电子文档论文范文

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论文摘要：电子文档在当前办公环境中发挥着重要作用，其安全问题理应引起高度重视。由于电子文档本身的特点，其在制作、使用、销毁等环节面临很多安全隐患和威胁。在对上述问题进行深入分析的前提下，提出了保护电子文档的思路与对策。

随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子文档已成为办公信息的重要载体。2010年11月28日，维基解密网站泄露了25万份美国驻外使馆发给美国国务院的秘密文传电报。这个事件震惊了全球，同时也反映了当前电子文档面临着严重的威胁。电子文档看得见，摸不着，在保密性、完整性、可读性等方面存在很多安全问题。

1 电子文档的定义及特点

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档主要有以下六个特点：存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原再生。

1）存储介质多样。电子文档存储介质很多，目前主要有计算机硬盘、各种光盘、U盘、闪盘，甚至手机和娱乐用的数码产品也可以用来存储电子文档。

2）容易编辑修改。借助于各种专业软件，可以很容易的编辑修改电子文档，而且修改的痕迹很难发现。这是电子文档有别于纸质文件的优点之一，但是如果不能很好的保护，就可能受到非法的修改，会破坏文档的完整性和可读性，给文档所有者带来一定程度的损失，这时候它又变成一个缺点。

3）容易传递。纸质文件的传递必须要当面递送，而电子文档的传递则方便很多。借助于网络，通过电子邮件、即时通讯工具、FTP服务等方式可以快捷方便的传给有关人员。

4）容易复制。电子文档相比纸质文档非常方便快捷。如果不采取技术手段限制拷贝，通过点击几下电脑鼠标就能轻松完成复制。这样，人们就可以非常方便地进行信息共享。

5）容易损坏丢失。一是存储介质物理损坏或者丢失。电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，磁盘不能长期保存。磁盘、光盘、U盘等存储介质如果损坏，那么相应存储的电子文档也就不能读取使用。一些U盘、闪盘体积很小，容易丢失，相应会造成电子文档丢失。二是电子文档容易被误操作删除，或者被病毒破坏。如果文件被删除不及时恢复，有可能永远无法恢复。

6）容易还原恢复。电子文档误删后，可以通过数据恢复软件还原，这本来是电子文档的又一个优点，但是对一些原本要删除的机密的文件，又存在被非法还原的隐患。有研究表明，普通的删除和格式化根本不能将数据彻底清除，硬盘被改写12次还能将原有数据还原，只要存储介质未被物理损坏，进行特殊处理就能将数据还原。

2 电子文档寿命过程

电子文档寿命过程可以分为三个阶段：制作保存、传递使用、归档销毁。

1）制作保存阶段。主要是指工作人员为了工作需要撰写、编辑生成电子文件，并保存在某些介质上的阶段。电子文档的制作一般在计算机上操作，制作完成后可以保存在计算机硬盘、U盘、光盘等各种介质上。

2）传递使用阶段。主要指按照规定将电子文档传递给相关人员查看的阶段。主要途径包括电子邮件、FTP等网络方式，也包括通过光盘、U盘等物理方式进行传递。

3）归档销毁阶段。主要是指在电子文档使用完后，需要保存的由档案部门保管，其他部门和人员所存电子稿销毁的阶段。归档以后，服务器及所有处理过本文档的计算机及存储介质都应将文件删除，相关存储介质也要进行处理。

3 电子文档面临的安全威胁分析

电子文档面临的安全威胁整体来说可分为内部泄密和外部泄密两大类型。

3.1 内部泄密

主要是指内部人员有意或者无意将重要电子文档泄露，在电子文档的整个生命过程中，内部泄密的威胁都存在，而且很难防范。

1）无意泄密是指内部人员在不知情的情况下将涉密电子文档泄露。无意泄密最常见的就是内部计算机非法外联和移动存储介质交叉使用。有的人缺乏安全知识，将处理过涉密电子文档的计算机重新安全后接入互联网，就有可能被情报人员将涉密文档还原。移动存储介质未经授权在内部计算机使用，内部移动存储介质被带出在外部使用，移动存储介质发生故障维修时，里面存储的涉密文档被还原，等都会造成内部涉密文档泄露。移动存储介质带来的隐患还包括攻击者利用移动存储介质对内网进行摆渡攻击，从而窃取更多的涉密电子文档。

2）有意泄密是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档，并主动传递出去。内部人员获取电子文档的途径很多，文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存，其他人员可以通过网络下载，有阅读权限的人员甚至采用手抄、截屏等方式获得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通过攻击实现。外部泄密的威胁主要存在于电子文档前两个阶段，即制作保存和传递使用过程。具体方式可分为两种：

1）恶意代码。如果内网终端使用时不注意就有可能感染木马、蠕虫、僵尸网络、间谍软件等恶意代码，这是目前造成泄密的主要原因。比如安装未经检测的软件，使用来历不明的存储介质，防护软件安装不到位等，都有可能感染恶意代码。一旦感染，恶意的代码就会通过网络窃取重要信息，伺机往外部发送。

2）网络入侵。攻击者借助各种手段，对特定目标进行渗透，最终控制目标，进而获取所需的信息。从攻击类型看，当前主要有物理攻击、主动攻击和被动攻击三种类型。

4 电子文档保护的对策与思路

电子文档保护的目标主要是防止涉密电子文档被越权访问和泄漏给无关人员。做好电子文档保护需要管理与技术并用，同时要加强人员教育。

4.1 采取相应管理措施

首先应该结合单位实际，制定切实管用的制度，规范电子文档的制作、使用、传递、销毁等过程，规范电子文档的存储介质使用管理。其次，应设法搭建内网办公平台，将涉密电子文档集中管理，采取网络存储方式，将涉密电子文档存储在网络服务器上，为每位用户分配存储区，用户只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内部人员泄密可能性。

4.2 借助技术手段

综合运用终端防护技术、身份认证技术、加密技术、网络监控技术等当今先进成熟的软件技术，加强技术防护。

1）配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级终端病毒库，定期查杀网络病毒，防范恶意代码和“摆渡”病毒窃取电子文档。

2）使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档要审批。

3）加强内网审计。采取网络审计手段，按照安全性、规范性、真实性等要求，对电子文档的操作进行客观、实时的监控与审计，将各种违规操作、可疑操作及时主动阻断且报警审计。对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策略，按照时间、部门、终端、操作行为、源/目标地址等关键要素进行实时的操作审计，以备日后需要时进行审计记录查询。

4.3 加强人员教育

一要大力普及信息安全知识及网络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文档无意丢失和泄露，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。二要进行保密意识教育。使他们认清电子文档泄露的危害性，认真遵守规则制度，不主动泄密，不协同泄密。

5 结束语

在信息价值日益突出的时代，电子文档的安全面临着严峻的挑战。随着计算机存储技术不断发展和计算机病毒种类的日新月异，电子文档安全将面临新的威胁和问题，需要我们时刻关注，以便进一步提高电子文档安全防护能力。

参考文献

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【关键词】电子档案 问题 措施

一、档案管理的转化与电子档案的优越

（一）档案管理的转变。

随着信息数字化的飞速发展，档案管理从旧有传统的分类如会计档案、人事档案、产品档案、科技档案等渐变为电子形式系统模式管理，且这种管理相较纸质档案管理显然更为详细、规范和科学。不同企业、行业、领域对于电子档案管理都有各自不同的管理系统与管理条例。虽然单位对电子档案的管理各有千秋，但可以肯定的是电子档案管理已被最广泛的使用。

（二）电子档案的优越性。

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案接收信息快捷方便，整理归档起来费时少又齐全，信息存储空间容量大、密度高，载体多元化，方便统一管理和实现信息共享等。

二、电子档案管理存在的问题

（一）电子档案保存的长久性问题。

计算机网络的普遍运用为我们的生活提供了很多的便利，大大提高了我们的工作效率，方便了我们的生活和工作。其中档案的管理尤为明显，在现代社会工作生活的中，电子档案的使用非常普遍，但是它的存储时间在相对程度上却是很难得以保证的，在电子档案带给我们方便、快捷、有效的查阅的同时，其中的数据、文字、影像也很容易被不正当操作更改；文档材料也容易因为病毒而被岁月篡改信息；或者磁盘、硬盘、U盘等存储设备不小心出现问题，直接导致电子档案中的数据信息丢失而无法打开等一系列安全问题[1]。再者作为新生事物，领导对其重视度不够，而基层工作人员误以为有了电子存储版本，纸质档案保存便已经失去意义，便对原始纸质做彻底销毁。然而一旦电脑遭遇“黑客”、“病毒”侵袭致使网络瘫痪，或者移动硬盘、U盘、云盘等载体在高温、潮湿一些不可预测的情况下出现故障而无法读取数据时，电子文件也将会随之消失殆尽，更可怕的是此时的纸质档案也被销毁，由此为企业造成的损失将是无法预计的。

（二）电子档案原件的真实可靠性。

随着各式制图软件被广泛熟知，想要修改图片、文件、文档上的任何一个地方都是很简单的一件事情，且电子文件被删改后不留一点痕迹，让人难辨真假；在运用计算机存储文档文件、图片的过程中，拟稿者无法留下自己的亲笔签字；企业负责人若想在已形成的文件备案磁盘上做签发也是件很难做到的事情；这样对所存储的电子档案材料的真实性和权威性将很难得到确认。而文件材料的失真势必让人们对该份文件持有的价值性加以疑问。虽然企业对文件的真实可靠一再保证绝对不会也不允许有任何人来随意篡改材料，但是在形成电子档案的过程中，使用的软件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率却要比传统的纸质档案高。这些“错误”也极易使人们对该文件的信任度降低。

（三）电子档案内容的保密性。

电子档案在传输过程中，难保网络终端设备不被其他设备所干扰。随着网络科技的不断进步，想要得到存储在网络某一个设备上的电子文件，只需用专门的网络终端设备便可，并且此终端上的文件也会被传输到其他不同网络终端。长此以往，电子文件的内容难免不被泄漏出去，对企业内部信息的保密度产生很大的威胁。

（四）电子档案软件的统一性。

电子档案的存储在不同地区、不同领域所使用的软件有所不同。然而计算机软件的研发设计远远不及硬件，因此使用软件的不同性多少会对档案互相之间的利用以及全国的联网产生影响。

三、电子档案管理的相关措施

（一）加强电子档案的科目管理，制定合理健全的档案管理方案。

在将纸质档案合成电子档案的同时便对其进行分类整理。不同领域、不同科目、不同类型的文件分开做电子归档，然后将归档电子文件转存到不同光盘上，并对这些光盘进行分类编目、备份以便以后查找和使用。企业单位要在各方面加强对光盘保护措施。光盘相对于磁盘，其抗干扰能力良好且结构比较稳定。作为新型的存贮载体，光盘可在脱机下完好保存，且归档电子文件保存时间久、易携带。做完电子档案归档整理，制定相关管理规章制度必不可少，单位应根据本部门实际情况，建立健全的管理方法，从制度上约束电子档案的使用、归档、鉴定等一系列流程。

（二）对电子档案存储电脑的保护。

对专门存储电子档案的计算机应安装有效、强硬的杀毒软件，以免黑客、病毒入侵对文件造成不必要的损失。

（三）电子档案的利用。

传统文件的利用方式因电子信息技术的发展和运用而被改变，档案信息的利用的时间和空间也不再受到限制[5]。因此单位可利用这些优点将电子文件通过网络开放形式展现给外界。企业单位还可以利用计算机的全文数字化这一特点对电子档案进行多种形式的信息处理和分析，方便利用者随时进行原件阅读并对其分类、汇总、统计、复制、打印和编辑等。但也存在一个问题――电子档案对外界分享原件阅读的同时，极有可能被篡改、复制或被盗取，所以，档案的所属者需运用计算机的限读功能对文件进行更好的保护。

科技在不断进步，电子档案管理在各个行业的优越性越来越突出，其优越性随着计算机技术的发展而发展。电子档案对任何企业、单位都有着至关重要的作用。不仅档案所属企业或单位对电子档案要高度重视，社会各层级也应将电子档案跟自身联系起来，并从不同领域提取各自档案管理的好的、有效的措施并做一汇总，使电子档案管理更加完善。

参考文献：

[1]王强.电子档案风险管理研究[D].吉林大学，2007.

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南江水库作为浙江省东阳市的大（2）型水利枢纽工程，已经有40多年的历史，产生了丰富多样的纸质档案。随着办公自动化的推行，水库的电子文档管理势在必行，档案工作者也面临着一项新课题。这是一个新生事物，其管理比传统档案管理要复杂得多，目前尚处于探索阶段。在信息社会中，电子文件大量产生，在单位文件流转中比重日益增加，但电子文件归档管理的基础相对薄弱，电子文件归档管理意识、制度建设以及安全维护也有待加强。

2电子文件及其特点

1）电子文件需要借助一定的设备与软件。电子文件具有数字性，它的存在需要特定的设备与软件，这个设备与软件将直接影响电子文件的质量。

2）电子文件可以实行共享。电子文档与纸质文档最大的区别在于它可以实行数字化的共享，无空间、时间与次数的限制，实现效率的最大化。

3）电子文件具有一定安全隐患。随着网络技术的盛行，电子文档保存存在一定的风险，有可能被盗用、修改，使其档案的安全性受到挑战。

4）电子文件具有一定的寿命。电子档案与传统纸质档案相比，还存在技术寿命的问题。纸质档案的寿命主要取决于使用的材料和保管条件，其反映的信息相对比较稳定，而电子文件的载体本身寿命比较长，如光盘，如果保管条件好，很长一段时间也不会损坏，但由于其离不开特定的软件平台支撑，需要随着技术的升级不断转录，否则不但可能产生信息异化，甚至因文件不可读取而使档案在几年内就寿命终结。

3电子文件对档案工作的意义

1）工作介质发生变化。传统档案工作介质是纸质，而随着计算机的广泛应用，特别是无纸质化办公的兴起，电子文件从起草、修改、审核到印发都在计算机上进行，电子文件形成后可以更新到办公系统中，供相关人员查阅。

2）整理方法发生变化。分类归档是档案工作的一个重要环节，档案可以通过人工输入的方式进行录入，也可以借助计算机的数据处理功能，如扫描等进行快速的录入与整理，极大提高了档案整理的效率。

3）鉴定和利用发生变化。传统的纸质文件材料，其原始性、真实性可通过分析领导签字、用印等进行直观判断，差错概率小；而电子文件则需要通过分析文件生成时间、版本号、操作权限等元数据进行综合判定，稍不注意容易把“半成品”存档，并且容易出现被修改、原始记录难保障的情况。在利用上，由于电子文件信息载体的特殊性，渠道被极大拓宽，时效也得到极大的提高；同时，信息的保密和保真也与纸质文件有许多不同之处。

4实行电子档案管理的措施

4．1重视电子档案管理的建设尽管电子文档在我国各个领域都已出现，但是在南江水库电子档案的管理尚属空白。因此需要领导高度重视电子档案的建设，成立专门电子档案管理领导机构，进行大力的宣传，提高整体人员的认知程度；尤其是要提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、各层面齐心协力、互相配合，才能做好电子档案的整理与归档。

4．2解决电子档案的技术问题电子档案依赖于电子文件的形成与存储，因此档案工作人员应及时做好电子文档资料的收集、录入、整理，保存好相关的原始数据，如负责人的签署手续、移交手续等，再对原始数据进行技术处理，不能轻易改变原始数据的特性，以保证电子档案的真实性。因为电子档案的技术处理，将是电子档案有效进行存储的关键环节，南江水库在这块上比较欠缺，相关部门应引进相关技术与技术人员，对档案管理者进行培训，才能很好地解决这个问题。

4．3健全电子档案的管理机制在技术上可行之后，电子档案的管理就显得尤为重要，主要有电子档案的归档、电子档案的检查审核、电子档案的保护、电子档案的利用等环节。这些环节都需要制定相应的规章制度，按照一定的流程进行管理，使整个电子档案的管理能够统一化、有序化。在电子档案各个环节制订一定的规章制度外，电子档案管理人员则需要明确责权。目前南江水库设有档案室，里面有文书、财务、科技等档案，但没专人管理。因此在电子档案建设的过程中，应该明确责权、专人负责、协调分工，这样才能有序的进行工作开展。

4．4加强电子档案管理人员的培养在信息技术飞速发展的情形下，档案工作管理者应该与时俱进，掌握电子文件管理的技术。档案人员要适应社会信息化发展的形势，及时更新知识结构，加强对诸如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术、网络运行维护技术等的学习，使先进的信息科技成为档案工作的有效手段，更好地为南江水库经济发展服务。

5结语

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

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当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，下面是编辑老师为大家准备的试论电子档案安全管理。

对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障,是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看,防火墙位于网络安全的最底层,负责网络间的安全认证与传输,防火墙不仅要完成传统的过滤任务,还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点(Pointof Service,POS)之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网(Virtual Local Arca Network,VLAN)划分等安全访问控制措施。

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与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

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（一）公证电子文件的概念。

公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。公证电子文件的一般具有两方面的基本特征：一是公证电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是公证电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是公证电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。二是公证电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。从逻辑上说，公证电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

（二）关于电子公证。

在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，将具体办证过程划分为会员登记、公证的申请、受理、公证的审查与审批、公证书打印、翻译、复印水印纸、装订、盖章、出证、公证书的送达、统计归档，这些程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。通过计算机系统不仅可以准确地统计各类业务数据，而且也为领导进行业务管理、掌握行业发展动态、制定业务决策提供了依据。

二、公证电子文件的特点

办公自动化信息技术领域的公证电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按公证电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的公证电子文件，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在，如E-mail公证电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性公证电子文件，如CAM（计算机辅助制造）、CAD（计算机辅助设计）等生成的公证电子文件。公证电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，公证电子文件主要有以下几方面特点：

（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。

它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。

（二）公证电子文件具有共享性。

改变了文件处理和运转方式，公证电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。还可以利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，丰富自己档案、资料内容，向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响。

（三）公证电子文件对设备具有依赖性。

公证电子文件改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。公证电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。

（四）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。

公证电子文件一般是通过网络来进行转移的，具有可操作性，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是公证电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。

三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题

使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的公证电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的公证电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档的内容上（有的缺公证书译文，有的还缺公证书的正文或签发稿。）在归档文件的真实性，一致性，有效性控制以及对归档公证卷宗审定方面，缺乏有利措施和科学规划。例如数据之间传输容易造成数据不完整，如从公证员及助理传输数据给翻译室，复印室，发证室，档案室等，数据不完整，常常出现漏字漏打的现象，有时也会接收指令不对。计算机对通过网络传输的文件资料的保密性还做不到十分可靠，因为一旦文件、资料上网，只要能看到的人都可将文件下载。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙，密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。如对掌握了相当技术的人来说，进行改动伪造公证电子文件也是很容易的。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。目前，这些问题的消极影响尚不明显，但若不及时加以解决，将会成为提高公证电子文件管理水平的严重障碍。

四、加强公证电子文件档案化管理提高查存速度的方法与途径

公证电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的公证电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强公证电子文件归档工作，对公证电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

（一）公证电子文件实行档案化管理。

那什么是公证电子文件档案化管理呢？公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理公证电子文件，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

（二）公证电子文件文案化采取先进管理技术和理念。

以虚拟、开放、灵活的手段来管理公证电子文件档案。专业档案部门通过计算机、网络、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对产生的公证电子文件信息进行统一的管理，并集中保管、存储符合公证电子文件形成部门要求的电子档案，公证电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的公证电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对公证电子文件档案信息采取维护公证电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储单位提供信息查询功能。

（三）公证电子文件的归档查存要与传统有别。

一是公证电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使公证电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，公证电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的公证电子文件的原始性、真实性和准确性，保证公证电子文件的法律凭证地位。二是公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到公证电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的公证电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。三是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时?可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。四是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

（四）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。

首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。要有完整、齐全的公证电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使公证电子文件格式与环节相匹配。确保公证电子文件的归档质量，认真检查公证电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。一般从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体，便于长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。其次，明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落，随着公证电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定公证电子文件的管理标准，如公证电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。第三，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位政出多门，多层管理，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是公证电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，公证电子文件就会丢失。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。

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关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别

一、引言

计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

二、电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、总结

综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■

参考文献

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高校档案信息化的建立，自然与电子政务之间有着密切的联系，电子政务的发展，需要档案信息化的成立和发展提供一定的保障。因为电子政务的发展是需要大量数据信息的，档案就是一个相当庞大的数据和信息的资源库，电子政务就是对于大量的信息进行整合和利用。所以说，如果没有大量的数据维持，电子政务就寸步难行了，也就失去了本身存在的意义。而电子政务的融入，也让档案的建立和使用更加方便、快捷。传统的纸质档案通过电子政务变成电子版，在运用和查询的时候都会很方便，也就加速了工作效率。

2电子政务加入高校学生档案信息化的好处

2.1电子政务网能让高校档案信息查找更加快捷

当今社会中，快速、省事、节约时间、合理管理是电子政务的相应特征，电子政务融入档案信息化以后，高校查找档案就会更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人员从其他网络查询信息也是完全可以的，这样凭借自己的工作权限，既减轻了工作的任务和负担，又提高了工作的效率。

2.2电子政务网让高校档案信息化更加便捷和现代化

电子政务网还有一个特点，就是能让高校学生的档案更加接近现代化的管理模式。档案的现代化管理，能让工作人员的工作效率更高、更加方便，节省时间。改变了原本乏味无聊的工作流程，帮助工作人员摆脱一成不变的工作内容，提高自己的工作效率，也让高校的档案管理更加完善、更加现代化，最后实现一体化的档案管理。

2.3让高校的电子档案能够更加方便操作和查询

档案的严格监控，让档案的流向更加严谨，是电子政务的另一个特征。原本的档案管理是完全手工记录的，很消耗工作人员的时间和精力，还很容易出现错误，很不方便。如今的档案信息化，可以让传统手工记录的借还问题得到解决，而且电子政务还有自动催促还回的功能，让借档案的人员尽快及时地把档案归还。

2.4提高了研究服务的效率

电子政务的融入，使得高校档案的使用和研究都更加便捷，这也是电子政务融入高校档案信息化的一个特征。高校档案信息化，能让工作人员更加高效率地查找到想要寻找的档案，查询和使用都更加方便。除此之外，高校档案的信息化能更加方便工作人员的思路开发和创新，也能让工作人员在第一时间了解最新的档案动态。

3高校学生档案信息化建设过程中存在的不足

3.1高校的学生信息量较多

高校的学生数量是比较大的，人数很多，情况也比较复杂。还有就是，电子政务毕竟是刚刚融入高校学生档案信息化管理的初级阶段，很多的数据信息还没有形成系统化，处理起来还是很有难度的。除此之外，现在高校的档案初步信息化是不完整的，还是有很多的问题存在。无论如何，现在的电子政务档案信息化，和我们之前传统的档案整理是不一样的，电子版高校档案包含的内容是比较广泛的，无论是在文字信息，还是数字上面，都有很大的量，管理也是比较有难度的。

3.2电子政务融入高校档案信息化是有风险性存在的

随着现代科技的不断发展，政府部门的管理也从传统的模式转换成电子管理的形式，这里面就必然存在着一定的安全隐患。虽然现在的网络发展得比较好，但正是因为这样的快速发展，导致现在电子政务融入高校学生档案管理信息化存在风险性，主要对于档案管理的保密性是存在隐患的，这是现在高校档案信息化首先要解决的重大问题。

3.3高校学生档案电子版转换的效力还没完全得到法律的认可

在我国，人员流动性是非常大的，所以在档案变动这一环节也是比较频繁的，而现在我们要建立的电子版的档案，可变性还是比较强的，所以在法律效力上就降低了很多。特别是电子版的档案，少了法律依据的公章，就远远比不上我们最传统的纸质版档案的法律效率高。也正是因为这样，现在在我国电子版档案和纸质版的档案是同时在运用，这样浪费了很多不必要的资源。所以，我国应该及时地完善电子档案的法律效力。

3.4适应高校档案信息化管理的专业性人才还较为缺乏

高校档案想要电子信息化，必备的就是相应的人才。在高校档案电子化的进程中，很多问题都是需要专业性的人才来解决。但是，由于长期手写档案的工作，让现在很多的档案工作人员都不具备高超的技术性，对于电子版的简历建设不够专业，所以现在很缺乏这方面的专业性人才，人才的缺乏会影响高校档案电子版推进的进程。

4在电子政务融入档案信息化中需要加强的措施

4.1加快电子档案建设步伐

现在，我们在推进高校档案信息化的过程中，很重要的任务就是让电子化档案的建设速度、质量都能达到理想状态，同时让高校档案电子化的法律效力得到增强。对于国家推进的档案电子化来说，现在各个地方性的档案想要进入信息化管理阶段是比较困难的，阻力仍然是比较大的。

4.2减少高校档案电子化的网络隐患

现在高校档案电子化还是存在很大安全隐患的，这也是困扰全球的一个巨大的难题。虽然说现在网络发展比较迅速，对于人们来说是一件好事，但是在网络快速发展的同时，安全隐患也就出现了，这对于档案信息安全形成了很大的威胁。档案毕竟是个人信息的一种体现，是需要加以保护的，否则无论对于个人，还是对于社会都将是很大的损失。所以，在想要推进档案信息化的同时，就一定要加强网络的安全性。

4.3加强高校档案信息化的数据化

高校档案含有大量的数字信息，所以在建设的过程中，怎么样进行数字化的建设也是很重要的一个问题，这主要包含了两个板块，一是当前所拥有的高校档案的数据整理，二是所储存的高校档案的数据统计。加强档案信息化的数据性，可以帮助我们更准确地整合信息，减少不必要的麻烦。

4.4加强档案电子化的人才技能

在档案信息化的过程中，人才是必不可少的，只有拥有专业性的高质量的人才，才能更加快速地进行高校档案电子化的建设。但是，我国目前的情况就是档案电子化的人才还是比较缺乏的，这个问题也是目前的当务之急。可以通过以下几点来解决好这个问题：①对于现有的档案管理工作人员进行专业化培训、进行课程的讲解，让现有的档案管理人员更多地学习档案管理的知识，和专业化的电子版档案管理的操作技能，让现有的档案管理者更加快速地进入到电子版管理档案的状态中，提高工作的效率；②从外部招聘专业的档案信息化的人才；③可以定期邀请一些专业人士，来公司给工作人员进行专业知识的讲解和培训，让工作人员接收到最新的知识；④可以随时让工作人员进行知识培训交流活动，打造一个良好的学习气氛。

5高校档案信息化需要注意的一些问题

5.1明确高校档案电子化未来的发展方向

高校档案电子化一定是未来的发展方向，档案电子化是提高工作效率和质量的最佳的选择。但是，高校档案电子化一定要遵循相应的法律法规，让高校档案电子化更加有法可依。还有，高校档案电子化一定要根据时代的变化而变化，不能一成不变，要不定时地进行调整，工作人员要认识到电子档案发展的必要性和重要性。

5.2高校电子版档案与传统档案同时保存

由于现在高校电子版档案的法律效力还不是非常的明确，因此电子版档案还存在一些安全隐患，安全性还是比较差的，所以应该使用电子版档案和纸质的档案一起保存的方式。不管怎么样，现在我们正在从纸质档案到电子版档案的过渡阶段，所以纸质的和电子版档案一起保存还是比较稳妥的方法。在电子版档案和纸质档案同时保存的情况下，还需要注意：①相应的部门工作人员应该及时地进行档案的移交，把各个部门的档案进行分类保存，清晰明了。在形成电子版档案的同时，还需定期把纸质的档案交给档案室进行保管，防止档案的丢失或者被人篡改；②对于档案的保存时间也是需要严格规定的，档案是有相应的保管期限的，工作人员要保证这些电子版档案是没有安全隐患的，然后将电子版的档案进行妥善保管，并且在一定时期以后要对这些电子版的档案进行编制，以方便日后的查询和使用；③档案室还有备份档案的职责，其中的一份是可以对外的，其他的就需要严格地保存起来。

6结语

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新型农村合作医疗的档案管理是一项长期而艰巨的任务，目前根据相关调查显示，在农村合作医疗档案管理的过程中存在管理人员对工作不认真，没有认识到有效管理档案对农村合作医疗工作的重要性，而且档案管理人员自身的专业素质和水平以及理论文化水平都存在着差异，因此要加强新型农村合作医疗档案管理队伍的建设，提高管理队伍的专业水平和管理水平，科学有效的进行培训相关的电子管理档案的技术和手段，提高管理队伍的管理能力和水平。另外还可以聘请专家或专业的培训课程，吸收外部有利资源，促进管理队伍整体素质和能力的提高。

二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理

随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。

三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率

为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。

四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度

新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。

五、加大电子档案管理的基础设备投入

当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。

六、小结