人物档案范文

导语：如何才能写好一篇人物档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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艺术院校人物档案管理的内容

艺术院校的人物档案，是指学校内的专家，教授和知名学者，以及其他艺术工作者在教学工作或科研实践或社会活动中所形成的与本院校有关的档案资料。这些资料可以是各种形式的，是在各种社会活动、政治活动、教学活动、商业活动以及科研、理论实践中形成的文件、档案。由于艺术院校的人物档案有其自身的特点，需要对他们分开收集、整理和保管，集中收集每个人的档案材料，这样不仅查阅和管理方便，而且能系统地保留其完整性。艺术院校的教学科研与其他实践内容都与高等普通院校有明显的不同，所以其人物档案的建立也有其特殊性。相对普通院校的技术档案，它的特点是相互渗透，相互交叉的。从载体层面来说，可以是纸质的、照片形式的，也可以是录像带、磁带、光盘等等；从内容角度来说，可以是教学档案、活动档案等。具体来说，大体可归纳为：自传、生平介绍等；著作、，编写的教材，参考书等；职称评定表(或艺术经历职业档案表)；个人演出、创作作品，创作稿件、美术、音乐、舞蹈等设计原稿等；书评、海报、座谈会、访谈录、电视采访等；各类获奖证书，各种颁奖活动的记录；受聘书和各种职称评定材料；教学心得、记事本、工作信件、电报及艺术作品等；参加的活动照片、影音材料等；其他有保存价值的材料。

艺术院校人物档案管理的具体措施

1.加大宣传力度，提高人物档案建档意识。加大宣传力度，一方面可以在校内部举办全校动员大会，大力宣传档案建设的重要意义和紧迫性，普及人物档案建设知识，保证全校教职工都能从思想上认可这项重要的工作；另一方面，还可以召开局部的座谈会，包括学校领导、老教授等，灌输档案建设的方针思想，宣传国家在人物档案方面的法律法规，打消疑虑，提高建档意识，争取他们的支持。其次，还可以通过网络等其他形式的宣传手段，增强全校教职工的档案意识，养成良好的习惯，积极提交各种活动资料。再次，要提高领导和行政人员的意识，把人物档案建设放到重要的位置，积极配合，高度重视，尽职尽责地收集整理，归档工作以确保建档工作顺利开展。

2.从实际情况出发，做好档案收集和管理工作。这些在教学实践，科研或其他活动中形成的有价值的材料是艺术高校人物档案的核心内容。在收集过程中，要从实际出发，合理分工，确定收集渠道，全面集中收集档案材料，包括各种载体的材料，尽量保持资料的真实性，不要人为改动，不管是成功或失败正确或错误的材料，这些一定历史条件下形成的资料，是非常珍贵的，具有非常重要的历史意义，一定要保证其真实性。在备案过程中，我们必须保证档案的完整性，并与其他类别的档案分开处理。人物档案有着特定的对象和内容，因此，它可作为一类特殊的分类。它的内容广泛，包括文字、艺术、音视频等内容。它们之间相互融合，相互渗透。应采取一定的方法收集、整理、保存、处理好与其他档案的关系，注意分门别类，明确与其他档案的界限，防止数据重复收集。

3.健全档案制度，实行规范化管理。要建立严格的管理制度，根据人物的不同，分门别类，明确归档范围归档要求，实行规范化管理，重点是要对原始数据进行收集和整理，以防止资料散落损失。在管理系统的实施过程中，要根据规则和法规，制定出有效的实施措施，依法管理，明确责任。此外，学校还要采取与自身特点相适应的方法，还要加大监督指导力度，把档案建立工作作为考核内容，制定档案管理奖励和惩罚制度，定期进行评估，对那些档案齐全的系或院进行适度奖励，促进艺术高校人物档案建设的规范化、高效率，逐步培养起相关人员建档意识。

4.实现信息化管理，提高管理水平。随着信息时代的到来，艺术高校人物档案的管理在传统的模式下已经不能满足需求了，要使人物档案得到长久完整的保存，必须使用信息化手段。数字化管理在资源共享，实时查询更新，延长寿命有重要的作用。艺术院校人物档案管理，要彻底改变传统的管理套路，利用现代化的管理手段，充分采取计算机网络技术，实现档案建设的信息化、高效化、科学化管理，建立一个统一的，全面的人物信息数据管理系统。各院系应注意收集教师在教学、艺术实践、社会活动中形成的各种材料，包括纸质的和各种非纸质的，要统一录入到系统中，保证每个资料都有备份，以防资料的丢失或破坏。而且还要定期检查，整理，将有价值的资料进行归档。建立人物信息系统，不仅方便整理、查询，而且易于管理。还可以及时更新更新数据，方便教师快速提交材料，方便管理人员归档和审核，极大程度的保证了材料的完整性和及时性。

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专业技术人员档案是专业技术人员业务活动的集中反映，囊括其在业务学习、工作业绩、职称晋升与科研水平等方面的信息。加强专业技术人员档案管理，不仅有助于使人力资源管理部门将专业技术人员进行合理任用与管理，同时也可以将其中的专业领军人物发展为单位储备人才，促进单位的可持续发展建设。

一、专业技术人员档案的主要作用

（一）日常管理

在企事业单位的日常管理中，专业技术人员档案是单位员工办理工资调整与职称申报等工作的主要依据，不仅关系到养老保险、失业保险金的缴纳工作，更关乎员工的大病医疗统筹与退休年限计算，为员工各项材料的证明提供重要参照。

（二）职位晋升

专业技术人员档案为各级领导部门的科学决策提供重要依据，详细的反映了个人的学习状况、工作经历、道德品格、工作业绩以及专业特长等综合信息，为人力资源管理部门完成管理活动提供了具有借鉴价值的文件资料，系统、全面、真实的反映了个人的专业技能。在单位内部进行干部的选拔、考察与任用时，专业技术人员档案是极为重要的参考资料，关乎到干部选拔是否科学正确，甚至对于单位的未来发展与管理都会产生深远的影响。专业技术人员档案的健全建设，有助于加强人力资源管理部门对专业技术人员的正确培养、合理使用，推动人事部门工作职能的进一步完善。

（三）文化传承

党的十会议报告指出，要“建设优秀传统文化传承体系，弘扬中华优秀传统文化。”专业技术人员档案是个人历史真实完整的记录，记录了个人经历等内容文件材料，发挥着凭证、依据与参考的作用，同时也是人类文化活动档案的重要组成部分，将其中有保存价值部分作为档案留存，使之贮存和积累下去，对于中华民族文化传承具有重要意义[1]。

二、专业技术人员档案服务于人力资源管理的具体措施

（一）提升管理意识，深化制度保障

长久以来，许多人缺乏对专业技术人员档案管理工作的深入理解，导致档案管理工作备受忽视、无人看管，造成档案存在断节问题。许多技术人员的资料不全、归档无序，当人力资源部门在办理专业技术人员的聘任手续时，常常无法找到相关的任职文件与评审表等资料，造成工资发放问题无法落实，为人力资源管理增添了极大的难度。因此，首先需要从制度层面加以保障，将专业技术人员档案的查阅与借阅制度建立健全，明确注意事项，为档案管理工作的实行提供理论依据。其次，专业技术人员档案服务机构应充分发挥其工作职能，强化专业技术人员与其所在单位的内在联系，及时做好档案材料的收集与汇总，完善、充实档案的内容。在进行档案材料收集时，务必要经过详细的甄别与实际确认，确保材料具备真实性与即时性。并且在进行档案整理的过程中，一定要确保档案的完整性，在多方监督下共同完成，避免档案材料出现丢失或内容被擅自更改等问题。经专业技术人员本人签字确认或由单位盖章后，方能归入档案系统，具有实效性。

（二）加强信息化建设，提高档案有效性

以往在专业技?g人员档案的储存方面，通常都以纸质文件作为存贮的介质，而纸质档案在存储的过程中极易出现磨损与变质问题，不仅增加了档案丢失的风险隐患，更提高了档案管理的运营成本，耗费大量档案查阅时间。伴随计算机技术的推广与普及，如今档案管理工作也朝着信息化方向迈进。因此，专业技术人员的档案管理也应该利用计算机技术，建立网上的档案信息管理系统，实现信息采集、确认、生成、归档、管理和利用的全过程管理，实现智能化、系统化与自动化，最大程度的缩减人力资源管理部门以及相关工作人员的劳动负荷量，提高人力部门的工作效率[2]。

（三）强化多方合作，实现动态管理

由于专业技术人员档案具备专业性、连续性与动态性的基本特点，因此其档案管理也应当在多方合作下共同推进。首先，专业技术人员自身要具备个人材料的管理意识。作为个人业务档案的主体对象，专业技术人员应当以档案管理者的归档要求为参照，注重在日常生活中完善档案管理意识，将个人在专业工作中撰写的论文、著作以及科研申报材料等进行记录，向其主管部门进行登记备案，随后再将材料及时上交到档案室，经档案管理人员的签字确认后再进行各类报销手续的办理。其次，相关业务主管部门应当完善材料管理意识。各职能部门在日常业务活动中，需要将活动中的培训与考核等资料进行统一的收集，定期向档案部门移交，年终考核时应当以档案部门的备案情况作为考核依据，既能确保档案的完整性，也使主管部门能够对其领属的专业技术人员的学术成果、工作能力有充分的掌握与了解。最后，加强档案部门与人力资源部门的有效对接。当专业技术人员或各业务主管部门将信息移交给档案管理部门时，档案部门应当按照技术职称进行排序与分类，做好整理、补充、保管工作。同时，档案部门应当与人力资源部门做好沟通工作，确保个人专业信息具备完整性与实效性，能够为人力资源部门的档案需求提供详尽充分的数据支撑与信息参照，从而为人力资源部门针对专业技术人员的管理增添极大地助益，提升人力资源管理部门的工作效率。

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那是X年前的一个初夏，阳光灿烂，鲜花盛开，景色异常美丽。我迎着初升的太阳，第一天去道路运输管理处办公室上班，从事打字、复印工作，还兼职档案员。领导笑着对我说：“档案工作很重要，道路运输管理工作时时离不开它；搞好档案工作不容易，希望你能出色搞好档案工作。”领导走了，我望着小小档案室，一本本档案，心中充满迷惑彷徨，想到“档案工作真那么重要，那么难搞吗？”

参加上级部门安排的档案业务知识培训后，我正式开始了档案管理工作，从档案立卷、档案保存、档案借阅等基础性工作做起，几个月下来，感到真要做好档案工作困难很大，印证了领导所说的“搞好档案工作不容易”的那句话。比如档案立卷，不仅要分类清楚，排列正确，而且书写案卷目录也大有学问，要做到目录能够正确反映案卷内容，让人一看目录就明白，能找到所需要的档案。同时，在案卷装订中，要小心翼翼去掉纸张上的订书针，把纸张摸平，一张张压实，整理得有棱有角，如同刀切过一般，用线装订好。我是一个爱岗敬业、责任心强的人，心想“既然领导让我从事档案工作，我就要出以公心，不计私利，兢兢业业，全力做好档案工作，不辜负领导的期望，干出优异工作成绩，助推道路运输管理工作发展。”于是，就全身心、日复一日地投入到档案管理工作中。

我认真学习《中华人民共和国档案法》和相关档案工作的法律、法规和政策，充分认识档案工作的重要性，意识到档案是各项工作的决策依据，是做好各项工作的基础，要切实做好档案工作，提高档案的使用效率。为推进档案工作发展，提高档案管理的工作效率和工作质量，我自觉遵守《档案法》、《保密法》和档案工作的方针政策，对档案实行目标管理，不断提高档案管理的标准和要求，确保实现档案管理规范化和标准化。与此同时，我利用各种机会向道路运输管理处的干部职工宣传档案法律法规，增强干部职工的档案意识，共同做好档案管理工作，发挥档案的作用，切实服务于道路运输管理工作。

通过一段时间的档案管理工作，我充分认识到做好档案管理工作，发挥档案的作用和效能，关键在于有一套健全的制度，以制度管人管事，做到档案管理制度化和规范化。征得道路运输管理处领导同意后，我下力气、化功夫，加强档案管理工作的制度化和规范化建设。在档案管理制度化建设上，我对已建立的《档案管理暂行办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等档案管理制度，进行检查梳理，去掉陈旧过时内容，增加补充新的内容，使各类档案管理制度体现时代特色，符合当前档案管理工作的要求。在档案管理规范化上，我坚持保密、安全的原则，档案室配置空调、除湿机、防盗、防高温、防火、防鼠、防虫、温湿度计等设施，确保档案安全；档案排放规范整齐，有资料存放示意标记，每季定期检查档案，保证档案完整齐全。与此同时，我加强档案信息化建设，按照档案信息化建设规划，配置了档案所用的电脑，建立机读目录，安装了档案管理软件，使档案管理步入信息化轨道，有效提高档案管理的工作效率，实现档案管理现代化。

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[3]北京首次为20位工艺美术大师“建档”记录濒危技艺[EB/OL]. [2016- 8- 5]..

[4]晋江开展非遗传承人口述档案建档[EB/OL].[2016-8-5]..

[7]陈师鞠，徐妙妙.国外非物质文化遗产建档式保护进展研究[J].中国档案，2016（6）：74.

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信息时代，计算机技术手段的快速更新发展使得影像处理、数据系统网络技术更加成熟。以往滞后的档案管理向着现代化模式逐步更新，由管理纸质资源发展为处理电子信息。也就是利用数字化的档案信息录入、处理以及输出，可完成有序科学的信息资源管控处理，形成有用的人事档案。因此，通过现代化技术手段存储人事档案，进行快速的搜寻，完成网络化管理，创建形成开放、完善的人事档案信息服务管理网络，打造社会范围内全面共享的人才信息库，当前更具可行性。再者，现代化档案管理模式对于人事管理人员提出了更高标准的要求，他们不仅要爱岗敬业、具备奉献精神，还应掌握开发信息资源的能力，树立面向社会服务的意识。当前，建设档案人才工作队伍渐渐向着高素质水平、复合型的方向转变，培养并配置新型人才已经具备了一定条件，较多设置档案专业的学校也均涉足了现代化档案管理的学科方向，目标在于培养建设出一批符合信息化环境的优质档案人才。

2效益保障

网络建设是一项公共事业，因此体现了社会效益。在初期建设阶段需要通过主管单位拨付经费的方式运营，然而电子信息技术手段的日趋成熟使得计算机以及网络产品的价格不断下降，人们无需花费过高的费用。在人事档案信息逐步发展变成证明人才自力水平的重要内容后，可向着市场化的方向继续运作，进而对初期投入的建设经费进行补贴。委托给人才服务单位管理的人事档案、利用网络系统在档案中心建设的电子档案、后续的数据更新在提供审验、扫描、录入等人性化服务的过程中，均可获得相应的人事费用。用人机构可透过相应的方法应用档案中心管理的电子文件，这也需要缴纳一定费用。而人才服务单位会将获取收益依照一定百分比交给主管单位，进而对网络形成了经费保障，可实现定期的系统升级以及维护，以实现良性循环，使人事档案信息服务网络建设更具可行性。

3借鉴成功经验

较多高校毕业生在走向社会后均面临着一个相同的难题，即在想要搜寻期刊文献之时不能像在学校那样利用校园网系统进行检索，仅能通过公共图书馆借阅资源或网络查询获取相应的资料，这样无疑给工作学习增加了不便。而联合参考咨询以及文献传递网的建设则可有效解决该类问题，仅需要计算机联网便可足不出户的获取想要的全文资源。该系统建设的宗旨目标在于基于数字馆藏资源、网络信息资源、依托信息搜索技术为广大社会提供服务咨询以及远程信息传递服务。通过推行资源信息共享以及免费服务制度，仅需要读者在任意图书馆网络注册为正式用户，便可获取相应的资料。而读者提出的各类问题，通过网上参考咨询也可实现有问必答。该人性化系统服务模式为人事档案信息服务网络建设增加了更大的可行性，更为该目标的实现开创了优质的系统环境，并形成了更加坚固完善的硬件保障。工作人员应充分借鉴这一成功经验，吸取教训与不足，进而为后续的研究开发工作奠定良好的基础。

4人事行政管理体制更新的新机遇

我国政府机构的更新改革为人事档案信息服务网络建设提供了完善的制度保障，通过合并人事部门、劳动部以及社保部，创建人力资源部以及社会保障部，依据十七大报告有关创建规范优质的人力资源市场标准要求，快速推进人才市场同劳动力市场的全面整合，实现优势互补，推进人力资源实现最合理有效的流动以及科学的配置，这样便为人事档案信息服务行业的健康持续发展提供了更大的组织保障以及更宽阔的空间。创建人事档案信息服务网络系统主要由新建的人力资源以及社保部门牵头实施，其推行力度具备了更大的保障，契合我国档案管理工作统一领导、分层级管理的工作原则。这样一种统筹管控的模式利于突破当前各区域重复构建、分散进行自主研发的人才档案服务网络系统的不良局面，利于创建出统一化的人事档案信息工作标准，提供更加规范化、人性化的服务，并为全国范围内的人才流动提供实时跟踪管理服务。同时，网络系统为政府单位主导管理，人才人事档案电子版具有唯一性，这也注定增强了其权威性。为此，我们有理由相信，伴随人资市场的规范化、统一化创建，人才服务管理职能将更加完善，人事档案信息管理服务的业务内容将更为全面丰富，网络建设也会具备更多元化的社会资源、广泛的经费来源以及良好的政策资源。

5同社会保险网络同步建设

当前，我国正致力于研究社会保险一体化管控的科学方式，并逐步在深圳首先进行试点工作，发行了我国各地区通用的社保卡，通过与二代身份证相似的IC卡技术研制，每人拥有独一无二的卡号。这样一来在人才向异地流动后，也不需要像以往一样还要补办一张新卡方能参与当地社会保险，而仅需要将该类全国通用的社保卡交由新单位查询保险号码便可在此地区继续参保。倘若人事档案信息服务网络系统可结合该类管理体系，那么将体现更大的可操作性。还可就势趁着两部门合并的机会，由人资部门以及社保部门进行牵头，将两类网络系统进行集成化的建设。借助社保系统面向全国进行头筹管理的机会，使人事档案信息服务网络的创建同我国社会保险网络信息系统合并考量、一致统一创建，这样不但节省了经费投入，还可实现高效化以及集约化管理的科学目标。

6结论

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[关键词]人才交流服务中心；档案管理；社会化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.114

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01

1 充分发挥人才管理服务职能，为人才社会化管理提供保证

我国人才交流服务中心的档案实施社会化管理，主要是为了在最大程度上为各界的人才以及更多的企业、单位提供更多、更好的便利，这不仅可以在最大限度上改变人才交流服务中心档案管理的现状，还在很大程度上为各个企业提供的人才档案做出了保障，针对人才入职后的后续工作也能得到有效的管理，真正实现了我国人力资源具有科学、合理、人性化的分配特点。

1.1 积极有效地发挥政府人事部门的作用

我国现有的、与之相关的法律明确规定，一个企业的人事部门是隶属于政府人才服务交流机构下的，这也就表示，企业的人事部门在对档案管理上的职位职能也是直接由国家政府中的人事档案管理部门所赋予的，只有这样才能真正地保证每个人才的个人档案不会被更改，才能最大限度上保证人才档案的完整性与准确性。而人才服务交流中心也在一定程度上被当作为人才与企业之间重要的共同交流途径，也能很好地为企业与人才之间搭建一个良好的交流平台，当然，人才交流服务中心也是作为两者之间的重要交流媒介。

1.2 转变原有职能，创新完善相关机制

随着社会经济不断的发展与进步，21世纪以来，在多种方面都显示着人才才是重要的资源，而现代社会的人才管理中，人们也越来越重视人才交流服务中心在人才市场中的重要性，这在很大程度上提高了我国人才的就业概率。而人才交流服务中心档案要想实现社会化管理，就一定要突破原有的管理理念，并以实际的情况为主要出发点，不断寻找全新有效的管理措施，并充分地将自身原本的管理理念与服务意识做到积极的完善与创新，逐渐增加新的服务范围以及内容。而在以往的人才档案管理模式当中，通常对人才档案管理都是处于被动状态，只是有企业在有需求时，才进行相对应的管理工作，只有真正改变这一状态，将被动变为主动，积极拓展人才服务的内容与领域，并将人才与企业紧密的联系在一起。而只要是有企业需要人才档案时，人才交流服务中心可以马上对其进行人才配置，这样才能真正地提高人才交流服务中心人才档案的管理水平。

1.3 提升人才档案的管理水平

21世纪是一个充满科技信息的时代，并主要以多媒体、互联网等技术为主要代表，我国的人才交流服务中心在这个充满科学技术的时代，更应加大对人才档案管理的科学性，Y合当前的MIS或ERP等管理模式，在最大限度上提高对人才档案的管理质量水平，此外，还要实现人才档案管理与企业需求之间产生联动性，能够按照各个企业所提出的不同要求，快速准确地找到相对应的人才，以此在最大程度上提升人才交流服务中心档案管理的整体效率。

2 营造社会化的人才管理环境

2.1 以具体代表整体，完善社会化服务的功能

我国人才交流服务中心的人才档案管理，一定要充分结合起各个企业不同的需求，再提供准确、快捷、高效的人才档案，在做好已有的服务基础上，对新的服务内容进行积极探索，以人才档案管理为主要的核心目标，以此提供便捷化的管理内容，并根据不同企业提出的不同类型的人才要求，为其提供不同的人才档案管理服务，充分地将人才的特点以及基本情况与企业所提出的要求相匹配。

2.2 以政策为主要导向，为社会化管理与服务打下基础

随着我国经济文化的转变与发展，企业单位也对人才的需求上发生了很多改变，逐渐地重视起具有多元化、全面性的人才，因此，我国现存在的人才交流服务中心也要遵守我国的人才培养策略，在最大限度上促使人才交流服务机构为企业单位实现改革，这也能很好地加强对人才档案的管理，也能有效地突出广大人才自身所具有的优点与特点，这样才能在最大程度上实现人才交流服务中心人才档案管理的个性化，改变与改善原有的人才档案管理方式所带给人才与企业之间的信息问题。

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一、医院传统人事管理存在的一些问题

（一）管理手段与方式滞后。目前很多医院特别是一些小型的医院，基于硬件设施的落后，没有设置专门的人事档案储存室。通常摆放的方式是将相关档案资料放在工作人员办公室内，并且存放设备比较简陋，谈不上保密性——很多医院的内部人员都可以接触到，这样会导致一些重要的资料泄漏，完全没有安全性可言。我国大部分医院的档案管理人员没有经过专业的培训，也没有认识到档案管理工作的现实作用，导致工作积极性不高。部分档案管理人员虽然有一定的专业知识，但是管理水平不高，在档案规整的工作与具体应用环节方面不具有科学性，经常在使用档案的过程中造成损坏。最主要的传统人事管理是手工检索，效率非常低。

（二）档案意识薄弱与材料收集问题较多。随着时代的发展，档案管理的数量必然会越来越多，若不及时进行管理，可能会造成档案资料丢失或者损坏。传统档案管理方式主要是人工书写，资料在记录的过程中必然存在一定的主观性、随意性，也有可能因为字迹潦草的因素导致一些内容不完整或者识别不清晰，没有重视资料的完整度。

二、医院电子信息化人事档案管理的优势

新形势下必须明确档案管理的创新目标，要紧跟时代的步伐，逐步推进医院人事档案电子信息化，可以让相关资料、信息、资源得到共享，有利于医院之间或者医院内部之间的交流、沟通、合作，将医院人事档案管理的现实作用充分体现出来，让各项管理工作能够更好地执行。例如在更改或者添加新的人事档案资料时，能节约人工搜寻对应档案的时间，在计算机技术支持下搜索速度非常快，并且非常准确，能切实保障医院人事档案的时效性与可靠性。人事管理电子信息化之后，各个部门之间在调用相关资料时会减少运送的步骤，有效控制纸质档案的使用率，保障资料的完整性。另外，电子信息档案调阅的过程中一般采用硬盘或者U盘，在保障硬盘或者U盘安全的前提下，更加安全、快捷。电子信息化管理的储存量非常大，速度快、计算准确，促进工作效率的提升。

三、加强医院电子信息化人事档案管理具体措施

（一）完善医院人事档案管理的电子信息化系统。要构建一个完整稳定的硬件系统，而此系统需要做到档案室、办公室以及计算机室分开独立，再通过计算机系统实现联系。计算机室与档案室要构建防辐射的基础设施，最大限度控制电磁干扰，降低设备的自然损坏。软件要选择科学合理的人事管理软件系统，通过这个系统能将档案信息实现分类与整理，促进人事档案管理电子系统有效发挥其作用。另外，加强电子信息化管理的专业培训，要注重理论联系实践的灌输，进而提升管理人员的计算机操作能力与档案信息化处理能力。要加强工作者的文字语言能力、综合分析能力，培养良好的信息录入与填写习惯，最大限度保障信息的真实性与完整性，要对档案进行及时的补充，提高档案资料的时效性。医院人事档案信息化之后对工作人员的要求也会随之提高，这样使医院档案管理专业人才显得更加重要。专业人才可以对档案管理系统进行及时的维护与更新，让人事档案对医院的发展更具实用性。

（二）改善医院人事档案管理者的意识。传统人事档案管理工作环境比较封闭、枯燥，工作人员在信息收集方面比较闭塞，无法适应信息化管理的转化。因此，医院人事档案工作人员需要在意识上进行改变，对科技意识进行强化，逐渐适应信息化高速发展的要求。部分医院没有重视到档案人事管理资源的安全性与保密性，部分重要文件随意公开，导致文件丢失或者信息流失。人事档案信息的保密工作非常重要，虽然信息化存在一定的优势，但是电子文件还是容易被破坏与修改，尤其是修改之后不会有痕迹，其真实性就无法得到保障。应该加强档案管理的安全意识，重视档案的使用率，制定一定的规范标准，例如：相关资料必须得到领导层的同意才能借阅。电子信息化管理之后，更要加强安全意识，做好网络防御，防止黑客入侵；重要的文件需要加密，重要的计算机开机时要有验证。尤其是已经处理好的文件要设置成只读格式，最大限度避免人为破坏与修改，以保障档案信息的真实性与实用性。做好备份工作，以备特殊情况时做好恢复工作。

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1 退伍军人档案的整理

1.1 档案装具封面设置与整理。由于原退伍军人档案袋大小、封面设置等都不一样，既不方便保管，也不方便查阅，因此，我们设计定做了统一的装具“濮阳县退伍军人档案袋”。对装具封面的设计，鉴于退伍军人在部队时间不一样，短的有二三年，长的有达八年的，甚至更长。档案馆接收是按退伍时间分批接收的。我们在长期的实践中得出的结论是以退伍时间加上姓名、籍贯查找比较方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍时所在的乡（镇），就可以查找到。对于档案材料的具体内容，虽然这些退伍军人档案来自十二个不同的部队，但经过统计分析，其内容大致可以分为十三类，分别是：入伍登记表、入伍体检表、政审材料、入党志愿书及相关材料、入团志愿书、党员登记表，有关奖励的材料（包括各种奖励卡片、立功受奖的报告等），提升班长、副班长的晋升报告，各种鉴定材料，受处分的相关材料，退伍军人登记表，慢性病的相关材料（病历、医疗补助申请批复等），其他证明材料。由此，我们设计的档案袋封面如表1：

备注

随后，对馆藏全部退伍军人进行换袋、统一编号，对袋内档案材料进行了分类编页号固定整理，并将档案材料的分类标在档案袋的封面上。其顺序见表1。由编号固定该份档案资料在袋内的位置，缺项以次递补。由页数印证该份档案资料的具体张数。再填写上姓名、性别、退伍时间、籍贯（也就是入伍时所在的乡、村）。特别需要说明的是，有的退伍军人户籍所在乡并不一定是档案中所填写的籍贯，这是由于该退伍军人入伍时占用其他乡的指标造成的，在整理时一律按入伍、退伍登记表上所填写的籍贯整理。录入微机后，在查阅时如果查不到，就问其当时是否占用其他乡（镇）的指标入伍的，如果是按其入伍指标的籍贯就可查到。最后，一人一袋一卷，统一编号，把案卷号填写在左上角的档案号上，再把档案号用口取纸固定在档案袋的竖脊背上，如此上架后，方便调档。

1.2 编制档案目录。为方便查阅与减少提调档案原件，设置了《濮阳县退伍军人档案目录》见表2。

前八个项目的设置，是退伍军人个人的基本信息，备注栏里一般填写的是退伍军人个人是否有病，是否参战、参核、参加勘界等事项，没有的一般不填。设置的理由是，这些年退伍军人查阅档案的目的一般有三种：一是有病的，可到民政部门办理补助；二是参战、参核、参加勘界人员，可申请民政部门办理补助；三是60周岁可申请养老补助。这些都能从前六项和备注中得到确认。如果符合条件则根据案卷号调出档案复制，出具证明；如果不符合条件，则不再调档，减少对档案磨损。九、十、十一项三项则是在管理中发现，少部分农村籍退伍军人按照国家政策，不应该安置，可过了几年后，他们又通过其他途径，得到了安置（大部分是企业），这些被安置的退伍军人在部队服役的时间，又可算作工龄，他们要接续工龄，就必须把保存在档案馆的档案调走，与其现在某个单位的档案合二为一。为反映档案流动走向，设置了索取档案的单位、调取档案人、调取档案时间3个栏目。

2 退伍军人档案的管理

2.1 编制大流水档案号。由于这些档案来自人武部、退伍办，分属两个全宗不便于管理，为便于管理，我们又按退伍年度顺序编制了统一的大流水档案号。

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关键词：公务员；人事档案管理；初探

一、公务员档案管理存在的问题

（一）管理方法的局限性

公务员人事档案管理的方法存在许多的局限性，局限于工作模式和手工模式层面，比较传统，改革不够深入，如现代化手段没有得到充分运用，造成信息管理等诸多问题，例如，花费的时间过于长，花费的劳动成本高等。

（二）公务员记录信息不完整

公务员档案管理目前只是记录一些个人的基本信息，比如说工作、学习情况，对于工作的一些表现，进行记录，但是还是不能提供全面的信息，这就导致在干部提拔上存在很多问题。

（三）收集困难，档案管理不到位

公务员档案管理中，档案材料收集是重点和难点，而且收集时存在的问题上，也没有明确，缺乏可操作性。公务员人事档案主观性比较强，主要是因为人事档案是属于保密性的，无论是谁都不可以翻阅，导致变得人们对它的真实性产生怀疑。

没有形成完整的体系，而且效率极低，花费的钱较多。硬件设施不完善，比如说档案室不完善，有的地方档案相当的多，可是没有地方放，有的因为保存失当，已经不能够使用。

二、存在这些问题的原因

（一）管理方法存在着问题

首先，干部人事档案是了解干部的一种最基本，最常用的方法。对于想要全面了解一个干部具有非常大的作用。但是，这项工作往往被人忽视，因为都认为没有什么用。其次是有的干部认为，这是别人的事，和自己还有其他让人没有任何关系。再有就是一些人工作极其不认真，需要及时更新的数据没有及时更新，导致数据落后。最后就是一些人本来就不熟悉这份工作内容，但是却从事着这份工作，对于工作相关的东西不清楚，不知道，影响了人事档案管理。

（二）对干部档案管理人员本身存在着问题

管理人员的知识更新的比较慢。但是这项工作对于工作人员的要求极其的高，管理人员必须对材料收集相当的熟练掌握，专业性非常强。干部们自从上了工作岗位以来，随着时代和信息的进步，他们的思想已经慢慢老化，而且没有经过专业的培训，达不到现代化的要求。

（三）管理方法滞后

对于管理方法来说，也体现出了相当的滞后性，管理方法非常繁琐，而且不易操作，导致干部非常被动，没有积极性，没能够主动去适应及改变自己的方法。

三、解决对策

（一）更新观念，领导重

随着科学技术进步和社会发展，对于干部的要求也越来越高，所以首先要更新干部的思想，对于目前存在的问题，主要是由于思想落后，不能够与时俱进，不能够掌握先进的信息技术，阻碍了公务员档案管理的发展。所以我们要打破这种格局，要建立一种新的管理创新管理模式。

引起领导的重视。这项工作本身就不容易引起别人的注意，所以老是被人忽视，可是如果领导能够重视的话，档案管理就能够抓中心，能够落到实处，能够促使干部等工作人员积极主动去干好这份工作，也可以形成良好的工作格局。所以引起领导重视是非常重要的。

（二）建立完善的工作制度

工作制度存在弊端，需要建立和完善工作制度。一项好的工作制度是一项任务能够成功完成的前提。如果工作制度存在问题，那么我们工作就会出现方向偏离甚至错误连连，没有依据可依，所以对于公务员人事档案管理，我们要完善制度，要落在实处。要让人事档案管理的业务水平上升到高层次水平。

（三）改进管理方法

管理方法也存在着问题，现在仍然使用传统的管理模式，早已经过时了，随着时代的变化，我们的管理应该呈现出信息化的特点。对于档案收集，我们要做到规范和准确，收集到的材料是否完整进行区分，对于符合要求的存入档案，对于信息不完整存在问题的要及时退回，让其进行修改，要求在应该完成的时限内准时归档，做到尽然有序。检索与查阅的方法，我们要进行信息化管理，不再使用原来传统的管理，不断改进方法，对于检索，我们可以利用一些方法技巧来帮助工作人员提高效率，当然，我们要加入计算机的使用，是信息电子化，运用到干部人事管理，将建立人事管理系统。是我们的人事管理方法更加便捷和先进。

（四）提升管理工作人员素质

团队建设对于人事管理有着至关重要的作用，而且非常需要这样一批优秀的干部，所以我们应该培养他们这样的品质。首先，他们要有不怕苦，不怕累的精神，这项工作本来就比较繁杂和无趣，而且工作量非常大，至一方面就要求，工作人员要有不怕累的精神，可以踏实的在工作岗位上工作，必须有强大的承受能力。得有可以为人民服务的观念，这项工作本身有着服务性，所以工作人员只有树立以及有这种思想才能够干好这份工作。对于政治素养，他的要求也极其的高，不论是理论知识还是实践能力，都要求能够非常优秀。所以我们要提高自身素养。对于能力方面，业务能力方面极其重要。要想做好人事档案管理工作，专业知识的要求是肯定的，但是这是远远不够的，同时不仅方法技术熟练，对于业务的相关知识也要精通。当然，做到这一点是相当不容易的，要想工作如此优秀，我们就得不断的参加一些相关的培训，可以进行参观学习等。

（五）加强对档案室的建设

加强档案硬件基础建设，必须配备专门的档案室，而且要配备一些防火和防潮的设施，一定要对档案进行好的管理，恢复档案室原来的面目，达到国家的要求。

总之，公务员档案人事管理是一项非常重要而且需要我们去重视的一件事情，它是一件非常光荣且伟大的事业，同时是我们国家事业发展的重要组成部分。通过翻阅和查找档案，我们能够更好地去了解某个人，可以去了解他们的相关信息，不仅可以激励我们，而且可以让我们学会把握现在。随着发展，公务员人事档案管理是我们国家加快发展的重要组成部分，我们在做好这份工作的同时，也在促进我们国家的发展，进行了创新，我们要大胆、努力的迈着豪迈的步伐去追赶时代的变化。所以不论是谁，都不可以觉得人事管理档案和自己无关，因为我们是祖国的一员，所以我们人人有责，让我们努力的去做好每一件事情。

参考文献：

[1]何苑平.公务员人事档案管理工作初探[J].兰台内外，2014（3）：78-78.

篇10

所谓高校档案，是指高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的全宗，是全校各部门、各院系归档的全部文件资料。因此，高档档案工作人员，由全校的各部门、各院系负责档案工作的专、兼职档案员组成。高校应建立在校长领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。人是决定高校档案工作系统有效运行的根本因素，优化高校档案人员队伍，以保障高校档案工作的科学性、合理性和高效性。以下，就高校档案人员队伍建设进行探讨。

1 领导重视，建全档案组织机构及人员配备

1.1 领导重视，落实责任。

高校档案是国家档案资源的重要组成部分，是高等教育事业科学发展的重要依据，高校档案工作是学校重要的基础性工作，高校应将档案工作纳入领导议事日程，层层落实，纳入人员岗位职责，加强档案人员队伍建设，提高档案管理效率。

1.2 人员充足，有效管理。

高校档案馆全宗由高校各院系、各部门收集归档的文件材料构成，高校实行档案材料形成单位 、课题组立卷的归档制度。因此，高校各部门、各院系、课题组、项目组都应配备足够的专职或兼职档案工作人员进行档案管理。

1.3 实行档案人员岗位责任制

高校档案工作要建立档案人员岗位责任制，制定专、兼职档案员的岗位责任制度，如，四川建筑职业技术学院制定了《档案馆职责》、《档案馆岗位设置》、《档案馆馆长岗位职责》《档案馆综合管理岗位职责》、《档案馆技术管理岗位职责》、《档案馆业务指导岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》、《校史陈列馆管理岗位职责》。

1.4 建立建全档案组织机构

高校要建立建全学校档案机构，并配备专、兼职档案人员且相对稳定。高校档案机构是学校档案工作的业务管理部门，包括档案馆或综合档案室。实行多校区管理的高校、高校附属单位（包括附属医院、校办企业等）可以根据实际情况设立档案分室。档案馆或档案分室要有专职档案员，其岗位人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。各院系、各部门都要指定专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案工作任务，并保持稳定性。

如学四川建筑职业技术学院2008年成立档案馆以来，逐渐建立健全学校档案机构，各单位、各院系都并配备了兼职档案人员。目前全院形成了档案馆4名专职、37名兼职档案员组成的档案机构和人员队伍。

1.5 档案工作人员形成档案工作系统网络

高校档案工作要形成由校长领导、主管副校长协助负责；各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人；由档案馆专职档案员对全校档案工作进行组织、协调和管理，各教学系、学院、各部门兼职档案员配合完成的系统的档案管理网络，即高校档案工作系统网络，如图1所示：图中的各部门、各教学系部、各学院只是列举了部分，各高校应根据本校情况制定档案工作系统网络。

2 档案人员结构合理，队伍稳定

2.1 档案员自身知识与技能结构

档案管理是一门专业技术工作，高校档案人员，特别是专职档案人员，要具备较全面的知识结构。不但要有档案、文书专业知识，还要具备历史学、文学、行政管理学、写作能力、计算机科学与技?g、网络运用与技术、沟通协作能力等丰富的知识与能力。总之，高校档案人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，以适应网络时代档案工作发展需要。

2.2 全校档案人员构成合理

高校档案机构人员结构，在工种上，需要后勤工勤人员、党政管理人员、专业技术人员；在职称上，中级以上的专业技术职务不能低于50%；在文化程度上管理人员和专业技术人员不能低于大专业学历；在年龄上，老、中、青三结合，并通过老带新方式保证档案资源体系管理的完整性、持续性和有效性。

2.3 档案人员保持长期稳定

高校普遍存在兼职档案人员的流动性问题，严重影响了档案归档的数量和质量。由于高校档案，特别是科研、教学、招生档案的原始性和连续性，要求档案工作人员队伍要保持稳定，才能更好地完成逐年档案的积累和准确归档。

3 引进人才，提高档案人员队伍素质

3.1 选好人

高校档案机构要有计划，有目的地招聘、引进选拔档案管理人才。按照人员结构要求，重点是本科以上档案专业学历的人才，其次是相关学科的高层次人才。可以是高学历的毕业生招聘，也可以是高职称专业技术人员的引进，把最优秀的人才选拔到最合适的岗位上去。选人，是提高档案人员素质的关键，拒绝照顾性的调入档案人员。

3.2 用好人

高校档案馆机构在选好人才的基础上，合理用人是提高档案工作效率的重要环节。用人要坚持任人为贤，人尽其才，才尽其用和能者上、平者让、庸者下的用人原则。充分发挥人才在档案队伍中的领军作用和档案管理工作中的推动作用。

3.3 留住人

高校档案工作人员，既是管理员也是专业技术人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。对引进的人才，更是要有生活、工作上的相关照顾政策，让他们留在档案机构，安心从事高校档案工作。留住人才，是高校档案事业持续发展的生机活力。

4 外出培训学习，拓展档案人员知识视野

4.1 举行定期培训

高校档案馆要开展高校档案工作人员的业务培训。要有计划地组织档案工作人员地参加县、市（州）、省、国家级各级档案机构组织的档案业务培训，如中央档案馆国家档案局2017年度档案教育培训项目、四川省档案局举办的全省第27期档案业务人员培训班、泸州市档案局举办的2017年档案业务人员培训班、汶川县档案局举办的档案业务人员培训班等定期档案业务人员培训班，不断更新专、兼职档案工作人员的业务知识。

4.2 参加学术交流

不定期参加各档案机构，包括各级地方档案机构和高校档案机构、档案工作协会组织的学术讲座、学术年会、交流会等。开展学术交流，提高档案人员学术水平。

4.3 组织参观学习

到各高校档案馆、校史陈列馆、大学科技园；各级地方档案馆、博物馆、图书馆等相关单位观摩学习，开掘业务视野。