档案管理系统范文

导语：如何才能写好一篇档案管理系统，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1储存空间

纸质档案的管理对空间有着极大的需求，一般都会储存在档案室里面，这对档案室的环境有着很高的要求，也占据了较大的空间。而且纸质档案的管理需要专门的人员进行监察，也需要定期的进行维护，极大的增加了档案管理者的工作量。

2环境因素

纸质档案在保存过程中，极易受到潮湿、虫蛀、高温影响。各种因素的作用会导致纸张易碎、模糊、损坏，降低纸质档案保存寿命，对纸质档案的真实性与直观性造成了较大的影响。

3其他档案载体的发展

由于信息化技术的普及，电子档案开始越来越广泛的在档案管理工作中进行运用，对传统的纸质档案形成了较大的冲击，对纸质档案的发展有着很大的制约作用。

二、电子档案的优点与缺点

1电子档案的优点

1.1提高效率

随着计算机信息技术的普及，极大的提升了工作效率，也为工作人员在储存、查找方面提升了速度，保证高效高质的查阅工作进度，也减轻了档案管理工作人员的工作量。

1.2档案储存

通过电子档案储存系统，降低了档案对于空间的需求，也保证了档案储存的完整性。档案也不再需要担心储存过程中受到环境因素影响其保存寿命，提高了档案的保存年限。

1.3保密性能

电子档案储存的载体是计算机系统，通过对系统进行加密措施，做好档案的保密措施，没有相关权限的人或者没有得到授权的人，是无法进入电子档案储存系统的。

1.4提升工作质量

人为因素过多的介入，会直接影响档案存在错误的概率。电子档案很好的避免了这样的问题，直接的提升了档案管理工作的质量与利用率，保证了电子档案的价值体现。

2电子档案的缺点

2.1容易被人为篡改

计算机作为电子档案储存的载体，很容易受到管理人员、黑客技术、电脑病毒等因素对实际储存的电子档案进行拷贝、篡改，而且在篡改或者拷贝之后，往往不会留下痕迹，这导致我们对电子档案的真实性与权威性有了很大的疑问。

2.2安全患

电子档案作为信息数据储存在计算机系统中，因为系统漏洞问题，极易导致黑客入侵系统，窃取、拷贝、篡改电子数据，这样就会破坏电子档案的保密性，给档案管理工作造成了一定的影响。

2.3缺乏管理制度

计算机信息存储技术目前还缺乏较为有效的管理制度，不同的地区、不同的企业对档案的管理系统也不一样，对档案的统一利用有一定的影响。

三、档案管理系统的设计

1数据库设计

为了满足我国实际需要，一般采用全关系型GIS数据库管理方式，这种模式的优点众多，主要因为其升级投入过程不需要过多的资金，但是对其的应用相对较于纯熟，缺点就是这种全关系型GIS数据库管理方式的读写效率较低，但是值得推广使用。

2数据扫描

档案数据扫描是通过计算机控制相机进行摄影，这样就能在保证扫描质量的前提下提升对于档案数据扫描的效率，这种方式扫描可以将JPG图片类文件转化为PDF阅读文件，这种PDF格式文件相较于JPG图片文件更小，更有利于系统的存储工作。

3自动入库

传统的档案管理系统需要人工对档案进行入库封存，这样增加了档案管理人员的工作量。现阶段档案管理系统通过扫描，将文件格式转化，将会自动存入相应的数据库。

4安全性保存

数据档案管理主要是对其做好保密措施，保证档案能够安全的保存，这样才能切实的保障档案数据的真实性与有效性。

四、结束语

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[关键词]产品数据管理（PDM）；档案管理；系统集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中图分类号]TP315 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02 

近年来，随着企业信息化的快速发展，数字化设计技术在产品研发中得到了广泛应用。在数字化设计和管理的过程中产生了大量电子数据，加强电子数据的管理和利用已成为企业档案管理的必然趋势。鉴于此，传统的档案管理模式已不能满足工作需要，企业迫切需要一种全新的管理模式，来管理产品研制中产生的电子数据和电子文件。 

1 现状分析 

1.1 PDM系统 

产品数据管理（PDM）以软件为基础，是用来管理与产品相关的所有信息（包括零组件信息、产品结构、设计文件、权限信息等）和与产品相关的所有过程信息（包括过程定义和管理）的技术。企业PDM系统采用的是西门子公司的Teamcenter 8平台，随着系统应用推进，与产品设计、工艺相关的全部电子数据均已纳入PDM系统进行了管理，如外购件、自制件、设计图纸、电路板原理图、工艺规程等数据。 

1.2 档案管理系统 

档案管理系统是应用信息技术，通过建立统一的标准，实现对档案和档案材料的收集、整理、归档、存储、统计、查阅利用和等档案管理部门日常工作自动化处理的信息系统。企业目前的档案管理系统使用的是金航数码公司开发的兰档案管理软件，历经多年系统建设和完善，不断满足企业档案管理工作发展的需要。 

1.3 电子数据管理现状 

在实施PDM系统后，产品研制过程中产生了大量电子数据。以往纸质文件/档案的属性信息往往只包含对文件自身的描述，而电子数据的属性信息还包括了大量的记录该数据和其他实体间的关联信息（如各数据之间的装配关系、替代关系等）和过程信息（如数据从产生到归档的整个过程中的信息）。这些信息使得档案管理的内容发生了巨大变化，对电子数据实施全过程管理就显得越发重要。 

目前，企业电子数据归档管理过程中还存在如下问题。 

PDM系统和档案管理系统软件来自不同的供应商，所使用的系统架构和开发技术不同，使得两个系统之间相对独立，缺少统一的信息表达和交换格式，缺乏信息资源的共享和数据互通。 

档案管理系统中的数据虽然来自PDM系统，但由于系统间没有集成，档案人员需要将电子数据转换成纸质文件后在档案管理系统进行手工著录，存在数据归档滞后于PDM系统，同时需要文件信息的二次录入，尤其是档案人员在著录产品图样数据时需要人为判断条目之间的关联关系，为保证数据的唯一性和规范性需要花费大量时间和精力，影响了档案人员的工作效率。 

由于产品研发已实现100%数字化，部分产品图样数据由于无法转换成纸质文件，尚未在档案管理系统中实现著录和管理。同时，电子数据形成过程中的元数据也只留存在PDM系统中。 

综上所述，传统的档案管理模式已不适用于数字化产品数据的归档管理，通过建立PDM系统和档案管理系统的集成实现产品电子数据在线自动归档已迫在眉睫。 

2 系统集成方案 

PDM系统和兰台档案管理系统的集成是在不改变两系统原有平台技术架构的基础上进行的，是一个单向的数据流动过程，即只需要将PDM系统上的产生并通过审批流程归档的产品数据及其相关信息传递到兰台档案管理系统中。PDM系统与档案管理系统集成采用中间库方式传输归档数据，具体过程如下。 

2.1 PDM系统内部处理过程 

PDM系统根据集成需求，开发待归档数据处理程序，用于在数据归档前、归档过程中以及归档后所进行一系列操作和业务处理，比如：设定并选择归档时机、根据待归档数据获取对应的流程审签信息、提取电子文件、形成归档数据模板、进行数据推送等。 

2.2 接口中间表的维护、和运行 

接口中间表主要是在数据归档过程（即数据从PDM系统到档案管理系统的过程）中发挥作用。该中间表主要在档案管理系统方数据库中建立、和维护。档案管理系统在数据库中创建供PDM系统访问中间表的用户（如pdmuser），PDM系统中使用该用户进行中间表的操作，档案管理系统只对该用户分配对档案数据库中中间表的SELECT、INSERT权限。PDM系统只能读写约定的中间表数据，不能访问档案系统中其他数据表。 

2.3 档案管理系统内部处理过程 

档案管理系统根据集成需求，开发数据归档处理模块，用于数据推送到中间表后在档案系统中进行归档以及归档后所进行一系列操作和业务处理，如设定字段对应、PDM已归档数据的归档处理、执行分发流程等。 

3 系统集成实现 

根据本文所提出的PDM系统和档案管理系统集成方案，PDM系统中的电子数据的归档流程设计如图1所示。 

对Teamcenter的服务器端进行开发，在PDM系统中数据审批流程的档案节点增加集成接口的handle，实现PDM系统归档数据传递处理。通过对ITK函数的调用，获取待归档数据的审签信息和电子文件形成中间文件后，PDM系统调用中间表中的“全文服务器配置信息表”，获取到档案服务器FTP的连接参数，将电子文件放到档案服务器的临时目录中，该临时目录中只存放PDM归档的电子文件。 

PDM系统采用SOA JAVA开发技术调用Teamcenter函数将待归档的数据条目信息写入到中间表的技术资料主表（pdm_main），关联关系表（pdm_relation），分发路线表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

档案主管在档案管理系统中查看中间表中的数据，将数据迁移到档案系统中的产品型号的各个节点下，并将条目对应的电子文件从临时目录移动到正式的目录中，整个事务执行成功后，更新中间表中的接收时间，设置接收标记accepttag为“已接收”。 

4 结 语 

在对PDM系统和档案管理系统中产品电子数据管理现状分析的基础上，本文针对企业产品电子数据归档过程，提出PDM系统和档案管理系统的集成方案，确保电子数据归档的及时性、准确性和完整性，优化产品档案工作流程，提高档案工作效率，促进企业信息化的发展。 

主要参考文献 

[1]庞士宗，肖平阳，唐加福.产品数据管理（PDM）[M].北京：机械工业出版社，2001. 

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关键词：容灾；异地备份；远程复制

中图分类号：TP392 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2011) 22-0000-01

Disaster Tolerance System Building in File Management System

Sun Feng

(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)

Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.

Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication

一、容灾系统的定义

世界上不可避免会发生各种各样的灾难。在这里，灾难的定义主要是指自然的和人为的灾难，包括系统硬件、网络故障、机房断电甚至火灾地震。随着人类对计算机的依赖越来越强，计算机中的数据在人类的各种活动中起着越来越重要的作用。甚至可以说，丢失了计算机中的业务数据，就失去了生存的基础。容灾系统，指的是利用各种计算机技术，实现灾难条件下系统的业务安全。从技术上看，衡量容灾系统有两个主要指标：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了当灾难发生时允许丢失的数据量，而RTO则代表了系统恢复的时间。RPO与RTO越小，系统的可用性就越高。

二、容灾系统的应用

（一）容灾系统的级别。大体上讲，容灾可以分为三个级别：数据级别、应用级别以及业务级别从对用户整个业务连续性的保障程度来看，它们的高可用级别也逐渐提高。数据级别容灾的关注点在于数据，即灾难发生后可以确保用户原有的数据不会丢失或者遭到破坏。其中，较低级别的数据容灾方案仅需利用磁带库和管理软件就能实现数据异地备份，达到容灾的功效；而较高级的数据容灾方案则是依靠数据复制工具，例如卷复制软件，或者存储系统的硬件控制器，实现数据的远程复制。数据级别容灾是保障数据可用的最后底线，当数据丢失时能够保证应用系统可以重新得到所有数据。应用级容灾是在数据级容灾的基础上，再把执行应用处理能力复制一份，也就是说，在备份站点同样构建一套应用系统。它能提供不间断的应用服务，让服务请求能够透明地继续运行，而感受不到灾难的发生。用户构建了数据级容灾和应用级容灾都是在IT范畴之内，然而对于正常业务而言，仅IT系统的保障还是不够的。用户需要构建最高级别的业务级别容灾。业务级容灾的大部分内容是非IT系统，比如电话、办公地点等。因为当一场大的灾难发生时用户原有的办公场所都会受到破坏，用户除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。

（二）容灾系统的技术。在建立容灾系统时会涉及到多种技术，一类是生产站点与冗余站点的互联技术，一类是进行远端数据复制的远程镜像与快照技术，还有一类是新兴的可实现容灾的存储虚拟化技术。由于容灾涉及到生产站点与冗余站点，因此将它们连接的互联技术在容灾中十分重要。目前，生产站点与冗余站点之间的连接主要有两种方式，一为光纤通道，二是IP互联技术，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。数据镜像即把磁盘（或磁盘子系统）中的数据完全复制到另一磁盘（或磁盘子系统）中，数据在两处的存储方式完全相同。数据镜像首先应用于本地操作，由于容灾对距离的要求，便发展成为远程镜像技术，即生产站点与冗余站点的数据存储方式一致。快照是某时间点磁盘系统中数据的扫描（类似一种数据指针集合），它不包含所有数据信息，但是用户通过快照与时间信息可以完全得到该时刻的完整数据。存储虚拟化为容灾提供了一种灵活的解决方案，原因在于虚拟化方案在“虚拟”的各类设备之间可以实现容灾功能。

三、现有档案管理系统中的容灾建设

档案信息是人类知识的结晶，具有不可估量的价值。随着档案信息化水平的提高，国内档案机构已经大量采用计算机进行档案信息的管理，也取得了灾容系统的建设经验。档案信息管理的容灾系统目前主要采用下列方式：

（一）数据级别。灾难发生后可以确保用户原有的数据不丢失或者遭到破坏。如采用离线（Off-line）。备份系统，把数据备份到磁带上去，目前的新技术有LAN-free、Server-free等，这种方式恢复时间比较长，但投资较少。主要是中小型档案机构使用，特点是档案系统用户较少，恢复时间要求不是太高。

（二）应用级别。采用在线（On-line）备份，也称数据复制，即同步数据备份数据，恢复时间非常短。主要采用远程备份，把档案系统的数据和应用存到异地，如遇突发事件，就可以依靠异地系统马上恢复数据并启动应用。目前主要应用于建立了网上在线检索系统的专业档案机构。

（三）业务级别。不仅考虑数据的恢复，同时要求除了需要原有的数据、原有的应用系统，更需要工作人员在一个备份的工作场所能够正常的开展业务。主要针对特定的不允许发生故障的档案系统，如国防、军工等特殊部门。但是，由于资金、人员和技术方面的各种原因，很多档案机构对灾容系统建设的重要性认识不足，或者没有建立这样的系统，或者虽然建立了，但是对其重要性缺乏认识，灾容系统变成了摆设，这都将导致不可估计的严重后果，必须引起注意。

四、档案管理系统中灾容系统建立的对策

（一）主观上重视。一些用户往往对冗余站点存在不够重视的情况，因为灾难发生的概率实在太小了。然而，关键业务需要容灾方案来保障其高可用性，容灾方案及维护成本与受保护资产相比微不足道，数据丢失造成的损失是容灾方案成本的数十倍。

（二）要考虑本单位的运行实际。容灾系统首先涉及到众多技术以及众多厂商的各类解决方案。性能、灵活性以及价格都是必须考虑的因素，更重要的是，档案用户需要根据自己的实际需求量身打造。当用户考虑构建容灾站点时就必须把所有的情况都考虑进来，“选择适合自己的”是构建容灾方案的一条基本准则。

（三）做好日常维护。要一如既往地做好繁琐的日常维护工作，有些看似无关紧要的小事情在关键时刻会影响整个灾难恢复过程。容灾系统仍然是一种在线解决方案，人为因素仍会影响数据安全，用户需要做好基本的备份工作。即使构建了先进的容灾系统，也不能高枕无忧。业务连续性是个无止境的话题，需要经常对现行容灾方案的可行性进行评估和实地演练。

参考文献：

[1]翁盛鑫,黄影.安全数据备份系统的建设[J].医疗卫生装备,2009,11

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在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析，查出现有系统存在的不足，提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统；其次是网络环境下高校档案管理系统的设计，功能设计和模块设计；最后通过测试，检验系统设计的合理性和实际运行的效果。

【关键词】

网络环境；高校档案管理系统；网络管理

在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。

一、当前我国高校档案管理系统的现状

我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化，在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步，但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的，并没有与现有档案管理系统相结合，这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来，很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统，相比网络环境下其他信息系统建设，档案管理系统还存在很大不足，其主要表现在以下几个方面：1.管理范围窄：多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别，对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理，归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高：高校档案管理系统大多使用C／S模式应用系统，需要安装专用客户端应用软件，对于软件硬件环境要求比较多，在很大程度上依赖操作系统版本，一旦用户计算机出现软件硬件故障，就极有可能需要重新安装操作系统，这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外，有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题，这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。

二、网络环境下高校档案管理系统的设计

在具体设计中，主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先，将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次，对每一个功能模块采用面向对象设计的方法，以数据为中心进行程序设计。

（一）功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中，一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立，应用软件与计算机硬件相对独立，以便于系统扩充和档案信息资源共享，也便于系统移植。通过分析，我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。

（二）数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后，需要将各种存放数据类型进行分析分类，各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构，这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中，既要遵循数据库设计原则，又要考虑数据库需要的数据处理平台，还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据，在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源，所以安全性问题尤为重要。

三、网络环境下高校档案管理系统的实现

在系统进入实践测试阶段，高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构，这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统，其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储，例如图像数据的压缩处理与存储，各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说，特点：第一，要符合高校档案管理的流程，信息输入输出要求的多样性，用户界面清晰。第二，用户要采用分级管理的模式，设置访问权限，来保证数据库的安全。第三，档案信息数据查询要有多样性，因为数据分类的多样性，要求系统的输入输出具有灵活性，这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。

四、结语

在当前网络形势下，采用高效档案管理系统对档案信息进行管理，一方面可以进一步提高工作效率，另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现档案信息中有价值的信息，有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。

作者：姚树静 单位：山东广播电视大学

【参考文献】

[1]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊，2006：32-34.

[2]张凤丽.浅析高校档案管理的现状与对策[J].中国农业大学学院学报，2007，103-105.

[3]高端芹，胡鹏.关于推进高校档案工作的思考[J].中国档案，2010（1）:82-84.

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关键词：文书档案，管理系统，系统开发，Java，数据库

中图分类号：P208文献标识码： A

一、前言

为了加强企事业单位档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，使用简便，有效服务，就必须使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更加有效地保护和利用文书档案，为社会服务。在此目的下，文书档案管理系统孕育而生。文书档案管理系统是要根据国家档案局最新颁布的档案工作标准而开发的通用文书档案管理系统。系统从基层档案工作特点和档案室工作实际出发，通过规范化管理，解决档案室文书归档立卷费时费力问题，为档案管理的规范化和正规化打好基础[1]。

二、研究背景

随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企事业单位中的普及，电子数据交换，电子商务在国内、国际贸易中的应用，是电子工作环境日益普遍。作为这些活动的重要记录――电子文书档案，这一重要资源，需要利用信息技术得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。档案信息资源作为一种重要资源，在经济和社会的发展过程中其地位和作用显得日益突出，如何针对档案信息化工作中遇到的一些问题，更好地发挥电子文书档案这一重要资源不可替代的作用，企事业单位发展提供更好的服务，是文书档案管理系统的根本出发点。

档案管理亦称档案工作。是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

就目前的现状而言，企事业单位在进行文件管理的过程中，经常会碰到一下问题：海量文件存储，管理困难，查找缓慢，效率低下，文件版本管理混乱等问题。这时，我们就需要一个文书档案管理系统，分门别类的对各种文档进行管理，方便使用者使用。

三、文书档案管理系统的功能结构及开发方法

（1）技术角度

从技术角度来看，文书档案管理系统的基本功能包括文档的输入、处理和输出等功能，期中文档的处理又包括文档的存储、文档的删除、文档的修改、文档的检索等。结构如下图：

（2）用户角度

从使用文档管理系统用户的角度来看，此系统应该支持整个组织在不同层次上的要求。此系统用户类别暂时只分为两大类，普通用户和管理员用户。

（3）从开发角度看文书档案管理系统

系统开发一般方法是指系统的开发策略，即系统开发按照一个怎样的过程来进行。系统开发的过程也称为系统开发生命周期。目前信息系统开发周期主要有：传统方法、原型法、快速应用开发法[2]。

a)传统的系统开发生命周期

传统系统开发的步骤大都包括五个阶段：调查、分析、设计、实施、维护和评价。系统调查阶段的任务是根据业务目标确定和考虑潜在的问题和机会；系统分析阶段的任务是对现有系统和工作流程进行研究，确定它的优势、弱势以及改进机会；系统设计阶段的任务是描述怎样实现一个新系统，或者说明怎样修改现有系统；系统实施阶段的任务是创建（或获取）各个系统组成部分，进行装配，并投入运行；系统维护和评价阶段的任务是维护及修改系统，是它可以继续满足不断变化的业务需求[3]。

传统的信息系统开发生命周期方法给信息系统的开发提供了一种合适的开发模型。但是传统信息系统开发生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系统开发缺少交互性，即项目开发人员与用户之间缺少有效的沟通，这一点是这种方法的致命缺陷。它的优点是产生大量的系统文档，正式文档能保证西戎需求源自记录的业务需求，产生许多中间产品，通过对它们的检查可以了解它们是否达到用户需求并符合标准。

b)原型法

原型法是一种反复、交互式的系统开发方法。原型法按照对原型结果的处理方式分为实验原型和演进原型法。实验原型发只要把原型当成试验工具，试了以后就抛弃，根据试验的结论做出新的系统。演进原型法则把好的结果保留，成为最终系统的一部分。这种原型法的优点是用户可以试用系统，并在系统开发周期内提供一些建设性的反馈意见；可以较早地发现错误和漏洞。缺点为每次重复都是在上一次重复的基础上作进一步改进，如果最初方案不恰当，改变方案重新开始就很困难；系统文档经常空缺或不完整等。

c)快速应用开发

快速应用开发是一种通过运用已有的工具、技术及方法学来加快应用开发的技术。他是对合作应用开发中的数据收集和数据需求分析过程的延伸使用。快速应用开发多半会和原型法相结合。其优点为对适用的项目来说，该方法可比其它方法更快地生成一个应用；文档作为完成项目各任务的副产品而产生；促进了团队合作，并与用户和风险承担者有更多的交流。缺点为这种高强度的系统开发生命周期法会使系统人员和其他项目参与者疲乏不堪；要求系统分析员与用户精通快速应用开发系统开发工具及合作应用开发技术；与其他方法相比，快速应用开发会占风险承担者和用户更多的时间。

综合以上分析，在本项目开发过程中应结合原型法和快速开发的优点，采用原型法的交互模式和快速应用开发技术的开发方法。

四、文书档案管理系统的要解决的问题

要开发的文书档案管理系统是针对多种格式的文书档案的管理，所以需要方便用户浏览查看、上传下载等。首先用户需注册，然后登陆系统进行文档的搜索查看，上传下载等功能，管理员用户可以使用删除功能。从而方便用户对大量数据的查阅。下面介绍一下本系统要解决的主要问题：

1.用户注册

用户使用本系统需注册，非注册用户将不能进入本系统中。

2.用户登录

已注册的用户登录系统，使用本系统。用户分为普通用户和管理员。

3.查询

搜索关键字，查询系统中的文档。

4.上传

所有用户均可以上传自己的文书文档到系统中。

5.下载

所有用户均可以下载系统中的文书文档到本地进行查看。

6.删除

只有管理员用户可以删除文书文档。

五、文书档案管理系统的设计方案

1.系统开发平台及运行环境

系统可使用MyEclipse 7.0 开发平台，利用Tomcat服务器实现Web模式运行，使用的数据库是MySql，实现数据的存储。

2.研究方法及方案

使用MySql作为后台存储的数据库，选择Java、JSP、JavaScript、Html作为应用开发工具，运用Tomcat服务器技术。实现用户管理，文件管理，文档浏览等功能。本系统包含以下三大模块：用户管理模块，文档管理模块，文档浏览模块。各个模块又分为不同细小功能。

下图为设计出的系统的具体功能模块图：

六、总结

文书档案管理系统的研究与开发是随着信息技术的蓬勃发展而逐步从概念走向应用的。知识经济时代的今天，对文书档案管理工作提出了更新更高的要求，必须完成由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代的步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需求，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济及社会利益。 以上也只是对文书档案管理系统的初步设计，还可以根据实际工作需要在以上功能的基础上扩展其他功能，使得此系统的功能更完善，更加方便档案工作者使用。

参考文献

[1] 陈次白．政府电子文档管理[M]．北京：北京大学出版社,2007.

[2] 李谱华．浅析MVC设计模式及其应用[J]．科技信息，2010，16.

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关键词：机场；档案管理；系统

重庆机场作为国内十大机场之一，伴随近十年的稳定、高速发展，电子政务产生大量的电子文件，以及频繁的库存档案实体利用需求，迫切需要建立一个能覆盖全公司、互联互通，能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。为此，重庆机场集团有限公司办公室档案室经过多方面调研、学习，在上级主管部门及职能部门的支持和配合下，开始量身打造符合我公司实际情况的档案管理系统。

1 前期准备阶段

1、确定软件供应商，自2013年年初开始，我公司与有关软件供应商进行了解、沟通，通过对功能设计、开发费用、售后服务、后续优化等方面的比对，确定紫光档案管理软件作为我公司的档案管理系统。

2、购置相应的硬件设施，在确定档案管理软件后，与软件供应商进一步沟通，针对我公司现有库存的档案实体数量，以及今后预计的档案增长量，拟定与该系统相匹配的数据库服务器购置计划。

3、确定数字化加工单位，按照《纸质档案数字化技术规范》等相关技术标准，面向社会公开招标，经过与四家有专业资质条件的数字化加工单位进行竞争性谈判，确定档案数字化加工单位，保证了档案数据的规范与安全。

2 项目实施阶段

2.1 档案管理系统设计

首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自己的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。

其次，紫光软件公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。

基本功能：J2EE架构，符合SOA和OAIS设计要求，文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护等模块，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，

特色功能：

电子文件归档：与我公司现有的OA系统对接，该档案系统为每个需要同步的文档类型提供一个中间库，当OA公文流转结束后，会将原文和元数据写入指定的中间库，档案系统定时和手动进行同步接受，实现文档一体化管理。

模糊检索：紫光全文搜索系统，用于数字化档案的全文检索；紫光在线OCR系统，对电子文件进行OCR文字识别，提取的文件内容可形成条目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通过以上两项紫光自主研发产品，可对档案数据库所有内容，包括扫描图片中可识别字体进行全方位的搜索，扩大对档案信息的检索范围，提高档案资源的利用率。

推送服务：在完善档案管理系统的基本功能外，还深化服务功能，研发了档案利用的推送服务模块，即，档案查阅人如不熟悉该系统，急需查阅某一档案信息，档案专、兼职人员可以在数据库查找相关的档案信息，放入“推送信息库”，接着选择人员名单发送，然后档案查阅人登陆该系统中，可在“推送信息”一栏内看到自己需要查找的档案信息，充分发挥了数据共享、快速利用的作用。

2.2 档案数字化加工

在档案系统设计、安装完成后，下一步工作就是对库存的纸质档案进行数字化，我公司现有基建档案5700多卷、文书档案957卷、8800多件，数字化工作量巨大。

为保证档案实体的安全，我公司与数字化加工单位签定安全保密协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的USB接口屏蔽，贴上封条；所有加工人员禁止使用手机数据线、MP3、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资料；项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。

在档案数字化的过程中，我公司与数字化加工单位对出、入库档案进行详细登记，做好交接的台帐记录，数字化加工单位按照专业技术标准、工艺流程，科学合理的对加工质量进行把控，每个环节对上一个工序进行监督及质量检查，保证档案、数据在每个工序顺利流畅，确保档案、数据准确、完整。

在档案数字化加工每完成一批次，我们都对扫描后的档案数据逐一审查、核对，通过检查发现了加工过程中产生的少量问题，均进行了整改；同时对档案实体进行检查，包括档案卷内纸张是否完整、档案还原情况等，并做好相应的台帐记录。

2.3 数据挂接及备份

在完成了所有档案的数字化工作后，紫光软件公司协助数字化加工单位把大批量的档案数据全部倒入系统，使系统可以提供丰富、准确的档案数据进行查询，同时，将所有数据进行两套移动硬盘备份，从而搭建了统一管理、随时利用、安全存储的集团化档案管理平台。

3 后续完善阶段

3.1 系统操作培训

为保证档案管理系统各项功能的正常使用，提高档案数据利用率，规范我公司档案管理工作，在系统上线试运行一周后，对各级部门开展了一次该系统的专项培训，包括档案系统登陆方法、录入方法、查询方法、下载审批及其他功能操作，经过培训，各部门档案系统使用人员能够熟练的进行各种操作，基本满足日常使用。

3.2 制度完善

在档案管理系统构建完成后，出台《档案管理系统管理办法》（试行），对各部门职责、档案种类、数据标准、数据利用、使用权限等方面进行公示，并下发《数据化定点加工的通知》，对今后的入库档案提出数字化要求，保证了该系统中各类数据的顺利挂接和规范化，为该系统充分发挥利用效果打好基础。

目前，该系统运行稳定，档案信息资源得到安全可靠的的存储，为查阅者提供方便快捷的远程利用，达到了预期效果；今后根据相关的档案专业标准，我们将进一步对该系统功能进行开发、升级，力争建成我公司发展的重要信息管理平台。

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关键词：放射卫生档案；医院管理；系统设计；系统开发

中图分类号：G270.71 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照国家法律、法规及卫生行政部门规章、管理办法、标准的要求，根据医院自身规模及近几年快速发展的需要，对各种管理全部进入统一信息管理，尤其是放射卫生档案分类管理更是信息化管理中的主要环节，放射卫生档案的管理也在综合管理的中枢枢纽作用下，并逐渐实现分类管理、分级管理。尤其是放射档案管理制度与完整的档案资料，对于日后的管理起到至关重要的作用。作为一所集医疗、教学、科研为一体的现代化综合医院，放射人员档案管理系统设计与开发就显得尤为重要。

二、放射卫生档案管理系统开发的意义

现代化医院管理信息量大、随机性强，工作繁杂、分工精细、协作紧密，如果没有一套严格、完整的规章制度或执行的不够严谨、认真、都将会导致医院工作的混乱、给患者造成不良后果。我院根据《中华人民共和国职业病防治法》《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》和《医疗机构管理条例》等法律、行政法规的规定，我们制定了《青岛大学附属医院管理模式 》，明确指出，安排专人负责个人剂量监测和职业健康检查管理，建立辐射工作人员个人剂量档案和职业健康监护档案。档案应当保存至辐射工作人员年满75 周岁，或者停止辐射工作三十年。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等相关的个人健康资料。建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。因此管理好放射卫生档案是目前工作的重中之重。管理档案系统的开发也是十分必要和紧迫，对医院信息化管理也有着十分重要意义。

三、放射卫生档案管理系统理论依据及目的

第一，依据：在编制该系统过程中，我们按照国家颁布的放射卫生法律、法规为依据，并参考院内其他管理系统制定的放射防护工作规范和档案模式，使该系统具备良好的规范性、实用性和通用性。

第二，目的：通过放射卫生档案管理系统管理档案，对放射诊疗工作人员健康查体、防护知识培训、配戴个人剂量等放射防护措施一一进行登记，以掌握全院放射防护人员的动态管理，有利于进一步规范放射工作人员的技术操作、保证质量、防止差错事故的发生。

三、系统设计

平日工作中用到的数据及资料档案只有进行互联网管理，才能发挥其管理作用。如何将放射档案管理的工作流程进行信息化处理，我们医院信息部根据我们部门要求，编制一套档案文件夹的名称、年月、设备购买日期、型号、实际使用日期、编号、设备主要参数、工作人员培训日期、健康检查日期、设备具体场所、个人剂量计检测结果等等管理软件。

（一）总系统的设计

基于Excel服务器的信息系统，分为三个层次（如下页图所示）。最底层是基础软件，包括操作系统、数据库、电子表格软件等。在基础软件层之上，就是Excel服务器，它提供了构建一个信息系统所必需的各种功能。基于Excel服务器之上，就是我们自己构建的各种应用系统。我们把实际业务和管理需求，做成一个个模板，固化到系统中，并且随着业务的发展，不断优化和发展。

此版本构建的信息系统，最终用户就在Excel的环境中操作，所以使用简单、配置也简单。

1.各种档案交换系统：以数据交换、内网及科室数据交换以及各系统之间的数据提取及交叉使用，涵盖了一个信息系统需要具备的各种特征。

2.统计数据系统：用来实现各种数据统计及数字统计并以分析为功能，使各种数据能为领导决策提供重要依据。

3.设备档案管理系统又分为两大部分：一部分为全院设备查询HIS系统，全院所有设备自购买之日管理的同时，实现信息化管理与信息共享，促进现代化发展和规范化管理；另一部分为放射卫生档案管理系统。放射卫生设备及工作人T所有信息及管理同时纳入数据库统一管理，建立放射卫生设备及从事该工作人员所有信息档案资料的备份和存档，确保所有资料信息不丢失。

4.放射卫生档案资料的收集入库：以市南院区为中心点，支持市北院区、崂山院区、黄岛院区三个分院区科室多种途径的上传档案，内网、外网均可。

5.文件和数据之间建立关联：文档的集中存储与共享、权限控制、并发修改控制、版本管理、文档日志、基线管理等。

6.放射卫生档案资源共享：具有网络硬盘功能，可以建立网络硬盘并设置权限，需要精细化的管理，每一次修改都要留痕、定期要备份、文件和数据要挂钩在组织内共享文件。与传统的开辟共享目录的方式相比，更安全也更方便。

在信息系统的使用过程中，由于硬件故障（如硬盘发生坏道）、用户的误操作（不小心删除了数据）、或软件系统故障（如感染病毒）等原因而导致业务数据损毁或丢失是一种常见的安全风险，定期进行数据备份是信息系统管理的一项重要内容。

（二）数据的备份与恢复

1.自动备份：Excel服务器提供了定期自动备份数据的功能，我们设定好备份的周期、备份时间和备份目录，系统就会自动完成备份工作。（1）用SysAdmin帐户登录到系统管理台，初次登录的口令为空。（2）在左侧树型中展开“自动任务”，选中其下的“自动备份”，点击鼠标右键，选择弹出菜单“新建”。（3）弹出“数据库自动备份计划”窗口。（4）选择要备份的应用系统。（5）选择备份路径，点击【设置】按钮，弹出“任务发生频率”窗口。设置备份频率。（6）点击【确定】，返回“数据库自动备份计划”窗口。（7）点击【确定】，用上述方法设置了自动备份计划后，系统会自动按设定好的周期和时间在备份路径下产生备份。

2.手工备份：除了设定自动备份计划外，还可以随时做手工备份，操作方法如下：（1）在服务端计算机上，以SysAdmin帐户登录到系统管理台。（2）在左侧树形选中节点“Excel服务器―应用系统”，在右侧列表中选中要备份的应用系统，点击鼠标右键，选择弹出菜单【备份应用】，弹出“备份应用系统”窗口。（3）点击【浏览 … 】选择备份路径。（4）按【确定】开始备份。最后点击【确定】。（5）备份完成后，通过查看“我的电脑”，您会发现在您指定的目录下产生一个新的文件，文件名为 ESDBBAK_< 当前的年月日时分秒 >_< 应用系统数据库名 >.bak，例如，假设当前的日期时间为：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，应用系统名称为：ABC，那么产生的备份文件的名称为：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 数据恢复：把备份数据恢复到Excel服务器数据库中的方法是：（1）在服务端计算机上用SysAdmin登录到系统管理台。在左侧树形中选中节点“ Excel服务器―应用系统”，右侧选中要恢复的应用系统，选择选择右键菜单【还原应用】，弹出“恢复向导”窗口。（2）输入系统管理台登录账户sysAdmin的口令，点击【下一步】。（3）勾选【备份数据库到以下目录】并点击【浏览】选择备份当前数据库的目录，点击【下一步】。（4）点击【浏览】按钮选择要恢复的数据库备份文件，点击【下一步】。而后开始恢复应用系统，最后点击【确定】完成数据库的恢复。

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关键词:档案管理;RFID技术;流程设计

中图分类号:TP311.52文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 10-0000-01

RFID-based File Management System

Zheng Fu’e Shang Deji

(Zhengzhou Radio&TV University,Zhengzhou450000,China)

Abstract:The paper firstly analyzes the current situation of the current archives management,then designs a management system based on RFID technology to improve the status of records management.And describes the functional design and business process.

Keywords:File Management;RFID technology;Process design

一、档案管理的现状[1][2]

近年来随着信息技术的发展,我国档案事业取得了较大的发展,档案的种类日益多样化,信息量迅速膨胀。但是传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显:档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长;档案存放次序较易被打乱;档案查阅耗时长;档案的盘点操作不科学;对失效档案的管理滞后等等。

RFID(无线射频识别)技术作为新一代物流跟踪与信息识别的技术,可以促进档案管理的自动化、智能化。

二、RFID技术简介

RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频识别,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。RFID射频识别是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。实际应用中,读写器把关于物品的数据写入RFID标签,然后将标签贴在待识别物体的表面。读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的数据,从而可以实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能,并且同时能识别多个RFID标签。[3]

RFID技术应用于档案管理可以促进档案管理的自动化、智能化,具有较多优点,比如:远距离快速扫描、安全性高。[4]

三、基于RFID的档案管理设计

本文设计的基于RFID技术的档案管理系统,其主要由RFID数据管理模块和档案管理信息模块两部分组成,如图1所示。

(一)RFID数据管理模块

该模块由信息采集和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器或阅读器,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库。[3]

信息采集部分包括物品、物品电子标签、读写器等,主要完成物品的识别和物品EPC码的采集和处理。存储有EPC码的电子标签在经过读写器的感应区域时,档案的EPC码会自动被读写器捕获,从而实现自动化EPC信息采集,采集的数据将交由上位机信息采集软件进行进一步的处理,如数据校对、数据过滤、数据完整性检查等,这些经过整理的数据可以为档案信息管理模块所使用。

(二)档案信息管理模块

档案信息管理模块可以在档案信息管理系统的基础上改进增加与RFID数据管理模块交换数据的接口。

RFID数据管理模块与档案信息管理模块通过系统接口实现模块间的对接,由RFID数据管理模块实现档案数据的收集、储存、读写电子标签;档案信息管理模块实现对档案信息的应用与管理。同时,可对系统用户设置不同权限,以实现对用户的安全性管理。

四、系统流程设计[1]

该系统流程主要有档案入库、日常管理、查找和盘点、防盗管理和销毁等,下面将分别介绍几个重要流程。

(一)档案入库

新的档案入库前,首先要对新档案进行编目,并把该档案信息写入RFID标签,同时标签数据会被传送到中心数据库里,以备系统其他模块调用和查询。

(二)档案日常管理

对于档案的日常管理,均需要通过读写器对标签进行读写操作完成,在数据库中存储工作记录,同时在档案RFID芯片中写入借出和归还记录。同时,每次借出和归还操作产生时,必须通过手持机对存储该档案的档案架标签进行写操作,更新档案架标签中的存放记录。

(三)档案查找和盘点

在查询相关档案时,管理员通过系统按编号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,档案自动识别部分将根据编目号找出该档案存放的档案架编号即其物理位置。

(四)档案防盗管理

在档案室出入口安装有读写器,并与该管理系统连接。当档案经过出入口时,读写器自动读取档案数据,若判断档案未经办理领用操作,则装置发出异常警报。

(五)销毁

当档案在入馆时,将档案保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。当有档案达到保管期限前,系统将提示该档案将于何时失效,由管理员做出销毁或继续保管处理,以减少对档案室资源的占用。

五、结束语

RFID技术应用于档案管理中可以解决现有档案管理中的一些问题,它使档案管理自动化,可以提高档案管理的效率,减少人员的使用,免去了计算机档案管理和人工档案管理的繁琐。

参考文献

[1]严林.电子档案管理―计算机技术在档案管理中的应用[J].机电兵船档案,2010,(03):81-82

[2]何佩婷.档案管理中的问题分析及其安全防范措施[J].建筑安全,2010,(02):53-54

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关键词：社会保险 档案 创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视？

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准？

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

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[关键词] 电子档案 档案管理 农机 安全监管 问题 应用 意义

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、当前农机安全监理中存在的问题

1.当前许多地方在农机安全监理中存在宣传教育工作不到位的现象，未能解决实际问题，存在着“三差一低”现象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山区运输，作业环境和道路条件差，而“一低”则主要指农民机手的文化水平较低，缺乏一定的安全意识和维修知识，驾驶技术与应急措施等能力都比较低。且许多地区的 管理资源与交警并未实现共享，容易导致交警的违纠处罚难以落实到位，而驾驶人员则无处交纳罚款，造成了很大的安全隐患。

2.当前许多地方在农机安全监理中还存在着没有严格规范的农机安全监理档案管理制度的问题，未能明确岗位之间的不同职责并将其落实到位，且许多地区的数据资源较为匮乏，导致农机安全监理工作面临很大的挑战，农机安全监理档案管理的规范化程度不高，且缺乏科学化。

3.当前许多地区的领导还未能够意识到档案管理工作对于农机安全监管的重要性，农机电子档案管理人员的管理意识淡薄，未经过相关的业务培训，不了解电子档案工作的工作流程，缺乏一定的专业知识，也缺乏责任心，导致了农业机械档案管理的混乱，容易出现借出的档案不能及时归档或档案丢失的现象。

4.当前许多地区在农机安全监理的过程中存在着电子档案管理系统不完备、没有较为完善的农机统计信息网络系统，对电子档案管理的重要性认识不足，缺乏高素质的农机档案管理人员，致使档案管理的效率低下，农机信息更新不及时，使得农机档案信息难以充分发挥其为农机人事工作以及经济建设服务的作用。

二、加强农机电子档案管理的措施及其意义

1.加强农机电子档案管理的措施

1.1加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，例如，电脑、照相机、打印机和复印件等办公所需要的电子设备，促进农机安全监理硬件设施和软件的提档与升级，做好安全监理的防盗、防水、防火以及防蛀工作，在档案室内随时备好灭火器以及防虫剂等档案管理所需的用品，做好农机监理档案的安全工作。

1.2应当注意有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化。随着信息技术的飞速发展，计算机技术被越来越广泛地应用于社会生活的各个领域，利用电子档案管理系统进行农机安全监管，已经成为当前做好农机安全监理的必然要求，档案管理正在由传统的纸质管理向纸质管理与电子档案管理相结合转变。电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，有效降低了档案管理人员的工作强度和工作难度，与纸质档案相比，它不仅具有快捷、准确、方便的特点，还可以实现数据格式与纸质档案一并保存，且有效防止了档案内容被篡改，有利于促进农机安全监管档案管理水平的提高。

1.3应当注意提高农机安全监理档案管理工作人员的素质。农机安全监理档案管理工作人员的素质低下是当前农机安全监理中存在的主要问题之一，因此，提高档案管理工作人员的道德素质与管理水平是加强农机电子档案管理的重要措施之一。农机安全监理档案人员应当具有较高的政治素养，高度的责任感、认真的工作态度、良好的职业道德以及过硬的专业知识，要具有较高的工作热情、不断学习的观念以及积极的创新意识，还需掌握较好的现代化技术，能够熟练地使用计算机技术进行相关操作。为了提高员工的素质，农机安全管理部门可以对相关工作人员进行知识与技术培训，大力开展有关于农机安全监理的宣传活动，提高员工对于农机安全监理档案管理工作重要性的认识。

2.加强农机电子档案管理的意义

2.1利用电子档案管理系统进行农机安全监理，加强农机电子档案管理，创新了农机档案管理的管理模式，突出了电子档案信息量大、易于保存、资源共享以及查找方便等优势，实现了信息技术与农机安全监理的有机结合，实现了数据的整合，促进了农机档案管理水平的提高。

2.2加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，此外，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监管的效率和质量，促进了农机安全监管的科学化、规范化和标准化。

2.3加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，有利于档案信息资源充分利用，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其利用工作的规范化和标准化，有利于农机安全监管的科学与规范和档案信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业的快速发展。

结语

当前在农机安全监理中还存在着管理部门重视不够、农机安全监理档案管理人员的素质较差、农机安全监理档案管理制度不完善以及电子档案管理系统不完备等问题，给农机安全监管工作造成了很大的阻碍。因此，我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理、有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。

参考文献

[1]沈孝均；张发成；高擎起这面旗帜――关于学习《促进法》加强农机监理工作的思考[J]；中国农机监理；2005年01期