科技档案论文范文

导语：如何才能写好一篇科技档案论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

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机制改革，新的科研运行机制下科研档案收集工作出现的问题

在新形势下畜牧科研档案不只限于课题准备阶段、研究阶段、鉴定阶段形成的各种原始记录，还包括大量在成果转化中后续实验、开发、应用、推广过程中形成的各种材料。这些材料的形成周期长、不定期，归档难度更大。难以保证科研档案的完整性和系统性。新的科研运行机制下，新疆畜牧科学院与高校合作（新疆畜牧科学院与石河子大学合作）、院兵合作（新疆畜牧科学院与新疆农垦科学院合作）、企业合作（新疆畜牧科学院与新疆天康畜牧生物技术有限公司合作），共同研究的项目越来越多，这对档案的收集产生了极大地影响，其结果是造成一个项目的材料分散在几个单位。如果仅仅按照过去的办法只收集本单位形成的档案材料，必然难以保证科研档案资料的完整性和系统性，从而给档案的利用带来不利的影响。归档范围难制定。新的运行机制是一种动力机制，我院科技工作者在工作之余也在努力从事科研活动，于是产生了相当一部分非职务成果，非职务成果属于各人所有，其形成的科研档案理所当然也归个人所有，按理非职务成果档案不属于归档范围，但是由于非职务科研活动与职务科研活动有着密切的联系，很难将他们截然分开，这给档案部门划定归档范围造成了相当的难度。还有由新的特殊机构衍生出来的一些特色优势产业，像兽用疫苗、生物制剂以及奶牛胚胎性别控制等等科研活动。科研人员为了使自己在竞争中立于不败之地，将科研过程中积累的资料和获得的经验视为本课题组甚至个人财富的一部分，仅限于本课题的主要成员使用，拒绝拿出来与他人共享（这里所说的共享是指允许范围内的共享）。新的运行机制下，这种现象的存在，导致的直接结果就是科研档案资料的不完整性。

档案专业性不强，档案知识不足

院属各所（中心）档案管理人员都是兼职，常因兼职过多而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识与技能相对不高。从事科研工作的科技工作者不懂档案收集整理工作；做档案工作的档案员不懂畜牧科研技术，跟科技工作者比起来对科研项目的进展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生产活动与归档工作脱节。档案管理人员继续学习的机会少，自主接受新知识的主动性弱，新的管理办法、归档范围执行起来总有些许滞后性。各所单位科研项目人对科研档案归档范围不了解，认为归档只是在项目验收结题时把科研项目大本子直接交到院综合档案室就可以了。造成档案人员想要的科研资料没有，不用存档的资料一大堆，而且大本子里大多数都是课题资料的复印件根本没有保存的价值。这些也是收集工作不完整的一个重要因素。根据科研档案管理的规范要求，结合畜牧业科研单位的特点，科研档案工作者应更新观念，大胆探索，从源头抓起，以推动畜牧科研档案工作向更深层次发展。现根据问题从管理制度和科研档案管理人员等方面阐述解决问题的措施。

建立健全适应新的科研运行机制的科研档案管理制度

科研档案工作要适应新疆畜牧畜科院新的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时展、变化的步伐，适应新的科研运行机制。新疆畜牧科学院根据科研单位的特点，制定《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》，《新疆畜牧科学院科研档案归档范围》并下发文件，发至院属各所（中心），由院综合档案室组织院属各单位专兼职档案人员集中学习科研档案归档范围。现将新增科研档案管理办法归纳为以下几点：建立完善的科研档案工作网络。针对科研档案收集工作的全面性、完整性等特性，科研档案收集工作必要从科研项目的源头抓起，深入基层广泛收集材料。所以建立完善的档案组织工作网络就很有必要。新疆畜牧科学院根据“统一领导，分级管理”的原则，成立了档案工作领导小组，组长由院长兼任，成员则是院属各所（中心）主管业务的所长（主任），各所（中心）的科管秘书则是兼职档案员，形成院领导挂帅，办公室、科管处领导分管，档案人员具体抓，各所领导和兼职档案人员协助的五级档案管理网络体系。在制定科研工作计划时，提出建档要求；平时由各研究所（中心）在本单位专业项目立项时，就安排一位本项目人员兼职项目档案员，参与项目实施检查、项目考核评比、课题鉴定、验收，全程跟踪管理在研项目档案材料的形成，防止材料流失。并在项目结题时整理立卷，最后由院档案室检查，院科管处监督，科研档案资料不立卷不予结题验收课题。建立开放式科研档案管理办法。由于畜牧科研项目中有相当一部分课题需要与外单位合作，这些涉及多家单位的科研项目的档案管理方式，可采取开放式的管理形式，即采取档案的共建共享。即以科研项目为单位收集材料，项目的主要完成单位应将该项目的材料收集齐全，涉及到其他单位的材料，可收集复印件，并在上面加盖单位档案部门的印章。在共建的基础上，除确需保密的科研材料之外，其余的都应在所有参与项目的单位之间实现档案信息的共享。加强科研成果转化阶段形成材料的补充。原有的科研档案管理中，档案部门主要收集项目开始至鉴定期间形成的材料，至于鉴定后成果开发推广阶段形成的材料，很少去收集。档案部门与科研部门、课题组联系多，与科研开发部门接触少。档案部门很少介入科研产业部门的工作中，也无法向科技开发部门提供有价值的档案开发产品。新运行机制下，档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充，建立动态的管理模式，应建立科研与科研档案一体化的管理方式。动用一定的强制措施和经济手段，加强对难以归档的科研文件的监督管理。在提高科研工作者归档意识方面，规范科技工作者及档案工作者的行为，健全完善的规章制度很重要。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入年底各所领导督察工作内容中，直接与年底单位考核制度挂钩，实行档案一票否决制，从强制各单位实施《新疆畜牧科学院档案管理办法》到现在的习惯自觉规范地完成科研档案工作。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入科研管理和科技活动过程中，使科研档案归档工作成为科研项目结题验收工作的一个硬性指标，不归档、不验收。制定管理目标考核制，与个人岗位责任制挂钩，变软指标为硬指标，使每个专业技术人员都自觉地将科研档案资料按时交给档案管理人员。最后在全院年底表彰大会中，还新增了科研档案归档优秀单位和优秀个人奖，这样从先进优秀方面激励了科技工作者的归档积极性。#p#分页标题#e#

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科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。

第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。

第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。

2、结束语

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档案信息记录了科研设计单位的相关客观记录，具有准确性、时效性和共享性，并且可以在积累的信息记录中寻求新的发展，拥有较强的可开发性。科研设计单位的档案信息包含了多年来技术工作的积累成果，逐渐形成了一种智慧的结晶，蕴含着非常丰富的发展信息，是日后企业生产的重要参考。相比较于外部的信息而言，企业内部的档案信息更加可靠，也更加适合自身发展的路线。设计手段不断发展，网络技术也不断普及，工程设计档案信息成为必然，利用计算机技术提高管理效率，减少管理人工，更好的帮助科研设计单位良好的运用积累的知识成果。目前我国科研设计单位但对于档案信息的管理和开发还是比较重视的。科研设计单位通过目标管理取得了一定的发展，计算机存储技术，高清扫描技术，微缩存储技术等现代化技术的应用，大大提高了档案管理的效率和管理水平。科研设计单位以档案目录建立计算机管理存储，再到电子文件形式的保存整理利用，档案管理越来越规范化现代化。在资质较强的科研设计单位，档案管理的信息化发展尤为迅速，已经意识到计算机存储和计算机查阅的优势，利用电子文件或扫面文件替代纸质文件，增加了档案信息的可读性和利用行。但是，由于信息化建设需要一定的硬件条件支持，所以目前不同行业和不同管理要求也在一定程度上限制了档案管理信息化的进程。

二、科研设计单位档案信息化建设的途径探讨

1.电子文件收集整理工作

信息载体多种多样，比如微缩胶片、磁带、压缩光盘等等，使档案信息的保存可以拥有更加多样化的存储形式，相比较于传统的纸质信息载体而言，具有节约、存取方便、形式多样、安全稳定等优点。当然，信息化存储方式运用了大量的先进技术，使用优点明显，但是在维护和更新技术方面还有一定的短板。市场经济的不断发展，高新技术不断得到应用，日益激烈的竞争要求档案管理向着高效化的方向发展，所以电子文件的潜在优势逐渐浮现出来。使用何种电子文件对档案信息进行整理，需要根据科研设计单位的具体需求决定。根部不同的使用要求，电子文件主要有两大类：一类是扫描电子文件，通过高清扫面设备将存储在纸质文件上的信息以图像或其他压缩形式保存到计算机中，形成一份与原始文件内容相同的电子文件，由于采用高清扫描而并不是具体的识别，所以对于电子文件内容的修改是比较苦难的，而且为了电子文件的质量可能采用分辨率较高的存储形式，势必造成存储空间的增减，对于计算机网络和共享来说压力是巨大的；另一类是软件处理电子文件，比如DOC或DWG，对电子文件的内容进行处理，是对信息的内容进行具体的保存，相比扫面电子文件来说可以修改文件信息，存储空间占用也比较小。可见后一种存储形式适用性更强，复用和修改更加便利，更加适合办公的自动化。但是由于科研设计单位工作的特殊性，一些工程图纸和专业技术资料，可能很难用软件以一种便于取用的形式进行处理，所以高清扫描更加适合绘图类电子文件。随着电子文件的普及，对于电子文件的管理也有一定的规定，对电子文件的归档也有一定的需求，格式和读写权限在局域网中的查询和共享也有一定的限制。因此，科研设计单位在信息化建设时，要对自身档案类型的利用状况有一定的了解，选择成熟的数字化技术，设计有效的电子文件，为信息化平台建设打下基础。

2.自动化管理平台

科研设计单位处理拥有良好的档案信息之外，信息化建设的另一要求是信息化管理硬件和软件。硬件和软件的投入是比较巨大的，但是相较于信息化档案建设的潜在价值是值得的。科研设计单位处于长远的发展目标而言，档案信息化建设应当是一项长远的计划，要构建一套适用于企业发展的档案信息管理系统，能够为企业生产提供长久的服务。激烈的市场竞争要求企业进一步提高工作效率和工作质量，档案信息化建设的自动化管理平台能够大大提高工作效率，减少重复劳动，创造更多的价值。档案信息管理系统的建立还需要管理软件的开发，根据企业档案的数量和具体开发要求，购置相关的管理软件，并在此基础上根据自身条件进行二次的开发和完善，有层次的建立电子文件数据库，合理设计信息索引，为信息的查询和取用做好良好的准备。另外，档案信息化管理平台需要严格的电子文件管理制度，有序的开展信息管理工作才能发挥电子档案管理的优势。这项工作要从档案文件开始，全面而规范的划分档案，并以此结合使用的逻辑关系进行存储，为档案管理人员提供便捷，并以此提高工作的效率和工作质量。

3.加强档案信息管理系统的维护

档案信息化平台构建完成后，档案管理部门一定要对数据化和管理平台进行全面的维护。对于归档的电子文件要及时的设置查询索引并上传到网络平台。按照电子文件的管理要求，归档后的档案要采取合理的备份措施，做好恢复管理工作，避免因为网络原因影响档案内容。采用固态的存储管理是一项严密的工作，但是对于电子文件备份非常重要，合理的备份能够降低宝贵的信息资源浪费。首先电子文件要确保其准确性和全面性，以取用权限限制对电子文件的修改；电子文件的归档要严格按照规范进行，网络使用权限要有明确的告知，及时监管非法的取用操作；定期对档案数据库进行备份和维护；档案管理人员要正确行使自己的职权，严格按照档案管理要求完成工作。

三、结束语

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【关键词】CNKI;高校档案;文献计量;作者;机构;期刊

高校档案全称为高等学校档案，是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是学校重要的基础性工作，也是国家档案工作的重要组成部分。我国高校众多，各个高校档案工作水平参差不齐。为了更好地开展高校档案工作理论研究，促进高校档案工作实践进步，档案界学者对高校档案工作进行了大量学术研究，发表了相当数量的学术论文。本文则基于这些已发表的学术论文，用文献计量的分析方法，对其内在规律进行探索，研究我国高校档案工作研究的重点、热点及发展趋势。

一、 数据采集

（一）检索策略。本文选取论文收录量最全面的中国期刊全文数据库CNKI作为数据来源，考虑到文献的学术质量，本次检索的数据库仅选择了知网里面的“期刊”“博士论文”“硕士论文”“国内会议”“际会议”五个数据库，以“篇名”为确保精确结果的检索点，检索式为 “‘高校+档案’or‘高校+文件’or‘高等学校+档案’or‘高等学校+文件’or‘大学+档案’or‘大学+文件’”检索时间截止到2014-12-31。本次检索共检索到13065条记录。鉴于知网每次最多只能显示6000条记录，笔者将检索时间段划为三个阶段，采用“导出/参考文献”中的“自定义（支持需输出更多文献信息的查新等用途）”功能，选中题名、作者、单位、文献来源、关键词、年份等六项信息，导入到Excel表中。

（二）数据处理。笔者发现，在检索出来的13056篇文献中，包含了不少档案学专业教育相关文献，包括高校档案专业成立、招生公告、专业教育、课程设置、学生就业、院系成立及周年纪念活动、档案学系教师专访等不相关论文。笔者采用逐条浏览手工删除方法，排除此部分数据，然后得到最后文献数量为12714。笔者将所有数据进行筛选、排序、分列，完成数据分类及规范化，然后进行数据统计，得到最终需要的数据。

二、数据分析

（一）文献增长规律。从收集的数据来看，我国高校档案工作的研究在上世纪80年代以前只有2篇，分别是1956的《中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍》和1979年的《浙江大学文书处理与档案工作制度》，前者指出学校文件材料不同于普通文件材料，应该需要采取公元年度和学年度相结合的划分方法，后者则是《档案工作简报》转载的浙江大学党委文件。从上世纪80年代起，关于高校档案工作的文献开始逐年缓慢增加，年均发文量12篇，这说明我国高校档案工作的研究处于萌芽起步阶段。随后上世纪90年代增长幅度变大，文献数量增加，年均发文量到113篇，研究进入稳步前进阶段。而进入本世纪后，文献数量则极速上升，到2009年达到小高峰，年发文量达1137篇，这与2008年9月教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有密切关系，管理办法掀起人们对高校档案的关注热潮。随后在2010年略微停顿后，文献继续呈上升趋势，每年发文量均在1100篇以上，我国高校档案工作研究进入快速发展阶段。

（二）期刊分布。笔者通过统计，在检索出的12714篇文章中，有62篇文章没有文献来源，剩下的12652文章来自共1908种期刊。根据布拉德福定律，将这1908种期刊划分三个区，使每个区文献数量大致相等，均为4217篇，这样核心区有15种期刊，相关区193种期刊，边缘区1700种期刊。三个区域的期刊数量比为1：12：113，用布拉德福定律的结论来衡量，高校档案工作研究论文的相关期刊区论文数量偏大，这是因为发文数在124篇的期刊既分布在核心区，又分布在相关区。表2.1列举出了发文量在50篇及以上的期刊。

表2.1 发文量在50篇及以上的期刊一览表

期刊 文献量 期刊 文献量

兰台世界* 1358 黑龙江科技信息 89

黑龙江档案 407 档案* 87

办公室业务 337 档案天地 85

兰台内外 245 湖北档案 83

云南档案 235 中国成人教育* 82

机电兵船档案 214 四川档案 71

浙江档案* 211 科技资讯 70

科技信息 208 赤峰学院学报（自然科学版） 64

黑龙江史志 185 经营管理者 63

档案管理* 172 中国科技信息 62

档案与建设* 163 科技创新导报 60

山东档案 150 档案学通讯* 58

科技情报开发与经济 146 档案学研究* 56

才智 127 学理论 55

山西档案* 124 档案时空* 54

城建档案 116 内蒙古科技与经济 53

北京档案* 108 中国档案* 50

陕西档案 98

注：带*为中外文核心期刊查询系统中查询到的核心期刊。发文数量在50篇以上的期刊共有文章5746篇，占所有文献的45%，而其中核心期刊12种，发文量2523篇，占其中44%，从数据来看，我国高校档案工作研究的文献质量较高。

（三）作者及作者单位分析。通过统计作者及作者单位的发文数量，可以掌握高校档案工作研究人群和研究机构分布的特点，了解在高校档案工作研究领域的主力军和核心机构。表2.2和表2.3分别列举出了高产作者和高产单位。从高产作者和高产单位分布来看，研究高校档案工作的主要是来自高校档案馆或者档案室的一线工作者。笔者发现，在这些作者和单位中，很少有国家985、211高校，这说明我国一些重点高校对高校档案工作研究较少，同时这些作者和单位中，发表在核心期刊上的文章较少，这说明我国缺乏对高校档案工作方面专家或者深入研究的学者。

表2.2 发文数量前10名作者

作者 单位 发文量

连红 中国计量学院外语学院档案室 19

王永平 绥化学院 14

李群 吉林农业大学档案馆 17

金鑫 南通大学档案馆 14

韩淑华 河北科技师范学院档案室 17

胡胜友 中国科技大学档案馆 14

王敏 哈尔滨工程大学档案馆 17

闭线林 右江民族医学院人事档案室 14

李燕 山东农业大学档案馆 16

蒋娟 重庆第二师范学院档案室 13

表2.3 发文数量前10名单位

单位 发文量 单位 发文量

潍坊学院 37 右江民族医学院 20

华南农业大学档案馆 32 四川职业技术学院 20

哈尔滨工程大学档案馆 29 黑龙江工程学院 20

哈尔滨工程大学 29 哈尔滨职业技术学院 19

宁夏大学 26 山东建筑大学 18

德州学院 25 济宁职业技术学院 18

中原工学院 24 黄冈职业技术学院 18

河南大学 22 浙江师范大学档案馆 17

吉林农业大学档案馆 21 湘南学院 17

哈尔滨理工大学档案馆 21 南京师范大学档案馆 17

此外，为了衡量作者的合著规模，本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”这两项指标。表2.4本次研究附作者信息的12618篇论文集合的著者总数达15903位，平均每篇文章的作者数为1.26。其中，独著论文占全部论文的80.6%，比例很高，这说明独著仍是高校档案工作研究的主要方式;而对于合著，2人合作率为14.4%，占总合作率19.4%的70%以上，因而2人合作是主要的合作方式，3人及以上的合作偏少。以上数据说明，虽然高校档案工作研究领域有一定的合作规模和合作倾向，但是合作的比例和合作团队较小。

表2.4论文合著情况

项目 数据 比例

作者总数 15903 合作度1.26

论文总数 12618 ――

独著 10172 独著率80.6%

2人合著 1820 14.4%

3人合著 489 3.9%

4人以上合著 140 1.1%

合作总篇数 2449 合作率 19.4%

注：在本文的12714篇统计对象中，有96篇文章没有标明作者，无从统计作者数量，因此本次统计论文为12618篇。

（四）关键词分析。关键词是为了文献标引工作，从报告、论文中选取出来的用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语，能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题，通过对关键词出现的频率进行分析，可以很好地体现一门学科的研究领域和研究热点、焦点。

笔者通过排序、计数、去重后，共得到13117个关键词，然后对关键词进行手工分类，将出现次数在20次以上的关键词进行整理，将同义词和相关的词集合到一起，剔除一些出现频率极高却没任何意义的词语，如“高校/高等学校/高等院校（3394次）”“档案管理/高校档案管理/高等学校档案管理（2892次）”“高校档案/学校档案/档案（2495次）”“档案工作/高校档案工作/学校档案工作（1585次）”，然后对剩下的词频在150次以上的关键词进行分类，得到表2.5：

表2.5 词频大于150的关键词分类表

主题 关键词及词频

管理对象 人事档案（管理、工作）/干部人事档案/高校人事

档案（1204）;教学档案（管理、建设）/高校教

学档案（1052）;学生档案/高校学生档案/学生档

案管理（549）;（高校）学籍档案/学籍档案管理

（467）;科研档案（管理）/高校科研档案/学术

档案（425）;文件材料（326）;基建档案（管

理）/高校基建档案（256）;科技档案/科技档案管

理、工作）（252）;教师业务档案/业务档案（218）;

档案管理 档案意识（607）;管理/管理工作（1098）;归档

范围/材料/文件（477）;档案管理模式/管理模

式/模式（301）;档案资料/档案资料收集（292）;

收集/档案收集/档案材料收集（283）;归档工作/

归档/文件、档案归档（262）;创新/管理创新

（235）;档案建设（182）;案卷质量/档案质量

（172）;规范化/规范化管理/档案管理规范化

（163）;档案实体分类/档案分类/分类（156）;

信息化 （档案）信息化/信息化建设/（档案）信息化管

理（871）;现代化/现代化建设/现代化管理/档案

管理现代化（471）;数字化（建设）/档案数字化

（441）;电子文件/电子文档/电子文件信息/电子

文件归档/管理（318）;电子档案/电子档案管理/

电子档案信息（208）;信息时代（153）;

利用服务 档案信息/档案内容（1045）;档案利用/利用/档案

利用工作、服务（784）;服务/档案服务/信息服

务/档案信息服务（335）;信息资源/档案信息资

源（222）;

信息开发 编研/档案编研/编研工作/编研成果/编研材料（743）;

开发利用/档案开发利用（292）;校史/校史馆

（175）;校园文化/校园文化建设（166）;

队伍建设 兼职档案员（423）;档案人员/档案员（419）;

政治素质/综合素质/业务素质/文化素质（196）;

素质/人员素质/管理人员素质（188）;

制度建设 档案管理制度/管理制度（153）;

作用研究 教学工作/教学管理（部门、水平）/教学活动

（556）;改革/教学改革/教育改革（203）;

教学质量（169）;高校评估/评估（167）;

作用/档案作用（155）;

性质研究 档案事业（478）;高校档案馆/大学档案馆/档案

馆（工作）（400）;综合档案室（219）;馆藏

档案/馆藏内容/档案馆藏（178）;

问题策略 对策/策略（553）;问题/存在问题（415）;

措施（203）;建设（157）;

从表2.5可以看出，高校档案工作的研究主要集中在十个方面，分别是高校档案工作管理对象研究、档案管理工作本身研究、信息化研究、利用服务研究、信息开发研究、队伍建设研究、制度建设研究、档案工作重要作用研究、档案工作性质研究及问题和策略研究。

总体上看，这些关键词基本上囊括了高校档案工作的绝大部分内容，并且比较注重档案的开发利用和服务，同时也注重高校档案工作人员队伍建设，但我们从表中依旧可以发现如下一些问题：

1.高校档案研究较多的是人事、教学、科研等档案，但对照片档案、声像档案等特殊载体档案和实物档案研究较少;

2.档案管理主要集中在归档的各个环节，对归档后的保管及安全问题研究较少;

3.档案信息化研究方面，对安全问题重视程度不高;

4.高校档案工作管理体制和管理制度方面研究较少。

结合表中显示的研究重点和热点，再进一步分析数据，笔者发现当前高校档案工作的研究趋势有以下几个方面：

1.注重特殊载体档案和实物档案的研究;

2.安全问题日渐引起人们的注意;

3.高校档案馆体制改革及创新;

4.高校档案馆网站建设及服务;

5.高校档案馆文化建设功能及教育功能研究;

6.高校档案馆的社会服务功能拓展;

7.高校档案学会工作的创新和发展;

8.高校档案工作者队伍建设及激励机制研究等。

【参考文献】

[1] 中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2009-9-1

[2] 中国人民大学档案馆.中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍[J].档案工作，1956：4-8

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关键词：企业档案管理，数字化，知识管理

 

1、前言知识经济的到来在广泛影响人们物质文化生活的同时，也引发了人们对于企业经营管理的思考，引起了企业竞争行为和态势的革命性变化。在经济全球化、知识普及化的今天，知识管理成为提高企业核心竞争力及可持续发展力的关键。面对着无限的发展机遇，企业管理者只有充分的利用知识来武装自己才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，使企业科学管理之树常青。那么，如何实现企业管理的全面知识化从而增强企业的综合竞争力使之利于不败之林，首要目标就是实现企业档案管理的数字化。这是由于企业档案是企业生产、经营、管理等环节的最真实的写照。它便于企业各方面的利用，为企业的各类活动提供档案服务，是企业维护自身经济利益和再现历史面貌的重要依据。论文格式，知识管理。企业经营管理者及员工通过档案展开对企业经营文化、历史的追忆和回顾，在追古意今的思绪中明确企业的发展方向，制定企业的改革政策，为员工及企业提供了前进的动力。企业档案是企业丰富知识资源的象征，是一种无形的资产，因此实现企业管理的知识化首要任务即是对企业档案的全面管理。

2、企业档案管理的数字化趋势信息化的社会决定了高科技的广泛应用与快速发展。这种应用同样体现在企业档案管理中。它们多样化、复杂化、细致化、信息化的管理流程决定了高科技手段的广泛应用和全面数字化的发展进程。在众多档案中快速查询到需要的内容，对档案进行年代的编排与录入，档案的全面分类管理、档案的借还、归档、档案的查询及共享管理均需要数字化的档案管理方式。论文格式，知识管理。同时，企业的生产、经营方式的自动化、智能化也给企业档案管理的数字化带来了前所未有的挑战。档案管理的数字化有利于企业提高档案管理效率，降低管理成本，促进信息资源的共享与流通，增强企业综合竞争力。因此，便捷、高效、有序、统一的自动化、共享化管理是企业档案管理数字化发展的趋势。

3、企业知识管理概述企业知识管理的最终目标是实现知识的价值，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们做出最好的决策。因此企业知识管理对档案管理、生产管理、经营管理有着科学的导向作用。论文格式，知识管理。知识管理对企业信息、资讯进行全面的收集、科学的加工和充分的运用，并通过促进知识的共享、创新来实现知识的增殖，从而达到企业全面升华的目的。市场分析、经营战略等特有的经验和成熟的方法需要知识的协调统一，进而优化为全面的企业知识体系，成为企业最薄厚悠远的战略资源。

4、知识管理对档案管理的要求知识管理是目标，档案管理是手段，因此，知识管理对企业战略目标、经营理念、管理方式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信系管理等方面的不同程度的要求决定着企业档案管理的转变方式。论文格式，知识管理。即从注重档案实体管理转向注重档案内容即知识的管理，强化对档案知识的开发利用，实施智能化、科技化、一体化的档案管理服务，实现企业档案知识的资源共享。这种角色的转变，要求档案管理人员应将工作重心向信息、知识的综合管理转变，而非对文档、案件的具体管理，是一种由表及里、由现象到本质、由机械到自动化的管理转变，为企业管理全面数字化，高质量的提供信息资源提供了必要保证。

5、企业档案管理与知识管理功能的结合企业档案管理与知识管理的结合主要包括：采集与转换、挖掘与发现、分类与建模、反馈与推荐等。采集与转换从档案中采集各类数字信息，并按知识管理的要求对信息进行加工处理，这包括信息整理、格式转换、信息录入、信息集成等环节。经过这些环节的加工从而实现档案管理数字信息向知识管理系统的转换。挖掘与发现则通过建立档案信息资源体系，数据库和相关链接实现信息资源的编辑、集成、存储与修改。同时将原始数据和信息作统一分析并总结出隐含的规律，挖掘出知识的联系。分类与建模中的分类通常按照数字档案分类标准构建分类体系，形成资源分类库，从而为知识管理服务提供便捷、高效、自动化的分类方式及有序的信息基础。建模则是在用户信息获取、描述和反馈的基础上，进行需求分析，建立用户需求偏好模型。论文格式，知识管理。分类与建模更好的实现了数字档案信息向知识管理服务的切实转变，为其提供了规范、科学的模型和算法支持，具有很好的导向作用。反馈与推荐从前者所得的用户的需求分析、操作记录、对系统的建议及反馈入手，进行用户信息的编辑与量化，为用户需求模型的优化及整改提供反馈与支持。论文格式，知识管理。同时，针对用户的习惯性需求还可向用户推荐适合自身的知识系统。

6、结语为适应未来的竞争环境，企业必须加快实施档案管理信息化、数字化建设进程，促进档案信息管理与知识管理的结合，提高档案管理的效率，丰富档案管理的资源配置，使之向高科技、规范化、科学化、自动化的现代企业管理模式迈进。只有这样才能实现档案资源、知识信息的全面共享，使企业经久不衰，常胜、常青。

[参考文献]

[1]张涛.知识管理对企业档案管理的要求[J].沿海企业与科技，2008(5):12-13.

[2]刘水.数字档案答理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究,2009(4):23-24.

[3]冯惠玲.拓展职能—“夹缝时代”档案职业的生存之策[M].中国人民大学出版社,2009:89-90.

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一.图书馆管理学位论文的优势

目前，高校学位论文的管理主要有三种方式：一是由档案馆单独管理，二是由图书馆和档案馆联合管理，三是由图书馆单独管理。另外还有少数高校把学位论文暂时保管在各系部。笔者认为图书馆对学位论文的管理有其自身优势：

1.图书馆有专门的采编人员，可以主动地收集、加工学位论文。

2.图书馆单独集中管理，遵照统一的标引和分类方法，有助于形成学位论文科学管理体系。

3.图书馆重收藏更重利用，能够真正使学位论文为教学、科研所用，为后续毕业生参考所用。

4.图书馆可以同时管理纸质和电子版学位论文，并提供书目式检索和网上多种检索方法。

二.图书馆管理学位论文的具体措施和建议

2.1重视学位论文的收藏、开发和利用

任何一项工作若要完成得好，首先要在思想上加以重视，只有思想上高度重视了，才能在行动上加以落实。图书馆领导应该充分重视并协调各分院、系积极配合图书馆完成学位论文的收集、管理工作。

2.2制定和完善管理制度

管理制度包括：论文呈缴制度、论文加工规范、论文管理规范等。版权问题和涉密问题是管理规范的重点。考虑到版权的问题，学位论文(特别是研究生学位论文)可以进行全文阅读和部分复印；对于涉密的学位论文，规定不准复印，除作者和指导教师外，原则上一律不外漏。另外，还要在管理规范中说明纸质论文保管的年限。

2.3及时收集、加工，及时入藏

学位论文收集的数量和质量直接关系到其开发和利用的程度。在制定了学位论文呈缴制度的前提下，图书馆应掌握各院、系答辩情况并督促其及时呈缴论文，做到及时收集，及时入藏。对于电子版论文可以采取多种途径获取，如利用FTP、电子邮件业务等，但同时要保证论文的完整性。

另外，为方便馆藏号的确定和后续管理，在制作论文封皮时要求：

1)文理分开，即文、理科专业论文封皮颜色区别开来，便于后续加工和管理、利用。

2)书脊处要体现学位授予年、论文题名、著者名和导师名。

2.4选择适合的分类方法，标准化著录

对学位论文进行标准化著录，一方面便于掌握学位论文的馆藏情况，另一方面便于用户检索和利用。但目前我国由于没有统一的学位论文标准著录格式，许多高校都自行选择著录方法。笔者赞同一些图书馆同行提出的在用CNMARC进行著录时，尽可能多地增加检索点，诸如论文题目、作者、导师、专业、分类、主题等等，实现多种途径揭示文献信息，供读者检索需要。

2.5设(优秀)学位论文阅览室

为提高学位论文的利用率，建议图书馆设立专门的学位论文阅览室。考虑到数量过多的情况，可以改设优秀学位论文阅览室，或者将本科学位论文和研究生学位论文分别开设阅览室。保证这部分文献资源能够得到充分利用，同时为科研和教学服务。但要注意对涉密论文的保护。

2.6注重电子版学位论文库的开发，实现网上多入口检索

与纸质论文相比，电子版论文具有节省存储空间、使用方便、检索快捷等多方面优势，因此对电子版学位论文的收藏、整理和利用更符合实际需要，建立学位论文全文数据库成为一种必然趋势。其中两个重要的环节：一是要将Word文档转换成PDF格式，当前许多电子出版物都使用PDF作为标准格式；二是要建立全文检索系统，实现多入口检索。

三.学位论文馆藏号的选取

学位论文作为图书馆的一种特色馆藏文献，要有其不同于图书、期刊的专门馆藏号。便于管理和区分。以下就馆藏号的选取进行分析。

3.1可构成馆藏号的要素

1)分类号：采取与图书、期刊相同的分类体系，如中图法等，这样可以保证图书馆文献分类体系的一致性。

2)著者号：采用与姓名对应的学号来标识，并编制配套的著者索引。

3)学位授予年号：毕业年份，如：2010，能够反映出论文的新旧程度。

4)学科代码：按照学位论文作者所学的学科给出相应的号码，具体可参照教育部给出的学科代码表确定，或按学校自行编制的学科代码。

5)流水号：按照收藏的先后次序给出流水号，相当于图书的种次号。

6)培养单位代码：按学校分配的培养单位代码确定，不同于学科代码，前者范围更广。

7)导师代码：根据每名导师对应的校内代码确定。

3.2馆藏号的选取

3.2.1馆藏号选取的原则：

1)3.1中介绍的构成馆藏号的多个要素中，学位授予年号是必须的，因为它关系到学位论文的保存年限和替旧等业务流程，另外能够利用这一信息统计出当年毕业生人数。

2)为使馆藏号格式不过于复杂，可以不选用著者名和导师名，此信息在论文书脊处已经有体现。

3)各个要素之间可选择用“：”、“/”或“—”分隔。

3.2.2几种常用的馆藏号

1)分类号+著者/著者号+学位授予年号

这种馆藏号的优点是可以把相同类别的学位论文集中在一起，而且排架习惯与图书、期刊的排架习惯相同，既方便工作人员操作也符合读者的查找习惯。但分类处理需要专业人员，加工过程会比较长，时效性差。另外，如果采用著者号，则要实现按著者检索时还需查著者索引。如：G256—060401009：2010或G256：张小萌：2010。

2)学科代码+流水号+著者/著者号+学位授予年号

这种馆藏号的优点是可以把同一学科专业的学位论文集中在一起，流水号可反映每一学科的学位论文数量，操作简单，加工过程短，时效性强，不需要专门的分类人员。缺点在于需要建立专门的学科号码对照索引。如：0809：17—060401009：2010。

3)培养单位代码+流水号+学位授予年号

这种馆藏号的优点是可以把每一个培养单位的学位论文集中在一起，流水号可以统计每一个培养单位的学位论文数量，操作也同样简单，时效性强，不需专门的分类人员。缺点在于：当遇到培养单位名称变更的情况，要做具体说明。如：03—22：2010。

四.结语

综上所述，图书馆完全有能力单独保存和管理学位论文，并且在某些方面有着自己的优势，各高校可以根据本校学位论文的收藏情况和读者使用情况灵活选择馆藏号，对学位论文进行科学加工、典藏和管理，使其最大限度地满足读者需求。

参考文献：

1.孙学文.浅谈上海水产大学图书馆对研究生学位论文的管理和开发利用[J].农业图书情报学刊2007年第19卷第2期

2.张弦.高校图书馆学位论文管理方法分析[J].科技情报开发与经济2007年第17卷第3期

3.张学宏.论高校图书馆电子版学位论文的保存管理工作——以北京大学图书馆为例[J].图书馆情报工作2005年第49卷第5期

4.葛杭.高校图书馆档案馆联合管理学位论文之研究[J].浙江档案2004(9)

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论文关键词：化工企业 生产管理 科技档案

企业档案是企业发展的真实记录，它承载了一个企业的兴衰记忆和发展历程，是一项维护企业历史真实面貌的工作，是企业经济效益的需要，同时也是社会效益的需要。企业档案收集是企业档案的基石，它直接影响着档案的完整，并体现企业档案的管理水平。企业如果没有资料的收集，企业档案部门也就无所谓档案的整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。因此，档案收集工作，是档案部门开展一系列工作的前提。企业档案有文书档案、科技档案、会计档案和人事档案等部分组成。在这里我浅说化工企业科技档案方面的收集工作。一个企业如要更好完整、准确、系统地做好科技档案的收集工作，本人认为要做好如下几点：

一、积极开展各种形式的宣传活动，提高全员、特别是管理层的档案管理意识，取得管理层的高度重视和支持

为确保归档的顺利，各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例，制定企业相应的科技档案管理办法，明确岗位职责及相应的归档流程，规范科技档案的工作程序和管理要求。

企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件，科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录，归档保存的科技文件材料，是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强，难以计量，不能为企业代来直接效益，也难以立刻见到效益，容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识，增强档案意识，使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作，是对企业历史负责，为企业实现服务、替企业未来着想，才能更好的使企业得到发展，以得到管理层的更多的理解和重视。

二、档案部门对档案的收集要做到事前介入

生产设备档案是企业的生产的中枢，它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行，在于设备的维护与管理，设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理，对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收，并做好验收和缺陷记录，收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如：锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整（组）装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细，会给企业的办证使用代来很大的不便。

在参加设备开箱验收进行资料收集时，档案人员不仅要认真、仔细的收集，还要了解这些设备的性能，了解它们的原理，了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时，根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门，供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。

三、对企业科技档案的收集要做到事中控制

在各生产、技术部门的协助下，才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门，平时往往不太重视归档材料的积累和保管，要归档时临时设派人员收集整理文件材料，造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料，这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录，这都是靠工程技术人员平时的收集来完成；还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后，自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》，强化部门和工程技术人员的档案意识，使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能，掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围，避免了移交单位人的主观移交，使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。

四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关

在收集过程中，不仅要收集主要档案，还要收集次要档案，从而保证档案的完整性。另外，在收集的过程中，还要注意收集的有效性，不是有文必档。做到精密、准确地收集每一份资料，体现收集档案的准确性。

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摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。

关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案

随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。

一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义

1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求

国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。

2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展

在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]

3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位

传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。

二、高校档案室档案数字化的条件

1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础

随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。

2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫

近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。

3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备

档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]

三、高校档案室档案数字化建设的内容

1.完善相应的软硬件设施

建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。

2.档案数据库建设

在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。

学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。

学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。

学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。

3.提高档案室工作人员的专业素质

为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。

四、结语

高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。

参考文献：

[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.

[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.

[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.

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【内阁大库档案检索】

“内阁大库档案”包括诏令、题奏、移会、贺表、三法司案卷、实录稿本、各种黄册、簿册、内阁各厅房处与修书各馆之档案，以及试题、试卷等各色文书约31万件，是研究明清政治制度、社会、经济、军事、法律的珍贵史料。这批档案在清末由于库房损坏而被移出大库，辗转迁播，现为台湾中研院历史语言研究所收藏。

到目前为止，史语所明清档案工作室已完成档案登录155,000多件，撰写提要98,000多件，扫描档案38,000余件，出版《明清档案》370册，共约50,000件。目前所有文字提要与全文影像已实现网络检索，其中包括对外开放的文字目录检索和授权使用的全文影像检索两部分。

内阁大库档案的文字检索内容包括事由（档案内容的提要）、时间（档案发下、进呈或移会的时间）、职官（档案上奏人的官衔与姓名）、册别件号、登录号、文件别、备注等。如在具奏栏中输入“张廷玉”，便可从数万件清代档案中轻而易举地检索出这位清朝重臣的945件奏折所在。

【台湾中研近代史所藏清代文献检索】

这个资料库似乎是中研院近代史所的内部使用资料库，资料库没有导航页面，也缺乏相关说明，但没有检索限制。包括近代史所藏经济档案函目汇编、近史所藏外交档案函目汇编，内阁汉文黄册、内务府奏销档四个子录。此外，网络上还有近史所藏刑科题本提要目录、近史所藏俸饷册提要目录以及近代史研究所民国外交档案，也都没有必要的说明。

【明人文集联合目录及篇目索引】

由台湾汉学研究中心开发，包括故宫博物院图书馆、台湾大学图书馆、中研院傅斯年图书馆、国家图书馆及汉学研究中心所藏明人文集，以建置联合目录与篇目索引两大功能为主，具备文集书名、作者、版本及馆藏地多项检索功能，并可全文检索作者小传及序跋、附注等。

二

受到时限和周期的限制，传统的论著索引的动态信息相对滞后。而以网络为载体的论著检索数据库具有信息量大、更新迅速的特点，受到研究者的普遍重视。

【中国考古学资料库】

这个数据库由台湾史语所开发，主要是搜集中国的考古学报告及研究目录，内容系以《中国考古学年鉴－－考古学文献资料目录》为主，主要包括考古学专论、分论、田野考古资料、美术考古、古代工艺科技等，增加史语所研究人员所搜集的相关专题研究书目，并对照日本《东洋学文献类目》加以补充。

【经学研究论著目录检索】

由台湾汉学研究中心开发，根据汉学研究中心民国1994年和1999年出版的《经学研究论著目录》（1912-1987）、（1988-1992）两册印刷本资料汇整而成。资料收录范围涵括公元1912年至1992年八十年间台湾、大陆及日本学者的研究成果，总共收录经学研究相关专著、期刊论文、学位论文、研讨会论文、报纸论文等35,900余笔。提供全文检索、类目浏览、关键词查询、作者、书（刊名、期刊、论集名）索引浏览。

【两汉诸子研究论著目录检索】

由台湾汉学研究中心开发，内容系根据台湾汉学研究中心1998年出版的《两汉诸子研究论著目录（1912-1996）》印刷本目录制作完成，收录范围含括公元1912至1996年间台湾、香港、大陆学者的研究成果，旁及国内所能收集到的日文西文论著，兼及美国哈佛大学燕京图书馆、耶鲁大学图书馆、加州大学柏克莱分校东亚图书馆所收藏有关两汉诸子研究的相关资料，可提供全文检索、类目浏览、关键词查询、作者、书（篇名、期刊、论集名）索引浏览。

【敦煌学研究论著目录检索】

由台湾汉学研究中心开发，内容系根据汉学研究中心2000年出版《敦煌学研究论著目录（1908-1997）》印刷本目录汇整而成。资料收录范围涵括公元1908年至1997年间，海峡两岸、日本及东南亚地区学者之研究成果，并旁及海外汉学家各研究目录，总共收录敦煌学研究相关专著、期刊论文、学位论文、研讨会论文、报纸论文等12,000余笔。提供全文检索、类目浏览、关键词查询、作者、书（篇名、期刊、论集名）索引浏览。

【史语所同仁辑唐宋明清史书目】

收录了台湾史语所研究人员所辑录的有关唐宋明清史研究的中日文论著多种，但体例不一，范围不详。

【郭店楚简论著检索】

1993年湖北荆门郭店出土的战国竹简中，发现了大量先秦佚籍和与传世典籍的早期写本，在学术界引起轰动，成为近年来中国古代思想文化研究的热点所在。香港中文大学图书馆开发的“郭店楚简资料库”，不仅能够检索郭店楚简的全部释文，还提供了近年来郭店楚简研究的主要参考论著检索。

【《黄帝内经》研究论著书目检索】

由台湾史语所生命医疗研究室开发，包括“传统时期中国的《黄帝内经》研究论著书目”、“传统时期日本的《黄帝内经》研究论著书目”、“当代《黄帝内经》研究论著书目”、“当代日本《黄帝内经》研究论著书目”、“当代日本《黄帝内经》研究论文书目”、“当代西文《黄帝内经》研究论著与文献书目”、“当代韩文《黄帝内经》研究文献书目”、“当代台湾《黄帝内经》研究书目”“中文研究文献书目”等几个子数据库。

【唐宋文学研究论著检索】

由台湾元智大学“网络展书读”中华典籍网络资料中心开发，可检索相关论文的著者。刊名、卷期及论文关键词和提要。

【红学研究资料库】

由台湾元智大学“网络展书读”中华典籍网络资料中心开发，包括红学研究计划检索、红学学位论文检索、红学期刊论文检索、红学研究论著检索几个相关数据库。

【宋代诗词论著检索】

由台湾元智大学“网络展书读”中华典籍网络资料中心开发，可检索题名、著者等内容，编码为简体中文。

【佛学书目检索】

由台湾大学佛学数字图书馆暨博物馆开发，包含书籍、期刊杂志、博士硕士论文等资料。

【国际汉学博士论文摘要数据库】

这个数据库以台湾汉学研究中心典藏的海外汉学博士论文为主，搜藏国家包括美国、加拿大、英国、荷兰等，总计约有9,000种，皆为国外大学从事汉学研究的博士论文。数据库提供全文检索、论文题目（作者）、毕业学校、学位名称、主题分类等索引浏览。

【史语所同仁著作目录】

收入了台湾国学研究的核心机构中研院历史语言研究所众多研究人员的研究成果。

三

除文献提要和论著检索外，网络上还有一些构思新颖，功能实用的数据库。

【两千年中西历转换】

中西日期转换是历史研究者经常遇到的问题，曾有多位史学家穷数年之功编制了多种中西历法转换的工具书。台湾中研院根据薛仲

三、欧阳颐的《两千年中公历对照表》编制了“两千年中西历转换系统”，只要输入国号、帝号、年号、干支、朔闰等内容，便可进行中西日期转换。遗憾的是，这个系统只从西元公元元年，即汉平帝元始一年开始，对于公元前的日期，尚无法检索。

【搜文解字古文字资料库】

由台湾史语所开发，资料库分甲骨文、金文、周文字三部分，选择偏旁字型总表，可进入相应的资料库，资料库内容包括字头、字形、析形、词性、词义、辞例、出处、语义和说明，部分辞例可链接拓片图像，以便使用者参考。

【汉代墓葬与文化资料库】

这个资料库是对汉代物质文化研究成果的系统整理，由台湾中研院史语所开发，包括汉墓资料库、铜镜玺印资料库、汉画资料库三部分，收录了相关的文物的图像、形制、出土地点、日期及著录期刊。