信息电子化范文

导语：如何才能写好一篇信息电子化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】档案信息；电子化；电子文件

档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 档案信息电子化的作用

1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。

2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

【参考文献】

[1]刘英美.于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息：学术版，2006（05）.

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一、电子文件定义及其特点

所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。

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一.加强档案信息电子化管理的重要性

档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。

1．加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要

档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。

2．加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要

随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～ 出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。

二、当前档案信息电子化管理存在的问题

随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：

1．硬件和软件设施有待完善

目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。

2．缺乏标准化、规范化

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。

目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法

全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。

3．档案人员素质有待提高

实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。

三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径

加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。

1．完善硬件和软件设施

档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。

2．提高档案标准化、规范化水平

档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。

3．提高档案人员素质

推进档案信息自动化的关键是人才。当前，许多档案人员素质不高，提高档案人员的知识素质迫在眉睫。因此，要有针埘性地对档案人员进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；要有计划地组织进修培训，让他们综合学习档案学、信息技术、计算机技术、网络技术等知识，掌握信息化技术。

总之，档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，是一项长期而又复杂的系统工程。要进一步完善硬什和软件设施，加强管理，提高档案人员素质，不断拓展服务领域，提升档案事业发展质量和水平，促进档案事业科学发展。

参考文献：

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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［关键词］文书档案 信息电子化应用 存在问题 应对方法

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献：

[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5

[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2

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[论文摘要] 随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。 

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。 

 

一、城建档案信息电子化数字化的现状 

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的mis系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由dos转向wondows，数据库也由最初单机版的dbascii转向支持局域网操作的foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在： 

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性 

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。 

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录 

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。 

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高 

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。 

4.城建档案信息网络技术有待提高 

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。 

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高 

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求 

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。 

7.城建档案网络建设资金缺乏 

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。 

二、城建档案信息电子化的发展趋势 

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是： 

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。 

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。 

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。 

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。 

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。 

 

三、城建档案信息电子化数字化的作用 

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有： 

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。 

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。 

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。 

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关键词：档案；信息化；可行性

档案工作是对社会中的各项生产活动中信息的记录，随着城市建设的规模不断扩大，档案工作也越来越复杂和繁重，城建档案的信息化管理是必然趋势，也是提升效率、提升服务质量的主要措施，城建档案的信息来源于丰富的数据，其主要内容包含了城市建设中的工业、市政、基础设施、民用工程等建设类信息，档案的形式有文字、图片、影像等。本文就城建档案信息化建设的意义和必要性进行论述，并就可行性展开探讨。

一、城建档案信息化的意义

（一）城建档案信息化后，档案管理工作朝向自动化、网络化、实时化发展，提升工作效率。

文书的管理录入、数据录入、报表的打印、档案的打印、档案信息的统计查询、录入信息的查询和报告生成全部都可以依赖于计算机操作，并直接生成最终成果，可以大大地提升档案管理工作的效率和质量，避免发生重复工作和错误工作。

（二）档案管理实行信息化后，使得档案的检索、查询、查阅更加方便快捷。

检索查阅工作可以通过网络立即实现，不受空间和时间上的约束，更加准确、方便、快捷。查询的手段也有多重方式，模糊查询、组合查询、分类查询等，检索的信息将更全面、更高效。

（三）城建档案信息化后，档案的借阅工作更加可控，传统的借阅需要手工记录和操作，容易出错，而信息化后的借阅工作可以自动管理借阅记录、自动催还。

（四）档案信息化后，利用率将得到提升。

一般的档案都要隔年才能整理完成，但实际上在档案的利用中当年的需求是最多的，这就影响到了档案的使用效率。已经形成的档案利用较为繁琐，要登记之后在众多档案中查找，并且一份档案只能一个人借阅。信息化建设后可以实现信息的内部共享，控制档案的合理利用，提升利用率。

（五）实现信息化后，城建档案将扩大其服务面。

城建档案归根结底是一种信息资源，其社会价值在于对档案的开发利用，而现代化的信息管理手段更有利于开发和利用其价值产生社会效益，例如建立城建档案信息管理系统后，将有助于档案信息的二次开发，让更多的人利用城建档案信息资源进行更深层次的研究与开发。

二、城建档案信息化的必要性

（一）库房容量无法适应档案增长的速度。

许多城市的档案管理库房容量有限，但是城建规模却大幅增长，现有的库房容量完全无法满足档案的存储需要，已经严重不足，重新选址建设又需要层层审批，并且投资较大，可谓劳民伤财。因而，城建档案的信息化可以缓解有限的库房容量与无限增长的档案之间的矛盾。

（二）多套重复保管复印件档案并无必要且成本高昂。

一个完整的建设项目所涉及到的档案文件众多，从最开始的设计、施工、建立到后期的投入验收，城建档案的所有文件都需要复制5套，分别保存。档案的原件数量只有一份，许多建设文件在归档到档案馆时就只有复印件，失去了其原有的凭证价值，并且多套重复材料的保管并没有必要，还增加了制作和保存成本。

（三）收藏内容不能做到齐全。

城建档案馆中保存的文件具体来看只是整个建设工程中的一部分，也就是还有一部分的文件并没有归档，主要包括项目的科研报告、地质报告、地勘计算书、结构计算书、初步设计、施工图、预算书、施工记录、监理报告等。这些文件对于建设项目来说都是无比重要的，如果将这些以电子形式保存，将极大地提升利用效率。例如哈尔滨大桥发生倾覆事故，在对其进行事故的分析调查中专家查阅资料时就发现缺少桥梁的结构计算书、设计图和地勘报告，这毫无疑问影响了事故调查。从根本上来看，这部分的资料用纸质的形式保存并不合理，数量和体积过于庞大，但是电子化的形式保存则可以解决这一问题。

三、城建档案信息化的可行性

（一）大部分城建档案以电子文档的形式生成

城建档案中的许多内容都是以电子化的形式存在的,例如地勘报告、工程设计图纸、勘察设计、监理和施工合同等,甚至工地的施工日记和验收记录这些内容在最初的生成都是以电子文档的形式存在的,既方便了记录和归档,也可以很直观的调阅等,如需纸质的也可以随时打印。这些内容的档案在建设工程的所有档案中占到了90%以上，对于签章内的文件，有研究人员提出了引入电子签章技术，让城建档案实现电子化具有基本的前提条件。

（二）城建档案信息与载体的可分离性

对于一些历史档案，具有宝贵的信息价值，有时候载体的价值甚至还超过了信息的价值。例如名人的画作、笔墨等，这样的档案其载体和信息是不可分离的，必须要妥善的保管。然而，城建档案是在城市的建设活动中产生的具有保存价值的档案，其信息的价值可以转换为数据，与载体的存在形式没有较大的关联，并且信息和载体可以分离，从一个系统转移到另外一个系统中去。因而，城建档案的最初形式就是电子信息存在，而信息和载体的分离特征可以让档案信息实现电子化的接收和管理。

（三）档案载体的变迁

在我国，档案的载体最早发生在商代的甲骨档案，到了西周时期出现了金石档案，也就是将信息篆刻在铁器上，在随后的历史变迁中，出现了简牍、缣帛，一直到如今的纸张。纸张作为载体的材料，到如今已经使用了超过了1600多年。随着工业革命时代的发展，档案的载体呈现多样化的特征，照片、录音、录像等档案形式面世，进一步演变出了磁性载体档案光盘以及电子档案等。每一次的档案载体的变迁都是人类的技术革命，从信息的形成、制作、保存、利用一系列的环节中，通过通讯技术和电子信息化技术的电子档案必然是顺应时代趋势的，给档案工作带来新的气象。

（四）电子档案的技术要求

1.电子档案的原始性、真实性和完整性问题一直存在着争议。由于电子数据的易改性，其原始性、真实性和完整性很难保证万无一失，这是实施全面电子化所遇到的最大的技术阻碍。但是随着技术的发展和国家出台了《电子文件归档与管理规范》之后，尤其是元数据的出现，对电子文件在形成、传输、保存、使用过程中的一系列过程进行了记录，元数据形成就不能被更改，因而在一定程度上保证了其真实性和溯源性。

2.防火墙技术，是专用网络和公用网络间的一个保护的机制，对安全的信息可以允许通过，否则拒绝。由此杜绝外来非法访问和内部信息被非法输出。

3.操作授权验证技术。为了保证信息的安全，需要对文档和电子信息进行加密，结合公共密匙和私人密匙，对进入访问的人进行识别机制，可以有效防止主观的恶意破坏行为。

4.消息认证技术。用分组解码的方法进行消息认证，以此来判定是否被篡改。为了全面实现城建档案的电子化，应尽快制定符合城市建设档案需求的数据采集格式、元数据结构体系、数据长期保存格式等技术规范标准以及完善的工作规章制度，以保障城建档案的信息安全。

参考文献：

[1]陈立新,李秀玲.档案信息资源建设的思考[J].档案学研究.2013(06)

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经过近三十年的发展，我国在核电工程文档管理方面积累了丰富的经验，形成了比较完整、有效的核电工程文档管理体系，并建立了与其相适应的工程文档管理信息系统。但随着信息技术的不断发展，在核电工程建设过程中出现了数量越来越多、种类越来越复杂的电子文件和档案(以下简称电子文档)。为了应对电子文档作为有效的工作文件被广泛使用的现实，在采用了第三代epr核电技术的台山核电项目的建设过程中，作为项目业主方，台山核电合营有限公司提出了建设全电子化策略下的核电工程文档管理信息系统(以下简称“系统”)的思路，并取得了阶段性进展。

所谓全电子化策略，即所有核电工程文档在整个文件生命周期内均以电子文件的形式进行运作的策略。从文档使用范畴的视角来看，应是全部核电工程文档的电子化，在此视角下建设的文档管理信息系统才能具有普适性；从文档处理流程的视角来看，应是文件从产生到保管、利用直至销毁的全流程的电子化，在此视角下建设的文档管理系统才能真正与业务融合，体现前端控制和全程管理的电子文档管理理念。需要说明的是，本文中“电子文件”是指原生电子文件(digital-born)，而不是纸质文件经过扫描而生成的数字化(digitalized)电子文件。

系统建设的动因分析

首先，以数字化电子文件为主要管理对象的传统工程文档管理信息系统的处理效率已无法满足核电工程建设要求。由于核电工程的特殊性，根据核电质保要求，纸质文档仍是工程建设的最终依据。通常的做法是以电子文件的形式产生，其后打印成纸质文件签署生效或进行数字化加工后向业主提交。因此，业主方在接收到工程文件后，需要花费相当多的精力与物力对工程文件接收著录或二次数字化。同时，纸质文档的传输效率十分低下，核电工程建设的合作方遍布全球，一份文档从国外产生到国内录入系统，往往需要一个星期左右时间。另外，纸质文档的分发也存在实体复制与传送的限制。显然，面对众多合作单位在文件产生阶段已经是电子文件的事实，传统核电工程文档管理信息系统已经很难适应核电工程建设的步伐，尤其在工程文档数量倍增的第三代核电工程建设中，这一矛盾尤为突出本文由收集整理，迫切需要以全电子化作为核电工程文档管理信息系统建设的逻辑起点。

其次，信息技术的发展为核电工程电子文档提供更加广泛的处理手段，使面向全电子化的核电工程文档管理信息系统得以实现。全电子化的电子文档丰富了文档管理手段和方式，极大提高了文档部门和业务部门的工作效率。例如，台山核电项目传递工程文件时，各方可通过e-mail、共享空间乃至vpn等多种方式交换文档，使得跨国、跨地区间的文件传输简单易行，随传随收。

再次，建设系统，有助于开展前端控制和内容管理，从而提高核电工程文档的质量水平。传统的核电工程文档管理，对原生电子文件(digital-born)的产生缺乏有效的控制，许多由文件产生者生成的元数据，无法在后续过程共享与复用，使得文档管理人员必须重新著录，不仅导致文档管理人员重复工作，而且降低了文档著录的时效性与准确性。全电子化策略下核电工程文档管理信息系统，重视前端控制与全程管理，使得文档管理者在文件产生甚至文档管理信息系统规划阶段即进行业务规范，如对文件产生的模板、格式、文档系统的审批流程等进行设置。而且对文档流转和归档的全部环节进行监控和管理，如跟踪文件办理进度、全程检查文档质量等。前端控制和全程管理的工作方式能及早发现并解决遇到的问题，从而有效保证了文档业务的工作质量。同时，全电子化策略下的核电工程文档管理信息系统逐步淡化了传统核电文档管理各阶段间的界限，强化了各阶段间的因果关系，为文档管理一体化的进一步推进奠定了技术基础。

系统的优势

1　核电工程文档处理效率得以大幅提升

第一，系统实现了文件和档案的同信息技术平台管理，文件业务和档案业务在流程上既相互独立又相互衔接。第二，单个流程的更新调整不影响其他流程的使用，所有流程共用相关的系统功能。从而使得文件与档案业务可以同时进行，提高了文档及其数据的复用性。第三，可在系统中直接生成工作文档，从源头上提高了文档的电子化率，减少了文档传输时间和文档数字化的时间，提高了文件传递的时效性。第四，采用标准分发、智能关联分发、指令分发相结合的方式分发文件，提高了文件分发的时效性与准确率。

2　全项目文档管理理念得以落实

核电项目规模大，周期长。从事设让施工、安装、调试等各类工程的合作方超过百家，各方的信息化及文档业务水平参差不齐，直接影响了文档管理规范的一致性和文档交换质量，增加了信息沟通成本，降低了工作效率。因此，业主方在系统建设过程中，需要立足于全项目文档管理的视角。其一，不仅是业主方，项目的全体合作方都是文档管理信息系统的最终用户，要在业主内部与承包商之间统一数据标准，预留系统接口及应用外延，实现文档系统与各业务系统间的无缝对接与一体化管理；其二，对设计、施工、安装、调试等工程全过程中产生的文档进行集中统一管理，从数量上保证整个核电工程阶段文档的完整性；其三，对各类文档产生、流辕归档、保管、利用等文件业务实行全过程管理，从质量上保证文件各业务环节的规范可控，即文件全程管理思想。

3　与工程管理业务有机融合

在核电工程管理过程中，每个阶段都伴随着信函、技术文件、商务文件等工程文件的生效、传递与反馈，可以说，核电工程管理过程就是文档的利用过程，因此工程文档业务与工程管理业务的深入融合是核电工程文档管理发展的重要趋势。工程核心业务需要与文档业务融合以保障其高效运作；而核心业务的提升则可以进一步促进文档业务流程的优化，推动文档流程集约化管理。

以台山核电为例，设计文件的审查与文件管理融合，文件接收、文件分发、文件生效流程与设计审查业务的审查文件、答复文件流程紧密结合，形成闭环，成为设计文件审查的办公平台和此类文件的管理平台。

4　文档利用更加便捷、高效、安全

系统是一个具有网络化、数字化和充分共享特征的工作环境，各方共享一个统一的文档信息沟通和处理平台，实现文档信息的深度共享和广泛交流，为全体工程管理人员提供了更加便捷和高效的文档利用方式。

转贴于

通过工程文档管理系统的建设，大量的电子文件将通过系统直接产生或由外部导入，以建立工程文档目录数据库、原文数据库、多媒体数据库等海量信息资源数据库，实现对工程文档信息资源的集中统一管理和综合开发利用，形成良好的知识共享体系。

系统还从系统安全和文档安全两个层面提供了灵活、有效的安全管理手段。在系统安全层面，可以通过冗余方案、多机热备份进行系统架构上的安全保证；通过系统自动对进入其中的各项操作进行详细、如实的日志记录，实现系统的审计功能；在文档安全层面，将主要文档进行加密处理，对文档的打印、内容复制、离线等操作进行控制；采用多种安全机制，实现文档版本和修改历史的管理，确保电子文档数据在生成、流转、接收、保管、利用过程中的安全可控。

系统建设的难点思考

1　电子文档的法规标准建设问题

2002年，美国的《萨班斯——奥克斯利法案》对企业的电子文件的管理提出了严格要求，我国也在2008年制定了《企业内部控制基本规范》，对企业电子文件的管理进行规范。但是，总体而言，我国的电子文档法规标准，总体还不完善。截至2009年，在电子文档管理方面，我国只有五个国家标准，两个管理办法和两个行业标准，尚未有一部电子文档管理的专门法，而且已有的法规标准也基本上是对电子文档归档阶段的规范，对电子文档的形成、维护、长久保存和利用并没有明确的要求。另外，在核电工程文档管理系统建设方面，我国也没有相应的系统功能需求规范和系统实施指南。在此背景下，业主方在全电子化策略下开展工程文档管理信息系统建设，既要以现有的高标准要求自己，又要密切关注国家、行业的电子文档管理新要求、新方法，避免闭门造车，事倍功半。

2　双轨制、双套制问题

全电子化策略下的核电工程文档管理信息系统，其最终目标是实现工程文档的无纸化运作。但是，目前我国的电子文档管理技术水平和法规标准还不能完全支撑无纸化办公的要求，尤其是电子文件的长期保存问题。为了保证电子文件的有效性及长期留存，目前行业内普遍是采取双轨制或双套制的纸电文档管理本文由收集整理策略。因此，在电子文件的长期留存问题尚未彻底解决之前，现阶段可采用纸电共存的管理策略，并根据电子文件的种类或保管期限等要素对有需要的文件实施双套制管理。

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【关键词】文书档案 信息网络 电子化

为提高文书档案管理的效率，改变文书档案管理方式，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学化管理，要提高文书档案管理水平，就必须采用新的管理方式和方法。要有创新意识、更新观念，建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，目前国家档案局提出了文书档案管理的改革――文书档案管理信息的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，有些企业还自行开发出适合自己的档案管理软件来提高文书档案管理的水平，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。下面就采用计算机进行文书档案管理信息的电子化的优越性谈一点我个人粗浅的认识。

一、操作方便，简单易行，便于管理，稳定性强

在计算机管理信息系统中，运用信息系统的自动分类功能，档案部门根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上分门别类地记录下来，转化为电子档案，非常便于管理。由于每个人在实际工作中需求不同，根据自身的需求我们可以将将电子文件选择不同的工具来用于储存。比较常见的一些例如：光盘、移动硬盘、U盘、网盘等。这些均受外界环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

二、容量大，体积小，节省空间，保管经济

传统的纸质档案需众多的库房和装具来进行存放和保管，电子信息档案由于采取电子数码技术进行压缩，比较一些常见多用的技术有：光盘技术、扫描技术、缩微技术等等电子高科技广泛的应用于工作当中，这样一来就非常有效的增加了档案信息的存储量，电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的，可以通过数字化的整合将一个档案馆几十年、甚至上百年的馆藏信息都存储在载体中，使用者可以在任意地点、任意时间进行档案查阅。对存放场地要求相对较低，不需要耗用大量的人财物力。所以，它的特点是容量大、体积小、节省空间，保管经济。

三、能够有效加强档案编研工作，提高编研质量

文书档案管理信息的电子化的应用也促进了档案编研工作进程，把档案编研工作的档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案电子信息成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，下真功夫编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，实现档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

四、能够有效改善、提高了案卷质量和目录编制质量

在实际工作当中文书人员使用信息管理系统，可以在很大程度上提高组卷的效率以及质量。这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，这样一来不但是克服了组卷的随意性，而且还能够起到确保归档材料的完整齐全的作用，既科学又规范。文书人员，可以根据计算机所列的清单确定归档文件，既能够防止遗漏，还能够确保案卷的原始性以及真实性。 使用计算机文书档案管理系统，可使目录的编制更加的规范、更加的便捷，录入存储的连贯性强，促进后续工作的跟进，而且还能提高编制速度，对错误或缺失信息可以随时修正、补充、增删，制成的目录册资料美观、简洁，用时信手拈来。

五、提高办公效率，检索神速，提升了文件传递的速度和安全性

计算机具有极快的运算速度和强大的信息处理功能，利用计算机整理文件，不仅可以收到事半功倍的效果，而且由于电子档案建立了完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。通过多种查询手段：文书人员可以从模糊查询，组合查询，分类查询这三者当中进行选择，从而选取最切合实际的查询方式，然后在档案库中进行检索，以找出有用的档案信息，因此，实现即时的查询、检索神速，加快了业务处理的速度，真正达到了简化整理、深化检索的目的。在应用计算机网络技术层面上，直接通过网络进行传递，从而根据工作的需求不但实现了可以随时随地的进行文件收发，而且还进一步的提高了文件传递的安全性，与此同时还更加节约了时间，既降低了人为因素的影响，又可发挥计算机管理优势，效率显著。

六、网络传输，实现信息资源的共享

在传统的手工操作中，普通的文书传递方法主要是通过工作人员只手互相传递，这种陈旧的方法不仅造成资金以及资源方面的浪费，在一定程度上造成文件和信息查找困难。在传阅的过程中，时间延误或文件丢失的情况时有发生，给档案管理人员归档和其他人员检索带来很大不便。公文网络传输，直接依靠先进的网络工具，网上适时传阅办理，可以在瞬间完成大容量信息的传递，不仅提高了流转速度，还有效保障了文书的安全，加快了现代社会工作节奏，它所起到经济效益和社会效益是不可估量的。档案部门通过网络联接，人们可以通过协议进行网上检索，利用更加便捷，提高了部门之间的了解、交流、协调、增强了业务联系，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛地开发和利用。

这与目前提倡的――改进工作作风“八项规定”具体内容中的“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”的精神遥相呼应。

七、有利于档案管理的不断创新

配备档案管理所需要的计算机，扫描仪，光盘刻录机，互联网设备等现代化办公设备，运用这些设备来缩微档案资料，进行数字化，科学化处理及保存。为此，各级政府和单位不断加大现代信息化产业数字的投入，力争更多的经费，加大硬件设施建设和软件的升级。为档案部门利用现代化的档案管理模式，挖掘各方面的潜力，发挥自己的专业水平来存储大量的档案资源，有效的利用信息技术，来满足社会各界的需要，并将这类档案管理转化为经济效益，通过这些信息技术广泛运用，给档案工作注入新的活力和生机，创造出更为可观的社会效益和社会价值，为档案工作现代化，信息化的继续发展提供有力的保证。

八、强化了服务职能，提高了服务社会的能力

由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，能够确保其安全性，最大限度地满足利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。使之成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心和文化阵地。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用，极大提高了档案管理工作服务社会的能力。

总之，为了更好的开发利用文书档案，就必须与时俱进，用信息化、科学化的头脑来改变和提高管理水平，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，积极推广文书档案管理信息的电子化应用，从而才能不断提高文书档案的利用率，有效提升档案管理整体水平，使之更好地为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.

[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010（5）：188.

[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2009（21）：218.

[4]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（6）：174.

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关键词：国有企业;电子信息;障碍

加快推进国有企业改革，建立现代企业制度是国有企业的改革方向，对国有大中型企业实行规范的公司制改革，使企业成为适应市场的法人实体和竞争主体。几年来，我国已有2000多家企业进行了改制的试点。其中，87.8%的企业变成了不同形式的公司。改制为股份有限公司和有限责任公司的企业约占46%，改制为国有独资公司的企业则占38.8%。企业通过改制明确了产权关系，增强了活力和效益。

改制是国有大中型企业尽快走出困境，求得生存、发展的重要措施。然而，影响国有企业生存和发展的因素很多，在解决好体制因素的同时，还需解决其他各种制约因素。其中，管理信息化就是改制国有企业在市场经济环境中求生存发展的战略选择。

所谓电子信息化，就是指在企业的经济活动和管理活动的主要环节，如调研、促销、战略决策等，采用电子信息技术，开发和利用企业发展所需的信息资源特别是关于国内、国际市场及其变化的信息资源，在国内与国际市场环境中提高企业的竞争力，达到企业在全球竞争中赢得和保持优势的目的。

国有企业改制以后，国有企业与非国有企业一样，要依法自主经营，自负盈亏，要独立根据时常需求及其变化，来决定或调整自己的经营活动，来进行产、供销等重大经营决策，面临国内与国际两大市场的竞争。因此，国有大中型企业改制以后，能否获取与本企业的生存与发展有关的、可靠的、全面系统的市场信息、产品信息、技术信息、竞争对手等信息，及时开发战略信息(即企业的战略决策层所需要的与发展对策有关的综合信息)资源已成为影响企业生存的关键因素。这主要是因为，一方面现代企业的任何科学(教学案例，试卷，课件，教案)经营决策都必须以信息为前提和基础，科学(教学案例，试卷，课件，教案)经营决策的过程实际上是一个信息的收集、分析加工和取舍的过程，另一方面现代激烈的市场竞争实质上就是信息的竞争，谁及时获取信息，占领了信息的制高点，就能在激烈的市场竞争中立于不败之地。很显然，改制的国有大中型企业为适应国内、国际市场环境的频繁变化而做出正确决策以求得应有的发展，必须采用电子信息化战略。

然而，实现电子信息战略并不是一件轻而易举的事，它需要大量的人、财、物资源，受制于多种因素。就目前情况而言，我国改制企业实现电子信息化还存在着不少困难和障碍，主要表现在以下几方面：

1.管理者信息意识淡薄，观念陈旧

企业管理者是企业的决策者，一方面拥有企业实现电子信息化的人权、财权和指挥权，他们能够决定投资、高速机构、人才引进、确定电子信息化的水平等;另一方面他们的言行往往直接影响广大员工的思想和行为。因此，他们信息意识的强弱，对电子信息化重要性的认识程度直接影响企业电子信息化的实现。长期以来，由于受计划经济体制、传统观念和思想的影响和束缚，加之一些管理者自身素质比较低，所以，目前我国不少改制企业的管理者的信息意识比较低，对电子信息重要性还认识不足，不重视信息技术的重要作用，不关心企业信息技术的应用这就人为地阻碍了企业电子化战略的实现。可见，提高管理者的信息意识以及对电子信息化重要性的认识已是当务之急。

2.投入少，资金严重不足

改制企业初稿电子信息化战略必须要有一定的资金作保证。企业管理信息系统的研制需要资金，企业要建立"企业网"，需要购买计算机，通信设备，需要很大一笔资金，企业培养信息技术人员也需要资金。工业发达的国家为了鼓励企业电子信息化，常常把企业销售额的3-5%用于企业电子信息化。

而我国企业多数没有用于电子信息化的经费，少数有的企业也只占销售额的1%。企业电子信息化投入较小，主要是因为目前我国企业电子信息化的资金主要来源于企业自身，我国企业盈利水平较低，国有企业有三分之一亏损，企业缺少自有资金，更难积累资金，因而在企业电子信息化方面安排较大投入，由于资金短缺，使企业电子信息化投入严重不足，致使企业信息机构无力购买一些现代先进技术设备，信息的收集，加工，存储，传递，控制仍以传统的手工方式为主，开发信息资源的能力较差，信息污染严重，服务水平较低。

3.信息专业技术人才缺乏

信息技术专业人才是改制企业实现电子信息化战略的基础，没有信息技术专业人才，企业电子信息化战略的实施只能是一句空话。长期以来，我国部分企业在自身的发展中，忽视了人才开发和智力投资信息技术专业人员的数量和质量都不能适应电子信息化的要求，严重制约了企业电子信息化的实施。目前企业信息技术专业人才缺乏具体表现为：一是企业信息技术专业人员队伍规模小;二是企业技术专业人员队伍中高级专业人才所占的比重小。私以为，造成企业信息技术人才缺乏的最主要原因，首先是由于企业缺乏留住人才的优惠政策和措施，对现有信息技术专业人才使用不合理，导致企业人才流失严重;其次是由于企业没有建立吸收和培养人才的良好环境和机制。由于信息技术专业人才少，高级专业技术人才更少，赞成企业技术力量不足，使企业缺乏研制和使用现代先进信息技术成果的能力，缺乏对引进信息技术的消化和吸收能力，造成企业电子信息化落后。

4.政策扶持、引导不力

改制企业电子信息化的推进离不开政府的扶持和引导。在经济发达国家，政府往往颁布一系列政策、法规来扶持和引导本国企业电子信息化的实施。日本政策为鼓励企业应用计算机，采取了多种固定资产减免税的政策计算机适用的"新规重要物产免税法"，在1961年至1966年的适用期间，免税总额达8.5亿元，免征其固定资产税。1982年日本政府还规定：凡购买高性能信息处理装置者，其设备价值的13%-10%可抵免应交税金。新加坡为推进企业电子信息化，由国家电信局等部门联合开发"小型企业电脑化计划，协助小企业更有效地使用信息科技。随后，又拟定了一个扩展计划以协助中小企业采用信息技术。我国政府为推进企业电子信息化，虽然也颁布了一些政策法规，组织并实施了一些工程，如"金"字系列工程等，但与发达国家相比，差距还比较明显。一是国家对企业电子信息化的政策扶持不够，在财政、税收、信贷、人才等方面没能提供太多的优惠政策;二是国家对企业电子信息化而颁布的专门政策、法规比较少，且涉及范围比较小;三是国家对一些促进企业电子信息化的信息工程项目的组织实施力度不够。这些都严重制约着我国企业电子信息化有效、顺利实现。

5.信息系统建设落后

在市场经济条件下，企业决胜的关键在于信息的沟通与掌握，那么，改制企业没有功能强大的信息系统，便不能准确及时地获取社会和企业内部分散产生的数量巨大的各种数据和信息，无法处理并求解未知数的企业经营管理的均衡方程，只有坐以待毙，可以说，先进的企业信息系统是信息经济时代企业参与市场竞争的必备工具。一些发达国家的企业界，特别是著名的企业，都有比较完善的信息系统，如日本的丰田汽车公司、住友株式会社以及美国的克莱斯纳汽车公司等，都是依据完善而发达的企业信息系统作出科学(教学案例，试卷，课件，教案)的决策，在激烈的市场部分中立于不败之地。然而，由于我国改制的国有大中型企业长期生活在计划经济体制下，受传统观念、资金、人才等因素的制约，信息系统的开发非常落后，有些企业根本就没有开发以计算机为基础的信息系统，部分企业开发了现代的信息系统，但普遍采取的是中央集权式的追"效率"(即立足于成本费用分析)的信息管理模式，显然不适应现代经济生活中以"消费和追求信息利益为导向的竞争环境。可见，加快改制企业的信息系统建设和改造已是当务之急。

实施电子信息化战略应该成为我国改制的国有大中型企业的战略任务。为此，必须克服以上障碍，转变改制企业管理者传统的、守旧的思想观念，增强信息意识，加强专业技术人才的引进和培养，加大资金投入，要得到政府的大力扶持和引导，加快改制企业信息系统的建设和改造，推动企业电子信息化进程，提高改制企业参与国际竞争的能力。

参考文献

[1]严怡民.加速企业信息化建设为振兴经济服务.图书情报工作,2005(10).

[2]邸德海.现代信息技术对企业组织的影响及其对策.管理信息系统,2004,(4):3-7.