会计档案范文

导语：如何才能写好一篇会计档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：会计档案 管理 作用

1.前言

会计档案为会计核算工作处理的专业资料，其映射出单位各项经济业务，具体涵盖会计凭证、账目、报表材料、信息化应用存储软件等。其属于国家档案资料的重要内容之一，在企业、事业单位会计管理与经济发展中发挥了核心价值作用。为此，强化会计档案管理尤为重要，我们只有明晰其现实特征，针对管理阶段中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升企事业单位核心竞争力。

2.会计档案特征

会计档案的形成需要应用会计核算手段，其同企事业单位从事的经济活动以及财务收支密切关联，因而需体现科学专业性。会计核算主体应用账户的设置、填写与管理凭证、记账、经营成本核算、资产清查管理与会计报表等方式，针对会计对象实施持续全面的详细登记以及管理监督。由此决定会计核算应体现实践的严密性。

3.会计档案核心作用

会计档案为企事业单位从事会计分析以及审计核查必不可少的依据，因此其体现了优质的依据作用。同时会计档案还体现了一定的凭证作用，可成为单位考察评估会计事项的有效证明材料。会计档案可作为企事业单位探索经济发展、研究财政事务的优质资料，因此，可将会计档案用作某个区域或机构经济发展、财务管理的史料基础。

4.会计档案实践管理中包含的问题

目前，企事业单位管理会计档案工作中，体现了一定现实问题，即管理制度不全面。一些单位决策领导层忽略了会计档案管理的重要性，没有形成整体的会计档案建档、归档管理、查阅借还以及销毁体制，进一步令会计档案实践管理体现出一定的无序性。对于档案资料的装订也存在不规范性，一些企事业单位财务机构，主体由管理档案员工进行资料的装订，较易令档案保存一段时间后，形成破损或丢失。再者，一些企事业单位保管会计档案欠缺妥善性，令应用寿命显著下降，没有达到管理的标准期限。

5.强化会计档案管理科学策略

5.1优化会计档案管理工作体制，完善装订立卷

为完善会计档案管理，各企事业单位财务机构人员，应正视会计档案管理工作重要性，依据财政部门以及档案管理机构相关精神，就实际发展状况，编制管理会计档案工作机制。应就档案的归档管理、立卷、查借归还、管理期限、销毁以及资料移交等制度进行细化明确，令其有据可依，逐步迈上科学管控的轨道。档案资料的立卷装订为管理工作的起步阶段，可为后续的优化管理夯实基础。为此，工作人员应提升责任感，依据会计档案管理规定，将会计凭证按册装订。应认真细致的核查原始会计凭证在装订粘贴过程中是否牢固，内容是否完整，每册厚度是否相同，应确保装订的完整、结实，同时体现一定的美观性。

5.2规范会计档案资料查借手续，做好移交管理

规范的会计档案管理可预防信息资料的不良丢失，因此企事业单位财务机构应创建细致全面的查借手续。内部会计人员可进行直接的借阅。而他类部门员工与外单位员工在借阅时应履行详细登记手续，填写姓名、借阅的档案信息以及时间，并签字确认。在还回会计档案之时，工作人员则应细致的检验，确认是否完好无损，有否存在涂改以及破坏资料的现象，预防会计档案流通阶段中的缺损、不完整、丢失以及泄露现象。财务部门应依据会计档案管理规定，定期移交应予以归档的会计资料到管理档案机构，不应随意进行封闭的保管。同时档案部门应定期进行会计档案资料的点收，履行工作职责，做好交接手续的办理。对会计凭证档案应按册以及序号进行逐个清点，并遵循记账要领进行账簿的全面核实。同时应核查备案资料完整性，确保账表一致、信息相符，提升会计档案信息的真实性以及充实性。归档处理的各项会计档案，应遵循原卷册封袋的原则，倘若需要进行拆卷，则应联合经办人一同负责整理，明确职责分工。

5.3科学开展会计档案的综合鉴定以及销毁工作

做好会计档案的综合鉴定与销毁工作尤为重要，应依据规范原则标准，对超期档案信息进行再次评估，分析其应用价值。将不具保存效用的会计档案全面剔除销毁。实践工作中应体现良好的科学性，档案管理机构应出具鉴定意见，并联合单位会计部门构建鉴定小组，进行全面细致的评估。资料需要销毁时，应撰写销毁报告，填写审批表格，报告之中应涵盖鉴定评估档案信息的具体时间，资料销毁的总量以及简要的内容信息等，而后经手人以及负责销毁人员应履行必要的签字盖章手续。当销毁报告通过审批后便可实施具体的销毁，同时档案以及财务部门应委派工作人员进行现场监督，确保安全、顺利、高效的操作。

6.结语

总之，会计档案资料信息量丰富，具有良好的应用价值。为此我们应明确其核心作用，针对实践管理中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升其应用效率水平，为企事业单位的经营建设、经济活动管理、创新探索提供科学参考依据，促进其实现可持续的全面发展。

参考文献：

[1]孟秀丽.浅谈境外机构会计档案的归档管理[J].北京档案，2011（5）

[2]孙红雁、邱明东、王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012（19）

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1、会计档案监督机制不健全

会计工作是企业发展运营中的关键步骤，然而根据调查我们发现，目前我国会计档案监督机制并不健全，主要表现在会计信息披露过程中政府监管不足，准则、法规的执行监督不力；注册会计师制度不完善。会计师资格证是对于会计师专业素质的基本界定。注册会计师不仅需要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，还要收取审计费用，这导致注册会计师对审计单位的依赖性比较强，另外，注册会计师行业目前还没有形成有效的监督机制，再加上企业内部监督机制不完善、领导不重视等，使得内部机制不健全，会计基础工作比较薄弱。在新会计准则下，这些情况成为会计档案管理工作开展的重要障碍。

2、档案管理信息化系统存在安全隐患

在当今时代，科学技术迅速发展，网络已经逐渐普及，电子计算机已经成为企业会计工作的主要手段，对于会计档案也不例外。然而企业会计软件等主要是在市场上进行购买然后进行有关调试，这在一定程度上增加了会计档案管理的安全隐患。2014年新修订的会计准则，《会计准则第33号合并财务报表》、《企业会计准则第9号职工薪酬准则》、《企业会计准则第30号财务报表列报会计准则》等，都对会计数据进行了针对性的要求，可见新会计准则对于电子计算机的依赖性比较大，因此这些电子计算机、网络安全以及会计软件等使得新形势下会计档案的管理形式更加严峻。

二、新会计准则下加强会计档案管理的措施

1、不断改善手段，加强会计档案信息的真实性、可靠性

会计档案信息失真是指会计主体通过弄虚作假、舞弊等手段对外提供的会计档案信息无法真实的反映企业的财务状况。信息化时代，会计信息安全隐患一直是会计档案管理中的重要问题。2014年修订与的新会计准则中我们可以看到，财务报表、薪酬准则等成为修订的主要方面，这些方面会计信息主要是通过数据、报表进行信息记录的，因此对于会计档案信息的真实性、可靠性有了更加严格的要求。在新时期，加强会计软件的开发、加强电子信息系统安全防护墙的改善等成为企业会计档案信息真实性、可靠性的主要保障。公允价值量也是2014年新修订与的会计准则中的重点，公允价值量涉及到了存货、固定资产、无形资产、生物资产、资产减值、长期股权投资等科目的有效核算，使用公允价值量进行企业资产与负债的估量，可以帮助信息使用者根据当下情况做出正确的经济决策。这些新的档案信息成为新会计准则下档案信息管理中的主要部分，因此不断加强档案管理人员的责任心，加强新的电子计算机系统与会计软件的有效开发，对于企业档案管理有着重要的意义。

2、加强会计监督体系的建设，为会计档案管理工作的开展提供保障

在目前新会计准则的指导下，结合当下企业的发展状况以及我国社会经济的发展现状，保证会计档案管理工作的顺利开展需要国家、政府等部门的协助，加强会计监督体系的有效构建。新会计准则《企业会计第41号——在其他主体中权益的披露》中对于主体会计信息披露进行了明确的规定有助于促进会计信息的透明，有助于加强对于会计档案的监督。在新会计准则指导下不断的完善会计规范体系，完善规章制度，加强对于会计档案的有效监督，有助于促进会计档案管理工作的有效开展。

三、结束语

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【关键词】会计委派制；会计档案；管理；措施

中图分类号：C93文献标识码： A

1 会计委派制概述

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1.1“会计委派直接管理”形式

即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

1.2 “财务集中制”形式。

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

2 会计委派制下会计档案管理的现状分析

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

2.1 委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

2.2 会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

3 会计委派制下的会计档案管理存在的问题

当前会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

3.1有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3 会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作

由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

4 会计委派制下的会计档案管理的改进措施

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.3 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管

结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

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1.1会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

4未来的设想和发展方向

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关键词：

会计档案；价值；研究

中图分类号：

F23

文献标识码：A

文章编号：16723198（2013）12010702

摘要提到过，会计档案可以创造经济价值与社会价值。对国内外研究现状进行分析后，发现其一般会从管理学的角度来阐述会计档案接收、归档还有保管方面的内容，而往往忽视其内在本质。即使如今已有学者充分了解到了会计档案创造价值的能力，并且也呼吁企业要大力加强对其信息资源的开发利用，但由于档案管理人员在掌握信息资源和自身的专业道德素质都存在缺陷，对于其开发和利用都只停留在组织层面，不符合企业实际管理需求。因此，本文将会对如何充分利用会计档案进行探讨。

1企业会计档案

1.1会计档案的含义

企业的会计档案是一种文件档案，基本都是以文本形式存在，在计算机中储存的档案基本都会以文件形式保存，打印出纸质文件进行保管。企业会计档案主要内容有会计凭证和账簿，另外还包括了财务报告和财务核算资料，这些资料都是反映企业经济情况的核心资料。企业财务会计的工作包括了会计资料分析、核算以及检查，其中会计核算是会计工作的关键环节，在核算期间会产生较多的会计档案，并且能够反映出企业的总体经济情况。会计凭证是企业经济活动和部门职责的证明材料，会计账簿是根据会计凭证进行制定的账目记录。会计报表是通过统一的货币计量，是反映企业在某个时间段的经济活动的具体收入和支出情况的报告，会计报表分为年际报表、季度报表和月季报表。上述的会计档案都是由企业财务部门统一收集进行保管。

1.2企业会计档案的特征

（1）专业性。企业会计档案是企业经济业务和财务收支相结合的产物，与企业会计活动有直接关系。

（2）广泛性。企业会计档案存在于每个企业和事业单位，只要是为了盈利的事业单位，在其财务部门都会设立有专项的档案管理部门，对企业会计档案进行专项管理，具有广泛性。

（3）严密性。企业会计档案是企业日常文件管理的重要资料，企业会计档案的收集和管理对企业的运营有着十分重要的作用，过程非常严密，环节紧扣。

1.3会计档案的功能

（1）会计档案掌握了整个企业全部资金状况。企业管理者能够随时对企业的会计资料进行查询，能够及时的了解和掌握企业经济活动的整体效益和资金具体流向状况。包括了基本信息和企业经济活动的详细收支记录以及企业资金结余情况。通过对这些信息资料的掌握，能够有效提升其分析市场的能力。

（2）监控资金使用状况。利用会计档案能够随时检测企业资金异动，为企业减少投资、融资、汇率以及担保方面的风险。与此同时，为企业管理者和监督部门提供了便利，能够摸清企业家底，找出问题产生原因并及时采取对策，堵塞漏洞，有效防范风险和提升企业管理水平，促进企业得到改革和持续发展。

（3）改善企业资金利用效果。财务部门对企业的会计档案资料合理的使用，能够改善资金利用效果，提高资金利用率，帮助企业领导更好的进行经济决策。减少开支，降低成本，避免资金浪费，全方面的提升企业资金使用价值。

（4）预测资金情况，提供决策依据。根据企业总体资金的实际情况，通过科学的资金预测，分析经济活动资金交易详情信息，制定最优资金使用计划；通过分析企业内部现金流量，作出完整合理的资金规划；通过综合比较分析各商业银行之间存款利率、存款余额以及实际贷款利率，对存款和融资结构进行合理规划。

（5）加强资金预算管理。通过对企业会计档案科学合理的使用，扩大企业的账户规模，加强企业管理和运作能力。并加强税务统筹，争取得到更多税收优惠政策。

（6）能够理清产权关系和经济责任。部分企业的财会部门人动较为频繁，其范围也较大，情况比较特殊。对于某些遗留问题，可通过查询企业会计档案，明确单位以及成员之间的各自产权关系，划清经济责任。

2企业会计档案的利用

最近，非法隐藏企业会计档案的事件时有发生，很多经济案件都会涉及到企业的会计档案，在对证券市场进行规范整改时也会发现诸多问题。下面来探讨它对于企业经济效益和社会效益的提成作用。

2.1 基础性利用

对会计档案进行日常性和一般性的利用称为基础性利用，这项活动对于企业会计档案的管理有着重要意义，比如利用会计档案信息资源可以为调查和统计提供数据、妥善解决经济纠纷、满足外部审计和调查的资料需求等。这个基础性利用对于普遍性和长期性的特点，虽然在某些方面对于提升企业经济效益的效果不是很明显，但是能较大的体现出其所利用的社会价值。

（1）充分利用会计凭证。企业会计档案中，会计凭证的地位很高。会计凭证记录了企业经济活动的全部数据，详细并且具体，能够明确经济责任和产权界限。在企业管理工作中充分利用会计凭证能够使得内部制度相互制约，有利于企业内部各部门之间的分工协作。在各种审计与检查工作中合理的使用会计凭证可以监督企业经济业务发生的合法性，从而保证企业各项财务计划和制度都能贯彻执行，提高企业的经济效益。

（2）重视档案编研工作。企业发展历程会涉及到各个层面，但不论怎样，企业重视的还是经济效益和规模。企业会计档案是企业进行深化改革的重要依据，也是改革信息来源的主要方式，提供具有很多重要作用的信息资源。这些信息资源不仅有利于企业明确自身发展状况，作出科学合理的自我评价，还有利于企业提高知名度，为企业进行科学决策和政府制定相关政策提供了参考。

（3）利用会计档案进行统计调查。会计与统计之间关系密切，会计信息是统计资源的重要来源。在统计调查过程中利用各种原始凭证作为调查基础，根据统一的表格进行填写。另外，上下级资料提供是目前企业报送统计表的重要方式。

2.2深层次利用

在企业经济活动中会出现一些针对性较强并且能够在很大程度上提升企业经济效益的经济活动。目前，国内企业面临着两方面的压力，一个是市场外部竞争，另一个就是国内经常出现反倾销诉讼，使得企业难以解决。这从某方面上来讲迫使企业重视会计档案的管理和利用。

（1）在建立企业财务危机的预警系统时能够利用会计档案。企业是国家经济的市场主体，其生产经营状况关系到股东、债权人、内部管理着及政府等方面的利益。我国会计档案管理建设较为落后，信息普遍失真，使其企业财务危机预警系统的预测能力大大降低。会计档案由于其自身所具有的真实性、规律性、连续性以及相关性，提供给企业预警系统这样的资料，能够保障预警系统的正常工作。这样就要求企业相关部门必须要抓紧这方面的工作：一是做好企业会计档案的基本工作，从根本上杜绝信息失真；二是建立一个科学有效的数据库，通过数据库来对各项信息资源进行有效管理，可以通过对预警数据的实时追踪，及时的更新数据资料，及时的将问题反映给相关人员，以便于在第一时间做出决策，避免企业财政危机。

（2）在企业反倾销应诉中利用会计档案。反倾销在国际贸易中很受关注，因为它不仅影响一国进出口贸易水平，还关系到国内产业经济的发展。随着我国加入WTO，市场变得越来越开阔，我国也成为了反倾销诉讼的重要地区，然而国内的胜诉率和应诉率较其他国家都非常的低，主要是因为国内的企业会计制度和国外的制度存在很大的差异，另外，国内的企业会计档案资料收集的比较少，没有国外企业收集的资料齐全，也没有规范性。因此在反倾销诉讼中，可以利用企业资本或股本构成、被调查产品在国及在本国的各项价格及其费用制度等，利用企业会计档案的法律效用，在反倾销应诉中发挥出说服力，切实维护我国的正当权益。

对企业会计档案进行基础性和深层次的利用，能够提升会计档案数据的真实性，为各项审计和调查工作以及国际反倾销案件提供有利凭证。因此各企业应重视对会计档案的科学管理和合理利用，提升企业经济效益和社会效益。

参考文献

[1]赵萍.浅谈电力企业会计档案的利用[J].科技创新与应用，2012，（15）.

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为加强对全县财政支出的监管,堵塞财务支出漏洞,许昌县于2001年10月起实行会计委派制度,各财务独立核算单位每月集中到会计核算中心进行财务收支核算,形成的会计档案集中由会计核算中心整理保管。因所有会计档案处于分散管理状态,加之各项制度不健全,在调阅利用过程中,涂改原始数据、抽调原始凭证的现象时有发生。为规范管理,2005年9月,经县政府协调,县会计局与县档案局签署了会计档案寄存协议,由县档案馆负责对会计核算中心形成的会计档案实行集中统一管理和提供利用。

2　寄存情况

县会计局拨出专款为档案馆购置了密集架,档案馆腾出一个专门库房。2005年10月,会计核算中心首批110多个单位的会计档案4356卷册正式“搬家”到县档案馆。截至2009年底,县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至2008年的会计档案17000卷册;5年来,共为全县各部门提供会计档案利用1200人次,15000卷次。

2.1　整理

2.1.1　会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议,会计档案的前期装订、整理工作由会计核算中心依据《会计档案管理办法》,在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时,由会计局分核算单位统一装箱、加封,运送到档案馆,然后,由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱,逐件核对验收。核对无误后,三方签字盖章。

2.1.2　管理单位的确定、编号。对于寄存的会计档案来说,无法按全宗来进行管理,在实践中,我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上,设立临时管理单位的办法加以解决。即,以会计核算单位为一个临时管理单位,分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是:会计核算单位在档案馆有全宗号的,沿用原有的号。新成立的一级机构,按设置原则,赋予一个新的全宗号,没有全宗号的二级机构排在其主管单位后,其临时编号为主管单位全宗号+固定的顺序号。

2.1.3　区分专账核算单位、分类、加盖档号章。首先,对已接收的会计档案进行再次核对,区分核算单位内专账核算单位,确保每个会计核算单位内专账核算单位档案的齐全完整。其次,对每个会计核算单位内的档案按年度——类型分类,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等四大类。最后,在每册会计档案封面的右上角加盖档号章,按要求填写内容。

2.1.4　案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到会计档案的特殊性,采取了重新编制卷号的方法。即每个单位内按类别分开排列,从寄存的最早一年起,自“1”开始分别编一个流水号,一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专账核算单位的,不再单独排列编号。每年,在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后,填写在档号章框内。

2.1.5　档案的排架。整体上,寄存会计档案按会计核算单位临时编号+年度+类别顺序排放。会计核算单位内,由于账表与凭证规格不一,各单位账表集中排放在前,凭证在后,每单位后面预留空格,方便接收。

2.2　管理

2.2.1　建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了《关于进一步加强会计档案管理工作的通知》,对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定,严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。

2.2.2　严格手续,安全利用。设置了专门的会计档案查阅室并提供了便利的办公条件。需要查阅会计档案的单位,需首先到县会计局进行资格审查,然后,持其开具的介绍信来查阅。严禁随意借出会计档案,调阅时间一般为7天,确需延长的,办理续调阅手续。

2.2.3　实施查阅全程监控措施。查阅时,须有工作人员在场,复印在馆内进行,并登记检查。

3　思考

3.1　寄存会计档案的所有权问题。有人认为,应归属档案的形成者即会计局,但会计局也属各单位委托代管会计工作;有人认为,应归属各单位,但会计档案内的记账凭证、账簿、报表等又是由会计核算中心形成的。

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论文摘要:随着改革开放的不断发展，会计信息档案失真的现象也普遍出现。企业缺乏内部控制制度、信息不对称、会计自身的局限性是会计信息档案失真的内部原因;社会道德秩序失衡、上市公司制度存在严重缺陷是会计信息档案失真的外部原因。政府诚信、企业诚信、社会诚信、制度建设是防范会计信息档案失真的措施。

会计信息档案是人们在经济活动过程中运用会计理论和方法，通过会计实践获得反映会计主体价值运行状况的经济信息。真实的会计信息档案可以如实、客观地反映企业在过去一定时期内发生的经济业务以及企业的财务状况和经营成果;可以帮助投资者和贷款人进行合理决策;帮助政府部门进行宏观调控;帮助企业加强和改善经营管理、评估和预测未来的资金流动。所胃的会计信息档案失真，简单的说就是企业对外提供的会计信息档案严重偏离企业会计准则的规定，不能真实地反映企业实际的财务状况和经营成果的一种现象。因此，真实的会计信息档案对于企业本身，甚至对于整个国民经济都有着不可估量的作用。找出会计信息档案失真的原因，研究行之有效的防范措施，是当前会计改革的一项重要内容。造成会扛十信息档案失真的原因很多很复杂，下面列举几个主要方面的原因:

一　会计信息档案失真的原因

对这个问题的研究我们应该从会计行业所处的社会经济大环境和会计行业自身特点方面来进行分析。

(一)会计信息档案失真的外部原因

1.社会道德秩序失衡

任何经济活动和经济模式里面总是渗透着某种道德文化观念。在逐利原则的驱动下，人们忽视了对道德的修养，出现了见利忘义等行为，侵蚀着会计领地，恶化会计环境，“真账假做，假账真做”，会计信息档案严重失真，会计诚信面临危机。

2.上市公司制度存在严重缺陷

我国大多数上市公司都是由国企改制而来的，由于改制不彻底，上市公司未能建立有效的制约机制，因此，在公司治理方面存在较为突出的问题。具体表现为:①股权结构不合理，.‘一股独大”现象普遍。在股东大会上，其他股东不可能在真正意义上对大股东形成约束。②董事会、监事会存在缺陷。表现为缺乏必要机制来保障全体董事严格遵守义务，维护股东和其他相关者的利益;董事不履行诚信义务、不勤勉尽责的现象时有发生;独立的非执行董事缺乏保护中小股东权益的能力与动力;董事长的地位与作用过分突出。③上市公司与控股股东在人员、财务、资产、机构、业务上没有实现真正分开，与控股股东之间的关联交易不规范，导致上市公司被大股东操纵，从而造成控股股东损害上市公司其他股东利益。加之我国目前缺乏一套有效机制来保证信息的公开、公正和有效传递，而信息量又空前增大，且瞬息万变，这就为市场交易主体的不诚信和欺诈提供了可能。④失信成本低且处罚不妥。导致会计信息档案失真的重要外部原因是直接的利益驱动。虽然提供虚假的会计信息有风险，但会计造假带来的收益却是呈几何级数放大。因此，在利益的驱使下，企业通过提供虚假会计信息骗取投资者、债权人及国家有关管理机关的信任，并因此获得投资、贷款或减少税金支出等经济利益，企业会计人员通过制造虚假会计信息档案迎合企业负责人，骗取投资人的信任，并因此获得职务、薪金、股票升值等方面的利益。

(二)会计信息档案失真的内部原因

1.缺乏内部控制制度

制定严格的内部控制制度，能在很大程度上防范错误和舞弊，提高会计信息档案资料的可靠性。而目前我国企业的内部控制从总体上看多属于事后控制为主，这必然导致内控成本较高而收效甚微，无法有效防止会计造假事件的发生。

2.信息不对称

信息不对称是指市场经济活动主体具有不相同的信息，表现为会计信息档案的制造者与会计信息档案的使用者的信息不对称。由于会计信息档案的制造者一般是直接参与公司的运作管理，控制着企业经营活动全过程，拥有企业内部的各种信息，而会计信息档案使用者由于不直接参与企业的生产经营，只能靠会计信息档案制造者提供信息来了解企业的经营状况，这就使得会计信息档案制造者有可能为着自己机会主义的动机和欲望冒着“道德风险”进行逆向选择，违反诚信原则，提供虚假会计信息档案。

3.会计自身的特点及局限性

由于会计原则或会计标准的选择余地较大，而不同的选择又会生成不同的会计信息，这就为会计造假提供了条件，具体表现为:①业绩评价体系中会计指标设计的局限性为会计信息档案失真提供了可能。所谓会计信息档案失真在很大程度上是指会计所提供的财务报告及相关的业绩评价指标不真实，虚报了企业实际情况。而我们的业绩评价指标大多数是针对特定目标完成状况的考核与衡量，如过去用的总产值、企业利润，现在用的利润率、企业价值等指标，无一不是侧重于对企业一定期间经营成果的考核，而不问产生这种结果的程序或过程是否合理。这种过分强调结果而忽视产生过程的指导思想，诱发了会计造假行为的不断产生。②会计原则为会计信息档案失真提供了操作空间。现代财务会计以权责发生制为确认基础，从而产生了大量的应计、预提和待摊费用，会计信息档案制造者可以通过操纵应计项目确认时间来制造虚假业绩，如提前确认收人，推迟确认费用等。③会计政策为企业提供了越来越宽的选择范围。会计信息档案制造者总是在规定的范围内选择有利于自身绩效或其他会计目的的会计政策，给会计信息档案使用者提供虚假的会计信息。

二　会计信息档案失真的防范:实施五项“工程”

(一)建设会计信息档案的“龙头示范工程”:政府诚信

政府诚信，主要指政府在行政过程的诚信，包括政策的权威性、连续性和执行政策的公平、公正、公开性，特别是行政官员的言行一致性和诚心的人格的魅力fzl。就会计师行业来讲，注册会计师在审计中离不开政府提供的各种法律文件，如果这些不真实，会计师又奈何?因此，从这个意义上讲，打造会计诚信信息档案，需要加强政府诚信建设，大力弘扬实事求是的优良作风，坚持依法行政，把诚实守信贯穿于一切工作之中。财政部门是会计的主管部门，它是执行国家财经政策及财经法律的组织者，指挥者和监督者，是会计界的龙头。打造会计诚信信息档案无疑首先要建设好这一“龙头示范工程”。①加强行风建设，进一步提高财政部门对自己诚信信息重要性的认识。②采取切实措施，解决存在的某些不诚信信息档案问题。③严格把握会计从业资格证书的发放、注册登记和年检制度，定期对批准设立的会计人员继续教育培训单位的培训工作进行检查、考核和评估。④切实监督检查各个单位会计情况。

(二)建设会计信息档案的“主体工程”:企业诚信

会计信息档案在很大程度上取决于单位负责人的道德水准，主导会计行为的是单位负责人，会计信息档案的主体应是单位负责人。单位负责人个人道德修养的好坏，直接关系到单位的整体信息诚信水平。事实证明:绝大多数会计信息档案造假，虽经会计人员之手，但却是长官意志所为。因此，领导要带头开展“讲诚信”。为此，企业及企业负责人在经营理念上，须牢牢坚持诚信信息原则，在经营活动中，加大对单位员工的诚信教育力度。

(三)建设会计信息档案的“环境工程”:社会诚信

从会计信息与社会信息关联性看，构筑社会诚信信息这一“会计工程”最重要的是加强社会各行业人员规则意识的培养。要建立起一套与社会主义市场经济相适应的、以诚信信息为基础的社会主义道德规范体系;并在全社会范围内全方位、多形式地对会计人员开展持久、有效的职业道德教育，强化法律意识。会计职业道德即“敬业爱岗，熟悉法规，依法办事，客观公正，搞好服务，保守秘密”。具体包括:①正直客观立场;②公正平等意识;③独立自主人格;④会计职业判断与责任能力;⑤廉洁奉公作风。

(四)建设会计信息档案的“防御工程”:制度建设

1.建立内部控制制度

内部管理控制制度是以提高经营效益和工作效益、防止因混乱而导致经济数据严重失实为目的，用于行政和业务管理方面的方法、措施和程序[3]。为了确保会计信息档案的真实完整，内部控制制度不仅要贯穿于生产经营与销售的各个环节。如对资产的账实核对，对成本费用的指标控制，对购销业务的监督考核，更是需要通过实施内部管理控制制度，来保证其数据的真实完整，这不仅仅是会计机构和会计人员的事情，它更与企事业的整体管理环境和程序密切相关，与生产、销售、储运等部门密切相关，是一个系统工程。①建立责权控制制度及业务凭据流转规程。建立责权控制制度就是要建立合理的、健全的组织机构，明确各部门和人员的职责，使各部门之间既合理分工，相互制约;又协调配合，相互联系。建立业务凭据流转规程就是规定各项经济业务凭据的传递程序。经济业务凭据的传递程序既能体现各部门和人员应负的责任，又能使各部门在凭据的传递中相互监督。有了健全的凭据传递程序，经济业务就能迅速地有条不紊地得到处理。如:材料采购业务要经过申请、批准、采购、验收、人库、付款、入账等手续;产成品销售要经过签订合同、开单、收款(现销)、发货、委托收款(赊销)、人账手续;成本费用的发生要经过申请、批准、付款、签字、报销、人账等手续。这些手续由谁签字、由谁负责，要有明确规定。②建立信息档案系统管理制度。建立计算机管理信息档案系统，并制定相应的信息档案系统管理制度，将有效地加强对生产、销售、财务各环节的管理，确保企业各环节经济业务的信息和数据真实完整。③建立重大经济事项决策制度。重大经济事项决策制度就是重大经济业务事项要有科学合理的决策和执行程序。像巨额投资、大额成本支出、资产处理、资金调度等重大经济业务事项决策，如果存在盲目决策、程序混乱、管理失误的现象，将给国家、单位和社会造成重大的损失。因此，新修订的会计法对重大经济业务事项的决策和执行程序应当明确，做到制度化、规范法;在决策和执行程序中，决策人员与执行人员之间能够相互监督、相互制约。④建立成本控制制度。建立成本控制制度不仅能降低产品成本、提高经济效益，而且也是确保成本管理中成本数据真实完整的重要手段。成本控制制度是包括成本决策、成本预测、成本计划、成本控制、成本核算和成本分析等环节构成的成本管理体系。成本管理不是一项单纯的财务工作，而是企业生产、技术、经营的综合成果。真实完整的产品成本数据应是在生产经营活动的全过程中形成的，而不是事后核算出来的。⑤建立业绩考评分析制度。建立业绩考评分析制度，就是要对企业的人员工资、财产规模、生产进度、成本控制、产品销售等状况进行全面系统地考评分析，以便于及时全面地反映生产经营状况，检查发现生产经营中存在的各种问题，确保各项经济数据的准确完整，为科学管理、科学决策提供依据。

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关键词：会计档案；档案管理

会计档案是重要的经济档案，是国家档案工作的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一， 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了单位财务管理的质量和水平。因此，加强会计档案管理进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1 会计档案的特点及其作用

1.1 会计档案的特点

1、来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

2、整体性。一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

3、形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

4、规律性。一个会计年度所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，要反映某项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其它档案。

1.2 会计档案的作用

1、会计档案直接影响经济工作。会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据，真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，国家利用各企事业、机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策；还可以利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。

2、会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了生机和活力，但由于原有法律法规还不够完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延、打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

2 我校会计档案管理工作现状

装订会计凭证使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容逐项填写齐全，装订完毕按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了会计账簿按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。会计报表逐页编制序号，填写“会计档案卷内目录”。按照高等学校档案要求在左上角盖上全宗号、目录号、案卷号印章，并填写内容，一年会计年度一个案卷号。 当年会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，第二年年初移交学校档案保管部门归档，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。同时会计档案保管期满，需要销毁时，会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3 会计档案管理工作中存在的问题

1、对会计档案管理工作的重要性认识不够 。单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。

2、会计档案管理制度不够健全。首先是对会计档案的管理不够重视，认为会计档案只是综合档案管理的一部分，因而在制度建设中没有建立一整套会计档案管理制度。

3、会计档案装订、立卷、归档不规范。有些单位不能及时装订会计凭证，或长时间放在一个纸盒里；会计凭证装订封皮项目填写不全，或将会计凭证、会计报表等资料混乱放置；会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管。造成日后工作中不仅查找非常困难，也影响了单位经济预测目标的困难。

4 完善会计档案管理工作的对策

1、统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性认识，规范管理。需严格按照《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密”。单位的领导及档案人员要加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2、健全会计档案管理各项规章制度。要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、并结合工作实际，建立和健全一整套档案管理制度。如我单位综合档案管理办法实施以来，先后制定了《财务档案工作人员职责》《财务档案保管制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，进一步规范学校会计档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。

3、规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。根据学校档案管理规章制度要求，进一步加强会计档案操作规程，提高学校会计档案管理质量。

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1 在会计档案的存放管理上，做到会计档案专库、专人管理

会计档案不与其他门类档案混放在一个库房中，会计档案用会计专柜存放，定制会计岗以专人来管理会计档案，其他人不得随意进入会计档案库房。查阅会计档案时安排在专用的阅览室，并由会计档案管理人员监护，查阅人不得翻阅与查档无关的其他内容。

2 前端控制——档案利用的审批印签备案制度

2.1 在油田所属各单位实行会计档案利用的审批印签备案制度。各单位根据油田《档案借阅制度》的要求，同所在区域档案室协商确定实行利用审批制度的档案门类、审批部门和审批负责人(参见档案利用审批印签备案表)，然后，交到档案室备案。一般每类档案的审批负责人应确定2人，以便第一审批负责人出差不能履行审批责任时，不影响正常的借阅审批。附表“利用审批负责人签名”一栏，应由利用审批负责人本人亲笔签名，不能使用个人印章代替。

2.2 油田外部单位人员借阅会计档案审批备案制度。为了加强油田会计档案的借阅管理，保护商业秘密，维护油田的合法权益，现将油田外部单位(人员)查阅油田会计档案的审批、签字备案规定如下：

2.2.1 油田外部纪委、检察院等单位(人员)查阅油田会计档案，由局纪委监察处审批备案并通告局法律事务处，同时，通告局财务资产处或分公司财务资产部。

2.2.2 工商、税务等部门及油田外部财务部门查阅油田会计档案，分别由局财务资产处或分公司财务资产部审批备案，并通告局法律事务处。

2.2.3 地方法院、公安等单位及律师查阅油田会计档案时，由局法律事务处审批备案，并通告局纪委监察处，同时，通告局财务资产处或分公司财务资产部。

3 严把会计档案借阅关

3.1 会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员审核批准。借阅档案必须持有所在单位介绍信，介绍信要注明借阅人姓名、用途、利用范围、是否复制及借出时间等。档案借阅归口审批单位可在原介绍信上签署意见并盖章，也可换介绍信。经过审批签字后方可到档案室进行借阅或者复制，并做好登记。

3.2 借阅人凭审批权限规定的介绍信借阅会计档案资料，档案工作人员要严格审查介绍信内容，不得任意扩大借阅范围。借阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封等，要保证档案资料的清洁、完整。查阅人需复印时，由档案管理员陪同复印。对需要出具档案证明的，要认真核对摘抄或复制内容。

3.3 严把入库前检查关。归还会计档案资料时，档案管理人员要逐件、逐页清点，检查无误后，在借阅登记本上注销并签名。

4 建立健全会计档案保密制度

建立《会计档案工作人员职责》、《会计档案保密制度》和《会计档案查阅制度》，使会计档案管理工作有章可循。会计档案利用保密制度要细化，应具有可操作性，能指导会计档案管理人员的具体工作。

5 加强会计档案管理人员的职业道德建设

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为了做好会计档案管理工作，会计人员需要不断的学习和认真讨论，以及创新，通过提高财务管理水平，首先要加强会计档案管理，能够促进会计工作不断完善，小康社会服务加快进程。国家全部档案中主要的组成部分之一是会计档案，作为各单位、各部门的经济活动重要的信息资源载体，能够充分的反映经济业务活动和财务收入数据以及对数据认真记录的重要史料和基本证据，在经济管理中发挥主要作用。各专门档案的数量，范围以及普遍量都无法与会计档案相比。为此，对会计档案的管理和作用的常见情况进行分析。

关键词：

会计档案；档案管理

中图分类号：

F23

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）22011901

根据会计专业活动中所形成出现反应以及记录单位经济业务的主要依据和资料，能够使当代单位会计管理的预期值，控制数据以及基本解决中的基本依据。在各单位，企业的会计档案管理有主要的实际意义，财务管理工作是档案管理中，收尾工作通常不被管理人员和单位领导的重视，在财务管理整体中是薄弱工作，会导致财务管理的数量质量的工作水平都有很大影响。

1会计档案的内容

作为企业、事业以及机关单位和其他种类的经济组织形式的材料就是会计档案，其中，会计账簿、明细报告以及凭证等资料，在经济管理活动与工作中还存有基本使用价值，将会计核算所得的专业资料按照规定标准妥善的保存。其中包括：会计报表、文字说明以及附表备注，还有原始、记账、汇总等凭证，明细账、日记账和总账，还包括银行对账单和银行余额调节表等工作。通常要对档案范围明确、熟知，讲建设银行会计企业和建设单位会计、预算会计和经济事业组成的基本凭证、报表和账簿等材料。但是，各单位业务往来出现的文书，工作报告和总业务总结以及预算、设计、基本制度和方针政策都吧是归档建档的工作范畴内。根据会计档案进行归档，分为两种选择形式：第一种是从事会计工作人员将本年中报表、账簿、以及凭证等方面整理和保管，当在年终结算时，按照业务种类进行明确分工，初步整理，按照规范的要求保管报表、凭证和账簿等材料，将整理后选择有价值存在的会计档案交回企业档案室进行集中管理、永久保存。第二种是年终结算得到领导审批，将会计账簿、报表和凭证，由会计部门专业人员进行初编成册，统一移交到本单位的综合档案室进行整理保管。因为会计部门通常会对会计材料立卷建档，能够体现出档案的形成过程，使会计档案完整、齐全得到保障，充分的体现出会计责任的基本要求，从根本上能够将会计档案的质量保证。

2会计档案的重要性

（1）会计档案不仅是财务工作的基础和依据，也是反映领导接受监督，并且参与经营管理的重要信息资料，它能够对未来经济发展进行预测，使经济发展战略更加迅速。会计档案也能够传递档案管理的科学规划方式，使决策发展会计信息过程得到控制，在经营管理方面有着一定的支持和促进作用。根据会计档案对历年的会计数据进行分析和比较，能够促进企业部门、以及当地未来经济的发展趋势和发展方向，为决策者提供更好的资料，有利于符合该企业的经营发展计划。

（2）会计档案是经济科学研究的可靠资料。

建立会计档案是为了能够更好的建立管理体系准确的记录单位的经济和账目的进出，为日后发展提供经验和教训，也为研究经济科学提供了系统完善的资料和依据。

（3）会计档案是打击犯罪的重要依据。

会计档案能够做到将各项会计活动具体内容进行客观的记录，为打击经济犯罪提供重要的原始资料依据，使一些经济犯罪活动事实无从狡辩。

（4）会计档案是会计监督的基础资料。

在当代社会的审计和税务、工商、海关报关等行政机关检查过程中，会计档案是利用率较高的组成部分。经过对会计资料进行反复审核，确认在审查过程中，会计处理是否真实，单位经济业务是否合法，以及是否按照依法纳税等，一旦有经济问题出现，要提出科学的改正意见。

3会计档案管理中存在的问题

（1）会计工作与会计档案管理相脱节。

通过会计部门的专业人员对会计工作进行工作延伸和年终总结，作为会计核算的成果，即为单位会计档案资料，但是，由于专业会计人员在对会计基础业务能做到非常熟练，而对会计档案的管理知识却了解的很少，对相关的规范化标准更是一窍不通。会计人员仅会单纯的记账工作，对凭证单据的装订不明确，原始统计数据凭证会出现遗忘和丢失等情况。

（2）会计档案立卷不规范。

有部分单位的会计报表、账簿和基本凭证以及整理完成的资料文件混乱，没有明确的摆放位置，而对于活页账面没有将其按照规定标准对封面进行填写，未能够按照年份、月份的时间顺序排列整齐。还有些单位经过装订后没有按照要求进行封贴，也出现在封贴处没有会计人员的签名盖章但已经封贴完成的情况，以及封皮名称，序号相关内容填写不完全等常见现象。进行会计档案资料在双方交接时，按照固定规定的时期保存，在进行查找的时候特别困难，由于应销毁档案不能够及时销毁，容易被混淆；也会导致积累的档案多，没有足够的存放室。

（3）会计档案保管不规范。

对于会计档案管理工作，有部分企业单位做的不完善，不能够及时的将企业和个人的档案上交到综合档案室加以保管，而是由会计人员自己保存管理；有部分企业单位没有建立综合档案室，而根据档案的类型，指派专业的工作人员进行保存、管理；还有部分单位虽然有专业的档案管理人员，但是没有按时管理档案。

4搞好会计档案管理的对策

（1）规范会计档案保管出纳不能兼管会计档案。

对于已经不再编制范围内的会计人员，要将会计档案交回到本单位的综合档案室和财务部门进行妥善的保管，不能自行存放。对没有建立综合档案室的企业单位，暂由财会部门对会计档案进行妥善保管，确保由专人负责。

（2）规范会计档案保管的期限管理和销毁。

各单位对会计档案管理方面，需要严格按照会计档案管理办法规范进行整理，当会计档案保管期达到规定年限的时候，要将其销毁处理，根据单位会计档案管理部门提出销毁意见，以及财会部门工作人员共同的鉴定，经过严格的审查后，需要编制会计档案销毁清册。对于机关和事业单位需要告知本单

位，经过单位领导的批准后方能销毁；企业单位接受企业领导的详细审查，经过上级主管部门的批准后可以销毁处理。

（3）规范会计档案立卷。

在进行会计凭证装订时，要选用会计凭证装订封皮，将装订线封粘牢固，还要在封粘处加上会计人员专用的印章。认真检查封皮表面相关内容要按顺序项填写完整。装订完成后，按照月份的先后顺序，将档案放入会计档案盒内，将档案盒面上的内容进行完整填写。在年终时，要按照规定封账，对于活页账簿，要将空白账页全部取出，对已经设置会计科目完成但是却没有业务发生的账页要予以保留。确定按照账页的编号顺序将“目录”及“账簿使用登记表”进行填写，与账簿一起装订。在装订后，要将装订线封粘牢固，专业的会计人员需要在封粘处加盖印章并且签名。

（4）完善会计档案管理的各项规章制度。

会计档案管理工作要进行严格的办理，如果会计档案需要移交，要确保移交双方的手续齐全，方能进行交接，双方的档案员、会计人员、监交人、报账员要一同办理交接手续，并且还要加盖公章，对会计档案进行清点工作，认真检查档案是否齐全、完整，账目与实际是否相符，案卷整理质量是否按照规范操作。最后要确保交接凭据要一式三份，双方单位都需要各自保留凭据。

（5）对会计人员在上岗前进行加强培训学习，会计人员作为会计档案整理的责任人，提高会计档案的案卷的质量是目前的首要工作任务。根据会计人员对会计档案规范化整理和认知以及专业知识熟练的基本技能等方面的程度，决定会计档案案卷质量的优良。对此，会计人员首先要进行会计档案管理和培训操作技能等基本知识掌握，在会计人员上岗培训的时候，所有培训人员都要从最基本的档案资料基础整理学起，更好的掌握档案管理的基本操作技能和基础知识，从根本上提高会计档案管理人员的基本整理工作的能力。

（6）对会计档案监管加大力度，根据档案的实际情况，做到理论与实际相结合，将会计档案的案卷目录、分类、编页、排列、组卷、装订、移交等基本操作流程进行详细划分。在对各项会计业务进行检查中，确保将会计档案规范化管理工作作为检点，保证会计工作的检查与监督得到整体性和连续性。

5结束语

为进一步规范财务会计档案管理，财务部和国家档案局共同了《会计档案管理办法》，并随后进行了修订，从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性，因此，只有严格按照各项法律法规的要求，并结合本单位实际情况，不断研究新问题，提高会计人员责任心和使命感，会计档案工作才会取得不断的进步。

参考文献

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