文档管理论文范文

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在知识经济时代，科学技术发展迅猛，社会的信息化水平持续提高，网络逐渐渗透到人们的日常生活之中，大众对网络的依赖程度不断提高。网络的影响效力持续扩散，带动了信息的流通，人们可以随时随地的通过网络获取到更多的信息。社会信息化程度的不断加深，使得信息的共享性和流通速度不断提高，要想提升文化馆档案管理的工作质量，创建和营造出有文化馆特色的档案信息网络是文化馆档案管理工作的当务之急。我们必须要清醒认识到，在信息化时代，如果文化馆一直沿用传统的档案管理办法，不仅不利于发挥文化馆在社会建设和发展中的功能与效用，同时也不利于非物质文化遗产的传承与发扬。因此为了让文化馆履行好其在社会建设和发展中的职责，并且让更多的人参与到非物质文化遗产的整理、保护工作中，让中华文化能够持续的发扬下去，文化馆应加大对档案管理信息系统的投资力度，全力推进文化馆档案管理工作的信息化进程。构建档案信息网络服务平台，利用网络平台在信息传播、渠道以及技术上的优势，对馆藏资源进行深入开发与挖掘，向用户提供更加便捷、优质的服务，推动文化馆档案资源与社会的同步发展，确保文化馆档案管理工作能够与时俱进，为档案信息的合理流通提供有力的保障。此外，随着档案管理信息网络的建立，也为不同地区之间文化馆的档案信息交流提供了方便，提高了文化馆档案信息资源的使用效率，推动了信息资源的快速流动，促进了文化馆档案管理的信息化发展。

二、加强对档案管理人员的专业培训

当前我国的文化馆职能的不断更新和丰富，文化馆的档案工作也正由原来的档案管理向档案信息中心转变，因而如果文化馆的档案工作人员还抱着原来的工作方式和态度来参与到文化馆的档案工作中来是不够的，且随着文化馆档案管理信息化程度的不断提高档案管理人员的业务能力必须要有所增强。首先就档案管理人员的职业道德素养而言，文化馆要加强对档案工作人员的道德宣传和教育，提高档案工作人员的道德素养。档案工作与一般的服务性工作不同，它的效益是通过服务对象利用档案后所取得的经济效益和社会效益来实现的；且文化馆的档案多是与我国的非物质文化遗产有关，是珍贵的历史资料，档案工作者不能盲目的向利用者提供档案资料；再有文化馆的档案管理工作是十分复杂和繁琐的，需要对所有的非物质文化做详细和准确的记录与编排。因此文化馆的档案管理工作是颇为特殊，且意义非凡的，对档案工作人员的职业道德素养的培训和教育是必要的。其次，是档案管理技术和知识的培训。随着文化馆馆藏资源的不断丰富，以及与管理信息系统应用的普及，文化馆的档案管理人员单靠基础的文化科学知识是不够的，还需要具备更加丰富而专业的档案管理知识，并且能够较为熟练的运用现代电子计算机设备和通讯设备来进行档案的管理。因此文化馆需要定期组织档案工作人员进行专业知识和技能的培训，从整体上提高档案管理员的业务能力，确保档案管理工作人员的配置与设备相配套，进而有效提升文化馆档案管理的工作质量。

三、建立统一的文化馆档案管理体制

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1.1保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3增强档案管理人员整体素质

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1.电力工程建设档案管理的特殊性。从表面上来看，电力工程建设档案管理与其他工程档案管理并无不同，但实际上，电力工程档案管理存在其特殊性。首先，电力工程建设档案管理是对电力工程全过程档案的管理，而电力工程施工建设却包括了设计、施工、检修等多个方面，有些工程在竣工十几年后还需要进行线路保养，那么，电力工程建设档案就必须是针对单个项目的、跟踪性的，这给档案管理提高了难度；其次，电力工程建设档案管理的服务性质与其他工程档案管理不同，电力工程建设档案管理服务的对象不仅包括电力企业内部的员工及工程师，还包括了电网的使用者。

2.探讨电力工程建设档案管理的意义。从企业发展角度来看，电力企业工程建设档案管理不仅关系着电力企业技术革新和施工建设质量，还对企业处理工程建设过程中以及电网使用中的纠纷有帮助；从社会基础设施发展角度来看，电力企业工程建设档案管理是保证我国电网建设和电力行业发展的基础，因此，探讨电力工程建设档案管理具有十分重要的意义。

二、电力工程建设档案管理中存在的问题及原因

1.档案管理工作效率不高、档案管理工作效率指的是档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。电力工程建设档案因为其特殊性，经常需要档案管理工作人员进行异地奔波以及长时间的档案归档工作，但实际上，档案管理的效用却没有被完全地展示出来，因此，档案管理工作的效率也不高。例如，对电力工程建设的设计方面进行建档，要对参与工程设计的设计师进行资料搜集，还需要对工程设计的科学原理以及实际应用的预测等资料进行搜集，这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间，但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化，与此同时，搜集来的资料和档案的利用率却很低。

2.档案管理方法落后。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态，档案管理资料多是纸质的，这些资料规整起来十分耗费时间，查找起来也十分麻烦。另外，在工程建设的施工过程中，有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节，往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视，这直接降低了档案的质量。

3.档案管理人员素质有待提高。档案管理工作效率的高低，有很大一部分是由档案管理人员的素质决定的。档案管理工作人员热爱档案工作，掌握多种档案管理技术，将会使档案管理的效率大大提升；工作人员能够摆正档案管理工作的服务性质，档案的应用性也会得以提高。但是，目前的电力工程建设档案管理往往由企业中的老员工负责，这些员工的档案管理思想还停留在对工程建设的文书管理方面，对档案管理工作的意义理解不多，因此导致整个档案管理工作的效果迟迟得不到提高。

三、提高电力工程建设档案管理的方法

1.采用科学规范的管理制度提高档案工作效率。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系，工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的，因此，有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且，标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中，在档案管理过程中尤其应该如此，如档案的保存方式、档案信息的流转程序等，都要进行统一规定，避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。

2.采用信息化的档案管理方式。电力建设工程档案管理方式落是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案的统一的、有结构的管理，能够使纸质档案资料和电子音像档案资料结合。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备；其次，应该制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

3.提高档案管理工作人员的职业能力。如果档案工作人员的档案管理工作水平不高，对档案管理工作认识不足，在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题，则档案管理就面临着巨大的风险，因此，提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

四、结语

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关键词:文档一体化;管理模式

文档一体化管理,就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发,统筹规划,科学管理,实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。此种工作模式有利

于改善和保证文件、档案质量,提高文件和档案管理工作的规范化和标准化。从而实现文件和档案管理工作的现代化。长期以来,由于文件工作和档案工作实行分散管理的工作体制、相关法规不健全及文档工作人员素质参差不齐等原因,直接影响了文档一体化进程的实现,进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文旨在对此一问题作以探讨,以期对实际工作有所启迪。

一、实现文档一体化管理的必要性

1.实行文档一体化管理有助于保证文档质量,确保文档管理、使用的有效衔接

文件是原始记录材料。档案是原始文件的转化物,是文件的特殊部分。文件与档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。档案虽是由文件转化来的,但并不是所有的文件都能转化为档案,具有保存价值是文件转化为档案的一个重要条件。国外许多国家的档案法规和档案学论著都认为档案是具有长期或永久价值的文件,我国档案学辞典的解释则认为档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中形成的具有保存价值的历史记录。国内学术界对档案的定义也强调文件和档案相同的本质属性,认为二者都具有原始记录性。因此文件管理的质量将直接关系到档案管理的质量.所以在实际工作中,要把文件管理和档案管理看做一个统一的系统工程,采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又互相连续的工作环节和程序。也就是说,要把原来相互独立但又在不少环节上互有影响、联系紧密的两个管理系统,从组织制度到具体工作程序上真正融合在一起。

2.实现文档一体化管理,必须借助计算机网络技术

随着计算机网络技术的运用,办公自动化程度不断提高,无纸办公系统已成为现实,文件产生和传递也随之发生了质的变化。计算机网络系统为电子文件从设计、形成、管理、利用到实行文档一体化管理提供了有力的技术保证。要实现文档一体化管理,必须从文件材料的设计和形成开始纳入计算机管理系统,直至完成文件运转全过程和转变为档案的全流程,使文件处理与档案管理紧密结合起来。实现文档一体化管理所产生的一系列烦琐工作,借助信息化技术都将迎刃而解。

目前我国档案部门信息化建设并不乐观,虽然大多数单位都配置了计算机,但大部分档案馆室仅限于目录的输入,很多档案信息还是靠人工检索,难以跨越不同部门、不同学科领域和不同历史阶段信息库的壁垒,工作效率很低,社会服务效果较差。再加上因客观原因造成的案卷标引不规范等,所以在查找利用过程中有很多麻烦,利用者得到档案信息的标准率、检全率及查找速度都受到检索工具的严重限制。要改变这一现状,在提高档案管理人员对档案信息的综合开发水平的同时,引人信息网络技术势在必行。

二、实现文档一体化的前提条件

过去甚至目前,我们的宣传工作总是超不出档案界本身这一专业狭小的领域,这使得宣传工作具有相当大的局限性。实现文档一体化管理,必须提高认识,树立“一体化管理”的新观念;合理协调两个部门之间的互动关系,使之充分发挥各自的功能,相互促进、相互发展,方可实现文件和档案工作全方位的统一控制和管理,以满足且前信息化高速发展及社会多层次需求。

(一)加强宣传,提高社会档案意识

社会档案意识是指社会公众对档案和档案工作的了解程度与认识水平的总和,其重要程度几与档案工作成正比。总体上说,社会上各行各业对文件和档案工作的认识水平和敏感程度,共同构成了社会的档案意识。要提高社会档案意识,必须实现观念上的突破,扩大宣传范围,面向社会,在引导社会公众提高档案意识的同时,还必须在文件形成部门和档案管理部门内加强“文档一体化”观念的宣传,使档案工作人员了解文档一体化管理是档案工作的延伸和发展,从综合开发档案信息资源以更好地服务于现代化建设的高度出发,真正把文件和档案两种资源整合为一体,以发挥两者的整体功能。

(二)加强领导,改文档分散管理为文档统一协调管理

长期以来,我国文档工作基本上处于宏观失控状态,即文件的制作部门不负责管理文件,档案管理部门虽负责管理文件,但对文件质量却无法进行有效的干预,这就使文件和档案工作无法实现全方位的统一协调管理,其质量自然就不能保证。要改变这一现状.首先应从系统管理角度出发,尽快理顺文档工作的管理体制,完善机构设置,合理设置工作流程;其次,从中央到地方,为了避免增设新机构或者改变目前文档工作分属不同管理机关的体制,应将现有的文件和档案管理机构合并,明确单位分工,强化统一领导、分层负责的文件和档案管理制度,扩大现有的国家档案行政管理机关的职责权限;再次,在前两者目标实现后,可进而对全国档案事业实行统筹规划、组织协调,宏观、系统地制定文档一体化管理工作方针、政策,确立科学、合理的贯彻措施,以加强对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。最终实现将文档工作归于统一的组织管理体制之下,采用合二为一的工作模式,使二者的工作流程相互衔接融合,通过法定程序和规章制度将其合法化。此一措施有利于二者的有机整合,在保证文件质量的同时,还有助于实现其服务于社会的最高效能。

(四)加强文档学教学科研一体化模式,造就一大批年轻复合型人才

文档管理人员的素质关系到文档工作水平的高低,只有培养出一支具有较高素质的文件和档案工作人员队伍,才能真正提高文档一体化水平。

信息时代的到来及电子文件、电子档案的产生,使档案管理模式发生了根本性的改变。目前的文档教育只有对教学内容、教学模式进行修订和完善,培养出高素质的文档从业人员,才能使从业者适应新时代的要求,满足社会对档案管理工作者的要求。高等学校文档教育应以人为本,以学为主,依据社会发展的需要及时调整授课内容,注重学生学术理论的培养和实际工作能力的提高。同时,档案学专业知识和档案学理论也要随着社会的发展进一步拓展、创新,应着力培养和增强未来文档管理人员在信息时代的信息意识和信息利用技能。

综上所述,笔者认为实行文档一体化管理,健全文档法规,把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联结在一起,制定统一的行业规定、管理标准,以实现统一规划、统筹安排,尽量消除或减少重复工作,方可最大限

度地发挥文档的社会价值。

参考文献:

[1]杨戎.文档一体化进程中的文档工作关系新探[J].四川 档案,2000,(5).

[2]宋钦.我国文件档案发展阶段厦其模式[J].档案学研究,2003,(2).

[3]黄霄羽.文件、档案一体化管理的科学含义[J].档案学通讯,2002.(3).

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创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。

1档案工作创新，要解决好四个关系问题

1.1创新与基础的关系

工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

1.2创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

1.3创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

1.4创新与实践的关系

创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

2服务手段创新

2.1建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

2.2建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

2.3电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

2.4开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

2.5开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。3拓展服务领域

3.1信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

3.2兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3.3加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

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以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定影响的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，笔者以此文参与对这个问题的讨论。

一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念

传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。

而以文件为单位组织室藏，则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案，是"机关或企业等分类保存的文件和材料。"①"是按一定规律集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是：1档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体，是文件集合的概念。2档案与文件相互区别的本质属性，是文件的系统化和有机联系，而所谓的文件系统化和有机联系，一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系，只靠文号联系，显然就是缺乏文件形成规律的有机联系，也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样，以单份文件为保管单位，则使"档案"的概念荡然无存。那么，档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件为单位组织室藏不适用于科技、声像等门类档案管理

以单份文件组织室藏，从目前状况分析，仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件，相对独立性很强，或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏，只要考虑好如何过渡，如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的自然联系是不容分割的。它的各种文件、图纸，仿佛人的肌体，合则生命存在，失则生命丧失。会计档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订，组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管，则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷，如果将某一个人案卷中的各种材料打乱，单份保管，也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的，其上面记述了若干份文件或若干项活动，也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位，更是无法将其中的某一份文件分开管理。

如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏，其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏，必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别，这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖

三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理

归档文件的最初登录形式，是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收发文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征，其中仅有文号这一线索一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的方法，此线索则无。而按发文文号查找，只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期时间长了，多数档案利用者难以提供出这一查找线索，同时没有其它检索途径或标识加以配合，那么，只能从文件标题中查找，这往往会将发文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的机关，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件，须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识，则增大了管理上的工作量。但是，手工检索单份归档文件，确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说，手工编制数千份归档文件目录，又是一件令人头痛的烦事，而编制完毕的这份归档文件目录，究竟能提供几种检索途径，能否实现有效、快速的检索，都是有待解决的问题。

单份文件保管，不甚适宜装盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月装盒，还是按形成部门装盒﹖按月装盒，可以不打乱文号，可保持按文号顺序检索文件这一途径。但由于每月发文数量不均，有的2棧掣鲈路⑽目勺奥缓校械囊桓鲈碌姆⑽囊埃矖3盒。这种装盒的文件失去了月份特征而无助于检索。按发文部门将文件装盒，由于各部门发文数量悬殊较大，也存在着按月份装盒文件数量不均引起的问题。

此外，按发文部门装盒，打乱了原有的发文文号次序，而企业改革时期，机构名称不统一、不规范、常变动，机构重叠或过度精简造成职能界限不清，形成乱发文现象，在打乱了文号排序之后，按部门检索文件，可能使某些文件极难找到。另外，本单位文件按部门装盒可以，相当数量的收文又如何装盒、如何查找呢﹖理由之二是：没有一定特征的文件装盒，基本上是一种简单的文件数量上的匹配，而任何一种打乱文号排序的匹配，如果失去了文件间有机联系，都必然会增加检索难度。所以，以单份文件组织室藏，一般只适用于文件打捆这一种形式。从便于检索方面考虑，不如分成发文、收文，发文按文号排序，收文按原发文单位的文号由小到大各自排序，然后只做简单捆扎放入档案柜内。但是，这一种方法由于不存在文件间有机联系，同样使检索变得繁琐。而繁琐的检索方式，在成年累月、来回倒去的翻找中，必然加大文件的磨损程度，不利于文件的保护。采用木架保存的文件，失去卷盒的保护，使得灰尘和不相适宜的温湿度、光照，毫无障碍地穿透文件，必定引起文件过早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一个适宜的环境，而按"三条鞭"分开期限保存文件，使一年的若干种类、若干份文件分成三捆，查找难度倍增。

四、应当对档案管理改革采取正确的态度

以单份文件为保管单位组织室藏，无疑是对传统的档案管理方式的重大改革。而档案工作改革，又是自身发展的要求。从发展的观念看问题，这一改革方式还是有着一定生命力的。它表现为：在传统的文书档案中推行以单份文件组织室藏，适用于计算机管理。使用计算机管理归档文件最好是全文录入、全文检索，文件的检索、利用、复制一般地可脱离原件，原件采用何种管理方式，对于检索便利与否影响甚微。

由于单份文件存在着自然的相对独立性，可以允许我们将传统的文书档案管理方式进行改革，推广计算机单份归档文件的管理，还可以与文件中心的管理体制改革相呼应，以现代化的文件管理代替传统的档案管理。而其它门类档案能否适用于单份文件保管，应当进行调查研究和反复论证，不宜在推行单份文件为保管单位这一方式中搞"一刀切"，而应视具体条件具备与否适时酌情而定。

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1.制定电子档案管理规范

电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。

2.统一电子档案管理

软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。

3.提高电子档案的保存质量

电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。

4.加强我国电子档案的安全

（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。

5.提高我国档案工作人员素质信息化进程

推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。

二、总结

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1、是国家信息化和新时期组织工作的迫切需要。进入九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。江总书记关于“四个现代化，哪一化也离不开信息化”的重要指示，明确要求各地各部门要把信息化工作列入议事日程。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期党的组织工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。

二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。

2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题

1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。

2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。

要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。

3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。

4、要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容，与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

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（一）相关制度不够完善。从实际情况看，很多医院没有对财会档案相关管理工作加以重视，档案资料收集方面并不全面，很多医院仅仅对专业资料相关整理与存档工作进行关注，而没有关注电算化备份工作以及归档工作，使档案缺少联系与整体性。相关管理制度没有实现规范化。财务会计档案和其他文件资料有着明显的区别，它是为了后期工作时将经济活动相关历史反映出来，从而给后期决策工作提供良好的借鉴。可是从当前情况看，很多医院财会档案管理的相关工作人员没有接受过专业的培训，一般是由兼职人员来负责。另外，档案鉴定以及销毁工作也得不到重视，对档案管理的质量以及效果都造成了一定的影响，最终对医院经济效益以及健康发展造成了严重影响。

（二）责任分配存在问题。在医院中，财务会计的种类比较多，内容也比较丰富，量比较大。比如，会计凭证以及会计账簿等。为了对财务档案进行有效管理，确保其质量，都对分工进行了细化，对项目进行分类管理。这样虽然在一定程度上使得工作具有便利性，可是却没有对责任分配加以明确。在管理工作中，工作人员推卸责任，档案部门以及财务部门没有对工作进行系统划分，导致档案管理工作比较困难，对档案管理效率造成了严重影响。

（三）相关管理人员素质比较差。从当前情况看，在医院很多财会档案相关管理人员未接受过专业教育，导致其管理能力比较差，在工作过程中容易出现纰漏，最终给档案管理工作造成影响。

二、加强财务会计档案管理的相应措施

（一）提高档案管理意识。为了保证医院财会档案相关管理水平，一定要提升管理意识。首先，领导层要对财会档案对于医院的重要影响有一个正确的意识，提升档案管理的意识，将财会档案当作财务管理工作中的一个重要内容。另外，档案管理人员自己也要提高档案意识，档案管理人员的任务并不只是对档案进行管理，还要对医院中的财务工作进行监督，要具有主人翁意识，做好财会档案相关管理工作，对财会档案进行严格审核以及鉴定，充分发挥其作用。

（二）对相关管理制度进行完善。当前，社会处于不断发展之中，从财会档案相关管理工作的具体情况看，要对相关管理制度进行完善，确保其具有系统性和完整性，与医院具体情况相符，不断对其进行强化，确保制度的成熟。工作人员要按照相关制度以及法律法规进行操作，承担自己的责任，在工作中端正态度。另外，还要确保将管理责任落实到每个人以及每个岗位，对分工进行明确，确保赏罚分明，从而保证各个部门都能有良好的工作质量以及工作效率。

（三）保证档案管理工作的信息化和现代化。当前，我们已经进入信息时代，社会不断发展，时代不断进步，信息化的实现促进了社会的进步以及生产力的提升。时代的发展要求医院的财会档案相关管理工作实现信息化，同时这也是医院管理水平加以衡量的一个重要标志。对医院的财会档案实现信息化建设，并不只是单纯投入和负担经济资源，财会档案同时还是经济主体的一个重要资源，需要发现其中的问题并进行解决，从而给医院的决策工作提供有效依据，最终给医院带来社会价值以及经济价值。对财会档案以及资料进行充分挖掘并进行科学利用，能够获得较大的成果。由于时代是不断进步的，因此，要坚持与时俱进的原则，对医院的财会档案进行有效管理与发展，确保档案管理工作实现现代化以及信息化。这就给相关管理人员带来了一定的挑战，同时也给医院发展带来机遇，对财会档案进行信息化管理，能够创造条件，确保管理工作的科学化以及专业化与规范化。

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【关键词】数据挖掘技术；档案管理；分析运用

由于信息技术的迅速发展，现代的档案管理模式与过去相比，也有了很大的变化，也让如今的档案管理模式有了新的挑战。让人们对信息即时、大量地获取是目前档案管理工作和档案管理系统急切需要解决的问题。

一、数据挖掘概述

（一）数据挖掘技术。数据挖掘是指从大量的、不规则、乱序的数据中，进行分析归纳，得到隐藏的，未知的，但同时又含有较大价值的信息和知识。它主要对确定目标的有关信息，使用自动化和统计学等方法对信息进行预测、偏差分析和关联分析等，从而得到合理的结论。在档案管理中使用数据挖掘技术，能够充分地发挥档案管理的作用，从而达到良好的档案管理工作效果。（二）数据挖掘技术分析。数据挖掘技术分析的方法是多种多样的，其主要方法有以下几种：1.关联分析。指从已经知道的信息数据中，找到多次展现的信息数据，由信息的说明特征，从而得到具有相同属性的事物特征。2.分类分析。利用信息数据的特征，归纳总结相关信息数据的数据库，建立所需要的数据模型，从而来识别一些未知的信息数据。3.聚类分析。通过在确定的数据中，找寻信息的价值联系，得到相应的管理方案。4.序列分析。通过分析信息的前后因果关系，从而判断信息之间可能出现的联系。

二、数据挖掘的重要性

在进行现代档案信息处理时，传统的档案管理方法已经不能满足其管理的要求，数据挖掘技术在这方面确有着显著的优势。首先，档案是较为重要的信息记录，甚至有些档案的重要性大到无价，因此对于此类的珍贵档案，相关的档案管理人员也是希望档案本身及其价值一直保持下去。不过越是珍贵的档案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很难得到保障，在档案管理中运用数据挖掘技术，可以让档案的信息数据得到分析统计，归纳总结，不必次次实物查阅，这样就极大地提升了档案相关内容的安全性，降低档案的磨损率。并且可以对私密档案进行加密，进行授权查阅，进一步提高档案信息的安全性。其次，对档案进行鉴定与甄别，这也是档案工作中较困难的过程，过去做好这方面的工作主要依靠管理档案管理员自己的能力和水平，主观上的因素影响很大，但是数据挖掘技术可以及时对档案进行编码和收集，对档案进行数字化的管理和规划，解放人力资源，提升档案利用的服务水平。第三，数据挖掘技术可以减少档案的收集和保管成本，根据档案的特点和规律建立的数据模型能为之后的工作人员建立一种标准，提升了档案的鉴定效率。

三、档案管理的数据挖掘运用

（一）档案信息的收集。在实施档案管理工作时，首先需要对档案信息数据的收集。可以运用相关档案数据库的数据资料，进行科学的分析，制定科学的说明方案，对确定的数据集合类型和一些相关概念的模型进行科学说明，利用这些数据说明，建立准确的数据模型，并以此数据模型作为标准，为档案信息的快速分类以及整合奠定基础。例如，在体育局的相关网站上提供问卷，利用问卷来得到的所需要的信息数据，导入数据库中，让数据库模型中保有使用者的相关个人信息，通过对使用者的信息数据进行说明，从而判断使用者可能的类型，提升服务的准确性。因此，数据挖掘技术为档案信息的迅速有效收集，为档案分类以及后续工作的顺利展开，提供了有利条件，为个性化服务的实现提供了保证。（二）档案信息的分类。数据挖掘技术具有的属性分析能力，可以将数据库中的信息进行分门别类，将信息的对象通过不同的特征，规划为不同的分类。将数据挖掘技术运用到档案管理中时，可以简单快速地找到想要的档案数据，能根据数据中使用者的相关数据，找寻使用者在数据库中的信息，使用数据模型的分析能力，分析出使用者的相关特征。利如，在使用者上网使用网址时，数据挖掘技术可以充分利用使用者的搜索数据以及网站的访问记录，自动保存用户的搜索信息、搜索内容、下载次数、时间等，得到用户的偏好和特征，对用户可能存在的需求进行预测和分类，更加迅速和准确的，为用户提供个性化的服务。（三）档案信息的整合。数据挖掘技术可以对新旧档案的信息进行整合处理，可以较为简单地将“死档案”整合形成为“活档案”，提供良好的档案信息和有效的档案管理。例如，对于企事业单位而言，培训新员工的成本往往比聘请老员工的成本要高出很多。对老员工的档案信息情况进行全体整合，使档案资源充分发挥作用，将档案数据进行总结和规划，根据数据之间的联系确定老员工流失的原因，然后建立清晰、明白的数据库，这样可以防止人才流失，也能大大提高档案管理的效率。

四、结语

综上所述，在这个信息技术迅速跳跃发展的时代，将数据挖掘技术运用到档案管理工作中是时展的需求与必然结果。利用数据挖掘技术，可以使档案管理工作的效率大大提升，不仅减少了搜索档案信息的时间，节省人力物力，避免资源的浪费，还能帮助用户在海量的信息数据中，快速找到所需的档案数据信息。数据挖掘技术的运用，使静态的档案信息变成了可以“主动”为企事业单位的发展，提供有效的个性化服务的档案管家，推动了社会的快速发展。

作者:于然 单位:扬州市体育局办公室

【参考文献】

[1]栾立娟,卢健,刘佳,数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2015:35-36.