人员档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇人员档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）流动人员人事档案整理工作不到位

流动人员人事档案具有地域分散、流转性强的特征，管理难度相对较大，在档案形成过程中，由于经手人多变，管理区域跨度大等原因，往往存在着手续不全、内容不完整等问题，对个人信息量的反映不足，无法全面详实地体现个人情况；此外，在具体的档案管理、整合工作中，字迹模糊、以讹传讹等情况也时有发生，这些都影响了档案的准确性和凭证价值。例如，在个人的年度考核资料中，加盖公章不清楚、有关的个人签字和评价空缺；许多时间较长的资料字迹退化模糊，难以辨认；有些档案资料残缺不全，连续性不够等，这些问题都是目前流动人员人事档案管理中存在的问题。

（二）档案管理人员缺乏专业素养，档案利用程度不高

许多用人单位往往只注重档案的管理和保密工作，却忽略了人事档案的功能使用。个人的档案在许多单位看来是个人私密的象征，因而进行严格的保密。但是，由于只注重保密而不注重根据情况变化及时更新、补充和完善，加之严格的档案信息采集制度，使流动人员的人事档案利用程度不足。

（三）流动人员人事档案受地区发展差异影响

受到地区发展程度影响，各地对流动人员人事档案的重视程度参差不齐。在东部沿海和经济较发达的地区，信息流通渠道通畅多元，对流动人员人事档案管理工作重视，更有关于档案管理的完善制度。但在诸如我们阳泉这样的一些欠发达的内陆地区，经济基础薄弱，信息较为闭塞，对人才的吸引力不足，人员流动本身较少，对流动人员人事档案管理工作不重视，缺乏科学管理流动人员人事档案的意识。

（四）流动人员档案管理配置薄弱

档案管理配置的薄弱也是影响流动人员人事档案管理工作的一个重要因素。首先，体现在管理队伍素质不高、能力不强。对档案管理人员的录用上标准过低，使得流动人员人事档案管理队伍缺乏专业知识，科学的档案管理便无从谈起。另外，档案管理器材和制度的陈旧、落后也是普遍存在的现象和问题。许多单位的档案管理设施过于陈旧，有的甚至已经不能达到使用标准，致使流动人员人事档案存在安全隐患。管理制度不够健全，容易出现管理漏洞和盲区。

二、如何做好传媒单位流动人员人事档案管理工作

流动人员人事档案管理工作关系到劳动者的切身利益，关系到人事档案工作体系的完整。我们必须高度重视起来，积极做好传媒单位流动人员人事档案管理工作。

（一）从思想和制度上重视流动人员人事档案管理工作

面对传媒单位人员、部门较多，人员流动频繁的基本特点，要从思想上和行动上重视流动人员人事档案管理工作。要成立流动人员人事档案管理的职能科室，对流动人员档案进行统一、集中、高效管理。对流动人员的人事档案要按照其社会经历进行分类管理。例如，可以分为本科毕业、研究生毕业、博士研究生毕业、部队转业、地方借调等等。并划分相应的区域，建立健全分类目录，进行严格管理。要注重流动人员人事档案信息的准确性，档案管理人员要增强责任心，把好收集关，出现差错及时更改，并加强与人事部门的联系、沟通，及时补充完善流动人员档案管理信息。同时要根据上级档案管理的要求建立健全流动人员档案管理的收集、整理、鉴定等制度。

（二）加强档案管理队伍建设，提高档案管理利用率

在档案管理工作中，档案管理员的素质直接影响了流动人员人事档案管理的质量水平。对于参与到档案管理的人员，首先，要严格把关，挑选具有相关专业知识、有责任心、品德良好的档案管理人员。其次，要加强有关人员的业务培训，将传媒单位流动人员档案管理工作与其他单位的区别和特殊性讲清楚，提高管理队伍对流动人员人事档案的认识水平。最后，单位领导要进行不定时抽查，督促工作人员将工作做细做好。

（三）不同地区根据具体情况区别对待

不同地区的经济、政治、文化发展状况不一，对待流动人员档案管理的认识及措施也就不同。为此，传媒单位内部人事档案管理尤其是流动人员的人事档案管理要根据当地的不同实况区别对待和发展。具体说来，像我们阳泉这样的欠发达的内陆地区，一定要从思想上高度重视起来，在本地区本单位内部形成重视档案管理的良好氛围，而对于信息渠道较为畅通的经济发达地区，则要进一步思考流动人员档案管理中存在的问题，并根据当地实际情况查找解决对策。

（四）建立电子档案，促进流动人员档案管理的电子化进程

随着信息社会的发展，电子档案越来越成为档案管理的一个未来趋势。其具有突出的便捷性和实用性。要建立专门的电子档案室，并且寻求用人单位、社会机构等多个网络平台的共享，提高流动人员人事档案的利用率。就拿我们传媒单位来说吧，我们单位的流动工作人员，有记者，也有主持人，还有很多从事其他工作的人员，为了避免部分流动人员在此锻炼几年后就跳槽的现象，可以将每位流动人员进入我台后的成长路程记录下来，制作成电子档案，增强流动人员的归属感，还可建立奖励机制，对认真负责的好的流动人员进行转正待遇，留住人才。

三、总结

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在管理理念不断更新和现代化的年代，医院更加重视人力资源管理对提升医院管理水平和核心竞争力的积极作用，因此，如何通过人事档案信息管理来发掘和激发医疗工作人员的最大潜能是医院人力资源管理面临的重要课题。

1构建符合医院实际情况的人事档案信息管理制度

制度具有很强的稳定性，能够长时间发挥作用，建立符合医院现实情况的人事档案管理信息制度，能够有效促进管理工作的科学化和制度化。科学化、规范化的人事档案信息管理制度能够促使管理行为有章可循，从而保障人事档案信息有效发挥在人力资源管理中的作用；其次，要不断完善、健全现有制度，根据医院自身情况，收集各种意见和建议，系统化的整理人事档案管理制度。在完善制度的过程中，一方面要集思广益、广开言路，拓宽信息收集的覆盖面，且收集方法要有创新性，以确保收集的全面性和真实性；另一方面，动态化管理人事档案，对医院现有的人才的学历、工作表现、进修情况、医疗业务水平、政治道德素养方面进行汇总、整理、记录，以科学评估医院人才的潜能，实现预测并重点培养的人力资源管理模式。

2对医院人才实现分类管理和培养

充分利用医院人事档案信息，对医院人才的不同特点和优势进行梳理，重点培养学术带头人、医院业务骨干人员和医院学科带头人等，并为以上分类管理和分类培养规划提供充分的信息支持。医院的人才各有所长，我们需要深刻认识到每个人身上的专业和业务发展方向，这就要求我们充分分析人事档案信息，从医院人才管理的全局性和统筹性出发，保证人尽其才、任人唯贤、各尽其责，从而实现医院人才资源发挥出最大的价值。

3分析医院人才需求

促进人才合理配置首先，整理完善的医院人才信息建成档案，并采用科学的方法进行管理，以人力资源部领导为中心，会同医务科、科教科、护理部等相关职能部门，建立起基于计算机技术的人才档案信息数据库，动态记录相关医务人员的医术水平、学术水平、科研水平、政治道德素养等方面的信息，将这些信息作为医院合理配置人力资源的重要决策依据。通过整理人事档案信息，根据人才的不同优势和特点，基于人尽其才、用人之长的原则将适合的人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，让人才充分发挥潜能，从而实现医院各学科合理设置、医院医疗业务得以持续发展的目标。同时，也可以促进人才在不同学科和部门之间合理有序流动，为医院的发展科学合理的配置人力资源。

4提升档案管理人员的综合素质

提升档案管理人员的综合素质是确保人力资源管理科学性的重要途径。目前医院人事档案管理人员素质不高，主要表现在在职人员不具备人事档案管理的相关知识结构，对人事档案信息管理工作和人力资源管理工作没有健全的理论知识基础，对工作内容缺乏深刻的认识。作为医院人事档案和人力资源的管理工作的直接执行者，他们素质的高低会对管理工作的质量形成直接的影响作用。因此，为确保人力资源管理和人事档案信息管理工作的效率性，首先需要配备具有人力资源管理知识和档案管理知识的专职管理人员，并且必须具有良好的整治道德素养；其次，对人事档案管理人员进行定期培训，更新他们的业务知识，掌握人事档案信息管理方法和操作技术，提高档案管理人员的综合业务水平。

二.结束语

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我国人力资源和社会保障个人档案由来已久，对社会发展起到一定的推动作用，但随着科技水平的不断进步，个人档案的管理工作并没有跟上时代的步伐，缺乏现代化的管理，内部的的组织制度、人员素质等还有很大的进步空间，这些都是新时期个人档案管理所面临的问题和挑战。（一）监管组织待完善，人员素质待提高人力资源和社会保障个人档案管理的内部监管能力有待提高，业务量大、任务重的工作特点，直接导致了内部监管组织的漏洞。此外，档案管理人员的专业素质不高也是管理工作中的严重问题，由于档案管理工作的特性，往往会出现正式职工编制不足，一人身兼数职的现象，有的工作人员尚未取得相关的从业资格证书，难以保证个人档案管理的工作质量，进而造成一些错误和问题，严重影响了人力资源和社会保障工作的稳步发展。（二）信息化建设滞后，办公效率较低下现如今，网络早已渗透到社会发展和人民生活的各个领域，且产生了巨大的推动与促进作用，大大提高了现代办公的效率跟质量，然而在人力资源和社会保障个人档案管理工作中，信息化的运用尚未完全普及和完善，管理的系统信息无法共享，难以及时核实个人的相关信息，导致各种社会保障基金问题难以预防和查处，例如重复领取、漏报、瞒报等，不利于社会保障工作的合理有序进行，加上缺乏信息化处理，办公效率低下，大量工作积压，导致许多信息的不大及时处理，大大阻碍了个人档案管理水平的进一步提高。

二、人力资源和社会保障个人档案管理的发展策略

为促进我国人力资源和社会保障个人档案管理适应时展的要求，适应人民群众日益提高的生活标准，需要正式个人档案管理存在的不足和缺陷，细致分析，从中把握问题的实质并采取相应的发展策略，只有如此，才能促进人力资源管理水平的提高，保证社会保障的质量，让个人档案管理更好地服务于社会。

（一）提高档案人员的综合业务素质个人档案管理要求工作人员有着扎实的档案管理的理论知识，熟练掌握计算机技术，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。加强思想教育，充分认识到档案管理的重要性和实际意义，增强自身责任感荣誉感，提高工作效率，档案人员还要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高工作人员的综合素质，建立一支业务素质过硬、工作作风优良的档案管理团队。

（二）加强个人档案管理制度建设建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等，明确具体的责任制度，责任到人，科学设置业务科室和职责岗位，坚持政务公开，进一步规范工作流程，形成严格高效、统一规范的业务程序，加大监督力度，全方位监督管理，定期对个人档案管理进行审查，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的权威性和执行力。不断学习，吸取先进的管理经验和教训，及时调整不合时宜的规章制度，确保业务工作与时俱进，促进人力资源和社会保证个人档案真正服务于民。

（三）建立现代化档案管理模式加强人力资源和社会保障个人档案管理的信息化建设，发挥网络监督的作用，建立现代化的档案管理模式。树立档案现代化管理的意识，加深对先进档案管理知识和方法的学习，掌握先进的个人档案管理技能，实现档案管理的现代化。利用先进的现代化技术整理档案，注重对网络、对计算机的使用，使个人档案管理数据化、信息化，发挥信息化优势，方便管理和监督，提高工作效率，改变传统复杂繁琐、费时费力的工作状态，既避免了人员分配不准的现象，有降低了人为因素对档案管理带来的影响。

三、结语

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1医院流动人员人事档案管理出现的新问题

根据十余年医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。

1.1档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

1.2“弃档”现象较严重

一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。

1.3档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

1.4人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。

1.5档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。

2加强医院流动人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

2.2完善流动人员人事档案管理政策法规

一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。

二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。

2.3创新人事服务形式

要不断丰富人事档案的内容，提高人事档案的使用价值，经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求，树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构，要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作，通过档案管理机构的规范化管理，促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。

2.4明确职责，理顺关系

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关键词:档案馆;人力资源;开发与管理

一、档案馆人力资源管理普遍存在的问题

1.1人力资源管理观念淡薄，对人力资源管理工作重视不够:目前，基层档案馆人力资源管理观念仍然比较淡薄，许多档案馆受计划经济体制的影响，一直沿用传统的人事管理模式，受其制约。在人员的引进上存在很大的随意性。档案馆经常成为上级领导安排门路人员的收容所。结果，人员素质偏低，工作质量上不去。这也极大地影响了档案馆员的积极性和创造性的发挥。同时，对人力资源管理也缺乏足够的重视，管理上“重物轻人”认为档案馆的发展是靠资金投入，看重规模、设备和馆藏，轻视对人力资源的研究;看重经费投入，轻视人力方面的投入:看重拥有人力，轻视人力的利用。

1.2人力资源管理制度不规范:普遍来看，档案馆极少有人力资源管理的长远规划。不太重视对工作人员的岗位培训，不能正确运用能级对应的管理原则，即根据人的能力，把人才放到相应的岗位上去。普遍存在着能级不分、职级岗位错位、管理失衡和聘任制有名无实等错误现象，缺乏真正意义上的竞争上岗和激励机制，缺乏规范化的人力资源培养、稳定和业绩考核等方面的制度。再加上工资分配上的大锅饭与分配不公并存，很难调动工作人员的积极性，更谈不上创造性的开展工作。

1.3档案馆人才流失较为严重:与其他部门相比，档案馆工作时间长，强度大，而福利待遇和地位却得不到提高，与此同时还一味强调发扬默默奉献和甘为人梯的精神。在馆员的晋升、评职、业务深造等方面，不按个人能力和论资排辈的一些做法也挫伤了许多人的积极性，使他们丧失了对档案馆事业的归属感和主动进取的精神。在这样的“清水衙门”里，档案馆人才的价值与其贡献是背离的，因此，很多档案馆员选择了“跳槽”。总之，在目前的档案馆中，一方面是档案馆人力资源缺乏，业务工作得不到应有的发展:另一方面则是，现有的人力资源配置不当，又造成很大的浪费。追根究底，传统的档案馆人事管理是其症结。

1.4内外环境的不利影响:从内部看，档案馆人力资源管理落后，封闭保守，致使工作人员和一些领导始终处于一种消极被动的状态中，知识得不到充分尊重，才能得不到发挥，使其养成安于现状的惰性，缺乏危机感和竞争意识。从外部环境看，在人们心目中，档案馆工作人员的作用不大，地位不高，形象欠佳，这大大挫伤了档案馆工作人员的积极性。许多专业技术人员对档案馆缺乏认识，对档案、情报、信息利用意识淡薄。有些领导对档案馆很少问津，也鲜见他们到档案馆了解情况，解决问题，综合这些来自内外部的不利影响，在某种程度上造成档案馆队伍士气不高，思想不稳定，从而影响工作的顺利开展。

二、人力资源管理在档案馆实施的必要性

2.1人力资源管理是档案馆留住人才的有效手段——知识经济和网络时代的到来使现代档案馆对文献资源的管理发生了深刻的转变，从传统的以手工为主的管理手段转变到以自动化、数字化、网络化等现代技术为主。档案馆员作为知识和智力的载体，在档案馆的生存和发展中成为首要因素，高素质、高层次的创新型知识人才和专家成为档案馆发展最重要的资源。因此，发展档案馆事业，必须依靠广大档案馆员的积极参与和发挥他们的聪明智慧，充分地调动他们的积极性。这就要求档案馆进行合理的人力资源管理，坚持以人为中心，把馆员作为档案馆的主体，把人力资源作为档案馆制定发展战略和发展规划的依据;关心馆员个人的发展，把馆员个人的发展和档案馆的发展紧密结合起来，根据馆员个人的专长、能力和知识结构，提供相应的工作岗位，为其设计合理的职业生涯规划，并为馆员的学习和教育培训等提高自身发展的措施提供各种帮助。2.2人力资源管理是档案馆事业持续发展的需要。档案馆的核心岗位，如采访、编目、咨询、系统维护等业务部门的工作具有专业性、技术性强的特点，一般都由受过高等教育的专业技术人员来从事。按照人本主义心理学的创始人马斯洛的需要层次理论，这些技术人员一般都具有较强的成就需求、尊重需求及求知需求。因此，单位领导应该充分重视他们的作用，尊重他们的价值，尽量满足他们的个性需求，以此激励他们的积极性，发挥他们的创造性。此外，鉴于档案馆的服务功能和服务模式逐步以简单的借换转向信息化、专业化、专门化，图书馆的专业人才、专门人才和知识专家将承担起图书馆发展规划的参与者、网络信息资源的组织者、知识的创造者这些角色。为了使他们适应这些职能要求，胜任这些任务，需要有意识、有计划的为他们提供继续教育、职业培训、在职教育等机会，从而提高自身素质，掌握从事图书馆创新发展的各种技能，使他们成为合格的知识和信息服务的工作者。只有这样才能促进档案馆事业的持续发展。

2.3人力资源管理有助于档案馆适应时代变化发展的需要知识经济时代的到来使档案馆面临着严峻的考验，用户知识和信息需求向多样化、个性化、专门化方向发展，致使档案馆一切工作的出发点和归宿转变为开展多种形式的知识和信息资源服务，极力满足用户的需求。档案馆将真正实行“以用户为中心”的新型服务理念，一切服务工作都将围绕用户的需求主动来开展，能否抓住用户将决定档案馆的发展命脉。把人力资源管理“以人为中心”的管理理念落实到档案馆的具体工作中，便要求档案馆以用户为根本，以用户为中心，研究用户的知识结构、知识信息的需求动向和他们需求的针对性、特色性，全面了解用户需求，并对此做出快速积极的反应，实现档案馆的真正价值。

2.4人力资源管理是保证档案馆其它资源得到充分利用的需要，除去人力资源这一首要的能动性要素外，文献、资金、设备、技术等其他资源特别是知识和信息资源能否得到用户充分利用、发挥其价值，以及档案馆的整体效益能否得到提高等，最终也都将取决于人力资源的开发与利用程度。有效的实施人力资源管理，能够促进人力资源和其他资源的充分结合，将极大地提高档案馆知识的利用率，从而产生极大的社会效益。

三、档案馆人力资源管理的有效模式

目前我国档案馆还没有统一的人力资源管理模式，从国内外现有的档案馆人力资源管理模式来看，大致有以下几种:

(1)以国家设立的标准准入制度作为人员管理的依据。如档案馆职业资格认证制度等。

(2)突出对专业对口部门服务的资格认证制度。如档案馆学科馆员制度等。

(3)各单位自行制订的符合自身实际的管理制度。如奖惩激励制度等。

(4)通过行政手段设立相关的档案馆人员编制政策来达到提高馆员素质的目的。如定岗定编等。

参考文献:

1.韩伟之、郑宇豪、金琦:档案馆理论与实践[M];北京;中国档案出版社，1990年

2.李龙燕;档案馆人员优化问题浅议[J].云南档案，2000(1)

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【关键词】交通运输；档案管理；存在问题；解决措施

交通运输业的档案管理是非常重要的，尤其是它不仅能够反映运输的经济运行能力，而且能为管理工作提供重要依据。但是，在具体工作中，档案管理是被经常忽视的，不被重视的，这就造成了档案工作质量下降，水平不高、人员素质得不到提升等问题，要解决好运输档案管理工作存在的问题是目前的当务之急。

一、交通运输业档案管理存在的问题

由于领导认识不足，管理人员相对较少，工作能力相对较差，而工作又相对较繁杂，所以出现很多不尽人意的地方：

1.对档案管理工作不重视。一些档案管理人员甚至包括少数领导干部在日常工作中，对档案工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案工作无足轻重，无关紧要，觉得档案工作是整理整理材料，存储存储数据，分分类，归归档，不能给单位创造直接的经济效益，只要不丢，不漏，可以应付外调就行了。在思想上存在轻视档案管理工作的误区，没有把这项工作列入全局工作日程，使档案资料的收集、整理被忽视。

2.档案室设施不齐全。档案管理有些必要的设备、用品、工具不健全，有的个别单位没有专用档案室，即使有档案室也是一些采光条件不好，空间狭小，潮湿的房间、内部设备不配套，不完善极容易造成档案材料霉变、虫蛀，影响档案的整洁、完整及使用。

3.档案管理不规范。没有档案管理机构就不能保证档案管理工作的顺利进行，建立良好的档案管理机构是档案管理工作的前提和保证。但是，在实际工作中，档案管理工作分工模糊，由非专业人员兼职，很多交通运输单位没有设置档案管理机构。

4.档案管理人员素质低。目前，在很多交通行业中缺乏档案管理专业人员，档案管理主要是由一些非专业人员来兼职。这些非专业人员没有经过专业技术的培养，缺乏档案管理知识，只是凭借主观臆断，照猫画虎，这使得整理出的档案个人因素明显，缺乏共性，档案质量受到影响。

二、加强档案管理工作的几点措施

1.加强组织领导，不断完善档案管理责任体系。档案管理要始终如一地严格执行上级的规定和要求，积极构建覆盖全面、责任明晰的档案管理体系。一是完善管理网络。要建立单位档案管理领导小组，配齐基层档案管理负责人和档案管理网络员，做到领导力量不弱化。二是落实具体责任。要将档案管理纳入运管部门总体工作规划及年度计划，明确档案管理工作目标，不断加大档案管理的检查考核和奖惩兑现力度，确保责任落实、工作到位。单位档案管理领导小组要不定期地听取档案工作人员的汇报，对档案收集、整理和利用情况进行检查，对查出的漏洞和问题，及时整改，保障档案工作健康发展。

2.加大宣传力度，不断增强全员档案管理意识。为了全面提高单位全体职工的档案资源意识，要对《档案法》进行宣传教育。一是强化档案重要作用宣传。通过申报档案利用成果、撰写档案管理论文等形式，强化档案重要作用的宣传，让全体职工充分认识到档案是单位的重要资源，对规范管理行为、挖掘管理潜力、提升管理效能、维护单位利益具有重要作用。二是强化档案基础知识教育。为了提高档案收集和归档效果，确保档案资料的完整有效，要对单位各相关业务科室网络员进行培训。通过组织学习、发放宣传资料、进行考试等形式，提高单位各相关科室网员的档案意识和工作能力。三是强化档案法律法规学习。要根据《档案法》的重点内容，采用发放宣传单、悬挂宣传标语、出黑板报等形式进行档案法律法规集中宣教活动，有效提高单位全体职工的档案意识和法律意识。

3.加强信息化建设，不断提高档案管理现代化水平。交通运输部门档案管理要实现信息化应做好以下三项工作：一是建立一个实用的档案信息网站。以网页的形式提供信息和服务相关的文件，文件信息在线咨询、搜索、电子文档、实时归档和直接访问的使用。二是加强电子文件的管理。这就要求档案管理人员必须对储存和处置工作中产生的大量电子文件进行指导。确保电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。三是做到档案信息的规范化、标准化。在进行档案管理信息化过程中，应该严格按照国家推荐的信息化管理标准，在实践中按照自身发展的需求和特点不断进行完善，制定出符合自身需要的管理标准体系。

4.加强培训、教育，不断提高档案管理人员素质。一是专业培训，提高档案管理人员的专业知识。只有掌握扎实的知识技能，专业的管理知识，才能在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中发现新情况，解决新问题。二是自我修养。在任何情况下运输部门的档案管理人员，都要坚持实事求是的原则，根据实际情况，尊重历史，恪尽职守，尽职尽责的记录历史的真实面貌。总而言之，道路运输行业的档案管理工作虽然还存在一些问题需要不断改进与完善，但是我们有理由相信，在行业主管部门的指导下，只要各级领导加强重视，档案管理工作一定能推陈出新、走出一条新路，为建设小康社会服务，为经济建设服务，为振兴道路运输事业服务。

参考文献：

[1]孙艳丽.档案信息网络化的问题[J].档案管理,1999(04).

[2]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地,2008(5).

[3]冯惠玲.电子文件时代新思维《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯,1998(06).

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[论文摘要]医院器械是医疗诊疗的现代化工具和保证医院正常运行的必要条件，我国的医疗器械管理还处于较为松散的方式，没有专门的设备管理人员、部门或机构。随着我国医院规范化管理工作的推进，医院器械现代化管理成为医院管理的一项重要内容，且正为越来越多的医院所共识。

随着科学技术与经济的不断发展，医疗器械在现代的诊疗活动中扮演着越来越重要的角色。医疗器械是创办医院的基本条件，医院设备的好坏，对诊断、治疗工作有着直接的关系。如果医院设备经常损坏，完好率很低，精度不可靠，结果可信度差，无法提供科学的数据，就会影响诊断、治疗和科研水平。医疗器械数量与质量增加的同时，器械的维修问题也日益显现。同时现阶段受维修水平偏低、维修技术手段落后、管理制度滞后等客观因素的影响，这种问题更加严重。本人从事这方面管理工作多年，对这方面的问题深有感触，在此谈些看法供参考，希望更好地为临床诊治工作提供服务。

1医疗器械维修管理的现状

1.1管理制度滞后

尽管目前医院管理制度已相对完善，然而医院医疗器械设备维修机构却成了医院管理的盲区,多数医院管理制度与现代医疗器械设备维修管理的要求不相适应。特别是有关机构人员组成、占医务人员总数的比例、学历要求、准入资格等在卫生政策制度中没有明确规定。还有在中小医院，维修部门在这里很容易被忽视，多数医院没有详尽的维修工作制度，维修人员分工不明确，他们什么都得修。也就是说维修人员什么器械都得会修，什么都不能精修。

1.2维修手段落后

尽管随意医疗器械设备的不断发展，部分医院的医疗器械设备维修条件有所改善。但这种改善与现代医疗器械设备的维护要求相差甚远，维修工具，检测手段仍是陈旧的。其原因是医院自身不愿意对维修机构的设备有更大的设人，因为这种投入的回报不是显著的，难有立竿见影的经济收益。同时据有关资料，在中小医院，从事维修工作的人员大多为中等以下学历，未受过高等教育，技能单一、知识面窄、技术水平提高慢，这也是制约中小医院医疗器械发展的重要因素。

1.3缺乏定期维修与忽视管理

实践证明，常用的医疗器械如果得不到有效地维修和定期保养，且不时有违规操作的现象发生，那么它们的使用寿命将大大缩短。同时繁重的医疗工作使护理人员忽视了医疗器械的管理。在医院，由于病员多护理人员少的矛盾长期存在，致使护士上班后只顾于应付繁重的护理工作，而无暇顾及其它。即使在工作过程中发现了某些器械管理中的不足，也因怕影响更重要的工作而不去及时纠正。交班时又忘记嘱咐接班护士，导致这些不足缺乏有效地管理。

医疗器械设备不仅仅是一种医疗服务手段，它的好坏还直接或间接影响着医院形象与声誉，也影响着医务人员情绪及行为。因此．医疗器械设备的维修不能理解为一般性的修修补补，维修人员需要有强烈的责任心、全心全意为医疗工作服务的思想品德。为此我们认为．医院医疗器械设备维修机构的建设与管理应把握如下原则：(1)提高工程技术人员的文化素养；

(2)培养具有敬业精神的工程技术人员；(3)建立并完善目标管理制度及相应运作规则。

2医疗器械维修的现代化管理的对策与方法

医疗器械设备是医院资产的核心部分，中小型医院设备总值则几千万元人民币，大型医院超过亿元人民币。必须加强对医院器械维修的现代化管理。

2.1制定医疗设备维修管理制度

首先建立医疗器械维修人员的准入制度，引入正确的竞争机制、充分调动维修人员的积极性，完善保养制度，做好维修人员的分工，划分责任，大型器械要有专门的维修人员负责日常的保养维修。同时管理制度应包括维修机构的组织管理、领导责任制、维修人员责任细则、维修设施管理、事故责任细则、维修设备档案管理、报废赔偿制度、人员考核及培训、维修经费保障管理等。必须加强对医院维修机构的领导与管理，发挥工程技术人员的作用，提高维修质量．降低维修成本。主管领导的工作职责应包括：组织制订或督促执行医疗器械设备维修管理制度．组织审查维修机构工作规划并监督实施．审批维修机构开支方案等。对工程技术人员合理分工，严格管理，使其全方位为临床医疗服务，最大限度地提高维修质量和速度。最大限度地延长医疗设备的使用时间。维修工程技术人员接听报修电话时做好电话记录，如报修设备、时间、病区、维修质量和工作量，这些也是发放奖金的依据，同时有利于领导进行宏观调控和监督，更为临床科室提供了方便，他们不需要考虑请谁来修理等这样的事情，只需打个电话就能解决问题。

2.2实行科学管理方法

医疗器械的维修是一项很复杂的工作，光有实践经验和脑力记忆是不够的，在掌握维修技术的同时，还必须借助于医疗器械的技术记载，设立技术档案，这对于大型精密仪器是必要的，否则会给维修工作带来很大困难。逐步建立医疗器械的状态库，这对设备故障诊断有着重要的参考价值。同时也要建立信息反馈系统，其方法是，收集整理现有资料分类存档，维修技术人员也应搜集资料存档，如：(1)检测仪器，(2)修理工具；(3)储存备件(4)经费使用；(5)维修记录，(6)故障分析；(7)维修计划；(8)维修信息等。所以，应当收集整理现有资料进行分类存档。有条件的单位可建立医疗器械维修管理微机系统，并组织计算机联网，扩大信息容量，满足维修管理工作的需要。一般来讲，医疗器械配件供应问题一直难以解决，这与仪器、零件不断更新有关，靠厂家供应有困难，维修站过了保修期维修费用昂贵。那么实现医疗器械维修备件储备社会化是必要的。

总之，在实际维修工作中，上述的维修对策和方法还是不够的，要根据实际仔细分析，灵活运用，有机结合。注意总结才能得心应手。

参考文献

[1]阐凤田．浅谈医院医疗设备的管理．医院管理论坛．2004，2(88)：39～40．

[2]毕光迎，李国胜．如何搞好医院设备管理．国际医药卫生导报．2003，1：108～111．

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[6]谢松城，徐伟伟．医疗设备管理与技术规范[M]．杭州：浙江大学出版社，20O4．

篇8

2004年是“十五”继续教育进入全面发展的一年，也是落实北京市和通州区教委“十五”继续教育工作意见的关键一年。这一年，我们紧紧抓住有利时机，积极开展各级各类的培训，教师培训工作抓出成绩、抓出实效，进一步推动了我区教师教育工作跨入新的发展时期。下面将2004年教学工作情况总结如下。

一、抓好全区参训教师的教学及教学组织工作

（一）、非学历教育

1．启动《教师职业道德修养》公共必修课培训

2004年根据市区教委关于启动公共必修课意见，我区组织了《教师职业道德修养》培训。由我校教育理论组教师承担面授、组织辅导工作。扎实、有效地做好《教师职业道德修养》的培训，通过讲授、发放材料、录制软盘等形式，完成全区7218人的培训任务。通过培训进一步提高了教师对职业道德的认识和师德水平有了进一步的提高。

2．继续教育面授专题培训

为了提高中小学各学科教师的专业知识和教学能力，我们组织全区4209人参加学科面授专题培训。 培训学科小学有语文、数学、科学教育、美术、体育；中学有数学、历史、地理、美术、体育、政治等，通过请专家、教授、特级教师、名师讲学，使教师对学科前沿知识、新的教育理念、教育方法有了深刻的认识，对教育教学工作起到了重要的指导作用。

3．信息技术应用培训

全区中小学教师共有800人报名参加培训， 通过学习，参训教师的信息技术与学科教学整合能力得到很大提高，并较好地应用所学知识制作教学课件等。

4．新课程改革培训

高中政治教师新课程培训班。共40人参加培训。培训目标：帮助高中政治教师深入理解高中政治课新课程标准，把握新课标的理念、结构和内容，从而提高了高中教师实施新课标的教学能力和水平，为实施新课标、新教材做好师资准备工作。

中学政治骨干教师新课程理论与实践研究研修班。聘请首都师范大学胡玉顺教授到我区担任本班指导教师。培训目标是新课程下教师角色转换的理论与实践的探讨。

中学地理骨干教师新课程理念下的教学方法研究研修班 。聘请区级教研员和教改实验区有经验的教师承担培训任务，采取理论与实践相结合的方法进行有针对性的培训。在进行理论学习的同时，带领学员到基层中学开展听课、评课等教研活动，收到了良好的培训效果。

区级骨干教师信息技术与学科教学整合研修班。共120名骨干教师参加，学习时间为80学时。通过对网络技术的学习，参训教师搜集信息、分析信息、处理信息的能力和制作课件的能力都得到了很大的提高。

5．继续教育专管员、信息员培训

共160名学员参加了培训。全区幼儿园、中小学、中等职业学校各单位信息员、专管员经过培训，加强了继续教育档案管理的规范化和系统化。

6．区级骨干教师培训

本学年主要对区校骨干教师进行教师职业道德修养培训：共502人参加培训。 对骨干教师进行教师职业道德修养的培训，进一步提高了骨干教师师德水平。并组织骨干教师结合工作实践又撰写了师德案例，区继教办已经对骨干教师上交的师德案例进行筛选，并组织专人将优秀案例编辑成册，拟出版《骨干教师师德论文集》。

7、新教师培训。为了提高新教师的培训质量，本学期修改了“十五”初期制定的新教师培训计划，更突出实效性、针对性。注重了对新教师的师德、教育教学技能、教学基本功的培训，收到了较好的教学效果。全区共有261名新教师参加李培训。

8、组织部分骨干教师参加“绿色耕耘行动计划”的培训：由北京教育学院组织实施的“绿色耕耘行动计划”培训项目，自2004年7月开始到今年年底，开展了集中培训、跟踪指导等一系列卓有成效的培训活动。本次培训形式灵活多样，内容丰富多彩，培训效果显著，深受学校领导和学员的欢迎。

（二）学历教育

在学历教育方面，从总的趋势看，参加培训的人员是在逐年减少，重点已转入非学历教育，但是学历教育的各项工作没有放松，特别是紧紧抓住考前辅导工作，提高新生录取率。2004年的专、本科考前辅导的应该说录取率在70%左右。由我校教师承担的语文、政治、英语辅导的科目，开始成绩是较高的，对提高录取率起到了较大的作用。

（四）校本培训

1．开展《教育热点问题研究》校本培训教材的培训

《教育热点问题研究》一书是我区“十五”继续教育自编教材，教材内容主要是突出先进教育理念的宣传，为加强教师自身修养、更好地适应新课程改革提供帮助。此教材成为了全区教师对新课程理念的学习、理解和领悟的重要参考资料。各学校都组织教师进行了认真的自学，并完成了每人3000字以上的学习体会，全区7218人参加培训。目前，教师通过学习撰写的心得体会等材料已陆续上交区继教办，由继教办组织教师进行成绩评定，并选出优秀文章给予荣誉奖励。

2、抓好中小学校本培训工作。今年6月份区教委人事科、区继续教育办公室对全区部分学校开展校本培训调研。通过听校长汇报，召开教师座谈会，查阅档案材料，交换意见等形式，较全面地掌握了各单位校本培训情况。通过校本培训调研，我们感到：校本培训是“十五”继续教育的重要培训形式。校本培训是受到各级领导重视，受到校长、教师欢迎的一种培训形式，应当广泛推行这种培训形式。但是，校本培训开展不均衡。表现在领导重视程度、教师的认识程度不均衡；学校硬件设施的利用率不均衡；师资队伍不均衡等影响了部分学校较好地开展校本培训。区教委人事科、继教办将调研情况上报教委后，教委认为有必要开展评选校本培训示范校活动，带动全区校本培训活动的广泛深入开展。在区教委的领导下，我们将调研与查看基层学校上报材料相结合，经过反复研究决定确定了13所中小学为校本培训示范校，确定1所园本培训示范园，通过帮教、帮训、手拉手等形式，发挥优质校的教师、管理人员、设备的辐射作用，带动一批薄弱校，提高教师教育教学能力和水平，提高我区学校办学整体水平，推动全区普教工作走上新台阶。

二、抓好学校校内的教学工作

（一）教师职业道德素质培训

根据北京市教委《关于加强“十五”期间中小学教师继续教育校本培训工作意见》和通州区教育委员会《关于中小学教师“十五”继续教育校本培训工作意见》，结合师资培训工作特点和我校实际情况，制定了“十五”期间我校校本培训工作意见及2004年校本培训内容的计划和具体安排。

今年10月学校召开教代会通过了《通州区第一教师进修学校校本培训工作意见》《通州区第一教师进修学校论文评审条件》《通州区第一教师进修学校优秀班主任评选条件》。与会代表充分认识了学校开展校本培训有利于提高学校教师自身政治、思想、道德素质，有利于发挥教师学习的主体作用，促进自身个性发展，有利于学校学习性组织的建设。并深深的感到开展校本培训是全面提高我校干部教师素质提高教师培训质量的重要条件。并决定于11月开始培训。本年度的培训重点：

（1）组织学习《教师职业道德修养》必修课教材，采取自学和辅导相结合的方式深入理解教材内容，并结合本职工作加强职业道德修养的提高。通过学习，教师深刻认识到，培训者必须不断提高素质，才能真正树立为基层服务的意识，才能为基层做好服务工作，才能保证培训质量。

（2）、加强对教师现代信息技术应用的培训，适应新课程改革和学习性社会的需要，提高教师终身学习的能力。组织40岁以下教师学习计算机基础知识——Authorware5.0培训50学时。并将考核与竞赛结合起来，激发教师学习积极性。

（3）、强化教师教科研意识，提高教师教科研能力和水平。开展专题论坛活动,主题是：“继续教育培训内容，培训模式，管理服务观念、手段、方法的探究”。在全校教师、教学管理人员中广泛开展“以师资培训为中心”，更新教育观念、管理服务观念的研讨活动，创造一个优质教学、优质管理、优质服务的进校形象。结合教师专业化和学校长远发展的需要，提高教师队伍整体素质，，培训科研型的教师队伍，以促进学校可持续发展。

(4)校本培训管理

学校校长是校本培训的第一责任人，建立校本培训领导小组，校长任组长，主管教学校长、主管教职工思想政治工作副校级干部任副组长，由师资培训科研办公室具体组织管理工作。学校为每位参训教师建立档案（一人一档），记入继续教育学分。并与评优、评先、晋职等挂钩。

(二)、培训者培训。

为把我校建设学习性组织，提高教师整体素质，学校组织起草了《通州区第一教师进修学校校本培训工作意见》,组织全体教师参加师德培训、计算机应用培训、继续教育科研课题论坛活动。教师积极性较高，学习兴趣较浓，效果明显。同时组织教师参与市区组织的各项培训。

1、北京教师培训中心组织的各学科培训者培训：

2、计算机教师参加因特未来教育培训和信息技术学科教学整合的培训；

3、推荐教师参加英语全国骨干教师、普通话新大纲、初中政治和语文骨干教师培训；

4、组织小学教师参加北京市小学数学、语文学科新课程课堂教学研讨活动等。

5、推荐和组织政治、地理、英语、化学、物理教师参加北京教育学院组织的“绿色耕耘行动计划”的培训，我校教师普遍反映受益匪浅，对提高培训者素质起了重要的作用。

通过培训，拓展了培训者的学科知识面，在教育教学能力和水平方面也有较大提高，为更好的开展我区教师培训奠定良好的师资基础。

（三）教育科学研究

1、根据《教师职业道德修养》“必修课” 的教学反馈、优秀案例评选、学分反馈等项培训工作，组织编写了 区骨干教师《师德案例选编》。

2、组织教师进行“教育热点问题研究”一书学习体会的评定学分工作，并将优秀论文编辑成册。

3、强化研究意识，开展研修活动。学科教师围绕“继续教育培训内容、培训模式探究”的主题，结合教学实际开展专题研究。本学年末，根据研究情况教师、教学管理人员撰写论文，学校组织论文评审，评选论文等级,学校给予奖励,并召开学年度继续教育教学、管理论坛会,组织编写“十五”继续教育论文集。

4、开展继续教育论坛活动。本学期论坛的主题是：“继续教育培训内容，培训模式，管理服务观念、手段、方法的探究”。在全校教师、教学管理人员中广泛开展“以师资培训为中心”，更新教育观念、管理服务观念的研讨活动，学期末共征集教育教学及教育教学管理论文25篇，评出一、二等奖，中奖率占50%。为创造一个优质教学、优质管理、优质服务的进校形象奠定了良好的基础。

5、坚持校内外调研制度。教师深入教学第一线，开展听课、评课、教学研究、专题研讨等活动，其中本学期教师听课共计380节，人均达到了20 节。把继续教育的教研、教学活动着眼点放在适应教师新课程需要、为基层教学服务上，深受基层中小学的欢迎。

6、发挥教学指导组作用。本学期教学指导组的任务：

组织新教师学科专业培训的开课汇报。共有13位教师讲述了本人授课的教学设计思路，会上大家畅所欲言，并就热点问题，难点问题进行了充分的讨论。与会的教师深深感到：这种开课汇报形式好，教师间相互取长补短，有利于本校教师整体素质的提高。

各教研组长组织本组教师开展教学观摩课、研究课、公开课活动；

组织继续教育论坛，制定教学论文评审条件，开展论文评审活动，为我校建成学习型、研究型组织出谋划策。

三、本学期教学效果

1、培训。

(1)本学期圆满的完成了学历教育、研究生课程班和继续教育的各项培训工作，得到基层学校、教师和联合办学单位的一致好评，培训效果好。

2、获奖。

（1）继续教育办公室和我校英语教师（张淑清）组织指导了我区部分小学英语教师参加“北京市远郊区县小学英语教师技能展示”大赛，并获得“最佳教学设计奖”，捧得奖杯和奖状。

（2）学历教育获得“北京市师范大学2004年函授教育先进单位”奖励。

（3）普通话水平测试获得“北京市普通话水平测试工作先进集体”荣誉称号。

3、教育教学研究成果。

（1）继续教育办公室组织部分我校教师参加编写的《骨干教师师德案例集》一书初稿审阅、编辑工作已经完成，待出版发行。

（2）学校校本培训领导小组组织了“现代信息技术培训”课件和继续教育论文评奖活动，获得一、二等奖教师的比例占参评教师总数的50%。

（3）参与北京市继续教育校本培训课题研究，我校承担的子课题《校本培训制度与管理研究》已取得中期成果——编辑出版了《校本培训管理制度汇编》初稿，发至全市教师进修院、校。

4、教师个人获奖、登载论文、参与教科研课题研究等

（1）刘志田撰写的《信息技术课的实践创新与课堂实践》获得通州区教育学会“创新教育与教育创新”征文一等奖。

（2）王金华撰写的《激发思想政治课学习兴趣的方法研究》获得通州区教育学会“创新教育与教育创新”征文二等奖。

（3）明纪英撰写的《应用讨论法引导新教师进行讨论式教学》一文在全国中小学计算机教育研究中心指定刊物“信息技术教育” 第六期登载；并指导我区两位新教师孙雪涛、赵云撰写了 《心路》《我的教学生活》论文， 在“信息技术教育” 第九期登载。

（4）张振松撰写的《加强组织管理，切实抓好小学英语教师培训工作》发表在《北京市中小学中等职业学校教师继续教育信息》刊物上。

（5）政治学科郭淑琴、王金华参与了北京市高中教师《生活价值观》课题研究，成为该课题组成员。

（6）王学一被北京教育学院聘请为北京市“义务教育新课程教学资源库”项目专家。

（7）崔静平获得通州区教育系统名师称号。

五、2004年师训工作特点

1、层次多，任务重。2004年是“十五”继续教育的关键的一年，凡是“十五”期间开展的各项培训今年全部启动，包括提高学历层次的培训、三门必修课培训、各学科骨干教师的培训、小学、初中、高中的新课程培训、信息技术培训、校本培训等。同时参加培训的人员多，全区7000多人都要参加不同层次的培训，培训任务相当繁重。

3、培训的机构多。北京教育大会召开以后，教师参加继续教育受到了高度重视，与师资培训有关的大学、学院、教研部门等纷纷参与教师的培训，我区现在与北京师范大学、首都师范大学、北京教育学院、教师培训学院和继续教育学院等高校联合办学，充分发挥高校的资源优势，提高我区教师的水平。

4、培训的要求高。为了适应新课改的要求和教师本人的需求，对“十五”继续教育的培训内容和形式都提出了很高的要求。从过去教师一人在课堂上讲授逐步扩展到学员上讲台，师生互动，开展教学实践，带着问题进行培训等，突出继续教育的实效性、针对性。今年我区针对教师的需求开展了不同层次的培训班。有高研班、研修班、新课程培训班、骨干班、专业课专题培训班、学历班、研究生课程班等。聘请了大学教授、教育专家、特级教师、学科带头人、中小学骨干教师等，登上继续教育讲台指导我区教师的培训，收到了较好的效果。

5、培训难度大。一是时间已过半任务却没有过半，逼人紧；二是教师培训大楼建设期间，需要的教学设备不能完全满足，硬件条件差；在此基础上要完成培训任务，难度较大。但是，在区教委和各基层学校的大力支持下，在我校干部教师的共同努力下，2004年的培训任务完成了，这使各方共同努力的结果，再此表示深深地感谢。

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关键词：食品实验室 质量管理体系 文件控制

中图分类号：F253.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）10（b）-0181-02

文件控制是为了保证每一个人拥有最新、有效的版本。作为一个多部门、多人员、多设施等组成的有机体，食品实验室在样品受理、样品检测、出具报告书整个过程中，应严格按照管理体系文件从事每一项实验活动。它是实验室开展检测业务、实施质量活动和确保质量管理体系运行的依据。如何做好文件控制工作，以保证管理体系文件现行有效，是必须高度重视的问题。为此，食品实验室应当充分识别质量体系的所有过程，分析每个过程的输入、输出、所需资源及相关活动，以文件化的形式进行管理，推动质量体系的持续改进。基于上述背景，本文就食品实验室质量管理体系文件控制问题做一点初浅的探讨。

1 食品实验室质量管理体系文件概述

1.1　体系文件的分类与层次

食品实验室质量管理体系文件的分类：食品实验室质量管理体系中的文件按性质可分为：质量文件、技术文件和行政法规文件。按文件内容可分为：形成文件的质量方针和质量目标的质量手册、按标准要求形成的程序文件、为确保检测工作顺利进行所需的管理性文件、作业指导书及外来文件。按受控状态可分为：受控文件和非受控文件。受控文件由文件管理部门提出，实验室主任批准。受控文件应注明文件编号和分发号。而非受控文件只有文件编号。

食品实验室质量管理体系文件的层次：食品实验室质量管理体系文件可分为质量手册、程序文件、作业指导书和记录四个层次。其中，质量手册规定了质量方针、目标、描述组织机构，体系要素要求和职责、职能分配的管理体系的纲领性文件。程序文件是质量的手册的支持性文件，是质量手册原则性要求的展开与细化。作业指导书是某个具体作业的指导文件。记录是阐明所取得结果或提供所完成活动证据的文件。

1.2　体系文件控制的内容及要求

食品实验室质量管理体系文件控制的内容包括：文件的起草、审核、批准和，确保其充分性；文件的发放控制；文件的使用控制，确保清晰和易于识别；文件的评审、修订、更改、再评审、更换控制；作废文件的回收、存档；外来文件的识别和分发。其控制的要求包括：（1）清晰、易于标识和检索。有效文件的标识应且有唯一性，即文件编号、版次号、修改码应齐全。同时，根据需要还可加“作废”、“临时”、“外来”等印记。（2）文件应加盖受控章和编制受控号，受控号是文件的唯一性编号。为了便于检索，应进行文件分类并编制索引，确保外来文件得到识别和控制，防止误用过期失效或作废的标准。（3）文件的识别确认、编审、印制、发放、使用、变更、回收、作废、销毁均应严格按文件控制要求进行，防止误用和未经授权的使用的。

2 食品实验室质量管理体系文件的要求

2.1　文件的编写规则

食品实验室质量管理体系中质量手册应由实验室主管根据质量方针、质量目标、准则和其他法律法规的相关规定组织质量手册等重要体系文件的编写，程序文件由相关部门的负责人编写，作业指导书和记录由熟悉试验项目的工作人员编写。编写前必须进行充分的培训。同时，所有质量管理体系文件必须有实验室名称、文件标题、文件编号、生效日期、起草人、审批人的描述。质量手册、质量程序文件及部分支持性文件必须有版本号或编制年号。

2.2　文件的审核和批准

众所周知，文件正式开始运行前，应得到食品实验室主管或有关授权人员的批准。首先，质量负责人根据审核和评审结果、法律法规变更，以及实验室内外部环境改变的需要，适时提出质量手册的相关内容修订，以保证手册的适用和现行有效。其次，质量负责人组织技术、业务、检测人员对质量手册进行审核，报实验室主任批准后实施。最后，根据实验室工作的需要组织起草实验室对外行文，经实验室主任审核批准，综合业务室按照规定的范围和要求发送并将原件存档。

2.3　文件的发放和使用

食品实验室要根据工作需要确定文件的发放范围、数量进行发放，并填写文件发放与回收记录。要确保在相应场所，都应有现行的、经过授权的文件版本。每份文件的批准页面加盖“受控”印章后发行。（1）实验室内使用的各受控文件在发放时由综合业务室在封面编制分发号和加盖“受控”印章。实验室内部不得使用非受控文件。（2）需使用文件的人员未领到文件时，不得随意用他人的文件复印，应填写《文件发放/领用审批表》，经本部门负责人同意，质量负责人批准，在文件管理员处办理领用手续。

2.4　文件的评审与修改

食品实验室质量管理体系文件有效性的评审：（1）文件应定期进行评审。一般情况在内部审核和管理评审时进行，评审的内容为文件的适宜性和充分性，是否需要更新。（2）特殊情况可随时进行评审与修改。在文件实施过程中，由于内、外部环境发生变化，如组织结构、工作流程、法律法规等发生改变时，需对原文件进行评审。（3）质量负责人应定期组织文件的有效性评审，各部门借阅和平时使用情况提出意见，必要时按规定实施修改。

食品实验室质量管理体系文件的修改：（1）文件需要更改时，应由文件的使用或原编制部门提出，并填写《文件修订申报审批表》，说明更改原因和更改内容，经主管领导审核后进行修改。（2）文件的修改由综合业务室负责通知文件的使用部门。使用部门接到修改文件的通知后，应将修改前的文件交文件管理员进行换页或手写修改。（3）文件修改过多或文件不适合体系要求，应对体系文件进行更换。如果体系文件，已不适应实验室管理要求，应考虑对文件进行换版。对换版后的新文件必须重新发放登记。

2.5　文件的作废与销毁

食品实验室质量管理体系文件的作废与销毁：（1）文件破损、模糊影响使用时，使用人可到资料管理员处办理更换手续。新文件的分发号沿用原文件分发号，原件由资料管理员负责销毁。（2）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件修订/复制/丢失/销毁申报审批表》，编制人核准后报最高管理者或其授权人批准销毁。（3）实验室从法律或知识出发要保留已作废的文件，需经主管批准，并加以明确标识，除加注“作废”标识外，还应加盖“保留参考”或“历史档案”标识作为档案适当保管。

3 食品实验室质量管理体系文件控制的方法

3.1　文件目录

在文件目录控制方面，食品实验室质量管理体系应建立一个文件控制清，用于标识文件现行版本的状态，并可随时得到它。文件清单就是指各类文件目录，这个目录应标明现行有效版本的版次、修改码。用某个文件与目录加以比较，就可鉴别出是否有效版本。如果没有文件清单，则应建立一个相应的文件控制程序。

3.2　文件发放

在文件发放控制方面，对食品实验室质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所，均应得到相关文件的有效版本。这就要求制定一个各类文件的发放规定，以明确哪些部门应该得到此类文件。然后，应按规定发放，并留下发放记录。同时，应当注意文件不宜滥发，只发给“需要使用者”，而不发给“想要得到者”，这样做不仅可节约纸张，而且能使效版本的跟踪管理工作量最小化。

3.3　文件回收

在文件回收控制方面，食品实验室质量管理体系应从所有发放和使用文件的场所，及时撤出作废文件。最稳妥的办法是将全部作废文件收回。但这有时有些困难，工作量很大。因此，允许采用其他方式进行控制，只要能确保不发生识用即可。同时，有的食品实验室分布在国内各地，实难做到全部文件收回，但是要确保文件修改通知单或换版的新文件能送达，在异地按到换版文件或通知单后能及时加以修订即可。

3.4　作废文件标识

在文件作废控制方面，为了适应法律要求和积累知识所保留的任何已作废的文件，均应加以标识。无论文件是保留在档案室、职能部门或使用者个人手中，都应标识，加上诸如“作废”或“参考”等标志。所有发给实验室人员的质量体系文件，在之前均需由授权人员审核并批准使用。需建立总目录或相应的文件控制程序，以标明现行修改状态和质量体系内的文件情况，并应随时可得，以避免使用失效或作废文件。

3.5　外来文件的控制

在外来文件控制方面，食品实验室质量管理体系外来文件包括各种标准、顾客提供的资料由文件管理员收集登记，实验室主任批准后按发放程序控制发放。外来文件由资料管理员适时向有关部门查询版本的有效性，及时更换有效版本。同时，实验室技术主管负责定期检查实验室使用的有关国际标准、国家标准、行业标准等外来文件是否为有效版本，版本变更时应及时通知使用部门并重新发放，同时收回失效文件。

4 结语

总之，食品实验室是以质量管理、卫生的有效性进行评价为目的，进行检测、鉴定或描述食品安全的实验室。食品实验室可以提供其检查范围内的咨询性和技术，包括结果解释和为进一步适当检查提供建议以及相应的措施。随着我国现代化建设各项工作的法制化、规范化、科学化进程的加速发展，食品实验室的质量管理工作也在发生着巨大的变化，规范化、标准化、体系化的质量管理理念，方法正逐渐渗透到食品实验室管理工作的方方面面。此外，当文件较复杂、涉及部门多以及企业规模较大时，宜将审核和批准的职责分离开来，由不同的责任者完成，这样做有利于保证文件的正确性和适用性。

参考文献

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