档案室设计要求范文

导语：如何才能写好一篇档案室设计要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

[关键词]公平；效率；个性自由；社会发展

[作者简介]李西杰，苏州大学管理学院博士生，江苏科技大学人文社科学院助教，江苏镇江212003

[中图分类号]B82－053　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2008)04－0021－03

市场需要秩序，市场经济需要完善的制度安排。改革开放三十年来，中国在政治、文化、意识形态和社会生活等诸领域逐步建立起适应社会主义市场经济体制的基本框架。对于规则和制度的理性分析与设计，“我们不应只满足于听任市场在合同自由的普遍原则下发展出恰当的制度”，国家有必要经过深思熟虑设计出各种制度安排(法律、政策、规章制度等)，来实现种种社会秩序的完善以及人的自由发展。

一

制度安排或者说制度建设、制度设计主要是指人们或组织按照一定的理性原则，通过制度的设计、选择、创新以有效地维护社会的公平、正义和秩序。制度安排是一种规则或规范及其运作方法或操作程序的设定，是人类的一种理性选择。这种设定和选择的过程，既包含着社会制度的进化和变革，又反映着创新的价值追求和伦理意蕴的考量。

制度安排具有规范行为方式、维持社会秩序的工具理性特征。现代社会由于利益多元化导致人们价值追求的多元化，存在着各种不同的生活方式，道德相对主义盛行，从而导致了现代社会道德领域的伦理危机和社会领域的各种意识行为混乱。这种危机与混乱的出现并不在于人们道德“斗争意识”或自主意识的增强，而在于缺乏一种旨在达到主体间“在理性论证基础上的共识(程序共识)”的交往程序。从功能主义角度而言，“制度减少了人类关系的不确定性。它们规定了正当行动的范围，这就是，一个游戏的规则规定了一种结构，在其中选手可运用特定的角色和地位的资源来自由地追求战略运动”。在制度框架内的社会行为方式与交往实践总具有某种“策略和准则”，这种“合理的策略准则立足于对允许的行动的一种分析，这些允许的行动是个人和集体按照对自身利益、信仰及相互计划的推测决定的”。因此，面对当代社会种种危机，“不能仅仅强调个人的正当的行为，而是还更应强调正当的结构。道德应不再是作为对个体行为的评判标准，而应被视为在一个对所有市场参与者都有约束力的条件中起作用的重要因素”。

制度安排作为一种工具理性的“程序共识”同时具备基本社会价值理性。保障社会制度体系和社会生活有序、和平地运行，有赖于政治体系及其政治制度能够获得社会成员的普遍支持，即制度所内蕴的价值被真正理解，从而使制度安排获得普遍的价值认同。政治体系和政治制度的稳定的决定性因素不是来自于政治机构或政治制度本身，而是来自于社会成员在这些基本的规范和制度框架中活动，遵循这些基本规范和制度(其中主要以法律为形式)确立的标准和秩序，从而表现为社会生活的稳定性和秩序性。缺乏这种稳定性，制度的合法性即缺乏一种内在价值理念支撑，从而造成制度的自发性变迁。韦伯认为，一项统治的合法性有赖于人们对统治正当性的认同，即任何形式的统治，只有当它被人们认为是具有着“正当”理由的时候，才为人们所服从，并从而具有合法性。只有当制度所彰显的新的价值系统转化为人们的普遍思维、日常行为方式、对各种事物习惯性的及时反应时，它方才真正获得人们的自觉认同。唯其如此，制度规范才能发挥应有的效率或者说效力，同时也减少不必要的成本支出，节约社会成本和制度成本。

二

制度安排的合理化配置，一方面在于追求一种社会公平形态的产生与维持，从而达到一种道德的社会秩序目标；另一方面，效率是制度安排获得价值认同的一个重要根源，或者说制度设置的目的在于社会生产、生活效率的优化。制度的效率主要体现在对社会行为的规范力度。制度安排存在着制度绩效问题，即“与制度相关的政治交易费用”。按照诺斯的认识：“政治市场的效率问题是问题的关键。如果政治交易费用较低……其结果就是有效的产权，但是政治市场的高交易费用及行为者的主观偏好，往往导致产权无法诱导经济增长，组织也不能作为创造更有生产率的经济规则的激励。”也就是说，无论如何取得效益最大化的行为准则对国家社会意义重大。所以具有一个好的行为准则对一个社会来说是至关重要的，实际上要想取得交易成本低的经济市场和有效的政治市场。也需要这种诚实的、合乎理性的、好的行为准则。从效率角度评价制度的合理性意味着，只有在给定有效资源条件下改善绩效的专业化水平才有助于效率提高。“检验一个国家的制度实施机制是否有效主要看违约成本的高低。”也就是“现实的制度”(所谓现实的制度是制度的两个方面之一。罗尔斯指出：“一种制度可以从两个方面考虑：首先是作为一种抽象目标，即由一个规范体系表示的一种可能的行为形式；其次是这些规范指定的行动在某个时间和地点，在某些人的思想和行为中的实现。”的实施成本问题。

制度安排上的效率与公平标准具有双重价值考量。首先，由于制度在政治伦理视阈中被理解为通过一定程序设计制订出来并依靠政治力量硬约束于社会的正式制度。因此，制度安排本身必须能够保障政治力量作用的有效发挥。也就是这种制度自身品质合乎公平与效率并重原则。制度尤其是政治制度的目的是维护社会秩序，为社会发展提供一个良好的社会制度环境，“制度减少着协调人类活动的成本，因而它对于理解人际交往具有重要价值”。一种具有合理性的制度能够更加有效地促进个人在制度环境中的适应性。阿马蒂亚・森指出：“即使最终没有一个人有直接的理由去关切正义和伦理，正义和伦理因素还是可能对经济成功具有工具性意义。并且可以通过这种优势，比它们的对手更好地在社会行为规则中生存下来。”即一方面，制度安排具有合法性效力，它以制度实质合理性为追求；另一方面。通过善恶等价值标准或程序标准来实现对其品质的评价，它不涉及体系外在的社会问题以及其他制度体系和人的基本问题，这种制度品质包括诸如个人免受恐惧和强制的自由、公正、安全、和平、经济福利、宜人的自然环境和人工环境等普适价值理念；同时，从制度安排的效能来讲，良好的制度规范会鼓励人们自觉地“抑恶从善”，而不健全的社会制度则为“从恶”提供方便，甚至会在一定程度上抑制“行善”的愿望和动机。民众的道德状况在很大程度上取决于社会为其所提供的社会结构方式，以及社会调控手段的内容和方式，这不仅需要有善的价值引导与精神塑造，更需要有合理的社会结构及其在整个社会，尤其是在公共领域，建立公正有效的社会行为规范，在制度中体现道德的精神。

其次，该项制度的社会目标必须明确。现代多元民主社会的制度社会目标在于追求一种“多元价值体系内的相互依赖性”，也就是实现多元交往的程序共识。制度安排不仅构成利益调整、权力(权利)配置的基本社会力量，也是提升社会成员道德素质的必要条件。从价值论角度评价制度安排，它的标准是公平与效率的统一。这种统一在社会资源配置、秩序维系上意味着社会秩序的制度化、可操作化，而在道德建设上意味着人的利益可感受性的平衡与完善。制度安排必须定位于道德与社会政治之关系形态基础之上，即现代制度安排意在确立何种道德体系在整个社会治理体系中的意义、作用、价值等。

制度的正义是制度效率发挥的前提或基本保证。就社会而言，“一方面，社会越是公平，每个人的贡献与所得便越一致，每个人的劳动积极性便越高；社会越不公平，每个人的贡献与所得便越背离，每个人的劳动积极性便越低，从而效率也就越低。另一方面。社会越公平，人们损害社会或他人与损害自己便越相等，人们损害社会和他人的倾向便越小，从而社会活动的总体效率便越高；社会越不公平，人们越是利己，人们损害社会和他人的倾向便越大，从而社会活动的总体效率便越低”。制度系统之所以建立，是因为一个社会的成员要在一起过共同的社会生活，而这种社会生活就像一个巨大的社会游戏，需要由一定的规则来加以构成和调节。从道德的角度来辩护，要求制度规范体系符合正义原则；从技术的角度加以辩护，要求制度规范体系符合效率原则。制度本身蕴涵了正义与效率两个目标，衡量其优劣最终是看它在多大程度上实现了公平与效率的统一。恩格斯说：“社会的公平或不公平，只能用一种科学来断定，那就是研究生产和交换的物质事实的科学――政治经济学。”判断一个社会的政治制度的合理性在根本上要看这种制度是否促进生产力的发展。“如果一个体系由于无效率和生产不足而不能满足人的根本需要或不能实现人的潜能，维护它就不仅是不合理的，而且是不道德的，至少是不人道的。”效率与公平既是制度合理性评价的一个基本标准，也是修正制度的内生力量，制度创新就是在围绕平衡公平与效率之关系的实践中达致统一。

三

对公平与效率的价值追问最终指向于社会正义问题。社会正义包括两个向度：人的个性自由和社会进步，个性自由一方面意味着社会能够创造良好的外部环境为社会成员的自由、平等发展。经济自由、道德上承认个人人格对自由的本质依赖关系必须通过政治上基本权利的保障，也就是由传统的专制统治向现代民主政治转变。“正义是社会制度的首要价值，正象真理是思想体系的首要价值一样。”评价制度的道德尺度是公正(公平和正义)，正如罗尔斯所说的那样，“适用于制度的原则决不能和用于个人及其在特殊环境中的行为的原则混淆起来”。正义的主要问题是社会主要制度分配基本权利和义务，决定由社会合作产生的利益之划分的方式。

人的个性自由发展的根本意义就在于人真正认识到自身的价值，认识到自身的需求。全面开放的市场日益强化着国家之间、民族之间、部门之间、生产经营单位之间以及人与人之间的交往与合作，从而使人在平等的多层次的交往中形成较为丰富的社会关系，同时获得了自由发展的机遇。这正如马克思所指出的：“如果说经济形式、交换，确立了主体之间的全面平等，那么内容，即促使人们去进行交换的个人材料和物质材料，即确立了自由。可见，平等和自由不仅在交换价值为基础的交换中受到尊重，而且交换价值的交换是一切平等和自由的生产的、现实的基础。作为纯粹观念，平等和自由仅仅是交换价值的交换的一种理想化的表现；作为在法律的、政治的、社会的关系上发展了的东西，平等和自由不过是另一次方的这种基础而己，而这种情况也已为历史所证实。”人的自主本性决定了自由是人的永恒和最高追求。

篇2

关键词：综合档案室；加强建设；服务中心工作

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：

综合档案室是指统一管理本单位全部档案的档案机构，主要负责对本单位形成的各种门类、各种载体的档案进行统一归档、分类整理、保存、和开发利用。建立综合档案室是基层档案工作建设的大方向，是大势所趋，它既是档案工作集中统一管理原则在单位档案工作中的具体贯彻实施，也是单位档案管理体制的重要内容和显著特征。

一、建立综合档案室的重要性

主要优势明显表现在：一是能够充分整合本单位的档案资源，发挥最佳的服务效能；二是档案工作实行集中统一管理，执行统一的档案管理制度，防止政出多门，互相制肘；三是成立有机联系的档案工作管理网络, 能够使档案工作延伸到单位各部门,使档案工作的渠道畅通无阻,为档案材料的收集和查找利用提供了方便。

我处于1990年12月成立综合档案室，实现了各种门类、载体档案的集体统一管理。综合档案室归属办公室管理，办公室主任具体负责，全处档案工作由一名副处长分管。1991年7月颁发了《档案管理制度》，1997年8月修订，2008年6月根据新规定再次作了修订，制订出了一系列制度，并做到制度上墙和下发到各部门、各基层单位，以便认真贯彻执行。

我处1997年开始做到档案库房、工作人员办公室、阅档室的三分开。2002年10月库房面积得到了很大的改善，总面积达209平方米，办公用房面积16平方米，阅档用房面积23平方米。近年在六楼设立了荣誉陈列室，面积117平方米，精心制作了文字、图片、演示文稿等，力求突出了航道的特点，充分展示我处在文明建设等活动中的各项成果，使我处的职工和来我处参观的各级领导了解本处的发展史。

我处自建立综合档案室以来，经过不断的摸索，现在各项工作基本走上正轨，建立了“三纳入、四参加”等行之有效的工作制度，保证档案的齐全、完整、准确，并取得了比较突出的成绩，1998年档案工作达国家二级，2008年12月达省特一级。

由于各门类档案的齐全、完整，一旦在工作中出现分歧，档案就可以出来“作证”。2003年，人民东路与青年东路段过海港引河各需新建一座桥梁。海港引河原为6级航道，1994-2010年的《城市总体规划纲要》提出，为扩大其货运量通过能力拟将航道等级提高为5级。因此，施工人员对建造评定标准出现争议，并发函向我处咨询。航政科通过翻阅档案资料，找到10年前长期保存的文书档案《关于海港引河规划事宜的纪要》，《纪要》指出海港引河内河港池的货运量逐年减少，6级航道完全可以适应；虽然规划期内生产发展、货运量增加以及内河港池外仓储货运量的通过等因素存在，但规划期内，公路、铁路的建成发展，相当大的货运量将从公路、铁路分流，货运量基本可以平衡。通过这些档案，我们认为海港引河仍按6级航道标准设计，但随着运力吨位增加，船形变大，水上过河建筑物通航净宽按30米，通航净高按4.5米控制。这样做合理利用了航道资源，减少了航道养护的压力，减轻了施工的成本，为国家节省了宝贵的财富资源，这些都与妥善保存的档案资料与密不可分。

南通航道处有五座船闸每隔10年左右分别进行周期大修，每次大修前通过查阅上一轮大修的档案，确立大修方案组织设计施工。2006年，吕四船闸上游西侧直立式护坡及闸室出现险情，船舶停泊区有一段直立式护坡墙身前侧下沉，墙后回填土出现滑动面，墙前土被船舶水流冲走，底板悬空。而闸室上游三分之一区段有7处闸室底板护坦已损坏。该处工程科经查阅吕四船闸的建闸设计档案资料，发现船闸底板采用干砌块石护底，上部为35厘米干砌块石，下部为20厘米砂石垫层，而闸室墙为三排直径1米的涵管筑砌而成，涵管内填塞粘土。通过分析，认为主要是由于近期船舶向大型化发展，吕四船闸设施受损严重，急需进行技术改造。设计部门通过查阅吕四船闸原始设计施工图和两次大修的技术资料，在较短的时间内确定了科学合理的改造方案，为加快改造赢得了时间。

二、如何加强综合档案室建设

1、必须不断丰富综合档案室的档案资源，将综合档案室建成单位的信息中心。不断丰富档案资源，是综合档案室的重要工作目标。不仅要通过正常的接收渠道，按照档案的归档范围，将各业务科室形成的档案齐全完整地接收进综合档案室，而且还要根据工作的需要，开展档案的征集工作。

2、必须在档案信息资源开发的深度和广度上做文章，使之成为领导决策的参谋和助手。要做好档案信息资源的开发工作，本单位在2008年档案工作晋升省特一级中，综合档案室提供了近二十种编研成果，其中有《南通市航道发展史料汇编（1996-2007）》、《南通市航道管理处组织机构沿革（1983-2007）》、《南通市航道管理处船闸建设史》等二次、三次加工的编研材料，《船闸建设史》为南通船闸建闸五十周年提供了历史依据，综合档案室将这些编研材料分发到了单位各领导和各部门，成为他们工作中的工具书。

3、必须不断提高档案人员的综合素质。档案工作专业性强，不同门类、不同载体的档案管理要求不同。要求档案工作人员不断参加继续教育，不断更新知识，除了参加学历教育外，还可以参加函授教育，岗位培训等多种形式的教育，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。档案工作是一项默默无闻的工作，所以需要档案人员要有无私奉献、甘为人梯的精神，只有档案人员的自身素质提高了，档案工作的发展才有保证。

4、必须推进档案队伍建设。我处领导经常关心、过问和检查档案工作，明确了一名副处长分管档案工作，重要的档案活动。1997年以来，对档案用房进行了调整，购买了去湿机、空调等装具，充实了档案室人员，协调档案室与其他科室间的工作关系；2003年将原有的老式五节铁皮橱统一更换成淡蓝色的整体档案橱，配置了电脑、打印机；2008年重新购置安装了18列手摇式档案密集架，增添了计算机、扫描仪、刻录机等档案专用设备，设置了荣誉陈列室。档案管理人员在职称评聘和工资评定、奖金分配等各种福利上，与科技管理人员享受同等待遇。

5、必须加强对业务部门和下属单位的指导和监督。南通航道处各基层单位档案工作在处综合档案室的指导下能正常开展本单位的文书、科技、会计和声像等档案的归档工作。每年召开一次档案网络人员会议，学习有关档案的新规定、新方法，对平时归档中发现的业务问题进行交流、研讨，遇到不能统一的疑难问题就及时与市档案局专家联系，以求他们的支持和指导；每年年底对各基层单位档案工作进行检查、考核。

6、必须与时俱进，实现科学管理。综合档案室的建设发展离不开科技进步。我处综合档案室在加强基本业务建设的同时，将业务建设的重心向档案现代化转移，逐步配备了计算机、复印机、照相机等现代化设备，安装了网络版的档案管理系统，加速档案数字化建设的步伐，建成室藏全部档案的文件级目录、重要纸质档案的全文及照片等多媒体数据库，逐步实现在内部局域网上查阅档案目录和全文。2002年开始安装了清华紫光综合档案管理系统，室藏所有档案案卷级目录已全部输入档案管理系统；我处使用的是江苏航道办公系统，目前已做一接口与清华紫光综合档案管理系统联接，实现了档案管理模块功能。今年本单位历时4个月，完成了改制单位档案录入工作，按要求全部移交市企事业档案馆，实现了由纸质文档记录向电子文档记录的飞越，形成了与全国档案升级管理工作的有效对接。

篇3

关键词 数字档案室 电子文件 管理

在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。

一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础

一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。

另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。

二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开

首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。

其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。

再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。

三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展

一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。

二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。

三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。

（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）

参考文献

[1] 李天一.数字档案馆建设的探索与实践[J].兰台世界，2015（S1）：38-39.

篇4

Abstract： This paper analyses the defect in consulting and archiving of traditional R&D base drawing archiving method and proposes a new archiving method-archiving by sheet order plus software program development to build a base drawing management system in order to imporve the efficiency and quality of technical management. The conclusion is made according to the project implementation in XGMA excavator research institute

关键词： VB；研发底图；管理

Key words： VB；R&D base drawing；management

中图分类号：TP311.5 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）21-0225-02

1 传统底图存档方式及其缺陷

1.1 存档方式 传动的底图存档方式，以机型为一级分类，以系统为二级分类，存档于档案室的图纸柜中。例如厦工股份的挖掘机研发部档案室的图纸存档情况，大致如图1所示。

图1为厦工股份挖掘机事业部档案室在2011年时的玻璃图存档情况，档案室的存放柜共45个，且已经全部饱和放置，玻璃底图占用存档柜空间为100%，已没有空间容纳新机型的图纸，须通过增加图纸柜的方式，对档案室进行扩容，解决档案室底图容量问题。

1.2 更新与维护 发生设计变更时，为避免图纸的版本错误，使用新图纸替换旧图纸，并将旧图纸销毁。而该方法也导致了图纸的旧版本信息丢失。因此，只能控制档案室玻璃底图最新版本，对旧版本无法进行管控和查询。

1.3 复制与印晒 由研发人员提供需印晒的图纸隶属的机型，及其隶属的系统。资料员查找档案室中的图纸，然后进行晒图工作。在日常的工作中，对单张图纸的印晒较为简单，但对成套图纸的印晒难度显得较为困难，特别是遇到借用件、不出图编码等，资料员在处理这方面问题时，手段十分有限。以下举例说明：

当需要印晒XG806平台系统的全套图纸时。需从XG806平台系统的对应存放柜中找出对应的系统总称图纸，如31E0001。然后根据图纸的明细表中，找出各对应图纸，若图纸为总成件，还需要继续根据它的明细表，找出图纸，直至找出所有图纸，然后开始印晒。当出现借用情况时，如XG806平台中某个零件借用XG808平台系统中的零件时，需要开启XG808平台系统的存放柜，寻找该图纸。而在制图规范中借用图纸，仅在备注栏中标明借用机型，并不标明借用系统，因此当XG806平台中某个零件借用XG808工作装置系统的零件时，需要查找的范围将扩大到XG808的所有图纸，而当借用的图纸，在其原本机型中属于“不另绘图”选项时，只有在其父项部件的图纸明细栏中才可得知其“不另绘图”属性。因此以该方式的查找效率极低。

1.4 传统图纸存档方式缺陷小结 ①空间利用率低；②版本管理问题严重；③查阅方式极其困难。

2 图幅顺序存档法

为解决传统图纸的存档方式所带来的缺陷，本项目首先对图纸存档方式进行大胆创新，即图幅顺序存档法。

2.1 按图幅分类 本项目规划过程中，对图纸的存档方法的研究发现，单纯对于图纸而言，撇开图纸的内容与隶属关系，图幅是它最基本的物理属性。传统的图纸存放方式，导致的空间利用率问题，最根本的方面就在于，各个系统中的图纸图幅不一，导致占用的空间大，图纸柜存放的紧凑性低。在此对档案室的图纸重新进行整理，将A4、A3、A2、A1、A0五种国标图幅分别统一放置，就可使图纸柜的空间以最紧凑的方式进行存放，图纸柜的空间利用率就可以得到极大地提升。

2.2 以时间为存放顺序 以图幅分类后，按照时间顺序进行排列，设计变更时旧图不替换，只将新图放置在该图幅的最后位置。以此方式存放，就可以进行版本管控，查找时由后往前查找，首次查找的就是最新的图纸，需要旧版本的图纸可以继续往前查找。

2.3 创建存档编号（归档号），与图纸编码相对应 通过以上两步，解决了存档空间、版本管控的问题。接下去，需要解决即是查阅问题。

在图纸的右下角记录归档号（流水顺序生成），建立归档号编码规范，并用Excel表格进行记录。查阅图纸时可以通过Excel表格进行搜索查阅。其方法为搜索图纸编码，获得存档编号（归档号），在使用归档号到档案室查找，由于图纸已经按照图幅分类，归档号按照时间顺序排列，因此可以很方便的查找出玻璃底图的存放位置。

图2为使用顺序图幅法后档案室玻璃底图的存档情况。使用顺序存档法后，最大程度的利用存档空间，原有45个存放柜数量不变，现已饱和放置的存放柜16个，未饱和放置的存放柜5个，未放置存放柜21个。总计档案室玻璃底图已占用空间41.1%。相比原先的传统存档方式，释放了58.9%空间。

3 研发底图管理系统及其功能

根据图幅顺序存档法的特点，利用计算机编程技术、数据库技术等，构建研发底图管理系统，来完成录入、查阅、旧版本查阅以及批量查阅等查阅工作，进一步解决查阅困难的问题。

3.1 以数据库的方式来玻璃底图档案 以数据库的方式来对玻璃底图档案进行管理，为后续的录入、查阅工作奠定基础。以数据库来代替Excel，用于处理庞大的图纸信息量。在本次的系统开发中使用较为简单的Aceess作为数据库，后续将改进为SQL。

3.2 使用VB进行编程开发 友好人机交互界面，以及方便快捷的操作，使资料员、研发人员可以方便的对档案室的图纸信息进行查阅，同时也可使资料员对档案室的玻璃底图的维护管理更为简便、有序。

3.3 图纸信息的Excel批量导入 样机试制、小批量产的图纸下发过程中，资料员通过研发底图管理系统生成图纸录入模板，编辑Excel表格，将图纸编码与归档号对应填入，完成后利用系统进行批量导入。

3.4 利用图纸编码信息查找图纸在档案室的位置 研发人员或资料员等可以通过该系统，使用图纸编码查找图纸在档案室的归档号，便可以方便快捷的得知图纸在档案室的精确位置，缩短了查阅印晒的时间。同时，也可以利用归档号来查阅编码，得知在档案室的某个位置中放置的是哪张图纸。

3.5 利用编码批量查找归档号 研发人员或资料员可以将编码号填写在Excel表格中的首列，导入系统后，将生成该列编码图纸所对应的归档号。同理以此方式的批量查找，查阅与印晒的效率得到了极大提升。

3.6 获得历史版本信息 使用图纸编码查找图纸归档码的同时，将获得该编码各个历史版本信息，并以倒序的方式显现给用户。每个版本历史信息中，都将显示录入时间，可让研发人员或其他人员获取图纸的历史版本存放的位置，并可供进入档案室进行查阅。（一般情况下，历史版本仅可查阅、不提供印晒）

3.7 利用E-BOM查找图纸 研发人员或资料员，可以调取涉及系统的设计BOM，导入底图管理系统中，系统可对该BOM中所涉及的图纸进行查阅，并返回给用户图纸清单，使用户获取整套图纸的存档信息。这部分功能已完全解决了传统存档方式中，借用件、不出图件的查阅困难或无法查阅问题，成套图纸的查阅与印晒效率获得极大的提高。

3.8 利用E-BOM检查图纸的完整性 设计过程中，特别是样机试制、小批量产的图纸下发过程中，经常遇到设计者将图纸遗漏的情况。使用这个功能，可以检测E-BOM图纸的完整性，编码信息来源属性中的，“专用件”必须绘制图纸（除不另绘图），本系统将对E-BOM中的专用件进行核对，若出现在档案室中无存档信息的编码，将对用户弹出警告，要求用户完善图纸或完善E-BOM。

4 案例总结

本方法与系统，在厦门厦工机械股份有限公司挖掘机研发进行试验，期间共历时3个月，其中软件开发1个月，档案室整理2个月，系统测试1个月。空间上，据统计，目前档案室共存放图纸A0幅面125张，A1幅面850张，A2幅面968张，A3幅面2727张，A4幅面13086张，总计17756张，折合A4幅面31212张。按档案室目前规模存储容量为折合A4幅面144000张，使用率为21.7%，综合使用率如上文所述为41.1%，因此在空间上，节约了50%以上的存放空间。

时间上，据测算，目前单张图纸的查阅约为5秒，之前单张图纸的查阅时间为60秒。批量查阅时间，以20张图纸为例，目前的查阅时间为20秒，之前的查阅时间约为120秒（不计疑难问题消耗时间）。以上查阅时间代表资料员输入编码信息获得归档号，以及提取图纸的时间。由底图管理系统完成的归档号查阅，时间约为0秒。遇到疑难问题的查阅时间，目前无疑难问题，如借用、不另绘图件的问题已通过该系统解决，之前解决该问题的平均时长为25分钟，之前的疑难问题的遇见概率为30%，即每10次批量查阅中，有3次遇到疑难问题。其他方面，如E-BOM图纸完成性检查，对XG845＼XG848两个小批量生产的E-BOM进行核对，共发现E-BOM错误及图纸缺失项目合计53次。避免了图纸遗漏或E-BOM错误带来的损失。

5 结语

该项目，极高程度的提高了档案室底图管理的效率、准确率，较高程度的解放了档案管理人员的工作时间，对档案室的有限空间进行了最合理的利用。通过软件自主开发，以最节能的方式，最低的成本，完成具有较高价值的管理概念，对于研发技术管理而言是一种无形的资产。

参考文献：

[1]范士喜，何薇.VB课程设计的内容和形式探讨[J].计算机教，2007，11.

篇5

关键词：油田档案 管理水平 提高

中图分类号：F270

文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)03-184-01

油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。

一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题

1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。

2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。

3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。

4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。

5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。

6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。

7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。

二、措施和建议

1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。

2．加强档案的收集和整理。一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。

3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。

4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。

5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。

篇6

关键词：学校 档案管理 网络化

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进人人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高学校档案管理的效率。虽然学校档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设学校档案室网络化的条件已经成熟。

一、学校档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。随着当前学校标准化建设的实施，学校配置计算机用于教学和管理已经较为普遍，部分学校实现了班班通，校园网。使用计算机为学校档案室服务，实现档案的网络化查询，当前的学校办学条件已绎具备。

2.学校档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案室均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案室的服务手段.提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案室网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、档案网络化管理的特点

1.管理对象数字化。网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。从目前来看，档案的载体首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得统治地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分。而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”――存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术媒介发挥其对公司业务活动的日常作用，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。当然这会引起到底什么是档案，数字化的档案信息具不具有理论上和法律上的效力的争论。而如果数字化的档案信息彻底解决了其可靠性、可信性问题，传统的、直观性的纸质档案恐怕真的会被彻底淘汰。

2.档案收集网络化。收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定收藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。

3.档案、查询网络化。档案室保存着大量的档案信息资源，我们把一些可共享利用的非保密的档案公布于网上，凭着其是历史记录的原始性、真实性、权威性的特点，会吸引更多的读者，这是档案室扩大影响、开发利用档案信息的有效途径。

三、实行网络化管理的对策

1.实行网络化管理应重点抓好数据库建设。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。否则难以满足利用者的各种检索要求。我们在设置字段类型时，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，注意从利用者的角度来考虑问题。

2.实行网络化管理应注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。

3.实行网络化管理应注重电子文件的收集。目前，计算机已基本普及，各类资料也都存在电子文本，所以现有档案的数字化已不是难题，因此，我们应把工作重点放在这些档案资料电子文本的收集上，实现纸质文本与电子文本同时收集。这样，不仅在很大程度上解决现有资料再次数字化的麻烦，而且也节约了大量的人力、物力和财力。在此，要借鉴此办法，修订文件移交管理办法，强调电子文本的移交与收集问题，使现有档案资料的移交与收集逐步实现电子化。电子文件今后将在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以应将电子文件的收集纳入到档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。

4.实行网络化管理应及时进行设备的更新换代。实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。因此，适时地更新设备则是保证“网络化”高效率的重要前提。

总之，学校档案管理实现网络化， 并不意味着传统的档案管理方式的彻底摈弃。由于文件的法律效力通常都是与其相关载体来确定的， 例如纸质文件、文件的缩微品等。而电子文件由于没有固定的载体， 因此电子档案的法律效力是很难明确的。再加上一些原始档案具有历史价值， 也不是电子档案所能替代的。因此， 传统的实体档案管理仍是当前所需要的。在学校实施档案网络化管理的同时， 仍要注意加强原始档案的保存， 这仍是档案工作者必不可少的一项职责。

参考文献：

[1] 徐富荣.论电子档案的法律凭据[J].档案学研究，2009（02）。

篇7

关键词：本土化；文件中心；运作模式

abstract: in europe and america, the people already were accustomed to each kind of service which early provides the documentary center, what at present pays attention is the digitization information technology as well as the documentary center archives and so on new situation the new challenge which brings to the existing documentary center's management and the management pattern; but in our country, the documentary center had still not obtained the promotion and the popularization, the reason lies in many people to think that the documentary center many superiority are form in the overseas specific environment, because the chinese and foreign national condition has the very big difference, worried south the documentary center in transplants in china's process will present north the orange zhi the result. the author believed that this kind of worry is not unnecessary, but before hesitating, cannot take, the key is must finish the documentary center “the localilzation” the work.

key word: localilzation; documentary center; operation pattern

前言

   所谓的“本土化”localization，是指将外来事物根据本土社会特有的环境加以改造，使之有机地纳入本土社会，并使它的合理性最终成为本土社会有机组成部分的过程。所谓“文件中心的本土化”，是指从国情出发，对文件中心从理论到实践都加以合理改造，发掘其内在的合理性，使其与中国现有的档案事业系统以及社会大环境相融合的过程。事实证明，对于外来事物，如果原封不动地移植，势必会与本土原有的文化产生冲突而难以生存；如果完全摧毁本土文化另起炉灶也是不实际的。而事实上，任何社会的本土文化都有一定的吸纳能力，如：四大发明是在中国产生的，但外国人却最先利用火药造成了坚船利炮，同样，文件中心要在中国“移植”成功，使之本土化是关键。

一、对文件中心理论的本土化改造

文件中心在中国具有可行性，就在于它的经营模式可以充分发挥规模经济的优势。从经济学角度来看，“规模经济”是指当企业规模扩大到一定程度时，生产能力随之扩大、单位产品成本下降、经济效益提高的现象。一般而言，规模经济可以表现为内部和外部两个方面，内部规模经济是由专业化分工、降低单位成本、提高人力资本的利用以及比较雄厚的实力等内部因素引发的；外部规模经济则是指企业和外部经济环境及其它企业存在着或多或少的联系，企业的一些经济活动可以创造一些额外的公共收入，增加社会福利，从而产生效益。

许多人在论述文件中心的理论依据时，言必称“生命周期理论”。当然，生命周期理论是文件中心作为一种中间过渡性档案机构存在的理论依据，但文件生命周期理论同样也可以证明我国现行的档案室的合理性，作为从文件到档案的中间过渡性机构，既然都符合文件生命周期理论，又何必非要舍档案室而取文件中心呢﹖理难服人，也难怪一些学者持保留态度。

目前，有部分经济学家认为“规模经济理论”已经过时了，我们在这种情况下还强调文件中心的规模经济效益是不是落伍了﹖他们指出，规模经济是工业经济时代的产物，主要体现在硬件生产阶段；在知识经济时代和产品特性化的今天，高附加值主要是在软件的设计和系统的策划实施以及服务阶段产生的，因此，“规模经济理论”将被“系统经济理论”所代替。这些论断当然没错，但我国档案工作目前的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。“麻雀虽小，五脏俱全”，这种小而全的结构更符合自然经济的特征。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同.

二、对文件中心运作模式的本土化改造

一般认为，文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间，保管形成单位不经常使用、但还不能作最后处置的文件的一种过渡性保管机构。目前，文件中心流行于欧美发达国家，一部分亚、非、拉等发展中国家也建有文件中心。美国是世界上文件中心设立最早、数量最多、规模最大的国家，其文件中心的设立模式具有一定的典型性：在国家档案与文件署下设立专门的文件中心管理职能机构联邦文件中心司，受该司领导的文件中心有两类，共十五个。其中，华盛顿国家文件中心和国家人事文件中心，属于全国性的联邦文件中心，主要为联邦政府机关或部门保管文件，提供服务；另外十三个文件中心属于地方性文件中心，分别负责所涵盖的若干个州联邦政府机关或部门的文件保管和提供利用工作。

再来看看我国的档案工作。建国五十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案室工作面临着种种挑战，但如果以美国式的文件中心模式取缔已有的档案室，或在现有的档案室网的基础上再建一套美国式的文件中心，显然都是行不通的。80年代后期，甘肃省永靖县文件中心正式挂牌，成为中国档案部门第一个吃螃蟹的勇者，但应者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、苏州等地，一批档案中介服务机构才如雨后春笋般崭露头角。对于这些新生事物如何进行定位，仍是众说纷纭。

笔者认为，机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。

商业性档案代保管中心，又可以分为两种类型，一种是由档案馆或档案主管部门设立的面向社会的档案代保管中心或寄存中心，另一种是以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介服务机构。从目前来看，大多数仍属于第一种类型，但是，随着档案中介服务法规的健全和信用度的提高，集档案代整理、代保管、软件开发、系统集成、专业咨询等各种服务于一身的商业性档案中介服务机构，必将成为活跃在我国档案工作中的生力军。机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。

篇8

一、档案收集工作的含义

本文中涉及的档案收集工作包含两方面：一是文件生成部门收集自我产生的材料，其中包含因离职、转岗、请假等原因职工之间交接的材料；二是各基层档案室按照规章制度收集分散在各部门、个人手中的档案，也就是我们所说的各部门职工将机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体文件移交到档案室的过程。

二、档案收集中存在的问题

本人从事档案工作近五年，通过研究生进修期间与全国各界档案同仁的沟通交流，以及走访同行业档案室室藏情况，结合本人近年的工作实践，总结出基层档案室档案收集过程中存在的几个常见问题：

1.档案的齐全性完整性低

档案的齐全性指的是一件事、一个会议、议题、课题、项目、工程等形成的文件材料，从通知立项、实施到形成结论，每个环节形成的材料都齐全。档案的完整性指的是一个单位各年度、各部门、各种载体形成的文件材料都完整不缺。虽然档案会在资产清查、资产评估、上级审计、网络制作、优秀评报、职称评定、职工考核、工资审批、养老参保、车辆年检、招标投标等方面发挥作用，但由于无法直接产生经济效益，基层单位领导及职工普遍存在档案重视度低的现象，在跟档案界同仁的交流中，了解到基层档案室存在或将会议材料理解为领导讲话，或将基建材料理解为竣工材料，或将文书材料理解为红头文件的现象，档案收集范围不齐全不完整，档案长时间未进行科学保管，会导致遗失，进而会影响到将来利用。若基建档案材料缺失，则直接影响将来的维修改造；若人事档案材料缺失，则直接影响职工的晋升、参保或离退；若会计档案材料缺失，则严重影响后续的查证、审计。

以本人所在单位初次移交的2010-2014年度工作会议材料统计为例（图1），国家档案局令第8号规定，会议文件材料为按照会议流程形成的文件，包含请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要。我院在2010年初次移交的工作会议材料齐全率为80%，2011年为90%；在利用档案过程中有一定影响，院党政领导意识到档案齐全完整的重要性后，经过商讨研究于2012年建立了档案网络管理体系，2012年-2014年会议材料移交齐全率达到了100%，还原了历史原貌。

2.档案的准确性规范性差

档案的准确性指的是文件材料是事实的真实反映，图物相符，文事一致，有关签署手续完备。档案的规范性指的是文件的形成及处理等过程都依据一定的条例准则形成。在相关单位的走访调查中发现，文件修改涂抹的痕迹，严重影响了档案的真实可靠性；文件纸张的材质不一，大小不齐，直接影响到档案保管的持久性和整齐性。文件的规范性，直接影响了档案应有的凭证、依据和参考作用。

以本人所在单位初次移交档案室的院发文件统计槔（图2），从2010-2014年的文件规范率可以看出在逐年提升，在2012年达到了稳定的100%，这与2012年以后，我院建立了档案网络管理体系，加强了每年对专兼职档案人员培训，实施各种激励机制分不开。

3.档案收集时间滞后

在这里的收集时间指的是基层档案室专职人员收集分散在各部门、个人手中档案的时间，也就是各部门、个人向档案室移交档案的时间。按照相关规定，机关文书及业务部门一般应在次年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行移交手续；会计档案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情况，会计档案在原部门不超过三年；基建档案要求在项目验收后三个月内移交。

在与众多档案界同仁的沟通中发现，基层档案室收集到文件的时间，滞后情况严重，经档案人员多次催促仍然无果的现象也有发生，诸如多年未收集到某一类应保存的文件，诸如多年后收集到早应存档的文件。档案收集时间滞后严重影响了各部门的档案利用，档案收集时间滞后的另一个连锁反应就是档案残缺或者丢失，无法达到齐全完整，也无法保证准确性，最后陷入了收集时间滞后，文件残缺准确性低的恶性循环。

三、提升档案收集水平的对策

1.建立档案网络管理体系

在基层单位建立一套自上而下行之有效的档案网络管理体系有利于提升档案收集水平。2012年，我院建立了以党委书记为核心，以档案室主任为领导，以专兼职档案员为抓手，围绕档案工作管理条例运行的网络管理体系。一方面实现了档案的集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度，统一监督，为档案收集工作提供了组织保证；另一方面明确了各部门的档案兼职管理人员，将档案的管理工作落实到具体个人，便于统一指导培训，为档案收集工作提供了人员保证。自2012年起，我院档案收集的完整性、准确性、规范性都有了大幅提高。

2.增强档案人员荣誉感

档案人员分为专兼职两种，增强专兼职档案人员的荣誉感，培养其强烈的责任心和事业心，激发其自身发展动力，有利于提高档案收集水平。多措并举提升专兼职档案人员的存在感，使之意识到“档案很重要，我很重要”，意识到自己所在岗位是单位各职能部门运转的重要组成部分，意识到提高所在岗位档案收集的“质”与“量”，不仅直接影响到档案形成部门的工作状态，更加影响到整个单位的对外形象。

为了增强档案人员的荣誉感，尤其是增强兼职档案人员的荣誉感，我院每年组织专兼职档案人员学习交流会，并设立了表彰激励机制和薪酬激励机制。这些措施不仅有利于兼职档案人员做好本部门档案收集工作，规范文件材料的形成与积累，而且有利于按时高质地向档案室移交党群、行政、财会、科研、基建、声像、死亡等档案。

3.做好文件形成前端控制

前端控制即事前干预。将档案收集工作纳入部门目标管理，在文件形成前，举办档案管理培训班，深入浅出的讲解各文件在用纸、用印、行文格式、文件处理等方面的形成标准，讲解各项目立项、审批、设计、招投标、施工、监理、验收、审计等环节的流程规范；在文件形成的关键节点，及时的进行专业指导；在文件形成后，认真检查文件的内容、书写格式、纸张等，若发现不符合国家标准，则要求及时修正。

我院于2016年引进了办公自动化系统，在系统开发之初，按照各项业务管理规定，分设了各类工作模板，规范了文件处理流程，此外该系统提供了职工交流平台，利于职工间在各个关键节点的沟通与督导，保证了文件的准确性、规范性，从源头提升了档案的收集水平。

4.把握文件收集最佳时机

把握好文件收集的最佳时机，是提升档案收集水平的重要手段。根据本人近几年的档案管理经验，认为主要把握以下五个关键点：一是在每一项活动（如年度工作会议、盛大庆典）结束后，因为活动刚刚结束，活动的前期准备、中期实施、后期的总结材料都是在手边；二是在遇到职工离职、转岗、休产假、病假等类似情况时，各部门兼职档案员要及时的收集纸质档案和电子档案；三是本单位的发文，档案室争取随时收集；四是对于一些零散文件可以在次年年初收集；五是对于历时较长的跨年度项目如有关基建工程的文件，可以分阶段收集。

5.创新文件积累方法

文件积累一般采用文件登记法，即对收发的各类文件材料进行规范化记录，将序号、文号、题名、页数、份数、日期等填写完善，然后准备若干整理袋，按照年度、类别进行规范化保存。在总结以往档案收集中出现的各种问题基础上，本人建议建立临时卷夹和实行两套制。具体方法如下：

建立临时卷夹，年初制定归档类目条款，将平时形成的文件材料，按类目条款分别“对号入座”存放在临时卷夹中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交档案室，同时遇到临时性、变动性、突发性等工作的文件材料不易散失。

实行两套制，对于本单位重要文件，例如在党政部门制发的文件，可以保存两套移交档案室，档案人员可以将一套按照立档规则进行文件级整理，一套按发文流水字号收集，装订成年度发文汇编。我院于2016年实行了两套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在档案编研上也有了一定积累。

篇9

[关键词]项目文件；职责； 问题；对策

1.医院基建各主体责任单位对项目档案收集的管理职责

1.1项目档案工作应按照《档案法》的规定，实行统一领导、分级管理的原则，应确保项目档案的齐全、完整、准确、系统。确保形成的项目档案能反映工程建设及实体质量情况，设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。各参建单位的档案管理工作应在建设单位的统一领导下，对各自承包范围内形成的项目档案的完成、归档的准确、系统的完整和有效利用负责。完成各自职责范围内的项目档案的收集、整理与归档工作，将形成的竣工文件收集、整理，经过监理单位审查、建设单位验收后，将所有的文字、图纸、电子、声像等不同载体的档案资料移交建设单位综合档案室归档。

1.2建设单位的职责：建设单位要根据国家有关项目档案管理规定，设立专门的档案管理部门，配置专职的档案管理人员，配置能够满足项目档案管理、档案实体安全保存和利用需要的设施，应采用计算机和档案管理软件来管理。建设单位档案室应建立档案管理体系，加强落实项目档案管理责任制，要对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和培训，并将各部门的档案收集工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。

1.3勘测、设计单位的职责：设计单位要按合同约定，收集项目前期勘测中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等及设计基础文件，向建设单位移交。收集设计活动中形成的项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件，设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件，施工图、竣工图、现场服务形成的设计更改文件等，经过收集、整理后向建设单位移交。

1.4监理单位的职责。按《建设工程监理规划》（GB/T50319-2013）

的规定，设计、施工单位形成的文件质量和案卷资料纳入工程资料监控范围，对参建单位整理和移交竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见，最后一同监理竣工档案移交建设单位。依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和合同约定，对项目监理过程中形成的文件收集、整理后，向建设单位档案室移交。

1.5承包单位的职责。对本单位移交的竣工档案进行自检、验收，对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。按照合同约定的承包范围，收集整理本单位在工程建设活动中形成的档案，进行汇总、整理、编目，经监理单位审查后向建设单位档案室移交。

2.医院基建档案管理存在的主要问题

2.1医院档案资料分散易丢失。这是由于医院工程工艺复杂、设计变更多、周期长、参与部门多等原因造成的。如从论证、立项、决策（会议纪要）、请示批复、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，竣工，再到水暖电、消防、环评验收，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如遇气候变化或领导变迁等情况，时间可能多达4-5年之多。这种实际情况势必就使得医院档案资料更分散易丢失。

2.2医院领导建档意识和职工归档意识淡漠，未把基建档案列入单位议事日程。只讲工程质量，追求当下顺利竣工；只谈医院的病历档案和人事档案重要性；或者分管基建的领导将常用的图纸、维修手册、使用说明甚至于批复文件等据为己有，随分管人员的岗位调换档案被带走或丢失，更有甚者图个人方便不愿归档，以至于根本无法资源共享等等。

2.3施工单位人员素质不高，归档意识不强且管理现状松散。施工人员归档意识差，只收纸质档案，不注意收集电子档案（如照片或视频资料）；只注重各种施工资料的收集，不注重配套工程设备资料的收集，造成归档资料的不全、档案收集、编制质量不高。以至于移交给医院的基建工程项目归档材料中复印件多、签字和盖章不齐全等诸多问题存在，造成档案利用的凭证作用不强等等。在管理上，资料填写不全或破损、设计变更与工程变动未做会议纪要、竣工图与施工图通用不做修改等，造成业内资料不准确。

2.4医院基建档案管理人员业务素质低下，责任性与管理意识不强。档案人员学历偏低，多数未经专业培训，“三纳入”、“四同步”制度落实较差；对归档文件有多少算多少，文件零散；对短缺档案不寻找，不追踪。也正由于其对档案和基建知识的不熟悉，造成一头雾水，面对一堆资料无从下手，管理杂乱无章。

2.5医院与基建部门没有形成合力，缺乏沟通，指导监督不力，造成归档质量不高。

2.6档案管理设备和手段的落后，很多医院既无档案室甚至没有设置档案专职人员，多是院办人员兼职，更谈不上配备专门的档案装具与计算机管理。一些医院不仅没有计算机等现代化管理设备对信息进行检索、集中贮藏处理，就连起码的密集架、铁皮柜、图纸柜、装订机、防潮、防蛀设备也不具备，档案管理人员还是依靠传统的手工操作进行装订，费时费工，效率低下，直接影响档案的长期安全保管和迅速方便使用。

3.医院基建项目档案管理对策

3.1建章立制，依法治档。建立健全医院的档案管理网络，全院档案实行统一管理，统一标准，统一分类，避免过去分散管理造成的人力、财力、物力和空间的浪费，保证档案的完整、安全、开发利用，实现资源共享。把完善各项规章制度作为做好基建档案管理工作的关键，将档案管理工作纳入领导的议事日程，并有分管领导亲自兼管，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。档案部门要会同基建部门制定一套符合医院实际的档案岗位职责、基建档案管理实施细则、基建档案归档整理范围、归档时间等。强化监督职能，在基建工程项目立项时，应将档案工作纳入到工程的各个阶段，纳入档案部门人员和基建部门人员岗位职责中。

3.2加强对医院档案人员专业知识的培训和业务素质的提高。档案工作是一项政治性、服务性、条件性、严密性很强的工作，要求档案人员必须具有严谨求实的工作作风和良好的品质，因此必须加强对档案人员法制宣传教育，提高档案专兼职人员的档案意识，使他们认识到基建档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。档案人员要解放思想，更新观念，充分认识档案在医院管理中的地位和作用，利用院报、会议、发文、座谈等形式积极宣传档案法及有关处罚条例，积极参加基建和档案专业知识的培训，培养一支既要政治素质好，责任性强，又要热爱档案工作；既要有档案专业知识，熟练掌握操作技能，又要熟知基建项目档案管理工作范围，能够从容面对档案专业发展面临的新问题；既要有一定外语水平，又要会利用现代化手段管理使用档案，有进取性和创造性，提高归档案卷质量。采取请进来、派出去的方式，对档案人员进行基建档案专业知识培训，进一步开阔视野，增长知识，这样才能保证档案的严肃性和真实性。

3.3加强医院专兼职档案人员与各参建单位人员的相互学习，做到知识互补。档案专兼职人员要与各参建单位人员多沟通、多交流，多座谈，真正将有利用价值的项目档案资料收归档案室，便于更好的开发利用。提高各参建部门人员的档案意识和法制观念，使大家认识到项目档案的潜在价值，变被动为主动，自觉参与档案管理。

3.4加强医院与各相关部门相关科室的沟通与协调。鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介人、深人基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据医院的实际情况和具体要求，制定基建项目档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及从建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的其体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性.保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.5运用现代化手段，搞好档案信息开发利用工作。开发基建项目档案信息资源，为医院医疗、教学、科研、后勤管理服务，是基建项目档案管理的根本目的，也是档案管理工作的重点。所以档案室首先要创造条件实现以计算机为核心包括扫描、复印、缩微、声像等先进科技手段在内的现代化目标，编制切合医院基建项目的档案管理软件，编制《医院工程基建项目简介》等，为利用者提供方便、快捷优质的服务是我们管理的真正目的。

基建项目档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，所以归档的项目档案必须齐全、完整、准确、系统，签字手续完备，内容真实、可靠，与工程实际相符合，字迹清楚、图样清晰、图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定。要按国家和行业标准要求组织竣工档案资料的专项验收。竣工图应与项目竣工验收时的实际情况相符合，监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，并在竣工图案卷目录上加盖竣工图审查章，方可归档。项目档案必须坚持档案工作与工程建设“三同步”，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。在工程竣工验收时，要同时验收项目档案归档情况，只有这样才能真正收到有价值的对社会有利用的项目档案，为日后解决更多的实际问题。

4.投入使用后医建档案的利用价值

各医院基建项目参建单位都要以对工作高度负责的责任心和使命感，确保每一项医建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设和社会发展中的巨大作用。档案的收集、整理就是为了提供人们利用，档案利用好了能产生良好的经济效益和社会效益。基建档案是一种特殊的不可再生宝贵的信息资源，项目投资大、数量多、载体多、周期长、环节多，档案不仅仅要看给当下能解决多少实际问题，更应该鉴定其在将来提供的利用价值。我们要加强对文件形成者、档案管理者的业务指导，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。不断提高业务素质和科学知识，是医院基建项目档案管理未来必不可少的动力。作为医院档案管理人员既要熟悉医院管理新知识，又要熟练掌握档案管理专业知识和电子档案的收集与整理的新技术，新方法，只有这样才能更好的为医院深化改革和为社会利用者提供快捷方便的服务。

参考资料：

1.田岳海，浅谈基建档案管理中存在问题及对策，《档案天地》2012年第8期

篇10

Abstract: This paper summarizes the customer value theory, discusses the enlightenment of customer value theory to archives information service work.

关键词: 顾客价值理论;档案信息服务;启示

Key words: customer value theory;the files information service;enlightenment

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)14-0238-02

1顾客价值理论与营销策略的创新

顾客价值(Customer Value)理论主要是20世纪90年代由西方营销学者提出来的,它是随着企业实践中市场竞争的不断加剧和对相关理论发展的总结与借鉴的基础上出现并发展完善的。在体验经济时代,人们在消费中不再单纯追求产品的功效或者质量,而是希望获得包含物质因素和精神因素的整体价值,当消费者在各个层次上获得较好的体验时,就会产生较高的满意感,由此而产生顾客价值理论。

那么什么是“顾客价值理论”呢?市场营销学大师菲利普・科特勒将顾客价值视为“市场营销的基石”,顾客价值是指顾客认知利益与其认知价格之间的比或差。认知利益是指顾客在购买、消费产品或服务的过程中感觉到的收益总和,具体包括产品价值、服务价值、人员价值、形象价值等,而顾客认知价格是指顾客在购买、消费产品或服务过程中感觉到的支出总和,它不仅包括支付的商品价格,还包括顾客在整个消费过程中涉及的时间、金钱、心理感受等成本,它包括经济成本、时间成本、心理成本等。这两者之比或差越大,则顾客价值也越大。

顾客价值理论的核心是感知利得和感知利失之间的权衡。顾客价值理论的创新之处就在于企业真正站在顾客的角度上来看待产品和服务的价值,这种价值不是由企业决定的,而是由顾客决定的,强调企业应基于自身竞争优势,在设计、生产和提品时以顾客为导向,为顾客提供超越竞争对手的价值,才能够争取顾客,维系顾客,才能获取持久的竞争优势,在激烈的市场竞争中立于不败之地。在市场因素的推动下,一些企业开始尝试新的营销策略,开始注重针对顾客的价值设计和价值传递,努力在营销中提高顾客价值,降低顾客成本,实施“价值营销”策略。

2顾客价值理论对档案信息服务工作的启示

档案信息服务在整个档案工作中占有重要的位置,是档案信息管理的重要环节,是衡量档案信息管理工作质量的主要标志,它是体现档案馆性质和职能的主要方面。档案信息服务正逐步走向社会化。改革开放以来,档案信息服务产品商品化已成为档案信息服务的一种必然趋势,档案室(馆)和企业一样也处于市场经济环境中,档案信息服务的顾客就是“档案利用者”或“用户”,和企业的“顾客”有着本质上的共同性,市场竞争的多极化、激烈化以及利用者需求的个性化、多样化,要求档案工作者从利用者认知与体验的角度,重新审视档案信息服务工作。在新的经济条件下,档案室(馆)应从利用者利益出发,为利用者提高价值,节省成本,才能提升档案信息服务的质量和水平,取得良好的经济效益和社会效益,增强档案室(馆)的竞争实力。

2.1 加强档案信息资源的建设,提高档案信息产品的价值档案信息资源是对当地政治、经济、科学、文化教育发展水平的综合反映。是档案机构的核心产品,档案室(馆)应从利用者利益出发,通过多种途径,积极主动、广泛及时地加强档案馆信息资源建设,推进信息资源的社会化、精品化、特色化、现代化,提高档案信息产品的价值。首先,加强档案信息资源的挖掘工作,建立专题数据库,特别是重视特色档案信息资源建设,建立特色资源数据库,用馆藏特色和行业特色来吸引各类利用者访问和浏览,以满足特定专题和特定用户的需要。其次,根据利用者的明确要求,专门为用户订制信息产品,或者根据用户的潜在需求,通过二次开发,提炼出对利用者有针对性、有深度而且新颖的精品信息,满足用户的个性化需求。如,具有互动性的网上档案信息在线服务,服务者与利用者能即时沟通,不仅能满足利用者的个性化需求,而且能补充和完善档案信息资源的建设。第三、提供综合的档案信息产品,实现档案信息服务超市化。丰富档案品种,不断开发和建设贴近利用者的新的档案信息资源,以满足用户不断增长的信息需求。第四、开发和利用因特网上的档案信息资源,努力实现文献资源共享,准确提供各种网上档案信息。

2.2 丰富和完善档案信息服务模式,提高档案信息服务的价值

档案室(馆)要为利用者创造价值,必须向利用者提供方便、快捷、高效、优质和特色的信息服务才能赢得用户的满意,因此只有丰富和完善档案信息服务模式,才能提高档案信息服务的价值。①尽快完成由封闭式被动服务模式向开放式主动服务模式的转变,如,主动向利用者提供咨询和帮助,主动了解掌握利用者现实和潜在的信息需求,以及对他们的价值和成本分析,建立利用者信息数据库。由于利用者价值的个性化特征,决定了利用者对服务和信息所感到的价值会随时改变,所以要不断更新和补充利用者的信息,持续为利用者寻找并创造新的价值,最大限度满足不同层次利用者的需要。②开展更有针对性的知识服务。如,个性化信息服务,根据用户的特定需求向其提供经过集成的相对完整的信息集合或知识集合。③建立多层次服务模式。如,网络导航服务和档案信息参考咨询服务,为用户提供深层次、多样化的服务。④重视心理服务。首先,开展尊重人格、相互信任的服务,和用户建立双向亲切、平等、相容的关系,使用户有着积极的情感体验。其次,完善利用者反馈机制,认真听取利用者的要求、建议和批评,为利用者答疑解难,通过利用登记、座谈会、网站咨询台、意见箱、调查问卷、电话、电子邮件、信函等多种形式加强和利用者的沟通交流。第五、积极开展用户教育,通过举办档案展览、培训班、座谈会、互联网等方式,使用户全面了解利用档案的技术和方法,并及时公布开放的档案信息、设备条件和服务业务,充分利用虚拟馆藏,以提高用户利用档案的能力,使用户更加快速、准确、方便地得到档案信息服务。

2.3 坚持“以人为本”,提高服务人员的价值提高档案信息服务的价值,首要的是提高服务人员的服务水平。要坚持“以人为本”,善待自己的员工,营造良好的工作环境。首先,建立有效的内部激励机制,为服务人员创造个人发展的机会和条件。其次,建立双向式沟通渠道,加强档案馆领导与基层员工的沟通,听取员工的建议,支持和鼓励员工参与管理,创造和谐的人文环境。

2.4 通过组织文化建设,加强服务人员的学习和培训在档案馆与员工之间建立共同的奋斗目标、价值观念、行为准则,增强内部的凝聚力和向心力。加强服务人员的学习和培训。学习现代化管理技术和业务知识,优化知识结构,提升顾客价值理念,真正贯彻顾客导向原则,致力于为顾客创造价值,为服务人员提供现代化的服务手段和优良的服务环境,提高服务人员的整体素质和服务水平。

2.5 实施品牌战略,提高档案室(馆)形象的价值树立档案室(馆)的品牌信誉,也是创造顾客价值的好方法。成功的品牌是经久不衰的,而且能提升利用者的认知利益。因为驰名品牌有良好的质量、服务、形象的保证,能提高档案机构的社会美誉度,提高档案机构形象的价值,减少顾客感知的风险,就是为顾客创造价值。实施品牌战略必须重视三点:第一,注重塑造品牌个性。第二,要把品牌的个性化特征传递给用户。第三,确保品牌要素能创造顾客价值,如,从形象专业、有吸引力的环境布置和网页设计、便利的服务设施到服务人员与用户之间的良性互动、主动为用户提供快、全、精、准、新的档案信息等等。

2.6 运用有效的方式,为用户节省成本①设计合理、流畅的服务流程,提供多元化的服务渠道,节省用户的时间成本。在现代快节奏的社会里,时间具有商业价值,设计合理、流畅的服务流程,加强各环节之间的联系,提供多元化服务渠道如电话、传真、网络、来函等,减少了用户等待的时间,使用户很容易获得档案信息服务,节省了用户的时间成本。②加强档案室(馆)的宣传,正确处理好对用户的承诺,节省用户的心理成本。通过参观、展览、报刊、网络等形式及时展示档案馆的硬件设施、信息产品、服务等,树立档案馆良好的形象,降低用户感知的风险。另外研究表明,对用户作出的承诺越多,用户就会觉得风险越大,付出的心理成本也就越大,因此,对用户作出的承诺要适当、适度,减少用户心理成本的付出。③给予忠诚用户更多的利益酬谢,节省用户的经济成本。如,根据用户的忠诚度来制定用户购买信息产品的价格,使忠诚用户比普通用户享有更大的价格优惠。这样就鼓励了忠诚的增长,促进了档案室(馆)经济效益的增加。

参考文献: