电子邮件范文

导语：如何才能写好一篇电子邮件，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

电子邮件的使用与―般书面文件没有什么本质的区别。2009年7月，成都某法院审理了一起罕见的网络借款案，判定当事人的借贷关系成立，被告应该根据网上写的借条归还借款。

这其中，最重要的证据就是被告曾经向原告发送的电子邮件“借条”，法院认为双方认可电子邮件的事实和借款关系成立，再次说明了电子邮件是可以作为证据使用的。

也正因为如此，各方面的法律法规都开始对电子邮件的归档提出了明确的要求。

例如，美国的SOX法案就要求上市公司保留所有的业务记录(包括电子邮件记录)，至少保留5年I上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少保留7年，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通信记录至少也要保留7年。我国即将推行的《企业内部控制基本规范》，也要求国内企业很好地管理和保留所有的电子邮件，以满足未来调阅的需求。

做好邮件归档并不容易：需要满足相关法律法规的要求，需要兼容更多的存储设备和邮件服务器，需要做好索引以便查询，甚至需要把旧的备份文件整合到新系统中……而这恰恰是Softnext守内安信息科技的专业邮件归档解决方案MAE(Mail Archiving Expert)的长项：真实记录数据；高度兼容性；全文检索，精确索引；无痛移植旧备份。

特别的是，守内安MAE与H Ds的内容归档管理系统平台HCAP也有完整的接口整合，使之可以强化数据安全，用户可以通过MAE关控邮件读写权限，又经过HCAP进行Hash加密，获得双重保障。而且，MAE还提供了强大的邮件生命周期管理功能，在邮件进入HCAP系统之前即可对它的保留期进行定义，使存储系统空间使用率更高。

美超微总监陈庆章使用MAE后这样评价道：“MAE性价比极高，导人过程也非常简单，且功能上完全符合我们的要求，在操作界面、客服亲切度、技术支持的专业程度方面也让我们非常满意。”

“事实上，我们做的不仅仅是邮件归档，关注的是整个邮件内容安全领域，在这仑领域已经有了十年的积累，为无数客户提供了满意的产品和服务。”Softnest守内安信息科技总经理刘孟达先生强调。

事实上，守内安正在为客户提供最值得信赖的内容安全管理服务，其主要产品线包括：SPAMSQR垃圾邮件过滤管理专家，首创MySPAM个人化服务，全方位电子邮件管理专家MSE，最专业的全效型邮件审计管理系统，提供实时的邮件内容过滤及审核；电子邮件归档专家MAE，提供最完整的数据库化的解决方案，遵循各种法律法规对电子邮件归档的要求I Content SQR网络内容安全管理专家，可以与微软的AD网域高度整合，管理轻松上手。

篇2

[关键词] 商务电子邮件 写作 规则

在现今的商业社会中,电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)2006年的统计,全球每天发送约840亿封电子邮件。然而,在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天,人们很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会(American Management Association)和电子政策研究所(The ePolicy Institute)进行的调查表明:如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更主要的原因是人们不知电子邮件的注意事项和低劣的写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言和粗心大意,读者就会失去阅读的耐心而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你承受着信誉扫地的危险,也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质,提高工作效率,而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域已经得到了广泛的认同。所以在职场中,如何有效的利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争上的优势呢?职场中电子邮件的使用应该主要遵循以下规则。

一、电子邮件是传递该信息最合适的选择么

方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时,信件的副本都会复制到服务器上,这样除了收信人外的其他人也有机会看到你的邮件。所以,邮件内容要格外谨慎。不要通过电子邮件传送以下信息:

1.公司或个人的秘密信息

电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。

2.敏感的话题

电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情,肢体语言和语调的暗示作用,你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以如果发送前不考虑收件人的感受很容易产生负面情绪。

3.复杂的信息

信件的主体最好不要传递复杂信息,比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时,所以最好作为附件发送,而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外,发现需要回复的问题不只一个时,最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如msn,QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、 写邮件的目的是什么

人们写电子邮件常常是出于习惯,而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目有两个:

1.影响收件人的行为

告知或说服收件人实施某个行为。例如:

Send me comments on my proposal by Friday.

请于周五前将我的提议意见发给我。

Distribute an agenda three days before a meeting.

请于会议前三天发放议事日程。

Reschedule my appointment.

请重新安排我的约会。

2.通知收件人

提供收件人所需的信息,如关于一个主题,行为或决定等。例如:

We plan to launch three new products next Spring. Please see the attached descriptions for details.

我公司将于明年春季推出三款新产品,详细信息请参阅附件。

I have dealt with the enquiry that you passed to me on Friday.

您星期五转交给我的查询信,我已回复。

The board made several key decisions last week. I’ve summarized them below.

董事会于上周做出了一些重要决定,我已总结如下。

三、 对收件人了解有多少

沟通是双向的――只有当你的信息被对方接受并理解后,沟通才完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气、和写作的方式等。对收件人的考虑有:

1.与收件人的关系。

2.收件人是否希望收到这封邮件。

3.收件人对这一主题的信息。

4.收件人读信后的反应。

5.收件人对这一主题的兴趣。

6.收件人收到这封信的感受。

如果给了解的人写信,上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是一无所知的人写信时,就需要根据一些其他信息,如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如:

如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户,说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来决定产品是否符合他们需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理,说明他所感兴趣的是关于项目的主要观点而不是每个细节,并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么

在今天的职场中,人们每天需要不停的应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时,人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头,然后是有关要点的实事和观点的陈述。

下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

1.要询问什么问题?

2.要发送什么文件?为什么要发给对方?

3.要陈述什么观点?

4.要征询什么意见?

5.要给予什么建议?为什么对方要接受?

6.要推销什么产品?为什么对方要购买?

7.为什么要表示感谢么?

用两三句简洁地写下表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如:

The deadline we agreed on is coming up fast. When can I expect the project report?

约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况?

It was nice to see you at last week’s meeting. Your suggestion that we have a fund-raising event next April sounds great to me.

很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。

如果你回复一个问题,可以先将这个问题陈述或概括一下,然后再进入要点。例如:

You asked how much more it would cost to complete the job a week earlier. We estimate the cost to be….

你方曾询问如果提前一周完工,开销将会增加多少。据我方估计,开销将会……

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨:“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了,其他的不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时,才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。因此,我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件,你会发现邮件应该回答所有收件人的问题,而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题,否则得仔细考虑可能问的问题。

要点和对收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架,这使得写一封清晰,简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如:

Mike,

I’d like to suggest that we hold a brown-bag lunch meeting for team leaders once a month. That way, we could keep everyone up to date on the status of our projects and let people know what’s coming down the pipeline. These meetings would also give us opportunities to share ideas for solving problems.

Let me know what you think.

Carl

迈克,

我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外,我们也有更多的机会讨论如何解决问题。

你的意见如何?

卡尔

六、邮件中如何组织信息

一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始,其他信息都和要点相关。收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难,不妨考虑下面因素:

1.是否没有考虑写作的目的,收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。

如果是这样,要试着将信息组织一下,重新安排,否则这封邮件将令人费解。

2.是否有多余信息。

尽管仔细思考了,但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中,好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。牢记:正文因该是对重要信息的支撑,解释和扩展。如果不是,就赶紧省略。

3.是否中途变换方向。

有时我们开始是让收件人做一件事,但突然间,我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑,也会使你困惑。

4.是否想要呈现太多的信息。

每封信都关于一个话题或主题,每封信都针对一个收件人(群)。如果想在一封信内发送所有信息,在开首列出要点,然后用标题帮助收件人(群)迅速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂,最好独立成一个文本然后作为附件发送,而邮件仅提供简要的说明。

七、将信息写出

如果你遵循了以上建议,那么写一封清晰,简洁的邮件就像倒咖啡一样简单。写邮件时,需要注意:

1.敏感的、复杂的、机密的情况下,要再三考虑电子邮件是否是传递信息最好的方式。如果是,使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话,在写好之前不会发送出去,而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

2.使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。

3.确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要,加一些词或短句构建起上下文(如4所述)。

4.如果发现包含很多多余信息,再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

5.不要急着挖空心思寻找词语来表达观点,而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模版

充分利用模版。模版使用得当,可以节省大量时间。模版提供了基本的词汇和结构,你只需根据特定的情况来改变内容即可。注意模版的使用原则:

1.模版需根据你要不断发送的基本信息来生成。

2.不断更新模版:删掉不需要的信息,或者修改信息。

3.只在适合的情况下使用模版。因为有时修改模版比重新写新邮件还慢。

4.仔细校对模版信息,确定没有陈旧的、不相关的信息,没有使用他人名字或忘记变更日期等等。

今天对于正在从事跨国业务的公司和员工来说,客户对你的第一印象多半来自电子环境,而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。一间美国大型企业首席执行官说:“在工作上能够不断精进的,是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此,对于许许多多的员工来说,加强写作技巧是职场上一项必胜的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔宝贵的财富。

参考文献:

[1]电子邮件泛滥成灾,电话成为新宠[EB/OL]

,2006-09-30/2009-05-10

[2]Bilbow, Grahame. Write for Modern Business [M]. Hong Kong: Pearson Education North Asia Limited, 2000

[3]Case, Christa. The Finer Points of E-mail Etiquettes [J]. English Digest 2(2005):23-25

篇3

一、EDM现状

要谈EDM不可不谈DM，DM是direct marketing的缩写，通常的表现形式是杂志，邮件，因此现在的DM也表示为direct mail.。作为营销的一种形式，由于它排除了新闻文字干扰，并具有针对性强、投递准确、信息攻势猛烈、免费阅读等优势，在美国广告市场占有20%的份额。目前DM在国内可谓风起云涌，发展迅速，被大家所看好。EDM就是以互联网在载体的DM，主要表现形式是电子邮件方式，内容分电子期刊中的广告和纯广告形式。

那么为什么这么有前景的营销方式会被大家所厌烦呢？称为垃圾邮件呢？国家相关机构和一些企业对“垃圾邮件”的定义通常包含三个要素：1.未经允许的。2.不感兴趣的。3.不可退定的。其实1和3两个要素笔者觉得到是其次，主要问题是不被接受者感兴趣，因此才会被不喜欢和拒绝。DM广告是已精准而著称，但如果广告接受者不是其目标受众，不但浪费了广告费用，更违背了DM的宗旨及意义。

我们的邮箱每天都充斥着垃圾邮件，通常我们的邮件地址是被以下几种形式收集的。第一，我们在网站上自己注册，或者为了获得奖品等自己主动留下的。这些地址被ICP所利用，或转卖给他人。第二，程序自动收集的。通过特定的程序，自动的在网络上收集邮件地址。几百元几百万封邮件的电子邮件数据库，通常就是这样收集的。第三，电脑自动编制，穷举组合。我们通常使用的邮件为门户网站所提供的，他们域名是特定的，如sina.com，263.net.而@前的名称通常是自己中文名字全拼，简拼，或英文名字，所以尽管对方不知道我们的邮件地址，但可以通过26个字母，10个数字排列出来。

与垃圾邮件相对应的就是“许可邮件营销”，顾名思义，“许可邮件营销”就是接受者同意接受广告形式的电子邮件。其邮件地址的收集形式具体也有三种，第一，用户填写的，我们在注册会员或申请礼品的时候，会有两个可选项，一个是愿意接受电子邮件广告，另外是你所喜欢的行业或类别信息。如果同意了并选择了，那么便可称呼为“许可邮件营销”。第二，被迫的许可。大家在申请邮箱的时候，“愿意接受其广告”是必选项，如果你不同意，将不可能成功申请到邮箱，因此我们申请了邮箱也就等于默许了电子邮件广告，比如申请三大门户网站的免费邮箱。这样一来，这种客户的广告价值就不大了，因为他的意愿是被迫的，甚至是虚假的。第三，在行业网站中注册的邮件地址。这些用户所接受的到EDM，虽然没被允许，但是自己喜欢的，感兴趣的。比如在旅游网站注册，很明显，是喜欢旅游的，因此会喜欢旅游方面的信息。当这个旅游网站发的旅游方面广告，虽然注册用户没同意，但至少不会不喜欢或拒绝。这种虽然不能称“许可邮件营销”，但也不能称垃圾邮件，也具备广告价值。

目前世界各国包括我国都在大力整顿邮件市场，力图减少或杜绝垃圾邮件，一方面让用户不在受骚扰，同时也让EDM恢复原由的功能。

二、EDM的注意事项

第一，投放的时候，必须要认真选择精准的数据库。正如前面所说，精确的数据库决定了是否垃圾邮件，您的广告费用是否被浪费。在这里笔者建议是租用行业网站的数据库，如果是汽车广告，选择汽车网站的数据库，相反，如果选择门户网站或邮件营销商所提供的， 恐怕很难保证它的精确性。

第二，在制作的时候，电子邮件标题要引起用户注意或突出主题。因为电子邮件是可选方式，就是用户可以打开或不打开，不象电视广告是被迫的，因此邮件主题就变得很重要。如果广告目的是促销或活动，那么标题最好带“免费，大奖”等字眼，虽然老套，但却是屡试不爽的。如果广告目的是品牌维护或新品推出，那么标题最好突出企业或产品名称，用户尽管可以不打开邮件，但他一定看到标题了，完成了传达信息的作用。当然了还有一些欺骗性的标题如“老朋友很久不见了”“最近好吗”等等，这些标题虽然打开率较高，但建议最好别使用。

另外电子邮件不适过大，以免用户接收出现问题。内容最好带有图片，可以从视觉上刺激用户，通常用户接受到的陌生邮件一般不会浏览过长时间。

第三，后期的维护和跟踪。传统广告效果的体现通常是以产品的销售额来体验，同时是无法互动的。而网络就不同，可以让企业和广告目标受众充分便利地沟通，及时了解第一手准确信息，以便对广告，产品，公司策略进行修整。

篇4

如今，越来越多的企业开始采用电子邮件的营销方式，这样做，如果使用恰到好处，营销者可以立即与成千上万的潜在和现有顾客建立起联系，其成本要远远低于邮寄营销。

然而，盲目地推行电子邮件营销却存在着巨大的风险，用户会对收到的大量带有营销目的的电子邮件产生反感甚至感到愤怒，他们总是将那些邮件直接删除，甚至有可能投诉至邮箱服务提供商，使得企业在电子邮件营销中的大量努力付诸东流。

电子邮件倘若被直接当作垃圾邮件删除，就失去了递送至顾客面前的机会。因此，如何提高电子邮件营销的效果，变得至关重要，以下便是电子邮件营销的先行者们总结出来的行之有效的十大绝招。

1. 提供更多的价值

如今，用户对于电子邮件沟通的期望越来越高，他们希望获得更多的价值，因此，第一条原则便是：找出新点子，提供比竞争对手更多的价值。其中重要的一条就是，不要只是进行简单的推销，劝说顾客购买产品，而是要加强对顾客的教育。根据产品为什么值得购买的特性进行相关的具体背景介绍，甚至是与之相关的配套产品的介绍，尽管有些产品可能并不是公司的主打产品，但是这样会吸引到更多的用户来注册、点击相关邮件，浏览网络商铺，并查看相关信息，从而创造巨大的商业价值。了解更多请点击赢销互联网站vmarketing.cn。

统计表明，用户一般最多只能容忍15封商业信息邮件，包括信用卡说明及子女学校最新信息。因此这是一个零和游戏，如果要抢占那15个席位之一，就必须传递出更多价值。

2. 要对新用户及时反馈

企业必须有一个特定的电子邮箱来接收用户的所有反馈。这需要有专人负责，即使是某个未注册用户的询问，也应该得到回复，因为他们是潜在用户，有着很大的价值。或许每周收到的反馈只是简单的寥寥数字，但是也不能掉以轻心，因为这表示他们已经对产品产生了兴趣，来提出问题或者进行反馈，很有可能其中的某些人便是最有价值的用户。

一般而言，在大型营销活动结束前30天～60天内注册的用户是最为活跃或者说最为有效的用户。一旦他们进行了注册，需要立即发出邮件表示感谢，以此建立起良好的关系。此后，根据用户的兴趣，在电子邮件中提供更多相关内容，这样他们才会在每天收到的几十甚至上百封邮件中挑选你所发出的信息，并做出回应。给出一些小礼物通常是非常有效的，比如为了鼓励第一次购买而给出10%的折扣，在60%的情况下都是行之有效的，有利于和用户保持良好健康的关系，并吸引他们关注下一步的优惠信息。

3. 了解你的注册用户

尽管这意味着要浏览成千上万的邮箱地址，但是这种费力的工作确实是必要的，这是因为：1)你会清楚你的用户们会选择哪些邮箱，以此来采取一些措施避免被当作垃圾邮件直接删除，或者是根据各个邮箱不同的特性，来表现得更为醒目。2)如果一些人使用的是公司邮箱，那你就能大致了解他们所从事的行业，以此来提供更有针对性的服务。3)能够修正一些明显的拼写错误。4)如果有竞争对手混杂在里面，可以将之删除。

4. 根据邮箱特点优化邮件内容

用户使用最多的邮箱是什么？Gmail、Yahoo，还是公司邮箱？需要区分清楚并按照先后顺序进行相应的调整。

如果是Gmail邮箱，你不应该盲目地点击发送，而是要尽可能地了解Gmail邮箱的一些特性，从而调整邮件的标题，内容的颜色、字体、大小等；如果是公司邮箱，那也是非常有价值的，这将决定你的邮件性质，比如是B2B的还是B2C的。

5. 对用户进行细分

现如今已经不再有放之四海而皆准的营销方式了，你需要对你想投递信息的用户进行细分。目前已经有一些比较精密的市场细分技术或者软件(有不少邮箱提供商准许邮件中带有相关分析代码)，或许可以值得尝试，但是最为重要的，还是要创新。

你可以跟踪那些打开过产品信息邮件的，或者是压根没打开过的客户信息；也能够跟踪那些已经为订单交过费，或者是还没有付费的用户；或者是那些阅读过邮件但是还没有购买的，他们都值得你好好去研究一下。

还有另外一种“前端”分析的市场细分方法，即在用户注册完登录之后，适当地问一些问题。一般而言，只要不难回答的选择题，用户一般都乐意回答至少四个问题，包括给出他们的手机号码或者是邮箱地址。

这时候你可以根据用户的意图来进行细分，如为什么用户想要你的产品信息或企业新闻？或者他她用你的信息来做什么？甚至你可以再进一步进行手机电话营销或者短信营销。多种多样的工具使得为客户提供个性化的邮件成为可能，同时，顾客也更乐意接受这样的信息。网络书店亚马逊(Amazon.com)就通过顾客的购物历史记录向那些愿意接受建议的顾客发送电子邮件并提出建议，从而赢得了许多忠诚的客户。

6. 为大客户提供更多优惠

大客户是所有注册用户中最有价值的群体，因此给予他们的优惠也会更多，一般是在他们进行下一次购物时提供20%的折扣，或者直减100美元。当然你会发现偶尔有几个用户可能只购买101美元的商品(平均而言这些大客户会购买350美元的商品)，但是这无关紧要，首先有不少的大客户并不会经常使用这些优惠，而如果他们享受优惠的时候，他们通常会买平均1000美元的商品，这样就皆大欢喜了。了解更多请点击赢销互联网站vmarketing.cn。

此外，根据这类客户的特性，同时结合Email营销方便、快捷的特点，可以提供一些对时间敏感的信息。例如，旅游公司Travelocity就不断向顾客发送被称之为“在线订票”的电子邮件，可以在客户需要的时候给出实时更新的机票信息。

7. 算出每封邮件所产生的收益

一旦知道每一封电子邮件所产生的财务收益，就能够判断电子邮件营销成功与否。毕竟收益才是第一位的。比如每100封邮件发送出去，一般应该会产生一位新注册用户，如果低于这个数目，就要弄清楚究竟哪里出了问题。

这也有助于我们弄清楚我们发送的邮件名单中混杂有多少不去订购的注册用户，可以将他们剔除出去，重新回到期望的收益上去。

8. 推介一件商品还是多件商品

只推介一件商品或许会重点突出并介绍得更深入，但也有可能不讨某些用户的喜欢，但是同时推介多种商品也会冒很大的风险，比如会让人觉得介绍太多。或许最好的建议就是针对一项有意思的主题来推介多种商品，比如在海滨度假时最值得穿戴的10项物品。究竟怎样效果才最好，需要因人因事来仔细分析一下，此外，最好还要根据商品的不同特性结合主题进行介绍。

9. 尽量简化内容及形式

如果你还没有针对黑莓手机或者其他移动设备终端用户指定特殊服务的话，现在就要开始做了。对于这群用户就要使用尽可能简洁的语言，清楚地说明你的意图和你的产品。在很大程度上你需要重新思考部分或者全部电子邮件营销策略。

10. 不断寻找新的注册用户

篇5

通过它，我们和人教版的编辑叔叔、阿姨取得了联系，告诉他们我们认为第五册71页上“100米的距离，你大约走多少步？我大约走了100步”是错误的;对于我们三年级孩子来说应该走150步以上。

才一天的时间，编辑叔叔、阿姨就给我们回了Email，很谦虚地说教材的确有错，现在已经修订成“100米的距离，你大约走多少步？我大约走了200步”，并为他们的失误给我们造成的不便表示歉意。

通过这件事，我懂得了学习知识要有科学的态度，不迷信书本，要联系实际生活。同时，我们全班同学都为发现这个错误得到证实感到高兴，也对编辑叔叔、阿姨有错就改感到敬意。

篇6

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用?才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2． Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2． 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

篇7

1、首先单击Outlook面板上的“邮件”或收件箱中的“隐藏文件夹列表”按钮。

2、然后单击“已发送的邮件”。

3、接着打开要撤回或替换的邮件。

4、最后单击“工具”菜单中的“撤回该邮件”即可撤回。

篇8

[关键词]SMTP RFC SASL

[中图分类号]TP[文献标识码]A[文章编号]1007-9416(2010)02-0062-03

1 邮件传输协议

在八十年代早期SMTP开始被广泛应用,当时他只是作为UUCP的补充。RFC2821(SMTP: Simple Mail Transfer Protocol)和2822(Internet消息格式,Internet Message Format)在2001年4月首次公布,在这两个标准中,整理了一些最常用的Internet邮件RFC文档,替代了以前的RFC821、822、974和1869,而RFC1869、1870、1891和1985把SMTP扩展成了ESMTP。

图1为SMTP的基本架构图:

邮件传送过程: 在邮件的传送过程中需要有三方参与其中,发送方MUA(Mail User Agent, 邮件用户) 帮助用户读写文件, 写好的文件再通过MTA(Mail Transport Agent, 邮件传送) 把邮件从一个服务器发送到另一个服务器, 然后再通过MDA(Mail Delivery Agent, 邮件投递) 把邮件发送到对方的邮箱中。

2 RFC中的SMTP认证

发件人身份冒用这个问题在垃圾邮件中非常常见,在本单位的这次邮件系统升级过程中,也出现了收件人和发件人地址一样的现象,为什么会出现发件人地址冒用问题呢?RFC中有没有关于该方面的考虑呢?

SMTP认证的相关标准来自于RFC 2222和RFC 2554两篇文档。

2.1 简单身份验证和安全层

在RFC 2222(SASL Simple Authentication and Security Layer 简单身份验证和安全层)中描述了一种给基于连接的协议(如SMTP)增加认证支持的方法,文章中并没有提到某具体的协议该如何实现,而是给出了一个一般性的指导原则,是一种为网络协议提供验证和可选安全的框架。

2.2 SMTP服务认证扩展

在RFC2554(SMTP Service Extension for Authentication SMTP服务认证扩展)中扩展了SMTP协议,其中的关键字是“认证”,而“EHLO”是该文档的标志,也可以用这个命令来探测所想连接的邮件服务器是否支持ESMTP。“AUTH”是和关键字EHLO相关联的值,AUTH EHLO是一个有空格间隔的被SASL机制支持的名字列表的参数。AUTH被用做一个可选的参数被加入MAIL FORM命令中,并把MAIL FROM命令行的的最大长度扩展到500个ANSI字符[1]。

AUTH命令显示了一种和邮件服务器间的安全认证机制。如果邮件服务器支持这种认证机制,它就会执行一个认证协议交互来认证并识别邮件用户。作为可选的情况,他也会忽略这以后协议交互的一个安全层。如果服务器并不支持所需要的认证协议,就会用504的回答来拒绝这个AUTH命令。同样在一个成功的AUTH命令后,SMTP服务器用503标识的回应来拒绝任何以后的 AUTH命令。邮件传输过程中发出的AUTH命令是不被容许的。

认证过程如下[1],S为邮件服务器,C为客户端:

S:220 SMTP.省略 ESMTP server ready

C:EHLO jgm.省略

S:250-SMTP.省略

S:250 AUTH CRAM-MD5 DIGEST-MD5

C:AUTH FOOBAR

S:504 Unrecognized AUTHentication type.

C:AUTH CRAM-MD5

S:334

PENCeUxFREJoU0NnbmhNWitOMjNGNndAZWx3b29kLmlubm9zb2Z0LmNvbT4=

C:ZnJlZCA5ZTk1YWVlMDljNDBhZjJiODRhMGMyYjNiYmFlNzg2ZQ==

S:235 Authentication successful.

上述过程可以看出,该邮件服务器采用的是CRAM-MD5和DIGEST-MD5的认证方式,客户端最终选择了CRAM-MD5与其进行通信。通过上述例子,大家注意到了,在服务器端返回信息的时候前面都有一个三位的数字,这个三位数字是服务器的响应码,而后面跟着的文字说明才是给使用者看的。

2.3 SMTP中的错误代码

看过RFC821和RFC2821原文的人都知道,在原文中协议的定义是非常简单的,这与邮件传输的初衷有很大的关系,其中对于错误代码的定义由为简介。响应码可分为五大类,由其第一个数字来划分:

“1”打头表示部分完成应答

命令被接受,但是要求的操作被中止,原因在应答码中。发送方应该再次发送另一命令指明是否继续操作,或者放弃操作。

“2”打头表示全部完成应答

要求的操作已经完成,可以开始另一个新的请求。3yz 需要近一步信息的部分完成应答命令被接受,但是要求的操作被中止,需要接收进一步的信息。发送方应该发送另一条命令指明进一步的信息。

“4”打头表示暂时未完成应答

命令未被接受,要求的操作也未执行,但是发生错误的状态是暂时的,可以再一次请求操作。发送者应该返回命令序列的开始命令(如果有的话)。很难对这个暂时的意义进行解释,特别对于两个不同的站点来说。区别应答是属于本类还是下一类的方法是:如果能够不加任何改变地重复的再一次发送命令,就是本类的,如果不是,就是下一类(5yz)的。

“5”打头表示永久未完成应答

命令未被接受,要求的操作未完成。发送对命令的重复不起作用。即使一些出错条件已经改变,但是用户已经不希望重试,而希望在未来的某个时间再进行操作。

3 邮件使用故障分析

3.1 本机问题

电子邮件无法使用是指用户在客户端即无法发送也无法接收任何电子邮件,当然除了邮件客户端的欢迎信除外,因为那是该客户端软件内含的,并没有超出个人主机数据交换范围。针对这种问题,可以分以下三个步骤来检查:

第一步,首先应该检查该客户端是否接入了互联网,检查网络配置的IP地址设置,网关设置以及DNS域名服务器设置是否正确,设置正确后是否能够访问互联网上的网站。

第二步,检查与邮件服务器的连通性,可以在Dos环境下使用ping命令,看返回结果,或者直接telnet 邮件服务器的smtp端口。

第三步,检查个人设置,如果是使用第三方客户端软件来实现邮件的交换,那么就需要检查一下客户端的设置,一般设置中“邮件服务器设置”中可以填写邮件服务器的域名也可以直接填写邮件服务器的IP地址。直接填写邮件服务器IP地址的优点是,可以减少DNS解析这一环节,故障点可以有效的减少一个。缺点是IP地址不好记忆,而且如果服务器地址变更,将会直接影响到邮件的正常工作。

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如果以上三点都正常,那么就可以与邮件管理员进行联系,让他检查是否是你的邮件账户出现了问题。

3.2 常见故障

3.2.1 接收方邮件帐号有误

因为电子邮件地址多为字母和数字的组合,再输入收件人地址的时候很容易发生错误,这类错误发生后会有一封如图所示的退信,退信信息已经写的非常清楚了。如果确认收信人没有写错的话,那么就要用别的联系方式请该收信人与其邮件系统管理员联系,排除故障。

3.2.2 容量限制

“容量限制”中含有两个意思,一个是个人邮箱的总容量限制,一个是接受和发送附件的容量限制。每个电子邮箱都会有自己的容量限制,如果到达了容量上限,那么收信就会受到影响,相应的也会收到一封邮件系统寄来的退信,如下图所示,红线所示语句说明对方邮箱已满。

附件的容量问题比较复杂,附件过大一般都会造成发送不顺利。有的邮件系统明确规定了附件大小的上限,有的则没有限制。在没有限制附件上限的情况下,尽量也应避免发送大附件邮件,在目前的网络传送协议中,很容易因为附件接收时长问题造成邮件传送失败。

3.2.3 病毒问题

如果最近一段时间,你所处的局域网里病毒泛滥,那么也有可能引起邮件发送问题,一般同一个局域网只有一个出口,也就是说只用一个公网IP作为互联网接入点,那么如果所处局域网里有一台主机由于中病毒或木马,滥发邮件,那么就会造成被其他邮件服务器主动式防御或被其服务器管理员的对该公网IP封杀,造成邮件发送故障。

4 有关电子邮件使用的几点建议与应对策略

根据多年来的邮件维护经验,给出以下几点邮件使用建议:

4.1 不要使用工作邮箱进行非工作的注册活动,不要将你的邮件地址到可被公众所访问的资源中

电子邮件被普遍地使用,在许多注册活动中的表格中都会有一栏,要求你填入电子邮件地址。很多公司会把这些电子邮件地址输入数据库并且进行追踪,来了解客户的喜好。有时候这些邮件列表会被卖给其他公司,或者与其他公司共享, 忽然间你就开始收到从来没有要求过的广告邮件了。

如果在需要填入电子邮件地址时,可以预先申请一个免费邮箱进行日常生活中的邮件处理,工作邮箱只作为工作之间的邮件活动专用。请注意,在日常邮箱和工作邮箱之间尽量不要建立任何邮件联系,包括邮件地址簿记录和往来信件管理。

4.省略 就是一个易于被利用的地址, 可以试一下。而且如果你确实需要在某些场合公布你的电子邮件地址时, 可以将其作为一个图片文件而不要简单的作为一个链接,这样做可能有点麻烦,但是会为你以后在解决垃圾邮件节省大量的时间。而且,图片一旦制作好就可以长期使用。

4.3 公私邮箱不混用

工作邮箱是在单位中分配给员工的邮箱,通常以员工姓名作为账户名,后跟公司域名。这种邮箱应用于正常工作的开展,不要应用于其他网络服务,这样可以避免病毒或者木马程序对正常工作的影响,一定程度上保证了单位局域网的安全。

其他生活方面的网络服务可以使用公网电子邮件地址,不过请注意不要在生活和工作邮件之间建立任何联系,包括地址本或者互相收发邮件等,这样才能最大程度的保证工作邮件的安全。

4.4 不要回复垃圾邮件

多数垃圾制造者们收集记录回复的邮件信息,通过这些信息对他的邮件列表进行过滤,往往回复邮件的邮件地址是正在使用的有效邮件地址。

4.5 适度的使用邮件网关

多数邮件系统都具备相应的邮件网关,在个人邮箱界面中有相关设置,可以根据实际情况对来信加以过滤,建议邮件管理员打开智能过滤等相关过滤功能,可以大大的降低垃圾邮件的成功投递率。

4.6 系统加强

及时更新计算机的操作系统补丁。很多邮件中含有的病毒、木马能够利用IE 和Outlook 的漏洞自动执行,所以计算机用户需要升级IE 和Outlook 程序。―近来,计算机上第三方软件漏洞逐渐成为病毒、木马传播的新途径,而用户在及时更新操作系统补丁时却常常会疏忽升级这些第三方应用程序,给电子邮件中病毒、木马的传播执行提供了机会,所以用户应关注这些应用程序的安全补丁情况,并及时进行升级。

5 结语

其实邮件系统本身非常简单,但是一旦融入到互联网的中就无端增加了很多故障点,本文从基础协议出发,阐述了邮件传输相关协议的主要内容,结合实际使用情况列出了邮件使用中的常见现象和故障原因,给出了实用的电子邮件使用建议,从理论基础到实用角度全方位的解读了电子邮件的原理和应用。关于电子邮件的使用还有很多内容值得研究,这需要大家与其接触中积极思考,积累经验。对于邮件系统维护人员,面对的基本上都是成熟的邮件系统,在日常维护过程中,做好服务是关键的,很多问题基本上都是由于用户不熟悉邮件使用方法造成的,所以最好准备好一份简单明了的《电子邮箱使用方法》,在里面用抓屏的方法将使用和设置一步一步详细阐述,有了这样一份说明基本上大多数用户都能够自己解决好邮件问题。

[参考文献]

[1] (美)科齐勒克[著],陈鸣,贾永兴,宋丽华.TCP/IP指南(卷2) :应用层协议(The TCP/IP Guide A Comprehensive,Illustrated Internet Protocols Reference)人民邮电出版社,2008,6.

[2] 杨延双.张建标.王全民.TCP/IP协议分析及应用.机械工业出版社,2007,2.

篇9

丰凯公司认为虽然其存在报关错误，但是重复缴纳税款是事实，A海关应当予以退还多征的税款，由此，决定向海关总署提出行政复议申请。但是丰凯公司从未和海关的复议机构打过交道，不知如何申请复议，于是在互联网上进行了搜索，发现海关总署门户网站有一则启事，公布了海关接收行政复议申请的专用邮箱。抱着试试看的态度，丰凯公司于2008年1月8日，向海关总署复议专用邮箱发送了一封电子邮件，提出了行政复议申请，并署上了联系人姓名和电话。

次日，丰凯公司联系人就接到了海关总署政法司复议处一名工作人员的电话，告知其电子邮件复议申请已经收悉并决定受理，请其到海关总署领取有关法律文书，或者提供公司邮寄地址以便邮寄送达。由于丰凯公司不在北京，该联系人要求邮寄送达。1月18日，丰凯公司收到了海关总署邮寄的两份法律文书，其一是《行政复议申请受理通知书》，告知丰凯公司提出的行政复议申请已经于2008年1月8日受理，其二是《行政复议告知书》，告知丰凯公司应自收到《行政复议申请受理通知书》之日起10日内提交申请材料的原件，无正当理由逾期不提交有关申请材料原件，本案终止审理。丰凯公司按照告知书要求，于1月20日将盖有公司印章的纸本行政复议申请书及有关证明材料特快专递给了海关总署政法司复议处。

在案件审理期间，丰凯公司重新评估了两批金属卤化物灯用药丸的进口成本，认为重复缴纳的关税在可以接受的成本范围内，因此提出了撤回行政复议的申请。经海关总署审查同意，该行政复议案件终止。

虽然丰凯公司复议案最终以其撤回复议申请告终，但是该案的价值在于这是一起通过电子邮件的形式提起复议申请，启动复议程序的案件，对海关行政复议机关方便申请人、畅通复议渠道所采取的制度性措施进行了有益的实践。

《中华人民共和国海关行政复议办法》（以下简称“《复议办法》”）出台有关申请人可以通过电子邮件申请行政复议的规定，是有其深刻的时代背景以及立法背景的。于1999年颁布实施的《中华人民共和国行政复议法》（以下简称“《复议法》”）是行政复议制度的基础性法律，它只明文规定了书面和口头两种申请行政复议的方式。可是，近年来科学技术迅速发展，国务院制订《中华人民共和国行政复议法实施条例》（以下简称“《实施条例》”）时，充分考虑了这一情况，本着方便人民群众申请行政复议的原则，丰富了有关书面申请的规定。《实施条例》于2007年8月1日起施行，根据第十八条的规定，申请人书面申请行政复议的，可以采取当面递交、邮寄或者传真等方式提出行政复议申请；有条件的行政复议机构可以接受以电子邮件形式提出的行政复议申请。这就为申请人通过电子邮件申请行政复议打下了行政法规层面的制度基础。考虑到海关电子办公技术以及计算机设备的普及，海关有条件接受电子邮件形式提交的复议申请，因此海关总署紧随《实施条例》之后颁布的《复议办法》直接将电子邮件申请方式吸纳进常规复议申请方式中，规定：申请人书面申请行政复议的，可以采取当面递交、邮寄、传真、电子邮件等方式递交行政复议申请书。

因此，随着《实施条例》和《复议办法》的实施，申请人向海关提起行政复议申请，增加了通过传真和电子邮件两种方式。这样更有利于畅通行政复议渠道，使更多的行政争议通过合法的、正常的渠道得到解决。

如何确定复议申请日期

传真申请，即申请人将行政复议申请书传真至行政复议机关或者其法制工作机构。申请人将申请书成功传真至行政复议机关或者其法制工作机构之日，即为提出行政复议申请之日。实践中需要注意的是，申请人必须将行政复议申请书传真至行政复议机关所指定的专门接收行政复议申请的传真号码上。

电子邮件申请，即申请人通过互联网，以电子邮件方式提出行政复议申请。申请人将行政复议申请书以电子邮件形式发送到行政复议机关或其法制机构之日，即为提出行政复议申请之日。同样，行政复议申请电子邮件应当发送到复议机关指定的电子邮箱。

海关如何处理

《复议办法》确定的制度模式可以简单总结为：

复议机构收到申请时平等对待。

在审查受理环节，《复议办法》并没有对通过传真或者电子邮件方式提出的复议申请进行特殊的规定。只是在第三十四条第一款中强调：申请人以传真、电子邮件方式递交行政复议申请书、证明材料的，海关行政复议机构不得以其未递交原件为由拒绝受理。也就是说，在审查受理环节，不论以何种方式提起的行政复议申请，都将受到一视同仁的平等对待，复议机构都将按照《复议法》、《实施条例》以及《复议办法》的有关规定，在收到行政复议申请后5日内进行审查，对行政复议申请材料不齐全或者表述不清楚的，通知申请人补正；对符合受理条件的，予以受理；对不符合受理的规定的，做出不予受理决定。在这一环节，针对申请人以传真、电子邮件方式递交的行政复议申请的审查以及文书的制作都是按照普通的程序进行。

复议机构决定受理的告知申请人提交原件。

因为通过传真、电子邮件方式递交的行政复议申请存在一定特殊性，复议机构无法判断其是否与原件一致，而且其性质本身决定其具有不稳定性，极易遭到破坏和修改，因此复议机构需要通过一定方式进行确认。为此，《复议办法》规定海关行政复议机构受理申请人以传真、电子邮件方式提出的行政复议申请后，应当告知申请人自收到《行政复议申请受理通知书》之日起10日内提交有关材料的原件。这时，复议机构会制作《行政复议告知书》，一般随《行政复议申请受理通知书》一并发送给申请人。而该复议申请则进入正常的复议审理程序。

申请人如期提交原件的继续审理。

申请人自收到《行政复议申请受理通知书》之日起10日内提交有关材料的原件的，复议案件继续正常审理程序。需要注意的是，审理期限是从海关行政复议机构收到传真或者电子邮件之日起算，也就是说申请人提交原件的期间并不排除在复议审理期限之外。这样规定也是为了保证尽快作出复议决定，从而最大限度保护申请人复议权利。

申请人未如期提交原件的终止审理。

因在复议机构通知申请人提交复议申请材料原件的时候，该复议案件已经进入正常审理程序，如申请人未在规定的期限内提交有关材料的原件，又没有正当理由的，复议机关将作出行政复议终止决定。

所以，就整个程序来看，海关如果决定受理通过传真和电子邮件方式提起的复议申请，则多了一个要求申请人在规定时间内提交申请材料原件的程序。申请人在规定时间内提交了，复议案件继续审理，否则，复议终止。如果决定不予受理通过传真和电子邮件方式提起的复议申请，说明该复议申请不符合有关受理的法定条件，该案复议程序就此终结，不再需要申请人提交原件。

篇10

慎重使用企业邮箱

彭云是家大型民企公司市场部的职员，公司有自己的企业信箱，平时工作交流的时候，大家也都是经常使用信箱。因此，每天上班的时候，彭云会多次查看自己的信箱。

彭云一些大学同学的单位禁止工作时间上QQ，于是，这些好朋友在网上发现有好玩的段子或者笑话的时候，就会复制下来发到彭云的信箱，然后发个手机短信：发你信箱一个段子，很逗！彭云就打开信箱来看。一些段子确实很搞笑，彭云自己乐完了，就想把这欢乐让大家一起享受，于是随手就把邮件批量转发了出去。

有个阶段，彭云想找家待遇更好的公司，于是就给很多招聘单位发去求职信，也有几家通知彭云面试的，彭云去了后看了办公环境、咨询了具体的工资待遇，发现还不如目前的这家公司，于是暂时不考虑离职了。不过就在打消了跳槽的念头之后，她突然意识到，由于图方便省事，自己发送求职信的邮箱正是公司的企业信箱，这要是让公司发现就麻烦了。于是，她赶紧把这些求职信从发件箱里清除掉。

没想到几天之后，公司人事经理居然郑重地找到彭云，对她说：“你近期好像忙于跳槽的事情，职场正常流动公司可以理解。不过，希望你不要占用上班时间。另外，也请不要向同事转发与工作无关的内容。”

彭云灰溜溜地从人事部出来，她明白自己的问题肯定出在公司企业信箱的使用上。自己群发邮件时，公司的很多人都会看到。另外，自己的求职邮件虽然在本机中删除了，但是，如果人事部门查阅，一定能从公司的服务器上看到。

点评：企业信箱发出去的信件，尽管及时删除了，但是，企业信箱的服务器依然记录着你发信的详细信息。因此，不要在上班的时候群发搞笑段子等，以免领导觉得你整天没有正事干。更不要用企业信箱发送私人信件甚至是求职信。否则你将毫无秘密可言，在职场上非常被动。

电子邮件也是证据

兰军是一家公司研发部的员工。一次，因为感冒很严重，他想在家休息两天。他首先打电话给自己的部门主管请假，部门主管爽快答应，批准兰军在家好好养病，并嘱咐他一定要向人事经理请假，才不会在考勤时出现麻烦。

兰军于是给公司人事经理打电话，告诉他自己要请假两天，部门主管已经批准。人事经理当时正在超市买东西，接电话后随口说道：“好，我知道了！”挂完电话后，便忘了此事。月底按照指纹打卡的记录，人事经理给兰军计算“旷工两天”，不但扣除两天的工资，还罚款五百元。

得知自己工资数额不对，被记旷工两天，兰军非常生气。于是找到人事经理对质，问他为什么给自己算做旷工两天 。人事经理很不高兴地说：“没有请假，两天没有来，不算旷工算什么？”兰军坚持自己请假了，并拉来部门主管作证。主管只能证明兰军确实打过电话向自己请假，却无法证明兰军也向人事经理请了假。

人事经理傲慢地说：“你向主管请假了，但是，你的主管没有和我说啊，你也没有向我提交假条啊，我向财务汇报的时候，只能算你旷工。”

无论人事经理是出于工作疏忽还是蓄意刁难，这种死不认账的态度让兰军感到非常窝火。他立即查阅公司的有关规定，发现只有正式递交纸质假条或是使用邮箱发送的书面申请才是有效的。因此即使他找出当日与人事经理的通话记录，也无法作为自己请假的证据。

点评：职场上，一些涉及考勤及工作责任的事宜，最好要通过书面形式提交申请，很多时候用电子邮件来落实和证明是被认可的。如果发件箱里留有凭据，维护自己的职场权益也会更加容易一些。

不要私自抄送电子邮件

林娜和杜苗是家公司策划部的员工，策划部经理交给她们一项任务，给一家数码公司做一款新产品的活动策划。因为是上班时间，两人不方便语言交流，于是就以电子邮件的形式讨论。关于怎么做这个策划，林娜建议开个新闻会，然后邀请一些媒体记者参加，以新闻报道的形式发些软性广告，接着就是在各省晚报以及省级卫视连续打广告，产生轰炸效果，就能把这款新产品的名气打出去了。杜苗反对：“如果这么做策划，成本太大、广告费太高，数码公司肯定通不过的。我觉得还是赞助一些活动，最好是公益性质的活动，用这款产品命名活动，既有社会意义，又能给新产品打出名声，另外，花费还不多。”林娜反驳说举行活动的方式是慢热，新产品就要抢占市场，这样会丧失机会，如果别的同行厂家生产出类似的同款产品，那就麻烦了。

两人谁也说服不了谁，后来，杜苗就把两人在电子邮件中的争论分别抄送一份给部门经理和老总。老总发电子信件给林娜，告诉她的方案不可行，因为确实广告费用太高，客户肯定不会同意。这时，林娜明白杜苗把她们之间交流的电子邮件内容抄送给领导了，她非常生气，觉得杜苗做事情不敞亮，在背后使手段。杜苗解释说因为两个人分歧太大，自然要向领导汇报。林娜生气地说：“向领导汇报，非常正常也很应该，但是我们可以一起向领导说明，你这样私自抄送邮件，对我也太不尊重了吧！”杜苗哑口无言，她后悔自己因为着急而没有考虑周全。

点评：同事之间在工作争论中的邮件来往，千万不要背着当事人抄送给领导，因为被当事人知道后，会激起当事人的反感，觉得这是背后使手段，会严重损害同事关系。

发邮件前通知对方

米琪和小艾是一家集团公司的员工。不同的是，米琪在集团总部工作，小艾在一家分公司工作。两人都属于行政部门，经常有一些工作上的电子邮件来往。但是，米琪有时候发邮件，小艾却没有收到，结果工作就会受到影响。两人受到行政总监的批评时，也都无法证明不是自己的过错。