会计档案整理规则范文

导语：如何才能写好一篇会计档案整理规则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、目前各高校文件归档管理现状

为了了解高校实施立卷改革的现状，笔者于今年4月重点调查了全国各地比较有影响的38所高校，其中有10所高校没有进行立卷改革，仍然按“卷”进行管理，占调查对象的26．3％；有10所高校全部实行了立卷改革，改“卷”为“件”，实行了文件级管理，占调查对象的26．3％；有18所高校“卷”、“件”并存，一般只对党群和行政两大类进行了立卷改革，占调查对象的47．4％。目前高校归档文件管理产生这种混乱现象的主要原因，在于对《规则》的理解不一致，以及《规则》本身有些条文的规定性比较模糊，难以具体操作，使得归档文件整理工作出现了一种各自为政的无序状态。这种局面有悖于高校档案业务建设各环节标准化、规范化的要求，对将来在标准化基础上建立档案信息网络，进行馆际间档案信息交流是很不利的，应该引起高校档案管理工作者以及相关管理部门的重视，迅速采取有力措施加以规范，使高校档案管理工作健康发展。

二、文书档案符合《规则》归档范围

《规则》对归档文件的定义是：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。首先什么是文书档案，文书档案亦称普通档案，我国档案行业标准《档案工作基本术语》的定义为：反映党务、行政管理等活动的档案。高校档案工作采用国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》），《分类法》把高校档案分为：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会10大类?熏这10大类档案都是纸质档案，不包含声像档案。而在这10大类中党群、行政和外事三大类显然属于文书档案，很明显地符合《规则》立卷改革的要求。正因为如此，也成为大部分高校“卷”、“件”并存的主要原因。

三、正确理解《规则》限定使用“归档文件”的专指性意义

为了配合《规则》的贯彻实施，解决《规则》中有些条文的规定性比较模糊，难以操作的问题，由中国大百科全书出版社出版的，由参加《规则》制定的有关同志编写的《归档文件整理工作指南》（以下简称《指南》）中指出“本标准旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作”。高校十大类档案除党群、行政和外事类档案属于文书档案外，其余七大类档案的性质如何辨别呢？《指南》第三章第二节对归档和不归档的范围作了明确界定，具体列出的“应归档的本机关的文件材料”中9、13、20条（43～44页）是这样规定的：

9． 本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；

13． 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料?鸦

20． 本机关编印的情况反映、简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。

以上3条依次地把高校《分类法》中的财会、基本建设、仪器设备、科研、产品生产与科技开发、出版等六大类的档案都包含进去了。因此我们认为：高校档案中的这六大类文件应属于文书档案范畴，也可以按文件级进行管理。而《指南》中“暂不涉及科技、会计等专门档案……”又如何理解呢？首先什么是专门档案，《档案学词典》定义专门档案即专业档案，它是某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。《档案工作基本术语》中的定义为：反映专门领域活动的档案。归纳起来我们认为所谓专门档案是指专业管理机关所收集的本机关从事本专业活动形成的档案，而专业管理机关所收集的本机关从事非本专业活动形成的档案则不属专门档案而是普通档案。如高等学校在本校教学活动中形成的教学档案以及建筑设计院在本院从事建筑设计工作中的设计方案、设计图纸等形成的档案都属于专门档案。而高校的基建处在本校基建过程中收集的该基建项目的设计方案、设计图纸对高校而言就是普通档案，不属专门档案。

四、对高校《分类法》中教学类档案立卷改革的思考

对学校而言，教学档案虽然属于专门档案，但对高校教学类档案的8个二级类目的具体分析表明，多数二级类目的归档文件属于文书档案，可以按《规则》要求，取消案卷，实行文件级管理。只有少部分反映教师或学生教学活动的文件材料形式复杂、格式多样，如自编或主编教材、指导书，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料，各专业试题库等，这些文件材料具有明显的分散性；又如学生学籍表、学生成绩总册、课程表等具有按年度划分的特殊性。对于这部分文件材料的整理，我们认为仍然可以按《规则》要求，遵循归档文件形成的规律，强调“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得到充分体现。这个归档文件整理原则与传统立卷原则是一致的，因此将这部分比较分散的教学类归档文件按原来立卷的归档范围来整理成为“件”。

五、海南大学综合档案室立卷改革的实践

我们海南大学综合档案室全部将“卷”改为“件”，实行文件级管理。现将实施过程中“卷”改“件”不同之处和需要注意的问题提出来同大家探讨，期望使立卷改革工作更加成熟和完善。

1． “件” 的界定

一般情况下“件”的界定按《规则》2．3执行。对于高校归档文件的整理，根据高校归档文件的特点，建议按如下方法进行整理：

原则上按责任者移交文件的形式（如份、本、册等）为一件。

新生录取按本科、专科或省内、省外生源为一件；学生学籍表、成绩总册、在校生名册以一个班为一件；课程表按学年度分上、下学期各为一件；教学计划、教学大纲以每修改一次一本为一件；试题以一个学科或一个专业为一件；论文以篇为一件；毕业生名册按不同学历各为一件，毕业生统计表为一件；就业统计表为一件。

一个科研项目或按科研项目不同阶段的材料为一件。

基建按《建设项目文件归档要求与档案整理规范》项目文件的组卷要求，装订好的一册为一件。

设备按申请报告、批复、批示与设备说明书及整套随机文件材料作为一件。

出版物按一本为一件。

会计分别按一份会计报表、一本会计账簿、一本凭证为一件。

2． 装订

装订以“件”为单位进行。《规则》规定只要符合档案保护要求即可，没有对装订采用什么方法做具体要求。我们推荐三种方法：

（1）采用粘贴办法装订。凡一件在5页内采用粘贴办法。先把文件靠左对齐，上或下对齐，然后沿左边3毫米内涂抹乳白胶粘贴。由于文件薄，不影响复印与扫描。

（2）采用不锈钢订书钉装订。文件厚度在5页以上，订书机能够装订牢固的范围内，在靠左边1厘米内处装订，同样不影响复印、扫描。既方便，又省时、省工。

（3）采用三孔一线法。对较厚的、不能采用订书机装订的文件采用三孔一线法装订。此法便于拆开复印、扫描。

3． 归档章的设置

由于高等学校档案的特殊性，一般不移交档案馆，故在归档章的项目设置中不必设置室编件号和馆编件号，只需设置件号就可以了。为便于利用档案后准确放回原位，在档案章的项目中增设盒号。为了减少档案工作人员的工作量，可采取直接在归档章上刻上比较固定项目，制作永久、长期、短期三个不同保管期限的归档章。如海大综合档案室“永久”归档章设置的形式为：

说明：归档章的规格按《规则》尺寸要求，年度也可刻2位数，依本单位情况而定。

4． 编号注意事项

编号是以件为单位，同一个保管期限内，文件按排列顺序编顺序号。应特别小心的是页码少的文件，容易夹带漏编，一旦漏号，将使得后边的文件编号全部涂掉重新改动，耗时又耗工。在编件号时，先用铅笔编件号，待计算机将全部文件著录完毕后，才正式把件号用号码机打上或用碳素墨水钢笔填上。

5． 建议

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一、预立卷工作及预立卷功能设计的基本概述

档案部门负责全公司的型号产品生产研制加工、经营管理、行政业务、基本建设等活动产生的科技文件和档案管理，档案来源复杂、种类繁多、内容丰富，涉及12个门类，分别有文书档案、经营档案、会计档案、科研档案、航天产品档案、质量档案、基建档案、设备仪器档案、教学档案、特种载体档案、民品档案、其他档案等。根据公司的职能设置和所担负的工作任务，由各职能部门分别负责本部门形成文件资料的收集、整理、组卷等预立卷工作，如公司办公室负责文书档案的预立卷，财务部门负责会计档案的预立卷，设备部门负责设备仪器档案的预立卷，基建部门负责基建档案的预立卷。

档案系统的应用是建设数字档案馆的基础工作，档案系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，其中预立卷管理功能包括了用户登录、档案案卷新建与修改、卷内文件录入与修改、案卷（卷内文件）顺序调整、案卷间文件调整、生成卷内目录、生成脊背标签、生成移交清单、查阅统计等功能。本系统在公司办公网络平台下运行，有档案部门系统管理员确定并设置可使用系统的部门及用户的初始登录密码，预立卷部门的资料员按照文件资料收集整理和组卷规范登录档案信息内容。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期的归档工作。

二、档案系统预立卷存在的问题

（一）对预立卷功能模块功能了解不够。档案系统的功能设计很灵活实用，经过3年的应用预立卷部门仍有不会使用的现象，对相关字段的适用范围不清楚，相关字段的使用存在混淆和错误的情况，案卷顺序颠倒时不会调整，卷内文件排列顺序错误也不会调整，不同案卷下的卷内文件可以进行调卷的功能几乎都不会用，也不会通过系统进行查找检索。

（二）著录不规范。预立卷资料员对著录规则缺乏正确认识，特别是在案卷和文件题名上，题名不能揭示档案内容、过于冗长、不适当省略等问题常见。以一台设备的档案为例，设备档案一般包括设备采购申请审批、招投标资料、随机资料和安装调试验收资料，但在组卷时资料员是按收集的顺序，将资料装入多个档案盒，再按档案盒数量分别建立了几个案卷，题名分别是设备资料+（一）（二）（三）......，这样的题名过于省略，不能揭示案卷内的内容。

（三）重点档案未进行数字化处理。有价值、意义重大的文件未转化为电子文件，文件为电子文件的又未利用档案系统归入档案数据库。如固定资产投资项目立项阶段的项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件，均有纸质和电子文件，但现在只归档了纸质文件。

（四）预立卷资料员档案业务能力有限。公司多年实行信息化管理，OA系统得到了迅速普及，预立卷资料员本身所具备的计算机操作技能足以胜任文件著录的工作，但资料员多数是兼职资料员，日常工作繁杂，处理文件时间少，没有系统的档案专业知识，对归档范围、分类整理、著录要求等理解有限，难以专心搞好预立卷工作。

三、具体解决措施

（一）预立卷部门要了解掌握归档范围、组卷原则，随时或分阶段进行预立卷工作。档案部门根据国家档案局、航天集团档案馆的有关标准和规则，制定下发了企业档案的管理规范和标准，明确了各类档案的收集范围、分类整理、组卷的原则，对预立卷工作有很好的指导意义。预立卷部门主管领导和资料员首先要掌握这些规程和标准，根据工作实施情况按类别收集分类文件，及时在档案系统上设立案卷和著录卷内文件。

档案归档时间一般是隔年归或按阶段归，日常就应做好预立卷工作，避免归档前的突击工作。像基建部门主要是对新建厂房和改扩建工程的基建档案进行预立卷。资料员可按工程实施的进度进行资料的收集，如勘察设计阶段的工作完成后，负责这项工作的主管工程师就应将手中的文件移交给资料员，并同资料员一起对照基建档案管理标准中的归（下转第132页）（上接第127页）档范围进行查漏补缺，检查文件是否符合归档的要求，再按文件的有机联系、逻辑关系进行分类和文件排序，最后由资料员在档案系统上进行案卷和卷内文件的著录，并提请档案部门对所著录的内容进行审核把关。这样就能全过程对基建档案进行管理，确保基建档案的完整、准确、系统、齐全。

（二）完善设备设施。公司的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，预立卷部门全部配有联网计算机，在设施方面保障了档案系统的稳定运行。但针对有价值的纸质档案，需要将其转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，这就需要有扫描仪和鉴定电子文件有效性的设备。

（三）提高预立卷人员素质。档案部门要不定期对预立卷人员进行档案管理专业知识和信息化知识培训，培训的主要内容应当包含档案管理系统的具体设计、档案归档范围、分类规则、档案著录规则，使预立卷人员既要精通档案专业又要熟悉档案系统功能构架。

（四）完善规则规范著录。档案著录数据是档案检索中的重要信息，题名、责任者著录时档案著录的重要部分，是进行检索的最常用入口，题名与责任者的不规范著录极易造成数据的不标准，导致检索查阅的不确定。大多数档案部门的档案著录时按照国家档案局所制定的《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行，档案部门应在此规则的基础上，在工作中不断总结经验，结合公司的相关规定，制定出适合本公司的著录规则或标准。

（五）档案部门加强检查指导。档案主管部门设有各门类档案的主管档案员，他们应该经常深入实际工作，加强对预立卷部门的业务辅导，特别是协助预立卷人员按阶段对文件进行收集、整理、分类，利用档案系统建立案卷、著录卷内文件。以保持案卷和卷内文件之间的固有联系，及时对文件进行归档审核和查漏补缺，使问题解决在现场，做到心中有数，控制好日后的归档。同时，要落实责任制，对职能部门的主管负责人、资料员分别提出预立卷工作的不同任务和要求，并将其工作的好坏纳入考评奖励中。

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禽流感是由A型流感病毒引起的禽类传染病，主要发生在鸡、鸭、鹅、鸽子等身上。按病原体的类型，禽流感可分为高致病性、低致病性和非致病性三大类。从2003年12月开始，韩国、日本、越南等国相继出现高致病性禽流感（以下简称“禽流感”）。我国的广西隆安县、湖北武穴市、湖南武冈市等地也发生了禽流感。作为档案工作者，在全国人民防治禽流感的关键时刻决不能袖手旁观，要有政治意识、大局意识和责任意识，以抓好禽流感防治档案的实际行动投入到防治禽流感战役中。各地档案部门应组织精兵强将，积极请战，主动参与本地防治禽流感指挥部工作，做好禽流感防治档案的收集、整理和利用工作。农业、卫生、交通、质检、工商、科技、商务、海关、财政、学校等单位的档案部门更应积极做好本部门的禽流感防治档案工作。

1． 抓紧做好禽流感防治档案的收集工作

禽流感防治档案是在禽流感防治工作的过程中形成的有保存价值的各种载体文件材料。已发现疫情的地区，要做好公布疫情、扑杀、消毒、隔离、免疫等工作中的档案收集。未发现疫情的地区，要抓紧做好防疫的各项工作和疫情应急预案的收集工作。要突出抓好重点地区、大型养殖场和养殖专业大户防疫档案的收集工作。禽流感防治档案收集的重点是禽类在饲养、运输、屠宰、销售、监测、防疫过程中形成的文件材料，具体收集范围是：党政机关及主管部门制发的禽流感防治文件及召开的会议、的信息等相关材料，尤其是各兽医防治部门和卫生防疫部门形成的疫情监测、检疫网络、动物防疫基础设施建设、基层防疫队伍建设等项工作形成的文件材料；扑杀和强制免疫补偿经费的文件及会计核算材料；禽类饲养过程中的饲料、饲养管理、疫苗接种、防疫等过程中形成的登记表、统计表、观测记录等材料；禽类在运输过程中形成的准运证、运输记录、车辆消毒剂及记录、运输日志等相关文件材料；禽类屠宰过程中形成的检疫、准屠文件、杂质处理、屠宰日志等文件材料；禽类销售中的动植物免疫证、进出货登记表、检验审批表、仓储记录、销售记录等文件材料；打击禽类产品走私活动和加强禽类市场的管理和疫病检测工作的文件材料；各类学校重点收集学生返校登记表、体温检测表等文件材料；卫生防疫及其科研部门主要收集禽流感防治的培训、临床、信息、化验、测试等材料；药品生产销售企业形成的疫苗的生产、储备文件材料；农业、卫生等部门在禽流感防治的国际交流与合作活动中形成的文件材料；禽流感防治科普知识宣传和对疫区、高危人群的医学监测、预防工作中形成的文件材料等等。

2． 做好禽流感防治档案的整理工作

禽流感防治档案应作为日常工作与本单位相关门类档案合并整理。具体来讲，文书文件材料按《归档文件整理规则》规定分年度、分类别、分保管期限进行整理，按事由排列，在最低一级类目下编件号，按件装订、装盒，编制归档文件目录；电子文件材料按《电子文件归档与管理规范》要求在通过检测确定其真实性、完整性、有效的前提下，按保管期限－年度－机构（问题）或按保管期限－年度－机构（问题）进行分类，按事由排列，在最低一级类目下编小流水件号。电子档案应记录成光盘保存。为了保证禽流感防治档案的完整性及利用的查全率，各立档单位应为本单位禽流感防治档案建立机读或手工专题目录；其他材料，如科研、会计、照片档案等，可按有关规定整理。

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一、有关研究情况

专门档案的概念，笔者查阅到的文献，最早出现在1965年发表的柏镇维撰写的《关键在于从实际出发》一文中，其中说道“从专门档案的实际情况出发，积极、俱重地对其进行鉴定。人民监察机关的监察档案也是一种专门档案。”

关于专业档案，笔者查阅到的文献最早为1964年发表的叶力群撰写的《技术档案室工作基本知识讲话（初稿）》第七讲中指出，“又如地质、气象、测绘、水文等部门，根据它们的专业特点，它们形成的专业档案， 永久保管的部分，可能会多一些。”

有关专著，笔者经查阅国家图书馆文津数据库，最早的一部为1980年农业出版社出版的《林业专业档案》一书。1988年河南人民出版社出版的《32种专门档案整理方法》一书，则是首本综合性著作，简要介绍了诉讼档案、审计事项档案、地名档案等32种档案的归档范围、整理方法等。最新的一部为2010年中国人民大学出版社出版的《专门档案管理》一书，则介绍了会计、人事、商标、诉讼、审计等档案的管理方法。

以上可见，自专门档案和专业档案的名称诞生以来，普遍将其作为一个概念在使用。《档案学词典》更是直接将专门档案释义为“亦称‘专业档案’。某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。...是专业活动的记录，也是档案的重要组成部分。如会计档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案、军事档案等。”《中国大百科全书・图书档案情报》卷中，专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

关于专门档案与专业档案的区别和联系，从90年代起，已有专家学者就两者的区别和联系开展研究工作，但研究成果并不算多。笔者经查阅中国知网数据库，检索到的专业文献仅有4篇，分别是赵敢的《专业档案”和“专门档案”的区分》、张英、林红合写的《也谈专业档案和专门档案的关系――兼与赵敢同志商榷》、王恩汉《专业档案与专门档案》。

其中，赵敢将专业档案定义为各级各类专业机构和个人在各种专业活动中形成的不同内容和形式的档案，专门档案指形式或载体比较特殊的档案。专业档案根据形成主体的属性，可分为农业、商业等类档案或人事、财务等类档案。专门档案根据形式或载体的不同，可分为非公文档案或非纸质档案，如艺术档案、书稿档案、照片档案、声像档案等。赵敢认为，专业档案包含普通档案（公文档案）和专门档案，而专门档案则在专业档案和非专业档案中都有涵盖。

张英、林红则提出与赵敢不同的看法，认为专业档案指人们在各项专业活动中形成的档案，内涵上与赵敢基本一致，但他们将其分为科技专业档案和非科技专业档案，科技专业档案即通常意义上的科技档案，如基建、测绘等类档案，非科技专业档案即为专门档案，如会计、艺术等类档案。其不赞同将照片、声像等特殊载体的档案划为专门档案。

王恩汉的观点则更加鲜明，他认为专业档案是指在某一专业的生产、建设、科研活动中，直接形成的记录特定专业活动，具有特定形成规律的部门档案，在内涵上与前两者基本一致。但他认为专门档案则是指特殊载体材料或特殊记录方式形成的档案，与纸质档案相对，如实物档案、碑石档案、声像档案等。

从上可以看出，四位专家在专业档案的内涵上观点基本一致，但外延有所不同；而专门档案无论是内涵还是外延，都存在差异。它们之间的区别和联系，可谓剪不断，理还乱。

二、专门档案和专业档案的定义分析

关于专门与专业的定义，上海辞书出版社出版的《当代汉语词典》中，对专门的释义为：专从事某一项事的或只限于某个方面的，如专门人才、专门用语、专门学校等。对专业的释义为：产业部门中根据产品生产的不同过程而分成的各业务部分，如专业分工、专业生产；专门从事某种工作或职业的，如专业户、专业文艺工作者。笔者查阅的其他汉语字典、词典释义基本相同。

关于两者的英文翻译，外语教学与研究出版社出版的汉英双语版《现代汉语词典》中，专门翻译为“specialized”，如specialized personnel（专门人才）；专业同样翻译为“specialized”，如specialized lines（专业方向）。

可见，两者都具有“专从事某一项事、工作或只限于某个方面”的含义，但专业的范畴比专门要广，还指社会产业的各业务组成部分。

关于专门档案和专业档案的定义，笔者查阅了目前的档案法规标准，对专门档案还没有明确定义；在《档案工作基本术语》（DA/T 1―2000）中，将专业档案定义为反映专门领域活动的档案。这个“专门领域”，应指的是社会产业分工领域。

据此推论，反映社会产业分工各领域活动形成的档案时，专业档案的概念更准确，如农业档案、诉讼档案、交通运输档案、会计档案、人事档案等。在指专反映某一项事或某个方面的档案时，如声像档案、照片档案、地名档案等，按“专门”和“专业 ”的释义，既可称为专门档案，也可称为专业档案，但行业标准却没有赋予专业档案这个定义。笔者认为，专门领域活动产生的档案可以称为狭义的专业档案，《档案工作基本术语》即是从此定义，通常我们所指的专业档案是指狭义的专业档案；而广义的专业档案则包括狭义的专业档案和专门档案。

三、专门档案和专业档案的区别分析

根据专门档案与专业档案的定义，可以看出两者存在紧密的联系，但在实际工作中，为避免两者概念的混淆和混用，需要对其存在的区别进行分析。

从属性上看，两者除具有档案的共同属性，如原始记录性、知识性、信息性等外，还有他们的独特属性。专门档案群体上具有多样性，可以按照不同的载体、形式或内容分为不同的专门档案，如声像档案、地名档案等等。但同时专门档案的“专”，还具有“专一”的属性，从个体（某一类别）上来说，它具有单一性，它的构成内容、载体和形式等某方面的特性是一致的，如照片档案是以静止摄影影像为主要反映方式的档案；地名档案是反映地名实体内容的档案。

专业档案则无论从群体还是个体上都具有多样性。从群体上来讲，可以依据社会产业分工领域分为不同的专业档案，如农业农村档案、司法档案、海关档案等等；从个体上来讲，每一种专业档案还可以依据（下转46页）（上接42页）生产环节或业务环节再分解划分为不同的专业档案。如农业农村档案可以再分为新农村建设档案、农村土地承包档案、农产品质量安全监管档案等；司法档案可以分为律师业务档案、律师事务所执业档案、司法鉴定档案等等。

从来源上看，专业档案的产生部门必须是从事专业生产或活动的部门，产生领域必须是在专业生产或活动中，如农村土地承包档案是由农村土地承包管理部门在组织开展土地承包工作中产生；而专门档案则不限定产生部门和领域，它更多的是对内容和载体、形式的限定，如照片档案、口述档案，各行各业从事各项活动都有可能产生。

从整理方式来看，每一种专门档案都具有其独有的整理和管理办法，如照片档案有专门的分类、装订和排列方式；而专门档案则更加多样，某一门类的专业档案既可以有其独有的整理、管理规则，如会计档案、人事档案等；也可以借鉴文书档案、科技档案的整理方法，如《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》中就明确承包地确权纸质档案应按照《文书档案案卷格式》和《归档文件整理规则》等有关标准要求进行整理。

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1 食堂财务档案管理信息化建设的必要性

随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

财务档案信息化建设规范化档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键，要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，是实现信息资源共享的有效途径。同时，根据企业自身规模，明确各人员负责的工作，处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作，建立和完善财务档案管理网络。会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累和扎扎实实的基础工作，要提高会计档案的质量，充分发挥其作用必须从源头抓起，将基础工作及日常管理规范化。

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第一条为了加强最低生活保障档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》、《城市居民最低生活保障条例》、《**省档案管理条例》、《**省城市居民最低生活保障规定》及相关规定，结合我市最低生活保障档案管理的实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称的最低生活保障档案(以下简称低保档案)是指本行政区域内各区(县)人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)民委员会(社区)等在最低生活保障工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条低保档案是我市城乡困难群众最低生活保障工作的真实记录，是做好低保工作的基础，是国家档案信息资源的重要组成部分。凡是在低保工作过程中形成的具有查考和保存价值的文件材料均应归档。低保档案归档范围和保管期限表可参考附件《**市低保档案归档范围和保管期限表》进行编制。

第四条低保档案的管理工作由市民政局主管，各区(县)民政部门、乡镇人民政府、街道办事处分级负责，以乡镇人民政府、街道办事处为主。同时接受同级档案行政管理部门的监督指导。有关部门应根据工作需要明确专(兼)职人员负责低保文件材料的归档和低保档案的管理工作，居(村)民委员会(社区)应协助做好职责内的低保档案工作。

第五条低保档案工作人员职责：

（一）执行低保工作与档案工作的法律法规、行政规章和业务技术规定，贯彻执行上级有关低保工作和档案工作的方针政策。

（二）对本地区、本部门低保个人档案资料及低保工作中形成的文件材料进行收集、整理、归档，对下属单位低保档案工作进行监督指导。

（三）建立健全并执行本单位低保档案收集、整理、归档、保管、统计、利用、鉴定、移交、销毁等规章制度，确保低保档案的完整、安全。

（四）开发档案信息，提供档案利用。

第六条低保档案的整理与移交

（一）低保户审批类文件材料，可以采用以下两种方式中任意一种进行整理：

(1)以户为单位进行排列、组卷整理，并编制归档文件目录。每年根据低保户实际变更情况和低保金的增减情况，实行动态管理。

(2)以户为单位按年度整理装订成册进行归档，并编制归档文件目录。

（二）低保工作日常管理类的文件材料按照国家档案局《归档文件整理规则》、《**省<归档文件整理规则>实施规定》等规定进行整理归档。

（三）低保资金管理文件材料按照《会计档案管理规定》等规定进行整理归档。

（四）照片、录音、录像等特殊载体的文件材料可参照《磁性载体档案与保护规定》(DA/T15-95)、《电子文件归档与档案管理规定》(GB/T18894-20**)、《照片档案管理规定》（GB/T11821-20**）及《**市数码照片档案管理规定（暂行）》等规定进行整理归档。

（五）低保工作信息系统、统计系统所形成的电子数据，按照《**省电子文件归档与管理规定》、《**市电子文件归档与管理暂行规定》及其它有关规定进行整理归档，建立低保档案数据库，确保其可读可用。

（六）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准。

（七）低保工作文件材料原则上应在次年3月底前将上一年度的低保文件材料整理完毕后，移交本单位综合档案室。移交时应编制档案移交清册，并按规定办理移交手续。

（八）低保档案保管期满应及时鉴定。鉴定应在本单位分管负责人的领导下，组成鉴定小组，按照保管期限表准确判定档案的存毁，提出初步存毁意见，并编制销毁清册，经单位负责人批准，到指定地点销毁。新晨

（九）各区(县)档案馆加强对低保档案鉴定工作的指导，可根据具体情况确定低保档案进馆范围和要求。

第七条低保档案的查阅

（一）各单位要将低保档案的查阅、借阅纳入本单位档案借阅利用制度，建立借阅审批手续和台帐。

（二）低保档案内容凡涉及个人基本信息及隐私部分不得对外公布。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要查阅的，凭单位工作证明，经低保档案管理部门有关领导批准方可查阅。

（三）低保对象查阅本人低保档案需提供有效证件，经低保档案管理部门有关领导批准，可以提供查阅或复制。

（四）低保档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得丢失、擅自销毁、涂改档案。

第八条低保档案的开放与利用

(一)低保档案管理部门应向同级国家综合档案馆提供低保管理类档案电子目录和纸质目录。

(二)国家综合档案馆和低保档案管理部门应当编制、公布低保管理类档案利用指南和公开目录，方便群众利用。

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第一条为加强局档案管理，进一步提高档案管理水平，根据《国家档案法》及国家有关档案管理的规定，制订本制度。

第二条档案是指局在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括党政工团、劳动工资、教育培训、财务管理、技术管理、公路建设、公路养护、路政管理、计划统计等各项业务活动中形成的档案。

第三条档案工作是局各项管理工作的基础，是维护局经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

第四条局档案实行集中统一管理。

第二章档案管理体制

第五条局成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本局档案工作；配备专职档案员，负责综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作。

第六条综合档案室归局办公室管理，由局主管行政工作的领导分管。

第七条各科室（部门）应指定兼职档案员，负责本科室（部门）形成的文件材料积累、整理和按时向综合档案室移交归档工作。

第三章文件材料形成与归档

第八条凡属局在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向综合档案室归档。归档的具体范围、时间和技术按归档制度的规定执行。

第四章档案管理

第九条局档案分为文书档案、科技档案（含基建档案、专门档案）、会计档案、声像档案。其中文书档案按年度-问题（或内部机构）进行分类，科技档案按工程项目进行分类，会计档案按凭证、帐簿、报表进行分类，声像档案（含照片、录音、录像带（盒）、VCD）分别在其上面标明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素进行分类。

第十条编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等档案检索工具，按《档案著录规则》进行。

第十一条档案鉴定。根据上级有关部门规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（15年以上）和短期（15年以内的）三种。

第十二条建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表,对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果进行统计。

第十三条档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

第十四条档案管理现代化。逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和办公自动化等现代化管理手段。

第五章开发档案信息

第十五条在局内部实行档案定点阅览。

第十六条在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。

第十七条在档案信息开发与使用中，必须严格遵守保密制度。

第六章档案借阅制度

第十八条局所有工作人员都有保护档案的义务。

第十九条因工作需要在综合档案室内查阅档案，必须办理登记手续。属保密的档案必须根据密级分别由局办公室负责人或局领导审批，方能借阅。会计档案和人事档案还须分别经财务部门和人事部门负责人审核，报局领导审批后方能借阅。

第二十条借出和归还档案时，必须办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

第二十一条档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第二十二条借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录表。

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一、组织机构健全

镇党委、镇政府十分重视档案建设工作，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的态度，始终把档案管理工作作为助推全镇计生事业发展、解决计生矛盾纠纷的基础性工作来抓。为了加强对档案工作的组织保障，在领导更换和工作人员变动的同时，及时调整了档案管理领导组，成立了由镇长任组长，分管副镇长任副组长的档案工作领导小组，由熟悉业务的计生办主任兼任档案管理员。做到了统一领导、统一机构、档案管理制度健全，将档案管理工作落到实处，确保档案工作健康发展。

二、档案管理工作规范

认真学习《档案法》、《省档案工作规范化管理办法》（试行）、《归档文件整理规则》等相关法律法规，坚持把档案管理工作列入议事日程，开展业务研讨，遇到困难及时研究妥善解决，确保档案事业的发展。为了进一步提高依法治档的工作水平，我镇计生办严格按照规定分类归档，认真保管好档案资料，规范档案借阅和使用制度，对档案的每次查阅、借阅都做好认真记录，防止档案的破损、流失，使档案的保管更安全、查阅更便捷、归档更有序，充分发挥档案服务计生事业的作用。

三、基础设施完备

我镇高度重视档案管理基础设施建设，镇财政保证经费投入。现有档案室1个，建筑面积30多平方米，档案柜13组，基本能容纳未来10年的档案资料。配套有办公桌、自动除湿机、吸尘器、温湿度计和灭火器等，并安装了空调，做到了防潮、防光、防尘、防虫、防污染，进一步改善了档案管理条件，确保档案稳妥、安全地保存。我镇档案室现存实有永久25卷（盒）、长期200卷（盒）、短期253卷（盒），30年期222卷（盒）、10年期96卷（盒），奖励扶助176盒，凭证档案191盒，照片档案3盒（442张），共计1166卷（盒）。

四、业务建设标准化

我镇档案室按照本单位归档范围和分类方案实行集中整理归档，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存。文书档案齐全完整，会计档案齐全完整，保管期限划分准确，档案标号科学、规范。文书档案案卷整理的质量符合要求。档案柜摆放整齐，柜上有明显的指引标记。档案库房的湿度符合国家规定。每月定期和不定期地检查档案时并做好记录，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。建立了档案统计台账，数据准确，帐实相符。档案的现代化管理工作将纳入本单位信息化建设规范。

五、开发利用工作

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你们好！

我叫*，*年出生，汉族，大学文化程度，现任**城关信用社会计职务。

党的*召开以来，根据金融体制改革及地方经济发展形势需要，按照改革要有新突破，发展要有新思路，工作要有新举措的工作思路，积极推进金融体制改革，切实引入能上能下、能进能出的激励竞争机制，在信用社内部营造全员学习、奋发向上、公平竞争的氛围，激发员工工作积极性和创造性，为推动信用社深化改革、持续健康稳定发展提供有力的组织保障。从大的方面来说,社会各行业间的竞争、金融同业内部的竞争,都需要我们树立竞争意识,要有不竞争就有被淘汰出局的危机感和紧迫感。作为信用社员工的一员，结合多年来的会计工作经验，我欲参加信用社会计岗位的竞聘，下面我将个人竟聘思路向诸位领导、评委作以简要汇报：

我出生在一个金融系统的家庭，从小在父亲的引导和熏陶下，天性活泼的喜欢上慢慢喜欢上金融这个行业。1988年参加工作以来，我一直在联社担任会计职务。刚到工作岗位的我，面对陌生的工作性质和密密麻麻的会计报表，真不知如何下手，有时，甚至有想改行的念头。父亲是信用社的老会计，业务精通，工作起来一丝不苟，力求规范。他时常勉励我要刻苦学习，多钻研，要爱岗敬业，多奉献，为信合事业的发展添砖加瓦。父亲的嘱咐时常在我耳畔萦绕，为我指明了奋进的航向。于是我暗下定决心“要干就干好，干出个样子来”。在工作中，我虚心向同事、老职工请教，晚上孤灯陪伴，刻苦学习《信用合作社财务管理实施办法》、《信用社会计业务法律法规》、《信用社财务管理概论》《信用社财务报告与财务评价》《会计工作规则》、《会计结算管理制度》、《会计档案管理制度》等专业书籍为自己充电，拓宽视野，不断提高自身业务知识。在联社领导、同事们的帮助和鼓励下，我很快从一个门外汉变成了会计能手，熟练掌握了信用社会计工作各项专业务知识。在会计工作中，我充分发挥会计职能作用协助搞好本单位信贷工作管理。良好的信贷管理有助于信用社及时识别、防范、化解信贷风险。，面对市场开放性竞争，在揽储发展上，我及时调整工作思路、克服困难，动用一切社会关系确保完成信用社下达计划指标，储蓄余额得到了增长；与此同时，我始终把“增存款、调结构、创效益”作为信用社工作的三件大事来抓，进一步加大存款、贷款、收息、利润的量化考核，实行动态管理，定期通报，使全员竞争意识明显增强，有效促进了信用社各项业务持续了快速发展。在具体工作中，我认真履行好岗位职责，重点抓好以下三个方面：一是认真抓好信贷档案规范管理。对存在信贷档案不完整，记录要素不全，没有明确的档案存档等问题加大督察整改，有效提高了信用社贷款质量。二是认真抓好信贷“三查”制度的落实。三是认真学习法律法规和信贷业务知识，不断提升自身综合业务素质。十多年的会计工作，让我倍加珍惜这神圣的工作岗位。每当为整理当天借、贷方发生额和凭证、附件张数汇总记录、为赶制会计报表加班到深夜的时候，每当孩子生病无心照看的时候；每当节假日加班无心陪伴年迈的老人孩子的时候，我深深体会到会计工作艰难和辛苦；可当信用社一次次存款突破新高，优质服务受表彰，精神文明创建传来喜讯，财务效益指标上升的时候，我又感到由衷地高兴和欣慰，我的付出是值得的。

几年以来，我认真履行会计职责，城关信用社会计管理得到了规范和加强，有力促进了各项业务稳健发展。截止20*年底，城关信用社各项存款余额达万元，较上年同期净增万元；不良贷款占比较上年下降*个百分点；累计收回利息万元，各项业务的发展取得了可喜的成绩。如果这次我有幸被选聘为城关信用社会计岗位上，我将积极配合单位领导努力做好以下工作：

一、认真执行国家金融政策、法规和信用社财务会计制度，履行好会计岗位职责，进一步规范完善信贷档案的管理，实行信贷程序化管理，进一步提高信贷资产质量，降低信贷风险，夯实信用社发展基础。并通过建立收息台帐，落实收息责任，使利息清收常年保持高压态势，维护信用社资金、财产安全。

二、按规定审核、汇总、编报信用社各种会计报表，真实、完整、及时地反映经营成果，并向联社领导提供准确数据和信息依据。同时，进一步加强重要空白凭证、帐表及密押、印章保管和会计档案管理，防止各类安全事故的发生。

三、进一步加强联社财产管理，认真搞好联社会计资料的收集和保管，加强保密制度的落实。

四、加强监督，维护财经纪律和金融市场秩序，敢与违法乱纪行为作斗争。

五、保守联社的商业秘密，确保信用社内部信息和商业机密不外漏。

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事业单位基建账簿执行《基本建设财务管理规定》，事业单位事业类账簿执行《事业单位财务规则》，一个单位两套账簿并存构成了目前事业单位财务管理的主要框架。但是笔者根据自己实际操作经验发现，随着事业单位的发展及财政改革的深化，事业单位两套账簿独立越来越不适应当前事业单位财务核算的基本要求，其诸多弊端给加强事业单位财务管理、进一步深化财政改革及以防范财务风险带来严重影响。

笔者所在的单位，担负着全市的大型环卫设施基本建设，每年都有市政府的重点建设任务落在我处，基建账项按照有关规定一直实行独立核算，独立编制会计报表。近年来随着建设项目的增多和工程量的增加，笔者发现，这种两套账的核算方法存在以下几点问题：

(一) 一个单位两套账簿并存与会计理论相违背。从会计理论来分析独立设置基建账簿，把它与事业单位事业类账簿人为分开，使得单位的事业经费和基建经费不能在一个会计主体内同时反映。两套账的相互分离，都不能完整地反映单位的经济活动全貌，这不符合《会计法》第l条会计资料真实、完整的规定，对构建完善全面完整的事业单位财务核算体系非常不利，影响了一个单位财务报表的全面性和完整性。

(二) 单独设置基建账簿也为事业单位规避政府监督，转移财务风险提供了有效途径，也为单位的资产管理存在漏洞。由于分开核算，使得一个单位的收入、支出、资产、负债按不同的核算口径分别于两套账簿之中，容易鱼目混珠。因为基建项目的资金与单位的行政经费来源不一致，使得有些单位巧立名目，在行政账目和基建账目上作人为账务调整，影响账目真实性，使财务报表使用者在阅读分析时雾里看花。