数字化管理的特征范文

导语：如何才能写好一篇数字化管理的特征，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

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国土资源档案信息作为我国重要的信息资源，采用传统的人工管理方式显然已经无法适应档案资源管理的实际发展需求，因而实行国土资源档案管理数字化已十分必要。开展数字化管理在国土资源档案管理中的适用性分析，建立国土资源档案管理的数字化发展目标，加强并完善其管理措施具有十分重要的作用。

一、数字化档案管理的适用性分析

（一）数字化档案管理能体现出国土资源多样化的管理需求

伴随着我国国土资源工作开展程度的逐渐深入，相应的档案内容及数量也日益增多，其类型也逐渐趋向于多元化的发展趋势。因而在进行国土资源档案管理时，首先应当进行分类处理，这当中主要包含了综合类、地籍信息、地表测绘等多种形式的书面文字档案信息，同时还有许多以视频、电子数据等形式存数的档案信息资源。因此在国土资源档案的管理当中应当依据我国国土资源档案形式多样化的特征，在其管理方式的选取上采用多样性的管理方式。采用多媒体数字化的档案数据处理形式，能够将国土资源档案转变为各种各样的类型样式，进而对其进行分类处理并将其统一存储于相应的数据库中，从而充分体现出数字化档案管理在国土资源多样化管理当中的有效适用性。

（二）数字化管理对于国土资源的复杂性具有较强的适应性

在进行国土资源档案的管理当中，由于其带有一定程度的特殊性，因此种类较多繁杂，对于不同种类的档案在进行管理时所采用的方法也具有一定的差异性。因而，在开展相应的管理工作时就必须要用到一些数字化的管理方式，有效地保证管理工作的有序性。采取数字化的管理方式并进一步加强对系统数据的整合、处理，从而有效达到对国土资源档案管理的适用性。

（三）数字化档案管理能体现出国土资源整体性特征

国土资源档案内容是对其实际资源及信息的有效整合，包含了一定程度的整体性和综合性，其中大量的资源内容都是具有一定的依存关系，因而必须要对其建立完整的数据信息库，并实行集中化的统一处理方式。建立相应的数字化管理方式，通过对数据库资源的不断改进、完善，便能够实现整体化的管理策略，对于出现的管理错误或漏洞问题也能够更加及时的发现并采取相应的弥补措施，从而显著提升了其对国土资源档案管理的实用性。

二、加强国土资源档案数字化管理的措施

数字化档案管理的具体含义，即通过多媒体等信息技术手段，将传统的纸质资料或是相应的录音或视频资料通过数据的转换，使其成为统一整体的多媒体信息内容，并将其依据相应一致的数据格式储存于数据库当中。进而利用强大的数据库资源对国土资源信息进行统一的处理和管理，从而高效的提高对国土资源信息的利用及处理能力。

（一）转变观念加强对数字化管理的认识

国土资源档案管理人员只有充分认识到数字化管理的实际价值，才能够真正的转变档案管理的理念。在此过程当中，相应的国土资源档案部门应当加强对数字化管理推广力度。档案管理的内容牵涉到许多部门单位，在数字化管理的实施过程中应当加强同这些相关单位的合作，将他们所收集到的数据信息统一增添进国土资源档案部门的数据库当中。因而，这就需要相应的档案管理人员转变观念，加强对数字化管理的认识，将其传统的思维方式转变为数字化、智能化的管理方式，从而使国土资源的档案内容更加完善、详尽。

（二）制定并实施相应的计划

在开展国土资源档案管理工作前，对于可能出现的管理难题要进行预见性分析。另外，数字化管理方式的转变是一个系统性过程，必须要借助于各部门管理人员的通力合作，因而，在档案管理工作开始前就要制定出详尽的实施方案，并对其开展过程中所需要用到的资金、人才等要素做好充足的准备工作，最大程度地构建出一整套完备的数字化管理系统，从而使管理的数字化进程工作能够有序开展。

（三）加强安全性建设

在其数字化管理的建设过程当中，最大的隐患问题即为数据的安全性。当前信息技术的快速发展，相应的病毒入侵形式和程度也在不断的加重，因而在对其进行数字化管理的实施过程中，相应的管理者应当提高安全防范意识，加强防范措施，对数据库系统定期进行病毒查杀。加强对档案管理人员的安全医师培训，在资料录入时必须要采取相应的密码设置，制定并完善相应的安全防范制度，提升国土资源档案管理的安全性。

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建筑工程数字化管理指的是利用数字表示建筑工程施工的相关内容，同时在施工的过程中进行数据的收集、处理与反馈，以此为依据进行建筑工程施工全过程管理，最终实现施工预定目标。与建筑工程信息化管理相比，建筑工程数字化管理的重点主要集中在信息的传输、处理与反馈等方面。例如，在工程管理的过程中，利用计算机网络建立信息共享机制，促进信息传输效率的有效提高。简单来讲，建筑工程数字化管理就是将工程中的所有信息都实现量化，转化为数字的表示方式，之后对数字进行传输、分析、反馈等。建筑工程数字化管理是信息化管理的前提与基础，能够实现建筑工程管理水平有效的提高。建筑工程施工数字化管理系统属于完整的管理系统，能够独立完成施工过程主要目标的控制管理工作，同时实现了管理原理与方法之间的相互结合。因此，建筑工程施工数字化管理具有较高的可实现性，能够有效促进施工过程管理水平的提高，是未来建筑工程管理的发展趋势，具有非常广阔的发展前景。

2建筑工程施工数字化管理的优势

建筑工程施工数字化管理模式的应用促进了施工企业工程管理能力的有效提升，建筑工程施工数字化管理的优势主要包括:(1)具有较强的科学性。在传统的项目施工管理中，并不能够实现管理原理与施工过程的相互结合，导致施工管理受到较多人为因素的影响。通过建筑工程施工数字化管理系统，能够协调施工过程各个方面的因素，通过数据库进行标准参数与实测参数之间的比较，为管理措施的制定奠定坚实的基础。通过数字化管理能够让管理人员更加明确地掌握工程实际情况，提高决策的可靠性与针对性。同时，通过计算机进行数据处理，能够节约大量的人力与物力。(2)具有较高的反馈敏感度。在建筑工程施工数字化管理中采用的是动态管理模式，对所收集到的各种数据进行实时处理，确保管理者的各种管理措施能够更加快速、有效的得到实施。在施工过程控制中，通过细分的模块完成控制工作，确保管理能够更加细致、更加到位。(3)具有较高的管理效率。建筑工程施工数字化管理中实现了数据库与数据平台的建立，促进了计算机网络系统优势的充分发挥，实现了整个管理过程效率的信息化管理水平。通过数字化管理，能够实现信息处理的标准化与数字化，进而实现管理效率的有效提高。(4)具有较强的管理目的性。建筑工程施工数字化管理系统更加注重对施工过程中关键目标的控制，通过较强的控制措施、流程对施工过程进行有效管理。例如在对工程造价进行管理的过程中，实现了工程造价的量化分解，同时能够对工程造价进行实时的控制，通过这两个方面的内容，确保管理者能够全面掌控工程成本、产值及利润等方面的数据信息。建筑工程施工数字化管理体系具有较强的管理目的性，能够降低管理者对管理的干扰，促进管理者决策水平的有效提高，进而促进施工企业竞争实力的不断提升。

3建筑工程施工数字化管理的步骤

3．1实现建筑工程的结构分解

在实现建筑工程数字化管理的过程中，首要的就是实现建筑工程的结构分解，分解的依据主要包括两个方面，一方面是建筑工程工程量清单相关内容，另一方面是建筑工程分部分项划分规定。在结构分解工作完成之后，要将分解所得的各个模块进行编码工作，同样是依据上述两个方面的内容完成编码工作。在编码的过程中，由于结构分解所得的模块与工程量清单中的分项可能存在不符，因此要在工程量清单编码的自编码中增加相应的分数位。

3．2实现分解模块特征目标的确定

在建筑工程结构分解完成形成分解模块之后，需要对分解模块的特征目标进行确定。分解模块特征目标确定主要包括三个方面的内容:第一，造价，其中又包括成本、利润与产值三个方面;第二，工期，其中包括绝对工期与相对工期两个方面;第三，质量，指的是标准质量数值。通过数字的形式对分解模块的造价、工期与质量等内容进行表示，如果数字表达不明确，可以用文字进行相关的辅助说明。

3．3建筑工程施工过程管理与检查

在完成以上两个方面的基础工作之后，进入到建筑工程的施工管理阶段。各个分解模块开始进入到施工阶段中，在施工的过程中对各种数据进行有效的收集。在施工过程中，最为关键的就是要确保建筑工程施工依照施工计划进行，同时要对其中遇到的各种问题进行及时反馈。施工检查工作与施工同时开始，通过对施工现场的了解与数据的收集，实现对施工过程的跟踪检查。首先，将施工过程中收集所得的数据按照分解模块的特征目标进行分类与整理，与模块标准特征目标值进行对比之后找数据差值，依据差值对造价、工期与质量等进行判断。需要注意的是，造价、工期与质量之间存在对立与统一的关系，不能够只通过对其中一方面的数值比较就得出结论。

3．4对建筑工程施工进行处置

依据建筑施工检查工作形成的结果，对存在这种现象的原因进行明确，在此基础上进行建筑工程施工处置，处置的方法一般为针对相关现象出现的影响因素进行改变，或者是对分解模块的特征目标进行改变。建筑工程施工处置包括两个方面，一方面是分析结论，通过对数据的分析促使数据作用充分发挥，为工程控制提供依据。数据代表着施工过程的实际情况，通过数据分析能够发现其中存在的问题，为处置提供依据。另一方面是措施选择与实施，管理者依据分析结果选择有针对性的控制措施，对施工质量实施更加主动的控制。

3．5实现建筑工程的持续管理

上述四个步骤形成了建筑工程管理的循环，在不断循环的过程中对建筑工程进行持续管理。在整个管理过程中，数字化最为显著的作用就是提高管理的科学性、准确性与有效性。尤其需要注意的是，管理过程并不仅仅针对模块这一划分单位，模块组合之后形成了分项工程、分部工程等都应该纳入到建筑工程数字化管理中。

4总结

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关键词：以太网；移动平台；农业机械；数字化管理

一、基于以太网和移动平台开展农业机械云制造数字化管理的特征

将以太网与移动平台相互结合，这样在所开展的机械云制造技术中能够实现自动化管理，数字管理技术得到了更高效的使用，无论是农业机械的生产加工，还是后续使用，都能够达到一个理想的形式，分析其特点可以发现首先在设计平台上更具有先进性，能够达到理想的使用效果，使用过程中所存在的问题，通过数据库建立可以提升管理效率，这样的管理技术与实际情况之间的配合才能更加顺利[1]。移动平台结合网络环境在使用范围上更加的广阔，不会受到系统平台隐患影响，可以不受时间与距离的影响，通过网络传输功能来实现系统的管理控制，在农业机械制造业发展中起到了推动作用。其次是这种管理理念具有虚拟性，管理信息传输是在网络环境下进行的，在云制造的数据库中会体现出这一特征，制造过程的管理需要配合平台所提供数据来进行，只有数据信息得到有效利用，后续的农机生产制造质量才能得到保障，否则造成材料浪费，或者影响农业机械使用功能。

二、当前基于以太网与移动平台开展农机制造数字化管理的技术

1.计算机辅助设计。对管理数据库进行完善时会运用到计算机辅助设计技术，在此技术的保障下所开展的各项配合都能够达到一个更理想的建设使用效果，对于一些比较常见的功能实现需求，数据库建立期间会根据具体的需求来进行进一步完善，并在信息使用安全上得到更明显的进步提升。计算机辅助设计需要程序软件的参与，只有不断的完善内部信息，在数据库的信息存储范围上不断进步，最终的使用效果才能更加理想[1]。首先确定一个数字化管理框架范围，在框架范围的基础上再进行后续完善，对数据信息进行整合研究，实现数字化的农业机械制造管理，并与以太网、移动平台充分结合。

2.虚拟原型技术应用。掌握了完善的信息技术后，后续进行的管理数字化设计可以在信息引导下完成。对于过程中比较常见的功能隐患问题，需要加强调解控制，移动网络环境具有极强的数据传输能力，这一功能在发展农业机械制造数字化管理中起到了功能完善的作用，同时在管理过程中也能够根据实际生产需求不断的做出调整，达到一个更理想的安全生产效果，针对未来的功能进步提升也有很大的促进作用。虚拟原型充分利用了以太网环境特征，在所开展的工作任务上能够将虚拟与现实管理相互结合，高效利用数据库资源的同时根据现实管理需求不断的调整管理系统，达到一个信息共享的作用。

3.强调农机产品的协同设计。在对农机产品进行数字化管理设计时，虽然在设计理念上做出了区分，但设计过程中仍然可能会遇到功能差异带来的问题。以太网发展目前已经十分成熟，但应用在农机产品生产设计中仍然存在经验方面的欠缺，通过这种方法来帮助提升管理工作完成效果，可以有效的促进管理计划落实发展。协同设计会从多个层面共同开展，其中也存在很大程度上的差异性，尤其是在管理计划与现场创新上，充分掌握这一技术性方法，并通过数字化管理技术研发设计来提升技术的落实程度，对于现场工作任务的开展也有很大帮助。移动平台下信息传输速度得到了提升，同时更能够根据农业机械生产需求来做出调整，这一点是传统方法中所不具备的，也是未来数字化管理与云制造发展相互结合的有效技术性方法，充分完善设计理念，在最终的设计效果上才能有更好的进步。

结语

农业机械在农业经济和农业的发展中始终处于十分重要的地位, 将数字化设计技术引入农业机械行业是改变传统农业机械生产方式, 用新技术改造传统农业, 支持新兴农业技术, 提高农业竞争力的重要手段。

参考文献

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在房产行业中，传统的房产档案的管理一般都是手工为主，主要是纸质档案的整理和存放等，由于档案种类与数量都比较繁多，工作人员的任务比较繁重，另外在人为条件下档案的存储以及处理等容易出现纰漏，造成档案的损坏或者丢失等，这样造成了档案信息检索困难，并且档案的调取周期时间也比较长，档案的管理工作效率比较低。然而，我国当前的社会科技飞速发展，电子档案信息存储技术飞速发展并且迅速运用到档案存储中，纸质档案逐渐改革称为电子文件档案，存储方式逐渐走向数字化，这样的存储方式使文件的调取以及管理、存储的效率得到了很大的提升，并且降低了出错的几率，有利于房产档案存储效率以及存储方式的极大提升。

二、当前房产档案数字化中潜在的问题分析

（一）房产档案的形式比较单一

一般来说，完整的房产档案需要包括文字以及图文、表格等，还要有一些照片、影片的底版以及重要材料，但是当前的房产行业飞速发展，科学技术的进步，这些形式的档案已经没办法满足人们的需求。因为这些重要的房产档案的一些载体比如照片或者纸质内容损坏，那么档案信息的完整性就会收到损坏。另外，这些形式的档案需要专人进行整理以及分门别类，还要有固定的存放空间以及保护措施，还需要有一定的管理制度的制定来保证管理的规范性。这样的管理方式不仅需要大量的人力物力，还需要有大量的资金投入来进行保护，这样是不符合当前时展的要求的，所以，房产档案的形式需要创新，需要改革。

（二）产权档案具有明显的时代特征

处于不同的时代，产权档案也会有所改变，因为时间跨度较长的话，产权档案的管理方式就会发生改变，任何一个时期的产权档案的管理方式都是会有些不同，所以产权档案具有很明显的时代特征。但是，我国当前的很多产权档案的管理人员的专业能力比较低，对于产权档案管理的业务能力不高，对于发生的问题不能够采取有效的方法进行解决，对于在档案管理中存在的潜在问题也不能及时的发现并且解决，产权档案的形式不符合规范要求的问题也是经常出现。

（三）房产档案的抗风险能力有待提高

就目前的情况来看，我国房产档案的抗风险能力普遍比较低下，主要就是因为当前的房地产档案的管理部门只是对于档案进行了简单的保护措施，因为受到传统的经济因素的影响，对于房产档案的重要性认识不足，对于一些大型的自然灾害或者一些火灾事故的发生存在侥幸心理，对于房产档案的防护措施不到位，造成了房产档案的抗风险能力较为低下。

三、解决房产档案数字化中潜在问题的对策分析

（一）强化数字化管理意识，合理规划数字化建设

实现房产档案数字化管理是房产档案管理发展的必然趋势，也是提高其管理效率和效益的必要途径，因此房产行政管理部门应立足于工作要求、社会需求和时展趋势，提高对档案数字化管理的认知，正确认识其价值和意义，为后续房产档案数字化管理建设奠定思想基础。在规划阶段，应综合考虑部门历史遗留档案的庞大库存和新增的房产档案，然后对其发展作出合理规划，值得注意的是既应高瞻远瞩构建长远规划，又要立足当下完善近期计划，如针对新增档案，应在不影响登记发证等日常工作的前提下，可在发证后和实物归档前期间实施建档操作；针对库存档案，为尽快彰显数字化档案库的利用价值，可首先对当前有效、利用率高的房产资料进行建档，然后处理剩余档案库存等。

（二）加强基础设施建设，为数字化管理提供基础保障

房产档案的信息管理部门需要根据国家规定标准加强房产档案数字化管理基础设施的建设，从而为数字化管理提供基础保障。有关部门要进行基础设备和先进技术的引进，不断完善数字化管理设备的完整性，针对日常的工作量以及信息管理系统、资源的共享性和数据的安全性等对有关的基础设备进行选择或者是先进技术的引进等。要对档案管理的数字化系统进行统一和规范，这样才能增大设备的兼容性以及共享性。除此之外，还要根据时展的先进性，不断对基础设备进行维护以及升级更新等，这样才能从最大程度上实现资源共享并且为房产档案的数字化管理打下坚实的基础。

（三）提高管理人员的专业技能，加强信息的安全保护

一方面房产行政管理部门应加强对房产档案数字化管理人员的教育和培训，提高其职业素质，尤其是保密意识，严禁其擅自抄录、外泄、利用、销毁涉密档案，督促其严于律己，忠于职守；提高其业务水准，督促其及时更新理论内容，熟悉房产电子档案的特征和管理规范，掌握更多的现代管理技能和计算机技术，激发其创新潜力。另一方面应制定严格的安全体系，明确工作细节，如分离工作与休息区，严禁私人物品的带入和工作物品的带出等，并实行责任到人制；根据档案的机密程度划分等级和分类存档，并设置访问和使用权限等，针对机密性较强的信息，应利用技术手段检测其有无潜在威胁；应充分利用防火墙、安全软件、自主设计等保证系统安全运行；此外管理人员还应加强监督和检查力度保证房产档案安全、完整。

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关键词：大数据时代;实物声像档案;数字化管理

档案主要是针对相关部门生产经营活动的一种历史记录，是具有保存价值的文档资料，可以对部门发展的真实情况进行反映，是内部管理的重要组成部分。在当前大数据时代，传统的档案管理模式暴露出许多问题，需要及时引入现代信息技术，实现实物与声像档案的数字化管理，提升档案的管理水平。

一、大数据背景下的档案管理特点

（一）大数据时代的特点

大数据也称巨量数据，指数据量极其巨大，无法通过现有的主流数据处理软件，在合理的时间内进行采集、管理、处理的资讯。大数据是继移动计算、物联网、云计算等信息技术之后的又一个新兴事物，是在信息技术快速发展的基础上产生和发展起来的。当数据容量在10TB-1PB之间时，就可以称之为“大数据”。大数据的特点，一是信息容量庞大，能够达到1ZP（约为1.0×1012GB）的数量级，与传统1TB（约为1.0×103GB）的数量级相比要远远超出；二是处理效率极高，信息流能够进行实时计算存储，依托于网络可以实现高速传输；三是信息结构多样，除传统的文本信息，还包括了音频、视频、图像等多样化的内容，在为人们提供更加高效的数据服务的同时，也在一定程度上增大了信息处理的难度。

（二）数字化档案管理的应运而生

大数据时代，在信息化技术飞速发展的影响下，档案信息逐渐向着数字化的方向发展，数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比，数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群，能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集，通过数字化加工存储，形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质，可以看作是对数字信息进行存储的数据库，可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储，用户能够通过连接网络的终端设备，随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展，信息存储方式也在不断变革，相比较传统的纸质载体和胶片载体，在存储同等数量信息的前提下，电子存储设备的价格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势，也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言，在实物、声像档案中实现数字化管理，应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

二、传统实物、声像档案管理存在的问题

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的，具有保存价值的物品，其具有档案本身所具备的原始性、直观性以及确定性的特征，包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾等；声像档案则是以感光材料或者磁性材料为载体，通过声音、图像的方式对各种活动进记录，形成的具有保存价值的历史记录，包括照片、磁带、录像带等。实物档案和声像档案都是全宗档案的重要组成部分。在传统的实物、声像档案管理中，大数据时代的影响使得档案数量持续增长，而由于档案载体的多样性，在管理中存在着一些问题。

（一）工作环节重复

在实物和声像档案管理中，由于载体众多，为了方便管理需要首先进行分类，针对不同的档案载体采取不同的管理方式。在这种情况下，不仅工作量巨大，而且存在着大量的重复劳动，对于人力资源的需求巨大，而且不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求，加大了对复合型人才的需求。

（二）资金投入巨大

与常规的文书档案不同，实物档案和声像档案的载体更加特殊，对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率，对档案进行保护，需要购买专门的存储设备，尤其是对于一些媒体部门，其对于声像档案管理工作要求极其严苛，存储设备的专业性也更强。在这种情况下，购买存储设备会导致成本的增加，给企业的生产经营造成一定的负面影响。

（三）影响体系构建

对于企业而言，构建完善的档案管理体系，是提高档案管理效率的关键所在。而对于实物、声像档案而言，管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的业务需求，集合相应的模块化设计以及网络技术，才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式，很难形成满足上述需求的系统化模式，可能导致归档不完整、管理混乱等问题，进而影响档案管理的优秀性。

（四）档案保护措施不够

许多单位在实物和声像档案入库后，没有采取相应的保护措施，一方面加大了档案检索的难度；另一方面部分存储时间较长的档案可能会出现损坏和报废的情况，导致档案资料的丢失。

三、大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

以数字化技术实现对于实物、声像档案的管理，可以将证书、奖章、照片、视频等进行相应的数字化处理，经转录和编码后，存储在计算机平台中，利用专业的管理软件，可以大大提高档案检索的效率，同时具有更高的存储价值。具体来讲，在大数据时代背景下，实物、声像档案的数字化管理应该从以下几个方面着手：

（一）数字化采集

数字化采集主要是利用专业的数字化设备，将实物、声像档案转化为数字化信息，实现相应的档案采集。例如，针对照片、证书等档案，可以利用扫描仪等设备，将收集到的资料扫描到计算机系统中，同时对其进行编码和保存，实现档案的数字化管理。对于数码胶片等声像档案，可以依托于互联网技术，实现数据资料的网上采集，然后对采集到的所有信息进行分类归档。与传统数据采集方式相比，数字化采集可以进一步提高资源的利用价值，同时采集到的信息便于进行管理和保存，即使数据损坏或者丢失，只需要再次采集即可，不会对原来的实物、声像档案载体造成影响。

（二）数字化处理

数字化处理必须依照相同的标准，确保处理后的数据信息格式统一，方便进行归档和管理。同时，为了保证良好的档案检索效率，确保用户能够以最快的速度、最短的时间获得自身需要的目标资源，就必须针对采集到的档案信息进行统一编码。例如，在对视频光碟类型的声像档案进行管理时，必须关注录制的镜头和场景，将视频中涉及的制片、编导、演员等资料进行相应的编目。应该认识到，档案管理的主要目的，并非是对各类文献资料等的保存，而是为了方便使用，因此必须做好编目工作。由于实物、声像档案本身的特点，编目工作量巨大而且工序比较繁琐，需要耗费大量的时间，必须依照统一的标准，强化档案管理人员的责任意识和质量意识，保证较高的编目水平，为用户提供更加完善的服务。

（三）数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在实物、声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如，在企业档案管理中，结合企业经营管理的实际需求，可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库，而为了进一步提升数据库的使用价值，在对在线数据库进行建设时，必须结合实际情况，采取针对性的措施，严格依照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。另外，考虑到实物、声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。具体来讲，可以将磁盘数据分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库，结合数据库的利用率进行分别存储，从而提高系统存储空间的利用率。实践证明，这种方式不存在安全风险，而且具有非常显著的效果，是当前技术条件下数字化档案管理的一种有效手段，值得进行推广。

四、结束语

总而言之，信息化技术的发展和普及，带动了大数据时代的到来，对于档案管理工作也产生了巨大的冲击。在这样的背景下，传统实物、声像档案管理模式暴露出许多的问题，影响了档案管理水平的提高。档案管理人员应该及时更新观念，利用信息化技术，实现实物、声像档案的数字化管理，确保档案管理的效果，为人们提供更好的服务。

作者:宋茜 单位:中铁大桥局一公司档案室

参考文献：

[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察，2016（1）：69-70.

[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[3]张敏.实物、声像档案的数字化管理[J].机电兵船档案，2010（5）：67-68.

[4]张晓江.数字化背景下声像档案管理工作的项目研究[J].办公室业务，2012（3）：73-74.

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（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

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关键词：档案；数字化

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库； （2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；（3）档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（2）档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。（3）档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案； “时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。（4）档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。（5）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、档案数字化建设中存在的问题

1、观念问题

档案管理意识薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多地方虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

2、技术层面的问题

⑴数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

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关键词：数字化信息；医院；人事档案管理

数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。

一、现阶段医院人事档案管理的情况

1.人工操作效率低下

医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。

2.对人事档案管理资料的利用率较低

大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。

3.档案管理信息化水平不高

纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。

二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作

1.提高医院数字化人事档案管理意识

医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。

2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善

数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。

3.创新医院服务模式

对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。

4.加大队伍建设力度

医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。

三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义

1.提升医院工作效率

电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。

2.保存难度降低

传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。

3.信息储存内容覆盖面更广

电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。

4.促进医院考核的公平公正性

纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。

5.信息获取速度加快

在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。

四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策

1.提高档案管理工作人员的安全防范意识

数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。

2.完善人事档案管理制度

要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。

参考文献

[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.

[2]宋兵，朱卫华，邵悦，等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理，2014，（10）：227-229.

[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.

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【关键词】数字化 声像档案 档案管理

【中图分类号】C93【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0313-01

1、传统声像档案管理的问题分析

1.1 声像档案建设成本过高

传统声像档案建设需要众多部门的直接经济投入和大量的人力物力支持，从历年的直接经济投入统计中，我们发现，逐年增加的资金投入以及人才输送和实际工作创造获得的利益相比实在难以置信。从起初的设备办置所需的大笔开销外，每年对设备的维修、保养更是不小的支出，更何况还有为了能够在声像档案管理建设中得到发展，长期培养和输送的人才资源。而就不同部门所建立的声像档案管理机构来看，他们所能取得效益是在过于微薄，高成本下的声像档案管理建设不免让人困惑、不解。

1.2 声像档案管理工作效率低

传统的声像档案管理的一个通病就是在高成本的开发建设下，其对声像资源的管理利用效率过低。声像档案管理工作效率问题主要有三个方面：第一在声像资源的收集上就存在工作效率低下的问题，许多有价值的声像资源在收集阶段就遭到了破坏。其次是在声像资源的保存于处理上有技术上的难题，声像的保存及处理都有些力不从心。再者，尽管在声像资源的收集和保存处理中确实有技术上的问题，然而声像资源没有得到充分的利用也是效率低的重要表现，浪费过多的资源就没有效率可言了。

1.3 档案管理体系不完善

传统的声像档案管理较为混乱，基本上每个部门都建立了自己的声像档案库，在如此众多的声像档案中有条理的进行档案的管理是难以实现的。主要原因是传统声像档案管理体系并不完善，存在很多严重的漏洞。从声像收集和保存而言，就存在重复性的工作，同时声像系统管理的混乱中，就很可能不能将一些有价值的声像资源进行进一步的分享和利用。如此看来，一方面降低了声像档案管理的效率，还浪费了宝贵的声像资源。

2、数字化声像档案管理的积极影响

2.1 为声像档案建设系统化带来新契机

在传统的声像档案建设中，盲目建立大量多余的声像档案在实际的生活和生产中造成了巨大的浪费。而数字化日渐明显的信息现代化进程中，高新声像技术和计算机网络技术为声像档案建设的系统化带来了契机。数字化声像档案管理是现代高新技术的集合体现，通过网络的建立和发展，可以达到声像资源收集、传输、保存的数字化、一体化，同时能系统的进行分类整理与运用，在极短的时间里就能达到声像资源得到充分利用的高效率作业。数字化的管理体系也将是声像档案管理工作的核心。

2.2 为声像档案管理提供高新技术保障

声像档案管理数字化是高新技术的集中体现，声像资源从收集处理、保存传输、分享利用数字化，一体化的更好更快的实现。数字化的声像收集技术能够在短时间内完成高质量、大容量的收集工作，现代的声像处理技术则保证了收集到的声像的清晰度，而计算机网络技术更是为声像资源的传输、分享和利用提供了一个巨大的平台。正是运用数字化的声像管理，这些高新技术才被的运用到传统的声像档案管理中，从而在本质上提升了声像档案管理的存在价值。

2.3 为声像档案发展带来新动力

声像档案数字化是目前我们努力的方向，而声像档案的数字化管理也将会为声像档案管理的发展带来新的动力。我们可以发现，数字化的高新技术是推动社会向前发展的主要动力，而声像档案的数字化同样的也会在未来的声像行业发展中带来全新发展理念。传统的管理理念在数字化的进程中不断地发生改变，结合传统和数字化的新理念是未来声像档案管理的主要方式。我也相信在不久的声像档案管理数字化中，数字化理念将会根深蒂固，并会取得快速的发展。

3、如何落实档案管理的数字化

3.1 数字化声像资源收集

数字化的收集工作需要大量的现代高技术声像收集设备和收集工作，传统的声像资源收集是比较单一的方式，主要是一对一的收集和利用；而数字化的声像资源收集就需要多个工作设备同时工作，是一个或者多个声像收集系统在对一些需要收集的声像进行有效获得的过程。利用计算机联网工作，多个收集系统还能够对重要声像资源进行全面的收集。加快计算机技术的运用是解决数字化声像资源收集的最根本最有效的途径。

3.2 数字化处理和储存

声像档案管理数字化的处理和储存是最基本的声像档案管理数字化工作。MPEG-2 压缩存储存档级的视频档案建立将从实质上解决传统声像档案管理的声像处理问题，其视频采样数据流采用10Mbps，音频采样数据流采用 384Kbps，48KHz，分辨率720×576。完成这项工作建设后无疑解决很多实际操作中难以处理的关键性难题。同时还应该为数字化的存储建立强大计算机网络组负责声像资源的有效保管。

3.3 数字化传输与运用

声像的数字化传输和利用还是离不开与计算机网络技术的完美结合，有效保证声像的数字化传输需要完善基本的计算机联网工作技术，通过各方的联机工作加快声像数字化传输；声像的数字化运用也是建立在传输之上的，通过建立彼此间稳定可靠的信息传输是发展声像运用的最好途径，并保证了其运用的时效性和广泛性。

3.4 数字化声像管理控制体系

建立数字化的声像档案管理控制体系是落实声像档案数字化的关键，从整体上集合各工作组的数字化信息，协调处理它们之间的联系和矛盾，创建科学的管理操作流程，是该系统正常并高效工作的基础。通过建立数字化的管理控制体系，在实际的工作中，就是在对数字化信息的宏观调控。数字化的档案管理体系，更加经济高效，也将推进声像档案数字化的发展进程。

小结：总而言之，在数字化背景下，声像档案管理面临着很多的问题和挑战，同时也带来不少机遇，推进声像档案管理数字化建设是目前声像档案管理努力发展的方向，也将是未来声像档案发展中的主流；在未来的声像档案管理中，数字化将是声像档案管理最显著的特征之一。

参考文献

[1] 王雪飞，胡莹.声像档案管理学发展的历史回顾与展望[J].兰台世界，2010（12）：45-47