电子档案管理系统范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理系统，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】Web技术；电子档案；管理系统；设计

随着计算机技术的发展，计算机技术得以广泛应用在各个领域，它采用高效的信息处理、提炼等优势运用至档案管理中，让人们更容易使用档案信息，从而顺应时展趋势。针对上述情况，本次研究提出设计Web的电子档案管理系统。该系统借助先进的计算机技术对档案进行管理，档案管理人员能够快速查询、检索、修改、归档等操作，大大提升档案管理工作的效率。

1.电子档案管理系统框架设计

本次设计的电子档案管理系统是在WEB技术基础上上，WEB技术能为信息安全提供重要保障，进而减少系统信息安全方面的开支。考虑到公司日常档案管理流程及需求，在参考类似档案管理系统设计后，设计出本系统系统具体架构，见图1。

2.电子档案管理系统模块设计

2.1登录模块电子档案管理系统用户主要为管理员和用户，用户在系统上注册成功后，凭借用户名称和密码登录系统。在登录界面用户需要选择自己的身份，系统依据用户身份在相对应的数据表内查询用户账户、密码是否存在，只有正确无误的用户名和密码才能进入系统。用户身份检验是确保系统安全、保障系统稳定性的关键，用户身份检验能有效预防非法授权用户使用与入侵，进而维护合法用户的权益。用户登录系统界面见图2。2.2数据录入模块档案管理员可利用数据录入模块，编辑、修改各类档案数据并实现档案文本与各类电子档案原件之间的挂接。数据录入流程见图3。用户在进行案卷、问卷录入过程中，系统能够提供添加、编辑、排序、删除等操作，可任意复制某个记录。修改操作后可重新替代原始档案，确保用户在检索查询操作时，直接浏览经过修改的新文件。同时，详细记录修改信息及旧档案，便于用户时刻掌握档案修改情况。除此以外，电子文件批量挂接功能能把用户已经录入的档案记录及电子档案原件依据设定的规则自动对应，便于查询用户在检索条目时浏览电子原件。2.3设置权限模块电子档案管理的主要功能之一，就是帮助计算机网络用户可依据需要随机在本机上完成检索、查询、下载各类档案资料。必须注意，档案具有保密性的特点，设置权限模块促使管理员不仅能保障有权用户有效利用档案，也可适当限制用户对部分档案的使用权限，确保档案信息的安全、可靠性。档案管理员通过对网络对每位及各部门档案权限等进行设置，并细化至某个案卷或者文件的权限，为用户赋予临时权限。权限设置完成后，档案管理员除临时赋予权限外，日常无需开展繁琐的检索、归还等工作，用户在网络上即可实现档案查询、浏览等操作。其流程见图4。2.4查询检索模块电子档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索，在用户权限允许范围内，直接在浏览上查询所需的档案原文，也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能，用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索，也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外，管理人员可对用户库、日志库实施组合检索，并根据需要打印检索信息，操作流程见图4。查询检索模块支持多种检索方法，其中，组合检索过程中用户可依据项目、文件信息中的字段进行不同条件的组合，达到条件表达式检索的效果。卡片检索方法把项目、文件的录入界面展现出来，用户会将其了解的信息填入相对应字段中，即能查到满足条件的档案。2.5统计报表模块统计是对电子档案库内各类档案的工程项目库、文件库及案卷库中的字段实施自定义统计，并输出相应报表。该模块可提供修改、删除、复制统计项、数据转换等功能，在此基础上打印相应的信息，执行步骤如图6所示。2.6设计合理的数据库设计数据库就是在特定应用环境中，构造合理的数据库逻辑模式及物理结构，以此创建数据库及应用系统，确保其能有效地保存、管理数据，满足不同用户的需求。数据库设计在系统开发中发挥着重要的作用，也是整个系统的核心。设计数据库时，要依据需求、逻辑结构、物理结构等进行。在此基础上，笔者对公司电子档案管理系统进行设计。系统依托Web的计算方法，使用浏览器操作便捷性更强，客户端无需安装专用软件，整个系统的管理维护操作更加简单、快捷。电子档案管理系统中主要包含档案表、档案归还表、借阅表等，其中，档案借阅表包含编号、日期、机构、经手人等信息，具体见表1。

3.结语

本文以Web技术为研究视角，深入分析用户对电子档案管理系统的需求，基于web技术详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块，以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。

参考文献

[1]许慧,张立铭.基于Web的图书馆档案管理系统设计与实现[J].现代电子技术,2016,39(16):48-51,54.

[2]姜薇.电子档案管理系统软硬件更新及对策[J].黑龙江史志,2015,23(11):146-146.

[3]詹斌.基于Web的档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2014.

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本文在项目实践和文献的基础上对电子公文档案管理系统安全机制进行了研究。

1 制度安全

《国家行政机关公文处理办法》所包括的公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列工作都是基于纸质公文制定的。其中，纸质公文的管理是由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。电子公文档案和纸质档案的保密一样，需要具备高度的保密意识和相关的专业知识。电子公文档案由于其自身的特点，不但能无限制地复制，还能进行编辑和修改。因而，其保密性更应该被重视，对系统安全保密的任务也更加严峻。要从制度上加强对档案管理人员的培训和管理，针对电子文件的这些特殊性给予更多关注，有目的地加强他们的档案安全保密意识和相关专业知识。电子公文从文件向档案转化以及存储、利用等环节都需要有指定专人，各人对自己的工作环节负责。制度安全措施是电子公文档案管理安全机制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保护数据库存储介质、网络服务器、应用程序服务器、打印机和通信链路等物理实体免受自然灾害、人为破坏和攻击。确保系统有良好的电磁兼容环境、建立完备的安全保护措施防止非法进入系统操作环境和各种盗窃、破坏措施发生。

系统的光存储方案从另一层面保证了数据的安全性。磁、光、电三种存储介质中，光盘的寿命最长，可达到50年以上，可用作长期存储数字化公文的介质。而磁、电存储介质的寿命较短，只能用作临时存储数字化公文的介质。由于一次性写入光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点，所以，本文采用一次性写入光盘存储电子公文档案。

有了物理安全措施，就可以保证电子公文档案信息载体的安全和系统设备硬件的正常运转，使系统的实体硬件不受自然和人为破坏，为系统安全建立了良好的前提。

3 网络安全

网络安全措施是主要针对电子公文档案管理系统所运行的网络及其节点所面临的网络攻击威胁和系统的脆弱性而采取的保护措施。电子公文档案系统最大的优越性就是用户在异地可以通过网络方便地利用。因此，网络安全就成为用户真实有效地利用档案的保障。这也是系统安全机制的重要内容。

保证网络安全主要采用物理隔离、应用防火墙以及网络身份认证等安全措施。本文在项目实施中，使数据库服务器和提供远程访问的Web服务器分离，在Web服务器和接入Internet的路由器之间安装了防火墙，为网络安全提供了硬件支持。严格、分等级的网络用户身份认证保证了通过Web访问系统的用户合法性。

4 数据库安全

安全性对于一个数据库管理系统来说至关重要，所谓数据库的安全性，是指保护数据库避免不合法的使用，以免数据的泄露、更改或破坏。

本文在项目实施中选用的是最成熟的非关系全文检索数据库Trip。Trip数据库的安全机制是多层次的，系统的登录采用用户身份认证的方法；对于数据库的访问采用授权的方法，在数据库级、记录级、字段级三个层面分别进行授权，控制用户的访问权限和访问内容；当数据库意外发生破坏时，可以进行数据库的恢复，甚至可以根据日志文件进行跟踪、审核，找出破坏的原因；对数据库的备份，可以简单地将数据库BAF文件进行整体备份，当该文件比较大时，甚至可以对数据库进行拆分和合并处理。

TRIP有四级用户权限：系统管理员（system）、文件管理员（文件经理FM）、用户管理员（用户经理UM）和一般用户（user）。每个TRIP系统只有一个系统管理员，其用户名为system，他有完全的、最高系统权限，只有他才可以生成文件管理员、用户管理员。文件管理员（FM）有权建造数据库，并授权给用户或用户组去访向该数据库。只有经他授权的用户（包括生成文件管理员的系统管理员）才能使用他生成的数据库。用户经理（UM）有权建立新的用户或用户组。一个TRIP系统可以有不限量的文件经理或用户经理。如图1所示。

图1 TRIP用户权限图

5 应用程序安全

管理电子公文档案的应用程序安全是系统安全的核心。为了确保电子档案的安全性，本文在业务系统应用程序中建立了一套完整的安全机制，首先从源头上确保档案数据的安全。同一单位中的不同部门可共用一套电子公文档案管理系统。但按照档案的类别，每个部门管理员分别建立自己的数据库并管理自己的档案，如果他不授权给别的部门（或个人），那么，别人也无权查看，更无权管理。每个部门是TRIP中的组，部门中的人员即是该组中的用户。部门管理员默认授权给部门组。对于WEB检索，提供三种权限的操作：只能查看档案目录、可以在线查看档案原文但不能下载、能看能下载，系统可以根据用户的权限控制其进行相应的操作，严禁越权操作。

当然，为了系统的安全性，系统需要定期或不定期（人工）地备份数据库，而一旦归档，所有的归档文件将写入不可擦写的光盘中，光盘放在光盘库中，同时服务器硬盘的归档文件将全部删除，使之成为不可修改的真正意义的档案。

除此之外，还采用了安全审计技术来确保系统的安全性。用户对系统的任何操作及对数据的访问都会形成系统审计日志被记录下来。系统会定期审计日志并形成审计报告，及时发现系统隐患以及非法操作。

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随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

(一)社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划(2011-2012年)》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

(二)社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系跨省转移接续制度。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

(三)负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案;民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金;商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便;而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如涉保人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

(四)社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的退保潮现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于候鸟型的打工者来说只是带不走、挪不动的地方粮票。

(五)社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

(一)对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

(二)社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

(三)社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

(四)缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 三、社会保险档案管理的解决办法

(一)将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人;全文数据则可以采用图像扫描录入;而一些当前常用的数据可制作成光盘。

(二)根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以件或卷进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定永久、长期和短期三种保管期限。

(三)建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录;并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

(四)在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

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关键词：人力资源；社会保障；档案管理系统

1 系统设计的原则和目标

电子信息技术在人资与社保档案管理中应用广泛，与传统管理方式不同，信息化管理需要经纸质档案统一录入到计算机存储设备中。再结合实际应用需求构建出管理系统。这种新型管理方式可节省档案查找时间，将电子资料备份到移动存储工具中，即使发生突然时间也能保障这部分资料的安全。工作开展过程中管理人员通过计算机对档案进行整理、保管，上级领导查看或者人力资源调动需要调离档案时也可以通过信息共享来实现，确定档案需要调用后再进行纸质档案移动，并将电子版本一并转存。管理系统设计是以使用功能为目标的，仍以国家统一的管理原则为依据，能够帮助提升档案的可利用率，在安全方面不会受到影响。

2 系统技术构架设计

构架设计是针对主要功能模块来进行的，设计技术关系到运营阶段稳定性，同时也关系到运算时间的降低。人力资源与社会保障档案管理工作在各地区都需要实施，因此设计系统时应考虑其通用性。借助于网络平台构建的档案管理系统具有资源共享功能，设计工作是分层开展的，为保障资料信息安全性，最常用的信息共享方式是局域网连接，资源对内开放。系统构架的运算速度要达到使用标准，这样可以减少查找资料所用时间，虽然设计与程序编写过程复杂繁琐，但最终呈现在工作人员面前的管理界面却简单易懂，在岗人员通过培训学习都能够胜任。

2.1 三层体系结构

档案管理是为人力资源与社会保障工作开展提供基础保障。因此在对系统进行时要分别从这三方面工作特征进行考虑，结合传统管理工作开展过程中出现的问题进行探讨，将解决方法体现在系统构成中。电子档案是由纸质档案扫面录入制作而成，总页数与原档案相同，设计时要遵从这一特异性，保持档案原有结构组成。从管理者、录入者与调取查看者三重角度进行考虑，提高档案的安全性与使用效率。系统自身还有具有抵御病毒入侵的能力，记录浏览情况。

2.2 基于J2ee技术的架构优势

良好的可移植性是J2EE体系的优秀特征，基于J2EE框架下开发的软件不依赖任何特定操作系统、中间件平台、网络结构及硬件环境。由于不同地区的经济水平存在差异，因此各地人力资源与社会保障机构能够提供的软硬件及网络环境存在比较大的差别，而构架合理的基于J2EE的应用系统具有一次开发，多种环境部署的优势，对于软件企业来说，减少了大量由于兼容性引起的重复性开发成本。另外，J2EE标准允许客户自由定制与J2EE兼容的第三方的成熟的组件，这种高度自由的集成性减少了项目开发中的所需的工作，由于不同地区的人力资源与社会保障档案管理业务开展的情况不同，系统的用户量、并发请求数、数据吞吐量均有较大的差别，因而各地采购的硬件平台所能提供的性能并不统一，这就要求人力资源与社会保障电子档案管理信息系统能够适应不同的硬件部署环境并提供不同的服务性能，而JZEE良好的平台迁移能力能够提供良好的支持。系统既可以运行在大型服务器集群上，也可以运行在较为低端的PC服务器上，满足不同用户的性能需要。

2.3 网络结构

网络最内层是数据层，将运行着大型数据库管理系统的数据库服务器集群存放于防火墙与网关之后，实行IP控制访问，存储着所有系统运行数据及业务数据。数据库服务器集群系统在保证安全性，可靠性的同时，必须具有强大的容错能力和灾难控制能力，具备无缝切换、易于升级、故障报警和实时扩充能力，并支持冗余电源系统。另外，为了业务数据的安全，应指定完善的数据备份机制，包括不同时间的备份及不同介质的备份，不同时间的备份是指与主数据库实时同步的热备份数据库，以及定时备份数据文件的备份服务器，不同介质的备份是指将数据文件分别存放在硬盘、光盘或者磁带上的备份服务器或磁带机。网络中间层是应用层，放置处理客户端请求并连接数据库的应用服务器，其上需安装并运行中间件平台环境，并对外开放访问，使业务网络内客户端均可访问至该服务器。

3 系统功能架构

通过以上分析，可以得出人力资源与社会保障电子档案管理信息系统主要提供人力资源与社会保障日常业务中涉及的劳动者档案的采集处理、整理归档、业务关系、档案存放、档案借阅查询等业务。

3.1 档案管理。包括对业务档案材料的电子化收集，预归档文件管理，档案整理归档，文件级档案管理，案卷级档案管理，全宗管理等功能。

3.2 档案利用。包括档案借出，档案归还，借阅过期提醒，档案检索，档案编研，档案订阅等业务模块。

3.3 库房管理。对档案存放库房管理，监控库房存放情况。

3.4 查询统计。可以查询档案借阅情况，档案存放位置，档案业务信息，及档案的电子化文件，统计档案文件情况。

3.5 权限管理。对于不同级别的操作人员分配不同的操作权限。系统对功能进行了分层设计，包括通信接口层、数据处理层、基本操作层、业务应用层、综合分析层，不同层次的功能针对不同需求的用户，包括IT运维管理人员、业务操作人员、业务管理人员、分析决策人员和普通客户。完备的功能设计满足了系统管理、运行的各种业务需求。

4 接口技术方案

接口采用Web Service技术，Web Service技术是应用程序通过内联网或者因特网和利用软件服务的一种标准机制，采用POJO方式提供应用服务。对于以前的中间件平台提供了强大的服务实现手段，但是，这些系统有一个共同的缺陷，那就是它们无法扩展到互联网上：它们要求服务客户端与系统提供的服务本身之间必须进行紧密藕合，即要求一个同类基本结构。不支持跨平台的信息交换.而对比后我们就发现，Web Service的很显然具有以下优点：

4.1 跨平台：完全基于XML（可扩展标记语言）、XSO（XMLSchema）等独立于平台、独立于软件供应商的标准。

4.2 自描述：Web Service使用WSOL标准语言进行自我描述，包括服务的方法、参数、类型、返回值等相关的完备信息。

4.3 模块化：Web Service是应用程序组件，我们可以使用任何开发平台来开发，并且按照模块进行封装。

4.4 跨防火墙：Web Service使用http协议进行通信，可以穿越防火墙。

结束语

电子档案管理要在计算机系统中进行，现有档案管理与存储系统在使用功能上已经足够完善，当仍存在一些可以优化的项目。设计人员应结合人力资源与社会保障档案管理需求来开展系统设计工作，使电子档案管理理念在现实工作中得以落实。

参考文献

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1电子文件与电子档案的概念区分

在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分；在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。

1.1概念区分的必要性

1.1.1理论研究的需要

统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻译为“档案”［2］，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”［3］。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。［4］这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征；更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。

1.1.2实践工作的需要

明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务；另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。

1.2概念明晰

尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。

2电子档案管理的逻辑起点

前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。

2.1纸质档案管理的逻辑起点

在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案；但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。

2.2电子档案管理的逻辑起点

按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。［15］但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统（ERMS）通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获（capture），是指将文件或数字对象纳入档案管理系统（ERMS），设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。［6］从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的范畴大于后者，［7］且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。

2.3明晰逻辑起点

无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统（OA系统）中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。

3全程管理与前端控制的理论反思

全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。［8］“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初（甚至是电子文件管理系统设计之初）就对电子文件进行前期的监督与控制”。［9］

3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处

3.1.1现实中的尴尬

无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视；而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。

3.1.2实践中的不可行

InterPARES项目的主持人露西安娜•杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。［10］也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理；机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。

3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位

从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。

3.2.1建立极具包容性的档案管理系统

对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2开展专业的档案管理工作

机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见；二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。

3.2.3积极关注全过程管理

正如露西安娜•杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。［11］而早在1997年国际档案理事会的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。［12］对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。

4电子档案的真实性问题

电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。

4.1真实性的内涵

在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter－PARES词典中“真实性”（authenticity）这一概念的定义，［13］笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件（档案）在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。［14］对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的；二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。

4.2真实性保障的内在要求

我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门；对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。（1）形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。（2）档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件（即档案）的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In－terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。

4.3档案部门对真实性的管理职责

总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定；第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性；第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。

5电子档案的长期保存问题

电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。

5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面［15］。以此为出发点，国内绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作机制［19］、标准体系［20］、技术方案［21-22］等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍［23-24］，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究［25］。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。

5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责；二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术；档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：（1）OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS），美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。［26］档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。（2）Inter－PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。［27］档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。（3）美国NARA云归档计划。美国NARA2014-2018财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。［28］这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。

5.3对电子档案长期保存实行维护性管理

从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴；然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。

6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。

6.1双套制与双轨制面临的挑战

在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”；［29］目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。［30］这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”（hardcopy），双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：（1）资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护；而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。（2）对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息（context）的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。

6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求

双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。［31］随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常；会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于2013年12月向多市、多单位通知（发改办高技[2013]3044号），要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。

6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理

电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。（1）美国。2012年8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关由管理预算办公室（OMB）和国家档案馆与档案管理局（NARA）制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到2019年，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案；②到2016年，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。［32］（2）澳大利亚。自2011年7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。［33］上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。

7结语

篇6

1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。

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［关键词］电子政务；档案管理；安全保障

1电子政务系统中档案管理的问题

1.1文件归档存在的问题

电子文件归档中存在的问题可以分技术障碍、管理缺陷两方面。（1）技术层的障碍。主要体现在3个方面：①业务系统的主要功能就是处理业务，应当具备低冗余、高效率的特点，而档案管理则因其要保证在较长年限内的安全性，则需要高度的冗余；②电子政务系统可扩展性被限制，档案管理功能嵌入面临着很大的挑战；③在对数据的管理权限上，业务部门比档案部门更加完整，但是，当清除积存数据导致链接变动时，档案部门可能不能及时找到所需的档案，从而影响了管理和维护的进度。（2）管理上的缺陷。①管理权限得不到保障。电子档案是存储在业务部门中的，所以业务部门的管理权限应比档案部门的更大；②责任主体不明确。电子档案的管理权限实际上是由档案、业务部门共同分享的，一旦发生丢失或篡改的问题，很难确认责任归属。

1.2安全保障不足

现阶段电子档案的安全面临着很多的问题，从影响因素上看可以分为以下3方面。（1）技术原因。系统的技术水平直接关系着电子档案的安全性，一旦存在黑客攻击、病毒、软件与硬件存在漏洞、系统与设备发生故障等情况，均会造成电子档案的丢失或者损坏。（2）社会或者自然因素。比如：档案保管场地自身的条件、火灾、地震等因素均会产生很大的影响。（3）管理上的问题。比如：权限不明、操作不规范、工作人员失误等。

1.3整合共享方式不统一

电子档案整合共享概念的内涵非常模糊，从广义与狭义，宏观、中观与微观层面看均具有不同的内涵，这也就造成了电子档案整合共享不能避免的复杂性。此外，整合共享具有很多的模式，就档案实体而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中经常遇到途径单一或多样、横向或纵向的体制、一致或异构的系统等矛盾，所以根据实际情况来看，整合共享的途径、方式会有各种各样的模式，不能统一。

1.4电子档案移交不规范

在档案双轨制的背景下，电子档案的移交面临着一定的问题。（1）档案的有机联系缺失。当前的电子档案移交中，大多移交的是单份的电子数据，未形成可以反应整体的档案，从而使移交档案缺乏关联。（2）档案的元数据不完整。双轨制的实施使人们存在备份的依赖心理，导致移交工作的不规范，进而造成元数据的丢失。（3）移交工作的效率被限制。由于纸质、电子档案的移交上存在时间差的问题，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程监管的矛盾

前端控制和全程监管在现实中存在着一定的矛盾。前端控制、全程监管都是基于档案部门的位置，要求自形成初始，对电子文件进行全程的管理。但是，两者存在一定的矛盾，若实行了全程管理，档案部门则为主要的管理者，对前后环节进行同等的规划和管理，就不再需要前后端的理论；但是如果重视前端控制，那么档案部门就成为了后面环节的管理者，就不能很难实现对前面环节的管理。

2提高电子档案管理水平的对策

2.1规范档案移交

随着对档案管理需求的不断提高，在线归档已越来越重要，且应当作为归档的主要方式；而离线归档能够解决特殊格式或者一些的档案材料，所以也是不可缺少的，可作为辅助手段。因此，对于电子政务系统中的档案应采用“在线为主，离线为辅”的归档方式。在归档规范方面应做到如下四点：①双轨制管理是现阶段的主要管理模式，所以应当将明确并区分电子、纸质两种档案移交的基本方法；②整理分析电子档案在线移交中的问题，一定要遵循档案的原始形式，预防复制形式下的双套归档，并慢慢转向单套归档；③明确档案移交各个阶段中档案馆、档案室的各自责任，以保证档案的完整、安全；④制定档案移交的标准规范，并完善移交的技术，促进单轨化的转型。

2.2安全保障措施

电子档案的安全会受到很多因素的影响，所以，要进行全方位的考虑：①技术上，强调自主研发管理系统的重要性，制定相应的加密、杀毒、备份、隔离等措施；②管理上，提高工作人员的安全意识，建立健全的监督管理体系，提高管理人员的专业水平等；③法律法规上，对档案管理的法规、标准进行完善，确定档案的凭证性，从而使档案的安全管理工作规范化。

2.3整合共享策略

档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，因此在信息整合中应做到如下两点：①明确整合共享的内涵，在实践中基于信息、实体的整合共享联系密切，应当把两种相结合，形成信息、实体一体化的共享方式；②分散式和集中式电子档案的整合共享策略的实施效果是不同的，建议从共享效率、整合深度上分析各自的优缺点和应用的条件。

3结语

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关键词：供水系统；机电设备；档案收集；优化管理

一、机电工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；招投标文件，计划任务书；工程地质、水文、气象、地震资料等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；机电工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.机电工程及输送电线路、变压器，高压控制柜，复控开关、低压控制柜，电机、变频器，设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等：原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或变压器试验检测资料等试验报告；隐蔽工程验收记录；泵房内输水管打压试验等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料：施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图：室内高低压柜电路图，室内各种电线竣工图；机电工程竣工图；以及其他特殊专业工程竣工图。

4.机电设备资料收集内容。温宿县城镇供水二期设备安装及供水管网项目（二）第一标段：供水设备及相关机电设备采购及安装，用电设备资料清单.天津天能干式电力变压器安装使用说明书，主要材料/构配件/施工设备报送表、国家消防装备质量监督检验中心检验报告、惟海灭火器合格证及手提式检验结果汇总表、干式变压器控制器产品合格证、给水用PP-R管材、管件质量合格证、长城电缆有限公司电力电缆产品合格证、控开产品合格证、新型低噪音节能型外转子风机使用说明书，EV2100系列变频器用户手册、LR系列基本型二氧化氯发生器产品合格证及使用说明书、BWD3K130系列干式变压器电脑温控器使用说明书、干式变压器试验报告、新疆一开电气制造有限公司开关柜出厂检查试验报告、质量管理体系认证证书、DJW45-2000-630智能型万能式断路器使用说明书、有源滤波器监测试验报告、CZW系列单吸卧式离心泵使用说明书及产品介绍、D系列电磁隔膜计量泵操作说明书、MDI型电动葫芦使用说明书、山东省庆云县国营管件厂的法兰化学成份检验结果合格证书、蝶阀合格证，多功能水泵控制阀合格证、管道伸缩节合格证、金属氧化物避雷器安装使用说明书、塑料球阀合格证、电抗器合格证、以及其他需要收集的相关材料。

二、机电工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、机电档案资料的共同要求，但对供水行业机电工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。机电工程文件和档案资料只有全面反映机电工程的各类信息，形成一个完整的供水系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，机电工程文件和档案资料必须真实反映供水建设工程的施工情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。供水建设工程项目周期长且影响因素多，运行工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了供水建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了机电建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着机电设备安装技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，机电建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。同时，机电建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关档案保管部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。机电建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。机电建设工程文件和档案资料涉及机电安装、设备调试、消防等各个专业，也涉及力学、电学电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、机电设备工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是机电设备工程档案存在的主要问题。我们公司专门成立档案收集小组全程跟中服务，安排工程项目档案归档率较好，能达到了90%左右，较差的单位情况就不同了。很多机电设备工程项目竣工后没有档案材料，或只有机电设备工程主体档案，没有配套工程档案，清水池和泵房链接件、地下管线、城市管网和泵房衔接体等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的档案业务知识，难以适应供水系统机电档案工作需要。

四、机电设备工程档案有效管理的优化措施

1.思想上要重视机电工程档案管理工作。机电设备工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后公司内部机电设备档案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以公司内部档案资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。 2.建立健全档案整理制度是做好供水机电设备工程档案管理的基础。为了加强对供水系统机电设备工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设施工单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合供水行业实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责和任务，规范档案资料的收集、整理。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照供水行业机电设备工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合档案归档要求，认真贯彻执行《档案法》、《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位可以不结清尾款，以确保供水行业机电设备工程建设档案的完整、准确、全面、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和供水行业的不断发展，供水行业机电设备档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关档案工作的法律、法规内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把供水行业工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制供水行业机电设备工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内部材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。加强对施工的监督和管理，检查机电设备工程档案材料编制情况，按照标准形成供水行业机电设备档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发供水行业工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。近几年，公司也开始对机电设备照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案资料的利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

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【关键词】档案管理；电子数字化；管理模式；系统软件；优势；功能

档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。

一、档案管理现状

在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。

然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。

因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。

二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势

1.提高工作效率

档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。

2.能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

3.更好地实现档案保密功能

一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能

1.收文登记

文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。

2.发文登记

可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。

3.组建档卷

可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。

4.公文查询

可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。

参考文献：

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电子文件管理在实际工作中的优势和作用

1.节约了人力、物力

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照总行文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。工行无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。

2.简化了借阅流程和远距离借阅问题

传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而工行综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室或支行综合档案监管员开通客户端，查看本部室或支行的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。

3.实现了文档一体化管理的要求

档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。工行在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。

4.提高了工作效率

传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而工行综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。

5.可以监测业务档案归档的及时性

2007年总工行投产了个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，两个系统与业务部门的PcM2003、CM2002系统充分对应衔接起来，方便了查询。档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保在总行文件规定的时间内个贷、法人等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证工行资产的安全。

6.解决了异地业务监测问题

2007年总工行投产的个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，具有直通车的功能，按照定制的系统管理员角色，总行不直接到现场检查，就可以直接监测到各一级分行和各二级分行档案管理情况。通过非现场监测，即通过系统查询功能，找出要监测的一级分行或二级分行，了解有关档案归档情况，查看个贷或法人客户某一笔贷款的影像、贷款合同、发放时间等贷款相关要素，找出问题所在，及时向有关分行档案部门反映或进行通报。同样一级分行也可以直接监测到各二级分行，这样就解决了异地业务监测问题，节约了出差费用成本，提高了工作效率。

电子文件管理中存在问题

1.法人客户档案系统与业务部门C1d2002系统衔接失调

工行CM2002系统是操作部分信贷业务的最主要平台，自影像扫描功能投产后，影像查询及下载功能为实际工作提供了较大便利，也为档案部门进行电子文件的归档打下了坚实的基础，档案人员凭借信贷部门的扫描影像以及相关资料进行电子归档，但两个系统衔接有时不太好，信贷部门通过CM2002系统把扫描的影像归档之后，档案部门在法人客户档案系统中无法看到影像，造成电子文件无法归档，给工作带来很大的影响。

2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便

工行综合档案管理系统运用以来，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。

3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档

工行在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。

4.分行之间综合档案管理系统软件不统一，造成系统指导困难

工行在系统开发利用中，二级分行和一级分行综合档案系统不衔接，画面、软件程序不一致，造成一级分行系统指导困难。对二级分行在系统运用中出现的问题，一级分行无法及时帮助解决。

5.无纸化公文审批流程呈现操作流程较长、操作不适应的状况

具体表现为：系统遇业务高峰时运行较慢、逐级审批经手人员较多，如遇签批人出差，就会造成公文审批受阻，无法使整个审批流程继续运行，同时各级人员职责分工不明确，仍存在双轨制操作等。

应采取的对策

1.加强部门之间的互动沟通

针对法人客户档案系统与业务部门CM2002系统衔接失调问题。建议总行在开发软件或系统升级过程中，业务部门和档案部门要充分进行沟通，通过系统这个平台，把两个部门的业务充分联系起来，以便于工作。

2.建立健全系统管理

工行综合档案管理系统推广运用已经将近十年，通过系统的逐步升级换代，综合档案系统的功能正在逐步健全，对加强电子文件管理、方便工作利用、提高档案管理水平起到了很大的促进作用。针对系统在运用过程中出现的新情况、新问题，建议总行要及时增加补丁予以补救，以保证系统的平稳运行。

3.电子文件的安全系数有待提高

目前工行在实际工作中，借阅电子档案的人数居多，只要符合借阅手续，可以直接把电子文件通过NOTES发到借阅人信箱，这在很大程度上存在安全隐患。因此，档案人员在借阅档案时，一定要严格把关，认真审查，借阅单在经有关领导审批签字以后，还要检查所借电子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，严禁通过网络传输借阅，只能现场调阅，以保证电子文件的安全性。

4.做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

由于系统升级以及其他方面的影响，可能会造成部分电子文件丢失，为防止此类情况发生，档案部门除了日常工作中在温湿度、防磁等方面，要注意保护电子文件，发现问题，随时向科技部门反映外，同时还要积极配合科技部门做好电子档案的拷贝、备份工作，科技部门要对电子档案离线做好准备工作，按照总行要求，有计划、有步骤地开展电子档案离线工作，确保电子文件的完整无缺。

5.对电子化审批流程进行整合

建议通过系统的不断升级、完善，审批权限的合理配置，以及流程的合理整合，最终达到责任制项下直接审批制，减少中间环节相关人员的审批流程，为电子化审批流程开辟绿色通道。

6.完善业务部门和档案部门的系统对接