档案信息化建设范文

导语：如何才能写好一篇档案信息化建设，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词]档案信息化 档案信息化建设

一、档案信息化及档案信息化建设的内容

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则

1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。

2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。

3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。

档案信息化建设需要遵循以下原则。

1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求

1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。

2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

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1.医院档案信息化建设的内涵及意义

1.1医院档案信息化建设的内涵

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。医院档案信息化建设以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。

1.2医院档案信息化建设的意义

由档案信息化建设的内涵得知，医院的档案信息化建设不仅包括医院档案信息资源的有序整理、网络建设、数据库建设、资源开发利用、人才队伍建设，还包括工作的标准和法规的制定。当前医院档案信息化建设重在利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对医院档案资源进行综合管理、开发并提供利用[2]。

伴随着医院日常工作的开展，大量有关医疗、科研、党政、基建、外事、财务等档案形成，利用扫描仪、数码相机等设备将档案数字化并通过计算机网络上传至档案管理系统，可以很方便地从中检索出需要的档案资料，这大大提高了工作效率；其次，在医院内部实现档案资源共享，查阅者通过网络可以快速、便捷地查询到所需要的档案资料；第三，实行档案信息化管理，通过对医院档案进行信息数据备份，有利于提高档案保管的安全性。

2.目前医院档案管理工作存在的问题

2.1传统档案管理方式受空间局限性较大

传统模式下的档案资料多由纸质档案构成，这就对库房的存储空间有一定要求，然而由于近年来归档材料的逐年递增，且档案库房的空间有限，纸质档案的保管受存放空间的限制影响越来越显著，这一问题阻碍了档案管理工作的有序开展。

2.2传统档案管理手段与信息化技术发展已不相适应

传统的档案管理从分类、排序到装订入盒都是由人工完成，消耗了大量的时间与人力，工作效率过低。且由于人工操作的随意性和差错率高，降低了档案查找的准确率，容易出现查询遗漏的情况，再次利用时需将档案重新全部查找一边，影响档案的利用效率。

2.3传统档案管理增加档案保管成本

涉及不同内容不同种类的医院档案都有各自的保存期限，根据规定，超过保存期限是需要进行销毁的，但受到传统档案管理方式的制约，很难较完整准确地统计出需要销毁的档案数量，且鉴定工作比较繁琐困难，这样容易造成档案资源的浪费，增加档案保管工作的成本。

2.4档案管理人员的专业素养欠缺

档案管理工作者相当部分都不是专业的档案管理人员，大多数对档案手工操作比较熟悉，但是对信息技术的应用管理比较陌生，因此给档案信息化建设带来了一定的阻碍。

3.医院档案信息化建设的实施意见

3.1思想上要重视档案信息化建设

重视对档案信息化的建设是做好档案管理工作的前提和基础。只有摒弃旧的思想，改变传统的档案管理模式，适应现代信息技术的不断发展，明确医院档案管理信息化的发展目标并认真落实，才能做好档案的信息化建设。

3.2加强档案信息化的设施建设

档案信息化建设需要配备完善的基础设施和软硬件设备。良好的硬件设施是医院开展档案信息化建设的物质基础。首先，配备一定数量的计算机是必不可少的。其次，需要有较大容量的服务器来支持档案信息化处理，从而提高档案信息化水平。有了基础设施才能开展信息资源建设和应用系统建设，因此需要具备一个完善的档案管理系统软件，将经过信息化处理的档案资料上传至该软件。此外，做好档案管理部门与其他部门之间的档案信息局域网建设，实现资源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高档案管理人员的业务水平

转变档案管理人员陈旧的管理思想和服务模式，重视档案工作人员业务知识的培养，为档案工作者提供良好的学习条件，安排他们接受有关计算机技术、网络技术、信息管理技术及现代管理技术等知识的培训，提升档案管理人员应用现代化信息技术的能力。

3.4建立档案信息化建设的相关规章制度，健全信息化标准体系

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关键词:档案信息化 扫描 缩微

中图分类号: G27 文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-044-02

档案信息化主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在设计过程中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。档案信息化建设最终将实现,一是档案信息的数字化、网络化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息高度共享;四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着,设计人员将来利用档案,不用再亲自到档案馆来查阅卷宗,而是可以通过网络查阅利用开放档案,不受时间、地域和文件数量的限制,可以在任何时间、任何地点浏览档案全文,设计人员面对的将是"永不关门"的档案馆。

1介绍扫描情况

档案原件经过扫描以后生成数字化的影像文件,存储在大容量的硬盘或者光盘上,采取数字方式进行处理并通过网络传输,方便对档案原件的保护和档案信息资源的开发利用。扫描技术的优点有:(1)实现档案信息资源的共享,档案数字化以后不再受“孤本”的限制,在网上一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空间”和“时间”的限制。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,所有的利用者都可以在任何时间上网利用档案信息资源。除此之外,利用大容量的硬盘或者光盘可以达到海量存储;利用计算机管理可以实现检索的自动化。主要不足之处是采取光盘或硬盘存储,信息保管期限短;数字化档案信息的安全性低;没有法律凭证作用。

2缩微技术简介

缩微技术最早诞生于1839年,商业应用已有近百年的历史,1941年开始较多地应用于设计图纸保存,在国外档案行业已较为普遍使用,国内解放初国家图书馆开始应用,现在政府档案馆、高校图书馆、城建档案系统、航空档案系统、大企业档案部门等均有较多使用。缩微影像本身属于模拟影像,具有与纸张相同的长期保存与信息可靠的优势。相对于纸质档案,缩微胶卷因其占用空间小,其长期保存所需的环境条件(特别是温湿度)更容易实现和控制。相对于电子档案(包括CAD电子文件和扫描文件),缩微胶卷依靠光学放大设备即可识别阅读(在最困难的情况下,用放大镜就可以读出,甚至对着阳光也可读出),所需设备和技术均十分成熟,而电子档案受硬、软件环境及技术发展淘汰的影响和制约。通常都认为缩微胶卷最宜于大量档案的长期、安全、经济地保存大规模数量档案。缩微胶片档案具有法律凭证作用。缩微影像的模拟特性、缩微品保存永久性、记录真实性等优点决定了它的法律凭证作用。缩微技术还有诸如拍摄速度快、存储量大等优点。缩微技术的不足主要有检索自动化程度低,利用与传播不方便。

3档案缩微之利弊

3.1档案缩微之利

⑴信息存贮量大,节省空间。普通缩微摄影的缩小比率为1/7-1/48,超缩小比率可达1/90―1/250,按面积算可将原文件缩小1/49-1/62500,足以和当代存贮密度最高的光盘存贮器相媲美。

⑵精度高,速度快,适应于各种原件的全文存贮。不论被拍摄原件是图形、照片、数据或是文字,也不管其复杂程序如何,均可在曝光的瞬间将其记录下来,被拍摄原件数量越多越能显示出其优越性。

⑶记录准确,质量好。因缩微摄影方法可将原件的形状、格式、颜色等真实记录下来,并且有较高的解像力和清晰度,可读性强,具备法律凭证作用,可长期保存使用。

⑷规格统一,便于信息的交流、传递和收集。缩微品促进了世界信息与知识的传播,其作用远远超过除纸质以外的任何媒介。

⑸可以更好地保护档案原件。由于档案原件经常被利用,原件的机械磨损比较大,如果档案保护条件达不到要求,易出现档案原件字迹褪变、纸张霉变,鼠咬虫蚀等情况,会严重是损害档案原件。及时缩微复制档案,能有效地保证档案的安全。因此,以缩微品代替原件提供利用,可使档案原件得到保护,延长档案原件的寿命。

3.2档案缩微之弊

⑴缩微设备成本较高。缩微设备泛指一切用于缩微拍照、冲洗、检查等机械设备,其中常用的有缩微拍照机、缩微冲洗机、拷贝机、阅读机、接片机、密度仪等。购买成套设备需要一定的财力支持。

⑵缩微拍摄工作要求高。缩微拍摄工作的各个环节,虽然都有相对的独立性,总的来说是一项系统工程。无论是编排、拍摄、冲洗、检验,还是调卷、还卷、整理、装订,都是互相关联、互相制约的,哪个环节出了问题,都会影响缩微工作的质量。

⑶ 缩微胶片利用过程较麻烦。缩微胶片本身是无法提供利用的,必须经过一定的技术处理,对其进行拷贝和还原(放大显示及复印)。利用印片(或镜头成像)的方法,把缩微品上的影像转印到另一感光胶片上,制出缩微品副本的过程,通常将被拷贝的缩微胶片称做“母片”,拷贝后产生的缩微品副本则称作“拷贝片”。拷贝片的质量主要取决于母片的质量,同时也与所使用的拷贝片与拷贝机的类型、性能及工作人员的操作技能、环境条件等有关,但不管如何改变上述条件,拷贝片影像的清晰度和解像力总会随着拷贝片的"代"数的增加而下降,直至某一代拷贝片的影像处于可分辨的临界状态成为最后一代缩微品。通过借助阅读器把缩微影像放大投射到屏幕上进行阅读查看。如果查到所需信息,要借助特殊装置将缩微影像放大复印到纸张上提供人们利用。

⑷缩微品的检索速度较慢。要从高密度存贮的大量缩微影像中查找出特定的信息需要一定的时间和过程。缩微品的检索不同于其他类型载体信息的检索,由于它是极度缩小的信息,用肉眼无法直接辩认,因此必须借助于特殊的检索设备和方法。

⑸档案缩微品的保管条件要求高。档案缩微品与纸质档案要分开存贮,需要建造符合缩微品保管要求的专用库房。库房的温度保持在15~25℃,相对湿度保持在25~40%。库房内要防尘、防光,保持空气的洁净度。档案缩微品的装具不宜采用含酸、硫及硫化物过高的材料。

总之,将档案缩微利弊俱存,因此档案馆在进行档案缩微时要解决的关键一点就是扫描对象的选择,可依据文件、档案的利用频率和保存价值来确定哪些内容需保存于缩微介质中。此外,将缩微设备、计算机设备有机结合,缩微技术与数字技术相结合,是档案部门解决档案长期保管问题,解决档案快速检索利用问题的最佳途径。

4实物档案逐步实现扫描缩微复合系统的必要性

实物档案扫描达到一定量时可以考虑缩微技术。

4.1缩微品适于长期保存的特性,满足工程档案长期保管的需要

(1)国家法规规定工程档案必须长期或永久保管。

(2)公司自身参考利用需要档案长期保管。

根据统计和经验,入库保存期限在30年以内的公司档案占到设计参考利用档案的95%以上,30年以上的约占5%。

(3)公司服务长期客户(如泰钢、马钢等)竞争改造项目,需要档案长期保存一些原为我公司设计/承担的项目在10年20年甚至更长期以后需要改造时,我公司因拥有长期保存完好的档案,参与竞争时倍添方便,承担/设计改造工程时也不需要甲方提供很多外部资料(特别是工艺、设备等外部资料),设计周期因而可以缩短。

4.2安全保管的需要

对于以设计为龙头的工程公司来说,档案是最重要的资源和财富,所以档案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部档案毁于一旦,这个责任谁也承担不起的。档案缩微品本身作为档案的复制件,即是大大提高了档案的安全性,而且缩微品的低成本复制并异地保管,则基本上可以认为档案就有了绝对的安全性。“9•11”恐怖事件中,世贸大厦里的大公司因档案缩微品的异地保存而受损较小。1995年日本阪神大地震,经强磁场和剧烈震动,缩微品上影像没有损失,却造成大量计算机、光盘上储存的信息的完全丢失。

4.3节省库房和保管成本的需要

一般认为,缩微胶卷代替纸质档案后,库房节省90%以上。我公司现有档案库房面积近1000平方米,全部档案若以缩微胶卷保存,算上缩微工作空间和缩微胶卷保存空间合计所需最大也不超过100平方米。若以10年时间完成全部档案的缩微化保存,且为利用方便文字档案、蓝图档案、非土建结构底图的保存期限为10～30年,土建结构底图保存50年,那么10年后开始档案库房空间最少可缩至现在的2/3到一半。当然,公司档案保管的成本必然相应地降低。

4.4有利于公司更好地保护知识产权和参与市场竞争

与国外技术工程公司相比,国内公司实际上是以技术劳务挣钱,且短期内难以改变这一点。而现在越来越多的甲方要求提供CAD电子文件(多数不另收费),由于技术原因公司尚无可靠手段来保护知识产权,更无法避免甲方或其它单位利用我们提供的电子文件无偿侵占公司CAD电子文件绘制的劳动时间,对公司不利影响较大,特别是可能使公司今后对同一项目的改造的竞争优势降低了。甲方要求我们提供电子文件的借口,其档案管理的需要占有很大因素。若我们按国外惯例向其提供缩微胶卷或扫描电子文件光盘,我们就可不提供CAD电子文件而满足一些甲方的要求。在其它行业,也已有建设单位要求承包单位在工程结束时同时提供纸质文件和缩微胶卷的,如广东大亚湾核电站项目。对以设计为龙头的工程公司来说,减少了CAD电子文件的对外提供,就有利于对于公司保护知识产权,保持改造项目的竞争优势。

5关于公司扫描缩微复合系统组成的考虑

公司档案缩微工作拟选择扫描缩微复合系统的考虑因素是:

(1)公司老档案多,已有底图达145万张以上,且卷放多年,若采用平板式光学拍摄缩微,则缩微前整理工作量太大、难以承受,采用扫描缩微复合系统则整理工作量小;

(2)平板式光学拍摄缩微方式需用人力多、人员技术要求高、效率较低,扫描缩微复合系统自动化程度、劳动生产率均较高;

(3)扫描缩微复合系统最适宜于拥有大量的纸张文件档案或电子文件档案处理,而且数量日益增多;文件档案需要长期保存;文件档案需要进行有效管理,能够较快地查询的优势,切合我公司档案的特点和对档案缩微工作的要求。

参考文献:

[1] 《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》.

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1.1对医院档案信息化建设不够重视

在医院的发展建设过程中，医疗工作往往是医院建设的中心工作，对医院档案信息化建设的重视程度不够，认识不到医院档案信息化建设的重要性。在我国的医疗事业发展过程中，计算机已经达到了普及的程度，在各个部门中都有所应用，但是在档案管理建设方面仍是存在着许多的问题。另外，由于医院对档案信息化建设的重视程度不够，致使进行档案管理信息化建设的的资金投入不够充足，无法引进更加现今的档案信息化管理的设备，为医院档案信息化建设提供更加有利的后备力量，严重的影响了医院的发展进步。

1.2档案管理软件系统开发相对落后

在目前的医院档案管理所应用的管理软件中，相对于当今计算机技术的发展与进步的水平仍处于落后阶段，在医院档案管理方面应用的软件技术尤为显著。在我国现今所用的计算机档案管理系统中，多使用的是单版机档案管理系统，虽然在我国的档案管理方面做出了巨大的贡献，但是随着我国计算机技术发展越来越迅速，原有的档案信息管理方式无法适应医疗事业发展的需要，而且相对落后的医院档案管理信息系统无法与其他健全的系统进行连接使用，大大的减慢了医院的办事效率，因此，在今后的档案信息化建设当中应当不断地提高管理软件的可兼容性与可扩张性。

1.3档案管理标准化程度低

档案管理的标准制约着医院各种信息资料归档工作的进行，是检验档案信息有效程度的重要标志。而档案管理标准化程度低的现象广泛存在与各个医院的档案管理过程中，导致在进行档案归档过程中信息建设不完全等现象的产生。例如，档案管理标准低使不同管理者进行档案管理过程中的管理标准不一致、规格不一，无法在各个部门中实现资源共享，对于医院的信息化建设是一个巨大的阻碍。

1.4医院档案管理格局混乱

医院的档案管理部门是一个多部门管理的综合部门，会对各个部门的相关信息进行记录。在目前的医院档案管理部门的工作中，由于信息化建设不够完善，需要大量的人力、物力对医院资料进行整理汇总，而且涉及到多个部门的不同工作领域，这就极易使档案管理过程中出现混乱的局面，这就需要信息化设备对各部门的信息进行统筹规划，达到有条理、有规划的建设局面。

1.5档案专业人员整体素质有待提高

医院在进行档案管理人员的选拔时，一般比较松弛，致使医院档案管理人员多是兼职人员或年龄较高的医院闲散人员，只有少部分是专业人员，这些人的专业知识往往都不够全面，不具备熟练应用计算机网络技术的能力，而且思想素质、知识结构不足以应对现今医院服务日益发展的需要。另外，现有的档案管理人员多缺乏专业的档案管理知识，在对档案管理的认识程度上也存在十分严重的问题，致使在工作岗位上不够安心的工作，严重缺乏对工作的主动性和创新性。在医院的人才培养计划中，只会对技术人员进行培养，往往忽略了档案管理人员。因此，在进行医院档案信息化建设中需要严格的对整个档案管理团队进行挑选、培训。

2医院档案信息化建设的对策思考

2.1高度重视是档案信息化建设关键

在进行档案管理过程中，只有将档案进行信息化才能对档案进行很好管理工作。同时只有对档案的很好管理工作，才能将各种局限降到最低程度。同时还能冲破档案利用过程中出现的各种问题。在进行档案管理过程中，是医院现代化管理的组成部分。在档案的管理过程中，是医院的现代化管理工作的重要组成部分，只有将档案管理工作做好，才能是档案信息化建设一个重要的组成部分，同时也是医疗业务的辅助重要组成部分。将档案的工作只有高度重视化才能很好的对档案进行管理工作，这样就会使得医院领导等对决策的重要参考依据。只有让医院领导重视档案的信息化建设过程才能让医院的档案室管理工作做好，通过档案管理工作人员的不断重视工作，才能使医院的档案信息化建设才能很好的实现。

2.2加快医院档案信息化基础设施

在进行档案的管理工作时，只有对档案室的基础设施建设倒位才能让档案馆信息资源建设顺利进行。同时档案信息化的基础设施建设是档案信息化建设的基础前提，只有对档案信息化过程中档案馆的基础设施提高，才能使档案信息化变为可能和实现。在进行档案信息化基础设施建设过程中，包含很多的过程，同时还有档案信息化建设的整个硬件平台和网络设施的建设过程，只有不断提高档案馆的硬件和软件设施的建设才能真正实现医院档案管理工作的现代化，这样就能很好的提高了档案室的管理工作和工作效率。

2.3实行医院档案信息一体化管理

在进行医院的管理工作过程中，现代的医院都是管理和运行的并行的过程，同时这个过程还是一个综合的管理系统，是一个信息采集，处理信息同时还是对信息进行加工处理和利用的过程，在现实的工作过程中，医院是一个综合的管理信息系统，同时对档案的信息管理工作就是一个很好的处理信息的过程，同时一个加工处理过程，对档案信息管理工作，就是对档案与其他信息分体管理过程，同时之间还要不断的协调和管理工作，这样就很好的利用系统的思想对信息进行综合处理，在这个过程中就会提供更多的综合性的知识和信息，形成更有效率的资源信息库，可以节省很多的财力和物力，将档案管理工作融合到医院整体的信息化建设过程中去，使医院能够很好的进行一个整体的过程和机构，建成一个结构合理和功能齐全的信息中心，实现医院信息化建设的需要。

3结语

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本文作者：容兆友工作单位：广东省茂名市第三人民医院

当前，IT技术、办公自动化得到了较为快速的发展，在这种情况下，传统档案信息管理对于现代化管理的需求已经不能满足，从而也出现了更多的问题和不足之处。例如，①传统档案信息没有较广泛的收集范围，与信息管理的实时性不能相适应，这一点问题重点体现在档案和信息之间没有直接的联系，不能在其中直接获得信息，使统计和归纳工作出现更多的困难。②传统档案管理需要很大的馆藏。很长时间以来，因为我国大部分医院医疗用房相对比较紧张，在这种情况下，医院对档案工作的硬件并不能紧随其发展的脚步，档案库房不仅面积小，而且设备也比较落后，档案保管是无法实现合理性的。③不能充分地利用档案，信息也不够全面，某一档案只能将某一时间信息、某一时段的信息反映出来，但是针对没有时间的全面性，有的时候，重复采集信息的现象是经常会出现的，人力、物力、财力都会出现严重的浪费。④档案管理人员没有很强的管理责任意识，档案不能得到有效的利用。有的档案管理人员没有很强的管理意识，针对一些文件资料不能按照相关规定对其进行移交和归档处理，这样的话，档案管理在很大程度上会出现问题。很多重要的会议照片的保存和上交都没有专人对其进行负责，单独存放，造成资料经常出现遗失现象；很多科室针对一些获奖材料的实物影像资料没有进行及时地收集，使资料不齐全，保存价值降低。⑤档案管理模式不能与时俱进，管理人员的业务水平相对也比较落后。传统档案都是纸质文件和纸质档案两种方式组成，并且管理大部分也是以手工为主，档案工作人员不仅需要在时间和精力上浪费诸多，而且在档案查询过程中，人工进行工作所浪费的时间也是比较长的，效率也不会很高，还经常会出现错误。总而言之，传统档案管理观念不仅在采集和利用档案过程中产生严重的影响，而且对于医院的发展也会产生制约的效应，在这种情况下，对其进行改进和创新是必然的。

“信息电子整理”是医院档案信息化的核心内容，也就是在档案的分类、编目、排序、检索、归档保存的过程中，运用现代化信息技术，使其更容易查询和应用，而且将传统的纸质管理转变为电子管理，这样的话，医院的管效率才能得到很大的提升。换言之，信息化可以作为一种手段，而纸质管理则是一条道路，而最终目的都是使效率得到很大的提升。本文从以下几个方面简单分析一下如何进行加强建设。（一）加强档案软硬件基础设施建设现在很多医院的档案资料都是纸质或者照片形式居多，这种情况在温度、通风和防火等条件下，都对档案库房造成了严峻的挑战。但是医院对于存储档案的库房并不能有太大的空间，很多指标对于档案的长久保存都不能有很大的帮助。所以，在进行档案信息化建设的过程中，软硬件基础设施建设都是必须要进行的工作。硬件设施主要就是指与现代化管理工作相结合使用的计算机、存储设备、多媒体影像采集以及录入系统，例如，照相机、扫描仪、复印机等，还会有一些可以控制温度、湿度以及可以防火防盗的设备等；而软件设施则包含档案管理软件和相应管理文件，例如，计算机操作系统、档案数据库软件、档案查询系统、信息安全软件等，并且还包含档案管理员的职责等。与此同时，因为发展速度越来越快的电子技术，设备的更新换代速度也随之不断加快。所以，在对设备进行安装的时候，冗余度是一定要作为重点考虑对象的，并且还要将前期规划做好，对设备的升级及时进行。（二）档案信息化的前提是档案数字化很多医院的发展历史已经超过几十年，而且档案资料大部分都属于纸质，这样的话，不仅不容易保存，而且在进行检索、利用的时候也会出现很多问题。所以，档案数字化是档案信息化进行实施的前提条件。第一，医院针对这类问题应该出台相关的规章制度，针对刚刚增加的档案应该全部利用数字化的方式，将其储存为电子文档的形式；第二，针对之前已经存储过的档案资料，应该在一定程度上重新录入电子文档，使档案的数字化得以实现，这样的话，档案的信息化才能有更好地发展。（三）建立科学的信息化检索体系档案信息光是凭借采集是不完全不够的，还需要对管理软件进行全面地应用，只有这样，管理才能更为有效。而想要实现信息化管理，第一，建立科学的检索工具体系，实现多关键词检索，提高检索工具的覆盖率和确定性，从不同角度利用档案。第二，要将互联网检索充分地利用起来，档案部门所利用的互联网带宽越来越广泛，从而将档案信息的局域网保存得以实现，院内人员也可以通过网络系统，对需要的资料更为快速地检索出来，资源共享就得到了最大程度的实现。（四）开展档案管理人员信息化培训很长时间以来，很多医院不能充分地认识到档案管理人才的重要性，在医院中，大部分档案管理人员都属于兼职类型的，基本上在档案信息管理上都没有足够的专业性，但是医院针对这类管理人员也不能定期进行相关知识的培训和学习，这样的话，档案工程人员就不能对档案管理有深入地了解和认识，而且在管理水平上也不能有创新性。站在发展的角度上进行分析，档案管理的整体水平的好坏，档案管理人员的素质在其中起着决定性的作用，所以，医院针对档案管理人才的培养应该不断加强，在定期内不断开展相关的知识和业务培训，使档案管理意识深入每位管理人员心中，尤其是在计算机技术、网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培训和学习。除此之外，可以选择出几名比较出色的档案管理人员外出进修或者参观学习，借鉴其他医院档案管理的先进之处，将本医院的技术不断提升，最终使档案管理队伍得到更好更快地发展和进步。（五）充分利用网络资源在档案信息化有所实现的过程中，资源配置得到了最大程度的优化，同时，在医院中发挥更有效的作用。很多医院经过长时间的发展，其中的名医越来越多，验方也不断增加，医案汗牛充栋，其中不乏闪烁着中医辨证论治思想的无形财富，值得后来人继承学习。通过档案的信息化，这些资源都将得到更快、更全面、更高效地利用。因此，要利用医院档案信息化的契机，对珍贵的历史资料、文献资料、学科进展、名医医案等以电子文件的形式分类保存，并利用医院局域网进行上传、查阅，不但可有效地保护档案原件，避免原件损坏，同时也能让临床、科研人员从中获益，提升诊疗水平、深化研究进展。对医院来说，不仅将“死资料”变成了“活宝库”，还对医院的学术传承起到了巨大促进作用。此外，医院的党务工作、行政工作、医学教研，甚至基建图纸都可采用此类方式进行处理，既可以节省空间，又能方便查阅。

综上所述，随着档案管理信息化建设的不断发展和进步，与自身的条件相结合，不断创新，要时刻遵循档案使用的高效率的原则，在医院档案管理者中建立一套高效、科学、合理的档案管理体系。在档案管理过程中，要对档案信息化建设的重要性有较为充分地认识，在此基础上，不断提升档案管理人员的素质，使管理人员可以充分地利用现代化技术来管理档案，不断创新档案工作，从而使档案工作在医疗事业中更有效地发挥作用。

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[关键词]档案信息化建设；档案管理

1.引言

随着科学技术的不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，在企事业单位中，档案管理的信息化建设作为档案建设工作中重要的组成部分，如今已经广泛运用到了档案管理工作之中，并且发挥着重要的作用。近几年来，档案管理建设由传统模式逐渐过渡到现代模式，并逐步朝着信息化、数字化的方向不断发展。档案管理信息化建设在结合单位自身实际情况的同时，运用先进的现代信息技术统一对档案信息资源进行科学有效的管理，这在一定程度上既提高了企事业单位的工作效率，也有利于档案管理规模的不断扩大和发展。但在档案管理事业的具体发展转型中，仍旧存在着部分问题尚待解决，只有彻底清除这些阻碍，才能够不断推动档案信息化建设进程，使之在长期的信息化建设中得到充分的发展。

2.档案管理信息化建设的内涵及意义

档案管理信息化是指国家档案行政管理部门结合单位自身的实际情况，运用现代化科学信息技术对在档案工作中涉及的信息资源进行统一的组织和规划，旨在实现档案信息的传递、接受、利用及存储，并逐步实现资源共享。档案管理的信息化建设对现代档案管理工作具有十分重要的意义。实际上，现代档案管理工作中的档案信息多以电子文件的形式保存，与传统的纸质档案管理模式相比能够有效避免档案的原材料在长时期的保存过程中受到损坏，从而确保档案资料的完整性和准确性。此外，档案管理信息化还能够一定程度上提高各单位档案工作的办事效率，在保证档案信息传输速度的同时确保信息的安全性，从而实现信息资源的交流和保存。

3.档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题

3.1档案管理的标准化水平较低。我国对档案管理工作缺乏统一的规范和标准，在具体实施过程中更是缺乏良好的规范性和准确性，部分企事业单位的档案管理水平仍旧有待提高。此外，各个地区和单位档案管理建设的进度各不相同，且对档案的信息化建设缺乏足够重视，部分地区甚至严重落后，这也导致各个地区和单位无法全面有效地开展档案信息资源的统一建设，阻碍了档案管理工作的完善和发展。

3.2缺乏资金支持。档案管理信息化建设需要充足的资金支持来完善工作中的专业软硬件设备，从而为档案信息化建设提供相关基础设施支持，也为档案管理工作提供良好的环境条件。但从目前信息化建设发展过程中看，有关单位对档案信息化管理的资金投入力度远远不够，大都缺乏高性能的基础设施，部分企业和单位在后期档案的储存和完善中，也未能对档案进行及时有效的维修升级，从而影响了档案管理信息化建设的发展。

3.3对档案信息化建设管理的重视程度不够。部分企事业单位的档案管理人员对档案管理信息化建设的认识不够全面，重视程度远远不够，也对现代档案管理模式信息化、数字化的转变进程缺少足够的了解，部分单位内部更是缺乏完整的质量监督体系，从而导致相关管理人员无法对档案信息化管理的工作情况进行全面有效的掌握，致使档案管理工作带有一定程度的滞后性，这对档案管理的发展进程造成了阻碍。

3.4缺少档案管理信息化的专业人才。档案管理的信息化建设工作对相关人员的专业知识和技术要求较高，不仅要求其掌握专业的档案信息化科学技术和管理知识，还需要具备一定的专业素养和工作经验，在具体工作时结合实际情况对档案进行数字化管理。但目前从事档案管理信息化建设的专门人才数量较少且素质不高，并且缺乏一定的管理和工作经验，不利于档案管理及档案信息化建设工作水平的提高。

4.加强档案管理及档案信息化建设的措施办法

4.1推动档案管理工作规范化及标准化进程。目前我国各地、各系统的档案管理工作仍旧缺乏规范性，在具体档案管理信息化建设过程中依旧存在着不少漏洞。对档案管理及信息化建设的具体工作流程制定统一的工作标准，这不但有助于企事业单位提高办事效率和资源利用率，还能从根本上确保档案管理的工作质量。实际上，技术人员在将纸质资料文字转化成数字化信息的工作过程中，不仅要对档案资料进行录入、扫描等工作，还包括档案归档、存储等其他具体工作程序，这之中的每一步程序都需要具体详细的行业规范来约束，只有这样，才能将档案管理和信息化建设工作落实到实处，以防止日后工作中出现一系列问题。

4.2增强档案管理基础设施建设。加强档案管理的基础设施建设，首先应当加大对档案管理工作的资金投入。只有各企事业单位将档案管理工作的资金落实到位，全面了解和宣传档案信息化建设工作的重要性，才能确保有专门的资金购买质量可靠的软硬件设施，保证之后档案管理工作的有序进行。另外，在保证软硬件基础设施正常运行的同时，也要加强对计算机网络平台的建设完善，不断运用先进的信息多媒体技术建立健全档案管理网站，实现信息资源的全面共享。

4.3提高对档案管理信息化建设的认识水平。相关企事业单位应当定时定期对档案管理及信息化建设的工作人员开展培训教育工作，使之充分认识到档案资料信息化管理的重要性，增强宣传力度的同时不断强化对档案管理模式转变的认识。此外，有关单位和部门管理阶层及领导应当不断提高自身的责任意识，运用有效措施和手段不断建立健全档案管理工作责任体系，使档案信息化建设的工作合理有序进行。

5.加强对档案管理信息化建设人才队伍的培养

档案管理的人才队伍建设及培养是档案信息化建设中的重要环节，也影响着档案信息化管理水平的高低。但就目前档案管理工作的实际情况来说，从事档案管理信息化建设的高级人才数量匮乏，技术人员的专业知识水平也有待提升。因此，各企事业单位应当积极引进档案信息化管理专门人才，不断壮大档案信息化建设的工作队伍，提高建设的工作能力和工作水平。另一方面，也要增强对现有档案信息化建设工作人员的管理力度，强化其专业知识和技能的培养，不断扩充档案管理信息化建设的人才队伍。

6.结束语

如今，信息化已经成为当今社会发展的重要标志之一，档案管理的信息化建设势在必行，它不但影响着各企事业单位档案管理工作水平和质量，还对经济建设的发展有着重要意义。实际上，档案管理的建设是一个长期且复杂的工作，需要多方面进行配合，只有不断发现并及时解决档案管理及档案信息化建设过程中出现的各类问题，才能更好的推动档案管理工作的发展进程，实现资源的全面有效利用，不断加快信息化建设的步伐。

参考文献

[1]付野.试论档案管理的信息化建设[J].机电兵船档案，2012（6）

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1档案信息化建设的优势与特点

通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。

2档案管理信息化建设现状

当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。

3档案信息化建设相关介绍

档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。

4改进档案管理的建议与方法

4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

4.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

4.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

5结语

通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。

作者:兰志芳 单位:内蒙古乌兰察布市中心医院

参考文献:

［1］张玄.档案信息化建设的几点思考［J］.办公室业务,2013(11).

［2］赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务,2014(23).

［3］夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.云南档案,2010(3).

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一、开发利用档案信息资源，是档案的价值特性和档案作用的规律性所决定的

第一、档案的特点决定了其价值和作用更决定了档案作为信息资源必须加以利用。档案作为历史事件的见证，本身是历史的真实记录，就是用来作为凭证参考的，因此它具备两大基本特点：一是历史上特定的社会活动的原始积累与见证；二是用来保存备查的。以上两大特点同时又决定性了其价值的两个方面即凭证作用和参考作用。档案的凭证作用，即作为历史的真凭实证构成其凭证价值同样档案信息不仅历史地反映了客观事物和思维发展的纵向，耐用广泛地反映了事物领域和实践活动的广度他的这种可靠的、广泛的参考作用，又构成了档案的另一个基本价值情报价值总之，档案的特点和价值决定了档案的用途只有充分发挥其信息作用，才能充分体现档案收集保管的意义，才能体现档案信息的价值更何况，从方案自身而言，档案信息是信息资源的一部分当然具有信息的牲当然具备传播与参考的特征。

第二、档案发挥作用的规律性要求方案信息作用的发挥是逐步扩展、逐步开放的。首先档案作用的时效性和扩展性告诉我们，在不同的条件下，档案会发生失值、降值、增值等不同的变化。其中档案的时效性要求档案管理必须主动掌握时机，对一些解决实际问题，在一定范围内有现实查考价值的要积极推出，主动提供利用。否则档案本身就没有价值了。档案的价值促成档案的多元化发展，而且由于数码科技的应用于网络时代的到来，这种档案的价值发挥了，有了更广阔的平台，更是被发挥的淋漓尽致。因此，我们应从其作用的多元化发展的特点中，认真研究对策，更好的发挥作用。第三、档案的行政作用弱化率和科学作用率为档案信息的开放使用提供了需求的必然，找寻了良好的资源体系。

二、档案管理现代化所面临的挑战

1、历史延续下来的，普遍存在的老问题是：档案室各自独立且馆藏单一、搜集、整形、储存、使用的手段较为落后；管理封闭、观念落后，管理人咒素质总体上偏低，跟不上需求等。

2、现代化管理中遇到的新问题与新旧矛盾是：档案开放、信息共享与文档的真实性、保密性的矛盾现代技术的应用，电子文档的出现，新的储存介质在安全性和历史鉴定的真实性方面越来越差。虽然电子文档给文档保存和查阅提供了极大的便利，为档案信息资源的开发利用创造了条件，但同时电子文档不具备孤本性，共再生性和中间被修改的可能性大为增加，一旦档案失真，也就不能成为档案了。

档案信息的确被利用与不会利用即不再利用之间的矛盾。目前，我国档案管理水平基本处于传统的以保存为主的管理阶段，或信息与利用的初级阶段，远未实现档案的信息资源管理与开发利用。实质上档案信息是资源，就具备一定商业性或经济性，如果把这个信心资源保护的同时开发充分了，必须会创造较大的经济价值。如：利用档案开展历史、人文、科技生产等专题方面的历史与现实的纵深比较研究等，对社会生产于文化发展的作用和意义却是非常之重大的。

信息社会化与档案社会化管理手段落后的矛盾。当前，随着信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展，网上档案服务已初露端倪，图书、档案、情报一体化建设更是方兴未艾，这些促成了档案作为社会信息资源的重要组成部分日益成为国家经济建设与复学文化建设的重要资源。形式发展的同时，一方面需要档案工作者充分发挥信息管理者、资源开发者的作用，不断提高自身素质，科学管理与开发档案资源，提高档案自身资源的使用效率与效益。另一方面当然需要对档案室进行现货化设施设备的配置，否则档案信息的社会化便只能是无本之末。事实上，在现实的档案管理工作中。现代化管理手段落后意识非常突出的问题，而且问题的核心不是现代化管理理念和手段的落后，二是连最起码的现代化建设条件都不具备，更谈不到现代化管理了。有的只是配备一台微机，更无管理软件可言。如此突出的需求与实际条件的差距和矛盾，必须引起有关部门的高度重视。

三、档案管理现代化的对策

（一）以信息服务为主导，进行资源化建设。

所谓资源化建设，就是市档案信息变成信息资源。要使其本身变成信息资源，就是要从政治、经济、人文、历史、管理、服务等多种角度对档案信息进行规划、整理、控制，以确保档案资源的可开发性、再生性。在这过程中，主要是把握两头，即档案的收集与检索，做好输入与输出工作。在输入过程中注重信息储备加大收集力度，并进行监控，从而有效满足社会对档案的需求。在输出时，尤其注重编目阅卷的专题整合与检索服务的深化，以利用档案信息的价值作用，从行政作用部门价值升化为社会作用，社会价值。

（二）优化档案信息资源管理模式，提高信息效率。

1、激活档案室藏内容，让档案信息活起来，档案是历史资料，数据与情报的汇集，其表现形式多数为大量的文本档案和少量的图片，声像资料，要创建“搜索”引擎，此外档案人员还应把这些信息给予加工、整理，在大系统中，建立专题检索，以专题检索途径，实行“节点访问”或“专题点击”，从而提高档案与社会的对接能力，使档案信息被升职为知识，只有档案信息成为知识，在能真正发挥其资源作用，才能达到开发利用信息的目的。

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关键词：城建档案；信息化；建设

引言

城建档案信息化是城市高速发展对城市规划建设管理提出的最基本也是最重要的要求，也是提升城市规划建设效率的重要手段。城建档案信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。目前，我国大多数城市的城建档案信息化的建设速度还和社会发展的速度不相适应，影响了城建档案利用的广度和深度，为此，本文将对其中存在的问题及原因进行归纳、探析，并提出应对措施。

一、城建档案信息化建设的必要性

随着时代的不断发展，也让社会科学技术的得到进步，特别是随着计算机和互联网的不断深入，更是加快了时展的进程，也让人们的日常生活和工作发生了巨大的变化。现今，众多行业和领域都广泛应用信息化技术，以此提高自身工作生产的效率，增强工作生产质量，也让众多管理工作变得井然有序。而且近几年来，我国档案部门大力推进和开展档案管理信息化建设，实现档案管理工作和社会同步发展的目标，同时也顺应社会对档案管理的需求，尤其是目前各类单位管理的各个方面都会涉及到计算机管理，而且计算机早已经深入到人们的工作中，同时电子文档在很多方面以它所具有的快捷的办公速度以及传递速度的优势取代了纸质文件，因此档案管理信息化就应运而生，并且成为档案信息化建设的关键影响因素。除此之外，档案管理信息化还有助于保证档案资料的完整性和准确性，这也是传统档案管理模式中有所欠缺的，因为在传统档案管理过程中受人为因素的影响最大，如果档案管理人员没有根据相关的档案管理规范制度和章程进行管理工作，那么就容易造成档案资料的混乱甚至是丢失，而且传统档案管理模式的效率较低，不能满足当前办公高速和高效率的要求。

二、城建档案信息化建设现状及问题

（一）、城建档案信息化建设前期准备不够

前期准备工作是城建档案信息化建设的重要前提，然而目前档案信息化建设的前期准备工作仍然存在着一些不足之处。首先，城建档案资料质量不高、不准确和不齐全。城建档案管理工作的专业技术性较强，涉及到诸多学科，档案编制需要由综合专业技术能力较强的人员负责。而目前大部分工程档案的编制工作均是由施工单位完成的，因为施工单位通常只关心工程的质量，忽视竣工档案的编制工作，大部分施工单位的工程档案编制工作是由一些专业水平较低的人员承担的，导致工程档案整理不规范、标准不统一，极大地影响了进馆城建档案的质量。其次，电子文件档案收集不及时、不齐全。大部分城建档案单位过于重视收集文本文件，而忽视收集声音文件、图像文件和电子文件。城建档案单位没有明确规定电子文件档案的归档时间，与此同时纸质档案电子化进程缓慢。

（二）、思想认识不到位，影响了城建档案的信息化进程

思想认识不到位体现在三个层面，一是现有档案管理人员的认识不到位。随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》的宣传贯彻执行不断深入，目前城建档案管理人员的档案意识和法制观念有了一定程度的提高，但从对城市的建设、规划、管理负责，对历史负责的角度来看还缺乏一定的深度，与城市的发展和社会的进步还有一定的距离。现有档案管理人员受传统档案管理方式及管理思维的禁锢，在新知识新技能掌握上不够积极。二是由于档案管理人员的认识不到位，对城建档案信息化建设的宣传力度不够，没有得到当地城建档案行政主管部门领导的重视。领导认识不到位，对城建档案信息化重视不够，在资金投入和人员配置等方面自然就不能给予大力支持。三是由于宣传力度不够，社会各界，特别是建设单位在提供档案时，基本上没有数字化、信息化的档案资料。因此，加强城建档案信息化工作的宣传，向公众展示城建档案信息化成果，强化档案信息化、数字化意识，是目前急需解决的问题之一。

三、对城建档案信息化建设的几点建议

（一）提高信息化档案建设的技术水平

在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。

值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。

（二）、引进和培养现代化管理人才

从目前所了解的各地基层档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员偏少，要主动聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训力度，同时，建议要积极引进调入档案专业的大专院校毕业生，尽快改变现有干部的知识结构，要逐步培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。

（三）、加强领导、提高认识

城建档案信息化建设要全面贯彻实施住房和城乡建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，要把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，增强信息化建设的紧迫感和责任感。大力提高工作水平和工作效率。要在市政府的统筹下制定规划、讲求实效、分步实施、适度超前，重点抓好信息化基础设施建设、应用软件的使用、数据库建设和信息数据安全管理工作。以加快推进档案信息化建设，努力实现城建档案信息化建设与各地电子政务建设的同步协调发展。

结束语

总之，信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，城建档案的信息化工作又是一项实践性很强的工作，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行。因此，我们必须要以库藏档案资源为基础，以市场需求为导向，以创新发展为动力，以利用服务为目的，努力开拓城建档案信息化工作新思路，快档案的现代化管理进程，努力实现城建档案信息化建设的快速发展。

参考文献

[1] 李利. 城建档案信息化建设解决方案[J]. 城建档案，2010（02）：75～76.

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1 用科学发展观处理城建档案信息化建设和发展中的问题

新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如城建档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字城建档案馆（室）建设问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，城建档案管理者都必须作出理性与科学的分析。

伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，城建档案信息化建设的阶段性目标也要及时作出相应调整，城建档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在城建档案信息化建设中，必须认识长远并立足当前，用科学发展观认真解决城建档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

2 加强城建档案信息化建设中的安全保障

在城建档案信息化建设中，安全保障应包括两方面：一方面，是档案信息存储安全，另一方面，是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强城建档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理。加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保城建档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上，既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的城建档案信息过少，应坚持利用和保密并重原则。

3 有效推进城建档案信息化顺利实施的必要条件

3.1 基础设施建设是实现城建档案信息化的基础。

城建档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败。基础设施主要包括计算机、交换机、服务器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进城建档案信息化建设。

3.2 经费投入是实现城建档案信息化的保障。经费不足是影响城建档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入，取决于建设主管部门领导对现代化城建档案馆地位和作用的认识程度。事实证明，网络化的优越性和作用是巨大的，作为城市建设信息服务中心的城建档案馆，其地位和作用更加突出。城建档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。