高校档案管理范文

导语：如何才能写好一篇高校档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：高校；档案；管理

中图分类号：G647　文献标识码：A

收录日期：2012年5月7日

各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法，一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。保管期限分为短期、长期、永久三种。其中，长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。但在现实工作中，这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理。

一、高校档案管理的重要性

高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。

二、高校档案管理存在的问题

（一）制度不严，缺少保障制度或措施。学校每年用于档案的专项费用很少或没有，保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。面对如此多且又复杂的材料，收集就需格外地细心和专业，但档案部门由于任务重，收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员，业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个材料构成不很了解，容易造成材料的缺失。同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，很少会到部门去指导档案管理工作。以上种种现象都会影响高校档案的规范归档。再加上部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种现象。档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题，因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证。才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。

（二）档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低下。知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的高校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今档案工作的开展，其整体综合素质低下，严重影响档案管理工作的水平，如在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉，等等。因此，这样的档案人员队伍，必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象，在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量极少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏，如现今计算机的使用已深入到各行各业，档案工作的国际间交流也日渐频繁，但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见，精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角。在职称结构方面，档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少，比率偏低。

三、高校档案管理对策

（一）进一步增强档案部门的服务意识。广泛宣传，创造良好的外部环境，除了在学校内部加强学习、提高认识，明确建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠部门是不够的。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立档案工作的重要地位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。例如，J学院每年都召开全校档案工作会议，参加的人员有学院领导、部门和分院领导和各部门学院的兼职档案管理员。会议得到了学校领导的大力支持，领导们每次都参加并加以指示。校档案工作会议的主要内容是宣传档案工作的重要性、向各部门了解是否有新的常规性材料、布置新一年的档案归档工作任务和对归档工作的有关操作程序培训等。档案的利用原理和其他的类别是一样的，要加大宣传力度，取得领导的支持，改变全校师生的观念，使他们能主动配合工作，才能取得高校档案管理的良性循环。

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关键词：高等学校 档案 管理 服务 创新

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等学校档案管理与服务是以树立高校自我发展的形象和价值为主线，其目的是为高校的发展、建设服务并提供给他人所需的可借鉴的科学依据，其核心价值在于保障服务对象的权利，其宗旨也是与时俱进的。

在新的历史及现时阶段中，高校档案管理与服务却面临着新的机遇与挑战，而如何加强高校档案管理与服务工作，最大限度地发挥职能作用，是档案专业技术人员所面临的课题。高校档案又不同与国家各级档案馆（室），高校档案是记录和反映高校历史及现代活动，保存备查各种文件、材料的综合。当然，高校的发展建设是具有鲜明的时代背景的。因此，高校档案管理也就是高校建设中一个必不可少的十分重要的组成部分，同时，它又是为高校管理者提供决策的一个载体。所以说，档案的管理与服务功能是显而易见的。

1 高校对档案管理重视的程度有待加强

高校档案管理，较长的一个时期处于学校校长办公室隶属管辖范畴，虽然设置了专职档案员（有些高校还不是档案专业人员），但是所设置的档案室与各室（部）、人事处、教务处资料室的档案保存又存在矛盾，有些文件、材料归档、存档又具有重复性，而教师的业务档案及个人信息，又归教务处管理（或各部室）专门人员监管。笔者以我校为例，教师及各专业技术人员晋升职称的个人有价值的信息、材料的归档，又隶属科教处管理；因此，各职能部门又各行其实，这样就给高校档案管理工作者带来了诸多问题，怎样解决，我们应加以探讨。但是档案管理，是依照国家《档案法》和《档案分类法》来管理编目。既要分两类，又要立卷。长期以来，教育行政部门及高校领导者，对高校档案管理与服务工作的重要意义认识不足，因为导致高校档案一些具有历史价值的文件、文献资料流失，尤其是见校历史比较久远的高校，一些重要的档案材料，或者解放前遗留下来的珍贵档案的丢失，包括“”中流失的重要档案，这都给高校的发展建设留下了不可弥补的损失，我们应该引以为戒，并加强管理。

2 加强高校档案管理及创新理念

2.1 完善高校档案管理综合体系

高校档案管理要变分散管理为综合管理，学校设立的档案室要按照《档案管理制度》设置素质高、保密性强、专业能力突出的档案。专业技术人员来管理（党员更好），避免“学的不用，用的不学”的现象法神。在职能上要隶属于学校的直接领导下工作，参照档案馆的管理体系来管理，维护人权增强档案部门的职能作用，为高校师生服务。

2.2 档案馆员制度要加强并赋予其人性化

首先，档案馆员要更新观念，具备现代管理档案技能，要充分发挥档案馆员的专业优势，树立为高校发展、建设、为决策这当好参谋的服务理念，要把档案管理与服务有机的结合起来，各类材料立卷、归档有序，纸质档案与电子档案有机的结合归档管理，使利用者在危机中一目了然，下载便捷。（当然，具有保密性质的文件、材料除外、特批查询除外）使档案工作有法可依。有据可查；并发挥其主观能动性，为服务对象提供最佳服务、不断提高档案管理与服务的观念、人文及学术地位。其次，档案工作者要端正行业部门作风，档案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存档案并对档案进行分类鉴定和编目，并通过诸多形式开发档案的信息资源。为社会、为高校的发展建设服务。

再者，由于高校档案管理的特殊性，高校档案记录在案的都是一些特定的对象，国家宪法和法律所赋予公民享有的权利，也应在此体现；同时，档案馆员要掌握好档案使用中的政策界限和保密工作的分寸，视服务对象而灵活掌握。归根结底，档案工作，是要用人来管理的，一切工作要“以人为本”并创造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”内涵，注重细节，细节决定成败。

高校档案管理与服务，二者相辅相承，不可或缺。档案管理不近需科学地管好，而且还要适应的形式下的对外技术交流工作，最大限度地调动高校档案工作人员的积极性，创造性，把各项制度落在实处，从而建立起高校档案管理与服务的有效机制，为社会服务。

总之，高等学校档案管理与服务工作，虽然有它的局限性，但却是在社会大背景下存在的产物，它的属性是特殊的；它的价值取向是明确的；它的主线是为人服务的。因此，在当今信息资源极其丰富而又公开的时代，我们更要赋予它新的内涵，要把握好时代的脉搏，把现代化的高校档案管理与服务、工作提高到一个新的层面，为社会、为高校的发展建设和《档案法》实施与普及，做出一个档案工作者的应有奉献。

参考文献

[1] 李真.以人为本加强高校档案管理与服务[J].兰台世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陈少毅.以人为本促进高校档案管理与服务[J].档案与建设，2010（3）.

[3] 任群，彭朝晖.高校图书馆与档案物业管理专业化运作探索[J].农业图书情报学刊，2006（6）.

[4] 赵静.高校档案馆员职业倦怠的产生及对策[J].科技情报开发与经济，2010（21）：107-108.

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【关键词】高校档案管理;现状;创新体系

一、高校档案管理现状

目前高校档案管理面临的主要问题是在于传统的管理思路和管理办法与日益庞大且变更频繁的档案信息形成了巨大落差，导致档案管理被动的沦为形式化的步骤。也就是说，高校其他管理工作中对档案管理的需求其实是巨大的，但由于档案管理体系无法满足这一需求，才导致档案管理处于食之无味弃之可惜的窘境。在这样的现实压力下，突破传统的档案管理思路是当前的首要任务。

二、高校档案管理存在的问题

1.档案室保管条件不统一

很多高校的档案管理离统一规划，距离整齐、规范统一的要求还有一定的差距。甚至部分档案室变成储藏室凌乱不堪，并没有充分利用起来。管理体制不完善，致使部分档案受到损坏。从客观因素上看，有些学校设置独立的档案办公室的确存在困难。然而，一些机构对档案的放置并没有系统管理，胡乱摆放，造成了档案的分散性。这一系列的源头问题根本原因就是因为对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。虽然现在部分高校条件越来越好，计算机微机管理也得到了广泛运用，但对于高科技术与实际管理应用方面的探索还有很长一段路要走。

2.档案工作重视程度不够

在日常工作管理中，部分高校对于学校的重要单干甚至是机密档案都没有制定科学合理的管理体系，而是随处乱丢，没有形成统一管理。针对此类问题的存在，为了加强这些高效的档案管理意识，应该适当地进行惩罚措施，以此来督促档案管理人员将档案按照等级进行层次划分和科学存档。与编研工作人员进行全面对比，可以看出高校档案馆与公共档案馆之间存在的差距，已经相差甚远。在一方面来看，只有个别工作人员维持档案馆的整个运行;另一方面，因为档案馆的工作人员的严重欠缺导致档案管理工作进展停滞。长此以往，使得工作人员养成了消极的工作态度，档案分类系统管理意识淡薄，导致诸多档案无人问津。

3.工作人员业务能力尚待提高

高校档案馆的管理工作人员应该与时俱进，具备多方面的管理素质。一般管理素质指的是，自身具备档案管理方面的知识、素养以及管理能力;特使管理素质指的是面对档案管理的特殊要求或者遇到特殊困难时具备解决突发事件和疑难问题的能力。档案管理工作政策性非常强，而且对专业技术要求很高，对工作人员的专业素养要求很高。很多档案管理人员对于档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，也发生过多次档案管理失误问题。最后因不及时整理归总造成不同程度的拖拉和堆积影响了档案工作发展。

三、提高档案管理工作的办法

1.加强改善档案室保管条件

档案管理是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，如果管理体制不完善，势必要造成档案资料的遗失与损坏。这一系列的根本原因在于对档案工作认识不足，管理制度落实不够。现阶段首要任务是文武两头抓，于文全面普及《档案法》和《档案法实施办法》通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部群众充分认识档案工作的重要性，落实改善档案保管设施，提升办公环境。于武建立激励机制，和铁血一般的管理制度，加强档案管理人员的法律意识，没有免费的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人员素质

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，努力打造一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业队伍。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，我们需要档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。对于现代档案工作人员来说，应具备一般才能和特殊才能。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，加强再教育，为教学科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高校化。

四、档案管理创新体系建设

1.加强档案管理创新体系建设

（1）模式创新

模拟创新顾名思义是寻求门面上的一种改变，现如今适应主义大行其道。但多属换汤不换药。高校档案馆虽属机关部门，但在结构上多为挂靠而非独立，在职能上多为执行少为决策。这与如今办学要求相差甚远，促进高校档案管理变革刻不容缓。在高校机构改革中，先后将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策。在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，必须把握前瞻性才能为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能让高校档案事业不断发展，使档案机构高效、安全的行驶。

（2）思维创新

管理创新的前提在于思维创新，思维一般可理解为观念上的变化，其首要任务是要解放思想。不要片面的追求全面被动服务，封闭自导，要始终贯穿着观念创新的思想。今后的档案管理工作目标应该是知识化、社会化，创新化。管理创新技术的更新已迫在眉睫，要用现代化管理手段替代传统的手工管理。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。而档案管理人员要有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

2.高校档案管理创新与实践

（1）引进人本管理理念开展资源整合

对于现代档案人员来说，应具备“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。这样才能加强信息资源建设优化组合，提高档案利用率。

（2）人才资源管理

统一实行全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资透明化的分级，调动不同工作人员的积极性;建立激励机制，鼓励馆员轮岗，增加绩效比重，从而带动知识在馆内流动，在工作中成长，做好传帮带，多于他人分享自己知识和专业技术;本着对党对人民高度政治责任，要加强馆员在职培训继续教育，“活到老，学到老”保证专业知识的更新和扩充，防止其原地踏步或停滞不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校档案中部分内部机密是不能公开的，要行使好保密监督权力，绝不容许威胁国家的政治安全及人民切身利益。

参考文献：

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关键词：电子档案；高校；影响；策略

在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、电子档案的定义及其特点

所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：

1、电子档案管理的优势

首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。

2、电子档案管理的缺陷

首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。

二、电子档案对高校档案管理的影响

1、档案管理程序的转变

纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。

2、电子档案分类方式的转变

电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。

3、电子档案管理内容与形式的转变

档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。

三、高校电子档案管理策略

1、重视高校电子档案存储设备的检测

电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。

2、做好高校电子档案原始性保护

高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。

3、加强高校电子档案管理员的技术指导

要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。

四、小结

随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。

参考文献

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关键词：高校；教学档案；管理；策略

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2012年12月7日

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、高校教学档案的内容和特点

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：

1、综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。

2、学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

3、课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。

4、学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。

5、教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。

6、招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。

7、制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2、对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置方面，还是现代化档案管理条件的完善、人员的培训方面，都较少列入领导的议事日程。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性，教学档案被误认为是与其他的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。尽管高校加大了管理改革力度，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

4、教学档案缺乏专业管理人员。目前许多高校都没有给各部门配备专职档案管理人员，教学档案管理基本上是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

1、规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

2、提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3、提高高校教学档案现代化管理水平。首先要加强高校电子教学档案的管理。以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。其次要加快高校教学档案信息网络化建设。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。

4、重视培养，加快教学档案技术人才队伍建设。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，应加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

主要参考文献：

[1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007.7.

[2]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007.1.

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关键词：高校档案管理；重要性；内容；措施

中图分类号：G25 文献标识码：A文章编号：1005-5312（2011）27-0257-01

知识经济时代的到来，要求高校科技创新、体制创新、知识创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展， 尤其高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。这就要求高校档案管理工作做出顺应时代的创新。

一、高校档案管理的重要性

教学档案利于基层教学改革、基层教学管理，院系教学档案建立以后。从事教育者根据大量以往的教学材料总结出新经验，改进以往传统教学当中的一些欠缺。从而更为有针对性地对教学过程、教学方法进行改造，提高教育水平，高校档案管理能够促进教育管理。教学档案中保存有大量教师教学方式方法和学生学习成绩、德育水平记录，教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。学校教学档案为教育管理者优化教学结构，制定管理政策等提供了重要依据。教学档案是学生学籍管理的一种形式，由于教学档案是长期保存的。―个学生毕业若干年后其学籍可能会散失，而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况。可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。

二、高校档案管理创新的内容

首先是思路创新。观念创新是档案各方面工作创新的基础。同时，要有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源。而且，档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户。其次是管理创新。面对信息化浪潮的剧烈冲击，实现档案管理现代化已是刻不容缓、时不我待。档案管理工作只有改变传统的手工管理方法，创新管理模式。寻求新途径，才能适应知识经济时代，才能满足社会发展对档案信息的需求。档案部门要紧紧抓住信息时代带来的发展机会。更新馆藏设施，改善办公条件，改变管理模式，建立完善档案信息系统网络，开发丰富的馆藏内容，让更多的人知道，使其发挥更多更大的作用。第三是服务创新。高校档案管理工作是一项服务性很强的工作。它以为高校中心工作服务为目的。档案开发利用工作向深层次服务转化，向多种服务转化，多结合高校教学和科研工作的需求。

三、高校档案管理创新的措施

（一）加大宣传力度，提高全员档案信息意识

档案信息对个体、群体而言都是非常重要的历史信息资源。经过多年的努力，高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件都得到了改善和加强。因此，要积极宣传档案在为社会服务和经济建设中所发挥的作用，以生动鲜明的事例、丰富多彩的活动，利用各种媒介进行宣传和指导，提高全员的档案意识。

（二）建立科学的档案管理体系

首先是档案管理的制度化。要按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定《高校档案管理办法》实施细则，把《高校档案管理办法》真正贯彻执行下去，是完善档案管理制度体系、规范高校档案管理工作的根本保证。其次是提高档案管理人员的配置和业务水平。造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型高素质的档案管理队伍。对高校档案工作的科学、快速发展至关重要。第三要有先进的档案管理设备。先进的档案管理设备是现代化管理手段的根本保证，现代化管理手段靠先进的设备得以实现和发展。

（三）适应社会化服务的需要，逐步实现高校档案管理的网络化、数字化

全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发。数字档案馆是通过建立网络支持平台、信息服务平台、业务管理平台，实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。

四、总结

随着社会的发展进步，在档案事业发展的进程中出现了许多新情况、新问题。要使高校档案齐全完整、准确率高，并能使之在学校今后的各项事业中产生最好的效果，要求档案工作者具备创新精神，有敏锐的观察力，对各类档案实行超前管理和加强档案立卷的超前指导，使档案管理工作更具特色。

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【关键词】高校；档案管理；信息服务；动态化管理

0 引言

随着计算机技术和网络技术的发展和日益普及，现代社会已逐步进入信息化的社会，尤其是在高校中，信息化已经渗透到了学校中的各项工作中，在这个大的背景下，高校的档案管理工作如何适应信息化的要求，这就需要对高校档案管理工作进行创新性的改变，转变档案管理工作的传统理念，把档案作为一种信息资源去为学校的教学、科研等工作服务，使传统的档案管理理念由管理为主变革为以提供信息服务为主。

1 高校档案管理工作的现状及分析

1.1 档案管理理念保守落后

对档案管理都是“以藏为主，重藏轻用”。在档案使用方面大多都是“束之高阁，被动服务”。造成这种现状的原因一方面和传统的档案管理制度有关，另一方面也和长期不被重视，投入严重不足，专业人才缺乏有关。

1.2 管理方式单一

当前的档案管理方式主要都是针对纸制类档案、声像档案、电子档案三者并重的归档整理，大多采取手工操作管理；档案的查找、检索、借阅等基本还是人工操作方式。整个管理工作的效率较低，无法适应大批量文件查阅和异地查询的要求。

1.3 孤立、静态的档案内容

每个档案资料的归档分类由于延续的是传统的归档整理的方法，每个档案大多都是孤立的，即使有联系也只是有限的纵向联系。而实际上很多档案之间不但有纵向的关系，也有横向的关系，但在现有的档案管理中很难体现出来这些关联关系。

1.4 缺乏共享机制

在国内都会有几所或更多相同类型的高校，高校间设置相同专业的很多。每年各高校都会有很多的科研项目和课题研究，由于高校档案管理基本上都是自我封闭的，这就导致很多的科研项目或课题被不同的高校重复投入，这是对人、财、物的极大浪费。

1.5 档案呈现方式单一

现在大多数档案仍然是以纸质方式呈现的。虽然档案电子化、数字化的概念已经提出了，但对于档案电子化、数字化如何去做存在着不同的理解，再加上这项工作本身前期需要投入大量的人力和财力，使这项工作基本上仍停留在口头上，并没有实际操作。

1.6 缺乏专业的档案管理人才

档案管理工作是一个综合性很强的工作，对于档案管理部门，除了需要对档案管理相关的法律法规和工作流程熟悉的人员以外，还需要有了解计算机、网络、数据库、多媒体和信息等技术的人员。而实际情况却是档案管理部门就连专业的档案管理人员都很少，更惶论其他专业技术人员了。

2 高校档案管理工作创新性的探索

“以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失”，一个完善的档案管理就是一面镜子，通过档案我们可以了解一所学校校园文化的传承历程，一所学校在成长过程中的跌宕起伏，也可以了解学校在教学、科研、学生管理等方面的得失。要做成一个完善的档案管理系统，就需要打破现有的档案管理理念，引入现代化的管理方法和管理工具，使档案管理的信息化建设合理布局，为高校的信息化建设做好信息服务工作。

高校档案管理工作创新性的核心是档案管理的信息化建设。档案信息化建设的基础是档案的电子化和数字化。档案管理信息化建设不是简单将档案数字化就可以，而是需要对数字化后的档案进行综合分析利用，让这些档案连起来、动起来，让档案管理由被动服务转为主动服务。具体可以从如下几个方面进行创新性的变革：

1）档案管理理念的变革。档案从其概念上讲就是保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。但从信息学的角度去看，这些原始的记录却包含了大量的信息。这就需要对档案管理的理念转变为信息管理，将每一份档案作为一条或多条信息去对待，从信息管理的角度去建设档案管理系统。

2）建立档案信息资源库。高校的档案部门最大的优势就是收藏了大量的原始档案，这些原始档案就是一个巨大的信息资源库。通过对档案信息的优化组合的处理，提取档案中有价值的信息建立信息库，在信息库的基础上进一步开发利用，就可以为学校的教学、科研、学生管理等日常工作提供信息服务的支持。在建立信息库的同时，需要考虑信息库的资源共享问题。可以先在同类高校间建立纵向联系，实现信息的共享，然后可以与本地的图书、科技情报中心、数据中心或相关企业建立横向的信息共享。通过建立纵向和横向的信息共享机制，使高校的档案管理在服务高校本身的同时也服务了社会，这也与国家的信息化建设的要求相符合的。

3）引入新的管理方式。在人工管理基础上，引入计算机和网络技术，提高工作效率。对所有的档案信息和用户进行分级设置，然后根据用户级别开放相应的等级的档案信息。对档案信息提供多种智能化的查询方式，同时增加信息的关联性和交互性。

4）建立立体化的档案管理系统。档案的建立归档，其所记录的信息，并不是孤立的。每一信息都有其特定的环境、时间、人物等元素。要正确的解读其中的内容，就要对一份档案建立一个立体化的关系结构，使档案信息在时间、空间中完整呈现，让用户在解读的过程中，通过背景元素的立体呈现，确定档案中信息的实际价值。比如高校的校史档案，除了时间的节点外，还有外部环境、人文环境等元素，只有将这些信息元素完整的结合起来才能对校史的发展有全面真实的了解，从中发现有价值的经验和教训。

5）动态化的档案管理。每年高校都有学生毕业，新生入学。每年都有大量的科研项目和课题立项和结题。高校的科研项目或课题随着学生的毕业而停止或重复的不在少数，这造成了大量的人、财、物的浪费。为了避免这样的情况发生，就需要建立一个动态的档案信息跟踪机制，这样就为科研项目的工作提供了可追溯性的信息，有效避免损失。

现在社会最重要的资源就是人力资源。高校的学生恰好就是高校最大的人力资源库。学生虽然毕业了，但学校不能因此而中断了学生信息管理，而应该通过各种方式不断补充学生毕业后的信息，通过这些后续的信息的补充，高校可以在校企合作、项目推广中迅速找到合适的合作伙伴，拓展高校的科研活动空间。

6）建立信息服务意识。从高校领导到具体的档案管理人员，都需要将档案管理意识从硬管理向软管理转变。即从简单的保存、被动服务转变为信息生产、设计和主动服务。通过对档案信息的提取整理，可以为高校教职员工和学生提供方便快捷的信息查询、阅读、检索的服务。比如通过建立相关高校相同专业的毕业生就业信息库，就可以通过对这些信息的分析，预判社会上对各专业的需求趋势，从而为今后的招生规模进行调整。

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【关键词】 高校；档案管理；对策

一、档案管理在高校管理中占有很重要的位置

高校档案在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。 国家教委 6号令《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载学校历史沿革的档案管理工作，是整个学校发展过程中不可忽视的重要部分。 特别是随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，高校在整个国民经济发展中所占地位日渐提高，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进学校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。

二、高校档案管理工作存在的主要问题

1、档案宣传不够、档案意识缺乏

不论是领导、教师还是管理人员本身，档案意识都不强。有的领导，文件到手里之后，就自己收起来，甚至弄不见了。如果档案管理员不去主动索取，就会造成档案文件材料的遗漏。同样，教师们在教学中所做的工作，如果没有及时把它记录下来，并交给档案管理员收集整理，一旦需要相关材料，只有随便弄一个。这样整理出来的材料既不详细又不具体，教学工作也就失去了准确的记录。

2、文件材料收集、整理不齐全

归档门类不全，比较注重纸质资料的搜集。现在很多高校只注重公文、财务、人事、基建等方面的档案收集，而对于磁带、图片、光盘、录像带一类档案的收集往往不重视，没有及时归档，造成这些宝贵资料的遗失。比如，在校企合作过程中形成的一些图片资料和影像资料保存不全，平时进行社会调研以及学生到企业顶岗实习的图片资料不注意收集，没有及时归档。随着人员的变动和时间的流逝，这些宝贵的一手资料就遗失了。

3、档案管理现代化程度低

档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。这一现状与高校管理科学化、现代化的要求差距甚大。虽然也有一些人事档案管理部门配置了计算机等现代化管理设备，但由于软件比较落后，常常只能归、不能用。

4、基层档案工作人员队伍不稳定、档案管理技能欠缺

根据《普通高等高校档案管理办法》的规定，高校基层部门应该增设专兼职档案人员。现实是，基层档案管理人员以兼职人员为主，主要是系部秘书、辅导员等兼任，工作人员的精力分散，档案收集工作的责任心不强，日常资料的收集没有形成制度化。另外，基层档案管理的工作人员以兼职为主，缺乏必要的档案管理意识，档案业务素质不高。

三、提高高校档案管理工作水平的对策

1、加强档案工作的宣传，增加全员档案意识

各级档案工作人员要树立服务意识，做好本部门的档案资料收集和整理工作。比如，可以将一些档案利用后产生较大经济效益和社会效益的成果做成宣传图片，大力宣传，使学校领导、教职工、学生知道档案的巨大作用。增强档案工作的服务意识，有义务向大家普及档案知识，建立畅通的沟通渠道，这对档案收集工作会有很大的促进作用。通过宣传，使大家认识到档案的形成、积累与每个人有关，档案是不可再生资源，无价之宝，档案必须集中统一，归国家所有。否则，将会违法，受到制裁。

2、建立档案管理网络和规章制度

建立档案管理网络，培训工作人员。建立本单位的档案管理规章制度，统一内部的做法及规范，是科学管理、有效利用的需要。档案管理制度、分类大纲及不归档范围、保管期限表、控制措施、考核制度与经济挂钩等。检查各部门日常工作的义务；产生原始资料的部门应负有收集、整理的责任，加大对个职能部门的监督、指导力度。

3、选准切入点，疏通档案收集渠道，保证文件材料收集齐全、完整、准确

必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。收集工作要遵循档案的自然形成规律。收集工作要保证按制度接收，有切实可行的控制措施。 疏通和确定收集渠道，定向、定内容收集，对具体文件应落实到人，做到“三纳入、四参加”。做好收集工作的几个“结合”接受归档与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；收集工作同计划管理相结合；对内收集和对外收集相结合。总的讲，加强控制手段，发挥档案人员的监督职能，保证文件材料的完整、准确、系统。各职能部门收集职责范围形成的文件。涉外、协作的大项目应各单位负责各自形成的文件。以能够反映单位整体面貌为基本原则。根据文件材料的查考、保存价值确定归档范围。根据责任主体确定归档范围。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）10号令《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。文件材料的质量必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字 认可手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清洗剂牢固程度应符合设备标定质量的要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

4、掌握业务规范，夯实基础工作

学习、掌握现行法规、标准。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《会计档案管理办法》、（财会字[1998]32号）《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片档案管理办法》（GB/T11821-2002）《磁性档案管理与保护规范》（DA/T15-95）《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）《档号编制规则》（DA/T13-94）《科学技术档案案卷卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《电子文件归档技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）实施标准和法规应注意件的概念、件号（会议材料、会议记录）归档章（页数可填可不填）、 装订（成册成套的可算一件）、归档文件目录（可装盒）成套性、完整、齐全、准确、分类宣传、质量跟踪、用户反馈前期、原材料出厂证明、竣工图前期调研、安装调试、维修纪录，原始记录、数据计算 ，照片、底片的编号，实物档案。档案室设施与安全保管也必须重视。配备适合的库房和设施，安全隐患如老化电线、水管、灶房。档案管理现代化与单位管理现代化同步，搭建计算机管理文件平台、实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用文件管理融入业务管理之中；文件管理嵌入电子政务、电子商务系统；电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系。

5、牢固树立服务意识、改进服务手段、提供主动服务

牢固树立服务意识为领导决策服务；为基层管理、政务公开、民主管理、综合考核等各项工作提供有效凭证；搭建服务平台：检索工具-案卷级、文件级、机读目录、编研资料、局域网、展室；改进服务方式：上门、发放目录、电话调卷；建立工作渠道：了解情况、跟踪、超前服务；拓展服务功能：政策、法规公布、门户网站、爱国主义教育。

6、引进、培养人才，加强档案人才队伍建设

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【关键词】档案管理规范化科学化

高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，往往可以从档案中反映出来。从目前我国高校档案管理工作的情况看，应上一个新的台阶，使高校档案工作始终顺应时展，为教学、科研事业服好务。

1、强化意识，健全机构。既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义，还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分，就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺，搞好档案现代化建设，能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化档案意识，要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即在工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，并给予档案工作以各方面的支持。

2、依法治档，建章立制。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。

3、加强业务，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养、提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。4、稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

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关键词：高校；学生档案；管理

中图分类号：F27文献标识码：Adoi：10.19311/ki.16723198.2016.14.023

1高校学生档案管理中存在的问题

在高校学生档案管理中存在着很多问题。学生档案信息不够完善，从档案的管理内容看主要表现在，社会活动和学习成绩，学生的个性化发展显现的比较少。管理模式比较落后；档案管理队伍的建设和管理人员的综合素质提高；管理专业技能的有待提高，管理档案工作标准和规范化不够专业；制度方面跟不上时代的步伐等问题。这些给档案管理工作造成了不变，也给学生的信息传递造成了一定的影响。

1.1高校学生档案管理技能人才的缺失

根据时代的发展科技进步高校要学生档案管理工作，就要有管理学生档案管理的专业技术人才。在当代我国高校学生档案管理，大多数工作人员没有专业的学生档案管理培训。一般来说，高校档案管理工作人员的年龄相对较大，对现代科技信息接受能力相对较弱，且对学生档案管理工作的重视程度相对较低，他们对学生档案工作不够重视，不能跟上时代的发展和潮流，从而制约着高校学生档案管理面向现代化和国际化发展。

1.2档案管理制度存在的问题

根据我国档案管理法，相对指定高校学生档案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分内容，没有明确指出操作的具体实践方案及管理办法，没有明确管理职责，没有做到让管理员有依有据的操作，从而给管理档案工作造成了很多的漏洞，同时也是制度的不完善造成工作人员对学生档案管理的重要性失去了一定的管理意义。

1.3高校学生档案管理相对落后

科技信息发展水平不断的提高，高校学生档案管理工作也能迅速发展运用到高校学生档案管理当中去。然而高校工作人员的意识不到，导致了高校学生档案管理信息化水平相对较低。仍然使用老旧的管理方法管理，显然是工作强度越来越大，工作效率越来越低，相应的影响了整体的发展作用，促使其他利用档案的有关部门和院校，不能共同的发展，影响了充分共享的效果，制约了学生档案管理信息化发展。

1.4缺乏当代高校学生档案管理思想意识

当代高校领导与学生档案管理相关工作人员对学生档案管理工作的意识和态度都不是十分的重视，经过实践和工作中可以看出他们认为档案管理工作处于可有可无的，没有实际的价值，在缺乏学生管理意识情况下，投入人力物力财力来结合现代科技信息管理的模式是非常困难的。这也是很难实现的，这样就营销了高校学生档案管理工作的发展。促使了高校学生档案管理人员领导和高校学生档案管理意识上的错误，缺乏积极主动创新的精神。

2面对当代高校学生档案管理存在问题的决策

2.1建立高校学生档案管理系统

建立标准化，科学的管理高校学生档案系统，实现当代高校学生档案管理信息化。利用现代科技信息和发达的计算机技术，利用网络应用技术和软件开发人才建立符合当代社会发展的高校学生档案管理系统。按照当代现代信息技术标准和规范的建立系统。如：归档内容，安全维护，数据信息的采集，学生在校期间的各个环节，有需要记录档案的都需要纳入系统当中去。其目的是规范档案管理人员的操作性强，办事效率高，更重要的是做好了与教学工作和学生相关工作部门的信息化系统对接。汇总学生信息，实现学生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。这样档案管理工作人员效率才能够符合当代社会的需求。

另外还要加强高校档案管理系统安全问题，建设强有力支撑的防火墙措施，避免信息的遗漏和丢失。

2.2当代高校档案管理人才需要培养

档案管理人员的培养可以提高档案管理质量，也能够提高管理效率。加大对学校各个部门的衔接工作。因此高校档案管理人员需要培训专业技能知识也要培训管理人员综合素质问题是十分必要的。综合素质和管理技能要跟上当代信息发展的需求。培训当代科技信息内容，计算机应用，网络技术和多媒体技术，档案管理专业技能，学生信息分析和信息处理能力等方面，综合不定期的培训逐步符合当代档案管理的需求，主动认识和学习到档案管理工作也是不容忽视的主要内容，让其认识到档案管理的重要性。

2.3当代高校学生档案管理意识需要提高

有了健全的机制和管理办法，不是摆设而是要运用到实际当中去，潜移默化的过程进行提高档案管理意识，从领导层面到基层工作人员加大力度，认识到档案管理的重要性。有了学生信息，根据学生信息了解学生，也有利于对学生的管理工作，不是单纯的管理档案，要根据档案信息开展学生的素质教育，等各方面培养，还是有着十分重要的意义的。打破常规的管理意

基金项目：本文系天津师范大学教育科学研究基金项目：高校固定资产精细化管理的问题与对策；项目编号：52WT1517；项目负责人：陈亚敏；负责人所在系别：固有资产管理处。

作者简介：陈亚敏（1988-），女，河南郑州人，天津师范大学硕士研究生，研究方向：高校固定资产管理。识，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，让其档案管理也在教学和实践当中发挥作用。所以提高高校学生档案管理工作还是十分重要的一项艰巨任务。

3当代高校学生档案管理的创新研究

3.1加强高校学生档案管理工作

根据实际情况，结合实际问题进行分析，准确把握学生管理档案的问题所在，采取正确的措施进行解决处理。加强学生档案信息类别，改变陈旧的归档方式，结合每个学生的特点，充分显示学生的个性化发展，使学生档案个性化，能够反映出学生的能力和心理变化的内容等。

3.2实时跟上时代步伐面对现代化模式

社会的发展和科技的进步，社会需求人才也在一直发生着变化，以往的档案管理工作和服务范围满足不了现代教学和以后工作的需要，现在档案管理只是被动的提供信息服务，对趋势的转变和现代化模式认识不够充分，对社会的需求不能发挥重要职能，所以要及时的转变管理模式围绕人才目标和培养就业进行档案管理，适应当代高校学生档案管理的模式。

3.3制定高校档案管理规范制度

建立完善的管理制度，配合规范的当代管理系统，提升高校档案管理工作效率。按照管理制度，从建档到归档，都要按照系统和管理规范制度来操作，保证学生档案的连续性和系统性，促使档案管理有依有据，有制度可循，规范的制度需要配合高素质人员进行严格的操作和管理，加强管理员和领导层的培训和队伍建设。掌握和熟悉规章制度及当代高校学生档案管理系统。

总之，当代高校的学生档案管理是提升学校管理水平的重要部分，能够对学生在校情况做最为完整的记录，要能够充分保证档案信息的收集以及归档等各个环节的管理科学性。只有从多方面加强对学生档案的管理，才能有助于学生档案管理工作的完善。所以高校的档案管理具有一定价值。在高校学生档案里记录着学生的个人履历和思想品德及学习成绩；健康状况；社会关系；家庭组成；备考信息等其他档案资料，这些档案信息客观的反映在校大学生的方方面面，以便走向社会，可以作为考核的参考依据。

参考文献

[1]罗金燕.信息化背景下高校学生档案管理工作的新发展[J].文学教育，2013，（2）：58.

[2]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].高等教育，2016，（11）：40.