文书档案范文

导语：如何才能写好一篇文书档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

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关键词:测绘文书档案管理;问题;解决策略

房产测绘文书档案是测绘工作中重要的组成部分，是对测绘工作的一种真实的工作记录，是测绘管理和技术发展中记录的载体，以及促进测绘事业发展进步的重要财富，也是对后人的传承和借鉴提供了宝贵的资料。测绘档案在当前国家经济发展建设中起到了越来越大的作用，从而引起了社会各地区的关注。房产的测绘无疑是和国家的建设工作紧密相连，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1测绘文书档案管理中文在的问题分析

1．1档案管理岗位职责不够明确

文书的工作方向是文案工作的基础，由于测绘单位中，文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工，分别管理的。由于人员方面的交替，会出现由于新老员工交替，导致文文书方面的质量参差不齐，甚至在文书交接方面，会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法，是依靠人工存贮，在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如，长时间的工作让眼睛干涩，造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况，纸张的大小也没有正式的统一，传统的归档纸张是16开，现在的是4开，档案不能整齐装订，中间有散落现象也不会马上察觉。

1．2文书档案管理不够现代化

在测绘的文案管理上，沿袭过去到现在常用的做法，除了当前的用计算机对文案进行存档保存外，其他的存档水平还是需要人工操作，还没有全面的去运用计算机技术去管理和储存，发挥出档案现代化的储存方式［1］。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面，大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会，让计算机更方便的为我们的工作进行编排，传统的管理方式，已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们，几乎每人都有一套房子，那么大的储存量，还用过去的方式去管理，在遇到问题时，不能及时的找出档案，影响员工的工作效率。

1．3组织领导的力度不够，设施也不够完善

由于房产测绘方面以检测生产为中心，文书档案管理方面得不到很好的重视，领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文，当成公文的方式整理归档，对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士，领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式，很少去关心房产测绘方面文书档案的管理，也没有向这方面进行投资，导致没有完善的设施，领导对工作也不够重视，员工积极性不高，反而会阻碍当前经济的发展。

1．4专职业务的工作人员水平问题

就大多数房产公司而言，文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管，档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手，没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业，有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题，导致在员工聘请方面也没有太多的要求，只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职，很少有人学这方面的专业，更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大，对档案的交接工作容易出现问题，导致档案不全。

2解决问题的措施

2．1解决档案本身存在的问题

从测绘文案的材料入手，层层递进，扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习，使双方掌握工作衔接的相关要求，来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等，按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理，保证文案的完整，从而达到文书文案一体化［2］。同时档案管理者要身体例行，熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关，实现档案工作的保值和增值，从而提升档案的质量，以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候，一定要保证档案的完整性，对有些纸张破损，文字不清晰等问题页面，可以进行临摹或者再复印，让交接工作时，不会出现文件的丢失等情况。

2．2提高文书档案的现代化管理水平

对管理水平的提高，是个渐进的过程，要根据单位的实际情况，来制定相关的计划和措施，制定合理的规划，力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法，逐渐改善当前的管理现状，使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时，建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施，从而保证档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作，让文案管理进入现代化水平，传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰，现代化的趋势将会取代传统的方法，在管理方面，现在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文案管理中，不仅能保证文案的安全，也会让管理方面显得更加的轻松。

2．3加强文书档案的管理，完善管理设施加强

对文书档案的管理和宣传工作，加大在人力、物力和财力方面的投入，教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义，还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去，从而解决档案管理人员的知识结构问题，重视和培养年轻的档案管理人员，让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机，然后将这三点全面认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍［3］。还要加大资金的投入，定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中，档案的摆放好比图书馆，虽然有编号和特定的位置，但是空间有限。当有新的资料时，就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉，这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施，就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作，同时，也会使员工在工作中感到轻松，提高整体的工作效率。

2．4提高档案管理人员的整体素质

在合配备专业档案管理人员的基础上，有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划，注重新技术和新知识的相互结合，努力增加新知识注重新的管理方法和技术，努力增加综合素质，提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程，立于现状，吸收个借鉴优秀的档案管理工作，建立全文见归档等相关的档案管理制度［4］。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐，实施了电子文件与纸质文件双向管理，实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会，管理学毕业的人也越来越多，可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘，然后在公司进行专业的工作培训，让他们更加适合文案管理这个位置，把这份工作做到完善。

3总结

从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发，提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因，探讨了解决的方法和措施，给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天，测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用，传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展，必须改进房产测绘文书管理工作，不断地进步，服务于国家的建设，在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。

参考文献

［1］冯清玲．浅谈如何做好房产测绘质量管理［J］．工程技术(全文版)，2016(6):65．

［2］李建珍．浅议房产测绘的技术及质量控制要点［J］．工程技术(引文版)，2016(84):225．

［3］蔡仕忠．浅谈房产测绘技术与测绘质量控制［J］．资源信息与工程，2016(4):122－123．

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【关键词】企业文书；综合管理；档案

一、综合文书档案科学化管理的准则

文书档案管理是档案工作的重点，是档案工作的一个重要组成部分。文书档案，是记录（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件。《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规，以及相关的政策规定、档案业务建设标准等，是文书档案工作必须遵循的规范准则。在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中，必须严格执行相关的法律法规和规章制度。机关无论大小，都会产生文件等各种信息载体，产生时往往是随机的、渐进的，甚至是芜杂的，必须经过一个日积月累的收集过程、一个科学研判的取舍过程、一个规范有序的管理过程，使鲜活的原始记录固化为纸质或电子形式的文书档案，为今后的利用打下坚实的基础。其中，文书整理是形成文书档案的起始环节，对各种门类和载体的档案要严格按照国家规范和标准进行整理，文字档案要符合《归档文件整理规则》，照片档案要符合《照片档案管理规范》，音像档案整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》，各就各位，对号入座，从细节入手，真正确保档案资料的完整性、安全性、规范性。

二、文书档案管理中存在的问题

1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题

文书档案工作是将两个不同的职业综合成一个独特的门类，文书工作与档案管理工作之间既有相互交叉的通性又有各自独特的工作部分。理论的工作当中，应该将两种工作有机结合起来，形成一整套完整的分体式的档案管理系统。但在实际的企业之中，文书管理和档案管理是两个相互独立的系统，实行的是分块管理，这是一种科学有效的管理模式，但是，这种模式在很大程度上拉长了文书工作与档案工作之间的工作长度，常常会导致两种工作在实际应用中无法正常衔接，出现短节的现象。长此以往就会导致文书人员对档案管理意识淡薄，档案人员也很少会考虑到相关的文书工作，致使二者之间在衔接上出现较大的难度。

2.人员偏少，并兼顾其他工作

在一些企业尤其是在农场这种自我经营的环境里，办公室的办公人员一般只配备最多3名专职人员，而档案管理人员是更加的缺乏。于是一些文书档案管理人员一般都由办公室的职员承担，这些工作人员除了要完成自己的本职工作之外，还需要负责办公室的各种文件的收发、电子文件的综合处理、后勤保障、信息传达、各种文书档案的收集等方方面面的工作，工作人员真正投入到档案管理上的时间是十分有限的。这种状况往往就会导致文书档案和资料的收集范围不集中、不明确、收集工作不及时、材料的准确性辨别困难、收集合力不强劲等方面的问题。

3.档案员的培训工作仍需加强

在一些工作单位常常会出现这样的情况一些从事文书档案管理的工作人员不是相关专业毕业的人员，也没有经过专业的培训，关于档案的管理、分类汇总、立卷等知识是一知半解，不得要领，这些工作人员的素质与新时期对档案管理人员的要求相差甚远。一些企业的档案管理人员虽然取得了一定的职业资格证书，但缺少对新型档案管理知识的学习，相关档案管理培训和继续教育学习较为缺乏，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。

三、文书档案科学管理的手段

1.文档一体化

所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理。随着科技的不断进步，文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式，这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态，把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理。这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式。

2.计算机及其网络技术的普及

随着现代信息化技术的不断发展，计算机已经融入到各个行业。以往的工作经验表明，计算机操作管理能够提高文书档案管理工作的质量，同时也能够提高工作效率。企业文书档案的计算机化管理越来越普及，文书从形成、运行，到积累、转换等各个环节，基本上实现了全程计算机化，文件的起草、修改、删减、检索、登记、流转、汇集、统计等进入了无纸化流程。

首先是电子文件的归档与接收，电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录。动态数据信息包括创建、校审、审定、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。

另一方面是电子档案的存储与备份，如文本文件、图形文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

3.建立必要的激励体制

文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发，适当引进激励机制，以提高工作人员的工作积极性。对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励，而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚。

4.加强文书档案的法制建设

任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度，工作措施就难以落实和执行，因此，文书档案管理工作也必须进行法制化建设。必须保障该项工作有法可依，在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准，便于落实责任，追究事故责任和管理漏洞等。现有的文书档案管理工作的法律规范不健全，有明显的漏洞，需要得到有关部门的重视，并进行改革。

四、结束语

综上所述；随着社会经济的快速发展，对于文书档案管理的工作也随之加大了难度。因此，作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式，向现代化的管理模式慢慢地转变，在实际的工作中断创新、不懈努力。提高单位档案管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

参考文献：

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关键词：案卷 档案管理 手段

中图分类号：G271文献标识码：A

一、案卷的价值

过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的价值。

（一）保持文件之间历史联系的重要手段。

文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况，而且赋予了案卷新的使命。

1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。

2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。

3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。

（二）是开发利用档案信息资源的重要基础。

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

1.保护电子文件的利用价值。一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。在数字信息的海洋里，排列顺序不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。

2.提供利用档案信息的重要途径。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

二、改革立卷方法的思考

（一）改革的基本条件。

一是机构、职能明确；二是实施规范化、制度化管理；三是人员素质和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；四是计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。

1.明确案卷概念。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要肯定电子案卷特殊的存在形式。

2.明确组卷规则。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。

目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。因此，在分类方案中，应该以“职能”替代“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。

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文书档案工作又有高度的政治性，又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人，要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先，要理解文书、档案工作的重要性，热爱自己所从事的文书、档案工作。其次，对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识，这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作，是为领导机关和领导同志服务，为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中，具体说，党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策，将要制定、和利用一些公文，而从公文的起草到印刷、发送出机关，都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令，下级反映情况、汇报工作的公文，也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说，党和国家的各顶事业的成就，中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪，并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。

二、遵守纪律，严守秘密

文书档案工作人员处理、管理的公文，许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密，或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范，失去警惕，就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的核心机密，因此，文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的，绝对不说，守口如瓶，不该看的，绝对不看;不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息，与亲戚朋友的交往要适度，要谈吐有止;遵宁纪律，同时也要严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员，同领导同志接触机会比较多，了解的机密也比较多，因此，他们在为机关、为领导同志服务的同时，又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能，也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律，清正廉洁，严守党和国家的机密，以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例，确保国家秘密。

三、精明干练、主动负责

文书档案工作是一项服务性的工作，要严格按照领导机关和领导同志的意图办事，同时还要处理许多事务性的工作。因此，文书档案工作人员应当头脑灵活，思路敏捷，办事利落、迅速而有条理，大事小事，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性，决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作，主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位，文书档案工作人员同时兼任秘书工作，工作任务里，因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。

四、埋头苦干、严谨精细

埋头苦干和严谨精细，是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神，也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作，这些工作往往都很具体、繁杂，每一桩，每一件，不干不行，干好义不容辞，要做好这一工作，就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作，有许多相当细小、零碎的环节，稍一马虎，就会出现这样或那样的纰漏和差错，只有具备严谨精细的工作精神，才能做到周到、圆满。

五、谦虚谨慎

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【摘要题】理论探讨

【关键词】案卷/文书档案/电子文件

【正文】

一、案卷的价值

过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有自己的价值。

（一）是保持文件之间历史联系的重要手段。

文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况，而且赋予了案卷新的使命。

1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。

2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。

3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。

（二）是开发利用档案信息资源的重要基础。

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

1.保护电子文件的利用价值。

众所周知，一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说，“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系，……文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清，甚至完全丧失。”（注：谢伦伯格著：《现代档案——原则与技术》。）

在数字信息的海洋里，排列顺序不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果，但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下，如果脱离了历史联系，电子文件就会像撕碎的照片一样，是历史的真实记录，但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。

2.提供利用档案信息的重要途径。

档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

同时，在电子文件可以直接检索的情况下，电子案卷不仅不会有所防碍，而且还可以通过文件进入案卷，了解相关的情况和事件的原委，实现案卷与卷内文件之间的双向互访，开辟了一条档案信息利用的新途径。

二、改革立卷方法的思考

案卷虽然重要，但传统的立卷方法繁琐复杂，改革势在必行。

（一）改革的基本条件。

近20年来，机关工作水平有了很大的提高。一是机构、职能明确；二是实施规范化、制度化管理；三是人员素质和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；四是计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。同时，《归档文件整理规则》开辟了一条归档文件整理的新路，也为改革立卷方法提供了可借鉴的经验。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”（注：《机关档案工作业务建设规范》。）的基础上，研究文件在不同生命周期的特点和管理规律，制订出既简便易行，又能保持文件之间的历史联系；既适应多媒体发展的需要，又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明确案卷概念。

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要肯定电子案卷特殊的存在形式。

2.明确组卷规则。

案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。

目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。因此，在分类方案中，应该以“职能”替代“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。

3.简化立卷方法。

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1 事业单位文书档案管理工作中的问题

1.1 工作水平有待提升

工作水平有待提升主要是指档案管理人员的工作水平有待提升。众所周知对事业单位的管理工作来说文书档案是其非常重要的一部分，并且可能够对于事业单位的发展和决策的制定起到决定性作用，但是在这一过程中需要注意的是，由于事业单位的档案管理工作不受重视并且人员以及管理方法存在问题，从而使得事业单位文书档案管理工作受到了非常大的制约。除此之外，工作水平有待提升还体现在事业单位文书档案规范化管理教育知识结构越来越落后，并且培训工作也无法跟上工作的实际进度，这导致了文书档案管理无法得到进一步的有效提升。

1.2 重视程度不够

重视程度不够是导致事业单位文书档案管理工作难以进步的重要因素。一般来说在文书档案管理中其最为重要的环节是分类和归档工作。但是随着我国现代化技术的持续发展，不同种类的文件给文书档案管理带来了非常大的挑战。除此之外，重视程度不够还体现在了部分事业单位的档案管理工作无法将文书档案管理的功效发挥出来，也无法使其成为事业单位发展的重要工具。即事业单位无法从思想上提高对文书档案管理工作的认识，与此同时也无法在人员和配置等各个方面加大管理力度。另外，重视程度不够还体现在部分事业单位的档案管理工作并没有结合现代化科学手段，因此无法帮助文书档案管理更加科学规范。

1.3 管理方式陈旧

管理方式陈旧对于事业单位文书档案管理工作的影响是非常深远的。通过对于事业单位文书档案管理的现状进行分析和总结后我们可以发现，当前文书档案管理工作主要存在管理方式陈旧、管理工作不能够引起上级领导重视以及工作人员知识、思想均非常落后，跟不上单位发展所需等方面的问题。除此之外，管理方式陈旧还体现在事业单位档案管理工作由于无法引起上级领导的重视，导致了其整体的管理模式较为落后，不少事业档案管理的工作人员均是一些兼职人员或关系人员。无法提供更加科学的资料管理。以前笔者单位领导对文书档案人员重视程度不够，觉得文书档案工作无关紧要，笔者曾经多次与相关公司沟通试图建立一个档案系统，但需要资金投入，很难得到领导的支持。文书类的相关资料没有专业的人员及系统管理，兼职人员也没有出去学习档案管理的机会，靠自己的摸索去完成文书类的整理，使得文书档案工作不够科学化、规范化。

2 新形势下事业单位文书档案管理工作对策

2.1 坚持以人为本理念

坚持以人为本理念是新形势下事业单位文书档案管理工作的基础和前提。随着国家的进步，“以人为本”的理念被推行到各行各业中，事业单位自身也应当注重充分发挥“以人为本”的理念，并且加大对于事业单位档案管理人员的重视力度。除此之外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位还应当认识到，文书档案管理工作在一线岗位中的重要作用，并且增加与管理人员的沟通交流，从而能够更多了解管理人员的职业规划和心理情绪。另外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位应当注重促使文书档案管理工作受到各科室以及更多领导的认可并且能够在工作中积极配合文书档案管理工作，使管理工作质量得到有效提升同时促使管理人员获得更高的成就感和归属感。

2.2 应用现代化技术

应用结合现代化技术对于新形势下事业单位文书档案管理工作的重要性是不言而喻的。在结合现代化技术的过程中，事业单位的文书档案管理应当结合现代化管理手段，并且注重增强文书档案管理工作的效率和准确性，从而能够构建起新型管理模式同时使管理工作逐渐走向数字化、一体化。除此之外，在结合现代化技术的过程中，事业单位档案管理的进行还应当能够为决策者提供更加科学化的信息资料。并且通过信息化、现代化管理模式将各项工作均统一管理，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作水平的有效提升。

2.3 优化人员配置

优化人员配置是新形势下事业单位文书档案管理工作的核心内容之一。在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重加大人员配置，并且提升管理质量提高管理人员素质。与此同时，健全管理工作激励体制。除此之外，在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重合理的激励能够激发人潜在的动力，这对于提高档案管理的工作质量和队伍素质有至关重要的作用。另外，在优化人员配置的过程中事业单位应当注重进一步完善激励机制，并且按照有关制度严格落实，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作效率的持续提升。

2.4 完善管理制度

完善管理制度是新形势下事业单位文书档案管理工作的重中之重。在完善管理制度的过程中，事业单位还应当注重形成对等的惩罚制度，从而能够使管理人员在获得激励的同时能够更加明确自己的职责。除此之外，在完善管理制度的过程中，为了能够使工作责任感更强并且可以确保管理工作的有序进行，事业单位在完善建立管理机制时，应当充分考虑到管理人员的个人人格和发展等方面的追求，把文书档案管理各方面均纳入到考核评定指标中。另外，在完善管理制度的过程中，事业单位应当注重针对业绩较为突出、工作能力较强等管理人员，给予其优秀的晋升机会并通过物质和精神双重鼓励的方法，使档案管理人员以更加积极的态度面对工作，并且能够以更高的责任感不断提高管理质量。

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1.档案意识薄弱，偏重病案档案

因为长期对于医院文书档案的重要性宣传不到位，相对于病案档案来说，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于文书档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

2.医院文书档案管理不完善、职责不明，无统一标准

医院文书档案一般都存放在行政办公室的综合档案室，而医疗病历档案则由病案室管理，X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不利于综合的开发利用，造成使用效率低下。而且目前医疗行业中没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准。致使各医院文书档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。

3．医院文书档案管理人员专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，主要表现在专业知识不足、知识结构老化或不合理、文化水平低、新知识储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了医院档案管理水平的落后。

4．医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房紧张，导致存放档案的地方十分有限，仅有的档案库房也用于病案档案的存放，这完全不符合档案管理的标准。还有档案管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的前进，仍采用目前的医院文书档案管理方法，不仅人工收集、检索信息效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

二、提高医院文书档案管理水平的方法

1．强化医院文书档案管理意识

加强档案法规学习和宣传力度，提高医院档案管理人员对于医院文书档案管理重要作用的认识。只有重视医院文书档案管理，才能使其与医院业务的拓展保持同步。对于医院文书档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合文书档案管理工作。只有搞好医院文书档案管理才能促进医院整体管理的提高，促进医院医疗服务的提高。

2．规范医院文书档案管理

扎实推进医院文书档案规范化管理进程，建立健全科学的规章制度和管理体系，尽快出台统一的、有针对性的《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，以此来规范医院文书档案管理的每个环节、每道程序，力求做到制度到位，程序明确，检查及时，堵塞漏洞。严格实行文书档案归口管理，严把文书质量关。扎实推进医院文书档案电子化管理进程，提高文书档案的高效化、规范化管理，提供快捷、准确、安全的检索服务。

3.提高医院文书档案管理人员业务水平和素质修养

档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一。因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，定期组织开展有关文书档案管理的培训，定期派员外出进修学习，提升医院文书档案管理和办理人员的综合素质，拓宽知识面，做到对文书档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、销毁等各方面、各环节了如指掌，为档案的完整性和系统性打下良好的基础。全面提高医院文书档案管理人员素质，提高其管理水平，推动医院档案管理水平的整体提升。

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本文首先讲述了大数据的含义及档案管理工作的进行，然后根据它所带来的重大影响，最后简要举出管理工作在大数据环境中的应用等几个方面。

【关键词】

大数据环境；科研院所文书档案；信息化管理

文书档案的信息化管理对于单位，特别是一些科研院校来说，都是一个非常重要的事情，其管理程度的轻重直接关系到该单位档案资料的好与坏。而当下随着互联网的迅猛发展，互联网+时代、数字化时代已经到来，大数据（BigData）更是成为国际性的热点话题和研究方向。而两者的结合到底会带给单位机关何种程度的利益呢？

一、BigData环境和科研院所档案管理

（一）何为大数据环境。大数据，又称为巨量数据。它主要是因为数量浩大、类型复杂等多样数据所组成的多数据体，是在云计算的数据管理与应用形式的基础上，通过数据之间的大众化共享、交叠应用形成的智能资源和服务能力。信息技术的不断发展，人们通过电脑等多方智能设备，产生了大量的数据，其规模与复杂性已远超传统计算工具所能处理的范围，这些对于人们是极其不利的，因为用户不能及时地获取有用且完整的数据信息，而数据化时代的特征便是用数据说话。在如今不断刮起“信息风暴”的时代，人们随时随地便会受到各种数据的“袭击”，有限的思维模式被复杂的碎片化内容“分割”。所以要如何获取完整的、有用的数据信息呢？它需要数据足够的“人性化”，巨量的原始数据只有经过分类整理、加工分析，才能满足不同用户的需求。而处理海量的数据，便需要在大数据环境下的支持。

（二）科研院所文书档案的管理。科研单位的文书资料是对单位中各方面工作信息的真实记载。在农业科研单位中，其科技档案是农科院档案工作中分量比例占最大的构成部分。文书档案直接反映了农业科研机构形成和发展的历史，真实地记录了机构改革、领导决策、问题处理、人动等各方面发展变化，是管理方面极为重要的一部分。做好档案资料的管理工作，对科研院的发展起着重大的推进作用。

二、大数据环境对科研院所文书档案信息化管理的影响

（一）有助于加强科研院所档案资料管理。大数据时代的到来，科技飞速发展的时代也已来临，一些科研院所的开发研究也在不断发展，数据产生的规模和类型也越来越多样化、复杂化，文书档案的管理问题日益严峻。怎么运用现代化技术来加强资料方面的管理，提高科研院所文书档案的利用率，创新科研院所文书档案的存储模式，便成为科研院所管理人员所要面对的重大事件之一，也是各行各业的工作者需进一步讨论的话题。

（二）有助于实现科研院所文书的两化结合。根据云计算的不断发展，信息化技术和互联网技术也在日益更新，其所具有的海量数据处理、数据整理查询、数据存储传送、多种语言翻译等功能，及功能强大的各种科研院所的后台数据库，为科研院所文书档案在BigData环境下实现数字化和网络化的统一结合奠定了良好的基础技术支持。再者，科研院所文书档案实现信息化管理，通过大数据技术的加工处理，又很大程度地增强了数据方面的安全可靠性。

（三）有助于提高科研院所档案管理方式对时展要求的高度适应。BigData时代的快速扩展，当今社会的电脑技术迅猛发展和科研院所研究方向的不断进步，只有加快对科研院所文书档案的信息管理规划，提高科研院所数据资源的信息化与网络化的有机结合，才能更好地使科研院所的工作健康平稳的进行，才能更快速地适应时展的需求，适应我国不断改革创新的战略目标。

三、大数据环境下的应用举例

（一）曙光医疗解决方案。曙光信息产业股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光医疗解决方案”，而这份方案表明大数据对于医疗方面的作用毋庸置疑。曙光医疗开始面对的是“烟囱式”建设现状，即建设标准不统一、信息孤岛——数据共享存在壁垒、峰值建设——资源利用率低、建设周期长无法快速部署等问题，曙光医疗借助大数据和云计算的帮助，成功完成此次医疗数据方面的改革。例如：智慧云助力医疗资源深度整合，大数据提升医疗云核心价值，云计算平台计算及存储支撑，大数据平台助力科学决策及精细化管理，通过便捷的部署、全面的监控、健全的警告形成大数据安全管理平台（XData4s）,解决了大数据内容安全、存储安全、运维安全、访问安全等问题。

（二）WEWATCHSPORTS。在大数据的应用下，一款可追踪全部赛事的APP——RUWT应运而生，这款软件可在IOS、Android系统下，也可在Web环境下的浏览器中运行。RUWT通过高速剖析SPORTS数据流让粉丝们第一时间了解到心心念念的节目信息在某个频道播出，还可以让人们体验到现场投票的刺激感与满足感。RUWT在谷歌电视和TiVo用户中，只是执行了一个调整频道的过程。此应用程序不仅帮助体迷们快速查询到节目信息，而且还可以让体迷们感知现场与电视机前不一样的乐趣。

四、结论

大数据环境下的科研院所文书档案的信息化管理是利用计算机对数据高速运行的处理特点，使院所中的研究人员更快速高效地获得准确而且完整的研究信息，不断提高科学研究的效率性问题，从而也可以实现某些信息的大众化共享，最大限度地扩宽其使用寿命。大数据环境下实现科研院所的文书档案信息化管理给予科学进步的发展前所未有的发展动力与坚强后盾。

作者：刘洋 单位：石河子农业科学研究院

【参考文献】

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【关键词】文书档案 档案管理

一、做好文书档案管理工作的重要性

文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期医疗改革发展中，管好用好文书档案，对医院建设和医疗卫生事业发展起着重要的作用。

1.文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。医院文书档案是医院历史原貌的真实反映，其涉及医院在医疗、教学、科研、管理、公共卫生等各项工作及活动情况，包含医院各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及上级部门对医院各项工作的规范要求和批复文件，为医院各项日常管理及临床科研提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。

2.文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在医院建设中医院文书档案的重要作用也突显出来，如编写医院志史、制度汇编、制作活动展板都离不开医院文书档案的查阅，甚至是某些重要决策也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

二、当前文书档案管理工作中存在的问题

1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重医疗、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。

2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。

3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在医院人才培养中，一般都只重视医疗技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到医院文书档案管理水平的提高。

三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

1. 加强文书档案管理人员专业素质的提高

文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础

公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。

3. 进一步完善文书档案管理制度

档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。

4.如何做好文书档案管理积累工作和细节工作

平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点，是整个文档整理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理，这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作，主要从订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能将文书档案管理工作做好，从而保证文书档案工作的顺利进行。

5. 加快推进文书档案管理信息化和现代化建设

应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用，为开发利用档案信息资源打下坚实基础；②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平；③要加快医院信息网络平台建设，将各类档案信息纳人其中，构建医院信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为医院各部门提供更加便捷优质的服务。

四、结论

文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要提高医院文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合医院文书档案管理工作实际情况的运行模式，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进医院和医疗卫生事业建设又快又好地发展。

参考文献：