电子文件管理论文范文
时间：2023-03-27 07:38:27
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篇1
在对电子文件管理不断探索的道路上，结合目前管理所面临的问题，充分利用自身资源，来制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。
2工程电子文件管理体系
2.1电子文件的特点
电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索，并通过系统内部的计算和加工，从而形成人们所需要的电子文档形式。目前在我国，很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些文件进行储存和保管，从而利用这些信息来为公司未来的发展提供资源上的帮助。电子文件的特点主要表现在虚拟性上，所谓虚拟，即是指公司计算机中的数字信息，众所周知，数字信息具有本身流动性的特点，因此，在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对这些数字信息进行整理、储存，并通过一系列的方法将之自动生成体系的一种管理办法。
2.2工程图纸的数字化管理体系
工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面：双机与多机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。第一，双机与多机系统：所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统，这种系统根据其功能和软件设计的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外，在配置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件，并通过这些自带应用软件进行无图纸设计，甚至可以在线提取其他图纸并做深层次的加工，并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同的作用，例如：在控制图纸的录入方面，则将要求其具有较高水平的应用程序和配置较高的计算机系统，这样可以更好的保证整体电子文件生成的准确性。在某种程度上，这种计算机多机系统也是一种局域网系统，在系统应用方面，主要适用于较大的设计单位。通过对客户机和服务器进行综合管理，使图库全部集中在服务器上，以达到全网协同工作的效果，不仅如此，还可以对电子文件进行有效的控制，从而实现资源上的共享。第二，光盘镜像服务系统：即主要是通过利用光盘的镜像服务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交换机为主题，连接WWW服务器，再通过与多个客户机相连接，再通过WWW服务器与光盘镜像服务器相连接的方式，从而实现访问数据的整个过程。第三，电子文件网络移交管理系统：利用该管理系统普遍应用于以设计为主题的相关工程类公司，其系统主要应用为局域网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各个部门进行传达，且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统，其主要包括：
（1）归档子系统：这种系统主要用于图书的标准管理和期刊管理，在工程方面，还进行相应的入库管理，订购管理、电子文档的借阅管理、统计管理等等。除此之外，想要更好的应用该系统，并使系统呈现完美状态，则一定要对系统进行及时的维护，从而确保工作的正常运行。
（2）查询检索子系统：用户想要读取电子文档，则一定要对该系统进行检索，这种查询检索子系统，可以有效保证人们可以在第一时间内查找出自己想要的文件。该系统主要查询内容包括：图书、标准、图纸及相关的管理信息等等。
（3）图纸下载审批子系统：这种系统具有高度的保密性，可以对项目中的工程图纸进行严格的保密，而在借阅图纸方面必须要经过相关人员的审批才可以得到阅读权限。
（4）工作周卡填写和统计子系统：在看工程项目管理中，从工作程序的数据显示可以看出，电子的文件将管理主要可以分为：项目启动阶段、电子文件形成阶段和成品归档方面。利用这三个阶段的管理，可以有效保证整体系统的完整性和流畅性，从而确保工作的顺利完成。
3工程电子文件的保管方式
从项目工程的管理方面来看，对工程中所形成的电子文档一定要做相应的储存和保管。对于文件的保管方式又分为以下几种，各公司一定要选择与自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同时，有效利用相应的保管方法还可以为未来的工程项目提供借鉴的作用。
3.1输出纸拷贝
对于纸质文件的系统管理而言，其优点主要体现在价格上，纸质文件价格低廉，且所需的专业性技术不多。缺点则表现在有些电子文件无法利用普通的打印方法将其打印出来，从而造成文件的关键性缺失，相应的也在一定程度上破坏了文件原有的完整性。对整个工程而言，在需要时无法提供文件支持，则会对整个工程造成不可预计的风险。
3.2脱机保存电子文件的拷贝
对电子文件进行保管时，可以通过脱机保存的方式有效将电子文档进行拷贝，从而减少系统文件的流失。例如：磁盘备份、软盘保存等方法。这种保存备份方法，与传统的纸质打印方式相比，其具有完整性和便利性等优点。通过完整保存的方式，来确保电子文件的有效存储。
3.3利用双重备份方式管理电子文档
在对工程文件进行保存时，可以通过电子文档与纸质保存双重方法进行备份，并进行归类整理，利用两种不同的介质，保存两套内容完全相同的档案。利用这种双重保险的方式，可以保证电子文档的有效性，通过纸质文档对电子文档的监护作用，从而达到文档有效保存的目的。这种管理保存方式与输出纸保存方式相比，其更具准确性，与此同时，在保存后还可以对其进行快速提档，在计算机网络的帮助下，通过检索、传输等方式，来有效保证工程的顺利进行。
3.4利用电子方式对电子文档进行保存
利用这种储存方式可以有效将电子文档保存在电子系统当中，以方便检索及再利用。除此之外，为避免文件丢失，还可以将电子文档拷贝到磁盘上，在二次利用时可以及时将其在计算机中读取，还可以节省检索信息的时间，并保存了文件的完整性。目前，我国对这种保存文件的方式应用程度还很低，其主要原因在于，利用这种方式对文档进行管理，需要大量的人力物力，需要及时的对磁盘进行维护修理，以保证资料的完整，但在技术程度上，我国还处于发展中阶段。因此，在保存文档方面，依然无法逃离传统的纸质保存法。
4工程电子文件的鉴定及归档
4.1电子文件的鉴定
在工程中，公司确定了保管文档的管理方式之后，需对所形成的电子文档进行分类保存，而在整理归档之前，工作人员一定要对档案进行严格审查，以保证在存储前，文件的准确性。关于参与鉴定的管理人员，一定要选择具有资深资格的工程技术人员，该类人员对工程项目具有一定的工作经验，可以有效对文件进行审查。计算机技术人员应对文件的相关数据进行识别，并在信息采集过程中提出审查修改意见。对于审查本身而言，利用这种方法可以保证文件的可存取性、可处理性和可操作性。
4.2工程电子文件的归档
电子文件经过审核处理后，要对其进行归档整理，其主要归档要求主要表现在以下几方面：
（1）网络系统的移交：公司内部需要建立局域网，通过局域网，公司可以将电子文件通过集合的方式同时转发送给公司的各个部门，从而实现档案的移交过程。各部门在接收电子档案之后，要对文件信息进行审查，并对处理后的信息进行归档、保存。
（2）网络系统移交的具体要求第一，对网络信息进行管理时，要学会借助相关的计算机网络管理系统，从而完成电子文件的网络传递。第二，各部门就要通过计算机系统对档案进行分类归档，其主要方法则表现在选择电子信息解集点上，通过这种方法，可以有效保证电子信息在归档后的准确性。同时，也为二次提档打好基础。第三，各部门在整理、处理好公司所发来的数据文件之后，需要对其进行集中处理，再通过汇总的方法，与其他部门进行共享。
（3）各部门要对所形成的电子文件进行制定管理，其主要表现在：对电子文件的标准进行管理；严格遵守电子文件的归档过程；在对某一项目进行归档整理时，一定要将项目管理理念融入其中，使之与档案的自动检索功能相结合，从而实现其方便、准确、高效的作用。
5工程电子档案的管理
5.1档案管理
第一，在各部门将电子文件进行整理归档之后，其文件要统一由档案编辑室负责人做备份管理，并将其放入专用档案袋中，还要安排特定人员对其进行定期检查、维护。随着我国科学技术的不断进步，计算机网络系统也逐渐走向兴盛。因此，在电子文件管理方面，公司在条件允许的前提下，可以将其进行电子录入，并分为两份（电子、纸质文档）进行管理，从而保证资料的准确性和及时性。第二，对于归档后的电子版文档，为了保护其系统的安全，必须将电子档归档系统与实用系统相区别。实用系统，即指在实际工作中所使用的计算机网络应用系统。电子档归档系统，即指利用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。对于公司而言，任何一个敏感文件都是机密的，都应对其进行保密处理，从而使之得到应有的保护，防止不良人员非法窃取，对公司造成损害。第三，归档后为了方便检查，要对电子档案进行时间标记整理，以保证在审查时更加方便快捷。时间标记方法有很多，而对工程公司而言，主要采用生成、修改日期及图章的方式对其进行时间标记整理。除此之外，有些公司还会对早期所形成的文件数据进行整合，其主要包括人工系统文件，这种文件必须要保证其拥有最原始的采集数据信息日期，从而对日后的工作整理提供方便。
5.2模数转换
所谓模数转换，即指模拟、数字的转换。是将连续的模拟量通过某种方法转换成数字量的过程。对工程电子文件而言，档案的模数转换主要表现在：扫描质量，档案处置状况和光盘的备份制作。其中重点要说明的是光盘制作方面，在完成一项工程之后，要对工程的相关数据进行整理，还要对其进行备份处理。作为一项刻录管理，首先要创建一个子目录，再通过目录中的相关文件设计方案，最后建立一个二级子目录。在二级子目录中，其主要作用是将在工程中所用的经费、报告、合同等内容详细记录其中，从而进行统一保存处理，再将电子文件刻录到光盘的过程。
6结论
篇2
电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
三、结语
篇3
关键词:电子文件中心;苏南模式;安徽模式;比较研究
2007年4月26日-27日,国家档案局分别在常州和合肥召开了全国电子文件中心建设经验交流会。会上,有两种模式的电子文件中心特别引人注目。一种是苏南模式,另一种便是安徽模式。这两种模式的电子文件中心仅是有地域上的区别,还是有质的不同?它们的前景又怎样?为摸个水落石出,本项目组选取适当的研究对象,对之开展了文献调研和实地调研,在此基础上进行了较为全面的比较分析职称论文。
1研究对象的选择
对苏南模式的电子文件中心,本项目组选取了常州、南京、丹阳三家作为研究对象。常州市电子文件中心是我国第一家电子文件中心,地处“苏锡常”经济发达地区。南京是江苏省会城市,丹阳是镇江市下辖的县级市。这三地的选择,基本能代表苏南五市各级别的电子文件中心。对安徽模式的电子文件中心,本项目组选取了安徽省电子文件中心和芜湖市电子文件中心。安徽省电子文件中心是国家档案局关于电子文件中心项目的试点单位,芜湖市电子文件中心是安徽省电子文件中心的试点单位。这些研究对象的选择是具有典型性和代表性的。
2比较分析
本项目组分别从电子文件中心产生的缘由、职能职责、系统功能、人员概况、经费来源、管理规章、安全与灾备、运行情况及发展态势等九个方面进行了比较分析。
2.1电子文件中心产生的缘由
各家建设电子文件中心的起因或者目的主要有二:一是为了加强电子文件管理,二是为了政务信息资源共享。安徽模式的电子文件中心还强调维护电子文件的安全性、有效保存人类记忆、履行法定职责、促进政务公开、密切党群关系、节约政务管理成本,等等。这些,其实是加强电子文件管理和政务信息资源共享两大功能目标的拓展或者说是延伸。另外,电子文件中心的产生与档案主管机构的政策号召有很大的关系。比如,安徽省档案局与南京市档案局建设电子文件中心的另一个主要原因就是为了响应上级主管机构的号召。
2.2电子文件中心的职能职责
各家都叫电子文件中心,但性质是否相同?职能职责是否大同小异呢?显然不是。苏南模式的电子文件中心是按地区建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的电子公文管理利用中心。它只是现行文件或半现行文件利用中心,不具备归档功能,不能代替档案归档,各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案馆以进行归档。很明显,苏南模式的电子文件中心是政务信息公开的产物,提供现行文件和半现行文件的利用是它的职责。而安徽模式的电子文件中心与苏南模式的有着明显的区别。二者最大的不同在于安徽模式的电子文件中心具有归档功能,它最大的目标是为了保障电子文件完整、真实、有效,使得电子文件像纸质文件一样得到永久保存。在完整、真实、有效地长期保存电子文件的基础上,电子文件的利用仅是长期保存电子文件这一功能的拓展或延伸。
2.3电子文件中心应用系统的功能模块
由于这两种模式的电子文件中心性质不同,所以,它们的应用系统的功能模块也有很大的区别。苏南模式侧重现行文件和半现行文件的利用,所以,文件的审核、及查阅或检索是其主要模块。而安徽模式侧重归档与长期保存,所以,其功能模块比苏南模式的要复杂得多。捕获、数据管理、档案存储与保存规划是其主要模块。仅从数据管理这一模块上说,苏南模式仅需要管理电子文件及其主要的目录数据,以供检索、备份和统计。而安徽模式,为维护电子文件的完整性、真实性和有效性,不仅需要保存和管理电子文件本身,还需要保存并管理电子文件整个生命周期中与其产生、管理、归档、保存和利用等重要环节相关的一系列重要的元数据,而不单单局限于一些简单的目录数据。在安徽模式中,维护电子文件的完整性、真实性和有效性的原则始终贯穿着每个模块。
2.4电子文件中心人员概况
电子文件中心不是独立的组织机构,所以,各家都没有专门的编制。安徽模式将电子文件中心作为一个向数字档案馆过渡的长期保存人类遗产的项目,所以,项目组成员人数较多。该项目的试点工作组负责组织和协调。职能小组负责标准起草、方案修订、科研攻关等。苏南模式将电子文件中心作为电子政务平台上的一个应用系统,所以,电子文件中心只有l至3名不等的兼职人员,负责系统的日常维护和数据的、备份等。
2.5电子文件中心的经费来源
电子文件中心的启动经费多由政府部门以专项经费的形式拨付,只有南京市电子文件中心是以科研经费的形式启动。而日常运行费用都只由各档案局在办公经费中列支。显然,由于复杂程度不同,苏南模式的电子文件中心投资小,而安徽模式的电子文件中心投资大。
2.6电子文件中心的管理标准或规章
苏南模式的电子文件中心均未建立专门的管理标准或规章。而安徽模式的电子文件中心针对电子文件管理和电子文件中心运行所涉及的各个重要环节,建立了一系列详细的标准与规章,从行业标准到地方标准再到机构规章,从上至下形成了三级规范体系。尤其是安徽省电子文件中心项目负责编制的三个行业标准已于今年6月1日起实施,成为档案界的新热点。它们的制定及推广,有利于电子文件摆脱软硬件对它的束缚,为维护电子文件的完整性、真实性、有效性和长期可用性提供了制度保障和技术准备,为电子文件的归档扫清了障碍,铺平了道路。
2.7电子文件中心的安全与灾备
在安全防范与灾难备份方面,苏南模式仅采用了技术手段进行防范。而安徽模式不仅从技术上,而且还从管理层面上进行了制度建设,使安全与灾备有了制度保障。
2.8电子文件中心的运行情况
作为现行或半现行电子公文利用中心,苏南模式的电子文件中心建设周期短,见效快,使政务网内各机关单位很快地实现了政务信息资源共享,一度受到这些机关单位的好评。但2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,各级人民政府作为政务信息公开的义务主体,纷纷在自己的门户网站上建立政务公开栏目。这些栏目公开的文件类型除公文外,还有工作计划、工作总结、统汁信息、预案、规章制度、法律条文等。而电子文件中心中的文件类型只有公文,显然,在服务的“产品”类型上,电子文件中心有失丰富多样性。其次,政府门户网站除公开本级政府及各部门的政务信息外,还公开垂直管理部门、公用企事业单位及下级政府机关的信息。而电子文件中心只能公开政务内网中各机关单位的信息。由于历史原因,或因经费、软硬件等问题,进入政务内网的机关单位总是不全,有的政务内网中连本级政府各部门机关都不全,更别提下级机关、条管单位和企事业单位了。这样,电子文件中心在服务的“产品”数量上明显不及政府门户网站的政务公开了。由此,现行或半现行公文利用功能受到严重冲击,苏南模式的电子文件中心利用率急转直下。
安徽模式的电子文件中心因为具有归档功能,以长期保存电子文件,维护电子文件完整性、真实性和有效性为己任,所以,建设周期长,见效慢。经过3年多,目前,只是完成了基础建设,处于试运行时期,利用效果尚不明显。
2.9电子文件中心的发展态势
因受到政府门户网站中政务信息公开的冲击,苏南模式的电子文件中心的现行文件和半现行文件利用率非常低,有时甚至为零利用。除文件利用外,它的另一个功能是文件备份,即相当于对政务内网中各机关单位的电子公文进行了同城异地备份。然而,实际上,政务内网中的所有数据,各地的信息化发展机构会负责备份,电子文件中心的备份功能显得无足轻重。最终,苏南模式的电子文件中心只得将发展目光放到归档功能上。然而,由于电子文件中心最初的定位只是现行文件或半现行文件的利用中心,在应用系统的功能设计上没有为归档预留出路,这样,苏南模式的电子文件中心就处于进退两难的境地了。
安徽模式的电子文件中心一开始定位就很明确,它不是以现行文件或半现行文件的利用为目的,而是以保证电子文件完整、真实、有效和长期或永久可用作为根本目的,以归档作为主要职责。它除接收本级档案馆接收范围内所有单位形成的电子文件外,还将逐步建立起省、市、县三级电子文件中心互联,并且将电子文件中心的数据与安徽省分布式档案基础数据库整合,实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。很明显,它今后的发展方向是电子档案中心或数字档案馆。
3结论
苏南模式和安徽模式的电子文件中心既有区别又有联系。在性质上,这两种模式的电子文件中心是有区别的。苏南模式的电子文件中心是现行电子公文或半现行电子公文利用中心,它没有归档功能。它投资少,建设周期短,见效快。而安徽模式的电子文件中心是以维护电子文件的完整性、真实性和有效性为目标的长期或永久保存电子文件的归档基地,它具有归档功能。它在人力、物力上投资多,建设周期长,见效慢。它必须严格遵守行业标准和管理规章。它们之间又是有联系的:①二者同时抓住了电子政务发展的契机,借助电子政务内网作为电子公文传输和收集的一个主要渠道;②目前,二者收集和管理的对象都是电子公文;③二者都可以实现政务信息资源共享,提供现行公文或半现行公文的利用。
从运行情况和发展趋势来看,自2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,政府门户网站开辟政务信息公开栏目,使得电子文件中心的现行或半现行公文的利用功能受到冲击。因此,主要以现行或半现行公文利用为目标的苏南模式的电子文件中心渐显衰微。而以归档基地为目标的安徽模式的电子文件中心不受此条例的影响,它向着电子档案中心或数字档案馆的方向大步迈进。这两种同样基于电子政务发展起来的电子文件中心为什么会有如此不同的发展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有着质的不同。安徽模式紧紧抓住了档案管理机构不同于其他任何管理机构的职责所在一一有效地长期或永久地保存对国家和社会具有保存价值的历史记录(即档案)。以此为出发点,一般而言,不会与其他机构存在职能上的重大冲突。
安徽模式的电子文件中心定位准确,前景广阔,那是不是就一帆风顺呢?不是的。安徽模式的电子文件中心仍存在一些难以解决的问题。目前,它收集归档的对象只是电子公文,而以后若向电子档案中心或数字档案馆发展的话,仅局限于电子公文肯定是范围过于狭窄。非公文的其他文本文件及文本类型外的诸如音频、视频、多媒体、数据库文件也应该尽可能地列入归档管理范围。但目前,在维护电子文件完整性、真实性、有效性和长期可用性方面,安徽模式仅就文本类型的电子公文提出了解决方案。其他类型的文件,因为格式太多且又复杂并夹杂其他原因,还难以提出合适的解决方案。这也是国内外档案界共同面临着的业务难题,仅靠一个省级电子文件长期保存的试点项目来解决,是不大可能的。
目前,我国电子文件中心的建设方兴未艾,在前进的道路上,走一些弯路是在所难免。如何使电子文件中心少走弯路?本项目组建议国家档案主管机构对电子文件中心的性质及其职能进行定位,为各地方电子文件中心的建设指明方向。同时,面对电子文件管理提出的挑战,应出台相应的管理规范和标准,为电子文件中心的建设扫清障碍。
参考文献:
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[2][8]黄玉明,周建武,吴彬松.安徽省电子文件中心设计与建设[J].中国档案,2009(8).
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[4]黄玉明.安徽省电子文件中心建设的思路与做法[J].中国档案,2006(12).
篇4
工程物资的种类及分类。水电开发建设工程物资的种类较多，一般分为几大类。根据其在工程建设中的使用频率、重要性、可获得性、可替代性的不同，确定非常重要、比较重要和一般三类;同时，根据在大渡河干流的水电开发建设地域的交通道路、气候条件和其他资源状况，以及物资种类所需要的物流的特殊程度，将物资的物流性质分为大件物流、特殊物流、一般物流。
1．1工程物资的计划管理
工程物资的计划管理是指在工程建设之初，一般从施工设计时开始，需要根据施工设计图来形成物资需求计划，并由相应的物资采购部门来进行准备。由于水电建设工程的复杂性，许多工程物资都需要较长的提前期才能保证进度，因此，工程物资的计划管理显得尤为重要。
1．2工程物资的采购管理
目前，我国水电建设工程物资采购管理的主要方式包括三种方式:一是业主管理模式。即业主在材料供应和管理中始终为主导身份，物资材料的供应商管理由业主方进行，采购管理的所有环节，包括物流、信息流、资金流的控制都由业主方负责。这种方式的优点在于，业主方可以对工程物资的质量和价格严格把控，降低成本。二是承建方管理模式。在水电工程建设中，零星主要材料和其他辅材料均由承建单位自行采购，自行管理。这种方式的优点在于，在工程施工时承建方有动力来加强物资现场管理，避免物资的浪费。三是业主方和承建方共同管理模式。即由业主方和承建方共同承担采购工作，既可以根据物资的品类分别负责，也可以根据采购的流程来分别负责。这种方式的优点在于，可以根据需要采购物资的种类、难易程度来选择最优方案，同时也可以最大限度地利用双方各自的供应商资源优势。大渡河公司目前主要采取的是第一种方式。
1．3工程物资的仓储管理
包括工程物资在远程仓库或施工现场的验收、发放、跟踪记录、库存盘点、报废和积压统计、废旧物资处理等的管理。相比前面的两个物资管理环节，工程物资的仓储管理更具有不可控性。一方面由于物资仓库一般会设在施工现场，对物资验收及使用环节的标准相比一般的物资仓库，更不易设立，不易监控;二是由于工程现场本身存在较多的可变性和不确定性，使物资仓储管理管控难度加大。
2水电可建设工程物资管理的风险
从上一小节对水电建设工程物资管理的内容和流程可以看出，工程物资管理面临着诸多不确定和风险，而大渡河公司由于开发建设项目大多在山区险峻之地，交通不便、运输距离长、地质灾害多发，以及较为复杂的人文环境和现场环境，更加大了物资管理的风险。
2．1供应商风险
主要体现在，一是供应商主观有欺骗意愿，如以虚假的身份签订合同并进行虚假担保，骗取支付的货款或预付款;或签订空头合同，并将空头合同倒卖，从中谋利;或由于自身实力，本身就无法正常履约，却设置合同陷阱等，这类风险一旦发生，将给建设项目和施工企业造成巨大损失。二是供应商由于客观原因，如生产计划无法执行，预算成本和实际成本不吻合，资金链发生断裂等，均导致不能履行合同或不能按时、完全地履行合同，这也将给工程建设造成极大影响和损失。
2．2物流风险
由于运输距离远、道路险峻，对车辆和运输人员的要求均较高，物流风险主要体现在，一是运输安全的风险。可能导致的是人员安全和车辆安全的风险，以及特殊材料发生的风险;二是运输时效的风险;可能无法按照预定的时间准时运抵，这将对工程建设造成较大影响，同时也会增加额外的成本。三是运输过程中物资数量变化的风险。在实际工作中，由于运输过程中物资被盗、抢、遗失的情况时有发生，以及天气原因，都有可能导致运输的物资数量减少，这也将对工程建设造成较大影响。
2．3质量风险
质量风险主要体现在，一是由于供应商提供的物资质量、规格不合格或不符合要求，轻者导致部分工程不达标;重者将直接影响到水电建设工程项目的质量、工期，无论是对业主方还是承建方都有可能造成人员、经济、技术、安全等多方面的重大损失。
2．4管理风险
管理风险一方面是业主方管理风险，二是承建方管理风险。承建方管理风险主要体现是物资使用和物资管理上。一是承建方在使用上浪费巨大，在管理上简单粗放，造成物资短缺、物资报废，成本增加;二是承建方在物资管理和使用上不规范，造成各类安全隐患。
2．5自然风险
自然风险既是物资管理风险的类别之一，也是导致其他风险发生的一种诱因。对大渡河公司水电开发建设工程项目而言，自然风险主要体现在较为频繁的自然灾害，以及由于工程承建方和供应商对当地自然状况的不了解造成的各类风险。如设计方由于对高海拔、高寒地区的不了解，可能会在设计时没有考虑到特殊材料的应用;同样，供应商也可能在材料选用、包装、运输、售后上面没有考虑周全;而承建方则同样会在物资验收、仓储、使用、报废时忽略自然条件造成风险。
3水电建设工程物资管理的风险控制对策
3．1风险识别和评估
风险识别和风险评估是风险控制的第一步，可以通过对水电建设工程物资管理的流程梳理，标准化的建立来进行。一是可以在水电开发项目设计之初，就将物资管理流程、可能存在的风险性纳入到设计内容中，方便物资管理部门在进行物资计划管理、采购管理、仓储管理及监控时及时对可能发生的风险进行识别;二是通过对物资的分类、分级来进行风险识别和评估。通过构建工程物资风险评估指标体系，对每一类物资的风险程度级别、风险类别、风险易发点进行识别和评估，为风险控制打下基础。三是通过水电开发工程业主方内部部门之间的流程再造来进行风险识别和评估。在公司内部，由于部门间以职能划分，在部门之间的物资管理流程中，往往会因为部门的界限而造成管理风险。因此，通过建立以流程为导向的部门协调机制，可以增加对风险识别的敏感性和时效性。
3．2供应链的风险管控方式
3．2．1构建供应链风险监督模式
近年来，很多企业都认识到了供应链上各环节协作在物资管理中的重要性，供应链管理的核心理念也被引入物资管理中，其中风险管理也是一项重要内容。供应链风险监督模式的建立首先需要打破供应链各环节的体制壁垒，形成包括物资材料生产商、供应商、工程设计方、工程承建方、工程业主方、工程运营方、工程专业服务(保险、咨询等)工程物资供应链上所有环节共同参与相互监督和制约的监督体系和监督运行方式。
3．2．2构建供应链风险分担模式
作为供应链管理中的一个重要组成部分，通过供应链风险分担模式的建立有助于进行工程物资管理风险的管控。供应链风险分担模式的内容包括在工程物资供应链各环节中通过风险保证金缴纳、各类保险、信用评级等方式来构建工程物资管理风险分担模式，有效控制供应商风险、物流风险和自然风险。
3．3信息化的风险管控方式
充分运用大数据来开展风险管理。在大数据应用日益广泛的今天，可以通过大数据抽取、过滤、处理、分析，来获得水电工程物资管理中的风险指标体系，形成风险阈值，监控风险触发点。例如，通过大数据分析可以获得某类工程物资的供应需求状况，从而及时调整采购计划，控制物资供应风险。充分运用信息化技术来进行物资管理流程管控。信息化手段的运用是现代化工程物资管理风险管控的必要手段。包括目前已经较为成熟的各类物资管理软件的应用，包括物联网的应用等，可以对工程物资管理中的供应风险、管理风险进行实时监控及预警。
4结语
篇5
以法律为核心的监管理念
中国电子商务的发展离不开完善的监管环境，而要建立完善的监管环境首先就要了解电子商务区别于传统商务的运作特征。
IBM公司首席执行官卢·郭士纳认为：“电子商务（e-business）涵盖了生产周期、速度、全球化、提高生产效率、赢得新客户以及在部门间共享知识从而获得竞争优势的方方面面。”电子商务的应用，如电子银行、电子政务或网上拍卖，都需要一定的基础设施和其他支持机制。这些应用被划分为企业对消费者、企业对企业、企业内部三种。基础设施涉及硬件、网络和软件领域。其中支持服务涉及的领域包括安全支付系统、通信标准以及监管等问题。
监管问题是一个在制度层面上影响着电子商务在中国应用和发展的关键性因素，同时它也如同系统支持方面的相关技术因素一样，制约着我国电子商务的发展。电子商务是一种全新的商务模式，其生存和发展所必需的法律、道德和其他公共政策问题仍处在不断发展和变化中。法律和道德是所有商业环境监管部分的关键组成部分。事实上，电子商务发展中的最大障碍就是法律、道德及相关的公共政策问题。
理论上，我们可以区分法律问题和道德问题。如果所做的事情不合法，那么就是违法；如果所做的事情不道德，则可能并不违法。但问题是，在信息技术领域里，我们并不总是清楚哪些是合法的、哪些是违法的，而道德问题又有颇多争议。
法律是由政府制定的严格的法定规则，在其司法范围内监管所有公民或组织的行为。而道德是哲学的一个分支，它规定哪些是正确的以及哪些是错误的。但在今天复杂的经济环境中，对正确和错误的定义并不总是十分明确。正是因为电子商务开创了一系列现有法律没有调整约束到的行为空间，所以道德就在这中间扮演了一种很重要的角色。在这样的“灰色地带”中，一些从事电子商务的机构就需要一种自有的指导方针，来规范特定情形下行为的合理性，以此来规避一些法律问题。
比如保护隐私的方法之一是建立隐私政策，它可以帮助机构避免相关法律问题。像IBM和微软等信息领域内的主要公司都公布了自己的隐私政策来表明公司在收集大量供应商、顾客和员工信息时，有责任确保这些信息的安全。欧盟早在1998年就通过了一项隐私指导方针，这套方针致力于规范任何控制网上个人资料的收集、持有、处理或使用的人（包括法人）的活动。
而在这些“灰色地带”之外，政府的立法则起着更加宏观的作用，因为它对各机构构建自身的规则起着协调和控制的作用。比如美国的《联邦因特网隐私保护法》禁止联邦机构公布个人记录或建立关于个人医疗、财务或雇佣历史的鉴定记录。《通信隐私和消费者权益法》涉及面更广，以通过大量法律手段来保护电子商务中的隐私权。
简而言之，法律、道德和技术是监管范畴中的三大要素。对于电子商务的监管也正是建立在这样一个系统的、多维度，不断协调的理念之上。法律是其基石，是最终的途径，最上层的概念，它本身的产生需要更大范围的调查和讨论，并和国家在各个领域的法制系统有着千丝万缕的联系。当一些道德问题在未形成法律之前，应当给予私人、公司以及机构更多的决策权，这本身便有利于在全球背景下形成适合电子商务发展的法律环境，也有利于新技术的不断涌现，总之立法应当更大限度地体现出对于道德和技术更加宽容的态度，这才是监管的核心点。
电子商务监管理念在国外立法中的实践
经济合作发展组织（OECD）在《全球电子商务行动计划》中写到：“电子商务并不是发生在法律真空中，并不需要为之创建一个全新的法律框架，关键在于调整现行的法律、法规使之适应电子商务发展的需求。”这表明了立法所要体现的传承性，然而现实世界的法律总是和邻近地理、个人行为和本身的文化传统有着深刻的联系，故各个国家在已有的法律框架基础上，调整自身现行的法律、法规以适应电子商务发展的观念和手段，也即理念的实践方面是大不相同的。本文仅介绍美国和欧盟这两个属于不同法系的系统在这方面的立法概况，予以参考。
美国的立法启示
近十年来美国出台了一系列的法律和文件，其中包括以信息为主要内容的《电子信息自由法案》、《个人隐私保护法》、《公共信息准则》等等；以基础设施为主要内容的《1996年电信法》；以计算机安全为主要内容的《计算机保护法》、《网上电子安全法案》等等；以商务实践为主要内容《统一电子交易法》和《国际国内电子签名法》；还有属于政策性文件的《国家信息基础设施行动议程》与《全球电子商务政策框架》等。这些法律和文件从不同的角度在不同的程度上相互关联，从而在整体上构成了电子商务的法律基础和框架。我们从中可以得出如下的一些启示。
第一，完善电子商务整个监管环境，就应当在总体上将这种因特网上的革命认知为一项社会系统工程，其实质是把某一层次的技术或某一系列的新技术全面地应用到社会生产和生活的各个层面，这就要求具备这一系统工程顺利推进所需要的各方面的因素，包括技术的成熟度、社会的发展程度、学术咨询界的辩论和预测、资金的支持力度与稳定性、管理机构的参与和支持、基础设施的完善程度等等。
第二，坚持技术中立原则，政府和监管部门要在立法上为技术发展留有空间。高新技术领域里的法律规范，尤其是信息技术领域的法律规范，在很多情况下都是一些技术规范或技术方案在发展到一定阶段后逐步上升为标准再上升为法律的，或者说，这样的法律只是用法律化的语言表达了某种技术方案，运用法律原则和形式承认了某些技术方案的结果。最为典型的就是数字签章法，它是完完全全建立在一个技术解决方案的基础上，在这个技术解决方案成熟到亟需相应的法律予以认可和保护的时候，相应的数字签章法或电子签章法也就应运而生了。
第三，监管中的角色定位，政府是通过扮演积极的推进者与参与者来诠释的。经合组织于1997年首先提出：企业与政府之间的合作对于促进电子商务是至关重要的，在促进电子商务和电子行政管理原则协调发展方面应建立有效的对话机制；政府应调整现行法律（包括知识产权保护法）和法规，使其不仅适用于“有形”产品的需要也适用“无形”产品的需要，而且还应就制定政策和实施方面达成一致。在美国的发展模式中，政府与企业的关系基本上是政府起引导作用，企业起主导作用。政府的引导作用很好地为新技术及新经济的引进创造了条件，做出了榜样，启动市场和需求，并为广大消费者树立信心。企业的主导作用不仅可以为政府解决筹集资金的困难，而且也有利于企业在信息化建设中获取相应的经济利益，为企业在国内外的开拓发展积蓄力量，增强企业的竞争力。
欧盟的立法启示
欧盟自成立以来，已制定推出了关于构建新型科技信息社会的一整套政策，如《有关实施对电
信管制一揽子计划的第五份报告》、《电子通信服务的新框架》等政策性文件。欧盟还同时出台了《促进21世纪的信息产业的长期社会发展规划》及相应的行动计划，了一系列用以规范和指导各国信息化发展的“指令”，其中包括：《欧洲电子商务提案》、《关于数据库法律保护的指令》、《关于内部市场中与电子商务有关的若干法律问题的指令》、《协调信息社会定著作权和著作邻接权指令》、《电信部门的隐私保护指令》、《软件保护指令》等等。欧盟在电子商务监管方面的立法具有以下一些不同于美国的特点。
第一，利用欧洲一体化的优势，协调各国的立法，为电子商务发展创造无障碍的法制环境。比如，欧盟在《关于内部市场中与电子商务有关的若干法律问题的指令》中明确表示：“本指令的目的是保障内部市场的良好运行，重点在于保障信息服务得以在成员国之间自由流通。为实现这个目的，本指令致力于在如下一些领域使各成员国关于信息服务的国内立法趋于统一。这些领域主要包括：内部市场制度、服务供应商的设立、商业信息传播、电子合同、服务中间商的责任、行业行为准则、争议的非诉讼解决、司法管辖和成员国间的合作等等。”
第二，重视网络隐私权的保护。欧盟主张订立严格的保护标准，并通过设立特别委员会，敦促各国以立法的形式来保护网络隐私权。欧盟对于网络隐私权保护的框架文件主要有四个：一个是为配合经合组织《关于隐私和个人资料的跨国境流动的保护指令》而制定的《关于在自动运行系统中个人资料保护公约》；二是1998年10月生效的《关于个资料的运行和自由流动的保护指令》；三是1997年7月欧委会个人资料保护工作组制定的《关于个人资料向第三国传递的第一个指令——评估充分性的可能方案》；四是1999年部长会议关于互联网隐私保护指引备忘录中规定的《关于在信息高速公路上收集和传送个人资料的保护》。欧盟网络隐私保护的特点在于其指令对于与欧盟有电子交易的他国的网络隐私保护情况提出要求，将欧盟所确立的网络隐私保护的标准提升为国际标准，这使得在国际范围内出现了大规模的网络隐私保护和立法活动。
完善电子商务监管体系的思考
无论是美国自下而上通过行业自律逐渐形成的监管体制，还是欧盟更加注重一体化的宏观法制建设，中国都不能生搬硬套，因为中国自有其独特的现状。面对电子商务所燃起的激情，激进主义者总是不断地强调中国所具有的后发优势，“制度创新”是这些学者谈论的最多的一个词；而对于渐进主义者来说，他们则总是拿起缺乏说服力的“实证分析”来证明中国需要等待制度环境的进一步成熟，而这样的代价是将国家的一些不透明而又低效率的运作机制进一步制度化。
篇6
[关键词]电子文件；档案管理；影响
一、电子文件的特点
（一）电子文件载体的非直读性
储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。
（二）对设备及标准的依赖性
电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。
（三）信息与载体的可分离性
纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。
（四）易修改、易复制性
电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。
二、电子文件与纸质文件在保护方面的差异
（一）环境条件影响的差异
1.温湿度影响的差异。不适宜的湿温度对磁性载体，光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解—氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散，洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用塑料，铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。
2.外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
3.光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体（主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等）具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基（带基）老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，是盘基（带基）老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
（二）技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，是由单个厂家生产或销售电子文件设备，会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。
（三）信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形成，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序的传染，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃，删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断的发展。
三、电子文件的管理
（一）电子文件的分类问题
电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门名称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业，地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。
（二）电子文件的检索
检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分来，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许外部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密匙加以控制。
（三）电子文件的鉴定与归档
电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余电子文件就可以在机内删除。
四、电子文件对档案业务管理工作的影响
首先，传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。因此它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
第二，由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难规定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.
篇7
>> 电子商务网站后台网页文件管理探索 网页制作与电子商务网站安全 浅析电子商务网站的管理 电子商务网站的设计 试论电子商务网站规划中的几个问题 试论电子商务网站的平面设计原则 基于电子商务网站设计与管理研究 论企业电子商务网站的安全控制 电子商务网站的生存困境 校园电子商务网站的研究与实现 如何创建高信誉的电子商务网站 电子商务网站设计的实用原则 旅游电子商务网站的构建 电子商务网站建立方式的探讨 基于电子商务网站的WEB内容挖掘 电子商务网站的规划与设计 电子商务网站的SEO与推广策略 运营外贸电子商务网站的关键细节 浅析电子商务网站的身份认证技术 企业电子商务网站的安全策略 常见问题解答 当前所在位置：、default.asp以及default.htm等文件，及其他所必要的系统文件。
（2）按照功能内容建立相应的子目录
为每个主菜单（主要功能）建立一个相应的独立目录。譬如，在“网上书店”这个实例网站之中，将邮箱列表以及用户管理等功能建立相应的目录。
（3）在每一个独立的目录之下，都建立独立的Images目录
在刚开始进行网站制作的时候，很多人都习惯将所有的图片存放在这个目录之中。但是在后来却发现极其不方便，经过多次的实践发现，为每一个栏目建立一个独立的Images目录，但是根目录下的Images目录仅仅用来存放首页上的一些栏目的图片。
（4）网站的文件名称和目录名称命名要规范化
在通常情况下，一个大型的电子商务网站均由很多的子页面组成，所以在设计的初期阶段，需要为网站设计一些合理且新颖的页面名称，这样以来不仅方面维护与管理，而且也能够使其快速被搜索引擎检索到[5]。
3 结束语
随着时代的进步与发展，人们已经不仅仅在于满足单调乏味的生活模式了，在这样的背景之下，互联网技术开始慢慢地融入到人们的生活和生产之中。这也就使得方便人们生活的电子商务日渐壮大起来。目前大多数人的生活，都开始与电子商务紧密地联系到一起，然而，电子商务的后台网页设计以及网页管理均之间关系到整个电子商务模式的运行。
总而言之，作为一个优秀的电子商务网站的设计人员，一定要将网页文件管理的因素考虑进去，设计出最优化的方案，从而方便网站的管理，为人民的生活提供更大的便利。
参考文献
[1]穆翠霞，周琳琳.电子商务网络资讯管理系统的设计与实现[J].电脑开发与应用，2014，10（4）：12-15.
[2]周艳萍，蔡玲.网页设计与制作在电子商务中的应用[J].电子商务，2016，8（6）：57-58.
[3]连莹.基于ASP技术电子商务平台设计[J].理论界，2012，12（5）：210-211.
篇8
【关键词】电子文件；管理原则；方法
随着信息、网络技术的飞速发展，电子文件已大量涌现，各企业均建立了一套完整的办公自动化系统（OA），但由于电子文件对网络系统的依赖性、易变性、电子文件信息与载体的可分离性，以及其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，如何利用、保护电子文件和电子档案工作已经成为企业管理中一个急待解决的问题。
一、电子文件的概念和特点
1.定义
指在数字设备及环境中生成以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。是数字信息和文件的组合体，包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。
2.特点
（1）非直读性。电子文件载体的非直读性体现在很多方面：一是数字编码序列记录在载体上，人的眼睛无法分辨；二是载体上的信息记录密度极大，即使在高倍显微镜下可以看到光盘记录痕迹，但读不懂那些痕迹表示什么；三是载体的数字信息往往是经过压缩、加密处理，即使有设备，如果不解压、解密，也不能读取其内容。电子文件载体的非直读性增加了电子文件保管及长期保存的困难性、复杂性。
（2）对系统、设备、标准的依赖性。由于电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，这就决定了电子文件对设备的依赖性。不同软件环境形成的电子文件存储在载体上，有时难以互换；电子文件加密后不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等。
（3）易更改性。信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改，这成了解决档案真实性问题的关键。
（4）信息的共享性与安全性。电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的。随着网络化的发展，对电子文件极为重要的网络安全问题已日益突出，可以说网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。
（5）信息和载体的可分离性。电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标。
（6）对元数据的依赖性。元数据是关于数据的数据，如电子文件上下文关系和结构的描述。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这些元数据，那么就可能给电子文件保管和长期保存带来问题。
电子文件技术的特点影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过网络传输和处理。由此使以保管文书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。
二、电子文件的管理原则
电子文件管理原则是在管理电子文件的过程中，为了保证电子文件真实、完整、安全和有效利用而应遵循的行为准则。这些原则包括：
1.全过程管理原则
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子档案的保管、利用的全过程，可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。
2.前端控制原则
在文件从形成到永久保存或销毁过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏，确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读，提高管理效率。
3.真实性原则
电子文件真实性是指电子文件的内容、结构、背景信息等经迁移、传输后须与形成时原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性与法律证据性的基础，是电子文件反映历史真实、具有价值得以作为社会记忆长久保存的前提。电子文件对信息技术的软硬件有较强的依赖性，不同格式的文件转换时可能造成信息失真，在进行电子文件迁移过程中也可能造成信息失真。因此电子文件管理必须遵循真实性原则。
4.完整性原则
作为企业活动真实记录的电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录企业活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件在存储或传输过程中保证不被偶然或故意增加、删除、修改、伪造、乱序、重放等，也是文件完整性的体现。
5.可读性原则
电子文件的可读性是指电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，应能够以人可以识别、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。计算机软硬件不同，生成的电子文件的格式也不尽相同。计算机软硬件的更新换代，可能会造成对旧的软硬件不兼容。电子文件对系统有很强的依赖性，脱离了赖以支持的软硬件系统后，文件就变成了无法识别的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的无法读取。因此电子文件管理必须遵循可读性原则。
三、电子文件管理的基本方法
1.始终保持电子文件的“原始性”
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
2.大力推进文档一体化
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
3.积极探索电子文档管理规范化
