数字档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇数字档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1基于管理能力和技术水平的人为风险

除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。

1.2基于自然灾害的档案数据风险

对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。

2数字档案安全管理策略

2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制

首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加强数字档案管理的人力资源建设

要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。

2.3采用安全有效的技术手段与措施

2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。

3结语

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电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。

二、电子档案的存储与备份

电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。

三、电子档案的检索和利用

我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。

四、结语

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转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

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（一）资金投入少。

国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。

城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。

城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二、城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

（一）打造规范的管理体系。

在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。

（二）加强基础设施建设。

城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。

（三）培养专业的复合型人才队伍。

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一、加强我国城市照明设施档案管理的重要性

在现阶段对于城市照明设施的管理仍停留在传统的管理模式下，没有突出的管理方式，在档案管理方面还只是依靠传统的笔记本记账的模式进行管理，这就在很大程度上制约了城市照明设施档案管理的发展态势。由于工作人员对档案管理意识缺乏，也就会导致对档案材料的重要性认识不足。一旦发生照明设施的维修或是换新等档案发生变动的时候，就没有很好的依据进行最基本的底层技术支撑工作。对城市的照明设施建立档案管理具有十分重要的特性，这不仅能够满足管理在城市建设过程中对于物资的储备工作有一个基础的数字观念上的认识，知道哪些设施已经在现阶段的城市化建设中起到了积极的作用。同时，由于照明设施种类很多，每一种设施都有自己独特的用处，这就使得设施的档案管理显得尤为重要，通过建立一个数字化的管理策略，就能够及时知道哪些设施需要检修，哪些设施还要进一步加强购置等，这样对于施工人员而言也是一种极大的便利。

二、数字化管理档案的特点

目前，国家档案管理部门推荐开展数字化方式进行档案管理，其中城市照明设施档案已经全面开展数字化管理，纸质等载体存储的传统方式已经逐渐被取代。下面将简要分析数字化档案管理的特点：

（一）数字化收集档案

与传统的纸质收集档案不同，数字化收集是通过计算机系统与网络二者结合完成收集工作。收集档案的工作人员仅需要通过计算机系统将本部门的档案汇集成电子文件，然后利用网络将电子文件存储于档案室内。利用数字化方法收集档案资料可以确保资料的正确性，同时更加的完整和真实。

（二）数字化保管档案

利用计算机系统与网络对档案进行收集以后，档案资料的保管方式也发生了改变，传统的保管是将纸质的档案资料存储于柜子之中。数字化保管是利用光碟、磁盘以及数字存储器等，由此可见保存资料的空间发生了巨大转变。不但节约了翻阅时间，同时也控制了纸张浪费的情况。

（三）数字化档案管理的利用

在使用数字化管理的档案时，不会受到地域与时间的限制，查看档案的人员在权限允许的范围内可以快速地查阅到所需资料，节省了大量的时间。

三、我国城市照明设施档案管理存在的问题

虽然我国现阶段已经意识到对于城市照明设施需要建立相应的档案管理，但是，在现阶段的管理中依旧存在很多问题，这也是制约着我国城市照明事业发展的重要原因。因此，尽早发现照明设施档案管理中存在的问题是当务之急。

（一）缺乏原始性

在城市照明设施档案过程中缺乏原始性。档案的收集管理者普遍认为只有在照明设施遇到了问题时才需要对其进行相应的记录，并且在档案收集的过程中，还没有真切地将档案管理工作认定为是促进城市照明事业发展的重要举措。这就会导致在照明设施管理过程中缺乏统一的管理制度，没有形成规范的管理体制。

（二）缺少专业的管理人员

对于城市照明设施由于其具有相当专业的专业性导致城市照明设施不能简单地进行数字上的标记，而是要认真地对照明设施进行相应的分类。通过准确的分类才能更加精准地知道哪些设施需要定期维护，哪些设施由于使用年限的原因需要进行更新换代等，这些都是要有专业的管理人员进行精确的管理，而不是只依靠几位专业程度不高的人员草草了事，就算进行管理了。

（三）管理形式太落后

对于城市照明设施的管理现在还没有形成专业的管理体制，只是依靠人工进行管理，这在很大程度上制约了城市照明设施的未来发展。此外，由于管理形式太落后，没有现代的管理手段介入，从而导致管理过程太趋于形式化而没有真正了解建立管理体制的内涵。

四、增强城市照明设施档案数字化管理的举措

对于城市照明设施通过建立数字化管理体系，能够精确地知道哪些路段的哪些照明设施需要进行更新，同时还能十分便捷地知道哪里的照明设施备受市民喜爱，受到良好的好评，可以给其他省市提供参考意见。因此，通过对我国城市照明设施进行数字化管理就能在很多方面解决以前在城市化照明设施档案管理中的弊端。

（一）从源头抓起

通过建立照明设施从生产场地出厂后就能够及时跟踪照明设施的去向，同时知道照明设施在哪些地区哪条街道进行使用。这样就能从一个源头知道照明设施的未来动向，就可以从一个完整的角度分析照明设施的整个生命周期的动态，这样就能很好地确认照明设施是否已经被淘汰，是否需要加强管理，以促进其能更好地发挥应有的作用。

（二）专人专管

通过培训专业人员对城市照明设施建立专业的档案管理机制，就可以确保在整个管理周期内照明设施的去向是明确的。同时，由于有专业的人员对城市照明设施进行专业的管理，一旦遇到管理过程中出现的问题就可以保证检修人员能够及时到达故障发生的地点进行专业的施工检修工作。这就能够保证城市照明设施在最大限度上发挥已有的优势。

（三）提高管理效率

通过建立数字化档案管理可以使得整个管理过程更加高效可控，可以足不出户就能实时掌握全程的照明设施的工作动态，不管是正在工作的还是已经停止工作需要检修的都能够在一个系统中及时发现，并且通过应急预案的发出，就可以知道在最近的检修队是哪支，通过及时调度就可以对需要检修的设备进行检修，这样就能保证全程的照明设施都能在既定的工作范围充分发挥工作能力，更好地为城市服务。城市照明设施的档案管理俨然已经开始转向数字化管理的大趋势，不再仅仅依靠人力，由于人力管理十分耗费时间，同时对于设备的更换、维修等等方面对会有不同程度的影响。采用数字化管理后就能保证对城市照明设施的管理更加便捷，不会受到周围外界因素的影响，在未来的发展上也能更加重视数字化管理，对于人们的生活也是极大的便利，应该受到国家和有关部门的极大重视，提高管理质量，促进城市照明管理向着更加和谐的方向发展。

作者:牟晓峰 单位: 山东省烟台市市政养护管理处

参考文献：

[1]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务，2015（24）：34.

[2]陈慧.工程档案管理中常见问题及措施探究[J].四川水泥，2016（8）：34-35.

[3]丁静.高校档案数字化外包中应明确的若干问题[J].浙江档案，2016（9）：23-24.

[4]王文学.信息化技术让档案“活起来”[J].中国档案，2016（10）：55.

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1.1减轻了历史档案的损伤我国农业科研工作起步较早，农业科研档案的保存工作也同时起步，因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史，有的档案储存时间已有50~60a，纸张的质量与字迹都已经发生了改变，每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏，但是又不能一味追求保存而不参与借阅，致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用，在一定程度上减轻了对历史档案的损伤，将档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，既提高了查阅速度，又避免了对非目标文件的翻阅，在一定程度上保护了档案。

1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。

2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。

2.2加大投入力度，配备相应的硬件设施传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在，需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理，才能生成数据库资源进行储备，最终实现档案的数字化管理。因此，现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备，并对老化的设备进行更换，充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度，直接反映出对此项工作的重视程度，这就需要农业单位的重视，作为一项系统工作来抓。

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关键词：档案管理;数字化;管理

档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。

1档案管理数字化的可行性分析

1.1档案管理的现状分析

1.1.1管理制度的调查与分析

实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。

1.1.2硬件方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。

1.1.3技术方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。

1.1.4人才方而的调查与分析

档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。

1.2档案管理数字化的实施目标

通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。

1.3档案管理数字化的实施要素

在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。

1.4档案管理数字化建设的保障系统

档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。

2传统人事档案管理的缺点讨论

2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题

我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。

2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题

现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。

2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题

过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等；但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。

3人事档案管理问题的应对策略

3.1对传统的人事档案管理制度进行改革

我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。

3.2尽快转变人事档案内容管理的方式

由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。

4提高对人事档案信息资源的整合

社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。（1）人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。（2）人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。（3）提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。

5结束语

随着科技的不断发展，人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变，档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况，档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势，通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化，适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路，在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析，在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案，确保数字化的顺利实现。

作者:孙艳艳 单位:烟台市环境卫生管理处

参考文献：

[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(05).

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关键词：办公自动化；文书档案；管理；建议

中图分类号：G271文献标识码： A

文书档案管理工作主要是收集、整理和保存文档资料，所涉及的资料信息非常广泛，如果缺乏有效的管理将会无法保证档案的完整性、准确性，影响到文档的使用价值。社会的发展与进步，促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。

一、传统文书档案管理中存在的问题

文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：

（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性

在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。

（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存

在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。

（三）传统模式下的文档管理的复杂化

在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。

二、办公自动化环境下文书档案管理的优势

随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。

（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强

在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。

（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存

在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。

（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；

传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量，减少时间和空间，以便于使用。

文书档案的管理也具有一定的保密性，在办公自动化环境中可以设定一定的局域来访问使用某些方面文档的资料，从而来加强其保密性质。因为工具的方便，也使文档的查阅变得简单而快捷，甚至可以通过一些模糊查询就可以搜到想要查阅的文档信息。

三、做好办公自动化环境下文书档案管理的建议

（一）规范体制，统一标准

要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准保证不同类型的子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

（二）制定相应的档案管理法律

档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。相关电子档案法的制定符合国家依法治国的理念，对于档案电子化管理的发展有着非常重要的价值。

四、结语

伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公自动化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。

参考文献：

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用.[J].黑龙江档案.2011，（12）