数字化管理的特点范文

导语：如何才能写好一篇数字化管理的特点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

数字图书馆的内涵与特点

所谓数字化图书馆，就是指图书馆采用现代高新技术所支持的数字信息系统，对图书馆各种资源进行数字化处理、存贮和传输。也就是说，数字化图书馆运用计算机系统管理各种载体文献的加工与服务，并通过现代化网络技术组织用户访问馆外数字化文献信息，如电子期刊、声像资料、多媒体资料等。同时，数字化图书馆还将通过广域网、局域网与办公室、宿舍、家庭等联结，让人们非常方便地、快捷地共享文献信息资源。

数字化图书馆特征有以下几个方面：

馆藏数字化：即图书馆利用信息存贮技术把各种媒体信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。

传递网络化:即利用网络技术和通讯技术环境，数字图书馆可以为用户提供高速跨库连接的信息存取服务，实现更大范围的知识信息交流和获取。

资源共享化：信息技术和网络技术打破了地域界限，使图书馆的联合在网上实现，各信息服务系统相互融合，用户能随时随地与任何系统相交互，促进信息资源的合理流动，实现广泛的信息交流和资源共享。

操作电脑化：图书馆各项业务流程采用计算机技术管理，提高了图书馆工作效率和质量。

服务社会化：数字图书馆是一个开放的系统，它适应用户需求日益社会化的发展趋势，打破传统图书馆对读者的种种限制，如身份、年龄、职业等，从多角度满足用户的需求。

馆藏特色化：网络环境下的图书馆信息服务是一个联系紧密的大系统，各个图书馆只是其中的一个节点，图书馆把自己最具特色的信息资源编成数据，通过网络奉献给读者，共同担负起传递信息责任。

数字图书馆的核心功能是提供有利于知识创新的信息资源、手段和环境。

以图书馆为中心建设数字化图书馆网络体系

由于数字图书馆建设是一个漫长的过程，技术更新又非常快，因此，图书馆不可能去开发数字图书馆的尖端技术，也没有必要争先作为新技术的实验场。数字图书馆的范围非常广，图书馆应着眼于自身的目标定位，立足于自身的优势，选择和引进必要的软件和技术，逐步向数字化图书馆过渡。

应以发展读者服务体系为数字图书馆建设的中心任务。读者服务是数字图书馆存在和发展的根基。建立和发展以读者为中心的服务体系是图书馆置身于数字图书馆时代最为显著的特征和义不容辞的责任，数字图书馆需要建立的读者服务体系主要包括：

集成的检索体系：指针对图书馆各种媒体资源的统一检索体系。包括各检索系统的集成、不同检索界面检索方式的集成。

集成的服务体系：指将图书馆传统的服务和借书、还书、参考咨询等与网上服务、电子服务、语言服务进行集成，形成统一服务体系。

馆际协作的体系：指在数字图书馆时代，“图书馆”已经突破单馆的概念，必须进行广域的合作，这种文献不仅限于普通文献，还应扩展到电子资源服务和知识服务。

与相关服务体系的整合。数字图书馆与其他服务系统之间的联系日益密切，电子信息交流和商务活动日益频繁。数字图书馆要利用其他系统所提供的服务手段，进一步方便读者。

个性化的服务体系。个性化服务是数字图书馆发展的动力。在读者服务体系中追求个性化就是要在资源的创建、资源提供、资源增殖过程中，不断吸引读者，不断激发并借助于读者的想象力和创造力，为读者创造个性化、多样化的数字图书馆环境。

应以资源加工整合为数字图书馆建设的主攻方向

所谓加工，就是突出资源的确定性，通过图书馆普遍采用的元数据，对资源进行详细描述，并提取特征资源，帮助读者对资源进行鉴别。元数据的建立有利于，避免资源的重复建设。

图书馆资源整合主要包括：图书馆馆藏目录的整合；多媒体电子资源与传统纸质资源文献的整合；本馆资源与其他馆资源的整合。在加工整合过程中，应以业已形成的联机编目为基础，发展大范围的各类资源的合作建设，形成广域网上的传统文献资源与电子资源的共建共享体系。

以改革创新为突破口创造数字化图书馆发展环境

图书馆现行的管理理念一直阻碍着图书馆事业的发展；而图书馆有限短缺的经费与出版物无限增长的矛盾一直困扰着图书馆界。图书馆要顺应信息时展的需要，从以下几个方面进行改革和创新。

思想观念的变革

传统的思想观念是以书为本，图书馆的主体是书，图书馆的业务活动围绕着书而展开，从采编典藏到借阅，工作重心在“藏”上，一切业务活动，都是围绕着收藏保存图书这个核心展开的。以人为本，是指图书馆的工作重点以读者服务为中心，图书馆的所有业务工作自始至终贯穿着人本位的思想。思想观念从以书为本向以人为本变革，收藏结构、服务内容、服务方式都将随着社会和读者的需求变化而变化。图书馆与社会和读者的联系将更加密切，其业务活动将始终围绕着社会和读者需求而展开。

管理体制创新

传统的管理体制突出图书馆各部门管理、层次管理。新的管理体制主张多功能一体化管理，寻找各工作环节的协同运作。要加强统筹规划，逐步建立起统一协调的发展机制，建立统一高效的宏观管理与协调机构。

管理技术创新

以数字化和网络化为特征的信息技术迅猛发展，图书馆将向数字图书馆方向发展，不再仅仅是一个保存资料的藏书楼，而是用最先进的技术手段，利用所拥有的文献资源为读者提供信息情报的服务机构。技术创新的对策有以下几个方面：

建立多媒体图书馆。多媒体图书馆是以多媒体电脑，控制一系列多媒体设备，对各种文字、图形、图像、声音、视频等信息媒体进行处理、传递、存取，为读者创建图文并茂、音响逼真、色彩自然的高级视听环境。多媒体电脑为图书馆的现代化管理和信息服务提供了强有力的工具。

建立无墙图书馆。无墙图书馆又称分布式图书馆，是信息资源电脑网。为用户提供快速查找和共享知识的手段。

建立虚拟图书馆。人工智能电脑可以实现虚拟现实传真技术，例如可以模拟战斗机、博物馆、图书馆等，这种模拟的图书馆就是虚拟图书馆，这是比多媒体电脑实现的高级视听环境更复杂、更进一步的传真环境系统。

重组业务流程，寻求支持数字图书馆的合理机制

积极调整文献信息资源结构，使之更趋于合理。图书馆作为信息资源的主要集散中介，如何综合开发自己所拥有的各种类型的信息资源，通过对信息资源的深加工，使之成为特定用户对象需要的情报资源，满足不同用户的需求。这要求一方面要不断提高纸质文献的入藏质量，努力提高其利用效率；另一方面，逐步把馆藏资源建设转移到数字化电子文献信息资源及多媒体的建设与开发上，变静态收藏为动态收藏和网上获取，以满足读者的多方需求。

重组图书馆业务流程，建立面向用户快速反应的运行机制

在自动化、网络化条件下，图书馆应突破传统的展示业务流程的管理机制，重组图书馆的业务结构体系，建立起以自动化为中心，面向社会、能对用户需求作出快速反应，并能解决用户实际问题的运行机制。具体应弱化以采编流程为主导的管理环节，建立起以用户服务为主导的业务体系。图书馆工作重心应由一般的借还服务向咨询服务变革，工作人员应对知识和信息进行分析研究和综合工作，开展深层次的信息加工和参考咨询工作。

建立一支适应网络化发展的专业化管理队伍

篇2

关键词：自考生；档案；数字化管理

自考生是按照指定考试大纲，自主学习后参与国家统一组织的考试，进而获得相应学历的学生。自考生不同于经过高考且在大学接受全日制教育的大学生，其主要是通过开放、灵活的考试获得学历。自学考试目的是满足社会上对学历有一定需求的人员，因此其深受广大考生的青睐。但是，随之而来也产生了很多问题，其中亟待解决的一项问题是自考生的档案管理。自考生不同于大学生从高中直接进入大学，其档案由学校直接管理。由于自学考试的特殊性，自考生的档案管理存在一定的难度，这也是本文探讨数字化管理的目的所在。

一、数字化档案管理的必要性

自考生的档案一般存放在地方教育局、人力资源和社会保障局或考生的工作单位。自考生参加自学考试时，档案部门要对其档案进行管理，这时就凸显出数字化管理的重要性。

档案数字化管理是指通过信息技术，将自考生的信息生成数据存储在相应的系统之中，方便管理和生成数据。自学考试的考生来源是多种多样的，这给档案管理增加了一定的难度。但是，通过数字化管理建立相应的档案管理系统，能够将自考生的图像、信息等相关资料统一整合在系统之中。这样，在日常管理中只需将所需要的信息调出，就能够统计考生的人数、专业分布情况、毕业人数等信息，能够直接制成报表进行分析，为招生考试部门的决策提供准确的数据。另外，档案数字化管理还能方便查询考生信息及跨省调档，在帮助考生转学籍的过程中，通过网上操作就能快速帮助考生转走学籍。相对于纸质档案管理来说，这样极大地简化了办事流程，使档案管理更加便利。

二、数字化档案管理存在的问题

1.档案原始性的界定

在考生档案管理的过程中，采用数字化管理，将考生档案信息录入到计算机系统的过程中存在原始性界定的问题。档案所能起到的凭证作用正是基于其原始性。传统的纸质档案在原始性方面较好界定，但是数字档案在原始性界定方面却存在问题，因为其在传播过程中存在被更改的可能性。尤其是自考生的档案，其原始档案存放在不同的地方，在数字化管理过程的原始性界定上更是难上加难。

2.人才匮乏

数字化档案的管理需要专业人才的参与，比如档案管理系统的维护、管理，电子文件的归档，数据的统计、分析等，这些都需要专业人才进行维护。但是，目前既熟练掌握档案管理知识，又能够运用计算机技术管理档案的专业人士在档案管理队伍当中比较缺乏，这在一定程度上制约了档案管理工作的数字化进程。

三、数字化档案管理的对策

自考生档案管理对自考生入学、毕业极为关键。为了推进自考生数字化档案管理工作更好地开展，笔者提出以下几点对策：

1.建立配套的制度与规范

数字化管理与以往的纸质管理不同，在管理过程中首先要根据数字化管理的特点和标准建立配套的制度和规范，成立专门的小组，按照相应的要求制订数字化档案管理制度，保证各项工作在制度下有条不紊地开展；同时，要使工作人员形成数字化管理的意识，在意识和制度的双重保障之下，使数字化档案管理有序、规范进行，使数字化管理更加高效。

2.定期维护系统，保障系统的安全性

数字化档案管理存在W络安全隐患。数字化档案虽然使管理工作更加高效、便捷，但是却很可能因为网络漏洞遭到黑客的攻击。因此，在日常管理过程中，工作人员要定期维护系统，发现系统漏洞时及时修复，这样能够保证系统的安全和稳定，使考生的信息不被泄露和改动。

3.加强人才队伍建设

要想推动数字化档案管理工作的发展，人才队伍建设是必不可少的。因此，档案管理部门一方面要大力引进专业人才；另一方面要定期组织工作人员参与数字化档案管理的培训，提高其业务水平。

自考生档案管理工作是自学考试中的重要环节，其与自考生的录取和毕业有直接关系。在信息化时代，建立数字化档案是自考生档案管理的发展趋势。招生考试部门要根据当前数字化管理的特点和问题，不断改进工作，推动自考生数字化档案管理的发展。

参考文献：

篇3

【关键词】数字化财会管理；对策建议

一、数字化财会管理的特征

数字化的财会管理，简单地定义就是，以计算机信息处理系统为基础的财务管理和会计核算工作。总体看，数字化财会管理有以下几个特点：（1）全面性。从数字化财会管理的定义可以看出，其不仅仅是技术层面的革新，还是对财会管理的全面性颠覆，因为数字化的财会管理不仅包括了传统财会管理的会计统计和核算等功能，还在技术和理论上实现了实时会计监督、战略会计管理、财务信息共享整合等内容，并且能够对整体性的财会管理工作作出整体性的重构，因此其具有全面性的特点。（2）开放性。数字化技术的采用使得整个财会数据的获得、处理和应用都呈现出高度自动化、共享化的特征，不仅一个组织内部可以使用，外部相关单位也可以通过信息技术及时获取和运用，因此数字化财会管理具有强烈的开放性和公开性。（3）集成性。数字化财会管理不仅可以实现管理会计和财务会计的集成，使得会计信息的可靠性和相关性能够得到兼顾，还可以将一个组织内部的业务信息和财务信息、组织内外部的信息都得到有效整合和连结。（4）多元性。信息时代，数字化财会管理信息的流通方式是多元性的，即可以货币形式信息，也可以流通非货币形式的信息。同时，信息的流动时间也不在停留在纸面时代的单一性，而是可以通过各种电子方式即时传播。最后，对财会管理信息的处理也有多种方法，且其信息方式不仅可以反映当前，还能提供历史信息并进而预测未来信息。

二、我国数字化财会管理发展的不足之处和原因分析

一是信息技术优势并没有得到充分发挥和应用。从总体上看，在信息处理电子化、网络化方面，很多组织机构的财会管理还处于手工时代的理念和技术，信息技术并没有得到充分运用，没有真正实现对手工会计信息的改造。最主要的原因就是对财会工作的参与管理功能还显得不足，无法很好的满足现代管理对财会管理的要求。二是信息化管理人才缺乏，导致数字化财会管理工作后劲不足。三是信息管理系统兼容性和整合力度有待改进之处。目前很多企业单位的财会管理信息系统都是独立于企业管理系统的子系统，不能将财会管理信息有效融入到企业整体管理工作中去。各组织机构应该将人、财、物等有形资源与知识、信息等无形资源进行整合，才能充分统筹运用组织的整体资源，方能将数字化财会管理系统与企业资源计划系统相融合，才可以将二者的优势充分发挥出来。

三、做好数字化财会管理工作的几点建议

一是要培训员工，向他们提供更多的机会学习和掌握现代智能工具。数字化财会管理工作的开放性这一本质要求组织必须趋于扁平化、网络化、去中心化，只有加强上下级、内外部的沟通，才能提高财会管理的效率和效益。二是财务管理方式要加紧向数字化、信息化方向转变。在信息化时代，数据越来越像电子化、信息化、数据化方向转变，且在网络环境下，这些信息是共享的。所以，组织要充分利用互联网，通过在内部实行数据的远程处理、远程报表、远程报账、远程查账、远程审计等远距离财务监控，掌握和监控远程库存、销售点经营等业务情况。

从长远看，互联网、内部网以及电子商务为背景的在线理财活动，将网络财务融入到企业资源规划系统中。这种管理模式的创新，使得企业集团通过互联网即可轻松地实现集中式管理，对所有分支机构进行集中记账和资金调配，从而提高企业竞争力。信息时代，传统的固定办公室可能会转变为互联网上的虚拟办公室，使财务管理方式转化为网上办公、移动办公。这样，财务管理者可以在离开办公室的情况下也能正常工作，无论身在何处都可以实时查询到全集团的资金信息和分支机构财务状况，在线监督客户及供应商的资金往来情况，实时监督往来款余额。企业集团内外以及与银行、税务、保险、海关等社会资源之间的业务往来，均可在互联网上进行，这会大大加快各种报表的处理速度，这也是管理方式创新的目的之所在。

参 考 文 献

[1]章海贤译．会计的数字化之路——微软的会计核算革新[J]．中国注册会计师．2009（2）

[2]张丽君．数字化医院财务、业务一体化管理模式[J]．中国卫生经济．2008（4）

[3]江俊龙．基于数字化管理的管理会计创新[J]．哈尔滨商业大学学报（自然科学版）.2006（5）

篇4

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

篇5

数字化营销的内容几乎包括了所有最新的营销理念，如：网络营销、多媒体广告、一对一营销、直复营销、分众营销、顾客导向营销、互动营销、体验营销、娱乐营销、无店铺营销、无纸化交易和在线研讨会等等。

数字化营销与企业内部管理关系密切，企业的信息化水平是数字化营销的基点。零售企业进行数字化营销涉及企业内部硬件配置与软件应用两个方面：硬件配置方面，包括基础IT技术运行环境（如：电脑系统配置、网点的空间布局、通讯硬件条件……）和营销工具（如：多媒体）；软件应用方面，包括管理基础软件的开发应用（如：MIS、MC、CRM……）和数字化营销专业软件的应用（如：品类管理、CRM解决方案、RFM * 分析模型、数据挖掘、营销数据库和各种数字建摸自动化软件**……）。

数字化营销的特点

零售业的数字化营销包含下面几个特点：

1.形式的多样性：社会信息化产品的普及为数字化营销提供了广阔的舞台。

2.受众的针对性：采用分众或合众的方法，锁定目标客户。

3.内外的一致性：数字化营销依赖于企业管理的信息化程度。企业内部的数据仓库，为营销活动所需的数字挖掘提供了取之不竭的资源；营销活动的市场反馈，又为企业管理的改进提供了依据，使企业运转处于良性的“活水”状态。

4.空间的广域性：通过企业内部的局域网与互联网的配合，使营销活动突破了地域空间的限制，大大提高了效率。对于跨地域的大型连锁零售企业，数字化营销有更大的意义。

5.时间的快捷性：借助于电子技术的数字化营销，由于维护方便，传输一瞬间，有其它方式无法替代的优势。

6.供需的互动性：数字化营销还能与客户互动，增加了顾客在购物过程中的体验式享受，增添了顾客的购物乐趣；而且商家也能及时得到市场反馈，提高营销活动的成功几率。

7.成本的可控性：随着经济的发展，伴随着社会广告行业的发展，费用也急剧上涨，数字化营销可提供多种方式的组合，改变单一选择的被动地位，有利于企业编制营销的费用预算。雅虎和Google的在线广告费总额已超过美国三大电视网ABC、NBC、CBS黄金时段(primetime)广告费总和就充分地证明了这一点。

综上所述，如果零售企业能将营销工作与企业内部管理工作有机地结合起来，充分利用社会的和企业的IT资源，零售行业的数字化营销将有很大的发展空间。

数字化营销的常见误区

由于零售业的数字化营销发展时间比较短，再加上营销人员对数字化营销理念理解的不够透彻，零售企业在进行数字化营销的过程中往往会存在一些误区，主要有以下几点：

1.仅将数字化看作提升企业水准的标志，忽视企业发展的阶段性要求。技术采用应重视适应性，遵循“够用就好的原则”。反对所谓“一步到位”，盲目追求“世界领先”、“全国领先”。应按需求优先级别原则分批投入。重视实用性和针对性。

2.仅将数字化营销看作一种工具和形式，忽视它的整合功能和对改进企业管理的促进功能。这是一种“重表轻本”的认识。

3.仅将数字化营销作为促销的手段，忽视企业基础工作的开展和积累。如：数字仓库的建立、品类分析和管理、数据挖掘和利用、数字化营销前后台的整合等等。

篇6

关键词：档案管理　数据挖掘技术　复合模式　互补共存

随着信息时代的到来，许多人都认为数字化档案管理会在在很短时间内取代传统档案管理模式，这种想法导致许多的档案机构在没有足够的技术支持和基础条件下盲目地追求数字化档案管理，结果不但没有取得最初实现档案更合理的利用的初衷，还导致许多的档案出现模糊化、与事实不符的情况。为此笔者从医院的档案管理为线索，探讨数字化与传统档案管理复合模式在档案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.数字化档案管理发展的不足

数字化档案管理是随着计算机技术的发展逐渐兴起的，具有海量的信息量，快速的检索、高度的信息共享性。这些优势是传统的档案管理不具备的，但同时传统档案管理的有目的性整理、真实性等特点也是数字化档案管理不可比拟的。

1.1技术的不够完善，相关管理制度不健全

21世纪是信息的时代，是计算机的时代，建设数字化的档案管理是必然的趋势，但许多的单位的计算机基础设施、应用软件和相关技术人员发展的步伐与数字化档案管理所需要的基础条件不能同步。如此导致的结果是数字化档案管理人人认可，一哄而上，造成所形成的档案质量不高。正如我们所知道的，医院的档案管理是需要用文字、图表、数据、照片和其他的反应病情的资料，没有专业的熟悉计算的操作，掌握档案管理的各个重点，势必导致所记录的档案失去其重要的价值和真实性。此外，由于现阶段国家的法律以及人们的普遍观念，电子化的档案是容易被篡改的，如果承认它的法律凭证效力，那么极有可能会被一些人利用，这样传统档案的真实性以及完善性就显得非常重要了。

1.2数字化档案管理与保护研究成果保护的矛盾

现阶段在医院，大部分的医学研究成果都是通过论文的方式发表的，并不能申请专利，这样势必导致各个不同的医院对各自研究成果和取得的重大突破讳莫如深。数字化档案管理需要高度的信息传输的能力，需要各个相关机构信息的共享。而传统的观点是先进的、成果较多的、有着完善科研技术的医院不愿意与其他条件较差、科研水平较低的医院共享重要的资源。没有丰富的资源，数字化的档案管理制度也就无法拓展传统档案管理的局限性，不能为科研和新技术的开发起到重大的作用。

1.3数字化档案不具有原件，可能会出现信息缺失的情况

由于现阶段的数字化档案的记录方式是在事件发生时就开始，记录着整个事件的发展过程。这样的记录方式使得数字档案是以档案管理系统所捕获的元数据来代表真实的数据，不具有原件，此外在记录过程中有可能会发生的意外，例如：在医院中，病人病情恶化，因此需要转院治疗，如果医院不注重信息的收集的话，这样就会导致数字化档案的不完备。

2.数字化与传统档案管理的复合模式探讨

由于数字化档案管理与传统的档案管理在优缺点上正好可以互补。数字化档案不具备真实性，传统档案具有真实性；传统档案检索繁琐、容易在转移过程中出现破损，数字化档案检索方便、快捷。因此利用这种互补的优势，让数字化档案管理和传统档案管理着两种方式共存，对于科研以及及时的解决病人的痛苦有着重大的作用。一下就是对这种互补模式的几点探讨。

2.1利用电子化的档案管理构建数据仓库

传统的档案管理都是经过长期有意识、有目的的积累形成的，因此具有完备的系统性和价值。将传统档案中的各个信息利用计算机技术、条形码技术、光盘技术等现代技术数字化，构成一个数据仓库，容纳各个医院或者部门的研究成果和典型案例。当然在数字化档案传递的过程中必定会出现信息会有模糊的可能，这样就需要传统的档案作为原件，为数据仓库的准确、可靠提供基础。当然在发展电子化档案数据仓库的同时也要改变各个档案管理机构各自为政、个立门户的想法，尽量说服他们为科学研究贡献自己机构档案的力量。

2.2利用数据挖掘技术进行疾病的研究

数据挖掘技术是指通过每一个数据，从大量的数据中需找其规律的技术，主要有数据准备、规律需找和规律表示三个阶段。在医学上，许多的疾病是由于人们的不良习惯造成的，因此利用数字化的档案管理快速的检索的特点，可以在短时间内找到大量病情的案例，经过比较分析，得到疾病发生的基本条件以及可以导致疾病产生的不良习惯。例如：癌症与心血管疾病都是人类的两大杀手，但通过对已有的数据和案例进行分析，可以发现患癌症的人都没有换上心血管疾病，这种情况是否是巧合，还是有什么机理在其中，会不会通过此种研究发现治疗两种疾病的方法，这些都可以通过简单的检索，然后分析现象，大胆提出设想得到。如果利用传统档案进行这种索引必定会花费很多的时间和经历在现象的发现上。然而当有了足够的成果后，实践是检验真理的唯一标准，为了证明这些研究成果就需要充分的证据和事实，而传统的档案便有法律凭证的效力可以作为资料来证明成果，这也是现阶段中国与电子化档案相比，传统档案无法比拟的优点。

2.3复合档案管理需要提高档案管理人员的综合素质

21世纪是计算机的时代、是信息的时代，是知识经济的时代。如果没有相关档案管理的技术人员对档案进行有序、高效的管理，是无法满足档案合理数字化的需求，对于构建数据仓库等档案管理活动也有许多不利影响。因此为了复合档案管理模式的合理开展，需要对传统的档案管理人才进行培训，让其在计算机技术以及信息技术方面提升，这样才能满足复合档案管理模式的需求，成功的实现复合档案管理模式。

3.小 结

信息时代的到来为许多的科学带来了变革，在档案管理上也是如此。数字化的档案管理是势不可挡，但在现阶段，数字化的档案管理还存在许多的不完善之处。与历史长期有意识积累下来的传统档案相比，数字化的档案管理模式还是有诸多弊端的，因此复合模式的档案管理模式对于更好的利用档案的信息，为科研的发展提供事实依据，为疾病的预防提供案例等方面都有重要的作用。

参考文献：

篇7

【关键词】高校教学档案；数字化管理；问题；对策

随着科学技术的不断进步，高校教学档案呈现急剧增加的现象，这种现象的出现导致高校教学档案管理发生了较为重大的变化，这种变化使得高校教学档案的数字化管理方式应运而生，但在实际的高校教学档案管理过程中，由于环境因素、人为因素、管理方式等导致高校教学档案的管理问题越来越明显及突出。

一、现阶段高校教学档案数字化管理过程中存在的问题

（一）教学档案的内容不完善。由于高校课程较多且文理学科的差异较大，教学效果由于各种因素可能存在一定的动态变化、分散现象及多样性等，这些不定因素会导致教学档案出现变化，教学档案属于教师教学成果的反映，因此部分教学会出现交教学档案不积极、材料不齐全及漏交等现象，导致高校的教学档案缺乏真实性及完整性。（二）教学档案数字化管理受到教学档案特点的影响。高校的教学档案由于涉及面广、档案数量多及周期性、专业性较强，导致在管理的过程中会出现较多的问题，这些问题的出现严重阻碍着数字化管理建设的进程，在教学档案的管理过程中对于教学档案的收集、分类及动态变化等较难掌握，导致教学档案管理方式受到档案特点的严重影响。（三）高校教学档案管理方式较为落后。在信息技术不断发展的今天，高校教学档案数字化管理过程中拥有性能较好的硬件设备及技术，但由于教学档案数字化管理工作人员的计算机操作水平较低等原因，在管理过程中还会出现手工操作代替计算机操作的现象，原有的以案卷及纸张为档案收集、整理手段的管理方式依旧存在，不仅在一定程度上加重了档案管理人员的工作量及工作强度，还影响了高校教学档案管理工作水平的提高。且在教学过程中教师依旧沿袭利用自身经验进行教学，使用教学档案教学的实施较少，一定程度上阻碍了高校教学档案的数字化进程。

二、高校教学档案数字化管理中存在问题的相关对策

（一）对教学档案的鉴定方式进行创新，提高教学档案的可信度。将连续性较强的教学档案相关信息进行适度的公开，针对教科书的采购、编写及教学经费的各项支出等进行适度的公开，针对教师团队的实结等进行公开，学校应对教师的实习内容进行确认及监督、判定，在管理的过程中一旦发现异常及造假现象及时给予指出并更正，深入挖掘教学过程中存在的问题，督促教师进行改进，提高教师的教学责任感，促使教师规范自己的教学活动及教学方式。将学生作为教学档案管理的监督人员，针对教学计划、教学总结及师生谈话记录等内容实施学生的参与及监督，让学生对教学档案的内容是否符合真实情况进行审核及检验，防止出现教师随意填写教学档案及没有将课堂教学过程中真实的教学活动反映出来的现象。采用不记名的方式让学生对教学档案内容进行反馈及评价，规范教师的教学行为，促进教师创新教学方式，提高教学质量及教学水平，防止出现随意填写教学档案的现象。（二）完善及优化信息基础设施建设。针对高校内进行教学档案数字化管理相关的基础设施进行完善及优化，主要针对档案管理室的计算机、路由器、服务器、存储器、交换机、复印机、打印机、扫描仪、数据库管理系统、信息安全管理系统、操作平台等基础设施进行全面的检查后，将一些已经无法使用的基础设施进行更新，针对软件及硬件设施较为落后的基础设施进行优化及升级。只有不断将教学档案的数字化管理基础设施进行完善及优化，才能保障教学档案数字化管理水平的提高，高校教学档案的相关工作人员还应根据计算机的优化及更新进行相关使用方式、技术及操作技术等技能的学习及强化，从根本上提高教学档案数字化管理的水平。（三）建立及完善教学档案数据库。在高校内部网站将学校的教学管理通知内容、下发文件的内容及教学管理相关规章制度等信息进行，全校的师生及管理人员能通过网站对学校相关事宜及管理方面的内容进行了解及知晓，提高了教学管理的效率。针对教学管理系统开设网络交流平台，增加教师与学生之间的交流及互动的机会，赋予学生一定的知情权，让学生针对学校管理过程中存在的一些漏洞、不足之处及不完善的地方提出意见，并由学生进行监督是否按时完成，促进教学管理的个性化及透明化。建立相应的教学档案数据库，在进行教学档案的查阅过程中能根据相关的专业、课程、计划、实习及总结等内容查询相关的教学档案信息，实现教学档案统计、鉴定、查阅及编研的完整化及系统化。

三、结语

综上，针对教学档案进行数字化管理过程中存在着较多的问题，这些问题的出现严重制约及阻碍着教学档案数字化管理的发展及进步，因此在实际的高校档案数字化管理过程中，应实施针对性的对策将存在的问题进行解决。针对高校教学档案实施数字化管理主要是健全高校的教学档案管理制度、对教学档案的鉴定方式进行创新、完善及优化信息基础设施、建立及完善教学档案的数据库，提高高校教学档案数字化管理的质量及水平，促进数字化管理的可持续发展。

【参考文献】

[1]蒋娟.浅议高校教学档案数字化管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2014(15):139-140.

[2]程迎春.高校教学档案管理中存在的问题及对策[J].辽宁农业职业技术学院学报,2014(06):43-45.

篇8

关键词：电力工程档案；数字化；档案管理；现代化技术；电子档案建设 文献标识码：A

中图分类号：G275 文章编号：1009-2374（2016）35-0226-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.35.111

电力工程档案数字化管理是随着电力行业形势不断发展，纸质档案数量急剧激增，查阅、检索、备份变得非常麻烦，而且容易出错，传统的档案管理方式已经不能适应高效快捷的信息时代。当前，电力工程档案管理要求标准化、规范化、网络化、数字化，利用现代化技术和设备有效管理各种信息资源已经成为常态，结合公司档案数字化工作实际，就如何加强电力工程档案数字化管理做进一步探讨。

1 数字化档案管理的定义

数字化档案管理是电子档案建设在信息时代的必然产物，是档案信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，把具有保存利用价值的文本、图片、视频等扫描、拍摄、挂接、上传至档案管理软件，进行数字化整理、保管和备份。随着档案数字化处理技术的不断改革创新，电子化、程序化的档案数字化管理应运而生。

2 电力工程档案数字化管理的重要性

档案数字化管理具有庞大数据处理快捷性、改版时效性、传输网络性的特点。采用数字化档案管理，把保存在各载体、各方位的信息资源以电子版的形式存储，以网络化的方式互相连接，共同利用提高效率，节约办公成本，实现资源共享。形成一个更适应电力工程建设实际的，可进行文件生成、归档和档案管理一起操作的应用软件，逐步实现档案管理系统与公司各业务部门信息管理系统的无缝链接，进一步提高档案电子化、信息化、网络化管理水平。

2.1 数字化档案管理的优势

过去传统意义上的档案管理解决电力工程点多面广、档案人员参差不齐难题的唯一手段即增加档案人员和增加办公费用，导致档案管理成本大幅上涨，管理效率是事倍功半的结果。采用数字化档案管理把纸质档案转化为机读文件，录入、编辑、修改、目录、报表打印一次完成，省时省力，提高经济效益。按照公司档案数字化计划，由近及远，现行档案数字化归档，即电子版光盘备份和电子文本档案系统挂接移交归档。以往的纸质案卷目测用高速扫描还是平板扫描，校对目录拆分电子文本并标注文件档号保存，审核档案纸质原件目录、页码无误后装订还原，为提供准确的数据库信息作好充分的准备。公司开发了“EEA亿普电子档案系统”，构建一个电子档案信息整合软件平台，实现公司各类电子档案数据大部分从网上采集归档，实现电子档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化。为档案远程的借阅、查找、提供利用创造条件。

2.2 数字化档案管理的作用

网络技术、计算机技术、数字化技术等新的科学技术在档案管理领域广泛使用，促进了档案管理理论、方法和技术的创新变革，发挥了信息档案的增值作用，提高档案工作在信息化社会中的地位。电力工程档案工作中，利用纸质档案经常翻阅会造成原件破损，外借有可能造成缺页、篡改等不良现象，损害档案的安全保管。档案资料经过拍摄、扫描数字化处理后获得电子版，变更改版迅速快捷。各职能部门在第一时间获得最新有效版，实现资源共享。

保护档案原件的凭证作用，兼顾因素确保信息安全。通过档案的数字化处理后，档案管理系统能够实现对档案收集、导入、编辑、统计、保管、挂接、转库、远程查阅等日常工作的数字化管理。利用电子档案管理系统，对分散各地的电力工程项目资料室编制竣工档案全程监控，实现项目竣工档案网络上检查指导、修改，网络上审核、验收移交，有效解决和改善路途遥远、电力工程点多面广、管理员参差不齐的档案管理的困境，提高档案规范化、标准化的管控力度。

2.3 数字化档案管理的效率

通过互联网、企业集约化管理信息系统进行计算机检索，利用阅读电子档案，提高档案标准规范宣贯的效率，迎接档案数字化信息服务国际、国内电力安装工程新项目的挑战。数字档案管理面向基层电力工程项目，提供高效率的远程时效服务，文件、标准、资质、荣誉等目录和电子版经过系统管理员权限设置即可下载原文信息。电力工程资料员在电子档案系统的收集整编端口录入或导入工程竣工档案的案卷目录和卷内目录，挂接电子文本，做到一一对应。公司档案员检查指导修改、审核归档后，新项目工程竣工档案数据即转入公司总数据库。档案库除文件实体的保管外，更主要是利用高效率的文件数据库，成为提供优质服务的信息控制中心。按照档案业务工作流程，提升档案服务工作的水平和质量，实现档案从收集、整编基础管理向档案信息研究与开发利用的质的转变，为实现电子档案馆数字化管理迈出了坚实的步伐。

3 加强电力工程档案数字化管理势在必行

3.1 继续教育培训档案管理员成为复合型人才

随着档案信息化数字化的发展，档案管理直接影响企业的基础管理。积极发挥档案管理员的主观能动作用，充分挖掘个人潜力，针对性地进行档案知识的宣贯、继续教育；坚持用新思路、新机制、新方式；坚持以人为本，讲政治、讲觉悟、讲奉献，全面提高管理人员的综合素质。培养训练成为既具备档案业务理论知识，又熟练掌握计算机操作应用技能和数据库维护的高技能的现代化信息管理人才，熟练运用现代化技术手段管理档案，为迅速发展的电力工程建设编制竣工档案服务。电子档案馆具有馆藏档案资源数字化、档案信息传输与组织网络化、信息资源共享化、服务范围扩大化、信息检索利用便捷化等诸多优点，为早日实现数字化档案室（即电子档案馆）的目标而努力奋斗。

3.2 建立数字化档案管理的个性化服务

档案工作人员通过发挥自己的主观能动性、创新精神，做好个性化服务。为电力用户提供多样化的动态性档案管理服务。重要文书档案的数字化处理，照片、视频、实物档案和重要电力工程竣工档案数字化处理均要求达到100%；要求所属单位按照由近及远的顺序，分期分批对纸质档案以及重要特种载体档案进行数字化处理；希望在移交新的竣工项目发文、计划、总结、申报材料和行政照片、光盘等归档文件材料的时候，必须同时移交纸质文本和电子文本。积极推广使用电子档案管理系统，便于公司构建一个档案信息整合交流的平台，弥补有些单位没有档案系统软件的不足，以解决工程项目分散、点多、路远带来的档案管理棘手问题，通过帮助单位用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。

3.3 实现集团信息和企业档案信息的互联结合

在企业集约化管理信息系统档案信息网上开通集团公司信息站点，上级文件、政策、标准、办法及时下达，并宣传贯彻落实。直接面对面网上交流沟通，参加视频会议，公文流转处理等，实现档案信息的互联结合。数字化档案包括两个方面，一方面是现行文件的数字化归档；另一方面是一些重要的历史档案，有重要意义的，需要长久保存的，也经常要查阅或者使用的，都要对文本内容进行扫描录入档案管理系统，实现档案信息的数字化转换，这样可以使原来一些库存的档案，分期分批也能够实现现代化管理。集团企业具有机构庞大、下属单位较多，位置分散层次复杂等特点，通过电话和网络逐步形成一个迅速发展的循环往复的档案信息资源体系。集团公司指标文件、档案标准、最新规范信息传达通畅，企业对应及时修订并遵照执行。实行一体化管理，充分发挥整体优势。

篇9

关键词：档案数字化；建设；水务

某水务集团于2011年成立，经过近10年发展，逐渐形成以供水为主体、水电开发、污水处理为两翼，以水生态、新能源、水饮品为辅助，以金融服务和水务科技为支撑的“一体两翼三辅助两支撑”的板块产业发展格局。随着集团水务事业发展壮大，水务档案数量和规模不断增加，档案管理呈现新特点，也面临新机遇新挑战，尤其是信息技术的发展和应用，产生大量电子文件档案，做好档案数字化建设与管理，成为推动新时期水务档案管理的重要内容和迫切任务。

1水务集团档案数字化现状及特点

某水务集团有限公司现有室藏档案2508卷（件），其中，科技档案1700卷，文书档案808件，财务档案1130件，声像档案76件，荣誉实物档案65件。为加快推进档案数字化进程，在前期将全部库存档案进行数字化扫描录入和整理，初步完善库存档案电子化管理的基础上，达到重要和核心水务档案数字化异质备份，确保新生水务档案随时移交、整理、扫描、备份，实现新生水务档案的规范化管理，以及重要水务档案数字化扫描、录入。水务集团档案数字化主要呈现四个方面的特点：1.1内容原生性。档案数字化并未改变档案本身承载着的信息内容，数字化后的水务档案，体现的是水务集团在其生产、经营、管理过程中产生的具有保存价值的原始、真实、完整的信息资料，内容本质依然为其原生性。1.2记载多样性。除《纸质档案数字化技术规范》规定纸质档案数字化具体操作规范，实物档案、视音频档案资料也可以进行数字化处理，以文字、图片、数字符号等形态存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等载体格式及形式存储。1.3传输网络化。水务档案数字化，后期的查询、利用并不需要接触到档案原件，只需在存储系统中查询到相关数字信息即可，且档案信息传输借助于局域网、互联网等渠道，实现水务档案信息网络化传输，形成巨大信息空间。1.4服务便利化。水务档案数字化，将各种水务档案信息存储于相关的档案数据库，集团内部各个子公司或个人根据预先分配的查询权限，可直接通过登录终端设备实现24小时随时查询、检索、阅读、下载、打印等，突破了传统档案查询的时空限制，档案利用更为便利。

2水务集团档案数字化建设应遵循的原则

2.1经济适用原则。水务集团室藏档案随着水务业务的拓展，呈现出不断增长态势，无论是采取数字化外包，还是自行进行数字化建设都需要耗费大量资金。尤其是数字化设备筛选以及文字识别软件选用方面，应立足集团档案数字化规划及经费预算，不能一味追求高精尖设备（常用数字化设备见表1）。2.2重点优先原则。水务集团档案数字化应坚持重点优先原则，首先将利用频率高、高附加值的档案资料进行数字化，然后对其他类型档案进行数字化规划，分步骤、有计划、有目的地推动档案数字化。伴随着水务集团业务的拓展，供水、污水处理、水电开发、水生态、水务科技等涉水业务需求增加，相关领域成为档案服务工作的重点对象，需要进一步加强。2.3安全保密原则。档案安全和保密工作是档案数字化工作的底线和生命线，尤其是数字化外包过程中，需要与第三方数字化专业服务机构签订安全保密协议，要求第三方严格遵守《保密法》《档案法》《档案服务外包工作规范》等相关法律及规定，确保档案数字化过程及结果的安全保密。如水务集团自行数字化，应严格按照档案数字化标准和要求，进行专业数字采集、整理、分类和数字挂接，并选用正版软件用以存储档案数字信息，重要档案应采取物理隔离、数据备份等相应的安全保密措施。

3规范水务集团档案数字化建设流程的措施

3.1做好档案数字化前期准备。水务企业档案数字化前期准备工作主要包括三个方面。3.1.1成立数字化领导机构，加强对数字化工作的领导。根据水务集团档案工作现状，成立由分管领导任数字化工作领导小组组长、其他子公司主要领导为副组长、公司办公室负责具体实施的数字化工作领导小组，统一领导数字化工作。明确小组工作职责，制定集团档案数字化工作方案，细化各个时期、各个阶段集团档案数字化工作目标、任务。集团财务部门应将档案数字化所需经费列入集团年初预算，为后期档案数字化实施提供充足经费保障。3.1.2选择数字化设备和软件，为档案数字化提供必要的物质条件。基础设施：准备数字化过程中档案存放必须的库房场所；硬件设备：档案数字化所需的计算机、大型扫描仪、彩色打印机、刻录机、存储硬盘、档案装订机、打孔机、档案扫描录入笔、档案装具等；配置档案数字化软件。3.1.3强化数字化知识培训，为档案数字化提供坚实的人力基础。组织相关人员到水务系统档案数字化开展较为成功的企业进行实地参观学习，也可邀请其他国企、民企等企业人员来进行现场经验传授，开阔视野、拓宽思路、博采众长，为做好集团档案数字化营造良好氛围，打下扎实理论基础。3.2严把档案数字化各环节质量关。3.2.1第一步：整理档案。将出库的水务档案盒及卷内档案进行记录，必要的予以拆装，并做好页码编号，检查档案是否有缺损，及时修补。3.2.2第二步：扫描处理。根据水务档案保存及纸质资料清晰度设置具体分辨率。如灰度水务基建图纸，可将其分辨率调至300dpi，增加扫描清晰度；工程档案纸张较多较厚，易卡纸，可选用平板扫描仪扫描。纸质档案扫描完成后，再逐页检查是否存在漏页、重复等，并将扫描结果上传至服务器。3.2.3第三步：结果识别。下载汉王OCR工作包进行扫描结果识别。识别时需对扫描的档案资料进行文件格式调整（大小、倾斜度、图片方向等）、版面分析（版面布局及内容逻辑分析等）、识别（存档较久的手写体需要借助手动识别）等。3.2.4第四步：文字校对。常采用纵校与横校两道工序，能够有效降低识别工作包中的错误率。3.2.5第五步：版面复原。校对完毕后，一般会选用“双层PDF”格式进行保存，便于后期全文检索。3.2.6第六步：质检。在档案数字化管理端，软件系统会为客户端自动分配工作，主要是承担返工单处理及质量控制。根据《纸质档案数字化技术规范》，应按照5%比例抽查作业包中的文件识别清晰度、文件页数及格式，如发现不合格，应返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：备份。选用汉王OCR软件，该软件中的“OUTPUT”子文件夹可将前期经质检合格的数字档案全部保存至专门的档案系统，实现备份。应做好备份标签，便于后期的检索利用。3.3提升档案数字化成果利用水平。首先应设置登录系统。根据集团内外用户不同，赋予其不同登录查询权限，并在线提交相应的申请查询信息，由档案部门审核作出相应答复处理。其次档案部门审核申请档案材料。水务工程、合同档案等属于档案，档案管理部门只能为具有相应查询权限，且按照档案查询利用制度及流程提供相应的档案资料。经系统审核、身份认证后，档案管理部门线上或线下将相关资料提供给查询者，限期返还。

参考文献：

［1］林兰.加强水务档案管理的实践与思考［J］.浙江档案，2020（7）：62—63.

［2］朱玉娟.夯实基础创新发展实现水务档案工作新跨越［J］.档案与建设，2019年（9）：55—56.

［3］程旭，马崴，白建华.水务档案的新特点与新的管理方法［J］.水利天地，2005（2）：18—19.

［4］酒吴珍，陶婷婷，周美君.企业档案数字化建设的思考与研究［J］.机电兵船档案，2020（4）：74—76.

［5］叶国梅.国有企业档案数字化的探索与实践［J］.电脑知识与技术，2020（17）：239—240.

［6］张晓飞.企业档案数字化建设路径探析［J］.档案天地，2019（10）：52—53.

篇10

关键词 信息数字 管理效益

中图分类号：G270.7；D63 文献标识码：A

1环保档案信息数字化资源开发是环保领域新变化的必然趋势

随着环保事业发展的脚步，环保档案信息数量越来越充实，载体形式越来越丰富。随着计算机的广泛应用，电子档案材料已开始成为档案较普通的载体形式，搭建起查阅档案的理想平台，通过提高文档资料的开放度和易用性、提高环保档案服务的技术含量等措施，充分利用计算机的检索能力，缩短了档案查找的时间，简化了查询手续，提高了文档服务效率，同时减轻了管理人员的工作量，电子档案材料已开始成为档案较普通的载体形式。随着环保档案工作领域的这些新变化，既给环保档案部门带来了生机与活力，同时更多的是挑战。只有加快现代化管理的步伐和水平，对这些在环保活动中所产生的大量的专业性强、信息量大、载体新型的环保档案材料的有效管理，才能使环保档案工作跟上环保事业的发展步伐，跟上信息管理现代化的步伐。就目前而言，关键就是首先要加强对环保档案信息的数字化管理工作。

2环保档案信息数字化管理的内容

（1）采用适用本单位的环保档案信息数字化软件平台是环保档案管理的前提。环境监测中大量的电子文件产生以后，软件平台是首先需要解决的问题。环保档案部门对于软件平台的选用大致有几种代表性的方案：软件公司合作开发、选用国家环保局推荐的文档一体化系统软件、选用当地档案局推荐的档案管理软件。

（2）收集归档工作是环保档案信息数字化管理的基础工作。

①档案部门加强对电子文件的前端控制意识，针对存在办文部门随意处置电子文件，或是形成的电子文件处于自生自灭状况，或由于忘记存盘、意外删除、系统崩溃、病毒侵扰等危险之中而丢失文件，建立相应的支持软件、参数和其他相关数据备份档案。使档案部门收集档案及时、完整，避免了电子档案收不到或不全现象发生。

②收集电子档案时，在与纸质文件对照验收时发现有些电子文件与纸质文件不一致，有些不是经过审批的最终版本，使档案部门收集不实。因此，建立了相应的电子文件的收集制度，做好对电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作，剔除不应归档的电子文件，对重要文件则应打上归档标记。做好收集归档工作中要预防数据丢失和泄密，要注意对传输过程中的保密工作。

③重视备份且异地保存，根据具体情况选择不同的备份档案（或全备份、差量备份、增量备份；或实时备份、定期备份；或在线备份、离线备份；或人工备份、自动备份）。以避免因系统瘫痪或硬盘、服务器等硬件系统的意外损坏而使数据库全军覆没。

④在实际工作中，数据库建设必须遵守国家、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》、《环境保护档案管理数据采集规范》、《环境保护档案机读目录数据交换格式》等行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求。

3环保档案信息数字化在呼伦贝尔市环保管理的作用

（1）了解环保档案信息数字化的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去了保存的意义。而只有通过环保档案的利用和开发，才能了解环保档案的价值。数字化管理的出发点和最终目的是以快捷准确的方式满足利用者的需要，提高环保档案的社会利用价值。

（2）档案部门转变服务观念，将工作重点由传统的纸张整理转向档案信息数字化的重组和创新。进一步拓宽环保档案数字信息利用工作的渠道，最大限度地发挥环保档案的价值和作用。使环保档案信息的潜能得到充分发挥，使环保档案信息与最新技术接轨，多利用计算机丰富的图表处理软件和多媒体技术等对数字化的环保档案信息进行二次、三次开发并通过建立科学的检索系统为用户提供高效便捷的环保信息。总之，准确系统的环保档案信息服务，充分发挥其数字化管理的时效性特点，以满足环保工作的决策部门、各类专业人员以及社会各方面对环保档案信息的不同要求，开发利用环保信息数字获得了社会效益和经济效益，这就是环保档案工作的实绩。

4环保档案信息的数字化管理队档案人员的要求