电子档案管理范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理

前言

随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。

一、电子档案的优点

（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。

（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。

（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高职学校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。

（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。

三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略

（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。

（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。

（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。

（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。

（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。

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【关键词】医院;电子档案;问题;对策

随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1、医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5需要大量资金投入

医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

2、提高医院电子档案管理的对策

2.1建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4加大档案管理的投入

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（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

（二）规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

三、结语

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1 电子档案的特征

电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2 电子档案管理的难点

2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3 电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。

4 结语

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一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

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关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。

一、电子档案管理同传统档案管理的比较

电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。

（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。

（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。

（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。

（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。

（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。

参考文献：

[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.

[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.

[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.

[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.

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关键词:电子档案;档案管理;高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:

第一，工作量大:由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

此外，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张，环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，DVD光碟、闪存U盘、硬盘，存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

四、结论

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.

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一、高校档案管理中电子档案的应用问题

（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。

虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。

（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。

在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。

虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。

二、加强电子档案在高校档案管理中的应用

（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：

一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机?M行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。

总而言之，作为高校，在对电子档案应用进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保高校档案管理工作的有序性和科学性。

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关键词：纸质档案；电子档案；管理

随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案管理工作也发生着深刻的变化。数字化工作的推进使得电子档案大量产生，这在对管理工作带来便捷的同时，也对传统的纸质档案造成了冲击：经过数字化的纸质档案是否还有保存的必要，电子档案是否需要再传化为纸质档案是值得档案工作者思考的问题，而鉴于纸质档案与电子档案并存的管理模式正逐步形成，如何处理好二者的关系也成为了电子设计企业档案工作的重要课题。

1纸质档案和电子档案的特点

纸质档案、电子档案都是对人类经济社会发展的原始记录，具有相同的本质属性，只因有不同的载体形式而在管理方式上存在差异，二者既有共性又有个性。1.1纸质档案的特点纸质档案是以纸张为载体的档案，由于其是由办理完毕的具有保存的价值的文件直接转换而来、不易被篡改，也最大限度的保证了档案的原始记录性。纸质档案的优点在于载体稳定，使用了符合要求的纸质载体、书写材料后，在合理的保存环境中，使用寿命较长，并且因其客观记录了原始情况，能够为企业生产经营与发展提供充分的查考依据。在优点突出的同时，纸质档案同时有其自身的劣势：在保存方面，纸质档案占用库房面积大，易受外界环境的影响，反复使用会造成纸质档案的磨损，而现有的正本副本同时入库的管理模式也造成了库容的增大以及纸张的浪费；在利用方面，在同一时段，纸质档案只能供一个对象使用，信息资源不能共享，降低了使用效率。1.2电子档案的特点电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。由于电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，在保存环境等与纸质档案有差别的同时，其也具有自身的特点。第一，处理便捷。电子档案可通过计算机直接处理，对电子文件的信息进行分类、汇总等，将这些信息转换成所需的形式，省去了传统档案工作中的手工操作环节。第二，易于共享。电子档案不受时间与空间限制，可实现异地网上信息检索查询、案卷借阅，网上全文信息的检索、浏览和下载，可满足多人同时在线共享使用，打破了纸质档案利用排它性的局限，使其重复利用率及共享性高。电子档案的缺点在于，存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险，虽然借阅了保存的空间，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在实际管理过程中，由于纸质档案的内容和载体的紧密结合使其充分体现了档案的原始记录性这一基本属性，并保证了档案可以成为一种真实可信的法律凭证，在电力设计企业的生产过程中，纸质档案充分的发挥了为工程验收、决算等工作提供真实的凭证；在发生工程事故时提供分清事故责任的最佳证据等多种价值。纸质档案的大量存在也造成了管理效率的降低，笔者所在的电力设计企业每年约入库设计图纸约30余万张，案卷15000余卷。纸质档案的接收、整理、编目、归档、入库上架的全过程，均需手工操作，耗时长，效率低。而对于电力设计企业而言，同类型的工程设计图纸参考、套用的频率很高，同时，在线浏览、异地查阅的需求量很大，仅靠单一的纸质载体无法满足使用需求，电子档案的存在是必不可少的。同样以笔者所在的企业为例，同类型工程设计图纸套用率大多在15%以上，使用人工调晒底图，平均4min/1张，而使用计算机辅助下载电子档案，现有技术已实现按项目、专业以及案卷批量下载，约2.5s/1张，且直接发接至蓝(白)图打印机出图，大大提高了工作效率，节省了大量的人力与时间。

3纸质档案和电子档案并行管理的思考

从纸质档案和电子档案特点和在电力设计行业档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有优点和存在的价值，既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。首先，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将持续相当长的一段时期。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，现有技术无法支撑环境通过数字证书、电子印章等先进技术来保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值，而纸质档案的原始性更具有说服力。因此，在线收集的电子文件不能成为生产经营、经济纠纷、事故责任认定的凭证，在线流传的文件及签批流程应转化为纸质文件一并归档管理。其次，笔者认为在现有技术条件下，电力设计企业从自我保护的角度出发，应采取“两条脚走路”的模式，即电子档案与纸质档案并存。也就是同一类档案信息，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。一方面将需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时转化成纸质档案作常规保存，继续用传统的档案形式来保持其原始性、参考性和凭证性；另一方面以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，以满足企业信息资源共享的需求。再次，我们在全面推广使用电子档案，享受科学管理档案便利的同时，也应清醒的认识到电子档案管理中的难点，如电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全的要求较高等等，这些给档案管理工作的信息化建设发展带来了诸多问题，档案管理部门应主动加强计算机管理系统的开发，构建优质的档案管理平台，为档案进行加密存储与管理，对电子档案的使用者权限进行限制，采用先进的网络技术和病毒防御技术，确保数字档案馆数据库的安全等，力求建成信息资源共享、主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的知识型数字档案馆。

4结语

电力设计企业档案记录了中国电力设计水平及电力设计企业发展的历程，因其历史性、直观性，使其不仅成为了电力设计企业的重要资源，还为电力设计发展及科学研究提供凭证和参考，因此更应该提高档案的信息开发和服务水平，使让电力设计企业档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在电力设计企业档案中优劣互补。在实际管理过程中，必须通过合理的应用方式，充分发挥纸质档案和电子档案的优点，让电力设计企业档案不仅只是停留在参考的层面，更进一步的开发其中的信息资源，使其成为一个平台，让企业的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，为电力设计企业的生产经营发展提供更加全面、便捷的服务。

参考文献：

[1]纪晓群，等．电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J]．兰台世界．2013，(29)．

[2]薛雯，仲杰．数字化背景下档案双套制管理模式的再思考[J]．办公室业务，2016，(9)．

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关键词：水库；电子档案；管理

1水库做好电子档案管理工作的意义

1.1是提升水库档案管理工作的要求

水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2是对水库档案的更好的保障

传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2水库电子档案管理工作中存在的问题

水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

2.1管理人员对电子档案重视程度低

在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

2.2电子档案技术管理问题不到位

电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。

2.3电子档案管理人员能力素质存在不足

在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

3做好水库电子档案管理工作的对策

水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

3.1重视电子档案管理工作的建设

重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

3.2做好对电子档案管理工作的技术支持

这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。

3.3强化对电子档案管理人员的培训

在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。

4结论

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。

参考文献：

[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33（4）.