档案室智能化建设方案范文

导语：如何才能写好一篇档案室智能化建设方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：智能化；学籍档案管理系统建设；可行性

Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.

Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

随着计算机信息化技术的发展和普及，大多数学校的学籍档案管理工作已经实行信息化管理，借助于学校的内部校园网络平台或者是因特网平台，根据不同的管理权限，学生的学籍档案情况已经可以进行方便的查询和管理。但由于学生学籍档案的特殊性，学生的各种信息，不能单纯以电子信息的形式存在于服务器的数据库内，一些重要的信息，如学生入党、荣誉证明等资料信息，还必须以某种存储介质形式存放在个人档案袋内，并统一妥善保存于学校的档案室内，需要设置专门人员进行管理。

21世纪是信息产业的时代，各种智能化产品被广泛应用，使我们的经济和社会生活因此发生了深刻变革。如何对学校的档案室进行智能化更新换代或升级改造，并与学校的学籍档案信息化管理系统平台进行有机地结合，形成一种系统化的、高效的、全局化的管理模式，将是本文研究的重点。

一、系统硬件设施的建设

目前，诞生于二十世纪九十年代初军队系统，现已经在各个领域得到普遍推广的高效自动化的智能档案柜技术已经成熟，且有手动、半自动、全自动几种类型可供不同需求、不同规模的档案室进行选择。

智能档案柜也叫自动选层档案柜（智能回转库），是新一代的自动化档案存储设备。主要由硬件（柜体、PLC/单片机、嵌入式系统、电动机、串口、屏蔽线等组成的电动控制系统)和软件（计算机联网档案管理系统）两大部分组成。档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实信息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取、数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于各类学校学籍档案、干部人事、财务综合等各种档案管理。此种设备具有以下特点：

（1）、存取档案方便快捷，在设计上充分利用纵深空间，节约占地面积。

（2）、全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、湿气、阳光等侵害，提供了双锁安全设置，防止未授权存取。支架与柜壳一体化制成，坚固耐用，承载能力强。

（3）、具有保密权限功能，密码正确方可进入存取档案操作。

（4）、存储空间可自动进行优化，节省档案存取时间。

（5）、设备自带管理软件操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与校园信息化管理系统如MRP、ERP系统进行无缝集成，兼容运行。系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。

（6）、档案管理软件可对档案存取进行日常管理，自动或手动安排储位，对相应的自动档案柜产生存取请求，根据自动档案柜的反馈信息作出存取确认。

（7）、定期生成报表及盘点报表，满足档案管理需要。

（8）、柜体采用优质碳素结构冷轧钢扳，经数控模压冲压等工艺制造成型；结构牢固，柜体表面采用静电喷涂，漆膜耐冲击性、附着力、耐腐蚀性能达到国家有关标准；漆膜具有色泽厚度均匀一致，表面光泽艳丽等优点。

（9）、控制操作台采用防火贴面高密度中纤板制成，具有防火、绝缘、不变形等特点。

（10）、传动电机选用低噪音三相异步电机；采用链传动运行结构，链条、链轮选用技术指标均符合国家标准，极限拉伸载荷最低为3200kg，有较大的强度冗余量；整机具有运行平稳，噪音低，故障率低等优点。

智能档案柜最大优势是存储量大、自动高效、操作简便、安全可靠，并可以根据场地进行非标设计，工作人员坐在工作台前，使用电脑装置控制载物搁板自动回转运行，直接提取、存放物品。能大幅度减轻工作人员的劳动强度，并大大提高管理人员的工作效率，可以帮助解决学校档案管理工作量大、程序繁琐、效率低下等一系列问题。

智能学籍档案柜的结构图如图1-1所示

图1-1 自动选层档案柜结构图（单柜体）

智能学籍档案柜的案例效果图如图1-2所示

图1-2 智能学籍档案柜效果图

二、信息化管理平台的建设

学籍档案管理系统的高效运行必须借助完善的信息化管理平台才能发挥其作用，随着计算机技术和电子信息网络的不断发展和普及，学籍档案管理信息化系统已经普遍用于学校的学籍档案管理工作。学校的学籍档案管理系统的信息化管理平台可以采用多种形式，基础平台可以借助因特网（适合多校区）、校园局域网，但需要具备以下基本要求：

1、统一的信息平台和数据库。全校建立学生学籍档案管理数据库，在权限范围内，管理人员可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、信息化、规范化。

2、学生学籍档案管理功能模块需要具备以下基本功能：

（1）、档案信息录入、修改：所有管理档案通过接收录入，对档案接收部分具有新增、修改、删除、打印等功能。

（2）、档案查询：对所管理的档案提供多种方式的检索查询，尤其是直接模糊查询，方便快速。

（3）、档案统计：对所管档案现状和借阅归还情况进行统计。

（4）、档案借阅、归还：对档案柜现存档案进行借阅登记，对借阅人、承办人、借阅时间进行登记。借出的档案进行归还登记，记录归还人、承办人、归还时间。

（5）、数据库管理：提供数据库的备份、恢复、数据导入导出以及数据库压缩等功能。

（6）、报表打印：所有档案条目、借阅归还情况、修改情况等，都可以以报表形式打印输出。

（7）、档案柜盘库：对档案柜中的档案进行自动盘点，自动生成报表。

（8）、安全：软件实施分级管理制度，对所有操作人员进行账户设定、权限设定和密码设定及修改；且所有操作都记录在案备查。

目前，各类学校使用的信息化管理系统经过二次开发后，只要共享数据库和网络运行平台，均可以与智能档案柜原有系统进行兼容运行，进行有机结合，实现资源共享和同步管理，发挥其最大功效。

三、系统的日常使用和维护

1、硬件系统（智能档案柜）维护：

学校档案室需要建立日常维护管理制度，进行必要的维护保养，以保证其系统运行的有效性，延长使用寿命。

（1）、定期清洁。档案室应通风、通光，并定期对档案柜进行除尘等卫生清洁，建议在柜体内放置吸湿剂进行防潮处理。

（2）、定期试运行。需要定期对所有柜体进行试运行，一般每月一次，避免柜体由于长时间不运行导致的卡壳、运行不畅等故障的发生。

（3）、定期保养。对滚轮、轴承、链条、导轨等磨损部位需要定期加注油进行；柜体表面定期涂防护蜡进行防锈护理。

2、信息化管理平台的日常维护

（1）、系统管理平台需要定期进行防毒、杀毒处理，防止病毒、木马程序损坏系统，造成资料外泄、混乱等损失。

（2）、系统用户、管理人员的账号和权限需要及时更新、调整。由于人员流动、岗位调动等原因，管理人员的进入系统的账号和权限需要及时进行更新和调整，以免混乱。一般注册登陆的查询用户账号也需要定期进行清理，以免造成垃圾账户过多，影响系统运行。

（3）、定期对系统数据库进行备份和整理，当服务器系统出现意外时，可进行数据库重建修复，避免重大损失。

校园智能化学籍档案管理系统的建设是将智能档案柜与校园信息化管理平台进行有机结合的产物，是一项机电一体化、信息化建设系统工程，因每个学校的规模、资金力量、校园分布，以及现有信息化系统建设情况都各有不同，所以在建设方案的规划时，需要根据学校实际情况、实际需求，以及学校的中长期发展规划进行有针对性的设计，因地制宜，量体裁衣，才能发挥其最大的实际使用效率，增强其实用性。

四、结语

校园智能化学籍档案管理系统在技术上是可行的，具有很好的经济效益和社会效益，将一次性解决目前困扰各类学校的学籍档案管理中存在的一系列问题，大大提高各类学校的学籍档案管理水平，还可以在各大企事业单位、政府机关、部队系统等机构得到推广应用。希望本文所述可以给有关学校管理层以及专业人士一些启示和帮助。

参考文献：

[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报.2010.

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Abstract: The article illustrates the important significance of construction and use of archival resources of state-owned enterprises through the analysis of archival management of Ningde Auto Transport Group Company.

关键词： 国企档案室；档案管理；意义

Key words: archives of state-owned enterprises；archival management；significance

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0308-01

0 引言

档案资源建设是国有企业的重要基础工作，是企业生产、经营等工作规范管理的基础和前提，开发、管理和利用好国有企业档案，使其为企业的持续发展和经济建设服务，具有重要的意义。下面以宁德市汽车运输集团公司档案管理工作为例，谈谈如何做好国企档案室资源建设与利用。

宁德市汽车运输集团公司是国有的旅客道路运输一级企业、货物道路运输二级企业和交通运输部重点联系道路运输企业，全司拥有59个分支机构和14个对外投资机构，客运网络辐射18个省市。公司成立了综合档案室后，努力寻求并积极探索档案室在抓科学保管、科学利用服务上求突破，改变传统库房管理模式，通过创新思路，采集大量的库房档案基础数据，利用福建科易档案管理软件对在档案保管保护中的案卷数据统计、利用查阅登记、录入各类档案案卷等工作都实行计算机管理，改变了几十年来档案各项工作依靠手工操作的状况，使企业员工从繁重琐碎的档案基础业务工作中解脱出来，大幅度提高档案工作效率，节约行政管理成本，实现了科学发展。综合档案室通过《企业档案管理国家二级标准》的评审，获得省档案信息开发成果二等奖和三等奖。

1 领导重视，健全制度，整合资源，科学建设

1.1 领导重视，加大投入 发展档案事业需要一定的环境和条件，领导重视很重要，把改善外部环境，争取各级领导与有关部门的重视和支持作为发展档案事业的一项重要措施。从加强组织人员入手，完善管理机制，把档案工作列入有关工作评估内容，形成齐抓共管局面。从经费上大力支持，从硬件上加大投入，从软件上支持档案管理创新。宁德汽运集团投资20万元兴建档案综合楼，并投资近6万元配置有关设备。购置档案密集架，节约了档案库房空间和满足了档案排列有序的要求；购买了计算机、激光打印机，保证了档案管理现代化建设的需要；配置了空调机、去湿机、灭火器等设备，档案室“八防”措施得到保证；购置了防磁专用柜，满足了电子档案保存的必要条件，配备福建科怡软件档案管理软件，使公司档案管理步入了信息存储、检索的现代化管理新阶段。

1.2 整合资源，科学建设 科学规范的档案管理制度是做好档案工作的保障。制定《档案管理制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位职责》、《档案库房管理制度》等制度，做到所有制度上墙，要求按规章制度执行。

根据企业改革和业务发展的需要，想方设法拓展收集档案材料渠道、扩大收集范围，在做好纸质文件、电子、声像等载体档案收集的同时，围绕重点时期、重大事件、重要活动、重要人物，尽可能将企业有关的具有纪念意义、凭证性和参考利用价值的文献、手稿、照片、光盘等不同门类的各种实物资料收集整理归档，从档案资料形成的源头抓起，严把办文质量关，对公文处理程序、书写的格式进行了规范，从文稿的起草、核稿、到领导的审批都做了详细的补充规定，把住了“五关”即文字材料关、归档关、鉴定关、整理关、销毁关。主动配合并指导各基层单位文书材料的收集整理和鉴定工作，加强基层单位站房建设征地拆迁文件材料收集归档整理的指导和接收工作同时，坚持“数量、质量和时效并重，纸质和电子文件同步归档”的原则，在每年上半年底完成上年度公司文书、科技、会计、声像等载体文件材料归档工作，并按照档案管理软件著录规范要求，建立档案目录数据，实现纸质档案与电子档案相结合对应关系，逐卷、件、项核查验收，确保企业档案收集齐全、整理规范、数据准确、归档及时。

充分整合资源，利用自动办公OA系统建立企业档案资料电子目录数据中心，对档案资料目录数据资源进行整合，发挥整体服务优势，利用信息化、网络化、智能化等现代手段，实现档案资源优势互补，资源共享。

围绕国有企业的“三个体系”建设目标，切实把涉及职工的档案、把有关职工合法权益的档案完整齐全地归档，积极建立有效服务企业职工的档案利用体系，对职工工龄确认、职工劳动争议、合同纠纷等档案进行整理和数字化，便于企业职工利用。

2 开发利用档案资源，服务企业

加快企业发展，提高企业综合实力始终是档案工作的出发点和落脚点。坚持把服务企业发展作为档案工作重心，为企业转变经济发展方式、产业结构调整以及安全生产管理等方面提供服务。围绕经济建设为中心，强化服务是党和国家对档案工作的根本要求，是档案部门和档案工作者的根本任务。做好服务工作，档案工作者就要切实转变作风，明确岗位责任，提高办事效益、提高服务质量，使查档案者忧心而来满意而归。

近几年，宁德汽运集团综合档案室共接待查档者2210多人次，查阅利用档案3416卷，复制档案4587页，为查档案出具证明605份。2010年9月因某旧车站拍卖盘活，牵涉周边土地纠纷，60多位农民因此闹事，对公司造成负面影响，综合档案室及时提供了1973～1975年原始的文件、图纸等科技档案作为依据，走法律途径，顺利地解决了土地纠纷。档案资料在处理职工违反劳动纪律、经济案件、土地纠纷、基建工程改造等方面发挥其凭证作用，为企业挽回经济损失达200多万元，创经济效益100多万元。

总之，国有企业档案室资源建设与利用要以科学发展为主题，以加快转变、跨越发展为主线，增强企业发展的动力、活力和合力，努力推进档案事业科学发展，在档案管理实践中总结经验，继承和完善科学之处，挖掘和改善不足之处，为企业提供更多优质的档案资料，使档案管理工作提高到一个新的水平。

参考文献：

[1]综合档案室设备设施一览表（参考方案）.

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机关档案管理工作是关系党政机关事业发展的重要内容，提升档案管理水平，并加以开发利用，能够更好地服务现代化建设事业。

2 现阶段机关档案管理存在的问题

具体来看，机关档案指的是在各种公务活动中，由国家党政机关参与的，直接或者间接产生能够反应其职能工作的真实记录。机关档案既是党和国家收集总结的档案史料的一部分，也能为本机关各项工作提供服务。结合近年来我国机关档案工作管理特点，认为机关档案主要有以下主要特点：机密性强，主要在机关内部保存并使用；具有较强的业务性；行政管理特色突出，机关档案是机关在行政工作中产生并整理的。

2.1 基础水平良莠不齐，发展不平衡

目前，大部分机关业务档案和文书档案能按照档案管理的要求进行管理。但是，对档案管理的重视程度还不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理水平，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较

单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料被遗失、损毁现象时有发生，严重影响着档案的保存和利用效率。

2.2 机关档案利用程度较低

目前我国机关档案工作尚处于收集、整理和保存的初级阶段，与先进的档案管理模式相比有较大的差距。主要表现在部门领导和管理者对于机关档案的价值认识不足，没有正确定位机关档案的使用价值。机关档案是国家机关日常工作的记录和总结，对于今后提升办公室办公效率，改善办公技术水平，优化办公流程具有重要意义。目前我国机关单位档案管理的数字化、信息化水平不高，利用先进管理系统和技术进行办公档案管理和开发的能力较弱。

2.3 档案管理科学化水平低

随着新技术的不断发展，管理领域的手段和模式变革非常迅速，但是受到传统管理思想和技术手段的制约，部分单位在进行机关档案的管理中仍旧使用传统的管理方式，没有重视信息技术和新方法的运用。

随着信息技术的发展，电子文件、办公自动化、文档一体化等新的科技相继出现，使档案管理方式发生了根本性变化。传统档案管理的工作模式和技术水平已不能满足当今档案事业快速发展的要求，应该通过更高的科技手段对档案进行科学管理。但是有些基层机关事业单位由于受到资金、环境以及人才等方面因素的限制，档案的信息化、自动化、规范化程度还远远落后于时展要求，因此迫切需要运用现代化管理手段解决电子文件中原始资料长期保存问题。

2.4 机关档案重视程度不够

通过对我国部分地区机关档案工作的实地调研和资料分析，认为虽然大部分行政管理人员和部门领导逐渐重视了机关档案的管理工作，但仍有部分人员轻视档案管理工作，坚持传统的观念，认为只要是收集完整、保存完好就是万事大吉，对于推进信息化管理水平和后续开发利用的重视程度不够。部分单位在进行单位整体规划的过程中，并没有将机关档案管理考虑进总体工作计划中。由于思想重视程度不够，单位在机关档案管理方面的人力配制和资金配制方面存在缺口。这在一定程度上影响了机关档案管理人员的工作积极性，降低了机关档案管理的层次和利用的水平。

2.5 机关档案管理人员素质有待提升

档案管理人员是从事机关档案管理的主体，其自身素质直接影响到档案管理工作的开展。目前，部分单位的机关档案管理人员并不是档案管理专业出身，虽然在多年的档案管理工作中积累了一定的工作经验，但是在面对数字化和智能化管理的时候缺乏专业技能的支撑，对于计算机技术、大数据技术和网络技术等最新的档案管理技术掌握程度不够。还有一少部分管理人员不具备基本的档案管理技能和知识，无法科学有效的开展机关档案管理工作。甚至有部分单位的管理人员是其他部门兼任的或者是借调人员，管理人员队伍的建设不到位，直接影响了机关档案管理的有效开展。

3 加强机关档案管理工作

3.1 加强组织领导

依据最新的《档案法》规定，单位在开展机关档案工作的过程中，需要有统一领导和分级管理的制度，同时机关领导需要以身作则，严格按照规章制度办事。在制定单位年度计划的时候，将机关档案列入其中，从一开始就重视档案管理工作，使之真正成为单位工作的重要部分。建议制定领导负责制度，从单位领导层推选一名干部负责机关档案的管理工作，解决不同部门之间相互协作的不便之处。

3.2 加强宣传、提高认识

为了有序开展机关档案管理工作，需要从思想上提升认识，从根本上改变以往忽视档案管理重要性的弊端。为此，需要结合各种有效手段，广泛开展宣传工作，主要的宣传内容包括档案管理政策法规、管理技术模式、方案的开发利用、档案收集整理要求等，有意识的培养机?P档案管理人员和机关工作人员的档案管理意识。在端正思想的基础上，制定符合本部门本单位的机关档案管理制度。

3.3 优化机关档案管理方法

现阶段，我国机关事业发展较快，部门的业务量增加反映在档案管理中就是档案资料生成的速度和规模空前增加，这就在一定程度上提升了档案管理的难度。大量工作积压就容易导致工作中出现纰漏，为此，建议主管部门优化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。这样就能提升机关档案管理的效率，增强档案管理的真实性和准确性，降低问题出现的可能性。

3.4 提升档案的安全等级

机关档案中记录着党和国家机关日常工作的方方面面，同时也是部门内人员工作和个人信息的重要载体，一旦出现泄露，不仅影响到部门工作的顺利开展，给党和国家造成损失，同时也会给个人生活和工作带来不便。为此建议从以下几个方面开展工作，提升方案管理的安全性：（1）严格档案查阅制度，对于不同部门和不同人员制定不同的权限，无关人员不得翻看和修改机关档案，同时因工作需要查阅时，需要档案管理部门主管的同意；（2）实现电子档案管理的部门需要提升网络安全等级，通过设置防火墙、安装杀毒软件、内网物理隔离等方式，确保机关档案信息库的安全性。

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一、实现数字化档案管理的利与弊

实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。

但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。

二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理

目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。

三、电子文件的鉴定

归档前要对电子文件进行鉴定。这一工作主要是鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。

其中自动鉴定的方法是制定电子文件保管期限表。它是电子文件鉴定的依据性文件。在电子文件管理系统设计的调查阶段就着手制定保管期限表。电子文件保管期限表是自动鉴定功能能否实现的重要因素，通过系统自动运用保管期限表，鉴定时完全可以不必审阅全部文件，因而也就避免了为挑选少量文件长久保存而必须审阅全部文件的低效率现象。为提高电子文件保管期限表的实际应用效率，保管期限表的制定工作应纳入电子文件系统的设计阶段。文件一旦生成，系统将文件与保管期限表的条款对照判断，确认文件是否能进人正常的处理流程。参考本单位实际情况，将电子文件保管期限表做的更具体，保管期限划分可以更小一些，还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户进行处置。

四、电子文件的著录

完整的电子文件著录工作可分为归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。其中文件级以及案卷级著录一般由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档，即归档光盘中存放着相应的“著录文件”。要实现这一点，就必须在文件形成之前将著录信息的形成和收集纳入考虑范围，从而实现“前端控制”。从设计的开始阶段，设计人员先完成由档案部门设计的著录单，然后进入设计系统界面开始设计工作。为了保证此项工作的标准化，档案室可以根据需要将著录项目编成统一的表格软件，发给对方。以便于两个部门的合作与衔接。案卷级以上的著录由档案室完成。要将机构所有文件纳入考虑范围，再在全宗内根据文件之间的有机联系划分类别。

五、电子文件的维护

电子文件的数字化形态加大了日常维护的难度。例如：电子文件对系统有很高的依赖性，因此不但要保存好电子文件载体，还要保存完整的读取环境，这无疑会增大管理成本。电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体。因此，在电子文件的管理过程中要保护好其载体。控制好环境的温湿度，做好防尘、防磁、防震工作。避免紫外线和有害气体的影响。在日常管理中，软盘和磁盘都应垂直放置。对电子文件信息的保护也是保管电子文件的重要环节。对重要的程序和数据要进行备份。尽量选择容量大、寿命长的备份介质进行定期备份，并指定专门人员完成备份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；定期进行病毒的检测和清除；制定严格的管理制度，明确管理员职责和权限。

六、电子文件的安全问题

采用杀毒软件控制网络上病毒的传播，树立“预防为主，防治结合”的观念。不要寄望于恢复手段。对不需要再写入或修改的软盘加以写保护。

综上所诉，我们既要接受数字档案馆这一必然的发展趋势，也要根据本单位的实际需要为它的发展道路做一个正确的定位。使数字化管理更好地为公司服务。

参考文献：

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为提升我市档案工作现代化水平，确保“智慧北京”目标下北京数字城市记忆的留存延续，使档案工作更好地服务领导决策、服务部门管理、服务社会民生，推动北京市档案事业科学发展，北京市档案局（馆）（以下简称“局（馆）”）大力推进档案信息化建设，继实施“全面数字化”战略后，又进一步提出建设“区域性数字档案馆”的发展战略。

为落实好数字档案馆的建设工作，局（馆）从2011年就启动了相关工作，经过预研、立项、初步设计等阶段，目前已基本完成了工程实施的主要工作，项目通过了初步验收。

一、建设背景

（一）档案大数据时代已经到来

随着信息化在社会各个领域广泛深入的应用，越来越多具有保存价值的信息以数字记录的形式留存下来，归档形成档案数字资源。根据统计，“十五”末市档案馆档案数字资源总量为2TB，“十一五”末增长到20TB，“十二五”末达到了300TB，数据量每5年都增长10倍以上。随着档案信息化建设的深入推进，可以预期，全市档案数字资源持续快速增长将成为一种趋势，档案部门的大数据时代已经到来。

（二）档案信息化工作面临着挑战

目前我市在档案信息化建设方面还存在着信息化发展水平不平衡、电子档案管理亟待加强、资源共享服务水平较低等主要问题。相对于传统档案已经形成比较成熟的管理体系，尽快建立起适应档案数字资源管理的体制机制、制度标准、方法工具，实现档案工作从“纸与铁”时代向“数与网”时代的转变，成为档案部门面临的最主要的挑战。

（三）建设区域性数字档案馆重大战略的确定

为统筹推进全市档案信息化建设，局（馆）经过深入研究，确定了建设区域性数字档案馆的重大战略。总的来说就是采用集约化的建设理念，建设全市统一的数字档案馆，通过统一建设、统一运维，分别使用的工作模式，推进我市档案数字资源管理体系的建设，实现全市档案数字资源管理一盘棋。按照这一战略，我局将建设区域性数字档案馆作为一项重要任务列入《北京市“十二五”r期档案事业发展规划》。同时按照我市电子文件管理工作的总体安排，将电子文件中心系统建设统筹到数字档案馆系统建设中。

（四）数字档案馆重点、难点问题预研为解决数字档案馆建设面临的重点、难点问题，局（馆）积极开展了相关的预研性工作。2012年在市科委立项《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》课题，通过课题研究提出了“区域性”数字档案馆的建设方案，研发了确保电子档案凭证性的核心技术，开发了原型系统对建设方案、核心技术进行了初步验证。此外，局（馆）以《北京数字档案馆（电子文件中心）建设项目建议书（代可行性研究报告）》的编制为契机，通过顶层设计对数字档案馆总体建设方案以及标准规范建设、应用系统建设、门户系统建设、应用支持平台建设、信息资源规划与数据库建设、基础运行支撑平台、存储备份支撑平台、安全保障支撑体系、机房建设及配套工程等分项建设方案进行了设计，形成了近30万字的可研报告。

二、建设目标

北京数字档案馆（电子文件中心）的建设目标是立足北京市档案工作实际情况，采用集约化的建设模式，建设满足市区两级档案馆、档案移交单位（本项目建设的电子文件中心涵盖了数字档案室全部功能）对档案数字资源管理服务需求的区域性数字档案馆，实现对我市档案数字资源的齐全收集、高效管理、安全保存和便捷利用。进一步提升全市档案安全保障能力，提升档案管理水平，提升档案服务能力，满足社会公众对档案利用的需求。

具体目标为建设4个系统平台：一是建立全市统一的电子文件中心系统平台，实现市、区档案移交单位对列入进馆范围的档案数字资源的综合管理；二是建立全市统一的档案接收系统平台，实现对市、区档案移交单位档案数字资源的在线、离线移交接收；三是建立全市统一的档案管理系统平台，实现对档案数字资源的高效管理、长期保存；四是建立全市统一的档案利用系统平台，实现档案数字资源的有效整合和分层次、多渠道的共享利用。

三、建设内容

北京数字档案馆（电子文件中心）的建设内容包括软硬件基础环境建设、档案数字资源库建设、应用系统建设、保障体系建设4大部分。

（一）软硬件基础环境建设

包括机房及配套工程、网络系统、服务器系统、存储系统、备份系统、系统软件等，为应用系统提供基础环境支撑。

（二）档案数字资源库建设

设计数字档案馆（电子文件中心）的档案数字资源体系，依据档案数字资源体系建立档案数字资源库，为完成历史数据的迁移，为接收、管理、长期保存、利用等业务应用提供资源库支撑。

（三）应用系统建设

包括北京电子文件中心系统、档案数字资源接收系统、档案数字资源征集管理系统、档案数字资源综合管理系统、档案数字资源利用服务系统5大应用系统以及电子档案身份证管理、元数据智能捕获与封装、数据交换管理和全面运行控制等核心保障系统。为业务工作提供应用系统功能支撑。

（四）保障体系建设

包括北京数字档案馆（电子文件中心）标准规范体系和安全保障体系。为系统的建设、运维和管理提供标准规范和安全保障。

四、建设规模

建成一个用于支持全市档案数字资源管理服务的系统平台。系统跨因特网、政务外网和档案馆内部局域网3个不同网域，满足市属档案移交单位对列入进馆范围的档案数字资源收集、归档、保管、利用、移交的系统管理，能够支持市区两级综合档案馆对档案数字资源收集、管理、保存和利用的系统管理。

项目实施将依据“统筹规划、分步实施、分批接入”的原则，在项目建成伊始，先行接入3家档案移交单位和3家区档案局（馆）作为试点，待系统运行稳定后，陆续接入其他档案移交单位和区档案局（馆）。

五、建设特点

（一）集约化建设模式

北京底值蛋腹荩ǖ缱游募中心）是按照集约化模式建设的区域性数字档案馆。数字档案馆由局（馆）统一建设、统一运维，为市区两级档案部门提供系统服务。通过集约化建设模式，力求更好地对全市档案信息化建设进行统筹，达到提高建设质量、降低建设成本、促进区域均衡发展、加强资源整合、共享、提高公共服务水平的效果。

（二）电子档案身份证技术应用

在北京数字档案馆（电子文件中心）建设中应用了一项保证电子档案凭证性的核心技术，即电子档案身份证技术。该技术通过为每一份电子档案建立一个电子档案身份证，将电子档案身份证保存在电子档案身份证库中，当需要验证电子档案的原始性时，即可从身份证库中取出其身份证对其进行验证，从而为电子档案的凭证性提供了技术保证。

（三）全面国产化

在北京数字档案馆（电子文件中心）建设中，采用的网络设备、服务器、存储备份设备、安全设备、数据库、中间件等基础软硬件全部为国产化产品。对国产化产品在关键系统中全面应用进行了尝试、积累了经验。

六、建设过程

（一）项目启动前的准备工作

2014年6月5日，市发改委正式印发了《关于批准北京数字档案馆（电子文件中心）项目建议书（代可行性研究报告）的函》，在可研批复后，重点完成了项目启动前的准备工作。

1.组建项目工作团队。组建了由基础环境建设工作组、应用系统建设工作组、标准规范建设工作组、新馆信息化建设工作组组成的新馆智能化管理和数字档案馆建设筹备组。筹备组组长由陶水龙副局（馆）长担任。筹备组人员包含了市局（馆）、试点区局（馆）和市属档案移交单位的领导和业务骨干。由筹备组具体负责北京数字档案馆（电子文件中心）的建设。

2.完成项目招投标工作。严格按照我市对项目招投标管理的相关规定，通过全市公开招标形式，对应用系统建设、软硬件基础环境建设和项目监理进行了招标，确定了项目承建单位和监理单位。

（二）完成项目初步设计工作

2015年3月31日，局（馆）组织召开了北京数字档案馆（电子文件中心）建设项目启动会。项目启动后重点完成了项目的需求调研和初设编制、报审工作。在对市、区档案局（馆）、移交单位全面调研的基础上，形成了覆盖项目全部建设内容的初步设计方案。2015年11月18-19日，召开了北京数字档案馆（电子文件中心）建设项目初步设计评审会议，针对初设方案征求了局（馆）相关处室、市属试点单位以及16区档案局（馆）的意见，并请档案、信息化专家对初设方案进行了评审。通过对初设方案的进一步完善，于2015年12月18日，正式将《北京数字档案馆（电子文件中心）初步设计及概算》报送市发改委。

（三）完成了项目初步验收工作

2016年5月4日，市发改委印发了《关于批准北京数字档案馆（电子文件中心）初步设计概算的函》，项目进入工程实施阶段。

通过全面实施，已完成机房建设、软硬件采购集成、应用系统功能开发、1个标准体系、8个标准规范的编制、档案资源分类设计方案与资源库建设以及约80TB历史数据的清理等主要工作。

2016年12月21日，局（馆）组织召开了北京数字档案馆（电子文件中心）建设项目初步验收专家评审会。项目通过了初步验收。

七、后续工作安排

按照北京数字档案馆（电子文件中心）建设项目进度计划，2017年，数字档案馆建设将重点开展以下工作：

一是开展数字档案馆系统的试运行。通过在实际工作中深度应用数字档案馆系统，全面检验系统的可用性、易用性和性能，进一步完善系统。通过试运行，使数字档案馆系统在支撑档案业务工作方面发挥出实效。

二是开展数字档案馆应用试点。按照北京市档案局印发的《关于开展北京数字档案馆试点工作的通知》，组织好3家区档案局（馆）和3家市属档案移交单位的应用试点，通过试点着重验证数字档案室、电子档案在线移交接收、政务外网、因特网利用服务、档案数字资源整编管理、电子档案身份证、跨馆查阅出证等系统功能，逐步健全数字档案馆使用管理机制，为数字档案馆系统在试点单位的全面应用以及下一步的推广使用奠定基础。

三是组织数字档案馆的培训宣贯。结合数字档案馆的试运行与试点工作，认真做好数字档案馆系统的使用培训，并对数字档案馆的相关制度、规范、标准进行宣贯，通过培训宣贯使用户能够熟练使用系统开展业务工作，规范数字档案馆的使用与管理。

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1、日常维护，防范未然。

数字档案系统纵然有很多的便捷，但其安全性也的确较低，对数字档案系统进行安全管理的第一项内容不是建设更完善的系统，而是要有维护系统的意识。再好的系统也有损坏的时候，不能因为有好的系统就放松警惕，最重要的是对系统进行日常维护，杜绝其发生大的问题，这是对数字档案系统进行安全管理的最基本的一项工作。而事前预防的重要手段就是前端控制，主要内容包括在数字档案系统建立时就重点分析该系统的承受能力，即遭受多大的损坏才能导致系统瘫痪，并制定解决方案。其次是对于计算机、软件的选择，为了保障数字档案的安全，这方面一定要选择较好的、性价比较高的设备。

2、对安全管理机制进行评估并不断改进。

每一个数字档案馆都会设立一些管理规则，这也就是管理机制，管理机制不能是一成不变的，需要根据不同的时期进行改正，具体改正方法涉及两个步骤，首先是定期或不定期对管理机制进行评估，评估主要是结合内部具体情况和外部较好的管理机制，发现其问题所在。评估涉及的数据不能太过单一，必须全方面考虑，收集所有需要的数据之后再进行分析。其次是根据评估所发现的问题提出具有针对性的对策，并给予改正。只有不断重复评估、改正这一流程，才能保证数字档案系统的安全性能。

3、提升档案人员业务能力及个人素质。

数字档案系统虽然依赖于计算机系统而存在，但对该系统的管理始终离不开人工的参与，并且对档案人员的要求相比传统的档案馆管理人员而言有了更高的要求。档案人员要有熟练的业务能力，还要能够熟练运用各项计算机软件，在系统出现问题时能够作出简单处理，其次是要有很强的责任心、安全意识。数字档案系统面临最大的考验就是档案的安全，如果档案人员没有足够的安全意识，也就无法进行这项工作。要提升档案人员业务能力和个人素质并不是一件简单的事，要对其进行档案管理方面知识的培训并不难，难的是培养其计算机技术。首先，档案馆管理者可以对档案人员进行定期培训，培训其计算机操作水平，但仅仅依靠管理者组织的培训显然是不足的，所以可以不定期举行计算机水平比赛，以此来激励档案人员学习计算机技术。除此之外，可以在招聘档案人员时就考虑到应聘者的计算机技术，将计算机纳入考核标准之中。

4、将数字档案转化成图像、声音等进行保存。

数字档案存的档案均是以数字信号为主，所以在读取档案和保存档案时方式就比较单一，而如果将数字信号进行转换，转成图像信号，那么就有了更多样的保存方式和读取方式。这就相当于将一份档案拍成图像在另外的地方进行保存，而要读取该档案时可以直接读取图像而不用在档案库中查找。这样做不仅仅是为了提升其安全性，还可有降低档案被人为篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的档案，他们对选择查找自己的数字档案，但那份档案早已转换成了图像档案，即便是被修改了也可以迅速查出来。

5、信息备份。

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审计档案的不断发展，档案信息化建设的核心是资源建设，审计档案数字化成为档案信息化建设重要内容。审计部门利用各种成熟信息技术集成，依托审计档案管理软件平台，对档案数字化进行了有益的实践与探索，数字化档案室建设应运而生。

1.审计档案数字化管理提高了审计工作效率，扩展审计利用的广度

审计工作是一项特殊的职能活动，记录和反映这种特殊职能活动的审计档案内容丰富涵盖了各行各业。如：财政、农业、行政、资源环保、固定资产投资、金融、企业、社会保障、外资运用等等各项审计调查活动。审计工作的取证材料，既有文字的，又有声像的记录，既有书面证明、证据材料，又有实物证据材料。这些审计项目行业类别繁多，业务量大，更主要的是数据量巨大。无论是对纸制档案整理立卷档案还是查找借阅都是繁琐的劳动。目前，审计部门进行数字化档案管理主要是通过数字扫描和相应的技术处理，使审计案卷中产生的文字、图片变成数据资料，利用审计档案管理软件进行档案数字化管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享和档案信息的多介质保存。档案数字化的应用代替了人工部分繁琐的劳动，便于扩展档案内容利用的广度，最大限度的，为审计人员缩短了审计工作时间，提高审计档案信息资源的经济价值和社会价值，提高了审计工作效率。

2.数字档案对常规性审计项目具有高效的审计功能，有利于提高审计的深度

审计档案质量的高低，不仅体现审计机关基础工作的水平，同时也能反映审计业务工作质量的高低。随着审计机关“金审工程”电子政务的应用，审计业务文书的拟稿、审计方案的拟定以及审计工作底稿的编写等都运用OA（办公辅助软件）和AO（审计现场软件）进行处理，因此，大量的数字信息的产生为审计人员提供了方便、快捷、多方位和角度利用服务。审计人员在审计现场即可设置各种不同的数据条件，运用审计档案管理软件中数字档案强大的搜索对比功能，为审计监督的实施提供了充分的依据和参考资料。尤其是对常规性审计行业和审计项目可以依据上一年度审结的审计数据进行整体的查询分析，从中分析和确定审计重点及发现线索，有利于提高审计工作的深度，减少审计风险。

3.数字档案中被审计单位资料档案库的建立，方便审计人员异地远程查阅

审计档案软件中被审计单位资料库具有强大的资源储存和快速检索功能，它把大量的被审计单位的形成的年度报表、相关法规、资料及相关文件以数字化的形式按行业和单位性质再进行详细划分。审计机关内部各职能部门既要向资料库输送资料定期进行电子数据信息移交归档，又可以通过审计资料库获得审计信息，做到审计成果共享，同时方便审计人员异地远程查阅，提高了工作效率，缓和审计资源不足的矛盾。

二、数字档案在审计领域的应用正在向前发展

1.深刻认识审计档案数字化建设的重要性，努力适应新形势下审计工作的发展

总书记曾经指出“当今世界，科技创新更加广泛地影响着经济社会发展和人民生活，实现中华民族伟大复兴，必须从国家发展全局的高度，集中力量推进科技创新，加快创新型国家建设。”这就要求审计工作适应科技创新和外部环境的深刻变革，提升审计能力和技术水平，满足信息化条件下实施审计监督的需要。而作为审计档案工作者也要重视科技的发展趋势，“金审工程”电子政务的快速发展，审计档案数字化建设也在努力的跟进；另一方面被审计单位不断采用新技术，信息系统日趋复杂，电子数据量急剧增长，审计收集的各类材料、载体多样性和门类纷繁性，在这样一种背景下，没有审计档案的数字化应用和审计档案的信息化管理，只依赖于手工档案的立卷归档方式无异于新形势下的“刀耕火种”，就可能被时代的浪潮所淘汰。必须牢牢把握住信息化的先机，重视档案工作的科技进步，利用先进的数字技术推动档案的发展和进步，使其更好的为审计工作服务。

2.审计档案管理软件的应用可实现网络远程归档

随着被审计单位数据库的大型化，尤其是金融、海关、税务建成的全国联网的“信息网络工程”。审计人员面临的不再是传统的审计模式，而是全新的网上空间，针对这种情况审计部门已经在积极稳定的探索计算机审计和网络远程审计，通过网络连接来满足审计的需要，对其业务活动进行监督。在整个审计监督过程中采集和掌握的数据都是以数字信号的形式存在，每一个流程都是在特定时间和特定环境，同一活动过程中形成的真实的原始记录，只有保持整个过程的完整性才能体现档案的价值。因此，传统的纸制载体文件承办完结后归档制度已经不能满足数字档案的归档要求，网络远程审计的实施可推进档案远程归档的发展，根据审计要求，将取证的审计工作底稿和电子数据通过“金审工程”中AO（现场审计管理系统）进行及时的分析和处理，经过三级复核后以数字化的形式上传至审计档案管理系统进行预归卷管理，真正实现“边审计边归档”和“审结卷成”。

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关键词：机电安装 装修工程 办公大楼

一、办公大楼机电安装和装修工程项目管理实践

某大厦办公场所，地处顺德区繁华地段，该建筑地上十七层、地下一层，总建筑面积2.421万平方米。项目管理公司对大楼的精装修及机电改造工程进行全过程、全方位的项目管理。

1.1合同类型

1.1.1管理方式是要承担一定的管理风险和经济责任的项目管理服务

1.1.2合同条件形式：采用与业主商定的合同条件的形式

本公司的主要工作内容及承担的责任、义务：在业主的授权范围内，代表业主就本工程各方面的规划、组织、监督和控制进行工作，向业主提供工程前期咨询服务，提供包括设计咨询、承包策略及计划等在内的全面技术支持，实施对本工程整个施工过程的管理， 并向业主负责。

1.1.3计价类型：本项目合同计价方式是固定总价合同，按签订施工合同金额的百分之二计取项目管理服务费用。

1.2项目概况和特点

该供电办公大楼由地上十七层、地下一层，总建筑面积24210m2， 占地面积2212m2。主体承重结构为全现浇钢筋砼框架一剪力墙结构， 结构抗震等级框架为二级、剪力墙为一级，基础为交叉梁式筏板基础；建筑物外墙为玻璃－铝合金幕墙，建筑防火等级为一级，地下一层平时为车库、战时为六级人防物资库、防化等级为丁级。大楼设有2部客梯，其中1部兼作消防电梯。建筑物檐口高度71.6m，最高点为101．2m。

1.2.1本项目主要包括：

(1)装修工程：大理石、地毯、木地板楼地面；金属板、造型石膏板吊顶；大理石、壁纸、乳胶漆墙面。

(2)通风空调工程：整座大楼为中央空调系统，每层走廊两端各安装1台鲜风机，空调系统末端安装有360多台风机盘管。

(3)消防工程：配备有消火栓给水系统、自动喷水给水系统，重点部位如通讯、远动、调度机房及人事、财务档案室均设有七氟丙烷气体灭火系统。

(4)电气工程：动力系统、照明系统(包括应急照明系统)、UPS供电系统（通讯、远动、调度机房）。

(5)弱电工程：楼宇门禁智能控制系统、网络综合布线、消防系统、火灾报警系统、电视电话会议和弱电集成等系统。

1.2.2本项目的复杂性具体表现在以下几方面：

(1)本项目地处繁华市区，安全文明施工要求高。为此，项目管理部制定了安全文明施工管理规定，对各施工队伍进行安全技术交底。并组织成立安全管理委员会，下设督查小组，在施工过程中加强安全、文明施工管理，杜绝违章野蛮施工，确保本项目不发生安全事故。

(2)本项目为改造项目，局部施工工作面小，施工难度大。项目管理部针对该问题进行了充分的考虑和筹划。首先在施工进度方面， 由施工单位提供交叉作业面的进度计划，对于构成相互影响的作业时间进行调整；其次，要求施工单位多开工作面，分散施工面积；第三，对于仍因施工作业面小无法施工的问题，如六至八层均有半层正常办公，要求施工单位做好相关围蔽措施，既不能影响业主正常办公，又要确保走火通道畅通。组织施工单位及供货商等制定合理、可行的施工方案，保证施工顺利进行。

(3)弱电系统要求高，由于本大厦的战略重要性，集全区供电营销调度于一身，是一幢智能化的综合办公大厦。运行稳定、高效、安全的网络已经成为电力调度系统良好运行的基础， 因此，对弱电的各个系统在总体架构、可靠性、安全性、整体性能等方面都提出了更高的要求。

本工程弱电智能化系统涉及面广，技术性强。主要表现为：

A、弱电系统的子系统多，技术要求高，除了火灾报警联动控制、楼宇门禁控制系统、网络综合布线、电视会议和弱电集成等系统以外，还包括一卡通、地理信息、办公自动化等信息系统，仅安防系统就包括闭路监视、红外探测及单探头等多项专业性探测、巡更、门禁、对讲、防入侵以及围界报警等系统等。

B、弱电工程的管理在实际施工中很容易受其它专业的影响和制约，这是专业性质所决定的。如：往往在工程中后期各方面的需求明确以后设计才能全面展开，造成设计时间紧张。我们从工程整体角度出发，全面理顺整个工程管理工作程序，规范设计要求，明确弱电系统总体概貌、目标系统的总体结构、各子系统的描述，明确设计深度，细化功能要求，把整个系统进行分解，逐项控制，最终实现功能需求，成为本项目的一大亮点。

(4)装修环保、高雅，凸显个性和企业文化。

装修效果方面，为了实现业主以上需求，项目管理部组织资深设计专家，对概念设计、施工图纸设计严把审图关，根据业主需求，提出设计修改方案，保证将设计理念渗透到施工设计中，使该办公大楼的装修成为电力大厦的又一亮点。项目完工以后呈现出的装修效果，业主非常满意，如首层云石加玻璃的搭配令敞亮的大堂既典雅又时尚，成为大楼装修的一大特色。

环保建筑是该大厦的另一亮点：整幢大楼装修材料均采用了环保材料，环保施工工艺，在空调系统、照明系统、声学设计上充分考虑了人的舒适性，做到以人为本，并考虑大厦节能、节水等运行成本的节约，体现环保建筑。办公室采用玻璃隔断，平整的孔板顶棚、嵌入式灯具、色调柔和的地毯等，为员工创造宽敞、明亮、方便、舒适的办公环境。

1.3项目管理效果

1.3.1项目前期管理工作

1.3.1.1项目组织

本公司根据多年的项目管理经验，组建了一个具有丰富项目经验、掌握先进技术、熟悉市场变化、精通项目管理的团队，其中有项目管理专家、工程经济专家，以及建筑、消防、环境、智能化、信息化等各专业的技术专家。从而使项目管理工作和监理工作相辅相成、相得益彰，极大地提高了管理效率。

1.3.1.2项目策划

本公司在项目管理工作中始终坚持科学、严谨、勤奋、务实的工作作风。

首先，在策划阶段：一方面在管理层面建立了项目相关各方的管理协调机制，确立了本公司在项目管理工作中的核心地位，以确保项目管理工作的顺利进行；另一方面在管理技术层面上，按照项目管理原理对工作进行分解建立了WBS工作分解结构，定义了各工作包，切分了预算，制订了工程总包和各专业分包的实施进度计划，以及质量和安全环境目标。

1.3.1.3设计阶段管理

为配合工作包管理，本项目要求设计单位按工作包进行设计，对此，我公司提供管理技术上的支持和配合。同时由于有中泓设计公司参与设计，我们在设计规范、协调配合等方面给予了大量指导和帮助。

在工程技术方面，室内环境控制和弱电信息系统作为关注的重点，也正是我公司的核心技术优势所在。在室内环境方面，由于在装饰材料、施工工艺以及空调设计等方面的严格把关，最终确保了大楼内环境空气的优良品质；在弱电信息系统方面，我公司更是提供了全面的经验和技术支持，充分体现了现代化智能大厦的特点。

1.3.1.4质量

质量是工程的生命。通过工程技术方案审批制度、层层交底制度、材料样品制度、工程样板制度等一系列事前质量管理制度，加上24小时的现场质量跟踪检验，使本工程按照原工程质量验收标准达到工程质量优良标准。

1.3.1.5验收及管理效果

本工程完成验收，工程质量及消防、环境、卫生、劳动、节能等各项指标完全满足验收要求，工程验收备案一次通过。

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摘  要 从石化设计行业信息系统集成的总体构架及集成重点出发，讨论了系统集成开发使用过程中编码、系统、业务、工作规范标准化的问题，对其加以分析并给出解决方法。 关键词 系统集成；设计；标准化；编码   随着it技术的发展，工程设计正朝着异地协同设计、设计智能化、报表图纸生成自动化的方向发展。信息技术的使用也正由以前的一些小系统的应用朝向集成化、综合化方向发展，系统优化也由以前的小系统局部化朝向全系统整体优化方向发展。“集成应用系统”已经由最初的设想发展成为初步实用的系统，本文就“石化设计行业信息应用集成系统”在开展实施过程中各类标准化的问题及其解决方法进行一些探讨。　 1  系统总体框架   图1 石化设计行业信息应用系统框图根据建设部“十五”发展纲要的要求，结合石化行业企业特点，一般石化设计行业信息应用系统总体框图[1]见图1。

由图1可知，石化设计行业信息应用集成系统由四个大系统组成：工程协同设计系统、工程综合管理系统、企业资源管理及市场经营决策erp系统、综合管理及oa系统。主要调用八类数据库：工艺数据库、工程数据库、文档数据库、项目材料数据库、经济指标数据库、企业资源数据库、工厂模型数据库、供应商数据库。 其中工程协同设计系统为整个系统的核心，它的三个主要任务是：工艺设计、工程设计、三维建模，三维建模是整个设计的重要工作，也代表了整个设计的质量和水平；其他的系统都是辅的，而所谓的信息应用系统集成，就是要通过先进的信息技术提高这三项工作的质量和效率，以及把这三个子系统与其他辅助系统更好地“集成”到一起，整个系统共享八类数据库的基础数据，以保证数据流的完整性和唯一性。 2  系统集成重点 为提高工程设计能力，系统主要采用的it技术[2]： ⑴ 使用工艺流程模拟软件建模，以此结果建立数据库，包括物料平衡表、热量平衡表、设备表、设备工艺数据表等； ⑵ 使用方案优化软件建立专有技术模型库，为工程规划分析设计新方案及方案优化提供数据； ⑶ 使用智能化p&id自动建模技术，建立工程数据库，其中包括设备、管道、仪表以及智能pid数据； ⑷ 使用自动配管软件建立自动配管规则库，为项目前期的快速报价和估算提供准确的设备和材料信息； ⑸ 使用三维工厂设计软件建立三维模型数据库，实现异地协同设计，减少配管＂碰撞＂，减少或杜绝设计错误或失误； ⑹ 使用oa以及b/s等it技术进行整个系统的＂集成＂； ⑺ 使用p3或project软件优化项目管理及控制。 3  系统集成开发使用中可能遇到的问题及解决办法 目前工程设计行业应用的集成系统相对于机械和电子行业而言，尚处于探索和初级阶段，无论思路、方法和手段方面，还是在系统实现方面，都远未达到＂成熟＂，各家的系统相差比较大，未形成行业广泛认可的标准，应用效果也各有千秋，这样就形成了国内工程设计企业系统集成存在的一些问题。下面阐述这些问题并讨论解决办法： 3.1统一编码问题 系统的编码包括专业编码、人员编码、内部管理编码、工程项目编码、工程会议编码、设计图纸编码、招投标文件编码、专业间互提条件资料编码、化工装置标识系统所包括的系统编码、设备编码、元件编码、材料编码等。国内工程设计及化工行业应该为全国的工程设计erp系统提供统一的编码。由于目前行业内未对erp系统标准形成共识，无法提供标准规范，这样集成系统的大部分编码都需要自己编制，不但工作量大，还存在编码资料不全的问题，在行业内统一标准后，存在着与未来行业标准兼容性问题，这样无法实现国内及国外数据资源或一些标准数据共享的问题。

3.1.1 系统的编码编制应按照现有的国际国内化工编码规范的基础上尽量增加编码标识子段的种类，虽然增加了编码的长度，也可能存在一些＂无用＂的编码段，但是对于提高整个系统的分类查询能力非常有好处，最重要的是它可以涵盖全日后可能出来的行业标准，不会对全国性或国际性的数据共享产生影响，保证系统的生命力。 3.1.2 建立共享数据的编码转换程序，也就是所谓的＂编码对照表＂，将一些外部的数据先通过编好的＂编码对照表＂进行编码对换，形成本系统所识别的内部数据，这样以后即使有了新的行业标准规范，本系统都无需进行改造或重建，也可以与未来标准兼容并使用外部的国际国内共享数据，当然，实现它的大前提是你的编码标识类别要全于未来的标准。 3.1.3共享数据编码要留有一定长度的＂冗余子段＂，以利于系统的扩充或改性。 3.2系统的标准化问题 3.2.1系统的命名规范 主要用于软件开发的规范性，这部分应该由计算机软件系统分析员来完成，他首先需要对整个大系统进行分解，对全部子程序、数据库、视图、数据文件进行分类；然后，在此基础上对数据的流向，事件触发、程序调用、交互式操作、数据之间的关联进行定义和描述。从而确定他们的命名规则，最终形成程序模块编码、数据文件与输出结果编码、文档编码、用户编码、数据库和视图编码及相应的名称。 3.2.2 系统的it信息技术标准化问题 it信息技术标准是使各独立的应用系统成为一个信息高度共享，各专业数据能够及时沟通，实现真正信息化、数字化信息平台的基础和关键。由于国内也缺乏这种标准，该标准也应由软件系统分析员来建立，但是要充分考虑到国内同类产品的情况和国家有关的规则来制定。 它主要包括：办公文档标准（包括各种公文标准格式、传真、信函的样式等）；专业文档标准（可行性、初步设计文本的格式和深度要求等）；各种图框（图框的格式以及图签内容，规定了这些也为存档图纸信息自动识别带来方便）；各专业的绘图标准（如生成各种存档文件的应用软件及其版本、所用的字库等）。 3.2.3 工程设计标准化问题 工程设计的标准化直接关系到多专业多部门多院所联合协同设计工作这一目的达成，是三维协同设计的基础。由于本系统使用国外软件和三维设计等先进技术以及各种出图软件的多样性，以前的基于二维工程设计标准需进行相应的修编。主要包括： ⑴ 基于二维标准的＜化工工程制图标准＞需研究修编。由于采用的软件不同，图纸的表达方式亦不相同，如材料编号、支吊架编号、轴编号、支吊架的图例、材料表格式标高的标注等。 ⑵ 定额分配体系也需修改，由于三维设计涉及专业内部设计工作量的变化，定额分配体系需要修改并且由于各专业人员在同一平台协同工作，将不需要相互提供资料，专业间管道接口亦可在模型上实现，需重新制定专业间交换资料内容和方法。 ⑶ 工程设计国内信息含量需调整，由于使用各种软件，出图后有些数据可能缺失或无法添加，如单管图缺少保温厚度、涂漆、清洗、应力消除、管道级别信息。因此需建立各种数据标准。保证信息完整性。 3.3业务的重整组合 要利用信息技术进行业务优化和控制，要对业务进行优化重组。首先必须真正调整或减少设计环节，规范人员配置，提高效率。 3.3.1 成立it领导小组，负责制定信息发展战略、组织按建设标准实施。形成有专门管理部门负责日常管理、it中心负责实施、专家委员会进行监督指导的各部门协力推进的一套组织体系，自上而下各负其责。 3.3.2 将原计算机室、情报室、档案室、音像等合并组建专门机构，管理项目的开发和维护，要求配备既精通it技术、精通设计、又精通国外设计软件的高级技术人员和维护人员。 3.3.3 调整工作流程。大的流程（设计、校核、审核、批准）基本无需修改，但由于使用三维设计等先进技术，一些具体方案可以进行修改，如建立管道自动校审功能，可与手工编写的等级表进行自动校审功能，校对审核方式要相应改变，校对和审核工作可以直接在模型中进行，其意见也可直接记录在模型的意见栏中。 3.4 工作程序规范化 国外设计企业中工程设计、施工管理标准统一，各专业人员按照统一的工作程序、分类编码、绘图和出图等规则开展工作。项目的成败以标准化、规范化的管理作保证[3]，而国内有些企业项目的好坏更多地取决于项目负责人的水平和责任心。要改善这种情况需要： ⑴ 建立标准工作流程，每个设计人员是流程中的一个环节，相互支持，相互制约。 ⑵ 建立工程各阶段的技术、管理知识库，有利于信息共享和复用。 ⑶ 开发过程中按顺序建立工艺、工程、三维模型这三类数据库。 ⑷ 在不同设计阶段分别进行了30%，60%，90%的各专业分别检查和多专业集中检查，以保证使问题被消灭在设计过程中. 3.5 安全体系 ⑴ 制定规章制度，对日常使用、安全管理进行培训，确保单个用户的系统安全。 ⑵ 建立防入侵、防病毒、传输加密、认证与访问控制、自动备份等一体的安全体系。 ⑶ 在项目生命全周期内都要考虑保密和用户身份识别和权限等级设置。 4  结束语 随着计算机应用的迅速发展，采用先进的信息技术是企业提高竞争力的必由之路；信息集成系统的应用能提高工程设计质量、效率、削减总成本；而在信息集成中信息标准化是基础、也是成功的关键一步；只有做好标准化工作，才能保证信息集成系统在设计企业发挥更大作用。 参考文献 1 于成华.大庆石化工程公司信息技术应用集成系统可行性研究报告(r).黑龙江.大庆石化工程公司.2004 2 高学武.工厂设计中的信息技术[j].计算机工程与应用.2002年第7期:234-238 3 谢卫.信息标准化是企业信息化建设的基础[j].中国勘察设计.2003年第3期:57-61

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【关键词】档案信信息系统建设效益优化管理

一、引言

随着当今社会信息化工作的飞速发展，信息管理工作也已发生了很大的变化，主要表现在信息内容及载体的变，信息量的骤增，服务对象的变化，以及档案、图书、情报信息资源，作为企业和社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来[2]。

二、档案信息系统建设的效益管理的方法

通常，档案部门评价经济效益的方法有历史考察法等几种，因此，评价档案信息系统经济效益的方法也有以下几种：（1）历史考察法。在建设了档案信息系统以后，它对现行档案工作的促进作用体现在一些统计数据、统计报表、文献资料中，利用这些信息可以对一个时期或一个历史阶段的档案工作，档案具体部门进行评比分析，评价出该信息系统产生的经济、社会效益水平。（2）差额计算法。它是以绝对量形式（必须是价值形式）评价经济、社会效益水平的一种方法。用于档案工作各部门的基本模式是以可能收入与可能支出的差额表示，其基本表达式为：经济效益=可能收入一可能支出。对于档案信息系统而言，其所能产成的效益的公式应是：经济效益=建设后可能取得的经济效益一建设前可能取得的经济效益。（3）比率计算法。它是评价经济效益最普遍的方法。评价的标准是比值大于1，比值越大经济效益越好，反之则差。一般表达式为：经济效益=劳动成果/劳动消耗=产出/投入。如果仅就经济效益来评估档案信息系统的投资可行性的话，如果经济效益小于1，就不值得投资。（4）综合评价法。这是一种多种评价方法并用的评价方法，也是一种对档案工作社会经济效益评价应用最为普遍的方法。这种方法有利于克服上述单一评价方法的局限性或片面性、使评价更可靠、更科学。

三、优化档案信息系统建设的效益

3.1明确档案信息用户需求

（1）公司信息用户数量大、范围广，档案信息系统必须能覆盖全公司整个局域网。对于一个大的管理对象来说，信息化打破了以前物理上时间和空间的束缚，企业档案管理部门成为一个信息集散地和知识供应中心，用户可能分散在企业管理的各个角落，在家庭、部门或班组的任何一个计算机站点都希望能接触到自己所需要的资料。（2）信息用户类型复杂多变，档案信息系统应能够满足不同层面用户的需求。（3）信息用户需求观念不断转变，档案信息系统应能满足档案信息实用性的要求。

3.2明确档案信息服务需求

（1）信息类型多样性。档案室是一个综合性的档案资源管理部门，不但负责对公司在生产经营过程中形成的文书、科技、会计、声像、照片、实物等各个门类的档案进行管理，而且也负责公司生产经营中所需要的各类科技图书、期刊及标准情报的管理应用工作，因此，档案信息管理系统必须能适应部门职能管理的需要，发挥多种信息管理的功能，满足各级用户对档案信息多样性的需求。（2）数据更新及时性。随着信息时代的到来，各类信息更新的速度不断加快，信息的生命周期越来越短，有些信息时效性特别强，特别是各类情报信息，其自身价值会随着时间推移而迅速降低，因此，档案信息系统要能实现各类信息的及时更新。（3）信息利用连接性。在系统设计中必须考虑档案信息系统的稳定性，通过设置专职的系统管理人员，定期对系统进行检查维护，建立有效的安全防护措施，确保系统能够提供连续、稳定的档案利用服务。（4）信息交流双向性。档案信息系统要能在服务提供者与服务对象之间架起一座信息沟通的桥梁。通过统计分析利用情况、设立用户信箱、在线交流等，建立起与用户的交互园地，使档案信息系统打破单向的输出方式，通过分门别类仔细分析研究访问者的反馈信息，及时给予答复，实现双向交流。

3.3优化档案信息系统建设，提高效益管理的原则

前瞻性：优化后的档案信息系统不仅要满足目前各类档案、图书、情报信息化管理的需求，也要满足将来信息网络不断发展的需要，达到技术先进、成熟可靠。

集成性：优化后的档案信息系统能够在公司局域网络上实现各个分系统之间的数据集成，实现以系统、档案系统、标准情报系统数据综合管理，并提供完备的管理手段。

高效性：档案信息管理系统要有较高的执行效率，能结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。

可移植性：系统数据应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。

开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言，支持与各种关系数据库的互连；支持现有主流的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准，能够符合企业公布的相关标准及技术体制。

安全性：档案信息系统所处理的信息一般含有涉及公司的机密，而且不同的用户在不同的时刻对文件信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能应成为档案综合信息系统得以投入使用的先决条件。档案信息系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。

3.4优化方案总体目标和思路

3.4.1构建功能齐全的档案管理系统

随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需要，对档案、图书、情报信息的利用越来越要求公开化、社会化。优化后档案信息管理能实现包括文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案等各种类型和载体档的信息化管理功能，系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括（1）档案数据采集与加工；（2）档案数据存储及管理；（3）档案数据查询利用；（4）系统维护。

3.4.2实现文档一体化管理功能

3.4.3实现档案、图书、情报信息资源信息共享

3.4.4实现信息综合利用

3.5优化方案总体功能结构

在档案信息系统中，OA系统办理完结的电子文档通过OA接口程序进入档案管理系统完成最终归档，各类纸质档案、图书、期刊通过数字化的形式进入档案信息管理系统实现归档和利用，使档案信息管理系统作为档案部门进行档案信息业务管理的平台和基础，成为档案信息化系统的核心。

四、结束语

企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，充分其效益，从而使企业信息化建设迈上一个新台阶，具有更强劲的实力生存于市场经济之中，这不是信息技术的简单应用，而是一项结合先进的企业档案管理思想，规范档案工作业务流程，将信息技术融入收集、整理、开发、利用等档案活动之中[3]，以提高企业竞争力的复杂工程。随着企业内外部环境不断变化，将对企业档案信息的开发与利用会不断提出新的要求，随着技术的发展和时间的推进，企业档案信息开发与利用的模式也在发展变化，没有固定的标准和模式，也没有一成不变的目标，因此，应当积极研究档案信息化建设的效益管理，推动企业向前发展。

参考文献