文书工作范文

导语：如何才能写好一篇文书工作，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.文书工作与档案工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.档案员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接文书工作和档案工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

3.办公自动化管理文书档案

档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

三、总结

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[关键词]办公自动化 文书工作 影响 挑战

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）15-0332-01

随着信息技术的飞速发展， 计算机、网络、移动设备成为了各行各业办公的必备工具。以办公自动化为基础的无纸化办公、移动办公也冲击着传统的办公模式。其中影响最为深远的要数文书工作。

一、办公自动化为文书工作带来的影响

在传统的办公模式下文书工作处理模式以纸、笔为主，需要靠人力实现公文的收发、复印、传送，通过手工处理这些重复性工作，既耗费了大量的人力、物力和时间，也成为制约机关工作效率的重要因素之一。而随着办公自动化的发展，新的办公模式给文书工作带来了巨大影响。

1.1 公文流转网络化

早期的文书工作，无论是接收上级文件还是下发下行文、会议通知、档案存储等，都需要文书将相关文件内容打印出来，进行办理。以接收上级文件为例：

一份普通上级文件的流转要经过7个环节的手工传递与处理，其中任何一个环节因领导出差或其他原因耽误，就可能导致延误办理时限，使上级精神不能及时得到贯彻执行。在这样的工作模式下文书人员工作压力大，信息传递不够快捷，有的甚至会影响到单位部分工作的有效开展。

如今随着办公自动化工作平台的引入，文件处理完全通过工作平台来完成，公文流转实现完全无纸化，极大地提高了工作效率，文书不用拿着各种文件、申请和单据等奔走，审批、签字、盖章都可以在网络上进行。领导使用电子签名，在工作平台上自动生成电子文件处理单。并且在领导传阅环节，公文处理模式由原来的串行模式改为并行模式，使得原来一个领导没有及时批阅就会耽误整个公文流转的弊端不复存在。

在我们建立的办公自动化平台（OA）系统中，每个单位根据本单位的实际操作流程定制本单位的公文流转流程，使OA系统更科学、更专业、更具适应性。OA系统同时开通了移动客户端和短信提醒，领导即使出差在外也能利用用户名密码登陆办公平台处理文件。使得公文流转更具时效性。

办公自动化大大缩短了公文办理的运行周期，提高了办公效率跟办公质量，并且降低了办公用纸、打印机硒鼓等办公耗材的使用数量，从而降低了办公成本。从而从根本上改变了文书的日常工作模式。

1.2 文档管理电子化

在传统的办公模式下，所有文件，通知都是纸质的，归档时要附上文件处理单，反馈单，文件办理反馈等纸质材料，建立档案盒、制作盒签、建立目录。占用存储空间大，查询检索工作更是十分费力且不方便。

在办公自动化条件下，纸质文档都已转变成电子文档，每份文档都会被保存到工作平台的数据库，进行统一保存。并且借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，就可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，将电子文件导入档案信息管理系统，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。即节省了存储空间，又使得繁琐的文件归档工作简单化、程序化。

1.3 会议材料无纸化

传统办公模式下，会议准备、发放纸本等会议材料十分繁琐，办会效率低，应变能力差。会议过程需要消耗大量纸张，浪费资源。分发打印材料可能泄密。

如今建立无纸化会议系统，会议准备期间将只需要将会议资料、会议日程等上传至系统的后台服务器。会议室设有公共视频显示的大屏幕并且每个席位摆放单独控制和使用的平板电脑，选择异步显示时，由与会者自行操作该平板电脑终端，此时，该终端如同一立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。通过无纸化办公既能够避免纸张的浪费，开会时不再需要领取厚厚的一摞纸质材料，而且参会人员还能随时通过后台操作下载会议文件，让会议资料的分发和精神的传达更加高效。

二、办公自动化给文书工作带来的挑战

随着办公自动化的不断发展， 以计算机、网络、移动设备为基础的信息技术给文书处理工作带来的不仅仅只有机遇， 伴随机遇而来的还有很多的挑战。

2.1 对文书工作水平提出了更高要求

一是要具备较高的政治素质和道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须要有坚定正确的政治方向。用科学发展观的理论武装头脑，不断改造自己的人生观、世界观和价值观。要树立全心全意为人民服务的观念。自觉养成全心全意为人民服务的思想作风和工作作风；要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，当好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务；要遵守纪律，严守秘密；要廉洁自律，无私奉献。

二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。像各式各样的合同、协定、法律、法规等。这就要求文书人员必须有较高的文化素质。这样在工作中才能充分发挥出自身的作用。

三是要具备较高的业务素质。要对OA 办公系统的业务功能熟练掌握和运用，要有较强的计算机操作能力和网络知识，才能够适应现代办公自动化的要求，提高工作效率。文书处理涉及领导多、部门多、变化性强，要有敏锐的观察力、迅速的判断力和灵活的协调力，既不丧失原则，又不激化矛盾，特别是在OA 办公中，遇到突发事件和复杂情景时，文书人员只有具备了快速反应能力，才能保障突发问题得到恰当、即时的解决。

2.2 企业信息的安全性遇到挑战

办公自动化为各部门供了信息共享的平台、但由于公文的特殊性，对计算机软、硬件系统，存储介质管理等有着更高的安全防护要求。一些部门及人员对计算机信息安全意识较差，随意在不具有安全防护功能的电脑上安装OA 系统，对文件文档没有密钥管理，致使病毒或其它具有破坏性的软件侵入服务器和工作站，不但降低了办文速度和效率，更严重的会造成公司信息的非法窃取和毁坏。

2.3 办公自动化系统多平台整合难度大

随着办公自动化的迅猛发展，各个部门都在建立自己的办公自动化系统。所以企业内部出了办公办公自动化平台外，还存在人力资源系统、会议系统、档案系统等等。现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。原先孤立分散开发的应用系统也不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，只有通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性信息系统模型，才有可能实现系统集成。这就为企业整体推进办公自动化进程带来挑战。而多个系统势必要文书掌握各个系统的操作流程，时时在各个系统中切换，对文书的计算机应用水平提出了更高要求。

三、结语

办公自动化为文书工作带来了良好的办公手段和办公环境，也对文书提出了更高的要求，只有提高自身素质、提升工作能力，不断增强服务水平、不断创新工作方法才能在现代化办公室的工作中发挥更重要的作用。

参考文献

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为进一步规范行政执法行为，提高行政执法人员执法水平，加强社会各界对审计行政执法的监督，促进廉政建设，优化经济发展环境，更好地体现行政处罚公正、公开、公平及保护当事人合法权益的原则,根据《区推行说理式行政执法文书实施意见》，结合本局实际，制定如下实施方案：

一、指导思想

全面推行说理式行政执法文书，加强对审计处罚决定文书的说理，将对事实认定、证据分析、执法程序和自由裁量权行使的说明更充分，做到晓之以法、以理服人，使当事人认识到该案件事实清楚、证据确凿充分、程序合法、处理适当、合情合理。我局从法治建设的高度深刻领会推行说理式审计处罚决定文书的意义，提升审计机关形象，从而真正实现以人为本、以理服人、以法育人的执法理念。

二、工作部署

（一）加强领导，提高认识

为加强组织领导，提高审计机关行政执法水平，成立局“推行说理式行政执法文书”领导小组。局党组书记、局长肖敏任组长，副局长金万辰任副组长、各科室（中心）主要负责人为第一责任人。领导小组下设办公室，与审计管理科合署办公,日常工作由审计管理科负责。全局审计干部要充分认识推行说理式审计处罚决定文书的重要性和必要性，将其作为依法行政，执审为民的重要举措，并加以贯彻落实。

（二）精心组织，明确任务

推行说理式审计处罚决定文书是一个长期的过程，我局按照审计署的统一部署和区法制局的工作要求，精心组织实施。一是要建立健全提高和规范推行说理式审计处罚决定文书的责任网络体系，二是要将责任层层落实到各审计业务科室。

（三）把握重点，务求实效

1、加强业务培训

组织全体审计人员系统学习审计法律法规和规章的规定，学习先行推行说理式行政执法文书先进单位的做法和经验，针对说理式行政处罚文书的特点，进一步规范调查取证的方法，为行政处罚文书提供详实的事实依据，从而进一步提高审计人员依法行政的水平。

2、规范执法程序

要以推行说理式审计处罚决定文书为切入点，把说理式审计处罚决定文书的推行和我局行政执法责任制的各项制度有机结合起来，进一步规范审计程序和审计处理处罚规定。不断完善行政执法规范化的标准体系，切实增强审计监督职责。要严格执行“审计纪律八不准”的规定，做到审计执法公正、公平、公开。

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一、领导重视是做好文书档案工作的关键

首先，文书档案工作人员要经常向单位领导汇报文书档案工作情况，特别是通过单位因各种经济或矛盾纠纷，诉求人的诉求事项需查找各类文书资料或为职工办理个人事项需查找的各类文书资料等，及时为领导提供相关文书材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐步认识到文书档案工作在现实工作中的重要性。

其次，文书档案工作人员要热爱本职工作，做到干一行，爱一行，认真研究文书档案工作，认真学习文书档案知识，精通业务，熟练掌握工作技能，不断提高自身素质，切实做好文书档案工作，干出成绩，为领导开展工作及时准确地提供档案信息，让单位领导满意，让档案主管部门领导认可，更好地为单位发展服务，取得领导的重视和支持，为文书档案工作的开展提供人、财、物等各种保障。

二、加强文书档案工作人员继续教育，不断提高文书档案工作人员的综合素质

（一）进一步提高文书档案工作人员对其工作的认识

文书档案管理是一项专业性很强的工作，它要求工作人员既要有高度的工作责任感、求真务实的工作态度，又要有扎实的专业知识和现代文化知识，特别是具有现代化科技手段和现代化管理文书档案的基本技能。因此，文书档案工作人员只有具备扎实的专业技能和文化知识，不断提高综合素质，才能做好新时期的文书档案管理工作。同时，通过多种形式宣传文书档案管理工作的各项法律法规，不断提高文书档案工作人员对其工作的认识。并且，建立文书档案管理领导组织，加强对文书档案工作的领导、督查和考核，不断提高文书档案管理工作水平。

（二）建立文书档案工作人员培训长效机制

一是要建立文书档案工作人员继续教育的长效管理制度，按时参加各级档案管理部门举办的各类专业培训班;二是要建立文书档案工作人员继续教育的约束和激励机制。将继续教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的人员取消评聘资格，激励他们积极主动地参加继续教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。

（三）明确文书档案工作人员继续教育内容

继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。第一，学习文书档案专业知识。为文书档案工作人员提供系统学习文书档案专业知识的机会，使他们尽快熟练掌握文书档案管理的新理论、新方法和新标准。第二，学习相关科学知识。文书档案工作融会了许多相关学科知识，继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三，学习现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文书档案现代化管理的标志之一，文书档案工作人员应加强对信息技术、计算机等新技术的学习。

三、当前文书档案管理存在的问题

（一）文书档案工作人员专业素质不高，培训工作需要加强

部分文书档案的工作人员没有经过档案专业培训就管理文书档案，无证上岗，这样的工作人员对于文书档案的分类、立卷等工作只是一知半解，其专业素质与现代化的文书档案管理工作的要求之间存在很大的差距。部分文书档案工作人员虽然是有证上岗，但是总有人不参加培训学习，这部分人只是对文书档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新文书档案管理知识，跟不上现代化文书档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位文书档案管理的水平。特别是随着计算机应用技术的飞速发展，利用计算机进行管理是文书档案现代化管理的一个必然趋势。文书档案工作人员更需要加强专业知识的学习，进一步提高文书档案管理工作的标准化和规范化。

（二）文书和档案的衔接存在问题

文书和档案既联系又有区别，既统一又有分工。在实际的操作过程中，有的文书工作人员档案意识淡薄，有的档案管理人员通常很少考虑文秘工作，这使得两者在衔接的过程中出现了脱节现象。有的表现在公文的格式和处理方法上存在着不规范、不标准现象，有的表现在办理文书工作人员对文书回交不及时，有的表现在文书交接时没有交接手续等等。

四、提高文书档案管理的对策

（一）提高文书档案工作人员专业技能和综合素质

提高文书档案工作人员综合素质，是推动文书档案事业发展的关键。第一、要把住用人关。招聘一些有文化知识，懂专业技能的人员从事文书档案管理。第二、加强现有人员的继续教育。当前社会处于快速发展时期，新的行业和领域不断出现，对文书档案的管理工作提出了新要求和挑战。文书档案人员应努力学习，尽其所能了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身综合素质，运用文书档案新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现由单一型向复合型转变。有效地推动文书档案人员继续教育工作。

（二）做好文书档案工作的规范衔接

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文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。如何提高文书档案管理工作水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势,是摆在我们目前急需解决的问题。

长期以来不少人对学校的文书档案管理的认识不够充分，甚至存在着一些误区，认为文书档案管理就是简单的抄抄写写、保管和整理材料，这些观念导致学校的文书档案管理工作不被重视，管理不够规范。

学校现有的文件档案内容繁琐、形式多样，如果按照传统的整理方法进行分类保管，程序繁琐，效果不佳，而且档案专职人员需要付出大量的时间进行整理，案卷质量也难以保证。很多单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不缺少、不破损就尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。

单位的归档工作需要从各个科室收集重要的文件资料，需要有关职能部门的配合支持。

一、提高对文书档案管理的认识

认识的转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高教职员工尤其是学校领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识。一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高学校文书档案管理工作的地位与影响。

二、积极创新管理体制

在中职学校文书档案管理中，很少去探讨如何对此项工作进行改革，更好地适应学校深化改革的需要。改革创新，突出表现为文书档案管理的体制创新，要创出工作新思路，更好地为学校工作内部改革服务。作为文书档案管理，必须把“创新”放在工作之首。以往的文书档案工作存在管理的简单化、刻板化，不曾考虑过如何发挥文书档案管理的潜能。面对这种情况，需要建立健全完善的运行机制和一整套必要的规章制度来进行管理和约束，并认真落实、切实执行、抓出成果，以提高管理质量。

三、加强部门间的沟通，提升档案工作效率

紧紧围绕着服务大局开展档案工作，才能让档案工作更加有活力和生机。档案工作不是靠自己一味地埋头苦干就可以做得好的一项工作，如果关起门来自己做自己的事，只会让档案工作开展得不顺畅。档案员要跟部门同事之间及时沟通。文书档案资料收集齐全与否最终还是需要各个部门的密切配合，由于大部分工作人员对档案工作知之甚少，一开始他们都不太愿意配合，觉得是增加了他们的工作量， 因此，在沟通时既要对各部门提出明确收集的范围和要求，又要从尽量减轻他们的工作量出发，尽可能做到“双赢”。只有加强沟通协调，才能得到他们对档案工作的理解和支持，进一步增强他们的档案意识，才能减少工作中的摩擦，提升档案工作效率。

四、改进整理方法，提高工作效率

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。

五、档案管理应走“文档一体化”道路

所谓文档一体化，就是把文书工作和档案工作整合成一个系统，进行统一的管理。电子计算机在文书与档案工作中的运用，电子文件的产生与使用，为文档一体化管理创造了方便条件。如果从文件一开始就形成利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果，使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件；另一方面，查阅不用的原件，利用不进库房已成为现实。在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。

六、注重档案人员的业务素质和综合素质培养，要有爱岗敬业和勇于探索精神

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对工作岗位的认识

首先，办公室文秘这一职位是中介性的职位，整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的，因此文秘工作一定要做到以下几点服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2.领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

3.执行，要坚决地落实贯彻领导意志，强化执行力。

但是服从并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考;同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。

其次，办公室文秘工作相当于集团的小管家，办公室日常的物品采购、发放;各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成，因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。

对未来工作的计划

在日常事物工作中，我将做到以下几点(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。

(2)做好了各类信件的收发工作。

(3)做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。

(4)协助办公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行集团公章管理规定，不滥用公章。

(5)做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

(6)做好办公室设备的维护和保养工作，

(7)协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。

(8)认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。

在日常事物工作中，我一定遵循精、细、准的原则，精心准备，精细安排，细致工作，干标准活，站标准岗，严格按照办公室的各项规章制度办事。

2.在行政工作中，我将做到以下几点(1)做好领导服务：及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好参谋助手。

(2)做好各部门服务：加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部及时准确的传递到位。

(3)做好员工服务：及时的将集团员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁。

(4)协助办公室主任完善集团各项规章制度。

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关键词：文书档案；企业；挑战；对策

文书档案是各个企业、单位及机构各种工作的真实记录，是推进各项事业持续发展的根本依据，其既能够对企业即将开展的工作提供一定的指导，又能够为历史考证提供真实可靠的依据。因而文书档案工作开展的好坏，也在相当程度上影响着企业的发展。特别是随着社会主义市场经济的迅猛发展，市场竞争日益激烈，而企业作为竞争的主体，其所面临的挑战更是前所未有。文书档案工作是企业信息工作的载体，面对当今这样一个知识经济时代，其更应作出创新性的改变，以此来推动企业的发展，

一、企业文书档案工作面临的挑战

企业文书档案工作面临的挑战不仅包括其在应对经济时代的变革时所面临的科技创新等方面的挑战，也包括其在现阶段的工作中存在的问题。

（一）现阶段企业文书档案工作中存在的问题

1.文书工作与档案工作的区分不够明确，同时其衔接也存在着脱节现象。文书档案一般情况下都会一起出现，因而人们对于文书工作于档案工作的区分不够明确，甚至有人将二者视为相同的概念，因此在做工作时不够明确这两项工作具体的内容，从而混淆了各自的责任，使得文书档案工作不能够顺利进行。同时在实际的工作中我们也可以看到，文书工作人员对于档案保存的意识不够强烈，而档案工作人员对文书工作的内容页不够清晰，这就使得二者在进行对接时不能够顺利开展，有时更是存在着脱节现象，这就大大影响了企业各个部门各项工作的开展，降低了工作效率。

2.文书档案工作人员的专业素质不高。就当前的情况来看，虽然大部分的企业都设置了相应的档案管理部门，但是大多数工作人员缺少相应的专业知识，同时也缺少先关的岗前培训，因而其对于文书档案工作并不了解。更有甚者，其把文书档案工作当做闲职来看待，导致其责任意识不强，这在很大程度上影响着文书档案工作的开展。

3.文书档案工作缺少相应的制度规范。企业作为市场竞争的主体，其主要以追求经济效益为主要目标，因而在大多数企业当中，文书档案部门的地位远远不及市场部及销售部等部门。因而其也就缺少了相应的制度规范，例如没有对于档案分类、档案编号、档案排序等方面的严格要求及规范，从而使得文书档案工作十分混乱，因而有些企业就出现了不少卷宗丢失的现象，这使得档案的安全性大大地降低了。

（二）企业文书档案工作面临的新挑战

传统的文书档案工作主要品依靠的是文书档案工作人员的辛勤付出与劳动，而在新时期，文书档案工作则要更多地依靠现代科技和知识型人才来实现自身的发展。

1.企业文书档案工作面临着高科技的挑战。随着知识经济的不断发展，许多高科技的手段在现代企业中得到了越来越普遍的应用。如此一来也就产生了许多以高科技为载体的文件，这时传统的当“纸质”档案管理就跟不上时展的要求，其传递的快速性和保密性也收到了高科技的挑战。

2.企业文书档案面临着安全性的挑战。随着高科技在文书档案工作中的应用，其所相对应的安全性也存在着极大的威胁。《中国互联网白皮书》显示：据不完全统计，2009年我国被境外操控的计算机高达100万个；同时被黑客篡改的网站多达4.2万个；此外被病毒感染的计算机每月高达1800多万台，占全球感染电脑的30%。所以，现代的企业文书档案很有可能遭到黑客的攻击和破坏，平时我们所用的电脑也有可能被各种各样的的病毒感染；档案所使用的各类高科技信载体也可能因为各种物理因素的影响而导致信息的丢失。这些都对文书档案的安全性造成了多方面的困扰和威胁。

二、应对文书档案工作挑战的策略

（一）提高对文书档案工作的重视程度

首先各个企业要提高文书档案部门在企业中的地位，如此一来才能扭转以往人们对于文书档案的淡漠态度，转变工作人员的观念。最为重要的是要使文书档案相关部门的领导起到一个示范的作用，这样一来不仅可以加强文书档案工作的制度建设，同时还可以加强对文书档案工作人员的监督，变之前的被动提供相关档案资料为积极主动地参与到文书档案服务工作中来。

（二）提高文书档案工作人员的专业化水平

各个企业首先要做的就是多渠道引进具备专业知识和素质的人才，从而为文书档案工作注入新的动力。而对于目前处于文书档案岗位的工作人员，则要加强他们的岗前培训，一方面要加强他们的责任意识，另一方面则要增强他们的专业素养，可以建立定期的知识考查制度，对于未能达到标准和要求的要做出相应的工作调动。同时随着科学技术的迅速反战则要要求文书档案工作人员要充分发挥接收新知识、了解新观念的积极主动性，从而为企业中的各个部门提供方便快捷的服务。

（三）加强文书档案工作的保密性

高科技的发展虽然为文书档案工作带来了方便，但是其在另一方面也使得文书档案工作的保密性存在着相应的危险。因而在新时期，我们需加强对文书档案工作安全性建设。《中国互联网白皮书》指出，确保互联网安全及信息安全是信息化发展前提。在企业文书档案管步入信息化的过程中，企业必须采取相应的保护措施，例如可以建立档案“备份”制度。同时企业也要逐步建立外部防护系统，从而防止“病毒”和“黑客”的攻击和破坏。

参考文献：

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对工作岗位的认识

首先，办公室文秘这一职位是中介性的职位，整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的，因此文秘工作一定要做到以下几点：

1.服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2.领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

3.执行，要坚决地落实贯彻领导意志，强化执行力。

但是服从并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考;同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。

其次，办公室文秘工作相当于集团的小管家，办公室日常的物品采购、发放;各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成，因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。

对未来工作的计划

1.在日常事物工作中，我将做到以下几点：

(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。

(2)做好了各类信件的收发工作。

(3)做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。

(4)协助办公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行集团公章管理规定，不滥用公章。

(5)做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

(6)做好办公室设备的维护和保养工作，

(7)协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。

(8)认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。

在日常事物工作中，我一定遵循精、细、准的原则，精心准备，精细安排，细致工作，干标准活，站标准岗，严格按照办公室的各项规章制度办事。

2.在行政工作中，我将做到以下几点：

(1)做好领导服务：及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好参谋助手。

(2)做好各部门服务：加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部及时准确的传递到位。

(3)做好员工服务：及时的将集团员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁。

(4)协助办公室主任完善集团各项规章制度。

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关键词：文书档案；管理；创新；对策

在当前这个信息化飞速的时代，传统的文书档案管理工作已经不能再适应时代的需要，必须要对其创新，对文书档案管理工作进行规范化，来提高工作效率，提高单位的整体发展质量，为企事业单位的发展做出贡献。

一、档案管理工作创新的意义

（一）是社会发展的需要

创新一词起源于拉丁语，有三层的含义，更新和创造新的东西以及改变。21世纪的发展离不开创新，不需要一成不变的东西和观念。创新是一个单位生存发展中最核心的东西，文书档案管理是一个单位最重要的组成部分，二者应该相结合起来发展，档案管理工作应该在创新中求发展，在发展中不断的创新。文书档案工作不断地发展与创新才能跟上时展的潮流，跟上单位发展的步伐。

（二）对档案管理工作的发展起着积极的作用

文书档案对一个企业的发展起着重要的影响作用，文书档案的工作必须要根据单位的实际情况来进行相应的管理，结合实际进行相应的改革和创新，确保文书工作紧跟时代的潮流，为文书管理工作带来新的发展思想，为创新提供契机。

（三）解决文书档案管理中存在的问题

创新就是对旧的东西或者观念提出异议，文书档案管理工作的创新就是针对文书管理工作存在的问题提出解决的办法。当前，在各单位中文书档案工作还存在着许多的问题，这些亟需解决，创新的工作迫在眉睫，为各单位更好的发展打下坚实的基础。

二、目前文书档案管理存在的问题

（一）管理人员专业性不高

由于档案管理部门不能直接带来经济效益，在单位中很少被重视，一般只安排少数人来进行档案管理的工作，这些人员没有经过专门的培训，专业性不强，导致文案管理工作整体的专业性欠缺，是当前档案管理存在的最大问题。

（二）缺乏统一的规范

文书档案管理中最普遍存在的一个现象就是，文书管理混乱，比如编号的不对应案卷的不完整等，这些都体现了档案管理没有规范性。在很多的单位中很少有规范的统一的文书管理标准，导致文书档案管理没有相关的参照物来进行工作[2]。

（三）档案信息化在执行中并不顺利

21世纪是信息化的时代，许多单位在对文案管理时也应用现代化的技术水平，对文书管理工作起到了积极的作用，使档案管理工作在效率上有一定的提高。但是由于企事业单位的不重视，管理人员专业性素质不高这些都是阻碍信息化档案管理的重要原因，是信息化在推广的过程中受阻，档案管理工作并没有明显的改善。

三、文书管理工作中创新的方法

（一）在对管理人员上加强创新

1、思想上进行创新

创新的最关键因素是思想上的改变，在文书管理工作中要想创新，首先要对思想观念上进行改变，舍弃传统文书管理工作的思想，接受新的管理工作的思想。传统的文书管理工作主要针对的是政治上的一些相关的信息资料的管理，现代化的文书管理工作面向的是各个行业而进行的相关信息资料的管理，这在一定程度上加大了管理的难度，传统的管理工作的思想已经不再适应。

2、知识上进行创新

知识随着时代的发展也在不断的改进与发展，传统的文书管理工作的理论知识已经不再适应现在的文案管理工作。这就要求文书档案管理人员必须舍弃旧有的管理模式，接受新的理论知识模式，使文书档案工作能够跟上时展的步伐。

3、技术上进行创新

对文书档案工作人员管理技术上进行创新，就要对管理人员进行相关的培训，教授他们最新的管理技术和管理方式，推动文书档案管理工作的创新。让管理工作人员把相关的理论知识运用到实际的工作当中，在实际的工作中灵活的运用理论知识、不断的积累工作经验，促进文书档案管理工作的发展。

（二）改进文书档案管理的方式方法

1、改建文书档案的管理系统

由于档案管理工作长期处于不被重视的状态，相应的管理系统也跟不上信息化发展的水平，达不到目前档案管理系统的需要。目前很多单位的管理系统还停留在对目级的管理上，只能进行比较简单的文案搜索，不能对全文进行检索，跟不上信息化发展的速度，并且在管理上还存在着一定的安全风险，致使档案管理的水平不高。

单位要想长远的发展下去，立于不败之地，就需要完善档案管理系统的信息化，采取相应的措施，对单位档案管理的模式进行调整。在管理上加强力度，根据单位的实际情况制定相应的一些管理条例，改变原有的档案管理工作的模式。

2、实现文书档案的信息化管理

信息化时代最明显的一个特征是办公自动化，随着电脑的普及，电子文档、现代化办公技术也随之普及。档案的管理由于信息的庞大，更加需要信息化和现代化，以此来保证文书档案整理的正确性、规范性，提高文书档案管理的水平。

加强对文书档案信息化的管理是时代的需要，顺应了时展的潮流，在完善的文书档案管理系统的基础上，还应该加大对信息化管理的推广，实现文案管理办公的自动化。在实现办公自动化的同时还应注意文字的规范性，在进行信息录入时，要注意文字的规范和专业用语，制定统一的文字标准，进行专业科学的管理。还需要注意对文案信息的保密，对文字录入的相关人员进行文案工作保密的培训，建立相关的监控软件，确保文案信息的安全性。建立规范安全的文案信息管理系统，对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。

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秘书学科具有很强的实践性，这已是秘书学界的共识。然而，秘书理论研究如何适应秘书学科的这一重要特质，并在理论研究中始终具有明确的实践意识？这一问题学界鲜有论及，颇有深入探讨之必要。

秘书理论研究的实践性源于秘书学科的实践性。这里的实践性有两方面的涵义：一方面，秘书理论研究要随着秘书工作实践的变化而变化，保证秘书理论的前沿性；另一方面，秘书理论研究要对秘书工作所面临的现实问题作出科学解读，提出具有可操作性的对策，发挥理论对实践的指导作用。具体表现在以下四个方面。

1、秘书理论要跟上秘书工作的新变化，及时关注秘书工作的新内容。

这一点已在秘书学教材中得到广泛体现。比如，杨树森所著《秘书学概论教程》直接将“秘书工作内容的变化”写入教材，诸如改革开放后，随着西方信息科学的引入，信息工作成为秘书部门最为重要的常规工作之一；随着市场经济体制的建立，谈判事务、公共关系成为秘书工作的新内容；随着现代科学技术的发展，网页（站）管理成为秘书工作内容之一等[1]，对秘书工作具体内容的变化进行了初步的理论概括。

另一方面，针对秘书制度建设、国家秘书职业标准的变化等，秘书理论研究者也从理论角度进行了解读，客观地评价了其理论地位和作用。比如，关于《国家秘书职业标准》中的“秘书”定义，何宝梅持肯定态度[2]，常崇宜和杨树森持批评态度[3]，就是研究者们对秘书实践的新变化所作出的反应。

2、以秘书学研究对象和秘书工作内容的新变化为契机，及时发展秘书理论。

这一点在“秘书的定义”这一问题上得到了很好的体现。秘书学初创时期，秘书是“社会主义国家工作人员职务名称之一”[4]，现在已经成为一种职业，并且有了国家职业标准。必须指出的是，我们是在占有了有关秘书工作内容的新材料之后来不断发展秘书学基础理论的，但并不是说有了新材料，秘书学基础理论就要全面翻新。新材料到底带来基础理论的哪些变化，还要看现有理论是不是对新材料依然有解释力。随着秘书学科的不断成熟，基础理论翻新的空间日益缩小，充分发挥现有理论的解释力就显得尤为重要。

同时，我们也应及时审视和调整现有的秘书学基础理论。比如，把文字的出现作为秘书起源的必要条件之一，是许多学者依然坚持的观点。其推理过程是：文字的出现是文书出现的前提条件，而公务文书处理是远古时期典型的、重要的秘书工作，所以，文字的出现是秘书工作产生的必要条件之一。之所以有这种论断，是因为秘书学初创时期，文书工作确实是党政机关秘书工作的重中之重，把文书的出现作为秘书工作起源的必要条件之一，以当时的认识水平来看确有其合理性。但是，今天的秘书工作已有了很大变化，虽然学界关于秘书的定义和秘书工作的具体内容还没有完全形成共识，但在上传下达、会务工作、接待工作、调查研究等与文书工作一样，也是典型的秘书工作这一点上是没有疑义的。然而，上传下达、会务工作、接待工作等并非必须借助文字进行，则“文字的出现是秘书工作起源的必要条件之一”的论断就需要改进了，所以不少论者提出了新的见解[5]。说来似乎很简单，但树立这种反省意识，尤其是要根据秘书工作实际去反省基础理论，甚至把自己以前坚持的观点推倒重来，就需要一定的学术勇气。

3、秘书学的实践性也要求秘书理论研究者关注当下秘书工作中的新问题。

用秘书理论指导秘书工作实践，提出可行性建议，本来就是秘书理论研究的题中应有之义。秘书工作中出现的新问题，就是社会向秘书理论研究者提出的新课题，但是学界对此似乎不很敏感。比如，2008年9月15日上午10时，美国第四大投资银行———雷曼兄弟公司向法院申请破产保护，消息瞬间传遍世界各地，但10分钟之后，德国国家发展银行居然仍依循以前达成的协议，通过计算机自动付款系统向这家公司即将冻结的银行账户转入3亿欧元，德国发展银行因此被媒体称为“最愚蠢的银行”。一家奉命调查此事的法律事务所递交的调查报告，详细记录了雷曼兄弟公司申请破产之后的10分钟里这家银行的职员都在干什么，其中包括董事会秘书和负责处理这项业务的高级经理手下的文员。如果秘书理论研究者能以此为个案和契机，就结构复杂的组织面临突发事件时其秘书该如何迅速作出反应这一问题，从秘书学角度进行深入探究，那么不仅是给秘书上了一堂课，也会为秘书理论研究作出贡献。但时至今日未看到有分量的论文，当前秘书理论界的敏感程度可见一斑。

4、做好秘书学知识的普及工作，让公众更加全面地了解秘书职业，理解秘书和秘书工作，从而提高秘书职业声望。

近30年的时间对于一门学科的成长而言毕竟太短，秘书学学科还太年轻，许多基础理论研究还在争鸣当中，所以秘书学知识的普及工作没有被提上日程。虽然我国秘书从业人员的队伍日益壮大，秘书职业离大众越来越近，但是人们对秘书的误解还很深。比如，笔者所在学校中文系汉语言文学专业进行专业方向分流，有师范和文秘两个方向可以选择。尽管之前多次动员，结果只有20%的学生选择秘书方向，而且选择师范方向的学生毫无例外地拒绝调剂。经私下了解，很多同学是因为家长不同意才选择师范方向的。

最具代表性的拒绝理由有四种：1.领导、企业老总多为男性，年轻女孩给他们当秘书家长不放心；2.秘书是吃青春饭的，现在选了这个方向，到四五十岁不做秘书工作，再找工作就难了；3.男生当秘书没出息，端茶倒水接电话是女孩子的事情；4.秘书就是丫鬟，干的是侍候人的活儿，怕受气。学生家长的意见基本代表了社会上普通民众对秘书职业的理解。笔者浅见，产生这种误解的原因主要有两个方面：一是秘书行业自身的某些消极现象；二是公众对秘书工作缺乏起码的了解。那么，这些消极现象是因何而起，怎样预防；如何提高秘书的职业声望，如何进行全社会范围内的秘书教育，这就不仅仅是秘书学知识的普及问题，更是当下社会向秘书学界提出的新课题。

总之，我们应该加强实践意识，以此推进秘书理论研究，提高秘书职业声望，为当下的秘书工作提供必要的理论指导。

注释：

[1]杨树森《秘书学概论教程》，安徽大学出版社2008年版。

[2]何宝梅《秘书定义述评》，《秘书》2006年第9期。

[3]常崇宜的批评见其专论《秘书定义的再探讨》（《秘书》2006年第9期），以及《关于我国秘书职业定义的再探讨》（《成都大学学报》（社会科学版）2007年第1期）；杨树森的批评见其教材《秘书学概论教程》（安徽大学出版社2008年版）。