文书档案管理范文

导语：如何才能写好一篇文书档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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医院文书档案肩负着医院重要活动、重大事件原始资料收集、记载以及各级公文转递、分类、归档等工作，是医院管理的有效凭证。同时，对医院的文书档案进行科学化的管理，能有效提高医院的管理水平，有利于医院可持续发展。然而，目前大部分医院对文书档案管理重视程度仍不够高，且在管理工作方面仍存在一些严重的问题需要有待解决。

一、医院文书档案管理工作所存在的问题

1、领导重视程度不够高，档案管理者意识淡薄

医院大部分领导认为，医院只要做好教学、科研等方面工作，就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为，医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响，且在文书档案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此，在文书档案管理方面，医院投入经费较少，设备陈旧，严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够，导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识，在他们看来，医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已，无任何技术含量。

2、档案管理人员素质低

目前，多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而，医院办公室人员由于工作比较忙，加之没有足够的精力和时间来管理文书档案，致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言，由于自身并非专业性管理人才，且学历水平低，相关专业知识、技能欠缺，因而不具备档案管理工作的基本素养，进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时，医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少，致使档案管理者思想较为传统，依旧停留在以往的管理模式上，且法律意识不高，不能满足新时展的需要。

3、无健全的文书档案管理制度

目前，我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而，由于以往档案设置管理存在一些严重的问题，导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面，这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的影响，出现管理松散、档案使用率低等现象，这种现象致使医院各部门之间相互推诿，不利于医院对文书档案的管理。

二、改进措施

1、增强医院档案管理者意识

医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用，故医院领导应特别重视文书档案管理工作，尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性，进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时，医院管理人员要充分重视文书档案管理者，如此方能增强医院的文书档案管理工作，并有助于完善医院文书档案管理制度。另外，要贯彻落实医院文书档案管理制度，以促进医院文书档案管理的规范性、标准性，进而有利于提高文书档案管理水平。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中，因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平，同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理，便于相关管理人员资料查询的同时，还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此，医院档案管理者要提高自身的服务意识，坚持做好文书档案收集、整理、归档工作，便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。

2、提高医院档案管理者的综合素质

想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率，并充分提高医院的社会效益、经济效益，就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平，而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度，并充分做好文书档案管理方面的工作，这有利于促进医院的发展，具有非常重要的作用。同时，档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响，因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目，进而有助于提高其综合素质和专业技能，使医院档案管理者适应新时代的管理方法，能运用电子技术对医院文书档案进行管理，以提高其档案管理工作的质量和效率，有助于促进医院不断发展。

3、健全文书档案管理制度

档案管理制度内容较为广泛，如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度，这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性，因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前，多数档案管理机构并不是设立独立的科室，因而在文书档案管理方面没有自，大多数处于被动状态。

三、结语

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一、食品稽查文书档案管理工作中存在的主要问题

1.对食品稽查档案管理的重视程度不够。长期以来，有相当一部分部门领导和档案管理人员对稽查档案的管理工作存在一些认识误区，认为稽查档案管理工作就是把工作中形成的材料锁进橱柜，不丢失、不霉烂，只要“守好摊”，不泄密，能应付利用就可以了，它不是单位的主要工作，不能给单位带来“政绩”。重视业务轻视档案工作的思想严重影响了文书档案的管理质量，使得食品稽查档案管理工作无法适应食品稽查工作管理需求。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一项经常性的管理工作，每个环节都有详细规范的文字记录，它的工作性质要求必须及时分类组卷归档，一旦发现问题即能做到有档可查，依规依法处理，因此它的凭证作用非常凸显，可是由于部分食品稽查档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性及档案材料的收集、整理、保管、利用等业务不太了解，直接影响了稽查工作的严肃性和完整性，且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务繁杂使得档案管理人员只能将稽查文书资料放置于橱柜，没有及时整理归档，更无从谈起根据这些档案资料认真研究，寻找线索，查找问题了。

3、档案室环境差 ，设施设备不配套。有的县市区食品稽查档案管理部门不具备档案保管的基本条件，档案室狭小潮湿，有的单位一旦档案多了，便将档案随地摆放，“六防”要求无法得到落实，导致档案材料霉变、虫蛀；有的单位没有专用档案室，把档案同杂物混放在一起，如同一处“百货仓库”。

二、食品稽查档案管理工作的对策

1.提高部门领导对档案工作的重视程度。一个单位的领导负责的是单位的全部工作，而档案工作只是其中的一项，档案工作是其他工作正在进行中或终结后的“事后工作”，它的自身性质决定了它不会是“首当其冲”的工作，也可以说不可能“立竿见影”出“政绩”，因此单位领导不可能把它放在优先位置去安排部署，同其他工作一样投入同等的人力物力。但是现实生活中利用档案解决矛盾纠纷的案例又不时地在我们身边发生，一旦我们今日疏忽大意，那将来造成的损失将是无法估量的，因此提高全社会尤其是目前提高部门领导对档案工作的重视程度又迫在眉睫。

首先，把档案工作纳入单位领导的“责任制”和“一票否决制”。一是责任制，不少地方和部门把单位的工作分成若干项分配到了不同领导的名下，即责任制，同时实行了问责制，即失察问责，单位内部、单位领导和上级主管部门之间层层签订责任状，谁的任务谁负责，谁完不成任务或出了问题谁担责，部门领导须把档案工作放在同其他工作同等重要的位置，客观上起到单位领导重视档案工作的作用。二是“一票否决制”，目前各地的重大项目建设、农村土地确权、美丽乡村建设等工作都把档案工作同其他工作一起放在了“一票否决”同等重要的位置，即任何一项工作不到位――其中包括档案工作，都不能通过竣工验收。事实证明，这些项目中档案工作都做得非常好。

其次，把发生在身边活生生的案例反复向领导宣讲，做到警钟长鸣。例如几年前某县有众多食用胶加工厂，部分个体老板为了追求利润最大化，竟用工业胶和从废品收购站购买来的旧皮衣、破皮鞋等经过加工冒充食用胶投放市场，其结果被中央电视台揭发出来并进行了曝光，在全社会引起了巨大反响，涉及到的有关部门和个人受到了惩处。这个案例很值得我们深思，如果当地的食品稽查部门工作认真负责，单从稽查文书档案就能发现这些不法企业的货源和进货渠道存在问题，若再深究下去，诸多不法行径就能消灭在萌芽中。假如提前那样做了，消费者就不会受到伤害，该事件就不会在社会上造成那样恶劣的影响，有关部门和人员也就不会受到党纪政纪的处分，前车之鉴很值得人们特别是单位领导的借鉴。

2.提高食品稽查档案管理人员的基本业务素质。食品稽查档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的自身素质和工作态度，要注意加强档案管理人员工作队伍建设，一是要注重对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性，尽最大努力为他们减负减压，少安排从事与档案工作不相关的其他工作，使他们把更多的精力投入到档案管理工作中去。二是充分认识年轻档案管理人员成长期工作岗位变动频繁的问题，给他们创造更多接受培训和学习的机会，使他们尽快适应档案管理工作的需要。三是作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的方式和方法，提高工作效率。四是培养档案管理人员的服务意识。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。把“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。

3.健全食品稽查档案管理制度。要按照规章制度合理性、科学性的要求，建立起符合食品稽查行业特点和档案管理实际需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便实用、简便易行、可操作性强为目标的食品稽查档案规范要求；要按照制度约束的双向性要求，建立起既约束领导又约束单位职员的约束机制。要按照制度执行严肃性的要求，建立起档案管理追责奖惩机制，对不按规定管理档案的进行追责、对工作认真负责、管理规范的要奖励重用，充分体现制度的权威性。

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基于传统手工模式之下，很难将改“卷”为“件”作用发挥出来。从当前档案管理发展现状来看，虽然一体化的档案管理已成为大势所趋，科学化、现代化的管理也在不断被深化，但就实际情况来看，我国当前的现代化管理水平仍存在很多不足。比如，在传统的“立案”整理方式当中，如果出现文件查找困难的情况，就可根据相关的目录索引来找寻相关信息。而当前以件的形式的档案管理，直接导致了档案检索工作的单一性，一般而言，仅仅只存在归档目录，同时，归档目录与卷盒之间也没有必然联系，也就是说，文件是否早已记录入账，管理者都是一无所知的。而在最初归档文件之时，多采用收文簿与发文簿的登记模式，这显然会影响到查阅文档的效率性，大多情况之下不予推荐。此外，如果发文文号与日期出现某些问题，而其检索的方式又只能通过目录来找查，在这样的情况之下，就只能够从页首翻到页尾，可以说即费时也费力。计算机在改“卷”为“件”的过程中并不具有十分健全的功能。将文书档案的管理进行改革，不但是计算机时代的要求而且也满足了时代更替的特性。就文书档案的归档来看，引入计算机进行档案管理，不仅可以让原文件的录入与复制功能得以实现，而且也不会影响到检索的便利性。但在这里必须指出的是，不是所有文书档案都适合于单份文件式的文件保管模式。由于保管单份文件自身所具备的特殊独立性。因此也确保了在计算机管理体系之下，可以查询文件信息检索与实体文件安放位置，最大程度将现代化的文件管理同传统档案管理相结合。在进行档案管理之时，引入计算机进行辅助管理，可以有效降低各种人为因素引起的管理混乱。但与此同时，对于不同门类的文书档案，计算机并不能通用，可以说，在这个过程里，计算机实行的并不是一体式服务，功能并未健全。

二、新时期优化文书档案管理的具体措施

随着党的十的召开，对我国各方面都提出了新的任务与工作部署计划，在这样一个新的时期，笔者认为要想不断优化文书档案管理，必须从以下几个方面开展工作。首先，不断提升文书档案工作者自身的责任意识。从一定程度上讲，文书档案管理是一项极为复杂且专业性极强的工作。勇于奉献的敬业精神、良好的工作责任感与职业道德等都是对其管理者的具体要求，但又不局限于此，扎实的科技知识与专业理论知识，特别是对现代化的先进管理手段与运用科技水平也是文档管理者所必须具备的基本能力。因此，只有综合化极强的管理者才能胜任此位。要不断通过各种手段宣传《文书学》《档案法》等与国家相关的文书工作规定，确保每一位文档管理者都可以意识到文档管理的重要性，并且将其做好是自己份内责任。与此同时，还要将文件资料的积累、整理、鉴定与统计划入档案工作者自身职责范围之内，加强对文书文档工作的考核与领导力度，不断提升文书文档管理水平。其次，提高对文书档案管理工作方法与程序的规范力度。要做到这点，要从以下两个方面开展工作：

1.全面普查所有案卷。将一些无用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的计算机管理当中出现低效率与重复的现象。从一定程度上来讲，这也是实现文书档案管理规范化与标准化的第一步。

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1.档案意识薄弱，偏重病案档案

因为长期对于医院文书档案的重要性宣传不到位，相对于病案档案来说，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于文书档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

2.医院文书档案管理不完善、职责不明，无统一标准

医院文书档案一般都存放在行政办公室的综合档案室，而医疗病历档案则由病案室管理，X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不利于综合的开发利用，造成使用效率低下。而且目前医疗行业中没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准。致使各医院文书档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。

3．医院文书档案管理人员专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，主要表现在专业知识不足、知识结构老化或不合理、文化水平低、新知识储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了医院档案管理水平的落后。

4．医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房紧张，导致存放档案的地方十分有限，仅有的档案库房也用于病案档案的存放，这完全不符合档案管理的标准。还有档案管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的前进，仍采用目前的医院文书档案管理方法，不仅人工收集、检索信息效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

二、提高医院文书档案管理水平的方法

1．强化医院文书档案管理意识

加强档案法规学习和宣传力度，提高医院档案管理人员对于医院文书档案管理重要作用的认识。只有重视医院文书档案管理，才能使其与医院业务的拓展保持同步。对于医院文书档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合文书档案管理工作。只有搞好医院文书档案管理才能促进医院整体管理的提高，促进医院医疗服务的提高。

2．规范医院文书档案管理

扎实推进医院文书档案规范化管理进程，建立健全科学的规章制度和管理体系，尽快出台统一的、有针对性的《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，以此来规范医院文书档案管理的每个环节、每道程序，力求做到制度到位，程序明确，检查及时，堵塞漏洞。严格实行文书档案归口管理，严把文书质量关。扎实推进医院文书档案电子化管理进程，提高文书档案的高效化、规范化管理，提供快捷、准确、安全的检索服务。

3.提高医院文书档案管理人员业务水平和素质修养

档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一。因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，定期组织开展有关文书档案管理的培训，定期派员外出进修学习，提升医院文书档案管理和办理人员的综合素质，拓宽知识面，做到对文书档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、销毁等各方面、各环节了如指掌，为档案的完整性和系统性打下良好的基础。全面提高医院文书档案管理人员素质，提高其管理水平，推动医院档案管理水平的整体提升。

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关键词：文书档案 档案管理 创新 信息技术

引言

文书档案作为企业档案资源体系中的重要组成部分，其中记载着企业多项历史工作信息，能够间接反映出单位各级领导决策问题、组织问题、企业建设情况等问题，为后续企业工作提供有力的依据，同时，文书档案中也记录了企业发展所取得的成果，是企业非常宝贵的历史资源。随着信息技术不断发展，当今信息技术已经融入到社会的各个角落，信息技术能够切实提高企业管理质量与运作效率，因此，现代化管理模式对传统的文书档案管理提出了更高要求。近些年来，随着企业内部管理水平、发展水平不断提高，对文书档案管理要求也越来越高，系统、效率、准确的管理模式已经成为当今文书档案管理的必然要求。

一、当今文书档案管理中所存在的问题

（一）文书档案管理不够规范

随着企业不断发展，在长期发展中势必会不断堆积文书档案。这也直接的加大了文书档案管理难度，造成一系列的不规范想象，主要变现在：档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范、组卷不规范等。这一系列不规范现象从实质上分析就是企业高管的不重视，使得文书档案管理没有形成一个规范的规章制度与管理制度，进而造成文书档案管理出现问题。

（二）文书档案检索效率不高

当今企业文书检索的形式主要分为计算机检索和人工检索两种，其中，人工检索占据主体地位。虽然，企业文书档案管理人员在提高检索效率方面做出很多努力，编制诸多检索工具，但在企业文书档案逐渐增多的情况下，使得人工检索效率止步不前。其主要因素在于管理人员在管理档案时，过重在意检索效率与内容，而往往忽略了检索质量。这不仅在质量上无法保障，检索效率也没有切实提高。

（三）文书档案管理人员专业素质层面

现如今，很多企业的文书档案管理人员虽处于平稳发展阶段，也有些管理人员在企业工作了诸多念头，已经形成了自身独有的管理理念，而这种理念是非常难以转变的，使得管理人员的专业能力、文化水平无法适应现代化文书档案管理需求。信息技术作为21世纪的标志性技术，实现现代化、自动化、信息化、电子化管理已经成为必然趋势，但一些资历较老的管理人员甚至连计算机都不会使用，对一些现代化专业知识也不够了解，使得企业文书档案现代化管理建设进程缓慢。而企业工作人员往往都是“术业有专攻”，能够满足现代化档案管理研究与开发的人才非常局限，严重影响企业文书档案管理创新进程，无法提高文书档案管理质量与管理效率。

二、文书档案管理创新的有效渠道

（一）强化制度建设，加强执行力度

首先，想要实现文书档案管理创新必须要加强文书档案管理制度的创新，进一步规范原有的规章制度。想要保障管理制度的有效性，制度创新必须要建立在企业实际运营情况的基础上，要剔除一些不符合现代化需求的管理制度，并采用现代化管理制度进行填充，打造全新的文书档案管理体制。总之，企业要建立文书档案管理系统的标准化建设，对企业文书档案管理中的内容、要求、形式作为明确的统一规定。其次，要落实文书档案管理责任制，为文书档案管理创新提供坚实的保障。为了保障文书档案管理能够适应现代化发展需求，企业必须要针对电子化档案建立一套标准的规章制度，将电子化档案制度与原有制度相结合，保障文书档案制度的完整性。最后，待到企业建立健全文书档案管理规章制度之后，必须要加强执行力度，落实相应的管理责任，并且定期对规章制度的落实情况进行审查，并组织文书档案管理力量，对文书档案体系制度内容进行修、补充、筛选，保障档案管理体系制度的时效性，充分发挥文书档案管理体系制度的积极作用。

（二）创新工作机制

企业文书档案管理必须要适应现代化社会发展步伐，创新相应的档案管理工作机制。笔者认为，企业必须要建立健全以下几点：①自我营销机制。该种管理机制主要是根据企业阶段安排和总体要求作为出发点，大力宣传文书档案管理的重要性与积极作用，并提出文书档案管理中心任务及提出档案管理要求，为后续档案管理奠定坚实的基础。②主动参与机制。让文书档案管理工作能够参与到单位中心或重大活动中去，加强文书档案管理质量，充分体现出文书档案对企业发展的积极作用。③互动协调机制。加强文书档案管理的参与力度和宣传力度，与有关部门在档案方面达成共识，构建一套系统的管理路线，并且文书档案管理工作中，做好监督、指导、服务等职责，加强文书档案管理与各个部门之间的联系，提高企业各个部门之间的协调性。

（三）构建文书档案管理队伍，提高管理人员的工作质量

待到企业现代化文书档案管理机制构建完成之后，要进一步加强企业文书档案管理的人才队伍建设工作，让档案管理人才来实施档案管理工作。第一，单位要认真挑选档案管理人才，在面向社会招聘人才时，必须要保障应聘人员的知识基础与文化层次，同时也应考虑应聘人员的专业和计算机能力。第二，加强企业内部人才培养，定期展开有层次、有计划、有重点的现代化档案管理培训工作，加强行业内部文书档案管理业务交流，提高企业档案管理人员的道德修养与业务修养，加强档案管理人员对文书档案管理工作的认识，提高档案管理人员的重视程度。第三，企业要建立“能者居上”的岗位竞争制度，即公平、公正、公开的保障档案管理职位的竞争制度，为了工作人员的职位晋升、评定、福利待遇等方面的上升空间奠定基础。第四，加强危机意识教育，构建一套考核体系，明确考核标准，进而激发档案管理人员的创造性与积极性，提高文书档案管理的工作效率。

（四）加强技术创新，提高服务质量

想要实现文书档案管理的工作创新，企业首先要淞⑾执化档案管理理念，无论是在日常文书档案工作中还是档案信息交流过程中，都必须要充分利用现代化手段作为媒介，即借助信息技术、计算机技术来管理文书档案，提高档案管理质量与效率。基于此，企业想要不断满足现代化文书档案管理的发展需求，就必须要不断开展创新技术活动，构建一套符合企业自身发展的电子档案管理系统，并将该系统融入到企业系统中。要求企业将档案管理信息化建设归纳到企业总体规划中，制定出相应的规划细节，例如档案信息收集、检索、整理、利用等各个环节，实现企业各部门间的信息流共享，提高文书档案管理的服务质量。

（五）保障细节功能能够做到位

文书档案管理工作的细节工作非常多，因此，想要加强文书档案管理的服务质量，做好细节工作是必不可少的，需要档案管理人员做到以下几点：①制定相应的规章制度，要求档案管理人员你必须要严格尊重规章条例。②加强具有机密性文档的管理工作，要求档案管理人员必须要将文书档案进行整合、划分、筛选，将档案划分多个层次，以备不时之需。③企业文书档案必须要按照规章流程进行记录，避免因人为因素致使档案信息不全或遗漏。④加强文书档案存档工作，无论是纸面档案还是电子档案，在归档之前必须要再次检查，并且电子档案要在录入电脑之后，要进行信息核对，从而确保文书档案的完整性、真实性、精准性。

（六）加强管理人员的创新意识

创新意识是创新模式的基础与前提，文书档案管理要一改传统文书档案管理弊端，提高文书档案管理的积极作用，让档案管理工作能够成为企业的创造者与先行者。由于信息技术的开形式注定了档案管理的显性化需求，因此，文书档案管理应朝向开放性发展。在符合保密规定的前提下，档案管理部门可定期将档案专题、目录、特定成果在公共媒体上公布，为客户查考、选择提供便利，让用户能够感受到档案的用处，加强档案信息的积极作用。

三、结束语

文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。

参考文献：

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2014（04）：12-13.

[2]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2012（04）：1-2.

[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）.：22-23.

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关键词：文书档案；管理工作；强化措施；创新对策

1文书处理和档案管理之间的关系

1.1文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象

文件处理与档案管理有本质的区别，但两者的有效结合可以促进档案管理的发展。文书的工作内容是发送、接收、传递、监督、组织和保存文件。档案主要是收集、鉴别、分类、编目，然后保存和利用这些文件。从这个意义上说，文书工作是档案管理的前身，作为档案管理的基础，对档案管理的有效运行起着不可替代的作用。

1.2文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进

文书工作的好坏将对档案管理质量产生直接影响，文书工作的不规范性直接导致档案管理的不完善。因此，文书工作将为档案管理提供一定的条件和依据。另一方面，档案管理工作影响着文书工作的系统化和规范化。因此，要辩证地看待两者之间的关系，加强文书工作的规范化管理和信息的收集，确保信息的可靠性和安全性，做好档案管理工作。

2加强文书档案管理工作的措施

2.1加强制度建设和规范管理

制度化管理有助于形成统一、系统的行为体系，充分发挥整体优势，加强内外合作，规范工作流程。在文书档案系统中建立统一的标准和规范，可以避免管理产生波动，使工作平台更加公平，有助于员工的自我发展和文书档案工作的发展。完善的管理机制、严格的工作流程、量化和细化档案管理的程序和规则，是促进文书档案现代化管理顺利进行的前提和基础。文书档案的现代化管理应严格按照制度和规范程序进行。

2.2做好文书档案管理的基础性工作

现代化文书档案管理应明确收集范围，遵循规范，统一要求；严格检查、统一管理，规范收发手续，严格执行；完善高科技检索工具，拓宽信息来源渠道，丰富文书档案管理经验，调整文书档案的结构和内容，努力落实整合档案资源。档案管理者要努力做好文书档案管理的基础工作，在工作过程中逐步树立责任心、创新意识和奉献精神，不断培养整体意识和视野。

2.3转变固有认识，改革传统方法，加大资金投入

加强档案管理现代化，首先要正确认识档案管理的地位和作用，明确档案管理的社会服务方向。其次，从整体上正确认识采用现代技术装备的重要性和艰巨性，正确认识合作精神和讲求实效的效益观念。这是实现档案工作现代化的前提和思想保证。

2.4制定可行的规划，实行档案工作改革

领导重视是档案工作成功的重要保证。要从思想上认识档案工作的重要性，加强档案意识的培养。文书档案管理现代化是一个庞大的工程。它需要从实际出发，系统规划，统筹安排。同时，计划应与措施相结合，每一步都应有相应的措施，以确保计划的实施。改革要贯穿于现代文书档案现代化管理的全过程。

2.5优先加强基础性工作

一是加强档案学理论研究，同时更新和完善档案理论。专业工作水平与理论研究密切相关。为了使档案工作适应社会发展的需要，管理者必须进一步提高档案学的理论水平。二是做好档案管理人员业务技术建设，提高业务管理水平。第三，加强数据库建设。我们应该对数据库系统、内容、方法和步骤进行总体设计。四是提高人才素质，加大培训力度。人是重要的资源，档案管理员要坚持学习专业知识，提高技能，明确职责，努力成为管理型、技术型、复合型人才。在人才培养方面，首先要注重质量的提高，其次要注重人才的应用，要有计划、有目的地培养高层次人才。此外，还应制定激励措施，稳定人才队伍。

3文书档案管理的创新对策

3.1提升信息化管理意识

在实施文书档案管理时，要运用现代信息技术和管理理念，充分发挥信息化的作用，重视文书档案的信息化管理，加强管理创新，优化思想，将现代管理理念和方法融入其中，通过实现文书档案管理的信息化，不仅可以有效提升工作效率，同时保证了文书档案管理的质量。

3.2搭建科学的文书档案管理信息平台

为了保证文书档案管理的现代化，实现档案管理的信息化，必须建立科学的文书档案管理信息平台。随着信息技术的飞速发展，传统纸质文件和手工管理模式的弊端越来越明显。利用信息数据库强大的编辑功能，实现了文书档案管理软件的开发，大大减少了管理人员的工作量，提高了档案管理的效率和管理水平。建设科学有效的信息管理平台是推进档案管理改革的重要措施。

3.3网络内部与外部的隔离措施

为了保证档案信息管理的安全，网络内外要严格管理，设计合理的物理隔离层，保证管理效果的提高。物理隔离层主要针对网络安全保护。通常，路由器可以在第一层保护结构中设计，IP地址可以过滤或屏蔽，然后选择一些地址进入网络系统。在第二层防护结构中，应合理设计防火墙系统。在防火墙认证的情况下，可以过滤网络中不安全的数据信息，防止网络的不良行为，阻止一些被禁止的业务。在此期间，防火墙可以更好地记录数据信息和内容，合理地检测网络攻击，并采取合理措施解决预警后的问题，创建安全保护系统，确保管理工作各方面的可靠性和有效性，满足当前工作要求。

参考文献

[1]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

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（一）医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

三、结束语

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1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文书档案载体多样，内容丰富

作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。

1.3 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。

2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题

文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。

2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

3 办公室人员做好文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。

3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理

在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

3.3 强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

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1.1医院文书档案的保密性

一是注重档案资料的原始性，尤其是注意把我电子文件的原始性；二是注重电子档案的加密性，可采用加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等有效方式；三是规范档案人员的行为，要求档案管理人员在工作中一丝不苟，杜绝档案泄密和遗失现象发生。

1.2医院文书档案的服务性

一是为医院各级各类评审工作提供档案资料信息；二是及时准确为医院干部任免、职称晋升等工作提供个人相关材料；三是在基建改造过程中提供有关材料和图纸；四是提供网上在线查询服务。

1.3业务指导性文件较多

由于综合性医院科室划分细致，相关医疗技术日新月异，使得医院医疗业务指导性、规范性文件数量众多，更新较快。

1.4由于医患纠纷所形成的文件数量逐年增多

由于医疗事业的发展，业务量不断上升，使得医患纠纷同比例增加；又由于患者的维权意识近年来逐步加强，使得相关档案如医疗过程调查报告、医疗鉴定报告等的数量呈快速增长趋势。

2.目前医院文书档案管理工作存在的问题

2.1文书档案意识薄弱

文书档案资料的充分利用，可以为医院创造出不菲的经济和社会价值。但是由于大多数医院对档案管理工作的价值和作用重视不够，档案工作不断为临床需求让路，致使文书档案资料的利用率远远不能达到预想的状况。

2.2归档工作不够规范

部分医院的档案管理人员在归档文书档案的过程中，不能按照《文件归档范围和保管期限表》要求进行，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的基础。

2.3文书档案管理人员专业素质有待提高

在多数医院中，档案管理人员多为行政人员兼任，理论水平、文化程度参差不齐，很难胜任规范化、标准化的文书档案管理要求，影响了文书档案管理整体质量和可持续发展。

2.4对档案管理的投入不足

由于医院医疗用房紧张，导致存放档案的空间十分有限，严重限制了档案事业的发展；再加上在有限的资金条件下，既要保证传统档案文献资料的建设，又要进行档案管理的网络化、信息化建设，实现其凭证价值和情报价值，使得医院文书档案管理工作陷入困境。

2.5文书工作与文书档案工作衔接不畅

在医院的实际工作中，由于文书人员不懂档案管理，常常出现收集工作不及时、收集范围不明确、装订不规范、原稿不齐全、办理程序不规范等问题，直接影响文书档案的质量。

2.6文书档案管理的现代化程度不高

目前有部分大型综合性医院将档案管理自动化作为办公自动化系统的一部分进行建设，但在大多数基层医院，文书档案管理基本上还是以手工为主，普及档案自动化管理仍需时日。

3.加强医院文书档案管理的主要措施

3.1提高对医院文书档案工作的重视程度

医院文书档案是医院管理工作的一部分，是医院历史发展的见证。做好文书档案工作，离不开领导的充分理解和高度重视，并不断加大对文书档案管理工作的投入，切实加强各科室与档案科室的沟通协调，从而推动医院文书档案管理工作的顺利展开。

3.2注重文书档案管理人员专业素质的提高

专业的人员素质、健全的管理体系是做好档案工作的关键，一是要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，二是要在医院文书档案人员中营造浓厚的学习氛围，三是积极借鉴先进医院的经验。

3.3正确处理文书工作与档案管理工作的关系

。文书是档案的来源，档案是文书的归宿。一是规范公文处理是做好文书档案管理工作的基础，要依照有关规定，全面审核、严格把关，以确保公文的高质量、高水平；二是保证归档公文的齐全完整是做好文书档案管理工作的前提，要从平时做起，从细节做起，规范公文材料形成和办理过程的每一个环节；三是科学归类公文是文书档案管理工作的关键，要求文书人员具有对档案工作的高度认识和高度的责任感，同时不断提高自身的专业素质和综合素质，用发展得眼光和敏锐的洞察力严格筛选和整理。

3.4做好文书档案的开发和利用

档案管理的主要目的是实现档案资源的开发利用，使档案为临床医疗、教学、科研服务，通过编写档案汇编，建立全引目录、案卷目录，卷宗目录索引及分类索引，方便查找和使用，充分发挥其社会效益。

3.5推进档案管理信息化和现代化建设

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【关键词】文书档案管理工作；行政事业单位；社会管理综合治理服务中心

社会管理综合治理服务中心属于行政事业单位，其主要职能是加强社会治安管理、维护社会稳定，并对社会中的不安定因素进行调查与预防。而在执行这些职能时，既要执行上级党政机关所指定的政策，还要针对社会中存在的治安问题开展调查、拟定治理方针，这些都是与文书管理工作密切相关的。因此加强并创新文书档案管理工作，能够有效提升社会管理综合治理服务中心的办事效率，从而更好地履行职能，服务于社会。

一、当前文书档案管理工作所面临的困境

（一）将文书管理与档案管理分割开来。文书与档案所体现的是两种不同的分工，但是其本质是一致的。当前许多行政事业单位在管理方面，将文书管理与档案管理分割开来，没有形成有机联合管理体系。这种分体式的管理方式使得文书工作与档案工作没有形成有效的衔接，同时还增加了管理人员的工作负担，缺乏实效性。

（二）缺乏专业的管理人员。当前行政事业单位中的文书档案管理人员大多是由文秘兼顾管理。文书、档案较多，工作量大，许多管理人员不能全面地对文书档案进行整理与搜集，只是简单进行收发工作，这样就导致了单位中材料缺失。再加上工作人员素质有待提高，行政事业单位中的文书档案管理工作很难按照相关规定全面执行。

（三）缺乏应有的重视。在许多单位中，由于文书档案管理并非是主要的工作，因此领导与工作人员对此都不够重视，仅仅是将其当作资料的搜集与整理工作，就算是管理人员出现失职也没有进行处分，进而滋生了懒惰、散漫的风气，管理效率不高。

二、文书档案管理工作的创新之举

（一）提高重视，定期汇报。当前文书档案管理工作中之所以存在着诸多的问题，究其原因，主要还是重视程度不够。因此，在实际工作中，社会管理综合治理服务中心的I导以及相关的管理人员应当加强对该项工作的重视程度。要求文书管理人员在落实本职工作的基础上定期汇报工作进度，以加强工作监督，提高工作效率。

（二）部门整改，划分职责。当前许多单位的文书管理与档案管理是分开进行的，不但增加了管理人员的工作量，还使得机构繁冗，没有实现资源的合理利用。因此，对于社会管理综合治理服务中心等行政事业单位来说，要提高文书档案管理工作的效率，首先应当进行部门的整改，将这两项工作合并到一起。再将文书档案材料进行类别划分，将不同类别的材料分配给不同的人员管理，这样不但能够提升工作效率，还能够促进人力资源的合理配置。

（三）重视基础，丰富材料。社会管理综合治理服务中心所涉及到的文书、档案种类较多，因此管理工作存在着一定的难度，大部分的材料有着雷同与相似之处，管理人员可能会将之搞混。材料的搜集、整理、鉴定、统计以及保管是最基础的工作，要求管理人员必须脚踏实地，耐心对每一样材料进行鉴定与保管，这样才能保证资料的完整性。同时，还要充分发挥主观能动性，要在平时的工作中善于搜集本单位内部在工作中所形成的新鲜、具有启示性的材料，用以反映单位工作中存在的问题，不断丰富文书档案的资源，促进本单位更好地发展。

（四）加强培训，定期考核。由于当前各大行政事业单位文书档案管理方面的专业人员较少，因此单位除了招聘专业管理人员之外，还要加强对员工的培训，除了对专业方面的培训之外还要加强对思想素质方面的培训。在提高工作技能的同时转变员工的思想观念，纠正工作态度，提高积极性与主动性。与此同时，还要对文书档案管理人员进行定期的考核，对考核不通过的人员加以一定的资金处罚，以激发员工的上进心，实现自我突破。

（五）奖惩并用，责任追究。文书档案管理工作是保证行政事业单位相关方针政策能够落到实处的重要部门，因此在实际管理中，单位内部要制定一套详细的责任体系，并严格按照相关的责任体系对管理人员的行为、工作效率进行检查，对于优秀的管理人员给予奖励，以促进其工作积极性的提高。同时实行责任追究制度，对于一些在重要文书档案管理方面出错的人员要加以问责处置，做到奖惩分明。

三、结语

行政事业单位、尤其是社会管理综合治理服务中心这类需要涉及到众多社会材料的单位，应当加强对文书档案管理工作的重视。通过分析管理工作中所面临的困境，找准定位，抓紧当前政府机构改革的契机，实现对文书管理部门的整改与综合治理，加强对工作人员的管理与分配，采取有效的策略提升其工作的积极性与主动性，以提升文书档案管理工作效率，促进单位的发展。

【参考文献】

[1]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志， 2015（5）.