档案监管论文范文

导语：如何才能写好一篇档案监管论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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林业技术档案的管理

1健全林业技术档案的管理体制

健全林业技术档案的管理体制，是加强档案管理的重要保证。从中央到基层应严格地建立对口专业管理体制，加强领导，实行统一的技术标准，专人负责、分级管理、及时修订、逐年统计汇总上报的管理制度。使林业技术档案成为提高森林经营水平及上级机关制定规划、计划和检查领导的假科学依据。各级林业主管部门，要加强林业技术档案工作的领导，配备工作责任心强、有林业专业知识的技术人员专职负责档案管理工作，建立健全管理制度。档案管理技术人员要保持相对稳定，定期组织技术培训和交流，积极采用新技术，充分利用电子计算机在档案管理工作中的应用，不断提高档案管理技术水平。

2档案管理技术人员的职责

档案管理技术人员在工作中必须认真负责，严格履行自己的职责。档案管理人员的职责主要有以下几点：1）深入现场调查，切实掌握森林资源消长变化，准确地进行测定记载，及时做好数据和图表的修正工作；2）统计和分析森林资源，按时提报年度森林资源数据及其资源分析报告；3）深入了解本单位的各项生产、科研等活动和有关会议，密切配合林管员或护林员工作，互通情况，及时掌握资源变化信息；4）组织固定标准地和样地的设置，按规定时间复测；5）收集森林资源、经营利用、科学实验等文字和图面资料，并整理归档；6）严格执行档案借阅、保密等管理制度，杜绝档案资料丢失；7）积极宣传和贯彻执行《中华人民共和国森林法》和有关方针政策，对生产部门森林资源的经营利用活动进行监督；8）努力学习先进技术，总结管理经验，不断改进工作。

林业技术档案管理的基本任务

档案管理工作的基本任务，是按一定的原则和要求科学地管理，及时准确地提供利用，为生产和科研服务，为各项工作需要服务。林业技术档案管理工作也和其它技术档案管理工作一样，其基本任务包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等具体工作。

1档案的收集和整理

档案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用价值的技术档案，把它集中保存在档案室和档案柜里。档案资源的收集工作，是档案管理工作的基础，是实现集中统一管理的具体措施之一。1）林业技术档案的收集工作，就是根据建档的需要，及时的搜集和接收森林资源调查、各种专业调查、各项生产作业的设计与实施以及科学研究成果等有保存价值的资料。归档的要求和手续，一般要求归档工作要由各业务技术机构或部门来承担负责将日常工作活动中形成的科技文件材料收集整理归档。归档的科技文件材料必须进行系统的整理，组成保管单位再移交给档案室。2）档案的整理，就是对档案资料进行分类，组织保管单位，系统排列和编目，把档案材料分门别类，使之条理化和系统化。林业技术档案的分类一般分为大类、属类和小类。档案的编目是整理工作的最后一道工序，其内容包括编张号、填写保管单位目录、备考表和编制保管单位封面等四项工作。另外，林业技术档案与其它技术档案不同之处就是管理森林资源，建立森林资源档案。

2档案的保管与鉴定

档案资料的保管，要求保护档案资料的完整和安全，维护档案的机密，最大限度地延长档案的寿命。林业技术档案是国有的重要资料，应建立责任制度，认真保管，防止损坏和丢失。档案资料的鉴定，就是用全面的、历史的和发展的观点来确定档案的科学的、历史的和现实的价值，从而确定不同的保管期限，把有保存价值的档案妥善地保管好，把无须保存的档案经过一定的批准手续拣出销毁。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）和短期三种。

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职业素养是通过组织管理将工作中必备的素养变成一种文化习惯。培育职业素养需要切实落实岗位责任制，发挥主观能动性，把工作推向有序、系统、协调、效率、负责的最佳状态。档案管理工作人员对于档案基础管理工作而言，是至关重要的管理主题，要完善城建档案管理基础工作，就必须提高工作人员的素质。首先，必须加强对城建档案工作者的专业技能培训，使每一位工作人员都能达到对工作任务进行熟练精确的操作。其次，还必须对档案工作人员加强其他方面的素质培养，比如与建设工作相关的一些知识信息的培训。同时，在网络信息时代，对档案工作者的信息技术以及数据处理技术的培训也是必不可少的。除此之外，提高档案的质量是城建档案管理工作中最为重要的一个工作任务。城市建设需要的及时有效的信息，城建档案管理工作人员对档案进行整理时就必须实现对于档案信息资源的系统化归类，完善档案信息资源目标工作，加强档案信息资源的准确性。

总之，城建档案工作人员既要掌握档案工作的原理方法，也要对不同工程建设形成的档案特点、规律进行准确把握。因此，应该培养自身的学习习惯，提高学习能力，使自己的业务水平不断得到提高。要以领导为核心，在工作中通过组织参加培训、专业研讨及解读新法规、新规范等方式，创造良好的学习氛围，深入地开展创建学习型团队活动。努力提高对城建档案工作的认识，以适应城建档案管理工作发展的要求城建档案主要产生于城市规划、建设、管理、勘察设计、施工单位，其积累形成的质量将直接影响城市经济建设对城建档案的有效利用。

目前，城建档案工作的重要性已越来越被全社会所认识和重视，城建档案的作用越来越凸显。随着国内建设水平的快速提高和发展，新的建筑机构、施工工艺不断呈现及政策法规的更新出台，城建档案人员在工作中面临着信息“管涌”，这种形式“逼迫”城建档案工作者不断学习新知识，提高业务水准，以适应档案事业的新发展。增强服务不断创新观念，以服务促发展创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导，而信息服务则是服务工作内容的重中之重。城建档案工作的本质是一项服务性工作。要树立“寓管理于服务之中，寓执法于服务之中”的管理理念，树立服务经济、服务建设、服务民生的新观念，变被动服务为主动服务，走出传统的思想误区，强化服务意识，深化信息服务内容。把服务工作的重点转向信息的深加工和信息资源的开发利用上来。

通过拓宽信息来源，深化档案信息加工等手段，优化服务质量，树立城建档案服务品牌，展示城建档案馆的地位和作用。伴随着社会的发展和用户信息需求的变化，信息服务也处于不断发展和深化之中，当前的城建档案信息服务正在发生历史性的变革，信息服务的内容、方向以及模式也都面临着新的调整。总体看来，城建档案信息服务已经取得了较大进步，基本实现了服务内容综合化，服务理念的社会化，但与其他信息服务机构相比，城建档案的利用率还是不尽人意。因此我们应该从城建档案信息服务创新上下功夫来吸引公众的注意力，以引导需求，创造需求，使城建档案在信息利用方面有进一步的提高。

服务理念的创新城建档案工作者在新的历史时期，应该以改革的精神研究新形势下的新问题、新特点，从而实现城建档案工作的根本性转变。一是树立市场经济意识，努力实现由计划经济管理模式向以市场经济为导向的管理模式的转变。二是树立法制意识，努力实现城建档案管理工作由经济、行政手段管理向依法管理转变。三是树立信息意识，努力实现以城建档案实体管理为主向以城建档案信息开发、利用为主转变。四是树立现代化意识，努力实现手工和简单技术型管理向城建档案信息数字化管理转变。五是树立社会化意识，努力实现城建档案的单一型、被动型服务向全方位、全过程满足社会需求的主动服务方式转变。六是树立人才意识，努力实现档案工作人才意识，实现档案工作人才素质由单一专业型向一专多能型的复合型转变。

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一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献：

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要转变思想观念，增强安全意识

档案部门要充分利用档案信息资源优势，加强馆际合作，利用信息技术，走出去为社会提供优质服务;要走市场化的道路，在服务形式和途径上进行创新，如:开展网上档案信息查阅，提供网上档案信息咨询服务，提高档案信息服务的质量和效率。档案工作人员要提高认识，转变思想观念，积极参加业务培训工作，增强档案信息安全意识和责任心，增强保密观念和意识。

建立健全各项档案管理制度

为确保电子档案信息的安全，必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度。

1建立电子档案归档管理制度，推行双套归档制

实行双套归档制，即所有的档案文件通过电子档案和纸质档案两种形式同时进行保存，电子档案文件存档时必须进行安全检查，两种档案要保持一致。另，在对电子档案内容更改的同时注意电子档案和纸质档案的相符。

2建立严格的保管、保密制度

所有归档的电子档案文件都要进行保护处理。作为存储介质的光盘、硬盘等，应处于只读状态，用户只能从计算机上读取信息，不能做任何修改，确保电子档案信息的原始性。电子档案文件要定期进行安全性、有效性检查，一旦发现存储介质或信息有损坏，应及时进行修复或拷贝。存储设备更新时也必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

3加强电子档案的提供利用管理

建立便于电子档案利用的管理系统，同时加强电子档案利用人权限的管理。电子档案文件在提供利用时，要防止利用过程中的信息泄密和信息损坏。此外，在向公众网上传档案信息时，要提高安全意识，防止失密、篡改事件的发生。

加强基础设施建设，保障计算机网络的安全运行

电子档案信息安全是以与现代化技术相结合的软硬件基础设施来保证的，高质量的电子档案信息管理平台，与办公自动化、政府网、互联网等系统连通，连接计算机网络、数据库管理系统，以实现电子档案信息管理系统的优化。

1保证载体物理上的安全

电子档案载体主要有磁带、磁盘、光盘等。由于这些载体自身的脆弱性，决定了其对保管环境的高要求。所以，我们要为其提供适合的、严格的保管环境:将电子档案存放在无磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀性气体和温湿度适中的环境中;存放要避光;做好卫生工作，定期除尘;存放时不要大量堆积、应在盒中直立存放，以防被压坏，避免磨擦和划痕;避开磁场和电场、防止有害生物、防止机械震动等。

2做好数据备份和数据恢复工作

备份技术是一种数据安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。一旦原始数据丢失或遭到破坏，可以利用备份数据把原始数据恢复出来，使系统能够正常工作，这样就可避免因文件被毁所带来的重大损失。数据备份对象为:各类档案资料目录数据库、系统数据。为确保电子档案的存储安全，要严格执行双备份制度，即:一套封存，另一套提供借阅。必要时可封存两套。针对网络系统的不安全性，要建立数据备份与恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

采用先进技术，确保电子档案信息的安全

我国数据信息安全的保障主要依靠技术的不断升级，如加密技术、身份认证、防火墙、网络隔离技术等。

1加密技术

由于电子档案信息具有的可复制性和部分文档的性，可采用加密签署技术，不仅可以避免因电子档案信息被复制而带来的危险因素，也可以确保电子档案信息的原始性，还可以保证性电子档案信息不被公开，以确保电子档案信息的真实性。

2防火墙技术

通过在互联网网关上安置用于阻挡外部不安全因素影响的内部网络屏障，并分别进行分组过滤与IP伪装，监视整个网络内外通信，以阻止黑客访问网络，实现内部网的保护功能。

3网络隔离技术

利用网络隔离技术就是通过专用的通信设备、专有的安全协议及加密验证机制和应用底层技术提取并鉴别认证技术，用于隔离有害信息的攻击。在确立网络可信度之外及保证网络内部信息不被泄露的情况下，从而在各级安全网络间进行数据交换。网络隔离技术确保了网络之间数据交换的安全性和可控性，杜绝计算机操作系统与网络协议的自身漏洞导致的安全风险。

加强专门人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

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关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别

一、引言

计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

二、电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、总结

综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■

参考文献

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关键词：建筑工程；电子文件；档案管理

随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我国建筑工程电子文件的档案管理现状

我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。

2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施

针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。

建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心

参考文献

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基层机关档案管理工作探析

“五水共治”水利档案管理

乡镇档案工作的现状及建议

依法做好企业档案管理工作略谈

集团企业档案管理工作方式探索

维护档案的真实性是档案工作者的职责

高速公路档案管理人力资源建设的思考

档案信息化管理中档案人员应具备的素养

应正视档案管理工作中存在的问题

关于档案开放与保密若干问题的思考

基层档案人员素质提升对策探析

高校档案外包的风险与应对策略

民生档案管理工作现状与对策

我国档案中介服务的现状及其发展思考

论民生档案工作如何向广度和深度拓展

试析民生档案管理中的隐私权保护

国有企业重组中加强档案管理的思考

高校非常规工作档案项目化管理实践

高校机要工作为决策服务的三要素

新形势下城建档案监督指导工作探讨

法院诉讼档案业务外包的实践与探析

疾控档案星级创建与医院档案规范管理

环境保护综合档案服务能力建设思考

企业文件材料归档范围及保管期限表编制探析

企业信息载体销毁方法及应注意问题

档案室环境空气质量监控实践

沿海地区加强档案保护工作之思考

推动高校档案事业可持续发展的法治思考

新《环境保护法》下如何做好环保档案工作

构建JCI论证标准下的医院文件架构体系

信息时代档案管理队伍存在的问题及对策

摭谈档案登记备份与档案部门的职能拓展

电力工程档案质量控制的难点和解决办法

加强医院档案管理服务医院持续发展

医院图书、档案实行一体化管理初探

基于PDCA和JCA循环法则的医院档案管理

电力企业档案管理中存在的问题及应对措施

加快体制内档案中介机构改革之我见

论以“五档共建”理念推进“五水共治”档案工作

改善县级档案馆档案征集工作现状的对策分析

新常态下提高市政设施工程档案管理水平之策略

开发区档案管理优化研究——以宁波国家高新区为例

创新档案宣传工作的实践与思考——以海盐县为例

略论大数据时代下医院档案管理模式创新

完善村级档案管理的思考——以德清县武康镇为例

新形势下企业复合型档案工作者建设的实践与探索

档案信息化背景下高校兼职档案员业务技能提升途径

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为拓展档案馆业务，深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心（下简称文档中心）。它拓展了国内早期文件中心的职能，承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作，以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后，各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作，文档中心在各地纷纷成立。2010年9月，国家档案局副局长李明华在全国文件（档案）管理中心工作座谈会上指出：“统一集中管理各机关形成的文档，是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心，整合机关文档资源，实行集约管理，适应了社会主义市场经济发展需求，是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措，是提高机关工作质量和效率的迫切要求，是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”

2文档中心业务外包实践

目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。

2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系

文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。

2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系

文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。

3文档中心法律地位和职能定位

3.1文档中心的现实困境

随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。

3.2文档中心的法律地位

档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：第一，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，第一种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。

3.3文档中心的职能定位

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关键词：职业道德；档案管理；人员；研究

档案作为记录一个人的学历信息、经验等各种信息的载体，在企业发展以及个人发展中都发挥着重要的作用，它不仅能够体现一个企业的历史发展以及现在的建设情况，同时也是企业进行人事管理的重要依据。随着企业的不断发展和规模的壮大，企业的档案管理工作越来越复杂，这样就要求档案管理的相关人员要具备良好的职业道德素质，在工作中严格按照规定进行档案管理。本文就档案管理工作的现状以及工作人员职业道德建设进行分析和研究。

一、档案管理人员职业道德素质建设的意义

为了能够更好地进行企业的档案管理工作，相关的工作人员要具备较高的职业道德素质，这主要是因为：首先只有相关工作人员具有职业道德素质，在档案管理中能够有较强的责任心，他们的职业道德素质要求他们热爱档案管理工作，从思想上重视档案管理工作，进而促使他们能够在实际的工作中无私奉献，认真工作，切实履行档案管理工作的职责；其次职业道德素质能够有效地提高档案管理人员为企业以及企业员工服务的质量，作为企业管理工作的重要组成部分，档案管理工作也是进行企业内部服务体系的重要组成部分，档案管理人员你在实际的工作中要重视这份工作，同时要加强职业道德素质教育和学习，提高档案管理人员对档案管理工作的认识程度，进而提高他们对企业内部的服务质量；最后提高档案管理工作人员的职业道德素质能够更好地提高档案管理工作质量和水平，随着企业的不断发展和规模的壮大，企业在实际的档案管理工作中将会面临着更多新的挑战和变化，这些工作上的变化和挑战将会要求档案管理工作人员要从不同的角度和层面上进行问题分析，这样就要求档案管理工作人员具有较高的职业道德素质。

二、档案管理人员职业道德建设的现状

企业档案管理工作主要是依赖于档案管理的相关工作人员，具有较高职业道德素质的工作人员能够更好地促进档案管理工作的发展，但是在实际的档案管理人员职业道德建设过程中仍然存在一些问题需要解决，具体存在的问题如下:1.服务意识差。目前企业的档案管理工作中员工实际工作中经常会以档案资料是保密文件，不允许其他员工查看，这样就会导致档案资料的开放性比较差，出现这种现象的主要原因就是档案管理工作人员没有必要的服务意识，在工作中他们没有意识到档案工作是为企业提供服务的，除此之外档案管理人员的日常工作中服务态度也非常傲慢。2.责任感不强。档案管理工作因为其自身具有的复杂性、细致性、保密性特点，所以要求档案管理工作人员需要有较强的责任心，严格按照国家以及企业的相关规定和制度执行实际的档案管理工作，但是在实际的工作中经常会发现，因为档案管理工作人员在实际的工作中没有责任心导致档案资料损坏、丢失甚至是重要文件信息被泄露等问题。3.专业技能素质不高。企业在进行档案管理工作的职位招聘时，并没有根据岗位的具体工作职能进行员工招聘，许多档案管理工作人员是由企业其他部门的员工兼任档案管理的工作人员，这样就会导致他们的专业技能素质不高，工作效率低下，具体表现在首先是档案管理的工作人员不是很熟悉档案管理的具体工作流程，这样导致档案资料的存放没有制度性，为档案查阅造成严重的不利影响；其次是档案管理工作人员自身没有较强的边沿能力，他们只是了解一些基本的管理知识，但是在实际的工作中缺少专业能力。

三、档案管理人员职业道德素质建设的途径

档案管理本身就是一门标准化、规范化、科学化极强的学科知识，在实际的管理工作中相关的工作人员不仅要具备专业的能力和素养，同时还需要有较高的职业道德素质。本文就企业档案管理中工作人员职业道德建设中出现的问题进行分析和研究，具体解决途径如下：1.端正工作态度，认真工作。为了能够更好地提高档案管理人员的职业道德素质，首先应该要端正档案管理工作人员的工作态度，在实际的工作中，要让员工意识到档案管理工作的重要性，加强对档案管理的工作认识，档案管理工作是企业发展的重要内容，同时也是体现旅行自己工作职责的岗位；其次是要提高档案管理工作人员的敬业精神，要鼓励他们认真工作，做好自己岗位的工作；最后是要提高档案管理工作人员的责任感，使其能够热爱自己的工作，并无私奉献，在工作中脚踏实地，认真负责，做好各种细节工作。只有工作人员的态度端正了，在实际的工作中他们才能够认真对待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服务水平和质量。档案管理工作的目的和本质就是为企业提供档案服务。随着企业的不断发展和规模壮大，档案管理工作人员应该要与时俱进，改变传统的被动管理模式，不断创新，推动专业化的服务管理模式，在实际的档案管理工作中要以用户的需求作为工作的出发点，重视对企业提供服务的实效工作，在提供档案服务的过程中要坚持以人为本的原则，突破单一的档案服务模式，以企业未来的发展作为着眼点，充分利用企业发展以及社会大环境，积极创新，提高档案管理的人性化服务，提高档案管理服务的水平和质量。3.提高档案管理工作人员的专业技能。为了能够促进企业的长远发展，档案管理工作应该要与时俱进。随着我国信息化技术的不断发展和应用，传统的档案管理方式和模式需要进行较大的改变，这些改变就要求档案管理工作人员需要不断提高自身的专业技能，具体提高档案管理工作人员的专业技能途径有：首先是可以通过网上学习、培训等不同方式进行计算机技术的学习，提高自身的计算机应用能力，这样能够在档案管理的具体工作中利用计算机技术促使档案管理实现电子化；其次是档案管理工作人员需要提高自身的创新能力，在实际的工作中档案管理人员要推陈出新，用积极、创新的思想来面对工作中遇到的问题，经过多方面经验考察、借鉴和分析，在此基础上创新企业的档案管理工作，继而实现企业档案管理工作的科学化；最后企业应该要不断完善和规范档案管理的相关制度，要重视档案管理工作人员的实际工作待遇和福利，不仅要在精神层面上要为提高档案管理工作人员专业技能提供支持，同时还应该要提供必要的物质支持。

四、结语

总而言之，随着我国经济的不断发展和社会的进步，企业的发展也是十分迅速，规模也在不断扩大。档案管理工作时企业发展的重要组成部分，为了能够促进企业的发展，企业需要十分重视档案管理工作，在实际的工作中要加强档案管理工作人员的职业道德素质，端正他们的工作态度，使其能够热爱档案管理工作，对工作富有责任心，提高对档案管理工作的认识，在实际的工作中不断提高自己的服务质量和水平，提高自身的档案管理专业技能，进而提高档案管理的工作质量和效率，完善档案管理工作，促进企业的发展。

作者:王艳 单位:沈丘县史志办

参考文献：

[1]肖辉.高校人事档案管理工作探讨[J].福建广播电视大学学报,2011.

[2]王建.高校档案管理人员职业道德建设浅议[J].图书馆与档案管理,2014.

[3]汪泉.关于高校档案专业人员素质的思考[J].黄石教育学院学报,2016.

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关键词：城市建设；档案；管理

档案是党和国家的宝贵财富, 也是信息资源的重要组成部分。开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径, 是档案工作自我完善的重要内容。随着科学技术的进步和社会经济的发展, 以计算机技术为核心的现代化信息处理技术正在逐渐深入到城建档案管理之中。怎样有效开发档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新,运用现代化的管理技术最大限度地服务于社会等,已经成为各级城建档案管理部门面临的问题。

一、城建档案管理面临的新形势

（一）世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求

世界经济一体化的形势在不断地变化，对城建档案管理工作来说，至少提出了两点新要求，一是要求档案管理工作要更加规范，要尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离，满足与国际惯例接轨的要求。二是要求档案管理要发挥为社会经济发展提供支撑和依据作用，随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的信息。

（二）我国加快现代化与城市化进程的形势

对于城镇特别是大城市来说，加快现代化与城市化进程的一个重要变化，就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限，更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展，为更好地解决老城问题，很多城市特别是大城市还将向新区拓展。城建档案管理面临的将是信息量加大和信息更新速度加快带来的工作量的加大，这对管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我国加快法制建设和公民法律意识加强的形势

随着我国市场经济体系的逐步完善，体制和制度改革力度的加大，我国加快了立法的速度，公民的法制意识也进一步加强。

二、城建档案管理的特点

（一）复杂性

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。

（二）动态性

城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息。

（三）准确性

大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

三、城建档案管理问题的具体对策分析

（一）以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。当前，我国经济迅猛发展，改革开放深入进行，城市化步伐加快， 城市建设日新月异，这些对新时期城建档案工作提出了新的要求，传统的档案观念和老的做法已经难以适应新的形势。所以，如何创新性地开展城建档案工作，逐步实现工作的现代化是城建档案工作者着重思考的问题。城建档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变, 以信息化形式为社会提供服务。因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。

第一，档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质, 它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。

第二，现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比，城建档案有其独特性：真实性、广泛性、系统性和依据性。随着我国城建开发事业的蒸蒸日上，城建档案数量剧增，工作量不断增加，利用率越来越高，城建档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式已经不适应现代化城建档案管理的需求，城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。

（二）以创新的服务理念逐步实现管理现代化

为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新, 实现传统型服务向新型服务的转变，实现城建档案事业的可持续发展。

（三）在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题信息化发展参差不齐

目前，我国各地城建档案信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。因此制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，即档案管理模式，是档案电子化和网络化的需要，也是我国城建档案管理事业发展的需要。档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在城建档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率, 才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。城建档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案，具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。因此，城建档案管理人员不但要有一定的城建档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好城建档案作用。新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来了一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比，有着本质的不同：如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，确保档案信息的安全。

参考文献

[1] 城市建设档案著录规范 [M].中华人民共和国建设部 国家质量技术监督局联合 2001 7