声像档案管理范文

导语：如何才能写好一篇声像档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：声像档案；档案管理；管理工作

前言

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

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关键词：档案管理；声像档案

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

在城市建设飞速发展的今天，城市建设档案资源信息的关注和利用，很好辅助了城市的开发建设。而声像技术在档案中的出现，成为最具有特色的材料。它能以视觉上给人以原始时候那生动的片刻，记录着城市发展历史，也是旧城改造中不可或缺的依据，而在声像档案的管理方面还存在着一些问题，下边就声像档案工作中存在的问题及措施进行分析。

1、 声像档案管理存在的问题

不同地区不同馆际之间城建声像档案工作开展情况不尽相同，就自贡市城建档案馆而言，城建声像档案一直是个薄弱环节，声像档案工作无法正常开展起来。就其原因有以下几个方面，一是领导重视不够，城建档案馆的上级主管部门及分管领导档案意识不强，对城建声像档案工作的重要性认识不足，因此表现在对城建档案工作的关心程度、支持力度不够。二是经费、人员得不到落实。声像档案工作的开展，需要采用专业的设备和专业的材料才能完成。经费的投入，在很大程度上制约着声像档案工作的开展，而我市作为经济不发达的城市财政本来就困难，我馆每年都没有专门的作为城建声像档案的经费投入，因此，我馆面临的经费问题更显严峻，地方财政困难对单位拨款就十分有限，我馆每年的经费安排只能维持基本的办公费用和人头经费；声像档案工作的开展必须有专人负责所以要落实具体人员，并且既要有档案专业知识、建筑技术专业知识，还要懂得摄影、摄像、后期编辑、计算机运用等专业知识的复合型人才，而我馆由于受编制的限制，加上时有人员外借，本来人手不多只能疲于应付日常的档案接收、管理、利用等工作，再加上人员年龄结构老化，现有人员对知识的更新、对新技术的掌握使用就显困难；三是城建声像档案管理法规及业务规范不够完善。其表现在没有制定出一套针对声像档案行之有效的规章制度，使得各移交单位在移交声像档案时无依据、无约束、随意性强，想交就交，愿交多少交多少，而且收到的大多又不符合要求，如照片有的无文字说明、拍摄时间、作者等，很难确认照片表现的内容，工作十分被动；四是城建声像档案收集管理工作难。由于城建声像档案主要产生于城市规划、建设、管理以及城市科研和其它相关活动以及馆内人员拍摄，涉及面广，大多数城建声像档案资料形成后就分散在各个部门和个人手中，他们往往出于工作便利和需要将这些声像资料视为个人成果，随意处置，加之有的工作人员档案意识淡薄，致使城建声像档案工作停滞不前。

2、做好城建声像档案工作的措施

2．1广泛宣传城建声像档案的政策法规

《档案法》明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向档案部门移交，因此，档案部门要坚持“依法治档’’原则，采取形式多样的手段广泛的宣传有关档案的法律法规，宣传城建声像档案的重要性，增强全民的档案意识，使全社会都认识到城建声像档案工作，不是与己无关，而是密切相关，不是额外负担，而是责任和义务，不是小事一桩，而是一项重要工作，从而积极配合城建档案部门开展工作。

2．2取得领导对城建声像档案工作的重视

随着城市建设的飞速发展，城建声像档案的作用越来越大，它不仅记录了城市发展的轨迹，又是城市建设的宝贵财富。因此，各级规划建设行政主管部门要高度重视声像档案工作，要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益看待这一问题，切实加强对声像档案工作的组织领导，并将这一工作列入领导的议事日程、列入年度工作计划，从机构设置、人才队伍、经费投入等方面加大支持力度，为城建声像档案工作创造良好的物质基础条件，领导重视是城建声像档案工作顺利开展的关键所在。

2．3建立健全城建声像档案管理制度

建立健全城建声像档案管理制度是开展城建声像档案工作的重要保障。城建声像档案管理技术涉及各种学科，专业性较强，这就更显得必须加强规范化管理。完善城建声像档案法律法规是开展城建声像档案工作的法律依据，城建声像档案法规及业务规范的制定和完善可为开展城建声像档案工作提供重要的指导价值。城建档案部门应根据国家制定的《档案法》、《科技档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律、法规、建立健全城建声像档案管理制度及措施。把城建声像档案材料的形成、积累、整理和归档管理纳入城市规划、建设、管理程序。

2．4硬件建设是做好城建声像档案工作的必要条件

要想从根本上解决城建声像档案工作难的问题，没有与之相应的人、财、物等硬件建设，声像档案管理就会成为一纸空谈，所以加强硬件建设是急切的、必要的。首先，应当配备具有一定专业技术的人员担任此项工作。其次，在经费使用上要有必要的保证。第三，购置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。应当购置工作所需数码摄像机、数码照相机等必要的摄录设备，还可以通过硬盘、光盘保存声像档案，这样提供的声像档案更便捷，保存更耐久。积极引进先进的声像档案管理软件，加强软件的应用，使声像档案管理日趋规范化、科学化推动声像档案工作顺利开展。

2．5努力做好城建声像档案的收集与管理工作

收集工作是积累和丰富城建声像档案的基础工作，没有收集工作就谈不上城建声像档案，城建声像档案的利用也就无从谈起。要确保城建声像档案的及时收集管理，城建档案馆就要积极的参与城市建设各项活动，保证城建声像档案的收集建立与城市建设同步进行。另外，城建声像档案的收集应打破原来滞后而转为主动超前收集，在收集过程中，应结合本地区特色，采取灵活多样的方式进行。首先，确定收集范围，建立城建声像档案收集渠道。凡是在城市规划区域内形成的反映城市发展演变的具有保存价值的声像档案材料都应纳入城建档案馆的收集范围。要加强同规划、电视台、报社、博物馆、地方志、摄影家协会等部门的联系，收集、征集城市风貌、民俗、民居、建设、自然灾害等方面的专题片，资料片。还可委托一些艺术造诣较高的专业摄影、摄像人员对重点景物进行拍摄。档案馆指定专人与之保持经常联系，发现有保存价值的照片、录音、录像资料及时收集进馆。其次，要及时了解、掌握城市建设动态跟踪收集。业务指导工作要跟上要同工程档案的业务指导工作一样同等的重视起来及时告知、及时介入及时组织，让具体的拍摄人员在拍摄、收集过程中做到心中有数，不失时机地对城市规划、建设、管理及城建重大活动进行跟踪拍摄。再次，应注重馆内声像档案管理人员的业务培训和业务能力的提高以及设备潜能的发挥，增加产生声像档案的数量和质量的提高。要保证声像档案的质量和数量，就要有能吃苦耐劳、懂得一定声响技术的工作人员担当此项工作。我们可以将这些同志派送到城建声像档案搞得好的兄弟馆去学习，或者送往报社、电视台去培训使他们的专业技术能力尽快提高。城建档案部门要充分发挥自身人员及其设备的优势，有计划、有部骤的对城市面貌、城市规划、建设、城市重点项目、城市新区、旧城区改造前的原貌等进行跟踪拍摄。还有，城建声像档案资料的收集与建立应纳入工程竣工档案的验收过程之中。做好竣工工程声像档案资料的归档验收，本应是城建档案部门最基本的工作职能，城建档案部门应指导、监督、配合建设施工单位做好各项建设工程声像档案资料的收集、拍摄工作。使城建声像档案工作与其它档案资料同步归档，步入正规管理。

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摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。

为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。

事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。

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关键词：城建 声像档案管理 难点 对策

一、引言

所谓城建声像档案，其全称就是城市建设工程声像档案，就是在城市规划、建设、管理的过程中产生的，存在着一定的保存意义的照片、底片、影片、录像带、光盘及磁性载体等等，以声像为主，并且辅以文字说明的历史记录。城建声像档案能够通过图形、声音、文字并茂的方式展示出城市的建设过程，对于城市建设发挥着举足轻重的作用，尤其是在新城建设、旧城改造的过程中，城建声像档案能够对于城市的传统特色进行传承和发展，有利于实现城市建设品味的大幅度提升。接下来，本文将首先从不同的角度来深入地探索城建声像档案管理的难点，主要包括：档案的保存处置存在着较大的随意性、不具备健全的管理制度和管理措施、城建声像档案拍摄工作不到位等等；在此基础上，本文将提出解决城建声像档案管理的难点的对策。

二、城建声像档案管理的难点

1.档案的保存处置存在着较大的随意性

在当前形势下，尽管许多城建声像档案已经实现了数字化管理，然而，还是面临着档案的保存处置存在着较大的随意性的问题，导致城建声像档案的损毁或丢失，这就导致城建声像档案的收集面临着一定的困难。

2.不具备健全的管理制度和管理措施

在城建声像档案管理的过程中，不具备健全的管理制度和管理措施。具体来说，在城建项目的建设过程中，一般都是将城建声像档案分散在不同的作业部门，缺乏一个统一的部门来对于城建声像档案开展集中管理。与此同时，没有根据城建声像档案的种类、时间等各个方面的特性来加以分类管理，这就导致城建声像档案的价值不能够得到科学有效地发挥。

3.城建声像档案拍摄工作不到位

城建声像档案收集工作具备非常强的专业性，这就要求城建声像档案拍摄工作者具备较强的工作技能。但是，在现阶段，城建声像档案拍摄工作者工作技能低下的问题比较严重，这就导致城建声像档案的收集工作存在困难。具体来说，部分城建声像档案拍摄工作者是业余兼职人员，这就导致城建声像档案的拍摄时间很难得到保证，也很难确保城建声像档案的内容的有效性。

三、解决城建声像档案管理的难点的对策

1.进一步改善城建声像档案保存条件

城建声像档案的载体存在着特殊性，所以，在保存城建声像档案的过程中，必须遵守其特殊要求。例如，城建声像档案一定要利用声像柜来进行单独地保存，并且也一定要远离光线、磁场等介质。进一步改善城建声像档案保存条件，从而实现城建声像档案的使用寿命的增长，有利于实现城建声像档案的集中管理。

2.进一步建立健全城建声像档案集中管理制度

一方面，必须切实提升广大的公众对于城建声像档案集中管理的重要意义的认识程度。应该大力宣传城建声像档案集中管理的重要意义，通过广播、电视、散发宣传小册子等等各种各样的途径来切实保证广大的公众都真正意识到城建声像档案集中管理的重要意义。

另一方面，必须进一步建立健全档案管理的法制建设，同时通过相关的制度来严格落实。对于分散在不同的业务部门的城建声像档案，必须通过制度的方式来增强城建声像档案管理部门的执法权力，保证档案部门能够依法跨部门收集声像档案，从而能够在很短的时间之内有效地集中城建声像档案。另外，针对现阶段城建声像档案保存分散的问题，必须督促各个保存单位统一建立相应的科学管理制度，实现城建声像档案资料的拍摄、收集和保存流程的完整性。在进一步建立健全城建声像档案集中管理制度的过程中，也必须采取科学有效的奖惩方法来进行保障，通过这种方式，保证城建档案声像资料的归档和科学管理有序进行。

3.搞好城建声像档案集中管理的各个方面的保障工作

一方面，必须切实保障城建声像档案管理的资金需求。城建声像档案的采集、移交和管理，离不开大量的人员和专业设备，更是离不开足够的资金保障。这就要求政府必须保证城建声像档案的资金投入，并且借助于向社会进行融资等一系列的方式来保障城建声像档案管理的资金需求。

另一方面，必须进一步加强对于城建声像档案管理工作者的业务技能培训以及监督指导工作，通过这种方式，最大限度地提升城建声像档案管理工作者的职业素养。在现阶段，城建声像档案实现集中统一管理依然面临着很多困难，必须通过循序渐进的方式来进行管理，先在各工作项目部门形成该项目的完整声像档案的集中管理。由此看来，有必要对于各个项目部门设立专业人员、专门制度和专项经费，切实保障项目部门声像档案集中采集和管理工作的正常开展。

四、结束语

综上所述，必须根据城建声像档案管理的难点，采取切实可行的对策来进行应对，以便促使城建声像档案管理工作的科学发展。在今后的城建声像档案管理工作的过程中，一定要想方设法来科学有效地应对城建声像档案管理的难点，切实搞好城建声像档案工作，为将来城市建设工作的开展奠定坚实的基础。

参考文献

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关键词 高校 声像档案 管理 保管 磁带

中图分类号：G48 文献标识码：A

1 高校声像档案管理现状

1.1 归档率不高

其一，由于声像档案是各部门自行拍摄，搜集工作就变得多而散，而导致归档率低。学校的声像资料大都由各举办部门自行摄录，这就使得产生声像档案的部门比较多，使得收集声像档案的工作更难。其二，因为是各部门自己录制的，声像档案的录制并不能符合相关规范。因为声像档案时效性强，归档时也应注意将相关时效因素记录在内，但当前高校的声像档案立卷往往忽略拍摄时间、地点、人物、内容和背景的记录，导致无法满足查阅者的需求，降低了它的信息有效性。其三，没有一套有效的声像档案管理制度来约束，档案管理人员归档意识不强。高校各基层部门缺乏对声像档案管理工作的机制和制度制约，使声像档案不能规范管理，管理人员个人手中保管的资料往往会因人员的变动或机构调整而失控或流失，使得声像档案不完整。

1.2 管理手段过于传统

档案信息化的浪潮，促进了各种新型的声像档案、应用技术以及电子文件的出现，这就对组织声像档案信息提出了更高的要求。为了更好诠释相关信息间的联系，就更需要全面而完善的信息检索，但目前来讲，很多高校的声像档案管理仍停留在传统的实体分类和手工检索上，并没有充分发挥信息技术的作用，检索的效率仍止步不前。

1.3 保管条件不完善

目前，大部分高校声像档案保管的条件太差。因为声像档案的保管比较特殊，虽说学校的综合档案室能符合保管要求，但各部门实施起来就比较难了。特别是南方春夏季节空气湿度较大，声像档案的载体――磁带往往会受潮，拍摄完未得到及时处理和妥善保管，影像资料和图片资料未能及时归档并移交给综合档案室，拍摄资料容易受到气候影响导致质量受损。

2 新时期高校声像档案管理有效策略

2.1 结合实际，合理整理

2.1.1 初步筛选

对声像档案的收集整理过程是较辛苦的，首先是把高校的档案资料集中收集，并依据相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑和分类，保存有收藏价值的声像资料，摒弃主题欠明确，图片模糊的资料，完成初步筛选。

2.1.2 科学分类，妥善保管

进行声像档案的分类，各高校可以视本学校的具体情况而定，根据人物、活动和时间的不同进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理和完整，再将最后筛选后留下的资料分别进行编号和整理，注明主要信息：时间、地点及内容，并保证准确无误，方便查档，真正提高工作效率。

例如，在进行声像档案整理时，必须依据高校的历史发展和现今的真实情况，并以《高校档案实体分类法》做依据，进行科学的分类和立卷。按不同内容科学划分：关于学校党委和行政工作相关的党政活动类；学校的教学评估、科研开发及推广、交流教学及科研类；涉外活动、外籍专家讲学、留学生与国外院校合作等活动中产生的外事活动类；高校内新旧建筑、绿化、仪器设施等学校建设类，学生开学、毕业、先进人物评选、文体活动等活动中产生的综合类声像档案。由于声像档案有着独特的特点，保管要求也比较严格，应该成立专门的声像档案室。

2.1.3 确定冲印数量与刻录内容

在纸质照片的入册数量方面，没有相关的规定加以规范，各高校可以就学校的具体情况而确定。一般情况下，电子照片多于入册照片的数量，被选中的照片在冲印后应该立即入册，其他未选中冲印的照片，若有收藏价值的，需刻录成光碟加以保存，方便今后查找和长期保管。

2.2 运用声像档案数字化信息化处理

新时期的声像档案管理工作，对声像记录和相关技术、软件的开发和应用有了更规范的标准。第一，声像档案管理者尽量选派懂得声像制作的人员担任。学校须特意派专人专责录制、搜集和管理声像档案，保证声像档案符合相关录制标准，并能在最快的时间里立卷和归档，使得声像档案的归档率切实得到提高，并使得管理有质量保障。第二，按时按期检查声像档案，对不完整或受损的档案加以修整，并将必要部分加以复制。所谓声像档案数字化即用计算机将文字、声音、动画、图形、影像和视频等综合信息进行数字化处理及编辑，主要表现为：深层次加工声像档案，并将其快速传递，使有效的声像档案发挥最大的作用和价值。声像档案的数字化和信息化处理主要包括以下内容：首先，用计算机采集学校报告、重要会议、学术讲座等重要录音音频资料，并利用数码格式进行转换、制作和编辑。其次，利用计算机捕捉和采集录像资料，并进行数码格式转换、处理和制作，最后刻录成光盘加以储存。相关操作一定要符合《高校档案实体分类法》的相关要求，并做到规范编制声像档案的档号和目录。第三，照片档案进行扫描、修整、修补、复原处理，制作成光盘。录像、录音等档案材料原件归档，照片、底片同步归档，并附以文字说明。

2.3 加强声像档案室的建设，改善保管条件

声像档案必须存放于专库专柜中，并保持合适的温度（14℃～24℃）和适宜的湿度（40%～60%）；磁带、磁盘档案的存放处一定要做到远离30奥斯特以上的磁场，并做好防震、防尘、防火、防光、防蛀工作。声像档案资料在保存时必须独立成卷，这样声像档案能放得更久。要从永久保护和充分利用声像档案资源的角度结合本校经济状况，有计划分步骤地逐步改善声像档案保管条件，配备符合声像档案保管条件的恒湿，恒温，防震，防磁档案设备。因为声像档案的保管条件要比纸质档案要求严格，因此可利用光盘保存声像档案，这样形成声像档案更快捷，档案寿命也更长。对于保存时间长却很少用的录像带，一定要隔一段时间进行复制；更要按期检查磁性载体档案，一旦发现问题一定要在最短的时间内采取措施，保证声像档案的完整性和使用寿命；一旦发现变黄变旧的照片和粘结的底片，必须及时修复加工。修复完毕立即储存进光盘，以避免日后需要时提取照片和底片原件的麻烦，查找资料时不仅方便快捷，而且对照片和底片原件的永久性保存很有帮助，更好的发挥声像档案的利用效果。

2.4 注重业务培训，提高管理人员的业务能力

作为声像档案管理的工作人员，不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。所以，必须加强和提高档案工作人员的素质培养。要定期培训专职和兼职声像档案人员，提高其业务素养，并与相邻兄弟院校相互学习，互通有无，取其精华，去其糟粕，使他们的专业知识在日积月累得以沉淀和加深，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。

参考文献

[1] 郭季.声像档案的的“藏” 与“用”[J].档案管理，2010（4）：74.

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随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

1. 声像档案管理混乱，问题复杂。

1.1管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

1.2档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20%的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

1.3保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

1.4收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

1.5区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，本文由收集整理档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归 档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

2. 加强声像档案管理工作的对策及建议

2.1加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

2.2加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2.3加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

2.4结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

2.5全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。

2.6建议档案主管部门参与全区各类重大活动

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【关键词】医院；声像档案；管理；问题；措施

声像档案是以影像和声音为主，以不同材料为载体，同时辅以文字说明并对国家和社会有重要保存价值的历史记录。在当前科学技术快速发展的新形势下，声像档案数量越来越多，已成为什现代社会档案资源体系的重要组成部分。医院内的声像档案，能够更好的再现医院发展历史的原貌，对医院的发展具有非常重要的意义。但相对于医院其他档案来讲，声像档案一直得不到有效的重视，这就导致实际工作中，声像档案管理较不混乱，档案存在着流失的问题，并没有真正的发挥出声像档案的重要作用。因此需要加强医院声像档案管理工作，更好的发挥出声像档案的综合效益。

一、声像档案管理中存在的问题

（一）声像档案归档意识浅薄。（1）在医院日常活动过程中，一些拍照及录音录像等工作通常都会由院办公室及宣传科负责，因此声像档案一般都会在院办公室及宣传科形成，但声像档案往往会每半年度或是一个年度才会交由档案室进行归档，在这个过程中，声像档案资料形成部门对工作的细致程度则会对声像档案的质量产生较大的影响。一旦声像档案形成部分对声像档案重视度不够，必然的会导致声像档案质量下降，很难保证声像档案的归档率。（2）当前医院各科室在日常工作中自行拍摄活动较为普遍，这就导致在自行拍摄过程中会形成一些有价值的声像资料，但由于各科室自行拍摄及一些临床科室自行拍摄的照片等都不属于声像归档部门，从而导致这些具有重要价值的声像档案无法归档，档案管理部门无法实现对这些声像档案的管理和存储。

（二）声像档案管理手段滞后。声像档案在保管过程中对于温度和湿度具有非常严格的要求，同时还要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想满足声像档案的保管条件，则需要投入大笔资金。但这对于当前各医院来讲，大笔的资金投入到声像档案管理工作中不现实，很多医院自身资金较为紧张，也很难拿出大笔资金用于声像档案保管设备的购置。

（三）声像档案管理人员素质不高。当前医院档案管理人员多数都没有经过系统的档案专业知识学习，部分档案管理人员仅在上岗前接受短期的培训。档案管理人员整体专业技能和素质普遍不高，这也导致在具体声像档案管理工作中，由于缺乏专业管理知识，不仅管理方式落后，而且在声像档案保管过程中与纸质档案保管采取一样的方式，从而对声像档案的有效性带来较大的影响。另外在声像档案保管工作中，很少借助于现代化的技术和手段，还停留在简单的收集保管工作上，这对于声像档案的寿命带来了较大的影响。

（四）声像档案没有得到有效的开发利用。当前各医院对于声像档案缺乏开发利用的意识，仅满足于查询、出版专刊画册及简报的层次，仅对声像档案开发不够，而且缺乏档案专题编研能力，从而导致很多具有开发价值的档案没有充分的发展出具体的作用。

二、加强声像档案管理的措施

（一）重视对声像档案的管理。从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像档案重要性的宣传，提高员工对声像档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像档案工作予以配合支持。

（二）做好声像档案收集、整理和归档工作。经常深入科室了解情况，及时发现有价值声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，往往会起到事半功倍之效。在人手允许情况下，可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作，这是声像档案积累的最佳条件。在具体工作中，真正掌握医院重要活动的第一手材料，保证声像档案的归档完整性，确保归档质量的提升。

（三）加大投入力度。声像档案的保管需要一定的设备投入，声像档案管理部门争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必需的设备，如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等，改善保管条件，完善硬件设施。

（四）努力提高档案管理人员的专业素质。档案室是“没有围墙的大学”。自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径。声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习，在干中学，在学中干。此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育，不断进行专业技能的填补和提高。作为单位领导者，要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动，扩大视野，增长知识，并为其创造良好的工作环境和发展环境，从而提高声像档案管理水平。

（五）应用现代手段管理声像档案。随着当前计算机技术和网络技术的快速发展，医院需要加快实现声像档案数字化，在对声像档案保管方面采用现代化技术。利用扫描仪来对照片进行扫描，实现照片档案数字化，同时加快推进录音和录像档案数字化的进程，这不仅有利于声像档案的保管，而且为声像档案的利用也创造了良好的条件。利用现代化手段来对声像档案进行管理，有效的延长声像档案的寿命，加快实现声像档案资源的共享。

三、结束语

无论是声像档案还是其他类型的档案，其管理的最终目的都是是为了实现档案的有效利用，充分的发挥出档案自身的价值。因此对于医院档案管理人员来讲，需要加快推动声像档案开发利用的步伐，利用各种渠道及途径来提高声像档案的利用率，确保声像档案能够更好的发挥出真正的价值。

参考文献

[1]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012；13（3）.

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关键词:声像档案; 管理; 思考

1声像档案的特点

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的记录方式，具有时间性和特定性，它超越时空，作为历史凭证让人们在回顾、重现这些历史资料时，能把当时记载的事件、事物、人物都真实、直观、形象地再一次显现出来，使研究资料的人们不但能闻其声，还能见其形，检索到当时特定的情景和表情，对所研究的历史资料有一个更加充分的认识和解读，所以声像档案的建立具有重要的意义，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的价值。

2 声像档案的管理现状

目前高校声像档案管理中还存在着归档不完整，保管条件不完善，管理不规范等问题，这在一定程度上限制了它的有效利用，不适应现在高校教育发展需要。

2.1声像档案的归档意识淡薄。高校在发展壮大，学校开展的活动也越来越丰富多彩，这些丰富多彩的活动，就是声像档案形成的基础，是第一手资料，但很多高校没有建立和完善声像档案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同时因从事声像档案管理工作人员较少，很多系、部、处、室所开展的活动，声像档案管理工作人员不能亲自参加，兼职档案工作人员又要忙于自己其他工作，而会疏忽这项归档工作，缺乏归档意识，致使活动资料散落在各自手里，声像资料不能及时地进行归档并交到档案室备查，造成收藏的声像资料与实际开展的活动数量不相符合，以致不完整、不全面的局面。

2.2声像档案的归档质量不高。声像档案的归档要求与其他纸质档案有所不同，它具有较强的时效性和特殊性。因此，声像档案的归档，不但要有归档意识，提高归档率，还要有归档质量。

声像资料拍摄后，它的原始性，要靠立卷质量去保证。由于某些单位为了节约成本，一盘摄像带子反复使用，容易导致信息灭失，同时，拍摄信号会逐渐衰减，影响播放质量，拍摄完新的内容后，一定要尽快注明所拍摄的时间、地点、人物、事件等情况，不然时间久了，摄影人员日后回忆起来也难以保证它的完整性和准确性，使归档质量大打折扣，影响声像档案的长久保护和开发利用。

2.3 声像档案保管条件不完善。由于声像档案的保管有一定要求，一般各高校的综合档案室是能够符合这个条件的，但高校的各部门要满足这个条件就较难。特别是由于四川成都的气候湿度较大，拍摄的磁带容易受潮，因此拍摄完后就要及时地进行处理，以保证拍摄资料的原创性和最佳效果，保障立卷质量，避免气候原因影响声像的最佳播放效果。因此，声像档案一定要尽快地处理所拍摄的内容，无论是影像资料还是图片资料，都要尽快归档并移交给综合档案室，使资料在符合保管设备的条件下妥善进行保管。

3 对声像档案管理工作的思考

声像档案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在声像档案管理办法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。

3.1 加强宣传 提高认识。高校领导对声像档案管理工作的重视，以及学校教职工的支持是做好声像档案工作的重要保证，它不仅是高校档案主管部门的事，更是学校各级各部门的事情，因此，一定要加大对相关档案法规的宣传力度，使教职工充分认识声像档案的重要性，明确职责抓落实，建立健全声像档案管理制度，转变工作理念．变被动为主动，实现声像档案的集中统一管理。

3.2 加强声像档案管理办法。声像档案不同于纸质材料档案，不易收集和立卷了，因此，声像摄制拍摄后，要尽快进行整理、立卷、编号等过程，避免因按错一个键，或计算机遭病毒出现的故障，丢失全部重要信息。除了及时地进行处理和归档资料外，还需要有一个专门的保管设备，这也是非常必要的。声像档案的保管, 它需要有恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光等条件，才能保证资料的永久性和利用效果，做到规范管理，延长声像档案使用寿命，因此，声像档案要独立成卷，配备符合声像档案的保管设备就必不可少。

3.3 结合实际，合理整理

3.3.1 初步筛选。在整个收集整理声像档案过程中，声像档案的整理过程比较辛苦，各高校的档案工作人员把最初的资料收集起来后，按照相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑等工作程序，确定是否具有保存价值后，并将主题不突出，图片不清晰的资料删除掉，完成初步筛选。

3.3.2 合理分类。声像档案的分类，是各自学校视其具体情况而设定的，他们分别以人物、活动和时间进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理，再把筛选出来的资料分别进行编号规范整理，注明时间、地点及内容，并与文本档案相关内容完全一致，在查找资料时，真正提高工作效率。

3.3.3 确定冲印数量与刻录内容。由于纸质照片的入册数量没有具体的硬性规定，只能根据各高校的不同要求而确定，电子照片一般都比入册照片数量要多，选出需冲印的照片后，再将其冲印并入册，其他未冲印的照片，又有一定的收藏价值，再刻录成光碟保存，这样，有助于长期保管以备查找。

3.3.4 注重业务培训，提高业务能力。要完成声像档案的管理工作，工作人员不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。因此，加强和提高档案工作人员的素质培养，就非常重要。要经常对专职和兼职声像档案人员的业务进行培训，并派他们到兄弟院校去相互学习，吸取其他高校的先进经验，在日积月累中丰富他们的知识，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。

总之，档案是学校的宝贵财富，而声像档案更是在学校对内对外宣传中起作相当大的作用，所以进一步改进和加强声像档案管理办法，让其更具科学性、实效性，具有重要意义。为此，还应积极加强学校档案主管部门、学校宣传部门及各个立档部门之间的相互配合，畅通收集渠道，上下齐心，齐抓共管，接受学校综合档案室专业性的业务指导，全面收集、整理声像档案，做好档案的移交工作，为学校档案集中统一管理奠定基础。

参考文献

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摘 要 现如今，档案类型逐渐朝着多元化的方向发展，除了一些文字档案之外，声像档案也成为一种比较普遍的档案类型。但是从现如今声像档案管理工作的现状中可以看出，无论是保管条件还是管理方式方面都存在着一定的局限性。

关键词 声像档案 管理现状 对策

一、声像档案管理工作的主要现状

（一）声像设备的类型较多，管理缺失

通常情况下，人们对声像档案管理工作的认识仅仅局限在其设备应用上。一般来说，一些办公机关以及企事业单位的声像设备数量较多，但是，占据总体档案信息的比例却响度较小。而且声像设备管理工作程序和秩序存在着一定的滞后性。人们对声像设备的制度以及使用方式要求相对较高，有些声像资料并没有完全包括下来，这就为以后的声像档案管理工作带来一定的难题。

（二）从事声像设备管理工作的人员素质不高

从现如今，档案管理工作人员中可以看出，其专业技能和学历很多都没有达到标准。经过调查可以看出，专职人员和兼职人员占据着大部分。大专文化程度的工作人员比较多，本科或者是硕士学历的工作人员寥寥无几。因此，在实际的工作中，工作人员的问题直接影响到声像档案管理工作的效率。

二、声像档案管理工作中存在的主要问题分析

（一）管理制度不够健全

经过具体的调查可以看出，很多声像档案管理工作中，由于管理制度不完善而出现的档案管理不科学的现象比较多。很多管理工作无章可循。一些档案管理部门在管理制度确立过程中，没有得到科学地监管，或者是有些制度名存实亡。对于声像档案管理工作来说，制定科学的管理制度意义重大，这也是现如今我国档案管理工作中，声像档案管理工作比较缺失的部分。

（二）管理人员的意识不强

声像档案管理工作本身具有一定的时效性，一些影像信息需要进行文字说明，这样才能够提升档案管理工作的高效性。但是，管理人员的工作意识以及工作积极性明显不够。很多档案信息并没有经过规范地归档，甚至出现了影像档案信息丢失的现象。档案管理人员本身的意识如果不达标，必然会对声像档案管理工作造成严重地影响。

（三）声像档案保管条件比较差

众所周知，声像档案的保管条件要高于纸质档案，但是从相关的调查研究中可以看出，很多地区的声像档案信息在保管的过程中并没有设置专门的保管室。因此，在实际的档案管理工作中，工作人员就将这些档案信息和普通的档案一并管理。对于温度、潮湿度等因素没有重视，很多磁带出现了严重地受损现象，对于声像档案信息的利用也起到一定地阻碍作用。

1.收集渠道不畅。

档案馆中的影像信息都是通过各种不同渠道收集而来的。但是，现如今，馆藏中的声像档案数量不是很多，主要的原因是由于收集渠道不畅通。出现这一现象的主要原因是声像档案内容本身存在着一定的分散性，而且也相对比较复杂。在实际的工作中，工作人员的收集力度也明显不够，因此，就出现了收集量不高的问题。

2.很多声像档案信息丢失。

很多声像档案信息虽然有保管的档案和地址。但是很多原始的档案信息出现了丢失的现象。出现这一现象的主要原因是，在很多活动中，档案管理工作不到位。在活动结束之后，档案管理工作人员发现档案信息已经遗失，另外，有些档案管理工作人员的职业道德严重缺失，在工作中不以做好档案管理工作为己任，造成档案信息的丢失现象。

三、声像档案管理工作的对策

（一）加强宣传，提升档案管理工作人员的责任意识

很多档案管理人员认为，做好档案保管和管理工作主要是主管人员的责任，这种认识是错误的。各层次的工作人员都应该对档案管理工作加强重视，做好档案管理工作人人有责。从实际的档案管理工作的现状中可以看出，要想解决实际的问题，首先应该做好宣传工作，要引起社会各界人士对声像档案管理的关注。同时还应该抓住机遇，在完善档案管理工作的基础上，提升工作人员的工作和责任意识。

（二）做好监督和分类工作，加强对工作人员的培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员有关的专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（三）结合实际，创造条件

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次，要控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

四、总结

本文通过对声像档案管理的现状进行了深入的探讨和分析，同时针对所出现的现状提出了一些加强声像档案管理的有效措施。对声像档案要进行科学、规范的管理，必须要加大宣传力度，制定各项相关的管理制度，有关部门要做好监督工作，定期对声像档案管理人员进行业务培训，创造良好的保管条件等，从而保证档案完整归档。

参考文献：

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一、声像档案特点

1.形象逼真

声像档案不同于文书档案，它能给人活灵活现的感觉。有些档案通过文字记录很难表达清楚，但是通过声像系统的记录就能解决文字难以生动概括描述的问题。声像记录是以生动的画面，可视的具体形象展现在人们面前的另一种全新的档案记录系统。而且配有音响、字幕等更便于人们理解和接受，让人们产生有“身临其境”的感觉。声像档案的形象性与其所产生的直接感受性远远超过了以前的纯文本档案的记录。

2.时空感强烈

作为交替信息的工具，一般的档案，在时间与空间上是有限的。而声像档案由于采用先进的科学技术和快速的传输手段，它的时间感与空间感则较为强烈，甚至进行超越时空的传送，可以把转瞬即逝的画面通过先进的声像设备记录下来，在以后的特定情况下予以再现，这样不仅可以让人们对历史有更加清晰的认识，而且还可以让人们通过过去的记录对当下情况有所反思。

3.易复制

声像记录品容易复制，甚至作为声像档案载体的磁带或光盘可用来多次记录不同的档案，并且，原版声像载体与制作精良的复制件之间的区别特征微乎其微，要想区别那是十分困难的。所以，对声像档案的原件和复制件要认真区分，以便于分开妥善保管和充分利用。

二、广电系统声像档案管理存在的问题

1.管理落后

大多数广播电视系统对声像档案的管理还是按照传统的工作方式采用纯手工的检索、编辑、归档等，对于档案的重新利用不足。甚至有的新闻部门，对一些记载历史的重要影像、照片等资料只重采编，不重存档，导致重要资料的流失。

2.档案资料保管不当

有的资料储存库房设施不健全，缺乏先进保管设备，档案库房的管理大都还处于原始阶段，只是将原有声像大量堆积，档案进行仓储式管理，根本谈不上科学的分类、编目和索引。

3.对声像档案的价值认识不足

有的单位为了节约资金，重复利用磁带等声像设备，致使一些珍贵素材和历史资料被清洗掉；对年代久远的音像节目资料，也没有进行重新修复，使其继续发挥应有的作用。

4.忽视档案人才利用

目前，广播电视系统的声像档案管理人员一般都不是专业出身，他们缺乏系统的专业知识，缺乏对声像档案的汇编和开发的能力。这是因为电视媒体在录用工作人员时，偏重记者、编辑和网络制作等技术专业人才，对从事声像档案管理工作人员的专业性不重视，从而导致声像档案管理人才短缺，影响了声像档案的规范化、制度化管理。

三、广电系统声像档案管理的发展趋势

广播电视档案部门出于管理的需要，要把传统的档案载体形式转为机读档案，存储载体由光盘、磁盘等形式向数字形式转变，具体操作步骤如下：

1.广播电视声像档案数字化的方案

首先做好档案的优化工作，对档案的移交进行限制，控制入库声像档案的质量。其次，有计划地对现有档案进行数字化操作。各电台、电视台可以根据自身的情况选择不同的标准，建立属于本台特色的声像档案数字化管理系统。最后，根据服务对象的特殊需求进行数字化，无论对服务对象还是本台节目的需求，档案部门都要提供全方位的信息服务。在确定数字化的目标后，运用先进技术，对多种载体形式的档案进行数字转化。

2.加强对电子文件的管理

从形式上看，电子文件能够直接借助先进科学技术进行远程传递和共享。但是，它是通过代码来记录的，它的内容只能通过设备来获取。所以，各电台、电视台应该对移交到单位的电子文件进行有目的、有重点的研究，完善电子文件归档、电子档案管理的方法体系。

3.加大建设数字数据的力度

（1）积极创建具有本台特色的数据库，如人物专访节目库、新闻节目库、财经专题节目库、文艺娱乐节目库等等；（2）创建虚拟数据库，用网络空间的不真实性、虚幻性来弥补现有数据库信息量的缺陷；（3）在开展声像档案信息资源数据库的建设工作过程中充分利用现成的数据库，来进一步完善声像档案数字化系统管理。

4.运用数字化基础策略技术