高校的信息化建设范文
时间：2024-05-20 17:40:41
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关键词：高校；人事档案；信息化；优化措施
中图分类号： G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）05（c）-0000-00
1 高校档案信息化建设中存在的问题
1.1人事档案信息化建设意识淡薄
目前高校普遍存在人事档案信息化管理意识淡薄的问题。这主要体现在人事档案管理体制和观念落后两个方面。首先，许多高校人事档案资料缺乏集中性存放，导致档案管理缺乏标准化和科学化，给人事档案工作的管理者和使用者都带来了一定的困难。这种不合理的人事档案管理体制降低了工作的质量和效率。高校人事档案管理方式不能与时俱进，长期的人工操作使得信息化管理发展缓慢。此外高校人事档案信息化各自为政的管理模式导致院校间无法实现资源共享。
其次高校对人事档案信息化管理观念的淡薄导致改革行动的缺乏。许多高校片面地认为管理与人事有关的文件即为人事档案管理，缺乏对该项工作本质的充分认识，导致高校对人事档案工作缺少足够的重视，从而影响高校人事档案信息化管理的进程。
1.2人事档案信息化管理人员素质偏低
高素质的管理人员是人事档案信息化建设适应时代需求的前提条件。然而多数高校人事档案工作的管理人员存在素质偏低、管理经验不足等问题，这使得人事档案信息化建设进程缓慢。其中管理者经验的不足，常造成网络操作错误或失误，这主要是他们对管理工作缺乏足够的积极性及管理思想滞后所造成。可见高校缺乏对人事档案管理人员从思想到技术培训工作的重视。
此外高校在引进人才时，缺乏精通网络、管理以及档案学的复合型人员。引进的人才非科班出身，缺乏良好的人事档案管理相关专业基础，从而造成其业务能力较低。再者，由于高校领导对人事档案建设信息化人才引进的忽视，造成管理人员的知识结构长期一尘不变，使得人员的素质不符合档案信息化的发展需求。
1.3人事档案信息化建设资金投入过少
资金的投入过少是高校人事档案信息化建设过程常见的问题。在高校人事档案信息化建设中，管理者的选择、网络系统的建立以及设备配备等相关方面都需要大量经费的投入。作为人事档案信息化建设的基本设施，软硬件设备长期使用造成老化且得不到及时的更换。作为高校基础工作人员，人事档案管理者主要任务是做好本职工作，在工作经费筹集方面是无能为力的，这也造成了人事档案信息化建设进展滞后。同时高校资金的相对不足，用于分配各个部门的经费更是少之又少，这也使得人事档案信息化建设资金来源不足。
此外，为了使人事档案信息化建设中网络设备具备安全、稳定和容量大等优势，就必须投入大量的资金。有些设备购入后需要长期维护和保养，有的则是需要快速的更新换代，这都要求经费投入是一个可持续的过程。
2 高校人事档案信息化建设的优化措施
2.1加强人事档案信息化建设的意识
高校人事档案信息化建设不仅需要领导和管理者们转变旧的管理体制，改变保守的管理观念，还需要加强对人事档案信息化建设重要性的认识。首先应从高校领导抓起，通过将人事档案信息化建设工作提到日程上来，强化他们对人事档案信息化建设的意识。同时各个部门的领导应积极组织本部门的工作人员进行学习和培训，从思想和行动两个方面加强高校工作人员对人事档案信息化建设重视程度。
作为人事档案管理者，长期专注于埋头工作，容易造成闭塞的观念意识，所以为了顺应现代人事档案信息化管理，改变旧观念，结合社会实践活动，向先进的信息化社会迈进对高校人事档案管理者是非常有必要的，且这也利于建立与时展相符人事档案信息化管理模式，为高校提供更优质的服务。
2.2提高管理人员总体技能水平
实现人事档案信息化建设也取决于高素质管理者。作为用户与人事档案信息之间的媒介，人事档案管理者需要有一定的管理、档案以及信息学相关知识与能力储备。人事档案信息化及网络化建设离不开一批能力强，素质高的复合型人才，他们对人事档案管理相关知识的熟练应用，使得管理工作得以有条不紊地开展。所以在引用人才时，应注重考察其对人事档案管理工作的专业性。
当今社会是一个追求知识的时代，工作人员只有接受终身教育才能跟上时代的步伐。人事档案管理者也是如此，不断完善专业知识，提高自身技术水平，才能满足新时代的要求。对高校人事档案管理者进行培训教育，开阔工作人员对档案管理相关知识的视野，也有利于信息化建设水平的提高。
2.3加大人事档案信息化建设资金的投入
目前，许多高校人事档案信息化建设处于初步探索阶段，所以，不仅在管理意识、人才培养上缺乏经验，而且资金支持上也没有得到应有的重视。因此，高校应该注重对人事档案信息化建设资金的投入，做好经费的预算，形成目标明确、合理支出的规范化资金管理制度。为了实现人事档案信息化管理模式工作方式取代人工操作为主的工作方式，高校可采取阶段性购置必备的基础设备方法，这不仅有利于逐渐解决设施老化和更新缓慢的问题，而且可以缓解高校的资金紧张。作为高投入的人事档案信息化建设，除了要进行基本软硬件等基础设备的完善工作，还需要在其他先进的设施上投入大量经费，如电脑、扫描设备、电子产品等。此外在网络资源的标准化和人事档案资源的网络化共享方面也应有一定的资金保障，从而促进人事挡案信息化建设的快速发展。
3 结语
人事档案信息化建设，是高校实现人事档案管理网络化、现代化的重要方式。所以高校应高度重视人事档案信息化建设工作，其不仅需要清楚地意识到目前人事档案管理中存在的不足和需要改进的地方，而且需要及时作出相应的对策并提出有效的改进措施。从而加快高校人事档案信息化建设进程，并为学校师生提供更优质的人事档案资源服务。
参考文献
[1]王辉. 高职院校人事档案信息化建设问题的探讨[J]. 兰台世界，2014，S1：140-141.
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随着高校教育事业的发展，推进教育信息化成为潮流，2012年我国了首个《教育信息化十年发展规划》，这对高校后勤保障能力提出了更高的要求。本文从后勤信息化建设现状、存在的主要问题及建议等方面作了探讨。
【关键词】高校后勤 信息化
随着高校教育事业的发展，推进教育信息化成为潮流，2012年我国了首个《教育信息化十年发展规划》，这对高校后勤保障能力提出了更高的要求，高校后勤信息化是教育信息化的重要组成部分，是实现现代化大学教育的重要条件，是高校后勤圆满完成管理育人、服务育人、环境育人职责的重要保障。
1 后勤信息化的重要意义
1.1 高校教育信息化的必然要求
《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》把加快教育信息化进程作为保障措施的重要部分，各高校也纷纷提出实现学校跨越式发展的信息化建设目标。后勤部门承担着保障实现高校发展目标的重任，要根据学校发展需要提升信息化服务能力和水平，同时后勤服务信息化也是教育信息化的重要组成部分。
1.2 高校师生对后勤服务的要求
随着信息技术的发展，人们与信息技术的联系越来越紧密，而作为高知人群的高校师生更是走在时代的前列，信息技术深入师生学习、生活、工作等的方方面面，作为成长在信息时代的大学生又被称作信息时代的“数字原住民”。高校师生对后勤服务的信息化提出了越来越高的要求。
1.3 高校后勤提高自身管理、服务水平的必然要求
自1999年国务院办公厅召开第一次全国高校后勤社会化改革工作会议以来，高校后勤工作发生了深刻变化，但随着教育领域综合改革全面展开，高校后勤需要进一步深化社会化改革，克服体制机制障碍，克服层次过多、责权不明、成本高、效率低的弊端，推进市场开放、引进社会优质资源，逐步形成“事企分开”、“管办分离”的后勤格局，形成健全的新型后勤服务保障体系。后勤信息化是实现管理服务扁平化、提高效率、降低成本的有效手段。
2 高校后勤信息化的建设状况
2.1 高校后勤信息化水平取得了显著进步
伴随着校园网及数字化校园建设的高速发展，大部分受访高校已具备“数字后勤”建设的网络环境或硬件设备条件，高校后勤信息化迅猛发展，取得了显著进步，主要表现在以下几个方面。
对信息化建设在认识上是重视的。从学校领导到后勤员工对后勤信息化均具有一定的认识，认为高校后勤信息化建设对为后勤信息化提供技术平台提升后勤管理水平、增强后勤服务能力、提高后勤劳动效率具有重要的作用。
在具体业务上大多数高校都建立了信息系统或有建设的计划。比如一卡通系统，餐饮管理系统，学生公寓管理系统，人力资源管理系统，财务管理系统，物流管理系统，物业报修系统，节能管理系统等，部分高校甚至建立了系统的获取服务系统，实现了全覆盖。
在后勤信息化投入上得到一定支持。很多高校在信息基础设施建设、网络资源、财力投入、技术支持等方面给后勤信息化建设一定程度上支持，有的高校把后勤信息化列入学校信息化建设计划或者给予专项经费支持，有的高校甚至让后勤部门来负责学校的信息化建设。
2.2 高校后勤信息化水平极不平衡
2.2.1 高校之间存在不平衡
信息化现状的不平衡，信息化工作基础好的高校已经基本实现信息化全覆盖，而基础差的学校才刚刚起步；重视程度上存在不平衡，不同高校在学校信息化基础、领导认识、技术力量等方面存在很大差异；经费投入上不平衡，因学校财力等方面的差异，在实际后勤信息化投入上存在极大的不平衡。
2.2.2 后勤内部不同业务上存在不平衡
因资金、技术、认识等方面的原因，大部分高校后勤信息化建设过程中采取逐步推进的方式，呈现出各个具体业务领域在信息化水平上极大的不平衡，有些领域已经有很高的信息化程度，有些领域还没有开始规划。
2.3 高校后勤信息化存在的主要问题
重视不够，没有作为重要工作来抓。虽然各个高校后勤管理部门都在讲后勤信息化，但在实际工作中并没有认真抓，存在年年有计划年年待落实的问题。高校后勤信息化建设要坚持以人为本的观念，要把满足服务对象的需求始终放在自始至终
经费不足，投入不够。后勤信息化建设是一个需要较大经费投入的工程，很多高校并没有给予足够的经费支持，存在有计划无预算现象，有限的后勤经费更愿意投到看得见摸得着的维修改造等方面。
人才匮乏，“人”的问题突出。高校后勤队伍整体上文化水平较低，缺少能够承担信息化建设的人才，学校对后勤引进人才在政策上支持不够，普通工作人员接收信息化手段的能力较弱，在日常的工作中，仍倾向于传统的后勤管理模式，对于信息化工作手段的革新缺少主动性，甚至有一定抵触情绪。
信息化系统缺乏科学合理的规范。因为建设中没有从整体上规划，在技术上没有建立统一的规范，以及高校后勤本身是一项复杂的综合性工作，服务与管理的范围非常广泛等诸多因素，导致后勤信息系统缺乏互通性，存在信息孤岛现象，在信息管理和服务上的红利没有显现，没有发挥信息化应有的作用。
3 高校后勤信息化建设的几点建议
3.1 提高认识，加大投入
高校领导和管理人员必须转变观念，充分认识到高校后勤信息化建设的重要性，积极引进先进的后勤管理理念，高校后勤信息化建设要坚持以人为本的观念，要把满足服务对象的需求始终放在工作首位，真正从学生和教师的角度出发，为广大师生提供多种优质的服务。加大对后勤信息化建设的经费投入和政策支持，在人才引进上给予政策支持。
3.2 加强顶层设计，建立统一的规范
高校后勤信息化是一项复杂的系统工程，包含后勤业务与信息技术的结合，不同后勤业务之间的结合，微电子技术、计算机技术、网络通讯技术等多项信息技术的结合等丰富内容。需要进行统一的规划，避免建设上的重复建设、无序建设甚至是无效建设，必须符合后勤行业规范及其信息技术标准，便于充分发挥后勤信息系统在管理、服务上的效益和服务上的便利。高校后勤信息化行业协会要在后勤行业规范及其信息技术标准方面发挥引领作用。
3.3 因校制宜，逐步推进
各高校因各自的校情不同，在开展后勤信息化工作时可以根据自身需求和特点采取不同的实施模式，虽然从实施效果上通过整条规划、一步到位地完成是实现信息化建设的理想途径，但是这样做需要相当大的投入做保证，对于大多数高校来说并不具有可操作性。因此，在加强顶层设计的基础上，分批次逐步实施，根据学校后勤的资金、技术条件逐步推进信息化，最终实现信息化的全覆盖。
3.4 加强信息化队伍建设。
3.4.1 加强专业化的信息人才引进和培养
信息人才是高校后勤管理信息化建设的重要保障，必须高度重视专业化信息人才的引进和培养，积极吸引优秀的高素质信息人才加入后勤工作中，为专业化信息人才提供良好的工作环境和氛围，在后勤部门体系内部完善人才激励机制，激发信息人才的工作积极性和主动性。
3.4.2 提升高校后勤工作人员的信息化素养
信息化的核心是人的信息化，必须提升全体后勤工作人员的信息化素养，要通过不断的学习、培养更新信息化服务理念，不断提高自身综合素质，适应工作的需求和社会的发展，打通信息化的“最后一公里”，在服务人员这个终端发挥信息化的效益。
4 结束语
高校后勤信息化是教育信息化的重要组成部分，是实现现代化大学教育的重要条件，是高校后勤圆满完成管理育人、服务育人、环境育人职责的重要保障，也是提升高校后勤保障能力的必然趋势。要在顶层设计、技术规范建设、人财物投入等方面给予足够重视，不断提升后勤工作的信息化水平，为高等教育事业发展提供一流的后勤服务。
参考文献
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档案信息化是国家档案行政管理在同一组织下，档案管理工作引用信息技术，对档案信息进行资源管理，同时加快档案管理现代化步伐。简而言之，档案信息化管理就是由档案实体为中心转变为档案信息为中心的环节段；而人才培养是实现信息化建设的重要环节，对档案信息化建设具有重要作用。
1 档案信息化建设工作中存在的不足
信息化建设人才培养过程中会出现较多的弊端，如果没有得到有效的解决，将会对学校档案工作造成影响。接下来，笔者针对档案信息化建人才培养中存在的不足将其分为以下几点。
1.1 人才结构问题
现阶段各校档案管理工作中，其人才结构较为单一，缺少专业技能型人才，尤其在信息技术中人才资源严重不足。档案管理者与档案管理工作效率有着直接的关系，但是目前各校档案管理者专业管理水平有待进一步提升，否则将会对档案管理工作造成影响。
另一方面，高校对于教育教学较为注重，对档案工作缺少重视，在工作福利待遇上不如教师待遇，这也是造成人才流失的重要原因。根据现阶段高校档案工作开展情况看并不乐观，人才结构模式缺少科学合理性，现已成为高校?n案管理工作的当务之急。
1.2 综合素质有待提升
随着信息技术的进步，各校档案管理早已由传统纸质管理方式转变为信息化管理，从这点看我国档案管理实现了突破。但是在人员专业知识水平上缺少远不及管理方法的转变，档案工作人员在计算机操作上缺少专业技术水平；缺少专业的管理方法，进而造成档案信息化管理工作难以得到有效发挥。
1.3 学校对档案管理工作缺少重视
高效档案管理中，由于学校设有充分认识到档案管理工作的重要性，进行造成管理人员的工作疏忽；在档案信息收集、整理工作中较为随意。并且学校在档案工作中缺少相应的经济投资、对于档案工作的强调只是停留在口头表达中，却未有任何实质性行动；档案管理工作由于缺少学校的支持造成档案管理的落后。
2 档案信息化建设人才培养原则
2.1 拥有较高的专业水平
档案信息化建设中，档案管理人才的专业水平、综合素质是其基础。随着计算机的普及，逐渐成为人们生活工作中的重要组成部分，计算机更新速度惊人，将其应用在档案信息化管理中，档案管理人员不仅需要具备较高的专业素质，还要具有一定的计算机操作技术。这还需要档案管理人员在日常生活中不断学习积累，提升综合素质和专业水平，并能够应用在档案信息管理中。档案管理人员只有满足以上条件才能确保档案信息化建设的有效性。
2.2 具备创新思想
在档案管理中，管理人员还需要具备一定的创新思想并将其融入在档案信息管理中，使得档案信息建设能够跟上时代的发展步伐，不断的进步发展。创新型思想对档案管理工作具有推动作用。社会大发展下社会需要创新型人才，只有学校拥有一批高水平，具有创新思想的人才才能使档案信息化建设工作实现长久发展。档案管理人员需要在工作中不断的探索、创新思维、创造方法进而满足社会对于档案管理人才的要求，同时提升工作效率。
3 高校档案信息化建设人才培养方法
根据上述档案信息化建设人才培养中存在的不足，接下来针对不足就档案信息建设人才培养方法进行分析。
3.1 创新管理理念
如今，网络信息技术发展迅速，对档案管理工作提出了较高的要求。档案管理人员自身与档案管理工效率的提升有着直接联系，对信息化建设有一定的影响。所以，在进行信息化档案管理过程中需要创新管理理念。首先，学校方面需要引起足够的重视，学校首先进行理念转变，起到的带头作用，只有理念得到了创新才能引导管理人员更好的开展后续工作；其次，学校在人才培养时，需要培养竞争意识，将人才的培养体现在生活中；最后，学校也要拿出一部分资金投在档案工作中，为档案管理人员提供众多的福利待遇，同时吸引人才的流动。
3.2 完善用人制度
企业想要长久的发展，完善的制度管理是必不可少的，档案管理人才的培养也是一样，只有制定完善的用人机制才能推动档案信息化建设的有效实施。学校是人才培养的集中地，档案管理人才的培养可以借助这一有利优势；但是怎样制定有效的用人机制。
第一，根据档案管理工作开展状况，实行择优选择，树立竞争意识，在人才选择上需要对其综合素质、管理经验等进行综合考量，择优录取，进而实现档案管理工作的进步，当管理人员具有高度的竞争意识后才能主动提高自身管理水平。
第二，档案管理工作效率与管理人员薪资、绩效考核相关联，表现好的管理者或是对档案信息化建设有创新想法的员工给予一定的奖励；而对于滥竽充数的人员进行相应的惩罚，只有这样才能激发员工工作积极性，进而提升档案信息化建设步伐。
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【关键词】 高校财务 信息化建设 网络系统 财务管理效率
一、信息化建设对高校财务管理的意义
信息化建设是高校财务管理手段改革的必然趋势。现代信息技术对管理效率的提高已得到普遍认可，运用信息化方式管理高校财务同样对其意义重大。
1、信息系统的建设提高了会计信息披露的及时性和充分性
传统的财务系统大多数由手工完成，很多会计信息的记录缺乏时效性，且因上传到总账系统再反映为管理信息的程序比较复杂，会计披露的可靠性都不是很理想。如果构建完善的信息管理系统，将所有发生的会计业务实时进行会计处理，并同步到总账模块和管理系统，可实现随时向财务部门之外的信息需求者提供财务信息，并且可以通过校园财务查询系统方便地查询到所需要的各种信息。对管理者来说，对每天发生的财务事项有精确的掌握，从而做出有针对性的调整政策和工作议程安排，不仅增强了财务人员、行政管理人员、科研人员、教师和学生之间的信息沟通，提高了财务服务水平，也同时促进了学校整体管理水平的提高，是一举多得的管理方式。
2、实现了资源共享，明显地提高财务工作的质量和效率
财务信息化建设的基本要求是构建全面的信息处理体系，实现信息资源的共享。在财务信息化平台上，不同职责岗位的财务人员在记账、审核、制单、结账、报表等环节都可以实现同步操作，并通过访问权限的控制，使各个环节的不相容职责分离，互相监督和牵制，保证财务信息质量。全面推行信息化财务管理后，能够做到与人事、资产、后勤等管理部门的衔接，对后期的账务处理如查账、审计等都提供了非常大的便利，通过信息系统的数据查询，迅速地调取以往的会计凭证，节约了资源，减少账簿查询耗费的人力、物力，降低了成本，提高了财务管理工作的效率。
3、促进财务人员专业技能的提高和整体素质的提升
现代信息化系统不仅要求单位为财务部门配备足够的硬件设备，以顺利推行财务信息化平台的构建，同时也对从事财务工作的会计人员提出了更高的要求。一方面需要通过培训等方式了解和掌握新引入的信息化系统的操作技能，并在事务中发现问题、分析问题、解决问题，不断地提出新的管理需求，完善已上线的信息系统，以更好地为财务工作服务。另一方面要求财务人员及时更新已有的专业知识体系，结合所在高校财务工作的特点，补充财务知识，总结工作中的得与失，并通过与同事之间的交流与学习，提高独立处理会计实务的能力。多重要求的推动，毫无疑问会使财务部门的整体素质得到很大的提升。
二、我国高校财务信息化建设存在的问题
目前，大部分高校财务都构建了信息化处理系统，并充分地运用到管理工作中。但还是存在很多制约信息化系统管理效率的问题。
1、部分高校领导思想意识薄弱，对财务信息化未给予足够的关注
在我国现阶段教育体制下，一般意义上的高校经费是由财政部划拨，很少有自己单独的预算外收入，也无需承担过重的支出压力。这种非市场竞争的发展机制，使很多高校领导潜意识里认为高校的花费有财政支撑，无需在财务管理上给予过多的关注，只要把财政部或其他管理部门要求的信息提供完全就足够了，经常凭借个人经验与能力决定高校财政资金的分配与使用。这种错误的领导意识直接影响了财务管理工作的效果，忽视财务信息在学校发展管理决策中的作用，也因此忽视了财务信息化的作用。最明显的后果就是经常会出现财务信息与教育信息化发生冲突，教学与管理无法实现双赢。
2、财务信息化所需的专业人才短缺，出现系统问题导致工作瘫痪
随着高校发展规模的扩大，大部门高校都会研发与使用自己专属的一套财务信息处理系统。虽然理论上这种信息处理系统会更切合高校管理需要和工作需求，但同时也会有另一个问题的存在。那就是典型的高校人员技术知识两极分化——懂信息系统程序的人，缺乏全面的财务管理知识；富有财务工作经验的人，计算机技术不符合要求。在出现程序化问题时，仅靠财务部门人员经常无法处理，需要配置专门的计算机技术团队，时刻待命解决财务系统报错信息。而在两个部门的沟通过程中，又会出现信息传达的弊端，信息不对称导致的理解偏差不仅不利于问题的解决，还会给双方带来工作上的困扰，财务工作经常出现停滞状态。财务人员计算机知识的匮乏从根本上限制了财务管理信息化进程。
3、财务工作的传统组织模式，阻碍财务管理信息化建设
虽然引进并推广了现代信息化管理系统，但高校的事业单位性质使很多配套的组织结构无法同步跟进。其中高校财务工作组织模式就是一大障碍。因为它是依据功能活动划分层级组织，根据各项常规作业流程，将财务模块划分为现金、账务、资金管理、预算与费用、财务控制、财务复核等，同时管理者也被加入到财务工作活动层级，以管理与掌控整个财务活动。这种传统的管理模式最典型的表现就是决策处理所需的信息是通过层级上报与下批的循环来实现，要求财务工作环境非常稳定。随着高校财务工作涉及内容的逐渐扩张，非常规的及时性项目越来越多，财务管理难度加大，财务信息层层上送的方式严重影响了信息的时效性，无法与现代财务管理相适应，不同人员、部门之间信息沟通与数据处理也会受到极大的限制，财务信息化系统建设名不副实。
4、财务管理软件的功能不全，信息系统存在安全隐患
信息系统的建设不是一蹴而就的事，需要在实务中不断地提出新的需求，进行系统的更新与维护。很多高校财务系统对后期的开放与维护重视不足，财务管理软件功能不够强大，还不能完全满足业务处理的需要。尤其是数据标准尚未建立统一的规则，部门之间的信息共享有限，部门编码、教职工编码、科研项目编码等通用信息没有统一的编码规则，导致数据采集和处理口径不一致，容易出现各方面的矛盾，财务提供信息的可信度降低。另外，信息系统的安全保护措施不全面。对财务部门人员未设置严格的管理权限，没有充分体现不同岗位职责之间的互相监督，存在财务部门员工和外部用户通过网络对数据进行非法修改的现象，使财务信息泄露，或致使计算机系统感染病毒，管理系统瘫痪，给学校造成较大损失。
5、没有做好内部控制与财务信息化建设的衔接
高校财务管理推行信息化后，财务内部控制的范围和重点必然会发生变化。传统的财务内部控制要求每一笔经济业务的处理都经过重复记录和重复数据的调整工作，这与信息化推崇的降低重复、提高效率相矛盾，如果不顺应信息化系统的要求和发展特点，仍坚持原来的监督会计职能为主，未调整原有的授权与批准制度，忽视信息的数字化控制、信息的输出控制等关键环节，财务内部控制的流程就会限制信息技术的应用范围与深度，从而产生一系列的问题。
三、改善我国高校财务信息化建设的建议
1、高校领导决策者应转变观念，支持财务信息化建设
财务信息化建设不仅是技术层面的问题，是对传统财务管理模式的一次变革，首先需要管理观念上的转变。从宏观上讲，财务信息化建设涉及高校管理与发展的方方面面，需要各项工作的融合与部门之间的配合。这种环境的营造需要领导层发挥牵头作用，重视和支持财务信息化建设，抓好管理制度的制定、贯彻和落实，给予足够的人力、物力和财力配备，加大信息化推动的宣传力度，使各个层级的相关人员真正了解和认识财务信息化，确保高校财务信息化建设有序推进。
2、提高财务人员全面素质，培养高校财务复合型人才
良好的信息化系统还需要人力资源的支持，直接操作人员的素质和能力是信息化系统运用效率的关键性因素。所以，推进信息化建设，除了要有计算机设备等硬件和财务系统软件的全面配置外，更需要具有专业技术人员。第一，高校财务在聘用人才时就强调同时兼具计算机操作能力和扎实全面的会计理论知识。第二，加强财务人员的信息技术培训，提供交流与学习的机会和平台，重视财务人员的后续教育，培养复合型人才，使他们充分掌握信息化所要求的工作技能，清楚地了解信息技术带来的各种管理结构和工作手段上的变化，重新界定工作职责。
3、优化财务工作组织模式，顺应信息化管理要求
财务信息化建设是对传统财务管理工作的全面性的变革，为适应全新的管理方式，需要财务组织模式的相应变化。首先，财务负责人应全面分析信息化系统对财务业务处理流程的改变，总结与以往传统管理方式的不同点和相同之处，构思新的业务处理流程，重新设置或优化组织模式，在保证不相容岗位职责分离、相互监督的前提下，加快信息流转和业务处理的顺畅性。其次，应发挥信息化共享的优势，尽量压缩组织结构的层级数，尝试建立扁平化的组织模式，提高财务信息的时效性，为高校发展决策提供有价值的财务信息。
4、完善财务信息安全性策略，加强信息系统的风险监控
信息系统的安全性需要从两方面同时着手。一是工作人员操作上的安全控制策略。在财务人员的权限设置上必须严格规范，除了利用数据库管理系统软件本身的安全控制，加设防火墙等措施，还需要人为地设置合理的用户账号、权限和密码，对工作人员进行网络安全知识教育，保证财务信息的安全。同时，要求财务人员知悉基本的查杀病毒程序，进行常规地系统维护与升级更新，保证业务处理的正确性。二是配置系统维护人员，全程关注系统的使用情况，及时安装、系统补丁程序，对杀毒软件进行升级，维护整个系统的安全性。
5、创新财务内部控制制度，适应内部控制的变化
首先，应该制定信息规范制度，打破部门局域内部的信息规则壁垒，统一信息编码方式，使信息系统里的数据具有交换性和可比性，保证数据信息共享，方便对数据信息的全面监控。其次，根据信息化管理系统带来的业务流程的改变，更新内部控制制度，确定新的业务控制重点，包括信息化系统中的岗位责任制、数据管理职责考核、内部审计制度等。同时强调由专门的内部控制职能部门监督落实制度和规范，找出控制薄弱环节，对控制过程中发现的问题及时更正，确保财务信息系统的安全可靠。
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一、当前高校档案管理信息化建设中存在的问题
（一）管理思想陈旧，改革意识欠缺
虽然，当前档案信息化管理在高校档案管理工作中得到应用，但受传统档案管理模式的影响，仍然无法利用信息化技术实现信息的全面整合及快捷分配。在高校档案管理工作的实际开展中，较多领到没有意识到信息化管理的重要性，档案管理思想依然陈旧，依然被过去传统工作模式所限制和影响。很多档案管理工作者无法看清档案管理的实际需求，更缺乏高度的创新改革意识。
（二）管理手段落后，工作有待完善
当前，高校对档案信息化管理工作投入的资金较少，导致档案管理信息化工作中计算机、网络、缩微、档案保护等技术缺乏足够的资金保障，档案管理信息化建设处于纸上谈兵的局面。较多高校的档案信息化管理仍然停留在日常的简单管理和较多人为操作的层面。有些高校即使通过现代科技建立的档案管理数据库，但仍没有尽其所用。另外，有的高校与软件公司合作研发的档案管理软件系统，也因缺少科学的操作程序和技能而使得软件实用性缺失，这都成为档案管理信息化建设的瓶颈。
（三）电子文件归档难，管理效率不高
我国高校档案管理信息化还处于相对初级的阶段，电子文件及档案管理电子化还是一个新的课题。较多高校并未对档案进行系统化的处理，较为严重的电子档案的管理问题，电子档案与纸质档案有着质的不同，对其收集及归档是一项复杂的工作。当前高校档案管理部门却对包含文字材料、数据、表格、图像及声音的不同电子档案的归档管理工作难以落实到位，在其归档过程中，操作的随意性较大，存在的问题较多，导致管理效率不高。
（四）队伍素质不高，制约档案管理信息化建设
目前，已有一部分高校符合档案管理信息化建设的开展标准，但却因为缺乏专业的方案管理人员限制了档案管理信息化工作实施。就现状来看，较多高校档案管理部门通常都成为了安置富余人员的机构，档案管理人员专业结构极不合理，缺乏掌握现代信息化设备操作技能、精通档案管理业务的专业管理人才，整个档案管理队伍素质较低，不能适应档案管理信息化建设的需求。
二、强化高校档案管理系信息化建设的应对措施
（一）重视档案管理信息化建设，加大建设投入
要提高高校档案管理信息化建设质量，首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视，根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划，协调好学校各部门工作，强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置，将档案信息化建设付诸于实践。
（二）档案管理规范化，工作流程标准化
高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展，这是最为关键的环节。首先，高校应该制定相应的标准，根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合高校管理部门的实际情况制定相关标准，如：档案目录标准。其次，高校要建立标准的工作流程与规章制度，即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等，通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。
（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理
在高校档案管理工作中，实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平，高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库，根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型，进行分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然，档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生，需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用，并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范；同时，要规范档案管理人员工作，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。
（四）加强档案队伍素质建设，提高信息化管理水平
高校档案管理人员的业务素质能力直接影响着高校档案管理工作的水平。档案信息化管理建设过程中，需要从业务素质、职业技能、道德素质等方面加强对档案队伍的素质建设。首先，高校应不断引进拥有较高职业道德、且熟练掌握计算机操作技能的复合型人才，强化档案管理队伍的的素质力量。其次，高校要建立完善的档案管理员工培训机制，从现代档案管理的数据录入、数据库管理、计算机网络操作技术及档案法等方面加强培训，不断提升档案管理人员的信息化水平。
篇6
要：结合具体高校的特点，因地制宜地制定适合本校的信息化发展策略，在当前显得尤为重要。本文以北京语言大学为例，从信息化业务的类型划分、发展现状、存在的问题等方面着手，具体阐述了对高校信息化建设的建议。
关键词：教育信息化；基础环境；应用环境；学习环境
中图分类号：G434 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2012）23-0006-03
一、引言
当前，世界发达国家信息技术在教育领域的应用，已经深入到应用信息技术创造的新时空和丰富的学习资源，探索发展学生创造性思维的深层学习行为，并创造出各种交互式研究性学习、团队学习的新形式，推动了学习方式的变革，展现出信息技术在推动教育创新发展中的强大威力和广阔前景。我国目前很多高校信息化建设仍处在基础设施建设、管理应用系统建设以及低层次、呈现型、重复性资源建设模式阶段，教育信息化建设任重道远。令人欣慰的是，近几年出台的四个国家层面的发展规划①，将教育信息化提到了战略高度。但由于各高校的信息化建设具有差异性，因此，在这样一个大背景下，结合具体高校的实际情况更为深入地探讨教育信息化的发展策略并因地制宜地推进，在当前显得尤为重要。本文以北京语言大学信息化建设为例，具体阐述信息化建设的一些思考，以期对高校的信息化建设有所借鉴。
二、信息化建设业务类型分析
高校教育信息化建设业务按其性质及发展趋势可以划分为三类，即：信息化基础环境、信息化应用环境、信息化学习环境。信息化基础环境是信息化应用环境和信息化学习环境得以存在和发展的基础，信息化学习环境是信息化应用环境在教育领域的深化。此三类环境长期并存，互为交叉，互促发展。
1.信息化基础环境
信息化基础环境是信息化得以存在和发展的基础，其包含了两个方面：一是校园网网络设备及相关设施、服务器、存储等所构成的完整的系统硬件环境以及为保证其安全、稳定、便捷的运行和使用而建构其上的基础软件管理环境。具体到业务上可理解为校园网基础环境的建设和维护。二是指为满足教、学、研的需要所构建的软、硬件基础设施。如多媒体教室、同声传译教室、模拟仿真教室等软件。
2.信息化应用环境
信息化应用环境主要是指学校的业务信息化环境，即围绕学校办学过程中涉及到的各项业务所构建的信息化管理和服务环境。如统一门户、单点登录、数据交换平台、校园一卡通等。
3.信息化学习环境
信息化学习环境是指为有效促进学习者学习而建立的信息化学习环境。这一环境包括教学辅助平台、科研协作平台、学习支撑平台、课程制作工具、数字化学习资源等以及这一环境中的使用者。信息化学习环境建设是信息化与教育深度融合的重要环节，也是实现教育信息化引领和促进教育教学改革，最终达到促进教育公平、教育创新和教育发展目标的关键，是今后高校信息化建设的重中之重。
三、北京语言大学三种业务类型面临的问题
1.信息化基础环境现状及面临的突出问题
信息化基础环境建设方面，北京语言大学经过十几年的投入和建设，尤其是经过三期校园网改造后，学校日常教学、科研、管理、服务等所依赖的网络和多媒体环境能够满足正常工作开展的需要。但随着科技的发展及原有设备的老化，目前一些问题逐渐突出并成为北京语言大学信息化发展的主要障碍，包括：
（1）核心机房受面积所限，已对北京语言大学信息化的进一步建设和发展造成了重大障碍。主要矛盾体现在：各职能部门的服务器托管或应用系统托管无法满足需求；全校范围内硬件资源利用率偏低，缺少统筹规划；学校信息化平台无法全面有效的整合（服务器及管理分散）；信息化安全面临重大挑战（各单位自建小机房，缺少必要的安全措施）；各项应用缺乏扩展空间（如云技术的探索，已经没有机房空间）；缺少异地灾备等。
（2）网络速度有待提升，出口带宽有待扩大。目前北京语言大学的出口带宽为400M，远小于一般的高校。此外，各层级的网络链路设备及附属设备有待更新。
（3）由于资金限制，校园办公区及学生宿舍区无线网络覆盖率偏低，且没有形成良性运营环境。
（4）网络安全形式不容乐观。北京语言大学校园网网络安全产品采用分段式防护，各自独立运行，互不通信，缺少必要的整合，致使安全防护能力弱化，需要进一步投入资金建设。
（5）部分多媒体或机房设备老化，有待更新。
2.信息化应用环境现状及面临的突出问题
（1）北京语言大学通过三期校园网改造，加强了数字校园基础平台的建设，提高了北京语言大学信息化数据的可复用性。但由于北京语言大学部分相似的业务部门分割过细，且一些业务流程没有进行很好的整合，导致一些本应整合度较高的系统被分割成对应的若干小系统，不利于统一建设、统一维护，也使得系统建设的复杂度提高。
（2）信息化系统不够完善。信息化系统是信息化管理的重要工具，学校虽然已经基本建成了各类信息系统，实现了信息的存储、查询、整合，但对数据缺乏分析处理和海量信息处理能力，难以对管理形成指导功能。目前还没有实现能够对数字校园提供有效支撑的教学教务管理系统、学生信息管理系统等。
（3）信息化建设还存在着各自为政问题。各个部门、院系在信息化建设中采取“八仙过海，各显神通”的态度，在信息资源的采集和利用上各自为政，忽视了信息资源的规范标准和共享。部门之间信息无法在统一的平台上自由流转，造成信息资源多次录入，因而破坏了数据的完整性和一致性，在治理信息孤岛的过程中又形成了新的信息孤岛。
（4）信息化建设组织架构不理想。部分业务单位对信息技术的应用缺少足够的重视，已经建成的系统得不到有效利用；此外，部分单位缺少固定的信息员，使得一些业务数据不能有效提供。
（5）缺少对数据的深度挖掘，尚未建设决策支持系统，不能对学校的决策形成有利的数据支撑。
（6）校园二级网站亟待规范，无论是形式还是内容缺乏统一的风格，同时，由于自建系统安全漏洞频出，给校园网的安全带来一定的风险。
（7）目前校园一卡通没有充分发挥其应有的作用，还只是停留在饭卡、图书借阅等较为基本的功能，因此，需进一步拓展校园一卡通的使用范围。
3.信息化学习环境现状及面临的突出问题
在信息化学习环境中，目前北京语言大学开展的业务主要集中在内容数字化建设方面，即购买或自建一些与学习相关的数字化资源，如目前校园网上的各类学习课件、视频学习系统、超星名师讲坛、数字网络电视直播、教育多媒体点播系统、校内学术讲座课件点播等。此外，也在学习支撑平台方面做了一些引进，如中心购买的教学辅助平台。但从总体上看，信息化学习环境建设仍然处于初级阶段，存在的问题如下：
（1）缺少推进信息化学习环境的体制氛围。国内高校的信息化学习环境需要自顶向下的推动机制，需要从学校层面上倡导利用信息技术，推进教学改革，并给予必要的激励和奖惩措施。
（2）信息化学习环境尚未形成。信息化学习环境不仅仅是指各类辅助教学系统、学习支撑平台和学习资源等软件资源，也包括在信息环境下如何进行教学设计、教学组织和对应不同课程、不同学生而采用的不同的教学策略、学习支持服务等。目前，学校基本停留在学习资源、支撑平台的建设阶段。
（3）资源建设形式单一，利用率不高。如目前普遍存在的形式是：PPT、视频录像、Web页面（如三分屏页面课程等形式）以及少量的Flas等，资源缺乏适于网络学习的必要的教学设计，且大部分课程仍然停留在资源呈现型的课程建设模式，这种情况也是当前国内高校普遍存在的问题。其涉及高校的教学改革、管理体制、师资、资金投入、教学、管理人员层次等多方面问题。
四、十二五期间信息化建设的思考
围绕以上提到的一些问题以及高校信息化发展的趋势，结合北京语言大学的实际情况，在十二五期间，笔者认为北京语言大学信息化建设可以从以下几个方面着手：
1.信息化基础环境建设
（1）完成新建综合楼校园网核心机房建设工程
学校已经批准正式立项，建设新的北京语言大学网络核心机房。建成后，一个面积超过500平米的现代化的数据中心将基本解决学校信息化发展的空间瓶颈。
（2）建立“集约管理，统一服务”的数据中心
从学校信息化全局出发，基于“集约管理，统一服务”的思想在新机房中规划学校的数据中心，改善机房配套设施，优化配置服务器数量和档次；合理应用服务器虚拟化技术、云服务技术，建设标准化、集中化、虚拟化的高可用数据中心。逐步开展面向全校的服务器托管、虚拟主机、应用托管等服务，制定立足信息化大局的IT基础设施采购管理规定，集中部署，共享使用，统一配置和管理，减低信息化成本，提高IT基础设施管理与运行水平。
（3）建立大容量、易扩展的数据存储中心
伴随着北京语言大学业务系统与网络资源的逐步增加，数据存储量将会有一个很大的提升，对数据存储和管理的安全性也提出了新的更高的要求。为了保证数据的安全性和可用性，同时也便于数据共享，“十二五”期间将建立全校统一的数据存储中心，将全校的数据与资源进行统一存储、统一管理，减少重复建设，提高管理水平的专业性。
（4）建立楼间容灾与备份中心
在综合楼新机房投入使用后，将现有机房改造为校园内楼间容灾备份中心，实现核心系统数据的楼间实时备份。研究建立科学、可靠的数据备份机制，提高数据的安全性和高可靠性，确保灾难发生后数据不会丢失或者遭到破坏。
（5）完善校园网安全管理体系，构建可信可控校园网管理平台
对网络安全资源进行整合，选择、部署安全整合方面的平台或系统，使各种网络安全产品能够协同工作，构成一个主动防御式的全方位网络安全系统。此外，需全面检测北京语言大学信息化环境的安全漏洞，做到提早预防。
（6）建立覆盖全校的无线网络
北京语言大学在三期校园网改造过程中，已在大部分区域建立了无线网络，但随着无线网络用户数量的剧增，十二五期间，拟在校内建立1000个无线AP基站，覆盖校内全部区域。
（7）继续推进北京语言大学下一代互联网（IPv6）的建设和应用
学校作为百所IPv6试点高校，应继续跟踪、研究和推广使用IPv6网络的各项技术，提升学校的网络服务水平。
（8）筹建万兆校园网工程
北京语言大学目前的网络拓扑结构是“主干千兆，接入百兆”，随着视频的爆发式增长，已不能满足师生的需求。因此，未来五年内，学校需要建设万兆校园网，完成“千兆到桌面，主干汇聚万兆”的改造工程。
2.信息化应用环境建设
（1）建立可持续发展的信息化组织保障体系
高校信息化建设是一个管理与技术相结合的问题，信息化建设过程将不可避免地触及现有管理体制的问题。自上而下的IT治理将对信息化过程起到重要推进作用。因此，是否具有可持续发展的信息化组织保障体系是信息化建设能否取得成功的重要前提之一。学校需进一步巩固并健全北京语言大学信息化组织、管理与协调机制；强化“北京语言大学教育信息化工作小组”的作用；明确网络信息与教育技术中心在学校信息化建设中的职责与地位；建立符合教育信息化发展规律的建设机制与运行机制，确保教育信息化的可持续发展。
（2）信息系统的进一步整合
在统一身份认证、统一信息门户平台推出后，需进一步研发和整合教务系统、学工系统、OA系统等，以确保北京语言大学信息化数据的完整、有效。
（3）研发决策支持系统
通过对数字校园内的各种数据（环境、资源、活动）的挖掘，并辅助以一定的统计分析，向校园内不同层次的管理者提供决策支持。
（4）制定学校网站建设标准，提升学校网站建设与管理水平
制定学校网站建设标准，规范学校及二级单位主页的内容、技术和管理。统一建设学校网站集群管理平台，实现学校主页、二级单位中英文网站的自动生成、信息集成，实现访问统计和安全防护。
（5）拓展校园一卡通应用，构建学校电子商务平台
推动和构建基于校园卡的全校统一的门禁管理平台，在全部学生宿舍和部分教学、办公楼部署门禁。在校园卡金融平台的基础上，筹划构建网上电子支付平台和电子商务平台，实现校内所有消费基于校园卡支付，最终达到无现金交易。升级校园卡为下一代智能CPU卡，在校园内实现身份识别、刷卡消费、银行结算、信息服务等应用。
3.信息化学习环境建设
（1）建设数字资源公共服务平台，促进全校数字资源建设与共享
在网教中心推动成立数字资源研发与运营中心，建立专业的技术团队，为学校各单位数字资源建设提供服务。完善数字资源管理软硬件平台及数字资源门户，促进数字资源的整合、共享与充分利用。积极探索优质资源进入市场的有效机制。引进新一代学习支撑平台，探索在校生中加大信息技术与教学相结合的深度和广度。
篇7
关键词：高校 行政管理工作 信息化建设
随着我国高等教育体制改革的不断深入，在信息化技术不断扩散的前提下，各个高校都在谋求自身的改革与发展。从目前某些高校行政管理工作来看，仍然习惯于采用传统的人工或半自动化工作方式，即便对于很多已建设校园网的院校而言，其信息化水平也还处于初级阶段。因此，如何在信息化条件下进一步提高高校行政管理效率，是一个值得深入研究的课题。
1.高校信息化管理的内涵和主要特征
对于我国广大高校而言，高校信息化是高校从传统的运营方式转变为现代运营方式的过程，这一转变至少涵盖以下四个方面的内容，一是高校行政管理工作从传统管理转变为现代管理的过程，二是高校基于信息化的制度创新、基础设施重建、信息资源拓展以及信息技术应用等一系列流程再造过程，三是高校通过信息技术从业务应用转变为向业务核心渗透的过程，四是挖掘高校内部智力资源的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力的过程。
根据高校信息化的内涵，可进一步归纳出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化强调对过程要有根本性的转变；其次，高校信息化的最终目标在于挖掘高校内隐的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力，集中体现于实现知识创新为基础的高校教职员工的现代化转变；再次，高校信息化所实现的总的转变由高校整体运营中的各个构成要素转变之和所体现出来。
2.高校行政管理工作信息化建设的关键要素
第一，制定科学合理的高校信息化战略规划。高校的信息化工作和其他工作一样，有自身的发展规律。具体而言，其一，从空间层面来看，由于高校信息化工作要通过技术手段来实现，因此，这一工作在开展过程中不仅涉及到是技术范畴，而且还要涉及到管理范畴，业务范围广，会涉及到很多职能部门；其二，从时间层面来看，高校信息化贯穿于高校发展过程中的每一个工作事项，随着高校所处的教育政策导向、社会文化和经济环境的不断变化，高校自身发展目标也表现出动态变化趋势，由此，高校信息化工作也需要紧密围绕不同阶段的不同目标不断调整，形成可续合理的高校信息化战略规划。
第二，密切关注高校信息化进程中边际收益的大小。除了肩负社会责任之外，高校整体运营的另一个重要目的于追求相应的效益，从而保证自身的发展壮大，这一目标的实现需要一定的成本支付。对于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：随着信息系统复杂性的增强，信息开发成本也会随之提高，这主要是由于信息平台的软硬件投入以及日常维护工作都会随之变得更加复杂，从而造成成本增加。因此，这就需要高校在信息化进程中密切关注边际收益的大小，从而保证正常的利润来维持有效运转。
第三，使用适合高校自身实际情况的信息化软件。随着我国高校近期内不断整合，对于一些规模较大的高校来说，即使自身拥有IT部门以及充足的研发力量，并具备一定的软硬件制作和研发能力，但从专业化生产的角度来看，其制造和研发能力较之于高校外部的专业化软件公司，自然还存在差距，因此在很多情况下，构造高校信息化平台的软硬件产品从外部购买要优于内部研发，尤其是对于硬件环境的搭建、实施和维护等一系列工作，由于高校靠自身力量需要投入大量资金，因此更加有必要把这些项目外包给高校外部的专业公司。对此，高校可以成立专门的项目管理小组，以充分分析和描述自身需求为前提，与外部的产品提供供应商有效沟通，并通过供应商的产品性能演示、高校个性化要求答疑等一系列流程来选择适合高校自身状况的信息处理系统，同时还要考虑高校自身的定位和发展趋势（如教学型或科研型），从而为信息化平台的日后升级预留一定的升级空间。
第四，坚持全员参与。尽管高校的IT部门在高校信息化推进过程中起到了一枝独秀的推动作用，然而，信息化成果的最终使用者涵盖了高校的其他部门、全体教职员工以及庞大的学生群体，这就意味着，只有高校各个部门以及每一名教职员工都立足于系统观点，从全局角度出发，积极参与和主动调整、适应自己的信息化新环境，才能真正成为信息化的受益者，并推动高校向前发展，这同时意味着高校的信息化实施过程也是高校更新管理理念和业务流程再造的过程。
3.高校行政管理信息化建设方案
篇8
【关键词】高校 行政管理工作 信息化建设
随着我国高等教育体制改革的不断深入，在信息化技术不断扩散的前提下，各个高校都在谋求自身的改革与发展。从目前某些高校行政管理工作来看，仍然习惯于采用传统的人工或半自动化工作方式，即便对于很多已建设校园网的院校而言，其信息化水平也还处于初级阶段。因此，如何在信息化条件下进一步提高高校行政管理效率，是一个值得深入研究的课题。
1.高校信息化管理的内涵和主要特征
对于我国广大高校而言，高校信息化是高校从传统的运营方式转变为现代运营方式的过程，这一转变至少涵盖以下四个方面的内容，一是高校行政管理工作从传统管理转变为现代管理的过程，二是高校基于信息化的制度创新、基础设施重建、信息资源拓展以及信息技术应用等一系列流程再造过程，三是高校通过信息技术从业务应用转变为向业务核心渗透的过程，四是挖掘高校内部智力资源的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力的过程。
根据高校信息化的内涵，可进一步归纳出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化强调对过程要有根本性的转变；其次，高校信息化的最终目标在于挖掘高校内隐的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力，集中体现于实现知识创新为基础的高校教职员工的现代化转变；再次，高校信息化所实现的总的转变由高校整体运营中的各个构成要素转变之和所体现出来。
2.高校行政管理工作信息化建设的关键要素
第一，制定科学合理的高校信息化战略规划。高校的信息化工作和其他工作一样，有自身的发展规律。具体而言，其一，从空间层面来看，由于高校信息化工作要通过技术手段来实现，因此，这一工作在开展过程中不仅涉及到是技术范畴，而且还要涉及到管理范畴，业务范围广，会涉及到很多职能部门；其二，从时间层面来看，高校信息化贯穿于高校发展过程中的每一个工作事项，随着高校所处的教育政策导向、社会文化和经济环境的不断变化，高校自身发展目标也表现出动态变化趋势，由此，高校信息化工作也需要紧密围绕不同阶段的不同目标不断调整，形成可续合理的高校信息化战略规划。
第二，密切关注高校信息化进程中边际收益的大小。除了肩负社会责任之外，高校整体运营的另一个重要目的于追求相应的效益，从而保证自身的发展壮大，这一目标的实现需要一定的成本支付。对于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：随着信息系统复杂性的增强，信息开发成本也会随之提高，这主要是由于信息平台的软硬件投入以及日常维护工作都会随之变得更加复杂，从而造成成本增加。因此，这就需要高校在信息化进程中密切关注边际收益的大小，从而保证正常的利润来维持有效运转。
第三，使用适合高校自身实际情况的信息化软件。随着我国高校近期内不断整合，对于一些规模较大的高校来说，即使自身拥有it部门以及充足的研发力量，并具备一定的软硬件制作和研发能力，但从专业化生产的角度来看，其制造和研发能力较之于高校外部的专业化软件公司，自然还存在差距，因此在很多情况下，构造高校信息化平台的软硬件产品从外部购买要优于内部研发，尤其是对于硬件环境的搭建、实施和维护等一系列工作，由于高校靠自身力量需要投入大量资金，因此更加有必要把这些项目外包给高校外部的专业公司。对此，高校可以成立专门的项目管理小组，以充分分析和描述自身需求为前提，与外部的产品提供供应商有效沟通，并通过供应商的产品性能演示、高校个性化要求答疑等一系列流程来选择适合高校自身状况的信息处理系统，同时还要考虑高校自身的定位和发展趋势（如教学型或科研型），从而为信息化平台的日后升级预留一定的升级空间。
第四，坚持全员参与。尽管高校的it部门在高校信息化推进过程中起到了一枝独秀的推动作用，然而，信息化成果的最终使用者涵盖了高校的其他部门、全体教职员工以及庞大的学生群体，这就意味着，只有高校各个部门以及每一名教职员工都立足于系统观点，从全局角度出发，积极参与和主动调整、适应自己的信息化新环境，才能真正成为信息化的受益者，并推动高校向前发展，这同时意味着高校的信息化实施过程也是高校更新管理理念和业务流程再造的过程。
3.高校行政管理信息化建设方案
3.1建立统一的高校行政管理业务平台
构建统一的业务平台至少可以实现两个功能，一是可以为高校业务系统提供通用的筲理支持，从而保障信息资源的合理使用，二是可以为高校的各个应用系统提供统一的信息标准规范框架、统一的开发环境以及同一的信息化服务。
在这一系统而庞大的工作中，为了避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护工作复杂等麻烦，高校要确保核心平台软件尽量与具体的业务无关，这是一个非常重要的理念。具体而言，信息核心平台软件主要包括高校门户平台、工作链平台、报表工具平台以及信息平台，这些平台在日后将成为高校信息化平台建设的基础，因此要保证其具有安全性、扩展性和稳定性。
进一步来看，各个平台又可以由工作流引擎、系统权限管理、系统公共组件、消息管理、报警管理、系统配置工具、数据维护管理、编码规则和系统日志管理等要素构成。在操作过程中，一是要体现出信息系统的整体构架和规划的统一性和完整性，能够反映出完善的组织机构和业务分工，二是要有统一的用户及权限管理机制具备严密精细的数据权限、使系统能够开展安全、便捷的权限管理；三是要具备强大的业务扩展能力，使高校的各项行政管理工作和各项业务以及流程变革工作能够根据外部环境的变化快速做出调整。
第三，实现人力资源查询系统。例如，可以通过饼状图、柱状图等多种图标形式对高校各部门、各院系、各教研室以及各专业工作人员总数、岗位结构等信息进行分析和统计，从而即时判断出校内全体教职员工结构状况是否合理；再如，还可以针对某个教职员工，对其以往的工作经历、教学任务量、科研成果统计表、目前从事的教学科研项目及岗位变动情况等信息进行针对性查询和统计，从而快速判断员工的动态变动情况。
3.4建设办公自动化系统。办公自动化系统简称oa系统，即改变过去复杂、低效的手工办公方式，采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使高校内部全体教职员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。对于高校而言，主要构件如下。
第一，日常办公管理。0a系统能够集中管理校内行政管理人员的所有办公事务和个人事务，从而为行政管理人员提供一个个性化的工作平台和网上办公环境，使之能够方便、快捷地处理相关的工作。例如，可以实现把个人相关的通知和任务自动传送到其他人面前，使其不用自己去寻找要做的工作，而是打开电脑后即处理日常的教学科研和其他管理工作，并同时享受到任务的提醒、报警功能，从而提高工作效率。
第二，即时通讯。即时通讯可以使信息交流和传递更加快捷方便，主要包括文件传输、手机短信、远程协助等工具。其方便之处在于系统会把与教职员工相关的新工作任务、消息通知等各种信息自动归集，同时通过窗口弹出和声音提醒等功能，并与高校行政管理人员和其他任务相关人员的的手机绑定，使大家能够在第一时间掌握自己需要处理的各项工作。
第三，信息。信息可以根据高校信息管理的相关规定，形成一个通畅的信息的平台，其一，这一平台包括高校规章制度、紧急通知等各种信息；其二，信息可以通过文字、图片、动画、视频等多种形式来表现；其三，这一平台具有强大的信息查询检索功能，使员工可以按校内各个部门、信息时间、信息类别等不同关键词及其组合快速搜索、查询并打印。
第四，公文管理。公文管理可以方便地对收发文进行管理，包括起草公文、公文办理、公文发放、公文存档等，系统可以自由设置公文流转流程。发文管理：完成拟稿、核稿、审签、签发、存档、查询等，系统中公文流转的流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程的需求。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
参考文献：
［1］ (美)哈格等著.信息时代的符理信息系统[m].机械工业出 版社.2007年
［2］ 朱施南.教育信息化管理.武汉理工大学出版社.2006年
3.2建设高校行政管理内部信息门户系统
总体而言，高校内部门户系统的主要功能在于：一是为高校各级领导及全体教职员工提供即时的信息查询服务和信息共享服务；二是为高校的各个应用系统（包括如日常行政办公管理、企业项目管理、财务信息公布以及协同设计等各种业务系统）提供规范和统一的“管理窗口”，从而实现信息资源共享；三是为高校提供个性化办公环境，实现高校的人、财、物、教学科研任务以及其他工作项目的完整统计和分析。
在具体实施过程中，可把高校的各个应用系统和信息资源有效集成，从而把不同业务模块、业务流程以及其他的信息服务功能统一到一个通用的环境中。由此构建一套功能强大，运转有序的信息资源管理体系。此外，还需要把高校的信息门户与各个业务平台有机结合，统一高校内部各个分支应用系统的界面风格，由此形成鲜明的高校内部文化；并且，还应该遵循“先重点，后周边”的门户系统建设流程，即先满足高校目前急需的各类工作任务，并在这一基础上逐步把后续的各个分支系统纳入到这一信息门户中。
3.3建设决策查询系统
篇9
一、高校档案信息化建设中存在的问题
（一）档案管理人员的综合素质
档案管理人员是档案管理的主要构成，所以档案管理人员的素质决定着档案管理的质量。但目前阶段，我国的高校档案信息化管理人员的综合素质相对较低，很多管理人员都是由传统方式过渡到现代的信息化管理，其自身的专业素质与信息化技术水平较差，对新技术的接受能力也相对较慢，同时由于管理人员的年龄偏大，所以思想观念相对较为落后，这一系列的问题都在一定程度上阻碍了信息化的发展，使高校信息化的管理没有真正的实现信息化，而是延用了传统的管理方式，限制了高校档案管理的信息化建设。
（二）基础设施不完善
现阶段，我国的大部分高校档案管理依然是通过人工方式进行管理，这主要就是由于信息化设备的不完善，例如，在很多高校没有相应的计算机档案，这也就无法开展档案信息化管理的工作。出现这类问题的主要原因就是由于经费的投资不足，国家虽然对教育上投入了大量的资金，但多数用于科研教育上，很少有用于档案信息化建设的，这也就导致基础设备的不完善，进而阻碍了高校的档案信息化建设。
（三）认识不全面
相关的教育部门与高校领导对档案信息化建设的认识存在一定程度的偏差，这也就导致对信息化的档案建设没有足够的重视。首先就是没有相应的发展目标，也正是由于对档案信息化建设的认识偏差，导致各大高校在对档案信息化建设的过程中没有明确的目标与合理的规划，使档案管理工作无法进行；其次就是信息化的设备相对较为落后，而档案信息化建设的主要工具就是计算机，由于认识的不足，所以相关的领导对设备的更新不进行重视，这也就无法达到档案信息化管理的要求，难以进行实施工作。
（四）信息化的安全问题
随着高校档案管理信息化的建设，网络技术的安全问题也受到关注，由于网络在使用的过程中存在一定的风险，所以档案管理的信息化也存在一定的风险。首先就是计算机的病毒问题，有恶意进行病毒植入，也有使用不当所产生的病毒，这对信息的完善与安全都有着直接的影响；其次就是黑客的存在，黑客问题较为常见，有很多黑客通过恶意的入侵来获取信息资源，也有的是对网站进行破坏，以此来盗取或者破坏信息资料，这对档案的管理都存在一定的安全隐患；最后就是操作上的失误，有很多档案管理人员对计算机技术并不熟练，也可以说是对档案管理的信息化技术不熟练，这也就造成操作上的失误，进而引发信息化的安全事故等。
二、对高校档案信息化建设问题的解决措施
（一）提高档案管理人员的素质
由于档案信息化的建立与档案管理人员的综合素质有着直接的影响，所以想要保障档案管理工作的正常进行，就应该加大对管理人员的培训力度，以此来提高管理人员综合素质，从根本上促进档案信息化的构建。首先，定期对档案的工作人员进行培训，加强其自身的思想品质工作，并不断提高档案管理人员的专业素养与计算机水平；其次就是加强对档案管理工作人员的责任意识进行培养，以此来端正工作人员的态度，促使其主动的投入到档案信息化建设中；最后就是要加强新型计算机人才的引入，加大招聘力度，以此来为高校档案信息化管理注入新鲜血液，提高档案管理队伍的总体建设。
（二）加强领导的重视
档案信息化的重点就是相关领导对其进行正确的认识，只有领导认识到档案信息化建设的重要性，才能从根本上支持与重视档案信息化建设工作，并在工作的过程中想办法拉入投资，不断对基础设备进行完善，并对信息化建设的过程中存在的问题进行改善。同时，在高校开展档案信息化建设就应该对档案信息化进行正确的认识，这就要求国家加强对高校领导的教育，使其充分的了解到档案信息化建设对推动校园发展的必要性。
（三）完善法律法规
对相关的法律法规进行不断的完善，以此来为高校档案的信息化提供依据。在高校档案信息化的管理过程中，由国家设立相应的法律法规来对其进行约束，可以在一定程度上保障信息化建设的规范性，并保障档案管理信息化设备的安全。同时，学校在对档案信息化建设的过程中应该坚持走标准化的道路，保障档案建设的规范化，以此来促进我国高校档案信息化建设的发展。
（四）数字档案信息的安全
由于现代档案信息化中存在一定的安全隐患，所以在档案的信息化建设过程中应对这一系列的问题进行解决。首先是对档案进行长久的保存，并作好备份工作，以此来避免文件的破损或者丢失，也要对信息设备进行及时的更新，了解信息技术的发展动态趋势；其次就是做好对病毒与黑客攻击的防范问题，这就要求在校园局域网上进行加密处理；最后是在数据库设置使用权限，并进行访问的控制，在用户进入数据库的时候，做好身份认证，以此来避免不必要的损失，加强档案信息化的安全建设。
篇10
Research on the Problems and Countermeasures of Informatization
Construction of University Archives Management
WU Yaping
（Yangtze University College of Technology &Engineering， Jingzhou， Hubei 434020）
Abstract Along with the development and popularization of information technology， University Archives Management in the transition to information management. But there is lack of knowledge， the limited funds， backward technology， low quality of personnel management problems of the current universities information construction of archives. The article puts forward corresponding countermeasures and suggestions on the basis of analysis of the system on these issues， so as to promote the informatization construction of University Archives management.
Key words university archives management; information construction; the management direction
1 高校档案管理信息化建设概述
1.1 高校档案管理的内涵
高校档案是指，“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高等学校档案所记录的信息体现了学校建设和发展的历史情况，反映了学校最基本的职能活动，不仅可以为学校的发展提供信息指引方向，而且它所记录的学生信息也为学生走向社会提供参考。高校档案是高校发展历程中最权威的信息库，各大高校越来越重视档案的管理并将其纳入学校管理体系当中，不断加大投入规范管理体系，以实现高校的可持续发展。
1.2 高校档案管理的信息化建设
传统的档案管理都是以纸质媒介记录所有信息，然后进行分类归档保管。这些档案在遇到学校搬迁、档案移送时很容易遗失，而且在档案查找调阅时也很麻烦，另外它不能实现信息的共享。随着信息技术的飞速发展，计算机和网络的普及，高校档案管理正经历着革命性的变化：高校档案管理模式已由传统的手工管理向现代信息化管理转变，也就是档案的信息化建设。在技术手段和应用软件的帮助下，表格、图表被广泛应用于档案管理，便于人们检查、查询、修正或者是重复使用，档案信息化建设使得档案管理更加规范、更加简单、更加方便、更容易实现资源的共享和永久保存。
1.3 高校档案管理信息化建设的意义
档案信息化建设方便了档案信息的保存。电子存储媒介具有信息容量大，占用空间小，无限距离传输等特点，因此档案的信息化建设能有效解决日益增长的档案信息与合理保管之间的矛盾，同时还增强了档案信息完整的资源保管和有效服务社会的能力。
档案信息化建设可有效实现档案信息资源的共享。计算技术和网络技术在档案信息化建设中广泛运用，将高校档案信息数字化和网络化，为高校档案走出封闭、走向社会创造了有利条件。
档案信息化建设优化了档案管理的模式。有了档案信息化建设，档案管理软件可以实现网上归档。电子档案的系统化管理，能够对文件进行全程控制，进而实现对档案管理模式的优化。
2 高校档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案信息化建设认识不足
教师和学生是高校档案的主要使用者，当教师面临工作调动时或学生毕业走向社会后，人档分离使得获取档案信息非常困难，因此高校档案信息化管理的需求日益强烈。另一方面，高等教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。当前，信息化、数字化已深入到高校教学、科研、学生活动和日常管理的方方面面，这就对高校档案的管理工作提出了更高的要求同时也带来了巨大的挑战。
社会和高校发展的需要均对高校档案信息化建设提出了较高要求，但目前仍然有很多高校没有明确地认识到高校档案管理信息化建设的重要性，因此学校对档案管理信息化建设工作既没有清晰的发展方向和建设目标，也没有相应的政策措施，并且对档案信息化建设过程中的难度估计不足，以致于档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。
2.2 档案信息化建设管理体制混乱
“统一领导，分层管理”的档案管理体制在绝大多数高校并没有落到实处，而是简单地将档案办公计算机化和无纸化等同为档案管理的信息化，对档案的信息化建设缺乏有效的管理。档案信息化建设不仅仅是要将档案信息数字化，更重要的是要做到档案管理流程化、标准化、规范化，档案信息集中分类能够及时准确有效地被档案管理系统所接收，建立档案管理数据库，但是，由于学校管理不规范，机制不灵活，导致高校档案管理部门和教育科研管理部门不能有效协调，不能充分满足档案信息化管理的要求。
2.3 档案信息化建设基础设施和技术落后
目前，高校由于对档案信息化建设重视程度不够，档案管理经费投入和技术投入都比较少，一般对档案馆或档案室只是配备了基本的计算机和网络，导致了基础设施不完善，技术支持不充分，档案管理的信息化建设举步维艰。具体体现在以下几个方面：一是经费投入不足，使得电子化设备无法及时维修、更新或升级，不能跟上信息化发展的步伐;二是数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理。三是缺乏统一的接口和建设标准，电子文件统一归档十分困难。同时纸质文件正被电子文件以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代，使得电子文件成为主要的记录工具，各高校缺乏统一的规范、标准的管理软件和信息接口及建设标准，对所产生的大量的电子文件未能进行系统化的归档处理，造成这些宝贵资源的丢失。
2.4 档案信息化建设人员素质偏低
高校档案管理人员素质偏低的根源还是高校领导受传统观念的束缚，对档案管理没有给予应有的关注和充分的认识，他们认为档案管理只是简单的业务工作，没有意识到档案管理信息化建设对学校和师生的发展具有极为重要的作用，因而就不注重档案管理的人员构成，忽视档案管理人员的素质培养和职业技能培训，导致高校档案管理中缺乏一支整体素质偏高、工作态度认真负责、做事严谨高效的管理队伍，具体表现在两个方面：一是高校档案管理人员的群体结构不合理。二是缺少对档案管理人员的培训和继续教育，使人们对档案管理信息化的认识不够充分，从根本上制约了高校档案管理工作的发展。
3 完善高校档案信息化建设的对策与措施
3.1 转变观念，提高认识
思想决定高度，高校档案管理能否实现信息化，首先取决于领导层对档案信息化建设的认识，他们不仅要充分了解高校档案的重要性，而且还要真正认识到档案信息化建设的意义，摒弃传统的档案管理方式，同时树立创新和服务观念，加强对档案管理信息化建设的重视，并且加大经费的投入和管理，进而实现高效档案的信息化建设。
3.2 健全档案信息化建设管理机制，明确管理方向
要形成一个健全的管理机制，首先需要学校对档案信息化建设总体规划和布局，明确其发展方向、管理目标。具体做法是：遵循 “统一规划、分期建设、逐步实施”的原则， 并以校内文件的形式确定下来以保证其权威性和指导性。其次要建立一个有纪律有组织高效率的档案管理机构确定人员和岗位职责，制定一系列有实际约束力的规范和标准，并确定档案信息细化建设不同阶段的发展规划，使网络信息化建设有章可循。
3.3 加大投入，改善条件
档案信息化建设需要相应配套的硬件设施和软件及技术支持，这些设备和技术都要高校增加档案管理方面的投入来获得。由于高校档案同时具有为社会提供服务的功能，因此其资金来源可从两方面着手：一是政府部门要加大资金投入，二是高校要自行筹措缺口资金。以保证高校档案信息化建设顺利进行。在获取足够的资金，配备了相应的基础设施后，还要注重技术跟进。具体要做到以下三点：一是建立标准化的档案信息数据库。由政府部门制定统一的信息标准，各高校充分利用自身优势，建立特色数据库，实现资源共享;二是实现办公自动化，提高工作效率;三是加强网络安全防护工作，提高数据安全性。可以从防火墙设定，访客身份认证和权限设置等方面着手。
