会计档案保管注意事项范文

导语：如何才能写好一篇会计档案保管注意事项，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：信息 档案 提升 要素

档案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是将档案分类管理所牵涉的事务并不是非常多。但在今天，一个信息时代，档案管理工作者管理不再是一些信息的事，社会的信息量成倍的增长，如何对这些信息进行合理的整理保管已是对档案管理者提出的一个重大挑战，这就需要加强档案管理人员素质提升，以适应新时代下档案管理要求，如何提升档案管理工作者的素质，下面我们将重点浅析。

一、 档案管理人员素质的提升

古人有一句话说得好：“工欲善其事必先利其器”。档案管理者作为档案管理工作的关键，要做到档案管理工作就必须提升档案管理者的素质。

在这里我们需要先介绍一下档案管理者现今所面临的状况与问题。其问题表现以下方面，1、在以前档案管理不是如此重视，档案管理被看成是一件无关重要的事，管理者相对文化素质低下，到现在许多管理者更不能适应新形势下科技信息化要求。2、在一些企业、事业单位缺乏对管理资金投入，造成管理者本身轻视管理这项工作，对新知识缺乏学习精神与创新。

以上两点可以说造成管理者素质低下重要原因，如何提升管理者素质，一般应从以下方面入手，首先应加强管理者基本素质的提高，其基本素质应从政治素质、业务素质、基本技能三方面，使管理者首先成为一个合格的管理者。其次还应加强管理技能，认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能，特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用，实现科学管理现代化。

在档案管理人员做到档案工作的基本前提下，还应从以下方面不断提高档案管理人员业务素质。1、作为一个档案管理者应牢牢树立一个做好档案工作的信念。要从意识里把档案工作作为其人生一件大事去做，用平静的心态去迎接工作中遇到的各种难题。同时档案工作者必须有清醒的认识，要在日常工作中注重培养自己的工作兴趣，使枯燥的工作充满情趣。2、树立服务意识。档案管理的最大价值就在于为工作决策提供应有服务，使一个决策尽量科学化、合理化。应积极发挥自身主观能动性，热爱本职工作，忠于职守，积极开展职业道德的教育，明确服务方向，端正服务态度，周到的为档案使用者服务。3、加强对档案工作的重视。作为一个国家机关、事业单位、企业的领导不但应注重本职工作的加强，也不能忽略档案管理工作。4、加强学习与开拓创新能力培养。创新是任何事业进步的必然要求，档案管理自然也不例外，创新作为档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，活学活用的应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

二、 加强保密工作的基本要求和注意事项

保密工作对于档案管理人员是头等大事。这就需要档案管理人员在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求应从以下方面入手。1、要有较强的保密意识。2、以身作则，防止泄密。3、保守机密，不乱对人尤其家属谈及属于保密的材料内容。档案管理人员加强好友亲属的叮嘱，同时自己也要做到不该说的不说，不该做的不做。4、落实制度，加强检查，规范保密工作。按照“控制源头，加强检查，明确责任，落实制度”的原则，国家机关、事业单位、企业应加强对部门人员的监督和管理，进一步规范保密制度。5、认真履行自己分内工作。在这里就需档案管理者做到谁管理，谁负责。业务做到哪里保密工作就做到哪里。6、档案管理者要站稳立场，坚持原则，警惕和抵制不良图谋，作为企业档案管理工作人员还应做到“富贵不能、贫贱不能移、威武不能屈”的境界。

在保密工作中还应加强保密注意事项，尽量做到细致入微使保密工作不留一丝漏洞。保密工作应注意以下事项，1、档案管理工作者对待外界人员既要做到热情友好，以礼相待，又要内外有别，提高警惕，防范各种情报窃密活动。2、档案管理工作者不得携带属于企业秘密的文件、资料和其他物品。如确需携带，应经批准，并严加保管。3、档案管理者在外出期间应当保持高度警惕，严格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的场合谈论或处理本单位秘密事项。4、档案管理者在公文的接件、起草、酝酿、处理、签署、复印、存档、销毁过程中，严格依据《保密法》的规定做好保密保管工作。不得私自窃藏档案文件。5、档案管理人员向外界投寄论文、稿件和其他资料，不得涉及本单位秘密。6，在现代信息化工程中，档案信息很多要经过电脑处理，这就需要注意加强电脑保密工作学习，防止黑客袭击本单位电脑资料，窃取本单位秘密。

三、 结尾

档案保密管理工作现在对一个单位至关重要，档案管理人员素质提高以及加强档案管理工作基本要素与注意事项是一件非常艰巨的事，这需要档案管理人员不断在工作中总结经验深入学习，尤其不断掌握一些高科技技术，使档案管理工作不断完善。如此企业信息才有一个安全环境。

参考文献：

[1]杨凤仙. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊），2009，（09）：15-16.

[2]方月. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 新闻天地（下半月刊），2010，（08）：110-112.

[3]黄琼娇. 新形势下做好档案保密工作的思考[J]. 科技情报开发与经济，2011，（27）：135-136.

[4]刘名. 浅谈我国保密法律制度的基本原则[J]. 保密科学技术，2011，（07）：64-68.

[5]宋芸. 新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J]. 才智，2011，（26）：331.

[6]昝峤. 浅议新时期、新形势下的企业保密管理工作[J]. 保密科学技术，2011，（08）：46-49+76.

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电子档案的整理与存储工作相当重要，电子文件目前有光盘、磁盘和磁带等类型，为了做好电子档案整理的工作，应当按照档案的种类进行分类整理并存盘。

1、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3会计电子文件整理

A．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

B．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。

B、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

C、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

D、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

E、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

F、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

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目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

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关键词：事业单位 企业化管理 转换

2011年4月国务院下发了《分类推进事业单位改革实施指导意见》（以下简称《意见》），这意味着讨论多年的事业单位分类改革已经正式启动。事业单位分类改革的启动加快了事业单位会计改革的脚步，2012年2月财政部下发了《事业单位会计准则（征求意见稿）》及《事业单位会计制度（征求意见稿）》，对现行事业单位会计制度体系进行了全面修订，这标志着事业单位会计改革正式拉开帷幕。

根据《意见》，现有事业单位按照社会功能划分为承担行政职能、从事生产经营活动和从事公益服务三个类别。按此分类，企业化管理事业单位属于从事生产经营活动的一类，其改革方向是转企改制，而会计改革方向在2012年修订的《事业单位会计制度（征求意见稿）》中也已明确，即企业化管理事业单位执行企业会计准则体系，不执行事业单位会计制度。这意味着企业化管理事业单位会计改革向前迈进了一大步。

一、企业化管理事业单位执行企业会计准则体系的意义

企业化管理事业单位目前执行的事业单位会计制度体系基本形成于1998年前后。近年来，随着市场经济的发展，企业化管理事业单位与市场的关系越来越密切，面临的竞争也越来越激烈，其实际是以事业单位的身份从事企业性质的生产经营活动，因此对其进行企业化改革成为了必然趋势。随着事业单位企业化改革的深入，现行事业单位会计制度体系在很多方面已经难以满足新形势下事业单位改革和发展的需要。此次事业单位分类改革明确企业化管理事业单位要转企改制从根本上解决了体制问题，使企业化管理事业单位彻底走向市场。而会计改革则是顺应其改革方向，从会计层面上解决了其会计核算上存在的主要问题，有利于促进企业化管理事业单位现代企业制度的建立。

二、企业化管理事业单位由事业单位会计制度向企业会计制度转换的注意事项

企业化管理事业单位会计制度转换的前提是转企改制，只有转为企业后才可以执行企业会计制度。这需要事业单位周密制定转企改制的工作方案，按照有关规定进行资产清查、财务审计、资产评估，核实债权债务，界定和核实资产，由同级财政部门依法核定国家资本金。要按规定注销事业单位法人，核销事业编制，进行国有资产产权登记和工商登记。在这过程中，应注意对事业单位所拥有的各类资产进行全面清查登记，对各项负债和净资产进行全面查实核对，摸清“家底”，对盘出的呆坏账、盈亏、毁损、待报废资产，经财政部门审批后作相应的账务处理。

（一）会计报表科目的时点转换是制度转换的基础

企业化管理事业单位转制为企业后便可以进行会计制度的转换。转换的基础工作就是将以前按《事业单位会计制度》的某一时点核算结果转化为同一时点按《企业会计制度》的核算结果，即会计报表科目的时点转换。事业单位会计制度向企业会计制度转换应以《企业会计制度》为标准，对某一时点的报表科目进行转换，并按照重要性原则对事业会计与企业会计重大差异部分进行追溯调整。具体转换步骤可分两步走：

1、转换会计报表科目

事业单位确定会计报表转换的时点后首先应进行报表科目的对应转换。会计报表科目转换可以参考国资委《2010年度企业所属事业单位财务报表项目转换参考格式》（以下简称《格式》）。该格式主要是为做好年度国有企业财务决算报表编制工作，确保企业将所属事业单位纳入决算报表编制范围而设置的。笔者认为该格式具有较高的权威性，可参考其会计科目转换对应表及转换说明，将事业单位会计报表科目对应转换为企业会计报表科目。

2、编制分录追溯调整差异

由于上述格式是为编制决算所用而非为事企制度转换所用，所以只是规定了两种制度会计科目的对应关系，对事企差异的调整未作要求。而事业会计制度向企业会计制度转换后形成的报表实质是视同该单位一直按照《企业会计制度》进行核算所形成的结果，两种制度的核算基础和方法不同，必然导致其所反映的内容有区别，因此还需要在第一步科目对应的基础上对事业单位和企业的重大差异编制调整分录进行追溯调整。调整分录按照转换后的企业会计科目进行编制，同时本着重要性原则对不重要的事项采用未来适用法进行处理。具体而言，通常需要调整的事项包括：补提固定资产折旧、无形资产摊销，调出一次性列支的自筹资金构建固定资产，调整对外投资中的长期股权投资按成本法或权益法反映，调整收入和支出按权责发生制的原则反映。

通过上述方法可将按《事业单位会计制度》核算的某一时点的财务状况和收支结果转换为按《企业会计制度》的核算成果。具体操作时必须编制调整后的会计报表和详细的转换调整说明，完整详尽的反映出调整前情况、调整过程和调整结果，并制成会计档案加以妥善保管。

（二）会计核算模式及观念转变是制度转换的关键

1、会计核算基础由收付实现制转换为权责发生制，要注意收

入费用配比

现行的事业单位会计核算以收付实现制确认收支，经常存在一些年度内收支项目不配比的情况，不能真实完整的反映事业单位业务活动的相关成本。企业化管理事业单位需要面向市场，成本核算对其而言非常必要，而采用权责发生制是进行成本核算的先决条件。

企业化管理事业单位会计核算基础转换为权责发生制后，财务人员不能再简单的以资金收付作为确认收支的依据，而要注意把握企业会计准则对收入、费用要素的定义，通过一定的职业判断来确认收入费用，做好收入费用的配比，加强成本核算，提高资金使用效益。

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一、电子档案的整理

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

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中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-03

摘 要 文书档案是企业重要的信息资源，文书档案收集管理工作也是企业的重要组成部分，其重要性也逐渐被人们所了解，因此需要加强对企业文书档案建设工作。本文从企业文书档案管理现状及存在问题入手，对文书档案收集管理的有效性进行了探究，并指出了文书档案收集管理中的几个注意事项，旨在促进企业文书档案收集、管理模式的转变，提高文书档案管理质量。

关键词 企业 文书档案 问题 对策

文书档案收集管理均属于服务性的工作内容，能够为领导决策提供可靠的依据，促进企业管理规范化，可追溯化，对企业的发展有着重要的意义，但文书档案的收集、整理及储存工作是一项重点、难点工作，需要我们不断提高重视，加强对文书档案的研究和建设，不仅能够有效解决管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率。

一、企业文书档案工作的意义

文书档案主要包括了布告、决定、命令、信函、通知、会议记录、简报、请示、报告、批复、总结、计划等内容。其是在日常生产经营以及行政管理实务活动中所产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。并且文书档案是企业开展各类生产活动的一项真实记录，其往往涵括了大量企业发展的信息与资料，不但能够真实回顾企业发展历程，而且还能对今后起到发展提供了可借鉴的经验记录。而完善企业的文书档案管理，利用文字记录下企业发展历程中的各类工作，并以档案的形式进行合理的分类与归档，以便于能够在生产经营中遇到问题时可以快速、准确的发现问题所在，并为问题的解决提供参考与指导。不仅如此，开展企业文书档案的监理与管理还是企业文化的一部分，其能够有利于企业的宣传以及竞争力的提升。所以可以说开展企业文书档案工作是企业生产经营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。

二、企业文书档案收集阶段存在的问题

（一）时效性差

企业的文书档案资料对企业的发展有着重要的作用，收集工作不及时就会导致相关资料的遗失，不利于领导决策，现实工作中，许多企业存在企业文书档案收集不及时的现象，这样会导致资料容易遗失，也会对企业后续工作开展造成影响，降低企业的工作效率，不利于决策。例如：医疗机构的文书的档案收集工作不及时，对病人前期的治疗方案和用药等数据收集不及时，就无法按照文书档案结合前期病情进行诊断。又或者是企业的年度会计报表，由于资料收集不及时，造成报表的准确性和科学性不准确，不利于企业的年度发展，严重的还会造成巨大损失。

（二）整合度低

文书档案的收集工作，对资料的整合也有较高的要求，目前许多企业文书档案的收集工过程中，由于工作人员专业性不足，对资料的分整理标准不明确，从而导致一些资料的错误分类，影响到文书档案管理效率，在很大程度上影响到工作的时效性。例如档案分类不明确时，相关人员需要调取资料时就很难又快又准地找出所需档案，耽误时机，倘若是一些需要审计的材料没有进行合理的分类整理，甚至会造成非常严重的后果，一些合同材料的错误分类，也有可能会导致企业失去商机，造成企业损失。

（三）鉴定不足

文书档案在收集时还应该对相关资料进行真伪鉴定，保证收集资料的真实性，倘若资料存在问题，整个收集、管理都失去了实际的意义，也失去了档案再使用的价值。在进行文书档案的收集工作时应该注意对其进行甄别，一些简单的凭证和资料应该予以审核，文档原件和复印件分开存放，对材料的真伪加大辨别力度。例如会计凭证的内容，查看是否有遗漏，例如报销材料的真伪，从而增强企业的管理科学性。

三、企业文书档案管理阶段存在的问题

（一）管理难度大

由于文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失，在很大程度上增加了文书档案管理工作的难度；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于很多企业没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题；四是纸质文书档案资料的利用效率比较低，由于纸质材料传阅、借阅等环节都比较麻烦，在传阅过程中经常会出现耽误工作进度的情况。

（二）管理人员缺乏培训

首先，在我国很多企业的文书档案的管理人员往往没经过档案专业培训就开始档案管理，由于缺乏专业知识，对于档案的分类、立卷等工作做不到全面了解，管理工作就不能深入；其次在继续的教育培训上存在不足，许多档案管理人员入职前经过专业学习，但是这些管理人员并没有参加继续教育的培训，导致了档案管理人员的专业知识落后，不能及时的更新自己的专业知识，并且应用到实际的工作中去，导致文书档案管理效率低下，影响到企业的管理档案管理效率；最后，档案管理人员流动性大，企业缺乏相应的措施，由于企业的档案管理枯燥乏味，许多年轻人从事这份工作没多久就离职，造成人员变动大，交接手续不清楚，也会导致档案文书保管出现问题。随着信息技术的普及，我国很多企业都开始利用计算机进行档案管理，以电子媒介为基础的档案管理工作是未来档案管理的发展趋势，这就要求企业对新人的稳定性进行巩固，在老人的新技术培训上需要多做工作，进一步对文书档案管理工作开展专业知识培训。

四、提高企业文书档案管理的对策

（一）建立健全的档案收集管理制度

企业文书档案收集管理，应该制定严格的管理制度，必须根据相关方法法规，严格按照国家档案管理工作指导方针开展工作，通过完善企业档案管理制度，并针对档案收集工作中的不足之处进行改进，结合企业的实际情况，制定出具有针对性的管理条例，以规范的制度，明确的责任来保证文书档案收集管理工作的科 可靠性和真实性。此外出了制度的制定，还需要重视制度的落实工作，相关人员应该严格执行管理制度，确保档案收集管理工作开展。

（二）建立文书档案监管体系

有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，企业在建立制度后就要开始着手建立相应的监管体系。首先，在办公电子化上，要加强对文档案资料信息录入的监管，以确保资源信息的有效性和安全性。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作，以有效推动我国机关档案管理工作的快速发展。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善，加强对文档的收集等工作进行严格管理。

（三）完善档案管理工作环节

因为企业文书档案涉及到众多部门，所以要想提升其管理工作则需要完善其管理工作环节，加强不同部门间的联系与沟通。第一，管理人员应该严格遵循相关文书档案管理规范要求来开展文书档案的搜集、鉴定、利用、保管以及统计等工作。第二，文书档案管理人员应当定期到企业各部门搜集档案信息数据，并掌握实际档案文件的处理情况，如若发现存在问题，则需要进行相应的纠正与指导，以确保文书档案工作的顺利进行。第三，应当完善文书档案的查借阅体制、移交制度、立卷制度以及鉴定销毁制度等，对文书档案的规范、范围、保管期限、材料整理与归档等工作要求予以明确。第四，应当做好文书档案的质量检查工作。质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对档案的数据质量进行检查，从完整性、排序正确性、分类布局的准取性等方面进行检查，以确保文书档案资料再使用的有效性。

（四）做好文书档案保密与保管工作

在文书档案管理电子化的今天，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的。第一，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。第二，由于电子文书档案的普及，在进行在进行电子化扫描的过程中，需要对容易发生文书档案的丢失或破坏等情况进行把控，加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量，对纸质版和电子版的保管应该明确分开，留存备份。第三，对于电子档案，则必须要注意提升工作人员危机意识，做好文件信息的及时保存以及数据备份工作，防止在工作过程中由于计算机故障或是停电而导致文件数据信息丢失的情况出现。第四，必须给每台计算机都安装防火墙、杀毒软件，防止计算机受到黑客入侵或是病毒侵害而导致档案信息数据被窃取、泄漏以及丢失等情况出现，以切实保障文件档案的安全性。

（五）实现文书档案信息化管理

进入新时期以来，得益于计算机技术日益进步，其任务处理能力及效率得到了极大程度地提高，这就使其被广泛应用到各行各业生产之中。正是在此背景下，企业文书档案工作中也应用到计算机技术实现了信息化管理，这主要集中在以下几个方面：首先，企业工作人员借助于计算机技术将文书、档案等纸质资料扫描录入到系统中，随后根据不同类别对它们进行归类、编目以及存储成电子文档形式，这样一来不但能够大大地降低文书档案所需存储空间，同时其在查阅便捷性、存储安全及持久性等方面也大大优于传统方式。其次，根据文书档案内容建立起电子目录查询系统，之后结合企业用户对文书档案使用要求、打印档案的索引以及专题等分类将该电子目录予以完善，之后借助于内部网络将其共享，如此一来可以使得企业全体员工能够十分方便快捷地查询相关文书档案资料。最后，通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来。

（六）规范化文书工作与档案工作

由于文书工作与档案工作具有较大联系，文书工作质量对档案工作质量有着直接影响，所以，务必要对其二者工作予以规范。第一，必须要根据相关流程与要求来严格处理文件，对其进行正确分类后进行立卷归档。第二，要做好细节处理工作，如必须要求文书格式统一、纸面干净、纸张材质以及版式相统一等。并且还需要及时处理与归档文件档案，防止出现遗失、遗忘等情况。第三，务必要根据相关规定来仔细核对新接收的文书档案，如若文件与相关规定不符，则务必要求其返回重新处理。第四，严格依照相关规定来完成档案的借阅与归档处理，如若档案没有在规定时间内归还，就应当及时催还。对于已经归还的档案需要在在第一时间将其进行归档，切实做好档案的统计的保护工作。

（七）加强档案管理人员培训

第一，在档案管理人员的管理上，可以在正式上岗前对相关人员进行规章制度的培训、业务能力的考核，经过培训考核通过后再正式开展工作。第二，加大对《文书学》、《档案人员职业道德》、《档案法》等宣传工作，让每位文书档案工作人员都能正确认识到自身的法律责任与义务。第三，建立起长效的培训机制。包括了建立起完善的在职教育长效管理体制，在职教育激励与约束体制等。第四，明确在职教育原则，正确选择培训内容。对于在职文书档案工作人员的培训工作应当由实际出现，多渠道、分层次、按岗位、大多形式的开展，并坚持：学用结合、按需施教、注重实效的原则来开展培训工作。首先，应当加大对文档专业知识的学习力度，让相关工作人员能够全面的学习文书档案工作的专业知识以及新方法、新理论，以确保其能够与时俱进。其次，应当开展现代科技知识培训工作，提高相关工作人员对计算机、信息技术以及科技软件等新技术的了解与掌握。第五，在以后的工作中，还应坚持不定期的考核，保证管理人员的学习积极性，并实行继续教育制度，对档案管理人员进行持续性的培训，另外在奖惩机制上也应该进行把控，对档案管理工作表现突出的应该给予奖励，对表现不好，出现错误的需要给予惩罚。还可以通过相关的企业文化把档案管理纳入到里面，树立科学严谨的企业作风。

五、结语

总而言之，文书档案是企业的重要信息资源，对企业的发展有着重要的意义，需要我们对文书档案的收集和管理过程进行分析，找寻相应问题，通过规范文书管理制度，加强管理人员培训，注重监督制度的落实，法制结合人治，才能更好的提高文书档案的管理水平。

参考文献：

[1] 钟南萍.论企业档案的管理[J].办公室业务，2014（11）：72-74.

[2] 张岚.企业文书档案管理的注意事项[J].陕西档案，2013（6）：36-37.

[3] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（9）：50-51.

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关键词：会计凭证；信息化；规范化

随着企业财务信息化步伐的加快，企业财务组织、业务流程都发生了重大调整，会计工作方式随之变化，需要从会计凭证这一基础工作开始调整[1]，统一标准和原则，以此为基础，核算与财务管理一体化运作，并搭建公司级的原始凭证电子化管理平台，实现对原始凭证的保管、流转、应用全过程规范化、电子化管理。作为我国大型国企中积极推进信息化的代表，SG公司从会计凭证规范化建设上入手，深入贯彻会计凭证规范管理理念和目标，增强全员会计基础工作水平，加强会计凭证规范管理，为会计凭证电子化顺利实施奠定了坚实的基础。

一、信息化背景下会计凭证规范管理的理念和目标描述

（一）会计凭证规范管理的理念

会计凭证规范管理是指会计凭证使用、审核、传递和保管等操作过程的规范化。通过规范化填写，保证会计信息的真实性，有效避免违法违规行为的发生，保证公司各项业务的合法性。通过对会计凭证的规范化审核，有效保证会计账簿的正确性和真实性，发挥会计监督职能作用。通过在电子化平台上上传原始凭证附件，实现实务票据与系统数据的对接，加快了原始凭证传递、审核处理速度，有效提升工作效率，同时实现业务与财务信息电子化，使财务的核算、管理、监督、决策支持职能与业务经营活动紧密结合，实现其信息的最大价值。

（二）会计凭证规范管理的目标

通过加强会计凭证规范管理，落实经济业务活动合法合规审核，强化会计凭证填写、审核、传递、保管等全过程管控，降低企业经营风险、促进业财融合，提升财务管理水平。具体目标包括：一是保证原始凭证完整、合规性；二是保证会计凭证审核与传递及时、有效；三是实现会计凭证等关键会计资料电子化、电子档案的及时转换和统一归档。随着财务核算体系的电子化，合同、发票等重要的原始凭证逐步在财务应用系统中操作和管理。

二、会计凭证规范管理的主要做法

（一）总结原始凭证填制经验，规范会计核实工作起点

会计凭证填制是会计核算工作的起点，只有使用规范、正确的填写方法，才能确保会计工作的有效进行。SG公司组织基层派驻财务人员对原始凭证填写规范和要点进行归纳总结，将原始凭证按业务类型分成成本费用类、工程类、资产类、收入类和其他类五大类，以业务发生频繁的成本费用类凭证管理为突破口，根据不同业务事项将原始凭证使用要求制作规范表单，如发票（外来原始凭证）开具注意事项、报销单据（自制原始凭证）填写相关要求等。在日常原始凭证审核过程中，对凭证填写存在的问题进行记录、统计和分析，归纳不同原始凭证填写时存在的主要问题，对一些共性问题，如预提费用、会议费、培训费、业务招待费等业务支撑资料的不完整，进行补充规范要求。对各类业务事项真实性，原始凭证使用的合规性、准确性、资料完整性进行内部评价，对于质量相对较低的业务经办人员进行提醒和培训，促使公司各部门提高报账质量，从而降低会计核算风险。

（二）会计审核规范及时，有效支撑业务运行

会计人员最基本的一项工作就是审核会计凭证，通过对原始凭证等的日期、内容和金额进行检查，审核原始凭证所反映的经济业务是否真实，是否与生产经营活动有关，是否准确、合规等，审核工作直接关系到会计核算的质量以及生产经营活动能否正常进行。1.为保证业务的合法合规性，发挥基层单位财务工作的优势，转变工作方式，将财务工作前置化处理，在合同签订前、物料需求采购提报前进行预审等，在支持业务过程中保持充分的沟通，既能实现财务与业务的工作协同，提高业财融合水平，又能在业务前端发现问题，有效规避风险。对“三公经费”、专项经费的使用进行严格审核，使每一笔记账凭证都有理有据，核算的规范性越来越高。2.SG公司抓住原始凭证电子化平台试点上线契机，明确会计凭证规范工作的新要求及各阶段工作时间节点，例如对业务部门提交的发票校验请求，一般于1—2个工作日内即完成发票校验工作，并及时告知业务部门相关单据编号。通过对业务流程及办结时限的规范，大大提升了会计工作效率。3.使用集团结算系统核算各类业务事项，通过系统流程控制，绝大部分的业务的发起、完成均在系统内完成，按照标准流程流转，用标准的制度杜绝了业务非标的可能性。在原始凭证扫描平台上完成工程付款类、运营成本、检修运维费等各类原始凭证扫描录入工作，实现原始凭证精细化、可视化管理，通过电子化凭证突破了流程审批的时间、空间的限制，将企业不同部门、不同业务和不同流程环节系统联结在一起，促进人、财、物的协同，有利于发挥财务业务监督作用，有效规避经营风险[2]。

（三）提升财务人员知识水平，为会计凭证规范管理提供人力支持

共享服务模式的建立与会计核算电子化工作的开展，对财务人员的知识结构和业务水平提出了更高的要求，只有不断提高财务人员的素质才能保证会计各项工作规范执行。依据会计法规、准则、核算办法等要求，可将基层企业派驻财务人员所需的知识分为三大块：一是会计准则、财政、税务、会计职业道德规范等专业知识[3]；二是行业法规、工程、资产物资知识等业务知识；三是ERP系统、集中核算系统和原始凭证电子化平台操作等应用知识。必须通过多种途径提升财务人员的专业知识储备，为公司会计凭证规范管理提供人力支持。

（四）积极开展自查、抽查，巩固会计凭证规范管理工作成果

财务检查是加强会计凭证管理，规范财务行为的有效途径。SG公司以会计基础工作管理创优工作为契机，以SG与上级公司会计凭证相关标准流程为基础，结合财务日常稽核和内控要求，建立了会计凭证规范考评表，对公司会计凭证规范化工作进行自查、抽查。派驻财务人员按照考评表自行检查会计凭证使用、填写、审核与传递，装订保管等工作的规范情况；对公司使用的增值税专用发票、业务费发票等重要会计凭证严格执行入库、领用登记制度，定期抽查已填开原始凭证的存根联和会计凭证的装订情况，并严格检查收到的各类外部原始凭证，做好发票的认证及税款抵扣工作。通过日常稽核、专项稽核和专项检查等措施，将业务部门原始凭证规范化使用纳入月度配合工作考核，结合会计人员个人绩效、评先评优等内容，督促会计人员加强会计凭证的规范化操作。

三、成效与改进方向

（一）会计凭证规范管理工作成效

1.SG公司通过会计凭证规范管理，夯实了会计基础工作，会计凭证能更准确、清晰地反映经济业务及账务处理情况，从源头提高基础会计信息的准确性，规避了账务处理错误、会计凭证资料的审计风险。2.通过贯彻会计凭证规范管理规则，实现纵向集约，同时通过会计凭证这一载体串联企业生产经营各条线工作，实现财务与其他业务的横向融合，有利于深化业财融合，提高财务风险控制水平。另外，会计凭证规范管理为推进原始凭证电子化工作提供坚实基础，更稳步地推进财务集约化、信息化应用水平。

（二）会计凭证规范管理改进方向

一是要坚持创新和学习，不断探索和实践会计凭证规范管理的思路和方法，以需求为导向，促使财务工作更多的和业务管理需求相结合，提高财务各职能的服务水平。二是在固化、总结原始凭证电子化等项目应用工作的基础上，积极深化原始凭证电子化应用范围，提升财务信息化水平，根据实际操作运行情况，对发现的问题进行整理，及时反馈，积极配合完善原始凭证电子化等财务信息系统，并指导业务前端操作。

参考文献：

[1]邵露，王伟国.我国会计凭证的历史演变[J].财会月刊，2013，(20)：20-25.

[2]王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].长春：吉林大学，2012.

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[论文摘要]会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它的运用和推广对传统的会计工作产生重大影响。本文通过剖析企业信息管理系统和会计电算化系统中存在的问题，从加强企业电算化系统管理的组织机构建设、相关财会制度完善、制度保障建设、加强企业会计电算化系统安全防范能力、加强企业总体管理信息化水平等方面，提出相关的解决对策，为企业财会人员的人才培养和企业信息化水平的进一步提高提供实际可操作的制度和解决方法。

会计电算化使现代财务管理搭上了“信息快车”，迅速提高了企业管理水平和管理效率，产生了巨大的经济效益和社会效益。但是我国的会计电算化工作起步较晚，尚处于生长发育期，因此产生了一些不可忽视的问题。

一、会计电算化中系统存在的问题

会计电算化系统不同于一般的应用软件，它是会计信息系统与企业管理、业务流程的有机结合。但由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多问题。

（一）重视账务功能，忽视管理与监督功能

一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理及监督功能的现象。财务软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等模块功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测、财务状况实时监督等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全，并且查询功能也不健全。限制了许多管理与监督功能的有效实现，因此未能充分发挥会计电算化对加强财务管理方面的功能。

（二）应用会计电算化后，相关制度没有及时修改与调整

现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户管理、登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，必须根据会计电算化的特点，将财务会计制度做出相应的修改。

（三）会计电算化档案管理制度不完善

由于许多单位实行会计电算化时间较短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，或者已经归档的内容也不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，造成会计档案被人为破坏或自然损坏，乃至单位会计信息泄密的情况发生。有些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据也将无法恢复。

二、解决问题的对策

鉴于企业会计电算化是一个系统工程，并不是财务部门单一的计算化问题，我们在面对上述问题的时候，就应当系统全面的来研究解决的问题对策。

（一）加强电算化系统管理的组织机构建设与制度完善

企业实行会计电算化以后，系统正常、安全、有效运行的关键是企业管理机构的设置和正确的操作程序，建立严密的组织机构体系与制度保障措施。这其中包括：

1．合理设置组织机构

企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。计算机会计系统有关的资料应及时存档，同时要建立起完善的硬件保障与系统维护体系，加强档案管理与文件备份工作。

2．制度保障建设齐备

（1）严格制订并实施机构和人员的岗位管理制度

对各类操作人员必须制定岗位责任制，基本岗位包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等，重点工作岗位必须实现职权分离，有效地限制和及时发现错误违法行为。

（2）严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施

对于系统操作环境，必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明确职责、操作程序和注意事项，形成一套电算化系统文件。

（3）建立健全档案管理制度

这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发要对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一般通过制定与实施严格的档案管理制度来实现。

（二）加强企业财会人才队伍的培养与培训

会计电算化要求企业财会人员不仅要掌握扎实的会计知识，还要对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。同时，计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。

（三）加强企业会计电算化系统的安全防范能力

1．对于重要的计算机系统应加强重点防护

要防止电磁辐射和干扰，制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

2．完善必要的计算机软件与网络安全控制措施

网络的日益普及，使企业信息共享变得方便迅速，但实现会计信息资源共享的同时，增加了泄密和受网上黑客的攻击等诸多问题。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力，应采取必要的计算机软件防范系统控制，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等等。

（四）提高企业总体管理信息化水平

财务管理是企业的核心，由于我国企业管理目前总体上存在信息化管理偏弱的问题，影响企业的发展及企业自主创新能力的发展。因此，企业会计电算化进程，应与企业本身的管理信息化息息相关，必须将信息技术与管理理论相融合，实现企业整体的管理信息化和现代化，才能真正发挥出电算化会计的最佳性能，为提高企业总体市场竞争力起到关键性的作用。新晨：

参考文献

[1]陈曙光，“目前在电算化会计工作中存在的问题和对策”，《化工之友》，2006年2期

[2]陈力，“当前会计电算化中存在的问题探讨”，《贵州气象》，2006年04期

[3]黎大均，“会计电算化发展中存在的问题及对策”，《沿海企业与科技》，2005年第2期

[4]王育刚，“当前会计电算化存在的问题与对策”，《山西焦煤科技》，2006年10期

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关键词：会计电算化；会计系统；内部控制

一、会计电算化条件下内部控制的现存问题：

1.“一身多职，越俎代包”现象严重，安全意识淡漠

传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。再加上安全意识淡漠，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，“一身多职，越俎代包”现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。

2.原始凭证数字化，易于伪造

在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险，计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了机会。

3.内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大

电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

4.数据的安全性、保密性差

很多时候，企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。

二、对于存在的问题，提出以下几点防范措施：

1.电算化会计系统的规划管理

（1）硬件配置规划计算机硬件的投入必须随着会计电算化应用程度的逐步深入而逐步投入。

（2）软件取得规划财政部（94）财会字第15号文件规定：各基层单位应当根据本单位的管理需要，积极创造条件，逐步实现会计电算化。

2.电算化会计系统的实施管理

选择购买商品化会计核算软件是实现会计电算化的基本途径。该软件是否通过评审；是否符合会计核算软件的基本功能规范；技术指标是否满足需要。

3.电算化会计系统的人员管理

为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程和注意事项；明确上机人员操作会计软件的内容和权限，严格管理操作密码，不与他人共享，并定期修改口令和密码；操作人员离开前应执行相应命令退出会计软件，非授权人员不得随意操作计算机会计软件；完善上机操作日志并指派专人保管。

4.电算化会计系统的控制管理

（1）数据输入控制计算机的数据处理有惊人的高速度和准确性。为保证会计数据输入的准确性，使用的会计核算软件必须符合《会计核算软件基本功能规范》，必须保证原始数据本身真实。

（2）数据处理控制会计电算化的数据处理控制是对会计数据处理准确性、可靠性的控制。

（3）数据输出控制数据的输出控制一方面要由硬件设备的正常运行来保证，另一方面需要特别强调的就是数据的打印控制。

5.电算化会计系统档案管理

妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质，存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场，并定期进行检查和复制，坚持双重备份制度，防止会计档案丢失。为了确保数据和信息安全、完整，便于调用、更新和检查，应当对存储数据的各种磁盘或光盘做好标识，妥善存档，有关文件的修改、更新等操作都应附有书面授权证明，并登记整个操作过程。

6.电算化会计系统内部审计制度管理

（1）对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵循《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合内部控制制度的要求，凭证附件是否规范完整。

（2）审查机内数据与书面资料、实物资产的一致性，是否账表相符、账实相符、账账相符；对不符合要求、错误的账表要及时纠正和调整。账实核对是保证医院会计资料真实、完整的根本途径。

（3）监督数据保存方式的安全性、合法性，防止非法删除、修改历史数据等现象发生。

（4）对系统运行各环节进行审查，如：输入、输出、存档等，防止重复、遗漏和错误操作；针对薄弱环节进行有效控制，提高系统的安全性、可靠性。

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一、加强内控管理，建立并适时调整内控考核指标

为完善科学的激励约束机制，提升我部的内控管理水平，强化会计、出纳制度的执行力度，坚持贯彻总行内控考核的“客观性、公平性、实操性、综合性”原则，制定网点在会计结算方面的内控考核指标，并根据业务发展的变化和趋势，适时调整了我部银企对账、单位结算账户管理和事后监督三个方面的考核内容，不断加强和细化各项业务的内部管理，通过长期有效的内控考核机制，有效防范和化解经营风险。

二、加强对人民币单位结算账户的管理，顺利完成xx年账户年检和账户管理系统批量迁移两项重点工作，确保我部结算账户的有效性、合规性

(一)严格按照《佛山顺德农村商业银行股份有限公司人民币单位银行结算账户操作规程》的有关要求，对单位账户的开立、变更、备案等业务进行严格把关，确保资料齐全，手续完备。目前我部存量单位结算账户共户，xx年新开各类结算账户270户，变更账户资料120户，撤销各类账户118户。

(二)按总行信息中心ecif账户系统的管理要求，严格审阅账户资料的完整性、规范性，确保资料归档的准确性、及时性。xx年通过ecif系统传递资料共1250份。

(三)顺利完成人民币单位银行结算账户年检和账户管理系统批量迁移工作。历经半年时间，通过我部全体员工的共同努力，纳入本年度年检范围的账户户，已年检户，完成占比%，同时辖内18间营业机构的单位结算账户也均已迁移成功，涉及户数户。

三、进一步加强空头支票的监控与管理，保护持票人的合法利益，防范结算风险，维护支付结算秩序，增强我部结算质量和社会信誉

采取按月通报我部签发空头支票的情况、及时跟进与了解、控制售卖支票数量、严把开户质量关、停止其支票结算业务等措施，多管齐下，严格支付结算管理。同时还开展了一次以“规范票据行为，禁止签发空头支票”为主题的设点宣传活动，大力宣传票据的相关法律法规，进一步扩大影响。xx年我部停止单位支票结算业务户，共开出空头支票51张，同比xx年开出空头支票68张减少了17张。具体如下：...............商业秘密省略

四、加强事后监督管理工作，进一步规范业务操作，严防案件发生

xx年随着我行事后监督0cr系统的正式上线，标志着我行集中事后监督工作已顺利完成，为配合总行工作的顺利开展，我部共开办5次培训、交流会，并针对上线后出现的各类问题制定《总行营业部事后监督考核办法》，按月、按季进行考核、通报，并从10月份起每隔10日公布一次近期存在问题，就期间重点注意事项进行重申、规范，不断加大对网点事后监督工作的管理和考核，进一步规范各项业务操作。

五、加强对辖内现金调配、人民币收付业务和假币收缴工作的管理，确保现金正常流通，消除假币对社会稳定性带来的负面影响

(一)做好辖内现金管理及现金调配工作，在总行下达的库存限额中进行合理分配，按月监控网点的月日均库存金额，并按季下发月日均库存金额的考核通报，根据网点业务量和需求量的不断更新，xx年先后两次调整了我部各营业机构的库存限额。

(二)认真履行岗位职责，严格执行假币收缴和报送规定，严格按照人民币收付的有关规定，认真为群众办理残缺污损人民币的收兑停止流通人民币业务，及时对回笼款项进行整点挑剔，防止对外支付不合规定的人民币。在总行开展的人民币收付和假币收缴业务检查中，11间支行中只有我部得满分。

(三)配合做好亚运前反假货币“百日行动”的宣传活动，选取收缴假币数量较多、人流量较多的网点进行设点宣传

六、加强会计印章管理，切实做到严格规范、专人保管、专人使用和专人负责

根据总行下发的管理办法，重申并细化了我部印章管理的有关规定，进一步规范了印章的申领、使用、停用和保管，切实做到严格规范、专人保管、专人使用和专人负责。今年8月份，我部停用的各类会计印章275枚，启用新会计印章186枚，均严格按规定进行启用和停用，对印章的日常管理常抓不懈，确保印章无漏登、无遗失。

七、继续加强检查与监督，防范会计结算业务的操作风险

(一)狠抓专项检查，明确检查目的，提高检查针对性。xx年共开展各项会计结算业务检查13次，投入检查人员人次，累计个工作日。具体包括年终会计决算真实性检查、账户使用合规性检查、会计档案资料检查、商业汇票承兑和贴现业务专项检查、亚运前反假货币工作检查和汇兑业务合规性检查各1次，重要空白凭证及印章管理和存款风险滚动式检查各2次，银企对账单回收情况检查3次。

(二)完善整改纠错机制，对检查中发现的问题及时跟进、验证整改效果，并提交整改报告到总行相关部门。

八、加强队伍建设，提高整体人员素质。

(一)制定优秀业务人员定向培养计划。以“与时俱进、大兴学风、以人为本、苦练内功”为指导思想，坚持“理论联系实际，因需施教、学以致用”的基本原则，采取“业余自学与岗位实践相结合”的方法，通过不断变换角度与角色的方式，力争在短时间内迅速提升个人业务水平，加强我部会计结算人员的整体素质。

(二)促业务、推发展，及时开展各项业务培训。xx年共开展各项业务培训次，培训内容包括ocr系统和反假数据报送系统上线培训、货币反假知识培训、新工业务培训、网点日常会计结算重点、难点业务培训等。

九、其他

(一)高度重视、全力以赴、积极配合总行完成重点工作。在我行以直接参与者直联方式接入支付系统、以集中直联模式接入支票影像交换系统工作中，及时召开宣传动员会议，向xx多个企业客户进行宣传推广，使系统在停运期间，得到客户的支持与配合，确保系统升级期间各项结算业务的顺利过渡。