信息资源管理案例范文

导语：如何才能写好一篇信息资源管理案例，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

信息资源管理案例

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1.1概念厘定

信息资源管理是20世纪70年代在美国起源并在全球范围内得到广泛认可及发展的一门学科，它是在以计算机技术和现代通信技术为核心的现代信息技术的推广应用下诞生的一种新型信息管理理论。“信息资源管理”概念有狭义和广义之分，狭义的信息资源管理是指对信息本身进行管理，广义的信息资源管理是指对信息及与信息相关的资源和信息系统进行管理。高校开设的信息资源管理专业通过信息分析、信息检索、信息服务、信息描述、信息构建、信息安全等课程的设置，培养学生综合运用管理科学、经济科学等理论和系统工程方法，并灵活运用现代信息技术，掌握信息资源管理的基础理论与方法，把握信息资源管理的内涵与外延，并能在实践中运用相关知识解决现实问题。

图书馆学是研究图书馆的起源、发展、组织管理以及图书馆工作规律的科学，其目的是总结图书馆工作和图书馆事业的实践经验，建立科学的关于图书馆学的理论体系，以推动图书馆事业的发展，提高图书馆在人类社会进步中的地位和作用。高校开设的图书馆学专业通过文献学概论、电子文献检索、现代图书馆学、数字图书馆、JAVA 程序设计、新型程序设计方法、图书馆业务实践、信息系统技术与管理、信息咨询与信息服务、分布式数据库、数据库与知识库、高级软件工程、高级数据库理论、高级计算机网络、图形学与可视化、现代信息检索等课程的设置，旨在有针对性的培养图书馆方面的专业人才，挖掘图书馆作为文献储存库的价值，进行更有深度的情报交流与知识交流。

档案学是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理与开发的理论、原则与方法的学科。它的应用有助于提高档案管理和档案事业管理的科学水平，更有效地开发和利用档案信息资源，最终达到为人类社会进步服务的目的。高校开设的档案学专业通过档案学概论、档案管理学、中国档案史、档案保护技术学、档案网站建设、科技档案管理、档案法规学、档案文献检索、专门档案管理学、档案文献编纂学、档案计算机管理、外国档案管理等课程的设置，旨在培养档案专业人才，希望学生借鉴国外档案管理优势与经验，结合国内档案发展现状，运用专业技能管理档案文献，加强档案工作理论和实践研究，为建设档案室、档案馆等文化事业机构做出贡献。

信息管理与信息系统是集信息技术与管理科学于一体、实践性和创新性很强的交叉学科。其研究重点是计算机软件的维护管理与信息系统的规划、分析、设计、开发、实施、管理和评价，但在学科发展过程中也开始逐渐强调面向信息分析与决策的管理信息系统的研究设计，同时也注重与企业信息管理方面的研究相结合。高校开设的信息管理与信息系统专业通过管理类专业课程，诸如西方经济学原理、管理学原理、市场营销概论、财务管理、基础会计学、统计学、运筹学、市场调查与预测等，以及计算机类专业课程，诸如数据库应用、面向对象程序设计（JAVA）、信息系统分析设计、JSP基础教程、数据结构、计算机硬件技术概论、计算机网络、管理应用软件开发等的设置，目的是让学生受到系统和设计方法以及信息管理方法的基本训练，具备解决计算机技术问题的基本能力。

从以上分析可看出，信息资源管理、图书馆学、档案学、信息管理与信息系统有着自己的研究领域和研究重点，四大专业在高校中的开设也各具特色，培养学生不同方面的能力与素质，突出人才发展的专业性。

1.2概念辨析

信息资源管理、信息管理与信息系统两者紧密又有区别。信息资源管理专业是从传统的图书馆学发展而来的，它偏重于对文献信息的研究，还涉及信息资源的相关法规政策等问题。而信息管理与信息系统专业是伴随信息化而发展起来的一门学科，它偏重于计算机技术的应用。从高校课程设置来看，两大专业有很多重合或者相似的科目。但不能因此认为信息资源管理是信息管理与信息系统的子学科，更不能将二者混为一谈。

2.国内部分高校信息资源管理、图书馆学、档案学、信息管理与信息系统专业的对比

2.1北京大学

图书馆学硕士旨在培养具有扎实的图书馆学专业基础、能够掌握现代信息资源管理理论以及熟悉信息资源管理技术与方法的高素质专业人才。档案学本科意在培养拥有系统的档案学文化知识与基础知识，熟练掌握现代信息技术的基本技能，能在党政机关、社会团体和企事业单位的档案部门或资料信息中心、办公厅（室），各级各类档案馆（局）、图书馆、情报机构、史志部门等从事档案管理与档案信息服务、行政管理、文献信息资源管理、办公自动化、文秘、编史修志等工作及档案学理论研究的应用型、复合型的档案学高级专门人才。而信息管理与信息系统本科是要培养具有比较宽厚的专业背景，掌握比较扎实的计算机实际操作与应用技能，掌握信息资源管理及分析的理论与方法，能够适应当代信息社会对信息资源管理的现实需求，从事计算机信息资源管理及计算机系统管理的实用型专门人才。

2.2中国人民大学

信息资源管理硕士意在培养信息技术基础扎实并具有良好管理基础的高级应用型信息资源管理人才，培养对象应具备从事科学研究工作或者能够独立承担实际管理工作的能力，较为熟练掌握信息资源管理及信息资源开发利用等方面知识、技能与方法，可以胜任国家机构、党政团体和各种企、事业单位信息资源管理工作的复合型、应用型人才。图书馆学硕士旨在培养能够在图书馆以及其他信息管理机构从事信息资源管理、开发及利用工作的高级管理人才。档案学本科重在培养从事档案管理及档案行政管理、档案资源开发及档案学教学与科研工作，以及能够胜任办公室科学管理及信息系统的系统规划、维护和技术开发工作的高级专门人才。信息管理与信息系统本科是要培养可在国家机关、工商企业部门、金融机构及科研单位等从事信息管理、网络系统管理、信息系统开发设计与维护等方面的管理人才。

2.3武汉大学

信息资源管理本科旨在培养适应信息社会多元化需要、掌握信息基础技能，具有较好信息素养、可胜任各类政府机构、企业、事业单位、公共信息工作部门的信息咨询、信息处理、信息服务尤其是电子信息服务等部门工作的应用型、复合型的高级专门人才。图书馆学本科重在培养具有系统的图书馆学基础理论知识，熟练掌握现代信息技术、计算机技术和管理科学知识，具备灵活地运用现代化技术手段检索、组织、描述、分析、评价和开发利用信息的能力，能够在各类图书馆、信息服务机构和企、事业单位的信息部门从事信息服务与管理工作的人才。档案学本科意在培养具有系统的档案学基础知识与政务信息管理方面的基本知识，具备良好的文化素质和修养，掌握熟练应用现代信息技术的基本技能，能够在国家机关、企业、事业单位，以及各种信息机构从事档案管理、信息管理和信息服务的复合型、实用型高级人才。信息管理与信息系统本科是要培养具有信息管理学基础、具备良好的信息素养，掌握系统思想以及信息系统设计与开发方法等方面的知识与能力，能够在国家各级管理部门、工商企业、金融机构、科研单位等部门从事信息管理以及信息系统分析、设计、实施管理和评价等方面的高级复合型、创新型人才。

2.4南京大学

图书馆学本科重在培养拥有扎实理论基础、宽泛知识面、深厚文献功底、能够从事知识资源研究和管理工作的高级专门人才。档案学本科意在培养拥有扎实理论基础、宽泛知识面、较强的专业能力、能够从事档案和行政管理工作的高级专门人才。信息管理与信息系统本科旨在培养拥有扎实理论基础、宽泛知识面、较强的技术能力、能够从事信息管理和信息技术工作的高级专门人才。

2.5苏州大学

信息资源管理本科旨在重点培养在国家机关、企业、事业单位及其他社会机构从事信息组织、信息资源的开发、利用、管理与咨询服务等工作的高级复合型人才。图书馆学本科是要培养具备系统的图书馆学基础理论知识，掌握现代信息技术、管理科学知识和计算机技术，具备熟练地运用现代化技术手段组织、检索、分析、评价和开发利用信息的能力，能从事图书馆学研究，并能担负图书馆、信息资源管理、知识管理及其他信息管理和咨询工作的人才。档案学本科意在主要培养能适应现代信息社会和市场经济需要，能在党政机关、企业、事业单位以及各种信息机构从事档案信息化建设与管理、信息资源开发与利用、档案专业教学与科研等方面工作的高级人才，胜任信息化社会中各类社会组织的文秘、档案管理、行政事务管理、信息处理、信息安全与管理、电子政务网站建设与管理、数字档案馆建设的高级专门人才。信息管理与信息系统本科重在培养系统地掌握计算机科学与技术（包括计算机硬件、软件与应用）的基本理论、基本知识和基本技能与方法，具有在计算机科学与技术领域进行科学研究的初步能力，能从事计算机科学研究、软硬件开发、设计和管理的高级专门人才。

综合上述介绍不难发现，几所高校的这几个专业都强调信息资源管理的能力培养，反映出四大专业在学科范畴上的交叉性。目前，信息资源管理专业在国内是新兴专业，很多高校都没有设置此本科专业。信息资源管理是对信息资源以及信息活动进行组织、规划、协调与控制的一门学科，它要求专业人才掌握一定的计算机科学基础，但更多是对信息资源的开发和应用，加强对信息的敏感度，及时准确、完整地获取信息。档案学专业和图书馆专业在部分高校的专业设置中并没有明显的界限，有些高校甚至将二者合并设为一个专业。档案学专业人才主要从事档案资源的管理，是一种“社会记忆”工作，而图书馆学专业人才主要研究图书馆事业及其构成要素。信息管理与信息系统专业作为一个相对而言对计算机科学技术要求比较高的专业，重在培养技术型人才。

3.信息资源管理、图书馆学、档案学、信息管理与信息系统专业的相互渗透与交融

3.1创意档案

2001年，一个叫做“创意档案（Creative Archive）”的BBC姊妹创新开放了部分BBC大容量的档案文件――这个档案囊括了世界上最大的电视图书馆。公众可以按照他们的喜好免费享用这项内容，当然是非商业用途。

从此案例中可看出，档案文件包含了图书馆的内容，而这种对数字图书馆的内容进行整合必须依赖信息技术。同时，“创意档案”内容的处理与开放则是对信息资源的管理，公众对此种信息资源的享用是以用户的角色参与信息服务过程的体现。在这个案例中，我们清晰地看到四大专业的紧密联系。

3.2图书的数字化整合

像Google这样的公司，以及哈佛、牛津、斯坦福这样有影响力的机构的图书馆馆员，他们几千本几千本地迅速扫描这些书并将其数字化。与各种各样的传媒一起，这些电子书会被整合在一起进入知识与文明的图书馆。当这个全新而真实的亚历山大图书馆成熟了，它将为合作、学习、创新提供一个共享平台，将使现在的因特网看起来像个二手书店。

从此案例可总结出，这样的亚历山大图书馆其实就是一个数字图书馆，将图书数字化然后提供共享平台的过程实则体现了对信息资源管理方式的改变，具体而言就是图书馆馆员对馆藏纸质信息资源的管理的创新。而这样一个过程无疑需要计算机技术的支持。而从这个案例中，我们很容易想象档案纸质资料也可以相类似地被进行数字化整合。

3.3图书馆学、档案学、信息资源管理的渊源联系与区别

无论是从学科研究对象和研究内容上的交叉重复性来看，还是从历史渊源、现实发展状况以及未来发展趋势的共性来看，图书馆学与档案学、信息资源管理都有着同族的关系。

图书馆学、档案学以及信息资源管理的对象都是信息资源，档案文献和图书文献都是知识载体。我国早期的图书馆工作与档案工作是紧密联系在一起的，其理论研究都是围绕文献如图书和档案的生产、采集、评价、组织、存储、传输、检索和传播等过程，技术方法上都是围绕索引技术、集成技术、数据挖掘技术、文献缩微技术等核心技术开展的。信息资源管理是一门新兴的学科，它与图书馆学、档案学有着密切关系。图书馆学和档案学为信息资源管理的产生和发展提供了很多必要条件，诸如大量的实践经验、理论原则与工作方法，它们在信息资源管理的很多领域进行了有价值的探索和总结，从而对信息资源管理形成学科体系架构产生了有利影响。图书馆学研究中广泛运用社会学、行为学、心理学等学科的理论和方法，研究读者阅读需求和阅读过程中的心理活动，有利于图书馆更有成效地开展读者服务工作，为读者提供个性化服务。这与信息资源管理中的用户研究有很大的相似之处，随着信息资源管理理论研究实现了以信息系统为中心到以信息用户为中心的转变，用户的角色力量在增强，信息管理越来越重视用户的指向性。

图书馆学、档案学与信息资源管理由于各自研究对象具有其特殊性，因而在管理制度、原则和技术方法上各具特色、彼此独立，学科性质和学科研究也有着显著的差异。

图书馆学一直以来都注重知识的传播、共享和利用，近年来，随着现代信息技术的发展，更多的图书馆学工作者都将研究的视角集中到数字图书馆建设和高效信息检索、信息共享等领域。图书馆的服务对象是社会大众，其开放程度高，几乎所有的公民都可获得图书馆的资源。档案学最广泛的应用即是在档案室和档案馆内管理档案文献的实践。档案在一定时间内有着较强的机密性，因此，建立保密制度和开放制度是必要的。档案多数为原稿，档案室和档案馆都建立特殊的利用制度，规定档案文献一般不能外借出馆。档案的存毁也有相应的鉴定制度，不同的档案文献归属永久保存、定期保存和销毁三种形式。近年来，信息管理学派与信息系统学派互相融合，两个领域的研究内容交叉性越来越显著，文献互引现象也愈加明显，这种变化一方面说明信息技术、信息系统、信息管理都是密切相关的概念体系，都可以集中在信息资源管理这个母学科下，另一方面也说明随着这些基础学科的发展与完善，信息资源管理理论体系和研究架构也正趋于成熟。

4.信息资源管理、图书馆学、档案学、信息管理与信息系统专业的发展趋势

4.1信息资源管理重要性将会越来越突出

信息资源作为企业核心竞争力的构成要素，作为政府行政内容的重要部分，因此信息资源的有效管理成为企业和政府管理工作的不可或缺的组成部分，甚至是改善企业管理和政府职能的核心。随着电子政务和电子商务在我国的开展，信息服务以及对信息活动要素的管理被给予越来越多的重视。尤其对于企业而言，信息资源在企业发展中有着战略意义，信息资源的有效管理有利于发挥信息的社会效益和潜在的增值功能，为实现企业信息化和提高企业经济效益发挥作用。

信息资源管理实践起源于美国政府的文书管理领域，随后又扩展到企业管理和图书情报领域，并形成记录管理、信息系统管理和信息管理三大学派。在理论发展过程中，随着跨学科研究的增强，三大学派逐渐走向融合。近年来，信息资源管理研究方向开始向战略管理和知识管理方向演进。知识管理的产生与发展对信息资源管理学科的完善有着举足轻重的意义，它是一种全新的管理理念与管理方法。知识管理主要包括知识运营即利用知识资产创造价值、知识资源管理以及知识共享机制的建立。在针对知识管理的研究过程中，IT部门和IT员工的激励和学习问题受到了研究者的特别关注，同时随着企业联盟合作的加强和跨地区项目的增加，供应链管理和虚拟团队管理也逐渐成为研究的热点。此外，国内学者借鉴国外信息资源管理协会会议提出的相关研讨课题，开始加强对电子商务、电子学习、虚拟组织、语义网以及Web服务等方面的研究。这些无一不体现了信息资源管理内部多学科融合的趋势日益明显。

信息系统和信息技术是组织开展信息资源管理活动的基础。如何选择、实施、应用信息技术和信息系统，哪些因素会影响最终的成功，如何将“人机”和谐化带来最大效益，这些都是信息资源管理的核心问题。这也从侧面反映出信息资源管理对信息管理与信息系统学科的依赖。

4.2有效快捷地检索、利用数字图书馆资源将成为重点

利用图书馆获取知识和信息，已然成为人们生活的一种方式。当今社会中，图书馆分为纸质图书馆和数字图书馆，而随着网络的普及，数字图书馆将成为图书馆的主角。因此，图书馆学专业将更充分深入地揭示有关收集、组织、检索和利用文献、信息和知识的规律，尤其是对数字化资源的处理与利用。

国内对于数字图书馆的研究始于上个世纪90年代，所进行的研究主要集中于三个方面。一是基础理论研究，包括数字图书馆的概念、特征、功能、作用等；二是相关技术研究，包括XML语言、元数据、数据挖掘、数据仓储、知识信息导航、数据异构封装等；三是建设研究，包括数字图书馆与传统图书馆的联合与衔接、对馆员素质的要求、数字图书馆新型服务以及所涉及的知识产权问题等。在纯技术和纯理论方面，国内都已经取得较大的进展，但如何将技术与理论相结合，继而运用到资源建设和用户服务中，是国内学者面临的难题。

数字图书馆最富有创造性和里程碑式意义的趋势即是创客空间将与数字图书馆相辅相成。创客空间是具有相同兴趣或爱好的人们将各种想法或创意转变为现实的场所，它是创新2.0模式的典型范例。创客空间顺应了时展要求，可以更好地促进数字资源的共享与利用，它将推动数字图书馆的发展甚至影响数字图书馆发生深刻变革。

4.3将更多的“社会记忆”数字化

档案是历史的原始记录，而随着信息技术的大规模覆盖，档案学研究将更加侧重于如何将文献数字化，即将文献集成、整合到网络上并供人们查阅。电子档案的收集整理、鉴定评价在档案管理中占据越来越重的分量，如何将现代信息技术运用于档案文件管理已然成为相关学者的研究重点。企业档案也成为近年来的研究热点，如何划定企业档案的范畴，如何使企业档案上升到企业文化的高度并得到企业内部员工与社会的认可，成为研究中的主流问题。而企业档案又与知识管理密不可分，两者有着共同的动机和目标，即是实现企业的知识传播、共享与创新。在实践过程中，如何平衡档案资源的共享机制与其自身特殊的保密性之间的矛盾是档案学今后的研究重点。此外，档案研究必定会借鉴相关学科的高端先进技术如数据挖掘技术、3G网格等以促进自身的发展。

4.4复合型人才培养成为主流

随着信息技术的广泛应用，网络的发展，全球经济一体化形势的发展，信息管理与信息系统专业培养的将不再是纯粹的技术型人才，更需要信息化建设的复合型开发和管理人才，以便进行企业事业和部门的应用系统的开发、维护，进行信息资源的开发利用。换言之，信息管理与信息系统专业将更多的致力于培养新型高端的管理人才、IT人才及其综合型的复合人才。

从国内外研究方法来看，信息管理与信息系统尤其重视技术手段和系统规范的数学模型。但西方研究者注重实证方法，而国内研究者主要依赖于理论研究方法。信息技术的管理会对信息系统的功能产生影响，而信息系统的功能发挥又对信息技术提出了新的要求和标准，两者之间的关系是双重的。信息系统的项目管理和安全管理将成为今后的研究重点，而其依赖的信息技术也势必会产生结构化开发方法、原型开发方法、面向对象开发方法、软系统开发方法之外的新的技术方法。

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1.宏观管理模式

(1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。

(2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。

2.微观管理模式

(1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的核心是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等，弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。

(2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面，由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。

二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程

数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面，该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。

三、数字档案馆信息资源建设的策略构建

1.深入开发档案信息资源

第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍，难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设，以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。

2.不断更新档案信息资源

随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源，能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时，就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。

3.科学合理的存储信息资源

档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题，由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性，以及档案信息长期有效存储的问题，在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的，因此，不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案，以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。

四、总结

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关键词：信息安全；人力资源档案；数字化管理

未来的社会发展将是信息技术的时代，其优势是快捷、便利、资源含量大、安全，人资资源档案的数字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因为其技术更新速度快，而导致存在不少安全隐患。同时人力资源档案的数字化管理也是企业信息化建设的关键一环，这样更加凸显了其信息安全的重要性。

一、人力资源档案数字化管理的意义

首先，在人力资源档案中涵盖了企业内全体职员薪资、业绩、行为规范等重要个人信息资源，而其数字化管理是推进企业科学经营和管理的第一步。其次，人力资源档案数字化管理能相对过去以纸制品为档案管理将更加安全有效的保。过去的纸质档案，由于自身较脆弱，在长时间保存上存在很多问题，并且因为档案过多容易造成难以整理，查找麻烦等现象。但利用数字化管理技术，人力资源档案资料可以转换为数字信息，保存将更加的安全，并且减少了存储档案所占用空间，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力资源档案资料数字化管理将令信息的存储、查询、整合建立在快速、高效、稳定的基础上，使人力资源档案管理更加的科学，也完全符合了社会发展的趋势，拥有查阅权限的管理者，查阅起来更加便捷，减少了查阅时间，并且避免了过去查阅档案时出现损坏或遗失信息的情况。

二、人力资源档案数字化管理存在的问题分析

目前很多企业人力资源档案管理数字化存在着不少问题：第一，以往的纸质档案过多难以快速的数字化。在国内部分企事业虽然实现了务信息化和交流信息化，但以往的年代较久远的资料积累过多，这些数量巨大、繁杂的人力资源档案直接影响了数字化整合的速度。第二，人力资源档案资料的安全性问题。由于所有人力资源档案都可以通过网络查询，这样就加大了被黑客或商业间谍攻击、盗窃的几率。很多企业在人力资源档案实行数字化管理的同时，没有意识到网络信息安全的重要性，导致黑客和商业间谍可以较轻松的偷窃公司的人事档案信息。并且很多企业的人力资源工作者的警惕性也较松懈，对于账户、密码设置的较随意，提高了账户、密码被盗和破解的几率。

三、信息安全背景下人力资源档案数字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事档案数字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保证信息安全的基础上开发人力资源的专属管理系统。管理平台的建设可通过Web、内部局域网，并且需要注意的是管理权限的设置，实现与企业财务信息管理系统类似的数字化管理方式，以保证人事信息的安全性。并且还要相应的建设人力资源数字化管理系统的防火墙，以抵御外部黑客的攻击。在完善了人力资源管理系统后，更加可以利用其开发网络招聘，这样不但极大的提高了企业人才招聘的范围，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘时间的灵活性，为人才的储备建立了良好的基础。

第二，人才信息数据库。现代企业的运营目标不再单一的是利益，更加是培养人才的基地，所以准确的对企业内部人才进行分析、培训和分配能够极大的提高企业自身人力资源的有效利用率，降低人才流失和浪费人力资源的现象。所以在人力资源档案数字化管理中应设置符合企业发展需求的人力资源整合、分析数据库，将企业所有人员的信息全部输入数据库中。通过人资数据库，可以根据企业所有职位员工的个人基本信息、以往工作情况等进行分析，从而更加有效的分配企业职员，提高工作效率的同时，也为企业的职员规划了更好的发展方向。

第三，建立考核信息管理模块。职员的绩效考核信息很大程度上直接说明了职员的工作态度和效果，是企业管理者了解职员工作情况和企业运营情况的重要依据，并且还反映出了企业运营的执行力和职员的合作能力。职员绩效考核的数据信息也是企业采购预算的依据之一，比如：一线生产职员的坏件率等数据，在反映了一线职员的技术水平的同时，也可以作为检测原材料质量的参考之一

第四，建立薪资管理模块。很多企业的职员薪资待遇等情况是重要机密，因为较高的薪资待遇可以提高职员的工作效率和工作态度，增加职员的忠诚度，减少人才的流失，而薪资信息的整合、分析也可以成为企业人力资源管理以及企业未来发展策略的重要参考依据，数字化管理的薪资信息能够更为全面和准确的分析这类庞大的信息资源。

四、人力资源档案数字化管理需要注意的问题

人力资源档案实现数字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意两个方面。首先，人事职员要处理好档案管理系统和档案原件之间的联系，即使人事信息全部转为数字化，但人事档案的原件仍然是企业的宝贵资源，实现了数字化管理并不表示可以轻视档案原件，随意处置或者丢弃档案原件。企业还是需要妥善的保管和整理人力资源的原始档案，并且在整理和保管的同时进行分门别类，如：企业职员的入党申请书、证明信件等重要资料，而且部分重要的原始档案应当呈送相关的档案室储藏。第二，人力资源档案数字化管理工作应实现标准化。标准化管理工作是档案信息长久有效的重要前提，数字化管理并不是从纸质到计算机的硬件变化，更是工作内容和方式的进步，不标准的管理工作，将直接降低人力资源档案信息的有效价值，影响了企业信息化发展的脚步。因此，企业自身应当把研究国际人力资源档案信息化管理的标准加入到未来发展的规划中，令企业与国际接轨，可以及时的改进和弥补自身人资档案数字化管理的不足之处，这也是未来全球信息一体化发展的趋势。

五、结语

总之，信息化和数字化的管理，是企业未来发展的必然方向，而由于国内相关的技术起步较晚，在实现先进的管理技术时，特别是当出现新技术代替旧技术的情况时，自然会出现种种问题，这就需要管理层和人事职员的不断学习和改进，以保证新技术的安全落实。

参考文献：

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【关键词】医院；人事档案信息；人力资源管理；作用

人事档案记录着单位的用人历程，是单位进行人事选拔真实可靠的重要依据之一，人事档案信息会对人力资源管理产生重要的影响，因此对人力资源进行合理配置，可最大限度地发挥人事档案的价值，提高员工的工作积极性及工作效率，降低管理难度，提高管理能力，对单位实现人才高效管理具有促进作用。医院人事档案信息是人力资源管理的一个重要分支，是医院对工作人员进行考核的主要方式。随着医疗事业的不断进步，医院如何做到人尽其才，使每位员工都能在自己的岗位上发挥最大的人才效力，充分提高行业竞争力，寻求医院的长期发展，这是现代医院面临的一个重要问题，也是亟须去探索和实践的新问题，作为当今新形势下的医院，积极分析人事档案信息与人力资源管理之间的关系，发现人力资源管理中存在的问题，提出科学解决问题的举措，是促进医院长远发展的有效途径。

一、人事档案信息与人力资源管理的相互关联

人力资源管理涵盖面广，包括资源开发、人才发掘、绩效考核以及薪酬福利等多项工作，其强调以人为本，评估工作人员能力，预测未来价值，可因人力、物力的合理结合促进两者的平衡发展，从而激发工作人员的主观能动性，促进才尽其用，提高工作效率。同时，人事档案信息反映了人力资源管理的真实行径，于单位长期人力资源管理中形成，具有动态、机密、现实的特性，可辅助进行人才全面考核及了解。可见两者关系密切，人力资源管理对员工有一定的约束力，可以使人力资源得到合理的分配，从而提高其管理水平，可对其提供有效支持，人事档案信息是人力资源管理的主要依据。

二、医院人力资源管理中人事档案信息的作用

（一）可对医院人力资源决策提供重要参考。人事档案信息在人力资源决策中发挥着极其重要的作用。对于医院来讲，医疗才是重点，而医疗能力的提高，离不开医院对每位医疗人员自身情况准确、全面的了解，人事档案信息恰巧反映了医疗人员的综合素质、专业水平、工作能力等具体情况，管理者通过对过往人事考核记录了解各个员工的工作态度及能力，在重新确定岗位时，可以快速选择各岗位最适合的员工，依据公平、公正的原则，调整并优化医院人事结构，从而发挥出员工最大的潜能。

（二）可有针对性地辅助医院完善员工培训计划。通常情况下，为提高个人专业技能，提升医院整体实力，每年都会不定期举办各种专业知识培训讲座、派驻上级医院进修学习，而员工个体之间存在差异，若不能准确掌握每位员工的实际情况，必定会造成培训资源的浪费，制约培训质量的提高，这就需要医院开展培训之前，首先要研读员工人事档案，了解个人经历和表现，通过分析员工的学历、继续教育、进修、专业技术职务、资质、学术论文、课题、著作等材料，发现员工成长和发展的规律，然后根据员工的自身特点有针对性地制定员工培训计划和发展计划，安排和组织培训课程，全面提升员工的综合素质和业务水平，进而提高医院的整体医疗服务水平。

（三）可优化人力资源配置。人事档案信息的合理利用可以有效优化医院人力资源配置。目前国内医疗环境进步巨大，同时行业竞争也日益激烈，医院若想在这样的形势下获得长远发展，就要以完善人事档案信息中员工业绩的记录与保存为基础，清楚员工的专业技能、喜好特长，充分发挥员工的作用，最大限度地激发员工潜能，推进各职能部门之间的协作工作，完善个人业绩档案管理机制，从而科学优化人力资源配置。如在医院实际工作中，员工工作能力的提高，专业技能的提升等变化，都在人事档案中得以体现，所以，人事档案管理可优化医院人力资源配置。

三、促进医院人力资源管理科学性发展的举措

（一）提高人事档案管理者的综合素质。时代更迭，人事档案管理模式也需要不断地推陈出新才能避免类似于传统人力资源管理体系满足不了医院发展需求的问题出现。以往的医院档案管理者普遍不重视档案管理工作，使得档案管理工作滞后，效率低下，要想提高医院人事档案管理水平，就要选择具有在档案管理方面容易吸纳新理念，具有专业能力的管理者从事这一工作，为使其尽快融入工作，还要定期对其进行知识培训，如对档案管理者进行档案管理职业道德、法律法规、专业知识等培训，提高人事档案管理人员工作能力，进而提高医院人事档案管理水平。

（二）促进人事档案管理信息化发展。虽然我国医院近年来技术投入不断加大，人事档案管理信息化水平也得到了相应的提升，但由于地域及医院级别差异，各医院的人事档案管理信息化水平也参差不齐，况且很多医院的人力信息管理不能接入公共网络，只能在本部门内形成数据共享，导致人事档案被孤立，利用率低，服务进程慢等。信息化背景下的人事档案管理，不仅可实现档案管理的便利性、智能性，更能为人力资源管理提供指导，促进人事档案工作发展。因此，必须构建符合医院的网络管理系统，保证人事档案动态发展，促进人事档案信息化建设。

（三）加强沟通，提高人事档案价值。医院人事档案管理需要各部门之间进行及时有效的沟通，不仅是人事部门内部的工作，当员工个人情况有变动时，要及时向人事部门反映情况，以便做好记录，同时，人事部门在进行员工档案核查时发现任何问题，应当及时与员工所在部门形成沟通，以防止产生人事档案与事实不符，及时修正问题。例如某医院员工的职业资格等级实际比人事档案记录的等级更低，此员工发现问题要及时向人事部门反映，并求得更正，保证人事档案信息的准确性，以便为医院决策提供有价值的参考。同时，医院领导还要对人事档案管理者的工作进行肯定和鼓励，促使其加强创新意识，使人事档案在人力资源管理中的价值得到充分发挥。

四、结束语

医院人事档案信息对于人力资源管理有极大的促进作用，具不可替代性，是医院人力资源决策的重要依据，完善的人事档案信息可优化人力资源配置及工资结构，能充分调动员工的工作积极性，开发员工潜能，并可辅助医院有针对性地制定员工培训计划，充分利用培训资源，提高人力资源管理水平。基于医院为服务型机构的宗旨，为加快服务型社会建设，必须在医院人力资源管理中充分发挥人事档案管信息的作用，不断提高人力资源管理能力，与时俱进，增强人事档案管理信息化水平，为人力资源合理配置提供重要保障，正确发挥人事档案信息在医院人力资源管理中的重要价值。

【参考文献】

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1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案管理现状及存在的问题

目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

1.2档案信息电子化管理存在的问题

档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：

1.2.1原始性及真实性的问题。

电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。

1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。

1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。

2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性

2.1新时期人事工作的迫切需要

进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。

2.2已具备了物质条件设施

现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。

2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。

2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。

3 进一步规范人事档案的电子化管理

3.1人事档案管理与人事信息管理同步化

是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

3.2强化制度化建设规范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。

3.3提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。

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档案管理信息化建设的必要性

在国内高校，随着校园档案数据增加、保管条件差、查找利用率低、管理人员管理概念的缺乏等问题频繁出现，我们逐渐意识到实现校园档案管理信息化建设的必要性和紧迫性。校园档案信息化建设是利用现代化的信息技术工具对档案资源进行有效的管理，使档案充分发挥其自身的价值和对学校、学生、社会的作用，真正的共享资源。校园档案信息化是以学校的档案资源建设为中心，通过计算机网络加强对电子文件的管理，充分发掘和利用档案资源，以实现校园档案的信息化。

当前，我国各学校的管理者和师生对于学校档案管理信息化缺乏足够认识，没有形成校园档案信息化的管理理念，大都认为档案管理工作只是简单的整理和保管，甚至有些学校的管理者对档案管理工作漠不关心，也不给予经费支持，严重影响了学校档案管理的效应。笔者认为，在进行学校档案管理信息化建设中，最基础设备就是硬件基础设施和档案信息网络。而一些学校缺乏功能强大的硬件设施和档案存储设备，满足不了信息化建设对校园档案信息处理的需求，也严重阻碍了校园档案管理信息化建设的进程。

目前，教育部和各省级教育主管部门对高职院校人才培养工作状态数据采集平台的推行，对高职院校的档案信息化建设与管理提出了新的要求。将信息技术应用于高职院校档案管理的全过程，采用计算技术处理和保存教学档案信息，利用网络技术为教学管理提供更好的服务，不仅能进一步提高档案的利用价值，而且为学校教学评估提供了重要的依据和凭证，还成为衡量高职院校教学管理水平和教育质量的重要标识之一。

信息化建设的基本条件

其一，计算机可以促进设备管理的全面化，加强网络的覆盖率，提高档案管理的质量与效率，这也就为档案管理的发展提供了相应的基础。通过计算机建立的档案管理系统可以做到：档案进行自动编目和检索、档案业务工作上的管理、档案自动全文存储与检索、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化管理等。这就要求在校园档案管理的过程中要对学校基础设施进行不断完善，提高计算机的使用程度，以此来提高档案管理的效果与质量。

其二，在构建信息化的档案管理机制的过程中，首先应该明确的就是权责的分配，只有这样才能提高各部门之间的沟通与合作，从根本上保障网络及数据的安全运行。同时，还应该对现阶段档案管理的状况进行研究与分析，以此来建立相应的管理规范，对档案管理人员的工作进行约束，提高档案管理的效率。一方面，我们要积极创新档案管理制度。校园相关的档案管理部门应该按照国家的要求与规范制定适应校园信息化建设的档案管理制度。另一方面，要建立健全和完善档案管理业务流程和技术规范，对电子档案工作环节和步骤进行细化；要制定相应的安全措施，尤其是在电子文件和电子档案方面应该予以重视，确保电子档案的安全性、有效性以及完整性。此外，还要统一档案管理标准。标准规范化是完善校园档案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人员工作效率高低的重要依据。反之，学校就难以建立有效的档案数据库信息资源。如果没有对档案管理的工作进行约束与管理，就容易导致档案管理的工作流于形式，难以起到相应的作用与效果，档案信息网络就无法正常与稳定地运行，资源共享也就难以实现。

其三，应该对档案管理队伍进行建设，完善管理队伍的复合型，提高档案管理人员的信息化意识。信息时代高校档案管理主要是通过计算机技术来进行自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要对自身的计算机技术水平进行不断提高，以此来进行规范的操作与系统的管理。同时，还应该对管理人员的安全意识与安全防范能力进行不断提高，以此来确保档案信息的完整性与信息的安全性，这就要求档案管理人员定期进行培训，强化自我学习意识，不断更新相关专业知识与自身的综合素质，从根本上提高自身的业务素质和工作水平。

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［关键词］信息技术；医院；电子档案管理

当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。

1信息技术在医院电子档案管理中的价值

1.1提升医院电子档案的管理水平

医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。

1.2提高医院电子档案管理的灵活性、时效性

医院借助信息技术，可以灵活地对电子文档进行修正或更改，使档案电子管理工作更具灵活性，将其有效的存储在计算机中，与此同时，借助光盘、U盘等存储载体，还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统，能够有效实现资源共享，方便获取并分享电子档案及相关信息，档案管理人员还可根据实际需要，及时获取有效档案信息，并加以整合，提升档案管理的时效及效率。

1.3完善医院的信息化建设

信息化时代中，电子档案在医院档案的重要性日益凸显，应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台，并借助信息技术，统筹安排医院信息及电子档案工作，可促进医院各部门的协调管理，提高医院管理效率，实现电子文档的全文检索，大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中，还能及时发现存在的不足，予以修正，为医院的信息化建设提供有力的保证。

2医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题

信息技术在应用过程中，难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视，不断改进，才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理在大大提升工作效率的同时，也容易因为小小的失误造成严重的不良后果，加之文件大多涉及内容较广，涵盖方向较杂，需要工作人员及时更新电子文件，以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变，才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式，转变为可归档、利用的电子文档，而电子文件在多元化转变的过程中，时常会受到外界非正常因素的影响，而出现文档丢失的情况，造成不必要的损坏，破坏了电子档案的完整性，影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时，也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患，诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等，易造成电子文档遭受损坏，因而对文档的安全性有着较高的要求，其安全隐患问题不容忽视。此外，利用信息技术管理医院电子档案，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等，才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。

3信息技术在医院电子档案管理中的有效应用

3.1完善电子档案管理体系

优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节，可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程，充分发挥信息技术的优势，促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善，以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的医院电子档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结、发展，形成科学、合理的现代化档案管理体系。二是采取责任制体系，通过完善的管理制度、健全的管理机制，明确档案工作职责和任务，使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，严格落实规章制度，将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中，与相关人员的岗位职责进行挂钩，提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解，落实责任分工，明确档案管理的责任归属，实现各个环节的有章可循，有据可查，落实到人，有效规范电子档案管理行为，形成齐抓共管，有效管理的良好格局。三是构建行之有效的奖惩制度，给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励，对表现不佳的人员予以适当的督促，在充分提高职工责任心的同时，增强其工作积极性，从而更好的完善医院电子文档管理体系。

3.2建设电子档案信息数据库

建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措，是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求，还需为以后的电子档案更新做好充足准备，保证有较高的性能，还应便于反复修改。一是做好电子文件的收集工作，及时收集草稿性电子文件和辅电子文件，并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中，采取建立电子文件台账的方法，使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制，并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份，及时保存并登记、更新操作环境及数据，以保证电子文件收集的时效。二是做好电子文件的归档工作，在确定电子文件归档范围的基础上，归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件，具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性，同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内，为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误，归档的电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝，保证其安全性，对需要永久保存的电子文件，应制作成纸质版本予以归档。三是利用信息技术，实现医院电子档案管理的网络化，及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足，不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容，及时更新并补充信息内容，满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失，可在进行数据资源管理时，将系统设置成自动备份保存模式，最大限度减小损失，防止黑客袭击，保证电子档案数据安全。四是实现文档一体化，将档案管理与文件管理有机的整合起来，实现文件档案的统一与控制，借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息，保证电子文件的原始性和可靠性。

3.3档案队伍专业化

档案管理人员是开展档案工作的行为主体，通过建立档案专家人才库，提高档案干部队伍素质，可实现依法治档，进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用，档案专业队伍规模不断扩大，档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高,才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理，并充分发挥其价值。一方面，通过考察、培训等培养教育方式，强化档案干部培训，包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上，详细分析医院对电子档案管理的需要，并根据实际，制订合理的电子档案管理人员培训计划，定期对电子档案管理人员进行培训考核，或是组织其外出学习考察，认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求，还可邀请行业专家前来医院，传授电子档案管理的知识经验及研究成果，通过形式多样的活动，不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力，提高电子档案的管理水平，使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上，正确高效地开展电子档案管理工作。另一方面，可创新人才竞争机制，营造人尽其才的积极氛围，促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中，在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机，这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性，还能促使其不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以满足医院电子档案管理的发展需要。

4结语

当前社会已进入信息化时代，利用信息技术加强医院电子档案管理工作，不仅是时展的需要，也是提升医院档案工作效率，推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展，医院电子档案管理也体现出日新月异的特点，相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值，充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题，从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手，不断改进医院电子档案管理工作，以切实提升其利用率，推进现代医院档案工作的发展。

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关键词：国土资源；档案；管理；新时期；现状；建议

档案是历史的真实记录，所提供的各种历史资料、数据，对揭开历史、解决遗留问题起了很大的作用。国土资源档案详细记录了国土资源行政管理的全过程，是地籍管理、建设用地、土地规划、耕地保护、专业测绘、地质勘查、矿产管理、执法监察等国土资源工作的科学依据，与上自政府工作、下至百姓生活息息相关。因此，如何做好新时期国土资源档案工作，对全区国土资源管理工作及经济建设的发展有着特别重要的意义。

一、当前国土资源档案管理现状

近年来，面对当前的新形势和新任务，国家和自治区相继出台了一系列针对档案工作的新标准、新要求。为了适应新形势，做好新时期的国土资源档案管理工作，自治区国土资源信息院受国土资源厅委托，开展了对全区12个盟市和2个计划单列市国土资源局，以及15个厅属单位的档案管理的实地调研工作。笔者从2001年起，担任自治区国土资源信息院副院长，长期以来一直分管档案管理工作，国土资源信息院下设地质资料馆和土地档案馆，肩负着全区地质资料、土地档案及国土资源厅机关的综合档案管理工作。此次调研结果显示，自2000年国土资源系统成立以来，本系统所属单位全面投入到国土资源政务、业务工作中，档案工作的开展较其他中心工作相对滞后。一些单位到目前为止才开始着手建立综合档案室，接近半数单位的档案还没有实现集中统一管理。不过厅系统及所属单位档案工作也不乏亮点，一些单位的档案工作甚至走在了全区前列。如乌兰察布市和鄂尔多斯市国土资源局及厅信息院先后在2012年～2014年经自治区档案局测评，晋升为机关档案测评“自治区一级”单位。特别信息院成为厅属单位中第一个也是唯一一个获此称号的单位。

1.档案工作机构与人员设置

通过调研发现，全区各国土资源局对档案工作的重视程度相对较高。各盟市局机关都设置了综合档案室，明确了一名机关领导分管档案工作，基本建立了以局档案室为中心的档案工作管理网络，各科室设有兼职档案工作人员，档案室对各科室归档工作也能够进行有效的监督与指导。然而厅属各单位档案工作相对盟市国土资源局而言起步较晚，档案工作整体水平相对薄弱。

2.档案室的设施与设备

在档案室设施、设备方面，部分单位能够做到办公、阅览、库房三室分开，还有一部分成矿单位由于办公条件限制，难以设置阅览室。档案库房的条件各单位差距较大，条件好的单位库房坚固、安全，面积达标，密集架、图纸柜、防磁柜、消毒柜等设施、设备齐全，排列合理有序，档案装具符合国家和自治区行业标准，也能够适应本单位工作需要。条件较差的单位则库房空间狭小局促，档案设施、设备陈旧简陋，档案装具也不符合相关标准。还有一些单位因办公场所不足或档案存量较大，采取借用或租用档案库房的方式保管档案，在安全方面难以保障。

3.档案工作规章制度的制定与执行

经调研，厅系统所属单位基本建立了完善的档案体制机制，形成了以综合档案室为中心的档案工作管理网络，做到了分工明确、各司其职，各部门能够密切配合、形成合力，促进本单位档案工作顺利开展。但在档案工作规章制度制定方面，大多数单位不够完善，表现在文件材料归档范围和保管期限表、档案分类方案两个方面。如有单位还没有制定；有的单位虽然制定了，但尚未取得档案行政管理部门的审核；还有的单位仍在使用原土地管理局印发的标准，与当前的实际工作情况不符。这两项制度是开展档案工作的根本依据和实施准则，只有完善了这两项制度，才有可能较好地推动档案工作的顺利开展。如土地整治中心和国土资源储备交易登记中心两个单位的档案工作全面开展和系统推进的时间并不长，但做到了“制度先行”。一方面重视建章立制，一方面狠抓落实，通过一系列既符合国家和自治区相关规范要求，又适应本单位实际需求的档案管理制度，规范档案基础业务工作，起到了事半功倍的效果。

4.档案基础业务建设情况

档案基础业务工作是档案管理的根基。其根本任务是通过整合本单位档案资源，实现各类档案由综合档案室集中统一管理的档案资源管理架构，通过积极收集、整理、抢救和保护具有重要价值或涉及民生的档案资料，丰富本单位综合档案室档案内容，推动档案资源科学配置和高效利用。调研发现内蒙古地矿局、巴彦淖尔市国土资源局、地质环境监测院等单位档案资源存量丰富，基础业务建设工作也做的比较扎实。如地矿局综合档案室规模较大，总面积约400平方米，室藏文书档案21000余卷（件），地质资料3800余档，其他门类档案3500余卷。档案整理工作能够确保案卷组织的合理性和档案分类的科学性，能够准确把握档案的保管期限，有利于档案的保管和利用。然而有些单位档案基础业务建设中存在问题，集中表现在档案分散管理和档案门类不全等方面。另一些单位没有采取集中统一管理的模式，而是由档案形成部门各自管理。

5.档案资源开发利用情况

国土资源档案具有重大的战略意义，具有重要的经济价值，能产生深远的民生影响。每一份国土资源档案背后都可能存在庞大的资金投入，是极其珍贵的资源。然而，利用是我们管理档案的目的。各单位近年来将较多精力投入到“收”和“管”上，而对“用”的投入和重视程度不够，不能有效地发挥档案的价值。如何利用档案？这个问题的解应当落在“信息化”上。用先进的科技手段拓宽档案利用服务渠道，为国土资源政务服务，为广大人民群众服务，是我们国土资源档案工作者的奋斗目标。如何开发利用这种资源，也是摆在我们国土资源部门面前的一个历史课题。如地质调查院作为承担基础性、公益性地质调查和战略性矿产资源勘查工作，为政府提供决策依据，为矿政管理提供技术支撑的单位，形成了大量的地质资料。该院对这些重要生产科研成果进行系统整理并提供综合利用，近五年向省内外地勘单位提供档案利用服务1971次，对自治区经济发展起到了积极的促进作用。

6.档案信息化建设情况

在新时期、新形势下，“信息化”一词已经不是什么新鲜术语，而是老生常谈。国家档案局、自治区档案局也就档案信息化以及数字档案室建设出台了大量标准和要求。但在实际操作中，各单位档案信息化程度可谓参差不齐，能够达到机关档案测评信息化建设基本指标的单位不多，与数字档案室的建设标准更是相去甚远。本次调研中发现包头市、呼和浩特市国土资源局、土地调查规划院、有色地质勘查局信息化程度比较高。尤其包头市国土资源局从2013年开始建设与“一张图”及电子政务信息化工程紧密结合的档案管理信息系统，并对全部室藏档案进行数字化和信息提取，建立目录、全文和图形数据库，将成果广泛应用于各项业务工作，实现不同业务间的关联查询、分析和带图审批。同时，应用金土工程网络体系，实现了档案实时在线调阅和图档互查。业务科室查询本部门档案实现了24小时“一键式”查询，调阅接口和土地登记、预审、报批等业务无缝集成，在办理业务时可实时关联档案。增量档案由大厅接件人员数字化，归档时自动分类编排，形成电子档案，进入“一张图”核心数据库。该局在档案信息化建设上投入较大，起点较高，是最接近数字档案室建设标准的单位之一。

二、做好新时期国土资源档案管理工作建议

1.强化档案工作的领导与保障力度

按照国家和自治区档案局的要求，各盟市国土资源局和厅属各单位应指定专人分管档案工作，切实把档案工作列入本单位年度工作计划与中长期发展规划中，作为重要的基础性工作开展。厅机关应认真履行对系统内所属单位档案工作的监督与指导职责，定期听取档案工作汇报与督促检查，及时研究并协调解决档案工作中存在的困难和问题；将档案工作列入各单位年度考核检查的内容，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障，推动国土资源档案事业发展同国土资源中心工作的开展相协调。同时各单位要按年度通报归档情况，确保文件材料及时归档；在设立重大活动组织协调机构时，应根据需要安排档案部门参与，做到工作开展与档案建立同步，确保档案齐全完整。

2.完善档案机构运行机制，不断提高人员素质

坚持厅机关领导，分级管理，档案部门负责，各部门共同参与的工作体制，推动本系统及所属单位建立综合档案室。各单位综合档案室至少设一名专职档案人员，各部门设兼职档案人员，形成各门类档案集中统一由综合档案室管理的工作格局。督导各单位建立健全以综合档案室为中心的档案工作管理网络，落实各环节责任，确保分工明确、各司其职，促进国土资源档案事业协调发展。定期开展本系统及所属单位档案工作人员业务横向交流，促进档案工作发展；定期或不定期对本系统和所属单位专、兼职档案工作人员进行业务培训，不断提高档案人员业务素质和技术能力。引进和培养档案专业人才，提高国土资源档案工作队伍整体水平。

3.建立健全档案工作制度，规范档案管理行为

各单位应按照厅机关已印发的《国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限表》文本，结合本单位实际情况，制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表及适应本单位实际需求的档案分类方案。依据《档案法》、《自治区档案条例》等相关法律、法规，制定出本单位档案管理办法，制定档案归档、保管、利用、保密、鉴定销毁等管理制度，制定各门类档案整理规范，用制度规范约束档案管理行为，推动档案工作顺利开展。厅机关对本系统及所属单位上述各项制度规范执行情况进行监督检查，各单位在具体执行过程中也应有相应的监督体系，对违反制度规范的现象和行为有预防措施和处罚机制。

4.加大档案工作投入力度，不断完善档案设施

全区各级国土资源行政管理部门和厅属各单位应进一步加大档案工作经费投入，按照预算编制和管理有关规定，科学合理地核定档案工作经费，将综合档案室在档案收集整理、抢救保护、提供利用、编研、信息化、安全保密、陈列展览及设备购置、维护等方面的经费列入财政预算。厅机关应进一步加强对档案基础设施建设、档案信息化建设和档案工作人员教育培训工作的支持，统一规划、统一实施。各单位综合档案室应实现办公、阅览、库房三室分开，档案库房建设要符合档案保管和保护的条件，面积达标，配备档案专用的计算机、扫描仪、刻录机、复印机、消毒柜、防磁柜和“八防”设施、设备，配备符合国家和自治区行业标准并适应工作需要的档案装具，保障档案的实体安全。在档案信息化建设工作中，各单位应采取妥善措施，建立档案安全保密防护体系，有条件的单位，应对档案数据进行异地、异质备份，保障档案的信息安全。

5.开展档案信息化建设，拓宽利用服务渠道

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Abstract： The key of the construction of public archives is to open and utilize file information resources， and let the national archives enter society public domain， expand its social service function， cultural diffusion function and personalized use function， and ensuring citizens' vital interests， take public archives as public industry but not administration， to solve the contradiction between the urgency of public archives construction and actual function with low efficiency， thus realize cultural taste and value of the public archives.

关键词：档案信息资源；娱乐化利用；文化价值

Key words： archive information resources；entertaining using；cultural value

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）03-0189-03

0 引言

公共档案馆的提出源于19世纪30年代的英国，1838年8月，英国《公共档案法》颁布导致公共档案馆概念的形成，它区别于政府机关档案馆，教会档案馆，大学档案馆，私人企业档案馆等，奉行公共性、服务性的现代档案理念，即以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨，从根本上改变了传统档案馆的管理理念和模式，给现代档案的管理和提供利用提供了新的路径。公共档案馆在欧美各国普遍设立，并成为现代科学文化事业机构中一个不可或缺的重要组成部分。现代著名档案学家谢伦伯格在其《现代档案—原则与技术》中也指出，公共文件应当被重视，它包含的范围有社会活动各个方面的材料以及现代私人文件。人们越来越认识到，档案管理实际上并不重要，能让社会大众更加及时、方便的利用档案才是重要的。人们对公共档案馆这一科学文化事业机构寄予越来越大的期望。因此，在从体制上赋予档案馆公共文化事业性质，在资源上将档案馆、图书馆、博物馆加以整合，把档案馆的建设纳入社会大文化的框架之内，以满足社会和公众对文化生活不断攀升的需求。才是公共档案馆异于传统档案馆之处，也体现现代档案馆的公共理念的趋势所在。由于传统档案馆往往信守固有的“国家意志”，甚至与公众的需要有所对立，因而给公众造成一种难以接近的神秘感觉，多数综合档案馆离公共文化空间的目标相去甚远，公众并没感受到这样的科学文化机构与大众之间有多少亲近感。所以，让国家档案馆步入社会公共领域，拓展文化价值及个性化利用功能，保障公民的切身利益，将公共档案馆当是公共事业，而非行政管理事务。来解决公共档案馆信息资源利用的迫切性和实际功能低效率的矛盾，从而实现公共档案馆的文化品味及价值。

1 档案事业发展面临的挑战

1.1 对档案工作者专业素质的挑战档案数字化工作和电子文件的出现，使档案工作者不得不面对这一全新的课题。在传统档案工作中，档案始终是以有形的方式存在，档案工作者面对的档案是摸得着、看得见的。档案的工作流程也是非常清晰的。但是在电子文件时代，档案工作者面对的电子文件是一串串二进制编码序列，这些编码序列必须通过相应的软件才可读出档案的内容。当软件出错或者遇到病毒和木马之类的恶意破坏后，电子文件就会找不到或读不出，这使得档案管理人员对档案的可控性非常弱。

因此，电子文件的出现给档案工作者的专业素质带来了新的挑战。档案工作者除了要掌握档案专业技能外还必须掌握相应的信息技能。掌握档案专业技能对档案工作者来说，是一件比较容易的事，但是如果既掌握档案专业知识，又掌握信息技能知识，这在时间和精力上来说，对档案工作人员都是一个考验。此外，档案专业教育属于文科性质的教育，在整个课程体系设置上，虽然也设置了一些信息技术课程，但是还是不能够满足信息时代对档案人才信息技能的要求。

1.2 对传统档案管理理念的挑战传统档案管理理念尤其重视档案的存储而不够重视档案的利用，这与当时的档案管理条件是密切相关的。在传统的档案工作模式下，档案管理工作花费的人力多，但是档案事业编制分配的人不够多，因此，日常的档案管理工作中把有限的人手投入到档案的保管工作，而把很少的人手放在档案利用工作中，从而造就了重藏轻用的工作局面。

信息技术进入档案管理领域后，档案的自动化管理程度显著提高，档案管理效率大幅度提升，从而花费的人力成本较少，使得一部分以前从事档案管理工作的人员开始投入到档案利用工作的开发和管理过程中。此外，信息时代人们对信息的需求显著提高，尤其是在政府信息公开背景下，人们需要更多的政府日常办事过程中形成的原始记录。这些增加的档案信息资源需求迫切需要档案馆能够提供更加丰富和翔实的档案信息资源。

1.3 对传统档案管理理论的挑战电子文件的出现给档案领域带来了很大的冲击，使得人们开始重新审视以前档案管理领域中的相关理论。

首当其冲的要属档案的概念，在过去我们认为档案的本质属性是原始记录，但是电子文件的易拷贝性使得电子文件基本不具有原始记录性，因此，很多专家学者开始多此定义进行了相应的质疑和修正。经过一段时间的发展，人们对原始记录性做了全新的阐释，原始记录是说我们记录的社会事实是真实的，而不应该拘泥于档案的载体的原始性。

此外，电子文件自身的特点决定了电子文件管理方法有许多不同于纸质文件的地方。如电子文件的系统依赖性，归档范围就不能只是办理完毕、具有保存价值的电子文件，还需要考虑该电子文件的生成环境。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体整理的概念逐渐弱化，取而代之的是对档案信息内容的整理，原来的按照实体进行排列和分类的方式将被新的信息资源组织方式替代。电子文件的保管要求、保管条件、鉴定内容与方法、检索利用方式、管理流程等方面也与纸质文件有很多不同。这些都为档案事业的发展带来了很大的挑战。

1.4 对传统档案管理手段和管理方式的挑战传统档案管理工作中，档案管理主要以手工为主，不论是档案的收集还是保管，编研、统计和利用都是通过人工实现的。信息技术出现以后对整个档案的工作流程都进行了重构。档案收集工作由以前的实体归档转变成了物理归档和逻辑归档，而且归档工作也变的非常容易，只需通过网络把相应的信息复制到档案数据库里。档案保管工作也不是传统上的既要注意档案实体的管理，又要进行档案信息资源的管理。在新形势下，档案保管人员的主要精力花在档案信息资源的保管上就可以了。档案统计、编研和利用更是容易和方便，只需通过相应的档案管理软件就可以轻松实现这些功能。

2 档案事业发展新契机

2.1 数字档案信息资源的管理电子文件的产生从根本上改变了档案信息内容的组织结构，具体表现在两个方面：

一方面，载体形式发生了很大的变化。电子文件是以磁盘、光盘作为自己的载体材料加以保存的。但是电子文件的形状、规格等存在状态却无法简单的在这些载体材料上表现出来。存在于磁盘、光盘上的电子文件必须通过相应的软件和计算机，通过光信号或磁信号的转换，才能表现出他的信息状况。因此，电子文件的存在状态不但与它的载体材料有关，还与相应的软、硬件和转换过程有关。在这里，载体并不重要，转换才是根本。

二方面，记录方式发生了很大的变化。电子文件的记录方式既不是使用文字，也不是使用图像符号，而是使用电磁感应的二进制编码。即使用图形或计算机语言把它表示出来，如果不是通过相应的软件，我们仍然不知道它是什么样的文件，或者是不是文件，因为离开了生成它和表示它的软件环境，它就是一堆没有用的乱码。

这两个方面的变化使得我们在管理档案的时候不能够按照传统的管理方式来对电子文件进行管理。必须采用适合电子文件生存规律的方式来管理电子文件。数字档案馆充分考虑到了电子文件这两个方面的变化，在载体构建方面采用了比较成熟的光存储技术和磁存储技术，对这些电子文件进行了妥善、有效的管理。并且在应对记录方式变革上非常重视电子文件生存环境的保存，用较为完备的元数据既保存了档案信息，又保存了电子文件的生成环境、管理环境和利用环境。充分适应了新形势下电子文件的管理规律，为档案事业的发展带来了新的契机。

2.2 管理方式的现代化传统档案馆工作是以档案馆为中心开展的，档案利用工作所投入的资金、人力和设施都非常少，非常不利于档案用户的利用。此外，传统档案在利用时，档案利用者都必须亲自到档案馆，然后向档案馆提出利用需要，档案馆的工作人员然后根据相应的管理制度为档案利用者提供档案供其阅览。在整个利用工作过程中，用户需要花费很大的时间成本和人力成本，光亲临现场就使得很多档案利用者望而却步，因为利用一份档案，需要利用可用交通工具，跨越物理距离，在路途中花费的财力和时间是非常可观的，如果档案利用者对此次档案利用活动做一个效益成本分析，成本远大于效益的话，档案利用者将会放弃此次消费，或者转而用其它形式的信息资源替代。

数字档案馆完全构建在信息技术平台上，档案的整个流转流程都可以通过网络进行，因此档案利用者不需要花费相应的财力和时间成本，只需通过一台可以联网的电脑终端连接到数字档案馆的档案服务器上，通过相应的认证机制，就可以查阅自己需要的档案。这将在很大程度上提高了档案利用者的档案信息资源利用需求。另一方面，档案管理者为了满足档案利用者的档案利用需求，实现自身价值，也积极通过开发便于档案利用者利用档案的档案管理软件，为档案利用者提供便捷的档案利用方式。数字档案馆使得档案利用者和档案管理者之间的互动性大大增强，重构了良好的档案利用环境，从而改变了传统档案馆重藏轻用的局面。

3 拓展社会服务功能，优化公共档案馆信息资源利用

首先，转变服务观念，统一规划，加强档案馆社会服务工作。文档一体化和数字档案资源的全球化，使档案利用工作由边缘回到核心。同时，传统档案工作的封闭性、分散性、时空间隔性不复存在，被极大限制的档案信息资源的能量将得到巨大的释放，档案的利用方式发生了根本性变革，档案部门应该能够提供符合利用者已有硬件及软件的电子文件拷贝，或通过网络提供远程档案服务，使利用者摆脱时间和空间的限制，随时随地获取所需信息。

其次，加强馆网合作，实现档案信息资源的整合与共享。积极采取各种有效手段，开发档案信息资源为社会服务是档案馆使命所在，也是公众呼唤所需。我们知道，档案中间蕴藏着大量珍贵、唯一和原始性的知识，这些知识一旦和现代社会的娱乐休闲时尚相结合，将会形成一种新的娱乐观念，这种娱乐是建立在知识的学习、寻找和内化的基础之上，档案部门应认识到娱乐化观念与档案的知识利用相结合，面向社会公众开展档案信息资源编研，结合采集各种档案信息将其内容转化为通俗化的故事和知识，与一些信息消费吸引力较强的娱乐性网站进行合作，开辟档案信息资源专题站点，充分利用档案原始性、真实性强的特点，促进档案的大范围利用。将会带动档案利用率的大幅度提高。

第三，开发社会共享利用，加强档案馆服务功能建设，切实提高档案馆服务水平。在一个知识娱乐化的时代里，公共档案必须与其他知识传播媒介结合起来，公共档案馆的利用就不仅仅是一些简单的查阅、外借、复制和实物展览等方式了，这种双赢合作对于档案馆来说还应该有很多可为之事，它是公共档案馆面向社会大众利用的第一步，也是树立科学的档案文化观，发挥档案文化功能的第一步。

参考文献：

[1]白建丽.香港公共档案馆.档案学通讯，1996（05）.

[2]钱克锦.外交档案解密，让公众还原历史.南方都市报，2006年1月19日.

[3]戴志强.试论公共档案馆建设的涵义及其现实意义.上海档案信息网首页，2005年2月2日.

[4]周毅.知识服务：档案管理部门的新目标.中国档案，2002（05）.

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关键词：医院档案信息化管理电子病历管理信息系统

近些年，医院管控病历及其他患者档案的实践在进展，与电子类别病历关联的信息工作，也应当与医院档案管控联系在一起。在这样的状态下，以多媒体属性的构造平台作为支持，搭建了电子病历的现实约束系统。这样的消息主导性体系，落实了医院内的信息构建任务，也发挥了信息在管控医院内档案方面的中心价值。要进一步延展电子类别病历的运用层次，强调这一医院内体系的开放属性，服务于查阅电子类病历的那些患者。

一、信息管控的新模式

（一）医院内的信息架构

医院内含有的信息体系，指的是采纳微机和关联的通讯类设施，为院内的特定部门，供应患者在治疗层面的数据、财务类别的运算信息、整体性院内管理的消息、决策层次的消息等。这种新模式的院内体系，具备了搜集、存留、提炼和归纳病历类消息的效用，可以向有着授权的应用者，提供多重的病历类别查找服务。

医院内含有的消息管控体系，由信息属性的约束体系、诊断及治疗的消息体系，以及医疗种类的服务架构组成。

信息属性的医院内约束体系，涵盖了医疗决定、医务类别的数据约束，以及惯常性的事务约束。例如：针对查询、院内挂号、住院之前的有关登记、财务类别统计、院内后勤等类型事宜的安排，就归属于这一体系。

诊断及治疗的消息体系，涵盖了专家的消息体系、新类别药物体系、放射属性的医疗体系、查验药物所用体系、存留和传递医疗影像的体系、虚拟状态的手术体系、组织解析的数值体系等。

医疗种类的服务架构，拓展了接受本院医疗类别服务的患者范围，不局限在直接来到门诊的那些客户。随着联网类技巧的有序进步，医疗的关联服务，就会朝向多重的层次扩展，从而塑造了新模式的医疗类别服务架构。

（二）新模式的院内病历

电子类别的患者病历，归属于微机做成的患者记录，是微机化了的传统模式病历。采纳电子的策略，来存留、管控和传递数字状态的患者消息，代替了医生亲手书写的那种纸质病历。病历归属于完整性质的诊断数据，涵盖了病程的录入、查验获取到的数值、手术及后续性的养护流程、关联的医嘱等分支。

在这些构造内，有着程式化的患者记载，也有图形状态的记载；电子类别的病历，可以浓缩进全部的纸质病历消息。从存留患者消息的视角看，电子模式的新病历，归属于录入的全新方法和存留介质。

（三）电子类别病历的现实价值

电子属性的病历，构成患者消息的中心性记录环节，贯穿在总括性的就诊程序以内。由此可见，这样的病历，不仅表征着电子属性的存留手段，也表征着医疗流程的更新。发展新模式的电子类型病历，不仅为了代替惯常用到的纸质病历，更是为了构造起临床属性的微机体系，建立诊疗的实效化模式。

二、新管控体系的搭建

（一）归档的构造

在归档的流程内，要采纳自动属性的归档对策，来约束电子类病历。这样的归档，要依照索引的指向表来具体构建。当记录了新病历的第一页以后，要更新一次关联的索引字段。例如：关系着诊断时间点的字段，在自动予以归档的流程中，会依照预设的索引来替换。

自动属性的归档，经由定时的运用程序来触动；在每一次的触动之内，要检索每类索引内的病历产出时间、找到转换存留的病历、更新现有的索引，并划分类型再次存留。解析这些关联的动作，可以知道：这是经由归档状态的索引目录，增添新的存留区域，或者刷新旧有的病历数值。

采纳触发器的关联手段，可以搭建以上的存留架构。在预设的索引目录之内，安排一个用来更新数值的触发设施；在每一次录入终结后，新采纳的患者消息，会自动触碰这样的触发设施，从而刷新电子类别病历内涵。

（二）查阅的构造

电子属性的病历体系，供应的对象涵盖院内医护人员、管理者及就诊的那些患者。按照这一效用，可划分出查阅的两大类别。

第一种类别，依照指标的称呼来供应查询，索引对象含有患者、就诊时段、病患的类别等。例如：要依照病患的名称来寻找数值，那么给定病历的编号及患者姓名，得出病历内的包含消息。第二种类别，依照病历内含有的数值特性来查找，就是依据现存的图形、生理属性信号等，找出特定的就诊病人。

比对起来，第一种的实现难度还是较小的，而第二种则归属于内涵层次的检索，关涉到图形的修整、语音类别消息调整、模式的辨认、视觉类别调整等对策，还在摸索的进程中。

（三）互换的构造

如果特定的医院，要获取存留在另一院内的患者消息，则首先请求本地的档案管控机构，经由认证的流程后，在存留着数值的机构内，找出吻合的那种索引；通过录入字段内的有关医院编码，可查到这一病历的现存地点。如果两个医院采纳了同一的电子类别病历体系，那么可以在服务器之内，增添一个中转属性的构件；集成另一医院含有的患者数据，再发送到本院内的消息体系中。

三、结语

研发医院内含有的档案管控平台，有助于整合存留的档案资源，符合了多样患者的切实需求，也是病历管控工作与信息模式相吻合的重要对策。规划及现实构建这一类的病历体系，具备了提升本院综合属性信息实力的价值。要安排专用属性的电力类别病历资金，结合院内档案构建的阶段属性规划，来协调构建电子类别病历的近期性和长久性活动。可以针对院内的档案特性，开发那种自主性质的电子类别档案管控系统。

参考文献：

[1]王桂香.医院档案信息化管理与电子病历管理信息系统概述[J].中国新技术新产品，2011（07）

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