档案整理范文

导语：如何才能写好一篇档案整理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案；档案；原则

档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。

档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理学值而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：

1 档案整理工作的内容

1.1 系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。

1.2 局部调整

已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。

1.3 全过程整理

由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

2 档案整理工作的意义

2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。

2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节

在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。

档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。

总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。

3 档案整理工作的原则

档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基础

在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。

我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：

第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。

3.3 保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。

总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

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第一，整理老照片之前要进行调查论证。面对凌乱且破损程度不同、尺寸各异、未经过系统整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情况，简直就无从下手。所以，要做好老照片档案的整理工作，首先要对老照片、老底片的基本内容、质量、破损程度等进行摸底调查，才能制定出好的整理方案。从整理老照片档案的初始阶段，就要确立有利于老照片利用和保管的整理原则。

第二，要学习领悟好方法。通过学习好方法、好经验，可以使我们少走弯路，避免错误的做法。例如，可以到照片档案收集、整理和保管经验都很丰富的部门观摩学习，深入研究声像档案管理办法，并重点学习老照片档案的整理方法，从而明确本单位老照片档案整理工作的方向。

第三，要根据实际情况，确定工作方案。经过调查论证和学习，结合本单位工作实际，确定老照片整理工作方案。首先，要保证工作人员到位，可以请了解、熟悉情况的老同志一起进行老照片的整理工作，请老同志回忆历史，为老照片做文字上的注解。其次，提前订购老照片整理过程中所需要的必备用品，提早进行准备，对所需用品精心准备，严把质量关，为老照片的整理工作打下良好基础，不能因为准备工作不足而影响整个老照片的分类整理工作。

第四，要详细鉴定与注解文字。老照片整理工作中一个非常重要的阶段，就是老照片的详细鉴定与注解文字说明。对照片、底片逐一鉴定，并根据其重要程度、画面的清晰度、照片的损毁度决定取舍，对照登记的文字及当事人、知情人的回忆写出详尽的文字说明。老照片很珍贵，但如果考证不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字说明，老照片也无从发挥其应有的历史见证作用。因此文字说明是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明，许多照片所涉及的出处、事件、人物等因素就无法分辨，更无法判断其价值，也无法规范建档。说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。文字要简洁，语言要通顺，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否则照片价值也会大打折扣。另外，充分利用现有馆藏的文书档案，也可以为老照片的文字注解起到帮助作用。

照片的文字注解要注意以下几方面:首先，注释的内容要繁简恰当。一组照片的第一张总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容。其他照片的注释则要求简明扼要，因为主要内容已在总说明中揭示，只要把一组中单张照片的主要内容交待清楚即可。因此，在照片档案注释中要繁简合理、恰如其分。其次，注释的内容要齐全完整，不能随意省略。照片档案的文字说明是由时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素构成。历史照片档案因时间久远，一些要素残缺不全，全部考证有一定困难，这类照片数量不多，但很珍贵，在鉴定整理时要慎重对待，要素不齐全的要抓紧时间补齐，力求完整。但也不能因为要素不齐全而随意剔除、销毁。只有综合地运用档案注释的六要素，才能客观地揭示照片影像的全部信息。最后，注释时要避免以误传误。照片注释中涉及到的地点、时间、人物等要素必须核实准确。特别是人物的姓名、身份更要准确无误，切忌主观臆断，随意编造。不可靠的注解会给后人研究历史造成假象，导致错误的判断。

第五，进行老照片的分类归档。可根据本馆照片档案的现有分类方法和国家颁布的有关法规，把这些老照片进行先分类后立卷的归档整理工作。在每个类别下，根据老照片档案的具体内容进行立卷排列。例如在外事类照片中，可以组成国际学术会议卷、外国党政官员来访卷、外籍专家讲学卷等，按顺序排列后，归于外事类照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷号，其中的ASX12代表照片档案，6代表外事类，30、31、32等代表这些案卷在外事类照片中的案卷号。

第六，老照片档案的数字化。随着计算机网络通信等高新技术的飞速发展，数字技术给传统的文献开发带来了巨大的变革，数码影像技术为这些珍贵的历史照片更好地保管和提供利用开辟了新途径。为此，购进专业的扫描仪和数码相机，将老照片进行扫描、翻拍，可提高老照片的品质，增强老照片的现代化管理水平，保障照片数据库的质量，从而拓展服务范围，满足社会和不同利用者的需求。老照片档案的数字化、规范化管理可以减少老照片档案的调用频率，延长照片资料的寿命。同时，运用数字化管理技术，也大大加快了照片档案的检索速度，简化利用照片档案的程序。对于老照片档案的数字化，可使用扫描仪对老照片档案进行数字化转换，应用计算机图像技术对数字图像进行处理并用各种数字图像的输出手段进行复制。扫描过程是照片档案数字信息转换不可缺少的一个重要环节，扫描仪的分辨率是照片档案数字化转换质量的主要指标，扫描仪分辨率的确定应综合考虑图像质量、存贮空间、扫描时间、还原输出等因素来选取分辨率。而色彩位数和灰级度数值大小与扫描质量成正比，它是数字图像反映颜色精度的重要指标。因为老照片主要是黑白照片，一般来讲，选用300-600dpi的分辨率，16位灰阶，反射稿属性，根据需要把老照片存成TIFF或JPG格式。经过扫描，完成数字化，这将丰富照片档案的利用方式，扩大利用范围，为对外宣传、地域规划等做出不可缺少的贡献。例如可以利用馆藏照片和档案，举办老照片回顾展，从而拉近照片档案与百姓的距离，使尘封已久的照片档案发挥更大作用。

总之，老照片不仅是历史瞬间的定格，同时，它也能够满足人们百闻不如一见的愿望。我们加大老照片整理开发的深度和广度，也是顺应当今社会对照片档案的需求。照片档案同其他载体档案一样，是人们社会实践活动中真实的历史记录，是党和国家的宝贵财富。照片档案的建立，极大地丰富和完善了人们的历史记忆，为人们以更容易感受的方式再现历史，为传承历史文化、弘扬民族精神发挥巨大的历史作用。老照片整理工作是一项艰苦而细致的工作，是一项承前启后的历史性工作，只有发扬锲而不舍的精神，积极努力地进行老照片档案的整理归档工作，才能及时满足本单位和社会的需要，开辟各种类型的特色服务，使老照片档案成为档案馆特色服务的新亮点。

参考文献

1、刘艳丽:《旧照片档案的整理》，《档案天地》，2003年第2期。

2、吕榜珍:《多媒体档案的采集、组织与传输》，《档案学通讯》，2004年第1期。

3、王娟、柳青、纪桂英:《照片档案注释应注意的几个问题》，《山东档案》，2003年第4期。

4、吴艺博、贾玲:《整理老照片的思路与方案》，《兰台世界》，2005年第9期。

5、徐玲玲:《馆藏老照片的收集、整理与利用》，《图书馆》，2004年第4期。

6、张茹:《科学处理新老照片 再现历史鲜活画面》，《档案》，2005年第4期。

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目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

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1 启动电子档案文件级著录工作的必要性

在数字化时代下电子档案文件在社会发展过程中得到广泛的运用，这就为房地产产权档案管理工作带来了新的冲击，当前我国档案著录主要是针对纸质档案制定的，在电子档案文件著录方面仍存在一定不足，与国际上通用的档案著录标准存在较大差距。在现代社会发展形势下，启动电子档案文件级著录工作具有一定必要性和紧迫性。为进一步适应电子时代档案著录的需求，我国电子档案文件级著录工作应当坚持与时俱进，对电子档案进行深度整理研究，以推进房地产产权档案服务质量的提升。

2 电子档案文件级著录工作的难点

2.1 著录格式中的著录项目设置更为复杂

首先，表达电子档案结构的著录项太少，电子档案除了要著录其结构的载体类型标识、数量及单位、规格等特征信息外，还应著录字符、字节、文件的逻辑格式等信息，如果是程序文档的话，还要著录版本、编程语言等信息；其次，现有著录格式缺少对产生电子档案信息系统的著录要求，未将产生电子档案的应用软件、操作系统、文件名（亦称数据集名）、硬件环境等方面的系统信息纳入著录项目。

2.2 著录规则的系统性更强

著录规则的系统性要求著录规则具有一定的体系，目前我国在档案著录规则体系建设方面虽有进展，但尚未形成一个较为完整的著录规则体系。因此，要想解决电子档案著录方面存在的各种问题，就必须要有一个较为完整的著录规则体系。

2.3 著录来源更为重要

来源原则要求电子档案著录必须含有关于电子文件来源及背景的信息。电子档案著录信息应包括文件的原文、背景和来源、文件的文档结构、文件的格式和内容、文件之间的相互关系以及查找与利用的方式。现代档案著录不仅仅与档案本身有关，而且已扩展到产生和使用档案的背景信息及产生档案的系统（或文档系统）信息。可见，描述档案来源的背景信息在现代档案著录中占有至关重要的地位。对大多数电子文件来说，确定其来源是比较容易的，但也有部分电子文件具有多个机构或个人组成的联合来源，同一来源的电子文件被分散开来的情况也时有发生，现有的电子档案著录体系需要在多份著录文件或检索工具中多次重复著录同样的生成者、背景信息及关联信息，这在某种程度上是对网络环境所提供共享功能的一种浪费。

3 电子档案文件级著录工作的有效策略

3.1 建立电子档案文件级著录工作规范和标准，实现多级著录

电子档案文件级著录是一种对信息资源进行控制的过程，属于异种智力控制，电子档案文件级著录是电子档案文件得以有效利用的前提和基础，促进房地产产权档案的实际价值的有效发挥，真正实现房地产产权档案资源共享。为进一步实现电子档案的深度整理，应当建立电子档案文件级著录工作规范和标准，建立完整的多级著录规则，完善规则的版本体系，制定《电子档案著录细则》，促进电子文件著录问题的妥善解决。

以国际档案为标准进行分析和研究，得知建立档案著录规则标准的均设有档案著录的多级著录规则，以保证档案著录能够将电子档案文件的实体管理中各个级别进行清晰准确的反映，推进房地产产权电子档案的高效化管理，提高电子档案文件级著录工作的顺利开展。多级著录标准应当在社会工人的理论原则基础上，与实践结果相结合，进一步建立起独立性强的档案著录结构和系统，从整体上推进电子档案文件级著录工作的总体效率的提升。

3.2 构建电子档案文件级著录软件平台，实现全程著录

在电子档案文件级著录工作中，为提高电子档案文件级著录工作质量，应当对现代数字技术和网络技术进行有效运用，积极构建电子档案文件级著录软件平台，为电子档案文件级著录工作的顺利有序开展提供可靠的基础。尤其是房地产产权电子档案具有一定灵活性和易变性，为保证电子档案文件的真实性和有效性，应当采取以动制动的策略，转变以往静态的、线性的著录过程，逐渐向动态的且多维的著录方式转变，积极构建电子档案文件级著录软件平台，对现代化信息技术进行有效应用，实现全程著录，保持每一阶段电子档案信息的动态性和可控性，以房地产产权档案的内容和背景信息为主要依据，对电子档案进行深度整理，提高电子档案文件级著录工作的效率，推进房地产产权档案事业的稳定持续发展。

3.3 细化电子档案文件级著录工作外包模式与管理

在房地产产权电子档案的管理过程中，电子档案文件级著录工作外包模式与管理的细化，就是在对房地产产权电子档案进行规范化管理的基础上，全面提高房地产产权电子档案的服务质量和效果，实现房地产产权电子档案文件的优化配置，促进电子档案资源的合理利用，实现人力物力资源、资金、设备及管理技术的有机融合，从整体上提高房地产产权电子档案的服务质量。进一步规范电子档案文件级著录工作的外包条件与操作方式，切实提高电子档案文件级著录工作外包模式与管理的效率，推进房地产产权电子档案事业的稳定发展。

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根据厅人事处下发的关于开展干部人事档案审核整理管理工作的安排部署，结合实际情况，我们突出重点、认真细致、实事求是地进行了人事档案审核、整理、增补等工作，现将有关情况汇报如下：

一、基本情况

中心有1名兼职干部档案管理人员，管理在职干部人事档案  本（此次招聘人员的档案暂未调入），离退休人员档案  本。

二、整理情况

1、更换档案柜，在有限的条件下做到防火、防光、防高温。

2、认真检查、装订、核对每一份档案，按要求更换了新式档案盒；

3、根据上级人事部门要求，对中层以上的干部人事档案进行了专项审核整理，重点审核干部“三龄两历”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料详细记录，材料不完整的要求限期补充收集，对信息有误的进行了完善、更正和认定，目前中层干部档案已基本整改到位；

4、职工档案目录已全部分类录入干部档案信息系统，其中包含基本情况、工作情况、职务职称、受教育情况、奖惩考核、社会关系和履历等干部信息，做到了分类准确、编号有序；

三、下一步工作安排

1、改善档案室管理条件，增设空调、除湿机等相关设施，做到防水(潮)、防盗、防虫、防鼠、防磁等要求。

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关键词：科技档案；收集整理；归档

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

引言：科技档案室一类具有研究价值和保存价值的文档材料，对科技档案的收集整理和归档工作是一项业务管理活动，归档要纳入科技工作程序和科研、设计、生产等计划中，把它列入各业务技术部门相关工作人员的职责范围内。切实做好科技档案的收集整理和归档工作，为以后的科研工作提供参考依据。

1.科技档案基本知识简介

科技档案是企、事业单位和国家机关、社会组织或个人从事生产、科研等工作形成的对国家和社会具有保存价值的科技文件材料。科技档案根据其不同的专业分为工业生产技术档案、农业生产档案、基本建设档案、科学研究档案、医疗卫生档案、环境保护档案等类别。

科技档案具有很强的专业性，专业性是其最突出的一个特点，集中体现在形成领域和内容性质两方面，这一特点可以和其他一般的档案相区别开来，是实现科技档案管理的重要依据之一；档案种类具有多样性，在各种档案形式中，科技档案是种类最多、类型最复杂的一种；科技档案主要围绕的是一个独立的科研项目，有规律的形成了一系列的科技文件，这种成套性特点是科技档案最基本、最鲜明的特点；科技档案具有较强的现实使用性，可以为科学研究提供重要的参考依据，可以促进生产力的发展和经济效益的提高。

2.科技档案收集整理的工作原则和重要意义

2.1 科技档案收集、整理的工作原则

科技档案的收集工作要在国家法律法规的相关指导下进行，本着集中统一管理的原则，同时还要顺应科技档案的自然形成规律，确定合理的收集整理和归档制度，最重要的还是要保证科技档案存档的质量，确保科技档案的完整性、准确性和系统性，能够为科学研究提供有力的参考依据；科技档案的整理工作同样要顺应科技档案的自然形成规律，确保科技档案文件材料之间的相关性，充分利用好档案原有的整理基础，便于以后的管理和参考利用。

2.2 对科技档案收集整理的重要意义

科技档案是科研人员将科技文件材料进行积累、收集整理而逐渐形成的，保证科技档案的完整性、准确性是至关重要的环节，这就需要在档案的收集归档上下功夫，科技档案的收集整理工作是对科技档案进行管理的重要基础工作，对档案的收集整理可以为企业和社会提供更好的技术服务，要保证科技档案有效的被利用，就要做好科技档案的收集整理工作、进行系统化的归档，它是科技型文件自身运作的需要，也是馆藏室建设所需的档案需要，可以把原本杂乱无章的档案进行有序的整理，使归档的档案趋于齐全完善。合理的认识科技档案收集、归档工作的重要意义，有利于开发科技档案的信息资源，充分利用好现有的科技资源，为以后的科学研究奠定基础。

3.如何做好科技档案的收集和归档工作

3.1 明确档案的收集范围和方式，健全档案的归档制度

那些具有研究和使用价值的科技档案才具有归档的必要，档案部门就应该加强对科技档案的收集整理和归纳，采取合理的收集方式将有利用价值的档案要认真的按照国家的相关规定合理的收集，尽量不使档案出现遗漏的现象，将收集到的档案进行分类处理、立卷、归档，这样就把科技资源固定下来，成为企业或者社会的固定资产，同时要健全档案的归档制度，确保归档的规范化和合理化。

3.2 要明确清楚科技档案收集归档的年度计划

每年都会产生新的科技文件材料，但是馆藏室对每年应有的项目的科技文件材料掌握的并不全面，导致文件材料的损失和不完整，应该什么时候进行归档工作也不清楚，收集归档工作变得很被动，在年初就制定好收集计划，并按这个计划进行收集工作，档案的管理人员可以根据实际情况对制定好的计划进行完善和修改，确保收集归档工作稳妥有序的进行。

3.3 对科技档案实行统一化的管理，保证其完整性

对科技档案进行统一化的管理，可以方便使用先进的技术措施和设备，形成一个档案资料的储备和交流中心。首先要全面的搜罗科技档案的素材，将它们进行归档管理，保证档案的完整性；准确性就要求管理人员在收集档案的时候认真，对档案的真实性和质量进行分析，保证质量过关，这样的档案才有应用价值；科技档案进行归档时要注意各档案之间的有机联系，切记杂乱无序，对进库的全部档案要进行系统科学的分类，对科研立项的文件材料还要立卷和编号，便于以后的查找应用，同时要建立保密保管制度，提供相应的防护措施，确保档案的安全管理。

3.4 科技档案的管理人员应该不断完善自己的业务素质

任何事物都是随着时代的更替而发生变化的，对科技档案收集归档的工作要求也越来越高，需要档案人员提高业务素质，加强管理的专业性和技术性，逐渐的提高自身的实际操作水平，加强工作责任感，以便更好的服务于档案管理工作，单位的领导也要加以重视，加强对馆藏者的业务培训，使馆藏工作更加的规范化和合理化。

3.5 严格按照档案的归档制度开展工作

按照归档制度接收科技文件并进行归档。归档制度是档案部门接收归档的参考依据，可以为档案的归档提供一个明确的工作方向，收集时一定要按本单位归档制度的相关要求进行，接收科技文件材料并进行归档。档案部门要对归档的文件材料进行认真的核实和确认，确保档案的真实性和准确性，核实无误后办理交接手续。

3.6 运用多种收集方式相结合的方式进行管理

各单位要把科技档案的收集归档工作作为计划管理的工作范围，结合多种方式进行收集，采取多种收集方式，保证收集的档案的全面完整性，这就需要档案人员具有较高的业务素质，能将多种形式的收集方式灵活运用，以便更好的服务科技档案收集管理工作。

3.7 加大科技档案收集归档的宣传力度

要从根本上提高科技档案的收集管理工作，就要提高人们对科技档案收集归档重要性的认识，为科技档案的收集工作奠定良好的工作基础，可以通过开展座谈、出版信息等多种方式进行普及教育，这样就会引起相关管理人员的重视程度，可以更好的开展收集归档工作。

3.8 档案人员有积极主动的档案归档意识

档案人员存在的一个普遍问题就是被动的等待，这样收集来的文件材料并不全面，应该将被动变主动，积极的与相关人员进行沟通，并对归档的档案进行清点整理，对不完整或残缺的资料要进行及时的补充，也要将零散、没有系统性的档案进行归档，并不断的完善这类档案，切实做好档案的收集归档工作。

4.结语

对科技档案的管理是科研管理的一个重要组成部分，科技档案的管理最重要的一个环节是把好科技档案的质量关，做好收集整理和归档工作，使档案具有完整性和真实性，保证这个归档的档案具有研究参考价值，如何做好这项工作是一个需要探索的话题，需要档案人员和单位的领导者给予足够的重视，不断的加强自身的工作水平和业务素质。

参考文献：

[1] 胡泓.科技档案管理中存在的问题与对策探讨[J].中国市场.2010(27) .

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关键词：城建档案； 馆藏； 档案馆功能

中图分类号：G271文献标识码： A

在城市建设高速发展的背景下，各地城建档案工作呈现出强劲发展势头。城建档案工作已成为全省档案事业重要的组成部分。在为取得成绩高兴的同时，我们也存在着一些隐忧，特别是在馆藏建设方面出现了一些偏差。而馆藏问题实际上是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先在于馆藏的价值，离开了档案，档案馆的存在意义以及我们的档案工作都无从谈起。因此，我们把馆藏建设提升到一个显著的高度来探讨和研究是有必要的。

1目前城建档案馆藏建设中存在的主要问题

1.1发展非常不平衡

从全省来看，城建档案馆馆藏量增长非常之快，有些馆早就建立了机构、配备了人员、落实了经费，但工作只停留在发发文、开开会、搞搞接待参观、搞搞业务检查，对收集档案、丰富馆藏没有实质动作，导致档案馆虚拟化、空心化，城市建设得很快，城建档案管理乏力。

1.2馆藏结构日益不合理

依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》（国家档案局1997）和《城市建设档案管理规定》（国家建设部2001年修正）等法规，从归属和流向上讲，房地产档案、国土档案、规划报建档案、环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料无疑属城建档案。但全省各城建档案馆均没有收集本市房地产、国土档案。一些城建档案馆因不在规划口管理，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。从各市城建档案馆新进档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案。即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集管理，各城建档案馆把主要力量放在房屋建筑工程档案收集上。长此下去，城建档案馆将渐渐成为工程竣工资料档案馆，馆藏单一，馆藏结构日益不合理，其结果是城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。

1.3普遍重收集轻开发利用

档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。馆藏建设的一个重要方面是建立档案开发利用的机制，包括查借阅利用、信息编研、修史编志等，现代信息技术和互联网技术还为档案开发利用提供了很多新的手段。但从全省来看，档案利用工作做得非常不够，馆藏建设被作为档案馆的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，即档案业务指导和验收。编研成果不多，很多馆没有建立档案计算机检索系统，有些馆开展了档案数字扫描和数字档案馆建设，绝大部分馆的档案利用还是手工操作。

1.4个别地方城建档案意识还很不强

尽管最近几年各地对城建档案工作的认识有了很大提高，但也有个别地方，特别是一些区、县（市）和一些基层单位，对城建档案编制、报送、利用的意识还很淡薄。有些人认为编制工程档案太麻烦，既不带来政绩，又增加了成本；有些人认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，不要搞得太复杂，没有把完整的档案资料管理纳入日常的工作范围；有的单位甚至把档案作为“私有财产”、“个人秘密”，拒不移交。这一些错误认识与国家有关档案工作和城建档案工作的法律法规是相违背的，特别是与国务院第279号令《建设工程质量管理条例》要求建设工程竣工验收前应有完整的建设工程档案资料并及时向城建档案机构报送的规定相违背的，从认识上讲是不知法，从行为结果来讲，就是违法和犯法了。

2抓好四个结合，加强城建档案馆藏建设

通过上面的问题分析，我们认为加强城建档案馆藏建设一要有认识，二要有思路，三要有措施。作为城建档案工作者，从事业发展和工作创新的角度出发，还要有紧迫感和使命感。结合实际，笔者认为应当抓好四个结合：

2.1将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集

在新的形势下，城建档案工作者如果仍墨守陈规，守株待兔，必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想，出于对城建档案事业的责任和使命，树立主动服务意识，不断提高服务质量，努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的，不能只说不做，不能怕麻烦，不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来，业务指导是方法、是手段，档案收集是目标，是结果。

在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，收集信息，了解情况，随时进行检查指导，把政策讲透，把要求讲透。在具体工作中，必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。

在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。应该要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收，档案基本合格后，发放《初验认可证》，才可以召开竣工验收会；在工程备案后，一定要对工程档案进行合格验收，合格验收并移交后，再发放《合格证》，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归档、接收不再虚弱，强化了归档收集，做到了应收尽收。

2.2将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值

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[关键词]电子档案;办公;整理;保护

1电子档案的整理

1.1文书电子档案整理

一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。

二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

1.2科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。

1.3会计电子文件整理

一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

2电子档案的保护

2.1优盘或大容量移动硬盘的保护

一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。

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(1)档案历史联系的界定

档案整理物质结构的演变规律表明,档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中,形成具有一定特征的内部相互关系;换言之,档案的形成与完善被特定规律所约束,因此具有独特的形成过程和表征特点,但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系,称之为档案历史联系。于此,阐述档案历史联系的界定如下:第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关,即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中,而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为;第二是档案之间的历史联系具有客观存在性,即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的,不以个人的主观意志发生转移;第三是档案是文件转换的产物,档案具备文件形成与完善的特点,档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

(2)档案历史联系的特征

主、客观统一性是档案历史联系的特征之一,主要表现如下:其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征,即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系,具有客观存在性;其二是档案历史联系源于文件却高于文件,表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象,具有主观描述性。因此,档案历史联系是主观与客观的统一体,并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异,比如某些历史联系是客观实践的真实描述,而某些历史联系则是歪曲虚假的反映,所以,档案整理员应经客观实践和主观意识的统一,将客观历史联系搜集、处理,加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体,付诸于特定的物质载体,固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

档案的本质在于记录历史的真实性,历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程,历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此,来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二,主要表现为:哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性,因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构,并将社会实践的践行者界定为主体,将社会实践的被践行者界定为客体,以对应时间为载体,将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构,使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

二、档案整理的核心与本质:历史联系性整理

(1)历史联系思想的产生

档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理,回顾近现代档案整理实践,档案整理的历史联系思想产生如下:民国初期因社会生产力和认知局限性,并未形成完整的档案学分类理论,只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法,机械地束缚并破坏档案间的历史联系,不能真实地按照档案的具体情况进行分类;但是,部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别:档案形成于特定的历史实践,是社会实践系统性和积累性的历史产物,其分类应源于历史并尊重历史,必须“特有要则”;于此,档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准,按照档案间历史联系进行分类,例如1933年文献馆明清档案整理原则即为:分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素,有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体,并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之,历史联系思想的产生初期,主要体现了档案四维度特征中的来源联系,使档案整理部分的体现历史联系的客观结果,最终按照时间、内容、形式等要素分类排列,虽然未上升至一定的理论高度,但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

(2)历史联系思想的发展与完善

历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段,第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用;第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石,指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则,其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序;“全宗理论”是档案学的最高原则,指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是,不论是“来源”还是“全宗”,其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践,尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系,强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实,以历史联系为载体,在特定的统一的原则下,辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素,为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

另外,电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下,意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程,并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息,将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录,具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理,通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动,反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

三、历史联系整理技术:”虚拟整理”技术

(1)“虚拟整理”技术综述

“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关,以符号或符号的语法逻辑为载体,单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录,揭示并固化档案历史联系,合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理,而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一,换言之,“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体,通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序,以不破坏实体排列为准则,全面、真实记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主,以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术,人为处理、描述、记录档案的历史联系性,保证档案历史联系的可检索功能。

(2)“虚拟整理”技术的使用意义

“虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点,现将“虚拟整理”技术详细阐述如下:其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响,即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录,注重档案文件与社会实践过程的一一对应,使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响;其二是完善档案整理的实践原则,“来源原则”不是档案学的至善原则,也并非历史性原则,而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡,使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性;其三是档案整理实践重心偏向信息整理,即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜,“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器,保证此过程的稳定与合理。

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[摘 要]文书档案；档案整理；问题解决

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0281-01

引言

机关单位作为履行我国政府职能的重要单位，其档案的确定性、丰富性和实用性对机关单位工作的推进十分重要。优秀的档案整理不仅能够理顺机关单位的工作脉络，还能够为以后的工作提供借鉴，因此，文书档案整理这一关，是档案工作中的重要环节，加强档案整理的力度，是文书档案整理工作人员必须重视的。

一、机关文书档案整理基本要求

（一）机关文书档案整理的主要内容。机关单位的文书档案整理工作是整理文书文件。机关文书档案包括人事材料和行政材料两个大类，无论是哪种材料，收集来时都是没整理过的，特别是人事材料比较难收集。档案整理工作人员要将这些文书材料进行分类，首先分开年度，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，把应归档的文件划分为三个管理期限归档，将请示和批复的文件跟在一起归档，还要将相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一个会议的文件材料排在一起归档。在整理过程中将欠缺的材料进行记录，然后就催促单位将欠的材料补回来，等单位将其补好后，再插入到整理好的档案中，并且对材料进行排序、打页码、盖章、装订、录入、入盒、打印纸质目录。

（二）机关文书档案整理工作的重要作用。首先，有利于单位的发展。完整的机关单位文书档案在一些类似的决策性事件中，档案发挥着重要的、查阅、借鉴作用，又能够给档案使用者提供完备的、可靠的资料； 其次归档后的文件经过整理后，能够反映历史的真实面貌。第一，档案员按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将归档文件按年度分类进行整理，可以反映同年度所做的工作和发展过程；第二，把归案文件按照内设机构分类好，可以反映同一内设机构的情况；第三，反映同一类问题的基本面貌；最后，文件材料经过整理后，便于档案的管理，同时还有助于档案的后续利用。文件经分类、编号后，能按年度、问题，期限、件号进行了排架管理，方便日后查阅，以及档案的存取、销毁工作，经过装订、装盒后，能有效防止灰尘，避免档案库内的水分渗透到文件材料中，减少文件的损毁程度，文件经过整理好为以后档案查找节省时间。

二、机关文书档案整理常见问题

（一）文书档案材料来源复杂归档慢。以机关单位的文书档案内容来看，档案材料主要分为两大类，一类是人员流动档案，一类是机关工作的历史记录，但无论是哪种类型的档案材料，都需要优秀的文书整理工作的密切配合，如催促工作人员和相关的机构尽快提交档案材料，将机关工作的材料和文件进行初步的整理，形成有条理的、能够顺利归入档案的文书材料。但是，在实际工作中，机关单位的文书档案材料来源似乎十分复杂的，人事材料可能来源于各个不同地区和单位，有时候不是随着入职人员而来的，档案被漏寄的情况时有发生，这给档案整理工作造成很多麻烦；另外，文书工作与文书档案整理工作的衔接也不够紧密，如机关的某项重要工作内容，因为办理时间较长，材料较多，归档起来十分缓慢；还有就是在整理当年的文书档案发现有以前年度的文件，而这些文件来源于放错年度，或者是在某些工作人员手上清理出来的，而以前的文书档案已经整理好了，要加插回这些文件，又要重新检索、核对档案实物、整理，加大工作量；再加上我市各机关单位的档案员一般是兼顾做的，本身日常的工作比较繁重，没有更多的时间去将文书材料做好整理和归档工作，加上缺乏档案整理方面的知识和专业技能，对文书档案的划分标准、整理归档、操作检索了解不够，又大大降低了档案建设的“及时性”。

（二）档案整理方式落后。目前机关档案资料多为纸质，很多资料仅有流动过程的记载，早就找不到实际的资料，还有的资料需要花长时间才能被找到，为资料使用带来巨大的麻烦；并且，纸质资料保存要求严格，档案资料多有损伤、很容易遗失，一次的档案室装修或者搬迁就可能导致某些资料的遗失；另外，档案整理工作人员都需要对这些排列好的纸质档案进行存档检查，一旦有新档案插入，就必须将已经排列好的纸质档案进行挪动或再次整理，纸质资料搬运费时费力，给档案整理工作人员的日常工作造成负担，这是由档案整理方式落后造成的。

（三）档案整理内容范围狭窄。目前机关档案资料大多数还都是关于机关人事调动、机关事务审批和报告会等公文性资料，这些资料细节性不强、可利用性低，使档案整理工作的实际效用大大降低。往往，机关工作人员想从档案中得到以往机关活动的精髓和细节安排，但档案中很难有详尽的描述和表现。另外，目前机关单位文书档案整理还仅限于人事档案的管理和机关活动、工作的档案积累，而单位工作人员的成就资料和单位曾经做出的但却未履行的决策等，这些资料都可以为机关的工作发展提供帮助，但档案中并不存在此类资料，这是由于档案整理内容范围狭窄导致的。

三、解决机关文书档案整理问题的策略

（一）强化机关文书档案整理工作的规范衔接。要改善档案整理归档慢的问题，就需要实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

机关文书档案的整理工作应当根据其工作单位，制订相应的制度，量化到每个文书处理工作人员，并且作为工作人员年度考核的重要指标。对于长期因档案归档处理不合作的人员，应当作为不称职处理。对于负有领导及管理责任的人员，应当及时撤换。

（二）努力实现文书档案整理自动化。要改善文书档案整理方法落后的问题，就需要从办公自动化方面入手。负责文书档案收集工作的工作人员应对自身工作进行细节性的总结，提出办公室自动化对档案整理工作的重要性，并向上级申请实现办公室自动化。另外，实现档案的数字化，利用当代电子技术，把档案化作数据，按年限、负责任人等形成电子数据库，实现档案的电子化整理，条件成熟的，应当实现档案形成与文书处理同步化，与文书处理的同时，自动生成档案。

（三）提高机关文书档案整理人员的专业知识、技能和整理意识。要提高档案整理工作的效率，就需要对文书档案整理工作人员进行档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案整理专业知识，做到与时俱进。要实现真正的档案整理自动化，也需要文书档案整理人员努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案整理人才。

建议档案管理知识及技能实行标准化考核，参照财务管理人员等考核办法，制订相应的等级考核，按档案专业等级标准化任用相应职位的工作人员。

（四）提高文书档案整理工作人员的积极性。要提高档案工作的服务性，需要从档案工作人员本身的职业素养抓起，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案整理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案整理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案整理的人员进行相关的待遇到位。

参考文献

[1] 李燕.对文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2012（10）：164-166.

[2] 李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（01）：98-100.