电子文件管理范文
时间：2023-03-19 21:00:38
导语：如何才能写好一篇电子文件管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
一、 电子文件的主要特点
电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件有着较强的特殊性，所以必须要科学地管理好电子文件，必须要了解、熟悉、电子文件的特点。一是电子文件不是直观的纸质文件，它需要有现代化办公设备帮助才能够阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高；五是电子文件的不稳定性高，它依赖计算机系统的稳定性；六是计算机软、硬件系统更新换代的速度快，要求电子文件存储兼容及其数据结构转换能力强；七是电子文件具有可变性，真实可靠性不如纸质文件，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁等危险。
二、 电子文件与传统档案的区别
1.电子文件归档时间与传统的纸质文件归档时间不同。传统的纸质文件归档时间是在第二年的上半年归档，一年归档一次。而电子文件可在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档。电子文件可由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证。由档案馆接收登记，按照事由的原则、性质，设定访问级别，以待查找利用。
2.电子文件和纸质文件的归档方式不同。传统档案是以纸质材料为主，经过长期实践，总结出一套工作流程及方法、原则和各项规章制度，是文件归档整理工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集、立卷、归档后，移交到档案部门。而电子文件则取代了以往的文字材料。但由于电子文件采用的是电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体及鉴别文件、原始凭证等关键信息，也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证、辩别复杂而困难。因此，电子文件中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
3.电子文件管理和纸质文件管理方式方法不同。电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证，由档案工作人员接收登记，按照事由原则性质，设定访问限制级别，以便将来查找利用。电子文件随时归档，一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性，电子文件的分类编目等管理方式与纸质文件是不同，可以达到一级管理，档案部门在接受电子文件的同时，必须给每份文件编制文件号，根据上、下行文之间的关系，并给出相应的分类号和档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。在电子文件利用时只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的文件及附件，提高工作效率。
三、建立电子文件应采取的方法
1.电子文件的收集。电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动化检索要求时，或者从保留文件重要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。必要时，在应收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生以外情况时电子文件信息丢失。
2.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接受、处置及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写和不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。
3.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以，在电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4.健全电子文件管理的检查审核制度和规范公文制作及控制程序。2001年10月国务院下发的《电子公文传输暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质文件具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作需要得到强化，就必须建立相应的检查制度，定期对检查归档文件是否齐全完整，形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求。对形成新的公文档案要指定一个终端，经终端审核后统一在网上发送，统一格式和结构，便于规范处理和控制。
篇2
一、电子文件管理标准体系构建的理论基础
1、英国国际数字保管中心电子文件生命周期模型
电子文件标准体系的设计必须要有理论基础，其中文件生命周期模型在文件、档案领域历来是理论研究的基石。2008年，《国际数字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)了英国国际数字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的电子文件生命周期最新模型，该模型在国际标准《ISO 14721：2002开放档案信息系统参考模型(OAIS)》的总体框架下，根据电子文件的自身特点，建立了电子文件生命周期模型，见图1。
该模型将电子文件生命周期流程分为两个层次：电子文件核心流程层和特定流程层。核心流程层指贯穿电子文件整个生命周期的流程，即电子文件的整个生命周期都需要进行的流程活动。核心流程层用封闭圆圈表示，围绕着中心的电子文件从外至内依次为：“电子文件管理和保存”、“电子文件标准规范控制”、“电子文件长期保存计划”、“电子文件管理元数据”。这四个圈针对任何类型的电子文件，是共性流程，亦即它们是贯穿整个电子文件生命周期的。
特定流程层指仅在电子文件生命周期的某个阶段涉及到的职能活动，这些职能活动在整个电子文件生命周期中有先后顺序，所以也被称为顺序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程层用模型外层的箭头围绕成圈表示，包括文件的“创建与接收”、“鉴定与选择”、“销毁”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用与再使用”、“迁移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根据不同类型电子文件生命周期的特殊性而有所变化。
该电子文件生命周期模型不同于传统文件生命周期模型的单层一维架构，分为了核心流程层和特定流程层两个层次，其中，核心流程层相对稳定，特定流程层相对灵活，既能兼顾电子文件生命周期的共性流程，又能兼顾电子文件生命周期的特定流程，为电子文件管理标准体系的构建提供了基本依据。
2、中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程
根据国际电子文件生命周期模型，结合我国电子文件管理实践，具有中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程，可以设计如下：
第一，核心流程层：
(1)管理范围，是指明确电子文件在其整个生命周期所要涉及的范围；
(2)管理原则，是指制定电子文件在其整个生命周期中涉及的管理原则；
(3)逻辑文件与物理文件元数据需求，是指根据电子文件管理元数据标准捕获电子文件的管理元数据、描述元数据、技术元数据和长期保存元数据，以确保对电子文件的长期控制。
(4)保管与长期保存需求，是指在整个生命周期内电子文件的管理需求与长期保存需求，具体是指为电子文件在其整个生命周期中制定保存需求与长期保存计划，例如电子文件的鉴定需求与计划、移交需求与计划、迁移需求与计划等。
很显然，以上这些都是贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，没有这些贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，电子文件就无法实施具体的管理。
第二，特定流程层：
(1)概念计划阶段，主要是制定电子文件的创建计划，包括捕获方法和存储方法；
(2)创建阶段，主要是电子文件的捕获、鉴定与选择、分类、著录及电子文件的归档移交；
(3)保存阶段，主要是电子文件的接收、再次鉴定、存储、迁移及更新。该阶段应采取措施确保电子文件的真实、可靠、完整和可用，进而确保电子文件的凭证性和长期保存。
(4)利用阶段，主要是电子文件的检索利用即利用权限控制与使用。该阶段可以采用利用控制和验证电子文件真实性的方法，确保电子文件可以被特定对象利用或再使用。
(5)销毁阶段，主要是销毁不需要长期保存的电子文件。为确保电子文件的安全销毁，销毁必须遵循相应的法规、政策和指南。
以上电子文件生命周期的各个阶段是电子文件管理期间必然要涉及的阶段，各个阶段中的各项具体职能活动，是电子文件生命周期中的特定活动，具有顺序性和阶段性。
根据以上对我国电子文件管理生命周期模型核心流程层及特定流程层的设计，我们就可以形成具有中国特色的电子文件生命周期模型，见图2。
对应我国电子文件生命周期模型的核心流程，我们可以建立起贯穿电子文件整个生命周期的全程类标准体系；对应其特定流程——即概念计划与设计阶段、创建阶段、保存阶段、利用阶段和销毁阶段，我们可以建立起相对于电子文件生命周期相应阶段的四个标准子体系，并且根据电子文件具体的职能活动，一方面通过调研归纳出相关标准，另一方面通过功能需求分析演绎出相关标准，形成一系列标准规范，最终形成我国电子文件管理标准体系。
二、我国电子文件管理标准体系的构建
1、电子文件管理标准体系框架
根据上述电子文件生命周期模型，我国电子文件管理标准体系框架的构建需包括：
(1)电子文件管理全程类标准：包括电子文件管理原则标准、电子文件管理范围标准、电子文件元数据需求标准、电子文件管理需求标准、电子文件保存需求标准。
(2)电子文件管理阶段类标准：包括电子文件管理概念计划与设计阶段的标准、电子文件管理创建阶段的标准、电子文件管理保存阶段的标准、电子文件管理利用阶段的标准、电子文件管理销毁阶段的标准。
其中，我国电子文件管理标准体系框架与电子文件生命周期模型的对应见图3。
2、电子文件管理标准体系
根据以上电子文件管理标准体系框架，进一步展开细化，就可以构建出更为全面详尽的电子文件管理标准体系。
(1)电子文件管理全程类标准体系
电子文件管理原则标准子体系，包括通用电子文件管理原则标准和专门电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理原则标准。
电子文件管理范围标准子体系，包括通用电子文件管理范围标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理范围标准。
电子文件元数据需求标准子体系，包括通用电子文件管理元数据需求标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理元数据需求标准。
电子文件保存需求标准子体系，具体指电子文件长久保存标准，包括通用格式电子文件长久保存标准和专门格式电子文件(如图像文件、视频电子文件、多媒体电子文件等)长久保存标准。
电子文件管理需求标准子体系，具体指基础保障类标准，包括电子文件管理术语标准、电子文件管理评估标准、电子文件安全管理标准、电子文件鉴定、移交与迁移标准等。
(2)电子文件管理阶段类标准体系
电子文件概念计划与设计阶段标准子体系，包括电子文件管理系统及其文件管理需求、电子文件分类方案、电子文件保管期限表、电子文件命名规范等标准。
电子文件创建阶段标准子体系，包括电子文件登记标准、电子文件捕获标准、电子文件整理规范、电子文件著录规则、电子文件真实性保障标准及其他标准规范。其中电子文件著录规则又可细化为数据值标准规范、数据内容标准规范、数据结构标准规范(又可分为目录数据库、全文数据库和多媒体数据库)。
电子文件保存阶段标准子体系，包括电子文件再次鉴定标准、电子文件移交归档标准、电子文件转换标准、电子文件更新标准、电子文件存储标准及其他标准。
电子文件利用阶段标准子体系，包括电子文件检索标准、电子文件存取标准、电子文件使用标准及其他标准(如电子文件利用权限、电子文件的密级管理等标准)。
篇3
[关键词]电子文件；管理工作；浅见
一、电子文件对档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
二、档案管理工作的对策
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
篇4
电子文件管理元数据宏观结构分面化的基本概念
电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构，而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。
所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面——分解[1]。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合——组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵活地、方便地揭示事物的属性。
而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化，首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。
电子文件管理元数据单一线型化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据，然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。
具体来看，该标准对“文稿”细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件，所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以，在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。
由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加，其结果相同元数据元素的数量极其庞大。
再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人ID号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分，分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。
为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素，其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分，仅有如“责任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据，而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。
由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：
(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升，冗余度十分大；
(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度，表达语义不具体；
(3)因其是一维展开的，难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。
正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。
电子文件管理元数据多维分面化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》[2]标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下，再细分成亚面——类型面和依附于类型面的亚面—特征描述面，这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达，见图1所示。
图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配
从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组合、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配，从而可以形成多种责任者类型——如文稿责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件组合责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件集责任者类型（内部责任者和外部责任者），也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。
从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的ID，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。
图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配
电子文件管理元数据多维分面化架构的本质
从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。
从系统论的角度看，电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。
因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。
缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可，并进而被国际标准化组织(ISO)所制定的国际标准《ISO23081-1信息与文件—文件管理过程—文件元数据—第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。
由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：
(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。
(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据，从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。
(3)采用多维分面架构，优化了电子文件管理元数据的宏观架构，促进了电子文件管理元数据的宏观架构的标准化，因而十分有益于电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性及法律凭证价值的实现。
综上所述，通过以上对电子文件管理元数据单一线型结构和多维分面结构的比较分析可看出，单一线型结构存在数据冗余、体系庞大、专指度不高等缺陷，还需要进一步完善，而多维分面架构却有显著的优点，其采用分面的方法，使得电子文件管理元数据能更加灵活地运用，能更加多维地全面地揭示电子文件的属性，能更加完整地反映电子文件之间的关系，因此，在电子文件领域，多维分面方法是值得充分重视与研究的，同样，在我国电子文件管理元数据宏观架构的制定过程中，也应积极采用多维分面化架构，从而提高我国电子文件管理元数据标准化程度，提高对电子文件资源开发与利用的效率.
【参考文献】
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1．1元数据的基本概念
元数据英文为“Metadata”，从构词法上看，“meta”来自于希腊语，其词义为“在……旁边、与……在一起、在……之后、与……连接”等。在近现代拉丁语和英语中，“meta”表示有“超越”的含义，而“Data”就是用于推理、讨论和计算的事实信息，可以是数字、字词、句子和一条条记录。所以，元数据通常也就根据其字面解释，定义为“关于数据的数据”。
在此基础上，又衍生出许多有关元数据的定义，不下几十个。但是，对元数据最为权威的定义有两个：
（1）一个是国际标准组织制定的国际标准《ISO／IEC11179－1信息技术――元数据注册――第一部分：数据元素的说明及标准化框架》中所定义的：“元数据是定义和描述其他数据或过程的数据”。它是在“元数据是关于数据的数据”基础上，首先将“关于”具体化为“定义和描述”，其次将被关于的“数据”扩大为“数据或过程”，实际上这种扩大可以看做是“扩大的具体化”。
（2）一个是国际著名的元数据标准化机构――都柏林元数据机构制定的《都柏林核心元数据应用》中所定义的：“元数据是关于数据的结构化数据”，它是在“元数据是关于数据的数据”基础上，将元数据限定为“结构化数据”，从而提示了“元数据”与所关于的原生“数据”的区别。
根据形式逻辑概念的定义结构看，任何概念都是由“属加种差”构成，所以，“元数据”最为一般的“关于数据的数据”定义结构，也可以由这两部分构成。而其后衍生出来的元数据的概念都是在“种差”和“属概念”这两个部分上的具体化，见图1。
从图1可以看出，国际标准《ISO／IEC11179－1信息技术――元数据注册――第一部分：数据元素的说明及标准化框架》关于元数据的定义是在“种差”上进行了具体化，而都柏林元数据机构的定义则是在属概念上进行了具体化。由此我们可以看出一个趋势，元数据定义的衍生基本上都是在具体化上衍生，由此形成了适用于各个专业领域的具体的元数据概念。
当然，也有相对于具体化的“泛化”的元数据定义，如在2004年美国国家信息标准化组织出版的《理解元数据》中所定义的：“元数据是关于信息的信息”，其中“信息”就是对“数据”的泛化，但元数据这种定义在元数据领域中不占主导地位。
现在有关元数据的新的定义基本上都离不开“具体化”与“泛化”这两种形式，但不管元数据定义是具体化衍生，还是泛化衍生，其核心的性质都是不变的，这核心的性质就是元数据的“控制”性质。我们以元数据最一般的定义“关于数据的数据”为例，元数据的这种“控制”性质可以如图2所示。
从图2可以看出，首先，作为“数据2”，即元数据是对“被关于的原数据”，即“数据1”的超越，而不是“数据1”原样的拷贝与复制，这种超越直接表现为，元数据是一种结构化的数据，而相对于元数据而言的，“被关于的原数据”是一种非结构化数据，所以元数据是在有序度方面对“数据1”的超越，是一种有序度化的处理；其次，元数据的有序总是反映着“数据1”这种“被关于的原数据”的语义、结构或过程的有序，也就是说元数据的内容具有很强的“指向性”，这种指向性，总是针对着“数据1”的。由此，从以上分析，我们可以看出：
（1）元数据是一种结构上有序的数据；
（2）元数据是一种内容上有序的数据。
以此为基础，我们可以发现元数据本质上是一种对原数据进行处理的有序化数据，从系统论角度看有序化即意味着“控制”。所以，元数据控制性质的示意又可以如图3所示。
由于元数据对“数据1”具有控制作用，这就构成了元数据对“数据1”具有控制的机理，所以，美国国家标准化组织2004年出版的《理解元数据》一书的开篇醒目的大字，首先就指出了元数据的控制作用：“元数据是确保数据资源长久保存下去并在未来可继续利用的关键。”
1．2 电子文件管理元数据控制的机理
关于电子文件管理元数据的定义，在电子文件管理领域中现在已基本统一为2001年颁布的国际标准《ISO15489－1信息与文献――文件管理》中所定义的概念，即在文件管理领域，元数据是指“自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据”。该元数据概念在2003年颁布的国际标准《ISO23081－1信息与文件――文件管理过程――文件元数据》中也得到了确认，而且在2005年国际档案理事会颁布的《电子文件管理业务手册》中又再一次地得到了确认。
显然，这一电子文件管理元数据的概念是元数据一般概念在电子文件管理领域中的具体化，这种具体化表现在这样几个方面：
（1）对象的具体化，即由一般元数据概念中的“数据”对象具体化为“文件”和“管理”；
（2）方式的具体化，即由一般元数据概念中的“关于”方式具体化为“描述”方式；
（3）时间的具体化，即由一般元数据概念中无时间定义，具体化为“自始至终”的时间；
（4）内容空间的具体化，即由一般元数据概念中“对象内容”具体化为“对象的背景、内容、结构和管理”。
电子文件管理元数据概念的这种具体化，反映了元数据在各领域中应用的一般规律，同样，电子文件管理元数据的这种具体化也并没有改变元数据的“控制”机理，相反，由于通过其具体化，这种“控制”的机理反而得到了进一步的增强，如图4所示。
从图4可以看出，电子文件管理元数据控制着电子文件的“背景、内容、结构、管理”，也就是通过这种控制，元数据可以保证着电子文件所具有的最本质的特性：
（1）真实性，即具有背景、结构和内容的文件其原始特征自始至终地保持一致，文件就是文件的本身。
（2）可靠性：即文件作为可靠凭证的性质，文件作为证据的权威性和可信赖性。
（3）完整性：即文件是完全的，并且未经作任何改变。
（4）可使用性：即定位、检索、显示和说明文件的性质。
而电子文件只有具备了以上这些本质特征后，才能被称之为真正意义上的具有档案凭证价值的电子文件，否则，就不能算是电子文件，而只是“电子文献（Electronic Document）”。由此可知，电子文件管理元数据的“控制”机理，是使电子文件免于失去“真实性、可靠性、完整性和可使用性”的保证，也就是防范威胁这些本质特征的风险产生的关键措施。
2． 电子文件管理元数据的功能与结构
正是由于电子文件管理元数据的控制机理，电子文件管理元数据才具有了控制功能，其控制功能具体来说体现在以下十个方面：
（1）自始至终地保护作为凭证的文件，确保其可利用性和可使用性；
（2）便于对文件的理解；
（3）支持与确保文件的凭证价值；
（4）确保文件的真实性、可靠性和完整性；
（5）对文件的利用、文件的内容及文件利用的权限提供支持和管理；
（6）支持高效率的检索；
（7）在创建和管理电子文件的不同的技术和业务环境中，支持文件的捕获，从而支持互操作策略的实施，以及文件的长期可利用性；
（8）以结构化的、可靠的和有意义的方式提供文件与其创建、管理背景信息的逻辑关联；
（9）为识别和形成数字文件的技术环境提供支持，同时对维护文件的现行技术环境的管理提供支持，以便可以利用文件；
（10）为高效、成功地实现电子文件从一种计算机平台到另一种计算机平台的迁移提供支持。
上述十个方面的电子文件的具体功能可概括成四大宏观功能，即电子文件元数据在控制电子文件的背景，内容，结构，管理中所起到的：
（1）描述功能；
（2）发现功能；
（3）管理功能；
（4）长期保存功能。
这两种功能的对应关系具体示意如图5所示。
从图5可见，电子文件管理元数据的功能主要集中在管理功能这一块。对应于元数据上述这四种功能，电子文件管理元数据的构成也就可以划分成四种类型的元数据构成，即电子文件管理元数据结构中包括：描述类元数据，发现类元数据，管理类元数据，长期保存类元数据。
（1）描述类元数据：包括对电子文件本身和对电子文件背景信息进行描述的元数据，对电子文件本身进行描述的元数据，主要是针对电子文件的内容特征进行描述，如文件的题名，责任者等；对电子文件背景信息进行描述的元数据包括电子文件的业务处理规则，政策法规环境，相关机构等信息，例如文件的法律体系，行政管理沿革等元数据；
（2）发现类元数据：主要是指电子文件的发现，即检索功能类元数据。例如电子文件的检索词，主题词等元数据；
（3）管理类元数据：主要是对电子文件进行管理过程形成的元数据。例如电子文件的签发，承办，传阅，鉴定，销毁，审查等元数据；
（4）长期保存类元数据：主要是指支持电子文件的长期保存类元数据。例如电子文件的迁移软件，硬件环境等元数据。
当然，电子文件管理元数据的构成还可以从其他角度加以划分，如在国际电子文件管理领域除了上述按照功能划分元数据构成外，还有从电子文件生命周期理论角度进行划分的，如分为现行电子文件管理元数据和电子档案管理元数据；从文件连续体理论角度进行划分的，如分为登录、分类元数据，内容、结构、背景信息元数据，文件管理流程元数据，等等。但无论从何种角度进行划分，电子文件管理元数据构成所要达到的功能――控制功能，这一目标都是共同的，即要控制电子文件的内容、背景、结构和管理，从而确保电子文件的真实性，完整性，可靠性和可使用性。
3．电子文件管理元数据标准化研究
电子文件管理元数据是一种内容和结构上有序的元数据，这种有序集中体现在电子文件管理元数据标准中。因而在制定电子文件管理元数据标准时，要注意宏观上的标准化，同时也要注意每一个电子文件管理元数据语义内容和语法结构的标准化，即微观的标准化。
从宏观上来说，电子文件管理元数据标准要达到标准化，应当保持三个一致：“与国际通用标准相一致”，“与现有国家标准相一致”和“与专业领域标准相一致”。因为国际的、国家的以及专业领域内已有的元数据标准大都已得到了广泛应用，积累了大量的元数据资源，因而为避免重复建设资源，保证格式一致进行互操作，保障信息组织的一致性，在设计元数据标准时应当遵循宏观上一致性的原则。
从微观来说，每一个电子文件管理元数据的语义结构和语法结构的描述要达到标准化，即：电子文件管理元数据标准化＝语义结构标准化＋语法结构标准化
元数据语义结构的标准化是对元数据元素语义具体描述方法的规定，例如对元数据的每一个元素名称、标识、定义等的描述规定。元数据语义结构的标准化主要是对描述元数据置标的语法作出规定。在元数据领域中，对元数据语义结构和语法结构进行标准化的这一做法，在国际上被称之为最佳实践而被广泛采纳，其优点如下。
（1）通过语义结构的标准化可以统一对元数据的理解，保证对元数据表达的一致性，防止歧义；
（2）通过语法结构的标准化可以统一对元数据的使用，保证对元数据置标的一致性，防止误操作。
一般而言，对电子文件管理元数据语义结构和语法结构的标准化，是由“语义结构标准”和“语法结构标准”构成。前者如：元数据元素名称、元数据元素标识、元数据元素定义、元数据元素必备性、元数据元素的可重复性、元数据元素属性、元数据元素子元素、元数据元素数据类型、元数据元素注释；后者如：元数据元素的语法。
元数据的语义结构，是由各个属性所构成的，如“题名”元素，其语义的构成，就是由“名称，标识、定义、用途、可重性、子元素、数据类型、注释”等这些属性所构成，而其语法结构却是由“HTML、XML、TXT”等这三种置标语言所构成。通过制定电子文件管理元数据标准来控制元数据的语义结构和语法结构，进而控制电子文件管理原数据，确保电子文件凭证性，这就是电子文件管理元数据的标准化的核心，其控制链示意如图6所示
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电子文件 高校管理 对策研究
一、高校电子文件管理形式分析 随着计算机技术不断发展以及电子文件管理人员操控电脑水平的不断提高，电子文件的便捷性、安全性、可靠性得到了广泛的认可。电子文件管理在高校的规划管理中所占的比重越来越大，为高校管理工作的高效开展创造了诸多有利的条件。随着电子文件管理水平的提高和应用范围的扩大，电子文件管理实现了不受时空限制和文字、影像等综合信息方式的共享，分类处理越来越细致化，逐渐形成了许多相应的原则，如：电子文件管理的提前介入性原则、电子文件管理的真实性原则、电子文件信息保持不变性原则、电子文件管理的完整性原则、电子文件借助必要工具的可读性原则。然而，在高校规划管理升级的过程中，电子文件的不足之处也逐渐暴露了出来。例如：电子文件对读取设备的依赖性越来越强，第三者可以不留痕迹地实现对文件的修改，电子文件载体的不稳定性制约它难以长期的保存等。这就需要管理人员认真分析存在的问题，及时改进调整，以使电子管理发挥更好、更大的功能作用。
二、高校电子文件管理存在的问题事物的发展，是一个不断发现问题、不断解决问题的逐步完善的过程。当前，我国电子文件管理正在向高校管理的方方面面深入，但还普遍存在着一些不足，主要有以下几点： （一）电子文件管理存在信息安全隐患 由于计算机网络自身存在的漏洞，很容易造成信息资料受损、丢失和被盗，这就造成了电子文件管理中的首要问题――信息安全问题。例如：随着网络开放性的不断增强和病毒技术的发展，电子文件常常会受到攻击和破坏，甚至出现难以察觉的被恶意修改和窃取；电子管理的媒介的某个硬件或软件出现问题，就会导致信息系统损坏，电子文件的丢失等等。（二）高校对电子文件管理人才的培养重视度不够虽然电子文件管理在高校得到了普及，但是很多高校对电子文件管理工作的仍然缺乏足够的认识，不注重电子文件管理专业人才的培养。由于电子文件管理对管理人员有着很高的专业技术素养要求，这就要求高校必须及时引进高素质的电子文件管理人才，这种人才必须具备高超的操控计算机和网络的能力。而从当前情况来看，这样的人才引进工作上还存在很大不足，针对此类的实践性专业业务培训还相当缺乏。（三）电子文件管理所需的硬件、软件系统不兼容电子文件管理对计算机硬件设备的性能和软件的配置构成要求很高，必须在两者都符合电子文件管理的要求时，管理才能发挥其操作性能。这样必然会存在一个硬件或者软件不兼容的问题。如计算机及其设备的不兼容、电子文件管理系统不兼容或者安装不到位，这些都阻碍了电子文件管理工作的正常进行。（四）电子文件管理制度不够健全电子文件的高效管理必须依靠良好的管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范，但是目前很多高校还是没有建立规范、完善的管理制度，使得电子文件管理工作混乱不堪。比如：没有完备的管理制度对职责分工进行明确，出现了相关人员之间互相的推诿，从而导致电子文件的丢失、损坏等现象时有发生。而这种混乱局面也使得电子文件管理效率降低，管理的完整性、准确性难以得到有效的保障。
三、解决高校电子文件管理中存在问题的应对之策电子文件管理存在的诸多问题，必须得到应有的重视。我们需要做的是扬长避短，找到解决问题的方法，不断提高管理水平，推动电子文件管理的健康发展。笔者认为要做好以下几点： （一）把安全放在首位，不断提高安全防护水平 严格实行“四位一体”的安全防护措施。1.电子文件管理要严格遵循定时定人、准确核对鉴定等原则。2.设专人负责电子文件的实体安全，为保证系统设备的运行安全，全天候对电子文件储存的环境因素进行调控。3.派专人负责虚拟网络的严格监控、防火墙和杀毒软件的及时更新以及系统上流通的数据信息安全审核，对登录人员操作进行严格限制，为保证系统的安全运行，不使用外来存储介质。4.重视电子文件载体的质量，做好数据库的备份工作，保证电子文件的存储安全。 （二）提高认识，加强电子文件管理队伍的建设 我们必须提高对电子文件管理工作重要性的认识，这种认识，要从高校的领导开始，到具体做某一细节工作的普通工作人员终止。只有这样，才能才能保证电子文件管理工作的完整、准确、安全。在此基础上，高校还要吸收一些责任心强、素质好并热心电子文件管理工作的专业人才，从而建立一支专业的电子文件管理队伍。要积极开展现有电子文件管理人员培训工作，鼓励他们积极学习电子文件管理的相关知识和技能，不断提高他们的高专业能力。 （三）未雨绸缪，解决管理系统的兼容问题电子文件管理的工作效率，与管理系统的硬件、软件的兼容性是密不可分的。这就要求在引进计算机设备或管理系统时，我们要提前想到硬件和软件之间的兼容性问题，避免出现冲突而引起文件受损。对于已经存在的不兼容系统，我们必须创造条件，积极寻找二者的结合点，通过相关部门的配合来实现二者的紧密连接。 （四）明确标准，共同协商，完善管理制度根据国家的相关规定，并结合学校自身的情况，电子文件应逐步地完善其管理制度。在明确相关标准的基础上制定科学、可行的电子文件管理制度。管理制度的制定可以参考传统的管理制度，更要注意制度的约束性和前瞻性。同时，要杜绝“一言堂”，要充分调动相关部门的协商，以保证管理制度制成后能够满足电子文件管理的实际需要。 总之，随着计算机网络技术的不断发展，高校电子文件管理也得到了深入快速的发展。随着电子文件管理中存在的问题不断得以解决，电子文件管理工作在高校管理中的分量必将越来越重。各高校只有切实加强电子文件管理工作，才能与时俱进，提高自身的管理水平。
参考文献：
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由于电子证据的一些特殊性，与传统证据相比，对电子证据进行认证要复杂得多，给认证带来了许多挑战。关于电子证据在什么条件下能够通过认证具有可采性和证明力，目前已有的国际上或者各国的证据法律规定不一致，英美法系的国家和大陆法系也存在不统一，但是能够得到统一认可的是某一电子证据必须具有合法性和真实性才能作为定案的依据。电子证据的认证标准同样不能脱离这两个标准。对此，结合英美法系的相关规定，笔者在理清电子认证和电子文件管理之间关系的基础上，着重探讨了电子证据合法性以及真实性认证给电子文件管理工作的启示和要求。
一、电子认证与电子文件管理的关系
1 电子证据与电子文件证据概念解析
法律学界将电子证据的含义概括为：电子证据是以电子形式存在的、用作证据使用的一切材料及其派生物；或者说，借助电子技术或电子设备而形成的一切证据。档案学界对电子文件的含义概括为：国家标准《电子文件归档与管理规范(GB／T 18894―2002)》将电子文件界定为“在数字设备及网络计算机环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理和存储，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件是“数字信息”与“文件”两个概念的交集，它既是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。将电子文件用作证据使用时，即为电子文件证据。
通过对电子证据和电子文件证据的概念进行分析可见：电子证据与电子文件证据是属种关系，电子证据在外延上大于电子文件证据。
2 电子证据认证与电子文件管理
美国著名的电子文件管理专家戴维・比尔曼(David Bearman)的著名专著《电子证据一当代机构文件管理战略*的译者王健教授在序言中针对为何将书名以为“电子证据”解释到：“本书的书名反映了研究焦点的重大变迁……一年中，我愈益认识到关键在于怎样界定计算机系统中的信息是否属于文件―业务活动的证据。我以‘电子证据’作为书名，就是为了强调一点，大多数电子数据、电子记录或者信息汇集并非文件，因为它们不能作为凭证。这是我们在纸质文件环境中不曾遇到过的。因此，必须为电子证据的管理创立方法论。”可见，在电子文件管理的研究中，已经考虑到了将电子文件作为证据这一思想，也考虑到电子文件的法律效力。
所以，我们需要将证据的观点纳入到电子文件管理的范畴。基于此，我们必须考虑电子文件作为证据在法庭上被采纳的认证标准，明确什么样的电子文件具有证据资格和证明力，这样才能有效地推动电子文件管理工作。本文主要是从证据的合法性和真实性认证的两个角度来讨论其对电子文件管理的启示。
二、电子证据合法性认证对电子文件管理工作的启示
1 电子证据合法性
电子证据合法与否与其生成、传递、存储以及显现有密切关系。其合法性是与电子证据的非法证据排除规则相对应的，美国的《联邦证据规则》针对电子证据调整了非法证据排除规则，我国也规定了有限的非法证据排除规则。具体来说，电子证据作为非法证据加以排除的情形主要有：(1)通过窃取方式获得的电子证据，不予采纳；(2)通过非法搜查、扣押等方式获得电子证据、情节严重的一般不予采纳；(3)通过非核证程序得来的电子证据，在电子商务纠纷案件不予采纳；(4)通过非法软件得来的电子证据，在民事诉讼中一般不予采纳。这四个方面，前两者主要是指获取方式不合法导致的电子证据不合法，而后两者则指生成与保存电子证据的程序和软件不合法导致的电子证据不可采纳，与电子文件管理有关的也正是后两者。系统核证主要是针对电子文件管理系统，它是指由专门机构对有关的系统按照一定标准和步骤进行审核，审核合格的就签发核证证书。非法软件主要包括非法售制的软件与非法录制的软件两大类。前者是指研制过程违公益或国家法律的软件，或者未通过国家登记备案而私自向社会销售的软件。后者是指未取得软件合法所有权人授权而录制的软件，即俗称的盗版软件。
2 启示
非核证程序和非法软件中得来的电子证据不予采纳，给电子文件管理带来的启示包括：一是进行系统核证，二是保证电子文件管理系统的合法。
进行系统核证
一些国家已经针对系统核证做了特别规定，例如新加坡就成立了专门的机构进行系统审核和签发证书。我国尚未作出全面的规定，目前仅有一些对电子商务辅助活动使用计算机软件进行核证的规定。如财政部1994年的《会计电算化管理办法》针对会计行业的核算软件的核证作出了规定；信息产业部的《电信设备进网审批管理办法》和中国证监会的《网上证券委托暂行管理办法》都对各自行业的系统核证进行制度规定。但是，专门针对电子文件管理系统的核证制度目前还没有明确法律规定，有的电子文件管理系统是企业与其他软件公司合作开发，有的甚至是自行研发的，没有对电子文件管理系统确立统一的标准并核证。但是从确保安全的角度出发，对系统进行审核许可的时代迟早会来的。
保证电子文件管理系统的合法
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一、烟草行业电子文件管理现状
1. 烟草行业电子文件存储现状。电子文件数量与种类越来越多,但由于烟草行业档案部门尚未开展系统的电子文件归档管理工作,多数电子文件仍分散在形成部门的计算机网络设备或脱机保存的存储载体之中,甚至部分文件由于计算机更新换代、硬盘损坏、软件升级等原因已经丢失或名存实亡。若不及时将这些电子文件整理归档,随着电子文件载体的老化及软件、硬件的更新,将会使大量电子文件丢失或无法读取,这将给单位造成重大的经济损失。因此,将形成的电子文件规范化管理已成为信息时代烟草行业档案管理工作的一项重要任务。
2. 烟草行业电子文件管理规范化的限制因素。由于烟草部门电子文件管理工作发展不平衡,大部分烟草部门尚未建立完善的“办公自动化系统”(Office Automation System,以下简称OA系统)平台,电子文件处理过程中的背景信息难以记录和收集,导致电子文件收集并不完整。同时,档案工作者由于相关设备、计算机水平限制及有关法律和标准化建设未能跟上,对电子文件归档工作比较滞后,且有关法规体系和标准化建设相对滞后,使电子文件管理工作进展缓慢。
3. 对电子文件的科学化管理认识不够。在电子文件科学管理问题上,有的人持“等待观望”态度,有的持“有投入无产出”观点,少有将其纳入单位的工作重点和中心工作,未引起足够的重视。事实上,以电子文件管理为主要内容的信息化建设,虽然是“金档工程”,尤其是在工作进行之初,需要投入一定的人力、物力和财力,但并非资金投入的“无底洞”,并且从信息化建设成果及长远利益来看,有其明显的经济效益和社会效益。因此,应该转变思想观念,以积极主动的姿态支持和参与电子文件管理工作。
二、烟草行业电子文件管理科学化的几点建议
1. 建立健全管理制度,完善标准规范。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的,熟悉和建立电子文件的标准化体系,是保证烟草行业电子文件顺利归档及有效管理的重要前提。近年来,国家相继颁布了一系列电子文件管理标准和规范性文件,为电子文件和电子档案的规范管理奠定了良好的基础。同时,烟草行业也可以借鉴国外用于数字保存的最重要的规范OAIS即《开放档案信息系统参考模型》,该模型被全世界信息管理共同体用作数字保存的有效方法,它提出了全方位的档案功能,包括摄取、存储、管理和访问文件,也描述了数字资源归档要求。根据国家现行的主要标准规范和管理办法制定本单位的工作规范和管理制度,具体明确电子文件的管理体制、规定各部门的工作职责及电子文件归档管理各环节工作的程序和技术要求、安全保密措施等,保证电子文件管理工作顺利开展和电子文件的高效管理。
2. 正确认识和处理技术与管理的关系。俗话说:“三分技术,七分管理”,烟草行业中的电子文件管理也是如此。电子文件归档和管理工作是一项技术性较强的信息管理工作,需要计算机技术、网络技术的支持,在有相关技术支持的前提下,主要是工作标准规范和管理制度的建设实施以及电子文件从产生到归档各环节中有关工作人员责任的落实。烟草行业在有功能齐全性能稳定的系统软件及与之相匹配的计算机网络设备、有完善的工作规范和管理制度的情况下,责任心强、具有计算机网络技术基础知识的工作人员,就能胜任电子文件与电子档案管理工作。若有较强的技术力量当然好,工作方便效率高,但对于规模较小、人员编制较少的烟草档案部门,可以实行资源统一配置,在单位“网络中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员,对单位档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既节省资金,也可以解决档案室等其他部门技术人才缺乏问题,又保证了这些部门工作的技术支持。
3. 实行“双套制”管理模式。电子文件自身某些特点以及信息技术发展过程中的技术难题,给当前电子文件管理工作带来了一定的风险和较大的难度。因此,我国当前的标准规定具有永久保存价值的电子文件(包括文书和图片等),都必须做成纸质文件或缩微品等同时保存,可以推断今后相当长的一段时间里,都要实行电子文件与纸质档案共存的“双套制”模式,以此来应对电子文件存在的弱点。如在电子文件的法律地位不能确定时提供实体档案,当网络不通时应急提供实体利用服务,若电子文件丢失则可以利用实体档案重新生成电子文件。
4. 循序渐进地开展电子文件管理工作。与其他行业一样,烟草行业发展也存在地域差异,电子文件管理工作的条件也不平衡,因此,各单位应根据自身的实际情况,采取灵活有效的工作方式。档案人员要充分行使电子文件管理工作的监督指导职能,指导和监督各业务部门将本部门形成和积累的电子文件及时按要求整理并存储到耐久性强的载体中,定期向单位档案馆(室)移交。电子文件规范管理条件尚不成熟的单位,根据实际情况量力而行,循序渐进做好电子文件的归档管理工作。对不同保管情况的电子文件,分别采取不同做法,逐步实现电子文件的标准化、规范化管理。可先实现文本类、照片和扫描图像文件等电子文件的全文管理,然后逐步创造条件收集如音频、视频及多媒体等其他类型的电子文件;若暂无集中保管条件,可以先由档案馆(室)统一编制电子文件载体的“分类号”,暂时保管在文件形成部门,待条件成熟后再统一接收,集中保管;先对电子文件的数字信息进行整理并集中存储于耐久性强的存储载体脱机保存,待建成了功能完善的系统管理时,再实现网络化管理和提供利用服务。
5. 行业内使用统一的OA系统。若各省烟草部门使用统一的OA系统,并将属地烟草部门纳入同一平台中管理,能有效地协调和促进烟草部门信息化建设工作的全面发展,实现资源统一配置,为电子文件科学管理提供条件,真正实现“文档一体化”。烟草行业可参考其他部门的“电子签章系统”软件,依照《中华人民共和国电子签名法》,逐步完善电子文件的法律效力及其安全性、可靠性的保障措施。对于OA系统以外形成的公文,通过其他手段补全。如有些无“版头”的电子文件,可以通过设计“公文版头格式”程序来实现电子文件阅读利用时输出形态上公文内容与格式统一的完整性;对要素不全文件,可以通过扫描文件收文签、发文签等办法尽可能补齐相应电子文件的背景信息,确保电子文件的完整性与可靠性。
6. 全面提高职工积累和管理电子文件的自觉性。电子文件管理是一项内容复杂、技术性强的系统工程,这项工作的完成,除了资金、技术和法规标准的支持外,还需要全面协调和调动人的积极因素。大力宣传电子文件管理的政策、法规和规范,并定期做好电子文件管理的培训业务指导工作,全面提高职工对电子文件积累和归档管理的自觉性和规范性,全面提升管理人员的工作能力和业务水平。相信在领导的高度重视、档案馆(室)的工作人员积极努力和各业务部门的大力支持下(各业务部门电子文件承办人和电子文件管理员在电子文件的形成、办理、归档移交等工作环节中通力合作),实现实行电子文件科学管理的目标,就能促进电子文件归档管理工作顺利进行和良性发展。
参考文献:
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【摘要】在信息社会与知识经济时代来临之际，企业的档案工作也获得了更为广阔的生存与发展空间，并不断地向着现代化与网络化以及电子化的方向发展，但在发展的同时也免不了要面临很多挑战。本文就企业在电子文件管理方面的实际情况，从几个方面探讨加强企业的电子文件管理的重要性。
关键词 企业电子文件；存在问题；解决策略
在不断发展的现代化科技中，计算机技术的应用已经涉及到了各个方面，它是解决生产问题与管理问题迫切需要的一项技术。在不断加快的企业信息化进程中，企业的各项生产，经营以及管理活动中纸质文件在逐渐减少，大量的电子文件渐渐取代了纸质文件。而电子文件的大量涌现使得企业电子文件管理的形态与数量都在急剧变化，这极大地冲击了以往的企业档案管理工作，而这也说明企业档案工作已经进入了新的时代——数字时代。
一、存在问题
（一）收集缺陷。在对档案信息资源进行建设的过程中，一些企业很少会去顾及对电子文件进行适当的收集归档，却往往把重点放在了数字化的馆藏档案上。而这样的结果一般会形成机构处置电子文件的随意性与档案馆重复数字化文件。再者，企业人才的频繁流动，使得岗位文件会因此而流失。还有，在收集电子文件的时候，没有将文件的读取软件与流转信息以及操作系统统一收集，以致造成后来读取文件的失败。
（二）鉴定不足。在越来越复杂的现代企业的各项生产、经营与管理活动中，电子文件相较于纸质文件更容易被复制与记录，而这造成了电子文件的数量也在急剧性的增加；一些有用的信息也被杂乱无章的无用信息埋没；文献数量增加，但质量却在下降。
（三）资源匮乏。很多企业开始推进属于自己的信息化，这也就形成了多个不同的信息系统，比如科研管理系统，财务软件系统，企业资源计划等。每个部门的文件都有属于自己的系统，且每个系统的结构以及数据标准都不同，这样就很难做到知识与信息资源的交换与共享，也就出现了“信息孤岛”的局面。
二、解决策略
电子文件的数量多、知识含量高以及来源广的特点使电子文件必须以较为先进的理念作为导向，以一定的制度建设来做保障，并以完善的管理做依靠，与档案队伍的高素质并行才能实现。所以，建立一定的档案保障机制才能使档案工作走可持续发展道路；只有将管理手段更加完善，才能提供优质服务给使用者；只有优质的使用服务，才能获取更多支持，理解。
（一）档案工作保障体系的创建。对于一个企业来说，保障档案工作关乎到企业档案工作是否可以持续稳定发展的关键，所以，建立一个相对的档案工作保障体系，是十分有必要的。相比较纸质文件，电子文件归档具有广泛与受制约因素，单单是靠档案管理部门很难完成，需结合电子文件的形成部门与档案部门以及信息管理部门这三个部门来共同完成。这三个部门都有它自己的职能，三部门结合可以相互渗透，展现自己的优势，扬长避短，形成一体化，使电子文件的质量有所提升。
（二）重视档案收集工作。对于档案管理工作来说，收集是至关重要的，档案管理工作要生存，收集的档案数量和档案质量是前提。所以，在档案的收集工作中，一定要做到丰富的数量，充实的成分，合理的结构以及优化的质量。
（三）电子文件的鉴定工作要加强。在不断发展的网络环境下，信息与文献的数量正在大幅度地快速增加，形成信息的供过于求，这就要求人们在保护文件方面需要投入大量人力，物力以及时间等资源。所以，档案工作人员要加强对文件的鉴定工作，去粗取精，保证文件质量。为确保电子文件真实完整性，内容与技术的鉴定必须同时进行，缺一不可。
（四）合理选择归档途径。与纸质档案相比，电子文件的载体没有纸质文件那么稳定安全，所以在归档的选择方面是比较重要的。而一般的磁盘很容易造成数据的丢失，如果是质量比较差的磁盘，还可能会影响到文件的可读性；为了防止数据的丢失，很多人选用存多份备份的方式，这不仅加大了档案管理的工作量，还增加了磁盘数量，极为不便。而采用网络移交归档的方式，利用光盘存贮不仅简便还安全。具体方案是开通一个文件归档专线，在文件的形成部门与档案的管理部门之间进行电子文件的传递，并和档案管理系统之间形成无缝链接，建立起一个归档专用的文件收集系统。
（五）合理保管电子文件。从理论上来讲，储存电子文件的载体可以长期保存文件，因为其信息读出的方式是无接触式的，不会出现磨损状况。文件信息被密封保护在塑料层内，不会受外界磁场影响，也不会遭受到空气中水分与一些有害气体以及灰尘的侵害。但是对于一些长期储存的电子文件来说，磁盘等的储存还是有一定的不稳定性的，所以要严格控制储存专用库房的温度，且配置防尘，防磁场等的设施，而使用的设备也必须要注意对计算机病毒进行防范；适时地检查档案，以确保档案的无删减与短缺现象发生。
参考文献：
[1] 赵山乞. 档案信息网络化建设[J]. 北京图书馆出版社，2013．
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尊敬的冯惠玲副校长，
尊敬的各位来宾、各位专家：
我很高兴参加今天的电子文件管理国家战略国际学术研讨会，因为会上各位专家的发言将给我提供关于电子文件管理方面的最新经验，这对我们实施有中国特色的电子文件管理国家战略是非常有益的。能在第一时间分享这些刚出炉的新鲜经验，这是我的荣幸。在此，我代表国家档案局，向与会的各位专家，特别是来自美国、加拿大、澳大利亚、荷兰等国的国际友人表示热烈欢迎和衷心感谢!
随着电子文件的与日俱增，电子文件对档案工作者的挑战也与日俱增，同时，档案工作者对电子文件管理的研究成果和应对经验也与日俱增。每个国家都在电子文件管理方面积累了一些经验或教训。通过国际学术研讨会来互相交流这些经验和教训，对于我们互相借鉴、共同提高电子文件管理水平十分有利。所以，我们也要感谢这次研讨会的组织者――中国人民大学信息资源管理学院。他们多年来一直致力于电子文件管理的研究，并为促进我国电子文件管理的规范化发挥了重要作用。让我们向他们致以热诚的感谢!
今天，我愿借这个学术研讨的机会，作一个学术性的发言，向各国同行表达我个人对电子文件管理的一些学术观点，欢迎大家批评指正。
电子文件的大量形成，是信息时代的一大特点，它给档案工作带来了新的难题，使档案工作者面临着新的考验。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息，特别是它还是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，这就使电子文件的管理大大地不同于对其他文件的管理。管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续。对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等巨大难题，尤其是对专门负责档案信息长久流传的档案工作者来说，怎样确保今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，更是一个需要特别注意的重大问题和特别要解决好的根本问题。解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感，否则，我们就有可能顾此失彼、图小利而铸大错，留下永久的历史遗憾。
把更多有价值的信息留给未来，是我们档案工作者的历史责任。我们在做电子文件的每一方面工作时，都应该始终以此为宗旨。就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，或者说，具有天生的、难以克服的脆弱性。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但又易于识读的其他载体。采取这种办法，在目前来看，实属万不得已，但却行之有效。否则，就可能是一种冒险，是对历史的不负责任，是对我们神圣职责的亵渎。因为也许若干年后，人们会发现我们今天的电子文件，或者信息被改动过，或者信息已经从载体上无端地消失了，或者电子文件虽然存在，但能读取它的设备和软件却没有了，信息读取不出来。
据我所知，在不少国家，对电子文件的管理是不采取异质备份的办法的。在中国，尽管我们一直要求对重要的电子文件进行异质备份，但仍有一些单位没有这样做。其后果，已经造成了不少电子信息的永远消失，从而给人类的记忆、人类的文明造成了难以逆转和不可弥补的损失。远一些的，如40年前美国阿波罗登月的一些电子信息，近一些的，如十几年前北京亚运会的～些电子信息，今天都已经无法读出了。同样的事例，可能每个国家都存在，可能今天在座的每个专家都曾遇到过或者听说过。刚才冯校长也提到了这样的事情在各地比比皆是。如果不加控制，随着时间的推移，这样的悲剧还会继续产生并将更多地产生。回首过去，这十分令人痛心；面向未来，这更十分令人担忧。作为档案工作者，出现这种情况，我们很难说是尽到了自己职责的，也是很难安心的。
也许，从财政的角度看，电子文件异质备份要花费更多的财力和人力，但它能确保电子文件中的信息真实地、长久地流传下去，为人类的发展和文明的进步持续地提供借鉴。这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢?我想对档案工作者来说，应该是不言而喻的。
也许，从技术的角度看，电子文件的载体可以保存几十年、几百年，但是，从过去的实践看，几十年后、几百年后，能够读取今天电子文件载体的那些设备或软件却会消失，而且技术进步得越快，这些设备或软件就消失得越快，那时，仅有这些电子文件载体又有何用呢?同样的例子，在音像档案上就已经发生过，在我的身边，一些六七十年前的录音带，还有一些四五十年前的录像带，今天都因为已经找不到播放它们的设备而成为死的物件而非活的信息。难道这一教训还不足以让我们明智起来和清醒过来吗?
也许，人们可以有一千条、一万条理由不赞成目前对电子文件进行异质备份，但我们却有一条根本的理由赞成和坚持这样做，这条根本理由就是：确保电子文件的绝对安全是档案工作者的首要职责和根本使命。除非电子文件的所有致命弱点已经被我们完全克服，否则，我们是不应该放弃这样的认识，也不应该放弃这样去做的。
在我个人看来，至少在今天，如果要避免过去那些令人痛心的电子文件信息消失的悲剧不再发生，如果要避免当代哲人们关于“今天的信息时代未来可能会成为信息空白时代”的担忧成为现实，那么，对电子文件进行异质备份仍是最有效、最根本的办法。否则，电子文件的未来将是不幸的，人类文明的未来也将是不幸的。
目前，中国的电子文件国家管理战略是，不仅要确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，而且要确保重要的电子文件中的信息能够在多年以后还能被读取利用，也就是说，我们不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益。因此，我们不仅注重电子文件的法律地位、标准化、可兼容性、可迁移、多套异地备份、保护、修复等问题，而且强调对重要的电子文件要进行异质备份，及时转换成胶卷、纸张等其他载体。我希望有更多的人认识到这一点，我希望有更多的人来这样做。这不仅是电子文件之幸，更是人类文明之幸。
