会计档案管理范文

导语：如何才能写好一篇会计档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1、会计档案监督机制不健全

会计工作是企业发展运营中的关键步骤，然而根据调查我们发现，目前我国会计档案监督机制并不健全，主要表现在会计信息披露过程中政府监管不足，准则、法规的执行监督不力；注册会计师制度不完善。会计师资格证是对于会计师专业素质的基本界定。注册会计师不仅需要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，还要收取审计费用，这导致注册会计师对审计单位的依赖性比较强，另外，注册会计师行业目前还没有形成有效的监督机制，再加上企业内部监督机制不完善、领导不重视等，使得内部机制不健全，会计基础工作比较薄弱。在新会计准则下，这些情况成为会计档案管理工作开展的重要障碍。

2、档案管理信息化系统存在安全隐患

在当今时代，科学技术迅速发展，网络已经逐渐普及，电子计算机已经成为企业会计工作的主要手段，对于会计档案也不例外。然而企业会计软件等主要是在市场上进行购买然后进行有关调试，这在一定程度上增加了会计档案管理的安全隐患。2014年新修订的会计准则，《会计准则第33号合并财务报表》、《企业会计准则第9号职工薪酬准则》、《企业会计准则第30号财务报表列报会计准则》等，都对会计数据进行了针对性的要求，可见新会计准则对于电子计算机的依赖性比较大，因此这些电子计算机、网络安全以及会计软件等使得新形势下会计档案的管理形式更加严峻。

二、新会计准则下加强会计档案管理的措施

1、不断改善手段，加强会计档案信息的真实性、可靠性

会计档案信息失真是指会计主体通过弄虚作假、舞弊等手段对外提供的会计档案信息无法真实的反映企业的财务状况。信息化时代，会计信息安全隐患一直是会计档案管理中的重要问题。2014年修订与的新会计准则中我们可以看到，财务报表、薪酬准则等成为修订的主要方面，这些方面会计信息主要是通过数据、报表进行信息记录的，因此对于会计档案信息的真实性、可靠性有了更加严格的要求。在新时期，加强会计软件的开发、加强电子信息系统安全防护墙的改善等成为企业会计档案信息真实性、可靠性的主要保障。公允价值量也是2014年新修订与的会计准则中的重点，公允价值量涉及到了存货、固定资产、无形资产、生物资产、资产减值、长期股权投资等科目的有效核算，使用公允价值量进行企业资产与负债的估量，可以帮助信息使用者根据当下情况做出正确的经济决策。这些新的档案信息成为新会计准则下档案信息管理中的主要部分，因此不断加强档案管理人员的责任心，加强新的电子计算机系统与会计软件的有效开发，对于企业档案管理有着重要的意义。

2、加强会计监督体系的建设，为会计档案管理工作的开展提供保障

在目前新会计准则的指导下，结合当下企业的发展状况以及我国社会经济的发展现状，保证会计档案管理工作的顺利开展需要国家、政府等部门的协助，加强会计监督体系的有效构建。新会计准则《企业会计第41号——在其他主体中权益的披露》中对于主体会计信息披露进行了明确的规定有助于促进会计信息的透明，有助于加强对于会计档案的监督。在新会计准则指导下不断的完善会计规范体系，完善规章制度，加强对于会计档案的有效监督，有助于促进会计档案管理工作的有效开展。

三、结束语

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关键词：

    会计档案是会计核算的专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账薄、会计报表及实现会计电算化后的储存软件等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是机关、企事业单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要利用价值。因此，“加强会计档案管理，充分发挥会计档案作用”这项工作非常重要。

一、 会计档案的特点

会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但是由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点：

1、 来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

2、 内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专业手段。通过这种专业手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

3、 形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

二、 会计档案的作用

1、 依据作用。会计档案是会计分析和会计核查的主要依据。无论在制定经济计划，进行经济活动可行性研究，作为经济活动决策等都需要会计档案提供大量信息。以便得到可靠的数据和可行性资料，为国家经济建设发展和单位生存与发展提供准确的数据。

2、 凭证作用。会计档案可以作为事后考查某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务，明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时，通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度，防止违法乱纪的事情发生。

3、 史料的作用。会计档案是研究经济、财政、财务历史的可靠系统资料。它可以反映出一个地区经济发展的历史过程，反映出一个单位财务收支和生产经营活动的历史面貌，还可以反映出不同时期、不同年度活动的特点。所以会计档案可以为一个地区、一个单位的经济、财务、历史奠定了史料基础。

三、 会计档案管理工作中的问题

1、 会计档案管理制度不健全。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视而对会计档案管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。

2、 会计档案装订不规范。在财务部门，一般都是由管理会计档案的人员装订会计凭证，而有的会计档案管理人员装订会计档案不够认真，不仔细，装订不整齐，粘贴不牢固；有的装订将摘要压进去，还有的装订松散不结实，随时都有掉页的可能；有的装订每册凭证的薄厚不均匀。凡此种种，会计档案存放时间一长，就会有散失、缺损。

3、 会计档案的存放场所不妥当。有的单位的会计档案没有做到妥善保管，存放无序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮湿的地下室或仓库里，以至于使会计档案受潮受损、发霉或被鼠药、虫蛀，降低了会计档案的寿命，达不到规定的会计档案保管期限。

四、 会计档案管理的要求

1、 制定会计档案管理制度

为了管理好会计档案，各单位的财务部门的领导和会计档案管理人员，应该在思想上提高对会计档案管理工作的认识，充分重视这项工作；应当按照国家财政部和档案管理局颁布的《会计档案管理办法》的精神，结合本单位的实际工作情况，制定本单位会计档案管理制度，对会计档案实行科学化管理；在制度中应当明确规定会计档案的立卷、归档、借阅办法、保管期限、鉴定销毁、档案移交等等，以便会计档案管理工作有章可循，使会计档案管理工作走上科学化管理轨道。

2、 做好会计档案的装订立卷工作

会计档案的装订立卷是会计档案管理工作的起点，是会计档案管理工作基础和前提条件。因此，会计档案管理人员必须高度重视会计档案的装订立卷工作，增强管理好会计档案的责任感。按照《会计档案管理办法》中“各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册”的规定，认真装订好每一册会计凭证。首先应认真检查原始凭证是否粘贴牢固，是否压住了摘要的文字，每册的装订厚度是否大体一致等等。在此基础上要将会计凭证装订的既要整齐结实又要美观。

3、 健全会计档案借阅手续

  《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管一年。”因此，为了妥善管理好会计档案，防止会计档案丢失，各单位的财务部门应建立严格的会计档案借阅手续。财务部门内部的会计人员借阅会计档案，可直接向会计档案管理人员借阅；本单位其他人员和外单位人员必须及时登记，并注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，然后由借阅人签字。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全和完整，确保秘密文件不丢失、不泄密。

4、 认真做好会计档案移交工作

按照《会计档案管理办法》中“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”的规定，各单位的财务部门应将保存一年期满后的会计档案及时移交给单位档案管理部门，并认真办好交接手续。

（1） 财务部门应编《会计档案移交注册》一式两份。

（2） 但按管理部门对移交的会计档案要认真清点，凭证要逐册逐号清点查对；账簿应按照记账要领逐项核实；还应该对报表中是否缺少报表分析等备案材料进行认真检查，做到账表相符、账账相符，保证会计档案的完整真实。

（3） 对归档的会计档案，原则上应保持原卷册封袋。需要重新拆卷，应与经办的会计人员共同整理，以分清责任。

（4） 单位的档案管理部门对财务部门移交来的会计档案清点无误

后，交接双方应在《会计档案移交注册》上签字，双方各保存一份。

5、 做好会计档案的鉴定与销毁工作

会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对 超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案，予以销毁。鉴定和销毁会计档案工作是整个档案管理的重要环节，是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础，也是一项科学性、组织性很强的工作。具体要做好以下几项工作：

（1） 由本单位档案管理部门提出鉴定意见，会同会计部门共同组成

鉴定工作小组，逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁注册。

（2） 书写销毁报告，填报销毁会计档案审批表，销毁报告要写明对

已到保管期限的会计档案进行鉴定的时间、鉴定的总数量、留存数量、销毁数量、销毁内容等，并由经办人、鉴销人盖章。

（3） 销毁报告必须经过本单位或上级主管部门审批。

（4） 各单位在按规定销毁会计档案时，必须有档案部门和财务部门

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1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务 报表、财务计划 、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料 。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。

2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。

4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。

5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。

6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。

8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。

11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

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关键词：会计档案 管理办法 变革内容

中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01

为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。

一、新《会计档案管理办法》实施的意义

就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。

所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。

二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容

1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。

2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。

3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。

4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。

5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。

6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。

7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。

三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴

1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。

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会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

3． 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

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    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

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会计委派制是由政府部门和产权 管理 部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1）“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2）“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政 管理 权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

1）委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理 方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

2）会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案 管理 办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案 管理 仍存在一些问题，其主要表现为：

1）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。

2）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3）会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。

4）财政部门与档案行政 管理 部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5）会计档案 管理 制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。

针对会计 管理 体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1）加强会计档案 管理 ，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案 管理 及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

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[关键词]财务管理；会计档案；创新实践

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中图分类号]F233；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-000-01

1 会计档案管理要点

1.1 会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2 会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3 会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4 会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。

内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5 会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2 会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。

第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。

第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3 会计档案管理创新实践

3.1 会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2 优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3 重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

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【关键词】会计信息化档案 安全性 维护性

会计档案是重要的经济档案，随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，由传统意思上的档案变为了信息化档案。

1 会计信息化档案的特点

1.1 会计信息化档案的载体多样性

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料， 它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案， 既保留了传统意义上书面纸质的会计档案， 又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等

1.2 表现形式的特殊性

传统的会计档案直观性强，主要以书面纸质形式保存，可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息，但记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。信息化会计档案，必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，但记录信息量大，占用空间小，数据查询简单方便且容易保管。

1.3 信息处理的便易性

信息化会计档案因其会计信息的数字化， 大大提高了会计档案的利用效率， 便于会计档案信息的资源共享， 但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。

1.4 保管条件较高

信息化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失，对使用存放环境要求较高。

2 会计信息化档案管理中的问题及对策

2.1 安全性

会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由软件查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。其次对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。第三对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。第四对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。

2.2 维护性

在会计信息化档案管理中除了上述的安全性问题外，还有一个问题也是极其复杂和困难的，那就是会计信息化档案的维护工作，它要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提，一方面，要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能;另一方面，有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才，逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状，满足信息化档案管理工作的需要。其次是信息化档案存储介质的选择。会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。在保证存储数据稳定安全的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主，因为光盘作为一种光存储介质，其存储容量大，DVD光盘甚至可达4GB到8GB，而且有造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低等特点。第三是不同版本财务软件的存储。由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台，也会导致财务软件版本的不断变化，对于不同版本的财务软件，在存储其会计档案时，一定要将其对应的财务软件一并存储，以防止因为在不同的财务软件版本下会计数据结构的不同而带来的会计档案不能被借阅或者产生某些意料外的错误，影响会计信息系统档案的再利用。第四是财务软件的选择。在财务软件的选择上，不仅要看软件的功能，还要看软件的开发公司是否具有开发财务软件的资格和能力。此外，还应注意财务软件的兼容性，在软件更新换代后能不能兼容以前版本的财务数据，能否查询浏览以前版本的会计信息化档案。第五在利用现有软件调用会计信息系统档案时，要注意操作时间与会计期间的不同，即在查账和用账进行系统注册时，需以系统时间进行注册;当调用历史档案时，再修改会计期间的会计年份和会计月份，以查询相应的历史资料库。只有这样，才能保证操作日志中的跟踪是有意义的。第六是信息化档案管理中的硬件设备。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级，许多配置落后的计算机将无法运行新的软件，面临淘汰，但新的计算机又不能运行老的软件，无法查询过去的会计信息化档案，给查询工作造成麻烦。因此，应在计算机软硬件更换的时候做好记录，并将淘汰替换下的硬件和相关说明文档一并存档，以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。

参考文献

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关键字：会计档案；管理；问题；思考

中图分类号： E232.5文献标识码： A

档案是企业生产经营不可或缺的工具，真实、完整、准确地记录着企业开展工作活动以来的原始情况。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是检查企业经济活动的重要依据。会计档案是由人类社会实践活动中留存下来的历史真迹，是一笔宝贵的历史文化财富，对国家、企业、社会、个人都具有重要的利用价值。比如，当清查拖欠费用、固定资本、税费、生产成本及诉讼等细节问题时，就可以发挥会计档案作为经营管理的凭证支持和参考作用。

1、会计档案管理中存在的问题

1档案室简陋、条件差、管理方式落后，领导不够重视。会计档案室设施不齐全、落后陈旧，档案装备不统一，办公场所空间狭小，会计档案都没足够的地方保存。档案管理信息化进程缓慢，大多数企业未装配档案管理专业软件和先进的档案技术设备，原因是这些软件使用起来虽然方便，但价格相对高，对使用人员的计算机知识要求也很高，所以现在的多数会计档案不能快捷地搜索，而要通过人工去翻阅目录查找，会计档案的整理也采用手工方式，从而不能满足档案工作的需要。领导对会计档案管理工作的认识存在误区，认为会计档案工作是保管资料、实物的事务性工作，不是企业的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付上面的检查和提供借阅、查档就行了，忽视了在平时工作中对会计档案的搜集整理和归类工作，导致忽然想查找有利用意义的会计凭证、账簿及报表等资料都找不着，这表明了对会计档案管理工作缺乏细心了解，忽视会计档案对个人、集体和企业利益的重要性，这种轻视会计档案管理工作的思想已无法适应现在的档案管理制度需求。

1.2移交会计档案不及时、不完整、不严密。实务中存在有些财务人员未能在会计年度终了及时归档，而是按自己的时间整理归档会计档案，从而导致一些会计资料的遗失或损毁。财务部对会计档案移交工作不够重视，领导把关不严。在会计档案移交时，只移交电子形成的资料，而对于当年手中收集的所需归档资料随处乱放，不作为移交的内容之一，容易导致在年度归档时缺少应归档的附件原始凭证，还有些企业在归档时，将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与会计凭证无关联性，查找起来也显得特别困难，使会计档案存在不完整，证据链缺失。会计档案移交手续不严密，一些移交档案的资料员或者档案管理人员工作马虎，随便检查，随便清理，该签字的不签字，档案人员对移交过来的会计档案保管清册没认真核查，导致纸质档案与电子档案无法一致对应，从而忽视档案移交工作的基本要求和程序。还有，财务资料员档案意识淡薄，对会计档案工作重视程度不够，只注重本职工作，而在工作中形成的关键和重要资料却不注意收集、整理和保管，导致档案不完整，缺乏系统性和原始性。

1.3档案管理人员和移交会计档案的资料员对档案管理意识不强以及业务素质不高。例如，财务资料员未正确区分会计档案的保管期限，造成会计档案管理混乱；有些财务人员对会计档案的范畴理解不够完整全面，在实务中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档。由于档案人员时常更换，缺乏相对稳定性，而且档案人员的业务技能不够熟练，对档案管理工作没有精益求精和钻研的精神。还有很多人认为档案工作枯燥无味，是与外人隔绝、浪费青春的工作，从而很多人都不愿意从事此项工作。移交会计档案的资料员觉得归档工作可以敷衍了事，档案管理人员也这样觉得的话，后续就会导致会计档案的不真实和不完整；也有另外一种情形：会计档案借出后，档案管理人员不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案丢失或主要的附件丢失；在岗的专责人员一身多职，不会很重视档案管理，没有时间去理会计档案，有时只是应付一下而已。

2、对会计档案管理过程中存在的问题进行思考

2.1统一认识，加强领导，提高档案管理重要性的意识，规范管理。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放，完整归档，严防毁损、散失和泄密。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的日程中，使会计档案管理走上法制化的轨道。领导还应加强对会计档案设备的更新，完善档案库，推进会计档案保管和利用的信息化体系建设。

2.2建立健全会计档案管理的规章制度。必须将档案管理工作纳入日常化工作，促进会计档案的规范化、有序化、合理化，明确要求、责任，制定档案工作管理目标，并建立健全一套档案管理制度，规范会计档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使会计档案管理工作有章可循，有据可依。

2.3提高会计工作人员和会计档案管理工作人员的业务素质和职业道德素质。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化、完整性、真实性整理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。会计档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备业务知识和职业道德素养。因此，各企业应加强对会计工作人员和会计档案管理工作人员的培训，树立职业责任心和科学管理意识，强化会计档案管理知识和操作技能作为会计工作人员和会计档案管理工作人员岗前培训的重要内容，从而提升会计档案管理质量水平，对企业的稳健发展起到重要作用。

2.4不定期抽查档案的保管情况。公司财务负责人或审计负责人应不定期对会计档案进行抽查，包括会计档案是否装订好，摆放整齐，按类别放好；档案柜上贴的档案清单是否与实质存放的会计档案一致、完整，看有没丢失凭证或账簿，摆放是否有规律，是否按时间顺序摆放，发现问题要当场指正并避免类似情况发生。

3、结语

总之，会计档案的收集、征集、整理、保管、保护、鉴定与利用、制度建设都是不容忽视的。提高会计档案重要性的认识程度，做好会计档案的保管工作，使得企业规范化、科学化生产经营，记录着企业真实完整的经济活动。

参考文献：［1］陈会改.基层国土所档案管理存在问题与思考［J］.档案与建设，2013（8）

［2］杜江华.档案管理存在的问题和解决途径［J］.时代报告：学术版，2013（1）