档案管理技术范文

导语：如何才能写好一篇档案管理技术，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【摘要】新闻传播论文：加强技术档案管理怎么写呢，请看求学网小编为大家整理的范文。

论文摘要：以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

论文关键词：技术档案;管理：服务;供电企业

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。笔者认为，在信息社会化和社会信息化不断发展的今天，作为供电企业的档案工作者，首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识，紧紧围绕企业的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，并对档案信息资源进行综合加工、深度开发，为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品，创造档案信息服务的新形势，开拓档案信息服务的新领域，实现档案信息服务的新目标，归根结底一句话，就是要把技术档案管理放在首要的位置上，并以此服务企业的中心工作。

一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。

笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。

二、编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围

一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。

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1.载体差异下的档案管理

以前，常用的档案都是纸质形式，因此在档案管理时对于纸质的耐久程度有着很高的标准，后来逐渐发展起来的电子档案，硬盘、光盘、磁带等也成为了新的档案存储介质。载体的差异下，档案管理也不尽相同，在档案的硬件备份中，光盘、磁性物质等作为主要的载体，各载体之间是存在差异的，磁性物质容易产生静电反应，那么会影响到其本身磁粉的掉落，从而容易丢失所对应档案的信息，甚至于造成无法恢复的严重后果；对于光盘，在存储电子档案上算常用载体，但也会由于性能的不稳定而出现一定的问题。总而言之，载体的差异都会对档案管理带来多多少少的影响，因此，我们应该结合档案管理的实际情况，采用相适应的保护技术对档案进行合理的管理，以确保更有效地保护档案。

2.环境差异下的档案管理

载体的差异，从而使得档案管理也存在着各式各样的保护技术，然而载体差异的重要原因主要是来源于环境的差异，温度的高低、湿度的大小都是会对载体的性能有着不同程度的影响。载体发生的反应可能会因温度、湿度的不同而发生一定的差异，从而对档案的损坏也有一定程度上的差别。温度过高、过低，都是不利的环境因素，都有可能成为电子档案存储媒介膨胀或收缩的原因。因此，在档案管理时，应该严格地控制好一定的温度、湿度，以减少外界环境对于存储介质的影响，以延长档案使用时间。

3.技术保护差异下的档案管理

档案的信息化管理，不仅与载体、环境之间有着密切的关联，在技术保护上也存在很多的区别。目前，对于电子档案常用的管理方法主要是建立相应的备份机制，备份主要有完全备份、增量备份、差异备份三种形式，而每种备份都各有千秋，在档案管理的技术保护上都有很大的贡献。例如：完全备份主要是对于档案进行完整性的复制，可以形成一份档案的副本，在档案数据缺失的情况以最快速度成功还原档案信息；而增量备份的侧重点主要是在档案数据发生变化时才进行，其虽不能一次性还原所有数据，但是却可以大大地减少了备份过程中的时间；最后是差异备份，差异备份与增量备份极为相似，仅仅不同的是差异备份针对上一次完全备份的，可以说是既改进了完全备份和增量备份的不足，又充分地发挥备份的效用，是一种很灵活的档案保护技术。

二、档案技术保护的建议

纸质档案逐步成为电子档案的取代物，这是历史发展必然的结果，那么相对的，电子档案技术保护也必然是一个继承与发展的过程。在档案管理过程中，如何采取相应的技术保护，也是众多研究者讨论的问题，以下针对档案保护提出两个方面的建议，以供相关人员参考。

1.完善档案技术保护措施

不管是纸质档案还是电子档案，在档案管理上都同样存在着如何保护的困难，特别是电子档案这一新型存储方式的保护更加成为研究的重点。电子档案的便捷、灵敏都使得有利于各项业务的顺利开展，因此在档案技术保护措施上，相关人员也在不断地研究新的技术，新的方法，以完善档案技术保护措施，进一步强化档案管理的建设。

2.培育专门档案管理人才

由于档案信息化建设的到来，信息化技术更新之快更想而知，而对于新型档案管理问题的出现，除了有相应的技术作为基础，另外专门的档案管理人员也是必不可少的，因为这方面人才的缺乏会导致档案信息化管理的滞后，所以加大力度培育专门档案管理人才，让他们都投身于档案管理与保护的工作中去，这让会使得档案管理取得更好的成效。

三、结束语

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档案管理内容繁琐复杂，一般都是管理人员人工完成档案内容，在档案内容管理中运用电子信息技术能够有效改善工作质量，提高工作效率，具体的应用有几方面的内容：存储文件目录、复制、检索；存储档案内容信息和检索；统计、编目和汇总档案文件；标引文件关键词；管理借阅，提供借阅咨询服务；打印文件目录；管理保管室安全；传输数据，进行系统维护。

2在构建档案信息管理系统中的应用

为了提高管理效率，可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统，可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用InternetExplore8.0作为客户端浏览器，采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的，这些系统同样大量的应用了电子信息技术，运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来，形成一个完整的信息管理系统。因此，在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。

3在备份恢复中的应用

电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此同样会发生丢失、损坏等问题，目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题，也威胁到了电子档案的安全性，如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况，将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中，势必要使用信息技术备份电子档案，发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分，如软件备份、硬件备份和恢复计划等，要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等，现在一般用硬盘保存备份，硬盘容量大、价格低，恢复速度较快，体积小易于保存。

4推动信息化档案管理的进一步发展

可以从以下几个方面着手：首先要将纸质档案电子化，调查结果显示，已经有软件开发商开发出了一种系统，实现将图文资料批量数字化，简单来说，就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中，在使用时可以检索关键字或者关键词；第二，电子档案要进行归档保护，环境会对电子档案产生一定程度的影响，因此对电子档案要进行定期维护和检测，建立完善的电子档案管理制度，电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录；第三，加强电子档案的安全管理，对管理人员要进行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，针对可能出现的问题，制定完善的安全防范措施。

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关键词 计算机；技术；档案管理；研究

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）181-0027-02

计算机的发明及应用不仅改变了人类生存方式，在办公方面达到了高效化；重点是已实现人与机器之间的交互，降低了人类劳动量、运算量。依据现在档案管理革新后的计算机技术应用情况，可以看到档案利用率得到了显著提升，档案管理工作实践基本完成查询、分享、快速应用等功能；为档案管理工作带来便利的同时，推进了服务方面的品质化发展。

1 基于计算机技术的档案管理

自实现档案管理的信息化以来，诸多不同类型的管理系统（如以Delphi、SOA、APS为基础的系统）不断被开发与广泛应用；而且，在通讯接口、多设备关等方面均获得了较好发展。在技术利用率不断提高之下，档案管理自身也实现了基于计算机技术的管理质量提升。比如，利用计算机技术所携带的“新思维”促使档案管理实践，不断适应、调整、转变管理策略、优化管理方案。根据现阶段经验可以观察到，在信息资源的整合与利用方面有长足进步；同时，技术管理工作也在不断推进，尤其是在档案管理服务方面，出现了一些创新元素。以下就从这些新经验出发，讨论进一步促进基于计算机技术的档案管理措施。

2 基于计算机技术的档案管理促进措施

2.1 信息资源整合利用

基于计算机技术的档案管理，最大功效体现在“数据化”方面。以此为路径已初步实现档案管理及档案资源方面的信息化，建立了不同类型的数据库；需要完善的地方在于将各类信息资源加以整合。比如，现阶段基于计算机技术的应用系统构建完成后，能够实现各项操作，满足查询、数据分享、快速传递等基本要求。然而，通过分析发现，基于系统平台的信息资源整合率偏低。建议实践过程中，增加各个数据库之间的资源整合利用。比如，通过“数据收集与分析”，增加一个数据运算功能统计信息资源的利用频率；从而对现有系统资源进行优化、区分，将查询显示方面的弹出功能效果加以提升。信息资源的整合及利用，还体现在权限用户的地域限制；为了方便需要增加数据分级，利用数据库开放一部分文献资料；权限设置中也需要将信息资源对等安排，增加对应性提升利用方面的针对性；强化技术管理，提高技术工具间的融合，也是促进信息资源利用的一个重要途径。比如，在档案管理各个流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技术管理推进措施

档案管理在技术管理层面，能够满足风险预防要求，并借助计算机相关技术的培训提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全预防，未能增加进一步优化技术管理训练；因而，建议尝试针对专业软件制作培训。比如，选取HTML课程培训，既可以使档案管理人员、工作人员了解系统平台制作原理及相关技术；也可以使其在工作经验基础上，按照适用程度实践一些页面创设，为系统进一步更新提供素材。以查询为例，现在的大多系统在这个方面很难实现细致内容查询；如输入关键词后，弹出的信息资源往往过多，说明技术工具的应用过于泛化；因而，应该在技术管理中增加“针对性”检索技术功能，根据内部权限的专业知识，实践专门化的全称查询等；达到直接输出对应信息，提高技术功效；同时，通过页面重新设计，使其与上述功能保持一致。

以升级为主导方向，应该在基于计算机技术档案管理中引入系统评估。比如，利用调查问卷方法、技术顾问咨询方法、问题收集改进方法等开展技术管理实践；前提是针对现阶段不同机构使用的系统，按照具体操作流程设置对应评估指标，并按照综合评估结果实施改进。从经验分析，需增加计算机与其它媒介工具的连接；比如，除了一般的扫描之外，可以建设内部网络、增加专门化的数据交流平台；纳入类似YY的聊天工具，让内部人员可以增加课程培训、技术处理经验分享、数据交流等。另外，将技术管理推进――信息资源整合利用――创新服务管理进行有效关联；使其形成以技术管理中心，提高资源利用与服务创新方法。比如，尝试从档案类型、性质方面以分析材料的方法切入，再制作契合度较高的系统。再如，增加技术监督措施，利用“技术之眼”之类的工具功能植入，预防潜在的多次拷贝，增加一个下载、导出后无法进行复制的下载页面等。

2.3 创新服务管理

基于计算机技术的档案管理，要求实现多种设备连接，并将各种资源进行整合利用。所以形成了一个新系统，且要求与其功能匹配的服务创新。比如，多个部门需要到档案管理室进行信息查询、提档，会受到时间、地域方面的限制；因此，在服务方面需要从资源利用效率、技术管理层面增加“网络建设”。与一般的计算机网络不同，它需要以类似系统网络账号设置等形式，达到可传输的权限开放；创新服务管理还需要增加技术人员在信息更新、页面完善、入口等便利化设计等方面的服务内容；并且，根据档案管理的相关入档、存档、提档、销毁等信息更新，及时做出信息反馈、声明、通告等。在新形式的技术化档案管理中，重点需要突出“更新”，并根据不同部门及其需要，设计多个对接式入口为其提供便利；在导出、下载方面，需要在各个部门做好保密工作，而要完成这项任务，除了技术支持之外，还需从服务方面着手将其转变成一个符合多个部门需求的形式，减少重复工作。

根据目前对计算机技术工具的应用观察，服务层面可借助“互联网+”思维的“融合路径”在多个新媒介工具间选取PC端，以及移动终端两个路径；在PC端利用技术算机的开发技术，选用VC++语言尝试实践关于该机构的档案管理App开发；然后，在计算机与智能手机两个端口实施接口连接，提高两者间的应用对接。这种技术开发路径既是服务创新的一个方面，也属于服务创新体系获得升级优化的前提保障。建议对我国图书馆方面的微信公众号平台开发经验进行一些资料搜集与研究，在此基础上提高转用率；最好采用平移方法提高开发效率，节省各项资源，降低开发成本。档案管理实践表明，目前应用计算机技术实践创新服务方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以开拓思路，运用正在深化与融合的技术工具之便，构建一个围绕档案服务的新体系，将一般的技术服务，转渡到服务体系方面的全面更新。

3 结论

通过上文初步分析能够理解基于计算机技术的档案管理，其重要的价值除了以技术为主的功能体现之外，思维转化与应用也非常关键。因而，在未来的档案管理工作深化过程中，可以借助其思维路径，将计算机技术应用后带来的档案管理整体变动进行关联式研究。既可以促进现阶段成果的利用，也可以在研究基础上不断提升技术管理之外的“内容管理”，完善我国档案管理体系。

参考文献

[1]张玲.文物档案管理及计算机在文物档案管理中的应用[J].黑龙江史志，2014（1）：87.

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关键词：计算机技术 档案管理 运用

一、 计算机技术在档案管理中运用的必要性

（一） 可以解决传统档案遗失的不可弥补性。传统的手工档案具有唯一性的特征，一旦遗失就难以弥补。而计算机技术运用下的电子档案可以很好的保存原有纸质档案并建立电子化案卷，起到补充作用，即使原有的纸档案遗失，也会在一定程度上降低损失。另外，纸质档案由于其载体的易损性导致对其管理与运用具有一定的局限性，而电子档案可以提高档案的运用与管理效率 。

（二） 方便档案的及时归档。计算机技术可以保证档案的及时归档，各个部门只需要将收文与发文输入计算机，并根据权限在网络上分级传阅这些文件，并加注处理意见，到年终时只需向档案室移交一份分类组卷清单，就可以完成档案的归档 。

（三） 可以降低工作成本。传统的纸质档案管理方式，需要较长的工作周期，而且用人较多，工作环节繁琐复杂，消耗了大量的人力与物力。而如果在档案管理工作中运用计算机技术，就可以在计算机上直接对文件材料进行拟稿、核稿、签发，文件一生成可以对文件进行分类、立卷和归档，实现了文书处理与档案管理的一体化，降低了工作成本，提高了工作效率。

（四） 有利于档案信息的共享。由于计算机网络的地点分布广泛 ， 这就在无形中拓宽了档案运用的时间与空间 ，只要运用人员拥有一台连接网络的电脑， 就可以在任何时间、任何地点查阅自己需要的档案信息。另外，通过运用现代计算机网络通信技术，建立计算机检索系统，可以将传统的脱机检索、联机检索方式发展成为智能网络检索，真正实现档案信息的网络化和共享性。

（五） 现代档案的应用需求要求计算机技术在档案管理中的运用 。传统的纸质档案与传统的档案保存与管理方式都给档案的搜索与应用带来了很大难度，让搜索与应用变成了一项繁琐而且效率低下的工作。现代社会信息更新快速，这就使提高档案应用与管理的效率成为档案管理发展的必然趋势，而计算机技术的快速发展就为档案管理提供了一种新方式，通过建立数字化的网络 档案数据库，让用户可以通过申请权限而检索、应用档案信息，满足现代档案的应用需求。

二、计算机技术在档案管理中的一些具体运用

（一） 建立电子数字档案库。对传统的纸质档案进行电子化，就可以实现档案资料与信息的数字化，形成电子档案资源，然后对这些资源进行规范、整理，建立规范统一的档案录入、存储格式，使档案信息以数据库的存储形式存在，形成电子数字档案库 。

（二） 建立电子档案管理运用系统。在建立规范的电子数字档案库后，必须要建立专门的电子数字档案库管理运用系统，从而实现电子数字档案库的有效运用。

（三 ） 建立电子数字档案库联网站点。电子数字档案库要想真正实现其运用价值和运用效率，必须将电子数字档案库联网使用，让拥有访问权限的用户可以不限时间、空间的进行运用，因此可以建立电子数字档案相应的网站站点和信息页面，提高电子数字档案库的运用与共享性。另一方面，在电子数字档案库公开与共享的同时，必须建立相应的档案信息管理系统从，而严密保障电子数字档案信息的安全性，并规范档案库用户的行为 。

三、计算机技术在档案管理中运用存在的问题

（一 ） 档案管理人员整体素质有待提高。档案管理计算机信息化建设不仅要求档案管理人员精通传统的档案业务，还必须掌握自动化的计算机技术。 档案管理部门目前十分缺乏这种既懂档案管理业务，又精通计算机技术、网络技术和通讯技术的复合型人才 。

（二） 缺乏统一的网络化协调机构。由于受到我国档案管理的管理体制与运行机制的影响，大多数档案馆依然是采用封闭式的档案馆经营模式，其档案馆软硬件的购置以及电子档案数据库的建设都处于各自为政的低水平重复建设状态，造成了档案馆业人力、物力的严重浪费，也严重影响了我国档案管理自动化、标准化、信息化、网络化建设的进程。目前，我国尚缺乏一个统一的部门来组织、协调档案管理的网络化、信息化建设和档案资源的共享工作。

（三） 电子数字档案信息安全问题日益突出。随着经济全球化、信息化、网络化时代的来临，以及互联网的开放性、全球性、动态性与共享性发展，使得网络用户都可以自由的连接因特网。将档案信息接入网络就必然会遇到非法的访问， 目前的防火墙等技术面对黑客总是防不胜防，使得电子数字档案信息的安全收到 了非常严重的威胁与挑战。

四、加强计算机技术在档案管理中运用的对策

（一） 要重视档案信息存档的基础工作。电子数字档案库根据其档案的收集、 处理、 保管与运用等环节，在配置电子数字档案库的硬件时必须分考虑数字化的需求，在存储数据空间大小、图形运算能力、系统整体性能、系统兼容性等方面都要尽可能的满足电子数字档案库的基本运行。而且在电子数字档案库系统的开发过程中，要充分发挥档案管理单位与系统软件开发单位的有效合作，实现系统软件的合理设计，从而保障档案管理系统的长期发展。

（二） 注重档案管理人才队伍的建设。档案管理工作已经从传统的劳动密集型向知识密集型转变，这就要求档案管理人员不仅要具有高素质的专业知识， 还要求具有高超的信息管理技能。因此，在档案管理工作过程中，要加强档案管理人员的培训工作，学习档案管理专业知识的同时，加强计算机技术知识学习，提高档案管理人员的信息管理能力，加快档管理 队伍信息化管理建设。

（三） 加强电子文件的立法工作。只有加强电子文件的立法工作，用法律法规来确保电子数字档案信息的法律效力，保证电子数字档案信息的真实性、关联性与凭证性，从而保证电子数字档案信息的法律效力。

（四） 继续做好传统档案管理工作。在未来的一段时期内，必须保证传统纸质档案与电子数字档案的“双套”保存，将传统纸质档案以文本方式进行备份， 将电子数字档案信息以影像的方式进行备份与传递，并由档案主管部门制定完善、符合实际的现代档案管理制度，从而可以有效保障档案管理案技术化、网络化、信息化建设的安全和健康、有序的发展。

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一、我国疾控档案管理的现状

疾控档案管理中采用信息技术与传统的疾控档案管理相比，传统的管理对档案的归类、查找等方面都需要更多的时间和精力以及大量的管理人员，但信息技术的应用可以很好地避免这些问题。虽然疾控档案管理中采用的信息技术在不断地进步和完善，由于传统的管理理念的限制，信息技术在应用过程中还是存在着一些问题，我们可以从以下几个方面来分析它的现状。

（一）疾控档案管理制度不够完善。现在疾控中心越来越受到社会各界的高度重视，所以在疾控档案管理中要提高其管理制度。但在我国疾控档案管理实际工作中，对档案管理的要求相对较低，管理人员因为缺乏科学的管理理念，他们往往认为档案只要在用时能够被找到就可以了，从而导致对常用的疾控档案很熟悉，而在面对突况时，疾控档案却要花费很多时间查找，会手忙脚乱。因此，提高疾控档案管理制度至关重要，这不仅仅是加强对疾控档案管理人员的监督，也是提高他们的档案管理理念。

（二）疾控档案管理人员缺乏专业知识。因为一些机构觉得疾控档案管理人员不重要，只要有一些文化知识，能够找到相应的资料就能胜任这个工作，所以他们在挑选管理人员时要求较低。而且这些管理人员一般不会经过系统地培训，没有全面的专业知识。在平常的工作情况下，疾控档案管理人员没有专业知识也不会犯下过大的错失，但在突况下，我们很容易比较出有专业疾控知识与没有专业疾控知识的管理人员之间的差距。

（三）疾控资料不齐全，档案信息化程度不高。传统的疾控档案管理基本上是纸质资料，这些资料很容易随着时间的流逝而被损坏或丢失，要完整地保存下来比较困难。虽然信息技术已经被运用了，疾控档案也被保存在储存设备中，但因为设施不完善，有些储存设备中的资料只有目录，而没有具体的内容。信息技术利用率低，使得先进的管理理念不能深入每个管理人员的思想，这也是导致我国疾控档案管理难以前进的原因之一。

二、信息技术在疾控档案管理中的作用

疾控档案管理就是为了预防和控制传染病等疾病的传播，疾控档案是疾病传染途径、预防措施和解决方案的基础。这种真实的记录如果没有应用信息技术，那么容易受外界的各种因素影响，导致记录不详细或资料缺失，所以信息技术在疾控档案管理中有着重要作用。

（一）有利于疾控档案的保存和查找。在疾控档案管理中应用了信息技术之后，相当于将纸质的档案和资料在储存设备中进行了备份。如果纸质档案因为某种原因损坏或丢失了，可以将疾控档案在储存设备中调出，这样一一对应的方法，可以在查找时在电脑上检索，根据电脑显示的存放位置，直接在众多的疾控档案中找到自己所需的资料。这样不仅节约了查找时间，也使查找时更加便利。

（二）有利于资源共享。传统的疾控档案管理如果要与其他地区交流某种传染病控制方案、预防途径等，那么它不能通过互联网快速地资源共享，只能在疾控档案中查找，再传递给需要的地区。然而，在疾控档案管理中应用信息技术，在遇到棘手的情况，又没有以前的相关档案时，这时可以通过信息技术，快速得到其他地区提供的相应档案，能有效控制病情发展。所以传统的疾控档案管理已经逐渐不能跟上社会发展的步伐，从一定程度上来说，只有应用信息技术，才是真正意义上到达了资源共享的目的。

（三）有利于减轻管理力度。传统的疾控档案管理需要大量的时间和精力，人工对疾控档案进行归纳、整理和查找都比较困难，而且纸质的疾控档案占用的空间大，对资料的查找有难度，如果没有合理的管理规划，会显得杂乱无章。但应用了信息技术来对疾控档案进行管理后，在管理方面就不需要过多的管理人员，只要有专业的、对信息技术有能力的人员，就可以从而减轻管理力度，将这些精力利用在更加重要的方面。

三、信息技术在疾控档案管理中的应用

我们都知道，信息技术在疾控档案管理中有着重要的作用，为了使管理人员在疾控档案管理中充分应用信息技术，并有效地发挥其功能，我们应该对此采取相对的应用策略，来使信息技术全面地与疾控档案管理相融合。

（一）提高对疾控档案管理的重视程度。以前我们往往因为对疾控档案管理的不重视，而忽视对疾控档案的整理和保存，导致出现疾控档案管理杂乱无章的现象。在信息技术对疾控档案管理的重视之后，我们要提高对管理人员的要求，因管理人员是接触疾控档案的第一人，如果他们对疾控档案的存放位置、内容资料等都不熟悉的话，那么在突况下，我们就不能及时地应对，也无法有效地控制传染。所以在挑选疾控档案管理人员时，一定要进行系统地培训，为他们提供学习专业知识的机会。

（二）加强信息技术在疾控档案管理中与互联网技术的建设。信息技术的互联网技术是在加速疾控档案管理发展中的手段之一。互联网技术的发展，弥补了地域差异所带来的难题。因此，如果一个地方有了首例传染疾病却没有应对措施，那么他们就可以利用互联网技术向其他地区请求帮助。互联网技术可以快速地将相应的资料提供给他们。比如当时轰动一时的甲型H1N1流行性病毒，虽然在全球首例发生之后，每个地方的疾控档案中心都会有预防措施，但是没有真正的接触就难以深切体会他的危害，所以有了互联网技术，人们就可以通过影像、动画、声音等方式具体且详细地介绍这种传染病，以此使它有效地得到控制。

（三）加强疾控档案管理中的基础设施。如上述所说，传统的纸质疾控档案容易受潮湿或者火灾等自然因素的影响，虽然信息技术在疾控档案管理中并不完善，它也可能因为病毒或黑客攻击而损坏硬盘，丢失疾控资料。所以对疾控档案管理中的基础设施建设一定不能忽视。我们这里所说的基础设施不仅仅是指储存疾控档案的设备，其中还包括防火灾、防盗窃等自动监管设施。这些设施的完善，可以更完整、更规范地保存疾控档案。

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云计算技术是互联网技术和信息产业快速发展的产物，是并行处理和网格计算、效用计算等技术的进一步发展，是一种共享的网络交互信息服务模式，能够向网络用户提供硬件服务HaaS(hardwareasaservice)，软件服务SaaS(softwareasaservice)，基础构架服务IaaS(infrastructureasaservice)、数据资源服务DaaS(dataasaservice)，可配置的平台服务PaaS(platformasaservice)及存储等各种服务，用户可按需向云计算平台提交自己的数据访问需求。从根本上讲，云计算就是信息数据储存在云端，服务和应用也储存在云端，利用数据中心的强大计算能力，实现用户的按需服务，用户只需关心云所提供的服务，不需要关心和管理云数据中心的软硬件系统[2]429。云计算系统中的软硬件资源，以分布式共享的形式存在，能够动态扩展和配置，通过网络服务的方式提供给用户。云计算具有以下特征：（1）超大规模。拥有大规模数量的服务器，具有超强的计算能力。（2）虚拟化。云计算可看作是一个虚拟资源池，支持用户在任意位置，只要一台笔记本或手机就可通过网络获取所需的服务。（3）高可靠性、通用性和高可扩展性。使用数据的多副本容错等技术措施保障服务的可靠性。分布式数据中心将云端的信息储存备份到地理位置相隔离的数据库主机中，用户自己也难以得知数据信息准确的备份地点，使网络黑客和病毒的攻击失去目标，提高系统的安全性和容灾能力[3]236。“云”计算是通用的，不针对某一特定的应用，同一个“云”可同时支撑各种不同的应用，保证用户随时随地访问所需要的服务，因而资源的利用率大大提高。当用户和应用规模变化时，云计算的规模可根据需求动态伸缩，以满足用户不同的需要。（4）自治性、按需服务，成本降低。云计算是一个自治系统[2]430，其管理对用户是透明的，系统的软硬件、存储能够自动配置，实现对用户的按需服务。用户可以像使用水电、煤气一样，按需使用云资源。企业或学校无须负担数据中心的管理，也无须费心基础设施的购置运维，因而提高了资金的利用率。[3]236

二、云计算技术在教学档案管理中运用的可行性

随着计算机网络信息技术、多媒体技术的广泛应用，校园网办公系统、教学管理系统在校内各部门的普遍使用，学校档案云平台构建的硬件配套设施、网络和软件应用环境日趋成熟。在校园环境中，教学信息数据中过于敏感或需保密的数据相对较少，因此可以减少校园私有云数据中心存储的信息涉及数据安全和个人隐私泄露的问题。随着高校教育信息化程度不断增加，教学管理和教学活动电子智能化、网络化程度大大提高，许多的教学管理活动和信息管理都在网络中进行，由此产生的教学档案信息电子化数字化程度也相应地增加，电子文档、多媒体、视频、影像资料大量产生，记载教学过程的海量教学信息对存储空间和存储模式提出了更高的要求。云计算技术为解决海量数据的存储与管理、搜索的问题应运而生，能够使数据更为结构化、智能化，因而有助于实现教学档案远程服务从数据、信息到知识的进化。

三、云计算技术在教学档案管理中的应用和意义

云计算具有超强的数据处理和计算能力，能够提供强大的数据储存和网络服务。应用云计算技术，进行教学档案资源的共建共享、有效挖掘和服务利用，有助于教学管理的规范化、制度化。通过云交换平台，实现不同部门之间的工作协同，提高各部门整体的工作效率，对于学校的教学工作有积极的促进作用。

1.利用云计算超大的存储空间和数据处理能力，实现数字档案的海量存储。随着教学档案信息化程度的增加，档案数据逐渐向声音、视频、文字、图像等多媒体方面拓展，数据信息存储量以爆炸式增长。通过云存储平台，教学管理人员、教师和学生可以高效、快速地存取各种软件、教学文件、表格、资料、优质课程视频、名师讲课录像等教学资源。另一方面，通过云计算智能化地优化分配档案信息，统筹整合，避免档案资源的重复冗余，便于教学档案资源的共建共享，有利于档案信息的数据处理和检索利用，从而实现海量教学档案信息资源的数据处理。

2.利用云计算实现教学档案信息资源共享。通过构建统一的云计算平台，将不同校区、不同部门分散的、异构的教学档案资源数据集成整合起来，连通网上各部门产生的教学信息资源，消除档案信息孤岛。通过云虚拟化技术，实现不同数据之间的相互转换。实现各档案部门之间教学信息资源的智能共享共建。利用云计算平台，围绕不同主题将档案信息中相关联的所有文档、图像、视频等信息资源整合分类，形成反映不同主题内容的专题档案。例如教学管理文档类，教学研究专项档案，教学信息如教师工作量数据库等。提供统一的访问接口，采用适当的访问协议和权限实现不同用户的按需服务，便于档案信息的提取利用，为领导决策、教学质量监控、教学信息查询、教学管理的规范化等提供有效的凭证和支撑材料，提高教学档案信息的利用效率，从而提高档案管理部门的服务质量和管理水平。

3.降低档案信息化建设的投入，减低管理成本。云计算虚拟化技术整合校内所有软硬件资源、虚拟服务器、闲置电脑等基础设施，虚拟为统一的资源池，通过高效的管理和调度实现资源的灵活配置和高效使用，提高了校内服务器的利用效率。云计算将数据、计算、应用等存储在云端，在云端完成数据的处理，这种借助客户端的服务模式对客户端硬件配置的要求大为降低，一台普通的计算机，只要能够通过网络连接到云，就能满足用户需求，降低了陈旧计算机等设备淘汰的速度。另外，云计算中对于资源的管理都集中在云端，通过云端的服务软件，维护人员可以统一在云端部署、配置和更新办公软件环境，统一完成病毒防御、抵抗黑客攻击等日常维护工作，降低了维护成本[4]80。

4.为教学档案信息用户提供快捷方便的服务。一方面，云计算技术能够体现以人为本的管理理念，满足用户对教学档案资源的个性化需求。云计算强大的计算能力和网络服务的通用可扩展性为档案信息资源的共享提供了良好的信息交互环境，帮助档案管理部门通过云平台的统计分析管理功能，及时了解用户需求信息，从而有针对性地提供个性化档案信息服务；同时，云计算平台能够整合各种服务技术和服务模式，提升档案信息的个性化服务能力，从而满足档案用户的个性化需求。另一方面，云计算技术提供统一的教学档案信息平台，将用户所需的教学资源都储存于云端。档案利用者不需在固定的空间和时间获取资源，只需一个能够通过网络连接到“云”的个人终端，如电脑、手机、iPad等，就可以随时随地获取、查询教学数据信息，完成相关的工作任务，不再受具体办公地点和固定的档案资源的限制，实现教学档案资源远程的信息和知识服务。5.降低档案管理人员的工作强度，提高档案管理效率。云计算服务模式下，云计算技术强大的数据处理能力使得信息管理简单化，云平台由专业管理人员维护系统软硬件，“云”另一端的档案管理人员无须花大力气维护基础设施软硬件，也无须担心因黑客或病毒攻击造成档案数据丢失。这样降低了档案管理人员的工作强度，有利于档案工作人员专心做好档案管理和服务创新工作。同时，档案管理人员应树立服务意识，更新知识体系和管理理念，加强学习，从档案管理员转变为“档案信息导航员”，成为“知识创新与创造者”[1]74，提高档案管理和服务水平。

四、云计算技术在教学档案管理运用中面临的问题

云计算改变了服务方式，但传统的安全模式并没有被颠覆。在云计算时代，原先由档案工作者保证的档案服务安全性，转变为云服务提供商来保证。云安全技术作为云计算技术的关键技术之一，主要体现在三个方面，即在云环境中，用户身份的合法性认证困难；保护基础架构的安全技术要求较高；数据和信息的安全保护问题，在用户访问的时候，要确保数据的保密性和完整性，不被他人随意阅读，也不被任何人随意篡改。这些问题都对云服务提供商提出了挑战。目前云计算技术的相关技术和工具还在不断地成熟和完善过程中，云计算技术在档案管理方面的应用也在探索过程中。档案具有封闭性、原始性、保密性等特点，面对云计算技术浪潮的冲击，在档案管理过程中，是否保留原有模式，融合新的管理模式，还有待于进一步思考。

1.用户的数据储存在云端，涉及数据的隐私性和保密性。教学档案中包含有许多隐私信息，如学生学籍档案，教师信息，教师个人质量评价结果等不便公开的教学档案信息。因此，档案管理部门应加强对教学档案的挑选、鉴定工作，确定哪些数据信息资源适合以“云”服务的方式进行收集、归档，检索利用，哪些数据必须在本地档案馆保存，保留在现有的档案管理模式中。将适合档案资源共享的数据放置于校园网私有云中，设定合适的访问权限，提供教学档案资源的查找、利用等服务。如网上精品课程，精品视频公开课，以及大规模在线开放课程（慕课）等优质课程资源库，便于学生的自主学习和教师的发展，为师生提供智能安全的个性化服务。

2.云计算技术在运行过程中存在着技术风险。（1）因黑客入侵、自然灾害、误操作、设备故障等原因造成云服务中断，数据恢复期间的数据安全和完整性不能完全得到保障，可能造成数据信息损失；（2）由于云计算中，用户数据存储在云中，没有固定的存储区，因而在非法入侵或灾难发生的情况下容易造成数据失真，包括黑客入侵引起的数据篡改和不可抗力引起的数据丢失，这对具有凭证和证据作用的档案真实性提出挑战；（3）因未加载数据安全措施如数据加密技术等引起敏感信息泄露，对档案数据的隐私性和安全性造成威胁[5]。因而，档案工作者应密切关注云计算技术研究进展，理性运用云计算技术，在确保档案信息安全的情况下，极大地发挥云计算技术在档案管理工作中的优势。

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1 运动员体育技术档案管理以及运动员体育技术档案管理中存在的问题

运动员体育技术档案又被称为“体技档案”，体技档案与其他形式和内容的档案一样，都是对社会实践以及历史的真实记录。它作为在运动员日常管理和训练中形成的体育专业档案，是体育档案管理工作中的重要构成部分。每一个运动员的体育技术档案都是从基层业余体校开始就对运动员的自然情况、技术特点以及成绩进行记录，在这些记录中，包括运动员本身的年龄、身高等一些基本的情况，也包括运动员技术水平的变化与发展。体技档案中，对运动员的真实记录可以通过一系列数据反映出来，而这一系列数据，又可以作为运动员管理单位确定培训方法以及制定训练计划的重要依据，从而保证了运动员培训过程的科学性。并且，通过对优秀运动员体技档案的研究与探索，也有助于对运动员成才规律的总结，从而对建立一套科学有效的运动员培训管理体系具有重要的推动作用。

在看到我国体育事业迅猛发展以及运动员体育技术档案重要性的同时，也应当认识到，在我国的运动员体育技术档案管理中，仍存在许多不足之处，主要表现为以下三点：一是运动员体育技术档案建档、归档不及时导致内容缺失。在运动员体育技术档案中，由于一些材料的记录过于简单化或者形式化，导致运动员的实践活动不能完整地转变为数据或者相关材料，从而使运动员体育技术档案的内容缺乏完整性。这种问题的出现，主要是体育档案管理部门或者运动员管理部门缺乏运动员技术档案建档、归档意识造成的。二是运动员体育技术档案利用率较低。在运动员体育技术档案的管理中，运动员体育技术档案在运动员培训过程中使用率较低，而仅仅是在发生人动或者运动员参加比赛的时候才会被查阅，这就导致了具有很大价值的运动员体育技术档案难以发挥本身具有的作用。这个问题的出现，主要是因为运动员体育技术档案管理部门与运动员培训单位缺乏必要的沟通，以及运动员培训单位缺乏档案利用意识造成的。三是运动员体育技术档案管理手段相对落后并且管理制度有待完善。由于管理制度的缺失，查借阅档案管理方面缺乏严格的制度化，所以，运动员体育技术档案漏档甚至丢失的情况是客观存在的。另一方面，当前的运动员体育技术档案缺乏对先进档案管理技术的运用，而传统的手工以及单纯的纸质档案已经无法满足体育事业的发展要求。

2 提高运动员体育技术档案管理有效性的策略研究

2.1 提高领导重视度。由于市场经济的迅猛发展，社会各项事业也得到了快速的发展，在此背景的影响下，我国体育技术档案管理工作的难度与复杂度与日俱增。体育档案管理工作的顺利开展离不开各级领导的重视，为顺应体育事业快速发展的脚步，各级领导必须进一步重视体育技术档案管理工作，自觉更新体育技术档案管理意识，用更加深刻、清醒的头脑去看待高素质的复合型体育技术档案管理人才，努力为体育技术档案管理提供人才、资金、政策等物质上的便利。例如，加大资金投入力度，不断对单位各个中心的体育技术档案管理的硬件设施进行完善和补充，切实改善体育技术档案管理的工作环境。同时，对体育技术档案的管理，还可以采取部门主任与副主任分别管理，办公室主任主抓的管理措施，以此来提高体育技术档案管理各级领导与工作人员的重视。

2.2 改进运动员体育技术档案管理方法，提高档案利用率。在运动员体育技术档案管理中，档案管理者处在被动服务的位置，所以，改进档案管理方法，首先要强化档案管理者的服务意识，从而实现其由被动服务向主动服务的转变。同时，通过强制措施或者激励机制的建立使档案管理人员能够积极地了解体育赛事以及运动员情况，从而提高档案的利用价值。另一方面，运动员体育技术档案管理要重视信息技术的应用，从而实现服务对象的转变以及档案利用率的提升。这个过程中，在不违背保密规定的基础上，将优秀运动员的成长历程、优异成绩等进行整理放在相关网站，在提高档案利用率的同时，能够起到爱国主义教育以及灌输体育精神的作用。

2.3 不断加强档案管理制度完善工作，促进档案规范化管理。在加强运动员体育技术档案管理制度完善工作的过程中，应当将《档案法》、《档案法实施办法》作为重要的依据，从而在其引导下，不断规范运动员体育技术档案资料的收集、整理、归档、借查阅制度的规范化，从而减少甚至杜绝运动员体育技术档案收集不全导致的内容不完整以及因缺乏有效管制而导致的归档不及时和借查阅不规范的现象。另一方面，要重视档案管理的现代化建设，利用计算机技术、网络技术等，进行运动员体育技术档案信息数据库的建设，与此同时，要重视现代化档案管理工作的规范化。

2.4 强化宣传与培训，提高档案意识。对于我国的体育事业发展而言，运动员体育技术档案管理工作是一项具有极强的专业性以及重要意义的工作。而做好运动员体育技术档案管理工作，首先，要求档案管理人员能够具有正确的工作态度以及较高的职业素质。在具有责任感与积极性的同时，认真落实《档案法》等法律以及规范的相关规定，所以，加强对运动员体育技术档案管理的宣传与培训，提高档案意识具有必要性与紧迫性。在这个过程中，档案管理部门以及运动员训练单位可以通过座谈会等形式，对运动员体育技术档案管理工作的重要性以及法律法规进行普及，从而使每一位运动员、训练员、档案管理人员等都意识到需要整理与收集的材料，从而保证相关资料的完整归档。另一方面，要着重加强档案管理人员之间的学习与交流，从而为运动员体育技术档案的有效管理打下基础。

2.5 严谨工作态度，提高档案归档率。《档案法》第十条第一款中规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”要想提高体育技术档案的归档率，使体育技术档案完整齐全，必须从两方面入手。第一，要从源头抓起，在做任何重要决定或者工作时，都必须有体育技术档案管理人员的参与，或者指派专门人员对工作的材料文件进行收集工作，并在活动结束后，对收集到的材料文件进行统一整理、归纳、分析，对需要归档的文件进行统一归档工作。第二，在单位内，要做好关于档案归档的宣传工作，加强员工在日常工作中的档案归档意识。单位内各办公室以及档案室各工作人员在日常工作中，就必须做好对体育技术档案的收集、鉴定、整理工作，使该归档的文件材料一件不少纳入档案中去。

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引言

对目前的档案管理工作而言，信息技术的应用，仍然处于使用的初级阶段，在我国，对于信息技术广泛使用的优点已经被人们所认知，但是在档案管理过程中，信息技术的使用优势并没有被详尽的开发，因此档案管理工作对于任何企事业单位而言，虽然非常重要，大部分企事业单位却没有能够切实地领会档案管理工作和现代企业管理之间的互动关系，使得档案管理工作的重要性被突出，电子化信息化特点却不明显。

一、信息技术与档案管理结合必要性

1.海量信息处理的需要

现代社会生活节奏加快，企事业单位的发展及业务与销售工作紧密相关，海量的客户信息、销售辅助内容、企业内部管理消耗等，都为档案工作带来了更大的挑战。传统的手工档案记录已经不能满足现代企事业单位的发展需求，信息技术最大的特点就是能够借助网络实现信息的交互记录和储存，对于档案管理而言，信息的储存是档案工作的第一步必要工作流程。通过信息的应用可以建立起电子化的档案管理库，为企事业单位内部信息的读取、应用和共享提供了便捷的可能。

2.实现数据共享的需求

现代化的信息化管理是能够为同一个企事业单位内部各个不同部门更好地进行数据共享服务的过程。档案管理工作中最重要的功用就是将各项资料和信息数据便捷的进行整理储存，并且快速运用。在现代化信息技?g与档案工作紧密结合的过程中，其基本工作效率可以大力提升，人员的人力资源利用量也大大减少，使得信息储存共享和再度使用成为可能，在档案的管理工作中，信息化的读取非常便捷，因此档案的查询不再是一种琐碎麻烦的事情，在具体资料的管理工作中，档案数据的读取方便，对于档案的应用更快捷，对于档案的记录工作也就变得更加有意义。

3.延长档案寿命需要

传统的纸质档案承载的信息量是非常有限的，而且储存起来浪费时间，浪费空间，又非常容易受到自然因素和严重的人为事故影响，会导致许多宝贵的档案信息被破坏。档案在企事业单位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事档案和财务档案如果被大规模损坏，就可能会对企事业单位造成严重的影响和损失。企业使用的信息技术和互联网技术储存的档案信息可以建立起专门的电子化档案储存系统，并进行多个备份的储存，因此珍贵的大数据可以通过高效的保存和备份策略保存和应用，因此有利于进一步的存储。并且在实际的使用过程中，可以将信息通过其他的技术途径，如光盘储存、电子扫描等方式将传统档案中的特殊数据保存甚至还原。

二、信息技术档案管理中的应用策略

在档案管理应用中，大量地应用信息技术具有明显的优势，也为现代化的档案管理工作的效率提升提供了有力的技术支持，因此为了采用更好的技术发展手段来确保档案管理工作的高效性，就应该设计能够满足现代化档案电子管理要求的技术体系，使用行之有效的信息技术手段，为企业和单位创造出更加高效和准确的档案管理保障。

1.档案管理工作的硬件准备

信息化技术必须依托于完善的硬件和局域网，只有完善局域网和信息储存手段，才能够为企事业单位的专业性的信息分类整理、利用和收集的过程，提供必要的硬件基础。强大的信息支持系统，不仅可以有效地保证电子化档案的管理过程准确有效，而且能够全面地提升档案工作的处理效率，可以多元化的实现企业内部的快速信息反馈和共享机制，为企业的现代化沟通和合作提供使用档案信息的基础。

2.对档案管理人员实施培训

信息化的档案管理是一种重要的归纳总结技术，因此传统的档案管理人员的技术手段和信息技术水平，已经不能满足现代的档案电子化管理需求。尤其是老牌国有企业或大型集团性企业的档案管理工作，本身是一个需要档案管理复合型人才进行综合服务的体系化过程。这就需要档案管理工作和信息技术体系的快速完善和发展能够同步进行，因此，企事业单位必须要保证各管理人员在技术水平上，能够与档案电子化管理技术保持同步。定期对于当管理人员进行有针对性的培训，使所有管理人员都能够满足党管理的基础性需求，并且在不断的工作过程中提升自身的档案管理素质。

3.提升信息化档案管理重视度

档案管理工作在长期的历史发展过程中，一直是作为企业并不重要的文秘工作分支存在的，对于信息的多元化管理工作并不被重视，档案管理部门的薪金待遇和保存流程都不够完善，也不利于高素质人才的培养和留任。在很多企业内部，关于档案的规范化管理规定制度并不规范。因此使用信息化技术加强对于档案的规范化和专业化管理，必须建立健全相对应的档案管理制度，使得档案管理流程和传统的档案管理模式有所区分，建立快速的信息同步管理制度，从制度上保证档案管理工作的实效。这就需要企业的各部门、各人员，尤其是财务部门和档案管理部门，加强对于信息化档案管理工作的重视。实现企业内部的档案管理工作快速对接，随着信息化技术的深入应用，将档案管理工作的流程标准和任务都进行细化的规定。这就使得其内部的档案管理工作有所章法、有据可查，能够实现对于档案工作的有效监督和内部的规范化管理，有利于档案管理工作的快速完善，为其提供基本的支持。

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一、殡葬档案管理信息化的时代意义

近年来，殡葬改革发展巨大推动了我国的物质文明建设和精神文明建设，殡葬档案是指殡葬服务单位在提供殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录，同时也是反映殡葬改革发展的材料。殡葬工作是民政工作的重要组成部分，与每个人息息相关，业务多元而且繁杂。随着殡葬改革工作的推进，殡葬档案的基础性作用得到体现，实施殡葬发展战略迫在眉睫。因此，做好新时期的殡葬档案管理工作，对殡葬服务、改革乃至殡葬事业的发展具有不可替代的作用。传统意义上的殡葬档案管理的模式是封闭式的，管理方法也比较呆板，随着办公自动化和信息系统的推广，殡葬行业加强档案管理应用新信息技术是必然趋势。殡葬档案的信息化的管理比传统的纸质档案人工录入更加便捷，提高了档案管理人员的工作效率；殡葬档案可以不受时间和空间约束，实现档案信息的共享；殡葬档案的信息化管理更为规范，可以对文件进行分类管理，存于硬盘或光盘中便于及时对信息的更新。作为特殊行业，殡葬行业档案管理的重要性毋庸置疑，新时期如何提高殡葬档案的管理水平，强化殡葬档案的信息资源，使殡葬档案管理更加直观、更加形象的反映出殡葬事业的发展面貌具有重要的时代意义。

二、新信息时代下殡葬档案管理的现状问题

随着殡葬档案的时代需求量增加，新信息技术下，在传统殡葬档案的管理模式基础上实行现代信息化的档案管理，在此过程中仍存在着不少问题：

（一）殡葬档案管理人员的意识度不高

某些殡葬单位的管理者没有把档案管理工作纳入殡葬发展的长效机制当中，而单位的工作人员也没有把殡葬档案上升到民生档案的高度来认识和管理。对殡葬档案定义狭窄，没有充分认识到档案管理工作的时代意义，忽视了对殡葬文化、殡葬改革和殡葬服务方面的档案资料的采集，一昧地局限于文字材料与建筑图纸的收集，工作人员对殡葬工作信息资源的灵敏度不高，视野不开阔，把殡葬档案管理仅当做是殡葬工作的附属，没有积极主动采集殡葬档案的工作心态，所以容易导致大量殡葬档案流失。档案工作是服务工作的基础,是提高服务质量的保障,是信息化管理的必备。因此，殡葬档案管理者以及工作人员的思想意识要上升到一定层面，重视对殡葬档案的思考与管理。

（二）殡葬档案资源管理基础相对薄弱

殡葬档案的管理基本上是按照民政档案管理系统软件的要求进行。民政档案可通过“民政档案管理系统”对文书档案、会计档案、基建档案、照片档案、实物档案等进行信息化录入。殡葬档案的管理行业的特殊性，使得管理者对殡葬档案的重视度不够，加上缺乏专业的信息系统化管理软件，截至当前，大部分殡葬档案管理还停留在以纸质载体为主和以手工劳动为主的管理层面上。没有对殡葬档案重要性实效地宣传，没有以服务为导向多方面收集、研究和使用殡葬档案，不能重新给予殡葬档案的职能进行定位。由此可见，殡葬档案信息资源管理基础比较薄弱，迫切需要加大殡葬档案信息管理系统的基础设施资金投入。

（三）殡葬档案管理信息共享不充分

传统意义上的档案管理是一种条块分割的方式，采取的是封闭式管理方法，一家单位与其他单位之间的档案管理比较独立，上级单位和下级单位之间，同等级的单位之间民政档案方面的业务往来一般都不多。由于殡葬档案这个行业的一些的特殊性和复杂性，那么传统档案的标准化分散管理与多头管理，势必会给殡葬档案管理带来一定的难度。在档案管理的具体过程中，各单位之间缺少必要的协调机制，殡葬档案管理信息的横向、纵向联系不够，殡葬档案不能完全实现信息资源共享。

三、新信息技术下殡葬档案的完善建议

（一）完善殡葬档案管理信息化的平台

殡葬科技工作可持续发展中，殡葬标准化信息管理有着举足轻重的作用。在殡葬档案管理信息化平台中，要按照标准化管理模式实行科学管理，并确立一致的数据标准。实行统一的数据管理和应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径；还可以通过链接的方式联网殡葬行业各领域使信息资源，实现资源相互共享。殡葬档案信息化平台应采取相应的措施设置，建立数据密级和数据库备份等安全屏障。树立强烈的责任意识，严格执行审批制度；对殡葬档案管理人员要责任清晰分工明确，并提高管理者履行安全责任的实际能力，完善殡葬档案管理信息化的平台。

（二）注重殡葬纸质档案管理的信息化进程

将传统的纸质化档案管理纳入信息化管理战略，从实际出发，充分运用先进信息技术的同时，要侧重殡葬档案管理的结构的合理化，做到规范管理，查询便捷，加强殡葬档案信息化管理与传统的纸质档案管理相结合，实现纸质档案的及时共享性，运用殡葬档案的信息化管理迅速准确处理统计汇总报表，比人工统计提高工效，并可由打印机可及时打印成各类报表，传统的纸质档案为信息化档案提供了数据备份和纸质凭证依据，满足了工作的需要。在传统殡葬档案管理中融入信息技术实现高效的档案管理模式，让档案管理跟随信息化建设全面同步发展。

（三）加大殡葬档案信息保密工作的重视

殡葬档案的自身知识产权技术与一些自主发明专利，是殡葬行业的宝贵财富，同时也属于民政部门及国家的利益，因此，殡葬档案信息化的核心要素就是安全管理。随着殡葬工作的不断发展，殡葬档案信息保密工作更加需要得到重视，需要开设专门的组织机构进行统一规范和标准化管理。信息化时代最主要的是电子信息安全。由于电子档案的读取与相关数据、背景信息等紧密相连，首先要保证电子档案实体的各项防护措施符合相关保管要求，将电子档案的信息背景和元数据等相关要件一起保存；同时加强对系统外部非法用户和不安全数据侵犯的防护，维持安全稳定的网络基础环境，以确保电子档案的长期有效性和完整性。

四、结束语