保密守则范文

导语：如何才能写好一篇保密守则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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收录规则一：看标题中是否有与正文无关的关键字堆砌

这是一个比较常见的问题，搜索引擎强调标题和网站内容的遥相呼应，在标题中涉及到的关键字，而在内容中却并不存在这样相关的关键字，那么可能会被搜索引擎认为是在作弊。反应了比较严格的规则制度，值得思考的是搜索引擎通过什么样的手段来判断内容与标题的相关性呢?难道标题出现的关键字，内容必须要出现吗?如一个例子：“父亲、爸爸、爹爹”可能相近词性全部被归为同类索引，所以才会判断出相关性吧。所以，虽然强调内容与标题的呼应，但是也并非生搬硬套还是有很大变通余地的。

收录规则二：是否使用自动跳转页面

这主要是针对一些作弊行为所做的恶意跳转，即所打开的页面并非内容希望看到的页面，而是近一步自动转向了其他页面非用户点击的页面行为。

收录规则三：看网站是否优化过度影响到用户体验

页面中做了过多针对搜索引擎的优化而影响到用户的正常体验所带来负面的效应，那么网站很有可能被百度丢弃。什么事过度的优化呢，如：语意书写完全靠拢搜索引擎，用户却很难读的通。这便是典型的为搜索引擎优化而优化。如何在做优化的同时又不会造成优化过度呢?把自己当做一个网民来看，从用户角度出发，什么样的页面不会引起你的厌恶，却又愿意去接受就对了。但是不同的人可能有不同的看法，比如我觉得网页就不该存在广告，难道站长就应该将广告删除掉吗?以大局出发，分析大众的可认可度进行优化。

收录规则四：看网站内容是否是已经重复了千百遍或高度重复的内容

百度蜘蛛喜欢新鲜的东西，这想必大家都知道。因此，如果你的网站上的内容是其它网站已经重复了很多遍，甚至千百遍的东西，百度蜘蛛是一定不会喜欢的。因此，做网站内容，一定要重视原创性的内容。

收录规则五：内页同页面链接不易过多

在同一个页面上不要存在过多的链接，在网站地图上把重要的东西列出来，而不是将所有的一些无关紧要的细枝末节全部加进去。链接太多的话，可能导致的结果就是无法被正常收录。

收录规则六：友情链接交换有量无质

与一些垃圾网站交换友情链接，最后导致的结果就是你自己的站点同样受到负面的影响。有句话说的比较到位“近朱者赤，近墨者黑”就是这个道理，物以群分必然会被“诛灭”。因此，在当有人很人情的时候需要交换友情链接，或者自己交换友情链接的时候要注意审视以下两点：

A：对方站点在所属领域是否属于高质量站点，不要过度执着的相信一些流量排名，很多都是可以通过作弊获得的，通过自身的分析来做判断。

B：对方要求友情链接所显示的名称是否与网站名称相称，用一个非常广泛的关键字来做一个内容本就局限的网站超链，很有可能为自身的网站带来不好的负面影响。如：对方网站为“素材网，要求你链的标题为“站长资源”，很明显的不相称”，就要求站长斟酌考虑了，有时候链接必须遵循一个原则：宁缺毋滥!

在友情链接上不要给搜索引擎一个抛弃你的理由，搜索引擎本就没有许诺过什么样的站点不会被抛弃，即使你做的够好，但是就因为几条外链同样会被丢弃!

收录规则七：结构复杂不合理

导航导航又导航，为了追寻网站PV，链接层出不穷。蜘蛛都找不到回家的路，又让他如何喜欢上你呢?

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1、按照县水利水电局档案管理实施办法，定期或不定期地收集（或接收）局及所属部门在工程建设管理中形成的文字、图表、声像等不同载体的档案资料。

2、收集（或接收）档案资料的范围、内容与方法，按我局制定的办法执行。

3、对社会或个人有关我局的文件材料或实物，进行征集或征购。

4、对寄存或捐赠的档案资料，单位进行妥善保管，需利用时应征得寄存或捐赠者的同意。

5、对收集（或接收）的文件材料，应进行及时的整理、鉴定、编目、归档，并认真做好登记。

二、档案整理保管制度

1、按照统一领导、集中管理档案的原则，县水利水电局档案管理工作领导小组主要负责局机关各科室及下属各单位工程建设中产生的档案、资料，保证档案资料的完整、准确、真实、安全和有效利用。

2、按照档案接收或收集的范围和分类方案，对文件进行整理和立卷。

3、为了保持档案的历史真迹，任何人不得对档案材料进行涂改，超过保管期限的档案，应按《保密守则》进行处理。

4、档案整理按照县城建档案馆规定办理，努力实现案卷整理标准化、规范化要求。

5、档案保管应在符合保管要求的库房内，并严格按照库房管理制度办事。

三、档案库房管理制度

1、建立县水利水电局档案管理工作领导小组，具体负责本局档案的收集、整理、立卷、归档等工作，并编制本局档案保管期限表；审查本局档案，判定其保存价值；剔出失去保存价值的档案并及时组织销毁。

2、以全面的、历史的、发展的观点，科学判定档案的价值，并确定保管期限。

3、按规定对室藏档案进行定期鉴定，采取直接鉴定法。

4、认真执行库房管理制度，定期打扫卫生，保持整洁。做好防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等各项工作，以延长档案寿命。

5、对需要组织销毁的档案，应按规定编制销毁清册，经局领导审批后，指派专人销毁和监销。

四、档案统计制度

1、认真学习、贯彻、执行《统计法》，依法办事，提高全室人员执行的自觉性。

2、落实统计人员，确保统计时间，积极做好各项统计工作。

3、及时、如实编报各种统计报表，力求完整、准确、齐全，确保统计质量。

4、编报的各种统计报表，须送单位领导签发，并一律加盖公章和承办人员签名，手续完备。

5、及时进行年度统计分析，以利提高统计质量和管理水平。

五、档案复制制度

1、档案复制须经领导审批，并按要求进行档案复制工作。

2、对破损的档案，要及时进行抢救、复制。

3、复制档案要尊重原文，不得篡改。无法复原的字迹可空缺。

4、档案复制工作应在公司范围内进行，若需出外复制，必须由公司档案人员陪同监制，否则利用单位或利用人不能将档案带出复制。

六、底图保管更改制度

1、县水利水电局工程底图统一保管在档案室内，并指定专人负责管理。

2、底图应平摊存放在底图柜内，并按分类方案编目归档。

3、底图存放库内，要加强温湿度控制，确保底图处于良好的保管状态。

4、更改底图要有原设计单位的意见，未经领导许可，不得擅自涂改。

5、底图一般不得外借，若需外借的，必须经领导同意。

七、保密守则

1、保守机密，做到不该说的机密，绝对不说；不该看的机密，绝对不看；不该摘记的机密，绝对不记录；也不和人在交谈和通信中涉及机密。

2、凡接收、移出的档案、资料和收发的文件，要严格交接和登记手续。

3、一般档案资料未经领导同意，重要档案资料、秘密级别以上档案资料未经领导同意，不准擅自向外借阅档案、资料。经批准借阅的档案资料，必须按规定办理借阅手续。

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1.1目的

为更好地贯彻××公司有关保密规定，保守国家、××公司以及集团公司合作伙伴的技术、商业机密，维护集团公司在海外市场的利益，保持××公司在海外市场竞争中的优势，根据驻海外代表处的实际情况，特制订本规定。

1.2适用范围

本规定所述的机密包括国家、企业技术和商业秘密，以及其他明确不宜公开的事项，适用于驻海外代表处所有员工。

2.职责

2.1××公司某部门职责

××公司某部门按照公司相关保密规定，负责海外代表处的保密归口管理工作。

2.2驻海外代表处职责

代表处负责人或授权人是保密管理工作的第一责任人，代表处各员工应严格遵守保密规定，担当保密工作的执行者。

3.主题内容

3.1代表处员工保密守则

3.1.1代表处员工应做到：不该说的秘密绝对不说;不该问的秘密绝对不问;不该看的秘密绝对不看;不该记录的秘密绝对不记录;不在非保密本上记录秘密事项;不在私人通信、电话中涉及秘密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密;不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料;不在普通电话、明码电话、普通邮政传递秘密事项;不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

3.1.2代表处员工在调离办事处前，须交回所占有和形成的机密资料，严禁擅自以复制、发表、使用、转让等方式泄露秘密。

3.2保密宣传教育制度

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一、领导高度重视，切实加强组织实施

一是加强学习，提高认识。组织镇保密领导小组成员召开会议，认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》从思想上提高认识，明确开展此项工作的重大意义，强化责任落实。二是成立机构，专人负责。按照要求，玉泉镇成立了保密工作领导小组，负责全镇的保密工作，组长由镇长担任，成员是党政职能主要部门负责人和党政办公室的主要负责人和保密员，同时做到了分管领导负责抓，经办人员具体抓，并设有专职档案保密人员，这支保密工作队伍基本素质较高，大部份管理人员具备大专以上学历，且都能熟练掌握保密法规和保密技术基础知识，熟悉本单位业务工作和保密工作基本情况。对保密工作所需设施、设备和经费，我镇领导班子都能够给以重视和支持，保证了日常工作顺利开展。

二、我镇保密工作开展具体情况

我镇的所有上发和下发文件都要经过党政办，所有保密工作的具体部门就设在了党政办公室，党政办公室所有工作人员对流进流出的各类文件进行了不同等级的区分，从文件收发的每个环节做起，保密观念强，措施得力，落实较好。如：档案室制定档案工作人员保密职责，查、借、阅档案手续齐备；秘密文件、内部资料的传递、回收、注销都严格按照市保密局的规定办理，形成了一整套制度、规定，管理渠道畅通。

1、计算机信息系统的保密工作情况

为加强计算机信息系统的保密工作，我局采取以下措施：一、每台电脑系统都安装瑞星防火墙和瑞星杀毒软件网络版，防止病毒入侵。二、指定专人（精通电脑，责任心强，受过保密人员上岗培训）来负责全镇的电脑管理工作。三、制定电脑安全操作规范，要求全局人员严格按规范操作，发现病毒及时报告，由专人处理。四、上网资料需经保密工作领导小组批准方可上传，严防泄密。五、计算机的使用，我镇有计算机一台，这一台为全镇政府内网专用用户。没有违规上国际互联网及其它公共信息网的现象，没有感染木马病毒；没有安装无线网卡等无线设备；网和非网实行物理隔离，均为单独排线，履行了审批手续；网没有存储、处理过信息。

2、我镇保密规章制度的建设情况

建立健全保密规章制度是做好新时期保密工作的重要保障。今年，我镇修订完善了以下保密工作制度：（1）全局保密工作责任制，进一步明确各级领导干部的保密责任。（2）保密管理制度。（3）保密守则。（4）文件传阅、管理、归档制度。（5）档案管理制度。（6）保密范围和密级的若干规定。（7）保密审查、失泄密报告制度。

3、对全镇干部职工开展保密学习情况

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一、思想方面

全班人员思想稳定，在工作中能够主动加强理论学习，能够坚持用政治理论知识来武装自己，使自己在思想认识和能力素质上有了很大的进步，开阔了视野，拓宽了知识，坚定了政治立场。政治思想素质和理论水平有了明显的提高！首先是全班人员尊重领导，相互团结，使凝聚力、战斗力都得到了显著的提高；其次是全班战士能够服从命令、听从指挥，保持时刻听召唤，能完成上级赋予的各项任务，能够时时刻刻保持清醒的头脑，能够坚守保密守则，做好保密工作；第三在生活中能做到相互关心、相互帮助，共同健康成长，工作中能做到相互学习、相互鼓励、共同进步；第四存在的不足：理论学习不够经常，普遍存在侥幸心理，学习不系统、不全面、不规范、理论学习与实践结合的得不够紧密，没有达到学以致用，理论修为没有达到一个新的高度！

二、作风纪律方面

全班人员作风纪律严明，工作和日常生活中都能够严格要求自己，不做违纪违规的事情，在六月颁布新三大条令之后，能够认真学习新条令，通过学习能自觉抵制腐朽思想的侵蚀，树立了军人的良好形象！:

三、工作方面

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一、高度重视，成立了保密工作领导小组，增添了保密设备

为确保保密工作的顺利开展，防止泄露国家秘密，我局成立了局长担任组长，各股室负责人为成员的保密工作领导小组，保密工作领导小组下设办公室，主要负责保密方面的具体工作。近几年来，我局坚持做到保密工作机构健全、保密工作队伍不散，保密工作人员及时调整和补充，做好工作交接，保证了工作的延续性。在保密基础设施建设方面：对保密工作所需设施、设备和经费，我局给以重视和支持，保证了日常工作顺利开展。

二、保密工作开展情况

1、加强对保密工作的督促检查。我局办公室和宗教股是保密重点部位。接触密源广、深，保密工作领导小组对全局的保密工作进行不定期的检查督促，并同人员签订了保密承诺书，防止失密、泄密。多年来，我局保密规章制度健全，保密观念强，措施得力，落实较好。保密领导小组办公室严格坚持档案工作人员保密制度，档案的查、借、阅手续齐备;办公室人员有保密守则及管理办法，秘密文件、内部资料的传递、回收、销毁都严格按照上级有关要求办理，形成了一整套制度、规定，管理渠道畅通。

2、加强计算机网络的管理工作。按照上级有关部门的要求，我局高度重视，对全局电脑及文件提出明确要求，责任落实到人，办公室电脑已设立密码，并且明确“不上网，上网不”等保密工作要求，确保通讯渠道的保密性和安全性。指定懂业务、会管理的工作人员专门负责计算机网络的管理工作，同时加强对计算机上网检查工作，在管理上做到心中有数;对于的计算机(如涉及财务使用的)，严禁上互联网;更重要的是加强了全局干部、职工对计算机信息的管理，进一步增强了保密意识。

3、保密规章制度的建设情况。一是认真落实保密工作领导责任制。我局主要领导对保密工作十分重视，把它作为一项重要工作任务来抓，将它同业务工作同计划、同部署、同检查、同总结。二是建立健全各项保密工作规章制度。我局先后建立健全了《秘密文件资料销毁制度》、《会议保密制度》、《文印工作人员保密管理制度》、《机要文件管理保密制度》、《领导班子保密制度》和《计算机网络信息保密管理制度》等保密工作规章制度，做到以制度管人、按程序办事，确保保密工作顺利开展。

4、开展保密宣传教育情况。我局高度重视保密宣传教育工作，利用各种机会在全场干部、职工中开展经常性的保密宣传教育工作。

5、加强机要文件的管理，坚持双向登记制度。确定了兼职保密人员，逐步建立完善了保密工作制度，对文件及保密报废资料回收销毁工作做了具体检查部署，建立了文件保密报废资料登记销毁程序。及时登记、传阅、清理和回交机要文件，自查中未发现一起违法事件。

三、存在问题及改进建议

1、保密工作的教育力度需要不断加强。近几年来，开展保密工作的实践使我们认识到，加强机关干部、职工的保密教育，提高每一个公民的保密意识十分重要。例如利用计算机网络、电子邮件向外发送资料已是十分方便和快捷的方式，但因此也可能带来泄密的危险。针对这一情况，需要加强宣传力度，增强人们的保密意识，提高做好保密工作的主动性和自觉性，还要制定出相应的规章制度，使事前行为得到规范，堵塞可能发生的失、泄密事件，消除隐患，以确保国家安全。

2、做好保密工作还需要坚强的物质基础作保证。除了必要的资金、设备投入外，还应加强对保密工作人员的业务培训，提高保密干部的素质。

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一、加强保密教育，提高思想认识

为认真做好保密机要工作，我局结合安全生产工作实际，切实把保密教育工作贯穿于日常工作中，在平时的学习例会上，多次强调做好保密工作的极端重要性，组织全体机关干部认真学习了《中华人民共和国保密法》、《国家工作人员保密守则》等保密工作规章制度以及市、区保密工作有关文件会议精神等。对办公室档案管理员、文书收发等加强保密教育，加强做好保密工作的检查督促，促进全体工作人员提高思想认识，增强做好保密工作的责任感。同时，进一步明确了涉密人员对文件收发、登记、传递、归档、销毁等环节的职能，使保密工作真正做到行有规章、做有依据、查有准则，真正实现制度化、规范化、科学化。

二、加强组织领导，完善规章制度

为严格保密纪律，堵塞漏洞，消除隐患，加强机关的保密工作，我局成立了保密工作领导小组，局长为组长，分管副局长为副组长，各科室负责人为成员，加强对保密工作的了领导。同时，制定了保密工作各项工作制度。

（1）制定了《张北县发展改革局保密工作制度》，要求所有局机关工作人员自觉遵守《中华人民共和国保密法》等保密工作规章制度，严守党和国家秘密、工作中的秘密。严格做到不把机密、绝密文件带回家，不在公共场所谈论保密事项，不向任何无关人员透露保密的内容，不在机关联网计算机上操作与工作无关的事项，并严格做到不该自己知道的不打听，不该外传的事坚决不外传。对违反保密规定的人和事，要进行批评教育，情节严重的要根据有关规定严肃处理。严格制度、严密措施、严明纪律，确保保密工作万无一失。

（2）制定了文书管理制度，对文件的处理、传阅、撰写、发文等方面都作了明确规定。

（3）制定了档案管理制度。对档案管理，尤其是密级文件的管理以及文印保密，计算机保密作了严格规定。办公室定期对执法各项保密制度进行检查督促，确保局机关保密工作制度落到实处。

三、落实各项措施 ，确保机密安全

为切实落实保密制度，做好保密机要工作，我局采取了以下几个方面的措施。

（1）严格计算机管理。/fanwen.chazidian.com) 目前我局所有科室和局领导办公室都配备了计算机，每台电脑上都安装了网络防火墙，对每台电脑的软件进行清理，删除一切与工作无关的信息和软件，尤其是网络游戏等联网软件，防止信息流失或遭受外界恶意攻击。

（2）严格文件资料管理。具体做好文件资料的收发、分放、整理、归档、销毁等，对涉密的文件资料，只准在机关办公室阅，未经批准，不得带出机关；做好电子文档的输入、存档、发送、印制、备份等，确保电子文档安全。

（3）严格会议管理。对于局党组、行政各类会议，尤其是对涉及人事、财务商议等涉密的会议，严格落实保密措施，遵守保密纪律。对于各类会议，一般指定有关人员参加，并指定专人作会议记录。会议讨论的内容，未作出决定待定的、需要保密或一段时间内保密的，不得随意扩散传播。

（4）严格工作程序。工作人员不在日常工作手册上记录秘密，不随意摘录、引用秘密文件、或擅自将秘密文件给他人传看，凡是自己在工作中掌握的秘密事项，没有传达义务的绝不告诉知密范围以外的人。不在无人看管的情况下将秘密文件和手册置于办公桌上，甚至带回家，非本机关人员不能单独留于办公室内，室内无人要锁门。

我局成立以来，所收到的涉密内容及产生的相关秘密，基本上都能按《保密法》的相关规定进行了妥善的处理，保证了涉密文件、记录、信息等在传递、使用过程中的安全，从未出现过失、泄密问题。然而，按照上级的要求还存在着一定差距和不足，做好保密工作仍然任重而道远。在今后的工作中，我局将进一步加强对保密工作的重视，强化对涉密内容的管理，力争保密工作取得新成绩，确保安监工作顺利开展。

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自评情况报告

按照《xx保密局关于开展涉密文件资料、计算机及其网络保密检查的通知》精神，为进一步强化保密工作，我局结合工作实际，对照检查内容认真开展自检自查，现将自查自评情况报告如下。

一、强化保密教育，提高保密意识

为贯彻落实好《通知》精神，我局及时将文件印发给每个干部职工认真学习，切实增强干部职工对做好当前保密工作重要性的认识。同时，召开全体干部职工会议学习传达《中华人民共和国保守国家秘密法》及《国家机关工作人员保密守则》等相关法规和文件精神，进一步强化干部职工的保密意识。重点加强对办公室档案管理、文件收发等涉密人员的保密教育，明确了涉密人员对文件收发、登记、传递、归档、销毁等环节的职能职责，确保工作期间不发生失泄密事件。

二、加强组织领导，落实保密责任

我局对此次保密检查工作高度重视，成立了由局长王宏博任组长、副局长袁清涛任副组长、单位各科室负责人为成员的领导小组，切实加强对保密工作的领导，督促保密各项措施的落实。同时，在进一步了解掌握此次检查工作目的、内容及要求的基础上，制定了《文广旅局保密工作自查自评实施方案》。凡因工作不到位而造成失泄密事件的，将严肃按保密法相关规定对责任人员进行严肃处理。

三、周密部署，强化措施

为确保检查工作取得实实在在的效果，促进单位安全保密工作规范严肃，确保此次保密检查工作任务按期完成，保密普查工作领导小组分工负责，落实责任，及时督导，工作得到有效开展。

（一）严格执行保密工作法律法规，进一步健全单位保密工作制度。

加强制度建设，是做好保密工作的保障。进一步完善各项规章制度，规范保密管理，力求不断增强依法做好保密管理的能力。特别是制定了各项涉密及非涉密计算机及网络管理制度，严格涉密信息流转的规范性，严格执行“涉密信息不上网，上网信息不涉密”。

（二）加强对涉密人员的教育。

强化全体工作人员特别是重要重点岗位工作人员的保密意识，促使全体工作人员自觉履行保密义务和责任，彻底改变个别人认为党史工作“无密可保”、“有密难保”等错误认识。要求涉密人员在工作中严格按照保密规定办理涉密公文、涉密事项和敏感事项。严格做到不把机密、文件带回家，不在公共场所谈论保密事项，不向任何无关人员透露保密的内容，不得在无保密措施的电话机、传真机、计算机等设备中处理传输国家秘密和敏感事项，不得利用互联网电子邮件传递国家秘密和敏感事项，确保单位保密工作制度落到实处。

（三）加强信息载体保密管理。

安排专人及时处理各类文件资料，认真做好登记、传送、清退、保管、销毁等相关工作。

对涉密文件资料，未经主要领导批准，不得带出单位。做好电子文档的输入、存档、发送、印制、备份等，确保电子文档安全。

（四）加强信息设备保密管理。

一是加强计算机保密管理，禁止涉密计算机及网络接入互联网及其他公共信息网络，禁止在连接互联网及其他公共信息网络的计算机上存储、处理涉密和敏感信息;二是加强电子文档资料的保管，未经单位领导同意，严禁将单位涉密资料打印或拷贝给外单位人员;同时，严格规定对违规操作和使用涉密计算机、移动存储介质及严重违规泄密事件的责任人，一律依照相关规定给予严肃处理。三是加强对移动存储介质的保密管理，实行专人专用。使用U盘和其他移动存储设备时，坚持做到计算机与互联网脱离，并进行病毒扫描及木马扫描，确保安全。若涉密机和涉密软、硬盘、移动磁盘发生故障时，由办公室查明原因及具体情况后，联系专业维修部门派技术人员直接上门到单位对故障机和磁介质进行现场维修，禁止个人将设备擅自送外维修。

（五）是经常督促检查。

为了确保保密管理工作各项规章制度的落实，及时发现工作中存在的泄密隐患，堵塞管理漏洞，我局十分重视对保密工作的督促检查，采取自查与抽查相结合，常规检查与重点检查相结合，定期检查与突击检查相结合等方式，对单位各科室保密防范措施的落实情况进行检查。

四、工作到位，成效显著

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关键词：档案管理 现代化 专业化

机关档案是指各部门、各机关单位从事各项工作和活动而形成的对国家、社会和机关业务工作有保存价值的文字、音像及图表等形式的历史记录，是机关单位工作的重要资料。

机关档案管理是对这些资料收集整理、鉴定保管、统计编目、提供利用。档案管理工作是机关工作的重要组成部分，保障和促进了机关业务工作的积极开展。

一、机关档案管理的现状

档案管理工作已经进入现代，但我国还有很大一部分档案工作是以手工管理的方式进行的。不仅整理归档工作量大，步骤繁琐，而且使用检索时也很麻烦。有些单位为了保护重要的档案资料采取两套档案的管理制度，保管费力、保管费用高不说，重复性的档案安全问题也值得关注。在当今飞速发展的社会面前，这种老旧的管理模式已不能适应社会的发展。人们都要求快速度、高效率的工作，人工管理档案的工作显然无法应对高节奏的社会发展要求。

档案管理工作人员的素质参差不齐。档案管理人员要有很强的专业性才能将档案管理这项工作做好。有的单位档案管理人员身兼数职，没有精力和时间从事档案工作；有的单位因工作的需要人员变动频繁影响了档案工作的稳定性和持续性；档案人员业务能力差，使得归档文件出现了多种问题。

档案管理的意识性差。由于以往的大家对档案的认识都是在保密的层面上，有些人就认为只要把档案收藏好就可以了，至于整理分类等工作无关紧要，所以档案在存档后没及时分清门类。这不但造成了档案管理混乱，还不方便以后的查阅利用。

二、如何更好的进行档案管理

2002年国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出全国档案信息化建设的目标和任务。要做好档案管理工作，就要全方位进行。

（一）档案管理要得到上级的重视和支持

上级机关要针对下级档案管理工作中存在的问题，对档案管理人员进行新的业务素质培训。要求档案管理人员必须树立“服务意识、创新意识、安全意识”，打造“操作能力、管理能力、学习能力”，培养“爱岗敬业、求真务实、甘于奉献”的精神，适应新时代的要求。上级机关还要加强了对下级档案工作的组织领导，督导下级建立健全了档案管理制度，建设规范化、现代化的档案室，培养专职的档案管理人员。在领导重视和支持下，档案管理事业才会有长远的发展。

（二）档案管理采用专业人员

1、专业性

现在很多高校开有档案管理专业，我们要多引进这样的专业人才来管理档案。档案工作人员有现代化的工作思想、较高的计算机操作水平，会让工作向科学化、规范化和系统化方向发展，提高了档案的管理水准。同时要建立完善的管理制度，

制定具体的考核标准，提升工作人员的责任心。广泛征求意见，要把考核标准制定全面，评分标准要细化。考评后还要有相应的激励机制，全面促进工作人员提高素质能力。

2、保密性

档案有保密的要求，保密的期限也不一样。工作人员一定要做好保密工作，熟悉《保密法》，严格执行保密守则，主动接受保密部门的监督指导。为以后搞好标准化、规范化的保密工作奠定基础。

3、学习能力

加强工作人员的培训学习，养成工作人员的学习能力。档案管理手段日新月异，工作人员不能等、靠集体组织学习培训，要积极主动学习新的知识。单位对工作人员也定期开展培训，培训方式要多样化，学习效果才好。建立学习型的组织，营造良好的学习氛围。

（三）档案信息管理实现数字化

1、好处

档案信息管理采用数字化是一个全新的工作模式。通过计算机的应用，档案可以随时输入，随时更改；能高密度存储，节省空间；传递不受空间和时间的限制，传递速度快；档案保存的时间更长，且不易损坏。采用电子档案省时省力省空间。某档案室原来有21万多卷地档案，需要50多人管理，采用计算机自动办公后只需要20名管理人员。

档案采用数字化管理，内部的局域网可以为单位内部人员提供网上查阅功能，实现档案信息的便捷化，减少档案借阅归还的手续。

2、缺点

档案信息由计算机来实现管理的数字化，所以对计算机前期的收集上传资料要仔细分辨，信息录入要准确可靠，还是要遵循不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档。对于已经上传的材料，要保证材料的保密性真实性。开放性的档案要做到只能读不能下载、修改。

档案管理使用计算机和网络，网络的安全问题是档案数字化中最重要的问题。解决网络安全问题必须配置高效防火墙，防止档案管理的网络受到非法入侵；并建立实时更新病毒库，消灭入侵的病毒；对数据库加密，做好数据备份，设置用户权限等。要做到并完善这些程序需要多方面的人员一起合作，充分开发利用计算机技术，还需要各级领导重视，多方积极协调配合的系统工作。

三、做好档案服务工作

档案采用新的管理手段后，档案的利用随之也采用新的方式。档案要提供好的服务必须先做好源头工作，一要抓好档案的整理归档工作；二是做好档案查询工作；三是努力深入档案编研工作；四是加大建设数字档案的力度。提供好的服务还要转变服务理念，提高服务效能，提升服务质量。在信息网络化建设上也应力求技术创新、理论突破，不遗余力办实事。

四、总结

总之，档案管理运用现代化管理模式也不是一定要抛弃传统模式，这是一个需要创新和改变的过程。档案管理部门应认识到与时俱进的的重要性，做好档案管理工作，改革档案管理的运行机制和管理制度，使档案事业快速健康持续发展，为改革开放和现代化建设服务。

参考文献：

[1]张明丽.对档案管理工作中电子文件管理的若干探讨[J].民营科技,2009（8）

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【摘要】 高校院(系)行政秘书是管理队伍中的一个重要组成部分，在院系工作中起着举足轻重的作用，是上下沟通的桥梁，是联系方方面面的纽带，是一个具有特殊身份的角色，这个角色把握的准确度直接关系到工作的到位程度，所以，本人从高校院(系)行政秘书的服务对象、工作内容、行为性质三个方面来剖析其角色定位问题。

【关键词】 行政秘书；角色定位

我国自古以来，就有类似现代的“秘书”称谓，只不过在不同的年代，秘书的角色定位不同而有着不同的叫法而已。比如：巫、卜、史、祝、说客、食客、军师、参谋等等，都是现代秘书的代名词。从古代皇帝的左丞右相，到今天领导的左右手，秘书职业已经从古代的文书起草，演变成出谋划策、当好助手的职业白领。秘书职业的角色定位已经发生了翻天覆地的变化。而在新形势下的今天，虽然秘书的工作性质具有居多共性，但在不同的职能部门的秘书将承担着不一样的工作内容、扮演着不同的角色而各存特性。本人作为一名高校院(系)行政秘书，从本职工作出发、结合多年的工作实际与体会，将对高校院(系)行政秘书角色定位这方面谈谈自己的理解。

1　从服务对象上谈行政秘书的角色定位

1.1为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为院领导和主管部门服务的。所从事的都是辅的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。

1.2为院(系)内职工服务是行政秘书的第二位职能：院(系)行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院(系)对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院(系)，教师的方方面面的信息都来自院(系)。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。这项工作看似简单，实际上在操作过程中是需要很好的服务意识的。因为这个服务对象不但是活生生的有思想、有感情的人，而且都是高级知识分子，其职称、年龄、阅历、地域等等均有区别。所以秘书在思想上要为他人所想，在行动上要为他人所做。因人而异，这样才能做好这个“管家婆”。

1.3为院(系)内学生服务是行政秘书的第三位职能：在任何一个学校，学生是每个工作人员服务的主体对象。服务学生成了院(系)行政秘书的一个重要的职能。虽然行政秘书不如教学秘书与学生的联系密切，但还是有很多学习以外的服务项目。面对成千上万性格炯异、家庭背景不同、教育环境不同的学生群体，必须要广泛接触他们，对待他们既要坚持原则、公正廉洁，又要和蔼可亲、细致耐心。要学会倾听学生的心声，了解学生的生活、学习各方面的情况，帮助学生排忧解难，做学生的良师益友。

2　从工作内容上谈行政秘书的角色定位

2.1当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸，秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效力。不管在做哪项工作，秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅的，参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性的。因此，秘书必须了解领导工作的特点，领会领导工作意图，在思想上与领导共振。在行动上与领导步调一致，辅助领导做好院内的各项工作。 转贴于

2.2做好督促检查：在任何一个院系里。面对任何一件事情，在领导与院务会做出了决定，决定颁发实施后。秘书就有检查、督办、催办、落实的义务和权利。使工作能落到实处，能按时完成，善始善终。

2.3做好协调综合：高校院(系)是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系(教研室)具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广，因此，行政秘书必须要有很好的协调和综合能力，才能够疏通全局，上下一致。

3　从行为性质上谈行政秘书的角色定位

从上述的职能看秘书在院(系)所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性、时效性和机密性等四个方面来把握行政秘书的行为角色：

3.1服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣、受人尊敬的。才不致让人觉得秘书可有可无。

3.2创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

3.3时效性：秘书工作象新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生(获取信息)与处理之间(下传信息)的时间差。时间差越短，则时效性越强。

3.4机密性：秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道的秘密最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，，以免带来一些不堪设想的后果。

总之，秘书就是专业从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施服务的人员，秘书是领导的助手和参谋，是办公室的协调和督查人员，是院系师生的服务员，每天做的是小事，但耽误的却是大事。这样说来，秘书是没有角色的角色，亦或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。

参考文献