文件档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇文件档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。

2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。

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1.1档案数量的增加对档案管理人员提出了更高的要求

档案人才流动性较大，很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关：一是工作强度大；二是工作比较枯燥、繁琐；三是工资待遇不高。对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如，在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下，我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天，而且增加了档案预验收环节，工作量和工作压力的骤然加大，对档案人员的耐性提出了更大的考验。

1.2档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求

（1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低；（2）即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理，但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成，从而影响了档案提供利用工作水平；（3）相比于一些发达国家，我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的：一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够；二是经济发展水平落后导致资金投入力度不足。

1.3档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求

档案数量的增加直接导致档案利用量的增加，加之人员不足、管理水平相对落后，导致档案利用需求很难在第一时间得到满足，由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降，从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息，是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求，但是当前形势下，我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。

2提高城市建设档案管理工作水平的对策

2.1加强城市建设档案人才队伍建设

（1）通过“感情留人、事业留人以及适当的待遇留人”，广泛吸纳人才，打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。（2）要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训，提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才，要给予重点培养。（3）通过绩效考核机制的建立，对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。

2.2提高城市建设档案管理工作的规范化水平

（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。（3）合理组卷，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。

2.3提高城市建设档案管理工作的信息化水平

随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。

2.4通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平

由于档案管理单位的人员和编制有限，通过政府购买服务的方式，采取服务外包的形式，来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作，也不失为解决当前矛盾行之有效的方法，并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果，在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。

2.5提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”

为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。

3结语

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1.1参建单位档案管理意识不强有一部分建设单位往往认为建设项目只需要关注建设工程的实体就行,项目档案管理无所谓有或者没有;一部分的监理单位觉得,监理单位最为主要的工作就是对整个工程的质量进行监督,至于项目档案的收集和整理应该由档案部门进行;还有一部分的施工人员则是认为施工单位就是关注施工,至于项目档案完全可以等到整个工程竣工以后再整理。诸多错误的思想导致项目档案工作无人负责,具体的制度没有真正落实,项目档案最终没有人收集,也没有人整理。

1.2档案管理责任主体不明确现有体制是投资主体多元化,共同合资建造铁路容易导致整个档案产权关系模糊,无法理清楚具体的管理职责。很多的合资公司往往存在错误思想,认为项目档案管理仅仅是上级档案部门的工作,与他们无关,也有的建设项目指挥部觉得建设项目一旦建设,不管是建设、施工还是监理人员都应该撤离转移到其他项目当中,那么竣工部分的文件应该移交给接管维护单位。错误的思想导致合资公司当中没有专门进行档案管理的人员,相关的办公设备和设施并不具备,如果将竣工文件随意处理,那么可能存在一定的隐患。

1.3投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够铁路部门与其他地方的档案管理工作有所差别,那么往往造成后续铁路建设当中项目档案验收的标准有所差别,没有统一的判断标准。铁路集团不能够积极主动的对新建部分的合资公司进行档案的全面检查和监督,整体上比较被动。作为地方档案管理人员而言,很少过问新建铁路建设项目,因此合资铁路建设项目档案管理可能会出现管理空白。

1.4建设、监理和施工单位档案人员素质不高目前很多的建设项目单位没有专人负责档案管理,其档案管理往往由不专业的人员来临时帮忙完成。由于这些人员并没有接受过系统的档案管理训练,相对而言经验有限,会盲目照搬其他单位在档案管理当中的做法,不专业的行为导致整个档案资料的质量不高,档案的准确性和完整性难以得到保证。

2解决问题的措施和对策

2.1提高认识,加强档案管理组织基础建设各个参建单位需要对档案管理工作引起一定的重视,明确国家在档案工作当中具体的法律法规,然后根据单位情况建立系统化的规章制度和管理体系。首先,需要明确档案管理工作的领导责任制,合资公司作为整个档案管理的主体,起着组织和协调作用。具体分管档案的领导要明确,然后由项目的办公室人员进行档案工作,需要将档案管理工作纳入到日常的考核当中,定期进行全面的检查;其次,档案管理人员要合理配备,专职或者兼职的档案人员要配备,完善整个档案工作的体系。

2.2建立项目档案管理约束机制,加强责任考核首先,建设项目合同当中需要设定一定的档案工作具体工作开展的条款。条款当中需要对设计、施工以及监理等各个单位关于档案管理工作的具体责任予以明确。在整个建设项目的每一个阶段,都需要明确设计、竣工图的编制任务,包括项目文件的收集、整理和移交的具体责任。监理单位对于项目的竣工文件是否完整和准确有一定的审核义务,然后提交有关报告;其次,档案工作的开展和工程的全面建设要做到同步。工程计划任务的下达和项目文件归档相互同步;工程项目进度的检查与项目材料的形成同步;工程结果的验收与验收文件形成相互同步;奖励项目的登记上报和档案部门出具的资料归档相互同步;第三,项目档案的验收,需要与工程相关评选相互结合。为了保证整个工程档案的质量如何,可以让相关单位领导对档案工作进行督促,具体的督促可以通过以下几个方面来实现:如果档案质量未能达到,那么判定为施工任务没有完成,后续的验收也无法进行;如果没有在规定的时间内完成档案归档,那么无法进行优质项目的评定;如果竣工文件不够完整,那么整个建设项目无法进行后续的验收;如果工程竣工档案未达验收标准,那么工程结算不能进行,相关的工程尾款也要扣留。

2.3实行档案工作统一管理所有的合资公司或者建设单位当中,应该根据公司具体的情况制定合适的管理方法,将档案工作小组和部门的职责予以明确,相关的部门应该建立健全项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、竣工档案验收办法、项目档案整理操作规程、档案保管和文件归档制度、档案库房管理制度、档案调阅和利用制度和档案保密制度等,后续需要真正落实职责,做好定期考核。

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电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。

一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

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论文关键词：信息化档案管理

1前言

与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。

2基本情况

宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。

3系统的建设日标、部署模式

3．1建设目标

建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。

3．2部署模式

公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。

4系统具备主要功能

4．1档案管理

系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。

4．2档案检索

可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。

4．3个人待办

可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。

4．4权限管理

主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。

4．5标准业务定制

结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。

4．6业务设置

此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。

5系统在公司的应用

作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。

宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。

6系统投入运行取得的效益

从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。

7通过系统实施进行的理论研究与实践

7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。

7．2对档案资源的定义与接口实现

在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。

7．3档案信息利用模式

能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。

7．4档案信息的安全管理

面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。

7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践

电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。

7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题

系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。

8几点建议

宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。

8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度

从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。

8．2加强归档接口完善工作

加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。

8.3加强相关管理制度建设

从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。

8．4加强有关人员的培训力度

从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。

8．5加强档案数据的安全管理

还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。

8．6加强馆藏历史档案的数字化进程

有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。

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从“文件、档案一体化管理”到“文件、档案全程管理”

早在20世纪80年代，文件、档案一体化管理成为一个热点问题，我国档案界对其理论必要性和实践模式都展开了研究。基于我国对文件和档案概念的特定理解，文件归档后进入档案室就被冠以“档案”的称谓，因而我国大多把文件、档案一体化管理理解为机关内文书与档案工作的一体化，实现方式也主要局限在机关内部。笔者认为这种理解建立在狭义文件观之上，只看到了机关内文书工作与档案室工作的联系，却没有从整体上把握机关文书工作、档案室工作与档案馆工作的有机联系，不够全面和科学。2002年，笔者依据国内外对文件、档案一体化管理的已有认识，以广义文件观为基础，提出“文件、档案一体化管理”的科学含义是一以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。

时至今日，国内外文件、档案管理的实践发展更加深入，电子文件大量产生和应用丰富了理论研究的内容，也推动了档案学理论的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、档案管理实践之中，发展成为档案学理论的新内容。本着与时俱进的指导思想，笔者认为在概念提法上适宜将“文件、档案一体化管理”转变为“文件、档案全程管理”。这种提法并非追求名称上的时髦，而是更能准确、全面地表达文件、档案一体化管理的科学含义，也能更好地适应电子文件管理的现实状况和需求。

2008年7月，笔者赴马来西亚参加了主题为“档案、治理与发展：绘制未来社会的蓝图”的第16届国际档案大会。根据笔者理解，大会展示了21世纪全球档案专业发展的新思维――平面延伸与立体交融的兼顾统一。因为“档案、治理与发展”分别与“专业、行政与社会”相对应，表明档案专业触及范围已经平面延伸，拓展空间面临立体交融。一方面，信息时代档案实践领域明显跨越了档案馆室的界限，向前延伸到文件生成和管理阶段。电子文件的产生和应用更加凸显了延伸的必要性。目前，档案专业触及范围向文件管理的平面延伸已没有疑义，并得到国际档案界的大力提倡。另一方面，文件和档案作为社会活动的产物，既是行政管理的工具，又是历史文化传承的手段。当前，社会、政治、经济、科技、文化的迅捷发展为档案专业提供了更广阔的拓展空间，也制造了更复杂的生存环境。档案专业在机遇与挑战并存的社会环境中正在或需要拓展，向行政、业务领域拓展是其中之一，向社会服务拓展也是其中之一。这些拓展都是相对复杂的立体交融，表现出“你中有我、我中有你”的错综联系。笔者之所以论及1 6大的主题特点，目的是简单介绍当前国际档案界的最新态势，表明文件、档案全程管理已经成为国际档案界普遍接受的理念或理论观点。这也正是笔者提出用“文件、档案全程管理”代替“文件、档案一体化管理”提法的理由之一。

文件、档案全程管理的理论依据

在探讨文件、档案全程管理的理论依据之前，笔者认为有必要揭示其基本含义。基于我国对文件、档案概念的现实理解，文件多指现行文件，档案则包含室藏档案和馆藏档案。文件、档案全程管理的含义简单说来就是对现行文件、室藏档案和馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理。全程管理与传统一体化管理的最大不同，就在于涉及范围更加广泛。过去，我国普遍将归档视为文书工作与档案工作的界限，因此传统一体化管理往往是指机关内部文书处理与档案室工作的结合，很少涉及档案馆的参与。文件、档案全程管理则要求在文件从产生到进馆的运动过程中，既加强机关内部文书工作与档案室工作的一体化，也注重档案室与档案馆的业务衔接，使现行文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。换言之，全程管理包括机关文书处理、档案室工作和档案馆工作的有机衔接和结合。

笔者认为，文件、档案全程管理的理论依据是档案学的一大支柱理论一文件生命周期理论。乍听之下，似乎有些老调重弹。但深入推敲，文件生命周期理论因为是对文件、档案客观运动过程和规律的科学归纳，其基本内容经历时代的变化和挑战依然具有生命力。我国档案界对文件生命周期理论较为熟悉，研究评价也颇多。笔者无意泛泛介绍该理论的内容，只是在简要归纳其基本点和应用价值的基础上，重点分析它对文件、档案全程管理的理论支撑。

笔者对文件生命周期理论做过系统研究，将其基本内容归纳为三点一一文件从形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程；文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段一不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系④。需要指明的是，文件生命周期理论的立足基点“文件”是个广义概念，是现行文件、室藏档案和馆藏档案的总称。对应我国的现实情况。文件生命周期理论的基本内容是，从现行文件生成到最终进馆是一个整体运动过程，这一过程因为文件价值形态的规律性变化可分为现行文件、室藏档案、馆藏档案若干阶段，它们具有不同特点，各有特定的服务对象、保存场所和管理方式。

笔者曾将文件生命周期理论的理论意义和实践价值归结为三点――为文件的全过程管理奠定理论基础。为文件的分阶段管理提供实践指导原则，为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论依据。尽管文件生命周期理论源起西方，但它是对文件运动过程和规律的客观揭示和科学抽象。其基本内容具有普适性。结合我国的现实，文件生命周期理论为从现行文件到档案的全程控制提供了科学的指导思想，也为现行文件、室藏档案、馆藏档案的针对性管理奠定了科学基础，还为档案馆室人员参与文书工作提供了科学依据。

文件生命周期理论是文件、档案全程管理的理论基础。从现行文件产生到转化为室藏档案、馆藏档案是一个连续发展的完整运动过程，这一整体过程尽管因文件价值形态的变化表现出明显的阶段性特征，但各阶段之间紧密联系。我们必须尊重这种内在联系，对文件、档案的完整运动过程实施全面管理和宏观监控，这样才能使现行文件、室藏档案，馆藏档案都得到有效控制。

文件生命周期理论还是档案馆室对

现行文件进行前端控制的理论依据。文件生命周期理论表明，从现行文件到室藏、馆藏档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。它要求必须把从现行文件到室藏、馆藏档案的管理看成是一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点却始终相互关联和前后衔接的整体过程。换言之，不能再将现行文件管理与室藏，馆藏档案管理视为各自独立、互不关联的系统，应当使它们从行政体制、组织制度、管理方式到工作程序都实现真正的交融和统一。只有这样，才能有效实现从现行文件到室藏、馆藏档案的全程管理。文件生命周期理论还表明，现行文件的管理质量直接决定着室藏、馆藏档案管理的成败。它要求档案馆室及其人员必须积极进行现行文件的前端控制。从而确保室藏、馆藏档案的管理质量，避免重复劳动。前端控制思想对于当前的电子文件管理具有特别重要的意义，它不仅是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略，也是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。

文件，档案全程管理的国外经验

文件、档案全程管理并非停留在理论层面的概念或设想，而是已经付诸实践。不同国家都立足国情，实施富有本国特色的文件、档案全程管理。应当说，欧美发达国家积累了文件、档案全程管理的一定经验，可供我国借鉴。限于篇幅，笔者拟选择最富典型性的美国，在分析其文件、档案全程管理历史溯源的基础上，重点介绍其文件、档案全程管理的领导体制和组织机构的特点和经验，供国内同行参考和思考。

需要指明的是，美国对文件、档案概念的理解与我国不尽相同。文件通常在进馆后才被冠以“档案”的称谓，因此其文件、档案全程管理指的是现行文件、半现行文件和馆藏档案的全面控制和管理。在美国。半现行文件通常在文件中心里保管，从文件运动阶段来看，它与我国的室藏档案大致相同。

美国是世界上开创文件、档案全程管理的国家，因为它最早萌生了文件管理思想，使之上升为一种专门管理活动，并成为档案实践和档案学研究的组成部分。美国之所以出现文件管理，主要是迫于文件数量急剧膨胀的现实。1934年成立的国家档案馆一开始就面临文件数量剧增的巨大压力，几乎达到难以承受的地步。这迫使美国档案界思考缓解档案馆压力的措施，由此萌发了文件管理思想。即要求对馆藏档案的源头――机关产生的现行文件进行有效管理和控制。1941年，国家档案馆率先设立“文件管理项目”，用以监督指导各政府机关现行文件的立卷、归档和移交工作。1946年，联邦政府颁布9784号行政命令规定所有政府机关必须实施文件管理项目，由国家档案馆行使指导文件管理的职权。到1950年，文件管理由于《联邦文件管理法》的颁布而成为具有法律保障的专门管理活动。从此，美国开启了文件、档案全程管理的新纪元。

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1.建设项目工程档案管理制度不健全高速公路建设项目的工程档案管理，需要建设单位、施工单位和监理单位等多个单位全面进行，由于对工程档案管理工作的不重视，相关的管理制度建设也就不完善，无法指导和约束工程档案管理工作的进行。尤其在一些高速公路建设项目的招投标和施工合同的签订中，没有将工程档案管理纳入责任制；施工单位或者监理单位甚至只是用兼职人员来进行工程档案的管理，没有完善的制度进行指导和约束，工程档案管理工作的效果难以保证，甚至在实际的工作中出现无专人、无专用工具和无固定库房的三无档案管理。2.档案管理人员专业水平低、队伍不稳定高速公路建设项目的工程档案管理，不仅要求档案管理者具备档案管理的相关知识，还要求档案管理者熟悉高速公路建设的相关技术，涉及路基、路面、绿化和交通安全等多个方面。因此，档案管理人员要想完成高速公路建设项目的档案管理，需要较高的职业素养，但当前高速公路建设项目的工程档案管理人员的素质较差，缺乏专业的知识且责任心不强，对于高速公路建设中的工程档案怎样收集、归档和上交都没有了解，对工程档案的管理造成很大的影响。此外，档案管理人员队伍不稳定，大多由兼职人员组成，且常会出现轮岗现象，导致工程档案管理工作的混乱。3.工程档案的填写不规范工程档案对于表格填写时应遵守的规范，并没有严格的要求，这就导致在实际的工作中常会出现建设项目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同阶段，出现工程档案不统一的现象。工程档案表格填写不统一，一方面不利于工程质量的评价，没有同一的评价标准；一方面不利于对档案进行信息化的处理，方便档案的管理和查询。4.工程档案管理信息化建设落后利用计算机技术进行档案的管理，是现代工程档案的发展趋势，当前的高速公路工程档案，不论在生成、保存还是查阅等方面，还是以纸质的档案为主，信息化建设水平低，限制了工程档案管理工作的发展。手工填写的工程档案，不但效率低，成本高，还会出现因为人为错误等造成的填写不规范等，在档案的保存和检索方面，也远没有信息化档案管理的优势。

加强高速公路建设项目工程档案管理工作的建议

1.建立健全工程档案管理制度实行工程档案管理责任制，明确各部门和各领导工程档案管理的职责分工，在档案管理工作的档案形成、收集、管理和保存等各个环节落实岗位责任制。建设以设计、施工和监理等单位档案管理人员为主的管理队伍，保证高速公路建设项目各个环节工程档案管理工作的顺利进行。在项目建设的过程中，应根据实际的施工情况，和各个单位之间的相互统筹，规范档案管理的文件格式、归档和保存制度等，以保证工程档案的完整、准确和可靠性。2.加强培训，提高档案管理人员专业水平档案管理专业人员时进行高速公路建设项目工程档案管理的基础，针对当前专业队伍建设不足的问题，要加强培训和专业人才的引进。一方面加强对现有人员的培训，通过在职学习等多种途径提高他们档案管理的专业知识；另一方面加强对专业人才的引进，为高速工程档案管理工作引进社会上的专业人才提供政策和经济支持。对于现有人员的培训，首先要提高其思想觉悟和职业道德，然后是提高其档案管理，工程技术等方面的专业知识，提高其工作的效率和效果。3.加强工程档案管理信息化建设随着信息技术的发展，我国在档案管理方面的教育，培养了一批专业的信息化档案管理人才和技术，可以有效的提高高速公路工程档案管理的效率。高速公路企业在档案管理的信息化建设方面普遍落后，难以满足日益发展的高速公路建设工程档案管理的需要，需要逐步的引入信息化的技术和人才，利用信息化技术解决工程档案管理中存在的填写不规范、效率低、保存编目困难等实际问题，有效的提高高速公路建设工程档案管理的水平。

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在城建档案管理工作中，已经较早地开始应用计算机技术，并取得了一定的成绩。信息化在城建档案管理中具有很大的优越性。

1．信息化在城建档案收集、储存以及保护检索等环节的应用。

计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。

2．实现了城建档案信息的系统化管理。

我们组合了多台计算机，形成一个系统，就会有更加强大的功能，计算机系统可以有效管理城建档案馆接收到的档案信息，借助于数据库管理系统软件，接收登记、登录分类账和总目就可以有效完成。因为在文字、声音和图像等信息处理中，计算机具有一系列的优势，可以利用计算机系统来实现档案管理的自动化检索、入库排架等诸多环节。同时，计算机系统多层次、多角度综合分析的运用，将收集到的大量原始数据，更好地服务于利用者，提高工作效率。

二、强化城建档案信息化建设的一些措施

1．强化工作人员的信息化管理理念。

采取一系列的方法和措施，大力宣传相关的法律法规，对其城建档案信息化管理意识进行强化。意识到传统的档案管理模式存在着诸多的漏洞和不足，应用计算机技术，可以有效解决这些问题，能大大地提高工作效率和工作质量。

2．建设标准规范。

只有对相应的管理机制和管理标准进行构建和完善，才能更好地开展城建档案信息化管理工作。因此，要结合具体情况，综合分析，科学制定和落实各项工作规范标准，能够依据标准来更好地分工协作和技术应用。联系起城建档案管理的各项工作，提升城建档案管理的综合效益。规范建设包括多方面的内容，如技术标准、统计标准等。

3．基础设施的建设。

在城建档案信息化建设中，需要借助于相关的基础设施来完成，包括网络系统和数字化设备。通过网络系统的建设，可以共享城建档案信息资源，交换相应的信息。而城建档案的数字化设备则包括数码相机、扫描仪和打印机等，通过利用这些设备，就可以一体化管理城建档案。

4．建设城建档案信息资源。

将一系列先进的信息技术应用于工作实际，可以有效实现城建档案的数字化、网络一体化管理。借助于网络，可以完成城建档案资源的数字化。对于城建档案的管理人员来讲，需要严格监督文件的归档和鉴定，避免归档不及时或者不规范等问题出现。城建档案信息化建设，是一项长期性的工程，而最为基础的工作就是建设城建档案信息资源，它是城建档案信息化建设的基础。因此，就需要构建统一标准，有效实现资源共享，保证利用者对城建档案信息资源的利用。

5．建设应用系统。

应用系统的建设，如城建档案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建档案信息的过程中，需要设计诸多的程序，如报表处理、事务处理、数据查询等。这些城建档案信息的安全性需要得到保证，包括身份安全、利用和储存安全等方面，这样方可更好地进行城建档案信息化建设。在身份安全方面，为了强化城建档案的安全性和保密性，可以将动态口令和身份认证等一系列的形式应用过来。在利用安全方面，可以将防火墙技术和物理隔断技术应用过来。在存储安全方面，则需要在专用服务器上存储城建档案信息，并且专用服务器可以自动备份，每隔一段时期，还需要专门的刻录备份处理。

6．建设一支优秀的人才队伍。

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论文摘要：分析档案信息化建设的必要性和建设信息化管理的一些关键环节，最后引起档案信息资源安全问题的防范，提出相应的信息安全保障措施。

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务.

一、城建档案的必典性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，组藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段.作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等.这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配里、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

二、城建档案信息化的环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率商的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题:

1.是电子档案的法律凭证问题

电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

2.是数字化档案信息资源的长期存取问题

数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.是统一数字化标准格式问题

档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。

三、数字化档案具备的功能

数字档案馆与传统愈义上的档案馆相比，有着很大的不同，它的功能特点有五化:馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。

1.馆藏档案数字化:通过运用计算机技术与多媒体技术将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，这是档案馆数字化建设的核心.

2.档案管理现代化:数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能，它还包括:档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等，这是实现档案馆数字化建设的基础.

3.资源利用共享化:各种载体的档案资料将以认字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源，实现档案利用的信息资源共享。

4.信息传递网络化:数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递.

5.数据结构连接化:通过统一规划的，标准的，规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。

四、.数字城建档案的安全阅.

如何保障数字城建档案馆信息安全决定着能否全面实施档案的网络服务，可采用包括操作系统及数据库安全技术、网络安全技术、信息加密与身份认证技术、防病毒技术等在内的多种安全技术。(1)采用高安全性能的操作系统和数据库系统，采用高安全性能的操作系统和数据库系统。(2)综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。(3)采用信息加密技术与身份认证技术。(4)采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度.（5)加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理包括加强对用户权限的管理即加强对用户的监督、审计、跟踪，同时控制上网信息范围。(6)加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。

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（一）高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现

高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。

（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值

高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。

（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会

我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。

二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端

（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度

一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。

（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象

高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。

三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求

（一）创建完善的高校档案管理体系

一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。

（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持

高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。

（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈

第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。

四、总结