档案管理员范文

导语：如何才能写好一篇档案管理员，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

档案管理员实习周记一

我以实习生的身份来到西安铁一院/欧博迈亚联合监理站，实习的第一档案管理员实习周我是作为一名资料员负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作。首先师傅让我看了很多监理资料员的管理手册、监理规范、监理实施细则、监理计划，使我对监理工作有了初步的认识和了解。

其次我又学习了监理工作的依据：

⑴工程施工图纸、技术说明及设计交底、会审纪要;

⑵监理合同及经建设方同意的《监理规划》;

⑶监理合同、总承包合同及分包合同(包括业主与各方签订的各种协议);

⑷政府有关政策、法令、监理法规等;⑸其它有关文件国家法律、法规、建设单位与施工单位签定的施工合同或协议。

师傅又帮我讲解了监理的主要工作内容：三控、两管、一协调，在现场控制工程的质量、进度、投资;进行合同、信息管理;积极协调参建各方的关系。为了保证工程又快又好的完成，监理人员还会采取必要的措施：

1、对于关键部位、重要工序进行现场旁站监理，检查符合有关规定后，才允许进行下一道工序的施工;

2、对于施工中重要建筑材料，在进入现场时必须检查产品出厂合格证书，或者进行见证取样，送到有相关资质的检测单位进行检验;

3、做好监理日志，详细记录每一天工程所发生的事情，以防工程出现质量问题，从而能够有依可查。

档案管理员实习周记二

这周师傅就给我讲解了资料员的职责和任务，让我更加了解了自己的工作实质。首先要负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。

1. 负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。

2. 收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

档案管理员实习周记三

我主要参加分部分项工程的验收工作：

负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

按时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有归档文件材料交接表，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。

负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。

档案管理员实习周记四

第四负责工程项目的内业管理工作协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责公司文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。

档案管理员实习周记五

这周主要负责计划、统计的管理工作负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对，不得多报，早报，重报，漏报。

负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。

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作为档案管理员要切实增强档案管理人员对档案管理工作重要性的认识全面提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理工作力度，逐步完善档案管理配套建设和信息网络化建设，下面是小编收集推荐的档案管理员个人工作计划，仅供参考，欢迎阅读。

档案管理员个人工作计划

一、指导思想

认真贯彻《档案法》，严格按照档案管理的要求，使镇村档案工作再上新台阶，为档案工作巩固省二级、争创省一级打下坚实的基础。以新的档案团队工作为出发点，继续做好基础工作，发挥优势作用。

二、工作措施

(一)加强组织领导，完善工作制度。调整我镇档案工作领导组，进一步加强对档案工作的领导，下设办公室，确定专职和兼职档案人员。全面负责档案业务管理和建设工作。建立和健全档案管理的各项工作制度。

(二)加强档案业务学习，提高档案人员的自身业务素质和管理水平。首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案管理人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。

(三)狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化。今年在档案业务建设上，要着力抓好五个重点：

1、首先要制定出20__年档案工作计划，明确具体任务，目标和要求;同时，按照县档按局的要求，把我局档案等级认定等级作为今年档案工作重中之重来抓紧抓好，按时报送有关材料。

2、按照档案等级认定的标准、认真做好档案自查工作，写出自查报告;自查工作要逐项进行，认真细致，对自查中存在的问题，要提出整改措施，限期整改，原则上缺什么补什么，完善补充，提高标准，保证质量。

3、加强档案基层设置建设，配齐所需的相关设施。

4、建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿、报送统计登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。

三、具体要求

一要加强领导。把档案工作摆上重要位置，坚持领导主抓，专人负责，明确责任，落实奖惩.

二要加强指导.注重对档案管理人员和相关人员法规、业务培训，增强档案管理意识，提高业务水平，管好屯用好档案。

三要加强督导.采取检查与督查相结合的方法，确保档案管理按规范化要求抓到位，对检查中发现的问题，督促整改到位。

总之，今年档案工作任务重，要求严、标准高、只要大家齐心协力，共同努力，我们就一定能做好档案工作，一定能达到重新认定的标准，实现我局档案管理提档晋级的新目标。

档案管理员个人工作计划

一、指导思想：

根据学校领导的安排，我担任多项管理工作。虽然工作面广，事情繁琐，但是管理员应该树立“以人为本“的管理理念，确立“主动服务”为宗旨，切实加强图书室、阅览室、资料室建设，不断规范管理，积极引导学生课外阅读、扩大阅读量、增长知识、陶冶情操，提高人文素养，热情服务教育教学，为教师提供快捷、周到的服务，真正发挥图书馆、阅览室在实施“新基础教育”的功能。

二、主要工作

1、积极配合学校各项活动，做好服务工作。

2、对图书进行科学管理，提高图书利用率。

3、开拓创新，读书活动力求有特色，以丰富多彩的活动来激发学生们的读书热情。结合学校“营造书香校园”，为各班建设小图书角做好参谋;定期向学生推荐适合他们阅读的新到书籍、报刊杂志，让他们及时借阅;开展诸如“我爱祖国”征文比赛、创新作文、课外阅读知识竞赛、讲故事比赛、编手抄报比赛、读书笔记展评等活动，激励学生读名著、背名诗。

4、优化图书馆管理。做好新书整理工作和新书借阅的准备工作，并对学生进行爱护新书的教育。要合理安排阅览室的开放时间以及进阅览室阅览的年级，不断充实图书馆的内容，切实加强图书馆的基础管理，努力改革图书借阅方式，调动学生读书积极性，确保本学期内人均借书10册以上，使图书借阅及管理更方便、有效。

5、报纸杂志及时整理，当日上架，半年装订完毕，为教师查找资料提供一切便利，并做好借阅的记录。

6、更进一步完善好学校特色项目的档案，迎接区“特色项目年度评估考核”;认真收集上学期资料并整理归档，20__年上级文件档案整理归档。

7、按时按质地统计上报学校“小学教育技术装备综合统计”表。

8、认真务实地做好学校固定资产的总账和低值易耗品的总账，定期检查各功能室的'台帐，做到帐物相符;认真做好迎市政府“两项制度督导评估”考核。

9、做好财产保管工作，为学校的教育、教学工作提供强有力的后勤保障。

10、分7、12月及时向区信息中心提交学校师生获奖情况。

档案管理员个人工作计划

一、职工档案信息完善

企业职工档案是企业职能部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是职工档案的组成部分。在实际档案整理工作中发现少数员工档案材料存在不完善的情况，主要表现在以下五类材料：

一、学历材料;

二、党群材料;

三、奖励材料;

四、职务变动材料;

五、薪酬变动材料。

针对以上不完善的员工档案材料，做好查漏补缺工作。根据公司发文文件和人力资源系统信息梳理员工档案信息，将梳理后的信息与员工纸质档案材料进行核对整理，对缺少材料做好记录，并与相关职能部门联系沟通，明确所需归档材料名称及归档材料移交时间段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原长期员工缺少材料补充工作，逐步完成所有员工档案信息的建立健全工作。

明年具体安排如下：

针对不完善材料，采取措施如下：

档案管理是一项持续地不断补充完善信息材料的工作，需要相关部门领导、同事的支持与配合，树立档案材料归档意识，将归档材料妥善保存并按规定时间段移交，让公司所有员工档案信息更加充实、完善。

二、档案信息化建设

积极开发档案信息资源，做好加工、整理、开发、利用工作，拓宽档案的信息功能。具体措施：

1、购买计算机、扫描仪等硬件设施。

2、与计算机软件系统开发人员沟通，为档案信息化提供数据支持。

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一、树立三大意识

1．服务意识。以往，档案管理具有极强的被动性，将工作定位于保管为主。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。2．安全意识。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。3．创新意识。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。

二、打造三类能力

1．操作能力。要成为一名合格的档案管理人员，最基本的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。

2．管理能力。要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。

3．学习能力。适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。

三、新形势下档案管理人员素质提升对策

档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。

1．营造良性竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位;其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为;最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。

2．建立完善的激励体系。理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施:针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对做出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。惩罚措施:建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。

3．健全考核评估制度。激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。制定考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。

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档案员在培训学习要把自己看作一名普通的学员，尽快从单位的工作事务中走出来，从各种交往应酬中走出来，静下心，埋下头，耐得住寂寞，经得住诱惑，一心一意搞好学习。培训的档案人员，可以说智商差别不大，而主要看谁肯于苦学深钻，在学习中多联系单位档案工作的实际情况和自己的思想实际情况，在学中思、在思中学，这样才能真正学有所获。业余时间是一个富有弹性的空间，谁学会了利用，学会了开掘，谁的收获就越多。在学习中不能仅靠课堂上的有限时间，要充分抓住业余时间这个弹性空间，多看、多学、多问、多思、多积累，在日积月累中弥补自己知识的不足。

二、加强档案管理人员继续教育的必要性和紧迫性

现代科学技术的飞速发展使全社会的信息意识在不断增长，档案信息已成为各个行业工作的重要环节，档案管理工作也越来越显示出其重要的价值和地位。档案管理者应抓住机遇，迎接挑战，不断进行继续教育，提高自身的综合素质，强化自己的专业技术水平。1.现实工作需求。首先，信息时代的档案工作正在实现以电子计算机等物化智能应用为主的档案管理自动化、档案信息资源数字化以及档案信息传递网络化，档案缩微及档案保护水平也日益提高，原有的那些工作经验和理论已经难以满足实际工作的需要。其次，从证词素质和职业道德水平来看，档案工作的机要性和服务性要求档案人员要具备较高的政治素养和全心全意为人民服务的工作精神，发挥其主观能动性和爱岗敬业精神，对做好档案工作显得尤为重要。2.理论需求。“人本管理”思想是加强档案人员教育培训的出发点，充分重视档案人员在档案工作中主体地位的体现，发挥档案管理人员的主人翁精神。

三、提高档案管理人员继续教育效果的措施和途径

1.要有针对性地在培训内容中加强开拓创新能力的培养和爱岗敬业精神的培养

档案管理人员开拓创新能力和学术研究能力的不足，是当前制约档案事业发展的一个主要问题。要解决这个问题，首先必须在整体教育上大力强化档案干部队伍，加强开拓创新思维和欲望、哲学思辨能力的养成以及自学能力、触类旁通、举一反三能力的养成等方面的培养力度。同时，还要注重对档案工作人员职业道德教育，进行爱岗敬业精神的培训。档案工作是一项基础性的信息搜集、整理、保管、服务工作，需要的是爱岗敬业和默默无闻的奉献，除了有扎实的职业技能和深厚的学术素养外，更要有一份求真务实的平常心。

2.在档案培训中不求规模求效益，使培训的档案人员得到真正提高

事实已经证明，学历的提高、结业证的增多并不一定意味着档案工作人员素质的同比提高。短期培训是继续教育的重要方式之—，过去因为过分看重办班期数、学时数、参加人数等表面数据，而没有着眼下如何使受训者提高综合素质，学习效果不是很理想。因此在举办这类业务培训时，我们要在学习主题的设置上有针对性、科学性和一定程度的超前性，在形式上要有灵活性，讲授内容和技巧上要讲究知识性和趣味性，增加一些研究的专题讲座，使档案人员在培训中真正学到有用东西。

3.要有针对性的鼓励档案工作人员从多种渠道接受继续教育

我们要从继续教育的认识、计划安排和政策方面加强教育宣传，为在职者树立终身教育的思想，增强档案从业人员接受继续教育的自觉性，针对各级档案工作人员的不同情况，鼓励她们利用业余时间，通过自学和进修培训等多种途径不断更新自己的知识和技能，个人在知识领域上的涉猎面越广，视野就越宽，档案人员的思维和角度转换就相应地更灵活。广大档案工作人员在熟练掌握档案知识与技能的前提下在各自相应的实践领域中有所收获，在工作上做到更加游刃有余。

4.根据实际需要，拓展教育培训的内容

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关键词：档案员；管理；档案；措施；职业道德

Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。 科学规范的管理档案，是衡量一个单位工作成效与管理水平的重要尺度。 档案管理工作做好了，一方面为机关高层管理人员及时了解本机关整体工作状况，适时调整政策、策略提供准确依据；另一方面有利于社会各方准确认定机关单位工作成效。 因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本单位的社会地位具有重要意义。

一、现代档案管理者应具备的基本素质

1、坚定的政治素质。档案人员必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。

2、优良的思想品质。要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。

3、扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。

4、广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

5、过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。

6、良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。

二、档案员管理档案的措施

1、建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。

2、遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。

3、档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。

4、档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。

5、加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用。

（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。

（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在这方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。

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1.1档案管理意识欠缺

在当前市场经济环境下，多数医院往往以医疗为主，认为医院的声誉、医疗效果以及医院的形象等是直接推动医院发展的重要因素。认为档案管理对医院发展只能起到辅助作用，于是对档案管理工作没有足够的重视，使档案管理工作处于放任自流的状态。许多档案工作者存在“重管轻用”的观念，忽视了对档案信息资源的利用。

1.2档案管理机构不健全

当前多数医院的档案管理是由综合档案室负责。由于历史原因和医疗行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、基建档案等，人事档案由人力资源部门管理，医疗病历档案由病案室管理，病理切片档案、各种检查影像图文档案由各个业务部门管理，这就造成了一个单位内多个部门管理档案的局面，对档案的管理缺乏统一的标准模式，对于档案资料的汇总、查阅、数据统计造成了困难。

1.3档案管理制度不完善

在现代医院管理中，医院的医疗、人事、行政、财务等方面都制定了较完善的规章制度，而针对档案管理的制度较少，缺乏一套让档案管理员在工作中参考的标准，从而使得档案信息不能够及时全面进行收集，导致档案管理的混乱和缺失。

1.4档案管理人员专业素养低

由于历史等各方面的原因，我国目前的专业档案管理人员比较缺乏。在医院的管理人员队伍中，缺乏同时具备专业医学知识和档案管理知识的专业的档案管理人员。多数医院档案管理人员都是兼职，档案管理人员的素质参差不齐，专业知识老化，知识面狭窄，难以适应新形势下档案管理事业发展。

2做好医院档案管理工作的策略

2.1加强档案管理宣传教育力度，增强档案管理意识

通过开展档案普法宣教活动，努力提高医院员工特别是领导班子成员的档案意识，使医院领导、中层干部和全院职工都能充分认识档案工作的重要性，进而更好地支持档案管理工作。医院领导和科室负责人加强《档案法》和相关知识的学习，要把档案管理纳入日常的议事日程，与医院的业务建设同步规划，同步发展。

2.2健全档案管理制度，规范档案管理工作

医院根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作的实际情况，逐步建立健全医院档案管理的收集、整理、归档、移交、借阅、保密、销毁及库房管理等各项规整制度，使档案工作的每一个环节都有明确的制度可以遵循，保证档案的齐全完整，逐步实现各类档案统一管理。

2.3强化档案工作管理体系建设

建立医院、综合档案室和基层职能业务部门三级管理组织体系。明确各级组织和相关人员在档案管理工作中的职责和义务：即领导班子作为档案管理工作的组织领导核心，负责医院总体档案工作目标的确立和推进。综合档案室作为档案工作的管理主体单位，其专职档案员负责对全院档案工作进行指导和监督。各业务科室在其日常工作中形成的资料作为档案的来源，各科室部门确立兼职档案员，负责及时收集所在科室工作人员日常工作中形成的各类资料，通过档案管理系统进行统计保存。

2.4加大档案管理部门的硬件投入，实现档案管理现代化

要加大档案工作资金投入，改善档案管理环境，引进现代化技术和设备。要设立独立的档案办公室、库房、阅览室、档案箱柜等。配备现代化的办公设备，如照相机、录像机、复印机、扫描仪、装订机等。采用专用的医院数字档案管理系统，完成立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，提高档案管理的工作效率。

2.5开发利用档案资源，扩大服务范围

档案管理的目的就是开发利用档案资源。档案人员要通过各种渠道，深入发掘档案资源，为医院的临床医疗、教育和科研工作服务。开放更多的档案资料，实现档案资源的共享，让档案为医院的发展服务，为人民群众的需要服务。要发挥医院档案为医院文化建设服务的功能，为医院文化建设提供支持。

2.6重视人才培养，提高档案管理人员素质

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关键词：声像档案；缺陷；对策；开发利用

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的，以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录[1]。随着科技的发展，越来越多的声像档案出现在日常工作当中，它们是现代社会档案资源体系的重要组成部分。一张医院外貌的照片、一段庆典的录像所带来的视觉感受，是文字形容无法媲美的，声像档案在再现历史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在医院，声像档案远远少于病案、病历档案，导致很多管理者不重视。现实工作中，由于对声像档案重要性的认识不足，管理措施没有及时跟上，导致大量声像档案分散流失，或是被科室和个人据为己有，没有发挥出声像档案的综合效益。

1 医院声像档案管理中存在的问题

1.1声像档案管理意识不强 声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档，对于旧的照片没有分类和没有文字说明，对于今后的再利用造成一定的阻碍，不了解资料的人员很难找到想要照片，大多是靠当时活动的参与者的记忆去寻找。视频资料的归档更令人担忧，随着科技的发展，仪器的更新换代，旧的带子往往难以读取，资料存储需要大量的储存设备，以前的设备有限，导致有资料无法读取。有时一盘带子反复用，原始资料没有及时归档，导致资料流失。另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，声像档案的保管问题一直在探索当中。

1.2声像档案管理制度不科学 声像档案管理制度不够落实，归档率不高。声像档案形成科室一般在医院宣传部门，重要日常活动资料的拍摄、录像等由上述科室负责，每年一次将声像档案整理上交综合档案室。但医院还有许多临床科室，医院宣传部门不一定能将全院各个科室、部门的每一件重要的事件记录下来，各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，对于特殊患者、新技术、新项目的开展，一些临床科室都会自行拍照，但却为自己科室使用。这些声像资料其档案价值不容忽视，由于科室并没有上交档案室的意识，便使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。

1.3档案管理人员自身专业素质不足 个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。声像档案处理起来有一定的技术含量，然而很多医院并没有相应的设备和专业的管理人员。就我院而言，虽然有相应的设备，但管理人员没有受过正规的档案专业培训，没有对声像档案进行科学的管理。同时，随着科技的进步，如今的声像档案已可以大量拍摄，后期再进行修剪，不可用的图片、修剪前的图片和修剪后的图片都一并保持，且不做标记，仅仅是以事件的时间和名称命名文件夹，以致再想利用上修剪过的图片时，无从检索，存储混乱。

1.4声像档案利用开发意识不足 档案管理者对声像档案开发利用意识不够，甚至可以说从未对该类档案正真利用起来，缺乏开发利用动力，只有在编辑画册、建院史馆时利用了一些照片，视频资料则常常拍完就放一边。由于管理队伍不稳定，对声像档案了解不足，专业素质不足无法对声像档案进行专题编研，很多非常有历史价值的档案只能封在柜子之中，无人知晓，发挥不了声像档案的应有作用。

2 声像档案管理研究与对策

2.1建立完善的声像档案管理制度 领导首先要重视，有的单位领导意识不强，甚至取消原有的档案部门，导致档案无人管理，医院的发展历史无从考证。强化规范管理，提升声像档案形成部门的意识，对产生的声像资料从收集到归档都要定期移交声像档案管理部门统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有[2]。对声像档案的日常保管、借阅、利用各环节应有明确的规定。必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步变成自觉的行动。

2.2医院声像档案收集和归档 一个医院的声像档案工作，不是一个人或者一个部门就能做好的，形成声像档案的科室、部门的拍摄、录像人员与医院档案管理员要增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。必须实行统一管理，形成声像档案的科室、部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，及时向声像档案管理部门移交。声像档案管理部门及时对收集的声像档案，以保持声像档案的有机联系、便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代--问题进行分类，分类保持前后一致，便于查阅。并对声像档案按规定的要求对内容附以简单的文字说明及做好编目，制作检索目录等相关工作[3]。

2.3加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，档案管理部门应提高各科室、各部门对声像档案的整理意识，加大监督指导力度，并对各部门的兼职档案员进行培训，力争整体水平的提高，全面加强形成声像档案的科室、部门摄录人员的相关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。有设备也有整理声像档案的习惯科室，常常由于水平不足，所形成的声像档案质量参差不齐，以至于需要使用时，看似多实则能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的声像档案利用价值更高；对有设备，但没有整理意识的科室，要帮助其建立相关的管理制度，同时加强监督和指导，使其养成整理声像档案的良好习惯，同时加强技能培训，抓住时机，形成高质量的声像档案。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质[4]。

2.4医院声像档案的开发利用 充分利用其医院声像档案不是仅靠档案部门就能完成的，需多部门共同合作。档案管理部门制度相关的管理制度，统一全院声像档案的归档要求，编制检索工具，方便利用者查找；定期充分利用声像档案，举办图片展或专题展览，如有条件，可开设院史馆，展现医院发展轨迹的同时，发挥声像档案价值，使展览形式更加生动、内容更加丰富、视觉更有刺激。无论何种档案，不加以整理、利用，都无法体现其价值，而展示价值的最好途径就是通过一定的编制，使档案之间有机结合，合奏出一部美丽的史诗[5]。

医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。

参考文献：

[1]连颖.试论声像档案价值鉴定[J].档案学通讯，2012（01）：85-88.

[2]王进庆，夏禹波.医疗声像档案的开发和利用[J].科技致富向导，2008（12）：30.

[3]罗丽云.浅谈我院档案管理存在的问题及对策[J].医学信息，2008（01）：50-51.

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关键词：多校区高校；二级管理体制；档案管理

20世纪90年代高校改革拉开序幕，我国许多高校打破了高度集中的办学体制，出现了办学形式、办学层次、自身功能及内部管理模式的多元化。在这种趋势下，高校二级学院体制应运而生。它的出现，使得高校档案管理面临诸多挑战，如何发挥档案管理为教学、科研服务的巨大作用成为档案管理者面临的新困难。

一、高校二级学院档案管理的重要性

1.二级学院档案管理工作承载了学校的历史与未来

二级学院是学校一个相对独立的教学单位，各项工作在学校统一部署下有自己的运行方式，形成的管理文件体现了教学管理水平和教学质量等等。学院的行政管理工作档案如文件、工作计划、工作总结、会议纪要等都是真实记录二级学院的重要资料，反映了二级学院发展过程和取得的成就。根据学校档案管理工作要求，对二级学院的重要资料一部分要交学校档案室归档保存，一部分留在学院保存。对于这一部分资料二级学院必须进行有效的整理，形成二级学院的档案资料。二级学院档案是二级学院发展的历史记录，是二级学院成就的见证。二级学院档案与校级档案共同构成学校档案的完整体系。

2.二级学院档案管理工作提升了教学质量及教学水平

人才培养是高等学校三大功能之一，教学工作是各级各类高校的中心任务。二级学院是学校教学工作的具体组织者和实施者。院级教学档案是在教师的教学活动、教学管理、科学研究、学生学习过程中形成的，包含有保存价值的文字、图表、声像、光盘等学院教学材料，是学院办学指导思想、专业培养目标、专业设置和教学内容、方法、效果的真实记录。教学档案是学院在多年的教学实践活动中逐渐积累形成的一系列原始资料，是学院教学活动和教学管理工作的缩影，是教学质量、教学管理水平的历史记载，也是衡量学院教学质量、学术水平、管理水平的重要依据和凭证。这些档案材料也从定性和定量两个方面反映了二级学院的教学质量和教学管理水平。同时，高校教学活动的延续性和周期性，使得教学档案具有通用性的特点。二级学院教学档案材料对学院总结教学规律、开展教学研究、制定计划、进行教学评估、教学检查等都具有十分重要的参考价值。

3.二级学院档案管理为教学评估提供了新借鉴

在新专业评估体系中，二级学院的教学档案，它的原始性、真实性、准确性和完整性直接为评估专家提供第一手资料。在省教育厅制定的新专业评估体系中，多个指标体系都涉及教学档案关系。教育部制定的《普通高等学校本科教学工作评估指标体系》的各级指标与教学档案也紧密相关。由此看出，二级学院教学档案在本科教学评估工作中发挥着重要的作用。在对高校进行新专业评估和教学水平评估时，需要对学校的教学条件、教学状态、教学效果等进行跟踪调查和分析，而这些调查和分析主要来源于学校和各二级学院大量教学档案资料的查阅。因此，重视二级学院教学档案建设，可以为教学评估提供比较完整、系统和真实的信息和凭证，是搞好本科教学评估的重要基础。

二、当前二级学院档案管理存在的问题

1.多校区管理体制不统一

一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案管理在头脑中没有一个明确的概念。多校区管理体制各异，增强了各校区管理人员的沟通交流的难度。同时，在档案管理人员配置、资金配置上都存在着一定的浪费现象。

2.二级学院的档案资料丢失严重

一方面，教学档案难以收集。目前二级学院教师一部分由母校教师兼职授课，另一部分向社会招聘。教师对二级学院档案工作的重要性缺乏认识，材料的归档等必须由管理人员再三督促，教师为应付差事，往往临时突击、草率整理，没有统一的标准，有的归档材料无落款、无日期、无单位盖章，有的没有说服力，造成档案材料不齐全、不完整、质量不高。另一方面，学校重要的文书档案收集不全。二级学院作为高校办学的一种新尝试，产生了许多宝贵性经验性的档案，但由于机制问题，加上人员编制紧张以及不少领导档案意识薄弱，只重视上级的红头文件，轻视本校自身形成的文件，使大量反映学校进程轨迹的文件都落在各职能部门的负责人或具体操作人的手上，没有及时归档，造成档案严重丢失。有些二级学院虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担许多其它工作，难以抽出时间为由，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过收集时间，导致档案的收集不全。

3.二级学院档案管理人员素质不高

由于二级学院机制问题，人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虚设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的熟悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员只占极小比例，复合型的档案管理人才极其缺乏。这客观上对独立学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了独立学院档案管理和建设工作的顺利开展。

三、二级学院档案管理的应对之策

1.采用科学的管理模式，提高档案管理水平

打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过网络供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的网络，把形成的档案信息，如博硕士论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。

2.强调规范管理，完善立卷归档制度

多校区档案管理体制成立后，由于校区间的距离长短不一，给档案管理部门之间的联系和档案的收集管理工作增加了难度。再者，在机构和人事管理制度改革中，各部门应实行定编定岗，每一岗位都要有明确的岗位职责，在各部门兼职档案员的工作职责中也要有做好部门档案工作这一条。而校综合档案室的编制也较以前有所精简，如果立卷归档工作完全由专职档案人员承担，这将很难应付。因此，要坚持全面实行部门立卷制度，在分校区可根据实际情况设立分档案室，这样不仅有利于档案的收集与整理，还可以暂时解决校综合档案室由于库房紧张一时无法承受大量档案进馆的矛盾。档案在分校区档案分室保存一定时间后，再交综合档案室移交。同时校综合档案室的专职档案员要定期往返于各校区之间，充当“联络员”，传达上级文件精神，指导兼职档案员进行部门立卷工作，并时刻了解各校区的档案管理中存在的各类问题，及时给予解决。这样，可充分加强与兼职档案员间的联系，使多校区高校档案的管理更加趋于规范化、科学化。

3.积极开展宣传教育，增强教职工档案意识

二级学院的领导要改变观念，重视和加强档案管理工作。利用学院宣传刊物或期刊等宣传档案管理的价值和巨大作用。尤其是要通过教学评估中鲜活的事例，使教职工认识到档案管理具有潜在和现实的巨大作用。在此基础上培养一支结构合理、质量优良的专兼职档案管理队伍，要尽量通过各种途径激发档案管理者的积极性，例如通过形式多样的检查、评比、考核，在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理员工作的积极性和上进心，促进学院的档案工作。

参考文献：

［1］ 夏中.多校区高校档案工作面临的问题及对策［J］.镇江高专学报，2005，（10）.

［2］ 毛丽君.二级管理体制下的高校档案工作［J］.浙江档案，2007，（4）.

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[关键词]当代 图书档案管理人员 素质

[中图分类号]G251.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0093-01

进入21世纪，人类社会已经迈入信息时代，知识总量呈几何级增长，作为知识传播主要载体的图书也浩如烟海。各学校尤其是高校图书馆的藏书往往数以百万计，面对如此骇人的数量，读者想要仅凭个人来查找所需的图书无疑是很困难的。这样的情况下，往往需要图书档案管理人员的辅助。这就要求图书档案管理人员具有相应的专业素质，对图书档案管理领域知识掌握非常扎实，明确自身职责，对如何立卷、整理上架图书等专业知识了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服务于读者。那么，在信息时代，图书档案管理人员应该具备哪些素质呢？根据笔者从事图书档案管理工作多年经验，接下来就论述一下自己的观点。

一、思想素质

（一）敬业精神

无论是哪一级的图书档案管理员，都要有爱岗敬业的精神和对工作的责任感。首先，这需要认识到图书管理工作的重要性，对工作有着清醒全面的认识，并抱有一定的热忱。图书馆作为知识的宝库，为人类社会的发展与进步做出了不可磨灭的贡献。时至今日，图书馆是人类学习知识最重要的场所之一，因此，图书管理员的工作看似微小，实则重大，因为这份工作担负着向读者传播知识、为读者在书山引路的任务。认识到工作的重要性，有利于工作人员提高对图书管理工作的重视程度，进而激发起工作的热忱。在实际的工作中，往往会遇到一些琐碎的问题。来馆学习读书的人，文化水平和年龄大小都是参差不齐的，会有文化程度较高的人来此充电，也必然会有知识储量很低的读者，这对图书馆里人员的耐心和服务热情是一种考验。拥有爱岗敬业的精神，以饱满的热情和温和的态度来为读者答疑解惑，指点迷津，才是一个新世纪图书管理人员应有的精神状态。

（二）奉献精神

图书管理的工作注定了其休息时间与其他工作的不同。在节假日的时候，图书管理员往往正是忙得不可开交的时候。因此，在节假日的时候难免与家人聚少离多，这就需要从事图书管理的人员具有一定的奉献精神。只有具有了奉献精神，才能克服工作带来的种种困难，为读者奉上优质的服务。

（三）进取精神

信息时代，知识的数量呈现几何级的增长，更新速度极快。图书管理人员只有拥有进取精神，不断学习吸收新的科学文化知识，才会在时展的浪潮中始终“屹立不倒”。

二、业务素质

身为图书管理人员，如果没有一定的业务素质，怎么可能做好工作，为读者服务呢？业务素质不仅仅是指书籍的阅读量，它主要包括以下几个方面：

（一）专业素质

即对图书管理学科的知识和技能有熟练的掌握。具体包括丰富的图书专业知识，对图书馆的工作规律和构造熟知，对自己工作岗位的要求有清晰的认知，对图书、期刊、报纸的采访、订购、验收、登记、分类、编目、入藏、借阅、查询、读者管理、统计等的计算机图书管理集成系统的操作及科学排架、规范上架、保管、装订、维护等人工劳动都能熟练掌握。

（二）文化素质

图书馆藏书数量巨大，各时代、各学科的材料都很详尽。作为图书管理人员，如果没有深厚的文化底蕴，在工作的时候一定会心有余而力不足。此外，对文献和书籍进行整理、归纳，也是图书馆的日常工作之一，图书管理人员因此必须具有一定的文化知识水平，才能胜任这项工作。

（三）信息技术

随着人类社会进入信息时代，图书馆也告别了过去人工管理的模式，各种图书管理系统相继走入了学校和社会上的图书馆。这就要求图书管理人员具有一定的信息技术能力，以便对现代化、数字化的图书管理系统进行操控，必要的时候甚至还要有维护的能力。

（四）加强新老图书档案管理人员的经验交流

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关键词： 高校院系档案管理 现状 原因 对策

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校院系是高校培养人才的一线单位，其形成的档案是记录和反映高校教学实践的重要史料和证据，是衡量学院教学水平、教育质量和管理水平的重要标志之一，也是高校各类评估的重要依据。切实做好院系档案管理工作，对于探索和总结学校教学科研及管理工作的规律，提高办学水平具有重要的意义。

一、高校院系档案管理的现状

随着高校规模扩大、专业发展，院系档案的数量也在迅速增长，其管理工作的发展速度明显落后于学校的整体发展，院系档案的质量堪忧，造成与后续工作衔接的诸多问题，为此，应高度重视这一情况变化。

1.软硬件设施不完善。

高校院系档案管理工作一般起步较晚，由于学校扩招院系学生增加、学科建设发展及科研平台的建设等原因，院系办公用房相对紧张，因此，很多院系并未设立专门的档案室，有的以办公室代替档案室保管院系档案，达不到档案室防光、防潮、防渍以及恒定的温度和湿度的要求。

随着计算机网络技术的普及和多媒体技术的不断发展，通过电子政务生成的电子公文也与日俱增，电子档案的数量越来越多，绝大部分校级档案部门已通过购买或自行研发管理系统的方式，实现了档案管理的自动化。但院系一级的档案管理往往还停留在手工管理阶段，有些院系没有生成电子档案的条件，状况好的院系会有档案电子目录和电子检索工具归档管理，大多数档案管理都以物理方式展开，管理水平和效率较为低下，管理层级较低。

2.档案搜集管理不标准。

院系在高等学校是一线教学、科研单位，其形成的档案资料特别多。目前较为突出的情况是院系档案归档范围、保管期限不统一。有些院系归档范围太广，档案的冗余度大，造成档案保管占用过多的空间，在档案利用时，查找困难，调用不便。与此相反的是有些院系归档范围太窄，许多该归档的材料没有搜集，这样就可能丢失或遗漏一些重要的档案材料。保管期限不统一，容易遗失一些有价值的档案材料，在管理人员变更时这个问题更为突出。

3.档案管理人员素质不高。

院系档案管理人员的专业素质参差不齐，体现在管理意识的缺失和管理人员信息素养不高两个方面。一方面，教学人员和档案管理人员对于院系开展档案管理工作的重要性认识不足，一些教学和科研人员并不愿意将自己的书籍、科研成果送到档案室保管，从而影响了档案收集的连续性和完整性。另一方面，院系档案管理人员信息素养普遍不高。院系档案管理人员多为兼职，没有经过专业的档案工作培训，普遍缺乏必要的信息知识，在很大程度上影响了院系档案管理工作的开展。

4.档案利用率不高。

档案的价值在于利用。目前，各高校院系对档案的管理都是分散的，从而形成院系档案管理条块分割，以至于档案管理混乱，查找不便。院系的档案以纸质方式储存，档案一般都是锁在档案柜里，除了偶尔有人查学生的考试成绩外，其他资料很少被利用，而档案管理人员往往也是坐等利用者上门，对档案本身没有清晰的认识，更谈不上对档案材料中的文献信息进行研究和整理加工，深层次开发院系档案资源，这样就使档案丧失了一部分功能，不能真正地体现出档案的价值。

二、原因分析

1.重视不足，投入不够。

长期以来，人们总是认为高校的主要工作是教学、科研，档案工作无足轻重，致使高校档案工作处于被忽视的不利位置。在资金投入上，只注重与办学直接相关的投资，档案工作发展所需要的条件往往得不到正常满足，甚至没有设立档案室的库房，没有配备必要的电脑、扫描仪等技术设备，导致档案工作现代化水平远远低于信息化社会对档案工作技术装备的要求。在定编定岗时，对从事档案工作的编制过度压缩，造成人员不够，院系基本没有档案管理员这一个编制，一般由办公室主任或教学秘书兼任，他们对档案管理缺乏必要的精力，也缺乏相关的专业信息知识对档案管理进行信息开发，提高档案的利用效率。

2.相关管理标准、规章制度不健全。

2008年教育部联合国家档案局公布实施《高等学校档案管理办法》，办法明确规定了文件材料的归档范围和归档时间，要求高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》。但在实际操作中，很多高校没有制定结合本校实际情况的档案管理办法，或者制定了但没有严格执行，导致了档案管理者无法判断或者凭经验判断哪些资料应当收集，哪些资料有利用和保留价值，哪些资料比较重要，保存期限多久。

档案管理规章制度是对档案管理人员日常工作的规范性文件制度，它明确规定归档制度、保管制度、借阅制度、档案销毁制度、档案管理人员的岗位职责、任务，是档案管理工作正常进行的有力保证。但目前大部分院系规章制度不健全，日常工作还停留在经验、感觉阶段。

3.档案的保管方式影响着档案的利用效果。

目前高校院系档案的保管还停留在纸质手工保管阶段，保管环境恶劣，编目不科学，无专人负责，查找困难，利用不便。院系档案基本没有形成电子档案的保管方式，档案管理的科技含量低，没有建成档案数据库和实现网络连接，不能快捷地为使用者提供方便，也不能形成档案的资源共享。

三、改善院系档案管理工作的对策

1.强化意识，增加投入。

档案工作是院系日常管理工作的一个重要方面，涉及的部门和范围极为广泛，必须调动全院教职工的积极性，共同配合。这就要求院系领导、档案员及教职工必须把档案工作提高到战略的、基础的地位，给予高度重视，积极抓好档案工作。对档案工作的投入切实体现了一个单位对档案工作的重视程度。随着社会的进步和科技的发展，新任务、新要求不断出现，因此，高校及其院系领导要重视院系档案室的建设，首先要保证档案室库房的用房，设立合乎标准的档案室；其次要加大投入，配置必要的先进设备如计算机、数码相机、扫描仪等，逐步实现电子档案和纸质档案双重管理模式，进而实现学校、院系档案的联网和档案资源共享，提高档案资料的检索速度和查全查准率。

2.健全制度，完善体制。

制度是开展工作的准则和依据，只有制定科学合理的院系档案管理制度，才能指导和规范院系的档案管理工作。2008年8月20日，《高等学校档案管理办法》公布，突出了档案工作在高校管理中的重要位置，在高校档案管理发展史上具有重要意义。高校院系档案管理工作应在《高等学校档案管理办法》的宏观指导下，结合本校实际，在修改、补充和完善档案业务规范的基础上，尽快建立起一套适应时代和学校、院系发展要求的档案管理制度，强化制度约束力，从而大大提高高校院系档案管理的工作效率，为学校的发展提供保障和服务。同时，还应该进一步健全院系档案管理机制，制定院系档案管理责任制，让院系所有的教职员工都成为院系档案管理的参与者，定期或不定期地移交个人教学、科研档案至档案室；档案室有责任定期抽查个人教研档案的归档情况；上级档案管理部门定期组织档案管理工作检查和评比，促进院系档案管理工作更加规范化。这样从制度上保证了院系档案的收集和保存，推动院系档案管理工作的顺利进行。

3.加强培训，提高素质。

档案管理人员是档案管理工作的执行者，其信息素质和管理水平将直接影响院系档案管理工作的开展。当前，高校院系档案管理的人才队伍参差不齐，专业人员缺乏、业务知识薄弱、工作方式随意等都成为当前院系档案管理水平低下的重要原因。首先，人事部门应该考虑到档案管理工作的开展，在院系档案管理编制上给予一定的政策倾斜，优先考虑有专业特长的人员从事档案管理工作；其次，面对当前档案管理人员的工作实际，档案管理部门应加强对院系档案管理人员的教育和培训，使其具备档案管理的基本知识，掌握档案管理的专业技能，增强档案管理的责任心和使命感，努力提高档案管理水平。

4.提高档次，加强利用。

在当前纸质档案和电子档案并存的情况下，整合院系档案资源可以从两个方面下工夫，一是建立院系档案的查询目录，将院系各类档案进行科学分类，让查阅者一目了然。二是对院系各类档案进行统一管理，并派专人负责，帮助查阅者掌握检索方法，或者直接提供档案信息。还要加快档案的数据库建设，实现院系档案管理电子平台连接宽领域信息系统，将自己独具特色的档案材料数字化、网络化，这样，既可以为档案需求者提供实时、准确的信息，又可以通过这一平台收集档案信息，实现真正意义上的档案信息资源共享，充分发挥档案的信息服务功能。

档案收集和编研工作是档案管理的基础，院系档案是学校档案的主要来源和基本单元，因此要深层次开发院系档案信息资源，积极地挖掘现有的档案信息，使档案管理工作提升一个层次，能够为院系师生提供更好的服务，也为领导决策提供准确的信息，形成以收集整理为基础、开发利用为重点、现代化管理为目标的多层次、全方位服务的新格局。

当前，我国高校的院系档案管理工作还处于摸索阶段，标准的缺乏、档案意识的薄弱和人才队伍的落后在很大程度上制约着档案管理工作的进行。随着一系列改进措施的提出与实施，我们有理由相信，高校院系档案管理工作必将成为一项常态工作，并逐步实现科学化和规范化，推动档案管理工作更快更好地发展，为高校教学科研、招生就业服务。

参考文献：

［1］马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究［J］.档案学研究，2006，（6）：22-26.

［2］卢余群.把档案工作放在高校工作更突出的位置：关于《高等学校档案管理办法》的深入思考［N］.中国档案报，2009-04-02.

［3］王树新.高校院系档案管理工作刍议［J］.中州大学学报，2011，（8）：109-110.