企业档案范文

导语：如何才能写好一篇企业档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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论文摘要：在分析我国民营企业档案工作现状的基础上，提出了推进民营企业档案工作全面、健康发展的对策：一是开展心理引导，激发建档热情。二是勇于开拓创新，实现多元服务。三是坚持依法治档，注重监管方式。四是拓展管理范围，推行多元模式。

1正确认识民营企业档案工作的现状

从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。

1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。

从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。

2推进民营企业档案工作全面发展的对策

2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。

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第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

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关键词：新时期；档案管理；科学化

中图分类号：T49

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2012）04-0245-01

1档案管理科学化的重要性

（1）档案管理的科学化，是企业管理的中重要的一环。但在一些单位，容易忽视档案管理的重要性，对档案材料的管理杂乱无序，从而对企业管理决策产生不良的影响。如有的档案仅保存在个人或各个部门，当有人员调动或离职，就容易造成档案信息的断裂；有的档案管理不规范，档案信息没有及时更新，甚至对机密档案没有严格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）档案管理是企业核心资源的管理，完善的档案管理，反映出一个企业科学管理的水平，是企业核心资源可追溯的重要保证，也是企业重要决策来原的主要依据。可以说，档案管理就是对企业重要信息的科学管理。

（3）档案管理是企业历史信息的管理，档案管理做为企业的一项基本工作，是对企业生产、经营、技术等信息的真实记录，也是企业发展历史的积淀，是企业文化的延伸。做为一项基本工作，建立一套适合本企业业务特点、体现公司规范化的档案管理体系，也是企业信息化的管理的前提。

2档案管理工作中存在的问题

（1）对档案管理工作重视不够。虽然在企业发展过程中，档案管理工作必不可少，但因其工作属性的原因，相对其他部门而言还是属于边缘部门，企业资金和人事安排都不尽完善，有的档案管理人员是兼职，有的档案管理人员工作岗位变动频繁，这些都容易造成档案管理出现漏洞，档案资料丢失，机密档案泄密等，无法给企业决策提供必要的信息资源。

（2）档案管理模式落后。在企业档案管理工作中，大多数管理人员没有经过系统的技能培训，只是依帮传带的传统模式来学习档案管理，加上档案管理部门在企业各部门中发言权较少，有的部门不及时将档案整理归纳，或者借阅档案不细致登记，都极易造成档案资料流失。

（3）档案管理科学化水平较低。随着信息技术的迅速发展，档案文件的形式也发生较大的变化。在办公自动化的过程中，电子文档、图片、音像资料等成为档案原始记录资料也越来越多的出现。而因档案管理人员计算机操作技能不足，极易造成电子档案损坏、丢失、泄密、病毒感染等事件出现，如何运用现代技术进行科学化档案管理，提高档案资料的完整性、安全性，对档案管理工作者来讲任重而道远。

3新时期档案管理工作的对策

档案管理工作要跟上时代的发展，就需要不断提高管理人员的专业技能和素质，通过科学的档案管理机制，保障档案管理完整性、连续性、完全性，从而为企业决策和发展提供必要的信息资源。新时期档案管理工作可通过以下两个方面做进一步完善。

3.1外部环境

（1）加强对档案工作法律法规的落实，建设档案管理检查和执法队伍，监督和指导档案管理工作的开展。通过对设立诸如《档案法》的宣传月等手段，使人们认识到档案工作的重要性，以此规范和促进档案工作的开展。

（2）积极开展工作交流。通过对档案管理工作先进单位的学习和交流，促进和完善本单位档案管理工作。通过定期举办地区档案管理工作经验交流会，将档案工作出现的新问题、难题，通过与同行的交流，找到科学的解决方案。

（3）加强业务培训和指导。档案管理的行政部门，通过对企业档案工作的检查，发现档案管理中存在的问题，有针对性的开展技能培训和指导，从而提高档案工作人员的业务能力，使其更科学化、更规范化的做好档案管理。

（4）借力档案中介服务。在档案管理中，企业为了节约管理成本，高效配置人力资源，可以将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理。而档案中介服务，做为一个平台，提供多样化的托管、代管、寄存、整理等服务，通过档案管理资源的优化配置，提供安全的、科学的档案管理，满足企业档案管理的需求。

3.2内部建设

（1）提高档案工作人员的责任意识。在档案管理工作，明确档案管理的重要性，牢固树立效用理念，创造重视档案工作的企业氛围，方便档案收集，积极解决档案工作中遇到的难题，让档案工作人员积极整理、完善档案资料。

（2）构建科学化档案管理体系。档案管理工作，要满足社会、企业发展的需要，需要建设立档案管理可持续发展的科学管理体系，不搞形式，注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，为企业经营决策提供帮助。检查完善档案工作中发现问题，严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。

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一、企业档案和企业文化的关系

企业档案和企业文化在某种层面上具有基本相同的作用，即对于企业的生存与发展起着后盾和保障作用。企业档案以其具体的物质形态而存在，企业文化则以其外在的精神而昭示，二者之间有着一种内存的必然联系。

1.企业档案中的文化因素

档案的本质属性是它的原始记录性，但其内容的实质则是它的文化性质。档案是人类文化的记录者，其中蕴含着丰富的历史文化知识，是人类必需的文化营养和精神财富，是人类文明进步的阶梯。企业档案作为档案的一个门类、一个分支，同样具有这种文化性质。管理也是一种文化，企业档案管理是企业管理的一项基础工作内容，同时也是一种管理文化。企业档案的文化因素从十个基本大类中可以反映出来：如党群工作类档案中的一项重要内容是思想政治工作和精神文明建设，是培育企业精神最基本的文化素材；经营管理类中的产品销售档案，近年来人们更加注重了它的文化内涵，有的商家进一步提出，我们销售的不是产品，而是文化。企业的名牌产品必定是企业最珍贵的档案内容，而名牌产品则与文化有着不解之缘。“可口可乐”的美国文化，“劳斯莱斯”的贵族文化，“阿迪达斯”的运动文化等，都从某个侧面体现了企业档案的文化内涵。

2.企业文化中的档案依托

企业文化实践告诉我们，企业文化作为支配一切管理活动的灵魂，在现代经济大潮中显示着它独具的文化管理魅力，这种文化管理正在形成企业档案的新内容——文化管理档案。企业文化一词的概念虽然兴起于近年，但企业早已有文化内容融入其中了。北京“老字号”的金字招牌具有很高的文化含量：善经营、重质量、讲信誉、重商德，经过多年的文化积淀，已经形成了独具特色和魅力的文化精神财富。这些企业文化财富的传播正是依托在企业档案之中。一个优秀的企业家，不仅要精通专业技术和企业管理，也要精通民族的优秀传统文化。企业文化是现代企业管理的重要组成部分，一个企业从它的创立之初就不断地积累着企业档案，企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中，是企业产生与发展的历史长卷。在建设现代企业文化的过程中，我们不但要积累新的档案资料，更要挖掘积淀在历史档案中的文化瑰宝。如“鞍钢宪法”高度概括了计划经济体制时期企业文化所追求的目标，伴随着这个时期的企业档案，忠实地记录了它的文化特色。建设现代企业文化，不是建筑空中楼阁，必然要对传统企业文化有所扬弃和批判继承。考察既往的企业文化，必须依托于记录了企业文化的企业档案。我国优秀传统文化中的“诚信为本，义利兼顾”、“童叟无欺”、“和气生财”等企业经营文化，早已成为日本等儒家文化圈的国家和地区所采纳；“鞍钢宪法”管理企业的文化思想更为欧美等国家所借鉴。当前，企业在建设自己特有的企业文化过程中，必须反思历史上企业发展的经营之道。江西赣南卷烟厂正是在优秀传统企业文化的基础上，精炼出“一丝一支、精益求精、品牌卓越、顾客满意”的质量方针和“生产围着销售转，销售围着市场转，一切围着质量转”、“让经营户得利，让消费者得实惠”等现代企业特有的经营文化。

二、企业档案在企业文化建设中的重要作用

1.企业档案可作为企业文化建设的历史借鉴和参考

企业档案记述和反映了企业的技术资质、科技成果、专利含量、工艺工法、管理水平、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、人才建设、文化建设、设备配置、技改历程、财务状况、经营现状等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。总之，企业档案记述和反映了企业发展的历史过程。企业文化建设必须立足于本企业的历史和现状，有企业自身的特色，不可能脱离本企业的历史发展搞一种毫无本企业特色的“泛企业文化”。综观企业档案，可以深刻理解本企业特点及历史发展的规律。从整体而言，企业档案对企业文化建设具有历史价值。另一方面，企业文化建设也有一种连续性和继承性。企业档案同样记载了企业文化建设的历史发展，可为当今企业文化建设提供经验和教训，具有较大的历史借鉴作用。

2.企业档案是某些企业文化建设的直接依据

一部分企业文化建设并不直接依据企业档案。如企业参与社会公益事业、进行与企业产品无直接关系的文化活动等。这些企业文化建设常常是企业根据社会、经济环境的不同而灵活采用的。但有一部分企业文化建设与企业档案有着直接的密不可分的联系。如反映企业发展精神的《企业发展史》，宣传企业劳动价值观的《劳模事迹汇编》等，离开企业档案是无法编写的。企业档案记载了企业发展的历史，为企业文化建设提供各种历史线索，可作为某些企业文化建设的直接依据。从这种意义上说，企业档案管理是企业文化基础建设的重要内容之一。

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关键词：企业档案 档案价值 开发利用

一、企业档案的形成

企业档案是对企业经营活动中，所涉及的具有保存价值的相关记录和信息。其中包括经营档案、员工档案、活动档案和财务档案等。企业档案的概念是由国家档案局与国家经委、国家计委于1987年联合的《国营企业档案管理暂行规定》中提出的，企业档案包含企业各项活动信息，通过文字、图像、影像等形式建档保存，方便企业或者国家对企业经营历史进行查阅、参考。

二、企业档案的特点

企业档案的存在形式可以是纸张文件、影像资料、音像文件、电子文档或者是具体实物等。其内容包含了企业的荣誉、会议记录、签署合同、重大事件、会计档案、员工档案、行政档案等。企业档案能够体现出企业历史经营过程中某一阶段的经营状况、财务状况、人员配置情况和重大决策等。企业档案的特点有以下几个方面：

1.信息来源

企业档案信息的来源主要是通过企业经营中日积月累而形成的重要资料结合，企业建立档案的真实目的就是为了记录企业的发展历程，在企业经营中发生的各种事件、各种会议记录、各种决定、财务状况等均保证内容的真实性。

2.档案内容

企业档案建立过程中对企业事件的经过按照企业档案立档标准进行建立，档案标准中对于涉及到的时间、人物、事件名称、地点、数据等要素均有分类记载，这对于日后的查阅起到了引导作用。

3.有效性

企业档案的特点是具有有效的利用价值，对于一些档案随着时间的流逝，档案应用价值消失可对其进行销毁。如，合同、条约等。

4.完整程度

档案是反应企业历史经营事件的重要参考，因此在档案建设过程中就充分的对档案内容进行详细完整的描述，企业档案的利用价值也得以全面发挥。

三、企业档案挖掘与利用的问题

1.企业档案价值体现被动，不突出

企业档案室的存在是企业党政服务体制下的产物，建立初期的主要目的是对企业的政治资料、机要密件等进行妥善保管。随着市场经济的发展，企业档案室的职能并没有随着企业的发展发生变化，档案室管理内容上没有融入企业现代的管理经验，档案室过于形式化，利用价值低。在企业内部各个部门都发生重大改变的同时，档案室依旧没有发生变化，有些企业的档案室因无人问津变得落败。企业档案信息服务也不突出，一些企业的档案室专门保存的珍贵的档案记录，而仅仅在于保存，而不被利用。档案室信息加工能力薄弱，逐渐将被企业淘汰。

2.企业档案利用意识淡薄

企业管理者对于企业档案室的认识只停留在保存企业重要档案资料的地方，但是对于企业档案的利用没有形成强烈的意识。这使得企业档案如同企业历史翻过不再提起，企业管理者却忘记了温故而知新的成语。企业经营在遇到困难和问题的时候，企业经营者往往去参考国内外的资料，而忘记了自身企业的历史档案，由于企业间的具体差异，导致企业经营者判断错误给企业造成较大的损失，如果企业管理者能够意识到企业档案的重要性，根据企业发展中问题形成的原因加以分析解决，那么解决问题的据结果往往会更好。

3.档案资料价值低

企业档案资料价值低主要是因为企业对档案的重视度不高。企业档案资料的内容只注重记录企业的政治活动内容，而忽略了企业经济建设过程的内容；档案资料内容反应企业行政事务的内容往往多于反应企业技术革新与专业研究的内容；档案资料内容表现企业方针政策的内容大于反应企业自身特色的内容。这使得企业档案资料利用价值低。

四、企业档案利用价值的实现

1.配合企业发展主动提供有参考

在新的经济环境下，企业档案的利用要突出其建设性、技术性、特色性、信息性的特点，关注企业发展动态，积极主动引用企业历史档案内容，具有针对性的提供信息服务，提高企业档案利用价值。

2.提高企业档案利用在企业经营管理中的作用

目前，企业在经营管理中没有形成参考企业档案资料的意识，一些企业虽然建立了档案室但是档案利用率非常低。因此，要提高企业对档案的利用意识，完善企业档案信息内容，用档案资料作为参考解决企业经营管理中存在的问题。

3.完善档案管理工作，体现档案价值

档案管理工作的完善对于企业档案利用的实现具有非正常重要的意义。以现代化技术为基础，建立高效的档案利用管理体系，对档案资料分类归档，妥善保存，建立档案快速检索服务，针对档案性质、档案名称、档案归类时间等进行资料梳理，为使用者提供快速查找帮助。

五、结束语

企业档案是企业发展进程中重要的参考，因此，企业档案的建设与管理是每个企业都应加以重视的方面，企业档案对于企业的发展即具有引导左右，又具有警示作用，企业档案就是企业的历史通鉴，企业档案价值的实现要遵循时代的发展，只有识古方能访今，重视过去才能展望未来。

参考文献：

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关键词：存在问题；管理创新；对策

中图分类号: C29文献标识码：A

1 引言

随着办公自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务。

2 管理档案存在的问题

（1）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项考核，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分领导对档案在企业中的重要作用的认识不足，对档案综合管理不够重视，甚至有部分领导还认为档案室就是资料室，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。[1]

（2）档案工作缺乏制度化的管理

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，特别是工程技术档案，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入、更换，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷归档过程中，存在着分类不准确，卷内文件与目录顺序不符，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室都规办公室管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

（3）缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备.但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

3 企业档案管理原则

（1）统一领导，分级管理

企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

（2）维护企业档案的完整与安全

维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部生产经营和各项工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书、图表、声像等原始记录材料，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的完整和安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

（3）便于企业和社会对企业档案的有效利用

企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 [2]

4 企业档案管理创新

（1）要具备现代化的观念

计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。

（2）要有先进的设备和技术

目前，就大多数档案馆特别是基层档案馆来说，先进设备不可能引进。因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们的设备条件，为现代化打下基础，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面的重要任务，一是充分利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才；二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件；三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件、翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的档案管理人员如果不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，在购买和采用现代化设备上，必须以相关人才的调入和培养为前提，因为没有懂技术的相关人才，设备不可能充分发挥作用。另外，购买和引进设行备一定要考虑到本单位的实际，重点搞好基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正充分发挥作用。

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。[3]

5 档案管理对策

（1）加强领导，提高对档案工作重要性的认识

建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，按照档案达标的要求，制定和完善档案管理的整体规划，使企业档案工作顺利进行。

（2）加大对硬件设施的投入，进一步夯实档案工作基础

按照档案管理规定标准，配置足够面积的档案室库房、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。

（3）提高档案管理人员管理水平

加强对管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理人的政策水平和专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”的多素质人才。

6 结束语

档案管理工作是与单位事业同生存、共发展的不可缺少的管理内容，是专业性很强的工作。做好档案工作就是对企业生产经营发展的推进，是企业发展的基础。我们要与时俱进、开拓创新、不断探究，将档案工作广泛、深入、健康、持久地开展下去。

参考文献

[1] 姜淑芬.文书工作与档案管理[专著]，吉林大学出版社,2011

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一、档案信息服务在企业发展中的作用

1.为企业发展决策和制定企业发展计划提供参考依据企业档案中记载着企业自身以及企业各职能部门行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要的事实和大量的工作经验等，同时也记录着企业各个阶段发展的各种重要资料。企业需要借助这些档案去制定政策，对企业进行宏观管理。通过对大量档案的利用和分析，有助于企业对现实工作和未来发展做出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，更好地优化资源配置。

2.业务促进作用所谓业务促进作用是指企业档案在科研、生产等业务活动中所发挥的作用。企业的生产、经营等各种活动都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。企业档案中蕴藏着各项业务活动的宝贵经验，记录着各种技术攻关的方法，记载着企业在生产活动过程中积累的各种技术和工艺上的突出成就，是企业的宝贵财富，能为今后企业的技术创新和科研突破提供参考。中交第二航务工程局(简称中交二航局)在几十年的发展中积累了众多的技术成果和生产工艺，每一次的技术革新和科技进步都离不开企业档案为之提供的相关有效的信息服务。

3.为解决法律纠纷提供重要凭证这是指企业档案在解决争端、处理各种案件活动中所发挥的证据作用。企业在生存与发展过程中不可避免地面临着各种各样由于协作或竞争而产生的矛盾和纠纷，企业档案如经营合同档案、技术合同档案、专利档案等等为解决各类纠纷提供了可靠的证据，企业档案的法律证据性是任何一个国家的法律均予以认可的。中交二航局的合同部在处理诉讼纠纷的时候，也常常需要借用与案件相关的档案材料作为法律凭证，因此档案在解决企业各类法律纠纷过程中起着重要的作用。

4.企业发展和宣传企业文化的重要素材企业档案是企业所创造的宝贵的精神文化财富，它记录着企业昨天的艰辛、今天的辉煌以及明天的希望，企业档案本身就蕴涵着一种企业文化，是企业文化的重要组成部分。同时，企业档案是企业文化建设的基础和重要依据，为企业文化的发展提供重要的参考和借鉴。在企业文化建设过程中总是希望从档案信息中提取一定的精华，或者举办各种形式的企业档案展览，比如展示企业的老照片等等，以此教育和感染员工，提升员工的荣誉感和团队意识。因此，企业档案在企业文化宣传方面具有重要作用。

二、我国企业档案信息化和信息服务的现状与存在的问题

近几年，我国各大国企充分认识到了档案信息化的重要性，不断提高档案信息化水平，经过努力，我国大型企业的档案信息化水平有了明显提高。但从总体上看，仍然存在诸多问题。

1.档案信息化水平较低，档案信息服务停留在初级阶段网络和信息技术改变着人们的生活方式、工作方式，极大地引导着信息需求。信息利用者利用网络和计算机获取信息资源，成为今后信息服务的一种重要方式，这对档案信息的管理和服务水平也提出了更高的要求。但目前来看，档案信息技术现状相对落后，很多企业还没有实现档案信息化管理，大部分企业的档案信息化工作也仅仅停留在档案信息输入和查询阶段，利用者无法从网络平台获取需要的信息。此外，相当多的档案部门可用于进行信息处理与传输的技术装备条件还很差，用于支撑档案信息网上全文查询的平台技术也很少能实现，这一切构成了档案信息化的直接障碍。

2.档案信息化程度参差不齐，信息共享不充分例如，中交二航局是一个国有大型施工企业，旗下有二十多家分子公司，公司较早就开始实施档案信息化管理，并建立了统一的档案管理系统和网络平台。但在实际工作中，各单位档案管理相对独立，业务往来较少，加上很多分子公司档案信息化建设落后，使得档案信息不能充分共享、充分利用。我国许多大型企业集团都存在这样的问题，总部档案管理信息化水平较高，而分子公司相对落后，各单位之间缺乏协调与交流，使整个企业的档案信息服务水平差距较大。

3.信息资源基础薄弱，信息服务效率低有的企业缺乏专门的档案信息资源管理机构，管理队伍配备不齐全，信息采集单一，档案信息编研能力差。多数企业档案信息的开发还停留在简单介绍、汇编、保管、查阅等阶段，有的企业档案部门很少进行档案编研、检索和信息开发等工作，综合性和专题性的档案编研材料微乎其微。档案部门服务方式跟不上时代的发展，档案上网质量不高，信息的二次利用差，资源开发不够，这一切导致在提供档案信息服务时，信息内容不全面，传输渠道不畅通，信息加工处理不当等问题。企业档案管理人员必须担负起信息时代赋予的使命，与时俱进、广学博采，接纳多方面信息，提高网络利用和档案资源开发运用技能。

4.档案管理人员的素质无法跟上信息化发展的步伐科学技术的发展大大加快了档案工作现代化的进程，从而对管理者的知识结构和能力提出了全新的要求。随着计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化将深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，信息技术知识将成为每一个档案人员知识构成的必备要素。而我国大型企业的档案管理人员大多年龄偏大，他们已经习惯于传统的档案管理方式，不善于运用计算机和网络，同时很多企业只设有兼职档案人员，他们缺乏档案管理的专业知识和技能，很难胜任当今信息时代的档案管理工作。

三、加强信息化建设，提高档案信息服务水平的对策和途径

1.加快软硬件建设，开发现有信息资源信息时代，信息技术日新月异，硬件资源每隔一段时间就会升级换代。没有这些工具的支持，或者说有了相应的技术支持和硬件支持，却没有有效地加以把握和运用，企业档案工作就难以走上信息高速公路。随着企业档案信息数量的剧增，人们越来越需要采用先进的信息技术实现信息资源的全方位、多层次、多功能的现代化开发。所以，计算机技术及其配套技术、设施必须跟上，以满足信息化的基本要求。要继承和发扬原有的档案信息开发思想和方法，对现有的档案信息进行全面开发，如分类检索拷贝、按类储存、网络传递等，通过各种先进手段为企业提供良好的档案信息服务。

2.准确定位，将档案信息化纳入企业信息化发展战略在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息以及科学有效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，从而促使企业信息化建设迈上一个新台阶，使企业具有更强劲的实力生存于市场经济之中。因此，各大型企业应把档案信息化纳入企业信息化发展战略。中交二航局领导高度重视企业信息化建设，紧紧围绕企业发展总体战略和主营业务，制定公司信息化总体规划，确立信息化在企业发展中的战略地位。在制定信息化发展过程中，把档案信息化管理纳入企业信息化总体规划。档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程，在制定企业档案管理信息化规划时，要从实际出发，既要全面系统又要有所侧重，在充分运用先进信息技术的同时，档案管理要做到分类科学、排列有序、利用方便、信息共享，最终实现档案管理与企业整体信息化建设同步开展、同步发挥作用。

3.建立统一标准，形成统一的档案管理系统和网络平台对于大型企业集团来说，公司上下级之间、各个分子公司之间使用统一的档案管理系统软件，建立相应的数据规格标准和统一的数据管理，是实现集团档案信息化的重要途径，也是提供良好的档案信息服务的保障。如果各公司的档案管理系统不一致，数据规范标准不统一，那就无法实现整个集团公司档案信息的共享，各公司之间也不能充分利用档案信息资源。中交二航局在2011年上线了新的档案管理系统，该系统由公司总部统一部署，从公司总部到分子公司再到各个项目部全部使用这套系统，从而形成了全公司统一的档案管理平台。同时，该系统由BS端和CS端两部分组成，档案人员通过业务管理系统操作功能处理档案业务，员工可以通过网页端来查阅、借阅、利用档案信息资源。只要公司的档案进行了信息化处理，上传到档案管理系统中，公司的员工就能查询、利用；同时该档案管理系统与公司OA系统对接，可直接在线归档、处理公文。统一通用的档案管理系统大大提高了档案信息化水平和档案信息服务的能力。

4.提供多样化的服务方式在企业开展信息化之前，企业档案部门的服务受档案管理场所的局限，利用者需到档案室才能获得服务，并且以手工操作方式为主。在信息化环境下，信息利用是开放的，利用者可以在任何一个地点，通过计算机终端联网的方式查找所需信息。传统档案室提供给读者的是印刷型信息，要求利用者进行顺序、线性阅览和检索，而网络则可以提供用户非顺序的、随机的、网状阅览和检索，即超文本阅览，如WWW检索等。中交二航局的“员工综合管理系统”中有一个模块就是档案管理，在这个平台上只要是单位员工以自己的账号和密码登录就能查询到所需的档案信息，既方便又安全。此外，还可以提供网络咨询、建立企业数字档案馆等服务方式，以满足企业对档案信息的利用需求。

5.加强档案编研工作，增强开发利用企业档案信息的主动性一是编制好各类检索工具，这对提高调卷效率十分重要；二是开展咨询服务，及时做好记录工作，以便日后利用，使企业档案信息开发利用工作向纵深方向发展；三是深层次加工企业档案信息，主动有效提供档案信息服务；四是注重收集反馈信息，避免档案信息开发的盲目性，增强档案信息输出的准确性；五是积极主动提供档案信息服务，采取分发各类档案目录，进行电话调卷与咨询，传真查阅、开架阅览，编写和分发全宗指南等资料介绍库藏档案内容与成分等方式，为企业的各项管理工作提供便利。企业档案部门要在总结以往经验的基础上，根据企业经营管理的新要求和自身馆藏特点编纂出实用有效的编研材料，为企业发展提供高效服务。

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1 企业档案利用工作的重要性

企业档案部门不同于公共档案馆和专业档案馆，虽然一定程度上具有这些档案馆的某些共同特性，如存史功能等，但是作为企业档案部门，其生存的根本动力主要体现在它对整个企业经济发展的基本保障力和积极推动力。

1、为企业管理的决策提供可靠依据。在一切工作中，决策正确是其成功的根本保证，要做到这一点，必须掌握大量的科学依据。企业领导层可以通过档案了解企业一系列重大事件，了解企业的历史与现状，总结经验、吸取教训，遵循发展规律，扬长避短，掌握当前企业经济发展的趋向，指定出符合市场经济规律的企业发展政策与措施，使企业适应新时期的发展少走弯路。

2、是提升企业核心竞争力的重要保障。企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。从近两年一些企业档案利用效果抽样数据来看，档案部门主要围绕企业的招标、投标、联营以及科技开发、专利申请、成果转让、设施改造等外向型经济活动进行企业档案的挖掘和开发利用。档案信息在传递过程中所发挥出的资质信誉作用、知识载体作用、化解危机作用、产品服务作用等事例显著增多，从“质”的层面上逐步揭示着档案与企业科技要素、经营管理要素、生产要素直接结合的资本作用取向。由此可见，档案利用作用的供需视点正在由传统的辅助参与、史料借鉴方面向参与经营、价值交换方面转变。

3、为企业文化建设服务。企业档案不仅是一种信息资源，也是一种文化资源，是企业在生产经营过程中形成的管理思想、经营理念、行为规范和企业精神的综合，是企业宝贵的无形资产，渗透于企业的各项经营管理活动中。企业档案为企业文化建设提供了大量的历史文献，是企业文化建设的历史借鉴和参考，对企业文化建设起着宣传推广和支撑作用。

4、为科学研究服务。由于种种原因，我国各级国家综合档案馆保存的档案绝大多数是党政管理档案。一些专业、专门档案馆保存了一些科技档案和专门档案，虽然这些馆藏中不乏反映国家经济发展的规划、政策、法规等宏观信息，但是反映我国社会经济发展的很多生动的、丰富的微观信息却大量地、分散地保存在各类企业档案机构中。一些学者、新闻媒体或感兴趣的公民对获得反映经济活动的档案抱有一定的期望。这种情况在国外也很常见。我们从维也纳第15届国际档案大会国际档案理事会企业与劳工档案委员会提交的研究报告中可以看到类似的需求。如德国一些地区设立了区域性经济档案馆，将本区域企业档案集中在一起进行专业化方式管理，有效保存区域经济发展的历史，同时为利用这些档案提供了便利。

2 目前企业档案利用中存在的问题

1、某些企业的领导对档案工作认识不足、重视不够。由于档案意识较为薄弱，使得企业的档案管理工作很多还依然停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的较低水平，忽视了企业档案信息资源的开发和利用工作。一些企业在进行经营管理重大决策时，决策层甚至没有想到要去查一查文件、档案，分析和研究过去企业在遇到类似问题时是怎样决策和处理的。一些企业无视已有的知识宝库，不吸取前人和他人的成功经验和失败教训，走了很多冤枉路，浪费了宝贵的时间，甚至造成了重大的经济损失。许多珍贵的、有很高利用价值的档案资源被常年闲置，无法发挥它们应有的职能和作用。

2、某些企业馆（室）藏档案结构较为单一，内容不够丰富多样。由于企业档案人员管理工作的不科学、不规范，归档制度不够健全以及缺乏“以用户为中心”的服务理念，企业档案人员普遍对党政部门和财务会计部门形成的档案收集的较为齐全，而对于生产科研部门形成的科研和技术档案等却收集不完整，使得某些具有较高保存价值的档案信息未能及时收集和归档，影响了企业档案信息资源开发和利用。

3、档案信息管理模式实效不高。有不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设根本目的没有长远的认识，甚至认为只要把文件目录库、全文库建立起来，就是数字档案馆。忽视档案信息资源的开发利用，造成档案信息化效益低下，投入大量的人力、设备后，只带来了由纸质文件转变为电子文件这个改变而已，企业档案的深层次加工工作较为滞后，使企业档案的作用无法正常发挥，进而影响到企业档案工作的发展。

3 加强企业档案利用工作的对策

1、明确利用工作地位，建立健全利用工作制度。企业分管档案工作的各级领导，应高度重视企业档案信息资源的开发和利用工作。要在人力、物力、财力等方面向档案开发和利用工作倾斜和支持。企业档案工作者，应立足本职勇于创新和改革，破除“重管理、轻利用”的思想，克服“无所作为”、“不求进取”的消极认识，从而真正为企业生产和经济发展起到引导和服务的作用。企业档案部门要建立档案信息利用的预测制度。通过对企业档案信息资源的开发和利用可行性的预测和分析，掌握企业领导和相关部门对企业档案信息资源的需求和动向，建立需求信息预测网络，有针对性地进行企业档案信息的收集、汇总和分析。同时，也应经常对企业档案的利用信息反馈，明确企业档案工作每一个阶段的利用重点，有针对性开展工作。

2、采取现代科学手段，最大限度满足企业对档案信息资源的需求。一是通过信息检索，实现企业档案信息资源的利用。企业档案部门可根据馆（室）藏情况及用户需要，编制不同的检索工具，准确揭示企业馆（室）藏档案的内容，用户可利用检索工具方便、快捷地查找有关的企业档案信息。二是建立信息交流平台，及时准确地传递信息。可利用信息网络，将企业档案信息及时交流传递，实现档案 资源共享。但要注意在严格保守企业机密的情况下，确保信息交流的适度性。三是开展信息咨询。以企业档案信息为基础，向利用者推荐使用并解答相关问题。

3、要深层次开发和利用档案信息资源。传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需信息。而要深层次利用档案信息，服务目的需从为用户提供档案转变为为用户提供知识。可以利用现代信息技术将分散、杂乱的原始信息进行处理，抽取知识单元，将其编成集中而有序的信息，并准备随时为利用者输出；可以建立健全企业档案信息的宣传报道体系，将馆（室）藏档案信息的内容特征、形势特征及其他情况告之于利用者，促进和指导利用者更加充分和有效地利用企业档案信息；可以采用定性与定量相结合的方法，对现有的档案信息进行归纳整理、分析，作出综合叙述、评价建议，以此来预测企业发展的动向和趋势的开发活动。

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档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值,挑选出有价值的档案交档案机构保存,剔除无保存价值的档案予以销毁。企业档案价值鉴定工作的目的，是通过价值鉴定来精简档案，保管有保存价值的档案，减少不必要的人力、物力、财力的浪费，使有价值的档案更好地为经济利益服务。

一、目前企业档案鉴定工作中存在的问题

1.档案只鉴不毁。这是企业档案工作中存在的普遍现象，每年档案人员都在进行档案收集和价值鉴定工作，但是，档案除了被按照永久、长期、短期划分期限外，对于到期档案并没有实行复审或销毁，积存现象呈上升趋势。

2.价值判定各自为政。不同时期，不同鉴定人员对档案价值划分差异悬殊，同种性质文件往往被划分不同种价值；对归档范围与不归档范围的理解出入较大。不归档范围文件经常被尊为档案优待，造成良莠不分、鱼龙混杂。

3.期限划分不适合所有门类档案。科技档案中建设项目工程档案由于一个项目工程内容的成套性和相关性较强，对其进行不同期限划分，一旦把到期档案销毁，将打破其完整性和连续性，可操作性不强，并浪费档案员大量的时间和精力。

4.重复件较多。重复件是企业的通病，文件在制作过程中，疏于管理；在入库过程中，疏于把关，尤其以文书档案居多。

5.文件汇集堆积严重。企业文件汇集作为只供参考的文件资料多为不归档来文，虽然文件汇集一般不列入档案的范畴，但文件汇集也被存放于档案库房，且堆积严重，企业没有及时通过鉴定工作来妥善处理或销毁，那些时效性已过的文件汇集不仅日久尘封，无人问津，且长期占用库房，浪费资源。

6.未开展除会计档案外各门类档案鉴定销毁工作。企业成立了档案鉴定委员会和档案鉴定销毁领导小组，但这项工作一般只针对到期会计档案展开，除此，并无组织或开展过其他门类到期或无继续保存价值档案、资料的鉴定、销毁工作。

二、 主要原因

1.重整理轻管理。受传统观念影响，企业档案工作普遍被认为是对文件资料的整理和保管，档案员整天在浩瀚的文件海洋，默默地从事整理工作，难以拓展档案工作的其他各项管理内容，影响了企业档案管理工作的总体需求。

2.档案工作队伍不稳定，缺乏鉴定人才。企业档案工作队伍不稳定，缺乏鉴定人才是造成价值判定各自为政的主要原因，而档案工作队伍不稳定又受到三方面的影响。一是企业对档案工作认识不足。过去，由于企业档案工作的封闭性、单一性，决定了企业对档案工作的态度，频繁变动工作人员，给档案工作带来一定的负面影响。随着科技发展，电子文件应运而生，企业认为档案工作被注入了新的科技含量，似乎又可以减轻档案员的工作负担，企业没有充分认识到，科技的运用不仅不会减轻档案员的工作量，而且还对档案员的工作提出了一个更新更高的要求。目前档案的管理还无法消灭纸质文件，纸质与电子文件双轨运作已成为档案工作的新组合。因此，合理的人员配备应是企业需要考虑的关键因素。二是档案工作岗位定性差异悬殊。长期以来，档案工作被定为“辅助工作”，还有一些企业将其定性为非管理岗位，这种定性的随意性和模糊性，大大影响了档案员的积极性。三是档案员自身对档案工作缺乏活力和自信心。

3.唯老唯旧说。企业档案工作习惯于灌输老的旧的不去碰的思想，习惯于沿用以前就是这样搞下来的说法，工作思路和工作方法没有创新，工作有畏难情绪。

4.弹性原则把握失衡。保存从宽、销毁从严的指导思想，使企业对到期失效档案资料的鉴定销毁态度过度慎重，保存从宽宽到十年几十年，销毁从严严到不动不碰，这显然是对弹性原则把握失衡，必将造成档案资料堆积现象。

5.无正确权衡效益标准。档案保存价值鉴定工作效益标准明确指出，当档案发挥作用所带来的效益，超出因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。换言之，就是保存档案的费用应小于或等于档案发挥作用带来的效益。

6.内部管理不严。企业内部管理疏忽，对文件的形成、收集、甄别到转换成档案的过程把关不严，这是造成重件和档案质量不高的早期原因。

7.执法、宣传力度不够，企业员工档案意识薄弱。表面看这似乎与档案价值鉴定工作无直接的关系，但是执法、宣传力度不够，企业员工档案意识薄弱，必将影响到内部管理机制运作的不顺畅，从而降低档案工作的整体水平。

8.保管期限表不够完善。以文书档案为例，目前使用的保管期限表还是1987年由国家档案局的。保管期限分永久、长期和短期，长期为16年--50年，弹性空间过大。比如，每年的民主评议党员材料相当多，虽为长期保存，但利用几乎为零，并没有发挥出档案应有的价值。故保管期限表应有所修改和完善。

三、几项对策

1.建立企业档案价值鉴定工作管理体制。实行专人负责制，负责对到期或无继续保存价值档案的鉴定销毁工作，负责起草档案鉴定工作计划，拟定、提出档案鉴定销毁意见和具体实施方法，并提交企业档案鉴定工作委员会或档案工作主管部门领导审批。

2.定期组织开展各门类档案、资料价值鉴定工作。企业各门类档案数量庞杂，鉴定工作必须分期分批分量进行，这样才不会影响其他各项工作的正常开展。将各门类档案、资料的鉴定工作制定一个鉴定工作循环周期，周期长短视企业自身情况而定。一次只鉴定一种档案、资料，这样可以保证精力和鉴定专业知识相对集中；将明显无查考价值档案、资料先行鉴定销毁；将把握性不大的档案资料另行登记、造册和放置，等三到五年后再销毁，如果条件允许，可在销毁前做缩微备份。

3.积极培养鉴定人才，提高人员素质。档案价值鉴定工作的好坏、质量的高低最主要取决于鉴定人员的专业水平和工作责任心，因此，注重和培养高素质的鉴定人才是企业档案管理工作中的重点，可采取参加培训班、交流经验会以及参观学习等方法。同时，还要提高鉴定人员的政治、文化、思想等各方面综合素质。

4.加强内部管理。加强业务指导，提高文秘、文书人员的工作质量，严把档案质量关，最大限度杜绝和控制不规范文件的形成、不归档文件的流入，从源头上减少影响档案质量的早期不利因素。同时，文件汇集不入库，可分留于各个部门自行参考。

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1构建企业档案知识管理的原则

1.1资源集成原则。从档案管理来看，数字化、网络环境下，须对文件进行前端控制、全过程管理，即实行文件、档案一体化管理、集成管理。从知识管理来看，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。“档案知识管理系统”应实现以文件、档案为核心组织的全部信息、知识资源集成。

1.2功能集成原则。“档案知识管理”既是以知识管理为导向的档案管理，又是以档案管理为基础的知识管理。“档案知识管理”系统应集成档案管理功能与知识管理功能，确保文件的真实性、完整性与可靠性，确保档案的凭证价值、保存价值与长远价值，并确保知识被有效地积累、组织、评价、传递、共享与应用。

1.3系统集成原则。作为一种思想理念，知识管理应该体现于企业的各项业务活动之中，融合于员工的各种工作行为之中，成为员工基本的工作方法和思维方式，为顾客提供知识产品或服务，实现知识的价值。为了使档案管理、知识管理与业务流程紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。

2企业档案知识管理系统的实现

2.1档案知识资源管理应用系统IT平台的构建方案。随着企业OA的发展，传统的档案管理操作平台已经不能满足企业发展的需要，因此，档案知识资源管理应用系统IT平台的构建迫在眉睫。档案管理部门首先应建立应用B/S结构设计，能够随时随地用游览器访问应用系统平台。其次，将应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统等；保证领导和员工通过应用功能前端平台访问和利用知识资源。最后，考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，知识资源很多来源于数据、信息型档案，故采用关系型数据库作为资源库；知识资源管理平台采用J2EE架构设计，具有跨平台特性、很强的扩展性和功能模块的可重复利用。

2.2档案知识资源管理系统的安全与维护。根据企业的地区分布，档案管理部门在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器。总部设立总的应用系统服务器，各服务器之间设立VPN连接；在应用系统中，对知识资源分层级设立安全访问权限；对应用系统的登录，设立密码检验；针对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。

2.3档案知识资源管理的制度化建设。档案管理部门首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。其次，用制度形式确定专业人员、专家、管理人员的职责和权益。最后，建立员工参与学习和工作应用知识资源的激励措施、员工参与贡献知识的奖励措施和访问权限的审核制度。

3企业档案知识管理的评价方法

3.1利润是企业档案知识管理评价的基本方法。随着市场竞争的日趋激烈，企业若不以利润作为绩效评价体系的核心，必然会使企业经营方向发生偏离，生存和发展的能力受到损害。利润作为企业档案知识管理评价的核心，档案知识管理就是为了企业获取更大的利润。根据档案具有的情报、参考、凭证等功能，企业可以产生情报效益、参考效益和凭证效益。