档案信息化范文

导语：如何才能写好一篇档案信息化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

    论文摘要摘要:档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。

    在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

    一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。

    档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?

    档案信息化应遵循以下三个原则摘要:

    1、规范性原则摘要:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如摘要:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。

篇2

关键词：企业信息化 档案管理

在今天高速发展的信息化社会，信息化建设已成为档案管理的必然趋势和唯一选择。对于当今的中小企业来说实现档案信息系统化，是体现档案管理系统功能的基础和手段。档案信息化是需要多种专业人才相互配合，多部门相互协作的系统工程，所以协调组织中各专业人员加以科学的管理和决策，是十分必要的。如企业落实档案信息化可以实现档案信息的数字化和网络化；进而实现档案信息保管、存储、查阅和借用的一体化，使档案资源利用最大化。随着企业的高速发展，档案管理往往因为档案数据冗余、保管条件不佳、档案查找效率低、管理人员知识单一等问题成为木桶效应的短板。要想解决这个短板就必须走实现档案管理信息化这条路。

1 现阶段中小企业在信息化进程中存在的不足

1.1 对档案管理信息化建设的认知水平和推行动力的缺失 当今各中小企业中档案管理工作很多还停留在手工录入、检索、借阅，认为档案登记不再是以前的纸质的账本而是登记在电脑中就是信息化。但是这样依然会存在登记、录入、检索借用过程较慢，电脑中保存的信息量较小，非档案管理人员无法利用等不足，加之档案管理人员知识结构单一，对档案信息化建设缺乏正确的理解，往往会造成档案利用率过低，对现有档案资源开发利用不足等缺点。

1.2 信息化进程程度不足 信息化建设乃至云办公是企业的发展方向和必经之路，但很多企业信息化进程的不足导致很多档案无法实现电子文档化，很多陈旧的档案随着时间的推移而破损。就算实现档案电子化也需要加以镜像备份、杀毒、加密等软硬件的辅助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件损坏等情况档案安全会遭受严重的威胁。

1.3 档案管理标准、制度及规范的不足 档案管理信

息化的前提是档案管理的标准化和规范化。但现实的情况往往是计算机硬件型号老旧或参差不齐，软件通用性和实用性不佳很难与其他大型软件系统兼容。档案规范制定的不足或档案编码的不完善导致档案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之没有后续信息技术的投入和支持久而久之会形成信息化孤岛现象。

1.4 档案管理人才的缺失 凡是与管理二字相关的都离不开人才，在档案管理中也是以人才为中心。在档案信息化的实施中需要既懂档案管理又懂信息化的复合型人才。现如今的普遍现象是单一的操作人员居多而懂得系统维护和代码编写的复合型人才匮乏，这使得人才成为档案管理信息化建设的瓶颈。

2 实现档案管理信息化必须从以下几个方面着手

2.1 加强对档案管理部门的硬件建设 计算机具有运算速度快，精确度高和逻辑判断能力强等特点，在档案的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作计算机的运用有无可比拟的优势。要想快、准、全地使用借阅档案信息就要在硬软件上增加投入，实现档案部门的计算机全覆盖，为档案管理实现信息化提供必要的硬件保障。上线软件可对档案自动编目、档案检索、档案存储、档案业务管理以及文档一体化管理等工作职能实施信息化。

2.2 加强档案电子化信息资源建设 档案信息电子化就是用计算机对企业内各种档案文献进行收集、筛选、加工和整理，使之转化为电子信息供人们利用。随着档案数量的增加和档案存放时间的增长，档案存在自然老化和人为损害等难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储和光盘存储，不仅解决档案信息存储难的问题还能提高档案工作效率。在档案软件使用方面，如果档案软件缺乏通用性。档案部门使用的软件互通性不佳，不便于文件检索和档案信息管理，就不能利用计算机来完成信息管理工作，这将会极大地制约档案信息电子化的进程。

2.3 加强档案数据库建设 很多企业还没有意识去建立一个电子档案系统来管理日益增多的档案，当前企业的档案信息系统和网络建设一般多有规范性、开发性、共享性较差这几个特点，不能适应档案信息资源共享的需求，需要加强档案目录数据库建设，开发档案管理系统，在编制档案的机读目录的同时也可引进条形码编制等辅助系统来加强档案文件的保存。

2.4 创新档案管理制度 制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程，明确电子档案工作环节和步骤。制定必要的安全措施，对已电子化的档案实行加密和备份，确保电子档案的安全性与完整性。

2.5 加强档案信息化人才的培养 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。实现档案信息化意味着档案的归档、检索、信息传递和利用都是在计算机上完成的。这就要求档案管理人员不仅要完成电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。相应的培训部门应有计划地对档案管理人员进行信息化培训，从而不断提高他们的工作技能。对于档案管理人员应强化信息化意识，积极参与信息化培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，才能满足信息化发展对档案工作的需求。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是当今世界和社会发展的大趋势。档案部门应在此项工作加大投入，加强档案信息化的利用，为企业的生产建设提供理想的信息共享和利用环境。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。

参考文献：

[1]袁大方.档案管理信息化建设中的若干问题探讨.科技创新导报，2008.5.

篇3

摘要:档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化――新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。

关键词:档案管理信息化;档案信息化建设;问题;原则;策略

1究竟什么是档案信息化？

什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

2当前档案信息化管理面临的问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

2.1 面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

2.2 面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

2.3 技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2.4 人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

3档案信息化应遵循的原则

3.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

3.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3.3 效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，考虑馆藏档案的利用率。特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

4 推进档案信息化的建设策略

4.1 建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

4.2 完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

4.3 提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆(室)只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献

篇4

【关键词】档案管理；建设；增强措施

【中图分类号】G271

【文献标识码】A

【文章编号】1672-5158（2012）12-0377-01

一、档案信息化建设的必要性

1、档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。

2、档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。

3、档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信鼠时代，信鼠消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。

二、更新观念。增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

三、加快硬件设施建设。实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

1、建立规范的管理机制。

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

2、创新档案管理制度。

档案案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。（1）是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，（2）是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

3、统一档案管理标准。

标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞―套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

4、建设复合型的管理队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

5、提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

篇5

关键词：档案信息化实践 档案工作创新研究

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2013）11-0026-02

随着社会的发展，信息时代的来临，一些国家开始进行档案信息化建设，从而有效提高档案的作用。我国对于这方面有着高瞻远瞩的眼光，早在2000年，我国国家档案局以及中央档案馆已经开始落实档案信息化建设，并颁发了一系列的通告。然而，该工作并没有得到相关重视，我国很多地方的档案馆依然没有完全实现信息化管理，一些地方沿用传统的档案管理中，同时还存在一些漏洞，更不用说档案管理工作的创新了。

档案记录是对历史事件进行详细的记录，同时也可以给未来发展提供借鉴和依据。因此，对档案进行有效、快速的管理工作，能够有效保证档案的完整性，对现代社会来讲有着非常重要的借鉴作用。从档案中的历史事件进行学习，吸收相应的经验教训，才能更有效的避免发展过程中出现相类似的问题。在档案管理的过程中，利用率较高的档案被称为活档案，利用率较少的档案则称之为死档案。活档案和死档案的分类和管理非常重要，这就需要利用信息化对档案进行管理，本文主要对档案信息化实践与创新方面进行研究，并提出合理的建议。

一、充分认识到档案信息化建设的重要性分析

1.充分认识到档案信息化的重要性，改善档案管理工作

对档案进行信息化管理，可以对档案进行及时的管理和查询，利用计算机设备，对要查询的档案进行关键字输入，即可进行档案的查询。这便是档案信息化的便捷性。与传统的档案管理相比，该方法具有高速、方便等优点，且可以广泛应用在各个地方的管理当中，从而实现档案信息化管理。

2.符合形势发展的需求

迈入21世纪信息全球化的时代，档案信息化与数字化变得越来越重要，利用档案信息化和数字化，能够对档案进行及时有效的管理，并为档案工作的创新奠定基础。档案是对一个时期的工作、历史进行记录和管理，可以说是一个时代的缩影，利用档案，可以引导着下一代人继续前行。在众多档案当中，如果未能对档案进行及时有效的管理，就会造成档案混乱，查询困难，导致档案难以进行运用。使用传统的档案管理方式，倘若出现查询人员较多的情况，则容易导致查询混乱的现象。档案管理人员要不停地搬动档案文件，从而容易造成档案文件的损坏或缺失，并严重拖慢了档案查询的速度。

3.企业现代管理的需求

档案信息化管理是现代企业管理的需求之一。随着社会的不断发展，企业的竞争变得越来越激烈。在一些决策当中，需要对档案进行回顾性分析。这就需要对档案进行及时的查找，将找出的相关文档进行回顾性分析，从而做出决定。这样一来就非常注重时效性，实现档案的信息化建设，决策人员就可以足不出户进行档案查找。举个例子，当决策人员需要查找关于2003年会计部的档案文件时，可以让秘书在档案资料库中输入“2003”，“会计部”，“X X”内容的关键词，就能够在0. 2秒之内查找完毕，并根据电脑上的提示，将查找得到的文件按照相关编号到档案室当中领取，从而提高档案翻阅的便捷性。

二、档案信息化实践内容分析

1.建立档案数据库

以某地方为例，关于档案数据库的建立，早在2001年国家便开始着手建立，将档案文件的目录和相关内容信息输入到数据库当中，从而实现对档案文件的数据化管理。截止到2010年为止，该地方已经顺利输入相关文件达到13万条，卷级的目录已经达到1万5千多条。这些数据库的建立，一方面能够体现当地信息化发展，另一方面也体现相关部门和领导管理者对档案信息化建设的重视。

2.加强对档案的整理和防护工作

档案的整理和防护工作主要包括以下几点：第一，纸质档案的电子化，利用现代先进技术，将纸质档案进行电子化，具体的方法为扫描。第二，将电子档案进行整理。将电子档案利用磁盘、网络、磁带、硬盘等方式进行保存，从而保证电子档案的完整无缺。第三，档案管理人员对档案进行及时的清点，以保证档案的完整性。

3.加强对电子文档的收集工作

电子文档的收集工作非常重要，它是未来档案资源的重要组成部分。目前，档案文件主要包括纸质文件和电子文件。要实现文档的保存工作，就必须要将纸质文件电子化，并对两种类型的档案进行共同管理，纸质档案要利用档案资料室进行收集和存放，电子文档则要通过网络系统、硬盘系统等工具进行收集和存储，并存放到档案资料室当中。

三、档案工作的创新建议

1.档案信息建设要提高系统水平

档案信息化建设，要不断提高档案系统水平。即档案系统的每一个节点都必须要达到合乎标准的水平，这些水平通过互相联系，从而发挥出优势，并提高信息建设系统的能力。一些系统节点在运行的过程中会出现不同程度的障碍，这些障碍会导致系统运行的水平较低，不利于档案工作的进行。

2.要做好数据库建设

数据库建设主要是企业或政府相关部门对电子档案信息系统进行有效的管理，目前我国电子档案信息系统主要处于文件处理和管理系统之间的发展阶段，数据库的建立和完善都是影响电子档案工作创新的重要部分，因此必须要对数据库进行积极的开发和建设，以满足档案工作创新发展。

3.提高档案信息工作的水平

档案信息工作的现状主要体现在以下几点：档案信息工作较为落后、规范化程度不高、档案之间的资源未能及时进行共享、档案管理人员的专业素质并不高，这些因素都严重地影响着档案信息的发展。因此，管理人员必须要不断提高档案信息工作的创新，设立相关的规定对档案信息工作进行规范，提高档案管理人员的素质，对档案管理人员进行定期考核工作，对不符合标准的管理人员辞退处理，要广泛吸引专业性人才参与到档案管理当中去，从而更好地实现档案的管理。

结束语

档案的信息化管理是一项长期的、复杂的管理事项，要提高档案的管理水平，必须要在管理的过程中，不断发现问题、解决问题，实事求是，从而促进信息化建设，保证档案管理工作不断完善和发展。

参考文献

篇6

【关键字】档案信息化；档案管理工作创新；文件中心；档案数字化

引导语：在档案信息化过程中，最具有高瞻远瞩的眼光的是国家档案局与中央档案馆，这两家最高阶层的档案管理机构早在2000年就已经颁发了加快档案信息化建设的通告。但是，不幸的是，13年之后，我国的许多档案馆仍然没有彻底完成档案的信息化，就更别提档案管理工作的创新了。应该看到档案的数字化、电子化、信息化、网络化是档案的新四化，也是档案管理工作必须进行的创新工作。这些创新不仅可以推动档案事业的飞速发展，更可以为国民经济的发展提供基本的信息存放、信息查询等基础设施与必要条件。我国的许多较大的档案馆虽然已经在向档案的四化进程中迈进，但是一则由于其档案的数据的庞大而无法在短时间内快速完成其四化的过程，二则由于其使用的档案四化的辅助软件系统的某些问题，使得这个进程无法实现突破性的进展。档案的信息化过程不仅是一个循序渐进的过程，更应该是一个从量变到质变的过程，好的档案管理软件的作用应该不仅仅是简单机械地录入现有的档案，还要在其内部将已前录入过的所有的档案之间进行有机地架构形成其内部的关联，这就使得任何一个查询某要档案的人都可以在查询完毕该档案的时候在计算机的屏幕上看到与其相关的或者可能相关的类似档案的名称，当鼠标在这些名称或条目上移动时就可以显示出这些档案的摘要与基本信息。这样的档案管理软件才是档案管理所需要的。

一、充分认识到档案信息化建设的紧迫性

1、档案信息化，可改善档案管理工作

档案管理信息化可以使得档案工作获得空前的发展，从纸质化到数字化是一个巨大的飞跃。这种飞跃带给档案管理部门的是从完全的封闭式管理可以走向全面的开放式经营。档案的信息化不仅仅是把旧有的档案变成数字化，而且还可以在互联网的依托之下将所有的传统的档案管理工作的流程完全拿到网络上来，比如传统的档案收集，就完全可以在计算机的辅助之下实现档案收集的自动化。这不仅为档案馆节省了人力物力而且也极大地提高了档案管理工作的效率与效益。

2、形势发展的需要

在信息化的时代，档案的信息化已经被摆在必须改革的突出的位置，在所有的行业都在实现电子化、信息化的现实的推动下，档案管理也必须与其相适应。档案的四化是任何一个企业都必段尽快着手完成的一项基本的企业现代化内容，只有实现了档案管理的四化过程才能使得企业的决策过程、执行过程更在有力，才能使得企业的内部信息流转更加的快捷便利。企业的最为宝贵的资源其实对任何一家企业而言都在档案室里，然而悲哀的是，我国几乎所有的档案室在绝大多数时间里都是大门紧锁，既无人管理更无人问津，档案室中的数以万计的珍贵的资源、宝贵的信息资源就这样被白白的浪费，这既是单位的巨大损失更是单位员工的巨大遗憾。一旦这些信息得以实现信息化，所有的员工都可以通过办公室的计算机方便地查询利用这些资料，那么对于企业提高劳动生产率、提高效益而言是意义非凡的。原始的档案的载体是纸质的居多，后来出现了录像带、录音带等其他的载体，但是不管是档案存放在哪一种载体，只要不能形成数字化、信息化，静悄悄地放在那里就是无用的垃圾。我国绝大多数档案馆目前仍然处理纸质存放、保管档案的最为原始的档案管理工作阶段。在现代化的信息时代，新的形势已经给档案管理提出了新的需要，那就是必须尽快实现档案管理的信息化。

3、企业现代化管理的强烈需求

在这个信息的时代，人们不但生活节奏日益加快，而且工作节奏也变得越来越快，这样的快节奏就要求企事业单位内部的所有职能部门的节奏都必须与之协调发展。然而不幸的是，在几乎所有的单位，档案管理工作都是一项在严重施后腿的工作。尤其是在单位的领导要做出重大的决策之前，当需要某几年的连续的或者类似的资料的时候，这对于档案人员无疑都是极为沉重的负担，因为大浩如烟海的档案海洋中寻找某一年的资料就已经极为困难，当需要在这些档案堆里找出某几年的以及与其相关的资料简直就比登天还难。然而类似的需求在我国的许多企业领导者中都较为常见，不仅领导做出重大决策需要更快捷、准确的参考资料，而且各职能部门工作查考也要求快速及时找到。

二、档案信息化建设实践内容

1、建立档案数据库。从2001年开始，我们把室藏档案的案卷目录、文件级目录输入数据库。截止2009年5月，已输入文件级目录12万多条、案卷级目录1万3千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。

2、建立了档案室（馆）网站。并与市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，营造更有利于电力经济发展的良好环境。

3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，移交档案室的文件只需移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进档案室文件全部实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，纸质文件与电子文件一并移交档案室。

4、加强电子档案的整理与保护。电子档案整理：目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。

5、加大档案管理软件推广力度。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。

三、档案信息化建设创新

1、推进档案信息化，提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。

2、信息化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

3、有重点地抓好数据库建设。目前，国家电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

篇7

【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。 

 

 

1、档案信息化的定义和内涵 

 

1.1定义 

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。 

1.2内涵 

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。 

 

2、档案信息化管理的必要性 

 

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施 

 

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。 

3.1加强基础设施建设 

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。 

3.2档案信息资源建设 

3.2.1 档案的电子化 

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。 

3.2.2 加强档案目录数据库建设 

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。 

3.3档案信息化人才的培养 

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。 

 

【参考文献】 

篇8

关键词： 档案管理 网络化 信息自动化 档案工作者

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理领域。因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。

一、档案信息化管理的重要性

改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。

二、提高档案的标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提升。特别是基层的档案馆（室），目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥。它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一项系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

三、提高系统的整体水平

根据系统论思想和集体化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是提高系统的整体水平，只有少数先进节点是不可能组成先进系统的。

四、重点抓好数据库建设，以提高档案管理成效

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学地管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。

五、重视人才管理，推进档案信息自动化

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其事业心和奉献精神；有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长、流动规律，以形成最佳人才结构，这些方面都需要给予重视。

六、客观务实地改进档案管理

档案信息自动化系统的管理体制要使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集体统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是，自建系统，造成信息分割和资源浪费。

七、完善档案信息化标准体系

完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。为此应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准，做到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、基建档案的设计、底图、工程档案、人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

八、档案信息服务要网络化管理

网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成包含各种信息资源在内的“公司信息资源系统”，实现所谓的“信息资源共享”。

九、加强安全防范，采用先进的信息安全技术

实践证明，无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现。因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入档案管理领域。我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善，使档案工作面临从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提升档案的利用水平，成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题。

篇9

关键词：档案信息化问题解决

一． 电子档案定义及信息化管理的现状：

所谓电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。

近些年，随着我国信息化进程的逐步推进，各行各业的信息化工作也越来越受到重视。就目前的档案管理工作来讲，行业内的信息化进程也早已开展。从整体发展情况看，计算机技术尚未大规模地被应用于档案管理。而在一些已经部分信息化的单位中，我们也不难发现，在电子档案的管理及应用上，还存在着一些漏洞和瑕疵，在数据的安全存储上也存在着一些隐患。

二． 信息化过程中出现的问题及解决

我们在档案信息化的过程中，会遇到这样或那样的很多问题，大体分为：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。这些问题如若处理不当，直接影响到档案信息化建设的效果甚至是整个项目的成败。下面我将一一加以阐述：

（一）电子档案管理制度的建立及优化

人们对于电子档案的应用还存在着很多疑虑。例如：如何保障电子档案的真实性、有效性、可靠性等，这需要多方面的努力。我们不仅要保障电子档案在搜集整理等过程中的真实性、有效性，还要保障在存储过程中不被违规修改、恶意删除，更要严把查阅关，谨防档案的外泄，而实现这一切的关键就是建立一整套完善的电子档案管理制度。可以说，电子档案管理制度是推进档案信息化的基石，是电子档案管理者及查阅者必须遵守的准则，是确保电子档案真实性和可靠性的坚实后盾。

（二）电子档案的高可用性

1.电子档案的访问速度

对于刚开展档案信息化的单位来讲，查询电子档案的速度普遍较快。因为信息化初期，所存数据量较少，所存文件类型也较为单一（一些单位仍只是在将纸面数据转存为电子格式数据，而没有对图像、声音、视频存储的要求），数据库的查询压力也较少。但档案管理行业所存资料并非几年，而是几十年甚至需要永久保存的数据，档案存储的内容也逐步增加了视频、图像、声音等多媒体类型，随着信息化进程的逐步推进和存储数据类型的逐步增多，所存数据量也将迅猛提升，此时，对于查询速度就会产生相当大的影响。

经过实际了解，一些单位已经出现了数据查询缓慢，档案管理软件时常无响应等问题。结合现代计算机数据库管理技术，我认为，对于需要信息化的档案，需要对其建立专用的数据仓库机制(SQL SERVER 、ORACLE 等主流数据库均有类似机制)，位于“仓库”中的数据均为只读属性，只可查询不可写入，这将大幅提升海量多媒体档案数据的查询速度。而对于需要追加或修改的信息化档案，为严防恶意篡改，需经逐级请示等相关流程和手续后，方可由信息技术管理人员开放读写权限进行追加或修改。对于陈年数据需要修改或追加的，可在相关请示批复后，单独为其建立一个追加数据库（或表）进行操作。如此一来，既保障了陈年数据的查询速度，又对近期录入数据的修改和追加提供了便捷，电子档案数据库整体的访问速度也得到了提升。

2.电子档案的有效、实用

目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但是往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已是丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自未按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能大地提高电子档案的有效及实用性。

（三）电子档案管理软件的高可扩展性

目前，各单位均分别使用着各自开发或外购的电子档案管理软件，其存储数据的类型也较为多样，各软件之间缺乏基本的程序互通，这就要求相关人员，在系统分析阶段就规划出相应的程序接口，为日后的软件之间数据互通做好技术准备。而电子档案的存储工作，是一个长期的工作，部分数据有保留数十年甚至永久保留的需求，这就需要我们的开发人员对于日后计算机操作系统的更换，管理软件的升级等诸多变化进行充分的考虑及规划，提前做好技术准备，避免不必要的损失。

（四）电子档案存储的高安全性

电子档案数据的安全存储是整个档案信息化进程中最为关键的环节，也是需要长期实施部署的工作，其重要地位可见一斑。可以说，如何提高档案数据存储的安全性是档案信息化进程中的重中之重。

1.电子档案机房的安全

（1）机房设备运行环境(部分参照国家IT行业标准)：

①温度：机房温度为18～28℃,温度，变化率小于 5℃/h,且不结露；

②湿度：相对湿度 40～70%；

③机房洁净度：机房内灰尘粒子应为非导电、非导磁及无腐蚀的粒子，灰尘粒子浓度应满足国家机房相关规定；

④供电系统：机房应设有电脑UPS供电及稳压机制，保证市电中断后，至少保障所有机房设备（包括视频监控设备及照明）一小时内的供电需求。

（2）机房门径及监控：

很多单位在注重了信息化建设的同时，往往忽视了机房的物理安全。核心机房的物理安全在整个档案信息化建设中的地位无可厚非，没有了机房的物理安全，谈及其它任何信息化环节均为空中楼阁，无从谈起。出于对机房安全的考虑，各单位均应设有机房门径系统，对于出入人员进行严格管理并做好记录，同时也要在机房入口及内部设置高清视频监视系统（摄像头需具有一定夜视能力），24小时对核心机房进行全方位录像监控，避免数据的物理丢失及破坏。当发生紧急情况时（如温度过高、湿度不符、非法进入机房等），防范系统自动鸣笛报警，同时要有完善的报警机制，可将警告通过手机、固定电话等方式与相关负责人取得联系。

2.电子档案存储网络的安全

（1）网络交换机的安全设置

电子档案的存储网络中，存在着很多安全隐患，就单从交换机层面来讲，需要各单位针对DHCP 攻击、泛洪攻击、ARP 攻击等进行控制及防范。如不加以控制，将对整个电子档案网络平台的运行带来极大影响。建议各单位可根据自身设备情况，适时地启用DHCP SNOOPING、IP/MAC绑定 等技术，适当地关闭或减少使用类似CDP、VTP 等技术，以此更好地保障电子档案存储网络的安全运行。

（2）计算机终端的安全设置

计算机终端的安全对于电子档案网络的正常运转也起到了相当重要的作用。我们要加强防范来自于普通节点的恶意攻击，违规操作等诸多问题，这就要求我们适当地加强对操作人员的网络行为管理，适时的通过签名技术、加密技术对查阅数据、转存数据等重要环节加以安全保护。还可在终端上，通过部署节点管理软件，实现U盘接入网络管理、设备断网时限管理、系统安全漏洞管理、节点状态监控管理等功能。

（3）网络结构的安全规划

针对于部分档案管理单位，确有访问互联网的需求，建议各单位最好实现双网并行，即业务操作网和互联网相互隔离，独立分开，互不访问。这样可更好地保障档案数据的安全性。但如若确受各方面实际条件所限，暂时无法实现双网并行的单位，也务必在广域网出口部署类似UTM 的设备，对于网络访问行为进行限制及记录，并且要对互联网数据流进行病毒过滤，严防病毒通过互联网扩散至办公网络内部。

（4）存储数据库的安全备份

根据自身情况，各单位要做好异地容灾备份，定期将数据转存至其它可靠的存储空间，防止地震等灾害导致机房物理毁坏后造成的数据灾难，针对核心数据也要进行定期刻盘封存，并加以合理保护。而数据库则最好使用磁盘阵列柜进行存储，阵列技术建议使用RAID6 ，可最大限度地保障所存数据的安全性和可靠性。

三． 结束语

总之，档案信息化是档案管理事业发展的必然趋势，我们在大力推进信息化进程的过程中也会面临诸多问题，但只要我们不断地从实践中积攒经验，不断地进行档案信息化技术的研究和学习，定可将档案信息化水平逐步提升，更好地为各行各业及社会的发展提供优质的服务。

参考文献

[1] 薛四新21世纪档案信息化管理系列教材机械工业出版社2008年9月

[2] 薛四新现代档案管理基机械工业出版社2007年1月

篇10

一、档案信息化管理的特点

与传统的纸质载体档案的管理方式相比较，档案信息化具备以下的特点：

1.便于检索，使用方便。应用信息化的档案管理，可以将大量有价值的文件存储到电脑服务器上，使人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，不仅缩短了时间，提高了效率，同时也解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、漏抄等问题，提高了准确性，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

2.便于档案的保管。档案信息化管理使档案保管占用的空间小，操作简单，具有明显的节能、环保、使用寿命长，以及重复使用的特点，不需要占用大量的人财物力，是传统手工操作管理模式不可比拟的。可见，它的特点是存储时间长，在特殊的环境下不易受到损坏，即节省了资源，又具良好的稳定性，易于保管。

3.有利于信息资源共享。以往的手工操作管理中，信息资源不能及时在各部门之间得到交流和共享，导致效率低下，造成大量的档案资源的闲置和浪费。而信息技术的运用，可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输信息资源，能够在短时间内完成大量信息的传递，适应了现代社会快节奏的工作特点。

二、档案信息管理的具体步骤

根据国家档案局颁发的《电子文件归档管理规范》的要求结合本单位具体工作实际，对档案现代化管理实行以下步骤。

1.根据本单位现有的相关资料建立相应的档案资料信息管理数据库。首先，根据不同的资料和数据的性质分类建立相应的数据库，并且逐条将已有的数据分别录入数据库中，由于已经有部分数据形成了电子文件格式，减少了本次的录入的工作量，把已形成电子文件归档管理，到目前为止，我们已经输入文件级目录近120万多条，正在加快速度，年底将全部完成所有信息的录入工作。我们在建立数据库的过程中，采用了边输入，边打印的流程，在补齐卷内相关文件的目录同时，也检验了输入内容的正确性，有效实现了档案数据库的准确性和真实性。其次，利用各种现代化成像设备，把原有的文件转换成图像并保存起来，将文件进行信息化管理，文件具有真实性、可靠性，准确性，同进可以达到原件永久的保存。从大量的实践过程中可以看出，通过现代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科学化。如我们要查阅一条信息，由于实行了现代化信息管理，利用者可以随时调出，随时查阅，而靠手工管理的查阅资料需5个工作日，我们只需要几十秒的时间就可以完成，利用者对我们的数字化建设十分满意。

2.加大现代化信息的录入和管理工作。首先保证每条信息的准确无误，这就需要工作人员必须兢兢业业，一丝不苟，有种严谨的工作态度，保证数据真实可靠。同进需要双轨制，电子版和纸制同时保存，由于电子保存磁盘破损，数据丢失的情况常有发生，为了确保电子文件的数据完成，将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一存档保管。同时不定期进秆数据更新和保存，足量时可以有用光盘保存数据，增加安全性。

三、档案信息管理的具体内容

1.文书电子档案管理。通常来讲，文书电子档案主要分为内部文件和外部文件两类，信息化管理时，必须将两者分类输入加以保存。内部文件文书电子档案整理，首先要根据不同年代、组织机构和保管期限实施组盘；然后分盘保管，这样就便于人们按不同年代和不同期限来进行查阅、检索，可以延长所归档电子文件的所保管寿命；而外来文件文书电子档案整理工作，我们必须利用扫描成影像文件保存进入网络，这样可以有效实现各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。

2.会计电子文档的整理。会计电子档案是把会计核算系统中的会计数据备份到存储介质中，形成脱离于原系统的电子档案，为了保障数据的安全和及时建档，可采用双机、多机热备份运行方式或在系统软件中设备自动备份计划任务，以日志文件形式保存数据和系统操作人员的工作时间和内容，备份库隐藏在不易被发现的目录下或其它硬盘中，以防系统损坏后能在最短时间内、最小的损失下恢复系统的正常运行。