保密责任管理制度范文

导语：如何才能写好一篇保密责任管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、加强组织领导，确保责任落实到位

为做好信息公开保密审查工作，领导高度重视。健全组织机构，确保领导到位。调整充实了保密工作领导小组，由局长王成双同志任组长，分管保密、信息工作的副局长杨慎敏同志任副组长，各股室处负责人为成员。领导小组下设办公室，由王强同志兼任办公室主任，并落实了办公室工作人员，负责信息公开保密审查工作具体事务。形成了主要领导亲自抓，分管领导直接抓，专职人员具体抓的良好格局，为开展信息公开保密审查工作奠定了坚实的组织基础。

二、完善机制，确保制度到位

建立健全了信息公开保密审查机制，明确了审查职责。今来，结合司法行政工作实际，建立了《县司法局保密工作管理制度》、《县司法局要害部位保密安全管理制度》、《县司法局档案保密管理制度》、《县司法局送阅、传阅文件保密管理制度》、《县司法局会议保密管理制度》、《县司法局领导干部保密工作责任制》、《县司法局保密岗位工作职责》、《和非互联网保密管理制度》、《和非移动存储介质保密管理制度》、《网络保密制度》、《公共信息网络上信息保密管理制度》、《互联网维修、更换、报废保密管理制度》等。

三、开展保密宣传教育情况

为认真做好保密机要工作，结合工作实际，切实把保密教育工作贯穿于日常工作中。在平时的学习例会上，多次强调做好保密工作的极端重要性。组织全体干部职工认真学习了《中华人民共和国保密法》、《国家工作人员保密守则》等保密工作规章制度以及省、州、县保密工作有关文件会议精神等。对办公室档案管理员、文书收发等对保密要害部门、部位保密工作人员加强保密教育。做好保密工作的检查督促，促进全体工作人员提高思想认识，增强做好保密工作的业务能力。

四、互联网信息公开保密审查工作开展情况

（一）严格实施有关互联网信息保密管理制度，加大保密审查力度。

对主动公开的政务信息，由局办公室确定并制作、更新。在起草公文和制作信息时,对文件内容是否公开提出拟定意见,对属于免于公开的政府信息说明具体理由,由股室负责人审核并报单位分管领导审批后报局信息公开保密审查领导小组审批。各处室及个人未经许可，不得私自连接集线器(HUB)、不得将私人互联网接入局域网。

（二）抓好互联网信息系统的保密管理。

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关键词：档案知识管理；安全保密

档案管理的发展，从实体管理、计算机管理、信息资源管理发展到知识管理阶段，档案面临着因管理方式、保存条件、技术变化带来的安全隐患。档案的安全保密工作是一项重要的基础工作，档案中包含一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，档案的不当管理以及密级档案的泄密，将在一定程度上造成危害。本文从档案保管过程中的安全保密工作、档案利用过程中的安全保密工作、档案信息化建设中的安全保密工作等几个方面展开，谈谈档案知识管理中的安全保密工作。

1 做好档案保管过程中的安全保密工作

1、档案库房管理中的安全保密工作。档案的库房管理是档案安全保密工作的重点。库房要具备“八防”要求，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房要配置严格的库房管理制度，并由档案管理人员负责管理，无关人员无特殊情况不得进入档案库房。

2、区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。保管期限的确定，是根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，使保存的档案既能反映和维护一个单位的主要职能活动与历史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的确定，是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》），国家保密局制定的《国家秘密保密期限的规定》中指出，各单位在确定国家秘密事项的秘级时，应当同时确定保密期限，保密期限除有特殊规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。

3、强调档案管理人员的职责。档案人员对档案的安全保密负有义不容辞的责任。档案安全保密工作的好坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作是一项细致、艰巨的工作，档案管理人员要依据规定、坚持原则，按照档案管理规章制度严格办事，时刻注意，防止档案信息的泄密与档案实体的损坏，确保档案安全。

2 做好档案利用服务过程中的安全保密工作

正确处理好档案利用与保密的关系。档案部门应解放思想，改变传统观念，在严格做好保密工作的前提下，积极主动开放档案，最大限度发挥档案的价值。保密和利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，不可偏颇，可以从以下几个方面来保障。

1、管理制度建设。档案室需要制定阅览制度、外借制度、复制制度等利用规章制度。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用开放范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作能有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保文件信息的不失密、不泄密以及文件实体的完好无损。档案管理的规章制度应简明严密，便于在工作中执行，并且在实际工作中不断加以完善。

2、人员队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质，对档案的安全负有直接关键的责任。首先要具备良好的政治素质，要有高度的责任心与事业心，热爱档案事业；再者要具备较强的业务素质与文化素质，档案专业理论知识扎实，熟悉档案法律法规，熟悉馆藏档案内容，还要较强的工作能力，能及时处理解决利用中出现的一些问题。

3、落实监督措施。档案利用监督是做好档案利用过程中的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案安全保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用者必须遵守档案管理规定，在指定场所按规定查档，严禁标记、折叠、抽取、撤换档案。档案管理人员要在利用者离去之前，再仔细检查翻阅被利用的档案，发现问题及时处理后入库。有l件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。

3 档案信息化建设中的安全保密工作

随着信息技术的快速发展，以网络方式提供档案信息服务和交流档案工作信息，已经成为现代信息社会档案事业发展的一个重要特征。依托互联网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建档案信息公享服务平台。网络的共享性、开放性特征决定了其系统的脆弱性，必须采取有力的措施来保证档案的安全与保密。

1、物理防护。档案馆建设要质量达标、面积符合、功能设施完善，保管的硬件条件安全规范，配备监控器、报警器、自动灭火器、温湿度控制等安全保护设施设备。

2、技术防御。主要从网络安全技术、病毒防护、访问控制、数据加密、网络隔离等几个方面来保障。（1）网络安全技术，采用防火墙来负责防护单位内部网络与Internet之间的访问，防火墙可以控制哪些档案信息可以被外界访问，以及外界哪些用户可以访问本单位内部的哪一些服务。（2）病毒防护，主要的病毒防护手段是全面部署杀毒软件，对单机可以采用单机版的杀毒软件，如360、诺顿、瑞星等，对于档案网可采用相应部署的网络版杀毒软件，如瑞星网络版等。（3）访问控制，对查询用户访问档案网络，进行档案资源的获取的权限进行严格的控制和认证。例如，对口令进行加密、认证用户身份，通过设置用户访问目录或全文的权限，控制档案网络的设备配置权限等。（4）数据加密，数据加密通过对网络中传输的档案数据加密，传输到达目的地再解密，还原成原始档案数据，目的是防止非法入侵的用户盗用档案信息。（5）网络隔离，网络隔离主要通过两种方式，一种是用隔离卡来实现，隔离卡主要应用于单机的隔离；另一种是用隔离网闸来实现，网闸主要应用于隔离整个网络。另外，还需定期对服务器、工作站等进行安全检查。

3、管理制度。建立档案信息安全管理制度，如《档案数据安全保密制度》、《档案数据上网审查制度》、《档案数据移交管理制度》、《电子文件与数字档案登记备份制度》、《档案人员工作职责》等，妥善处理档案开放与档案信息安全的关系，明确档案安全责任到人的制度。硬件安全工具和技术手段在网络信息安全领域只是辅助手段，没有责任心强、业务素质好的档案管理人员和完善的管理制度，是无法保证网络信息安全的。很多时候，档案的安全与否就在于档案管理人员的一念之间，档案人员要用责任与行动来捍卫档案的安全。

4、异地异质保存。对纸质档案进行数字化扫描，一方面在档案利用时通过对数字化档案的利用，保护了档案原件，另一方面可以对档案化档案向对应的档案管理部门进行数据备份。重要档案可以采用异地异质备份保存，档案因受载体的影响，以及客观自然环境的影响，异地异质保存是对档案的双重安全保障。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]杨春缘.试论档案的保密与档案的利用关系[J].兰台世界，2012（12）.

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第一条为了加强计算机信息系统国际联网的保密管理，确保国家秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关法规的规定，制定本规定。

第二条计算机信息系统国际联网，是指中华人民共和国境内的计算机信息系统为实现信息的国际交流，同外国的计算机信息网络相联接。

第三条凡进行国际联网的个人、法人和其他组织（以下统称用户），互联单位和接入单位，都应当遵守本规定。

第四条计算机信息系统国际联网的保密管理，实行控制源头、归口管理、分级负责、突出重点、有利发展的原则。

第五条国家保密工作部门主管全国计算机信息系统国际联网的保密工作。县级以上地方各级保密工作部门，主管本行政区域内计算机信息系统国际联网的保密工作。

中央国家机关在其职权范围内，主管或指导本系统计算机信息系统国际联网的保密工作。

第二章保密制度

第六条涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。

第七条涉及国家秘密的信息，包括在对外交往与合作中经审查、批准与境外特定对象合法交换的国家秘密信息，不得在国际联网的计算机信息系统中存储、处理、传递。

第八条上网信息的保密管理坚持"谁上网谁负责"的原则。凡向国际联网的站点提供或信息，必须经过保密审查批准。保密审批实行部门管理，有关单位应当根据国家保密法规，建立健全上网信息保密审批领导责任制。提供信息的单位应当按照一定的工作程序，健全信息保密审批制度。

第九条凡以提供网上信息服务为目的而采集的信息，除在其它新闻媒体上已公开发表的，组织者在上网前，应当征得提供信息单位的同意；凡对网上信息进行扩充或更新，应当认真执行信息保密审核制度。

第十条凡在网上开设电子公告系统、聊天室、网络新闻组的单位和用户，应由相应的保密工作机构审批，明确保密要求和责任。任何单位和个人不得在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上、谈论和传播国家秘密信息。

面向社会开放的电子公告系统、聊天室、网络新闻组，开办人或其上级主管部门应认真履行保密义务，建立完善的管理制度，加强监督检查。发现有信息，应及时采取措施，并报告当地保密工作部门。

第十一条用户使用电子函件进行网上信息交流，应当遵守国家有关保密规定，不得利用电子函件传递、转发或抄送国家秘密信息。

互联单位、接入单位对其管理的邮件服务器的用户，应当明确保密要求，完善管理制度。

第十二条互联单位和接入单位，应当把保密教育作为国际联网技术培训的重要内容。互联单位与接入单位、接入单位与用户所签定的协议和用户守则中，应当明确规定遵守国家保密法律，不得泄露国家秘密信息的条款。

第三章保密监督

第十三条各级保密工作部门应当有相应机构或人员负责计算机信息系统国际联网的保密管理工作，应当督促互联单位、接入单位及用户建立健全信息保密管理制度，监督、检查国际联网保密管理制度规定的执行情况。

对于没有建立信息保密管理制度或责任不明、措施不力、管理混乱，存在明显威胁国家秘密信息安全隐患的部门或单位，保密工作部门应责令其进行整改，整改后仍不符合保密要求的，应当督促其停止国际联网。

第十四条各级保密工作部门，应当加强计算机信息系统国际联网的保密检查，依法查处各种泄密行为。

第十五条互联单位、接入单位和用户，应当接受并配合保密工作部门实施的保密监督检查，协助保密工作部门查处利用国际联网泄露国家秘密的违法行为，并根据保密工作部门的要求，删除网上涉及国家秘密的信息。

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通过政府网站安全漏洞专项整治行动，堵塞安全漏洞，消除安全隐患，落实管理责任，加强安全管理，提高信息安全保障能力和水平。专项整治行动要坚持“谁主管谁负责、谁运行谁负责、谁使用谁负责”的原则，各部门各单位负责本部门的政府网站及下属网站自查并接受市、区检查。

二、组织领导及分工

为保障本次专项整治行动扎实推行，成立政府网站安全漏洞专项整治行动领导小组，组长由副区长谷云彪同志担任，成员由区科技和信息化委员会、公安分局、区保密局分管领导组成。领导小组下设办公室，办公室设在区科技和信息化委员会。各有关部门要明确分管领导和具体人员，按照全区部署做好专项整治。具体分工：

专项整治行动由区科信委牵头，公安分局、区保密局、区政府各部门共同承担。

（一）区科信委:负责本次专项整治行动的总体组织、协调工作。负责检查网站信息安全管理情况，组织检查网站的软硬件环境及风险漏洞等。

（二）公安分局：负责检查网站中被敌对势力攻击的情况，包括被敌对势力攻击、窃取信息等，并进行相应处理。

（三）区保密局：负责检查网站信息内容的安全保密情况，并进行相应处置。

（四）各部门各单位：负责检查本单位所属门户网站、业务网站及下属单位网站的安全情况，并接受市、区检查。

三、检查范围及重点

本次检查范围主要是接入互联网的政府网站，包括区政府门户网站、业务网站及各单位门户网站。检查的重点内容：

（一）网站安全漏洞排查

重点进行网页脚本检测、网站挂马情况检测、网站架构安全检测、服务器主机检测、网络边界设备检测。

（二）安全防护措施落实情况

信息安全员是否到位，是否经过相关专业培训，是否具有合格的信息安全防护技能，是否熟练掌握已有信息安全防护设备的使用方法和配置调试。

网站安全防护设备包括网页防篡改、防病毒、防攻击等是否安装到位，账户和口令的管理措施，操作系统、应用软件、病毒防护软件的补丁升级，网站域名安全管理措施等是否严格执行。

（三）信息安全管理制度落实情况

网站信息安全管理制度包括网站安全管理制度、网站信息安全通报制度、信息审核登记制度、网站服务器机房管理制度、网站值班制度、安全责任追究制度等的建立和落实情况。

（四）应急响应机制建设情况

网站信息安全突发事件应急预案制定、演练、落实情况，应急技术支援队伍建设情况，重大信息安全事故处置情况，网站重要数据和系统的灾难备份情况等。

（五）网站安全漏洞整治情况

对网站设备设施、防范措施、安全制度等方面存在的漏洞和薄弱环节的分析排查情况，研究和制定整改措施等情况。

四、工作任务和时间安排

（一）各部门自查阶段：年月中旬。

各部门针对全区检查出来的问题进行研究分析，拿出解决办法，于月日反馈科信委。同时对本部门下属单位网站安全情况进行检查梳理，对发现的问题及时进行整改。

（二）全区整改阶段：年月下旬。

由区科信委会同有关单位针对检查结果，采取架设软硬件设备、修改开发系统、实行全区集中管理等办法，配合各部门对网站漏洞进行整改，同时指导各单位建立管理制度。

（三）迎接全市检查阶段：年月

保障本单位网站安全稳定运行，迎接市有关单位组织的安全检查工作。

五、要求

（一）各单位要充分认识开展政府网站安全漏洞专项整治工作的极端必要性，切实加强组织领导。各负其责，把本次专项整治工作抓出成效。

（二）各单位要制定完备的网站信息安全管理制度和应急响应机制，落实安全人员和责任。对检查中发现的管理和技术漏洞，要积极采取措施，进行配置和升级、加装网站保护设备、及时堵塞漏洞，消除安全隐患。从长远考虑，有条件的单位招聘选拔具有专业知识的工作人员管理网站。

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我们始终把安全保密工作作为本单位全面建设的一项重要内容，摆在突出的位置，常抓不懈。一是成立了保密委员会，党组书记、局长薛俊明同志亲自任组长，各分管局长及相关处长为成员，明确了相关职责。二是把落实领导干部保密工作责任制贯穿到各项工作中去，真正做到保密工作同业务工作一起研究，一起部署，一起检查抓落实。三是领导干部带头自觉遵守保密法律、法规，带头执行中央有关保密工作的方针、政策，带头贯彻市保密委员会的有关规定，带头做到“三个管好”,即管好自己，管好身边工作人员和亲属子女，管好分管业务领导的保密工作；四是分管保密工作的领导坚持每年至少两欠听取部门保密工作的情况汇报，及时解决存在的问题，特别是在研究、部署国土资源管理工作时，凡涉及秘密的，要对保密工作提出明确要求，切实做到“业务工作做到哪里，保密工作跟到哪里”；五是把各部门、单位履行保密工作职责情况纳入年终考核目标内容，作为业绩评定、奖惩、评选先进单位的重要依据之一。六是对那些在保密工作方面不作为的，致使发生泄密事件的，要严肃追究有关责任人的责任。

二、深入开展保密宣传工作

我们在全体干部职工中深入开展保密宣传教育，努力提高大家对新形势下保密工作重要性的认识和维护国家秘密安全自觉性。一是及时传达学习上级关于保密工作的文件精神，增强保密意识；二是运用典型事例开展保密教育，把泄密事件作为典型反面教材，反复宣传教育，使全体人员从中得到警示；三是把保密教育渗透到国土资源管理工作中，特别是在通信、计算机系统使用、办公自动化、测绘保障、地籍管理等工作中，突出保密工作要求；四是对新员工进行岗前教育，使保密教育成为必修课；五是定期开展保密专项教育，要求全体工作人员重温保密守则，保密教育坚持常抓不懈。

三、加强保密要害部门部位及人员管理

一是确定了保密要害部门和部位。经国家认定，我局办公室和测绘处为要害部门，局办公室机要室为国家重点部位；二是保密委员会与本单位的要害部门和部位负责人签订〈保密责任书〉，从而明确了具体保密责任；三是配备了专职的保密员，实行专业化管理，并及时组织和参加各级组织的培训，提高人员素质，为做好保密工作打下良好的基础；四是把保密工作的防和控相结合，在机要室、办公楼内，安装了红外线监视仪，建起了先进的防盗监控网络。

四、进一步建立健全了保密管理制度

一是加强对设密人员管理。做到上岗审查、在岗签约、离岗脱密，特别是出国考察人员，都要签订保密责任书。二是加强文件载体的管理。中央、省、市文件，有些有一定密级，必须加强管理。不管是传递，还是阅文、复印、引用、保存直到上交，各个环节都严格收发制作程序；三是对软盘、硬盘、光盘、录音带、录像带等各类非纸质载体在制作、使用、保管、销毁等环节，严格专人管理，严格移交程序，确保万无一失；四是根据保密工作实际，建立和完善了有关制度。先后建立了〈办公自动化设备保密管理制度〉、〈网站信息制度〉、〈计算机信息系统保密管理制度〉、〈档案保密制度〉等四项制度，规范了保密管理工作；五是对信息工作，明确保密委员会成员、局办公室主任专职管理。

五、加强通信、计算机信息系统、办公自动化设备管理

一是加大保密投入，为要害部门、部位工作人员配备了保密设备。先后投入数万元，建立了标准的局机关机要室、局档案管理室，购置了密码电脑保密柜、档案资料柜，建立保密工作人防、物防和技防相结合的综合防范体系。这些设备和产品都是经市政府集中采购来的办公用品，应该说是符合保密要求的产品；二是严格计算机、传真机、复印机、速印机、扫描仪等办公自动化设备规定，未经保密委员会批准，不得处理材料；三是实行了国土资源信息系统分级防护制度，做到了局域网与互联网的物理分离，局域网电脑与互联网电脑明确区分,严格禁止非保密设备处理保密材料，严格定期检查，发现问题及时处理；四是上网内容严格程序审查、审批，未经批准不准上局域网或互联网公示国土资源管理信息。

保密工作任重道远，在下一步的工作中，我们将进一步提高保密意识，加强保密工作领导，紧密结合国土资源管理工作实际，建立和完善保密工作制度，严格保密规定，加强保密管理，杜绝泄密事件的发生。

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进入机房必须更换拖鞋，任何人不得在机房内吸烟、吃喝东西以及大声喧哗，不得在机房内乱丢纸屑和乱放杂物，设备的摆放必须有序。

机房管理人员要对机房内的所有设备负责。应按设备类型、型号分别登记保管，建立档案管理制度，机房内的计算机设备及配件未经主管领导批准，一律不得擅自带出机房，挪作他用。

机房必须实行值班制度。未经主管领导批准，非机房工作人员不能进入。机房内严禁会客，谢绝参观。如特殊情况必须经同意，在做好进入机房登记后，在有机房管理人员陪同下方可进入机房。

节假日加班，应提前一天通知机房管理部门（人员）填写好机房进出记录备查。上机人员必须服从机房管理人员的安排，严格遵守操作规程。下班前机房管理人员必须做好防火、防水、防盗、防雷等安全管理工作。

机房通讯电话不准因私占用，违者以妨碍公务论处。

内部电子邮件系统管理制度

内部电子邮件系统是指只在本系统内部运行，不对外运行，并只限于收发不的文件及资料的内部系统。

凡的文件、资料、印鉴、号码等，严禁用电子邮件收发，必须依照保密制度，通过保密传真发送。

对已使用计算机软件的外汇业务应用系统采用通信平台传送电子数据，不能用电子邮件系统传送，确保数据安全保密。

内部电子邮件系统指定专人作为电子邮件责任人，负责系统维护、口令管理、账号管理及电子邮件的收发和安全保密工作。

对所有收发邮件，建立邮件收发登记薄，由专人进行归档管理，严格执行安全保密制度。

邮件由专人负责收取、打印，并在收文薄上登记每份文件的收文日期、原文日期、公文字号、标题、收文顺序号、紧急程度，然后交档案管理员签收，并送主办科室批办。

邮箱责任人每天定时提取电子邮件，如发现邮件有误，应立即用电子邮件通知发送者。

主办科室负责时发送邮件文稿拟稿、主管科长核稿、送行领导签发后，交邮箱责任人登记。

经局领导签发后的邮件文稿，由主办科室负责制作成电子数据（如WORD文档、EXCEL文档），交邮箱责任人，进行发送。

密押、密钥管理制度

收到上级行寄来的密押、密钥件时，应交管押人员亲收，其他人员不得启封。

经管人的密押、密钥应在相对保密的环境中操作，不得随意摆放，营业终了要入库（保险柜）保管。经管人遇请假、休息时，按规定办理移交手续，并在密押、密钥保管使用登记薄中登记。

不执行规定而发生事故的，追究当事人责任。

编押机的编押员和管理员，由不同人员担任，并各负其责。编押员负责日常编核密押的业务操作，管理员负责设定编押机的日历、时钟及工作时间区间。管理员原则上由会计主管担任。

编押员和管理员分别设置和掌握不同的开机密码。开机密码是承担责任的个人绝密数据，要严防泄密，应定期或不定期更改。

编押机的保管使用

(1)编押机应由专人保管使用，业务办理完毕或暂时离开时，应即刻关机。营业终了应将编抑机放入保险柜保管。

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一[！]、提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员,人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范,也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求,档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度,从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员,必须把握好档案管理职业的自律性与他律性,首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合,同时也要牢记法律规定,严格遵纪守法,做好《档案法》中要求的每一项工作。

二、增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此,档案人员应绷紧保密这根弦,高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识,学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规,在统一思想、提高认识的基础上,牢固树立保密观念,增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求,为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动,提高业务素质,明确国家最新的规范规定,巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动,对各个易的风险点进行定期自查,一方面差缺补漏,一方面对各档案管理人员提出新要求,以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性,提高档案管理人员的保密意识,督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息,其中不乏个人隐私信息。因此,要做好人事档案管理工作,必须树立高度的责任感,在工作中细致严谨,确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度,各负其责,分兵把守,将责任落实到个人,使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下,自觉维护档案秘密性,做好人事档案保密工作。

三、做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中,我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作,维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑,一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠,档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内,设有专门的人事档案保险柜,由专人负责管理,无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:

一是保证人事档案完整,建立健全管理制度,使用人事档案要经过层层严格的审批手续,有效避免人事档案的损坏,同时,发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救,以免以后遗忘或增加破损;

二是保证人事档案的安全性,提供足够的人力物力财力保障,负责人员要严格职守,积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用,杜绝档案遗失或失窃的问题;

三是保证人事档案存放的统一性与有序性,按照国家相关规定,规范人事档案卷宗排列方式和次序,使人事档案排列有序,整齐规范,便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理,保证好人事档案的安全与保密。

四、落实人事档案保密工作职责

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1档案保密工作存在的问题

档案是一种重要而有价值的社会信息资源,对于档案信息资源,我们既要重视其载体的保管保密,更要重视档案所包含信息的开发和利用,从而实现信息资源的共享,档案所具有的真凭实据的性质和它的权威性在现实中是客观存在的,人们在充分享用档案资源的丰富性的同时,却忽视了档案的保密工作,从而引起了一些问题,档案保密工作的相关人员在进行具体的保密工作时,难免会存在一些问题,这些问题主要表现在以下几方面。

1.1档案保密意识淡薄

随着社会的发展,民主与法制建设的进程得到不断的推进,作为档案的保密工作,其要保密的事项和范围也开始逐步减少,伴随着这一发展现状,人们的保密意识也逐渐淡薄,但这却并不意味着档案保密工作就无密可保了,相反,档案保密的形势变得更加严峻,保密任务和工作也更加艰巨。

1.2事件及载体管理较混乱

对于档案管理的保密工作,在进行管理时,执行操作不规范,随意复制文件的相关资料,文件和资料存放管理不严格,乱放乱存文件和资料;档案秘密的储存物如U盘、移动硬盘等没有建立严格的管理制度,也是随意地乱放,或者没有进行档案文件和资料的备份工作,一旦丢失,就会造成严重的后果,得不偿失;还有的甚至是会无意或有意地将文件和资料卖给废品收购人员,这些问题都给档案保密工作带来严重的安全和泄密隐患。

1.3档案管理的要害部门管理不严格

档案保密工作的那些要害部门在进行档案管理时执行力不高,管理不严格,如对一些人员的管理不严格,没有按照保密要求落实好保密责任制,由于保密责任制或者其他相关的保密制度不明确,导致对有些要害和重要部门的管理出现失控的状况。

1.4档案库房管理中的保密工作不严

档案的库房管理是档案保密的重点,做好库房管理,档案保密工作就多了一重保障,而有些不具备条件的企业或单位,对于档案库房的管理工作不严格,往往将库房附设在机关办公楼内,这对于档案保密工作管理来说是一个禁忌;同时一些企业或单位没有制定严格的档案库房管理制度,一些无关的人员随意进入,造成保密工作的不完善。

1.5绝密档案保密和管理人员素质不高

绝密档案是党和国家的核心,但有些绝密档案保密和管理的工作人员素质不高,责任心和事业心以及保密意识不强,没有严谨的工作作风,绝密档案和非绝密档案没有分别保管,调阅、销毁、移出等工作没有按照规定手续进行办理,这些无形中会给绝密档案的保密工作带来严重的泄密隐患。

2档案管理工作的保密措施

针对以上档案保密工作存在的问题,笔者提出了一些切实可行的措施来防范档案泄密,具体包括以下几点。

2.1加强档案保密工作的宣传,增强保密意识

要多开展档案保密工作的宣传教育,增强档案管理人员的保密意识,同时要加强档案法制的深入学习和舆论宣传,从而更好地进行档案保密工作。

2.2规范事件及载体的管理

由于档案管理的保密工作在载体的管理上不规范和严格,因此要规范事件及载体的管理,以减少文件不必要的泄密。

2.3严格对档案管理的要害部门进行管理

档案管理的要害部门是做好保密工作的喉舌,因此一定要严格对其进行管理,加大管理力度,从而减少泄密隐患。

2.4严格做好档案库房管理工作

档案库房的管理是做好档案保密的关键,因此档案库房应按照国家有关规定单独兴建,并制定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,做好档案的保密工作。

2.5提高绝密档案管理人员素质

绝密档案管理人员要提高责任心和事业心,认识到绝密档案的重要性,树立严谨的工作作风和高度的保密意识,为保守党和国家的绝密工作作出贡献。

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首先，要明确档案管理的工作责任。建立完善的归档制度、保密制度、备份制度、查阅制度及监督管理制度，一方面要有较强的操作性，另一方面要有一定的约束力，确保档案管理工作的规范有序。这样才能使档案信息化管理有序的进行下去。①归档制度，形成档案后，需要及时的将档案进行整理、分类和编号，然后将其归入档案系统；②保密制度，大部分档案具有保密这一特性，只有相关人员才能查阅，一旦档案发生外泄，就会给国家、单位及个人造成极大的损失；③备份制度，形成的档案，根据其重要性的等级，及时备份，以防重要档案的遗失。④查阅制度，档案的保密性决定了查阅档案需要执行严格的查阅制度，这样才能保证档案的安全；⑤监督管理制度，以上的各项制度，需要在一定的监督管理下，才能有效的实行。

其次，要有足够的技术力量支撑。对于档案日常的维护、安全的保护和故障的处理都需要高技术的支持。这就需要配备质量可靠、性能优良的硬件设备，然后有优秀的设计人员设计开发出具有实用性管理档案信息的软件，最后要形成一体化管理的网络系统。档案信息网络平台建立以后，也要投入一定的技术力量去进行日常的维护。随着时展的需要，要求对软件及时的更新和升级。

第三，要有充足的资金。档案信息化建设的投入非常大，需要一套全面的网络平台和整套的设备来实现，这就要投入相当大一部分资金作为保障。光依靠自身的投入远远不够，这需要通过与相关部门沟通协商，共同承担。

第四，要有一定规模的档案数据库。数据库数据太少那整个系统就只能是摆设，使用价值也相应减弱。把各种依靠物质载体的档案信息转为数字化信息，全面建立档案一体化系统，实现资源共享。传统档案由于不能做到资源共享，大量的档案信息存于档案室内，想要寻找和查阅档案比较困难。数据库的规模和内容，决定着档案信息化建设的实用性。数据库的建立，要体现其便捷性，安全性和实用性。只有符合了这三点，才能称其为一个完整有效的档案信息数据库，也才能发挥档案信息数据库的作用。

第五，要使档案信息化建设标准化。档案信息化建设要有一定的标准，才能使档案信息化的在社会上全面推广，如果没有标准，档案在不同的管理系统和操作平台不能实现兼容和统一，那么费钱费力的档案信息化就没有实现的意义。这样，会出现重复劳动的现象，造成人力和财力的双重浪费。不仅如此，最主要会影响档案信息化实际的开发效效果。最后，要有现代化的档案管理人才。信息化管理对档案管理人员在业务方面，技术方面，管理和责任心方面都有更高更新的要求。业务方面，要有一定的业务知识，这是档案管理人才最基本的要求，不难达到；技术方面，这是对档案管理人才新的要求，其中包括计算机操作、数据库建立、图像信息处理等多方面的知识；管理和责任心方面，这是对档案管理人才责任的要求，档案信息存在一定的保密性，在管理方面出现一点的漏洞，就有可能造成档案信息的泄露，大到国家小到单位及个人造成难以挽回的损失，所以管理制度要严密，管理人要责任心极强。抓好在职档案管理人员的培训和进修，使其整体知识结构水平达到信息化要求。

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电子信息档案的管理具有显著的优势，其保存管理方式方便，信息内容通过技术压缩之后所占的空间极小。另一方面，电子信息档案的传输速度快，方便使用和查阅。虽然电子信息档案管理的优点显著，但是其也具有极大的缺点。档案类信息传播速度快，一旦泄露就会迅速的传播，造成巨大的损失。另外，电子信息的加密程度有限，其泄露的风险更大。

二、电子信息档案管理的保密措施

（一）提高电子信息档案管理人员的职业素养和能力

档案管理人员是接触电子信息档案最多、最早、最直接的人员，是档案管理制度最主要的实施者和监督者，对档案的安全起到关键的作用。这种特殊的身份及作用存在就要求电子信息档案管理者不仅要具有良好的职业能力，还要具有较高的职业素养。要求管理人员树立为社会服务的良好服务意识和政治保密意识，有着高度的责任心，在任何环境下都要保持档案信息保密的警惕性和责任心，防止保密信息在不经意间的泄露。另一方面，档案管理工作是非常枯燥乏味的，并且这一岗位并不受人重视。但是档案信息一旦泄露，就会给个人、组织和社会带来不可估量的损失和危害。因此，电子信息档案管理人员要对档案管理工作抱有极大的工作热情，能够全身心的、毫不懈怠的投入到工作当中，及时发现、补救出现的问题，时刻保持高度的警惕性，保证资料的安全。电子信息技术的发展速度非常迅猛，各种病毒、黑客技术层出不穷，更新速度非常的惊人。因此，档案保密工作人员不仅要具有良好的职业素养，也要具有丰富的专业知识，不断更新知识结构，了解、学习和掌握先进的电子信息技术。例如加强应用码技术、数据保护技术等，还要能够及时的了解新兴的鉴别技术、访问控制技术、软件保护技术、病毒检测技术和信息泄露检测及防护技术，对新出现的威胁做好防治措施。相关部门应当定期举行技术研讨会和技术培训课，及时更新档案管理人员的技术进行更新和提高。

（二）建立、健全电子信息档案保密制度

电子信息档案保密制度是做好保密工作的根本，是保密工作人员进行工作的依据和保障，是提高工作人员警惕性和责任心的重要保证。领导对于电子信息档案保密管理制度的重视，是建立、健全保密管理制度的重要基础，是制度得以有效实施的重要保证。因此，上级领导部门应当督促有关人员依据本单位的实际情况，在国家有段政策和法律法规的指导下，建立电子信息档案保密制度，对电子信息档案资料的登记、查阅、复制、保存和销毁等工作程序进行明确的规定，对保密信息管理人员的工作要求和工作规范做出详细的规定。同时，根据单位的实际情况和利用人员的不同目的和要求，制定不同层次的审批程序，保证档案利用的及时性和安全性。并且，在电子信息档案保密管理制度制定以后，相关部门应当根据实际实施中遇到的问题和新挑战，不断的丰富、完善电子信息档案保密制度，保证制度的适用性和有效性。另一方面，上级领导应当督促下级单位建立保密工作监管部门，对保密制度的落实情况进行监督和指导，保证保密制度能够得到有效的实施。

（三）保证电子档案的存储安全

电子信息档案一般保存于硬盘、软盘和磁盘当中，对于其中的磁盘和光盘应当进行一定的处理，防止光盘因此再次被写入无关信息而遭到破坏；资料应当装盒存放，并且涂上防划、防擦涂层，避免存储介质因刮擦而被损坏，致使信息丢失；重要信息应当做好备份工作，防止信息由于设备故障而丢失；应当存放于适宜的环境中，其湿度保持在35~45度，温度保持在17~20度之间，做好防火、防水工作。采用镜像技术对信息进行管理，即两个相同的动态体系同时进行工作，若其中一个特殊出现故障而停止运作，另外一个体系仍然可以继续进行工作，防止信息文件的接受失败和丢失。单位信息的管理应当按照国家有段信息安全法规的规定，进行科学的分档管理。在信息管理系统中安装杀毒软件和补丁程序，防止外来病毒侵入系统盗取信息，及时弥补程序中出现的漏洞。在管理系统中加入网络设备认证工具，管理信息访问设备。

（四）建立电子信息档案查询和使用管理办法