采购验收制度范文

导语：如何才能写好一篇采购验收制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

为了规范原料的采购验收过程，通过明确原料的采购流程、检验要求和不合格的处理，确保原料在受控的情况下使用，以满足配方设计的质量要求，并使之符合相关法规和质量安全控制的规定。

2.范围

适用于本公司原料（单一饲料原料、玉米胚芽粕）和编织袋等的采购验收。

3.职责

3.1采购部：负责选择合格供方，签订符合质量标准要求的合同，按流程要求实施申购，办理不合格原料的退货。

3.2仓管员：负责卸货过程和库存原料的质量跟踪，对不合格品进行隔离标识，严格按品管部通知安排的原料使用，及时办理原料的出入库手续。

3.3品管部：原料质量的综合判断、异常情况的处理。

4.内容

4.1采购验收流程

4.1.1采购计划

采购部根据原料月度需求、原料库存表、市场价格波动分析、原料周转率、原料特性和运输时间等，提出采购计划。

4.1.2沟通审批

采购部按采购计划从合格供应商中咨询原料质量、价格和供货期等信息，对比不同供应商的差异，通过提交相关领导审批。

4.1.3签订合同

经领导审批后，采购部与相应的供应商签订原料采购合同，合同必须包含以下内容：采购原料的通用商品名称、规格、数量、主成分指标、卫生指标、单价、总价、验收方法、交货方式及日期、双方责任等内容。

4.1.4执行合同

双方按照合同约定事项执行。

4.1.5原料到厂后，由库管通过查验货物包装、标签检查，并第一次取样，填写《原料验质、划码凭证》送化验室进行原料初检。

4.1.6仓管部根据品管部初步查验结果，通知搬运工卸货，或通知货车司机退货，未经允许卸货的原料所产生的责任由仓管部负责。

4.1.7质检员根据不同原料的特点，在卸货过程或卸完货后进行综合取样，然后送样到化验室进行化验和留样。

4.1.8卸货完毕后，仓管员清点数量无误，完善《原料验质、划码凭证》内信息。

4.1.9所有原料必须符合《饲料原料目录》的要求，标识清楚规范，否则，禁止接收。

4.2检验要求

4.2.1抽样规范

4.2.1.1按《GB/T 14699.1 采样》的要求，抽取具有代表性的样品，做好抽样登记和标识，并对来货进行相关检查：

Ø 包装检查：确认标签和包装标记是否符合规范要求（禁止出现化学桶或化工包装袋），生产日期、有效期限、含量等是否合理,对存放时间过长，离失效期短的不予接收。注意包装是否完整，有无破损，标签、品名、规格、产地是否与合同相符。

Ø 色泽与气味：是否与该产品应有颜色和气味相符，有无发热结块现象。

4.2.1.2依据来货的种类准备必要、干净的抽样工具，按不同原料的要求进行抽样查验

4.2.1.3原料卸前、卸中、卸后必须跟踪检查，防止变质、掺假等不合格原料进入原料仓库。中间如发现有异常现象，则要求暂停卸货，并抽样重新检定其质量情况再决定能否卸货或退货。

4.2.1.4抽样分布：按随机抽样的原则进行，要求对货车外围与中间按3：7抽取来货，如货物差异明显则分装检测。

4.2.1.5抽样要求：要具有针对性，从整批原料中取出足够有代表性的样品，取样的角度、位置和数量应能代表整批原料，同时，要根据不同原料来货特点，进行针对性的抽样，使抽样能充分反映出该批货物的质量状况。

4.3.1.8编织袋的抽样查验：

Ø 编织袋来货时，由仓管部发出《原料送检单》，通知品管部进行查验。

Ø 品管部按公司的编织袋标准要求予以查验，每品种抽取至少两个，检查其尺寸、重量、印刷内容、字体、外观是否与标准要求相符，合格的来货由质检员在送检单上签名，标明为卸货可用，有一项不达标，必须再抽取10条以上复检，仍不达标即判不合格，由质检员标明为不合格，退货。

Ø 未经品管部查验的编织袋禁止入库使用。

4.3感观检验事项

4.3.1气味：是否新鲜、正常，有无霉味、酸味、哈味、臭味、药味等异味。

4.3.2色泽：是否正常，有无烧焦、变色现象。

4.3.3形状：是否正常，是否有结块，粒度是否符合要求等。

4.3.4其它：有无发热、发酵、吸潮、污染和虫害等。

4.3.5初检装样：

4.3.5.1感官判定合格的原料安排卸货，质检员抽取有代表性的样品，采用四分法分样，根据《原料验收标准》和原料质量分析状况确定化学检测项目，然后装瓶化验和留样（注意要防止抽样过程吸潮的问题）。

4.3.3.2对于不符合感官指标的原料，有气味异常、外观异常、标识不符和大面积淋湿等不合格原料进行退货处理。

4.3.3.3根据不同来货原料的特性，质检员要有重点监控卸车过程中的质量差异，发现问题及时制止卸车，并立即上报主管处理；卸完车的原料要跟踪仓管员悬挂标识牌情况。

4.3.6化验室检验

4.4.6.1化验员接收到质检员采集的样品后，根据标准的检验方法，按《原料验收标准》规定的验收指标进行检验。

4.4.6.2化验员检验完毕后，填写《物料检验报告单》，交由品管部主管审核。

4.5不合格原料处置

篇2

设置合理的组织机构是物资管理活动顺利进行的保证，为了保证物资管理有效开展，必须进行科学岗位分工，严格按着授权审批权限进行业务活动。企业通过完善的组织机构设置和岗位分工体系，不断提高物资管理活动质量，才能实现本业务循环的控制目标。企业应设置使用部门、计划审批部门、采购部门、验收部门、仓库管理部门、财务部门。上述组织机构间的关系非常密切，各个部门的业务活动形成衔接和配合关系，组织机构责任和权限明确、岗位适当分离和有效的制衡。

一、计划的编制和申请

使用部门是形成采购需求的主要动因，也是接受物资的使用部门，根据企业内部制度和程序，编制采购计划，提出申请和对采购物资的要求。使用部门主要职责：考擦本部门的物资需求；及时向计划部门上报；按规定的格式编制计划单，计划单包括年计划、月计划、日计划；并经过审批程序报送有关部门；评价供应商物资质量和服务等信息；参与验收，监督物资采购实施过程。

民营企业主要存在问题：一是物资需求量报不准；二是使用时间不固定；三是所需物资规格型号不准确。造成了物资积压，供不及时，调换频繁。主要原因是使用部门人员专业水平不够，人员不稳定，业务不熟练。解决的主要办法是聘用专业人员，加强内部培训，岗位轮换不要太频繁。

二、计划审批

计划部门是计划审批的职能部门，属于事前控制。计划部门的任务是编制、汇总、实施和监控企业的物资采购和资金支付计划。主要的控制内容包括：按着年度、季度、月、日等会计期间编制采购计划，并按规定进行审批；当采购活动实际情况与采购计划出现差异时，负责办理采购计划的调整手续；监督采购计划的执行情况，对偏离计划的差异进行分析，查明原因并提出解决方案；对日常活动进行管理。

民营企业的优点：权利集中，决策果断，行为快捷。

民营企业主要存在问题：没有专职的计划人员，计划负责人都是兼职，只是对数量的审批，没有精力询价和确认供应商；采购监督力度差，没有采购跟踪，市场调研，总结分析；主要原因是民营企业人员少，一人多岗，工资成本低，没有比较人工成本与材料成本谁低，不能通观全局；解决的方法是设专职计划人员，定期走访客户，建立供应商档案，询价人员与选择供应商职责分离，建立货比三家，比质、比价、比服务。

三、采购实施

采购部门主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，并执行企业的采购流程，保证资金的合理有效使用，主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法，最后采购部门对采购全过程进行控制和监督。

民营企业主要优点：灵活、机动，效率高。

民营企业存在问题：供应商不固定，资质差，产品质量低；供应商一般纳税人少，开发票经常出差，小规模发票多；合同签订不规范，预付款较多，公司法律纠纷多，经营风险大。主要原因是民营企业是家族企业，采购员都是近亲，监督力度差；没有固定供应商，询价和选择供应商都由采购员决定；采购员法律意识淡薄，没有责任追究制度。解决办法建立责任追究制度，让没有关联方的人采购，询价与选择供应商权利分离。

四、物资验收

验收环节也是采购活动过程中重要的控制措施，验收部门要按着合同标准，负责对购进物资的数量、规格、质量等属性进行检查。具体的控制内容包括:根据购进物资的验收结果，评价供应商的产品质量，协助采购部门的选择决策；制定验收程序和验收标准，并将信息传达给采购部门；制定验收人员管理制度，对购进的物资进行实际验收。

民营企业主要优点：验收可观、及时，能协助计划、采购人员工作。主要原因验收岗位不受重视，由非家族企业人员承担，为了不失去工作能按制度验收。

民营企业存在问题:验收人员不专业，没有专职验收人员。解决办法是按制度验收，验收时请专业人员和使用部门参加。

五、物资保管

采购的商品入库后，仓库管理工作一直伴随着商品的使用过程。仓库管理部门主要负责采购商品的接受、储存和保管，实现商品在仓库内安全。主要控制内容包括：负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制，出入库登记；根据库存商品的数量，负责审核使用部门的请购单；仓库自身需要物资的请购；按着企业要求妥善保管物资。

民营企业的优点：控制严格，跑、冒、滴、漏较少。

民营企业存在问题：出入库登记是流水账，没有规范的保管账，出入库查找困难。主要原因管理层重视实物流程，不注重账务管理，保管员工作量大，没有时间和精力登记入账。解决办法减少保管员工作量，建立登记入账制度，建立保管账。

六、物资出库与废旧物资回收

物资出库是成本控制的主要环节，由使用部门提出申请，部门领导审核，公司分管物资领导审批，才能出库；合理制定出库制度是成本控制和提高企业效率的关键点；出库与责任成本相结合，才能提高企业效益。

民营企业出库优点：出库灵活。

民营企业存在问题：手续时而简单，时而复杂，不稳定。过简失去控制易丢失，过复杂效率低。主要原因没有完善的管理制度，缺少懂管理的人才。解决办法引进人才，加强内部培训，建立完善的管理制度。 物资回收：建立完善的废旧物资管理制度，以旧换新，及时处理废旧物资，盘活企业资产。按一定比例对废旧物资管理人员奖励。

七、材料核算

会计部门负责对采购付款活动的资金运动过程进行控制，并确认、计量采购业务活动的会计信息，以及进行采购资金的结算和使用控制。会计部门主要控制内容包括：负责制定采购资金预算和使用规范；传递采购资金运动的结算单据和凭证；设置专门管理采购业务的会计岗位；对采购经济业务进行核算。

民营企业材料核算的特点:国家审计部门检查少。

民营企业材料核算存在问题：出库成本不准确；使用范围不明确，预付款科目使用和明细准确。主要原因财务人员业务素质低，采购员备用金较大。解决办法建立完善的财务核算制度，减少预付款，减少现金支付，降低采购员的备用金额度。

篇3

(一)医院内部控制制度审计

医用耗材采购的内部审计除了对采购全过程的跟踪审计之外，必须审查医院内部控制制度的健全性、完善性和有效性。耗材采购的相关部门都应制定相应的工作制度及流程，如采购流程、验收制度等等，明确各部门或人员的职责权限及相应的请购审批手续，做到采购和付款过程中不相容职务相分离，如采购预算的编制与审批、采购预算的审批与执行、请购与审批等。

(二)采购全过程审计

医用耗材采购的内部审计不同于常规财务审计模式，在耗材采购之前就应介入审查，审计的重点应从科室申请、采购招标、合同签订到验收入库及付款整个采购全过程中的行为是否规范进行。

第一，采购前的审计。

在医院具有良好内部控制制度的前提下，医用耗材在采购前都应由需求科室填写耗材采购申请表，并逐级经相关部门或人员审批后，最终提交至医院设立的专门统一负责采购的部门进行采购。审计人员则应重点对是否按要求办理请购手续、采购申请是否按医院规定经权限人审批、是否超出部门预算等进行审计。

第二，采购招标审计。

医用耗材采购一般采取公开招标、竞争性谈判、询价等方式，招议标由采购部门负责组织安排，提请使用部门、审计、监察、财务及其他相关部门参与。招议标应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，参与人员应对每个投标公司的资质进行审查，整个过程应有完整、清晰的书面记录，中标结果需全部参与人员签字确认。内部审计应重点对采购部门是否采取合理的方式进行招议标、相关部门是否都参与、投标公司提供的资质文件是否符合要求、最终价格是否不超过政府采购中标价等进行审计。

第三，合同签订审计。

根据中标结果，采购部门负责签订合同（协议）。在合同审计中，首先审计人员应重点审查合同条款是否明确、齐全、内容完整，切实可行并符合法律法规，以及有无损害医院利益的条款；其次是合同签约方以及耗材名称、规格、价格等是否与中标结果一致，注册名、规格是否与提供的医疗器械注册证一致；此外对方提供的资质是否齐全，如：医疗器械注册证、营业执照、组织机构代码、税务登记证、许可证、法人授权委托书及身份证复印件等，若签约公司是商，还需提供上级、厂家对签约方的授权书及上述证照，并通过对资质的审查确认合同主体经营资格的合法性和有效性，即对经营范围和有效期限的审查。耗材采购可以分为临时采购和长期采购。临时采购特别是一些时间紧迫的，应重点审查采购申请的规范性以及采购价格的合理性。对于长期采购，经上述步骤签订协议，在协议有效期内，采购部门每周根据临床、仓库库存需求填制申购表，经相应权限人审批后，进行批量常规采购。在这后续采购中审计的重点还应包括审查采购部门采购业务环节记录的规范性和可追溯性。

第四，验收入库审计。

医院应建立严格的采购验收制度，确定验收方式，由专门的验收人员对采购物资进行验收。验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员及时报告，查明原因并及时处理。验收入库审计的重点是审查产品的入库名称、规格、数量、金额等内容与实物、发票、合同是否一致，验收程序是否合规，发现问题是否及时办理退货，验收后是否及时准确入库等。第五，付款审计。财务部门需加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力。该环节审计的重点是审查付款审批手续是否齐全，发票是否有效，发票上名称、规格、数量、金额等与入库单、合同是否一致，以及是否按合同规定的付款方式进行付款等。

二、医用耗材采购管理内部审计的建议

医用耗材采购具有很强的时效性，涉及的范围广、品种类别多，且由于目前内审人员大都为财务专业，缺乏对医用耗材相关知识的掌握，这也就对医院及内审人员提出了一系列的要求。

(一)医院应不断完善内部控制制度，创建良好的审计环境

加强信息化建设，建立完善的采购活动会计系统控制；加强耗材采购供应管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。

(二)内部审计应采取多种方式来进行

审计人员可以通过抽查某一家公司供应的所有耗材，或是选取某月采购的所有耗材，亦或是对某类耗材比如高值耗材的专项审计等方式来进行审计，加强对耗材采购的全方位审计监督，维护医院经济秩序。

(三)内审人员需不断加强业务学习，努力提高综合素质

对于新的内部审计方法、国内外先进审计经验、自身缺乏的医疗知识等都需不断加强学习并掌握，并主动在实践中增加业务能力，从而促使医院内审工作顺利有效地开展。

三、结束语

篇4

关键词:企业 采购业务 内部控制

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。

一、编制需求和采购计划

需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。

二、建立健全采购申请制度

企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。

三、供应商选择制度

选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

四、采购合同管理

企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。

五、采购价格管理

企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。

六、验收入库制度

企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

七、结算付款

篇5

1 目的

规范物资采购程序，控制物资计划、定价、采购、验收、结算五大环节，做好工程设计参谋。 2 适用范围

公司所有地产项目使用物资。 3 职责分工

3.1设计单位：材料、设备选型，技术要求；

3.2施工单位：材料、设备采购计划；按材料计划要求书面申报材料价格。

3.3工程部：计划、验收标准和技术要求审核；审核价格申报表中的材料计划是否符合施工要求。

3.4采购部：材料、设备核价、采购、所有进场物资的验收；负责料价格审核、公布大宗工程材料市场价、材料价格争议处理，汇总审批价格报工程成本管理中心。

3.5财务部：资金财务核算、账务管理、质量验收、出入库核算、材料验收；负责材料价格审批的监督、协助价格争议处理

3.6办公室：物资现场管理（门卫管理：没有采购部通知物资不允许进出场）； 4 采购方式

采购方式分公司统一采购（简称甲供）、施工单位采购（简称乙供）二种。

4.1甲供物资由公司根据工程项目的实际情况决定采购范围，大致原

- 1 -

4.2、上述材料物资范畴（模板）以外的其他材料物资由各施工单位按需据实采购供应。 5 物资采购程序

5.1甲供物资：接受采购计划（采购部）-编制采购计划（采购部）-编制询价（采购部）、招标文件（由招标办组织，使用单位提出材料验收标准及技术要求，工程部确认审核）-组织招标（以集团审批意见为主）-签定供货合同（采购部）-物资运输（供货方）-现场验收（验收小组）-办理入库-领用出库-发票入帐-办理结算-质保服务-支付质保金。

5.2乙供物资：物资使用方提出采购计划-工程部审核计划（确认品牌或技术要求、验收标准）-采购部确认采购价格-施工单位采购-采购部组织验收-物资进场。 6 物资采购计划的管理

6.1物资采购计划分类:甲供物资分月度计划、临时计划二类（表3）, 乙供物资报月度采购计划（表4）。 6.2 物资采购计划填报、审核与提交：

6.2.1工程部于工程准备阶段填写工程物资监管计划（表1）、项目主要物资采购控制表（表3）中的基础内容，由工程部、采购部、财务部共同确认采购方案，完善工程物资监管计划、项目主要物资采购控制表后上报公司领导审批。

6.2.2设计图纸定稿后1月内由工程预决算、工程部将采购计划交项目部。

6.2.3如有漏报、临时急用或需补报物资计划的，须向采购部提交临时用料计划表，但每月不得超过3次。临时采购计划到货时间由工程部、使用单位、采购部协商确定。

6.2.4因工期发生变更,物资采购计划发生变化的,工程项目部须书面

- 2 -

告之采购部,以便保证物资到货的及时性或减少库存中转. 6.3物资采购计划的申报程序

6.3.1甲供物资申报程序:物资使用单位填报物资采购计划申请表—使用单位审批—工程部审批—项目经理—采购部—安排采购业务员采购。

6.3.2乙供物资申报程序:乙供物资使用单位填报物资采购价格审批表(表5)—使用单位审批—工程部审批—采购部核实单价—使用单位采购。

6.4物资采购计划的管理

6.4.1物资采购计划实行“谁使用、谁负责提供采购计划”的原则 。甲供物资采购计划由工程部负责申报，每月25日前将第三月采购计划报采购部。供货周期超过一月的物资工程部根据生产、采购周期相应提前。

6.4.2工程部审核采购计划及验收标准、质量要求,对采购物资质量负责。所有采购计划、物资价格审批表必须有详细的技术要求和验收标准，因技术要求、验收标准不合格除按制度进行考核外，因此而影响物资采购到货时间而造成损失，由计划申报单位承担。采购物资技术要求和验收标准由工程部、项目经理、总工程师审核签字确认生效。 6.4.3财务部工程预决算提供材料预算用量，控制采购总量。 6.4.4乙供物资采购价格审批表在3-7日内完成价格审批手续。 6.4.5甲供物资因计划不准剩余物资能退货的退货，费用由计划单位支付，不能退货的由计划单位承担所有损失 ，相关审批单位承担相应责任。

6.5乙供物资审批价格争议处理（单据传递管理办法：甲供按照办公室制度执行，乙供物资由乙方填报后交甲方项目负责人、项目经理签字确认后，乙方传递至采购部，采购部审批后通知乙方前来领取采购部审批文件，乙方领取审批文件并在审批台账上签字确认）

6.5.1对于采购部审批的物资价格，若施工单位争议较大，由施工单位（于审批台账签字确认时间3日内）提出书面申请,交工程部负责

- 3 -

人签批,由项目负责人组织预决算、采购部、质量安全管理处等相关人员对市场进行调查、复核，7日内给予答复。

6.5.2若施工单位对复核后的价格还有较大争议，由施工单位再次提出书面申请,交工程项目经理签批,由项目经理组织预决算、采购部、质量安全管理处等进行多处联合市场调查，7日内确定最终价格。 6.5.3在价格争议期间，施工单位不得以价格为由停工或推迟工期。 6.5.4申报价格后因市场或施工要求需变更材料品种或规格型号的，施工单位应在材料进场前按上述程序重新申报审批，并注明原因。 7 物资采购验收管理

所有进场物资必须严格验收，没有采购部通知所有物资不允许进入施工场地。甲供物资通知验收责任主体为采购部，乙供物资通知验收责任主体为项目负责人，物资进场管理责任主体为办公室。 7.1物资采购验收程序

7.1.1甲供物资—物资采购人员通知验收小组到货时间—采购部通知验收小组人员到现场—验收小组现场验收—填写验收报告（表6）—办理出入库手续（表7、表8）—填写设备\材料使用许可证（表9）—物资进入施工进场。

7.1.2乙供物资供（表5）—使用单位通知项目负责人到货时间—项目负责人通知验收相关人员—物资运输到现场—验收小组现场验收—填写验收报告（表6）—填写设备\材料使用许可证（表9）—物资进入施工现场。

7.1.3乙供物资出场—使用单位通知项目负责人项目负责人通知验收相关人员—填写出场材料登记表—物资出场。 7.2物资验收管理

7.2.1采购部负责组织工程部、监理单位、使用单位、财务部成立联合验收小组。

7.2.2重要物资验收：电梯、设备、大宗物资、主体工程、隐蔽工程所有进场物资都必须作为重要物资进行验收，要求验收小组全员验收。

- 4 -

工程用砂、石，由监理人员或项目负责人验收。

7.2.3验收小组成员由各部门申报，原则上各部门验收人员不能低于3人（甲方含监理不少于3人），验收人员经公司批准后成立验收小组成员库，验收时临时从验收小组成员库中随机抽取。

7.2.4采购物资原则上在确定供货单位时,供货单位必须送样至工程部,由工程部、监理单位、使用单位、采购部、供货单位、质安处共同确认样品，不能送样品的要确认详细的技术要求及验收标准。 7.2.5严格按样品、采购合同中技术要求及验收标准进行验收，有样品的严格按认可的样品验收，严格验收型号、材质、技术参数、等级、生产厂家、供货数量、供货时间与采购合同中一致，抽验数量不能低于供货量的10%。 合同中的技术要求及验收标准最终由工程部提供，项目经理、总工程师确认。

7.2.6不需专业机构检验的物资在验收现场要有明确的验收意见。验收合格物资、颁发设备\材料使用许可证，并在3日内办理入库手续。 7.2.7现场验收不合格、有质量问题的产品，要有明确的处理意见，并填写供应商不诚信问题处理报告单(表10)，迅速上报相关领导。 7.2.8所有进场物资（特别是施工材料）验收合格方能进入施工场地，在未验收合格之前严禁进入施工区域。夜间验收要于当日下班前通知验收小组（甲方由采购部负责通知，乙方由该项目负责人通知），原则上不夜间不进行验收工作（施工急用物资除外）。 7.3样品的管理

7.3.1所有使用物资能送样品的原则上必须送样品。

7.3.2物资原始样板由公司领导、设计院、工程部、质量安全处、招标中心、供货单位共同签名确认。

7.3.3所有样品要分类登记，由监理负责保管。 8 物资采购仓储管理

8.1公司原则上不在施工现场设臵仓库，实行零库存管理。

8.2采购物资到现场后与使用单位共同验收，验收后直接与使用单位现场移交，直接进入施工单位的仓库。

- 5 -

8.3采购人员在与施工单位现场移交时办理入库、出库的手续。 8.4使用单位库存量与使用量之和原则上不超过总用量的95%。 8.5使用单位在入库前发现物资的损坏、损耗由供货单位承担责任,入库后的物资的损坏、损耗由保管单位承担全部责任。 8.6仓库盘存管理

8.6.1财务部根据材料物资类别、品种、规格、型号设立明细账（表11）。并根据已确认的入库单时序登记物资出入库明细帐。

8.6.2每月25日为仓库的结账日，每月最后1-2日为盘点时间，财务部、采购部、工程部等部门共同盘存，认真统计上个月材料的入库、出库及结余情况。

8.6.3盘存的具体事项：

8.6.3.1盘存前，保管员必须将材料物资进行分类，按品种、规格和型号分门别类摆放整齐，并先按帐面数打印出物资台帐。

8.6.3.2盘存时，逐一清点实物，细心做好账、卡、物的核对工作，认真清点每种物资、仔细核对物资台帐，对材料物资进行账账核对和账实核对，并记录盘存实际情况。

8.6.3.3盘存后，所有现场盘存人员必须在物资台帐上签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。

8.6.3.4盘存期间已收到而未办妥入帐手续的货品或已办理出库手续尚未提货的货品，应另行分别存放，并予以标示。

8.6.3.5所有盘存财务都以静态盘点为原则，因此盘存开始后应停止材料物资的进出及移动。

8.6.3.6盘存使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘存人员签认始能生效。

8.6.3.7对盘盈、盘亏物资的处理由财务部出具《物资盘盈、盘亏处理意见报告表》(表12)，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、品种、规格、型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，5000元以内（含

- 6 -

5000元）的报项目经理审批，超过5000元的对责任人进行责任追究后报公司董事长审批。审批后交财务部和采购部各一份进行账务调整。

9 物资采购合同的管理

9.1采购合同采用由公司领导、法律部门审核的标准合同文本，非标准合同文本在签定前必须通过法律部门审核。 9.2采购合同严格按合同审批程序进行报批。

9.3采购部、财务部、综合办公室合同原件各存档1份，并进行分类编号管理。

9.4采购部对合同执行情况进行跟踪，每月汇总合同执行情况形成报表上报（表13）。 10 物资采购结算管理

10.1供货单位、采购部、财务部以验收单据、采购合同共同核实结算金额，并确定付款额度。

10.2采购员负责填写申请汇款单,并按集团规定程序报批,每月15日、30日集中按合同约定内容支付两次物资采购款。 10.3物资存在质量问题未解决前禁止支付货款。

10.4支付最后货款（不含质保金）前应开据全额发票入帐后办理付款手续。 11 考核:

凡违反以上管理制度的，根据具体情况给予责任人50～1000元的考核。

12 本制度由采购部负责解释、考核，自下发之日起执行。 附件：工程材料进出场登记表

- 7 -

附件：

工 程 材 料 进（出） 场 登 记 表

注：此表一式两联。第一联由施工单位材料员保管并存放在现场，建设方工程管理人员随时进行检查，完工时作为工程结算的重要依据随结算资料送工程成本管理中心；第二联登记后即交工程成本管理中心存档。

- 8 -

施工单位负责人： 施工单位材料员：

工 程 材 料 价 格 审 批 表

工程名称：

施工单位：

项目负责人签字（审核材料计划）： 物管部领导审核：

施工单位申报时间： 年 月 日

篇6

关键词：采购业务；控制；制度

中图分类号：F253 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2012）01-0222-01

采购业务的内部控制制度设计,就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督,认真考核,使采购业务规范化、标准化、制度化。

一、企业采购业务活动的内容。采购业务涉及实物资产收入、使用和处置，又涉及资金支付结算事项。以制造业为例，企业的采购业务内容主要包括：（一）生产或管理部门根据采购预算或计划提出采购申请。企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货需求来分析决定生产授权，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告。（二）对采购申请作出审批。审批人根据职责、权限等程序对采购申请作出审批。（三）实施采购。采购的过程包括联系商家、谈判、签订采购合同等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。（四）验收商品或劳务。采购物资或接受劳务后理应对着订单或购货合同进行验收，由独立部门或人员对货物或劳务进行品种、规格、数量和其他内容进行核实，并出具验收证明资料。（五）支付款项。（六）进行账务处理。以支票结算为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其相关账薄。（七）对采购工作进行检查和评价。

二、采购控制制度的具体设计。根据《内部会计控制规范――采购与付款（试行）》的要求，实现企业采购业务的控制目标，单位应建立以下制度。（一）采购业务岗位分工制度。只有进行了科学的岗位分工，才能有效预防采购业务的中的弊端，保证采购业务活动的合法性、合理性和经济性。（二）采购业务授权批准制度。（三）请购制度。企业应建立采购申请制度，依据购置物品或劳务类型，确定管理部门，授予相应的请购权。（四）采购业务审批制度。对于超预算和预算外的采购项目，应明确审批程序，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要对请购申请进行审批。（五）采购业务验收制度。（六）采购业务付款制度。（七）采购业务监督检查制度。企业应建立采购业务内部会计控制的监督检查制度，明确监督检查机关或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

三、采购业务的具体内部控制方法。以制造业企业为例，一般而言，我们把采购业务的环节归纳为采购预算、请购、采购作业、验收入库、货款结算、账务处理及检查分析与评价六个环节。如下图所示。

（一）采购预算。采购预算是根据销售计划或生产进度，由使用部门填报“采购预算申请单”，经有关部门核准后，交采购部门编制。该环节具体控制工作有以下几个方面。1、划分申请采购部门。对于常备原料和生产用常备物料，通常由使用或仓储部门提出申请；对于常备物料中非生产用物料和非常不物料，可以由总务部门提出申请。2、采购预算编制。采购预算编制依据是个申请采购单位已获批准的“申请采购单”。采购预算内容包括采购品名、规格、质量标准、数量、单位价格等。3、采购预算批准。采购预算批准需要经过单位预算管理委员会通过。如果单位未建立全面预算管理体制，单位主要原料及其他金额较大的存货采购应有总经理、主管存货采购的副总经理、“三总”（总工程师、总经济师、总会计师）和相关部门负责人通过会议或联审等形式进行集体决策。（二）请购。采购部门收到请购单后和在最终发出购货订单前都必须对于对该数量、订购对象及发出购货订单时间三个方面做出决定。请购环节应从以下方面进行控制。1、采购申请控制。有关部门或人员应按以销定产和库存合理的原则，根据单位预算和实际情况，及时向有关部门提出采购申请。凡是不需用、不急用的材料一律不得采购或提前采购。2、审批控制。审批人根据职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应该要求请购人调整采购内容或拒绝批准。（三）采购。采购作业是以审批过的请购为依据实施采购的过程，在这一过程中要决定供应商、采购价格、签订合同等事情，它是整个采购环节的关键控制环节。1、供应商的选择。选择供应商不仅要货比三家，而且更要注意从企业的战略出发，考虑原材料供应的长期性、稳定性。2、采购价格的控制。采购价格是最容易出现违纪、违规问题的环节。采购价格的控制需从组织、程序、授权与批准等方面进行控制。通常要首先控制制定价格的标准，可以考虑成本项目、价格制定方法等因素。3、采购数量、时间的控制。采购数量控制是对订购多少的控制。采购数量多，价格就便宜，但不是采购越多就越好。对采购数量的控制，采购部门应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内。（四）验收。验收从以下两个方面进行。1、凭证审核。凭证审核的内容包括对入库存货的相关凭证加以确认。发现问题应及时与采购和生产部门联系，并采取相应的措施。2、数量、质量的检验。对数量的检验包括实际交货量与交货通知单的数量是否一致；实际数量与订货单副本数量是否一致；实际交货量是否能达到生产作业计划中的需要量等。（五）付款。付款环节则侧重于现金流控制。付款申请由债权人已经销售发票提出，送交采购部门的采购人员，采购人员报采购部门主管审批，经审批后的材料报送财会部门审核，审核无误后，由出纳直接付款。（六）采购业务检查分析与评价。单位应定期与供应商和对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。采购与付款业务监督检查的内容包括：采购与付款业务相关岗位与人员的设置情况，采购与付款业务授权审批制度的执行情况，采购与付款业务验收制度的执行情况，应付账款与预付账款的管理。

作者单位：范丽娜 河北定兴第一中学

姜永涛 华北电力大学科技学院动力系

参考文献：

[1]国际内部控制师协会（IIA）著.内部控制实务标准[M].中国内部控制协会编译.北京:中国时代经济出版社,2003.

篇7

[关键词]采购与付款业务流程；内控

采购过程透明化、标准化,让采购的每一个过程均留下痕迹,让每一个业务都可追溯,对降低采购成本有举足轻重的作用,是企业内控制度的需要,本文拟以采购业务流程为线索,探讨ERP环境下购货与付款业务流程的内部控制设计。

一、传统方式的采购与付款业务内控的局限性

由于技术条件的限制,目前我国大多数企业的采购与付款主要通过人工操作实施内控。在现代企业中,仅仅依靠这些传统的手段无法满足内控的要求,其存在的局限主要体现在以下两个方面:

1.控制效率低下。在相互牵制、相互核对、检查监督等重要的内容措施实施过程中,包含大量的信息提取、传输和校验等工作,这些工作大多依靠手工进行。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布辽阔,管理的区域越来越宽,管理的内容越来越多,信息处理工作量非常大。如果采用传统手段,效率低、速度慢、准确度差,需要花费大量的人力物力。现代经济学理论认为,制度能否得到有效执行的一个关键因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及经济效率低下可能造成企业的内控制度流于形式。

2.难以避免主观因素的影响。现代企业提倡“以人为本”的管理理念,因此在制度的制定和执行过程中不能忽视人性的弱点。在我国企业,通过人工进行内控难以逾越以下两个障碍,给企业留下风险隐患:(1)人情障碍。我国社会有重视人情关系的文化传统,在对关键环节的控制中,难免发生由于控制人“抹不开面子、迈不开人情”而丧失原则的情况。(2)素质障碍。员工在内控程序执行过程中,由于各人业务素质的差异,难免发生错误或疏漏。

3.采购过程难以透明化、标准化。因在手工状态下,对单据的查询、追溯难度很大,难以实现采购信息透明化,因人为操作,虽制订了相关的制度,但对其执行的考核难发操作,故相关制度难免不流于形式,更谈不上标准化采购。

二、利用ERP系统进行内控的优势

利用ERP系统进行内控可以有效弥补现有人工控制的缺陷:

1.通过ERP系统的建立,统一了信息平台,使业务和财务数据均来源于一个平台,保证了数据的唯一性。

2.在统一的平台上工作,极大地提高了工作效率。

3.将业务流程通过ERP软件系统固化了业务流程并实施控制,可以克服人为因素的干扰,做到一丝不苟、铁面无私。

4.因采购与付款的业务过程可以通过ERP系统追溯查询,采购信息通过ERP系统公开化、透明化。

三、如何实现ERP下的采购与付款业务内控

ERP环境下的购货与付款业务是优化了材料采购和物资审批流程实施办法以及财务工作业务流程、操作流程等,优化了资金支出审批流程,提高了应对市场变化的反应能力和财务管理水平。通过岗位设置,将请购、审批、询价、比价、采购、验收、付款等岗位职责分离,从形式上保证了相应的独立性,将请购、采购、验收、库房管理全部信息化,关键环节均留下可追溯的痕迹,做到采购全员监督透明化管理,使公司物流管理更精细,相关内控制度得到更有效的保证和执行。具体业务流程如下:

1.请购与审批

该业务流程是:对专用物资的请购,由物资需求部门指定专人根据生产计划进行请购,在ERP系统内录入请购单,根据物资用途注明请购类型、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等,由部门负责人审核请购物资的必要性和准确性,根据不同请购类型指定请购类型审核负责人,对该类型的请购合理性进行审核。

对通用物资的请购,在存货管理模块中预设本企业仓库最低存货量,只要现有库存达到再订购点就可以自动提出采购申请,由仓库负责人进行审核。

为确保内部控制程序的有效实施,在ERP系统中,应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工,请购与审批不能为同一人;请购权限的设定、请购项目的范围、请购商品价格的预先设定和请购单的编制权限,应由具有相应授权的独立部门和人员分别执行,ERP系统内的经济进货量和最低存货采购量的修改和增加必须附有相关批准文件。

在ERP环境下,系统应内置严格的请购业务批准程序,并且这种程序可以在ERP系统定制固化。应内置的批准程序包括符合企业请购政策的业务批准程序和不符合企业请购政策的业务的特殊批准权限授权。符合企业请购政策的业务批准程序包括采购量的审批和采购价格政策预前审批。在审核请购商品的品种、规格和数量时,应充分利用ERP的集成性,调用生产制造和进销存等模块的信息,设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制,避免给企业造成经济损失。

请购流程保证了物资采购从源头得到控制

2.询价与确定供应商,采购合同的订立与审核

采购部门在收到请购单后,对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单采购部门应在确定的合格供应商中进行询价。对一些大额、重要采购项目,应采用竞价方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。询价与确定供应商岗位应分离,不能为同一人。订购单的内容应当包括:商品的品名、数量、价格、厂商名称和地址。ERP采购系统虽是一个有效的采购平台,但即使如此,供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程也需要用制度加以规范。ERP系统内供应商的资信、到货率直接影响到对供应商的评估,所以供应商信息资料需要专人维护,应建立有效的供应商评审机制,只有评审合格的供应商才能进入供应商目录。评估程序的不当或资料的不准确容易造成选择供应商的不恰当,由此形成的不能供按时、保质保量供货便是这一环节所面临的风险。

在ERP环境下,系统应内置严格的审核程序,确保订购单所列内容的完整性和可接受性,该程序的使用应由企业预先制定的最佳信息提供支持,该模块应当具备及时更新的内容。例如,某种商品近期的市场价格(或可接受价格的高低范围)、规格、型号以及供应商的距离、信誉等。为确保信息更新的准确与及时,同样信息的更新必须由特别授权的人员进行修改并附相应的文件。在ERP系统中,在接收到已批准的请购单之后,系统会自动生成订货单并连续编号,经系统连续编号的订货单在经授权的采购人员确认之后形成正式的采购订单和采购合同,采购合同经审批后生效,采购订单会自动分别传送至检验部门、仓库管理部门、请购部门、财务部门。采购合同信息和采购订单信息一致,采购合同除包含采购订单具有的所有信息外,还具有更详尽的付款信息和质量保证信息等,采购合同作为物流和资金流联系的纽带,而采购订单主要是物资信息,和在ERP内将规定的内部审核机制固化在系统内上,应严格单据完整性检查,审核项目不完整的单据将不能流转到下一步骤。采购合同的订立和审核不能为同一人。

3.验收商品

验收部门接受有效的订单代表企业接收供应商发运来的商品,验收应当逐一比较所收商品与订购单的要求是否相符,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后盘点商品并检查商品是否符合质量要求。

验收是采购业务的重要控制环节,ERP系统中应当控制所收商品与订单所列内容相一致。验货入库后相关的采购单在ERP内部也会进行自动检查,当差异超过了预先设置的界限时将会被拒收。只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离,这一环节的风险是较小的。

为了防止验收部门无法验证某些特殊商品(例如化工产品)是否符合质量标准,ERP系统中规定特殊商品的验收必须经授权的人员检验方可确认验收。验收之后,验收部门在ERP系统中应对根据采购订单生成的收货单点击确认,并由此生成连续的验收单,作为验收和检验商品的依据(特殊商品还需授权人员确认),验收合格的物资自动传送给仓库部门作为其入库的依据。与此同时,系统还会将生成的验收单传输至财务部门,以备付款。

4.储存已验收的商品

本环节理想的控制程序是:单独设立存放商品的存储区,确保实物资产的安全与完整。实行资产的保管与采购的其他职责相分离,减少未经授权的采购和盗用商品的风险。在ERP系统中预设定期盘点提醒模块,对已经到期的商品的盘点工作,应由不同的部门来履行。

5.付款控制

企业财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

为了降低编制付款单过程中出现的遗漏、重复、错误计价或其他差错风险,付款单应由系统根据采购合同给定的付款时间结合入库单、验收单、采购发票自动生成。系统中的付款单应记录采购合同号,以便于体现合同与付款两者之间的勾稽关系。开具付款单前系统内部程序应能自动核查入库单、验收单、采购发票的完整性。在职责划分上,开具付款单业务与存货保管业务、存货验收业务和编制采购合同业务是不相容职务,不能由同一人执行。

6.发票过账

财务部门收到采购部门传来的采购发票应核对:①确认供应商发票的内容与请购单、合同、验收单、入库单是否一致、完整,供应商发票金额计算是否正确;②生成付款单计算的金额是否正确,是否有被授权人在凭单上确认付款和延期办理付款的日期。所有未付凭单应保存在未付凭单部门的未付凭单档案中,以待日后付款。

为确认购货的真实性、确保购货记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性,ERP系统应具备单据追踪能力,在购货系统生成总账所需凭证时,应能联查验收单、订单、入库单等,保证记录购货程序的完整性。

7.付款

为防止审批手续不全、账户信息错误带来的不应有损失,财务部门授权的人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额是否一致。此环节在确保系统形成的金额下付款,支付风险应当较小。

综上所述,全面、有效的内控离不开信息手段与传统手段的协调配合。ERP系统可以方便地实现各个不同业务模块之间信息的即时传递,可以使企业的内控体系实时反映运营状况,将内部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工状态的内控有质的飞跃。但是,技术不是万能的。首先,并不是所有的控制目标都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟。仅凭ERP系统不能保证万无一失。其次,ERP系统只是一种工具,能否发挥作用取决于管理当局的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等环境因素。因此,只有将管理思想与信息技术完美结合在一起,才是企业内控有效的解决之道。

篇8

1、建立完善了一套完整的物资管理制度，包括物资的目标管理制度、物资的供应和使用制度及奖罚制度。使得物资的采购、加工、运输、储备、供应、回收和处理得到了有效的控制、监督和考核，顺利实现当期施工任务和物资效益的合理化。此外，对物资管理人员进行业务培训及考核，实行奖罚并重的原侧，进一步提升了物资管理人员的业务素质。

2、把好物资采购关。要建立以领导分工负责，由财务、仓库及采购人员组织的审查小组，严格审查材料采购合同，对采购物资实行三对比的办法，即比材料质量、比运距，坚持质量择优而选、价格择廉而买、路途择近而运的原则，此外，采购人员还必须做到腿勤、眼勤、嘴勤，熟悉市场行情，掌握市场动态。在采购具体材料前首先要向供料单位索取产品合格证或出厂质量证明单，并对证明单上所列各种材料、质量、数量、规格认真审查，将证明单、合格证或试验单送交验收人员和资料员。采购、调拨人员在采购中发现的质量问题和解决情况要作详细记录以便备查，对各种材质证明要有登记和签收手续。

3、严格物资进场验收制度。大宗材料一律由现场收料员、领工员和班组长共同验收，做好试验并建立台帐，其它材料由保管员验收入库。物资到场后，由现场材料员就其质量和数量进行检查、验收并办理手续。现场材料员、管理员对进场入库材料要严格执行验规格、验品种、验质量、验数量的四验制度，明确了在以下情况下的物资不予验收：(1)呆滞积压、质量低劣的材料；(2)无使用对象的特殊材料；(3)超储备定额悬殊的一般材料；(4)打短线物资应视生产施工的需要，不能超过3-12个月的用量，超出者不予验收；(5)成件包装物资要进行抽查，凡质量、数量等与收料单不相符的不予验收。

4、做好进场入库物资的保管工作，减少损失和浪费，防止流失。根据各类材料的特点，采取有效的保管措施，建立健全保管制度，标识牌完好无缺。做到先进先用，对于各种工料应采取随班组转移的办法，按定额配备，增强职工的责任感，减少丢失和避免混用，情节严重的要给予重罚款。仓储材料按不同规格科学合理摆放，标志鲜明，便于存取、查点。为了保证仓库安全和材料不致变形，按材料性能分门别类，按类分库，采取相应措施做好防渗、防潮、防腐、防火、防老化等工作。

存在的主要问题

1、由于物资工作项目杂、量大，虽然坚持完成了各项工作，但还没有完全做到面面俱到，一些工作中存在“差不多”思想。

2、整体业务素质和专业技术水平还有待进一步提高。

下半年工作重点

1、一如既往，积极探讨物资供应路子，不断完善公司物资供应的规范管理。

2、进一步规范落实本部门的岗位职责、工作要求和工作标准、物资仓储管理、劳动纪律、质量信息等目标任务。

3、进一步增强服务于生产一线意识，把牢进货计划关和质量关，杜绝无计划不审批进货、超计划和重复进货，严格控制物资储备定额，认真筛选合格的供货厂商，积极配合技术部门把好质量关。

篇9

【关键词】全面加强财务工作采购管理库存管理

随着公司规模的扩大及内部控制的需求，各公司的财控工作已更进一层渗透到公司的每一个角落，并已在实际工作中取得一定的成绩。在公司财务控制中，物资管理问题已变得十分突出。本人结合各法规的学习心得及实际工作，针对物流控制的课题谈谈笔者的观点：

一、全面加强财务工作

1.要有全面财务管理及实际操作经验的主管执行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司财务管理的发展方向。同时要赋予他人相应的职权，以便开展工作。

2.财会部门的会计人员要明确分工，建立岗位责任制，做到人人有压力，事事有人管。当然同时应建立相应的激励机制，这样才有利于长期提高工作积极性，发挥每一个会计人员良好的职业道德作风。

3.会计人员要做到所管辖的账目、账账、账物相符，及时保质保量地上报各项财务报表，真实合法地提供各项财务数据。

4.认真履行财务监控职能，与相关部门建立好物资单据的交接、监管、控制的管理体系，与物资设备管理部门、采购供应部门、产品销售部门要经常沟通，及时协调，形成制度。发现问题，做到有规可循、有章可依，严格按制度办事。

5.加强成本核算，严格各种支出费用审计，定期搞好财务分析，及时反映资金物化运动中各环节情况，当好领导参谋。

二、加强采购管理

1.选择合格称职的采购人员。一个好的采购员既要了解公司的经营和生产，还要掌握原材料的性能知识，了解原材料的市场行情，熟悉财务制度。为加强控制，有关管理人员同样要熟悉市场、销售渠道及有关知识。发现采购人员有违规舞弊行为应立即调离岗位，及时处理，甚至除名，决不姑息，决不能让其在经济上占有任何便宜，并追究责任。

2.建立物资采购计划和审批制度。公司在总体计划的基础上有具体的采购供应计划。具体物资采购时，应严格按照“先申请、审批再采购”的原则办事。无申报审批手续的，仓库不予验收，财务不予报账，一切经济责任自负。“先斩后奏”的做法，要淘汰到底。否则，“例外”的事情屡禁不止。

3.加强采购质量管理。要使公司的产品质量稳定，必须使用质量稳定的原材料。管理人员应对常用的原材料按照公司的产品质量要求制定标准采购规格，并分送采购员，供应商，仓库验收员和有关管理人员。若采购员所进物资质量不符合标准采购规格所提出的物资质量要求，仓库可以拒绝验收供应商的货物，并予以退回，经济责任自负，或采取价格折让的方式。

4.加强采购间隔时间和采购数量管理。物资采购数量应根据生产状况和库存量的变化来决定，科学地制定合理采购间隔时间和原材料采购量，对企业减少积压、降低成本是至关重要的。基本原则是既保证原材料的充足供应又无过多的剩余及过长时间的积压。

5.采购价格的控制。原材料价格的高低直接影响公司直接成本和效益，应做到货比三家。在确定供应商及价格前对市场行情进行广泛调查，以取得公平、公开、保质、低价的效果。另外，不管采购的物品价值大小，首先要有索取增值税发票的概念。索取增值税发票也是降低成本的一个方面。

三、强化物资的验收、储存管理

1.建立严格的验收制度。所采购物资按类别、规格、供货单位、数量及破损进行入库前的验收，并按物料编号开具收料单办理入库手续，对加强物资控制是至关重要。手续虽繁琐，不能随意减而淡之。验收员一定要按操作程序进行验收，验收合格后要在有关账单上加盖验收章并由采购员、质检员、验收员签字，以及主管人员同意账单金额付款签字，形成连锁控制。2.加强储存管理。仓库保管员对入库物资井然有序地分门别类、摆放整齐，并定期检查，及时整理。这样可以克服库房物资储存管理的混乱，杜绝原料滞存时间过长变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生，保证企业成本控制，同时要建立健全有关规章制度，如货品标牌、保安、防火、卫生等，进行有效控制。

3.坚持定期库存盘点制度。库存盘点能有效全面清点库房的库存物资，检查原材料的实际存货额是否与账面额相符，及时发现问题，以便实施有效控制。有条件的情况下，要求每季对库存进行一次盘点，但至少一年要一次全面盘点。盘点工作必须有财务人员参加，盘点时应对每一种库存物资进行实际点数。实际存货数与账面库存数进行比较，计算库存短缺率，与公司规定的短缺率进行比较，按规定进行奖励或惩罚。

四、加强物资发放管理

1.凭单发放。领料单上准确地记录库房向各部门发放物资的数量、经办人员及领导签批，严格执行凭单领料有利于杜绝无单领料，少报多领，控制库房的库存短缺，也有利于核算各部门的生产成本，控制原材料的种类和数量，减少各部门车间的积压、耗费。同时领料单及时上报财务部，有利于财务核算、监督。同时领料的用途要注明清楚，以便财务核算准确，费用考核正确。

2.严格控制补发料。补料单要详细注明其原因，并由主管领导签批。由于用料等人为操作不当造成的补料，应追究他人责任，不可弄虚作假。

3.生产订单完单分析。每月应定期做完单分析，完工单要交财务部、生产控制、成品管理等相关部门。生产订单数、实际投产数、合格品入库数、不合格品数等逐一清楚，对提高投入产出率的分析及时提供了第一手资料。

4.提倡原材料主料尽用。虽然物料的领用控制是以生产订单作依据的，但因为物料的包装（如整卷、整筒、整包、整捆）等特殊原因可能造成主料有余，这时就应提倡尽用，否则天长日久，余下的料就变成滞存料了，这样还大大降低了生产成本及物料成本。至于可能与销售部门所订的销售订单收货的正付比差造成了矛盾，但从公司利益出发，公司部门之间是可以妥善处理的。

五、加强成品库房管理

1.建立严格的成品入库制度。强化成品入库制度是保证公司生产的产品都能产生收入。成本控制固然重要，但企业产品若不能如数入库，则企业计划的预期收入就会落空，成本控制的效率就不能实现。放松这一环节，就可能出现有的人内外勾结，钻制度空子，使公司资金、利润流失。很多公司花钱上了ERP或其他物流控制的系统，只要按系统的要求操作，且严格有序，就能达到目标。

篇10

关键词：物资采购 三方验收 企业和谐

1.课题研究的意义

物资验收是物资采购的最后环节，不把好最后这一关，一旦伪劣、不合格的物资流入生产，后果不堪设想。它将会给企业造成严重的经济损失，甚至留下安全隐患。因此，煤炭企业必须强化物资验收管理工作。企业要加强物资验收管理，应从三方面入手。

2.多举并措推进完善三方验收管理制度

2.1 制定完善的物资验收管理办法

⑴联合验收。成立验收小组，验收小组应由以下成员组成：仓库保管员、使用单位、修理厂。

⑵验收的原则。无计划、超计划不验收的原则；联合验收的原则；验收人员签字的原则；验收记录存档的原则。

⑶验收的准则。①采购资料及资质证件的验收。验收小组要认真核对采购资料及资质证件，要求必须证件齐全，采购资料与合同要求相符。②质量的验收。到货物资验收小组要按合同规定的标准、技术协议等进行验收。③数量的验收。物资数量原则上应全部验收，按重量计量的全部检斤称重，按件数计算的全部点数，按理论换算的全部检尺换算重量，以实际验收的结果为实收数量。一切物资均需按合同规定的计量方法进行计量验收，在规定误差范围内按实发数量验收进账，超过允许误差率者，则作为数量不符处理。符合下列情况的可抽样检验：包装严密，打开包装容易损坏物资质量或不易恢复原包装的；供应渠道稳定，信誉度较高，供货数量大，包装完整无损的；理论换算的物资规格整齐的。抽检比例不少于一次进货量的5%，抽样的物资要有代表性，要按生产批次、规格型号的不同分别进行抽检。抽检中发现不符合规定要求或有问题时，要进行全部检验。

⑷验收记录及相关资料。物资验收后，及时填写验收记录，验收小组成员分别签名。验收记录要完整、准确、清晰、客观、真实地反映验收的全过程，用词准确恰当，不主观臆断，模棱两可。验收记录及供方提供的必要证件，定期归纳、存档。合格的验收记录作为财务挂账的依据。

⑸产品质量跟踪、追溯。对新供货方所供物资发放后，在使用过程中进行质量跟踪、追溯。填写质量信息反馈单，以便对发生的质量问题及时处理。

⑹验收时间。一般物资（除外委检验物资）无质量异议的当日验收完毕；大宗材料要在三日内验收完毕；大型设备要在五日内验收完毕；有质量异议的物资，放入待验区，请有关部门鉴定，时间不超过七天。

⑺责任追究及奖罚。验收小组成员明确责任，各负其责，互相监督。因责任心不强或弄虚作假而造成入库物资质量不合格，数量短缺的，对直接责任者免职、调离工作岗位并处以相应额度的罚款，对间接责任者处以相应额度的罚款；对坚持原则严格验收，拒收不合格物资的验收人员，根据拒收物资额度给予相应奖励。

2.2 创建一个完善必要的计量、检测条件

随着科技的进步，现代化企业管理的升级，安全理念的提升，企业生产对物资的需求更注重的是物资内在质量及其性能，这对物资验收工作提出了更高的要求，企业应当根据生产经营的需要及时增添计量、检测所需的仪器、设施等，加强检测手段。若企业不具备检测条件，而要求强制检测的物资，送国家指定的专业检测机构检测。另外，还应当定期对验收人员进行业务培训，学习先进的技术、检测方法。

2.3 验收人员应具备良好的业务素质和职业道德

⑴爱岗敬业。验收人员必须热爱自己的岗位，有高度的责任感，不怕吃苦、不怕脏、不怕累。

⑵不断学习。当今社会，是科技时代、知识时代。新物资、新产品不断地涌现，要想尽快地去认知、熟悉，就必须不断地学习，更新知识，提高业务水平。

⑶坚持原则。物资验收是一项原则性比较强的工作，验收人员必须把坚持原则放在第一位，严格地遵守各项规章制度，对违反规定、违背原则的事坚决抵制。

⑷廉洁自律。在物资验收工作中，会经常与供货方打交道，验收人员必须廉洁自律，大公无私，不循私情，不吃、拿、卡、要，秉着客观、公正的态度处理质量方面的纠纷，维护本企业的利益，保持良好的企业形象。

3.取得效益

3.1促使企业现代化管理迈出了重要的一步

它作为全矿物资考核闭环管控系统的重要组成部分，将预算管理、计划管理、生产管理、物资管理等紧紧地连在了一起。