档案法规范文

导语：如何才能写好一篇档案法规，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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经过各方面坚持不懈的共同努力，到2010年年底，一个立足中国国情和实际、适应改革开放和社会主义现代化建设需要、集中体现党和人民意志的中国特色社会主义法律体系已经形成，国家经济建设、政治建设、文化建设、社会建设以及生态文明建设的各个方面实现有法可依。

立法是指特定国家机关依据一定职权和程序，运用一定技术，制定、修订、废止法这种特定的社会规范的活动。作为立法重要组成部分的法的修订，是通过对现行法的内容加以修缮改动，使法臻于立法主体预期达到的完善状态。随着国家建设的各个方面实现有法可依，在新的起点上完善中国特色社会主义法律体系，必然使法的修订成为今后包括档案立法在内的整个国家立法工作面临的重要任务。

之所以需要对法进行修订，主要原因和意义在于：第一，法以调整社会关系和适合社会关系的需要为使命。社会关系既有相对稳定性，又有相对变动性。当现行法调整的社会关系发生重要变化时，对调整这种社会关系的法加以修订，使其适应变化了的社会关系的需要，就是必要的；第二，由于立法时考虑不周，现行法中有不科学之处，如不明确、不确切，容易引起歧义，或有遗漏、不协调、不切合实际的毛病，随着实践的发展，这些问题已带来明显的甚至较大的弊端，难以执行、适用、遵守，因而有必要加以修订；第三，现行法本身是暂行的或试行的，经过一定阶段的实践，有必要加以变动，以便从暂行或试行的形式过渡到正式的形式；第四，一个重要的新法出现了，或一个重要的法修订了，也要引起或可能引起对另外一些法的修订。就当前国家档案法规体系建设的现状而言，上述情况在现行档案法规中都有不同程度的体现。

法的修订既要及时，又要慎重。及时才能使法适合社会发展的需要，保证法的体系的协调一致，消除法中的弊端，有益于执法、司法、守法的进行；慎重，才能维护法的权威性，保证法具有稳定性、连续性。当前档案法规修订的及时性不够是一个突出问题，相当一批档案法规是在十几年甚至二十几年前制定的，与处速变革中的社会环境和档案工作实际情况存在相当的距离。许多档案法规执行情况不好，档案法规的规范效应下降，与档案法规没有及时进行修订有着内在的联系。在中国特色社会主义法律体系已经形成的时代背景下，档案立法应高度重视档案法规修订在进一步完善档案法规体系中的突出作佣。

篇2

1 对城建档案管理法规和规章特征的分析

1.1 立法时间分析。通过对华东地区9个较大的市以及上海市（直辖市）等10个城市（以下简称华东地区10个城市）的调查，共获得地方性行政法规2部，地方性行政规章10部。12部规范性法文件展示了近30年10个城市城建档案管理立法工作的基本成就。华东地区10个城市城建档案管理现行法规和规章及其生效时间，见表1。

表1 华东地区10个城市城建档案管理现行法规规章及其生效时间[2] ～ [13]

调查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、宁波等8个城市先后颁布了相关法规和规章，开始依法管理城建档案工作的进程。为适应经济、社会发展和城建档案管理工作的需要，自2000年以来，华东地区10个城市相继出台了新的地方性法规和规章用于规范和指导本市城建档案管理工作。例如，徐州市2004年出台了新的规范性法文件对原有规定进行更新，2011年又出台新的规章对2004年的规定进一步进行了补充和完善，这是距今最新的城建档案管理规章之一，在体现地域特色和时间特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。统计数据显示，各地城建档案管理立法规模不一，法规规章颁布与修改时间差异较大，非发达城市和内陆城市立法步伐更快，这与各个城市经济、社会的发展水平和城市规模并非完全一致，它更多体现的是区域差异，尤其是当地政府、人大重视程度的不同所带来的影响。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建设档案管理办法》和《合肥市城市建设档案管理办法》之后不久，又以市政府的名义制定和了《淄博市城市建设档案管理实施办法》、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》，进一步提高了规章的可操作性。

1.3 立法技术分析

1.3.1 整体架构分析。华东地区10个城市的12部城建档案管理法规和规章，其整体框架主要有两种：分章节论述和按条款列举。其中，7部为分章节论述，5部为按条款列举。分章节进行论述的文件均分为总则、附则两部分，内容主要包括城建档案的管理与利用、归档范围、移送与接收及法律责任等模块。可见，各个城市城建档案管理立法的重点主要集中在城建文件的归档、城建档案的管理与利用以及法律责任等几个方面。

1.3.2 立法目的、立法依据分析。12部地方性法规和规章均在总则的第一、第二条对城建档案管理立法的目的做了相似的描述，即“为了加强对城建档案的管理，规范城建档案的收集、整理和保管工作，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，制定《管理办法》或《实施细则》”。

各地城建档案管理立法多以《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》及省级城建档案管理办法为依据，制定市级城建档案管理法规和规章，践行了统一领导、分级管理的原则，体现了一定的地方特色。

1.3.3 立法内容分析。（1） 共性。第一，各市法规和规章对城建档案的定义差异不大，均是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。第二，各市的城建档案由相应地区市级城建档案馆接收保管，城建档案管理工作的主管单位均为城市规划或建设行政主管部门，业务上受同级档案行政管理部门指导。第三，对建设工程的竣工图都有极为严格的要求，必须有完善的竣工图，不完整或缺失的都要根据相关规定由相应部门补绘并归档。第四，文件的实施范围描述方式分为两种：“在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人”或“本市行政区域内城市建设档案形成、收集、整理、保管、利用等管理活动”。（2）特色。特色之一，实行两套制归档。《南京市城市建设档案管理办法》第十七条、《〈合肥市城市建设档案管理办法〉实施细则》等法律条文中均涉及“建设工程档案不得少于两套，城建档案馆（室）、建设单位各保存一套”，该规定在一定程度上为城建档案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建档案利用逐渐受到重视。如《苏州市城市建设档案管理办法》第七条规定“城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现信息化管理”，第三十二条规定“城建档案馆应定期公布开放档案目录，并简化利用手续，为利用者提供方便。我国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的城建档案”，体现出文件制定者先进的服务思想和立法理念。特色之三，建立城建档案管理网络。《合肥市城市建设档案管理办法》第四条规定“建立以市、县城建档案馆（室）为中心，以城建档案形成单位的档案馆（室）为基础的城建档案管理网络”，先由形成单位予以归档管理，然后根据相关规定，将档案移交给城建档案馆（室），二者有机衔接，这将从根源上避免城建档案外流和管理不善等问题的发生。特色之四，城建档案业务工作与行政管理活动紧密结合。《徐州市城市建设档案管理办法》在第五条、第九至第十一条规定档案业务机构隶属于规划（建设）行政主管部门，详细阐述了城建档案工作者参加城市建设工程的竣工验收、审核和城建档案馆（室）接收长期、永久保存的城市建设竣工档案等内容。

2 对城建档案管理法规和规章中存在问题的分析

2.1 罚款数额差异大，裁量阶次少。有些法规和规章对于法律责任和奖惩的内容存在表述含糊、标准不够明确的情况。如涉及处罚金额，有的规定1万至10万元，有的规定2000元，还有的规定执法部门可以采取自主裁量。法规和规章确定的罚款数额的巨大差别、罚款裁量阶次的过少和不加约束的行政裁量权限的授予，无疑增加了执法的随意性，当国有单位、国有组织和国有企业以及党政机关出现问题时，惩罚措施往往不易落到实处。

2.2 城建档案管理立法工作跟不上城市建设发展的步伐。具体体现在：一是地方性法规规章多，全国统一的法规规章少。随着《行政许可法》的出台和完善，地方性法规和规章的规范力度变得越来越弱。二是地方性规章多，由人大通过的地方性法规少。从选样调查的对象看，地方性法规有2部，只占总量的17%，明显偏低。三是一些城市法规和规章的修改周期过长，修法工作进展缓慢。从10个城市的现行法规规章看，最早的修订于2001年，最晚的修订于2011年，之间相差10年。还有几部修订于2002年，距今也有12年之久。四是城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间存在一些矛盾之处，且缺乏有效的协调机制，影响了城建档案工作的顺利开展。

2.3 对电子文件归档和电子档案管理的要求有所缺失。信息时代的到来使得电子文件激增，文档一体化催生城建档案馆对电子文件归档和电子档案管理的需求。在华东地区的10个城市中，只有徐州市在2011年出台的《徐州市城市建设档案管理办法》中对电子文件归档有所涉及。该《办法》第八条“要求建设工程项目应当同时报送纸质和电子竣工档案，档案必须符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T20328―2001）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法规和规章对此均无相关的规定和要求。

2.4 法规和规章的地方特色不够十分突出。12部地方性法规和规章，普遍存在结构相似、内容相近甚至雷同的现象，未能突出体现各个城市的地方特色。纵观华东地区10个城市，有的以交通建设为主，有的以历史建筑出名，各地产业结构各不相同，城市建设规模不一，经济、社会发展水平具有一定的差别，立法内容至少应当在部分条款中用于展示自己独特的风貌和建设实际。

3 完善城建档案管理法规和规章的建议

城建档案管理立法工作要实事求是，以城市建设的基本需要和社会发展的最新需求为出发点，加快相关法规和规章的废、改、立进程，确立城建档案法规规章与建设主管行业法规规章之间的协调机制，及时化解二者存在的矛盾和冲突。在立法的过程中，应当充分调动相关领域专业人员和专家学者的积极性，充分汲取他们的建设性意见和建议，以弥补现有法规和规章中存在的不足，从而更好地发挥地方性法规和规章应有的作用。

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一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

（三）强化“考核关”，促进档案规范化

针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。

二、落实制度化，持之以恒

以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：

（一）组织落实

法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。

（二）不断完善

随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。

（三）长效管理

牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。

三、依托信息化，科学发展

法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：

（一）加强信息化基础设施建设

软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。

（二）加快档案信息库的建设

档案信息资源共享的前提是各类

莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。

（三）加大档案人才队伍的建设

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一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

（三）强化“考核关”，促进档案规范化

针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。

二、落实制度化，持之以恒

以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：

（一）组织落实

法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。

（二）不断完善

随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。

（三）长效管理

牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。

三、依托信息化，科学发展

法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：

（一）加强信息化基础设施建设

软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。

（二）加快档案信息库的建设

档案信息资源共享的前提是各类

莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。

（三）加大档案人才队伍的建设

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关键词工程档案 规范管理 工程质量

档案文件是一个项目从无到有的一个最真实的记录，不仅在现代经济学中具有显着的作用，而且对新的建筑过程管理和历史研究价值等方面具有不可代替的效果，项目档案文件的规范化管理是建设建筑物整个时期的管理重要组成部分，为保障国家项目工程文件具有历史可追溯性，及时了解面建设项目整个过程中出现的问题，包括前期的工程设计，施工过程，竣工阶段在整个过程中形成的建筑项目档案文件材料应当归档集中保存，并且通过建设项目的监督组的审计和管理，定期检查。对未来需要出现任何改造过程，比如扩建，维修，技术需要等方面提供重要依据。项目档案文件需要在整个项目过程中一直处于规范化管理的状态，不能失效，文件应根据建设项目在整个项目进行归类，作为后期解决涉及到这个项目的相关问题，各开发单位应该集中归档保管，一个好项目同时也表现在档案信息资源在后期综合开发和利用的重要作用。

1工程档案规范化管理的重要性

首先，所有的工程设计文件和工程质量的都存在密切的关系，同时项目档案文件相关的材料和项目质量之间是相互贯通的，工程项目档案文件材料是提供质量保障的重要基础，质量保证是建筑项目档案保存的重要意义，总之好的项目离不开档案管理，两者相互依存。大部分建筑工程质量的文件，其中包含的项目实施过程的质量管理工作，质量监督和项目档案管理工作等等。

其次，从目前建设项目的作用及形式上分析，任何一个建设项目都需要项目档案管理，对建造可行性研究，地质勘察，机构设计，材料供应，施工过程，监督检查管理等过程中，每一个过程都有自己的质量要求和规定标准，将活动的过程和内容进行真实的记录。之后他们的记录以及图纸完成后进行备案，集中归档，最终形成建设项目的档案文件，这些文件基本反映了项目的内在质量标准，内容真是可靠。该项目的质量直接反映工程技术人员精心实施建筑的过程，从外观很直观的能看出质量好坏，很容易被发现和出现问题可及时纠正，但是建设项目档案的内容质量不容易被人发现的，只是出现质量缺陷时，通常会被发现，使用的文件与实际要求的信息不一致，这时才能反映出一个项目的缺陷。所以，施工的质量和施工的档案都是影响工程的质量重要的部分，这两个都不能忽视的，缺一不可。

2加强建设工程档案规范化管理的建议

2.1完善制度，加强认识，理顺责任

按照国家颁布的“建设工程质量管理条例” 实施基础建设的管理工作，加强各级部门企业级单位的质量管理的认识，严格落实通知的规定和“档案法”的内容要求，结合建筑项目的实际工作，建立项目的健全档案，建立档案工作要符合规则和法规，形成技术科学工程的文件档案材料内容归档，划分范围，要求相关技术人员编制的文件或技术的内容进行集中归档保存，同时落实相关人员和技术人员的查阅的方法和可查阅权限的范围等作出明确的规定，建筑档案管理人员被列入政府或机构的档案管理人员素质建设项目管理系统，各级物业管理部门，开发商企业单位应配备兼职的档案管理人员，并且建立在检查评估制度。

2.2完善档案工作体制，强化规章制度的执行力及规范档案管理

组织建立建筑项目档案管理机构是档案管理工作的第一步，创建一个直接服务于建设工程单位项目管理平台。从项目前期的筹备就开始记录在案，成立项目档案管理机构或公司，选择具有文件管理能力，档案专业承接能力，文档控制和人事档案管理能力的机构或组织，并且制定专人负责该项目文件的管理，负责档案文件集中归档保存，同时建立项目领导责任制度，档案管理的问责机制和工程技术管理职位相关人员的责任划分，梳理清晰整个项目档案文件材料管理流程，从项目建设管理，成立统一领导小组，建立统一制度，统一规范，从而开展项目管理工作，督促领导，加强行政权力实施，定期进行相关人员的访问和评估，将规定正真有效的实施，从而促进档案工作的顺利开展。

项目刚开始建设时，就要建立档案管理网络和工作划分，制定会议制度，明确职责，加强各单位项目档案管理的力度，领导加强监督力度，及时检查整改。开发商和施工方努力协调，不断及时的进行双方的沟通，并对文件档案等资料的管理工作给予支持，使问题快速有效的解决。建立和完善标准制度，文件管理系统需要不断的完善和培训，强化的按制度和法规的落实执行，为档案文件规范管理这项工作提供有力的保障。在项目建设开始，规范工作流程和要求，以确保每个文档出入的可控性。及时并且仔细清点登记，发放是必须签字，以便在出现问题时，有地方可查。

2.3加强业务培训，落实档案工作责任制

完整的档案管理建设工作需要工程技术人员具有较强的业务水平，所以，参与档案管理的人员必须参加专业培训和不断学习，努力提高自身的专业素质，档案文件管理工作中要求的技能要学习，当然学习好专业的商业知识是必然的，与此同时学习的技术施工规范和标准是重中之重，不断的学习档案管理的法律，法规和专业知识，提高项目档案文件材料的质量和工程质量认识。

总之，在随着时代的不断变革，档案在历史发展起着关键的作用。不管是信息时代还是数字网络时代，传统的档案管理和档案信息是提供后期质量安全的保障。因此，我们的档案要随着时代同步发展，为后期创造最大的价值。

参考文献：

[1]陆广能. 对深化城建档案业务指导工作的探讨[J].工程建设与档案， 2011，（06） .

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2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。

一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。

收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。

对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。

分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。

分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。

机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制

发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。

文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：

盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。

全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。

类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。

年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。

期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。

件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。

盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。

装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。

盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：

全宗名称为立档单位全称。

年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。

保管期限为永久、30年、10年。

盒号、件号与归档章上的填写保持一致。

文号为文件的发文字号。

题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。

责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。

成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。

页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。

备注填写归档文件需要补充和说明的情况。

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关键词：信息时代；规划院；档案管理；创新；

中图分类号：F208文献标识码： A 文章编号：

知识经济社会是一个创新性很强的社会,进入信息化时代的规划院档案部门应是一个创新能力极强的职能部门。今天,创新能力已经成为评价档案部门服务水平,特别是档案部门工作效率的重要标准。无论从国际发展趋势来看,还是从我国实际现代化的要求来看,都需要改革创新。在信息和网络时代飞速发展的今天,信息技术有力地支撑了档案工作创新活动,建立电子档案、构建网络平台、开辟档案网站。档案信息化建设,已成为档案工作创新的重要途径和必然选择。入世后,信息业、咨询业的发展成为新的增长点,以现代化的计算机网络技术提供优势、快捷的信息咨询服务成为大势所趋。因此,档案信息服务的对象日益广泛,服务的需求更加多样化。为适应这种国际化、信息化的挑战,档案部门以及档案工作者必须。

具有预见性和前瞻性,改变传统的工作方法,创新服务方式,加快档案工作信息化的建设。

一、规划院档案工作创新势在必行

档案工作创新就是指档案职能部门适应信息化发展变化,适应外在环境需要,形成新的结构、流程和服务方式。创新是现代档案工作增强自身生命力的特性、过程和方法。档案工作通过创新,可以更快地实现职能转变、改进观念以及运行机制和管理服务方式的再设计与建造,全面提高工作效率和服务水平,提高档案资源的利用率。随着经济发展、社会生活的变迁和公共需求的演进,档案工作的管理体制、运行机制和服务模式正面临着变革. 一方面,传统的、封闭的、狭隘的自我发展观念,缺乏整体意识,独自追求体系完备,自我封闭,不求合作,盲目追求“实体”的拥有。这些都严重影响了档案资源的社会共享和信息增值,导致了档案信息资源的利用率低、档案工作效益滞后的不利局面。另一面,档案管理中的重藏轻用的传统服务观念,制约着信息化的进程。在信息时代,档案工作者只有将其所掌握的档案专业知识转化为生产力,才能得到社会的认可。尽管档案界已认识到开发档案信息资源为社会服务,是档案事业赖于生存和发展的基础。但积习难改,陈旧的思想观念仍然在影响着档案信息化建设的发展进程。

20世纪90年代以来,经济全球化程度迅速加深,以信息技术为代表的高新技术和知识经济迅猛发展,给档案工作的运行机制和公共管理服务带来了巨大的压力和挑战,档案工作在这种背景条件下,只有顺应时代潮流,大力深化改革,强化自身职能,使档案工作信息化的普及应用变成生动的现实。

二、档案拓展服务领域的创新工作

1、信息服务的社会化、多主体

由主要为企事业单位内的对象服务转化为为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得更复杂,越来越离不开信息服务。对档案信|邑的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2、兴办服务实体,发展档案产业

知识经济时代,档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息,帮助企业开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,维护企业合法权益。

3、加强横向联合,实现信息资源共享

随着信息时代的发展,人类知识和信息总量急剧增长,面对浩瀚的文献资源,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

三、信息时代背景下的档案创新工作

1、利用知识管理理念重塑档案工作,实现档案管理工作的创新

如果说信息管理是一种技术创新的话,知识管理则是基于信息管理之上的管理理念的创新。知识管理包含了信息时代的许多先进管理理念,其中不少是档案工作可以借鉴的。知识管理主张运用集体的智慧整合企业各种形式的知识资源,提高企业的应变能力和创新能力,实现显性知识和隐性知识的共享;企业知识创新的源泉在于知识的转化,知识转化的核心在于隐性知识显性化和显性知识内部化。企业档案是企业在生产经营活动中形成的各种记录,是固化的知识,属于显性知识。因此,基于知识管理的理念,档案部门仅仅局限于管理已经文本化的企业档案资料是很不够的,而应该根据自己在企业管理中的地位和工作性质,在做好档案信息资源开发利用的同时,积极推进企业显性知识的扩散,适当介入隐性知识的挖掘,促进不同种类的知识在企业内部的传播、共享和创新。

2、配合知识管理,适当淡化档案管理的边界,拓展档案管理的外延

知识管理是从创造价值的角度来考察企业的所有运作,并把对知识的管理渗透到企业的各种具体管理之中, 因此,知识管理的对象非常宽泛。传统的企业档案工作的边界则是比较清晰的,主要是对企业活动中已经形成的具有保存价值的文件材料进行保管,目的是作为日后的凭证、参考。这虽然铸就了档案工作在企业工作中的特殊地位,但也限制了档案工作的进一步发展。因此,有必要配合知识管理,适当淡化档案工作的边界,拓展档案工作的外延。具体而言,档案部门应配合知识管理的实施,进一步树立大档案观,加强与图书、情报等部门在信息资源搜集、整理和提供利用上的分工协作,提升图书、情报、档案一体化水平,为企业的生产经营活动提供强有力的信息支持。这样,档案部门不仅可以为企业的生产经营活动做出更大贡献,还可以进一步提升自己在企业中的地位。

3、借用知识管理的先进信息技术,提升档案管理的技术水平

知识管理并不是企业管理的全部,也并不是与企业其他方面的管理相对立。知识管理只是从创造价值的角度考察企业的所有运作,并将企业的知识管理渗透到战略管理、市场营销、人力资源管理、生产管理等方面,从而使知识管理成为所有管理的中心和关注的重点。实施知识管理需要强大的现代信息技术支持,比如,知识管理体系中的通讯网络、群件技术、推拉技术、多维度分析技术、数据挖掘技术等, 这些技术不一定都适合档案部门,但档案部门肯定能从中受益。因此,借助企业实施知识管理的机会,带动档案工作信息化建设的升级,是档案工作实现自我发展的一条捷径。

结束语

总之,规划院档案工作者应在档案创新工作上投入更多的精力,进行更深层次的思考,采取更有效的措施。档案创新工作是未来档案利用的必然趋势,通过档案工作者的共同努力,档案机构必定能够改变档案工作的现状,有效发挥档案工作的优势,为利用者提供更多更全更好更有实效的档案信息。

参考文献：

[1]蔡姗.影响规划院档案管理的主要因素及对策分析[J].科学之友,2010(12):84- 85.

篇8

一、指导思想

坚持以党的十七大、十七届五中全会精神为指导，认真贯彻全国、全省档案信息化工作会议精神，深入学习实践科学发展观，立足于经济社会发展需求，以科学发展、加快发展、率先发展、和谐发展为主题，大力实施“信息化带动”战略，努力在推进“三网一库”建设上取得新成效，实现档案信息化发展迈上新台阶，为市经济社会又好又快发展发挥档案部门强有力的作用。

二、主要任务

(一)实施一个战略

大力实施“信息化带动”战略。发挥市档案信息化后发优势，应用先进的信息化技术和网络，增强档案服务社会功能，推动和支撑我市工业化、城镇化、农业产业化发展，加快推进全市各单位档案信息化建设与应用，提升档案管理与服务水平，促进我市档案事业健康持续快速发展。

(二)坚持一个核心

以“三网一库”（内部局域网、档案信息网、电子政务网和档案信息资源数据库）建设为核心，大力提升档案信息化水平，增强档案政务服务能力。加快档案信息资源数据库建设，围绕建设档案信息资源数据库，加快推进信息化建设各项工作。不断完善市档案局内部局域网功能，升级改版档案门户网站，完善内网平台，拓展外网平台，建设全市统一的档案信息资源目录系统和共享服务系统。

(三)实现一个突破

努力在档案信息资源整合共享方面实现新突破。加强档案资源的整合与信息共享，实行集约化建设模式，构建全市统一的档案信息网络平台、数据中心、基础数据库和共享平台等基础性、公共性档案信息化平台，建立统一的档案信息资源目录体系和数据共享机制。编制市档案信息资源目录，出台信息资源共享管理办法，明确信息资源共享的种类、条件、期限、来源和责任单位等，制定相关的信息资源共享协调工作程序、管理制度及相应的行政责任追究制度，扩大信息共享范围和信息提供种类，推动全市各机关单位按需及时响应和提供信息共享，大力推行电子政务，以信息技术推动档案服务的数字化、智能化和网络化水平，提高档案管理与服务能力。

三、具体措施

(一)加快档案信息资源体系建设

“十二五”期间初步形成较完整配套的档案信息资源体系。在加快传统档案数字化步伐的同时，加大对新生电子文件规范化的监督、管理与接收，逐步建设可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。加大档案信息资源的整合，一方面加强各档案馆（室）之间的档案信息资源的纵向整合，另一方面加大与其他相关信息系统之间的横向整合，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

——2011年市馆完成馆藏档案目录数据库建设（案卷级目录数据库和文件级目录数据库），部分重点档案全文数据库建设，县（区）档案馆及市直和驻市单位档案馆（室）启动目录数据库建设。

——2012年市馆继续加大全文数据库建设、启动多媒体档案数据库建设、探索电子文件归档与在线接收，县（区）档案馆及市直和驻市单位档案馆（室）进一步完善目录数据库建设。

——2013年市馆继续完善全文数据库、多媒体档案数据库，启动电子文件归档与在线接收，县（区）档案馆及市直和驻市单位档案馆（室）继续完善机读目录数据库，完成本单位馆（室）藏档案目录数据库建设。

——2014年市馆完成馆藏重点档案、珍贵档案的全文数据库建设，不断充实多媒体数据库，电子文件归档与在线接收平稳运行，逐步实现全市档案目录资源的有效整合，县（区）档案馆及市直和驻市单位档案馆（室）启动全文数据库建设、电子文件归档与在线接收。

——2015年全市各级档案馆（室）有计划、分重点地开展开放档案的全文数字化工作，进一步整合档案信息资源，实现馆（室）藏档案目录资源的共享，逐步形成全市档案目录和全文信息中心，在全市建立比较完善的档案信息资源数据库。

(二)加快档案信息服务体系建设

“十二五”期间全市档案系统要建立档案信息共享通道和服务平台，拓展档案信息服务社会的渠道方式，强化档案信息的资源共享机制，逐步减少“信息孤岛”，加快档案信息资源的开发利用，创造档案信息的社会效益和经济效益，建立高效、优质、快捷的新型档案服务体系。

一是构建档案信息共享与交换平台，解决因应用系统环境、数据库环境、数据格式、应用系统连接、数据传递不一致等造成的“信息孤岛”问题，实现跨部门的档案信息共享和交换，推动全市档案信息资源有效整合利用。

二是构建一站式档案信息网站服务平台。加快内部局域网、档案信息网、电子政务网建设，实现三网平稳运行；扩大服务范围，创新服务方式，提高网上服务办事能力，增加事项办理中的状态情况查询，提供更多的在线服务项目，提供更多、更方便的表格下载和现行文件、档案资料的在线查询，使网站更新升级常态化；加强档案信息网站服务功能建设，加快县区档案网站建设进程，推进网站管理体制创新，建立档案网站建设、维护长效机制。逐步实现以市局档案信息网站为基础，以市直和驻市单位各档案馆（室）网站为拓展，以县区档案网站为延伸，构建新的一站式档案信息服务平台。

三是根据市委、市政府的要求，继续推进政务信息公开工作。对本单位的政务信息公开内容进行不断的更新和完善,对新增的公开内容进行收集、整理并上传到门户网站,使政务信息公开成为一项长期而规范的工作，打造阳光政府网上服务窗口，促进服务型政府建设。

(三)加快档案信息安全体系建设

“十二五”期间，全市各级档案部门要全面落实杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上“必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用”的要求，通过提高认识强化管理，依靠先进技术保障信息安全。全市各级档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

必须加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保档案数据安全。建立健全信息网络安全机制，加强信息网络安全预警和保障能力。研究和制定市档案信息网络安全总体规划，建立信息网络安全监控、信息网络安全管理和应急响应体系。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的都必须按规定程序和要求进行审查。建设信息网络安全预警系统，使档案信息网络具备主动实时发现的多维协同防护机制和能力。大力推广以数字认证为核心的网络信任体系在电子政务、数字档案等档案信息化中的应用，推进数据异地备份和灾难恢复中心建设，切实抓好电子政务网、档案信息网、内部局域网的安全运行和安全管理工作，确保全市档案信息网络的安全、稳定、高效运行。

(四)加快档案信息化长效机制建设

一是建立档案信息化协同推进工作机制。进一步建立和完善档案信息化工作领导小组的工作机制，增强对全市档案信息化工作的领导，加强市、县（区）两级档案信息化工作的协调和联系，理顺与市信息化管理部门的职能，提高统筹协调和规范管理能力。加强对档案信息化工作的调研和检查指导，推动全市档案信息化平衡发展，形成市县（区）协同发展新局面。

二是建立档案信息化项目建设管理机制。进一步创新我市档案信息化项目建设管理体制和机制，采取集约化的统一建设和管理的模式，建立一套基于科学化、标准化、规范化的项目建设监管体系，规范全市档案信息化项目建设各环节的管理，保证信息化项目建设的质量和投资效益，促进档案信息化项目建设的科学性、规范性，确保全市档案信息化建设按统一规划的要求进行，实现资源整合。

三是建立档案信息化绩效考核评估机制。加快制定完善县区、部门年度档案信息化考核目标体系，加大档案信息化绩效考核力度，将档案信息化建设列入全市各档案馆（室）的年度工作考核内容，进一步规范档案信息化绩效考核评估机制，确保全市档案信息化建设取得成效。

四是建立档案信息化经费保障机制。全市各级档案部门要围绕“三网一库”建设，争取将档案信息化纳入本地区、本部门、本单位信息化建设总体格局。积极争取财政部门的支持，将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算并保持适当增长比例，以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。

篇9

关键词：林业档案；开发利用；规范管理

人类具体的活动真实记录是通过档案栏显示的，档案是社会中非常宝贵的财富，同时也是人类重要的文化遗产。档案管理工作可以维护历史的真实面貌，档案工作已经巧妙地融合于人们的生活中。随着人类社会的不断进步，档案工作已经逐渐深入到生活的每一个方面，在林业的发展中发挥着越来越重要的作用。

一、林业资源档案管理概述

林业资源档案管理工作是一项具有战略高度的事业，林业资源档案管理工作可以记录林业的发展历史，在林业建设中十分重要。林业资源档案是一项不可再生资源，林业资源档案也是多个工作者共同努力的结果，首先要随时更新造林调查设计的具体资料，其次要保证林业资源管护合同的有效性。对于林业有害物质的检测要详细报告，对于历年的森林资源要进行一个增长记录，对于边界的变动和林权纠纷需要进行档案记录。档案记录是需要具有一定的保密性和连续性的，林业资源档案是新技术推广的重要依据，是开展下步工作的主要参考指标，所以各森林经营单位应该大力宣传林业资源档案管理工作的重要性。

二、林业科技档案的规范管理

经过长时间的发展，林业科技档案得到了规范性的管理，林业科研单位尤其重视管理科技档案，注重对于档案工作人员的利用，注重档案工作的发展，推动林业部门档案专业管理的发展。

1.强化宣传意识和服务意识

首先要强化宣传意识和服务意识，才能科学地管理好林业档案，树立正确的服务意识，并主动积极推动林业档案工作的进步。领导首先要重视档案管理工作，并促使工作人员树立科学发展的理念，全面保障林业等管理工作的质量。同时要宣传档案工作管理的重要性，使人们意识到档案工作的重要性，与此同时，要认可档案管理工作是林业部门工作的一部分。

2.加强标准化建设

加强标准化建设是保障档案信息工作的基础，制定科学的标准化档案管理标准，推动林业档案信息管理的现代化发展。国家林业档案局非常重视林业部门的档案资源管理工作，目前国家已经制定了多项国家标准档案管理规定，这些规定不仅涉及档案管理工作的提纲，还包括日常工作中的一些细节。首先要保护档案信息资源，制定专门的防范措施和补救措施，备份档案信息资源内容，防止当数据遗失时给林业部门造成重大的损失。随着科学技术的不断发展，林业科研单位逐渐成为一个完整的体系，根据相关规定制定了一套相对健全的档案管理系统。通过制定科学的管理体系，提高档案管理的技术水平，提高林业档案资源的利用率。

三、提高林业科技档案资源利用率的基本措施

由于各种原因，长期以来多数林业科研单位的科技档案管理基本上还处在传统的手工管理阶段，这种传统的手工管理档案方式，不仅工作效率低，而且档案查全率和查准率难以保证。可以采取如下措施提高林业科技档案资源利用率。

1.构建信息管理平台

随着时代的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足现代社会的需求，需要构建信息管理平台，改革传统的林业档案资源管理方式，确保适应当代对于档案信息的需求。档案管理工作是一项消耗时间长、浪费人力与物力的工作，如果将档案管理工作人员的时间集中在初步记录上，就容易导致档案第二次、第三次编著筛选的质量下降。所以我们要学会利用计算机软件，推动林业档案管理工作的进步与发展，但是目前新研发的档案管理软件，都存在通用性不强的缺点，并且使用的周期非常短，需要不断地进行更换。所以要构建完善的信息管理平台，用计算机完成档案资源管理相关工作。比如说之前的档案都是纸质的，如今可以通过计算机对文件进行归档，然后再通过拷贝就可以完成工作了。利用计算机对档案信息内容进行归档，还可以保证电子档案的完整性，利用计算机技术还可以将电子文件进行组合。

2.开展编研工作

开展编著研发工作也是林业部门档案资源管理的重要工作部分，工作的内容主要是对信息进行加工以及再加工，对于一些分散、不够系统与专业的内容进行仔细的分类，或者是对一些特殊用途的资料进行特殊格式的编著。深层次的加工和编排，用新的体例、新的语言汇编成相对集中的、系统的参考资料，它改变了科技档案原始的存在形态，使其内容更加简洁，更有针对性。通过对档案信息的再加工，可以简化工作的程序，人们不必去查阅档案原件，就可以获得自己所需要的信息。在实际的工作当中，我们可以根据不同工作部门的工作特点，设定专门的档案归类管理系统，并将软件下放到每一个部门，这样在一定程度上可以大大提高工作效率。充分利用现代科学技术，保障林业部门档案管理工作顺利开展，通过对档案原始资料的编著和研究，推动档案资源信息管理的快速发展。

四、结语

林业档案资源是林业部门发展的主要动力，合理利用和开发可以推动林业部门的快速发展，进一步对林业管理工作进行研究和探讨，可以提高科技的实践应用率，推动林业全面稳定可持续发展。

作者:董宇 单位:河北省木兰围场国有林场管理局燕格柏林场

参考文献：

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为加强全区司法行政系统档案规范化管理工作的组织、监督、指导和协调，现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《国家档案局8号令》、《省档案管理条例》等文件精神以及泰州市有关文件材料归档范围的规定，结合我局的实际情况，制定区司法局档案规范化建设实施意见如下：

一、明确工作目标和任务，促进我局档案管理工作稳步发展

档案工作是经济社会发展的一项重要基础性工作，是单位日常工作和办公素质的最终体现。档案工作规范化管理水平，直接影响着各部门围绕中心、服务大局的能力。为此，必须高度重视档案管理规范化工作，把规范化档案管理工作纳入本部门重要议事日程，落实人员，明确职责，切实抓好档案管理工作，进一步提高我局档案工作整体水平。

二、加强组织领导，夯实工作基础，提高我局档案管理水平

为进一步加强组织领导，成立司法行政基础档案规范化建设领导小组，加快档案规范化建设工作的步伐，切实提高全区司法行政系统的档案管理水平。根据省、市政府和档案主管部门关于档案工作规范化管理的总体要求，我局将在2013年12月底前全面完成档案工作的规范化管理建设。

三、加大实施力度，健全各项制度，高质量、高要求完成各阶段工作

1、准备阶段（2013年4月1日——2013年4月30日）。加强档案室阵地建设，组织领导机构，落实人员，建立健全保密、会议联系、情况通报、查（借）等各项制度。

2、实施阶段（2013年5月4日——2012年9月31日）。建立健全各类案卷，资料及时立卷、归档、保管完善。

3、检查、验收阶段（2013年10月1日——2013年11月31日）。根据档案评比标准，对照检查，对不符合档案归档要求的提出整改意见，保证档案齐全、完整、规范。

四、落实措施，确保档案工作规范化管理的顺利开展