学校档案管理范文
时间：2023-03-23 19:09:43
导语：如何才能写好一篇学校档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0241-01
1 学校档案管理的重要意义
首先，学校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。学校档案开始与学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。
随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。
2 规范学校档案管理的措施
2.1 加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。
2.2 完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。
2.3 提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。
2.4 更新档案管理的设备
学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。
2.5 加强档案资源的开发利用
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不可流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养，让大家认识到，正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。
参考文献
[1] 黄雪微.县直属学校档案管理现状及对策[J].浙江档案，2004（5）.
篇2
一、中专学校电子档案管理现状
现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：
（一）工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。
（二）信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。
（三）变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。
二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
篇3
论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。
1.中等专业学校档案管理工作现状分析
1.1领导不够重视
就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。
1.2档案管理人员缺乏，素质较低
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
1.3档案信息载体结构单一
目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
1.4收集资料不够完整
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。
1.5硬件设施不达标
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
2．加强中等专业学校档案管理工作的对策
2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.2加强人员配备，搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。
2.4加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
参考文献：
[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.
[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.
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以《档案法》和《*档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《常熟市教育系统学校归档办法》，围绕学校“团结一致谋改革、凝心聚力求质量”的工作重点，强化率先、竞争、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强学校档案工作的管理，力求为学校教育发展提供优质服务。
二、工作目标、任务：
以《档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强全校教职员工的法制观念和档案意识，强化行政执法的力度，提高全员执法的自觉性，推动学校档案工作向高标准持续发展。
1.组织学校全体教职员工和档案管理网络人员认真学习《档案法》，参照*市档案局学习、宣传、贯彻《*市档案管理办法》活动实施方案，进行有计划、有组织地宣传、学习和落实。
2.在认真学习、贯彻《*市档案管理办法》的基础上，结合学校政治学习对全校教职员工进行宣传、学习，通过印发宣传材料、做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。
3.按照《常熟市教育系统学校归档办法》收集好各处、室、组等部门所形成的文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年8月底，完成200*年度各种档案资料的立卷工作，写好立卷说明及签定报告。
4.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。
5.及时收取、处理各类文档资料，为学校提供优质服务。
6.配合学校做好各类评估、评审、考核工作。
7.根据学校发展情况，及时做好资料的汇编、索引的延续工作，为学校扩大社会效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制订学校200*年工作计划
2.收集本校200*年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文书处理工作
第二季度：
1.整理本校200*年文件资料，按《常熟市教育系统学校归档办法》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务
2.参加教育系统开展的档案法制宣传周活动
3.检查本校档案保管情况，如有不到位之处，及时向校领导汇报处理
第三季度：
1.做好本校档案编制专题汇编及索引的延续工作
2.做好局档案室、协作组来校年度检查的准备工作
3.做好年度安全检查工作，迎接局档案室对本校档案安全情况的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
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建立健全的学校各类档案、目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决定提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。
档案资料室由文书（或人事秘书兼）专职（或兼职）管理，按《小学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门应设档案柜，分别明确专职（或兼职）人员具体管理。
全面系统地健立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。
档案建立
档案人员应档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否留存。
档案补充
教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等资料要及时收入个人档案。
外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
校内印发的文件是档案补充的重点，平时教导处、总务处、勤工减学办公室、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归案。
档案转递
职工应工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。
（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损的归还。
档案安全保密
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关键词：学校电子档案;管理;安全性
中图分类号：G712文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0086-02
随着计算机技术和网络技术的飞速发展与大量普及，人类社会进入信息时代，各个学校对电子信息的利用与日俱增，在办公自动化、教学、科研、后勤等方面的日常管理中产生了大量的电子档案。如何保障学校电子档案的原始性和真实性，并在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改变。因此，加强学校电子档案管理安全就显得尤其重要。
一、电子档案的特点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与相对应纸质档案，相互关联的通用电子图像文件集合，是现代社会档案的主要形式，适应于计算机技术高速发展及满足人们对于档案快速高效运用的需求。而电子档案管理是指针对电子档案的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。不同于传统纸质档案的繁琐而低效的管理存储手段，电子档案管理需要依靠专业的电子档案管理系统实现有效的管理，要求其能提供完整的解决方案，可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络，具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等功能，实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。
二、电子档案的安全性问题
1.电子档案对载体依赖
电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。
2.电子档案容易被修改
电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。
3.电子档案管理的专业人员参差不齐
电子档案安全管理工作需要高素质的专业人员为技术支持，从而确保电子档案安全管理的水平。而许多学校并没有单独设立电子档案管理部门，还有许多管理人员缺乏专业的电子档案管理专业知识，或对计算机操作并不熟练，没有接受过专业的技能培训，造成电子档案安全管理工作的被动局限性，严重阻碍电子档案的安全管理工作正常运行。
4.校园网络条件下的电子档案管理制度不健全
在校园网络中电子档案的收集、形成、转换、处理、存储、整理、传输和共享等环节，档案信息可能被盗取、攻击、病毒感染，更有被更改、破坏和丢失的可能。由于计算机应用于档案管理和校园网中运行档案管理系统时间不长，传统的档案管理制度占主要方面，还没有形成一套系统的电子档案管理制度。
三、学校电子档案管理的安全措施
1.保护存储和网络传输介质安全
电子档案的特性不同于纸质档案，要建立可靠并且永久于可准确提供利用的状态。要建立一个合适存储介质保护的环境、规范保管条件，比如湿度的控制，存放载体的空间应达到有关标准的要求，满足避光、防潮、防潮、防震、防尘、防变形等的要求。鉴于校园局域网络容易受到计算机病毒感染，安装网络防火墙。防火墙技术一种访问隔离控制技术，是在某个平台网络与外界网络之间设置障碍，防止非法用户对本平台信息资源的非法访问。在校园网与互联网之间配备防火墙，防止互联网上的非法用户、网络攻击、病毒等对校园网络的侵害。并建议有条件的学校可购买企业云服务平台，防止现有的网络防火墙等技术仍无法抵挡“黑客”高手的入侵，可做到电子档案数据本地、云端等多方备份，来应对突发的紧急状况，确保学校档案信息得到最好保护。
学校电子档案管理安全性探析
2.加强电子档案载体的保管
电子档案形成后，因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，就无法确认它的真实性。因此，对形成档案的材料进行电子档案与纸质档案双套管理模式，将电子档案和纸质档案分别存储保管，并采用档案管理系统结合人工记录的方式，利用档案管理系统以电子的形式记录档案产生、加工、转换、传输及共享利用的全过程，同时辅以人工记录，用这些记录来证实电子档案内容的真实性和使用情况。
3.提升电子档案安全管理人员专业素质
电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作有效展开的决定性因素，因此学校因着力加大现有档案管理人的岗位培训力度。通过培训、自学、赴兄弟学校参观交流等方式，重点培训档案管理人员学校与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面内容，培养电子档案管理的复合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。
4.建立电子档案在校园网上应用全过程的管理制度
电子档案从形成到开发利用，中间经过多个环节，只要一个环节的职责不清，制度不明就可能造成电子档案的安全性构成威胁。建立电子档案信息安全评价标准体系，开发电子档案管理专用系统，将所有电子档案通过系统平台进行归档分类处理，明确归档流程和归档环节，对各科室的归档责任、工作内容和管理权限明确的划定，统一对每一份电子档案实行标准化、规范化管理。
参考文献：
[1]温怀玉.校园网条件下的电子档案安全体系研究[J].泸州职业技术学院学报，2008（1）：43～46.
篇7
关键词：中职学校；档案管理
一、引言
中职学校档案管理旨在学校各类工作中形成并积累起来的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种形态和载体的文件材料；是对学校日常的上级来文、往来文件、本校的政策、法规、以及学生在校期间的学籍管理形成的各种材料进行整理、归档；提供教职员工查阅资料、学生档案的查阅、管理等工作，是学校的宝贵财富。档案管理是整个学校管理工作的组成部分，学校各部门在教学和其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。因此，中职学校要加强科学管理，紧密围绕学校工作大局，不断加强档案的制度化、规范化、信息化建设，努力创新档案管理服务机制，全面推进档案工作发展，把学校档案工作提高到了一个新水平。下面就从三个角度简要分析当前中职学校档案管理。
二、强化档案管理创新意识，建立和完善科学的档案管理机制
档案管理工作首先要统一思想，正确定位。随着职业教育改革的深入发展和学校办学事业的不断壮大，学校领导要深切地认识到，档案工作是学校工作的重要组成部分和学校管理不可缺少的重要环节。学校档案作为非常宝贵的不可再生的办学资源，对记忆学校历史、服务学校各项工作、创造良好的育人环境都有着不可替代的重要作用。学校档案工作的成效已经成为衡量学校办学水平和层次的重要标志。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。领导重视是做好档案工作的前提，制度建设是做好档案工作的关键，队伍建设是做好档案工作的保障。特别是学校领导的重视对于档案工作开拓创新有着至关重要的作用。主要领导应亲自过问档案工作，特别是分管领导要大力宣传档案法规，强调档案工作的重要性，整体部署全校档案工作。解决档案工作中存在的各种实际问题，积极推动档案管理工作达标晋级，研究解决档案工作中遇到的困难和问题，重视开发档案资源的文化育人功能，进一步确立了档案工作在学校工作全局中的地位。促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍等各种门类和载体的档案。
三、提高档案管理人员业务素质，搞好档案设施建设
档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。首先，档案管理人员素质有待提高。人员数量不足，档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低；管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题；档案管理人员多为兼职，且频繁更换，年龄偏大、学历偏低、来源单一，造成档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐，为规范档案管理工作增添了难度。其次，强化学习培训，使全部档案管理人员都具有合格的档案上岗资格。围绕贯彻学校加强档案工作文件、档案管理系统使用等举办培训会。不仅培训档案管理人员，也培训在校兼职档案员。使每一位档案工作者都能够娴熟地掌握业务技能，做好自己职责范围内的工作。通过学习档案系统的先进模范人物，增强每一位工作人员的责任意识和奉献精神。面对日益增加的档案查询服务需求，使得每年工作都有新亮点，技术进步都有新高度，服务利用都有新拓展。
四、加强档案信息化建设，实现档案管理的规范化、标准化
档案是社会信息化发展不可缺少的组成部分，是档案工作现代化的必由之路，也是中职学校工作中的重中之重。首先观念现代化，即要正确确立中职学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中职学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，建立电子文件归档制度。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。（1）建设档案数字化基础平台、档案信息采集和存贮平台、档案自动化管理平台、档案网络化利用服务平台以及部分数字资源。（2）购置档案专用扫描仪，对近期使用频繁的档案和早期急需保护的档案进行数字化处理。做好学校办公自动化系统与档案管理系统的接口，实现电子文件的自动归档。逐步建立档案数字信息交换平台和相关的子系统。（3）采用自建和外包相结合的方式对所有重要的纸质档案进行数字化处理，使得档案室初具规模，以适应学校发展和社会进步的需要。
五、结束语
中职学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉档案室档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把中职学校档案工作做得更好，使之发挥更大的作用。【参考文献】
[1]周霞．浅谈新时期中职学校档案管理[J]．新西部(下半月)．2007，（03）．
[2]朱凤．新形势下中职学校档案管理人员的综合素质[J]．兰台内外．2008，（01）．
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【关键词】档案管理；规范化；思路
一、新时期新形势下学校档案管理的重要性
1.学校档案是学校发展的主要见证者。学校成立之初，档案记录就伴随着产生了，它见证了一个学校的发展创新和壮大的整体过程，它记载了学校基本的正常职能活动，可以管窥到学校的管理方式的变迁、文化氛围、教学水平等特征。2.学校档案是顺应时展风向标。当前社会信息化多媒体技术发展日新月异，在这样时代背景下，就要推进信息档案的智能化管理。采用信息化档案管理变得更迅捷更方便，与办学规模相辅相成，将更好的满足新时代对学校提出的要求。3.学校档案对学校发展能提供关键的决策信息。十年树木百年树人，良好声誉的学校可持续发展离不开正确决策。正确的方针政策离不开数据统计，所以在学校面临发展机遇关键期，相关责任人通过各类档案信息进行政策调整。可根据科学统计数据档案信息快速分析判断，对关键决策提供信息数据，这对学校发展将发挥重要作用。
二、新时期新形势下学校档案管理工作存在的问题
从目前掌握的情况看，部分学校在档案管理方面存在一些问题，这制约了学校的发展。1.学校档案管理意识薄弱，方式简单粗放。档案管理工作是促进学校发展的主要工作，其中管理水平对于学校教学质量有着直接的影响。它是一项严谨细致工作。龙兆佛在《档案管理法》就说：“尽可能谋适合一般人士之习惯，而又不失完整严密之科学精神为原则。”[1]但现在，一部分教职员工对档案管理工作不屑一顾，认为管理工作属于低端工作，没必要较真，工作粗放单一，认为只要资料保管好，应付好检查即可，对档案工作对学校的重要性认识不够。2.管理制度不健全。管理人员业务素质参差不齐。很多学校的通病是档案管理制度不健全，从一定程度上限制了档案管理工作的正常开展。很多学校对档案管理员缺乏必要培训，还是老教职员工带领新人办法，部分管理人员从其他岗位转来，还有兼职负责或年龄偏大的老教工担任。有的虽有丰富教学经验，但对档案管理却是门外汉，只能做些简单的档案保存、看护等基本功能，工作没有前瞻性和持续性，严重制约学校档案管理工作。3.档案管理工作信息化水平亟待提升。在互联网普及形势下，信息化技术在档案管理工作中逐渐取代了传统工作方式。当然，凡事要有渐进过程，传统理念、资金不足、人才短缺等现实问题刻不容缓，学校档案管理工作信息化建设受到阻滞。信息化阶段还要有新老观念交替，逐步淘汰适应过程。实现真正意义信息化建设，就需要配置完善的软硬件配套设置，这是建设档案信息化建设的首要标准。另外相关设备和软件价格昂贵，学校资金缺乏问题，管理人员信息化水平有待培训。都是制约学校档案管理信息化建设的主要因素。
三、新时期加强学校档案管理工作的策略
1.重视学校档案管理工作。信息化的档案管理具有安全、保密性高，技术先进、兼容性和可扩展性强的特点，能够大大提高档案管理工作效率和质量，是未来档案管理工作的主要发展趋势。[2]对于学校相关领导而言，要深刻认识到学校档案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性为原则，科学配置管理任务，提高学校人力、物力等资源利用率。从学校的实际情况出发，逐步使档案管理信息化达到最佳状态，使学校的档案管理工作得到更加完善。2.完善基础设施建设。学校档案信息化建设离不开良好的基础设施建设。为此学校要加强档案基础建设的投入力度，配备相关硬件设备，同时还要专人负责档案管理系统软件检测，处理不同硬件平台和操作系统运行，衔接其它数据库系统数据交换链接。在完善基础设施中，重要是加强档案数据管理自动化和智能化系统建设，这样，计算机在智能监控调配系统运作下自动运转，既优化环境又降低人为错误操作和风险，还能减轻管理人员工作量，提高工作效率。促进学校档案管理工作迈上新的台阶。3.构建信息化档案管理规范化工作流程。档案管理工作的信息化建设是适应时展的新趋势，档案信息作为原生资源，其重要性正逐步凸显。但要规范化制度化，具体应包括：（1）档案整理与规类。定期为纸质档案需要转化为数字化档案进行归类、整理。包括文字档案、声像档案、照片档案等。（2）建立目录库。将纸质档案建立纲目，分类划分录入系统。这些数据把包括建目时间、存放柜号、文件号、页数、存放类型、保存期限等。（3）数据备份。防止系统出现断电、或操作失误导致故障致使数据丢失，而将全部或局部数据集合从应用主机硬盘或列阵复制到其他存储介质。（4）数据校验。逐条检查每个案卷目录下扫描文件，是否打开正常，页数、目录和扫描文件是否一致等。这样，规范化档案管理流程将使信息录入、检索和查找更迅速、更便捷、更高效，使档案收集、整理、移交、接收、保管、使用有规可依，有据可查，实现了档案管理业务质的飞跃。
参考文献：
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随着社会不断的发展，信息技术在人们的日常生活、工作、学校档案管理中得到广泛的应用，在学校的档案管理中发挥出了重要的作用。现阶段，我国各学校在开展学校档案管理工作时，由于档案数量在不断的增加，其内容变得越来越复杂化，利用信息技术是十分必要的，同时也是学校档案管理工作在未来发展的趋势。利用信息技术可以有效的减少大量的人力、物力、财力和时间，保证学校档案管理的工作效率，从而提高我国各学校的档案管理水平。本文对信息技术在学校档案管理中的有效运用进行了简单的分析。
关键词：
信息技术；学校档案管理；有效运用
前言
随着信息技术和科学技术不断的应用，各行各业在发展过程中都广泛的应用信息技术，从而提高经济效益与工作效率。信息技术不仅能应用到我国商业发展中，同时还能应用到学校的档案管理中，从而解决一些档案信息中的琐碎性问题，减少工作流程，节省人力、物力、财力，应用信息技术最重要的一点就是提高档案信息的工作效率。因此，做好信息技术在学校档案管理中的应用，才能有效的促进学校快速发展。
1传统学校档案管理模式弊端的研究
学校档案管理是学校发展的重要组成部分，学校档案管理的好坏会直接影响到学校的发展。就目前来看，学校档案管理是一种便捷的数据信息查询方式，在人们需要数据信息时，能准确、及时、查找到有效的数据信息。在传统的档案人工管理过程中，不能满足准确、及时、查找到有效的数据，其中存在着很多的不足，传统的档案管理需要人们将其进行不断的研究。
1．1工作效率较低：由于学校人数较多，档案数量也在逐渐的增加［1］。传统的学校档案管理方式主要是使用人工管理方式进行，对一些大量的数据信息进行整理收集，从而降低学校档案管理工作效率。
1．2保密性较差：使用学校档案管理方式，接触档案信息人数较多，导致档案在管理过程中没有较强的保密性。
1．3档案检索、维护工作困难：随着社会不断的发展，档案数量不断的增加，仅仅依靠人工进行管理很难实现档案在日后的检索与维护工作，从而降低学校档案管理的工作效率及档案的利用率，使档案工作无法正常进行。
2现代化的学校档案管理系统的特点
在这个信息技术快速发展时代，学校档案管理工作也逐渐采用一些现代化手段来完成管理工作，从而跟上社会发展的脚步。信息技术在学校档案管理中的应用可以有效的克服传统工作的弊端，提高学校档案管理工作效率［2］。
2．1档案数据处理速度较快、容量较大、检索方便：现代化信息技术在使用过程中包含了多种管理软件，其自身在使用过程中都有着各自的功能。在学校档案管理系统中，应该为其制定对应的工作目标，只有这样才能保证学校档案管理工作顺利进行下去。在开展学校档案管理工作时，现代化信息技术具有较强的系统容量，在学校档案管理中常常会使用一些电子软件、表格等，从而方便人们对档案信息的查找工作。
2．2学校档案管理工作需要专业工作人员担任：在开展学校档案管理工作时，所选取的工作人员要有较高的综合素质水平、专业知识技能、职业道德，并了解现代化信息技术的操作，只有这样才能保证学校档案管理工作顺利进行下去［3］。现阶段，我国学校档案管理相关工作人员普遍存在专业知识水平较低的现象，因此，学校应该定期开展现代化信息技术教育培训，从而提高学校档案管理人员的专业知识水平。
2．3现代化学校档案管理工作中的不足之处，主要有以下几点：（1）在使用信息技术将档案数据信息存储过程中，其存储载体出现了较大的变化，将传统的纸质档案改变成电子文件档案，从而产生一系列的学校档案管理问题；（2）我国对现代化信息技术学校档案管理制度不够完善；（3）将传统的纸质文件转变成电子文件这对学校档案管理人员来说是一项非常困难的任务，而且电子文件的数据信息也容易被复制，从而导致电子档案的易改性存在着一定的不足。
3学校档案管理工作信息化的有效途径
3．1提高学校档案管理标准化水平：传统的学校档案管理过程中，需要整理大量的纸质档案，学校还需要投入大量的人力、物力、财力，并且在整理过程中其工作效率也不是很高［4］。直到现代化信息技术的出现，传统的学校档案管理方式得到完善，解决了传统学校档案管理中的不足。同时提高了学校档案管理标准化水平，通过人们对信息技术不断的研究，在学校档案管理中得到了广泛的应用，并深受档案工作人员的欢迎。
3．2做好档案数据库建设工作：现阶段，我国的学校档案管理信息化还处于发展阶段，还需要通过人们不断的研究为其建立一个科学合理的数据信息库，只有这样才能将现代化信息技术在学校档案管理中得到广泛的应用，并提高学校档案管理工作质量与工作效率。
3．3加强办公自动化建设：信息技术可以有效的解决学校档案管理中的信息数量，加强了学校档案管理办公自动化建设工作，主要体现在以下几点：第一，建立全新的学校档案管理制度，只需要一两名专业技术人员进行管理，减少了一定的人力、财力、物力；第二，加大了信息检索的功能，减少遗漏档案信息存储的问题，档案信息也不会因为时间较久而产生变化，同时还方便人们使用；第三，加强了档案管理的保密工作。
3．4提高学校档案管理人员的综合素质水平：只有学校档案管理人员的综合素质水平与专业知识技能达到指定的要求，才能做好学校档案管理工作［5］。除此之外，学校档案管理人员还需要具有多方面才能，并熟练掌握现代化信息技术，具有多方面的专业知识，只有这样才能保证学校档案管理工作顺利进行下去，从而提高学校档案管理工作效率与工作质量。
4总结
总而言之，在这个现代化信息技术快速发展的时代，只有保证学校档案管理工作跟上社会发展的脚步，才能将学校档案管理工作顺利进行下去。同时在学校档案管理发展过程中还要充分利用好现代化信息技术，从而提高学校档案管理工作质量与工作效率。
参考文献：
［1］李丽．信息技术在学校档案管理中的有效运用［J］．佳木斯教育学院学报，2012，01：318＋331．
［2］杨丽丽．试析信息技术在学校档案管理中的应用［J］．网络安全技术与应用，2014，05：209＋211．
［3］韩玲．信息技术在学校档案管理中的有效应用研究［J］．商，2015，19：74．
［4］邹正华．加强信息技术在学校档案管理中的应用［J］．学校档案管理理论与实践－浙江省基层档案工作者论文集，2012，00：271－273．
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一、中学教职工人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案内容不全。尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。
（二）学校对人事档案管理缺乏专业性，管理分散。一般情况下学校的人事档案不是单独管理的，而是由上级部门统一管理和收集，有些中学将人事档案依据管理职能的不同分配到不同的部门，比如教务部门的人事档案包括教职工的业务能力，获奖情况和教学的内容等，科研部门的人事档案主要负责科研项目的确定，论文的发表等内容，行政部门的人事档案则主要是负责人员的招聘和选拔，职称评定、年度考核等。这样的人事档案管理不但无法综合利用，而且会导致档案管理过于分散，很容易使学校的人事档案丢失。
（三）人事档案的管理还存在着硬件滞后的特点。目前中学的人事档案管理的方式比较落后，还是纸质的形式，管理的手段和技术都落后，缺乏创新。还有一些中学的人事档案在计算机里，没有进行分类整合，查询和利用起来比较困难和繁琐，一些人事档案的查找只能够人工查询，信息落后，导致了资源的浪费。还有些学校储存档案的环境较差，档案储存室的门不严实，经常有外人随意进出。或者是档案处于潮湿的环境，容易受到损坏。
二、中学人事档案管理模式优化措施
（一）加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善。人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看，需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度，明确人事档案的归档范围，杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力，教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外，为了提高人事档案的实用性，增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫，使教职工有竞争的压力，有利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。
（二）及时更新人事档案。根据学年安排，及时更新完善教职工档案的信息，补充相应的数据资料，充分利用信息化的手段，利用先进的软件对人事的信息进行登记和采集，个人信息的登记要完整、及时、有效，能够真实反映教职工的个人情况，而且根据教职工本人确定需要定期更新的信息和数据，利用学校的网络资源和设备，在学校的网站上更新内容，学校应该指派相关的人员定期审核，必要时设置访问权限，防止数据的任意篡改和删除。将静态管理变成动态化管理，使学校人事档案的管理内容能够及时定期更新，使人事档案管理的数据库更加标准，保证在学校管理过程中人事档案“好用、管用”。
