企业档案管理范文

导语：如何才能写好一篇企业档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、工作平台创新

建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统在企业办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、数据库功能强大、信息传递迅速、易于交流、信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。同时，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上了一个新的台阶。

二、流程创新

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台。企业档案载体的转变，使企业在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

三、管理创新

应有适应时展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。

信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。

四、制度创新

如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理密不可分。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。

五、服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

六、企业档案管理创新

1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。

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一个企业的良性发展不但要归结于企业的工作管理，还要考虑到整个企业各个方面的管理状况，有效的档案管理是提高企业经济效益的基本保证。换句话说，档案管理工作的有效进行是上市公司在对外服务中发挥企业经济效益的重要保证。有效的档案管理工作是一个上市公司能够实行时代化发展趋势的关键保证。对于企业来说，档案管理能够对企业的信息进行整理与收集，同时能够根据时代的最新发展来对企业的发展提供发展方向，是企业紧跟时展的脚步。企业的工作水平与企业的经济效益成正比，而企业的工作水平也是需要良好的工作环境来保证的，档案管理不但可以保证企业信息的留存与整理，还能够保证企业内制度的稳定，有利于提高企业的工作水平。

2当前企业档案管理创新现状

2.1企业高层档案管理创新意识不强

我国上市企业的档案管理工作中，有些工作人员大局观念不强，对于档案管理的工作不够重视，认为档案管理只需要档案部门的人来完成即可。但是在企业的实际档案记录的工作中，由于的档案部门的人无法将企业的经济发展情况与档案本身结合在一起，无法将记录的企业档案与企业的建设结合在一起。很多企业都不能正确认识这一问题，相关部门的的工作在企业中得不到关注。

2.2企业高层对新时期档案工作的本质属性缺乏全面的认识

档案部门的工作人员对于新时期档案部门的工作本质和属性缺乏全面的认识，就会造成对企业的各类信息编排不合理，使信息混淆性增大，给企业造成不必要的损失。另一方面，由于企业员工的职业素养不够，档案工作创新发生停滞，造成企业设置的档案管理窗口作用弱化。对于企业来说，高层对于档案管理的重视程度是管理人员能否对档案工作进行有效创新和管理的基本出发点，但当前我国企业在这方面的发展还存在欠缺。

2.3企业档案管理机制及体系不完善

不能适应新时期的需要我国企业的档案管理功能工作还处于初级阶段，对于一些企业来说，虽然企业设置了档案管理，但是企业的档案管理体系还不够健全，制度还不够完善，并且对于企业来说，现拥有的档案管理工作并不能满足企业日益发展的信息要求，对于企业的内部信息以及指标来说，由于企业对档案管理工作创新没有具备一定的发展潜力，没有对档案管理的发展提供足够的支持，导致档案管理工作停滞不前，无法达到企业的与市场进行及时沟通，制约了企业的进一步发展，因此传统的档案管理制度早已无法适应于新时期的需求。

2.4企业员工档案管理责任心不强

企业内部人员对企业的档案管理工作并不重视，认为档案管理无非就是记录本企业日常发展的各项信息，毫无技术性可言。企业内部出现人员不够重视的现象，对于企业工作，没有按照上级指示或者要求去做，绝大多数对其自己的工作态度就是干完自己的就行，安于现状，小富即安，毫无进取心。特别是一些档案工作人员认为自己的工作就是公司中边缘部分的工作，自认为档案部分比其他部门低一等级，缺乏自信心，更是一种没有责任心的表现。

3档案管理工作的创新对策

3.1企业高层要在思想上创新

增强档案意识档案管理要想改变上市公司档案管理创新意识不够的现状，就必须要在思想上进行创新，首先要拥有一个新颖的具体想法，即档案管理工作要怎么样展开新的改革，要发展什么样的创新。对于我国上市公司档案管理方案来说，可以引用同行业企业的档案管理方式或者引入国外的先进档案管理工作，从上市公司的实际情况出发，进行先思想上创新，带动实绩。再进行档案管理工作的创新，在企业内部增强员工的档案管理意识。企业员工培养思想创新能力，增强档案意识是企业有效进行档案管理创新工作的重要对策。

3.2企业高层要普及档案工作创新的本质属性认识

档案管理的主要工作人员是档案部门的管理人员。因此，增强档案管理人员对档案管理创新工作的本质认识和重要性是解决档案管理人员对档案管理创新基本技能不了解的重要方法。档案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比较有责任心的员工来进行开展。对于上市公司开说，要想将本上市公司的档案管理工作顺利稳定有效的进行开展，普及档案管理相关的知识是不可或缺的工作环节，一方面，工作人员要对档案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司该领域相关人员要对这份工作进行熟练地掌握，给档案管理工作的创新提供扎实的基础。

3.3企业要建立新的管理机制和管理体系

档案管理工作需要一个科学的管理环境，这就需要上市公司为档案管理工作制定一套有效的监督机制和完整的管理体系，只有在一个整体体系中档案管理工作人员才会充分发挥该领域人员的热情和创新意识，档案管理工作才会更有效率的进行，才会适应连续以及快速的指标。

3.4员工要强化责任意识，提高自身素质

档案管理工作是一个上市公司总体管理情况甚至上市公司的经济发展情况的一个缩影。因此，高效档案管理工作对整个上市公司的运营来说具有十分关键的作用。首先，管档案管理工作既需要特定的工作程序和科学的管理方式，同时还需要企业员工树立起社会意识，档案管理工作需要摆脱思想保守、的态度；同时还需要工作人员强化对档案管理工作的训练，掌握基本的档案管理工作技能，做到观念意识和自身工作素质同时提高。对于档案管理来说，员工增强责任意识，提高自身素质是档案管理创新工作的重中之重。

4结束语

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关键词：企业合同；合同档案；档案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

[10]袁俊玲 《关于合同档案管理的若干思考》 山东档案 2000（04）

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1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6 、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

三、档案保管制度

1 、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3 、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4 、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5 、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7 、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

四、档案借阅制度

1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

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关键词：档案管理、管理体系、管理人才

he new era of enterprise records management

QiuBaixia

ZhongshanCity Xiaolan Town Planning Survey Design Studio

Abstract: This paper discusses the stage enterprises in the process of records management problems, and by raising awareness of records management work, establish a scientific archive management system, strengthen the management of electronic documents to enhance the maintenance of hardware facilities, to strengthen theCredit records management talents in five areas proposed countermeasures.

Keywords: file management, management system, management personnel

企业档案与企业的生产、管理、统计和决策等各项活动都有着极其紧密的联系，企业档案的重要性主要体现在：一是通过档案分析，企业能够了解自身的经营状况，定位战略目标，使决策更具科学性；二是通过档案管理，能够比较系统、全面的掌握国家的相关方针、决策以及具体的法律规定，为企业的决策提供依据；三是企业档案对现有的决策具有借鉴意义，能够摆正企业的位置，总结经验，提高企业管理决策的成功机率。所以企业档案既是管理的工具，又是战略资源。

一、企业档案管理存在的问题

1、企业对档案的利用率很低

企业的档案管理工作有着重要意义，它对企业部门活动都有辅助作用，合理有效的运用档案统计的信息资源，能够为企业带来极大的经济效益。对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，便少有查阅，仅仅是为了完成上级所布置的任务，对档案价值的挖掘、探索缺乏认识，所以企业对档案的利用率很低。

2、企业档案管理的制度不健全

企业有一个严格的制度，员工才能按照规章办事，档案管理工作才能更规范、更标准。但是在实际管理工作过程中，档案的搜集、整理、保管、借阅等制度很不健全。有的企业虽然建立了制度，但仅仅流于形式，没有真正的贯彻执行。

3、企业投入的经费不足，设备老化

作为一切工作的基础，财力和物力是企业档案管理不可缺少的，没有这一基础，档案工作无从谈起。随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。

4、档案管理人员专业素质不高

档案管理人员的素质对档案工作质量有决定作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是当前档案管理人员的综合素质还不是很高，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，与时展脱节。这已经不能适应新形势下，企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。

二、新时期如何加强企业档案管理

1、提高对档案管理工作的认知程度，特别是提高企业管理者对档案管理工作的重视程度。在企业中，管理者是否认识到了档案管理对企业发展的重要作用，是直接影响该企业档案管理的水平。企业管理者必须加强档案管理的意识，并对本公司档案工作有一个全面的了解，并已经将档案工作纳入企业战略和目标管理之内，让企业各个部门的相关负责人都有一个合理的认识，企业的档案管理工作才能向着规范化、合理化的方向发展。

2、建立科学的档案管理体系，强化档案管理工作的责任。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。

3、加强对电子文件的管理。一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。

4、加强对硬件设施的维护。要想让档案部门充分发挥它们的职能作用，除了要有完善的管理制度和提高管理人员的素质，还必须加强对硬件设施的维护工作。对于纸质的材料，要防虫、防鼠、防霉，特别是防水、防火，这是档案工作的头等大事。一是档案库房、借阅、办公使用分开的房间；二是为档案部门配备一些专用的设施，用来保证档案的完整和安全，这是提高档案管理水平的物质条件。

5、加强对信用档案管理人才的培养。信用档案的建立过程，其实就是对搜集到的信息进行整理、分析、归类的一个过程，这一过程，需要多种知识的综合，包括财务分析、统计分析、计算机网络技术、各种法规条款、档案分类等等。

参考文献：

[1]王恩汉.企业档案管理的重要理论课题[J].上海档案,2001(03)

[2]杨书卫.新时期企业档案工作刍议[J].大学图书情报学刊,2007(01)

[3]石永霞.浅析企业档案管理[J].供电企业管理,2008(03)

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一、企业档案管理现状分析

（一）对企业档案管理的认识不到位。大多数企业受限于传统的思维观念而对档案管理的工作认识不够，从而导致了对其重视程度偏低。造成这一现象的主要原因之一就是他们觉得档案管理工作对企业经济效益没有多大的影响。因此在企业中，档案部门工作人员的工作积极性往往不高，甚至出现十分严重的挂名现象，相关工作人员不能切实担负起责任。

（二）管理人?T专业知识储备不足。企业档案管理工作多数有职工兼职，没有专职的档案管理人员。其一，兼职人员缺乏必要的档案管理知识，从而对企业档案管理工作的效率与质量造成很大的影响。其二是由于兼职人员本身有其他的工作要做以及人员调动十分频繁，从而造成了企业档案管理工作的滞后。

（三）企业档案管理信息化程度较低。由于企业档案并不能直接为企业创造可观的经济效益，大多数企业对档案部门投入的资金技术资源不足，仍然以人工的方式进行档案管理造成了较多的失误，为日后档案的利用造成了阻碍。也有少数企业开始运用计算机进行档案管理，也仅仅用于检索与统计本单位的档案信息，档案信息的共享程度较低。

（四）企业档案管理配套设施建设不到位。受企业对档案部门的资金投入限制，档案保管硬件条件较差，档案柜陈旧老化，防虫、防霉等安全管理措施不到位，很多历史档案文献因发生霉变或遭虫害而毁坏，甚至部分档案因为占用空间较大而被清除出档案室。部分企业甚至没有专门的档案室，严重影响了企业档案的保管质量。

二、几点推进企业档案管理工作质量的措施

（一）完善制度以提高企业档案管理意识。首先必须提升企业工作人员，特别是领导干部的档案管理意识。将档案管理工作纳入到企业考核范围之内并建立起相应的目标管理机制，进一步加大对档案管理部门的考核，以促使档案管理工作能够得到进一步落实。同时，还应该在档案管理工作中建立起奖励、问责机制，明确档案管理工作的权、责、利，使相关部门能够担负起责任，使企业档案管理工作有序进行、赏罚分明，进而建立起良好的档案工作环境，真正提高企业档案管理工作的质量和效率。

（二）努力提升企业档案管理人员的专业素养。各企业应尽量设立专职的档案管理部门，减少一人身兼数职的现象，以促进档案管理工作效率的提高。同时企业可以适当提高档案管理人员的工资待遇水平，以激发档案工作人员的工作积极性与主动性。各企业应根据自身实际情况安排培训时间和培训方式，对企业档案管理人员组织专业培训，加大其档案管理的水平。当企业档案管理人员遇到业务问题时，应及时向政府档案管理机构的相关工作人员寻求指导，以便提高企业档案管理的质量与效率。

（三）完善企业档案管理基础设施建设。强化企业档案管理，必须加强档案部门硬件设施的配套与完善。各企业单位应加大对档案管理的资金、技术投入力度，将档案管理资金纳入到企业年度预算中。设立专门的档案室、档案柜，并派专人管理档案室，努力做好档案室的日常管理与清洁工作。加强档案室防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等保护措施，为企业档案工作的顺利开展提供保障。

（四）进一步加强企业档案信息化建设。档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速企业档案管理现代化的客观要求，是提高企业档案服务水平的必由之路。企业加强档案信息化建设，可以由企业中主管档案工作的单位领导牵头，在政府档案管理机构的指导下完善电子档案和电子检索系统，建立高度统一的档案管理网络和档案管理平台，构建全面、及时、严谨的档案采集系统，努力实现企业各部门档案信息共享，为企业科学决策提供指导。

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关键词：企业 科研 设备 档案管理

1.企业科研档案管理

科研档案是在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是单位的宝贵财富，在科研工作中发挥着知识储备、创新技术的作用。

1.1搞好科研档案的保密工作

由于科研档案的安全直接关系到单位的安全和经济发展的成败，因此，为了维护科研档案的安全，确保科技秘密万无一失，必须做好科研档案的保密工作：

（1）通过加强科研档案保密法制教育，使档案领导干部及其他人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能，是依法管理单位科技秘密不可缺少的重要条件。

（2）深入开展以普及科研档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。

（3）从工作实际出发，制定和充实完善科研档案保密制度。

1.2实现科研档案管理的现代化

利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。特别是科研档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。

1.3提高科研档案人员业务素质

掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，科研档案材料的形成从调研起到项目的完成都是以手工抄写为主。而电子计算机技术的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。所以，科研档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

2.企业设备档案管理

企业设备档案,主要包括企业的机器设备和仪器、仪表等的图纸、图表、运行记录、检修记录以及与设备有关的技术文件材料、新购设备的开箱资料,如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单等。特别是设备图纸、检修记录等为设备的改造、大修及每月的生产检修的备件计划、故障诊断、隐患整改等能提供科学的依据。企业设备档案管理主要内容是设备文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等。企业设备档案管理工作制约着设备的使用效益。

2.1企业设备档案管理的问题表现

在实际工作中,许多企业对设备档案管理重视不够,使设备档案不能很好的服务于生产,主要表现在：档案意识淡薄、设备档案材料收集难、管理制度贯彻不力。

2.2企业设备档案管理的对策措施

（1）领导的重视是关健。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此档案部门要加强宣传力度,要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对企业的益处,启发领导重视档案工作,特别是借助一些利用档案的典型事例,使领导认识到档案的重要性。力争把设备档案管理工作列入科技管理的具体议事日程,明确规定各有关人员设备档案管理职责，同时列入绩效考核并严格执行。

（2）建立健全档案管理制度。在建立健全档案管理制度的基础上,各部门还要配备专兼职档案人员,建立档案管理网络,明确职责并严格贯彻执行。档案部门要主动与设备管理和设备使用部门沟通,以便及时跟踪了解设备档案情况，避免档案的遗失,并主动进行文件材料的收集归档工作，确保设备档案完整、准确。

（3）及时收集档案材料。一台设备在使用过程中,必然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中，它就要不断地产生新的文件材料,直到设备的使用期结束,设备档案才停止。档案管理人员只有了解和掌握设备使用和变化的全过程,才能全面地做好设备档案收集工作。

（4）对图纸的修改要严格审批。图纸修改主要有两个方面：一是设备项目施工完成后，因施工单位依据现场情况编制竣工资料，其中有部分图纸涉及变更的；另一方面是生产技术人员对每月所需的备品备件图纸的尺寸改动。技术人员要对已存档竣工图依规定的编制方法作相应的修改、补充和说明，使之符合现场实际情况。当设计变更时,必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图,做好设计变更技术文件材料的配套管理，确保设备档案的完整、准确、系统。对生产需要变更的一些备件图纸，技术人员必须填写变更通知单，对变更原因及新改图纸图号要予以确认,并经主管设备部门领导签字才能归档。档案人员更应及时了解设计变更情况并作好记录,避免对外提供已作废了的或已修改过的错误图纸,为以后的技术改造和设备检修带来不必要的麻烦和损失。

参考文献：

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关键词：标准化 科学化 企业管理 档案

一、传统企业档案管理模式面临的挑战

在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。

企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够： 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。

企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理本业的档案，由于产权关系不明确，导致工作效率低下，工作失误增多。在有的企业中由于管理不严，导致档案材料被盗，如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，就难以适应现代企业发展的要求。

二、知识管理与企业档案管理

知识管理是一个新的概念和事物，随着知识经济的发展，知识管理研究也兴起一股热潮，知识管理的对象是知识，管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值；利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下，增强企业组织对环境的适应能力，企业的发展不再受到资金和自然资源的限制，知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用，知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵，可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享，运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中，知识管理将为企业创新增添动力，要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识，实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识，企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势，最终实现成本最小，而收益最大。

企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录，企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体，企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况，隐性知识是企业知识资源的核心组成部分，而企业档案就认识、经验教训的总结，积累了大量的企业显性知识；企业档案有助于实现企业知识共享，知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用，所掌握，知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种：语言和书面，书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大，价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权；企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果，是在市场经济和科学技术发展下的必然产物，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，当发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索，企业档案为企业员工培训提供教材，当企业组织结构庞大、员工人数众多时，知识管理系统记录了与企业相关的内容，企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业，学习并遵守公司的各项规章制；企业档案反映企业文化，企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中，知识管理不仅是一项重要的管理活动，更是一种管理理念，企业档案不仅具备知识特征，还是企业一种重要的知识资源，已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。

知识管理是企业档案工作创新的方向，知识管理是知识经济时代的要求，知识管理顺应了知识经济时代的要求，知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中，知识产品的生产居于主导地位，作为知识经济时代的管理模式，其对企业档案工作创新的意义有： 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值，促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的，促使人们重新思考企业档案管理的基本活动，以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作，企业档案管理从传统的手工操作方式走出来，通过挖掘企业档案的知识价值，采用先进的信息技术，为企业创造价值，提升企业核心竞争力。

知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能，强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者；知识管理要求企业完善和优化馆藏，档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中，完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，利用档案馆丰富的数字化资源，重要手段则是数字化档案馆的建设，运用先进的信息技术与手段，文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容；知识管理要求企业提高档案管理技术，对档案管理来说，更依靠上数据，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，档案信息化离不开企业信息化，对档案信息资源的深入开发，必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，纳入企业整体信息化建设之中；知识管理要求档案知识实现智能化服务，实现档案知识智能化服务，可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现；知识管理要求档案工作者提高素质，知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质，档案知识管理的关键因素是人才，掌握现代企业管理知识，要具备一定的信息分析和处理能力，以此提高档案的管理水平。

三、知识管理背景下构建企业档案管理模式

面对机遇和挑战，档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务，才能促进档案事业的快速发展，发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识，符合档案知识管理的规律，因此企业档案实施知识管理是自身的要求；企业档案实施知识管理是现实的要求，通过大家参与达成共识的知识资源优化处理，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式；企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求，知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。

构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变，使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化，按信息管理方式分类保存，以供搜索和查询，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，对将来的知识型文档，设计、设立标准模板；实现知识资源支持领导决策，要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，设计、设立订阅机制，委托专业人员或专家收集知识或信息资料；知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库，配备相关知识的文件类到关联知识库中，设立员工自学考试内容；知识资源及时支持员工工作，要了解分析各项业务、事务工作，内容及过程，按业务、事务过程环节及环节内作业程序；知识资源管理制度化，用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络，用信息来实现，在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。

档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系，推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究，它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究；制定实施目标，明确实施要素，建立保障系统，实施要素是方案的主体部分，需要建立包括档案知识资源管理体制。

企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件，一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证，网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程，所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素，此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。

因此要转变观念，创新工作方法，推进档案数字化建设，强化队伍建设，提高档案管理人员素质，统筹协作，共同促进档案知识资源管理的发展。

参考文献：

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关键词：企业档案管理知识管理人员素质

档案作为记录人类历史的文件，在人类社会中起着非常重要的作用。对于企业档案是记录企业各项活动，存储各类信息的主要载体，是企业不可再生的资源和财富，是企业重要的知识资源。随着企业信息化进程的推进，在企业档案管理工作中，引入知识管理的理念为企业档案现代化管理带来新的发展契机。

1、企业档案管理与知识管理

1.1、企业档案管理

企业档案管理不仅是积累和保存了企业知识，维护着企业发展的真实历史全貌，而且在保护企业的合法权益不受侵犯和保护企业核心竞争力等方面也起到了重要作用，是企业知识资源管理的重要手段。就是说，企业档案是企业重要的知识资源，而企业档案管理就是对知识资源的一种管理活动和过程，包括对企业文件的形成、收集、筛选、整理、归档的监督和控制，及其对档案的整理、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。

1.2、知识管埋

知识管理是应用现代信息技术对知识进行积累组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识分为显性知识和隐性知识两个方面。显性知识的来源于组织在自身各项职能活动中直接形成的文件、档案以及外来的文件、资料，而这些文件、档案属于知识的范畴，是档案管理和知识管理共同的管理对象。隐性知识是大量存在企业员工头脑中的知识，隐性知识是企业知识资源的主体部分。隐性知识往往具有独占性，它是企业的核心知识资源，也是企业核心竞争力的源泉。实现隐性知识的显性化、档案化，对其进行有效存储，是企业档案实现知识管理的一项重要任务。

1.3、知识管理对企业档案管理的要求

档案管理是知识管理的一个重要组成部分，作为一种新的管理理念和方法，知识管理对档案管理模式、业务流程、信息技术和人员素质等方面都有新的要求。1）管理模式。从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享；2）档案管理业务流程再造。在知识管理中把企业文件档案看作为一个不可分割的文件连续体，打破企业文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程，实现文档一体化管理；3）档案信息化。推进档案信息化建设，在网络环境下实现档案信息资源的数据库、信息库多样化管理；4）人员素质。在档案专业结构上要进行合理配置，除需要信息技术专业人员外，对档案工作人员的自身业务知识的补充和更新提出了更高的要求。要具备信息技术的使用能力，信息获取、信息分析和信息加工处理能力，这样才能胜任数字化和现代化的企业档寨管理工作。

2、企业档案管理实现知识管理的关键

2.1、在于知识的共享和创新

知识管理的核心是实行知识的共享与创新，它可直接提高企业的核心竞争力。在知识资源管理中，企业档案不只是"历史的记忆"和"原始的记录"，不仅仅处于"备查、待考的史料状态"，要全面应用现代信息技术，以快速、直接、集成的方式提供服务，并在此造价值。从以档案实体的保管、利用为重点，转向以档案信息的数字化存储，网络化传输，建立综合档案信息管理系统，实现企业档案信息共享。通过档案信息管理系统平台，为企业在新产品研发及企业经营活动提供快速的、主动的、全方位的服务中心，充分发挥档案信息资源的知识价值，从而提高企业生产效率，缩短新品研发周期，助推企业的管理水平和创新能力的提升。

2. 2、在于知识的拓展

知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件和图书等排除在管理职责之外，极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业工作中必不可少的组成部分。

3、如何做好企业档案的知识管理

3.1、抓好企业档案的信息管理

知识管理的重点在于显性知识与隐性知识的相互转化。因为企业只有把国内外和自己积累的知识，通过归档、整理、提炼传递给企业员工，转化为员工的知识，并运用到每项工作中去，才能对企业目标发生作用。企业档案的信息管理主要是集中对已有的如文件、档案、电子信息等媒介载体的管理，在信息增值链上，要将数据提升为信息，并对其进行采集与选择、组织与排序、压缩与提炼、归类与导航等，对信息的外部特征的进行和组织，对信息内容进行提炼、比较、挖掘分析等进行信息管理。

3.2、实行档案数字化，服务网络化

在现伐信息技术条件下，对企业的各种实体形式文件、档案、资料等知识资源必须按照统一的和规范的格式进行数字化处理、电子化存储，整合成为知识资源库。档案数字化工作要迅速发展，档案数字化的规楱要不断扩大，档案数字化的规范要日渐成熟 ，逐渐形成档案数字化加工市场，档案数字化对象更不断丰富，不仅仅局限在档案方面，更扩展到照片、图像、录音、录像、缩微胶片等不同种类，载体档案的数字化。只有数字化的信息和知识，才能不受时间和地点的限制，及时地提供服务。并要构建综合办公自动化平台（OA系统），推进文档一体化的实现，建立档案数据库，实现档案的网络化服务。

3.3、培训档案管理队伍，提高人员素质

推进档案知识管理的关键是人才。档案管理拓展为知识资源管理之后，原有的档案人员从档案的保管者转变为知识资源的管理者和提供者，其工作性质、内容和方式都发生了根本转变，对其能力和素质提出了更高的要求。首先，要求能熟练地运用现代信息技术，能够采

用计算机和网络技术来改进档案管理手段。其次，能够积极了解想要获得知识的人员和部门的要求并帮助他们有效获取所需的知识和技巧。三是，能积极通过文件收集、借阅等服务主动引导各知识的拥有部门提供他们的独有的知识，而不仅是提供工作活动中形成的文件材料，进而丰富档案信息资源，提高知识资源的质量。四是，通过档案内容的研究、编辑、开发利用档案中蕴涵的知识，力求知识最优化地再利用。五是，档案人员还要不断地参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，才能适应社会发展的客观需要。

结束语：知识管理是企业管理未来的发展方向，是运用集团的智慧，提高企业应变能力和创新能力的手段，用知识管理思想改变传统的企业管理模式--档案管理模式是档案工作顺应时展趋势的明智之取，有事档案事业在现有管理条件基础上实现跨越式发展的必然选择。

参考文献：

[1]黄世酷.档案管理与知识管理（之一）[ J ]. 档案管理，2007（4）

[2]黄世酷.档案管理与知识管理（之二）[ J ]. 档案管理，2007（5）

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1.集中管理模式形态民营企业档案集中管理模式，则是民营企业在企业内部设立专门的档案管理机构，对企业自身所产生的档案进行统一化的管理。集中化的民营企业档案管理，能够对企业自身的档案进行妥善、科学地整理、储存、调用。因此集中化的民营企业档案管理具有以下优势：首先，民营企业内部的档案管理机构拥有较为集中化的档案管理权力，使得档案管理得以统一化的指导，对于保证企业档案的真实性、安全性有着重要的意义。其次，在集中化的档案管理模式之下，民营企业档案管理工作行成了一条流畅的程序，使得档案管理中的各个环节都能够顺利进行。最后，集中化的档案管理使得企业可以制定一系列规范化的档案管理制度，企业档案能够在规章制度的约束之下更为顺利地进行。

2.分布管理模式形态我国的民营企业中，许多企业都没有足够的能力实现集中化的档案管理，这些企业，可以选择分布管理模式，企业档案的分布管理又可以分为两种管理形式，一种是企业档案分级管理，而另一种则是企业档案分散式管理。企业档案的分级管理既能够适用于多家子公司合作而成的大规模民营企业，也能够适用于单一的小型民营企业。而企业档案分散式管理，则是民营企业内部不再设立集中的专门的档案管理机构，而是让企业内部各个部门之间对自身所产生的档案进行自主化的管理。分散式的档案管理工作较为灵活，节省了档案管理中的诸多环节，提高了档案管理的效率。并且分散式档案管理具有分工明确、职责明显的特点，填补了档案管理中的空白，使得档案管理更为可靠。

二、按照管理内容划分为两种管理模式形态

1.单一管理模式形态民营企业档案管理中，选择单一管理模式，其前提是民营企业对档案进行自主管理、集中管理。而民营企业单一管理模式的本质只是对企业档案进行整理与保管。这种管理模式主要是适用于一些刚刚起步的民营企业，这时候的企业能力有限，还不足以对档案信息进行开发和大规模的运用。民营企业在创业初期选择这一种档案管理模式，能够将企业对档案管理的精力集中于档案的整理与保存，从而在保证企业档案完整性的前提之下，为企业节约更多的人力物力，使企业能够有更多的机会致力于自身的发展。另外，除了创业初期的企业可以选择这种管理模式之外，一些对于档案信息的整合要求较低的民营企业也可以选择这种管理模式，通过档案管理的合理进行，促进企业自身的快速发展。

2.综合管理模式形态企业档案的综合管理模式，则是在单一管理模式的基础上，将档案管理中的整理、保存以及情报整合、信息利用等功能全部发挥出来，实现民营企业档案的整体性管理。这种档案管理模式，不仅整合了档案管理工作的各个环节，并且融入了大量的现代化管理技术、先进的信息科学等，使得企业能够通过档案管理，及时掌握经济发展、信息传播中的先进资源，不仅提高了企业档案管理的积极性和实际效率，同时还为企业发展带来了潜在的动力。企业档案综合管理模式所针对的不仅仅是纸质文件，企业所要建立的也不仅仅是档案室，而是针对信息化的档案资源，建立起一个包含丰富档案信息的企业档案管理中心，聘用专业化的管理者，运用先进的科学技术和管理经验对其进行管理，实现企业档案管理效益最大化。

三、按照管理层次划分为三种管理模式形态

1.档案实体管理模式形态企业档案管理中，最为基础的就是档案实体管理。这种管理模式中所包含的内容必须最为全面，企业发展中所产生的档案必须全部记录，并保证其始终完整，这就要求在档案实体管理过程中的信息收集、档案整理、档案保存等各个环节中都必须杜绝信息的遗漏，才能保证在以后调用档案信息时，能够得到真实、完整的档案。在过去的企业档案管理历史中，档案管理者最为注重企业档案的实体，这时由于受到科学技术、管理理念等各方面的限制，企业档案的内容完全依赖于档案的载体，这也就意味着，企业档案一旦出现错误、遗失、疏漏，将会严重影响档案的真实性、可靠性与安全性。因此，企业投入大量的人力物力去建设专门的机构来对企业档案进行妥善的管理。

2.档案信息资源管理模式形态随着社会文化与科学技术的发展，社会进入了信息时代，信息的观念逐渐地进入了人们的思想，而信息资源的管理理念也在不断地影响着企业档案管理者，再加之我国政府加大了对企业档案信息资源的重视程度，企业对于档案管理的重点由原本的档案实体管理逐渐地向档案信息资源管理进行转移。在档案信息资源管理模式之下，企业档案的内容不再完全依赖于档案实体，而是通过档案管理者对档案实体进行加工，得到档案信息资源，并对其进行整理、保管和利用。这种档案管理模式不再依赖于纸质的档案信息载体，而是需要先进的信息技术和专业化的操作手段。随着大量的企业加快了档案信息资源管理的脚步，在企业档案信息库中，企业的档案信息越来越丰富，这不仅更有利于企业自身的档案管理工作，节约档案管理空间，更有利于实现企业之间的档案信息资源共享，加快了企业之间的信息交流，形成更为透明化的企业发展环境。在这种档案管理模式之下，民营企业获得了更大的发展机遇，得到了更多的参与市场竞争的机会。