水文档案论文范文

导语：如何才能写好一篇水文档案论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足之处。

1硬件与软件设施的不足

由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。

2电子文档管理人才的不足

电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。

3存在一定的安全隐患

由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。

4出现虚假信息

在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多，在使用不同硬件设备，以不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完整性也难以保证。

二提高单位电子文件档案瞥理水平的对策

电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。

1加强对电子文件档案管理知识的培训

提高档案管理者的业务素质笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工作者对自动化办公设备操作不熟练，这方面的提高迫在眉睫。档案管理部门应加强工作人员这方面的培训，可以安排档案管理人员到其他先进单位学习交流，增加工作经验，提高技能水平，掌握现代化档案管理手段。

2加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善

水利电子档案管理信息化建设对硬件设备和软件设备方面都有极高的要求，必须加强硬件、软件建设，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，从最重要的部门和环节开始，增添自动化办公设备，实现硬件设备的统一管理，包括电脑、硬盘、扫描仪、打印机、照相摄像设备等，硬件设备是水利电子档案建设的基础，加强硬件设施能促进水利部门档案信息化建设。其二，在软件方面加大投入，重点在于软件的开发和应用方面，保障同网段的电脑能够实现资源共享，使档案管理部门、人员能便捷的进行档案的浏览、查询、整理。我国水资源丰富，大型水利工程项目多（南水北调等），在项目计划、实施、结束、整改过程中都会有大量水利方面的信息资料需要保存、进入档案库中，这些信息资料非常重要，数据量也十分庞大，进行相关电子文档建设、保存，方便以后浏览查询使用。

3必须确保档案管理部门的严肃性和权威性

档案管理工作必须严肃、严谨的进行，必须有一套健全的完整1研究背景和意义社会和经济不断的发展，信息时代的变化万千，高校档案管理工作也存在着不足，跟不上时代的步伐，主要表现在高校档案管理效率低下、制度不够完善、体系不够健全等。如今高校档案管理工作也要跟上时代的步伐。高校档案管理首先需要创新和改革传统管理方式，改革和创新能够让提升高校档案管理的效率，也能够迎合时展的需求跟上时代的步伐，主要是提升高校档案管理业务的管理制度，并对电子档案管理工作进行细致划分，并要求工作人员明确自己的工作内容和职责；并透明化水利电子档案管理工作，加强社会监管力度，提高工作效率以及管理水平；对工作中加强电子档案传阅、查询过程中的监管，把责任落实到个人，确保电子档案管理严谨、严肃执行。

4加强安全方面的法律保障

在实践工作中，电子档案要保障其安全保管和应有的法律效力。第一是要将相关的法律条文制定完备，尤其是要与时俱进，紧跟电子档案发展趋势和现实状况及时补充所需法律；第二就是要严格执法，强有力地打击电子档案为主体的犯罪行为，对出现问题的部门责任人实施强力处罚。

5确保真实性与原始性电子档案的真实性和原始性是后期管理的基础

所以说电子档案的两种验证手续，其中之一就是经由身份验证，先由用户根据自己的信息进行加密，输入个人信息，并且使用电子档案的调阅口令来限定其他人对用户信息的访问权。要保证电子档案的原始性和完整性时，要严防相关人员弄虚作假和，归档时要有负责人签字和在载体背面盖章等。

三结语

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关键词：基建档案；规范化管理

随着我国经济社会的不断发展和综合国力的提高，国家和地方对水文工程建设的投入日益加大，水文工程建设是水利工程的重要基础建设。近年来，长江委水文局进行了包括水文巡测基地在内的一系列水文工程建设。这些水文工程项目具有高度分散、单位建设工程复杂、专业性强且各项目相对独立的特点给水文工程基建档案管理造成了很大的困难。加强水文工程建设项目档案资料的管理是提高水文基建工程质量的一项重要工作。

目前，水文工程基建档案的管理主要是依据水办【2005】480号（水利工程建设项目档案管理规定）、水办【2008】366号（水利工程建设项目档案验收管理办法）及水建管【2008】38号（水利部直属单位基础设施建设项目验收管理办法）。这些管理文件从管理制度、收集归档范围、归档责任人员、验收等方面均作了详细的规定，为水文基建档案规范化管理奠定了坚实的基础。

一、水文基建档案的特点

（一）水文基建点多面广、小而散

水文基建项目投资从几十万到上千万，分布在房屋、堤防、设备设施、测报系统建设等方面。

（二）系统成套性强

水文基建项目，大多是独立的项目，从前期设计、施工、验收及后续使用的资料均可完整收集归档。

（三）专业性强

水文基建，涉及面广，专业不一。要求资料收集责任人员具备较广的专业知识。

二、水文基建档案管理的现状

（一）档案管理机制欠完善

水文局下辖7个勘测局，机关有项目办，主要负责项目的申报、管理、验收等，而项目的实施多在7个勘测局。项目管理人员和档案管理人员参与项目的设计、施工、验收及资料收集的力度不够，项目管理和档案管理要求的“同步管理”还有待加强，材料收集、整理的责任落实不到位。

（二）归档材料不齐全

水文基建项目有的建设年度跨度长，中间经手的人较多，收集、归档的材料不齐全，不能反映工程项目建设的全过程。如有的缺乏相应的声像资料和照片档案，竣工图收集不全、标准也不一。

（三）档案资料归档质量不高

归档材料中，有的缺少原件，复印件较多，而很多复印件没法补盖单位印章，整理装订不符合组卷要求，页码编制也不符合有关规定。

三、加强水文基建档案规范化管理的措施

为使水文基建项目的归档资料符合有关规定要求，提高水文基建项目的建设质量，改进和规范档案管理，须采取以下措施。

（一）完善体制，加强组织领导

水文基建项目档案质量取决于相应制度保障和组织领导。必须完善有关项目资料的收集、整理的有关规定，明确相关归档责任人，从源头规范归档质量，从制度上保障归档质量。

（二）建章立制，明确岗位职责

根据有关管理制度，完善组织机构，对每一个项目层层指定相应层次的归档责任人，明确其归档责任，跟踪项目，实行项目建设和档案管理同步进行。做到项目完成，须归档的资料也收集完毕。

（三）加强教育培训，提高归档工作质量

水文基建档案质量同专职或兼职档案人员职业素质密切相关，因此，必须定期对有关人员进行档案业务知识培训，了解有关档案规定及操作规程，明确档案管理工作职责。

1.强化监督检查，加强指导

专职档案人员应参与项目建设的过程，对资料收集、归档人员定期指导，提出归档的有关详细要求，对资料的合规性进行检查，发现问题，及时补救处理。

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1、在社会观念层面，随着社会竞争的日渐激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响，难以得到应有的重视。甚至有的高校为使毕业生就业顺利，也为了学校的社会声誉，对学生档案进行篡改。[王德欣.做好学生档案工作 为大学生就业服务[J].中国档案,2005(10)：3233.]⑸虽然是个别现象，但其影响恶劣，直接降低了高校学生档案的公信力，致使学生档案在人才选拔过程中的参考价值随之降低。现在很多用人单位不再把学生档案作为选拔录用人才的依据，甚至还会发生丢失档案的情况。受此影响，高校、学生对档案的重视程度也在逐渐弱化。

2、在社会体制层面，随着我国经济体制改革的逐步推进，非公有制经济得到长足发展，逐渐成为吸纳高校毕业生就业的主要渠道。非公有制的用人单位没有人事档案管理权，事业单位、国有企业也在探索聘任制改革，人事管理逐步与市场接轨，而作为我国新型人事管理社会化模式[孙鹏红.人事中的档案管理问题探析[J].中国校外教育,2009(12)：136.]⑹的人事制度尚不完善，导致很多用人单位不过问学生的档案，以劳动合同关系完全取代人事关系。这也是很多毕业生成为弃档户的原因。

3、在管理制度层面，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位是制约高校学生档案管理水平提高的主要原因。1993年，国家教育委员会了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，对高等学校档案划分了党群、行政、教学等十个类别，学生档案没有列为一个单独的类别。2005年，教育部颁布了《普通高等学校学生管理规定》，对学生的学籍管理、奖励与处分等提出了明确的规定，但仍没有涉及学生档案管理。作为高等学校学生管理工作在新时期的纲领性文件和主要依据，缺少对学生档案管理的关注，不能不说是一种遗憾。究其原因，主要是学生档案具有个体性，并且不在学校永久保存的范围之内，大学教育也只是学生档案生成过程中的一个阶段。2008年，教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，在文件材料的归档范围中增加了学生类，主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这体现了国家教育和档案工作行政部门对高校学生档案的重视，但总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的指标体系。

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构建水利水电科技文献资料数据的数字化存储管理，是当前水利行业信息化发展的紧迫任务之一。中国水利水电科学研究院（以下简称“中国水科院”）资料室收藏的科技文献资源，不仅数量多，而且涉及水利学科范围广、层次高、内容新，在同行业中，其完整性和权威性也是最高的。本文以中国水科院资料室收藏的科技文献资源为研究对象，阐述了水利水电科技文献数字化查询体系构建过程中学科分类和元数据结构的解决方案，并在此基础上介绍了水利水电科技文献数字化查询平台的整体架构。

2水利水电科技文献学科分类体系

水利水电科技文献从技术角度分为技术报告、技术论文、技术译文等；从内容上分为成果报告、生产报告、评估报告等。科技文献数字化建设的一个重要任务，就是找到适合系统应用和用户检索的文献资源分类方法。学科分类一般遵循以下基本原则［1-2］：①科学性：分类必须以科学的知识分类为基础，选择事物或概念（即分类对象）的最稳定的本质属性或特征作为分类的基础和依据。②系统性：将选定的事物、概念的属性或特征按一定排列顺序加以系统化，从而形成一个合理的科学分类体系。③可扩延性：分类的编码结构必须能适应同类编码对象不断扩充的需要，以便保证增加新的事物或概念时，不至于打乱已建立的分类体系。④兼容性：与有关标准（包括国际标准、国家标准、行业标准等）协调一致。⑤唯一性：指任何专业名词、术语的定义必须严格保持概念的一致，对同一专业名称、术语必须是唯一的，且不能重复。⑥合理性：分类编码体系结构与数据分类体系相适应，能反映分类体系的层级、机理及相关联系的特性。⑦规范性：编码的结构、类型及编写的格式统一，以便于数据的检索和共享。我国现有与水利信息相关的分类编码标准有：《水利工程基础信息代码编制规则》（SL213-1998）、《水利系统政务信息编码规则与代码》（SL/T200-97）、《中国河流名称代码》（SL249-99）、《中国湖泊名称代码》（SL261-98）、《中国水库名称代码》（SL259-2000）、《中国水闸名称代码》（SL262-2000）、《中国蓄滞洪区代码》（SL263-2000）、《土壤侵蚀分类分级标准》（SL190-96）、《水情信息编码标准》（SL330-2005）、《水文数据GIS分类编码标准》（SL385-2007）等，这些标准的制定解决了许多基础信息重复整编、互不统一的局面。但是，由于这些标准大多仅仅针对的是某一项专题或调查制定的，并没有进行全局性考虑。因此，水利部为建立一个完善的水利信息分类体系，组织专家编制了《水利信息分类》标准，该标准对水利水电科技文献分类研究也具有一定的借鉴作用。2001年，水利部颁布了《水利技术标准体系表》，2008年进行了修订，其中将水利信息按专业划分为综合、水资源、水文水环境、大中型水利水电工程、防洪抗旱、农村水利、水土保持、农村水电、移民、水利信息化等，该分类方便了水利行业技术标准的管理和使用，具有非常高的理论性和非常强的实践价值。然而，该分类仅是针对我国水利技术标准成果的管理这一特殊用途的一种分类体系，随着水利信息化发展，其分类层次和内容体系还有待进一步完善。在国家层面上，我国于2008年颁布的国家标准《学科分类与代码》（GB/T13745-2008），其中设有“水利工程”分类与代码［3］，并把水利工程分为水利工程基础学科、水利工程测量、水工材料、水工结构、水力机械、水利工程施工、水处理、河流泥沙工程学、海洋工程、环境水利、水利管理、防洪工程、水利经济学等。但是，该分类方法过粗，未能充分体现水利行业有关的学科，因此也无法完全满足水利行业的数据管理的需要。关于水利水电科技文献的分类，原水利部信息研究所（现水利部发展研究中心）编制有《水利水电科技文献分类》，该分类包括四级：基本类目24个，二级类目301个，三级类目1514个，四级类目1079个，长期以来为水利系统各级科技文献收藏个管理部门沿用。但由于该分类编制年代较早，随着水利形势的发展以及水利科技的进步，越来越难以适应水利科技文献的分类需要。较为突出的如该分类法中一级类目中，缺少防洪抗旱、环境水利、城乡水利、水利信息化等内容，而近年来相关方面取得了相当多的科研成果。本文在调研以上分类标准的基础上，并在参考了《中国图书馆分类法》（第四版）（简称《中图法》）、《中国科学院图书分类法》（第三版）（简称《科图法》）、《中国水利百科全书》（第二版）（简称《水百》）基础上，经过综合对比分析认为，《水百》编纂过程中，集中了包括中国科学院和中国工程院院士在内的众多水利系统的专家学者，是水利学科现状的权威体现。相对其他的分类体系，《水百》可以说基本做到了取长补短，既包括有水利水电建设所涉及的基础领域，如力学、化学、地质学等一般自然科学，涉及面较广，而且基本上较为全面反映了水利水电建设的最新形势和进展，如水利管理、水利经济、环境水利等均有单独的类项。本项目学科分类以《水百》为基础进行，将基本类目缩减为21类，二级类目211类，三级类目1508类［4］，基本涵盖了水利水电学科的所有领域，见表1。因此，在目前水利信息资源管理领域尚无现成可参考的学科门类条件下，以《水百》的条目分类为基础，适当进行调整，不失为一种实用的方法。

3水利水电科技文献元数据结构

元数据是定义和描述数据的数据，是一种用来描述数字化信息资源，确保数字化信息资源能够被计算机及网络系统自动识别、分析、提取和分析归纳的一整套编码体系［5］。水利水电科技文献元数据，用来描述水利水电科技文献信息资源，其目的在于方便用户发现资源、识别资源、评价资源，而且对相关的信息资源进行选择和定位，并追踪资源在使用过程中的变化，实现文献资源的有效整合、管理使用和长期保存。水利水电科技文献元数据建立在传统技术和现代技术两个基础之上，不仅用来描述数字化信息的内容特征，而且更要描述数字化信息的基本属性，使得数字化信息得以被有效传播、交流和利用。同时水利水电科技文献元数据为文献数字化信息资源建立一种机器可理解的框架，帮助计算机系统以及其它网络通信设备获得并理解文献数字资源的基本特征，包括系统特征、内容特征、权利特征等方面。迄今为止，世界上已开发并付诸使用的元数据主要有以下几种：一是最早普遍使用的元数据MARC机读目录；二是描述博物馆藏品与档案特藏的元数据EAD编码文档；三是描述和管理大量网络信息资源的元数据（包括都柏林考DC、因特网内容挑选平台PICS、因特网馆藏WC等元数据）；四是其他形式的元数据（包括频道定义格式CDF、教育管理系统IMS、全球信息定位服务GILS等元数据）。水利水电科技文献信息与其他类信息相比，在其载体和类型上没有太大差别，只在具体内容上差别较大。因此，水利水电科技文献元数据体系的建立应遵循通用、易兼容、可扩展的原则。在对国内外数字图书馆元数据标准进行调研和分析的基础上，笔者认为：DC元数据标准简单易懂，既便于专业用户的扩展，又适合普通用户使用，它是由世界各国专家共同参与制定的，并经过图书馆界、档案界、计算机界的专家以及Z39.50和通用标记语言标准（SGM）等方面的专家学者不断地修正。我国和其他许多国家的数字图书馆工程都是以DC元数据为基础进行信息化建设。因此，水利水电科技文献选用DC标准作为基本元数据标准，并根据实际需要进行必要的扩展和裁剪，确定了每一个元素的描述方式、基本定义和填充规范，对每个元素都给予了相应的解释。水利水电科技文献元数据体系包括20个类别，60多个元素，主要元素如表2所示。通过表2描述的元数据，管理人员和用户可以有效地管理、鉴别、了解和使用其中的信息资源。这些元数据可以实现以下功能：一是描述水利水电科技文献资源对象的内容；二是识别资源日期、类型、格式等数据元素；三是定位资源的位置，以利于网络环境中水利信息对象的发现和检索；四是检索，成为用户查找电子资源的重要依据。为方便水利水电科技文献元数据的共享，参考当前异构系统数据交换技术，我们采用可扩展标记语言XML［6-8］（ExtensibleMarkupLanguage）来对元数据进行描述。XML是继HTML之后的又一种Web标记语言，专用于基于Internet的数据共享和交换设计，它已成为互联网上数据共享和数据交换的关键技术和标准［9］。用XML来描述元数据，具有清晰的结构、语法和内容，并能被计算机更高效地处理。XML还具有易于编辑、便于管理、适于存档、容易查询等诸多优点［10］，这些特点，使得它成为了描述元数据的最佳选择。

4数字化查询平台架构

水利水电科技文献数字化技术研究的一个重要任务，就是在完成分类体系的基础上，以元数据为数据资源的描述方式，构建水利水电科技文献数字化查询平台。水利水电科技文献数字化查询平台具有以下功能：①科技文献的数字化保存、分类管理；②科技文献资料的查询、浏览；③科技文献的汇交、；④科技文献的统计结果输出功能；⑤用户和系统管理人员相关的权限管理、使用管理、统计水利水电科技文献数字化查询平台根据水利水电科技文献数据的特点，数据进行加工保存入数据库中后，系统对数据进行分级分类存储，并定义数据的词汇表，方便用户查询检索。最终，系统通过web的方式，将文献数据资源在Internet上，并提供数据检索、文献下载以及数据统计等功能，其整体架构如图1所示。

5结语