档案保管范文

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Abstract： Based on the result of theoretical research about post-keeping in archives field at home and abroad, this paper interprets the archives keeping and the archives post-keeping and presents the broad and narrow sense of archives keeping; on the basis of analyzing the connotation of archives keeping and archives post-keeping, this paper innovatively summarizes the characteristic of archives keeping model and archives post-keeping model. Finally, the author believes that the archives post-keeping model inevitably takes the place of archives keeping model.

关键词： 档案保管；档案后保管；模式；特征

Key words： archives keeping; archives post-keeping; model; characteristic

中图分类号：G27 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）04-0327-02

1档案保管模式与档案后保管模式的解读

1.1 档案保管模式的内涵档案保管的概念有狭义和广义之分，狭义的档案保管指的就是档案管理工作六大环节（即档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用）当中具体的保管工作；而广义的档案保管指的是在社会上以及在档案工作中，泛称的档案日常管理工作。

在本文中笔者所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的，即：泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前，我们先来了解一下“模式”的定义，所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”（出自：《现代汉语词典》）。根据“模式”的定义，笔者认为，档案保管模式是可以这样理解的，即：“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”的原则，对国家全部档案，必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同，所以出现了不同的档案机构，其中包括公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室）；档案行政管理机构（各级档案局、处等）；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所）。不同的档案保管机构，虽然形成了档案保管模式的多元化，但保管对象都是一致的，在电子文件出现之前主要保管的是档案实体，档案实体是指各种档案材料本身，它是由档案内容和载体两部分构成的。

1.2 档案后保管模式的内涵所谓的“后保管模式”就是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的，此处指的“后”并不是通常意义上所说的那种“后”，即:“落后”于某事物，而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态，换句话说，永远之“后”的后现代主义，就是永远在一切现有事物之“前”。这样，后现代主义以其“后”的优越地位，永远居“前”。从这个意义上说，“后保管”概念是对“保管”概念的超越。“过程代替结果，动态代替静止，结构代替内容，时空的回溯性代替孤立性”――这正是分析、理解科学、社会组织和经济活动时，以特里・库克为代表的后现代档案学者所高喊的口号。总的来说，后现代主义思潮的基调是讽刺，立场是怀疑，精神实质在于“解构”，对传统理论的否定、颠覆和再认识，这一点也切合了面对电子文件对档案界的挑战、档案学自身的变革。它提醒档案学者要经常对体现优势的思想进行思考，根据环境的变化发展新思维。至于具体到这一思潮对档案学到底产生了多大影响，确实难以量化，但有学者已经明确指出：“这一思潮对于西方档案界冲破过去的思维定势，使自己从外在的控制中解放出来，从集体的共识的污染中超脱出来，吸纳其他领域思想成果的启蒙作用是不可低估的。”因此，我们说至少“后保管”之“后”受到“后现代”之“后”的启蒙是确定无疑的。

2档案保管模式与档案后保管模式的特征

2.1 档案保管模式的特征

2.1.1 文件和档案管理的分阶段性文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录，首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用，是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束，文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后，绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用，只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值，成为非现行文件，具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此，文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致了文件的阶段划分。

2.1.2 文件来源的唯一性在档案保管时期，保管的档案都是以实体档案为主，因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物，在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系，诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系，因为只有在明确档案形成者的前提下，揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义，才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系，其他联系的科学性就无法保证。

2.2 档案后保管模式的特征

2.2.1 文件与档案的不可分离性电子文件的产生，使文档一体化管理真正成为可能。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案保管把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、输到归档、鉴定、整理、保管以及再利用，均可以通过电脑网络进行，即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。如果仍沿用过去的文件与档案两段管理方式，不仅割断另外两项工作的内在联系，而且有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷，进化论在理论上还是在实践中都是难以成立的。

2.2.2 电子文件来源的不唯一性计算机与远程通讯手段的结合，关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现，使得不同机构使用共同的数据和共同参与形成一批数据不仅成为可能，而且成为日益增多的事实。突破了一个实体机关与文件群体惟一对应的传统档案保管模式。这样一来，档案数据往往源于各种不同结构组织体，单一来源的概念发生了改变。运用传统的机构来源概念来解释电子时代的档案实践很可能就会有力不从心之感。

3档案后保管模式代替档案保管模式的必然性阐释

在知识经济时代，档案后保管模式是一定要取代档案保管模式的，因为，基于笔者以上的分析论述，从理论解释来看，如果说电子文件只是一种在本质上与传统纸质文件相同的载体，它与传统档案文件的差异只不过在于记录形式，那么档案工作势必会沿着原有的轨迹和思路继续下去。但事实上，面对电子文件及其管理，原有档案学基础理论很快暴露出其理论逻辑起点局限性，对文件运动过程中的阶段性划分并不适应电子文件的管理特点，电子文件是会实时变化的。由此，以文件生命周期理论为基本框架形成的原有档案学基础理论受到了全面的冲击，所以，传统的档案保管模式已经过时，必然进入了档案学“后保管时代”研究时期。它是将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注，它是一种以来源为中心，以知识为中心的管理。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管，因此称为“后保管模式”。

后保管模式的基本信条就是：作为档案专业人员，如果要在电子文件管理领域中扮演合适的角色，从根本上不能再把自己看作物理实体的看守者。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。正如澳大利亚档案馆堪培拉分部档案员格雷戈・欧塞尔（Grego’Shea）在《电子文件的保管》一书引言中写道：“这种策略是由档案成分变更带来的对传统方式的一种偏离，同时也该认识到，在电子时代，实体保管不再是保管策略的核心要素。对电子文件而言，所必须要做的是，被识别、被控制及易捕获，使其尽可能长期地对政府和社会发挥价值。”

后保管模式的基本内容由三部分构成：第一，新来源观，特里・库克认为在“电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、提供利用。”第二，宏观鉴定，档案鉴定既需要反映档案价值，同时也要有实践意义、实用性，并体现效益原则。因此对电子文件要求进行宏观鉴定。第三，知识服务是“后保管模式”的目的，档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。

参考文献：

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关键词：档案；保管；整理

在档案管理工作中，做好档案的整理与保管工作有着非常重要的意义，我们要在日常工作中以档案管理原则为基础，更好地提高档案管理工作的科学性。为了使得档案管理工作做得更好，我们要尽量做好档案的保管与整理工作的创新，从而使得档案管理工作更加顺应时代的发展，更好地提高档案信息的利用率。

一、做好档案整理与保管工作创新性的重要意义

档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。因此，在进行这两项工作的过程中，工作人员应该充分考虑到时展的需要，找到传统管理方式的弊端和不足之处，对工作方式进行创新，提升工作效率。

（1）在管理工作中应用先进的技术

现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到档案的整理和保管当中。先进技术和档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。另外，工作人员在对档案进行管理的过程中，首先需要按照档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。

（2）现代化的档案整理手段应该备受关注

现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，档案管理工作中应该充分利用计算机技术。主要是在应用这一技术之后，档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。

二、如何做好档案的整理工作

对于企事业单位来说，档案对单位的发展起到一个监督的作用。但是目前，在一些单位发展中，并没有健全的文化管理制度，而档案工作也并不规范，档案整理工作也并没有专人来负责。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。因此，要做好档案管理整理工作，那么就要加强对档案管理工作的重视，加强对档案整理工作制度的建立。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。

在对档案进行整理时，要注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。另外，要注意在整理过程中对上下级文件之间密切联系的把握。一般在进行档案整理时，要把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。 同时，进行档案整理时，要注意对档案的保管期限，一般对于需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

三、如何做好档案的信息保管工作

对档案信息的保管工作，我们可以利用计算机来进行辅助，对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理，同时也可以对特定的文件进行单独的处理。编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

总之，我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中，科学技术每天都在不断地进步与更新，档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分，它对历史发展起着重要的记载作用，同时，档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。近年来，随着我国改革开放的继续深入与发展，如何更好地提高档案管理水平，更加及时、准确、完整地提供档案信息，从而更好地满足社会的发展，成为我们所要积极面对的一个新问题。

参考文献：

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一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系

众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。

二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素

鉴定标准是人们在鉴定活动中应用于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是档案工作人员在长期的理论研究和实践工作中总结出来的历史性结论。因此，它是随着社会的发展而不断完善的，它的内容是客观的。长期以来，国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究，并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展，档案数量的急剧增长，保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心，这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时，考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论，这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在50年代，谢伦伯格就认为，任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕竟是有限的。因此，美国档案学者菲利普·鲍尔提出：“价值一定要同费用放在一起权衡”。他指出：“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。”②在国内，有许多档案学者也提出了同样的观点。《档案工作基本知识》、《档案管理学基础》的作者陈兆??、和宝荣教授根据实际工作的经验教训提出了必须研究保存效益的观点。冯惠玲教授亦认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”③

由此看来，保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素，它体现了档案保管必须注重效益的指导思想，这是一种客观必然要求所致。但有人认为，保管费用作为鉴定的系数之一，会影响鉴定工作的客观性，使鉴定标准受到经济市场的影响。其实，鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾，这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益问题，包括社会效益和经济效益两部分。其中，社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现，所以，要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素，来作为衡量的客观标准，这不但不会影响鉴定工作的客观性，相反，它是确定档案保管价值的最客观的标准，它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展中国家而言，用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然，而且具有很大的现实意义。认识到这一点，对档案鉴定理论是一种丰富，同时，对目前经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。

档案鉴定标准是档案鉴定工作的关键环节，而明确影响鉴定标准的因素是正确制定鉴定标准，作好鉴定工作的重要依据和出发点。长期以来，我国对影响档案鉴定标准的因素研究颇深，例如：文件的内容、文件的来源以及社会需求等方面都已达成共识，但保管费用因素却是近些年来才提到的，并且随着市场经济的发展它在档案鉴定诸因素中的地位愈来愈重要，重视和加强对保管费用因素的研究有着重要的意义。

一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系

众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。

二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素

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关键词：科技档案；保管条件；保管方法；保密工作

科技档案工作的目的就是以不同的方式推进科技档案的充分利用，以使科技档案在社会主义建设中能实现良好的社会效益与经济效益。因此，如何将科技档案的作用充分地发挥出来，充分体现其价值，满足社会主义建设的需求，就成为了现代科技档案保管的重点。作为企业的核心机密，科技档案也是企业核心价值及其竞争力的体现，同时也是企业在激烈的市场竞争中利于不败之地的基础。企业在科技档案保管的过程中，一旦出现档案外泄，就会对企业在发展中造成极大的影响。因此，企业在科技档案的保管过程中，不仅要重视保管的条件与方法，还要重视保管的保密工作，以保证科技档案的完整与安全。

1 科技档案的保管条件及防护

1.1 科技档案的保管条件

在科技档案的保管条件中，主要包括以下几点：（1） 库房。库房是科技档案存放的重要场所，也是科技档案保管的关键条件。而科技档案的保管库房必须要具备以下要求：坚固安全、防污染、防高温、防潮湿及防虫鼠等。因此库房的选择应在干燥的楼层，不可选择顶层、平房及地下室作为库房；同时要远离民用住宅，附近不可出现易燃易爆物及污染源等；且库房的门窗要坚固、封闭，并与办公室、晒图室等分开；最后，还要求库房中必须要安装空调、去湿机等设备。（2） 装具。装具也就是科技档案进行存放的柜、架、箱、盒，主要包括金属装具与木制装具，而金属装具更有利于防潮、防火及防虫等，因此在实际的科技档案保管中，通常以金属装具为主。（3） 保护设备。在现代科技档案的保护设备中，通常是指具有固定资产性质配置于科技档案库房及相关业务用房中的技术设备。而在现代科技档案中保管技术设备中，主要包括空调、去湿机、防火报警器、红外线报警器、缩微设备、安伞监控设备、加湿器及灭火器等。

1.2 科技档案保管的防护措施

在现代科技档案的保管中，为了保证档案的安全，必须要做好以下几种防护措施：（1） 防火。在科技档案保管的库房中，必须要做好防火工作，也就要求要配备充足的消防器材，如消防栓、灭火器、砂箱等，并且在库房中要张贴禁烟、防火等安全告示牌，另外在较高的库房中还要安装避雷针。（2） 防高温、防潮湿。在科技档案保管的库房中，通常要将温度保持在15～25℃之间，而相对湿度应保持在45%～60%之间，根据保管档案形式的特殊性，必须要做好相应的保管要求。在企业档案库房的温、湿度调节中，应从以下两个方面着手：一方面，通过减少库房门窗、密闭窗户、设置两道门及设置过渡间等措施，以保证库房内的温、湿度不受外界的影响；另一方面，还有配备温、湿度监控与调节设备，如温度计、湿度计、去湿机、增湿机及自动恒温恒湿设备等，以加强对库房中温、湿度的监控，确保库房中的适宜温湿度。（3） 防光。为了降低光照的强度，在库房中应开窄窗，而窗户玻璃应选用花玻璃或毛玻璃，并安装窗帘，同时加强对库房中灯光的控制，尽可能使用普通钨丝灯光或自然光。（4） 防灰尘。防灰尘也就是要保持库房中的干净整洁，不仅要配备相应的吸尘器等除尘设备，还要在库房窗户及通风孔等处安装空气过滤装置等。（5）防虫、防鼠、防盗。做好防虫、防鼠、防盗工作，也就是要求保证档案的完整性与安全性，因此需要在库房内安装摄像装置及相应的防盗措施，并存放一些防鼠剂、防虫剂，以保证防盗、防虫、防鼠工作的有效落实。

2 科技档案的保管

2.1 底图的保管

底图是一种具有复制工具的图纸，因此在保管的过程中绝对不允许出现折叠存放的情况，通常采用平放法与卷放法。其中平放法就是将底图按保管单位或按套展开后将其平放在底图柜中，有利于底图的保护、取放及查找，并能有效保证底图的平整，适用于A1～A4幅面大小图纸的存放。而卷放法就是将底图按保管单位或按套平卷起来，将其置入到特制的保管盒中，并将保管盒存在专用的底图柜中，该方法有利于保证底图的平整，且占用的柜架面积较少；但不利于其取放、查找及晒图，适用于大于A1幅面大小图纸的存放。

2.2 纸质档案的保管

纸质档案一旦形成，就会将纸张、字迹及字迹材料进行永久性结合，其使用寿命与保管环境等因素有关。因此，对于纸质档案的保管应遵循以下几点：（1）将档案库房的温湿度调控好。由于纸张在高温环境会造成其水分的挥发，使纸张容易变硬、变脆及机械强度降低等现象；而在湿度较高的环境中，容易导致纸张中的纤维素水解，使记录材料容易出现褪色的情况。因此，在纸质档案保管的库房中，必须要安装调温、调湿等电器设备，将温度保持在15～25℃之间，而相对湿度应保持在45%～60%之间，有利于纸质档案的保存。（2）做好防光工作：若光与氧同时、过多地作用在纸质档案上，容易产生光气化反应，使档案褪色，且降低纸张的强度。因此需要尽量减少库房窗户，且玻璃应选用避光的毛玻璃或花纹玻璃，并安装好窗帘。（3）做好防止空气污染工作。由于企业在生产过程中产生的CO2、H2S等氧化性、酸性气体，容易与纸质产生水解、气化反应，使档案字迹褪色、纸张强度降低等现象。因此，在纸质档案库房中应安装空气净化器对空气进行净化。（4）做好防虫工作。要保持档案库房的卫生，并安装防虫鼠设备，避免纸质档案因虫鼠造成的损毁。

2.3 蓝图与复印图的保管

首先将蓝图与复印图折叠成“手风琴”式的A4型幅面大小图纸，并将图样标题栏适当的露出，以便图纸的查阅；其次将其折叠装入到牛皮纸板双裱压制的卷皮或卷盒中进行保存。目前，对于图样文件通常采用散装的形式进行保管；而对于文字材料则采用装订的形式进行保管。

2.4 感光材料的保管

科技档案中的感光材料有缩微胶卷、缩微平片、照片及底片等，对其保管必须要遵循以下几点：（1） 密封包装，避免阳光直接照射；（2）控制好温、湿度，在保管胶片的库房中，室内温度应保持在15～25℃之间，且相对湿度应保持在45%～60%之间；而保管底片的库房中，其室内温度应保持在13～15℃之间，且相对湿度应保持在35%～45%之间。（3）加强检查，这就要求加强对库房中感光材料的检查，以防出现感光材料的损坏。

2.5 磁性材料的保管

科技档案中的磁性材料包括录像带、录音带、电影胶片及机读磁盘等，对其保管必须要遵循以下几点：（1） 防磁。将磁带装入到金属柜中进行保管，且要远离散射磁场，保证存放周围无电动机、变压器等电气设备。（2）平放。要将磁性材料进行平放，但不得叠压太多，避免磁带压坏。（3）定期检查，也就是要对保管好的磁性材料进行定期检查，以防被磁化。

2.6 光盘材料的保管

作为一种新型的档案信息存贮方法，光盘存贮具有记录密度高、数据传输速度快、存贮容量大及保管空间小等优点。在光盘材料的保管过程中，应减少使用，不得随意使用；并要保持光盘的清洁，避免出现标记面的损坏；另外还要调控好库房的温、湿度，通常应将温度将保持在15～25℃，且相对湿度应保持在45%～60%之间。

3 做好科技档案保管中的保密工作

科技档案是企业科技、生产活动的真实记录，全面记录了企业科技活动的过程及成果，若在保管的过程中出现泄露，会对企业的经济效益与社会效益造成极大的影响。因此需要加强科技档案的保密工作。首先，应认真贯彻执行《档案法》、《保密法》等，并建立完善的管理制度与科学的管理方法，以实现科技档案的统一管理。其次，要提高管理人员的管理意识与责任心，从而提高科技档案管理的水平，以保证科技档案的完整与安全。最后，还要保证档案保管工作的不坏、不丢、不散、不乱。其中不坏是档案保管的完整性；不丢是指档案的安全性，不仅保证档案内容的全面性，还要保证档案保管的安全性；不散是指档案的集中保管，避免分散的保管造成管理上的不便；不乱是指档案保管工作的有序性，存放整齐，利于档案的存放与查看。因此，档案保管人员必须要提高管理水平，避免档案的损坏，保证档案的完整与安全，从而为档案工作提供重要的物质基础。

3.1 加强库房管理

加强档案的库房管理是加强档案保密工作的关键，而库房的建设必须要按照国家的相关规定进行，且要配备各种设施，以确保档案的安全性。不仅要求库房与办公室分开，还要专人负责管理，并制定严格的管理制度，禁止无关人员入内。只有加强档案库房的管理，才能实现档案保管的保密性。

3.2 做好档案利用监督工作

档案利用监督工作也是档案保密的关键，能有效发现与纠正档案利用过程中影响档案保密性的行为，使档案既能得到有效的利用，又能有效确保档案的安全。而档案利用监督工作主要从制度建设、队伍建设等方面实现。在档案利用中，其规则制度通常包括阅览制度、外借制度等。因此，需要根据档案利用人员的不同确定不同的范围，并制定相应的审批手续，使档案的利用工作有章可循。另外，对档案保管队伍的建设，必须要求档案管理人员具备以下素质：（1）政治素质。要求管理人员要有较高的责任感与具备全心全意为人民服务的精神；（2）业务素质。要求管理人员必须要具备过硬的专业知识，熟悉档案法规与档案内容；（3）文化素质。要求管理人员必须要加强的文化知识，对保管工作中经验能进行有效的总结；（4）观察素质。要求管理人员应具有较强的观察能力与工作能力，能独立处理保管工作中的常见问题。

4 结束语

综上所述，鉴于科技档案对企业发展的重要性，因此在科技档案的保管过程中必须要选用合适的保管条件与选择科学的保管方法，以保证档案的完整性。另外，还有通过加强库房管理与做好档案利用监督工作，确保科技档案保管的完全性。

参考文献

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医院新农合会计档案的基本情况

医院新农合会计资料包括参合患者本人身份证或户口簿的复印件、入院把关审批表、就诊证的复印件、加盖医院公章的出院小结、加盖医院公章的患者住院费用明细汇总清单原件、住院原始发票（如参合人员参加商业保险，在住院治疗终结后，在商业保险公司理赔后再凭据相关资料的复印件到本辖区医疗机构办理补偿手续）、外伤情况调查表、新农合住院医疗费用报补单等会计原始资料，从而构成了医院的新农合会计档案资料。医院新农合会计资料反映了在医院新农合患者就医、就诊的全部情况，同时也是医院新农合财务收支情况的重要资料，它反映了医院的新农合经济业务活动。医院新农合会计资料的入、出院要有把关审批表，医院的新农合办公室要做到的工作：业务上进行医药审核，目的在于审核用药等方面是否规范；财务上要进行审核把关，须严格按照国家统一的新农合会计制度的规定登账、算账、报账，目的是按照国家关于新农合报销的规定严格办理报补手续；医院新农合会计资料的整理、收集工作要认真、细致，要按照新农合的国家政策，收集整理新农合基金支付所需要的会计原始资料；整理新农合会计资料要按照一定的时间顺序，按照报补的顺序逐人、逐项整理参合患者的报补资料，对于报补资料，也要按照单据的顺序由上到下按照内容整理，整理的过程中要注意检查参合患者报补的资料是否齐全，填写内容是否完整，印鉴盖章是否缺失等相关内容；审核完毕后，按照会计档案的管理规定，要求装订成册，并负责制订封面，封面的内容包括：报补单位名称（盖章处）、类别、报补时间、本月总册数、本册是第几册、单位分管负责人签字处、医药审核签字处、财务经办签字处、本册补偿基金数、报销补偿人数、装订时间等相关内容，这样按月、按年、按报补时间分类装订成册；做为新农合的原始会计资料，在报补审核终结后应及时移交到相关的档案部门，档案部门要做的工作是：按照年度在档案柜的标签上注明农合基金报补年度，在年度下要注明报补月份，这样做到有序、按类别，易于以后查询。

医院新农合会计档案保管中的问题

医院新农合会计档案记录着参合患者在医院就诊的医疗方面的信息，是医院为病人提供医疗服务的合法依据，也是医院经营管理中的重要信息资源，同时也是构成医院会计档案的重要组成部分，作为医院的管理者对医院新农合会计档案是非常重视，作为医院的财务部门在管理着医院新农合会计档案时，也是在参考、按照会计档案管理制度对新农合会计档案的原始资料进行严格收集、立卷、装订成册。医院新农合会计档案记录的是有关新农合病人在住院就诊时的医疗信息，包括农合患者的住院检查报告单、住院病历等特殊信息，是自始自终的原始资料，对于在住院过程中出现的超限用药、冒名顶替、患者挂床住院、非农合基金支付的项目等系列问题都起着客观实际记录作用，当然可以作为新农合基金管理机构的监督和政府主管部门的的纪检与督查提供了可靠、真实的依据。

医院新农合实际工作相关问题的建议

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【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

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【关键词】人事档案；保管；借阅要求；保管、借阅措施

一、人事档案的含义与管理工作之间的关系

（一）人事档案的含义。

人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的个人档案。它具体地记叙了个人的经历、工作成绩和表现、政治面貌、品德作风等材料，并且是以个人为单位的形式集中保存，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明等方面起着重要作用。

（二）人事档案与人事档案管理工作之间的关系。

人事档案和人事档案保管与借阅管理工作联系密切，人事档案工作则是指在人事档案管理中的收集、补充、鉴别、整理、保管、利用等各个环节的工作。人事档案是人事档案管理的实际工作对象，人事档案管理工作的好坏直接关系到人事档案的质量。

二、目前人事档案管理在保管与借阅方面存在的问题

（一）人事档案的保管与借阅制度不完善。

人事档案的保管与借阅制度还不够完善，制度的不健全容易使工作流程不规范，不利于人事档案管理朝着制度化、规范化发展。因为档案管理制度不规范，各单位在历史发展中由于管理方式的改变、领导的更替和领导地位的关系变化容易使人事档案在保存方面遭受遗失、残缺，导致人事档案质量得不到保证。

（二）管理人员的保管与借阅意识观念不强。

很多管理人员对人事档案管理工作认识还不全面，存在一些误区，往往认为人事档案管理工作只是一项普普通通的事务性保管工作，因此对档案的管理并没有非常重视，认为只要做到不泄密，不丢失就行。另外在档案交接工作中存在延后现象，往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，造成没人担责任、没人及时处置等问题。

（三）人事档案管理利用范围有限，保管方式陈旧，借阅方式不规范。

如今很多人事档案管理工作越来越不能适应事业单位改革的需要。如今社会发展，技术革新快，但档案管理的保管手段却并没有紧跟科技的步伐，很多人事档案管理还仅仅局限纸质化，并没有充分利用现代化的保存技术。仅仅只把计算机当作档案材料的录入机器，查阅效率和发展受限制。

（四）人事档案保管内容、材料不全。

现有的人事档案材料中真实性不高，人事档案部门对材料没有进行严格地审核，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案利用带来困难。另一方面，人力、物力资源配置不足。由于办公条件的限制往往会出现档案材料损毁，影响档案的使用、美观和完整。

三、如何加强人事档案的保管与借阅工作，使其更好地促进工作开展

（一）制定并完善人事档案的保管与借阅制度。

各单位应制定查阅档案的制度，当面对查看或者借阅人事档案的要求时，管理人员应严格遵循规章制度程序，要求查阅者和自己必须严格遵守保密制度和阅档规定，不能在档案资料上自由涂改、圈划、破损、私自抽拿甚至是撤换档案。查阅者也应加强不泄露、不擅自向外公布档案内容的观念。同时对于违规者应视情节轻重予以批评教育，或追究法律责任。对于人事档案保存管理者来说，应加强对借阅、材料收集、检查和保密等方面的职责，确保人事档案材料的规范化、真实性和保存完整性。

（二）加强档案管理队伍建设。

应该重视人事档案的保管与管理借阅工作，重视管理队伍的选拔、考核和培训，同时人事档案管理工作者也要树立认真严谨的态度，重视档案保管的重要性和保管、借阅过程中的要求，积极学习现代保存管理技术，同时也要不断增强保密意识，秉公办事、以人为本，遵守档案制度和规范。

（三）加强现代科学保管手段，增强人事档案保管的安全性。

积极改革保存模式，充分利用计算机。由单一化纸质保存转换成纸质与网络化并进的保存形式。利用现代信息技术建立社会化开放式的人事档案管理模式，积极探索电子数据库管理和声像管理技术，同时应加强对档案查阅过程中的监督，并且要随时补充更新档案，可以通过设置密码等形式来保障档案的保密性。

（四）加强人事档案的保管和借阅工作应同步进行。

查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要，发挥其应有的作用，又要贯彻执行保密法规和制度，确保人事档案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，充分发挥人事档案的作用，使人事档案能够有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。

四、小结

人事档案的保管与借阅管理工作任重而道远，它体现了单位人员管理的规范化和制度化，为单位选人用人提供了重要的依据。档案管理者要采取有效措施延长档案寿命，不断完善人事档案的保管与借阅工作，保证档案的全面和真实，并且要贯彻以人为本的科学发展观，不断深化人事管理制度。

【参考文献】

[1]任琰.试谈人事档案材料的收集与整理[J].办公室业务，2016(03).

[2]汪海英.人事档案信息化管理系统构建实践[J].浙江档案，2016(03).

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乙方：

经协商，乙方同意将其档案委托甲方保管，为明确双方责任，就档案保管事宜商订如下：

一、 甲方：

1、 负责乙方档案的保管以及档案材料的收集、整理、归档，按来函单位的要求出具乙方档案中有关的证明材料。

2、 负责办理乙方有了新接管单位后的档案转递手续。

二、 乙方：

1、 在合同签定时，按合同期(每月 元)一次性向甲方交纳档案保管费共 元(中途终止合同，保管费不再退回)。

2、 应及时把合同期内形成的各种书面材料交给甲方整理归档。

三、 甲方不负责乙方的原身份、各种福利保险(如：待业、医疗、养老等)以及本合同以为的其他管理责任。

四、 合同期满，经双方协商同意可续签;不续签时，乙方应在期满后一个月内将档案转出;逾期从第二个月起按月倍收保管费，逾期壹年甲方不负保管责任。

五、 本合同期限自 年 月 日起至 年 月 日止。

六、 本合同未尽事宜或履行过程中发生争议，可通过协商解决。

七、 本合同书一式两份，双方签字盖章后生效，甲乙双方各执一份，具有同等效力。

甲方： 乙方：

盖章： 盖章：

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一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系

众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。

二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素

鉴定标准是人们在鉴定活动中于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是档案工作人员在长期的研究和实践工作中出来的性结论。因此，它是随着社会的发展而不断完善的，它的内容是客观的。长期以来，国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究，并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展，档案数量的急剧增长，保存档案的物质条件虽然有很大改善但仍显得力不从心，这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时，考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论，这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在50年代，谢伦伯格就认为，任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕竟是有限的。因此，美国档案学者菲利普·鲍尔提出：“价值一定要同费用放在一起权衡”。他指出：“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。”②在国内，有许多档案学者也提出了同样的观点。《档案工作基本知识》、《档案管基础》的作者陈兆??、和宝荣教授根据实际工作的经验教训提出了必须研究保存效益的观点。冯惠玲教授亦认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久。”③

由此看来，保管费用因素是确定档案鉴定原则和标准的重要因素，它体现了档案保管必须注重效益的指导思想，这是一种客观必然要求所致。但有人认为，保管费用作为鉴定的系数之一，会影响鉴定工作的客观性，使鉴定标准受到经济市场的影响。其实，鉴定本质上是解决档案数量的无限增长性与人类有限的保存能力之间的矛盾，这个矛盾的最终解决体现的将是档案管理的效益，包括社会效益和经济效益两部分。其中，社会效益在鉴定标准中主要是在档案内容属性标准及主客体需要标准中体现。但是作为经济效益方面在前两者中无法体现，所以，要想完整地体现档案管理的效益必须使用反映量化经济效益的保管费用因素，来作为衡量的客观标准，这不但不会影响鉴定工作的客观性，相反，它是确定档案保管价值的最客观的标准，它是完整的判定档案价值标准中的不可分割的一部分。特别是对我国这样的发展家而言，用量化的标准确切地体现经济效益不仅是一种社会发展的必然，而且具有很大的现实意义。认识到这一点，对档案鉴定理论是一种丰富，同时，对经济转型时期的档案工作解决一些实际性的问题将起到不可忽视的依据作用。

三、重视费用因素将效益标准贯彻到档案鉴定中的对策

1转变观念，坚持效益与效益的辩证统一。人们将档案作为信息存储、保管和提供利用，这个过程本身就是为了追求某种效益，所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失，那么保管档案就变成了无效劳动。当然，这种效益中包括社会效益和经济效益两方面。所谓以最小的投入达到最大的产出，包含着那些可能是潜在的、间接的但又是非常重要的社会效益，同时，现实存在的保管档案信息所付出的人力、物力和财力是否具有合理性，也是一个不容忽视的，因为其论证结果既能向人们展示档案管理活动对社会的贡献，又可为档案部门的投资提供依据。特别是在市场经济的今天，在档案部门财力有限，库房内又存诸多无须保存档案的状况下，更需转变原有的只重视社会效益而忽视经济效益的观念和作法，从总体上考察档案管理活动在经济上的合理性，重视保管费用因素对效益的，切实将其贯彻到鉴定工作中去，这对档案工作中优化馆藏提高效益具有重要的意义。

2加强档案鉴定的，使其更有利于指导实践。由于效益因素在档案管理中的重要性和客观性，它应该在档案的鉴定依据——鉴定标准中体现出来，即鉴定档案的标准除了档案属性标准、主客体需要标准，还应有效益标准，以此来作为鉴定档案价值时衡量费用因素的理论依据。此外，档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准，并在制订细则时考虑到保管费用因素，如可修改现有保管期限表，将保管期限的划分进一步细分为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等，在确定该文件究竟该保存多久时，应将费用因素考虑进去，这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰，使其更具有性，更能体现效益因素。

3完善鉴定组织和，提高管理效益。解决大量过期档案滞留在昂贵的库房中造成管理困难的一个最有效的方法是建立起经常性的档案专业鉴定秩序。即应在各级档案机构中成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆的鉴定专家以及富有较多实际工作经验的人员组成，专职负责档案鉴定、存留与销毁问题的研究及经常性的档案销毁鉴定工作，以保证档案始终处于被选择的状态中，从而提高管理效益。另外，鉴定的方法也应采用定量方法与定性方法相结合。定性法是运用自身特定的概念系统、特定的理性和从抽象思维中概括出来，它有利于对档案价值社会效益的评价。而定量分析法则是用数理方法或计量方法来体现成本／效益、功能／费用的关系，从而有利于档案价值经济效益的评价。当然，在采用定量方法中会遇到许多困难，它毕竟不同于质能系统，档案作为信息本身的统计也不同于物质和能量，有时信息的投入与产出难以用确定的量来表达，这是由信息和信息活动带有极大的不确定性和模糊性因而很难确

定计量单位和评价标准造成的。④因此，建议两种方法结合起来使用，例如对档案或专门档案的价值的评定用定量分析法比较准确，当评定文书档案或党政档案时用定性分析法。在评价效益的过程中运用定性分析得出的结论可以指导定量分析，运用定量分析得出的数量指标可以为定性分析提供基础和进一步的证明，以引起有关部门和档案管理部门的重视，从而提高其效益意识，减少投入增加产出。

①转引自韩玉梅主编《外国档案管理教程》1版，83－84页，人民大学出版社，1995年。

②转引自美国档案工作者协会《档案工作的理论与方法》，1版，23页，档案出版社，1998年。

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FC-SAN

光纤通道是通用的硬件联网技术，通常应用在磁盘子系统中。FC-SAN创建一个单独的光纤网络，只用于磁盘子系统而不用于正常的LAN通信。光纤通道能够利用其他磁盘或边界总线协议，如SCSI、Hippi等等，甚至实现了在光纤通道上直接运行的TCP/IP协议，这使得老设备有可能通过一个接口或控制器接到一个SAN上，这样可以节省大量的投资，因为这样不必替换所有的磁盘。不仅如此，使用光纤通道作为存储设备之间的连接线路还增加了SAN的传输距离。传统的SCSI协议仅允许存储设备之间最长25米的传输距离，而光纤通道支持最长达10公里的传输距离，有了中继器之后，它的有效传输距离可以扩展到20-40公里。SCSI协议最多可连接15个设备，而在一个基于光纤通道仲裁环的SAN中，每个环可以连接多达126个节点。光纤通道交换设备可以级联起来以支持动态的容量和性能伸缩，交换设备支持多达1600万个设备地址。最重要的是，光纤通道可获得4Gbps的传输速率，于SCSI相比具有极大的速率优势。此外，绝大多数光纤通道的磁盘驱动器是双端口连接的，使用双端口连接为存储设备提供了冗余的访问路径，能够方便地构建高可用的存储环境。

iSCSI-SAN

iSCSI，即internetSCSI，是IETF制订的一项标准，用于将SCSI数据块映射成以太网数据包。iSCSI是一个供硬件设备使用的可以在IP协议的上层运行的SCSI指令集，即iSCSI可以实现在IP网络上运行SCSI协议，使其能够在诸如高速千兆以太网上进行路由选择。iSCSI是基于IP协议的技术标准，实现了SCSI和TCP／IP协议的连接，iSCSI基于IP协议，却拥有SAN大容量集中开放式存储的品质。对于以局域网为网络环境的用户，只需要不多的投资，就可以方便、快捷地对信息和数据进行交互式传输和管理。相对于以往的网络接入存储，iSCSI的产生解决了开放性、容量、传输速度、兼容性、安全性等问题，其优越的性能使其自之始便受到大家的关注与青睐。iSCSI具备如下特点：

（一）建设成本低廉不论是适配卡、交换机或缆线的建置，iSCSI都比FC便宜许多。其中适配卡部分，只要Host端主机本身内建的一般网络卡或网络芯片，搭配免费下载的iSCSIInitiator驱动程序即可，所以在适配卡方面可以达到完全免费的境界。

（二）管理门坎及维护成本低FC-SAN一般需要特定的工具软件来操作管理，所以需要对人员进行一定时间的教育训练，而且费用不低。但由于iSCSI通过IP网络来传输数据及分配存储资源，所以只要使用网络现有的管理功能即可，相较起来可以省下大笔管理人力及培训成本。

（三）节省存储资源、做好集中管理由于iSCSI与FC同样支持区块协议（BlockProtocol）的数据存取模式，所以比采用档案协议（FileProtocol）的NAS，更能通过集中管理的方式，有效避免存储资源的浪费，节省不必要的支出。

（四）没有距离的限制由于iSCSI是通过无远弗届的IP网络来传输数据，所以理论上，传输距离也可达到无限制的境界，这对于异地数据的传输及备援等应用相当有帮助。

（五）传输速度够快拜GbE以太网络之赐，理论上，iSCSI的速度可达1Gb，虽然速度仍比不上FC-SAN的4Gb，但效能上已超越大部分的NAS。更重要的是，一旦10GbE以太网络普及的时候，iSCSI就可能以10Gb的高速狂飙，甚至比FC-SAN的下一代版本——8Gb还要快。

SAN存储方案的选择