档案信息论文范文

导语：如何才能写好一篇档案信息论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：

1档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。

2档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。

3档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：

其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。

其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。

三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：

1档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。

2档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。

3在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。

档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：

1加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。

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关键词：档案知识发现公安数据库

在当前的社会转型期，社会治安形势日益复杂，突出表现是犯罪率明显上升，新型犯罪不断涌现，大案、要案层出不穷，犯罪的滋生速度快速递增。这一严峻形势使公安机关面临着极大的压力，而公安机关档案管理信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。档案工作是公安工作的一个重要组成部分。随着社会日益进入信息化时代，公安档案作为一种重要的信息资源，在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。改革开放以来，党和政府高度重视档案资源的管理和利用，公安机关的档案工作取得了很大进步。但是，我们也应该看到，由于种种原因，目前的公安档案管理工作还存在一些问题，应在实践中努力解决。

1公安档案信息化的现状

目前，公安部正在实施金盾工程，大力进行信息化建设，从而使公安机关的档案存储方式发生了根本变化，由纸质档案转变为电子档案。各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息，不仅刑事案件档案资料(包括犯罪痕迹物证、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民户籍、旅馆流动人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员、机动车、驾驶员、道路交通、消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储，并在维护社会治安、打击犯罪等工作中发挥了重要作用。如根据在逃人员数据库进行网上比对来抓捕通缉犯，极大地提高了抓捕效率。

另一方面，由于公安档案信息系统建设中存在以下问题，警方目前只能从这些档案信息中进行简单查询和统计汇总等工作，从而制约了档案信息效能的发挥，阻碍了警方工作效率的提高。

1．1各警务数据库彼此缺乏联系，警方各部门间的档案信息不能共享。刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力建立了自己的一套信息网络，然而由于种种原因，这些网络未能有效互连，导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享，以致形成了一个个的“信息孤岛”。

1．2警务数据库中档案数据的异构性问题突出。各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设，信息化的标准、水平不一。目前各警务数据库中档案信息的种类繁多，且信息标准、信息存量、运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异，兼容性不强，成为制约档案信息共享的一大障碍。

1．3许多公安应用软件不能充分满足业务需要。表现在软件开发环境不成熟，功能比较单一、运行不稳定，时常造成档案信息丟失、泄密，甚至贻误正常业务工作：有的公安机关投入了巨额资金建设信息网络，却因应用软件不配套，只能进行简单的档案文件传输，从而使整个系统的运行效率很低。

2知识发现技术对公安档案信息化建设的意义

不可否认，公安档案信息化建设取得了巨大成绩，各警务数据库已存储了大量的档案信息。能否充分发挥这些档案信息的作用，是衡量公安档案信息化建设成效的重要标准，也是提高警方工作效率的关键。如果将知识发现技术应用于警务数据库系统，则能从海量的档案数据中自动发现令人感兴趣的知识，如自动发现原本需经领域专家分析才能得到的案件线索等，从而为警方进行科学决策提供必要的支持，这对于提高公安档案的利用效果和警方工作效率，进而提高公安档案信息化建设水平都具有重要的意义。知识发现技术的作用具体体现在以下几个方面：

2．1在案件侦破方面，总结各类案件的发生规律，预测未来的防范重点，指出可疑人的特点，划定犯罪嫌疑人的范围，对案件进行串案并案，为案件侦破提供侦查方向和线索。

2，2在交通管理方面，监测路面状况和交通流量，总结交通事故的发生规律，及时制定对策，有效疏导交通，以及减少交通事故的发生。

2，3在警力配置方面，科学、合理地安排警力，以应对突发事件：在消防调度决策中对人员、车辆配置、水源安排、最佳路线选择等提供最佳方案。

3知识发现技术发展与应用概况

数据库中的知识发现(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又称数据挖掘(DataMin-ing,DM)，是从海量的档案数据中提取出需要的知识的技术，当今的世界正处于一个“数据爆炸”的时代，但是要从浩如烟海的档案数据中获取真正有用的或感兴趣的知识却非易事，即所谓“人们被数据淹没了，却饥饿于知识”，于是数据库中的知识发现(KDD)技术应运而生。KDD一词首次出现在1989年8月由美国人工智能协会组织的第11届国际人工智能联合学术会议上，此后，KDD研究吸引了越来越多的研究者。近年来，国内外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、机构竞相投入大量资金以推动KDD的理论和应用研究，众多企业也正在或将要实施以知识发现为基础的商务智能项目。一个著名的例子是美国加州WalMart超市对长期积累的顾客购物档案数据进行数据挖掘，结果发现购买纸尿布的顾客通常也会购买啤酒。经进一步调查发现，这一地区的不少已婚男子常在下班回家的路上帮太太买纸尿布，顺便会买一些啤酒，于是销售主管立即进行货架调整，将纸尿布和啤酒的货架摆在一起，并在附近摆放了许多佐酒的小食品，结果几种商品的销售量都显著上升。

在警务领域，美国警方使用通用或商务数据挖掘工具，已实现了对知识发现技术的初步应用。如FBI将MicroStrategy商业智能平台的报表及分析软件应用于反恐及调查工作，以及警方将地理信息系统(GIS)与犯罪信息中心(NCIC)相结合，从中发现犯罪线索、总结发案规律和进行犯罪预防等。

我国警方现已初步建成了一些警务档案信息系统，但目前这些系统并不支持真正意义上的知识发现任务，国内在警务领域对知识发现技术的研究离实际应用尚有相当远的距离。

4实现警务领域知识发现所要解决的关键技术问题

知识发现研究的发展趋势是强调面向领域、面向最终用户和面向实际应用，在警务领域应重点研究解决以下问题：

4．1数据仓库和元数据技术。通过运用数据仓库技术来集中各个孤立的数据库中的数据资源：通过元数据来管理异构的数据，最终可实现各部门的数据共享。

4．2适合警务应用的数据挖掘技术和算法。特别是能够适应不同数据质量和融合语义的知识发现算法，在知识发现中对新技术的应用，以及分布、并行算法的设计与实现等是决定知识发现质量的关键。

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1 推进档案信息化并确保档案信息安全的重要意义

随着现代网络化进程的不断深入，档案管理信息化过程中对安全保密的要求越来越高。实施档案信息化管理后，加强了自动化、效率化、网络化的进程，数据经录入后能够被反复并且终身使用，提高了数据信息的共享，同时便于搜索，打破了传统的“一本一本，一页一页”的检索形式，实现了即时即地查询，从而提高了工作的效率。

另外，数据档案的信息化有利于信息数据的二次使用和研发，提供了整个工作的工作效能和市场的运用能力，使得档案资料由单一的管理数据变成一种可再生能源。档案信息化管理有利于提高整个单位的技术水平，为协助走向一体化的进程打下了坚实的基础。

推进档案信息化本身又是一把双刃剑，资料的存储与利用在实现高效便捷的同时也面临黑客攻击、设备老化、人员素质等诸多问题，一旦档案信息特别是的重要档案信息被泄露或遗失将造成重大政治影响和经济损失。全力确保档案信息安全成为档案管理业界应当高度重视并认真加以研究解决的重要问题。

2 当前档案信息化建设工作中应当引起高度重视的问题

档案管理是一项具有机密性和专业性的工作。然而，在现实地档案信息管理中由于制度不完善、信息系统漏洞、管理人员组织欠缺、故障原因等导致数据缺失或泄露，给档案管理的安全保密带来了不良的影响。

2.1 制度管理不完善

制度是档案管理信息化的保障。然而，一直以来，我们国家在档案信息化管理过程中的立法规范建设还存在一定的滞后性，寻找相关依据标准的时候不够明确，另外，很多单位对档案管理的重视程度不高，因此没有形成健全的档案管理的保密性法规制度，这为档案管理过程中埋下了隐患。另外，管理规章制度不完善，借阅归还手续没有做好管理登记，人员流动的材料交接手续没有按照正常的章程进行清点。

2.2 信息系统漏洞存在

现如今，安全形势不容乐观，人们往往关注硬件设备，而对信息系统的管理缺乏一个整体的规划和系统的分析。此外，随着攻击手段和攻击方式的不断进步，原来的防御系统无法抵御日益强大的病毒和黑客，档案管理系统的保密性越来越受到威胁。再者，硬件环境的不健全，为档案信息化管理设置了障碍。比如，少数企业、事业单位的档案信息化管理的存储技术相对落后，用于档案管理的基础设施破旧，经常性发生故障，不仅不利于数据的更新，还会导致信息的缺失。

2.3 管理人员素质参差不齐

管理人员是档案管理系统中的重要一部分。但是，一直以来的档案管理人员所表现出来的品德缺失，职业素养不强越来越引起人们的关注。在过程中存在，管理人员保密意识不强、工作疏忽、监守自盗、恶意攻击窃取等等现象。例如，有的人员容易将自私的思想带到实际工作当中，缺乏大局观念；有的人员对组织的忠诚度不够，往往为了一己私欲将档案数据占为己有，通过不正当的交易手段获取钱财；有的人员由于生活习惯的偏差，经常性泄露信息；有的人员专业水平不够，没有经过专业的培训，他们对计算机的操作能力不强，错误的使用导致硬件软件破坏，数据缺失。例如，管理人员未经授权复制、伪造、销毁相关档案数据，影响信息的完整性和准确性。

2.4 故障导致数据丢失

在实践过程中，由于运行环境的变化，硬件的破坏、系统的崩溃、不正当的操作或者病毒恶意的侵入和破坏等原因可能导致数据的残缺或丢失。

3 破解档案信息化带来的保密安全难题应当采取的举措

档案信息化所带来的保密安全问题直接联系着一个单位的命脉。针对现在档案信息化管理过程中存在的问题，通过分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系统、提高管理人员的素质（忠诚度、保密性、业务能力）、加强数据库的定期备档等方面的应对措施。

3.1 健全管理制度

国家要加强对档案管理信息化的管理，通过制定一系列法律法规来规范档案管理，为档案管理的安全保密提供法律保障。各单位要根据信息化发展程度和工作实际，建立规范有效地信息化档案管理机制。通过不断地梳理档案管理的业务流程，制定一套有利于发展的技术规范来细化工作流程和步骤。通过建立科学的、合理的、符合单位实际和特点的档案信息化管理制度，制定可操作性强、便于更新的操作规程，形成约束力强、人性化的执行体系，落实责任归属制度，将档案管理的职责权限分配到人，进一步明晰各种责任关系，做到赏罚分明。

3.2 完善信息系统

我们要按照“总体规划、分步实施”的原则，除了要健全配置刻录机、扫描仪、打印机等计算机硬件设备外，要不断加强软件的研制，广泛运用现代化先进技术加强对计算机的监控管理程序、故障检查和诊断程序、数据库管理程序等研究和完善。通过网络安全技术的钻研和开发，为提高档案管理信息化的保密性和安全性提供基础保障条件；采用对访问权限、网络监测控制、防火墙的装置等来加强对保密安全的管理。在实际的管理工作中，我们要按照自身的行业特点，依据单位实际情况，注重实效，深化管理，研发和推广能够适应单位档案管理性质和特点，符合单位档案管理职能需要的个性化信息化管理软件，进而提高工作效率和使用程度。

3.3 提高管理人员的忠诚度和保密性及业务能力

管理人员队伍建设是档案信息化的关键，在很大程度上决定着档案信息化发展的成效。档案管理人员要更新现代化管理观念，用发展的动态的眼光看问题，及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高管理人员的综合能力和综合素质，加强在计算机网络、系统操作、工程技术等方面的培训，同时要关注并重视管理人员的价值观人生观、对组织的认同感等的培养。例如，我们在档案管理人员队伍建设中，要加强人员的知识培训，提高队伍的综合素质，完善整体的知识构架。同时，要招兵买马，加强优秀管理人才的引进，寻找一些专业型、复合型人才，提升队伍的综合竞争实力。

3.4 加强数据库的定期备档

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（一）城建档案信息技术有待提高。同世界其他先进国家相比，目前我国城建档案软件和技术的研发还处于初级阶段，科技水平不高。由于计算机型号不同、系统软件各异导致各地的城建档案馆所应有的软件不能做到信息共享和互用，城建档案的主管部门还没有建立一个系统的用于数据交换的计算机软件管理系统。同时，由于现行的档案信息整理、分类、著录等还没有统一化、科学化，信息软件防范网络风险的功能不强，应用软件在一定程度上不能适应现实的需要。

（二）城建档案信息资源管理有待规范。城建档案信息化建设的前提是管理的规范化和标准化。但是，在现实工作中城建档案信息资源的管理还存在一定的不足。例如，在声像档案的保管方面，许多档案馆对已经处理过的数字化电子文件不重视，使得电子文件因空气、温度等影响而受损。同时，由于城建档案在一定程度上实现了信息化。但是这种信息化的档案恰恰是被束之高阁，而并没有真正实现与网络对接，转变为“一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品”。这些管理方面的漏洞对城建档案信息化建设带来了压力。

（三）城建档案信息化建设资金有待投入。城建档案的信息化、数字化建设需要相应的计算机、存储、输入输出等设备，因此需要大量资金投入，这往往超出通常城建档案部门所能承担的范围，再加上有的地方对档案信息化建设不够重视，导致档案主管部门的拨款不足或是不能及时到位，使信息化建设进程缓慢或是不能有效开展信息化建设。

（四）城建档案信息化工作人员素质有待提高。城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。

二、加强城建档案信息化建设的对策

（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。

（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。

（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。

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城建档案是一个城市发展的历史记录。不同的城市拥有不同的风格、特色和文化内涵，而这些不同点普遍是通过历史发展不断积累下来的，同时也决定着每个城市发展的方向和策略，使得该城市的建设彰显出独特风格和文化。同时，城建档案管理工作还有助于对突发事件的应对，保护人们的生命和财产安全。当遇到地震、洪水等自然灾害时，可以根据城建档案中记录的城市地下网设施等资料,对实施营救的方案和策略提供一定的帮助。

2城建档案管理工作中的主要问题

城建档案管理工作是一项不断发展的工作，它是几代人通过长期的努力和实践共同来完成的。其中包含着前辈的宝贵的经验和总结，这些都为城建档案管理工作奠定了扎实的基础。但是，随着城市现代的不断发展，在城建档案管理工作中依然存在着一些问题，这些问题对城建档案管理工作的完善和发展带来了不良影响。其中主要体现在：

1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍偏低。

2）人们对城建管理工作的重要性认识较低。应该向广大人民宣传城建档案管理工作的必要性，提高关注度。

3）城建档案管理人员的专业素质较低，这方面的人才匮乏，严重阻碍了城建档案管理工作的发展。

4）库存档案的编排存在很多不足，例如：编排较乱、形式单一、结构不合理等。

5）对编排工作不够重视，与城市化的快速发展相比，该项工作一直处于低效率、高出错率的状态。使得城建档案管理在城市发展中的作用变得日益渺小。城建档案管理对可持续发展起到了重要的作用，它是城市发展的缩影，见证了城市日新月异的变化。因此，我们应该不断加强城建档案管理工作，使其在城市发展中起到推波助澜的作用。

3提高城建档案管理工作水平的建议

3.1加强城建档案管理工作的规范化

要想提高档案管理工作的质量水准就要实现现代化、规范化以及标准化的程序。在实际工作中要注意以下几点：

1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。对于无特殊要求的档案原件只保存一份，主要是避免在今后实施计算机管理时出现重复以及低效率的情况。

2）计算机管理工作的基础是城建档案的著录。由于每个城建档案管理单位的条件不同，且计算机技术更新较快，所以每个城建档案管理单位都要依据自身情况制定出符合本单位的档案著录《细则》，以便实现档案著录的标准化和规范化，提升工作水平。

3）合理组合案卷，使其实现标准化，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。使案卷组合合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。

4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况发生。

5）使档案分类实现规范化有助于提高检索查全率。在分类过程中加强校审强度，要细心、耐心的纠正分类时出现的错误。

3.2提高档案管理的思想意识

要想提高城建档案管理的工作水平首先要在思想上对它高度重视。同时，要有长远的谋划，要认识到档案管理与城建一样重要，二者是相辅相成的，要做到同谋划、同发展。在城市建设日益完善的基础上，使得档案管理工作也不断发展和完善。与此同时，要加大检查监督力度，一切工作的落实都要在监督检查基础上进行，另外，在整体部门的考核体系中也应该包含监督检查，并用实事求是的科学态度认真的考核工作人员的绩效，对工作优异者要给予适当的奖励进行激励和鼓舞。

3.3应用先进技术提高工作水平

随着科学技术水平的提高，促使先进的信息技术与档案管理工作相融合，使城建档案管理实现网络一体化，同时使得档案管理工作更加规范化和系统化。要想运用先进信息技术，就必须实现信息化操作，这也要求档案管理人员要不断学习，不断完善自身的专业素质，并要培养创新思维和大胆的创新意识，来运用科学技术手段，大力提升管理工作水平，使档案管理工作符合城市建设要求。

3.4建立系统化管理机制

城建档案是社会发展和国民经济的重要战略资源。系统化的管理机制是提高城建档案管理工作水平的关键。在城建档案管理工作中系统化的管理机制主要是指考勤、考核、奖惩制度等方面，这些方面的系统化建立能够有效的提高管理工作水平，提升企业形象。另外激励制度的建立对提高工作人员的积极性和创新性有很大的作用，总之，建立系统化管理机制对城建档案管理具有很大的作用。

3.5培养优秀人才培养

优秀人才是提高城建档案管理工作水平不可或缺的一部分。要有针对性的对管理人员进行教育，使其具备良好的专业素质，同时，要有组织的对管理人员进行培训学习，由于城建档案管理具有特殊性，所以要确保管理人员的稳定性，从而保证城建档案管理工作可以持续有效的进行。

4结束语

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科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。

第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。

第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。

2、结束语

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高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

四、结语

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疾控中心对各种疾病预防和控制的信息都要进行采集和管理，以为后期调取档案提供便利。众所周知，疾控中心的工作内容比较多，信息数据系统比较复杂，如果单纯的靠人力来完成信息管理工作，不仅工作效率低下，还会降低档案信息化管理的质量。因此，依靠现代电子信息技术对疾控中心的档案进行信息化管理是时展的必然要求，同时也是疾控中心档案管理模式的重大突破。疾控中心信息化管理虽然简化了信息采集、录入的工序，缩短了人工对数据进行采集和管理的时间，但是在实际的操作过程中仍然会因为诸多因素的干扰而存在一些现实的问题。只有对疾控中心档案信息化管理的现状作深入的分析和探讨，才能在此基础上提出可行性的措施。

二、疾控中线档案信息化管理存在的问题

(一)疾控中心在档案信息化管理上投入的资金不足

疾控中心已经习惯了传统的人工进行信息管理的模式，对于新的管理模式了解不够透彻，甚至排斥，直接导致了对档案信息化管理重视度不高，对这方面的资金投入少之又少，产生的后果就是疾控中心因为运转资金不足而无法购买信息化管理设备，仍然依靠原有的计算机系统进行档案信息化管理，使得信息管理效率低下、管理质量无法媲美发达国家。甚至有些经济条件相对落后的地区，由于缺乏雄厚的资金支持，仍然沿用传统的借助人力的纸质的信息管理，无法保障信息管理的准确度。

(二)疾控中心档案管理模式和方法相对落后

我国对档案管理工作一直重视度不是特别高，由于几年党和国家将档案资料的管理工作提到国家发展议程上，档案管理工作地位才得到了大幅度的提升，同时也带动了各行各业对档案资料管理的重视程度进和了解程度。疾控中心档案信息化管理在这两年才刚刚兴起，管理人员很难在短时内适应新的管理模式和方法，大部分是在沿用传统的人工管理模式，疾控中心档案信息化管理模式仍然很难突破原有模式的束缚。有些疾控中心是将人工管理和信息化管理交叉并用。在对档案进行整理和管理时，以静态资料为主，例如文字和图片，而缺乏一定的音像资料，降低了档案的完整度，从而间接的影响了档案管库现代化和信息化。在进行档案管理时没有科学的归类方法，导致档案归类工作杂乱无章，严重影响了后期调取、查看工作的效果。

(三)缺乏专业的管理人才

在我国疾控中心档案管理工作中由于人员工作职责的不明确，许多管理人员是身兼数职，档案信息化的管理人员可能是其他科室的管理人员，这些管理人员缺乏一定的专业性，在进行档案管理工作时，并没有科学的管理方法和手段，使得档案管理工作水平不高。

三、解决疾控中心档案信息化管理问题的措施

(一)加大对档案信息化管理的资金投入

疾控中心的档案信息化管理工作不仅需要大量的人力支持，更需要雄厚的资金支持。如果疾控中心的档案信息化管理缺乏资金支撑，使得管理设备和手段的更新受阻，降低了管理的水平和质量。因此国家和政府应该重视疾控中心档案信息化管理工作，利用财政拨款的形式对疾控中心的档案信息化管理工作提供支持。此外，疾控中心也应该加大对档案信息化管理方面的资金投入，不断引进新的管理设备和手段，促进档案信息化管理的发展。

(二)提高档案管理人员的综合素质

疾控中心实行档案信息化管理无形之中对管理人员提出了更高的要求，因为现代的档案管理需要借助计算机管理系统，但是原有的档案管理人员并不能熟练掌握计算机操作技能，在实际的工作中会出现各种各样的失误，降低了档案管理整体水平。因此，加强档案管理人员的综合素质培养工作已是当下疾控中心的必要工作。可以将档案管理人员派遣到外地进行技能的学习。此外，还可以聘请专家对档案管路人员进行培训，手把手的指导档案管理人员的工作。与此同时，档案管理人员也要加强主动学习能力的培养，在工作中积累经验，大胆的尝试并进行工作方法和手段的创新，以提高档案管理工作的效率和水平。

(三)建立和完善档案管理制度

疾控中心的档案管理工作之所以效率不高，杂乱无章，主要是由于缺乏严格的档案管理制度导致的。因此，建立和完善档案管理制度，不仅能为疾控中心的档案管理工作提供制度保障，同时也可以提高档案管理工作的效率。第一要建立健全档案管理工作责任制;明确档案管理人员各自的工作职责，使他们在职责范围内开展工作。第二建立和完善档案管理绩效考核制度;对管理效率和质量高的工作人员给与一定的奖励，以提高大家工作的积极性。第三建立和完善档案分类管理工作制度；对现有的档案借助计算机系统，并按照一般性、重要性，长期性和短期性的原则进行分类管理，为后期检查和调取档案奠定基础，提供便利。第四建立和完善档案管理收集制度；疾控中心管理部门应严格要求各个科室对档案进行定期的收集，并加强对各个科室档案信息收集的监督工作，防止有些科室，并未贯彻和真正落实档案信息定期收集工作。在各个科室对档案信息收集完毕后统一交由疾控中心的档案室，档案室配备专门的人员对上交的档案进行分类管理和妥善保管，以提高档案的利用率。

四、结束语

疾控中心的档案信息化管理工作是保证整个疾控中心正常运营的必要工作，随着疾控中心的人员流量逐渐增多，如果不加强档案信息管理工作，那么就会使得问题越积越多，时间久了，就会使档案管理工作的难度加大。因此，做好疾控中心档案信息化管理工作，及时发现问题并找出措施解决问题，才能保证疾控中心档案信息化管理工作的顺利开展。

作者:张乌兰格日勒 单位:乌兰察布市疾控中心

参考文献:

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关键词：档案信息；建设

1档案信息化建设的重要性及现实意义

档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。

1．1档案信息化建设的重要性

一是可改善档案管理工作。只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

三是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

四是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

1．2档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。

一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

四是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。五是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。

2档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

2．1基础设施建设

主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

2．2档案信息资源建设

主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。2．3标准规范建设

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

2．4应用系统建设

这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、适用和可靠的档案管理软件。

2．5人才队伍建设

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

3档案信息化建设举措

档案信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化、管理手段的现代化，档案存储环境控制的科学化。加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作：

3.1加强领导，提高认识

要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。

3.2加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，也可以收进资金，加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设得到更快的发展。

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一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。