医院在进行档案管理时，往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求，医院要完善档案管理工作的人员配备，提高医院档案管理人员的管理水平，提升管理人员的职业素养与人文素养，促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域，要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员，并对现有的档案管理人员进行专业培训，使管理人员能够具备相应的技术知识，熟练的掌握相应的技巧，便于在办公自动化环境下对相关档案更好地进行管理。
3.2规范档案管理流程，提高档案管理的安全性在适应并实现办公自动化的同时，要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中，要制定相应的档案管理规范及条例，规范整个档案的管理流程，运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率，保证档案管理的实用性与科学性，但是也有潜在的安全风险，所以我们要格外注重档案管理流程的规范性，注重档案管理的安全性，在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄，实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。
3.3树立相应的档案管理意识医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理，会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生，所以，当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时，医院也要对此进行大力宣传，将档案管理意识植根于每个人的思想中，因为只有树立了相应的档案管理意识，才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。
4结语
在现存的医院档案管理过程中，确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题，对于档案管理工作来说，改变固有的医院档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段，促进医院档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变，使整个医院重视起相应的办公自动化档案管理观念，完善管理人员配备。通过对医院档案管理工作进行整改，促进医院档案管理的进一步发展。
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［4］周洪.工作流技术在办公自动化系统中的应用［J］.电子技术与软件工程,2015(17).
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关键词：办公自动化；计算机技术；应用
社会主义经济发展的稳定发展，为促进计算机技术的进一步发展提供了动力支持。网络信息管理不仅拓展了办公技术的信息应用结构，而且可以提高办公效率，节约办公时间，保障办公质量。对计算机在办公自动化中的探究，将推进我国社会整体办公效率的提高。
一、计算机技术的发展与创新
在20世纪至今的不断变革发展中，计算机技术已经逐步形成了相对完善的技术发展体系[1]。计算机技术一方面建立独立的运行系统，能够进行数据、文字、图片的管理，实现信息资源的综合性处理；另一方面，计算机技术通过以太网建立网络空间，实现不同领域之间的资源共享，提升了信息资源的应用效率，是推进社会交流与发展的动力之一。实现计算机技术在办公自动化中的应用，可以实现办公领域数据存储结构性、系统化管理，是推进我国社会整体模式智能化发展的有效途径。
二、计算机技术在办公自动化中的应用
（一）数据管理系统化
计算机技术在办公自动化中的应用，是新科技手段在社会发展中综合应用的重要体现。实施计算机技术在我国办公领域中的应用，可以推进我国整体办公数据处理系统化发展，计算机信息技术处理采用程序系统进行数据处理，当计算机程序接收到处理信息的“命令”，系统就会从数据中直接进行信息搜索，大大提高了办公数据处理与应用的实际效率。此外，计算机系统化处理，对进行办公处理的相关信息进行暂时性保存和长期保存处理，办公各个部分的交流与处理主要依靠计算机内部程序完成，信息结构的存储与应用的综合性增强，为推进我国办公效率一体化发展提供技术保障，是现代技术提高工作效率的直接体现。
（二）信息资源广泛化
计算机技术在办公自动化中的应用，可以实现计算机信息资源广泛化发展。计算机通过网络系统，建立虚拟信息处理空间，并将网络中相关数据进行处理，完善传统办公自动化控制，解决办公数据应用资源相对狭隘的应用情况[2]，计算机网络结构的拓展，可以实现我国整体经济运行模式的综合性发展，实现了现代办公资源信息结构的自动化更新。此外，推进了现代办公自动化处理的参考资源进一步丰富与拓展，办公管理理念也随着计算机自动化的应用得到拓展。例如：层次化管理理念，绩效管理等理念的综合性应用，为社会办公自动化的深入性提供正确的发展理念的引导。
（三）办公途径多样化
计算机技术在办公自动化中的应用，体现在办公途径多样化发展。传统办公水平的应用管理，是人工管理为主的办公管理模式，办公数据处理的准精确性低，办公的地域性特征明显，这种办公处理模式，是社会办公发展中形成的初级阶段。随着社会生产效率的提高，传统的办公模式已经无法满足人们的需求，实施计算机技术在办公领域中的应用，可以将办公模式逐步实现模式多样化发展。网络络虚拟空间办公等多种形式的办公手段综合性应用，例如：实现计算机技术在自动化办公中的应用，实施办公形式地域性办公与网络办公相结合，不仅大大提高了办公的效率，同时也为现代办公结构自动化管理提供了新的探索发展空间，提高办公的整体效率，为企业的经营与发展提供更加广阔的经济效益空间。此外，计算机技术在办公自动化中的应用，实现了无纸化办公，降低企业运行的经济成本，也符合现代绿色办公，流程化、高效化办公的发展新理念，是现代办公整体转型发展的新趋势。
（四）办公管理科学化
实施计算机技术在自动化办公领域中的应用，实现了现代办公科学化管理，计算机网络结构庞大，在自动化办公中的应用，更是拓展了技术应用发展空间。一方面，计算机技术的应用，实现了办公流程控制与管理的结构性提高，办公内容的科学性发展，提高办公效率，达到计算机技术在自动化应用的作用；另一方面，计算机技术的应用，完善现代办公的制度管理，包括员工日常考勤部分，绩效管理部分都可以在计算机程序中得到完成，推进我国社会办公管理系统自动化控制，大大提高了现代办公的整体协调性。例如：某企业实施办公自动化中应用计算机技术，采用计算机自动管理日常考勤，绩效考核、企业人才培养等领域的管理系统化管理，大大提高了该企业的日常管理的科学性，实现企业办公整体协调性增强的目的[4]。
三、结论
计算机技术在办公自动化中的应用，符合社会整体逐步实现自动化的发展新趋势。结合计算机基本特征，对计算机技术在办公自动化中的应用进行简单分析，优化计算机技术在办公自动化中的应用水平，推进新科技的创新应用。
作者:陆一鸣 单位:石家庄市第二中学
参考文献：
[1]常学洲,朱之红.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].软件,2014,02:93-94.
[2]李芹娥.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].电子技术与软件工程,2014,11:193.
