办公自动化论文范文

导语：如何才能写好一篇办公自动化论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）连接

通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

（二）沟通

及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。

（三）协同

以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。

（四）监控

工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。

二、办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

（一）建立内部通讯平台

平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

（二）建立信息平台

公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。

（三）实现工作流转的自动化

协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

（四）实现文件管理的自动化

通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

三、办公自动化软件在公司的应用

（一）连接

就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。

（二）沟通

通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。

（三）协同

协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。

（四）监控

监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。

四、办公自动化软件的应用体会

首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。

其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。

最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。

五、结束语

第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，办公自动化软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。

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网络普及相当迅速，使得计算机被大量的普及，特别是在办公中，有很多办公都需要利用计算机来进行处理。在这场变革之中，多媒体手段因为网络传输环境的需要得到了重大的发展，使得其在传输使用上更加的方便，为办公自动化提供了更为方便的途径。在网络环境下实现的多媒体技术，有一个十分重要的前提就是保证在使用者能够接受的品质的前提下，将数据量十分庞大的多媒体信息进行压缩，达到最大程度的减小，使得这些多媒体信息能够在网络中快速的传输。但是在进行压缩时很多都是以牺牲多媒体信息的品质来作为代价的，因此不能够奢求通过这些方法能够达到传统的多媒体视觉和听觉的要求。在进行传输时，不仅仅需要对多媒体文件的大小进行控制，同时网络中的多媒体还支持“流”传输方式。这种传输方式中，信息的接受者能够在完全接受到完整的信息前就可以对已经收到的部分信息进行处理。这种接受、处理同时进行的方式，能够很好的解决多媒体在网络上传输的问题。

二、多媒体术在办公自动化中的应用

（一）办公自动化基本概念

办公自动化技术是当前信息社会发展的一个十分重要的标志，办公自动化技术将人、计算机以及信息这三者结合成为一个有机的办公体系，构成一个为办公业务进行服务的人机处理系统。通过利用先进的机器设备与技术能够让办公人员充分的利用各种办公信息资源，并让这些资源能够进行共享，使得办公效率能够得到有效提高，让办公室业务能够从事务层进入到管理层中，甚至是辅助决策层，让管理提高到一个崭新的水平上。

（二）办公自动化中能够使用的多媒体技术

办公自动化中，信息处理相当重要。所谓的信息管理就是对信息系统进行监督与控制的过程。在办公自动化系统中就是要实现采集、输入、处理、复制、分发、存储、销毁信息等。表格处理是办公自动化系统中的重要内容。表格主要是由三部分组成，分别是表首、表体和表尾。表首主要包括了表头与表首标志，表体则是表格的实体，是反映出该表的真实用途的主要信息，而表尾则主要是包含有各种脚注信息。表中所存储的数据类型主要是文字型数据与数值型数据这两种，而这也是办公中常用的两种类型的数据。在计算机中进行表格处理，通过键盘和鼠标在屏幕上完成表格的设计、处理、制作等全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。语音处理是多媒体技术中的一项很重要的内容，主要分为语音合成与语音识别技术。语音合成是对人的语言生成过程进行模拟，而语音识别则是模仿人的语言识别过程。语音识别系统的复杂性主要与以下三方面的因素相关：词汇表的大小；是能够识别任何人讲话还是只能够识别使用该系统的人的讲话；只能够识别孤立的单词还是能够识别连续不断的讲话。语音系统的复杂性将会影响到整个办公系统。图形图像处理技术的应用能够有效的提高办公的效率。计算机的图形处理功能指的是利用计算机进行图形设计与处理。图像处理功能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图形进行分析处理。数据压缩技术。多媒体应用到办公自动化中往往会产生非常大的数据量。因此，不仅仅需要对存储器容量进行增加，还需要使用数据压缩技术来减少存储所需要的容量。数据压缩主要可以分为两种类型，一种是无损压缩，另外一种是有损压缩。所谓的无损压缩指的是压缩后的数据能够进行重构，并且重构后的数据与原来的数据完全相同。有损压缩则是指的压缩后的数据能够进行重构，但是重构之后的数据与原来的数据相比有所不同，但是却不会让人对原始资料中所要表达的信息造成误解。有损压缩通常用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合。当前所常用的压缩软件有WinZip和WinRAR这两种。例如视频会议（NetMeeting）就是一种基于网络的全新的信方式，由微软公司开发。它能够用于视频会议，其功能十分强大，集成了许多有用的功能方便用户上网使用，如实时语音、视频、共享程序、白板、发送文件等。

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从大约七十年代开始，计算机的技术处理系统逐渐的向文字处理方向迈进，而这项技术从出现到成熟正是为办公人员提供了许多的方便，而其中信息的自动化处理系统成为了应用最广泛的系统。近年来，这项技术的不断发展以及推广应用，数据处理系统和通讯技术等优点也逐渐的增加到了办公领域之中，功能的不断增加，性价比也不断的提高，也为医院普遍应用提供了条件。医院涉及到的资料文件是十分复杂的，医患的病例，每天的治疗情况，专家的会诊结果等等都需要整理成文档，这样数量庞大的文档，如果依旧通过纸笔进行记录将会造成十分混乱的结果，而电子信息处理自动化的应用，不但能够使这些文档统一的管理，且提取高效快捷方便，不会再存在文件遗失现象，借阅和提取方便，查询更是快捷且无需排队等待的时间。同时也提升了医院的管理与应用。医院因为是一个需要大家合作的地方，所以多个科室的联系自然是少不了的，召开会议时通知大量的人员，查询没有被占用的会议室，互相之间商讨的主题，分别就一个问题提出不同的观点。当医院实现信息自动化后，方便与快捷同时被应用进去，人员通知不再需要面对面的交谈，通过书面传达、电话传达所要耗费的大量时间也得到改善，会议室也不再会有临时被征用尴尬出现，可以在不同的空间内进行主题中心的讨论，对应会议主办人之间的相关主题探讨，并且集思广益是有很大方便的。信息自动化可以收集大家对主题的探讨，所以自动化技术的应用也逐渐的缩短了会议之前不必要的流程，节省了时间也提供了方便。越是庞大的医院，医疗设备就越多，每天接待的病人也就越多，昂贵的医疗设备就越多，损耗的器械也就越来越多，而医疗器材的成本核算，器材的损耗记录等等都是一项繁琐的核对工程。而自动化信息应用的出现，不但解决了这一问题，还使得繁琐的记录不再变得混乱难以辨认，这其中也包括救护车的配置数量以及办公用品的数量等等。医院自动化信息不但使医院的同事们更加紧密的联系在一起，还为网络会议视频会议提供了可能，极大地丰富和发展了医院各部门之间沟通的方式，使同事之间的接触得到了增加，配合也变得更加的默契。信息共享、时空传递的时间有了减少，让各个部门的人员在短时间内就可以得到有效的大量信息的传递，从而管理的效率也得到了有效地提高。

医院是个管理繁琐计划繁多的地方，医生平时的工作也是需要在计划中进行，交接过程中为了防止遗忘了某些重要的环节造成重大的医疗事故，计划管理和有序的分类，及时的传输也成为了必不可少的环节，工作计划、工作记录以及工作总结，都有助于养成良好的办公习惯，而这些文档的存储，自动化信息处理系统，则提供了永久性的保存，以及查询时的快捷与方便。医院内所要配置的设备之一就是打印机，它也依旧是通过地域网来进行共享的，在完全的自动化处理的时态下，十分合理的去应用这些高品质的处理软件，合理的配套打印设施，为众多的医生提供了服务，采用优先级顺序来为每个不同科室的领导者提供服务，使它与服务器建立紧密联系，此时，办公信息自动化处理系统体现出了优势，信息得到了有效的处理同时又能够平衡打印机所承载的压力，成功的解决了打印机超负荷的弊端。在医院内部与打印机相配套的设施传真机也由于管理系统很自然的连接在一起，这类设施的出现和作用是方便自动化信息处理系统存在的，专门设立这样的一个版块来为医院的管理提供更加快捷的服务。医院涉及到广阔的文档记录，其中包括繁多的管理和控制系统，种类繁多样式繁杂的各类通知，每次例行记录的会议统计，伤患每日的检查用药情况，以及伤患的恢复情况，每次大小手术的手术记录。全部都会被整理成样式庞杂的电子信息文档，保留在信息库之中，以便随时的查看与验证，由于是这样的文档整理方案，监管和控制的模块也变得增多起来，上报到领导手中时。在领导查看和审阅披览环节上，因为有了自动化的信息系统帮助，领导使用电子批阅系统，节省下了传送文件的时间和审批流程的时间，办公效率得到了大幅度的提升，且这样精密的监管和控制下，文档还更加增加精确性。

二、网络的分析

医院办公系统还需要网络畅通，因此需要对网络传输协议进行分析。城域网传输问题的根本原因是通讯的协议问题，在通讯协议之中传输协议是最为重要的，而在传输协议之中TCP协议又是应用最为普遍大众所接受的，为了让传输服务更加的让人们信任，TCP提供了更多更广泛的改进方式，像是路由器反馈、实验反馈和丢包反馈的几种：Reno和STCP、FastTCP和Westwood、VCP和ECN等等。在这样的网络条件下，CP协议和一些别的应用交互层之间的协议也随时会影响着传输速度的变化，调节窗口机制也在同时达到改善，把拥塞技术的算法进行到更加有效的改进。综上所述，IP的不断发展明显使传输变得更加方便快捷，因此广泛的应用于医院办公系统之中，并不断使安全管理系统得到优化改进，从而提高了医院的办公效率，在不断的提高与改善过程中达到了最佳效果。

三、结语

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高校办公自动化系统是利用网络构建的微网办公系统，它涉及了计算机网络，计算机应用管理和网络的组建等很多知识。一个网站的建设，首先应该从功能出发，功能是网站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能够明确的表达一个网站的主题及这个网站主要是做什么用的，本课题设计的网络主要用做办公（。2）能够实现多种形式的功能（。3）能够有一个清晰的网站结构。本系统严格按照以下流程进行，力求开发一个实用的办公系统。首先定义设计办公系统的目的是设计一个能满足一个学校随时随地进行办公的常用办公系统；构思系统需要实现的功能有行政管理、公共信息、个人邮箱、个人助理、系统管理、交流中心、超级管理；按各功能模块的功能编写代码；接下来进行后台数据库的设计；进而对网站的外观进行设计；其次进行实际页面的制作；然后对所制作的网站进行测试，以确保它符合最初设定的目标；最后将系统网站进行。后还需要进行维护工作，内容更新。另外，还要确定系统的用户层次，本系统可以支持三种用户：一是系统管理员；二是普通会员；三是超级会员（领导）。并设计各类用户的管理界面和使用权限。

2数据库设计

本系统采用的是Access数据库，来实现对数据库的设计和查询以及调用等功能。Access是一个数据库管理系统，被集成在Office中，它比其他数据库管理系统更加简单易学，而且它的功能足够强大完全可以满足一般的数据管理及处理需要。在分析和设计阶段需要进一步的细化，将用例模型细化为更详细的用例图，以便得到更具体的目标。根据上一节需求分析得到的顶层用例模型，许多用例都可以细化为若干个小的更详细的用例。下面只给出其中几个用例的子用例图，其它的用例图不再列举。在面向对象建模技术中，我们将客观世界的实体映射为对象，并归结成一个个的类。类、对象和它们之问的关联是面向对象技术中最基本的元素。类和对象模型分别用类图和对象图表示，类图显示了系统从逻辑上看存在的类及它们之间的关系，揭示系统的结构。类图是定义其它图的基础。对象是客观世界的实体，而类是对一类具有相同特征的对象的描述。通过分析问题域和用例图，我们抽象出领域中的概念，定义其含义及相互关系，从而分析出系统类，并尽量以应用领域的术语来命名类，使模型更符合客观事实，方便理解和交流，也便于修改。类一般为名词。类图中允许出现的模型元素只有类和它们之间的关系。类与类的关系可以用某种表示关系的连线，把它们连接起来。类与类之间的关系通常有关联、通用化(继承)、依赖和精化等四种关系。

3系统的实现

本界面需要设计四个控件：用户账号、用户密码、登录、申请帐号。在客户端，用户输入其账号和密码，然后建立与服务器的连接，告诉服务器我要登录，服务器收到后开始读取数据库，然后与用户输入的信息比较，如果客户收到成功信息就打开主窗口，否则提示出错。修改资料，在该菜单中，用户可以对自己以前的注册登录资料进行修改。进入主页点击“个人助理”中的“修改资料”。个人通讯录，主要是为了便于学校中的每一名领导或者老师同学都可以快速准确的查找到自己想联系的人的详细信息。日程安排，主要是用来安排提醒今天以后任何一个时间段将要完成的工作任务，以便可以及时提醒使用者计划安排的内容，从而可以按时完成。其次，可以让工作人员每天记录下今后的工作情况且写好明日的工作计划，明日计划是要求工作人员做好明天的工作计划，培养他们按计划行事的良好习惯，考虑到出差等因素，对于当天没有能及时记日记的工作人员，可在补记中记录，但补记只能补二天的记录，以保证日程就是日记的特点，对于日程中有错误等情况，可以在修改中及时修改自己的日程安排。

4结论

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关键词：工作流；办公自动化；任务分解

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）03-0230-02

1 引言

1.1 概念

工作流，工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC） [1]关于工作流的定义是：它是一种逻辑运行过程，依据不同的方式、规则和时序，由具体的负责人通过不同的方式来完成。通俗来说就是将任务分解成各个子项，在正确的时间里让正确的人或角色来完成，并将剩余的子项任务按照设定的方式进行传递。

办公自动化（Office Automation，OA），通常是指应用计算机系统来帮助处理和解决日常办公中的各种事项，提高员工的工作效率，增加协同办公的能力。

1.2 问题描述

当前正值信息化、数字化的热潮席卷全球，越来越多的企事业单位都拥有了自己的办公自动化信息系统，为办公效率的提升带来了很大的改善。但在实际调研和访谈后发现企业对办公自动化的期望日益高涨，不仅仅要满足无纸化、信息化办公的要求，而且还要进一步提升办公效率，迫切希望有更好的解决方案，特别是针对流程化的工作任务类型，以便在提高办公效率的同时，减少人力成本和资源成本。针对这一现实问题，本文提出一种新的将工作流融入到办公自动化信息系统中的体系结构模型来解决这一问题。

2 解决方案

2.1 分析

目前企业自身已有的办公自动化系统已经能够提供诸如文档管理，会议管理和通讯录集成等功能，本文提供的方案主要针对企业办公自动化中的核心单元，即流程化工作，例如申请/审批，工作联络，重要事项会签等。为了解决在流程类工作效率偏低的问题，在企业办公自动化信息系统中引入工作流的思想，另外为了更多的推广和利用，将根据不同企业的不同要求制定不同的任务分解和流转策略，形成客制化的可配置服务，这样各个企业可以根据自身的实际需求和偏好，设置不同的任务分解和流转服务，达到适用面更广，效率更高的目的。

本方案主要包括工作流、办公自动化和外部应用单元三部分。其中工作流根据企业任务分解策略要求，进行流程类工作的固化设计和解释执行，办公自动化系统承接工作流的数据，根据角色人员权限和流转节点控制逻辑，生成表单数据，并且为外部应用提供接口，统一提供给最终用户使用，如图1所示。

2.2 详细模型方案

在本文提供的解决方案中，如何使工作流和办公自动化系统有机衔接和协同处理是关键点，如图2所示。

1）工作流主要包含流程设计器和引擎两大部分，其中流程设计器承担流程化工作任务的定制设计，引擎主要负责工作任务解析执行和流转。这两者之间需要对数据格式和解析协议进行统一，本方案使用了可扩展标记语言（Extensible Markup Language，XML）作为载体进行传输。

2）办公自动化系统以数据中心为核心，承接工作流程设计器传输的工作单数据，并调用工作流引擎进行解析，依据不同工作任务类别所需的角色人员、权限层级和节点流转控制逻辑等要素，生成分解后的任务子项集合，通过表单界面展示给用户使用。

3）由于考虑到信息系统的扩展性和整体集成，本方案还提供接口供外部应用单元使用，进一步满足企业的实际需求。

3 结束语

论文提出的在办公自动化信息系统中引入工作流的整体解决方案在企业中经过实际使用后取得较为理想的效果，本方案也可为企业级的办公自动化的架构设计和开发提供参考。

参考文献：

[1]Workflow Management Coaliton. The Workflow Reference Model. Technical Report.WFMCTC00- 1003.Hampshire； Workflow Management Coalition，1995.

[2]王振. 办公自动化研究综述[J].办公自动化，2010（22） .

[3]邵虹，张雷，崔文成.基于工作流技术的医院办公自动化系统[J].计算机工程，2008（17）.

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关键词：档案管理；办公自动化；计算机网络技术

信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的创新。

一、强化自动化档案管理的必要性

档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平台，可以塑造新型的档案管理环境。

从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理，并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资料的遗失。

部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护，目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必然。

二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系

（一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用

处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公自动化与档案管理是有过程和结果的关系。

（二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性

传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。

三、实现档案管理与办公自动化的有效融合

（一）对于档案管理实施标准化建设

从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。

（二）加强办公自动化系统的安全维护工作

档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地质，然后对于允许访问的地址进行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证，实施有效过滤。禁止操作的业务，防火墙会予以禁止，即便是有信息通过，也会在防火墙信息内容中有所记载。此外，防火墙还可以对于网络系统进行检测，并针对系统的运行状态予以提示。

四、结论

综上所述，信息技术的进步，使传统的档案管理已经不再适应时代的要求。为了提高档案管理的工作效率，引进办公自动化网络，不但能够提高档案工作质量，而且还完善了电子档案管理建设，以利于档案管理工作的进一步发展。参考文献：

[1] 陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑，2012（01）.

[2] 朱丽华.浅谈档案管理与办公自动化[J].城建档案，2013（02）.

[3] 胡新谱.高校档案管理与办公自动化联网的探讨[J].科技信息，2013（07）.

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论文摘要：办公自动化系统的建设方便了企业信息、共享资源、对外交流和提高办事效率，但同时也带来了来自外部网络的各种安全威胁。本文针对性地对系统常见安全问题提出七类主要的防范方法。

0引言

    办公自动化系统(oas)是办公业务中采用intemet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度是衡量其现代化管理水平的标准。oas从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的阶段，oas对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。近年来，办公自动化系统都是架设在网络之上的，它是一个企业与外界联系的渠道，企业的imranet最终都会接人internet，这种接人一方面方便了企业信息、共享资源、对外交流和提高办事效率，另一方面也带来了来自外部网络的各种安全威胁。

1办公自动化系统存在的安全晚息

    随着internet的迅速发展，如何保证信息和网络的自身安全性问题，尤其是在开放互联环境中进行商务等机密信息的交换时，如何保证信息存取中不被窃取篡改，已成为企业非常关注的问题。在国际上，计算机犯罪案件正在以几何级数增长。计算机犯罪是一种高技术型犯罪，由于妇汀日罪的隐蔽侄，因川，寸办公自动化系统安全构成了很大的威胁。

    目前，办公自动化系统的安全隐患主要存在以下几个方面:

    假冒内网的ip地址登录内网窃取信息;软件系统自身的问题:利用网络传输协议或操作系统的漏洞攻击网络;获得网络的超级管理员权限，窃取信息或破坏系统;在传输链路上截取信息，或者进人系统进行物理破坏;病毒破坏，计算机病毒是一种人为制造的，在计算机运行中对计算机信息或者系统起破坏作用的程序。它通常隐蔽在其它程序或者文件中，按照病毒设计者设定的条件引发，从而对系统或信息起到破坏作用;黑客人侵;防范技术落后，网络安全管理不力，管理人员混乱，权限混乱等等。

2系统安全的防范

    针对目前系统安全的上述问题，在办公自动化系统安全上提出下面几类主要的防范方法。

2.1加强机房管理

    对目前大多数办公自动化系统来说，存在的一个很大的不安全因素是网络管理员的权力太大，据有关资料报道，80%的计算机犯罪来自内部，所以对机房工作人员要做好选择和日常考察，妾采取一定的手段来限制或者削弱网络管理员的权力，对机房工作人员，要结合机房、硬件、软件、数据和网络等各个方面的安全问题，进行安全教育，提高工作人员的保密观念和责任心;要加强业务、技术等方面的定期培训，提高管理人员的技术水平。

2.2设里访问控制

    访问控制是保证网络安全最重要的策略之一。访问控制策略包括人网访问控制策略、操作权限控制策略等几个方面的内容。首先，网络管理员应该对用户账户的使用、用户访问网络的时间和方式进行控制和限制。用户账户应只有网络管理员才能建立，用户口令是用户访问网络所必须提交的准人证。针对用户登录时多次输人口令不正确的情况，系统应按照非法用户人人口令的次数给予给出报警信息，同时应该能够对允许用户输其次，用户名和口令通过验证之后，系统需要进一步对用户账户的默认权限进行检查。最后，针对用户和用户组赋予一定的操作权限。网络管理员能够通过设置，指定用户和用户组可以访问网络中的哪些资源，可以在服务器上进行何种类型的操作。网络管理员要根据访问权限将用户分为特殊用户、普通用户和审计用户等等。

2.3数据加密

    主要针对办公自动化系统中的数据进行加密。它是通过网络中的加密系统，把各种原始的数据信息(明文)按照某种特定的加密算法变换成与明文完全不同的数据信息(密文)的过程。目前常用的数据加密技术主要分为数据传输加密和数据存储加密。数据传输加密主要是对传输中的数据流进行加密，常用的有链路加密、节点加密和端到端加密三种方式。链路加密对用户来说比较容易实现，使用的密钥较少，而端到端加密比较灵活，对用户可见，在对链路加密中各节点安全状况不放心的情况下也可使用端到端加密方式。数据存储加密主要就是针对系统数据库中存储的数据本身进行加密，这样即使数据不幸泄露或者丢失，也难以被人破译。数据存储加密的关键是选择一个好的加密算法。

2.4建立工作日志

    对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录;对非法用户，要求系统能够自动记录其登录次数，时间，ip地址等信息，以便网络管理员能够根据日志信息监控系统使用状态，并针对恶意行为采取相应的措施。

2.5加强邮件安全

    在众多的通信工具中，电子邮件以其方便、快捷的特点已成了广大网络用户的首选。然而这也给网络安全带来了很大的隐患，目前垃圾邮件数量巨大、邮件病毒防不胜防，而关于邮件泄密的报道更是层出不穷。面对电子邮件存在的巨大安全隐患，可以采取如下的防御措施:

1）加强防御，一般用户会经常忽略使用电邮安全的基本常识，因此教育用户一些常识是非常有必须的。例如，勿开启来自未知寄件者的附件;勿点选不熟悉来源的任何内容;封锁陌生人的实时讯息等。

    2)对邮件进行加密，由于越来越多的人通过电子邮件进行重要的商务活动和发送机密信息，因此保证邮件的真实性和不被其他人截取和偷阅也变得日趋重要。据调查，74%邮件泄密是因为邮件中的机密信息未做任何加密措施引起的。因此，邮件加密是一种比较有效的、针对邮件内容的安全防范措施，采取先进的加密算法可以有效地保障数据的安全。

    3)反垃圾邮件，垃圾邮件经常与病毒有关，因此用户需要反垃圾邮件和反病毒保护。垃圾邮件中的链接经常指向包含恶意软件的网站，而且病毒经常通过电子邮件传播。大大减轻邮件病毒肆虐的方法是使用反病毒软件，例如只使用提供自动病毒保护功能的电子邮箱，只打开来源可信的电子邮件，或在打开邮件附件之前用反病毒软件进行扫描等等。

2.6设置网络防火墙

    通过安装并启用网络防火墙，可以有效地建立起计算机与外界不安全因素的第一道屏障，做到实时监控网路中的数据流，保护本地计算机不被病毒或者黑客人侵。

2.7保护传输线路安全

    对于传输线路，应有相应的保护措施，并要求远离各种辐射源，以减少由于电磁干扰引起的数据错误;网络连接设备如hub等应放置在易于监视的地方，以断绝外连的企图;还要定期检查线路的连接状况，以检测是否有外连或破坏等行为。

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关键词 管理活动 办公自动化 应用

中图分类号：TP31 文献标识码：A

随着当今通讯技术越来越宽带化、多媒体化、智能化、个人化。计算机与电子商务的突飞猛进，创造出了一个更加高效、节能、快捷的办公环境，甚至还出现了微博办公一种新兴的方式。办公自动化和以前低效、复杂的手工办公方式相比更加高效、系统、全面，同时也提供了准确的科学依据供决策者使用。随着科学技术的突飞猛进，办公自动化也更加现代化和标准化。

我国对办公自动化的发展要求随着当代经济建设的快速发展和知识经济的来到而越来越大，同时也被提出了许多新的要求，面临着新的挑战。首先，它改变了以前复杂、低效的手工办公方式，转向了更加高效、系统、全面的电子化工作，给每一位使用者创造了一个没有部门局限的网络办公作业的环境；其次，它从以前的仅仅局限在行政办公的基础上拓展到了机关企事业单位的各个业务的管理环节上面；再次，它以前那种仅仅是收发文件等业务的模式并不能适应现代企事业单位对快速增长的大量业务及技术信息文档的管理，并不能应对当前的诸多挑战。在新形势和新挑战下，现代办公自动化系统软件的开发需要进行新的设计，以实现企业提高管理效率的目的。

1 办公自动化管理的意义

1.1办公自动化软件的使用让企业管理变得更加简单

通过对办公自动化软件的使用，可以将企业的数据信息进行实时的传递，大大的提高各部门之间的办事效率。计算机的使用，将以往的手工化全部通过办公自动化软件进行完成，以往几天的工作量几个小时就顺利完成，极大的提高了资源的利用率。同时，通过对办公自动化软件的使用能够将企业的这种数据信息进行及时的更新和存储，对于管理中已经完成任务、没有完成的任务、进行中的任务进行有序的区分，进一步将企业的各项工作进行了分类，避免了重复性工作，大大的降低了工作的任务量，提高了管理的效率。

1.2办公自动化软件的使用让企业管理变得更加协调和灵活

随着社会的不断进步，社会化工作分工越来越明确，需要的工作专业程度也越来越高。整个企业的良好运作，更加需要每个部门之间的相互协作和灵活配合。

企业通过对办公自动化软件的运用，高效的将企业的各种数据信息在各部门之间良好的进行沟通、在各企业之间进行良好的传递，让企业的所有信息数据没有死角。通过这样的方式，极大的增强了整个企业中各部门之间相互协作和灵活配合的能力，提高了企业的核心竞争力。

1.3办公自动化软件的使用让企业管理变得更加高效

一个企业在业内是否具有很强的核心竞争力需要考虑的一个重要的因素就是这个企业的工作效率。办公自动化软件在企业管理活动中的运用，可以将企业中每个部门员工的工作情况以及每项工作的进展情况进行快速的了解和及时的反馈，可以从企业和管理者的角度对工作和员工中需要进行改进的地方完善，进一步加强企业管理的质量和效率。

1.4办公自动化软件的使用让企业管理变得更加规范

通过对办公自动化软件的使用，极大的降低了因为人为因素造成的错误，整个企业的工作都有明确的规定应该如何来进行，同时对于工作的好坏也有完善的绩效考核来衡量。通过这种方式，不仅大大的降低了人为原因造成的问题，而且进一步健全了各个部门的监管制度，企业管理的风险也进行了合理的规避。

2 企业办公自动化软件在管理过程中存在的问题

对办公自动化软件进行初始化的任务量很多，进行初始化工作通常是将企业的各种原始的数据信息和初始的资料进行整理并输入到软件中去。但是，由于许多的因素使得办公自动化软件的初始化工作变得非常的繁重，很难在规定的时间内完成，造成企业在管理活动中使用办公自动化软件难以实现。

首先，由于每个企业都具有数额庞大的商品，各种商品的型号、种类、数量和价格等都存在差异，给办公自动化软件的初始化工作带来了庞大的工作量和复杂的操作性。其次，企业原有的各种原始数据存在许多问题，库存商品的数量和账面的数量不一致，对于账目的余额没有进行准确的结算，需要通过进一步对库存商品进行盘整清点才能将账目的余额进行正确的修正。然而，对于企业的盘点往往需要许多的人手，这样就进一步的加大了初始化的难度。同时，在对库存商品进行盘点来算出余额的过程中，也还要对使用过程中的原料、生产出的半成品以及购买的还没送到仓库的物质等进行详细的核算才能正确的得到初始的余额数据。再次，对于办公自动化软件的工作人员数量非常的不足，各个部门岗位的业务人员经常出现减少的情况，由于办公自动化软件的专业性临时的职员又不能很快的进行使用和操作。所以如果办公自动化软件的工作量突然的增大，将很难在短时间内完成。然而，由于初始化的原因，将会在一些部门工作中出现突然加大几倍工作量的现象，但是在加大工作量的同时，员工的薪酬并没有得到增加，这就会造成一定的问题，导致初始化工作进行的困难，同时也存在一些部门业务人员无法完成的问题等。最后，企业的一些原始数据资料并不是非常的完整和准确，对于许多业务的办理并没有按规定的要求来进行，没有进行完整的工作业务记录，然而对于管理过程中办公自动化软件的使用都是通过规定的要求进行工作的，不能根据各个部门业务人员以往的工作经验方式来工作，使得各个部门的业务人员在使用办公自动化软件的过程中觉得很难适应，而不愿意再使用该软件。

3 办公自动化软件在企业管理中有效、合理的应用

3.1更新观念，加强培训，提高人员素质和水平

在很多人眼里，办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件、实现纸面作业计算机化。殊不知，办公自动化大有学问，涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现高效的办公管理，就要求办公人员必须具备相应的素质与技能，它对办公人员的业务素质提出了严格要求。

3.2加强科学管理理念

办公自动化，在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程，建立一个符合现代化管理的组织体系，制定具体的管理办法和规章制度，尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理。做到职、权、责有机结合，提高办公自动化的应用效率，最大限度地发挥其作用。

3.3加强技术不断创新，更好地为我们的工作服务

随着计算机技术的发展，办公自动化从最初的汉字输入、文件处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统，再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。

4 结语

综上所述，一个企业要想在激励的竞争中具有较强的核心竞争力，就必须要尽快的将企业的管理与现代化先进的方法向结合，促进企业管理的可持续发展。办公自动化软件在企业管理活动中的运用，进一步对以往传统的管理方式进行新的变革，通过使用计算机信息技术的有效方法对企业进行管理，让企业管理变得更加协调和灵活和高效。

参考文献

[1] 姜晓玲.浅谈办公自动化软件在实际应用中的几点体会[J].市场周刊・理论研究，2013（5）：143-144，133.

篇9

关键词：电气自动化;智能化;应用

Abstract: With the progress of science and technology and the improvement of people's living standard, convenient and comfortable living modern architectural goal and office environment become, electrical automation in construction applications, to achieve the intelligent modern architecture. This paper introduces the electrical and automation background and future development trends, analysis of the composition and application of electrical automation system.

Key words: electrical automation; intelligent; application

中国分类号：TU69 文献标识码：A 文章标号：2095-2104（2012）03-0001-02

1电气自动化在建筑中的应用及发展趋势

电气自动化技术的发展，与智能自动控制、计算机网络、电子技术的飞速发展密不可分，各种技术的发展催生了电气自动化的繁荣。“自动化”一词出现在20世纪50年代，随之电机电力等产品相继产生，直至60年代，自动化控制理论的开始应用到各行各业中，过程自动化、机械制造自动化和管理自动化，使自动化的发展进入全新的阶段。电气专业的自动化技术成为自动控制与信息处理结合产物，电气自动化技术的发展极其迅速日臻成熟已经成为高新技术产业的重要组成部分。现代建筑无论从建筑科学技术方面，还是在建筑设计和建筑艺术方面，都取得了巨大的进步，是以往任何时期所无法比拟的。建筑设计理念的不断提升，促使现代建筑在智能化发展方面提出更高的要求，在此背景下，电气自动化技术应运而生，90年代起，中国的智能建筑迅速发展，北京、上海等大城市的高楼大厦基本都采用了智能化系统。

随着我国经济和现代化工业的不断发展，4C技术（即Computer计算机技术、Control控制技术、Communication通信技术、CRT图形显示技术）在自动化系统中的应用，自动化产品不断普及，智能楼宇走向智能家居，智能化系统的广泛应用，为电气自动化技术应用提供了广阔的发展前景。为满足和迎合消费者越来越高的消费品位及消费理念，现代建筑需要不断提高建筑内涵，势必要引入电气自动化的成分以及智能化建筑，特别是数字电子化科技发展智能化已经成为了当今建筑界的主流方向。

2 建筑电气自动化系统的组成

现代智能建筑自动化系统主要包括通信自动化系统（CAS）、楼宇自动化系统(BAS)、办公自动化系统(OAS)、闭路电视监控系统（CCTV）、火灾报警及消防联动控制系统(SAS)及其相应的布线系统。

2.1通信自动化系统（CAS）

通信自动化系统为智能建筑内的用户提供高速、全面、安全可靠的语音、数据、图像等多媒体信息服务，满足办公自动化系统的要求，并能适应楼外电信部门的通信网向数字化、智能化、综合化、宽带化及个人化发展的趋势。

目前，智能建筑中的通信系统主要由两大系统组成：程控数字用户交换机和有线电视网(CATV )。随着4C技术的不断推广，现在智能建筑通信自动化系统主要包括以下子系统：综合布线系统、电视电话通讯系统、计算机网络系统等。

综合布线系统(Premises Distributed System，简称PDS)是智能化办公室建设数字化信息系统基础设施，是一种集成化通用传输系统。它是将所有语音、数据等系统进行统一的规划设计的结构化布线系统，为办公提供信息化、智能化的物质介质，支持将来语音、数据、图文、多媒体等综合应用，是建筑物或建筑群内部之间的传输网络。它能使建筑物或建筑群内部的语音、数据通信设备、信息交换设备、建筑物物业管理及建筑物自动化管理设备等系统之间彼此相联。综合布线系统由工作区子系统、水平子系统、管理子系统、垂直干线子系统、设备间子系统和建筑群子系统六部分组成。

电话通讯系统通常有两种方式：数字程控交换系统和虚拟电话网系统。数字程控电话交换系统由程控电话交换机、配线架、中继进线组成。电视通讯系统应用最广的还是闭路电视系统，主要由接收信号源、前端设备、干线传输系统、用户分配网络四部分组成。

计算机网络系统是智能建筑中的主干网络，将智能大厦的计算机系统、网络通信设备、网络外部设备和局域网连接起来，形成互联互通，结构合理计算机网络系统，并在此基础上建立能满足办公的软硬件环境，更好的实现网络信息资源共享。

2.2楼宇自动化系统(BAS)

楼宇自动化系统是利用现代控制方法、对楼宇内的机电设备或系统进行自动集中控制管理，以达到节约能源的目的而构成的综合系统。系统通过集中监测和控制来提高现代建筑的管理水平，降低设备故障率和维护及营运成本。 它包括建筑的中央空调系统、给排水系统、供配电系统、照明系统、电梯系统等。楼宇自控系统中基本采用的是集散控制方式和分布控制方式，即用分布在现场被控设备处的微型计算机控制装置(DDC)完成被控设备的实时检测和控制任务，克服了计算机集中控制带来的危险性高度集中的不足和常规仪表控制功能单一的局限性，实现多种控制及管理功能。

2.3办公自动化系统(OAS)

办公自动化是20世纪80年代迅速发展起来的一门综合性学科，它是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。系统集成主要包括运行坏境集成和技术集成。

2.4闭路电视监控系统（CCTV）

Closed Circuit Television (CCTV) 一种图像通信系统，它综合了传感技术、监控摄像技术、通讯技术和计算机技术，组成一个多功能全方位监控的高智能化的处理系统。智能建筑中闭路电视的应用，可以保护人身安全，节省时间和费用，提高效率，实现实时指挥和调度，处理和保存信息。闭路电视监控系统视频监控系统主要由前端摄像部分、控制部分、传输部分、显示与记录四大部分所组成。

2.5火灾报警及消防联动控制系统(SAS)

消防联动控制系统是当火灾发生后，联动启动各种消防设备，以达到报警及扑灭火灾的综合系统。火灾自动报警及消防联动控制系统主要由以下设备组成：主机主板、回路卡、手动控制盘、多线制控制盘、直流不间断电源、消防应急广播系统、消防电话系统、CRT系统、机箱。

3 结束语

在全球信息化的今天，信息的共享和高效显得尤为重要，智能化系统在现代建筑的应用，成就了人、信息和工作环境的智慧结合，使人们的生活和办公环境更加方便快捷，极大地提高了人类的生存质量。随着科学技术的发展日新月异，智能化小区的内涵也必将随着科技的进步不断地变化、发展。

参考文献

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论文摘要：工作流技术是计算机支持的协同工作(CSCW)研究领域新出现的一门学科它是实现企业业务过程建模，过程管理与集成，最终实现业务过程自动化的核心技术。基于自定义业务流程的工作流技术的研究对于企业的业务流程重组和协同工作技术的发展具有十分重要的意义。

1工作流技术及信息管理系统概述

随着各种技术的产生和发展，办公自动化的内容不断更新，逐渐丰富。当计算机技术、通信技术、管理科学和行为科学融入办公自动化领域后，逐渐形成了办公自动化系统的概念。办公自动化系统是一种人机系统，指在办公事务中引入现代化的管理方法，科技手段和各种辅助工具，是部分办公活动物化于人以外的设备中，人和计算机组成的办公信息系统。

工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。提出的目的是通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低工作成本、提高企业竞争力的目的。实际上，自从进入工业化时代以来有关过程的组织管理与流程的优化工作就一直在进行，它是企业管理的主要研究内容之一。只不过在没有引入计算机信息系统的支持以前，这些工作都是由人工来完成的。工作流技术一出现马上就得到广泛的重视和研究。

2基于工作流技术的信息管理系统与传统信息管理系统的比较

工作流管理系统与企业传统信息系统相比有很多的优势,主要表现在:

2.1降低劳动强度,提高企业经营效率,以便集中精力处理核心业务企业在没有应用工作流管理系统之前,通常只是运行简单的基于数据库的管理信息系统“在那个时候员工必须在不同的窗口中查询,寻找自己所需的信息以及要完成的任务,复杂且耗时,而运行了工作流管理系统之后只需要查看自己电脑桌面上的任务表就能够对自己收到待完成的任务一目了然,简单!清晰!省时“对于高层的管理人员来说无疑更有效率,因为其需审查的工作文件类型复杂且多样,这样节省的时间就可以集中精力处理对企业的发展更为重要的核心事务”

2.2缩短运营周期,减少人为差错,从而提高劳动生产率传统的信息系统其实并没有全面实现机上作业,某种程度上只是加强了数据处理的能力,对于业务流程没有实现简化的功效“而工作流系统大多是通过邮件传递消息,用数据库存储信息(如Novel和FileNet合作开发的Ensemble系统),因此不需要人工传递文件与通知事务”待完成的工作信息会自动地进入下一个执行者“这样就很好地避免了由于公文或文件太多而被丢弃或延期处理的情况,从而减轻了工作强度,缩短了运营周期,显著提高了工作效率”

2.3新员工可以迅速适应系统,易学易会易用

传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在所难免的“而工作流管理系统大多通过类似邮件系统来对消息和文件等进行传递,所以只要会上网查收电子邮件,都可以很快适应系统投入工作,从而大大减少了培训人员的工作量和时间,这对企业用户和开发商都是很有利的”

2.4可以实现对文件!消息及任务的轻易追踪,从而易于发现流程瓶颈,为实现企业的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能传统企业信息系统并没有完全实现业务流程自动化,并且各个子系统之间通常只是通过数据库相联系“而工作流管理系统实现了企业经营过程的流程化,使用它可以轻易追踪到公文传送到哪个环节以及在每个阶段的响应时间等,以便于领导决策层对业务流程进行分析”分析流程就可以发现,如为什么订单被延迟处理?哪个部门对业务的响应平均比其他的部门慢?为什么货物被发送到错误的地方等,从而可有的放矢地对流程进行优化“而传统的方式因为个人通常会太过于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成142”

2.5随时随地办公,实现事务处理/零响应0

工作流管理系统较传统的信息系统来说,由于其支持基于邮件的离线处理能力,可以通过WWW来实现任务协作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系统),从而实现了所谓的移动办公和处理/零响应0“即使企业中的任何一位员工出差在外,只需要用随身带的笔记本电脑或PDA连上Internet就可以批阅公文文件,再通过电子签名技术保证其真实性和有效性,并及时传回公司的系统中,进入处理队列等待后续操作,从而不会因为一个环节的员工出差而影响整个业务的完成时间,也省去了以往的大量交接工作”

2.6灵活地更改任何流程而无需改变系统的其他部分

传统的企业信息系统如果某一个环节不能适应新的发展要求,就必须由开发商派专人来修改应用程序代码,有可能要改变整个系统的结构“而基于工作流管理系统的解决方法其优势就是工作流程描述清晰,并分离于应用程序代码”这就意味着一个工作流管理系统可以被快速地应用于支持一个新型的企业业务或过程“并且当整个进程发生改变时工作流程也相对容易被修改162”

3系统框架结构设计

在框架中，把一个OA系统分成系统结构和组成单元组织两部分进行设计，本章将详细介绍这两部分的设计过程。

3.1概述

框架的基础结构设计遵循了传统多层结构设计方式。其中，用户接口层(User Interface)完成用户视图的定义与控制，应用逻辑层(Business Logic)构建了主要的框架功能，并根据不同的功能采用了不同的技术实现，数据层(Data Access)完成了数据存储定义和操作规则定义，客户端与服务器端的交互模式采用了经典的MVC模式。

3.2用户接口层

用户接口层(User Interface)的核心任务是提供用户一个可操作的用户视图。

Controller组件监控用户在视图上的所有有效操作，并为每个操作产生一个描述该操作对应执行功能的定义(action)，框架设计中处理为一个XML节点数据。当View Controller捕获到一类特殊事件( Request Submit事件)时整理所有有效的action，形成一个Transaction定义，框架设计中处理为一个XML数据，同时把该定义提交给服务方的TransactionService。完成递交后View Controller监视服务器的响应(框架设计中处理为一个XML数据，一般包含了视图数据、格式和操作信息)，View Controller分析该响应数据，执行相应功能，并刷新用户视图。

3.4数据处理层

该层的主要功能是完成数据的有效存储和读写。在设计时通过定义、分配角色信息，允许全部用户的action或部分用户的action直接进行数据存储。默认为凡是涉及数据读写的用户action，均需通过Verify Agent的校验，以提供较高的数据安全性。

在框架中，数据以一个“整体”-有机体出现。在设计数据存储时，应该根据使用的数据库服务器进行灵活设计。如使用传统的关系型数据库系统进行数据存储，则应该对“文”的数据进行分割存储。应另行设计进行拆和整的两类不同服务，这两类服务通过配置由Verify Agent调用。为了进一步提高数据的访问效率，同时应该设计相应的数据缓存机制，如“文”对象缓冲池和流程对象缓冲池，减少磁盘的I/O操作。通过这种处理手段，提供了一致的数据访问接口，便于后期开发和扩展。