建设工程档案管理条例范文

导语：如何才能写好一篇建设工程档案管理条例，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】城建档案违法行为监督管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。自上世纪八九十年代，除国家相继颁发了相关城建档案事业发展的法律法规外。近年来，国家及我省又相继颁布了《建设工程质量管理条例》、《山西省建筑工程质量和建筑安全生产管理条例》、《太原市城乡建设档案管理条例》等一系列法规和规章，2009年出台的《山西省城乡规划条例》用法律法规的形式明确了城建档案事业在经济建设和社会活动中的地位、作用及具体操作规范，这些法律、法规的出台，将城建档案管理纳入了城市建设法规系列，推进了城建档案工作的规范化、科学化，标志着城建档案管理法制工作进入了又一个新阶段，对促进全国及我省城建档案事业可持续健康发展起到了重要作用。但是，在新时期，违犯城建档案安全立卷归档制度，造成城建档案损失，危及城市建设和管理的正常运行等违法行为还仍有发生，涉档违法行为按《档案法》、以及地方性法规的规定，应分别承担刑事责任、民事责任和行政责任。现就当前城建档案管理中的违法行为，寻求规范城建档案管理的相关措施。

一、工作中遇到的城建档案违法行为

1、不归档或归档资料不全。不归档的违法行为是指依法应建立档案工作的机关、团体、企业、事业单位违反《法规》的规定，长期不开展档案工作和建立档案的行为。在城市建设活动中，许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料室、资料员，又没有开展工程档案编制工作，到了工程要验收时才临时收集，势必造成资料不齐全或不规范。为了验收就寻找关系，甚至是领导部门打招呼，要求城建档案管理部门出具档案认可文件。

不归档或归档资料不全违法行为的构成要素是：（1）侵犯的客体是国家档案管理法规，侵害的对象是国家规定的各级、各类应当建档立卷的文件材料和应开展的档案工作；（2）行为方式是不作为，包括不建立健全档案管理制度，无监督管理机构和专职人员。（3）行为结果是妨碍了城建档案形成和档案工作的开展，使城建档案事业蒙受损失；（4）违法行为主体是工程建设单位，违法责任主体是工程建设单位的负责人，但也涉及到相关参与建设的各单位和负责人。

究其产生的原因是工程建设单位的负责人不了解建设工程档案和城建档案的重要性，而把它当作可有可无的事情，甚至当作影响企业经济效益的负担，这一行为发生在城建档案工作的源头，对城建档案工作危害严重，影响深远。

2、违反档案编制规定。此违法行为是指违反《档案法》中关于档案是直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录和档案不得涂改、伪造的违法行为。有的建设单位档案成套性、准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着资料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当做竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。使建设工程档案失去了真实性，原始性，失去了凭证作用和利用价值。

这些违反城建档案编制规范的行为，在城建档案违法行为中占有一定比重，究其原因，主要是建设单位的档案工作制度不健全，只图利益，不遵守城建档案编制规范。这类行为发生在文件材料向档案转化的关键环节上，对工程档案的完整性和真实性破坏很大，给城市规划管理及城市后续建设带来错误信息和建设损害。

3、违反档案立卷归档制度。此违法行为是指违反《档案法》关于立卷归档制度的规定，将应归档的文件材料据为已有，不归档、拒不归档和不按期归档的违法行为。按照国家法规规定，建设单位应在工程竣工后六个月内向当地城建档案管理机构报送移交全部工程竣工档案资料。但在工作实践中，不按时报送工程竣工档案的现象还大量发生。

违反立卷归档制度的违法行为是一种常见的档案违法行为，多发生在城建档案产生的管理单位。原因有三个方面：一是建设单位档案意识薄弱，归档制度不健全，档案编制不符合要求，工程负责人和档案资料员疏于归档监督管理。二是行为人员只图个人利用方便，不遵守工程档案管理制度，更有甚者据为已有以谋取私利，此行为不仅违反了归档制度，而且侵犯了国家档案所有权。三是由于城建档案管理部门执法力度不够，致使违反建设工程档案归档制度的违法行为得不到有效的监督和管理。

二、监督城建档案违法行为措施

2012年3月，太原市开始实施《太原市城乡建设档案管理条例》，以法律的手段加强城建档案保护，进一步完善有关档案保护的法律法规，切实加快了依法治档进程，对保护档案资源，发挥档案作用，提高依法管理档案水平有着非常重要的作用。当前做好城建档案的收集工作，有效控制城建档案违法行为的发生，使城建档案工作适应市场经济体制发展的需要，必须坚持依法治档，通过法规来规范城建档案的管理行为，调整好管理者与被管理者之间的关系。这是实现城建档案事业有法可依，依法治理的一项重要工作，也是搞好城建档案管理工作的首要条件。要加强城建档案的法制建设，实现依法治档，应采取以下措施。

1、积极宣传城建档案的法律法规。专业的法律法规是可以规范人们的行为，对某专业进行强制性的管理手段。我馆利用门户网站、对外服务窗口、开办培训班、印发传单等不同方式，多渠道、多层次向我市建设、施工、监理等单位宣传《档案法》、《太原市城乡建设档案管理条例》等法律法规和技术规范。宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，使档案管理真正深入人心，落到实处。为做好城建档案工作，我馆在工程开工前提前参与，对档案管理员进行定期和不定期的业务培训，从而为进馆的档案资料准确完整奠定了基础。

2、提高认识，完善城建档案工作机制。首先要以现有的《条例》为基础，在有利于城市建设和管理的思想指导下，不断完善城建档案执法和依法收集、依法管理、依法提供利用城建档案工作机制，把建设工程档案执法工作纳入建设监督管理范围，加大城建档案行政执法力度，对不按规定报送城建档案的单位和个人，要严格依法律、法规予以查处。对工程竣工验收后不按时向城建档案管理机构移交档案的建设单位，要按法规给予处罚。当前需进一步完善城建档案执法机制，建设城建档案监督执法队伍，做到经常督促检查，这是加强城建档案的收集管理，运用法律手段强制建设单位开展城建档案工作，指导其做好城建档案的收集、归档、移交工作。

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第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。

本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。

县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。

城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

第四条城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。

第五条城建档案馆重点管理下列档案资料：

（一）各类城市建设工程档案：

1、工业、民用建筑工程；

2、市政基础设施工程；

3、公用基础设施工程；

4、交通基础设施工程；

5、园林建设、风景名胜建设工程；

6、市容环境卫生设施建设工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案。

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第六条建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。

停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

第九条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

第十条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

房地产权属档案的管理，由国务院建设行政主管部门另行规定。

第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。

城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。

第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

（二）涂改、伪造档案的；

（三）档案工作人员，造成档案损失的。

第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。

第十五条省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。

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第二条为了加强城市地下管线工程及档案的管理，防止和减少城市建设对管线的损害而造成灾难性事故的发生，根据《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《城市地下管线工程档案管理办法》以及《*省建设工程质量监督管理条例》、《*省城市建设档案管理办法》的有关规定，结合本市实际，制定本办法。

第三条本办法所称城市地下管线工程，是指城市市区内新建、扩建、改建的各种地下管线以及相关的地下工程，包括给水、排水、电力、电信、热力、燃气、人防、工业管道等地下工程。

第四条*市城乡规划行政管理部门主管本市地下工程及档案的管理、利用和监督工作；档案业务上接受市档案行政管理部门的指导。

第五条*市城乡管理综合执法局负责地上地下管线工程的日常监管，对任何地上地下管线工程未取得建设工程规划许可证、施工许可证的，要及时发现、制止；并及时通报市城乡规划管理局，依法处理。

第六条地下管线工程的建设单位应当与市城建档案馆签定《报送建设工程竣工档案责任书》，未签定建设工程档案责任书的，城乡规划行政管理部门不予办理建设工程规划许可证。

第七条地下管线工程的设计必须符合国家规范。建设单位和施工单位应严格按照批准的设计图纸施工。确需变更设计的，应当按规定办理变更设计批准手续，并如实反映在竣工图及电子文件上。

第八条城乡规划行政管理部门在审查报建的地上地下管线工程或相关的建设项目，核发建设工程规划许可证时，应依据城市总体规划要求提出明确的规划设计条件；严格城市地下管线工程建设的定线和竣工{覆土前}测量制度。城市地下管线探查和测量必须执行建设部颁发的有关技术标准和使用城市统一的平面和高程系统；地下管线工程覆土前，建设单位必须委托具备相应测绘资格的单位，按照国家地下管线探测技术标准进行竣工{覆土前}测量。竣工{覆土前}测量进度与工程进度相适应。

第九条地下管线工程施工中发现未建档的管线，建设单位应及时报告市城乡规划行政管理部门，由市城乡规划行政管理部门查明管线性质、权属，责令产权单位委托具备相应资质测绘部门探测竣工图，并及时向市城建档案馆报送有关档案资料及电子文件。

第十条组织地下管线工程竣工验收，应当将地下管线工程档案验收列为专项内容。地下管线工程竣工验收组织的成员应当包括城建档案馆。地下管线工程竣工{覆土前}的测量成果，如：地下管线的各转点的x、y、z三维坐标、检查井[井盖、井底]三维坐标，两点直线的坡度等相关内容及技术标准，应列为地下管线工程竣工质量验收的重要内容，所形成的质量鉴定材料应当包括这项内容。

对违反前款规定的，不得进行竣工验收，工程质量监督机构不给予备案手续，地下管线工程不得投入使用。

第十一条建设单位应在地下管线工程竣工验收后六个月内，应向城建档案馆移交下列材料：

（一）地下管线工程项目的建设工程规划许可证及附件、附图，施工许可证、计划、规划、设计、用地、开工批准文件及其它审批材料；

（二）地下管线测量精度分析、测量成果及竣工测量数据；

（三）地下管线工程施工技术文件材料和竣工验收文件材料；

（四）地下管线工程竣工图及电子文件；

（五）其它应当归档的文件材料。

第十二条地下管线投入使用进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位和施工单位应当根据实际变动情况修改原竣工图，并于竣工验收后三个月内向市城建档案馆报送修改部分的工程竣工档案。

第十三条地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实、清楚，反映现状，并由编制单位技术负责人签名盖章。

第十四条专业管理部门应当向市城乡规划行政管理部门及市城建档案馆提供专业管线图和有关资料，并及时报送更改、报废、漏测部分的现状图。

第十五条移交的地下管线工程竣工档案不完整的，市城建档案馆有权拒绝接收，并责成建设单位重新按要求探测制作后移交。

第十六条市城乡规划行政管理部门应组织有关部门依据地下管线工程竣工档案和各专业管理部门的专业管线数字化图，及时修改全市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统,对地下管线工程实行动态管理。

第十七条政府有关部门应当定期组织城市地下管线普查和补测补绘。普查和补测补绘所行成的地下管线档案成果，应由城建档案馆统一接收和管理。

第十八条凡在市区范围内进行开挖、爆破、钻探等活动的，建设单位必须到市城乡规划行政主管部门、城建档案馆查清该施工地段的地下管线情况，然后到有关部门办理开工手续。

管线抢修工程，需调用地下管线工程档案的市城建档案馆应随时提供服务。

第十九条市城建档案馆应当定期公布开放档案目录。开发档案信息资源，实行有偿使用。

第二十条市城建档案馆应当建立健全科学的管理制度，依法做好城建档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用、保密工作。

城建档案馆工作人员应忠于职守，保证档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用，具备城建档案管理专业知识，并依法取得岗位资格证书。

第二十一条建设单位未按规定签定《报送建设工程竣工档案责任书》的,由市城乡规划行政主管部门或市城建档案馆责令限期改正，逾期未改的,依据《*省城市建设档案管理办法》处以5千元以上5万元以下的罚款；地下管线工程竣工验收后,建设单位未向市城建档案馆移交地下管线工程竣工档案的，依据《城市地下管线工程档案管理办法》由主管部门责令限期改正，逾期未改的,处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；未按规定期限移交地下管线工程档案的，由主管部门责令限期改正，逾期未改的,处1万元以下的罚款；因建设单位或地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位或地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。并暂停该建设单位新的工程立项审批手续；

第二十二条工程测量单位未按照规定提供准确的地下管线测量成果，致使施工时损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

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（一）论证起草《建设工程监理管理条例》。关于《建设工程监理管理条例》的立法计划，部里已向国务院法制办提出了立法建议，我们今年重点要做好条例的论证和起草工作，要通过立法，加强对建设工程监理活动的管理，保证工程监理的工作质量，提高建设工程管理水平和投资效益，确保建设工程质量，保障工程监理行业的健康发展。

（二）继续完善工程监理各项制度，促进工程监理工作的发展。一是研究制订《建设工程项目监理机构监理人员配置管理办法》，力求解决项目监理机构人员不到位的问题，保证工程监理的工作质量和水平；二是修订出台《建设工程监理规范》和《建设工程监理委托合同》；三是组织研究起草《建设工程监理招标投标管理办法》；四是组织开展工程监理的安全责任课题研究。

（三）继续抓好注册监理工程师注册执业制度建设。一是会同国务院有关部门，研究建立全国统一的注册监理工程师考试、注册办法，开展监理考试命题研究。二是继续做好注册监理工程师的注册审批工作。三是研究制订《注册监理工程师信用档案管理办法》。

大家知道，目前在监理工程师管理方面，除建设部和人事部实施了监理工程师注册执业制度外，部分地方和有关部门、行业组织也分别实施地方或专业监理工程师许可和管理。这种多头审批管理，加重企业和个人负担。如企业和个人为了生存和发展，就必须多头申报，接受多头管理。有相当一部分人员既取得了人事部和建设部颁发的监理工程师执业资格证书，还要取得其他部门、地方的监理工程师资格，接受双重的继续教育，企业和个人负担加重，不利于监理企业的发展。对监理工程师管理问题，国务院领导已有明确的批示，建设部和人事部已经按照国务院领导的批示精神，会同国务院有关部门、行业协会进行了研究，大家都认为应该尽快建立全国统一的监理工程师制度，目前正在研究制定统一监理工程师考试、注册办法。

为做好建立全国统一监理工程师制度的相关准备工作，日前，我司印发了《关于对监理工程师制度有关情况进行调查的函》（建市监函〔*〕3号），一方面，我们想摸清各行业和各地设置或实施的监理工程师资格管理情况；另一方面，对监理工程师管理体制上，是分级管理体制好，还是按照去年我们起草的《关于加强工程监理从业人员管理的意见》模式好，我们想请各地、各行业提出意见和建议，以便下一步正确制定相关政策。因此，请各行业协会的同志们回去后组织专家认真对这个问题进行研究，提出意见。

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为了加强城市建设档案管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设及其管理工作中的作用，县委、县政府高度重视城建档案工作，把城建档案作为建设领域重要的基础性工作来抓，认真贯彻国家和省法律法规，使我县城建档案建设逐步规范。

一、加强领导，强化保障

成立了县城建档案管理工作领导小组，组长由县委常委、常务副县长担任，副组长由县委办主任和分管副县长担任。领导小组下设办公室，办公室设在县档案局（馆）。

二、完善机构，健全机制

设立城市建设档案机构，县档案馆是集中管理城建档案的专门机构，在具体承担城建档案管理业务的县城乡建设局、县国土资源局、县交通运输局、县水利局和襄河、镇分别设立全椒县档案馆建设档案分馆，分馆档案所有权属于县档案馆，分馆档案管理人员及其工作接受县档案局（馆）和本单位的双重领导。

我局作为县档案馆建设分馆，在年完成了机构设立、人员配置等工作，城建档案的收集整理工作已经正式启动。

三、加强管理、明确责任

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一、城建档案收集工作中存在的问题

1、城建档案执法力度不到位，导致城建档案接收工作不能全覆盖。

目前，虽然国家出台了相关的管理条例来为档案行政执法加码，但在具体执行过程中，却有待于进一步加强。《*市城市建设档案管理办法》规定，全市城市规划区21*平方公里范围内形成城建档案的单位和个人都应该遵守本法，但由于依法治档、照章行事还要经受方方面面的阻碍，至今宿豫区范围内的城建档案接收工作开展较为缓慢，执法的力度更需要进一步的加强。

由于接收机制不健全，导致执法力度不够，造成城建档案的收集较为被动，导致工程以外的档案接收工作开展缓慢。更不用说是跨越城建系统的通信、电力、水利、地下管线等重要工程项目大多不能及时接收进馆，有些甚至还是空白。

2、有关部门对城建档案工作还不是特别重视，不能提供严谨的职能管理作用。

就整个社会环境来说，城建档案馆档案的完整系统收集还存在一定的困难和阻力。城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门和有关部门的大力协作，密切配合，不是光靠城建档案部门就能成其大事的。而且如果有关部门对城建档案的产生、收集等阶段不重视，不衔接，就有可能导致工程备案和档案进馆的脱节，造成档案收集工作的散漏。虽然，国家有相关法规明确规定：建设单位应当严格按照国家有关建设工程档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管或城建档案部门移交建设项目档案。但在具体实施过程中，除了一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案接收证明文件这一环节把关较严外，其他的档案门类，由于其行业的跨度、其行业法规的制约，导致一些重要项目档案都不能及时接收进馆。

3、建设单位对城建档案的重要性认识还不够，城建档案意识淡薄。

城建档案是城市规划建设及其管理活动中真接形成的，对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史资源。但有一部分建设单位其从事基建工作的管理、技术类人员，当然也包括一些领导，重建设、轻档案的思想占据了一定的位置，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够。

4、整个建筑行业的档案管理人员专业水平有待于进一步加强。

在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员来兼职，相对专业的档案员、资料员来说，他们对城建档案的建立、整理的水平较低，而且根据新的国标，许多人对工程档案管理的归档标准、要求等都很难有具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，这就导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏等现象时有产生。有些建设部门是第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。

二、为解决以上存在的问题，我们采取了以下几方面措施

1、加强对城建档案的宣传，增强全社会的城建档案意识。

一是通过相关媒体，进一步宣传城建档案的价值、作用，突显其在维护工程建设各方主体合法权益，加强工程质量控制和监督，追究工程质量责任及工程日后维修、改建、扩建等方面有着不可替代的作用。二是建立城建档案门户网站。*市城建档案信息网站于20*年上半年正式开通，这标志着我市在加快推进城建档案电子化、信息化建设与管理方面又迈出了坚实的一步。该网站是政府城建档案信息的权威平台，具备法律法规宣传、建设动态披露、档案咨询查询、在线预约服务等多项功能。网站的建成与开通，将直接推动我市城建档案各类信息资源的有效整合，为进一步深入宣传城建档案信息方面的法律法规、统一全市城建档案信息电子化平台、方便广大市民开发利用现有城建档案信息、实时开展网上在线答疑、服务于全市经济建设大局，提供了顺畅的沟通平台和服务载体。

2、实行依法管档，实现城建档案的全覆盖接收。

一是调查摸底。对全市规划区范围内已通过验收尚未报送建设工程档案的建设项目进行全面摸底，根据《建设工程档案报送责任书》签订情况，确定尚未报送建设工程档案的单位。二是上门业务交底。对目前尚未报送工程档案的单位上门进行业务指导，从城建档案的接收范围、归档目录、归档基本规定、归档文件的质量要求、整理规范及城建档案装订程序等进行业务指导，有效保证了城建档案的真实性、准确性、完整性。三是送发催报函。对全市21*平方公里规划区范围内未报送工程档案的项目单位下发了《关于尽快报送建设工程档案的函》，要求未报送工程档案的单位于20*年底前向市城建档案馆报送一套完整、准确的工程档案（原件）。在送发催报函的同时，送发《*市城市建设档案管理办法》、工作流程、职能程序等，让建设单位更全面了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范，并作好解释工作，杜绝城建档案工作行政不作为和乱作为。

3、灵活与规范相结合，保证城建档案高效服务。

一是推行“四到场”服务。针对城建档案的产生单位，我们采取主动“请进来”、“走出去”等多种形式，加强业务指导工作。重点对建设工程项目单位推行“四到场”服务，即在工程开工前、施工过程中、档案预验收前、竣工验收前实行上门业务指导。不定期到离市区较远的经济开发区、工业园区等地现场办公、现场指导。二是完善工作机制，精简办事程序。在保证基本规范的前提下，对工业项目采取特事特办，急事急办方式，最大限度地给予方便，实现工业项目档案归档的灵活性与规范性的有机统一；在接收工程档案时，对符合《*市建设工程档案归档整理规范》要求的，3日内出具《建设工程档案接收证明书》；对不符合要求的，及时提出修改意见，规定报送单位10内补齐相关资料，并出具《建设工程档案接收证明书》。为建设单位提供方便快捷高效服务；加强部门之间工作协调，保证城建档案工作有抓手。

4、以声像技术为载体，开展“城市记忆工程”。

一是为进一步规范建设工程声像档案资料归档工作，保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统，更好地服务于城市规划、建设和管理，依据国务院《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）、国家建设部《城市建设档案管理规定》和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-20*），以及《*市城市建设档案管理办法》有关规定，结合*市建设工程实际，出台《*市建设工程声像档案资料归档规定》。二是根据每年市政府年初下发的为民办实事项目责任明确表及中心城市重点基础设施项目建设计划，有针对、有重点、有步骤的开展声像工作。根据市建设局拆迁公告，及时跟踪拍摄工程拆迁原貌、建设过程、竣工后的新貌等。三是对市建设局重点工程和重大城建活动跟踪拍摄。四是积极开展声像资料收集工作。从市园林局、水务局、交通局、规划局收集大量珍贵声像资料，优化馆藏结构。

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一个具体的建设工程包含实体和资料两个不可分割的组成部分，而工程档案资料则是工程实体的图、文记载，是工程施工全过程的真实写照。因此，相关责任人要以对社会、对历史高度负责的态度，来保证档案资料的完整、规范、准确、真实，并按有关规定向城建档案馆移交工程竣工档案资料。但是，在这里应该认真提出的是，目前建筑市场有相当一部分建设工程竣工档案，从形成、整理、编制到管理上都存在严重问题，缺乏档案的真实性、规范性。主要表现在以下方面：

1．档案资料的编制与工程进度不同步。在建设过程中重视施工，忽视档案资料的现象严重存在，工程竣工资料的编制工作往往成为工程完工后的“回忆录”，从而缺乏完整性和真实性。

2．档案资料的编制不规范。一些资料员在工作中，没有按照国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB／50328－2001)的规定编制工程竣工资料，资料中复印件、传真件、“三色笔”(铅笔、圆珠笔、彩色笔)字迹普遍存在。没有认真履行资料员工作职责，代替项目相关管理人员签署施工文件。更为严重的是个别项目负责人置法律而不顾，私刻行政管理部门验收专用印章，企图逃避职能部门的监管。

3．工程竣工图编制内容不齐全。工程图编制是一项技术性很强的工作，必须按照国家档案局颁发的《基本建设项目档案管理暂行规定》进行编制。许多资料员没有经过专业培训，在编制竣工图时，不能领会有关设计变更和技术参数的要求，对设计变更只是简单线性的进行表示。

4．工程相关检测结果不真实。如：“建筑物垂直度观测”成果，不是由具备测量资质的检测部门观测，而通常由施工单位自己实施；施工单位自己搅拌混凝土的“混凝土配合比”记载不真实。这些都严重影响工程施工质量。

5．监理单位没有认真履行职责。存在对材料报验不现场检查、设计变更不及时签发认可(核实)文件、监理日志不逐日填写等现象。

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关键词：工程竣工档案 质量 管理方法

国务院《建设工程质量管理条例》的颁布施行，把建设项目文件资料的管理纳入到建设工程质量管理的范围，明确规定建设单位应严格按照国家有关档案管理规定，及时收集和整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设项目档案。同时对违反该规定的行为作出了责令改正并实行经济处罚的规定。从而以立法的形式，奖建设工程竣工档案的管理提升到建设工程质量的高度，赋予建设工程竣工档案质量以新的内涵。建设工程竣工档案质量是全面反映工程质量额度重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修改建的重要凭证。因此，从本质上建设工程竣工档案的质量就是工程质量，建设工程质量不仅是工程“硬件”的质量，而且包括建设工程竣工档案“软件”的质量。

近年来，我们认真学习并贯彻执行《建设工程质量管理条例》，坚持围绕强化城建档案意识，积极探索与实践加强建设工程竣工档案质量管理的思路与方法，取得了一些成效，也引发了如何进一步加强管理的若干思考。

一、强化档案法规、业务培训力度，提高城建档案工作人员业务素质

法规手段可以强制约束人们的行为，教育培训可以引导人们培养正确的行为，经济行政手段则可以鼓励人们的正确行为。因此，经常性地开展档案法规、业务知识培训，不断提高城建档案工作人员得业务素质，是确保竣工档案质量的一项根本性措施。档案意识的培育与提高是一个渐进的实践过程，档案意识是每个从事档案工作人员所应当具有的、是开展档案工作所必备的一种基本要求。档案意识既是一种素质，又是一种能力和行为，是素质、能力与行为的三者统一。对档案意识的基本内涵，我们力求在工作素质、业务能力和规范行为的统一中去把握，并着力在素质上下功夫。建设工程竣工档案管理是一项系统性、专业性较强的工作，建设单位、施工单位的档案意识一般相对薄弱，存在重工程硬件管理，轻资料软件的状况。施工单位的资料员身兼多职，这些造成了档案管理中的“软肋”，从而给竣工档案管理的质量保证带来了难题。为此，我们坚持注重人员素质的提高，以教育培训为抓手，培训机制遵循制度化、规范化、实用性与导向性的原则。

二、强化工程档案质量意识培养，提高竣工档案编报水平

工程档案质量意识是对工程档案质量在工程建设、使用中作用地位得一种认知，其内涵在于档案载体质量是工程质量的真实客观反映，工程质量得优劣应体现在工程档案质量中，工程质量管理与工程档案质量管理必须同步推进。众所周知，工程档案是记载工程建设全过程活动得真实记录，也是全面鉴定工程质量，全面使用维护建设工程的重要依据。实践证明，工程硬件质量造就了城市建设得日新月异，但工程档案的缺陷给城市留下了一系列严重隐患，成为城市管理和社会发展中的制约因素。因此，只有牢固确立工程档案质量就是工程质量的档案意识，才能激发建设、施工、监理等单位做好档案工作的内在动力，实现档案工作与工程建设同步设计、同步实施、同步验收的三同时目标。为此，我们着重在优化档案预验收、激发质量。

1、优化档案预验收，预验收的重点是施工文件与竣工图，完整、准确与真实是验收的核心所在，凡不符合的一律不通过预验收，并限期补正复验;与此同时，对未经档案预验收或验收不合格的工程主动与有关部门沟通，请求帮助把关。

2、激发档案工作质量责任感、要确保档案质量关键是要强化档案资料员的档案质量意识，而档案质量意识的培养是在感知档案重要作用的实践中得到巩固提高的。为此，我们从维护与提升施工企业、房地产开发企业的行业形象与市场竞争力入手，把加强竣工档案质量意识的宣传渗透到企业施工管理与开发经营活动中去，努力灌输档案质量是工程质量的理念，积极宣传工程竣工档案是企业业绩的系统体现与企业发展成长史的见证的重要意义，从而使许多自觉做好归档质量管理的企业在评级、竞标与创优等经营活动中尝到了“甜”头。

3、协同管理，归档质量管理中验收把关是巩固与提高工程档案质量的重要环节，为了更好地取得规划验收、质量监督部门的配合支持。我们定期适时地主动上门沟通，提请帮助把好档案验收关。针对少数施工单位在向建设方移交档案中敷衍了事而造成建设单位在申办档案预验收中被动受阻的情况，我们采取超前预验的办法，既先对施工单位的资料、竣工图进行专项验收，从而促进建设单位工程项目竣工验收的顺利进行。

三、科学合理地划分档案编制体系

责任感与协同管理三个环节上强化管理。在划分竣工档案编制体系时要遵循“放眼全局、立足单项、单位独立、时间顺序、前后连贯”的基本原则。

1、在划分竣工档案编制体系时要有全局的观点。重点工程编制档案首先要有一个全局的观点，只有这样才可能形成前后一致、标准统一的竣工档案，才可能把建设工程组织成一份完整的档案。

2、以单项工程为基本单元组织竣工档案。大型工程包含的单项工程较多，工程较为复杂，在编制竣工档案体系时要划分好单元，再由各单元组织各自形成的档案。单元划分要以单项工程为基本单元。

3、各施工单位组织竣工文件相对独立，各负其责。由于承包施工的单位多，而且所负职责不同，完成的工程任务不同，在划分竣工档案编制体系时尽量做到各施工单位编制的档案相对独立，这样，可以做到谁施工的工程竣工档案由谁编制，有利于档案工作的监督管理。另外还可将大型工程中各施工单位承包的工程视为一个单项即分为一个单元。

4、拟写竣工档案编制体系划分时要按时间的先后顺序、工序(专业)流程、保持工程平面顺序的连贯性进行划分单元。小区工程或单项工程较多的连片开发工程，在编制体系划分时要按开工时间先后顺序划分单元；大型工程，特别是市政工程在划分编制体系时一定要保持工程平面顺序的连贯性。

5、编制竣工档案一定要编制竣工档案编制说明。竣工编制说明是反映竣工档案单元划分(含示意图)、竣工档案装订整理方法、各单元档案编制责任单位及整个工程竣工资料目录，它反映了工程建设及竣工档案的编制情况，对竣工档案查找利用起到积极作用。

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建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是隐蔽工程。对这一部分,在工程竣工后我们是看不到的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了。

在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动看出。凡是有意参评的项目,对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。

4工程档案管理是工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说,这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,实际上是工程项目管理的一部分。更进一步,我们从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员,要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略,建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指:施工员、监理员、材料员、安全员、造价员,一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织,没有纳入建设职业培训范畴,也没有发国家认可的证书。近几年,随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高,有的城市实现了建设工程资料员经常性培训,还将《资料员合格证》上网,便于查询和核对,并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作,才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案;有的城市,如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训,长沙市2008年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的重视。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系,对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定,是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观,从基层技术实践提升到了国家法规意志,这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

5工程档案管理是提高工程质量的重要手段

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[关键词]城建档案 业务指导 方法

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0189-01

前言

城建档案由于种类多、周期长、数量大等特点，业务指导作为业务知识宣传、交流的重要载体，提前介入将档案管理工作的“重心前移”，加大源头控制力度，具有重要意义。业务指导工作工作做得好与坏，直接影响到城建档案完整及准确性，让档案资料无法起到原有的作用。业务指导工作应积极应对新形势，变被动为主动采取“走出去、请进来”的方法。从而保证城建档案的归档质量，怎样做好城建档案的业务指导工作？本人认为应做好以下几方面的工作。

1、加强城建档案业务培训

城建档案种类多、面广、专业性较强，档案的形成与建设、勘察、设计、施工等单位密切相关，由于建档单位在平时工作中，对城建档案法规、规章，档案的管理不是很了解，不注重文件的归集，至到移交档案时，出现档案不齐全、不完整，签字手续不完备，整理不规范现象，假如我们业务指导工作滞后，势必给归档带来问题，因此，城建档案馆应以超前的服务意识，提供优质服务，集中相关的参建人员，对城建档案业务工作中的业务等问题进行培训。我馆已成功举办多期城建档案员培训，通过多种形式的培训，改变以往“重工程建设、轻工程档案”的主观意识，从而达到城建档案收集、编制、整理、移交规范而统一，城建档案质量才能得到根本的保证。

2、依法治档、增强法制意识

《建设工程质量管理条例》国务院令第279号、《城市建设档案管理规定》建设部令第90号、《城市地下管线工程档案管理办法》建设部令第136号、《建设工程文件归档整理规范》，以及省、市有关城建档案管理的文件，这些文件都是我们进行业务指导工作的方针指引，加大城建档案政策法规宣传力度，增强建设、监理、施工及各参建单位的城建档案法律意识。依法管档、依法行政是城建档案工作的出发点和根本保证，作为城建档案工作者，我们更要知法、懂法、用法使城建档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

3、着力提高城建档案人员的素质

业务指导人员的素质是决定城建档案质量的关键要素，只有高素质的档案管理人员，城建档案的质量才能得到提高，城建档案工作是以人为本，所以，档案管理人员的素质高低档案工作密切相关。同样，要做好城建档案业务指导工作，必须从提高业务指导人员综合素质抓起。首先，业务指导人员要有良好的政治素质，要甘于清贫、忠于职守认真履行职责，执行城建档案法规、规章，具有较强的事业心和历史责任感。其次，要有轻松驾驭档案业务的综合素质，随着科学技术的飞速发展，新型材料、新技术、新工艺的不断推出运用，我们必须与时俱进学习掌握现代化科学技术知识，积极采用现代化管理方法、技术和手段。

4、因地制宜改进业务指导工作方法

由于业务指导工作有所滞后，工程到了竣工验收阶段，才开始进入业务指导的现象，有些工程竣工档案已经报送进馆了，直接造成档案材料残缺不全，有些存在的问题和欠缺无法弥补。因此，科学的工作方法是完成工作任务的必要手段。实时的监督指导势在必行。

4.1分阶段进行业务指导

建设工程项目一般划分三个阶段，在进行业务指导时，要明确三个阶段的内容、范围，做到工程建设与工程档案编制同步。工程文件是随着工程建设进度形成的，不同阶段形成的工程文件的归档内容、归档要求都有所不同，这就需要我们档案业务指导人员做到及时有效的指导。

4.1.1工程报建时的业务指导，在建设单位与城建档案馆签订《报送工程档案责任书》时，业务指导人员就要了解项目的基本情况建设地址、建筑规模、工期、相关管理人员的联系方式等，发放《建设工程档案服务手册》及归档《目录》。城建档案馆确定该项目档案业务指导负责人。讲解建设、设计、施工、监理单位归档内容与要求，对建设工程前期报建文件的收集、形成提出要求。

4.1.2建设施工过程中的业务指导，我馆要求每个建设工程项目档案现场业务指导不少于三次。监督检查指导施工技术文件材料的形成、积累和编制情况，施工技术文件材料是否与实际工程施工相符，工程文件是否与工程实体同步进行编制，监理文件、施工文件签字签章是否真实有效。并当场反馈整改意见。

4.1.3竣工验收时的业务指导，业务指导人员要严格按照验收规范，认真检查档案文件是否完整、准确、系统、排序是否合理，原材料合格证是否真实，特别是审核竣工图 “四章”是否齐全，变更是否标注在竣工图上；竣工图是否反映工程实际建设情况；工程档案质量是否符合归档要求等等，对于不按有关规定做竣工档案的单位，及时发出整改通知限期改正。

4.2 认真做好竣工档案移交审查工作

建设单位在向城建档案馆报送档案之前，经建设单位自检（核查要录）和城建业务指导人员验收合格后，然后向城建档案馆移交，对已移交进馆的档案，要查验建设、监理、施工等参建单位是否按照预验收的要求进行了整改完善。通过对竣工档案的接收审查，对城建档案真实、准确、系统归档起到了有效的监督管理作用。

4.2.1加强对重点工程档案业务指导

重点工程建设是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，对国民经济和社会发展有着重大的影响力。也是发挥城市功能的重大举措，既关系到民生，又彰显现代化都市的发展水平。

加强档案管理，确保重点工程、城市基础设施建设项目项目档案的准确、系统、完整性是城建档案工作的重点。因此；做好重点工程建设项目档案业务指导工作显得尤为重要。我馆十分重视重点工程建设项目的业务指导工作。积极参与各个新建项目的沟通宣传工作。选派业务技术骨干进驻工程指挥部，实行全天候、全方位、全过程档案业务监督指导工作。

4.2.4采用多种形式进行业务指导

我们要充分运用先进的技术手段为建设工程的业务指导工作提供强有力的技术支撑。运用计算机网络、通讯技术两者的相结合来进行业务指导，通过城建档案馆网站，开通电子信箱发送电子邮件，建立了城建档案业务QQ讨论群。为城建档案从业人员提供互动、交流、讨论的平台。